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MANUAL DE INDICADORES
01-10-2007
Sumario:
Palabras Claves:
Formato:
DOC
Dependencia:
Cdigo:
Lenguaje:
Espaol
Categora:
Manual
Autor (es):
Revis:
Aprob:
Firmas:
Informacin
Adicional:
Ubicacin:
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSI
N
1.0
FECHA
01-10-2007
No.
SOLICITUD
RESPONSABLE
rea de Monitoreo
y Evaluacin
DESCRIPCIN
Elaboracin del documento
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TABLA DE CONTENIDOS
DERECHOS DE AUTOR............................................................................................................................... 6
CRDITOS.................................................................................................................................................... 7
1.
AUDIENCIA........................................................................................................................................... 8
2.
INTRODUCCIN................................................................................................................................... 9
3.
ASPECTOS LEGALES....................................................................................................................... 10
4.
GENERALIDADES.............................................................................................................................. 12
4.1.
DEFINICIN DE INDICADOR......................................................................................................12
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
TIPOS DE INDICADORES............................................................................................................17
5.
4.6.
4.7.
METODOLOGA.................................................................................................................................. 34
6.1. ESTRUCTURAR EL INDICADOR....................................................................................................34
6.2. VALIDAR LOS INDICADORES DEFINIDOS....................................................................................34
6.3. ELABORAR HOJA DE VIDA DEL INDICADOR................................................................................35
6.4. IMPLEMENTAR EL INDICADOR......................................................................................................35
6.5. ANALIZAR EL INDICADOR.............................................................................................................. 35
6.6. REVISAR LA PERTINENCIA DE LOS INDICADORES DEFINIDOS................................................35
7.
RESPONSABLES............................................................................................................................... 37
7.1. DIRECTOR(A) DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LNEA...............................................................37
7.2. DIRECTOR(A) DE MONITOREO Y EVALUACIN..........................................................................37
7.3. DIRECTORES DE REA................................................................................................................. 38
8. CONCLUSIONES................................................................................................................................... 39
9. ANEXOS................................................................................................................................................. 40
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DERECHOS DE AUTOR
menos que se indique de forma contraria, el copyright del texto incluido en este
documento es del gobierno de la Repblica de Colombia. Se puede reproducir
gratuitamente en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello,
bajo las siguientes condiciones:
1. El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o
distribuido.
2. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.
3. Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto
engaoso.
4. Las copias sern acompaadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la
Repblica de Colombia. Todos los derechos reservados."
5. El ttulo del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra
publicacin o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propsitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con el Programa Gobierno en Lnea del Ministerio de Comunicaciones de
la Repblica de Colombia.
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CRDITOS
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1.
AUDIENCIA
ste documento es un insumo para los consultores del Programa Gobierno en Lnea,
responsables de la definicin y gestin de los indicadores a partir de los cuales se realiza
el seguimiento a la gestin de las actividades y obtencin de resultados de cada uno de
los procesos que se manejan al interior del Programa Gobierno en Lnea.
Este manual, responde a la necesidad de cubrir lo mencionado en la Ley 872 de 2003 y la
Norma NTCGP 1000:2004 sobre la definicin e implementacin de indicadores.
Para una mayor comprensin del documento, se recomienda la lectura de lo referente a la
caracterizacin de cada uno de los procesos en el Manual de Calidad.
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2.
INTRODUCCIN
l presente manual aplica a todas las reas y procesos del Programa Gobierno en Lnea y
contempla desde la estructuracin del indicador y la elaboracin de la hoja de vida, hasta
la implementacin y seguimiento del mismo. Adems, con esto se pretende hacer un
aporte al desarrollo del ejercicio del seguimiento y control de la gestin dentro del Programa,
convertirse en un instrumento que suministre a la Direccin del Programa informacin oportuna,
veraz y objetiva que le sirva como elemento vlido para ejercer el control y el proceso de
retroalimentacin comparativa frente a sus resultados, buscando una mejor y ptima proyeccin.
Un sistema de indicadores que provea regularmente, de informacin de calidad a la Direccin y
a los diferentes procesos, permite mayor eficiencia en la asignacin de recursos, permite al
evaluar el desempeo de los mismos, tambin evaluar al conjunto de responsables de su
implementacin, permite incrementar la autonoma y responsabilidad en la toma de decisiones,
y al apoyar en la toma de decisiones; ayudara a visualizar el margen de maniobra en la
coordinacin con los dems niveles pblicos.
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3.
ASPECTOS LEGALES
Ley 190 de 1995, Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administracin Pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin
administrativa.
Artculo 48: A partir de la vigencia de esta ley todas las entidades pblicas de la Rama Ejecutiva
debern establecer, a ms tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada ao, los objetivos a cumplir
para el cabal desarrollo de sus funciones durante el ao siguiente, as como los planes que incluyan los
recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrn de seguir para el logro de esos
objetivos, de tal manera que los mismos puedan ser evaluados de acuerdo con los indicadores de
eficiencia que se diseen para cada caso, excepto los gobernadores y alcaldes a quienes en un todo se
aplicar lo estipulado en la ley que reglament el artculo 259 de la Constitucin Poltica referente a la
institucin del voto programtico.
Pargrafo. A partir de la vigencia de esta Ley, todas las entidades pblicas disearn y revisarn
peridicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestin de los servidores pblicos, de
las dependencias y de la entidad en su conjunto, que debern corresponder a indicadores
generalmente aceptados. El incumplimiento reiterado de las metas establecidas para los indicadores de
eficiencia, por parte de un servidor pblico, constituir causal de mala conducta.
Ley 489 de 1998, Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de
las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales
para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones.
Artculo 28: Objeto. El Sistema Nacional de Control Interno tiene por objeto integrar en forma armnica,
dinmica, efectiva, flexible y suficiente, el funcionamiento del control interno de las instituciones
pblicas, para que, mediante la aplicacin de instrumentos idneos de gerencia, fortalezcan el
cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado.
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Ley 872 de 2003, Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.
Artculo 4. Requisitos para su implementacin: numerales b, c, d, h e i. Pargrafo 1: Este sistema
tendr como base fundamental el diseo de indicadores que permitan como mnimo, medir variables de
eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los
organismos de control, los cuales estarn a disposicin de los usuarios o destinatarios y sern
publicados de manera permanente en las pginas electrnicas de cada una de las entidades cuando
cuenten con ellas.
Artculo 6. Normalizacin de calidad en la gestin, numeral 5: Las variables mnimas de calidad que
deben medirse a travs de los indicadores que establezca cada entidad en cumplimiento del pargrafo
1, artculo 4 de esta ley.
Como herramienta para la implementacin de la Ley 872 de 2003, se crea la Norma Tcnica
Colombiana NTCGP 1000: 2004, la cual por tratarse de una norma tcnica, establece los
principios y parmetros de gestin cuyo cumplimiento se facilita a travs de la formulacin de
indicadores. A continuacin se listan los numerales relacionados:
5.6. Revisin por la direccin, numeral 5.6.2 Informacin para la revisin, contempla en el tem b.) El
desempeo de los procesos y conformidad del producto y/o servicio.
8. Medicin, anlisis y mejora, numeral 8.1 Generalidades, tem c: mejorar continuamente la eficacia,
eficiencia y efectividad del sistema de gestin de la calidad.
8.2. Seguimiento y medicin, en sus numerales.
8.2.1. Satisfaccin del cliente, Como una de las medidas del desempeo del sistema de gestin de la
calidad, la entidad debe realizar el seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del cliente con
respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad. Deben determinarse los mtodos
para obtener y utilizar dicha informacin.
8.2.4. Seguimiento y medicin de producto y/o servicio. La entidad debe medir y hacer un seguimiento
de las caractersticas del producto y/o servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos.
8.4. Anlisis de datos. La entidad debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para
demostrar la idoneidad y la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestin de la calidad y para
evaluar dnde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. Esto debe
incluir los datos generados por el sistema de evaluacin para el seguimiento y medicin y los
generados por cualesquiera otras fuentes pertinentes.
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4.
GENERALIDADES
DEFINICIN DE INDICADOR
Un indicador es una medida que sintetiza situaciones importantes de las cuales interesa
conocer su evolucin en el tiempo. Se construye a partir de informacin disponible para
responder a preguntas determinadas, formuladas en un contexto especfico. Son el producto de
una seleccin y elaboracin dentro de las posibilidades de conjuntos de datos que ofrecen los
sistemas pblicos u otros.
Al ser un indicador la relacin entre variables especficas que miden el cumplimiento de las
metas de acuerdo a los objetivos del Programa; proporciona dos elementos importantes; 1) una
escala o patrn de medicin del cambio real logrado y, 2) informacin sobre el estado y
evolucin del Programa en un momento determinado, para el ejercicio de toma de decisiones.
4.2.
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Eliminacin o reduccin del riesgo, ya que se tiene en el caso del Programa Gobierno en
Lnea, a travs de su plan de accin el norte estratgico claramente definido.
Prevencin de las bases para un monitoreo y seguimiento con metas claras y medibles.
Gracias al flujo permanente de informacin y a la adecuada asimilacin en la toma de
decisiones, mostrando el avance del Programa y la potencializacin del mejoramiento
contino.
La informacin que suministre alguno de los indicadores tambin es importante para los
clientes; ya que permiten disminuir las asimetras de informacin que aumentan las
valoraciones del riesgo que se generan en los clientes.
4.3.
En el Programa Gobierno en Lnea existen objetivos y metas claramente definidas para dar
cumplimiento al Plan de Accin; es por ello, que al interior del Programa, se origina un rea o
proceso que esta obligado a observar el curso de las acciones para lograr dichos resultados.
De esta manera, el rea que realiza dicha observacin se concentra en realizar varias acciones,
para anticiparse al cumplimiento de los objetivos; estas son: (1) seguimiento o supervisin a los
procesos, como una actividad alterna que se enfoca en el cumplimiento de las actividades del
Plan de Accin; (2) comprobacin de la efectividad, eficiencia e impacto del Programa, a la luz
de sus objetivos (monitoreo); (3) y el mejoramiento del desempeo de los proyectos mediante
acciones correctivas (evaluacin).
Puede decirse, entonces, que el monitoreo permite describir y calificar el cumplimiento del Plan
de Accin que contiene las actividades operativas; entendiendo como tales, aquellas que el
equipo de trabajo del Programa, deben llevar a cabo para asegurar el logro de cada resultado o
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Tomar medidas prcticas para corregir y adaptar las acciones que se estn
desarrollando.
4.4.
4.4.1.
UTILIDAD PARA EL
USUARIO
Aplicabilidad
No redundancia
Interpretabilidad
Predictivo
Comparabilidad
Oportunidad
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DISPONIBILIDAD. Los indicadores deben ser construidos a partir de las variables sobre las
cuales existan registros estadsticos llevados de forma continua. As mismo, se trata de que
la informacin fuente para la construccin de los indicadores, se encuentre disponible
fcilmente, ya que esto redundar en una reduccin de los costos que implica su obtencin.
Las variables de las cuales dependa el indicador deben contar con un soporte estadstico o
evidencia que le permita obtener la informacin de manera continua, disponible fcilmente,
lo que se traduce en obtener los datos sin dificultades.
CONFIABILIDAD. Los datos que generan el indicador deben dar una demostracin
convincente de que los objetivos estn siendo alcanzados, basados en la observacin y no
subjetivamente. Los datos deben ser medidos siempre de la misma manera, sin importar la
persona que realice la medicin.
SERIES TEMPORALES. Debe procurarse que las series de indicadores ofrezcan a los
usuarios las ventajas de la aplicacin de una metodologa uniforme, por un prolongado
periodo de tiempo. Esta caracterstica facilitara la realizacin de anlisis sobre su evolucin
y comportamiento en el tiempo. Es importante que los datos mantengan una metodologa
uniforme que garantiza su continuidad en el tiempo, para medir evolucin y comportamiento
en el periodo.
4.4.2.
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COBERTURA GEOGRAFICA. Los indicadores deben seguir las pautas de estudio que los
usuarios quieran hacer de ellos. Es decir, la cobertura debe ajustarse a territorios, espacios,
etc.
SENSIBILIDAD A LOS CAMBIOS. Los indicadores deben permitir captar cambios ocurridos
en la situacin o momentos analizados.
ESPECIFICIDAD. Los datos que permiten construir el indicador, debe reportar informacin
solamente sobre el hecho o accin que se desea evaluar, no es que mida varios aspectos
del proceso, es que los datos que reportan informacin se enfoquen solo en acciones
determinadas a los mismos.
4.4.3.
NO REDUNDANCIA. Debe expresar por s mismo el fenmeno sin ser redundante con otros
indicadores. Existe la posibilidad de que dos indicadores se encuentren altamente
correlacionados, lo que lleva a que la informacin contenida en ellos sea muy similar,
surgiendo la posibilidad de utilizar slo uno.
INTERPRETABILIDAD. Se espera que sean fciles de entender por todos los interesados,
aun cuando no sean especialistas.
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4.5.
TIPOS DE INDICADORES
Los indicadores sirven como parmetro comparativo, para evaluar la dinmica de las variables
que representan su sustento o creacin. Existen al menos, dos criterios para clasificar a los
indicadores:
1. A partir de la dimensin o valoracin de la realidad que se pretenda expresar; para el
caso del Programa Gobierno en Lnea.
2. Partiendo del tipo de medida o procedimiento estadstico necesario para su obtencin.
Con todo y lo anterior, el fin ltimo de los indicadores es de ser un insumo para evaluar la
cercana o lejana en la consecucin de las metas.
Por otro lado, la forma de captar informacin para construirlos, se puede diferenciar entre los
indicadores objetivos y subjetivos. Los objetivos se basan en observaciones externas e
independientes del informante, y los subjetivos obedecen al juicio, en modo y en concepto, y
reflejan percepciones y opiniones del informante respecto a su situacin 2.
Para el caso del Programa, el Sistema de Monitoreo y Evaluacin necesita explicar las
diferentes clases de indicadores que lo componen, y por ello, se pueden describir los tipos de
indicadores existentes, de acuerdo con sus objetivos:
4.5.1.
INDICADORES DE EVALUACIN
Los indicadores de evaluacin, estn relacionados con los logros a corto y largo plazo, y al
cumplimiento de la gestin y la consecucin de las metas previstas. Es decir, que permite
2
MONDRAGON PEREZ, Anglica Roco. Que son los indicadores? En: Revista de Informacin y Anlisis Numrico N 19. Instituto
Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica INEGI- Ciudad de Mxico D.F. 2002. p. 55.
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4.5.2.
INDICADOR DE FORMULACIN
Son la representacin cuantitativa de una variable en relacin con otra, que permite medir la
calidad del diseo o formulacin de una poltica, programa o proyecto. Ejemplo: Porcentaje de
Atencin en Requerimiento de Informacin, Peticiones, Quejas y reclamos.
4.5.3.
INDICADOR DE PRODUCTO
Mide la eficacia final e intermedia, es decir, los productos finales e intermedios del proyecto. A
menudo son descritos como la representacin cuantitativa de una variable en relacin con otra,
que permite medir los bienes o servicios directamente provistos por una poltica, programa o
proyecto. Ejemplo: Nmero de Cadenas de Tramites Automatizadas, Nmero de Entidades
Vinculadas a la Ventanilla nica de Comercio Exterior VUCE, Nmero de Entidades
Vinculadas a la Intranet Gubernamental, etc.
4.5.4.
INDICADORES DE IMPACTO
Son la representacin cuantitativa de una variable en relacin con otra (o con ella misma), que
permite medir los efectos a mediano y largo plazo, generados por una poltica, programa o
proyecto, sobre la poblacin en general 4. Los efectos5 medidos son aquellos directamente
atribuibles a dicha poltica, programa o proyecto especifico. Incluye efectos positivos y
negativos, producidos directa o indirectamente por una intervencin, sean estos intencionales o
no. Ejemplos: Porcentaje de Avance en la Asimilacin de la Estrategia de Gobierno en Lnea en
Entidades Territoriales.
QUINTERO, Vctor Manuel. Evaluacin de proyectos Sociales: Construccin de Indicadores. Fundacin para la Educacin
Superior FES-. Santaf de Bogot. 1995. p. 22
4
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN DNP. Gua para la elaboracin de Indicadores. Sistema Nacional de Evaluacin de
Resultados de la Gestin Pblica SINERGIA. p. 6.
5
EFECTO / IMPACTO: Aquellos que reflejan los logros al nivel de la poltica sectorial (por ejemplo: tasa de mortalidad infantil). En
un proyecto, es el resultado en el corto, mediano o largo plazo; Es el segundo nivel de resultados dentro del ciclo del Programa, y
se visualizan cuando este comienza a generar los beneficios esperados en su operacin.
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INDICADOR DE RESULTADO
Representacin cuantitativa de una variable en relacin con otra, que permite medir los efectos
inmediatos o a corto plazo generados por los productos de una poltica, programa o proyecto,
sobre la poblacin directamente afectada. Ejemplo: aumento del uso de los servicios del Centro
de Datos, Disminucin del Nmero de Productos No Conformes 6, etc.
4.5.6.
Aportan los elementos en los cuales deben examinarse los recursos, eficiencia, eficacia,
oportunidad, ejecucin presupuestal, entre otros, en la ejecucin del proyecto por parte de la
entidad ejecutora.
Son la representacin cuantitativa de una variable en relacin con otra, que permite medir los
procesos, acciones y operaciones adelantadas dentro la etapa de implementacin de una
poltica, programa o proyecto. Ejemplo: Eficiencia en la Ejecucin de los Procedimientos
Especficos, Nmero de Visitas Mensuales Promedio Recibidas en el Portal de la Intranet
Gubernamental.
4.5.7.
INDICADOR DE INSUMO
Es una representacin cuantitativa de una variable en relacin con otra, que permite medir los
recursos financieros, humanos y fsicos necesarios para implementar el Programa 7. Ejemplos:
6
Los indicadores citados aunque no hacen parte del Sistemas de Indicadores del Programa Gobierno en Lnea; en un periodo de
avance de los objetivos del Programa debern ser tenidos en cuenta como marco de referencia en la medicin de los resultados
arrojados en cada uno de los proyectos.
7
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4.7.
VALIDEZ. Reflejar y medir los efectos y resultados del programa o proyectos, y los factores
externos a estos.
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN DNP-. Marco Terico del Banco de Indicadores Sectoriales. Direccin de Inversiones y
Finanzas Pblicas Difp Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional Bpin - p. 8-9
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CONFIABILIDAD. Las mediciones que se hagan, por diferentes personas deben arrojar los
mismos resultados.
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5.
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Ibid. p. 18.
10
La productividad fsica de un insumo, hace referencia a la participacin de este en la consecucin de un producto final; en necesario entender
que los insumos no son traducibles a tiempo inmediato en bienes o servicios finales, sino que solo se puede evidenciar a travs de todo el proceso
productivo en el momento de obtenerse el producto final.
11
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BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO. Evaluacin: una herramienta de gestin para mejorar el desempeo de los proyectos. Op.
cit. Pag. 15.
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THE WORLD BANK IBRD, Designing and Building a Results Based Monitoring and Evaluation System, 2000. Citado en DNP. Gua General
para Elaborar Indicadores. Op. cit. p. 1
14
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http://menweb.mineducacion.gov.co:8080/indicadores/
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16
Como puede notarse, los pasos para realizar seguimiento y evaluacin de proyectos mediante indicadores, obedece claramente a una
estructura; que al interior del Programa es denominada Cronograma de Actividades, el cual se explicara mas adelante.
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o Eficacia/Producto: Clasificacin del indicador que mide el grado en el cual una accin
alcanza los resultados esperados.
o Eficiencia/Gestin: Clasificacin del indicador que mide el logro del objetivo al menor
costo posible.
o Efectividad/Impacto: Clasificacin del indicador que mide el impacto logrado por la
implementacin del proceso y/o proyecto.
Responsable: Identificacin del rea o proceso responsable de la gestin del indicador.
Publicado: Identificacin o denominacin de los documentos (informes, formatos, sistemas),
en los cuales estarn disponibles los resultados de la medicin.
Lnea Base: Valor del indicador a la definicin del mismo a la trazabilidad de su
comportamiento. Al diligenciar la lnea base se debe contemplar que:
o Si el indicador es nuevo, al momento de registrarse y sobre el mismo no se tienen
datos histricos, se debe registrar No Aplica (N.A.)
o Si bien es cierto el indicador es nuevo dentro del Tablero de Control, pero es factible la
consecucin de los datos histricos, debe registrarse No Disponible (N.D.)
o Si el indicador representa una medicin respecto a la gestin o ejecucin de una
actividad definida dentro del Plan de Accin, para ser ejecutada dentro de la
correspondiente vigencia, debe registrarse No Aplica (N.A.).
Meta: Valor esperado por ao para dar cumplimiento al objetivo. La meta se debe establecer
teniendo en cuenta la capacidad del proceso, la experiencia con relacin al comportamiento
del proceso y datos de medicin existentes. Al diligenciar la meta se debe contemplar que:
o Si el indicador representa una cantidad de valor promedio, debe registrarse No Aplica
(N.A.)
o Si al momento de incluirse en el Tablero de Control de Indicadores, an no se ha
definido meta para el indicador, se debe registrar No Disponible (N.D.).
o Si el indicador representa una medicin respecto a la gestin o ejecucin de una
actividad definida dentro del Plan de Accin, para ser ejecutada dentro de la
correspondiente vigencia, debe registrarse No Aplica (N.A).
o Si el indicador representa una medicin respecto a la gestin o ejecucin de una
actividad definida dentro del Plan de Accin, para ser ejecutada dentro de varias
vigencias, se debe registrar el valor correspondiente a cada vigencia, el cual en total no
puede sobrepasar el 100%. Para las vigencias en que no se contemple dicha actividad,
debe registrarse No Aplica (N.A).
Observaciones: Comentarios o aspectos a considerar tanto en la definicin como medicin y
seguimiento al indicador.
Meta Mensual Acumulada: Valor que a la fecha de medicin debe presentar el indicador.
Este valor se encuentra formulado.
Avance Meta Ao XXXX: Valor que a la fecha de medicin presenta el indicador. Este valor
se encuentra formulado.
Porcentaje sobre la meta mensual: La relacin porcentual de cumplimiento entre la meta
mensual acumulada y el avance de meta, a la fecha de medicin. Este valor se encuentra
formulado.
Color: Representacin visual para interpretar el avance del indicador a la fecha de medicin,
as:
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Para las Entidades Territoriales, que hicieron parte de la fase I del proyecto, la informacin es
suministrada en un informe que para tal fin enva el operador.
Para las Entidades Territoriales, que hacen parte de la fase II del proyecto, la informacin es
suministrada por el contratista responsable de adelantar la capacitacin y acompaamiento en
la implementacin del Sitio Web.
Y para los indicadores de impacto, las fuentes de datos varan en el caso de que sea numrico y
en el caso de que sea de porcentaje. Por ejemplo; para el Indicador Tiempo de Atencin de
Requerimientos de Informacin, Peticiones, Quejas y Reclamos, por ser medido en das la fuente
de datos es:
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Fichas Estadstica Bsica de Inversin EBI: Se define como un formato que contiene de
manera esquemtica la informacin esencial de un proyecto de inversin producto de su
proceso de formulacin; en cumplimiento de la normatividad vigente, antes de asignar y
ejecutar recursos de los presupuestos anuales de inversin de las Entidades y sus programas
adscritos. La Ficha EBI-L est compuesta por dos partes: la primera contiene la informacin
indispensable para que un proyecto obtenga la viabilidad y la segunda parte se refiere al
concepto de viabilidad.
Es en dicha primera parte la que contiene los indicadores del proyecto. Estos deben contener
en el numeral 7 de la ficha: el nombre, la formula del indicador, estado inicial, valor esperado
y periodo en el que se espera alcanzar o lograr el valor esperado del indicador.
Dado que estos indicadores generalmente expresan la cantidad o cualidad actual de una
situacin que ser afectada por una accin o actividad, el efecto de dicha accin puede ser
medido o comprobado por el cambio que se registre en la cuantificacin o valoracin del
indicador al finalizar el periodo de ejecucin del proyecto, o en el momento en el que se
considere oportuno estimarlo17.
17
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18
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Al interior del Cronograma de Actividades, por cada una de las actividades identificadas en la
columna Plan de Accin, se registra los indicadores definidos para cada direccin de rea,
usando nmeros arbigos en la columna denominada Indicadores Asociados.
El diligenciamiento de indicadores en el Cronograma debe llevar: el nombre, tipo de indicador
(gestin o producto), meta, responsables, fecha de inicio y de terminacin. En la columna de
Valor del Indicador, se indica el valor que se haya alcanzado para el indicador durante el
periodo de seguimiento. Si el indicador es de gestin (G), el valor es el mismo de la celda que
cruza la columna Avance Real con la fila de la actividad de la actividad de agregacin
correspondiente al Plan de Accin.
Si el indicador es de producto (P), el valor debe ser diligenciado debe ser diligenciado
directamente y debe estar debidamente soportado para cuando sea requerido 19.
19
Para mayor informacin sobre el diligenciamiento de los indicadores dentro del Cronograma de Actividades, el lector puede dirigirse en Internet
a la siguiente direccin programa.gobiernoenlinea.gov.co en el link de Inters, da click en Documentos, se de clic en Monitoreo y Evaluacin, y
selecciona PGELMEPR-007 Procedimiento Para La Generacin, Reporte y Seguimiento Del Cronograma General De Actividades y tambin Gua
diligenciamiento Cronograma de Actividades
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6.
METODOLOGA
Y cuando sea pertinente para la medicin del Sistema de Gestin de la Calidad, se debe tener
en cuenta:
Poltica de calidad.
Objetivos de calidad.
Mapa de Procesos.
Son objetivos: Significa que sean de fcil comprensin, tanto para los que lo van a reportar,
como para quienes lo van a analizar y/o a conocer o tomar como referencia.
Agregan valor : Significa que la medicin peridica del indicador definido, permite establecer
el grado de avance o logro de los objetivos trazados y de los resultados esperados del
proceso, en relacin con los productos y servicios que ste genera para la ciudadana, el
Estado o para las partes interesadas en el Programa Gobierno en Lnea, permitiendo la
toma de decisiones.
Son verificables: Significa la posibilidad que tiene el indicador de poder ser sustentado y
trazable con datos y que resistan cualquier tipo de anlisis.
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7.
RESPONSABLES
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8. CONCLUSIONES
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9. ANEXOS
ANEXO A
Gua para el diligenciamiento de la plantilla de Hoja de Vida del indicador.
TIPO DE
INDICATOR
(2)
PROCESO (3)
COMPONENTE (4)
Direccionamiento
Investigacin y Planeacin
Articulacin y Gestin
Desarrollo
Servicios Gobierno En
Lnea
Sistemas
Transversales
Sistemas
Sectoriales
Plataforma de
Interoperabilidad
Intranet Gubernamental
Infraestructura
Tecnolgica
Otros
Operacin
Apropiacin
Administrativa, Financiera y Jurdica
Monitoreo y Evaluacin
SUBCOMPONENTE (5)
Portales de Acceso
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestin
Efectividad/Impacto
PROYECTO (6)
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FRECUENCIA DE
ANLISIS (14)
RESPONSABLE DEL
ANLISIS (16)
Municipal
Departamental
Nacional
Internacional
COBERTURA (17)
RANGOS DE
EVALUACIN (18)
META (20)
2.007
MEDIO
2.008
BAJO
2.009
2.010
RESTRICCIONES (23)
ALTO
Ninguna.
El diligenciamiento de la Hoja de Vida del Indicador se realiza con relacin a los siguientes parmetros definidos:
1. NOMBRE DEL INDICADOR: Denominacin con la cual se va a conocer la expresin cuantitativa de las
variables o atributos del proceso.
2. TIPO DE INDICADOR: Marcar con una X el tipo al cual pertenece el indicador, de acuerdo a la clasificacin
establecida.
Eficacia/Producto: Clasificacin del indicador que mide el grado en el cual una accin alcanza los
resultados esperados.
Eficiencia/Gestin: Clasificacin del indicador que mide el logro del objetivo al menor costo posible.
Efectividad/Impacto: Clasificacin del indicador que mide el impacto logrado por la implementacin del
proceso y/o proyecto.
3. PROCESO: Identifique con una X el proceso al cual pertenece el indicador definido.
4. COMPONENTE: Identifique con una X el(os) componente(s), al(os) que (cuales) pertenece el indicador.
5. SUBCOMPONENTE: Identifique con una X el(os) subcomponente(s) al(os) que (cuales) pertenece el
indicador.
6. PROYECTO: Identifique con una X el(os) proyecto(s) al(os) que(cuales) pertenece(n) el indicador.
7. OBJETIVO DEL INDICADOR: Descripcin del logro que se pretende alcanzar con el establecimiento del
indicador. La redaccin debe iniciar con un verbo.
8. PERTINENCIA DEL INDICADOR Descripcin de la importancia del establecimiento y anlisis del indicador.
9. VARIABLES DEL INDICADOR: Descripcin de los elementos que componen la frmula de clculo del
indicador.
10. FRMULA DE CLCULO: Representacin en trminos de una frmula matemtica de la asociacin de
variables para obtener la medicin del indicador.
11. UNIDAD DE MEDIDA: Nombre del patrn que permita identificar la medicin del indicador.
12. FUENTE DE DATOS METODOLOGA: Identificacin de los registros fsicos y/o magnticos, en los cuales se
encuentran los datos correspondientes a las variables definidas. Las fuentes que aqu se relacionen deben
estar en concordancia con las relacionadas en la caracterizacin del proceso y/o procedimientos.
Adicionalmente se describen de los pasos a seguir para obtener los datos para el clculo del indicador.
13. FRECUENCIA DE MEDICIN: Periodicidad con la cual se mide el indicador.
14. FRECUENCIA DE ANLISIS Y REPORTE: Periodicidad con la cual se analiza y reporta el indicador.
15. RESPONSABLE DE LA MEDICIN Y REPORTE: Nombre del perfil encargado de realizar la medicin.
16. RESPONSABLE DEL ANLISIS: Nombre del perfil encargado de realizar el anlisis y reporte del
comportamiento de las mediciones.
17. COBERTURA: Determinar si el indicador es de orden Nacional, Departamental, Municipal u otro.
18. RANGOS DE EVALUACION: Define los criterios que determinan cada rango.
19. LINEA BASE: Valor del indicador a la definicin del mismo a la trazabilidad de su comportamiento.
20. META POR VIGENCIA: Valor esperado por ao para dar cumplimiento al objetivo. La meta se debe establecer
teniendo en cuenta la capacidad del proceso, la experiencia con relacin al comportamiento del proceso y datos
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