Gestin de Proveedores Visin general

La Gestin de Proveedores se ocupa de gestionar la relacin con los suministradores de servicios de los
que depende la organizacin TI. Su principal objetivo es alcanzar la mayor calidad a un precio adecuado.
Con este fin, y teniendo siempre muy presentes las pautas marcadas desde la Estrategia del Servicio, la
Gestin de Proveedores se encarga de definir una estrategia de suministradores segn la cual orientar su
labor, que abarca:

Seleccionar nuevos suministradores para las necesidades que vayan surgiendo en el servicio.

Definir y negociar los nuevos contratos, garantizando que queda constancia de los acuerdos
financieros y de calidad alcanzados.

Gestionar la relacin con los proveedores, lo que incluye velar por el cumplimiento de los contratos o
actualizarlos si stos pierden vigencia.

Renovar y terminar contratos.

Por otro lado, tambin es la encargada de que toda la informacin relacionada con los proveedores y los
servicios que prestan (tipo, coste, contratos) est disponible y permanentemente actualizada.

Gestin de Proveedores Introduccin y Objetivos

La ventaja principal de una adecuada Gestin de Proveedores radica en que la organizacin TI obtiene
mayores beneficios al contratar a aquellos suministradores que brindan el mejor servicio al menor coste.
Los principales objetivos de la Gestin de Proveedores consisten en:

Aportar el mximo valor aadido al menor coste en aquellos servicios que prestan los proveedores.

Asegurar que los contratos y acuerdos con proveedores estn alineados con la estrategia y
necesidades de negocio de la organizacin.

Gestionar la relacin con los proveedores.

Gestionar el rendimiento de los proveedores.

Negociar los contratos con los proveedores y gestionarlos a lo largo de su ciclo de vida.

Mantener una poltica de proveedores y una Base de Datos de Proveedores y Contratos (SCD).

Los principales riesgos a los que se enfrenta la Gestin de Proveedores son:

La Gestin de la Demanda no proporciona las directrices bsicas para racionalizar el gasto, por lo
que la Gestin de Proveedores se ve forzada a improvisar los niveles de capacidad a contratar de los
suministradores.

Los contratos en vigor son demasiado vagos y no contemplan objetivos fcilmente cuantificables
como horas de trabajo, nmero de entregables, etc.

Los contratos son demasiado exigentes en calidad-precio, por lo que las negociaciones con los
proveedores se tornan autnticas discusiones bizantinas que acaban alargndose demasiado.

La Gestin de Proveedores no tiene a su alcance indicadores de rendimiento del servicio o los recibe
demasiado tarde, por lo que si existen retrasos o disminuciones de calidad en el suministro, no podr
actuar con eficacia para corregirlo.

Conceptos bsicos
Proveedores, clientes y usuarios
Cliente: es la empresa u organismo que contrata los servicios TI ofrecidos.
Usuarios: las personas que utilizan el servicio.
Proveedor: es la empresa u organismo que proporciona los servicios solicitados por el cliente.

Base de Datos de Proveedores y Contratos (SCD)

La Base de Datos de Proveedores y Contratos (SCD) es un repositorio documental donde se archiva toda
la informacin relacionada con los proveedores y los servicios que prestan, incluyendo por supuesto
copias de los contratos (UCs) en vigor.
Es aconsejable que la Base de Datos de Proveedores y Contratos est integrada en el Sistema de
Gestin de la Configuracin (CMS) y en el Sistema de Gestin del Conocimiento del Servicio (SKMS).

Gestin de Proveedores Proceso

La Gestin de Proveedores se ocupa de definir y gestionar:

Los requisitos de contratacin que se van a exigir a los proveedores.

Los procesos de evaluacin y seleccin de proveedores.

La clasificacin y documentacin de la relacin con los proveedores.

Gestin del Rendimiento de los proveedores

Renovacin o terminacin.

Requisitos de contratacin
La primera tarea que la Gestin de Proveedores debe llevar a cabo es analizar las estrategias generales de
la organizacin y los servicios que se prestan para definir las necesidades de contratacin.
Han de tenerse en cuenta, tambin, los informes econmicos proporcionados por la Gestin Financiera, los
niveles de calidad acordados con los clientes desde la Gestin de Niveles de Servicio, y la previsin de la
capacidad necesaria para desplegar el servicio que haya definido la Gestin de la Demanda.
Por ltimo, se deben estudiar a fondo en el Catlogo de Servicios las condiciones del servicio a prestar y el
papel que desempearn los proveedores en el proceso.
Una vez recogidos y analizados estos inputs, la Gestin de Proveedores debe preparar:

Requisitos que se van a exigir a los proveedores.

Caso de Negocio inicial sobre el que trabajar durante las negociaciones con los proveedores.

Garantizando en todo momento que tanto los requisitos como las premisas bsicas de negociacin estn
alineados con la estrategia general de la organizacin TI.

Evaluacin y Seleccin de proveedores

A la hora de elegir un nuevo suministrador han de tenerse en cuenta:

Su adecuacin a los requisitos previamente definidos.

Referencias de otros competidores.

Disponibilidad y capacidad.

Aspectos financieros.

Una vez elegido el proveedor, se han de negociar los trminos del servicio. El resultado debe quedar reflejado
en el Contrato de Provisin del Servicio (UC), un documento legal que atestigua la relacin entre la
organizacin TI y el suministrador.
Es importante que en el UC queden reflejadas las metas y responsabilidades del proveedor de cara al
cumplimiento de los SLAs.

Clasificacin y Documentacin de proveedores

Una vez que se han acordado y negociado los servicios de un determinado proveedor, es preciso crear una
Base de Datos de Proveedores y Contratos (SCD) donde se recoger toda la informacin relacionada:

Contratos de provisin del servicio (UCs).

El nivel de actuacin del proveedor: Estratgico (directivos), tctico (mandos intermedios), operativo
(nivel ejecutor).

Relaciones con otros elementos del ciclo de vida.

Gestin del Rendimiento de los proveedores

A grandes rasgos, se trata de verificar si efectivamente se estn cumpliendo los niveles de calidad y
disponibilidad acordados en los contratos:

El suministrador se integra adecuadamente a los procesos de la organizacin TI?

Cul es el procedimiento para informar al proveedor en caso de recibir una incidencia en el Centro
de Servicios?

Si un elemento de configuracin relacionado con el proveedor cambia, cul es el procedimiento a

seguir para actualizar el CMS?

Renovacin o terminacin de contratos

Esta actividad consiste en llevar a cabo renovaciones de contratos, asesorar a la direccin acerca de si stos
son relevantes y terminar la relacin contractual en caso de que ya no se necesiten ms los servicios del
proveedor.

Los aspectos a considerar para tomar la decisin de renovar a un proveedor incluyen:

El buen funcionamiento del contrato y su relevancia de cara al futuro.

Cambios que es preciso acometer: servicios, productos, contratos, acuerdos, objetivos.

Perspectivas futuras de la relacin con el proveedor: crecimiento, estancamiento, cambio,

terminacin, transferencia, etc.

Rendimiento comercial del contrato (criterios de cobro, estructura de precios, etc.)

Buenas prcticas para la gestin de contratos.

Administracin de proveedores y contratos.

Gestin de Proveedores Control del proceso

Algunos indicadores clave que sirven para evaluar el proceso de Gestin de Proveedores:

Indicadores de que el negocio no se ha visto afectado por el nivel de calidad en los servicios que
prestan los proveedores:
o

Incremento en el nmero de proveedores que alcanzan los objetivos establecidos en el

contrato.

Reduccin del nmero de incumplimientos de objetivos contractuales.

Indicadores de que los servicios de apoyo estn alineados con las necesidades y objetivos de la
organizacin:
o

Incremento en el nmero de servicios y revisiones de contrato.

Incremento en el nmero de proveedores y objetivos contractuales alineados con los

objetivos contenidos en los SLA y SLR.

Indicadores de que la disponibilidad de los servicios no se ve comprometida por el rendimiento de los

proveedores:
o

Reduccin en el nmero de interrupciones de servicio provocadas por los proveedores.

Reduccin en el nmero de amenazas de interrupcin de servicio provocadas por

proveedores.

Indicadores de que la organizacin es consciente de que pueden aparecer problemas en la gestin

de proveedores y conoce quin debe ocuparse de ellos:

Incremento en el nmero de proveedores para los que se ha asignado un responsable.

Incremento en el nmero de contratos en los que figura un responsable.