Mara Fernanda Torres Zarza

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Qu es Microsoft Excel?
Es una herramienta eficaz que puede usar para crear y aplicar formato a hojas de
clculo, y para analizar y compartir informacin para tomar decisiones ms
fundamentadas. Con la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, la
visualizacin de datos enriquecidos y las vistas de tabla dinmica, los grficos de
aspectos profesionales son ms sencillos de crear y usar. Office Excel 2007,
combinado con Servicios de Excel, una nueva tecnologa que se incluir con
Microsoft Office SharePoint Server 2007, ofrece importantes mejoras para
compartir datos con una mayor seguridad.

Para qu nos sirve Excel?

Puede compartir informacin empresarial confidencial de manera ms amplia con
seguridad mejorada con sus compaeros, clientes y socios de negocio. Al
compartir una hoja de clculo con Office Excel 2007 y Servicios de Excel, puede
navegar, ordenar, filtrar, introducir parmetros e interactuar con vistas de tabla
dinmica directamente en el explorador web.

Tareas bsicas de Excel

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener informacin con significado a
partir de grandes cantidades de datos. Tambin funciona muy bien con clculos
sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de informacin. La
clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrcula de las celdas. Las
celdas pueden contener nmeros, texto o frmulas. Los datos se escriben en las
celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y
filtrarlos, ponerlos en tablas y crear grficos muy visuales. Veamos los pasos
bsicos para empezar.

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Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que
normalmente se denominan hojas de clculo. Puede agregar tantas hojas como
desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.
1. Haga clic en Archivo > Nuevo.
2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

Introducir los datos

1. Haga clic en una celda vaca. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.
Se hace referencia a las celdas segn su ubicacin en la fila y la columna de la
hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.
1. Escriba texto o un nmero en la celda.
2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Usar Autosuma para sumar los datos

Una vez escritos los nmeros en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo
rpido de hacerlo es mediante Autosuma.

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1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los nmeros que desea

agregar.
2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

La Autosuma suma los nmeros y muestra el resultado en la celda que seleccione.

Crear una frmula simple

Sumar nmeros solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede
hacer tambin otros clculos. Pruebe algunas frmulas sencillas para sumar,
restar, multiplicar o dividir los nmeros.
1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la
celda contendr una frmula.
2. Escriba una combinacin de nmeros y operadores de clculo, como el
signo ms (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*)
para la multiplicacin o la barra invertida (/) para la divisin.
Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.
1. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el clculo.
Tambin puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la
celda activa.

Aplicar un formato de nmero

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Para distinguir entre los distintos tipos de nmeros, agregue un formato, como
moneda, porcentajes o fechas.
1. Seleccione las celdas que contienen nmeros a las que desea cambiar el
formato.
2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

1. Seleccione un formato de nmero.

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Si no ve el formato de nmero que est buscando,

haga clic en Ms formatos de nmero.

Escribir los datos en una tabla

Un modo sencillo de acceder a gran parte del
potencial de Excel es poner los datos en una tabla.
Esto permite filtrar u ordenar rpidamente los datos
para empezar.
1. Seleccione los datos haciendo clic en la
primera celda y arrastrndola a la ltima celda
de los datos.
Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla
Mays a la vez que presiona las teclas de flecha para
seleccionar los datos.

1. Haga clic en el botn Anlisis rpido

esquina inferior derecha de la seleccin.

de la

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1. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botn Tabla para poder ver el
aspecto que tendrn los datos. Si le gusta, haga clic en el botn.

1. Ahora puede jugar con los datos: fltrelos para ver solo los datos que desee
u ordnelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en
la flecha

del encabezado de tabla de una columna.

2. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas
las marcas de verificacin y active los cuadros de los datos que desee
mostrar en la tabla.

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1. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar

de la Z a la A.

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Mostrar los totales de los nmeros

Las herramientas de anlisis rpido permiten obtener el total de los nmeros
rpidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel
muestra los resultados del clculo debajo o junto a los nmeros.
1. Seleccione las celdas que contienen los nmeros que desea agregar o
contar.

2. Haga clic en el botn Anlisis rpido

de la esquina inferior derecha de la

seleccin.
3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los
resultados del clculo de los datos y haga clic en el botn para aplicar los
totales.

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Dar significado a los datos

El formato condicional o los minigrficos pueden resaltar los datos ms
importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Anlisis
rpido para obtener una vista previa activa y probarlo.
1. Seleccione los datos que desea examinar ms de cerca.
2. Haga clic en el botn Anlisis rpido

que aparece en la esquina inferior

derecha de la seleccin.
3. Examine las opciones de las pestaas Formato y Minigrficos para ver
cmo afectan a los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galera Formato para diferenciar
las temperaturas altas, medias o bajas.

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1. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opcin.

Mostrar los datos en un grfico

La herramienta Anlisis rpido recomienda el grfico adecuado para los datos y le
ofrece una presentacin visual con unos pocos clics del ratn.
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un
grfico.
2. Haga clic en el botn Anlisis rpido

que aparece en la esquina inferior

derecha de la seleccin.
3. Haga clic en Grficos, muvase por los grficos recomendados para ver
cul se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

Nota Excel muestra distintos grficos en esta galera en funcin de lo

recomendado para sus datos.

Guarde el trabajo
1. Haga clic en el botn Guardar o en la barra de herramientas de acceso
rpido o bien, presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.

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1. Si esta es la primera vez, contine completando los siguientes pasos:

a. En Guardar como, elija dnde desea guardar el libro y desplcese a
una carpeta.
b. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.
c. Para finalizar, haga clic en Guardar.

Imprimir
1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.
2. Obtenga una vista previa de las pginas haciendo clic en las flechas Pgina
siguiente y Pgina anterior.

La ventana de vista previa muestra las pginas en blanco y negro o en

color, en funcin de la configuracin de su impresora.
3. Haga clic en Imprimir.

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Bibliografa
www.support.office.com/es

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