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PARA LA INVESTIGACIN
DE HISTORIAS INSTITUCIONALES
GUA METODOLGICA
PARA LA INVESTIGACIN
DE HISTORIAS INSTITUCIONALES
Modelo de orientacin general
GUA METODOLGICA
PARA LA INVESTIGACIN DE HISTORIAS INSTITUCIONALES
Clara Eugenia Lpez Obregn
Alcaldesa Mayor de Bogot D.C. (Designada)
Yuri Chilln Reyes
Secretario General
Francisco Javier Osuna Currea
Director Archivo de Bogot
CONTENIDO
PRESENTACIN
11
INTRODUCCIN
15
19
21
21
25
29
35
38
2.2 Funcin
40
2.3 Evolucin
41
43
47
51
53
54
5.3 La periodizacin
57
26
31
59
63
87
87
88
ACOPIO DE INFORMACIN
93
96
97
102
106
109
110
116
117
118
118
ESTRUCTURA
121
8.4 Periodizacin
121
8.5 Organigramas
125
132
135
8.7 Redaccin
136
8.8 Anexos
138
113
115
141
143
144
GLOSARIO
147
BIBLIOGRAFA
161
ANEXOS
169
PRESENTACIN
Este trabajo es resultado de la colaboracin interinstitucional
y acadmica entre la Alcalda Mayor de Bogot D.C. y la Universidad
Colegio Mayor de Nuestra Seora del Rosario, formalizada a travs
de la suscripcin de un convenio de mutuo apoyo, cuyo saldo se ha
materializado en una serie de investigaciones de la que forma parte
este documento que hemos titulado: Gua metodolgica para la
investigacin de historias institucionales, el cual articula otros dos
productos que la complementan, a saber: El patrimonio documental
de Bogot, siglos XVI XIX (Fernando Mayorga Garca, Juana M.
Marn Leoz y Adelaida Sourdis Njera, 2011) y Catlogo de fuentes
y bibliografa para la historia de Bogot (Fernando Mayorga Garca
y Santiago Zuleta Ros, 4 tomos, 2011).
En este contexto acadmico, si el primer producto citado contiene
el objeto sobre el cual se enfoca la historia institucional, es decir,
la estructura del Estado a la luz de la relacin entre las instituciones
y los archivos que configuran el patrimonio documental; el
segundo producto representa la materia prima para hacer este tipo
de investigaciones, sus fuentes documentales y compilacin de
informacin bibliogrfica. En este sentido, la Gua aporta el cmo
proceder en el planteamiento de una investigacin en historia
institucional, motivo por el cual se sugiere para quien la consulte,
tener como referente estos productos como un todo, cuyo primer
resultado de aplicacin es la Historia institucional de la Alcalda
Mayor de Bogot D.C. (3 tomos), la cual se elabor en el marco
del mismo proyecto interinstitucional y que sirvi como punto de
referencia para el plan metodolgico que presenta esta gua.
Desde esta perspectiva, la historia institucional es un elemento
fundamental en el desarrollo de los procesos de organizacin de los
fondos documentales patrimoniales generados por la Administracin
de Bogot y pertenecientes a la ciudadana. El desarrollo de este
11
Presentacin
14
INTRODUCCIN
Los lineamientos que traza este documento no son
preceptivos, constituye una gua y/o un modelo de orientacin
general para la elaboracin de historias institucionales. Tiene
en cuenta la organizacin del Estado y su estructura de poder
como objeto de investigacin histrica, la naturaleza jurdica de
las instituciones y la historia de la administracin. No pretende
constituirse en un manual definitivo, pues su objetivo general es
ofrecer pautas y recomendaciones generales que sustenten desde
la teora y la prctica una metodologa de investigacin de historia
institucional. Adems, recoge los aportes realizados por otros
colegas investigadores y la metodologa que se lleva a cabo en las
dos principales entidades archivsticas del pas: el Archivo General
de la Nacin y el Archivo de Bogot.
Parte de una constatacin: pese a que la historia institucional no
ha recibido impugnacin desde la teora de la administracin o el
derecho, su concepcin terica en este campo tampoco ha sido
muy amplia ni suficientemente desarrollada, escasas excepciones
que confirman la regla1; su prctica en nuestro medio se viene
realizando sin haberse efectuado una reflexin suficiente sobre
su definicin, y sin contar con pautas claras que establezcan su
alcance y contenido, los requisitos mnimos que debe satisfacer,
su modo de presentacin y los pasos que se deben seguir para su
elaboracin. La historia institucional aparece como requisito, mas
no como el fruto de una internalizacin sobre su importancia para
la memoria de la Administracin y su utilidad a la hora de tomar
decisiones administrativas. En este sentido se aboga por la historia
institucional, pero no existe consenso, ni en la Administracin, ni
1
Ver cmo desde la teora archivstica se entiende la historia institucional, en: Elio Lodolini,
Archivstica. principios y problemas. Madrid: Anabad, 1993. En especial los captulo 8 y
9 que se titulan, respectivamente: Consecuencias: la reconstitucin del orden originario
constituye el nico mtodo vlido de ordenacin del archivo; y Problemas de la aplicacin
del principio de la organizacin de los papeles en la dinmica administrativa.
15
16
Juan Daniel Flrez Porras, La historia institucional como problema histrico: punto de
partida de la alianza entre la historia y la archivstica [ponencia al VI Encuentro de
Estudiantes de Historia en la Universidad Nacional de Colombia, sede Medelln, en el Panel
Interdisciplinario]. Medelln, 24 29 de Septiembre del 2007.
Introduccin
1
PRIMERA PARTE
1. OBJETO DE ESTUDIO:
EL ESTADO
22
Los progresos y las aportaciones de la Teora de la Organizacin durante las dos ltimas dcadas permiten
apreciar que las organizaciones son algo ms que objetivos, estructuras, recursos humanos () b). mbito
poltico cultural, representa una forma novedosa de analizar las organizaciones pblicas como realidades
polticas donde diversos actores tienen sus propios objetivos que intentan alcanzar mediante estrategias que
disean en funcin de su capacidad de control de los recursos y de su influencia en los procesos de toma de
decisiones. Actores intra organizativos (unidades, grupo, individuos) que tienen objetivos muy diversos y que
luchan por dominar espacios compartidos, generndose lgicas de conflicto. Adems, las organizaciones
agrupan unos parmetros culturales especficos que representan unos mecanismos claramente perceptibles
(costumbres, rituales, smbolos, etc.), pero difciles de definir (mitos, valores e ideologa), que facilitan la
articulacin y cohesin de los distintos miembros individuales y colectivos de una organizacin. Carles
Rami, Teora de la organizacin y administracin pblica. Madrid: Tecnos; Barcelona: Universitat Pompeu
Fabra, 2002, pp. 18 20
Maurice Duverger, Instituciones polticas y derecho constitucional. Barcelona: Editorial Ariel, 1984, p. 30.
Primera parte
como en las partes y rganos que lo integran), desde el orden jurdico que
las fundamenta. El estudio de la historia institucional permite comprender
la estructura administrativa en la que tiene lugar el entramado de los
acontecimientos. Por otra parte, conocer el andamiaje administrativo en
el largo plazo, permite desde la administracin del poder, aprehender los
procesos de largo tiempo, como: la conformacin del Estado colonial, sus
fundamentos jurdicos, y el lento desmantelamiento en la conformacin del
Estado Nacin republicano, las instituciones coloniales que hered y cmo las
adopt hasta crear un nuevo ordenamiento jurdico.
En este sentido, sin desconocer los aportes constantes que se vienen haciendo en
esta materia, planteamos la historia institucional como un problema histrico,
en el sentido de llenar vacos del conocimiento historiogrfico, sobre los cuales
abundan muchos interrogantes pero pocas respuestas plausibles. La historia
institucional es un problema histrico de investigacin, porque se preocupa
por avanzar en la reconstruccin histrica del Estado en sus diferentes etapas;
se propone ahondar en la historia del derecho; y hace un llamado en aglutinar
fuerzas acadmicas para entender en profundidad, el devenir y desarrollo del
Estado colombiano. Para esto, busca completar las recopilaciones jurdicas,
sistematizar las fuentes legales, elaborar catlogos bibliogrficos, clasificar y
ordenar las posibles fuentes de investigacin, proponer enfoques de anlisis,
establecer una metodologa historiogrfica con nfasis en lo jurdico, y rescatar
del olvido instituciones polticas, que como entes jurdicos tuvieron un
protagonismo inusitado en sus periodos de vigencia, y que tras su desaparicin
se desconocen sus legados.
Resulta interesante abordar las instituciones desaparecidas en el pasado
lejano, mxime si de stas se conservan vestigios materiales o documentales,
pues suele ocurrir que muchas de sus funciones siguen teniendo vigencia,
solo que encarnadas en cuerpos administrativos distintos, en rganos estatales
que obedecen a otras filosofas. Constatar su permanencia en el tiempo, las
influencias que ejercieron en su momento, o comprobar que sus mbitos de
competencia fueron plenamente superados por otras organizaciones estatales,
es una tarea de investigacin interesante, especialmente cuando se constata
que son muchos los vacos de conocimiento histrico detectados alrededor del
tema, y variadas las instituciones que esperan ser conocidas en profundidad
por la historiografa de nuestro medio.
Como problema histrico ineludible, la historia institucional se orienta a llenar
estos vacos sobre posibles temas de investigacin, que abordan un viejo tema:
la conformacin del Estado, pero con nuevas preguntas sobre su evolucin
orgnico funcional. Sin embargo, otro problema histrico que debe atender
la historia institucional, como toda investigacin historiogrfica, es el de evadir
los anacronismos. Es necesario evitar comprender las instituciones del pasado,
24
Primera parte
26
Francisco Toms y Valiente, Manual de historia del derecho espaol, 4. ed. Madrid: Tecnos, 1979. Ver:
Captulo XXIII Revolucin Burguesa y Derecho: la bases del sistema, pp. 401 435.
Ver: Fernando Mayorga Garca, Estudios de derecho indiano. Bogot: Centro Editorial Universidad del
Rosario, 2003. En especial: Las Fuentes del Derecho Indiano, pp. 133 162
Primera parte
27
sino tambin el tribunal supremo de todas las causas civiles y penales indianas.
Su organigrama lo completaban: el presidente, a la cabeza, y los consejeros,
letrados formados en derecho y teologa.
Para la elaboracin de una historia institucional en el mbito del Estado
monrquico, es importante distinguir desde el punto de vista tcnico jurdico,
cmo el vocabulario de la poca distingua muy diversas clases de normas
jurdicas. Dentro de la legislacin sancionada en Espaa se encuentran: leyes
que en sentido estricto eran las disposiciones sancionadas a propuesta o con el
acuerdo de las Cortes del reino, las que tenan alcance general y gran autoridad,
pero que por la decadencia en que entraron las Cortes durante el siglo XVI,
tuvieron poca importancia en el derecho indiano y an en el castellano; en
su reemplazo los reyes dictaron pragmticas sanciones que versaron tambin
sobre materias muy generales y tuvieron la misma autoridad que las leyes.
Las dems disposiciones del monarca se distinguan entre s por su contenido y
por su forma, y eran producto del ejercicio normal de su autoridad legislativa.
Entre stas encontramos: las ordenanzas, de carcter muy general, reglamentaban
instituciones como las ordenanzas del Consejo de Indias, las ordenanzas de
poblacin, de los intendentes; las disposiciones dirigidas a un funcionario o
a un organismo particular se denominaban instrucciones, cuyo objeto era el
de sealar normas que deban aplicar; otras disposiciones emanadas de los
reyes eran los nombramientos o ttulos, las mercedes (de tierras, de oficios,
etc.), los privilegios, las declaraciones (destinadas a interpretar o modificar
normas anteriores), las sobrecartas (mediante stas el Rey insista en imponer
resoluciones aplicadas). Adems, por su forma y promulgacin se distinguan
las provisiones reales, las reales cdulas y las cartas reales. Las primeras, iban
encabezadas con el nombre del monarca precedido del Don (Don Carlos,
Don Felipe, etc.), y seguido de todos sus ttulos. Luego, se indicaba a quin o
quines se dirigan, se exponan los motivos de la medida, la decisin tomada,
la fecha y la firma (Yo el Rey). Tanto el Consejo de Indias como los virreyes
y las Audiencias podan expedir provisiones reales con el nombre y los ttulos
del monarca, pero con las firmas de sus miembros. Las reales cdulas (las
ms frecuentes y conocidas) slo tenan como encabezamiento la frmula El
Rey, sin su nombre ni sus ttulos. Por ltimo, las cartas reales asuman una
forma epistolar, mediante la cual los reyes contestaban las consultas hechas
por las autoridades y a veces les indicaban la resolucin tomada. Durante el
siglo XVIII se agregaron los reales decretos elaborados en las secretaras del
despacho y firmados por el soberano; y las reales rdenes que slo suscriba
el secretario por mandato del rey.
Los otros organismos competentes tenan atribucin para expedir sus propias
normas. Destacamos las del Consejo de Indias: las cdulas, de oficio y parte,
de registro de gracias y nombramientos; las consultas, elemento clave de la
28
Primera parte
resolucin real y del buen gobierno. Dedicados a los asuntos de mximo inters,
tanto en pocas de paz como de guerra. Resueltos por los consejeros, bajo la
supervisin y revisin del monarca; los decretos, que en un principio eran
simplemente notas marginales que aparecan junto al parecer del consejero,
pasan a ser documentos independientes en los que se transmite la decisin
regia; los mandamientos, equivalentes a las cdulas de los virreyes, presidentes,
gobernadores; la real orden, que se originaba al crearse la Secretara de Indias
y Marina, muy abundante en el siglo XVIII.
El derecho indiano se compona de: 1. Las normas sancionadas en Espaa para
regular el funcionamiento de los rganos gubernativos indianos all existentes;
2. Las leyes expedidas en Espaa para resolver los problemas de Amrica
hispnica y Filipinas; 3. Las leyes y costumbres establecidas en Indias; 4. Las
interpretaciones de todas las leyes hechas por los tribunales superiores (Consejo
de Indias y audiencias). Este derecho indiano no abarc desde un principio
todas las ramas del sistema jurdico, sino que sus normas se fueron sancionando
en la medida en que las cuestiones planteadas no podan resolverse mediante
la aplicacin del derecho castellano, o cuando la especialidad de los asuntos
obligaba a dictar reglas diferentes. El derecho indiano emanaba de mltiples
autoridades. Si bien el Rey era el supremo legislador y actuaba con previo
asesoramiento de juntas especiales o de consejos permanentes, poda delegar
la funcin legislativa en las autoridades locales por su conocimiento ms directo
y preciso de los problemas. Entre estas autoridades locales, involucradas en
la legislacin sancionada en las Indias, encontramos: Adelantados, Virreyes,
Gobernadores, Intendentes, Visitadores, Jueces de Residencia, Corregidores y
Tenientes8.
Para su caracterizacin, ver: Fernando Mayorga, Las Fuentes del Derecho Indiano. p., Cit., pp. 152 154.
29
Primera parte
31
11
Primera parte
34
2. MARCO TERICO:
QU ES HISTORIA INSTITUCIONAL?
Definimos entonces la historia institucional en trminos generales (no
circunscritos a un rea del conocimiento especfico) como el anlisis histrico
de las instituciones que integran la organizacin administrativa del Estado
(tanto en su conjunto como en las partes y rganos que lo integran), desde
el orden jurdico que las fundamenta. El estudio de la historia institucional
se ocupa por comprender a las instituciones polticas en su funcin
administrativa, estructura, evolucin histrica y en su proceso de accin o
intervencin en la sociedad. An cuando se apoya en diversas disciplinas para
su explicacin, especialmente el derecho (constitucional y administrativo), la
Administracin Pblica, la teora de las organizaciones y la poltica, el enfoque
es fundamentalmente jurdico, y la metodologa empleada para su elaboracin
es la historiogrfica. De esta forma, su objetivo es el anlisis de las instituciones
en el tiempo, donde el cambio es el objeto principal de anlisis.
Se entiende la institucin como un dato histrico socio poltico, a diferencia
de otras reas del conocimiento (tal y como lo afirma Carles Rami para la
teora de la organizacin), que consideran las instituciones como un dato de
hecho, no problemtico, propias de la realidad social, dadas por s mismas
como si su existencia estuviera asegurada y fuese constante en el tiempo.
De la definicin anterior se deduce que el nfasis de la investigacin es el
anlisis histrico que indaga por el factor de cambio, desde el cual surgen
las principales preguntas que se plantean como hiptesis de trabajo: cmo
y por qu cambian las instituciones; qu aspectos cambian, qu elementos
permanecen y por qu, cules son los agentes de cambio, y qu fuerzas o
intereses se resisten al mismo. Para la resolucin de estos interrogantes, la
historia institucional que se plantea debe tener en cuenta varios factores, a
saber: el entorno general que rodea a la institucin y hacia el que se dirige;
los patrones internos de organizacin; el contexto general, socio poltico,
econmico y cultural; las relaciones dinmicas que se establecen con otras
instituciones; y el ciclo de vida administrativa de las mismas instituciones, su
evolucin orgnico funcional.
35
Primera parte
Funcin
Evolucin
12
Tomado del planteamiento de la Teora de las Organizaciones, que expone de manera brillante Carles
Rami, en la obra anteriormente citada. De aqu en adelante, cualquier referencia al tema de esta teora,
proviene directamente de esta fuente.
37
2.1 Estructura
Toda institucin se orienta a conseguir unos objetivos que obedecen
a su constitucin misional, para la que fue creada, al servicio de la sociedad.
Estos objetivos misionales justifican su creacin y condicionan sus actividades.
Para el logro de stos, requiere de una organizacin coherente y vertebrada a
partir de su columna organizacional, conformada por diversas dependencias
o unidades administrativas (departamentos, comits, oficinas, divisiones,
direcciones, secciones, grupos), que articuladas alrededor de una jerarqua
burocrtica, unidad de mando, circuitos de rdenes, ejecucin de actividades
y flujos de informacin, conforman una estructura administrativa13. Cada
unidad administrativa cumple unas funciones particulares, que se tramitan a
partir de unas actividades coordinadas entre s, controladas por los mandos
medios y supervisadas por los jefes operativos, actividades que son ejecutadas
desde tareas muy concretas.
Por lo tanto, la estructura de una institucin est conformada por rganos, que
son cada una de las unidades administrativas en que se dividen las entidades
pblicas, y que se articulan con base en unas atribuciones y competencias
que les permiten cierta autonoma, dependiendo del grado de control que
se ejerza. La articulacin de los distintos rganos, basndose en los criterios
de jerarqua y especializacin, configura la estructura orgnica o estructura
administrativa. Y como cada una de sus unidades o dependencias cumple una
funcin, se denomina en su conjunto estructura orgnico funcional.
La estructura, materializada grficamente en un organigrama, es el esquema
formal a partir del cual se establece el estatuto jurdico de la institucin y se
disean sus polticas hacia el exterior; al interior, representa las relaciones
laborales, los procedimientos administrativos, los flujos de informacin,
articulados a un conjunto de personas, factores materiales y funciones
orientados hacia el cumplimento de la misin institucional. En otras palabras,
la estructura es la forma de ordenar las dimensiones y componentes que
configuran el esqueleto de una institucin, a partir del que se distribuyen las
funciones y competencias.
Una estructura administrativa contiene dos tipos bsicos de unidades
administrativas:
13
38
Primera parte
2.2 Funcin
Segundo componente de toda institucin, la funcin a que hacemos
referencia en historia institucional tiene que ver con la funcin estatal, la que
ejerce el Estado en su conjunto o por parte de sus organismos, caracterizada por la
asignacin constitucional de todos los poderes necesarios para el cumplimiento
de la ley. Esta funcin est ligada al proceso administrativo, entendiendo por
ste, una serie de actos intermedios o de trmites y formalidades que, cumplidos
por y ante rganos que actan en funcin administrativa, tienen por finalidad
la preparacin y expedicin de actos por medio de los que se busca satisfacer
necesidades individuales y colectivas, cumpliendo as con el cometido del
Estado, todo esto dentro de un orden jurdico preestablecido y con arreglo al
mismo. Dentro de toda organizacin burocrtica encontramos un conjunto
de funciones formales, establecidas mediante normas jurdicas que asignan a
toda la institucin una funcin misional, que debe ser encauzada a travs de
cada una de sus dependencias, que a su vez, cumplen una o varias funciones
reguladas por actos administrativos. La funcin procede de la norma que crea
tanto la institucin como las dependencias y unidades administrativas que la
conforman.
Por un lado, encontramos la funcin, que se dirige a dar solucin a las
problemticas mediante actividades funcionales, es decir con responsabilidades
como: las relaciones exteriores, defensa, hacienda, justicia, gobierno, salud,
trabajo, entre otras, todas relacionadas con polticas generales; por otro lado,
identificamos el rgano, es decir, la institucin que se encarga de agenciar una
de estas grandes funciones. El conjunto de rganos que intervienen para ejercer
dichas funciones se incorporan en una institucin jurdico administrativa,
con competencias y atribuciones reguladas por la norma jurdica, objeto del
derecho administrativo.
En otras palabras, la funcin administrativa es la forma de la actividad estatal,
realizada por la administracin en ejercicio del poder administrador, para dar
cumplimiento o desarrollo a los cometidos y fines estatales. En este contexto,
la historia institucional estudia estructuras administrativas (rganos), que por
atribuciones jurdicas cumplen funciones (actividades administrativas) por
medio del anlisis histrico.
40
Primera parte
2.3 Evolucin
Tercer componente de una institucin, es el elemento fundamental
desde el cual la historia institucional enlaza el estudio de las estructuras
administrativas de una institucin, y sus funciones, desde un anlisis histrico,
que tiene como objetivo principal el seguimiento del desarrollo a travs
del tiempo de la misma. De esta forma, la historia institucional estudia la
evolucin de las instituciones del Estado: sus antecedentes, creacin, desarrollo
(crecimiento, variacin, decadencia), y su desaparicin.
En esta perspectiva, la evolucin de una institucin es el principal objetivo
de una historia institucional, reconstruyendo las distintas estructuras
administrativas que haya adoptado la entidad objeto de estudio, junto con
la historia de su misin o funcin principal, y recorre las distintas funciones
administrativas que haya adquirido a lo largo del tiempo. Como estos elementos
se establecen desde la norma, es necesario recopilar todos los actos jurdicos
y administrativos que hayan regulado la entidad en su componente estructural
y misional, con el fin de articularlos en una narracin que d cuenta de los
principales cambios organizativos adoptados.
El enfoque histrico debe comprender el factor de cambio, que a diferencia
de otras ciencias o corrientes que estudian las instituciones, como la poltica,
el derecho, la administracin pblica, su nivel de tratamiento en la historia
institucional es mucho ms profundo, y estructura su metodologa de
investigacin.
Se puede entender el cambio como respuesta al contexto social, la evolucin
de los patrones culturales, las transformaciones generadas a partir de grandes
reformas administrativas del Estado, y las dinmicas que esta circunstancia
genera con otras instituciones, o el cambio administrativo interno en cuanto a
su ciclo vital de existencia como entidad estatal.
En general, el cambio es el objeto principal de anlisis de toda historia
institucional y sus cuestionamientos se dirigen a dilucidar las lgicas de cambio
(cmo y porqu cambian las instituciones), las resistencias o propuestas frente
al mismo (qu fuerzas sociales lo aceptan o rechazan) y los agentes que lo
causan (los actores sociales y polticos que conducen al cambio). Todo esto se
logra entendiendo la evolucin de la institucin a partir del marco jurdico que
en cada perodo la regula, teniendo en cuenta que es la va legal, mediante la
cual las instituciones tramitan sus funciones, cambios y estructuras.
41
42
3. LA HISTORIA INSTITUCIONAL
EN EL MARCO DE LA ARCHIVSTICA
De todas las ciencias sociales, reas del conocimiento jurdico,
metodologas de investigaciones interdisciplinarias, enfoques de la
administracin pblica, teora de las organizaciones y disciplinas afines a la
informacin y las tecnologas de la comunicacin; es la archivstica, como
disciplina de los archivos dentro de las ciencias de la documentacin, la que
contiene de manera explcita el estudio de la historia institucional (con esta
denominacin textual), como algo constitutivo de su principio terico: el
principio de procedencia.
El principio de procedencia consiste en el respeto al origen de los fondos, o
en otras palabras, el cuidado que se debe tener de no mezclar los documentos
producidos por distintas entidades. Este principio tiene doble valor; por un lado,
el respeto al origen de los fondos, entendiendo el conjunto de documentos
que deben ser tratados como una unidad (fondo), donde los archivos o fondos
de archivos del mismo origen (entidad) jams deben mezclarse con los de
otro; por otra parte, se establece por principio de procedencia el respeto a la
estructura de aquellos fondos y al orden de los documentos en el interior de
los mismos.
Se entiende que los documentos dentro de cada archivo o fondo de archivo
deben mantener la clasificacin y el orden que la propia institucin les dio
originalmente, en su momento de creacin, y por lo tanto, deben reflejar la
organizacin interna (estructura administrativa) de cada institucin. Este ltimo,
referente del principio de procedencia que en archivstica tambin se conoce
por la denominacin del principio de orden original, lo que hace referencia a
que los documentos, en cualquier fondo documental acumulado, deben ser
reconducidos al orden primigenio al cual respondieron desde su creacin, y
ste no es otro que la estructura orgnica de la Entidad que los gestion.
Como muchos autores lo anotan, la documentacin desde que se produce,
nace atada a la funcin especfica del ente o dependencia que la produjo,
formando una cadena de trmite administrativo que cuando se rompe, da
como resultado un fondo documental acumulado (documentos reunidos
43
44
Mara Paz Martn, & Pozuelo Campillos, La construccin terica en archivstica: El principio de procedencia.
En: Boletn Oficial del Estado. Madrid: Universidad Carlos III de Madrid, 1996.
Primera parte
46
15
4. LA NATURALEZA JURDICA
DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL
Si bien dentro del campo de la archivstica, la historia institucional
cumple un papel fundamental, para otro nivel de anlisis y sin importar el
alcance y contenido de cualquier historia institucional (sea para organizar
archivos o, ms all de sto, analizar historiogrficamente instituciones polticas
del Estado), la naturaleza consustancial de toda historia institucional es jurdica.
Las instituciones polticas del Estado provienen del derecho, son esencialmente
entes jurdicos y, por lo tanto, es necesario dirigir la atencin sobre el marco
legal que sustenta su existencia oficial. Cuando se hace historia institucional,
lo que se reconstruye es principalmente la historia de la administracin de una
entidad vista desde lo legal. De ah que, metodolgicamente la bsqueda de
informacin est orientada a establecer la naturaleza jurdica de la entidad,
sus estructuras orgnicas y las funciones desempeadas por cada una de
sus dependencias a lo largo del tiempo, desde el fundamento de las normas
jurdicas.
La atencin de la historia institucional se centra en la historia de la
administracin y su marco jurdico: el efecto que sobre la ordenacin del
Estado tiene una nueva legislacin administrativa y burocrtica. En este
sentido, las instituciones (as como sus archivos) son esencialmente jurdicos,
y por lo tanto, a la hora de reconstruir la historia institucional de una entidad,
es necesario dirigir la atencin sobre el marco legal que sustenta su existencia
oficial. En consecuencia, ms que la historia poltica, econmica y social,
la atencin de la historia institucional como metodologa de investigacin
histrica, se centra en la historia de la administracin. Se trata entonces de dos
planos: por un lado, las alteraciones o cambios en los regmenes polticos (y
sus consecuencias econmicas y sociales), y por el otro, el efecto que sobre la
ordenacin del Estado tiene una nueva legislacin administrativa y burocrtica.
A la historia institucional (as como a la archivstica), le interesa ms el ltimo.
No quiere decir esto que se desconozca el contexto histrico de existencia de
la entidad. Se habla del nfasis que da la historia institucional a la legislacin y
sus efectos administrativos, lo que la hace diferente de otro tipo de tendencias
historiogrficas.
47
48
16
Cesreo Rocha Ochoa, Manual de introduccin al Derecho. Bogot: Editorial Universidad del Rosario,
2006, p. 171.
17
Gustavo Humberto Rodrguez, Derecho administrativo. Teora general, t. I. Bogot: Ediciones Librera del
Profesional, 1981, p. 83.
Primera parte
Maurice Duverger, Instituciones polticas y derecho constitucional. Barcelona: Editorial Ariel, 1984.
49
Las instituciones polticas que trata la historia institucional, son las relativas al
poder del Estado: en tanto conjuntos de estructuras estatales regladas por la ley,
fundamentalmente entes jurdicos, que como rganos integran en su conjunto
la estructura del Estado, con base en una disposicin orgnica y funcional,
cuya transformacin y desarrollo en el tiempo la historia institucional se ocupa
de analizar desde la perspectiva histrica de su evolucin. En conclusin, tal
y como afirma Martn - Pozuelo Campillos:
Institucin y Derecho son dos conceptos que pueden llegar a confundirse,
y que de hecho, van a confluir en un concepto que los aglutina: el poder,
sobre todo a partir de la consideracin de que el Derecho representa una
expresin fundamental de la soberana del Estado.19
50
19
Martn, Mara Paz & Campillos, Pozuelo, Op., Cit., pp. 69 70.
Primera parte
5. EVOLUCIN ORGNICA Y
FUNCIONAL DE LAS INSTITUCIONES
Muchos de los elementos que se describen a continuacin sobre las
fuentes, los campos o aspectos que comprende una historia institucional,
han sido planteados con base en la experiencia y en la comprensin de
instituciones recientes, que pueden contar con manuales de funcionamiento
y procesos, normatividad, y estructuras orgnicas complejas representadas en
organigramas. Sin embargo, para entidades remotas en el tiempo, anteriores
a la Repblica y propias del Estado monrquico, muchos de estos elementos
seguramente no se van a encontrar. En esta gua se ofrecen los aspectos y
elementos ms completos que sirven para entender la evolucin orgnico funcional de entidades relativamente recientes, pero que de igual forma y en
la medida de las posibilidades, pueden aplicarse para entidades alejadas del
tiempo de ms de dos siglos transcurridos de la Repblica.
Por lo tanto, cualquier elemento de aplicacin en los pasos metodolgicos de
investigacin, debe tener en cuenta esta circunstancia y aplicar, de manera
flexible, los puntos que son coherentes respecto al tipo de Estado y a la etapa
histrica en la que se desarroll la entidad objeto de estudio. Al respecto, no
es lo mismo reconstruir la evolucin de una institucin colonial, cuando se
presenta en un rgimen poltico distinto, que reconstruir la historia institucional
de una entidad republicana, de hace 100 o 50 aos, que cuenta con mayor
disponibilidad de fuentes y obedece a un ordenamiento jurdico diferente.
Ahora bien, sin distingo del tiempo transcurrido de existencia institucional
de la entidad, sin importar su creacin, sea sta medianamente reciente, o
si su desaparicin haya tenido lugar en tiempos de la Colonia, es posible
para cualquier entidad rastrear su evolucin orgnico - funcional en el marco
jurdico de regulacin y desde un enfoque histrico. El anlisis de la evolucin
orgnico - funcional de las instituciones consiste en analizar detalladamente
los marcos polticos, econmicos y sociales de las instituciones polticas,
vistas en su trayectoria histrica, teniendo en cuenta los tres componentes
que configuran una institucin, definidos al comienzo de esta gua:
Estructura Funcin Evolucin.
51
Primera parte
53
Primera parte
Adafrancys Salazar, & Richard Maggiorani, Estructuras organizativas y tipos de organigramas. Instituto
Politcnico Santiago Mario - Extensin Mrida [ctedra: Teora de la Organizacin]. En: http://www.
gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/estrorgorg.htm
55
56
Primera parte
5.2 La periodizacin
La periodizacin en historia es uno de los elementos ms complejos,
debido a que en cualquier trabajo historiogrfico es difcil decidir de antemano
qu periodizacin es mejor. Sin embargo, una vez reunidos todos los elementos
de anlisis, el historiador debe periodizar su objeto de estudio. Esta tarea
consiste en la divisin cronolgica de la pregunta bsica de investigacin.
En este sentido, la periodizacin en historia institucional, al igual que el
anlisis histrico que se aplica, consiste en abordar la institucin como el
dato sociopoltico de una poca. Esto implica situar en el tiempo a la entidad
57
58
6. CAMPOS O ASPECTOS
QUE COMPRENDE LA
HISTORIA INSTITUCIONAL
Como se ver en el siguiente captulo, las normas descritas, en
especial las internacionales sobre descripcin archivstica, resuelven el
dilema respecto al contenido que debe exponer un trabajo de investigacin
de historia institucional. Una vez esclarecido el panorama relacionado con
su definicin, y como punto de partida de la propuesta metodolgica para
su elaboracin (que da sentido al camino esbozado para su estudio), una
historia institucional con las caractersticas que pretende esta gua, debera
estar integrada por los siguientes puntos esenciales; o en otras palabras,
desarrollar de manera explcita cada uno de los campos o aspectos que se
sealan a continuacin:
Antecedentes Tipo de entidad Estatuto jurdico Nombres Fechas
de existencia - Lugares Funciones y/o objetivos Descripcin de los
cambios institucionales Normatividad Estructuras orgnico funcionales
(organigramas) Periodizacin Contexto general Relaciones
interinstitucionales Documentos de archivo Apndices (anexos)
Bibliografa. Veamos brevemente el sentido de cada uno de estos aspectos.
1.
2.
60
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Primera parte
62
7. MARCO JURDICO:
RELACIN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
Y JURDICOS DE COLOMBIA VIGENTES,
Y EXPOSICIN DE NORMAS TCNICAS
INTERNACIONALES DE DESCRIPCIN
ARCHIVSTICA
El marco jurdico y normativo que a continuacin se expone, no slo
se circunscribe dentro del campo archivstico, sino que adems, presenta una
estrecha vinculacin con la necesidad de elaborar historias institucionales al
amparo de la organizacin de documentos. Es por esta razn que nicamente
se citan los actos jurdicos, administrativos y normas tcnicas que de manera
explcita o velada dan cuenta de la casi obligatoriedad que existe de desarrollar
historias institucionales, que contribuyan a la organizacin de archivos, a la
investigacin y salvaguarda del patrimonio documental. Su exposicin en esta
gua obedece a que sus elementos darn la pauta, para definir qu contenido
debe presentar una historia institucional. Su conocimiento es fundamental
para entender el contexto de elaboracin de la historia institucional para la
organizacin de archivos.
Para su mejor comprensin se ha dividido este propsito en dos partes.
En la primera, se cita la normatividad colombiana que se ha ocupado de
reglamentar los archivos, resaltando los artculos directamente relacionados
con la historia institucional, en cuanto a su clasificacin y la definicin de
los documentos, como los soportes testimoniales que institucionalizan las
decisiones administrativas del Estado. En la segunda parte, se describen las
normas tcnicas internacionales que se han orientado a dar las pautas necesarias
para estandarizar los elementos a tener en cuenta para la descripcin de
documentos archivsticos, y que adems contribuyen a ampliar los alcances y
contenidos de una historia institucional.
Normatividad Colombiana:
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Reglamento General de Archivos.
Artculo 1. Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la
Administracin Pblica, rganos consultivos esenciales del Estado,
instrumentos bsicos para su modernizacin, manifestaciones
63
Primera parte
La denominacin.
La naturaleza jurdica y el consiguiente rgimen jurdico.
La sede.
La integracin de su patrimonio.
El sealamiento de los rganos superiores de direccin y
administracin y la forma de integracin y de designacin
de sus titulares, y
6. El Ministerio o el Departamento Administrativo al cual
estarn adscritos o vinculados.
Artculo 51. Modalidades de la fusin de entidades u organismos
nacionales que decrete el Gobierno ().
Artculo 52. De la supresin, disolucin y liquidacin de entidades
u organismos administrativos nacionales ().
Artculo 53. Escisin de empresas industriales y comerciales del
Estado y de sociedades de economa mixta ().
Artculo 54. Principios y reglas generales con sujecin a las
cuales el Gobierno Nacional puede modificar la estructura de los
ministerios, departamentos administrativos y dems organismos
administrativos del orden nacional ().
Ley 594 del 2000 (julio 14), Ley General de Archivos
Artculo 4. Principios generales. Los Principios Generales que rigen
la funcin archivstica son los siguientes: () Institucionalidad e
instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y
cultural del Estado y la administracin de justicia.
66
Primera parte
Acuerdo no. 002 del 2004 (enero 23) Por el cual se establecen los
lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados. EL
CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,
ACUERDA
Artculo 1. Establecer los lineamientos bsicos que deben seguir
las entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas
privadas que cumplen funciones pblicas, para la organizacin de
sus fondos acumulados y la elaboracin y aplicacin de las Tablas
de Valoracin Documental.
Artculo 3. Organizacin de los fondos acumulados primera
etapa. Compilacin de informacin institucional.
1. Bsqueda preliminar de documentos del ente o entes
productores, con el objeto de identificar y conocer las
unidades administrativas que produjeron la documentacin.
2. Bsqueda y recuperacin de Manuales de Funciones y
Procedimientos, Estatutos y organigramas (en el evento
de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la
evolucin de la estructura orgnica de la institucin, a partir
de los materiales obtenidos en la bsqueda preliminar y de la
misma documentacin, objeto de organizacin).
3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como,
testimonios, bases de datos, informes estadsticos y entrevistas
a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.
4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicacin fsica,
fecha de creacin, ubicacin en la estructura Administrativa.
5. Planta fsica: Verificar en las reas de depsito y de trabajo,
las condiciones ambientales, locativas y materiales del
mobiliario.
6. Conservacin de la documentacin: Se debe constatar si
se presenta deterioro biolgico, qumico o fsico; tambin
se requiere determinar en qu unidades de conservacin
(Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros)
se encuentra la documentacin.
Primera parte
Ver el Anexo 1 donde se enlistan los 26 elementos de descripcin agrupados jerrquicamente en las siete
reas de informacin, tal y como los presenta la norma ISAD (G), p. 137.
69
70
24
Hay niveles de descripcin con diferentes grados de detalle, adecuados a cada nivel de organizacin.
Por ejemplo, un fondo puede ser descrito como un todo en una nica descripcin o representado como un
todo y sus partes en varios niveles de descripcin. El fondo constituye el nivel ms amplio de descripcin
y las partes los niveles sucesivos, cuya descripcin a menudo solo resulta plenamente significativa si se
contempla en el contexto de la descripcin de todo el conjunto del fondo. As, por ejemplo, pueden existir
descripciones a nivel de fondo, a nivel de serie, a nivel de expediente, y a nivel de documento. Pueden
aparecer tambin niveles intermedios como subfondos o subseries. Cada uno de estos niveles puede
a su vez subdividirse dependiendo de la complejidad de la estructura administrativa y de las funciones
de la organizacin que gener los documentos de archivo, as como de la propia organizacin de la
documentacin. Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica, 2 edicin. Adoptada por el Comit de Normas de Descripcin. Estocolmo, Suecia, 19 - 22
septiembre de 1999. Madrid (Espaa): Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, Secretara de Estado de
Cultura, 2000, p. 13.
25
Mundo Archivstico. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica Isad (g)- Reglas de la
descripcin multinivel. Publicado el 14 de Abril del 2008, En:http://www.mundoarchivistico.com/Index.
php?menu=documentos&accion=ver&id=73
Primera parte
Objetivo:
Proporcionar la historia institucional o los datos biogrficos del
productor o de los productores de la unidad de descripcin para situar
la documentacin en su contexto y hacerla ms comprensible.
Reglas:
Consignar sintticamente cualquier dato significativo sobre el origen,
evolucin, desarrollo y trabajo de la entidad (o entidades), o sobre la vida
y el trabajo de la(s) persona(s) fsica(s) responsable(s) de la produccin de
la unidad de descripcin. En el caso de que exista informacin adicional
en alguna publicacin, citar dicha fuente. Las reas de informacin de la
ISAAR (CPF) contienen elementos informativos especficos que pueden
incluirse en este elemento.
Para las personas o familias, consignar datos como nombres
completos y ttulos, fechas de nacimiento y fallecimiento, lugar
de nacimiento, domicilios sucesivos, actividades, empleos o
cargos, nombre original y otros posibles nombres, acontecimientos
significativos, y lugar de fallecimiento.
Para las entidades, consignar datos como el nombre oficial,
fechas de existencia, legislacin aplicable, funciones, finalidad y
evolucin de la entidad, el organigrama, y sus nombres primitivos,
diversos o sucesivos.
ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Records for
Corporate Bodies, Persons and Families. Norma Internacional sobre los
Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y
Familias.
La primera edicin de esta norma fue publicada por el Concejo
Internacional de Archivos en el ao de 1996, y redactada por la Comisin
Ad Hoc del CIA para las Normas de Descripcin (CIA/DDS) durante los
aos de 1993-1995. La asegunda edicin de la norma fue publicada en
el 2004, y corresponde a una versin ampliada y reestructurada de la
primera versin.
Para entender su alcance y objeto es necesario aclarar, en primer lugar,
que sta se estableci como complemento de la ISAD (G), que a su vez
se enlaza con la ISAAR (CPF), desde el rea de contexto y los elementos
de descripcin relacionados con el nombre del productor y su historia
institucional. Mientras que la primera busca comprender el contexto
y contenido de los documentos, la segunda se dirige a estandarizar la
71
72
26
Consejo Internacional de Archivos ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados
y Archivsticos Relativos a Entidades, Persona y Familias. Traduccin espaola de ISAAR (CPF) International
Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families, 2.edicin. Madrid:
Ministerio de Cultura de Espaa, 2004, p. 9.
27
Ver el Anexo 2 donde se enlistan los 31 elementos de descripcin agrupados jerrquicamente en las cuatro
reas de informacin, tal y como los presenta la norma ISAAR (CPF).p, 139.
Primera parte
Hay una serie de motivos que justifican la utilidad de este tratamiento de la informacin contextual fuera
de la descripcin. De esta manera, la informacin contextual se puede relacionar con las descripciones
de documentos de archivo de un mismo productor que se conservan en ms de un archivo, o bien con
descripciones relativas a recursos bibliogrficos o museogrficos relacionados con este productor. Todas
estas relaciones pueden facilitar la investigacin as como mejorar las prcticas de la gestin documental.
ISAAR (CPF), 2004. Cit., p. 8.
73
74
Los diferentes archivos que conservan documentos de un mismo productor pueden intercambiar con ms
facilidad su informacin contextual sobre dicho productor si sta se ha tratado de una manera normalizada.
Dicha normalizacin adquiere un inters internacional cuando el intercambio de informacin contextual
traspasa las fronteras nacionales. El carcter multinacional de los archivos presentes o del pasado, requiere
una normalizacin internacional que permita el intercambio de informacin contextual. Por ejemplo,
procesos tales como la colonizacin, la inmigracin y el comercio han contribuido al carcter multinacional
de los archivos. dem, p. 8.
Primera parte
75
Primera parte
78
Primera parte
Functions.
Norma
80
Consejo Internacional De Archivos ISDF. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones. Traduccin
espaola de ISDF International Standard for Describing Functions,1 edicin. Dresde, Alemania: Comit
de Buenas Prcticas y Normas Profesionales, 2-4 mayo 2007. Madrid: Ministerio de Cultura de Espaa,
2007, p. 7.
Primera parte
Ver el Anexo 3 donde se enlistan los 26 elementos de descripcin agrupados jerrquicamente en las
cuatro reas de informacin, tal y como los presenta la norma ISDF. P. 141.
32
81
82
Ver el Anexo 4 donde se enlistan los 31 elementos de descripcin agrupados jerrquicamente en las seis
reas de informacin, tal y como los presenta la norma ISDIAH. P. 142.
Primera parte
84
2
SEGUNDA PARTE
METODOLOGA DE INVESTIGACIN
EN HISTORIA INSTITUCIONAL
8. RECONSTRUCCIN DE LA
HISTORIA INSTITUCIONAL:
FUENTES, NORMATIVIDAD,
ESTRUCTURACIN Y ANLISIS
Tras conocer cada uno de los elementos que puede comprender una
historia institucional, se presenta el problema de su metodologa, o de los
pasos que se recomienda seguir para su elaboracin dentro de un esquema
de investigacin. A continuacin se describe una matriz metodolgica (ver
Anexo 5, p 153) que se plantea como resultado de la propia experiencia al
realizar historias institucionales, que como premisa fundamental defiende la
necesidad de ir a las fuentes legales, y tras su descripcin y anlisis, estructurar
una metodologa de trabajo con base en un objetivo general que oriente la
bsqueda de informacin. Estos presupuestos de investigacin, junto con el plan
y cronograma de trabajo, se sugiere sean integrados dentro de un anteproyecto
de investigacin como requisito previo antes de iniciar el recorrido de cada uno
de las etapas y pasos metodolgicos propuestos.
Ahora bien, como la presente gua metodolgica de historia institucional se
orienta a definir los pasos de investigacin ms completos para realizar este
tipo de indagacin, es fundamental tener claridad sobre algunos elementos,
concretamente los referentes a que las fuentes institucionales se puedan aplicar
en la medida en que la entidad objeto de estudio sea cercana en el tiempo,
especficamente para entidades pertenecientes a la consolidacin del Estado
colombiano durante el siglo XX. Para entidades de creacin y desarrollo anterior,
como instituciones bajo la gida del Estado monrquico hispnico (siglo XVI XVIII) e instituciones del naciente Estado independiente de la Repblica (siglo
XIX), es necesario aplicar los campos y aspectos que estn al alcance de la
mano, teniendo en cuenta el tipo de entidad, su naturaleza jurdica, la poca en
la que tiene lugar su existencia y el acceso y disposicin de las fuentes.
Luego de presentar en qu consiste el anteproyecto o plan de trabajo de
investigacin, se describe cada una de las etapas y pasos que integran la
investigacin sobre historia institucional: la primara etapa, de acopio de
informacin y sus pasos de consulta de fuentes legales, fuentes institucionales
y fuentes secundarias; La segunda etapa, de estructuracin del trabajo, que
comprende los pasos de periodizacin, elaboracin de organigramas y cuadros
de clasificacin; y por ltimo su redaccin y presentacin final.
87
88
El diseo de una estrategia de investigacin es una de las etapas cruciales en la realizacin de un trabajo de
investigacin. Permite que el autor domine su proyecto y oriente el proceso investigativo hacia la culminacin
de sus etapas finales. Durante esta etapa, el investigador precisa sus ambiciones, formula con claridad el
asunto que le interesa, determina sus objetivos principales y secundarios, plantea su tema en relacin con
el estado del arte en su campo, le fija unos lmites a su proyecto, procede a las definiciones conceptuales
de rigor, delimita el espacio aceptable de su argumentacin e indica las precauciones que debe tomar a
la hora de sacar las conclusiones. Por una parte, el posicionamiento frente al problema consiste en una
argumentacin analtica. En el curso de la elaboracin de esta argumentacin el investigador transforma
su objeto de estudio en un problema que es necesario resolver. Al mismo tiempo, explica y legitima su
Segunda parte
89
90
Citada en: Laureano Ladrn de Guevara, Metodologa de la investigacin cientfica: problemas del mtodo
en ciencias sociales. Bogot: Universidad de Santo Toms, 1978, p. 141.
Segunda parte
91
Segunda parte
Acopio de Informacin
La recoleccin exhaustiva de fuentes de documentacin, recoleccin de
datos y acopio de informacin, se constituye en uno de los pasos fundamentales
del trabajo de investigacin de historia institucional, pero tambin en uno de
los momentos ms dispendiosos, largos, y por momentos abrumador, que si
no se lleva a cabo con rigor y orden se puede caer en un crculo de confusin
que todo investigador debe evitar. Para conjurar este posible camino sin salida
al que puede conducir un acopio de informacin sin brjula, es necesario
tener en cuenta que esta tarea debe estar controlada por un orden sistemtico
de la documentacin, donde el ojo entrenado del investigador debe estar
preparado, para seleccionar el tipo de informacin que se considere sustantivo
para el objeto de estudio, y descartar la informacin que se considere marginal
o alejada de la problemtica que se quiera abordar, en este caso, la historia
institucional de una entidad del Estado.
Una vez clarificadas las coordenadas de investigacin en el anteproyecto y
plan de trabajo, se debe proceder al acopio de informacin, que para el caso
de la historia institucional se basa en una investigacin fundamentalmente
apoyada en fuentes escritas. Pero antes de entrar en su clasificacin, es
importante subrayar la advertencia que hace Ciro Flamarin Santana Cardoso,
quien anota tres problemas fundamentales que enfrenta el historiador36, a los
que nosotros agregamos un cuarto:
1. La localizacin de los acervos documentales
2. Evitar la dispersin y prdida de tiempo
3. Mantener un control permanente sobre los materiales acumulados, a
travs de una organizacin eficiente de la coleccin.
4. No caer en la trampa de entender denominaciones, estructuras y
funciones administrativas de instituciones del pasado, bajo los
parmetros de definicin administrativa y constitucional actuales.
36
Ciro Flamarion Santana Cardoso, Introduccin al trabajo de la investigacin histrica: conocimiento, mtodo
e historia. Barcelona: Editorial Crtica, 1981, p. 176.
93
Segunda parte
Segunda parte
del presente, que se explican por procesos que tienen como origen el pasado.
Las fuentes primarias predilectas para la historia institucional son las
denominadas fuentes legales, relacionadas con toda la normatividad que
ha moldeado la existencia de una entidad desde su creacin, desarrollo,
transformacin y, en algunos casos, su liquidacin. Por lo tanto, cuando en
historia institucional se habla de ir a las fuentes, estamos hablando de ir a las
fuentes legales, como primer paso fundamental en el acopio de informacin.
Segunda parte
Cedularios
Relaciones de mando de los virreyes de la Nueva Granada
Informes de los gobernantes de la Nueva Granada
Acuerdos de la Real Audiencia de la Nueva Granada
Cartas de cabildos
100
37
El primer diario oficial publicado en el mundo, fue La Gazette de Francia, el 30 de mayo de 1631. En:
http://es.wikipedia.org/wiki/Diario_oficial
38
Sobre la rama legislativa del poder pblico en Colombia, la organizacin del trabajo legislativo, el
reglamento, funciones de Congreso y el trmite de la ley, ver: Enrique Jos Arboleda Perdomo, Divisin del
Poder Poltico. En: Gran enciclopedia de Colombia. Instituciones I. Bogot: Crculo de Lectores, El Tiempo,
2007, pp. 221 240.
39
Para tal efecto, la publicacin de las leyes en el Diario Oficial se hacen de acuerdo con la Ley 57 de 1985
(junio 5) por la cual se ordena la publicacin de los actos y documentos oficiales. Artculo 1.- La Nacin,
los Departamentos y los Municipios incluirn en sus respectivos Diarios, Gacetas, o Boletines Oficiales,
todos los actos gubernamentales y administrativos que la opinin deba conocer para informarse sobre el
manejo de los asuntos pblicos y para ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los
dems que segn la ley deban publicarse para que produzcan efectos jurdicos. A su vez, en la Ley 489 de
1998 (diciembre 29) por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades
del orden nacional, se seala: Artculo 119. Publicacin en el Diario Oficial. A partir de la vigencia de la
presente ley, todos los siguientes actos debern publicarse en el Diario Oficial:
a) Los actos legislativos y proyectos de reforma constitucional aprobados en primera vuelta;
b) Las leyes y los proyectos de ley objetados por el Gobierno;
c) Los decretos con fuerza de ley, los decretos y resoluciones ejecutivas expedidas por el Gobierno Nacional
y los dems actos administrativos de carcter general, expedidos por todos los rganos, dependencias,
entidades u organismos del orden nacional de las distintas Ramas del Poder Pblico y de los dems rganos
de carcter nacional que integran la estructura del Estado.
Pargrafo. nicamente con la publicacin que de los actos administrativos de carcter general se haga
en el Diario Oficial, se cumple con el requisito de publicidad para efectos de su vigencia y oponibilidad
Segunda parte
Gaceta Constitucional:
Con motivo de la instalacin de la Asamblea Nacional Constituyente
de 1991, se cre este medio de divulgacin en el que se publicaron
las ponencias y proyectos de todos lo articulados que dieron base a la
aprobacin del texto definitivo. Se publicaron 144 Gacetas40.
Gacetas del Congreso:
Antes denominado Anales del Congreso, en este medio se registra el origen
y desarrollo de cada una de las leyes de la Repblica, junto con los debates
parlamentarios.
Gacetas Departamental:
En cada uno de los Departamentos se edita un Boletn o Gaceta Oficial, por
medio del que se publican las Ordenanzas de la Asamblea Departamental y
los Decretos expedidos por el Gobernador, entre otros actos administrativos,
de acuerdo como lo dispone la ley41.
Gaceta Distrital:
En tratndose de los actos de las corporaciones administrativas (concejos
municipales con sus acuerdos, asambleas departamentales con sus
ordenanzas, y las juntas administradoras locales con sus resoluciones),
cada instancia cuenta con un rgano oficial de divulgacin. En el caso
especfico de Bogot, se encuentra el Registro Distrital (antes Registro
Municipal), donde una vez sancionados se publican los Acuerdos del
Concejo Distrital, los Decretos expedidos por el Alcalde Mayor, y dems
actos administrativos.
Libros de: Leyes, Ordenanzas, Acuerdos:
Adems de las publicaciones peridicas oficiales mencionadas, se
encuentran libros publicados por cada una de las corporaciones
administrativas, mediante los cuales divulgan la labor efectuada durante un
40
41
Ley 57 de 1985. Artculo 5.: En cada uno de los Departamentos se editar un Boletn o Gaceta Oficial
que incluir los siguientes documentos:
a. Las Ordenanzas de la Asamblea Departamental;
b. Los actos que expidan la Asamblea Departamental y la Mesa Directiva de sta para la ejecucin de su
presupuesto y el manejo del personal a su servicio;
c. Los Decretos del Gobernador;
d. Las Resoluciones que firmen el Gobernador u otro funcionario por delegacin suya;
e. Los contratos en que sean parte el Departamento o sus entidades descentralizadas cuando las respectivas
normas fiscales as lo ordenen; (...)
(...)
f. Los actos de la Gobernacin, de las Secretarias del Despacho y de las Juntas Directivas y Gerentes de las
entidades descentralizadas que creen situaciones jurdicas impersonales u objetivas o que tengan alcance
e inters generales;
g. Los actos de naturaleza similar a la sealada en el literal anterior que expidan otras autoridades
departamentales por delegacin que hayan recibido o por autorizacin legal u ordenanza; y
h. Los dems que conforme a la ley, a las Ordenanzas o a sus respectivos reglamentos, deban publicarse.
101
Segunda parte
42
En: http://es.wikipedia.org/wiki/Real_C%C3%A9dula
103
Consultas:
Elemento clave de la resolucin real y del buen gobierno. Dedicados a
los asuntos de mximo inters, tanto en pocas de paz como de guerra.
Resueltas por los consejeros, bajo la supervisin y revisin del monarca.
Decretos:
En un principio simples notas marginales que aparecan junto al parecer
del consejero; Pasan a ser documentos independientes en los que se
transmite la decisin regia.
Mandamientos:
Equivalentes a las cdulas de los virreyes, presidentes y gobernadores.
Legislacin en el Estado republicano
Identificadas las fuentes legales, el siguiente paso es saber con
precisin qu documentos (normas jurdicas) se van a consultar en stas.
Como ya se anot en su momento, para este paso ya se debe tener definido el
estatuto jurdico de la entidad objeto de investigacin, as como la instancia
administrativa a la que pertenece dentro de la estructura general del Estado.
A esto se suma, entender la lgica de la pirmide normativa, que en nuestro
ordenamiento jurdico se deriva de la Constitucin. A continuacin se enlistan
los actos jurdicos y normativos que deben ser tenidos en cuenta a la hora
llevar a cabo la recopilacin normativa, con una breve descripcin. Para su
definicin con ms detalle, ver la primera parte de la presente gua, o el
mismo glosario adjunto.
Constitucin:
Es fundamental conocer la Constitucin vigente en cada uno de los
perodos que atraviesa la vida institucional de una entidad republicana,
debido a que una institucin o funcin administrativa, se puede crear
a partir de la reglamentacin de un articulado constitucional. Este texto
jurdico, superior a todos los otros, adems de proveer las declaraciones
de los derechos y deberes de los ciudadanos, da las pautas generales de
la organizacin de los poderes pblicos y la estructura fundamental del
Estado. De tal forma que todos los actos administrativos (objeto de la
recopilacin de la normatividad) solo son vlidos, si estos se adecan a
las leyes, al tiempo que estas ltimas solo son vlidas si se adecan a la
Constitucin.
Leyes:
Aprobadas por el Congreso (Senado y Cmara), sancionadas por el
Presidente de la Repblica, y publicadas en el Diario Oficial. Su carcter
es de obligatoriedad general.
104
Segunda parte
Decretos:
Emanados habitualmente del Poder Ejecutivo, corresponden a un acto de
la administracin pbica que busca crear situaciones jurdicas, a partir de
una manifestacin de voluntad unilateral. Posee un contenido normativo
reglamentario, por lo que su rango es jerrquicamente inferior a las leyes.
Tambin expiden decretos las autoridades polticas locales (Gobernadores
y Alcaldes).
Ordenanzas:
Actos de la corporacin administrativa de nivel departamental. Las
Ordenanzas en nuestro ordenamiento jurdico son expedidas por las
Asambleas Departamentales (corporacin pblica, poltico-administrativo,
de eleccin popular, goza de autonoma administrativa y presupuesto
propio), se caracterizan por estar subordinadas a la ley y rigen en todo el
territorio del Departamento respectivo.
Acuerdos municipales:
Emanados de la corporacin administrativa de nivel municipal. Aprobados
por el Concejo Municipal, y sancionados por el Alcalde Municipal, resultan
de la manifestacin de una convergencia de voluntades con la finalidad de
producir efectos jurdicos43.
Acuerdos distritales:
Actos administrativos del orden distrital. Aprobados por el Concejo Distrital
y sancionados por el Alcalde Distrital. En el caso especfico de Bogot (que
goza del rgimen especial de Distrito Capital), el Concejo Distrital, que
tiene las mismas funciones de los concejos municipales, no subordina sus
acuerdos distritales, ni a las ordenanzas, ni a los decretos del Gobernador
del Departamento de Cundinamarca.
Resoluciones:
Las resoluciones de tipo administrativo se dictan, para cumplir las funciones
que la ley encomienda a cada servicio pblico. Consiste en una orden escrita
dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter general, obligatorio
y permanente, y sirve de complemento, desarrollo o detalle de la ley en la
esfera de competencia del servicio pblico. Su expedicin se reserva a las
autoridades administrativas como: secretarios de gobernacin o alcalda, jefes
de departamentos administrativos, directores de entidades descentralizadas.
Las Resoluciones resultan una fuente de informacin muy importante en
una historia institucional, pues como tipo documental y acto administrativo,
permiten rastrear en detalle el funcionamiento interno de una entidad.
43
Los efectos jurdicos son, pues, consecuencias jurdicas, que unas veces toman la forma de sanciones, y
otras consisten en la adquisicin, modificacin o extincin de facultades o derechos u obligaciones. No
tendra justificacin el acto jurdico si no fuera por sus efectos. Gustavo Humberto Rodrguez, Derecho
administrativo. Teora general, t. II. Bogot: Ediciones Librera del Profesional, 1982, p. 333.
105
Circulares:
Se entiende como una comunicacin interna expedida por una
autoridad superior (Jefe, Director, Secretario General) para dar a conocer
la interpretacin de alguna disposicin administrativa de carcter
especfico y normativo, de observacin obligatoria. Al tiempo que es
el escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo
asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
Para la investigacin de historia institucional es necesario buscarlas en
los archivos de las entidades, y su consulta permite rastrear la creacin
de grupos internos de trabajo.
Segunda parte
Restructuracin orgnica:
Uno de los grandes objetivos de la historia institucional, es detectar en la
secuencia o desarrollo del ciclo vital de una entidad los grandes cambios
que comprenden, tanto las reformas funcionales como de estructura. Tal
y como se anot con ms detalle en la primera parte de esta gua, esos
momentos, que se constituyen en hitos en la historia de la entidad y por lo
tanto configuran perodos institucionales, se denominan: reestructuraciones
orgnicas. Todo acto jurdico o administrativo relacionado con la entidad
objeto de estudio, que mencione o establezca una reestructuracin
orgnica, que modifique total o parcialmente la estructura administrativa,
se constituye, despus del acto de creacin, en el acto administrativo ms
importante en la historia de una entidad y por lo tanto debe ser tenido en
cuenta44.
Fusin con otras entidades:
Es comn encontrar en la Administracin Pblica la fusin entre entidades,
lo que para una historia institucional puede sealar el comienzo o el fin
del ciclo vital de una entidad. Actualmente el Artculo 51 de la Ley 489 de
1998 determina las Modalidades de la fusin de entidades u organismos
nacionales que decrete el Gobierno. El Presidente de la Repblica, en
desarrollo de los principios constitucionales de la funcin administrativa
podr disponer la fusin de entidades y organismos administrativos del
orden nacional con el fin de garantizar la eficiencia y la racionalidad
de la gestin pblica, de evitar duplicidad de funciones y actividades y
de asegurar la unidad en la concepcin y ejercicio de la funcin o la
prestacin del servicio. En estas fusiones se especifica el traspaso de
funciones, el traslado de bienes (entre stos, los archivos), la titularidad
y destinacin de bienes o rentas, los ajustes presupuestales necesarios, el
proceso de adecuacin de la estructura orgnica y, de conformidad con las
normas que rigen la materia, la situacin de los servidores pblicos.
Cambios de nombre:
La denominacin de una entidad es un aspecto clave en una historia
institucional. Los cambios de nombre nos pueden determinar el inicio o
finalizacin de un periodo institucional, y su seguimiento es fundamental a la
hora de organizar archivos. La aparicin de una nueva denominacin oficial
nos da pistas sobre la introduccin de nuevas tendencias administrativas, de
la aplicacin de reformas y introduccin de polticas pblicas, y su puesta
en vigencia se da siempre desde la norma jurdica, motivo por el cual su
44
Actualmente, de acuerdo con el Artculo 50 de la Ley 489 de 1998, que precisa la estructura orgnica de un
organismo o entidad administrativa as: 1. Denominacin; 2. Naturaleza jurdica y el consiguiente rgimen
jurdico; 3. Sede; 4. Integracin de su patrimonio; 5. Sealamiento de los rganos superiores de direccin y
administracin y la forma de integracin y de designacin de sus titulares; y 6. Ministerio o el departamento
administrativo al que estarn adscritos o vinculados. Se entiende que la modificacin de dichos aspectos
tcnicos se denomina reestructuracin orgnica, de la que casi siempre se deriva la elaboracin de un
nuevo organigrama, junto con la agregacin o supresin de funciones.
107
Segunda parte
Liquidacin:
En los casos que aplica para entidades cuya vigencia ha concluido, la
liquidacin determina la fecha extrema final de existencia de una entidad,
y su disolucin debe ser establecida desde lo legal, por lo que es necesario
ubicar la norma jurdica que da fin al ciclo vital de una institucin.
Actualmente, el Artculo 52 de la Ley 489 de 1998, determina que, en
cuanto la supresin, disolucin y liquidacin de entidades u organismos
administrativos nacionales el Presidente de la Repblica podr suprimir
o disponer la disolucin y la consiguiente liquidacin de entidades y
organismos administrativos del orden nacional previstos en el Artculo 38
de esta ley cuando:
1. Los objetivos sealados al organismo o entidad en el acto de creacin
hayan perdido su razn de ser.
2. Los objetivos y funciones a cargo de la entidad sean transferidos a otros
organismos nacionales o a las entidades del orden territorial.
3. Las evaluaciones de la gestin administrativa efectuadas por el Gobierno
Nacional aconsejen la supresin o transferencia de funciones a otra
entidad.
4. As se concluya por la utilizacin de los indicadores de gestin y de
eficiencia que emplean los organismos de control y los resultados por
ellos obtenidos cada ao.
5. Exista duplicidad de objetivos y/o de funciones esenciales con otra u
otras entidades.
6. Siempre que como consecuencia de la descentralizacin o
desconcentracin de un servicio la entidad pierda la respectiva
competencia.
109
Para entender mejor este tipo de fuentes, cuya consulta obedece al grado de
complejidad que se le quiera imprimir al trabajo de investigacin (alcance y
contenido), lo que determina la ubicacin y consulta de informacin, teniendo
en cuenta que las fuentes institucionales no se encuentran en los peridico
oficiales, sino que por lo general se conservan en los centros de documentacin
de las propias entidades, o en los archivos centrales e histricos de las mismas;
hemos clasificado las fuentes institucionales de la siguiente forma: en primer
lugar, la memoria institucional, compilacin de otras fuentes escritas
diferentes a las normas jurdicas; en segundo lugar, las fuentes misionales,
cuya informacin est soportada en documentos de archivo de la entidad; y
las entrevistas a funcionarios con trayectoria en la entidad. Veamos cada uno
de estos tipos de fuentes institucionales a continuacin:
Segunda parte
Publicaciones conmemorativas:
Generalmente cuando se cumplen aniversarios de creacin o se quiere
celebrar hitos importantes de la entidad, se editan publicaciones
conmemorativas de tirajes no muy amplios, que buscan publicitar la
identidad de la institucin y exponer sus principales logros. Aunque
tcnicamente las publicaciones conmemorativas no son historias
institucionales (no recogen la totalidad de los organigramas, ni realizan
una recopilacin exhaustiva y pormenorizada de normatividad), los datos
que contienen son interesantes por una razn: ofrecen la imagen que de s
misma tiene la entidad, y que a travs de sus funcionarios, quiere reflejar
hacia la sociedad presente y del futuro.
Publicaciones de divulgacin:
Por lo general son boletines, folletos, la mayora de las veces de consumo
interno, dirigidos a sus empleados, funcionarios o servidores, en los cuales
se divulga informacin puntual de cambios de sede, reformas de logos,
anuncios publicitarios, participacin de nuevas normas de conducta
interna, aspectos laborales, creacin de grupos, invitacin a tomar cursos
de capacitacin, entre otros. Tambin se encuentran publicaciones de
divulgacin externa, dirigidos a los usuarios de la entidad segn el servicio
que esta preste, con el fin de anunciar horarios de atencin, ampliacin
de servicios, modificacin de cobertura, agilizacin de trmites, entre
otros. Para la historia institucional resultan de gran utilidad, sobre todo
si se pretende resaltar la forma como se relaciona la entidad hacia afuera,
desde el comportamiento laboral interno, o si se quiere indagar sobre el
desarrollo de la divulgacin y capacitacin institucional al interior de la
entidad.
Pginas Web oficiales:
En esta herramienta de obligada consulta, se encontrarn los aspectos ms
relevantes que gestiona la entidad dirigidos a la atencin de sus usuarios.
Adems, la pgina oficial de internet de la entidad objeto de estudio, se
convierte en obligada referencia para conocer la imagen que de s misma
quiere proyectar la entidad hacia afuera, al tiempo que permite identificar,
mediante los enlaces, las relaciones interinstitucionales que establece
con otras entidades, sea de dependencia, apoyo, direccin o consulta.
En las pginas Web oficiales se arrojan datos como: planes estratgicos,
descripcin general de la entidad, misin y visin, objetivos institucionales,
organigrama vigente, manuales de funciones, directorio de funcionarios,
resea histrica, entidades del sector al que pertenece, funciones de la
entidad, gestin institucional, portafolio de servicios, contratacin, noticias,
publicaciones, formatos, normatividad, entre otros aspectos valiosos para
ser tenidos en cuenta en una historia institucional.
112
Segunda parte
Segunda parte
8.2.3 Entrevistas
Otra fuente institucional de primera mano resulta, de la realizacin
de entrevistas con funcionarios o empleados de la entidad objeto de estudio,
con mayor trayectoria y experiencia al interior de la entidad, preferiblemente
relacionados con dependencias misionales de la misma. La entrevista es una
tcnica compleja dentro de las ciencias sociales para obtener informacin,
y su utilizacin, poco explorada dentro de una historia institucional, debe
hacerse preferiblemente focalizada a unos pocos entrevistados, y haciendo
uso de un tipo de entrevista estructurada a partir de un cuestionario corto y
muy preciso, con el fin de facilitar el proceso de informacin, simplificar el
anlisis comparativo y obtener uniformidad en la informacin obtenida.
El cuestionario debe apuntar a indagar sobre cuestiones muy puntuales,
que aporten elementos de juicio que desde la normatividad o las otras
fuentes institucionales no se detecten, como: el clima laboral, el rgimen
administrativo, la adopcin vivencial de nuevas funciones por parte de los
empleados, la creacin de grupos que no aparezcan en los organigramas,
dificultades o taras ms perjudiciales de la vida institucional interna, aspectos
del pasado de la entidad relevantes para los entrevistados, maneras de
procesar anteriormente la informacin, al igual que el manejo de los archivos,
entre otros posibles cuestionamientos. Ms que una encuesta, se trata de
una entrevista testimonial, que busca recopilar datos institucionales que en
otras fuentes ya descritas no se observen, con el fin de conocer an ms la
entidad desde la perspectiva vivencial por parte de quienes la integraron,
trascendiendo el dato fro de unas normas o documentos escritos. As, la
entrevista busca profundizar en la vida humana y social de la entidad, pues
115
116
Ver: Jerzy Topolsky, Metodologa de la historia. Madrid: Ediciones Ctedra, 1992. Sobre el concepto
general de fuente histrica y el intento de solucin al problema de clasificacin de las fuentes, pp., 300
303.
Segunda parte
117
Segunda parte
119
Segunda parte
Estructura
La metodologa del trabajo de investigacin en historia institucional que
propone esta gua, tiene como objetivo en este punto plantear una columna
vertebral alrededor de la cual se puedan articular los diversos elementos y
campos que comprende una historia institucional, con el fin de facilitar la
exposicin de la recopilacin de informacin, en cuanto la consulta de fuentes
legales, institucionales y secundarias. A este aspecto hacemos referencia con la
indicacin de estructura, que como columna vertebral integra la gran cantidad
de informacin recopilada, y permite exponer el anlisis efectuado sobre la
misma.
En esta etapa de la investigacin, una vez compilada la informacin, se
debe entrar de lleno en su anlisis, y la capacidad de sintetizar los mltiples
aspectos que arroja la compilacin de los documentos (operacin que incluye
su ubicacin, recopilacin, clasificacin y ordenacin), integra una operacin
de tipo intelectual que responde, no solo a la capacidad individual del
investigador, sino adems, al juicio metodolgico y ordenado con base en el
cual haya conducido la lectura de la documentacin a sus mayores frutos.
Esta operacin de anlisis de la informacin se integra, con base en la
identificacin y aplicacin de tres componentes claves de una historia
institucional, a saber: la periodizacin, los organigramas y los cuadros de
clasificacin; estrategias e instrumentos que posibilitan ubicar las lgicas de
relacin entre la ingente masa documental, articular entre s la normatividad
de acuerdo a unos perodos institucionales establecidos, y no perder de vista
el problema de investigacin planteado en el anteproyecto y plan de trabajo.
A continuacin se describirn cada uno de estos componentes.
8.4 Periodizacin
El concepto de periodizacin (definido en la primara parte terica
de esta gua), durante el proceso metodolgico de investigacin de historia
121
Segunda parte
Segunda parte
8.5 Organigramas
Definidos conceptualmente en la primera parte terica de esta gua,
en general como grficos que representan el esquema de una organizacin
compleja, en este caso la estructura orgnica de una institucin poltica,
donde figuran a la vez sus diversas dependencias y relaciones jerrquicas;
corresponde en este punto de la estructura metodolgica de investigacin,
describir las diferentes vas a travs de las cuales se puede llegar a la obtencin
de los organigramas, definiendo su diagramacin de la manera ms fiel posible.
Aun cuando no todas las entidades necesariamente poseen organigramas (al
respecto ver la primera parte de la gua), la mayora de stas si los necesitan,
para su administracin y por el tipo de estructura compleja, puesto que los
organigramas facilitan la gestin administrativa, entender las funciones y los
procedimientos administrativos con base en los que se pretenden conseguir los
fines de la entidad. Desde esta perspectiva, los organigramas son documentos de
125
126
Al respecto ver: Diego Younes Moreno, Reformas del Estado y de la administracin pblica en el siglo XX:
cien aos de pensamiento poltico y administrativo en Colombia. Bogot: Escuela Superior de Administracin
Pblica-ESAP, 1998. Y del mismo autor: Panorama de las reformas del Estado y de la administracin
pblica. Bogot: Centro Editorial Universidad del Rosario, 2004. Sobre los grandes cambios institucionales
de la reforma constitucional de 1968: pp, 92 102.
Segunda parte
Segunda parte
Segunda parte
Segunda parte
Para el archivista se trata de una gua que le sirve para identificar correctamente
los documentos, teniendo en cuenta que este esquema refleja la jerarquizacin
y clasificacin dada a la documentacin producida por una institucin. En ste
se registran jerrquicamente las secciones, sub secciones, las series y sub series
documentales. De modo tal que el archivista slo tenga que seguir la jerarqua
y relacin entre los documentos, segn la identidad, la oficina productora y la
serie documental48.
Para la metodologa de investigacin que propone esta gua, al ser el cuadro
de clasificacin la representacin simblica del fondo de una entidad,
funge al mismo tiempo como valor agregado al organigrama, al utilizar la
estructura administrativa para -de forma escalonada dentro de un cuadroponer en relacin cada una de las dependencias que integran la institucin
dentro de un perodo institucional especfico, con los documentos de archivo
que ha producido, como resultado de unas actividades en cumplimiento de
unas funciones. Aqu se tiene en cuenta lo anotado en la primera parte de la
gua, respecto a que el archivo para una entidad, es la materializacin de sus
actividades administrativas en testimonios documentales.
Con este ltimo instrumento aplicado en la investigacin y anlisis histrico,
no slo se aporta una estrategia ms para la recopilacin, organizacin y
anlisis de la informacin analizada, sino que adems se contribuye en la
prctica, a clasificar el archivo de la institucin, al tiempo que se llega a un
nivel profundo en trminos de establecer la administracin interna de la
entidad objeto de estudio. (Como ejemplo ver Anexo 15, p. 179, donde se
ilustra un organigrama en relacin con un cuadro de clasificacin).
48
El cuadro de clasificacin es el instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las
atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta
en las estructuras y jerarquas administrativas de la institucin con base en el organigrama funcional de
la misma. La organizacin de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y
subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior,
respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene
y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona fsica o moral
que cre los documentos. En: http://www.organizarlosarchivos.com/index.php/cuadro-de-clasificacion.
html
133
Segunda parte
8.7 Redaccin
Segn el diccionario (DRAE, 2001) la sntesis se define como la
composicin de un todo por la reunin de sus partes, en el caso de la historia
institucional consiste en reunir todos los pasos metodolgicos de investigacin
empleados para analizar la historia institucional de una entidad, desde un
enfoque jurdico y administrativo, logrando la unin de todos sus elementos
en un slo complejo ordenado. Sintetizar, resumir, condensar en un informe
escrito la idea general que se quiere transmitir, referente a la evolucin
orgnico - funcional de una institucin poltica del Estado.
136
Segunda parte
8.8 Anexos
La presentacin final del trabajo de investigacin de historia institucional
encuentra en los anexos un instrumento que le imprime valor agregado a la
informacin recopilada, posibilita la consulta puntual de datos especficos sin
pasar por la lectura integral del texto, y ubica con precisin la cita de las fuentes,
permite tambin reunir datos dispersos durante todo el informe, al tiempo que
enriquece el cuerpo principal del trabajo al establecer enlaces entre ste y
los anexos. En este sentido, los anexos deben servir de complemento para el
anlisis, como ejemplo para ilustrar afirmaciones o definiciones conceptuales,
de acompaamiento para que la lectura del texto final sea ms digerible, y
adems, debe servir de contrapunteo entre lo que se afirma, las fuentes y lo
que se ilustra.
En definitiva, los anexos adjuntos al cuerpo del texto principal fungen como
complemento al anlisis histrico empleado en el trabajo de investigacin y,
por lo tanto, deben evitar la repeticin de informacin aportada en el texto
principal, para evitar confusiones y redundancias innecesarias. Con estos
presupuestos, los anexos ms frecuentes y tiles (ms no los nicos posibles)
para la presentacin de una historia institucional, son:
Listados de normatividad recopilada:
De todo el cuerpo jurdico consultado y objeto de anlisis durante
la investigacin, en especial el directamente relacionado con la
entidad objeto de estudio, en atencin a todas las modalidades de
cambio que desde la norma se generan al interior de una institucin.
138
Segunda parte
139
3
TERCERA PARTE
CONCLUSIONES
de los mismos, sino que adems funge como elemento clave que cualifica
los archivos: los valora en su verdadera dimensin histrica, potencializa los
documentos como fuentes de informacin y eleva la misin de los archivos
como portadores de las decisiones de Estado; de igual manera, evidencia
material de la actuacin del poder. En consecuencia, aplica tanto para entidades
dentro del marco del Estado monrquico absolutista implementado en Espaa
y replicado en Amrica (Nueva Granada) como para el Estado republicano que
adopt nuestro pas como nacin independiente (Colombia).
En un primer nivel de alcance y contenido de una historia institucional se
encuentra la oferta de contexto administrativo con la que se gestionan los
documentos producidos por la entidad durante el transcurso del tiempo en
que sta ejerci su misin, en cumplimiento de sus funciones, modelando sus
estructuras orgnicas. El contexto histrico sirve para organizar los archivos
pblicos desde el enfoque orgnico funcional.
Con la recuperacin de la memoria institucional se contribuye a sacar de la
oscuridad o desconocimiento, ingentes masas documentales que custodian
las entidades pero sin los requisitos tcnicos mnimos de conservacin y
organizacin, y que por falta de decisin poltica, presupuesto, o aplicacin
correcta del mtodo, pierden su potencialidad como documentos de archivo
que requieren ser valorados con el fin de identificar sus propiedades histricas
y convertirse en nuevas fuentes para el conocimiento historiogrfico. La
valoracin documental es otro aporte directo que provee la historia institucional
en el marco de la archivstica, proceso que en su culminacin termina por
cualificar un archivo y asegura la conservacin del patrimonio documental
el pas, enriquecindolo con el conocimiento histrico de las entidades,
desaparecidas o an vigentes, que en suma les ha dado origen.
Tercera parte
146
*
GLOSARIO
49
49
A
Acto administrativo: desde el punto de vista formal, acto administrativo es
aquel acto jurdico que emana de un agente administrativo que acta en
funcin administrativa.
Acto jurdico: son manifestaciones de voluntad humana o estatal, con carcter
decisorio, jurdicamente relevantes. Segn la funcin estatal ejercida, los actos
jurdicos pblicos son de naturaleza legislativa (de contenido legislativo: las
leyes), jurisdiccional (las sentencias), o administrativa (si estn dirigidos a
ejecutar la Constitucin y la ley).
Acto legislativo: de acuerdo con la legislacin colombiana, un acto legislativo
es una norma expedida por el Congreso de la Repblica, que tiene por
objeto, modificar, reformar, adicionar o derogar los textos constitucionales. Se
denomina tambin como Acto reformatorio de la Constitucin.
Acuerdo: acto administrativo dictado por la corporacin administrativa
municipal o distrital llamada Concejo, mediante el cual se toman decisiones
con alcance local, atinentes a este nivel administrativo. Como todo acto
administrativo, es una manifestacin de voluntad de carcter unilateral
creadora de situaciones jurdicas especiales.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin
pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin
se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo central: unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto
de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
149
C
Cartas Reales: decisiones tomadas por el rey que asuman una forma epistolar
mediante la cual los reyes contestaban las consultas hechas por las autoridades
y a veces les indicaban la resolucin tomada.
Catlogo: instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados
de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
Cdulas: normas adoptas por el Consejo de Indias bajo el Estado monrquico,
de oficio y de parte, de registro de gracias y nombramientos.
150
Glosario
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan
los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su
conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo
permanente.
Circular: se entiende como una comunicacin interna expedida por una
autoridad superior (jefe, director, secretario general) para dar a conocer la
interpretacin de alguna disposicin administrativa de carcter especfico
y normativo, de observacin obligatoria. Tambin es el escrito que se
emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias o a
numerosas personas, a quienes interesa por igual.
Clasificacin: Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento
segn un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser: clasificacin
de fondos en el interior de un depsito de archivo, clasificacin de piezas
en el interior de un fondo, clasificacin de documentos individuales en el
interior de una pieza.
Clasificacin documental: labor intelectual mediante la cual se identifica y
establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo,
seccin y sub seccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de
la entidad.
Cdigo: conjunto de leyes o normas sobre una materia determinada.
Considerado una ley de contenido homogneo por razn de la materia
(Derecho civil, penal, mercantil, procesal) que, de forma sistemtica
y articulada, expresa en un lenguaje preciso, la regulacin de todos los
problemas relacionados con ella.
Constitucin: o Ley Constitucional, es un texto jurdico superior a todos
los dems, que se derivan de l y gracias a l poseen validez. Los actos
administrativos solo son vlidos si se adecan a las leyes, y stas slo son
vlidas si se adecan a la Constitucin, como norma jurdica fundamental
o ley de leyes. Las constituciones comprenden: las declaraciones de
derechos y deberes, la organizacin de los poderes pblicos y la estructura
fundamental el Estado. La Constitucin ocupa la cima de la jerarqua de
las normas jurdicas, en el sentido en que todos los dems textos (leyes,
decretos, rdenes ministeriales), deben espetarla so pena de su nulidad.
Consultas: elemento clave de la resolucin real y del buen gobierno.
Dedicados a los asuntos de mximo inters, tanto en pocas de paz como
de guerra. Resueltas por los consejeros, bajo la supervisin y revisin del
monarca.
151
D
Decreto: acto administrativo emanado habitualmente del Poder Ejecutivo;
corresponde a un acto de la administracin pbica que busca crear situaciones
jurdicas, a partir de una manifestacin de voluntad unilateral. Posee un
contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerrquicamente
inferior a las leyes. Tambin expiden decretos las autoridades polticas locales
(gobernadores y alcaldes).
Derecho: regla de conducta social obligatoria. Factor de regulacin de
la conducta humana. Sistema de normas y principios que tienen como
fundamento la regulacin armnica de la sociedad, de manera coercitiva, as
como la proteccin y garanta de los deberes y facultades de la persona.
Derecho Administrativo: rama del derecho que tiene por objeto y materia lo
concerniente al rgimen jurdico de la Administracin Pblica y de la funcin
administrativa que cumple. En un concepto ms amplio, no slo estudia los
rganos tpicamente administrativos, sino tambin las funciones administrativas
ejercidas por cualquier otro rgano o poder del Estado, o por los particulares
como forma de participacin en la gestin administrativa.
Derecho Constitucional: rama del derecho pblico cuyo campo de estudio
incluye el anlisis de las leyes fundamentales que definen un Estado. De esta
manera, es materia de estudio todo lo relativo a la forma y estructura del de
Estado, forma de gobierno, derechos fundamentales y la regulacin de los
poderes pblicos, incluyendo tanto las relaciones entre poderes pblicos,
como las relaciones entre stos y los ciudadanos.
Descripcin archivstica: representacin precisa de una unidad de descripcin
y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilacin,
cotejo, anlisis y organizacin de toda aquella informacin que sirva para
identificar, gestionar y localizar la documentacin, explicar su contenido y
el contexto de su produccin. Este trmino tambin designa el resultado del
proceso (archival description).
152
Glosario
E
Estado: asociacin de dominacin obligatoria y consensual. Organizacin
poltica de un determinado grupo social asentado establemente en un territorio
determinado. Aparato que detenta el monopolio legtimo de la fuerza fsica
dentro de un territorio y que define cmo ser organizado y utilizado el poder.
El Estado es un concepto poltico que se refiere a una forma de organizacin
social soberana y coercitiva, formada por un conjunto de instituciones que
poseen la autoridad y potestad para establecer las normas que regulan una
sociedad, teniendo soberana interna y externa sobre un territorio determinado.
Estado de Derecho: se caracteriza porque todo lo somete a la ley, en donde
sus autoridades se rigen, permanecen y estn sometidas a un derecho vigente
en lo que se conoce como un Estado de Derecho formal. Formado por dos
componentes: Estado (como forma de organizacin poltica), y Derecho (como
conjunto de las normas que rigen el funcionamiento de la sociedad), en donde
el poder del Estado se encuentra limitado por el derecho. Surge por oposicin
al Estado absolutista monrquico, donde el rey se encontraba por encima de
todos los ciudadanos y poda ordenar y mandar sin ningn otro poder que le
153
F
Fondo: conjunto de los documentos de un archivo. Totalidad de las series
documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto
de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin
o persona.
Fondo acumulado: se entiende por fondo acumulado el conjunto de
documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin archivstica, ni las
mnimas condiciones de conservacin y sin la posibilidad de ser fuente de
informacin y consulta.
Funcin: cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a
una institucin por la legislacin, poltica o mandato. Las funciones pueden
dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas como sub funciones,
procesos, actividades, tareas o acciones (function).
H
Historia institucional: tiene como objeto de estudio el anlisis estructural,
funcional, normativo e histrico de las organizaciones de las administraciones
pblicas, las diversas instancias o unidades administrativas que en su conjunto
conforman el Estado. Por lo tanto, es el anlisis histrico de las instituciones
que integran la organizacin administrativa del Estado (tanto en su conjunto
154
Glosario
como en las partes y rganos que lo integran), desde el orden jurdico que las
fundamenta. El estudio de la historia institucional se ocupa por comprender a
las instituciones polticas en su funcin administrativa, estructura, evolucin
histrica y en su proceso de accin o intervencin en la sociedad. Su objetivo
es el anlisis de las instituciones en el tiempo, donde el cambio es el objeto
principal de anlisis.
I
Institucin: organizacin o grupo de personas, identificados por un nombre
propio y que actan o pueden actuar como una entidad; puede incluir a
una sola persona que acte como persona jurdica (corporate body). Para
la archivstica, es un sujeto productor de documentos. Para el derecho, se
constituye en un conjunto de normas jurdicas relativas al mismo objeto y
a las mismas funciones, que constituyen un todo coordinado. Conjunto de
las formas o estructuras fundamentales de organizacin social, tal como son
establecidas por la ley o la costumbre de un grupo humano. Constelacin de
normas y sistemas de roles. Sistema de normas para alcanzar un fin.
Institucin con fondos de archivo: una organizacin que custodia y preserva
documentos de archivo y los hace accesibles al pblico (institution with
archival holdings).
J
Jurisprudencia: conjunto de principios y doctrinas contenidas en las decisiones
de los tribunales, que de manera acumulativa devienen en juicios reiterados
sobre hechos similares, creando derecho y fundamentando antecedentes para
la toma de decisiones jurdicas. Tambin se adopta para designar a la ciencia
del derecho en su conjunto o a la teora del orden jurdico positivo.
L
Legislacin archivstica: es el conjunto de normas que oficializan la
conservacin, el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en un
pas.
Ley: disposicin de derecho formulada por escrito por el poder pblico. Norma
escrita de naturaleza jurdica dictada por un rgano preciso del poder pblico
especialmente creado para esto: el legislador. Manifestacin escrita, deliberada
y consciente de la voluntad del Estado, C.C.C., Art. 4. Es una declaracin de
la voluntad soberana manifestada en la forma prevenida en la Constitucin
Nacional. El carcter de ley es mandar, prohibir, permitir, castigar. Leyes: en
155
M
Mandamientos: disposiciones legales proferidas por el Consejo de Indias en
poca del Estado monrquico hispnico, equivalentes a las cdulas de los
virreyes, presidentes y gobernadores.
O
Ordenacin: operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto,
relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida
de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos
o las unidades archivsticas dentro de las series.
Ordenacin documental: ubicacin fsica de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
Ordenanza: acto administrativo de la corporacin administrativa en el nivel
departamental. Las ordenanzas -en nuestra estructura jurdica- son expedidas por
las Asambleas Departamentales (corporacin pblica, poltico-administrativa,
de eleccin popular, goza de autonoma administrativa y presupuesto propio),
se caracterizan por estar subordinadas a la ley y rigen en todo el territorio del
Departamento respectivo.
Organigrama: representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de
organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas
que conforman una entidad u organismo.
Organizacin de archivos: conjunto de operaciones tcnicas y administrativa
cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con
criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido.
Organizacin de documentos: proceso archivstico que consiste en el desarrollo
de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los
documentos de una entidad.
156
Glosario
R
Reales Cdulas: orden razonada y expedida por el rey de Espaa entre los
siglos XV y XIX. Su contenido resolva algn conflicto de relevancia jurdica,
estableca pautas de conducta legal, creaba instituciones, nombraba algn
cargo real, otorgaba un derecho personal o colectivo, u ordenaba acciones
concretas.
Reales Decretos: disposiciones con fuerza de ley dictadas por el soberano. En
general eran elaborados en las secretaras del despacho y firmados por el rey.
Reales rdenes: disposiciones suscritas por el secretario de despacho por
mandato del Rey.
Registro de Autoridad: forma autorizada del nombre, combinada con otros
elementos informativos que permiten identificar y describir la entidad
mencionada y que pueden tambin remitir a otros registros de autoridad
relacionados (authority record).
157
T
Teora de la organizacin: su principal objeto es la comprensin de las
organizaciones, consideradas como unidades sociales con unos objetivos
particulares, en cuanto a sus pautas de funcionamiento, procesos tcnicos, el
mbito poltico cultural, y sus sistemas de informacin y control.
Tipo documental: unidad documental simple. Clase de documentos que se
distingue por la semejanza en sus caractersticas fsicas y/o intelectuales, como
diarios, libros de actas, resoluciones.
Tipologa documental: estudio de las diferentes clases de documentos que
pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas.
U
Unidad Administrativa: unidad tcnico-operativa de una institucin.
Unidad Documental: unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando
est constituida por un slo documento o compleja cuando la constituyen
varios formando un expediente.
V
Valor primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir,
a los involucrados en el tema o en el asunto.
Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
158
Glosario
159
*
BIBLIOGRAFA
164
Bibliografa
165
Bibliografa
instituciones
polticas
168
*
ANEXOS
ANEXO 1
ISAD (G)
Norma internacional general de descripcin archivstica1
ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIN
1. rea de identificacin
1.1.
Cdigo de referencia
1.2.
Ttulo
1.3.
Fecha (s)
1.4.
Nivel de descripcin
1.5.
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao
o dimensiones)
2. rea de contexto
2.1.
Nombre del o los productores
2.2
Historia institucional / Resea biogrfica
2.3.
Historia archivstica
2.4.
Forma de ingreso
3. rea de contenido y estructura
3.1.
Alcance y contenido (resumen)
3.2.
Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin
3.3
Nuevos ingresos
3.4.
Sistema de organizacin
4. rea de condiciones de acceso y uso
4.1.
Condiciones de acceso
4.2.
Condiciones de reproduccin
4.3.
Lengua / escritura de la documentacin
4.4.
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
4.5.
Instrumentos de descripcin
5. rea de documentacin asociada
5.1.
Existencia y localizacin de los originales
5.2.
Existencia y localizacin de copias
5.3.
Unidades de descripcin relacionadas
5.4.
Nota de publicaciones
6. rea de notas
6.1.
Notas
1
Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, 2
ed. Adoptada por el Comit de Normas de Descripcin. Estocolmo, Suecia, 19 - 22 septiembre de 1999.
Madrid (Espaa): Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, Secretara de Estado de Cultura, 2000.
171
172
Anexos
ANEXO 2
ISAAR (CPF)
Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a
instituciones, personas y familias2
ELEMENTOS DE DESCRIPCIN
5.1 REA DE IDENTIFICACIN
5.1.1 Tipo de entidad
5.1.2 Forma autorizada del nombre
5.1.3 Formas paralelas del nombre
5.1.4 Formas normalizadas del nombre de acuerdo con otras reglas
5.1.5 Otras formas del nombre
5.1.6 Identificador nico para instituciones
5.2 REA DE DESCRIPCIN
5.2.1 Fechas de existencia
5.2.2 Historia
5.2.3 Lugar(es)
5.2.4 Estatuto jurdico
5.2.5 Funciones, ocupaciones y actividades
5.2.6 Atribuciones/Fuente(s) legal(es)
5.2.7 Estructura interna
5.2.8 Contexto general
5.3 REA DE RELACIONES
5.3.1 Nombre/Identificador(es) de la institucin, persona o familia
relacionada
5.3.2 Naturaleza de la relacin
5.3.3 Descripcin de la relacin
5.3.4 Fechas de la relacin
5.4 REA DE CONTROL
5.4.1 Identificador del registro de autoridad
5.4.2 Identificador(es) de la institucin
5.4.3 Reglas y/o convenciones
5.4.4 Estado de elaboracin
5.4.5 Nivel de detalle
5.4.6 Fechas de creacin, revisin o eliminacin
2
Consejo Internacional de Archivos ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados
y Archivsticos Relativos a Entidades, Persona y Familias, 2. ed. Traduccin espaola de ISAAR (CPF)
International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families. Ministerio de
Cultura de Espaa. Madrid, 2004.
173
174
Anexos
ANEXO 3
ISDF
Norma internacional para la descripcin de funciones3
5. ELEMENTOS DE UNA DESCRIPCIN DE FUNCIN
5.1 REA DE IDENTIFICACIN
5.1.1 Tipo
5.1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre
5.1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre
5.1.4 Otra(s) forma(s) del nombre
5.1.5 Clasificacin
5.2 REA DE CONTEXTO
5.2.1 Fechas
5.2.2 Descripcin
5.2.3 Historia
5.2.4 Legislacin
5.3 REA DE RELACIONES
5.3.1 Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la funcin
relacionada
5.3.2 Tipo
5.3.3 Categora de la relacin
5.3.4 Descripcin de la relacin
5.3.5 Fechas de la relacin
5.4 REA DE CONTROL
5.4.1 Identificador de la descripcin de funcin
5.4.2 Identificador(es) de institucin(es)
5.4.3 Reglas y/o convenciones utilizadas
5.4.4 Estado de elaboracin
5.4.5 Nivel de detalle
5.4.6 Fechas de creacin, revisin o eliminacin
5.4.7 Lengua(s) y escritura(s)
5.4.8 Fuentes
5.4.9 Notas de mantenimiento
3
Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales, Consejo Internacional de Archivos ISDF. Norma
Internacional para la Descripcin de Funciones, 1 ed. Traduccin espaola de ISDF International Standard
for Describing Functions. Dresde, Alemania: Ministerio de Cultura de Espaa, Madrid, 2-4 mayo del 2007.
175
176
Anexos
ANEXO 4
ISDIAH
Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de
archivo4
5. ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIN
5.1 REA DE IDENTIFICACIN
5.1.1 Identificador
5.1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre
5.1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre
5.1.4 Otra(s) forma(s) del nombre
5.1.5 Tipo de institucin que conserva los fondos de archivo
5.2 REA DE CONTACTO
5.2.1 Localizacin y direccin(es)
5.2.2 Telfono, fax, correo electrnico
5.2.3 Personas de contacto
5.3 REA DE DESCRIPCIN
5.3.1 Historia de la institucin que custodia los fondos de archivo
5.3.2 Contexto cultural y geogrfico
5.3.3 Atribuciones/Fuentes legales
5.3.4 Estructura administrativa
5.3.5 Gestin de documentos y poltica de ingresos
5.3.6 Edificio(s)
5.3.7 Fondos y otras colecciones custodiadas
5.3.8 Instrumentos de descripcin, guas y publicaciones
5.4 REA DE ACCESO
5.4.1 Horarios de apertura
5.4.2 Condiciones y requisitos para el uso y el acceso
5.4.3 Accesibilidad
5.5 REA DE SERVICIOS
5.5.1 Servicios de ayuda a la investigacin
5.5.2 Servicios de reproduccin
5.5.3 Espacios pblicos
Consejo Internacional de Archivos ISDIAH. Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian
Fondos de Archivos. Traduccin espaola de ISDIAH International Standard for Describing Institutions with
Archival Holdings. Adoptada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas Londres, Reino Unido, 10-11
marzo 2008. Madrid: Ministerio de Cultura de Espaa, 1a Edicin, 2008.
177
178
Anexos
ANEXO 5
MATRIZ METODOLGICA DE HISTORIA INSTITUCIONAL
Anteproyecto de investigacin (plan de trabajo)
ACOPIO DE INFORMACIN
1. Fuentes primarias
1.1 Fuentes legales
Fuentes Legales en el Estado
Monrquico Hispnico
(Nueva Granada)
Peridicos oficiales
Gaceta Constitucional
Gaceta del Congreso
Gacetas departamentales
Gaceta Distrital
Libros de leyes, ordenanzas,
acuerdos
Compilaciones jurdicas
Codificacin nacional
Historia de las leyes
Provisiones reales
Reales cdulas
Cartas reales
Pragmticas sanciones
Reales rdenes
Reales decretos
Cdulas
Consultas
Decretos
Mandamientos
Legislacin en el Estado
Republicano
Constitucin
Leyes
Decretos
Ordenanzas
Acuerdos
Resoluciones
Circulares
179
180
Anexos
5. Organigramas
Recopilacin
Levantamiento
Reconstruccin por inferencia
Diseo y diagramacin
6. Cuadros de Clasificacin
REDACCIN Y PRESENTACIN FINAL
7. Sntesis
8. Anexos
181
Anexos
ANEXO 6
183
Anexos
ANEXO 7
HISTORIA DE COLOMBIA POR ETAPAS HISTRICAS
I.
poca precolombina
a.
Poblamiento
b.
Perodo formativo
II.
poca hispnica
a.
La Conquista
b.
Formacin de la Colonia
c.
La Presidencia del Nuevo Reino de Granada
d.
El Virreinato de la Nueva Granada
III.
poca de la independencia
a.
Gritos independentistas (1809-1812)
b.
La Patria Boba (1810-1816)
c.
La Reconquista (1815-1819)
d.
La Independencia (1817-1824)
IV.
V.
Siglo XX en Colombia
a.
Despertar del Siglo XX (1899-1910)
b.
La Hegemona Conservadora (1910-1930)
c.
La Repblica Liberal (1930-1946)
d.
El medio siglo (1946-1958)
e.
El Frente Nacional (1958-1974)
f.
Historia post-Frente Nacional (1974-2002)
VI.
185
Anexos
ANEXO 8
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
PERIODIZACIN 1886 2006
188
Anexos
ANEXO 9
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
LISTADO DE ESTRUCTURAS 1886 2006
1886 - 1914:
Seccin 1
Seccin 2
Seccin 3
Seccin 4
Seccin 5
1914 - 1968
Gabinete del Ministro
Secretara
Seccin de Presupuesto y Contabilidad
Seccin de Biblioteca y Archivo
Seccin de Crdito Pblico
Seccin Jurdica
Jefatura de Rentas e Impuestos Nacionales
Jefatura
Seccin 1
Seccin 2
Seccin 3
Seccin 4
Instituto Geogrfico Militar y Catastral
Seccin de Aduanas
Cuerpos de Polica Fiscal
Administraciones de Hacienda Nacional
Oficina de Ventas
Tesorera General de la Repblica
189
1968 - 1992
0. Gabinete
Oficinas
Secciones
Comisiones
1. Direccin General de Impuestos Nacionales
Subdirecciones
Divisiones
Secciones
Grupos
2. Direccin General de Aduanas
Subdirecciones
Divisiones
Secciones
Grupos
3. Direccin General de Servicios Administrativos
Subdirecciones
Divisiones
Secciones
Grupos
4. Direccin General de Presupuesto
Subdirecciones
Divisiones
Secciones
Grupos
5. Direccin General de Crdito Pblico
Subdirecciones
Divisiones
Secciones
Grupos
6. Direccin General de Tesorera
Subdirecciones
Divisiones
Secciones
Grupos
190
Anexos
1992 - 2006
0. Despacho del Ministro
Oficinas
Comits
0.1 Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional
Subdirecciones
0.2 Direccin General de Apoyo Fiscal
Subdirecciones
0.3 Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional
Subdirecciones
1. Despacho del Viceministro General
Oficinas
2. Despacho del Viceministro Tcnico
2.1 Direccin General de Poltica Macroeconmica
2.2 Direccin General de Regulacin Financiera
2.3 Direccin General de Regulacin Econmica de la Seguridad
Social
3. Secretara General
3.1 Direccin Administrativa
3.1.1 Subdirecciones
3.2 Direccin de Tecnologa
3.2.1 Subdirecciones
191
Dependencia
que cumple la
funcin*
Secretario de
Hacienda
Junta Consultiva de
Hacienda
Departamento de
Valorizacin
Departamento de
Catastro
Nombre Actaul
de la Entidad
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
1926
Ley 72 (Noviembre
29) del Congreso
de Colombia, sobre
facultades al Municipio
de Bogot
Acuerdo 31 (Noviembre
21) de Concejo de
1938
Bogot. Se crea la Junta
Consultiva de Hacienda
Ao
Soporte Funcin*
Departamento
de Catastro
1952
Junta Distrital
de Hacienda
Secretario de
Hacienda
Dependencia
unificada
La Seccin de Valorizacin de la
Secretara de Hacienda se denominar
Departamento de Valorizacin.
Funciones
CUADRO DE EVOLUCIN ORGNICO FUNCIONAL SECRETARA DISTRITAL DE HACIENDA DE BOGOT 1926 - 2006
Anexos
ANEXO 10
193
Departamento de
Adquisiciones de
Inmuebles
Seccin de
Personal del
Municipio de
Bogot
Seccin de
Contabilidad y
Presupuestos
Departamento de
Valorizacin del
Distrito Especial
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
194
1952
Seccin de
Contabilidad y
Presupuestos
1952
Seccin de
Personal del
Municipio de
Bogot
Departamento
de Adquisicin
de Inmuebles
1952
Departamento de
Valorizacin del
Distrito Especial
Secretario de
Hacienda
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
Secretara
Distrital de
Hacienda de
Bogot
Secretario de
Hacienda
Anexos
195
Anexos
ANEXO 11
DECRETO 545 DE 2006
(Diciembre 29)
Por el cual se adopta la estructura interna y funcional de la Secretara
Distrital de Hacienda y se dictan otras disposiciones
CAPITULO II
ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS
ARTCULO 3o. ESTRUCTURA. LA SECRETARA DISTRITAL DE HACIENDA
tendr la siguiente estructura:
SECRETARA DISTRITAL DE HACIENDA
1. Despacho del Secretario de Hacienda
1.1. Oficina de Anlisis y Control de Riesgo
1.2. Oficina Asesora de Planeacin
1.3. Oficina de Banca Multilateral y Cooperacin
1.4. Oficina de Control Interno Disciplinario
SUBSECRETARA DE HACIENDA
2. Despacho del Subsecretario de Hacienda
2.1. Subdireccin de Proyectos Especiales
DIRECCIN DE ESTADSTICAS Y ESTUDIOS FISCALES
3. Despacho del Director de Estadsticas y Estudios Fiscales
3.1. Subdireccin de Anlisis Fiscal
3.2. Subdireccin de Anlisis Sectorial
DIRECCIN DE SISTEMAS E INFORMTICA
4. Despacho del Director de Sistemas e Informtica
4.1. Subdireccin de Infraestructura Tecnolgica
4.2. Subdireccin de Ingeniera de Software
4.3. Subdireccin de Gestin de Conectividad
4.4. Subdireccin de Servicios y Atencin al Usuario
DIRECCIN DE GESTIN CORPORATIVA
5. Despacho del Director de Gestin Corporativa
5.1. Subdireccin Administrativa
5.2. Subdireccin Financiera
5.3. Subdireccin del Talento Humano
5.4. Oficina de Correspondencia, Quejas y Soluciones.
197
DIRECCIN JURDICA
6. Despacho del Director Jurdico
6.1. Subdireccin de Asuntos Contractuales
6.2. Subdireccin Jurdica de Hacienda
6.3. Subdireccin de Gestin Judicial
DIRECCIN DISTRITAL DE IMPUESTOS
7. Despacho del Director Distrital de Impuestos
7.1. Oficina de Servicio al Contribuyente
7.2. Subdireccin Jurdico Tributaria
7.2.1. Oficina de Recursos Tributarios
7.3. Subdireccin de Impuestos a la Propiedad
7.3.1. Oficina de Fiscalizacin
7.3.2. Oficina de Liquidacin
7.3.3. Oficina de Cobro
7.4. Subdireccin de Impuestos a la Produccin y al Consumo
7.4.1. Oficina de Fiscalizacin
7.4.2. Oficina de Liquidacin
7.4.3. Oficina de Cobro
7.5. Subdireccin de Gestin del Sistema Tributario
7.5.1. Oficina de Cuentas Corrientes
7.5.2. Oficina Control Agentes de Recepcin y Recaudo
7.5.3. Oficina de la Informacin Tributaria
DIRECCIN DISTRITAL DE PRESUPUESTO
8. Despacho del Director Distrital de Presupuesto
8.1. Subdireccin de Competitividad y Gobierno
8.2. Subdireccin de Desarrollo Social
8.3. Subdireccin de Finanzas Distritales
8.4. Subdireccin de Anlisis, Ingreso y Sostenibilidad
DIRECCIN DISTRITAL DE TESORERA
9. Despacho del Tesorero Distrital
9.1. Oficina de Ejecuciones Fiscales.
9.2. Subdireccin de Planeacin Financiera e Inversiones
9.2.1. Oficina de Planeacin Financiera
9.2.2. Oficina de Inversiones
9.3. Subdireccin de Operacin Bancaria
9.3.1. Oficina de Pagadura
DIRECCIN DISTRITAL DE CONTABILIDAD
10. Despacho del Director Distrital de Contabilidad
10.1. Subdireccin de Gestin Contable de Hacienda
10.2. Subdireccin de Consolidacin, Gestin e Investigacin
198
Anexos
199
Anexos
ANEXO 12
201
Anexos
203
OFICINA DE ORDENACIONES
Esta oficina se incluye en el organigrama debido a que el mismo Decreto
106 de 1927, deja abierto el margen para adscribir cualquier negocio
que tuviera relacin con Hacienda, de los mencionados asuntos que le
correspondan a la Secretara. Adems, fue identificada directamente
dentro de la estructura de la entidad, mediante el Acuerdo 23 de 1929 que
la suprime, y sus asuntos se trasladan al Departamento de la Contralora
Municipal, dependencia que a su vez fue creada mediante el mismo
acto administrativo, como oficina auxiliar de la Secretara de Hacienda
durante un ao, tras el cual se convirti en una entidad autnoma de la
administracin municipal.
TESORERA MUNICIPAL
Reorganizacin: Acuerdo 34 de 1926 (agosto 23) Reorgnico de la
Tesorera Municipal.
TEATRO MUNICIPAL
Reglamentacin: Mediante los Acuerdos 87 de 1925, y 15 de 1927 se
facult al Alcalde para reglamentar el rgimen interno del teatro.
Organizacin: Decreto 11 de 1927 (agosto 23).
PLAZAS DE MERCADO ADMINISTRACIN
Reorganizacin: Acuerdo 32 de 1926 (agosto 20) Reorgnico de las
plazas de mercado.
Nivel 3
Secciones dependientes de la Tesorera Municipal
SECCIN PRIMERA O DE NEGOCIOS GENERALES
Creacin: AC 34/1926.
SECCIN SEGUNDA DE IMPUESTO PREDIAL Y DE SERVICIOS DE
ALUMBRADO Y ASEO
Reorganizacin: Acuerdo 37 de 1923 (junio 14).
Creacin: AC 1/1922, como Seccin Primera. Con el AC 34/1926, se
convierte en Seccin Segunda. Encargada del cobro y anotacin del
impuesto predial y servicios.
204
Anexos
SECCIN SEGUNDA
Creacin: AC 32/1926. Mataderos y sus anexos de plazas y expendios
de carnes.
SECCIN TERCERA
Creacin: AC 32/1926. Ferias y sus anexos de coso y corral.
206
Anexos
ANEXO 13
207
208
Anexos
ANEXO 14
209
210
Anexos
ANEXO 15
211
Impreso en
Bogot D.C., Colombia
Subdireccin Imprenta Distrital D.D.D.I
2011