IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA WEB DE

MATRICULAS Y NOTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE

LA CALIDAD EN LOS PROCESOS EN LA I.E.P CAP
MARTIN DIOSES TORRES DE LA PROVINCIA DE
SULLANA EN EL AO 2015
Cul es el problema?
Actualmente la Institucin Educativa Particular CAP MARTIN DIOSES TORRES no
posee un sistema que automatice sus tareas acadmicas administrativas, lo que ocasiona
que cada ao lectivo la planificacin acadmica se vuelva una tarea sumamente compleja,
que frecuentemente ocasiona gran prdida de tiempo y esfuerzo, iniciando con la
inscripcin de alumnos en cada ao lectivo, registro de notas y faltas, seguido con la
dificultad que involucra manejar un amplio nmero de registros en hojas de clculo, y
junto a la generacin de reportes que ocupan una gran cantidad de recursos materiales y
humanos , que podran ser canalizados en otras actividades.
La gestin de matrcula se viene realizando de forma manual, e incluso ha venido
haciendo uso de del Word y Excel para guardar ciertos datos pero aun as a veces se
pierde informacin, es por ello que viendo que dicha gestin trae resultados negativos
para la institucin, yaqu el tiempo de demora para realizar la operacin de matrcula, es
demasiado tanto es as que esto genera molestias en las personas que recurren a dicha
institucin para poder acceder a sus servicios.
Cada docente pone sus calificaciones de manera manual en una libreta de notas las cuales
son entregadas a los alumnos eso hace que las notas se manejen en una manera
incorrecta, esto pone en peligro la informacin confidencial de cada educando, ya que
pueden ser plagiadas o daadas por desastres naturales u otros sucesos.
Si a esto se le suma el hecho de que los registros de los estudiantes no estn ubicados
correctamente, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestiona la institucin durante
el proceso de matrcula y notas, algunas de las actividades hechas por la institucin se
atrasan, la informacin se procesa muy lentamente; todas estas dificultades repercuten en
las diferentes reas con la que cuenta la Institucin.
El manejo manual de matrcula y notas provoca errores y malestar de los alumnos y
padres de familia.

Enunciado Del problema?

De qu manera mejoraremos la calidad en los procesos en el sistema web de matrculas y

notas en la institucin educativa particular CAP Martin Dioses Torres

de la provincia de

Sullana-Piura en el ao 2015?
2.2. Objetivos de la investigacin.
2.2.1. Objetivo general.
Implementacin de un sistema web de matrculas y notas para el mejoramiento de la calidad en
los procesos en la I.E.P CAP Martin Dioses Torres de la provincia de Sullana en el ao 2015.
2.2.2. Objetivos especficos.
Dado los problemas enunciados anteriormente se han establecido los siguientes objetivos
especficos para el proyecto:

Levantamiento de la informacin.

Identificar las necesidades de los usuarios mediante un anlisis de

requerimientos.

Realizar las pruebas necesarias para el registro de matrculas y notas de

la I.E.P CAP Martin Dioses Torres

Proponer un sistema de gestin de proceso de matrcula y registro de docentes y

alumnos, para un mejor manejo por parte de los usuarios.

Agilizar el proceso de matrcula para un mejor manejo por parte de los usuarios.

Definir roles de los usuarios que tendrn acceso al sistema.

Capacitar a los usuarios sobre el uso del sistema.

Proporcionar informacin oportuna y confiable al usuario, en el momento

preciso.

Establecer una estructura adecuada de informacin de los alumnos.

Desarrollar una interfaz sencilla que permita ingresar informacin al sistema.

Facilitar los procesos de gestin de notas y matrcula.

Acceso a informacin de manera rpida y eficaz.

Caracterizar un sistema web de control de matrcula y calificaciones.

Crear registros que contengan los datos de los estudiantes, controlando el ingreso
y reporte de las notas de los trimestres.

Almacenar todos los promedios y observaciones por medio de una base de datos,
obteniendo informacin veraz y sin errores, permitiendo un mejor control de los
documentos en la organizacin.

3.3 Hiptesis

La implementacin de un Sistema Web de matrculas y notas permitir mejorar

la calidad en los procesos en la I.E.P CAP Martin Dioses Torres de la provincia
de Sullana-Piura?

4. Variables

V.I: Sistema Web de Matriculas y notas

VD: Necesidad en el mejoramiento de la calidad de los procesos

5. Marco Terico
sta seccin del proyecto presenta todos los informes encontrados concernientes al tema de
investigacin definido, esto incluye artculos, reportes, libros que proporcionan la base terica
para el desarrollo del presente proyecto, tambin se desarrolla la determinacin de problema.
5.1 Antecedentes
Un sistema de matrcula implica la empaquetacin de varios esquemas algunos ya definidos en
forma general en todo proceso de matrcula en las instituciones educativas, estos pueden ser
compactados en un sistema integrado que facilite las actividades cotidianas que se lleva a cabo
en cada proceso.
Los procesos de las instituciones educativas son bsicos como la matrcula de cada estudiante, el
asentamiento de calificaciones, la entrega de calificaciones, el reporte de rendimiento, la
aprobacin o reprobacin del ao lectivo.
El desarrollo de software es un proceso iterativo e incremental, puesto que a diferencia de otros
modelos de proceso, como por ejemplo el modelo en cascada, permite la obtencin de diversas
versiones del producto software antes de la entrega final del mismo y la depuracin y validacin
progresiva del mismo, lo que sin duda redundar en un software ms satisfactorio para usuarios y
cliente.

Adems y segn indica (Pantaleo, 2011), ste tipo de proceso permite la posibilidad de agregar o
modificar requisitos que no han sido detectados anteriormente todo el proceso se enfoca en
obtener la calidad que todo software en ptimas condiciones debe poseer para evitar entorpecer
su escalabilidad en el momento en que sea necesario integrar otros mdulos, para esto ser
necesaria la optimizacin de cada fase.
De hecho, algunos de los trabajos existentes, relacionados con la tecnologa hipermedia y web,
combinan el tratamiento de caractersticas especiales, con el uso del modelo de proceso iterativo
e incremental.
En cualquier caso los mtodos clsicos no son adecuados para el desarrollo de aplicaciones Web,
puesto que no contemplan determinadas caractersticas especficas de este tipo de aplicaciones.
La propuesta de Ingeniera Web basada en UML de (Koch, 2009) es una metodologa detallada
para el proceso de autora de aplicaciones con una definicin exhaustiva del proceso de diseo
que debe ser utilizado, ste proceso incluye flujos y puntos de control, y las fases coinciden con
las propuestas en el diagrama que requiere aplicar los procedimientos de aplicaciones web. (Brito
Acua, 2009).
Es por este motivo que en la I.E.P CAP Martin Dioses Torres, existe la necesidad de contar con
el sistema web de control de notas y proceso de matrculas que tecnificar la calidad en los
procesos administrativos y dar comodidad a los padres de familia que asisten a la Institucin a
realizar trmites de sus representados.
5.2 Antecedentes Internacional
(RIVERA, 2013) nos dice en su libro que hay que tener en cuenta las insuficiencias
detectadas en el Sistema de Informacin en cuanto al procesamiento de datos; encontrando
dificultad en el momento de querer obtener informacin de sus estudiantes, ya que el registro se
hace de forma manual y al tener la necesidad de recuperar la informacin, este proceso se torna
arduo y muchas veces no se logra oportunamente; donde se elabor un sistema automatizado
capaz de registrar, almacenar, conservar y procesar informaciones, a travs de un programa
computarizado que optimiza el tiempo, sistematiza la labor del usuario, para un posterior anlisis
rpido y eficaz; se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en un sistema de informacin
ms exacta y rpida para el personal encargado del proceso de matriculacin para dar inicio a las
actividades del plantel de manera eficiente e ntegra.

(JUAN CARLOS NUQUES & ZAMBRANO, 2008-2009)

se

refieren

en

su

tesis

Implementacin de un Sistema de Matriculacin y Notas, donde pretenden ayudar al colegio

en la actualizacin de

buscar

la manera de entregar las notas al alumnado agilitando as el

proceso. Es muy importante; ya que con nuestro sistema estamos dando un gran paso a la
introduccin en la tecnologa y globalizacin, debido a que en la actualidad la tecnologa est
abarcando la sociedad.
(BARRENO, 2006)

en

su

informe

Desarrollo e Implementacin de un Sistema Web

Automatizado de Control de Matriculas, Pensiones y notas para la Unidad Educativa Gonzales

Suarez

donde

contiene las teoras conceptuales que fundamentan la investigacin, como

investigaciones previas que servirn de soporte a la nueva investigacin, estudio de la

institucin, definicin de trminos implicados en la investigacin y determinacin de variables.
Metodologa contiene la manera en la que se va a realizar la investigacin es el Cmo? Y
Con que? Se va a investigar, estableciendo el enfoque, modalidad y nivel de la investigacin,
instrumentos y procesamientos de la informacin.
Anlisis del Sistema

contiene el estudio del sistema existente, problemas y carencias

detectadas, tambin contiene la alternativa de solucin desarrollada, es decir, el estudio del

nuevo sistema.
Implementacin y Pruebas contiene el cdigo ms elemental del sistema desarrollado, las
pruebas de integracin y las pruebas ejecutadas al sistema.
Implantacin contiene el funcionamiento del sistema desarrollado, la instalacin de sus
herramientas y la capacitacin para los usuarios que van utilizar el nuevo sistema.
(FEDERICO VILA ,2004) en un estudio sobre Diseo y desarrollo del Mdulo de Matrcula Web
Escolar, publicado en Brasil, en referencia informtico. La Universidad, como agente social de
gran relevancia, no puede permanecer ajena a todos estos cambios. El uso de software web
contribuye al desarrollo de nuevas aplicaciones que en muchas ocasiones no est al alcance de
las instituciones escolares, permite adems obtener aplicaciones que tienen utilidad y que se
pueden mejorados. El objetivo es desarrollar aplicaciones tiles para fomentar su uso. El
desarrollo de una plataforma propia facilitara hacer correcciones en forma transparente el
proceso de matrcula.

(Jeffer Can Hernndez Claudia Alexandra Garzn) en la UNIVERSIDAD NACIONAL DE

COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y
COMUNICACIONES Refleja los pasos como debe matricularse y el sistema estructural de la
pgina web Desarrolla una aplicacin Web construido en PHP y base de datos
SQL Server, Publicar en el sitio Web de la Unidad de Informtica el aplicativo.
1. Para matricularse se debe ingresar al Portal Web en la opcin Sistema de Matrculas
2. En el sistema de matrculas, digitar su nmero del cdigo e ingresar todos los datos
informativos personales, acadmicos y laborales que all se le solicita.
3. Imprimir el Formulario de Inscripcin que se le presentar, con el cual debe acercarse al
Banco a realizar el pago con el valor que aparecer en el formulario de matrcula. Esto lo podr
realizar de acuerdo al siguiente calendario
Muestra la objetividad del uso de la tecnologa web en relacin con el rea educativo que va de
la mano con el avance por parte de la administracin, los docentes, los padres o apoderados y
los alumnos.
5.3. Antecedentes a Nivel Nacional
(JAQUELINE, MEZA CANORIO, & SAENZ ESTRADA, 2011) Realizaron un proyecto
sobre la implementacin de un Sistema de matrculas donde hubo algunos intentos de
mejorar el Sistema en el Colegio, primeramente en forma manual, lo que tomaba demasiado
tiempo y recursos. Despus se mejor el Sistema utilizando procesadores de texto, como Word,
Word Perfect; y hojas de Clculo de Excel. En archivos creados en estos programas se
almacenan datos importantes de los alumnos y sus apoderados, as como las notas y promedios,
registros de pagos de pensiones entre otra informacin. Las dificultades del manejo de
informacin surge, a travs del tiempo ya que con el transcurrir de los aos el colegio Este
proyecto es una versin preliminar preparada para ser incluida en la propuesta de desarrollo del
proyecto de Implementacin de Un Sistema De Gestin de Matrcula Para la institucin
educativa particular La Catlica GEM. Este documento provee una visin general del proceso
de desarrollo propuesto. 8 4. La primera etapa de este documento es una oportunidad para que el
cliente y el equipo de trabajo discutan, acuerden y compartan la misma visin y alcance del
proyecto.

(GONZALES, 2006) denomino su estudio Sistematizacin de un sistema de matrcula

donde su enfoque sistmico tiene por objetivo representar, de forma comprensiva y objetiva, el
medio en el que tiene lugar la toma de decisiones, toda vez que la toma de decisin ser mucho
ms fcil si se cuenta con una descripcin concreta y objetiva del sistema dentro del cual debe
ser tomada.
La implementacin de un Sistema de Informacin, nos da el soporte de la informacin necesaria
para llevar a cabo una mejor Gestin y Administracin de los Procesos Acadmicos. Es
importante la descripcin, evaluacin y documentacin de los Procesos que se dan dentro del
desarrollo de las Actividades Acadmicas
(Johnny Romero, Alexander Barbosa) Publicado el 12 de Octubre del 2007 en Per-Lima
Metropolitana en un estudio sobre SISTEMA WEB DE MATRICULAS Y NOTA, refiere en el
diseo de su pgina web sobre: registro de alumnos, registro de profesores, registro de curso,
registro de matrcula, asignacin de cursos para docentes, asignacin de tutor, tomado de
asistencias diario, envi de mensajes a alumnos todo esto implementado con tecnologa mysql,
PHP y AJAX en tres vistas (alumno, profesor, administrador).
5.4 Antecedentes a Nivel local
Delgado. J (2010) su tesis Nivel de conocimiento de los empleados administrativos y uso de las
Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TIC) en la Mype Comercial Quiroga S.R.L. de
la ciudad de Sullana en el ao 2010 pertenece a la lnea de investigacin denominado Nivel de
conocimiento y uso de las TIC en las Mypes de Piura de la Escuela profesional de Ingeniera de
Sistemas de la Universidad Los ngeles de Chimbote (ULADECH), buscar determinar hasta qu
punto los empleados de la Mype Comercial Quiroga S.R.L. conocen las TIC existentes en la
actualidad y cmo sta empresa la utiliza en sus actividades diarias, presentando una propuesta
de uso utilizando herramientas del software libre.
El estudio es de tipo cuantitativo y usa un disea de investigacin de una sola casilla. Se trabaj
con un universo constituido por los 40 empleados administrativos de la Mype Comercial Quiroga
S.R.L. ubicada en la ciudad de Sullana.
Para medir el nivel de conocimiento de las TIC, se aplic una lista de cotejo al propietario y a
cada uno de los empleados de esta Mypes. Los resultados demuestran que, el 28% de los
empleados administrativos tienen un nivel alto de conocimiento y el 47% tiene un nivel medio.
Asimismo el 25% alcanz un nivel bajo de conocimiento; lo cual probablemente se debera a que
este porcentaje de estos trabajadores no las utilizan directamente en su trabajo diario. Para medir
el nivel de uso de las TIC, se aplic un cuestionario semiestructurado al propietario de esta

Mype. Asimismo, se determin que el uso que esta empresa hace de las diversas TIC est en un
nivel de interaccin, esto quiere decir que las utilizan para entablar un dilogo con sus clientes,
proveedores y agentes externos, mediante internet. La empresa va avanzando en su proceso por
alcanzar la automatizacin, incorporando paulatinamente sistemas de informacin para algunas
de sus reas claves, sin embargo, estas aplicaciones todava no estn integradas entre s por lo
que no son utilizadas en su real dimensin, dndose cierto tratamiento manual de la informacin.