Accessbasic2003 PDF

Microsoft Access 2003
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NDICE
1. Las bases de datos ________________________________________________________ 5

Qu es una base de datos? _______________________________________________________ 5
Tipos de Bases de datos __________________________________________________________ 5
Bases de datos jerrquicas ______________________________________________________________ 5
Base de datos de red___________________________________________________________________ 5
Base de datos relacional ________________________________________________________________ 5
Bases de datos multidimensionales _______________________________________________________ 6
Bases de datos orientadas a objetos _______________________________________________________ 6
Base de datos deductivas _______________________________________________________________ 7
Qu es Microsoft Access? _______________________________________________________ 7
Objetos de una base de datos _____________________________________________________ 8
Tablas______________________________________________________________________________ 8
Consultas ___________________________________________________________________________ 8
Formularios _________________________________________________________________________ 9
Informes ____________________________________________________________________________ 9
Pginas _____________________________________________________________________________ 9
Macros _____________________________________________________________________________ 9
Mdulos ____________________________________________________________________________ 9
2. Primeros pasos con Access ________________________________________________ 10

Abrir la aplicacin _____________________________________________________________ 10
3. Creacin de una base de datos _____________________________________________ 11

4. Las tablas ______________________________________________________________ 13
Crear tablas __________________________________________________________________ 13
Definicin de los campos ________________________________________________________ 16
Tipos de datos ______________________________________________________________________ 16
Introducir, eliminar y modificar registros en las tablas _______________________________ 17
Introducir registros ___________________________________________________________________ 18
Eliminar registros ____________________________________________________________________ 19
Modificacin del diseo de una tabla ______________________________________________ 20
Manipulacin de columnas desde la vista hoja de datos ______________________________ 20
Cambiar el ancho de las columnas _______________________________________________________ 21
Ocultar y mostrar columnas ____________________________________________________________ 21
Mover una columna __________________________________________________________________ 22
Inmovilizar columnas_________________________________________________________________ 22
5. Claves principales y relaciones _____________________________________________ 23

Definicin de una clave principal _________________________________________________ 23
Relaciones ____________________________________________________________________ 23
Tipos de relaciones _____________________________________________________________ 26
Uno a uno __________________________________________________________________________ 26
Uno a varios ________________________________________________________________________ 26
Varios a varios ______________________________________________________________________ 26
6. Consultas de seleccin ____________________________________________________ 28

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Creacin de consultas __________________________________________________________ 28

Introducir criterios de seleccin __________________________________________________ 30
Operadores de comparacin de una consulta _______________________________________ 32
Operadores Y (AND) y O (OR) __________________________________________________ 32
Las clusulas ENTRE, EN y COMO ______________________________________________ 33
Entre______________________________________________________________________________ 33
En ________________________________________________________________________________ 33
Como _____________________________________________________________________________ 33
Consultas de seleccin calculadas _________________________________________________ 34
Generador de expresiones _______________________________________________________ 35
Ordenacin de los datos ________________________________________________________ 36
Consultas de totales ____________________________________________________________ 37
Consultas de parmetros ________________________________________________________ 39
7. Consultas de accin ______________________________________________________ 41

Consulta de creacin de tablas ___________________________________________________ 42
Consulta de actualizacin _______________________________________________________ 43
Consulta de datos anexados _____________________________________________________ 44
Consulta de eliminacin ________________________________________________________ 45
8. Diseo de consultas avanzadas SQL _______________________________________ 46

Una breve historia de SQL ______________________________________________________ 46
La sintaxis SELECT de SQL en Microsoft Access ___________________________________ 46
Nombre de la columna ________________________________________________________________ 47
Clusula FROM _____________________________________________________________________ 47
Consultas de Accin SQL _______________________________________________________ 48
Sentencia DELETE __________________________________________________________________ 48
Sentencia INSERT ___________________________________________________________________ 49
Sentencia SELECTINTO ____________________________________________________________ 49
Sentencia UPDATE __________________________________________________________________ 50
9. Los formularios _________________________________________________________ 51

Encabezados, secciones de detalle y pies ___________________________________________ 51
Los Autoformularios ___________________________________________________________ 51
Desplazamiento a travs de un formulario y tratamiento de los datos ___________________ 52
Diseo de formularios __________________________________________________________ 54
El cuadro de herramientas ______________________________________________________ 55
La lista de campos _____________________________________________________________ 58
La hoja de propiedades _________________________________________________________ 58
Desplazamiento y cambio de tamao de los controles ________________________________ 59
Simplificacin de la introduccin de datos con un formulario _________________________ 60
Cuadros combinados _________________________________________________________________ 60
Cuadros de lista _____________________________________________________________________ 64
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Propiedad column de los cuadros de lista o cuadros combinados _______________________ 65

Crear una plantilla con Access ___________________________________________________ 66
Crear un autoformato en Access _________________________________________________ 66
10. Informes ______________________________________________________________ 69

Origen de los datos en un informe ________________________________________________ 69
Creacin de informes utilizando el asistente ________________________________________ 70
Encabezados, secciones de detalle, pies y grupos ____________________________________ 75
Configuracin de la impresin ___________________________________________________ 77
11. Macros _______________________________________________________________ 78

Creacin de una macro _________________________________________________________ 78
Guardar una macro ____________________________________________________________ 79
Asignacin de una macro _______________________________________________________ 80
Conversin de las macros a Visual Basic ___________________________________________ 81
12. Mdulos ______________________________________________________________ 82

Objetos de mdulo _____________________________________________________________ 82
Mdulos de formulario e informe _________________________________________________ 82
La ventana del editor de Visual Basic _____________________________________________ 82
Variables y constantes __________________________________________________________ 83
mbito de una constante y de una variable ________________________________________________ 84
BiBLIOgrafa: ____________________________________________________________ 86
- Ayuda de Microsoft Access 2003 ______________________________________________________ 86
- Running Microsoft Access 2000 Gua Completa. Autor: John Viescas. Editorial: McGraw Hill ____ 86
- Paso a Paso Access 2003 Editorial: McGraw Hill _______________________________________ 86
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1. LAS BASES DE DATOS

Qu es una base de datos?
Una base de datos es el equivalente en informtica a una lista de informacin organizada.
Normalmente, esta informacin posee un aspecto o finalidad comn. Un ejemplo muy claro
podra ser la gua telefnica de nuestra ciudad, que probablemente se encuentre en una
estantera cerca de nosotros. Si queremos encontrar el telfono de alguna persona podremos
hacerlo fcilmente ya que la informacin se encuentra organizada de forma comprensible.
Tipos de Bases de datos

Bases de datos jerrquicas
stas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su informacin en una
estructura jerrquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un rbol
(visto al revs), en donde un nodo padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo que
no tiene padres es llamado raz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.
Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de aplicaciones que manejan
un gran volumen de informacin y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras
estables y de gran rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar
eficientemente la redundancia de datos.
Base de datos de red
ste es un modelo ligeramente distinto del jerrquico; su diferencia fundamental es la
modificacin del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres
(posibilidad no permitida en el modelo jerrquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerrquico, ya que ofreca una solucin eficiente al
problema de redundancia de datos; pero, aun as, la dificultad que significa administrar la
informacin en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su
mayora por programadores ms que por usuarios finales.
Base de datos relacional
ste es el modelo ms utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar
datos dinmicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de
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los laboratorios IBM en San Jos (California), no tard en consolidarse como un nuevo
paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones".
Estas relaciones podran considerarse en forma lgica como conjuntos de datos llamados
"tuplas". Pese a que sta es la teora de las bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank
Codd, la mayora de las veces se conceptualiza de una manera ms fcil de imaginar. Esto es
pensando en cada relacin como si fuese una tabla que est compuesta por registros (las filas
de una tabla), que representaran las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a
diferencia de otros modelos como el jerrquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja
de que es ms fcil de entender y de utilizar para un usuario espordico de la base de datos. La
informacin puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia
flexibilidad y poder para administrar la informacin.
El lenguaje ms habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL,
Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estndar implementado
por los principales motores o sistemas de gestin de bases de datos relacionales.
Durante su diseo, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como
normalizacin de una base de datos.
Durante los aos '80 (1980-1989) la aparicin de dBASE produjo una revolucin en los
lenguajes de programacin y sistemas de administracin de datos. Aunque nunca debe
olvidarse que dBase no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestin.
Bases de datos multidimensionales
Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creacin de
Cubos OLAP. Bsicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una
tabla en una base de datos multidimensional podra serlo tambin en una base de datos
multidimensional), la diferencia est ms bien a nivel conceptual; en las bases de datos
multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien
representan dimensiones de la tabla, o bien representan mtricas que se desean estudiar.
Bases de datos orientadas a objetos
Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informticos orientados a objetos, trata
de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).
Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos
importantes del paradigma de objetos:
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Encapsulacin - Propiedad que permite ocultar la informacin al resto de los objetos, impidiendo
as accesos incorrectos o conflictos.
Herencia - Propiedad a travs de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una
jerarqua de clases.
Polimorfismo - Propiedad de una operacin mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos
de objetos.
En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos
como parte de la definicin de la base de datos. Una operacin (llamada funcin) se especifica
en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operacin incluye el nombre de la operacin y
los tipos de datos de sus argumentos (o parmetros). La implementacin (o mtodo) de la
operacin se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los
programas de aplicacin de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas
operaciones a travs de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han
implementado. Esto podra denominarse independencia entre programas y operaciones.
Se est trabajando en SQL3, que es el estndar de SQL92 ampliado, que soportar los nuevos
conceptos orientados a objetos y mantendra compatibilidad con SQL92.
Bases de datos documentales
Permiten la indexacin a texto completo, y en lneas generales realizar bsquedas ms
potentes. Tesaurus es un sistema de ndices optimizado para este tipo de bases de datos.
Base de datos deductivas
Un sistema de base de datos deductivas, es un sistema de base de datos pero con la diferencia
de que permite hacer deducciones a travs de inferencias. Se basa principalmente en reglas y
hechos que son almacenados en la base de datos. Tambin las bases de datos deductivas son
llamadas base de datos lgica, a raz de que se basan en lgica matemtica.
Qu es Microsoft Access?
Microsoft Access, es un sistema de gestin de bases de datos relacionales (SGBDR), dicho de
otra forma, es un aplicacin para la creacin y la gestin de bases de datos del tipo relacional,
explicadas con anterioridad. Esta aplicacin viene integrada en el sistema Microsoft Office
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Objetos de una base de datos

Una base de datos contiene diferentes objetos, en la figura siguiente, que muestra la ventana
principal de la base de datos de Access, podemos ver todos los que pueden intervenir en
nuestra aplicacin.
Para cada objeto de Access tendremos dos o ms vistas. Normalmente vista diseo y Vista hoja
de datos para las tablas y consultas. Vista diseo y vista formulario o vista diseo y vista
informe. Desde la vista diseo podremos editar la estructura del objeto y desde la otra
podremos ver y editar los datos de las tablas.
Tablas
De todos estos, solo uno de ellos se utiliza para almacenar la informacin: las tablas. Podramos
decir que es el elemento ms importante pues sin el no podramos tener una base de datos. Los
objetos de la base de datos, se utilizan para gestionar, tratar, analizar, recuperar, visualizar o
publicar la informacin de las tablas.
Consultas
Es una de las formas por las que podremos localizar la informacin en una base de datos. Una
consulta puede considerarse una pregunta que nosotros le hacemos a Access para que nos
muestre una serie de datos de una tabla.
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Formularios
Es un ventana en la que se pueden colocar controles para ofrecer a los usuarios informacin o
permitir la introduccin de la informacin. Access ofrece un cuadro de herramientas que incluye
muchos de los controles estndar de Windows, como etiquetes, cuadros de texto, botones de
opcin o casillas de verificacin entre otros. Los formularios nos permitirn introducir, modificar
y eliminar registros de las tablas de forma cmoda.
Informes
Los informes nos permitirn visualizar la informacin de una tabla en un formato atractivo y
preparado para imprimir. Un informe puede incluir elementos de informacin seleccionados
procedentes de varias tablas y consultas. Valores calculados a partir de la informacin de la
base de datos y elementos de formato como encabezados, pies y ttulos.
Pginas
Tambin llamadas pginas de acceso a datos, las podremos utilizar para permitir que los
usuarios visualicen y gestionen la informacin de una base de datos a travs de una intranet o
de Internet. Trabajar con una pgina de acceso a datos en la Web es muy parecido a trabajar
con una tabla o formulario directamente en Access.
Macros
Una macro se puede definir como un comando que responde a un evento generado por Access.
Es decir, en el momento que se pulse un botn, podemos hacer que Access ejecute una macro
que abra o cierre un formulario, por ejemplo. Trabajar con macros, puede permitir que ciertos
usuarios no experimentados, manipulen nuestra base de datos de forma cmoda y sencilla.
Tambin garantizar que las tareas se lleven a cabo siempre del mismo modo.
Mdulos
Son ms potentes que las macros. Son programas realizados con Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). VBA es un lenguaje de programacin de alto nivel desarrollado por Microsoft cuya
finalidad es la de crear aplicaciones Windows. Todos los programas de Microsoft Office utilizan
un conjunto comn de instrucciones VBA, adems de su propio conjunto. Utilizaremos visual
Basic para llevar a cabo tareas que son demasiado complejas como para ser tratadas con
macros.
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2. PRIMEROS PASOS CON ACCESS

Abrir la aplicacin
Para poder crear o manipular una base de datos, tendremos que empezar por abrir la
aplicacin. Normalmente Access, se encuentra en el men Inicio Todos los programas
Microsoft Office Microsoft Access 2003. Al hacerlo, aparecer la ventana de la aplicacin.
Como Microsoft Access forma parte del sistema de Microsoft Office, los objetos bsicos el
interfaz, mens, barras de herramientas, cuadros de dilogo, etc., funcionan bsicamente de la
misma forma que en los dems productos de Office o de otras aplicaciones de Microsoft
Windows.
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3. CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

La creacin de la estructura de una base de datos es muy sencilla. Pero una base de datos en
blanco no es ms til que un documento en blanco de Microsoft Word. Cuando se crea o
desarrolla una base de datos con los datos de las tablas es cuando verdaderamente comienza a
cumplir su propsito.
Para crear una base de datos, podremos realizarlo de diferentes formas. Utilizando el botn
Nuevo
o bien desde el men Archivo Nuevo. Cualquiera de las dos opciones, nos mostrar
el panel Nuevo archivo.
Desde el que podremos crear nuestra base de datos
utilizando diferentes modelos.
Desde la opcin base de datos en blanco crearemos una
base de datos vaca, donde despus podremos ir creando
los
diferentes
elementos
que
necesitemos,
tablas,
consultas, formularios, etc.

Tambin podremos utilizar la opcin En mi PC, del
apartado Plantillas para poder crear nuestra base de datos,
bien sea con una plantilla determinada o con alguno de los
asistentes que nos ofrece Access.
Un asistente de creacin de bases de datos nos permitir ir
siguiendo una serie de pasos para poder escoger la
estructura de nuestras tablas y el diseo que tendr
nuestra base de datos de forma muy cmoda y sin emplear
demasiado tiempo.
Al hacer clic en la opcin En mi PC, aparecer el cuadro de dilogo de las plantillas de Access.
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Desde la pestaa Bases de datos, podremos encontrar las plantillas comentadas con
anterioridad.
Cuando hacemos clic sobre el icono de la creacin de base de datos, aparecer el cuadro de
dilogo para que elijamos el lugar y el nombre con el que queremos guardar nuestro archivo de
base de datos.
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4. LAS TABLAS
Crear tablas
Al igual que muchos de los objetos de las bases de datos, las tablas podremos crearlas
manualmente, desde la vista diseo o bien utilizando algunos de los asistentes que proporciona
Microsoft Access.
Para crear una tabla utilizando un asistente, primero nos ubicaremos en la zona de las tablas de
la ventana principal de la base de datos y a continuacin pulsaremos el botn Nuevo, para
luego escoger la opcin Asistente para tablas, del cuadro emergente
Figura 4.1. Cuadro de dilogo Nueva tabla
o bien haremos doble clic en la opcin Crear una tabla utilizando el asistente de la propia
ventana.
Figura 4.2. Crear una tabla utilizando el asistente
De cualquier forma, aparecer el asistente para la creacin de nuestra tabla
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Figura 4.3. Asistente para tablas
Desde este, el primer paso ser escoger aquellos campos que necesitaremos para nuestra tabla
desde las diferentes opciones que tenemos, iremos siguiendo todos los pasos hasta conseguir
todo lo que necesitemos.
Los botones centrales del cuadro nos ayudarn a seleccionar aquellos campos que necesitemos.
Estos botones, los podremos encontrar en muchos de los asistentes de Access.
Figura 4.4. Botones opcin asistente
De todas formas la mejor forma de crear una tabla ser hacerlo de forma manual a travs de la
vista diseo, empezando desde cero, ya que ser cuando realmente la adaptaremos a nuestras
necesidades al cien por cien. Para hacerlo, nos dirigiremos al botn Nuevo y escogeremos
Vista diseo en el cuadro emergente.
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Figura 4.5. Ventana Vista diseo tabla
En la parte superior de esta ventana, definiremos los campos y sus tipos de datos y en la parte
inferior, las propiedades de cada unos de los campos que coloquemos. Dependiendo del tipo de
datos escogido, las propiedades podrn cambiar.
Una vez creada nuestra tabla, podremos guardarla desde el botn guardar
de la barra de
herramientas o bien desde la opcin Guardar, del men Archivo. Nos pedir un nombre y
haremos Aceptar.
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Figura 4.6. Cuadro Guardar como de las tablas
Definicin de los campos

Desde la vista diseo de una tabla, podemos definir los campos. Escribiremos en la columna
Nombre del campo el nombre que deseemos asignarle y a continuacin en la columna Tipo
de datos, escogeremos el tipo que necesitemos dependiendo de los datos que posteriormente
tengamos pensado de introducir.
Figura 4.7. Tipos de datos
Tipos de datos
Los diferentes tipos de datos que podremos colocar son:
Texto: Datos alfanumricos hasta 255 caracteres
Memo: Texto extenso, o combinacin extensa de texto y nmeros. Hasta un mximo de 65.535
caracteres.
Nmero: Datos numricos utilizados en clculos matemticos. Podremos utilizar diversos tamaos,
1, 2, 4 u 8 bytes, dependiendo del tamao escogido.
Fecha/Hora: Cualquier dato que se pueda identificar como una fecha o una hora.
Moneda: Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a
la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Autonumrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumrico no se pueden actualizar.
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S/No: Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso
o Activado/desactivado).
Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios, procedentes de otras aplicaciones
Windows) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access.
Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como
direccin de hipervnculo, para dar acceso a una pgina Web o archivo en la WWW o en la intranet,
en una red o bien en el propio ordenador.
Introducir, eliminar y modificar registros en las tablas

Una vez diseada nuestra tabla, llega la hora de la introduccin de registros en la misma o bien
su manipulacin. Para hacerlo, tendremos que acceder a la tabla en la vista hoja de datos. Esto
podremos llevarlo a cabo, haciendo doble clic sobre la tabla guardada en la ventana principal de
la base de datos
Figura 4.8. Ventana principal Base de datos
O si nos encontramos en la vista diseo, pulsar el botn Vista Hoja de datos de la barra de
herramientas.
Figura 4.9. Botn vista hoja de datos
Aparecer la ventana de introduccin de registros
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Figura 4.10. Ventana de la tabla en Vista hoja de datos
Introducir registros
En esta podremos ir introduciendo los registros uno debajo del otro. El campo Autonumrico se
generar automticamente cuando empecemos a escribir en cualquiera de los otros campos de
la tabla. Al hacerlo, adems aparecer el smbolo de un lpiz al lado del selector de registro,
esto nos indicar que el registro todava no ha sido guardado.
Figura 4.11. Registro no guardado
El asterisco nos indica que es la zona preparada para introducir un registro nuevo. Debajo de
todas las ventanas de Access que sirven para ensear los datos y manipularlos, aparecen lo que
se llaman botones de desplazamiento. Estos nos servirn para movernos por todos los registros
de la tabla.
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Figura 4.12. Botones de desplazamiento
Eliminar registros
Si queremos borrar uno de los registros de la tabla, nos colocaremos sobre cualquier zona del
registro que deseamos eliminar y podremos utilizar las siguientes opciones:
Desde la barra de herramientas, pulsaremos el botn eliminar registro
Figura 4.13. Eliminar registro
Podramos hacerlo a travs de la opcin eliminar registro del men Edicin

Tambin con el botn derecho clicando en la el selector de registro y escoger la opcin eliminar
registro
Figura 4.14. Selector de registro
O Haciendo un clic en el selector de registro y pulsando la tecla Supr.

Con cualquiera de estas opciones aparecer siempre un cuadro de dilogo que nos solicitar la
confirmacin para la eliminacin de dicho registro, advirtindonos que esta eliminacin ser
permanente y no podremos deshacer.
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Figura 4.15. Confirmacin de eliminacin
Modificacin del diseo de una tabla

Para modificar el diseo de una tabla podremos abrir nuestra tabla a travs del botn diseo
de la ventana principal de la base de datos, previo seleccin de la tabla que deseemos
modificar.
Figura 4.16. Diseo de tabla
O bien utilizando el botn vista diseo si tenemos abierta la tabla en modo vista hoja de datos.
Figura 4.17. Botn Vista diseo
Manipulacin de columnas desde la vista hoja de datos

Cuando trabajamos con los datos de nuestra tabla, podremos modificar el tamao de las
columnas para ver ms cantidad de datos, ocultarlas porque no las necesitamos visualizar
todas, cambiarlas de lugar o simplemente fijarlas porque necesitamos que siempre se encuentre
en la parte izquierda para servirnos como referencia al ojear la tabla.
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Cambiar el ancho de las columnas

En ancho predeterminado de las columnas, a veces es demasiado grande para el contenido de
las mismas o demasiado pequeo para mostrar todo el contenido, por ese motivo podremos
cambiar el tamao para ajustarlo a nuestras necesidades. Para hacerlo, la forma ms cmoda
ser utilizar la posibilidad que nos proporciona el Access desde la propia columna:
Figura 4.18. Ancho de columna
Clicar y arrastrar para conseguir el ancho necesario o bien hacer doble clic para ajustar
automticamente a la anchura exacta.
Tambin podremos cambiar el ancho desde el men Formato Ancho de columna, donde
aparecer el siguiente cuadro, desde el que podremos modificar la anchura numricamente.
Figura 4.19. Cuadro ancho de columna
Ocultar y mostrar columnas

Podremos ocultar una o varias columnas porque necesitamos solo visualizar unas cuantas para
nuestro trabajo, para hacerlo podremos igualmente ir al men Formato Ocultar columnas o
bien con el botn derecho encima del nombre de la columna y escogiendo la opcin con el
mismo nombre.
Para mostrarlas podremos ir al Formato Mostrar columnas y marcaremos aquellas que
necesitamos que vuelvan a aparecer.
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Mover una columna

Para mover una columna de ubicacin simplemente tendremos que arrastrarla, habindola
seleccionado con anterioridad. Lo podremos realizar con una o con varias columnas a la vez,
siempre y cuando estn seleccionadas.
Inmovilizar columnas
La inmovilizacin de columnas es necesaria cuando tenemos tantos campos que al desplazarnos
hacia la derecha perdemos la nocin del registro donde nos encontramos ubicados. Cuando
inmovilizamos una o varias columnas, estas se mueven al primer lugar de la hoja de datos,
cuando quitamos esta movilizacin, lamentablemente no vuelven a su lugar originario.
Para inmovilizar/liberar columnas a travs del men formato inmovilizar columnas o bien
con el bot derecho encima de la columna a inmovilizar. Para volver a liberarlas (todas a la vez,
no podremos liberar una sola columna), tambin lo haremos desde el men Formato Liberar
todas las columnas o bien con el botn derecho encima de cualquier columna.
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5. CLAVES PRINCIPALES Y RELACIONES

Estos dos conceptos se explican conjuntamente dado que tienen una relacin entre ellos, una
clave principal no servira de mucho sin que estuviera relacionada con otro campo de otra tabla;
y una relacin, a veces no ofrecera sus mayores prestaciones si al menos uno de los campos
relacionados no fuera una clave principal.
Definicin de una clave principal

Cualquier tabla de una base de datos relacional tendra que tener una clave principal (aunque
no es obligatorio, si es muy recomendable). Un buen diseo de base de datos relacional incluye
que cada uno de los registros de cualquier tabla debe ser identificado de forma nica. Es decir,
algn campo (o combinacin de campos) de la tabla debe albergar un valor nico para cada
registro de la tabla. Este identificador nico es lo que se llama Clave Principal. Siempre que
sea posible se debera utilizar los datos ms sencillos que proporcionen valores nicos para
crear una Clave principal, como por ejemplo en una base de datos de clientes, el campo que se
encargue de guardar el NIF/CIF o DNI del cliente sera una clave principal bastante lgica ya
que sera un campo que irremediablemente no tendra porqu repetirse en nuestra tabla, ya que
el cliente nicamente lo tendremos introducido una sola vez.
Para indicar a Access que campo tiene que ser nuestra Clave principal, primero tendremos que
abrir en vista diseo la tabla en cuestin y seleccionar el campo o campos que necesitamos que
sea la Clave Principal. A continuacin solo tendremos que pulsar el botn de la clave principal
que se encuentra en la barra de herramientas.
Figura 5.1. Clave principal
Relaciones
Despus de haber confeccionado las tablas y claves principales de cada una de ellas,
deberamos indicarle a Access cul es la relacin existente entre ellas. De esta forma, Access
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sabr cmo enlazar todas sus tablas cuando las utilicemos ms tarde en consultas, formularios,
pginas de acceso a datos o informes.
Para definir las relaciones, necesitamos regresar a la Ventana de base de datos cerrando
cualquier ventana Tabla que est abierta y haciendo clic en la Ventana Base de datos para
activarla. A continuacin, debemos elegir la orden Relaciones que se encuentra en la barra de
herramientas.
Figura 5.2. Botn relaciones
Si es la primera vez que accedemos a las relaciones, cuando se abra la ventana aparecer el
cuadro de dilogo mostrar tabla para que podamos escoger las tablas o consultas que queremos
relacionar, a travs del botn Agregar.
Figura 5.3. Cuadro de dilogo Mostrar tabla
Una vez seleccionadas las tablas y agregadas, al cerrar el cuadro veremos algo as:
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Figura 5.4. Tabla de relaciones
Para relacionar dos campos, simplemente arrastraremos uno de ellos hacia el que queremos
crear la relacin, cuando soltemos el ratn se nos mostrar el cuadro de modificar relaciones
Figura 5.5. Modificar relaciones
En este nos indicar el tipo de relacin que se est creando ya que nosotros de manera directa
no podemos escoger el tipo de relacin que necesitamos, sino que lo crear Access
automticamente cuando creemos las relaciones y dependiendo de los campos que sean claves
principales crear uno de los tres tipos de relaciones que existen
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Tipos de relaciones
Uno a uno
Cuando los dos campos que se relacionan son claves principales. Ocasionalmente podra ser que
tuviramos que dividir una tabla, debido a que parte de la informacin, se utiliza con poca
frecuencia o porque algunos datos son muy delicados y no deben estar disponibles para ciertas
personas. En estos casos se crear una clave principal en cada una de las tablas que sern las
que estarn relacionadas entre ellas.
Uno a varios
Es el tipo de relacin ms comn. Es cuando para una registro de una tabla, existen varios
registros coincidentes para la segunda tabla. Este tipo de relacin ser cuando relacionemos un
campo que sea clave principal, con uno que no lo sea. Por ejemplo, un cliente puede tener
varios pedidos, pero un pedido solo lo puede realizar un solo cliente.
Varios a varios
Cuando varios registros de una tabla, tengan de alguna forma que estar relacionados con varios
registros de la otra tabla. Pero en estos casos, Access, no nos permitir crear una relacin de
varios a varios directamente entre las dos tablas, sino que tendremos que crear una tabla de
interseccin o enlace para gestionar la relacin. Por ejemplo en una base de datos de
facturacin, una factura puede tener varias lneas de factura pero el artculo que nosotros
colocamos en una factura podra estar en otras facturas a su vez. En la imagen siguiente se
pueden comprobar que para un caso similar al expuesto en el ejemplo anterior necesitaramos
una tercera tabla que realice las funciones de puente entre las dos. Fijmonos que la tabla
tb_facturas est unida a la tabla tb_artculos por medio de la tabla tb_liniasFactura
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Figura 5.6 Relaciones varios a varios
Para que una relacin despus no nos acarree ms de un problema, los campos a relacionar
entre las dos tablas, tendrn que ser del mismo tipo y con el mismo tamao de campo, aunque
el nombre del campo no tiene porqu ser el mismo, es aconsejable que lo sea, para que cuando
estemos montando las relaciones no nos despistemos. Aunque esto no tendra que ocurrir si
hubiramos realizado un diseo previo de nuestra base de datos.
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6. CONSULTAS DE SELECCIN
Como ya se ha explicado con anterioridad, una consulta es el elemento de Access que nos
servir para poder seleccionar aquellos datos de las tablas que nos interesen mostrar en
cualquier momento.
Creacin de consultas
Para confeccionar una consulta tendremos que acceder previamente al apartado de las
consultas y a travs de este, podremos generar la consulta de varias formas, utilizando el botn
nuevo de la barra de la ventana de la base de datos:
Figura 6.1. Crear consulta nueva
Tambin podremos hacerlo utilizando el asistente de las consultas a travs de la opcin Crear
una consulta utilizando el asistente, o bien utilizando directamente la opcin Crear una
consulta en vista diseo. Que aparecer la siguiente ventana.
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Figura 6.2. Ventana diseo de consulta
Lo primero que veremos en la ventana del diseo de la consulta es el cuadro Mostar tabla,
desde el que podremos escoger que tablas y/o consultas utilizaremos para las construccin de
nuestra consulta. En este cuadro podremos hacer doble clic sobre el objeto para colocarlo en la
ventana de la consulta o bien un clic en el objeto y a continuacin pulsaremos el botn
Agregar.
Una vez tenemos los objetos colocados en la ventana, podremos escoger aquellos campos que
tienen que participar en nuestra consulta, haciendo doble clic sobre el campo que nos interese.
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Figura 6.3. Diseo de nuestra consulta
Introducir criterios de seleccin

Introducir criterios en una consulta, nos servir para que esta, muestre aquellos registros que
cumplan una serie de requisitos, como por ejemplo una listado de todos aquellos clientes de una
cierta poblacin. Para buscar un valor sencillo, simplemente lo escribiremos en la fila Criterios
correspondiente al campo que deseamos comprobar.
Si el campo donde escribimos el criterio es un texto, este tendr que estar entre comillas,
normalmente Access ya las coloca automticamente. Para los valores numricos no se
incorporar ningn carcter adicional. Para los tipos de datos fecha, los introduciremos entre el
smbolo de la parrilla (#), aunque normalmente tambin lo hace Access automticamente. Los
valores lgicos (S/No, VERDADERO/FASO), tampoco tendrn ningn carcter adicional.
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Figura 6.4. Introduccin de criterios
Podremos visualizar los resultados pulsando el botn vista de la barra de herramientas:
Figura 6.5. Botn vista
La ventana vista hoja de datos, realmente es exactamente igual que la ventana hoja de datos
de una tabla, con la diferencia que no aparecen todos los campos de la tabla, sino solo aquellos
que nosotros hayamos escogido en la consulta, tendr el siguiente aspecto.
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Figura 6.6. Ventana vista hoja de datos
Operadores de comparacin de una consulta
>
Mayor que
<
Menor que
>=
Mayor o igual que
<=
Menor o igual que
<>
Diferente de
Si lo que queremos es que sea una igualacin, nicamente colocaremos el valor, sin necesidad
de colocar el smbolo igual previamente.
Operadores Y (AND) y O (OR)

Si quisiramos mostrar clientes de varias poblaciones, tendramos que utilizar le operador lgico
O, o bien colocar los diferentes criterios en las diferentes filas O preparadas para la ocasin:
Ejemplo:
Barcelona O Badalona
El operador O, mostrara todos aquellos registros que cumplieran una condicin u otra.
Teniendo en cuenta que en una celda a la vez, solo puede existir un valor, cuando tenga que ser
igual a este, siempre utilizaremos el operador O.
Por otro lado, si quisiramos que los dos valores se cumplieran a la vez, utilizaremos el
operador
Y.
Este,
normalmente
lo
utilizaremos
cuando
utilicemos los
operadores
de
comparacin
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Ejemplo:
En una tabla de alumnos de un colegio, si queremos mostrar todos aquellos alumnos que
tienen menos de 15 aos, haramos los siguiente en el apartado criterios del campo Edad:
>15
Si por el contrario quiseramos aquellos alumnos que se encuentran en edades comprendidas
entre 10 y 15 aos, sera el siguiente criterio:
>=10 Y <=15
Las clusulas ENTRE, EN y COMO

Adems de los operadores de comparacin, Access nos ofrece la posibilidad de utilizar tres
clusulas de predicado especiales que son tiles para especificar los datos deseados en las hoja
de respuestas.
Entre
Resulta de gran utilidad para especificar un rango de valores.
Ejemplos:
La clusula
Entre 10 y 20
Sera lo mismo que
>=10 Y <=20.
En
Es muy til cuando necesitamos especificar una lista de valores, en la que cualquiera de ellos
puede coincidir con el contenido del campo que est siendo buscado.
Ejemplos:
La clusula
Barcelona O Badalona O Matar O Martorell O

Trrega
Sera lo mismo que
EN(Barcelona;Badalona;Matar;Martorell;Trrega)
Como
Para buscar modelos en campos de texto. Podemos incluir caracteres especiales y rangos de
valores en las cadenas de comparacin. Utilizaremos los llamados caracteres comodn. El
carcter ? cuando queramos indicar un carcter cualquier en esa posicin. Un * para indicar
cero o ms caracteres en esa posicin.
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Ejemplo:
Imaginemos que sabemos una parte del apellido de un cliente y no conocemos el resto,
sabemos que se llama Gmez pero no en que posicin se encuentra ese Gmez en el nombre,
haramos lo siguiente:
Como *Gmez*
Consultas de seleccin calculadas

Utilizando las columnas libres en la vista diseo, podremos realizar clculos con los campos de
las tablas. Para hacerlo tendremos que tener en cuenta que un campo siempre tiene que ir
encerrado entre corchetes [Nombre del campo] cuando acta como campo en un clculo.
Podremos utilizar los siguientes operadores matemticos:
Sumar
Restar
Multiplicar
Dividir
&
Permitir crear cadenas de texto.
Figura 6.7. Clculos en una consulta
Si hacemos un clic en la fila campo de de la columna deseada y a continuacin pulsamos la

combinacin de teclas Mays + F2, se abre la ventana Zoom, desde donde es ms cmodo
introducir la expresin deseada.
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Figura 6.8. Ventana Zoom
Generador de expresiones
Si no sabemos muy bien como podramos colocar los campos, smbolos, etc. dentro de una
expresin, o resulta demasiado compleja para hacerla manualmente, podramos utilizar el
Generador de Expresiones.
Figura 6.9. Generador de expresiones
Para acceder a esta ventana, haramos un clic en el botn Generar situado en la barra de
herramientas de las consultas.
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Figura 6.10. Botn generar
Desde el generador, utilizando las diferentes partes de la ventana, podremos realizar todo tipo
de expresiones. En la parte izquierda de la tabla, veremos una lista de todos los objetos de
Access, cuando cliquemos sobre uno de ellos, en la parte central se nos colocarn los elementos
que forman parte de este objeto y al hacer un clic sobre este elemento, en la parte derecha se
nos mostrarn las propiedades del mismo.
Tambin desde esta ventana podremos acceder a todas las funciones que tiene incorporadas
Access.
Figura 6.11. Generador de expresiones Funciones
Ordenacin de los datos

Normalmente, Access presenta las filas de la hoja de respuestas en el orden en que se
recuperaron de la base de datos. Sin embargo, podemos ordenar la informacin en una
consulta, utilizando la fila Orden del campo por el que deseamos ordenar. Los mtodos para
ordenar sern Ascendente o Descendente.
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Figura 6.12. Ordenar campos de una consulta
Consultas de totales
Podra ser que por alguna razn no necesitramos ver toda la informacin de los datos de una
tabla, sino que nicamente necesitamos totalizar estos datos, agrupndolos por algn o algunos
campos concretos.
Para ello, accederemos al men Ver Totales y a continuacin procederemos a agrupar por el
campo que necesitamos y a escoger la funcin que queremos que nos realice dicho clculo.
Tambin podramos pulsar el botn Totales de la barra de herramientas.
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Figura 6.13. Botn totales en la barra de herramientas
Una vez realizados estos pasos para convertir la consulta de seleccin en una consulta de
totales, Access, visualiza Agrupar por en la fila Total de todos los campos que se encuentran
en la cuadrcula de diseo. En este momento, los registros de cada campo estarn agrupados
pero no totalizados. Si ejecutramos la consulta, obtendramos una fila para cada conjunto de
valores nicos, pero no totales. Podemos crear totales reemplazando el ajuste Agrupar por,
por alguna de las funciones que se incorporan.
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Figura 6.14. Funciones de totales
Consultas de parmetros
Hasta ahora, nos hemos basado en introducir criterios de seleccin directamente en la ventana
consulta en vista diseo. Sin embargo, no tenemos que decir los valores que deseamos que
Access busque exactamente en el momento de disear la consulta. En su lugar, podemos incluir
un parmetro en la consulta y Access emitir un mensaje para que indiquemos el criterio antes
de ejecutar la consulta.
Para establecer un parmetro, introduciremos un nombre o una frase encerrada entre corchetes
[Nombre o frase que deseemos colocar], en lugar de introducir un valor en la fila de criterios. Lo
que encerremos entre corchetes se convertir en el nombre por el que Access conocer el
parmetro. Access visualizar este nombre en un cuadro de dilogo cuando se ejecute la
consulta, de modo que sera una buena idea introducir una frase que describa lo que en realidad
deseamos. Como podemos introducir varios parmetros en una consulta cada nombre o frase
debe ser nica e informativa.
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Figura 6.15. Parmetros en una consulta
Cuando ejecutemos la consulta aparecer un cuadro de dilogo que nos solicitar la informacin
del parmetro:
Figura 6.16. Cuadro de dilogo solicitud de parmetro
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7. CONSULTAS DE ACCIN
Una buena descripcin para las consultas de accin, es que son un poco peligrosas ya que
modifican datos de una tabla, se recomienda que antes de ejecutarlas se realicen copia de los
registros de las tablas por lo que pudiera pasar.
Existes cuatro tipos diferentes de consultas de accin, cada uno de ellos actuar de una manera
diferente con los registros de nuestras tablas.
Consulta de Creacin de tablas
Consulta de Actualizacin
Consulta de Datos anexados
Consulta de eliminacin
Para crear una consulta de accin, empezaremos a crear una consulta como si de una de
seleccin se tratara y para convertir una consulta de seleccin a cualquiera de las consultas
mencionadas, haremos un clic en la opcin correspondiente del men Consulta.
Figura 7.1. Consultas de accin
Tambin podramos hacerlo a travs la opcin correspondiente del botn Tipo de consulta de la
barra de herramientas
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Figura 7.2. Botn tipos de consulta
Para ejecutar una consulta de accin, slo tendremos que hacer clic en el botn ejecutar de la
barra de herramientas de la ventana de la vista diseo de la consulta
Figura 7.3. Botn ejecutar
o bien, abriendo la consulta desde la ventana de la base de datos. De cualquier forma, nos
indicar siempre lo que estamos a punto de modificar.
Figura 7.4. Cuadro de aviso de eliminacin de registros (Consulta de eliminacin)
Consulta de creacin de tablas

Servir para almacenar como una nueva tabla, los resultados que son extrados de una consulta
de seleccin. Si ejecutamos la misma consulta una y otra vez sobre datos que no son
modificados, puede que sea ms rpido acceder a los datos desde la tabla en lugar de hacerlo
desde una consulta, particularmente si esa consulta debe unir varias tablas.
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Figura 7.5. Consulta de creacin de tablas en la ventana de la base de datos
Al indicar a Access que queremos crear una consulta de creacin de tablas, aparecer una
ventana que nos pedir el nombre y la ubicacin de la nueva tabla de datos.
Figura 7.6. Cuadro de dilogo crear tabla
Consulta de actualizacin
A veces es necesario modificar un conjunto indeterminado de registros en una tabla basndose
en unos criterios concretos y hacerlo manualmente sera perder demasiado tiempo. Para ello,
crearemos consultas de actualizacin, que servirn precisamente para modificar los datos de
una tabla.
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Figura 7.7. Consulta de Actualizacin en la ventana de la base de datos
Consulta de datos anexados

Este tipo de consultas, nos permitir copiar un conjunto seleccionado de informacin e insertarlo
en otra tabla. Tambin podremos utilizar una consulta de datos anexados para traer datos
procedentes de otra fuente a la base de datos (por ejemplo, una lita de nombres y direcciones
obtenidas a partir de una empresa de lista de correos).
Figura 7.8. Consulta de Datos anexados en la ventana de la base de datos
Cuando le indicamos a Access, que queremos convertir la consulta de seleccin en una consulta
de datos anexados, primero nos pedir que le indiquemos como se llama la tabla a la que
queremos agregar los datos y a continuacin en la ventana de diseo, aparecer una fila nueva
llamada anexar a, donde, si los campos se llaman igual automticamente colocar cada uno de
los nombres a los que queremos aadir los datos correspondientes y sino, podremos escogerlos
manualmente desde la lista correspondiente de los nombres de campo.
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Figura 7.9. Escoger campos anexar
Consulta de eliminacin
La utilizaremos para eliminar de forma masiva los datos de una tabla, siguiendo unos criterios
determinados.
Figura 7.10. Consulta de Eliminacin en la ventana de la base de datos
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8. DISEO DE CONSULTAS AVANZADAS SQL

Una breve historia de SQL
En el trasfondo de todas las consultas de Microsoft Access se encuentra el lenguaje de rdenes
de base de datos SQL. Aunque podemos disear la mayora de las consultas utilizando el
interfaz grfico de la cuadrcula de diseo, Access guarda cada consulta que ha sido diseada
como un mandato SQL. Para aquellos tipos de consultas avanzadas que utilizan los resultados
de una segunda consulta como condicin de comparacin, necesitamos conocer SQL para poder
definir la segunda consulta (denominada subconsulta). Adems, no podremos utilizar la
cuadrcula de diseo para construir todos los tipos de consultas disponibles en Access; para
algunas de ellas deberemos utilizar SQL.
A principios de los aos setenta, en sus proyectos de investigacin, IBM ide un lenguaje
denominado Structured English Query Language (SEQUEL) para construir un sistema de gestin
de base de datos relacional. Este lenguaje evolucion hasta convertirse en SEQUEL/2 y
finalmente en Structured Query Language (SQL, Lenguaje de consulta estructurado). Adems,
hubo otras empresas que se interesaron por el concepto de bases de datos relacionales y el
interfaz SQL que haba surgido. Relational Software, Inc (actualmente Oracle Corporation) cre
un producto denominado Oracle en el ao 1979. En 1981, IBM lanz su primer producto,
denominado SQL Data System (SQL/DS).
La sintaxis SELECT de SQL en Microsoft Access

La sentencia SELECT forma el ncleo del lenguaje de base de datos SQL. Utilizaremos la
sentencia SELECT para seleccionar o recuperar las filas y columnas deseadas a partir de las
tablas de nuestra base de datos. Las sintaxis de la sentencia SELECT consta de cinco clusulas
principales, construidas normalmente de la siguiente manera.
Sintaxis:
SELECT <lista de campos>
FROM <lista de tabla>
WHERE <especificacin de seleccin de fila (criterios)>
GROUP BY <especificacin de agrupaciones>
HAVING <especificacin de seleccin de grupo>
ORDER BY <especificacin de ordenacin>;
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Nombre de la columna
El nombre de la columna (normalmente el campo) ser especificado por el nombre de la tabla o
consulta de donde se extrae el dato y a continuacin el nombre del campo que queremos
separado por un punto.
Ejemplo:
Para especificar un campo llamado NumFactura de una tabla denominada Tb_Facturas
utilizaremos lo siguiente:
Tb_Facturas.NumFactura
Si la tabla o el campo tuvieran espacios en blanco, estos tendran que estar encerrados entre
corchetes. Para especificar un campo llamado Num Factura de una tabla denominada
Tb_Facturas utilizaremos la siguiente sintaxis:
Tb_Facturas.[Num Factura]
Clusula FROM
Especifica las tablas o consultas que proporcionan los datos de origen para su consulta.
Sintaxis:
FROM {Nombre de tabla | Nombre de consulta de seleccin | Tabla combinada},...
IN <especificacin del origen>
{INNER | LEFT | RIGHT} JOIN (para hacer las relaciones entre tablas)
{Nombre de la tabla | Nombre de la consulta | tabla combinada}
ON <especificacin de combinacin>
Ejemplo:
Para seleccionar la informacin acerca de los clientes cuyas compras superen los 100 euros,
introduciremos los siguiente
cEjempPedidoCliente>100
Cdigo completo a utilizar:
SELECT tblClientes.IDCliente, tblClientes.Nombre, tblClientes.Apellidos,

tblPedidos.FechaPedido, tblDetallesPedido.NmeroISBN, tblLibros.Ttulo,
tblDetallesPedido.Cantidad, tblDetallesPedido.Descuento, tblLibros.PrecioSug,
Round(CCur((tblDetallesPedido.Cantidad*tblLibros.PrecioSug)*(1-
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tblDetallesPedido.Descuento)),2) AS PrecioExt
FROM (tblClientes INNER JOIN tblPedidos ON tblClientes.IDCliente = tblPedidos.IDCliente)
INNER JOIN (tblLibros INNER JOIN tblDetallesPedido ON tblLibros.NmeroISBN =
tblDetallesPedido.NmeroISBN) ON tblPedidos.IDPedido = tblDetallesPedido.IDPedido
WHERE (((Round(CCur(([tblDetallesPedido].[Cantidad]*[tblLibros].[PrecioSug])*(1[tblDetallesPedido].[Descuento])),2))>100));
Consultas de Accin SQL

Utilizaremos este tipo del consulta SQL para eliminar, insertar o actualizar datos o para crear
una tabla nueva a partir de datos existentes. Las consultas de accin son particularmente
potentes dado que nos permiten operar sobre conjuntos de datos, no sobre simples filas.
Sentencia DELETE
Elimina una o ms filas de una tabla. La clusula WHERE es opcional. Si no especificamos una
clusula WHERE, sern eliminadas todas las filas de la tabla que se especifican en clusula
FROM. Si especificamos una clusula WHERE, la condicin de bsqueda ser aplicada a cada
una de las filas de la tabla, y solamente sern eliminadas aquellas filas que cumplan las
condiciones.
Sintaxis
DELETE [<Lista_de_Seleccin]
FROM {(Nombre_de_tabla [ [AS] nombre_de_correlacin ] | nombre_consulta_de_seleccin [
[AS] Nombre_de_correlacin ] } | <tabla combinada>},
(IN <especificacin_del_origen>)
[WHERE <criterios>];
Ejemplos
Para eliminar todas las filas de la tabla tblDetallesdePedido, introduciremos lo siguiente:
DELETE FROM tblDetallesPedido;
Para eliminar todos los registros de la tabla tbLibros que son libros de MS-DOS, introduciremos
los siguiente:
DELETE tbLibros.*, tbLibros.NumeroISBN

FROM tbLibros
WHERE (((tbLibros.NumeroISBN) IN
SELECT tbCategoriasLibros.NumeroISBN
FROM tbCategorias
INNER JOIN TbCategoriasLibro
ON tbCategorias.IDCategoria = tbCategoriasLibro.IDCategoria
WHERE tbCategorias.Categoria = MS-DOS)));
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Sentencia INSERT
Inserta uno o ms registros nuevos en la tabla especificada. Cuando utilicemos la clusula
VALUES, solamente ser insertada una fila. Si utilizamos una sentencia de seleccin, el nmero
de filas insertado ser igual al nmero de registros devueltos por la sentencia de seleccin.
Sintaxis:
INSERT INTO nombre_de_tabla [((nombre_campo), )]

IN <especificacin_del_origen> ]
(VALUES ((literal), ) | sentencia_de_seleccin)
Ejemplo:
Para insertar una nueva fila en la tabla tbLibrerias, introduciremos los siguiente:
INSERT INTO tbLibrerias (NombreLibreria, Direccion, ciudad, Provincia, CP, Pais, Telefono,
Fax, Mail)
VALUES (El buen libro, C/ Nueva, 33, Igualada, Barcelona, 08700, Espaa,
938044433, 938044433, info@buenlibro.es)
Para calcular los totales de las ventas realizadas en un determinado mes e insertarlos en una
tabla de trabajo de totales, introduciremos los siguiente:
PARAMETERS [Ao a resumir:] SHORT, [Mes a resumir:] SHORT;

INSERT INTO zSumVentas (NumeroISBN, Titulo, MesVentas, TotalVentas)
SELECT tbLibros.NumeroISBN, TbLibros.Titulo, Formato([FechaPedido],mmmm , yyyy)
AS MesPedido, Suma(Round(CMoneda(([Cantidad]*[PrecioSug])*(1-[Descuento]), 2)) AS
TotalPedido
FROM tbPedidos INNER JOIN (TbLibros INNER JOIN tbDetallesPedido ON tbLibros.NumeroISBN
= TbDetallesPedido.NumeroISBN) ON (TbPedidos.IDPedido = TbDetallesPedido.IDPedido
WHERE (((Ao [FechaPedido])) = [Ao a resumir:])
AND ((Mes([FechaPedido])) = [Mes a resumir]))
GROUP BY TbLibros.NumeroISBN, TbLibros.Titulo, Formato([FechaPedido],mmmm ,
yyyy);
Sentencia SELECTINTO
Crea una nueva tabla a partir de los valores seleccionados de una o ms tablas.
Sintaxis:
SELECT [ALL | DISTINCT | DISTINCTROW | TOP nmero [PERCENT] ] <lista_de_seleccin>

INTO nombre_nueva_tabla
[IN <especificacin_del_origen>]
FROM { {nombre_de_tabla [ [AS] nombre_de_correlacin] | nombre_consulta_seleccion [
[AS] nombre_de_correlacion]} | <tabla_combinada> },
[IN <especificacin_del_origen>]
[WHERE <criterios>]
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[GROUP BY nombre_campo, ...]

[HAVING <criterios>]
[UNION [ALL] <sentencia_de_seleccion>]
[ [ORDER BY {Nombre_Campo [ASC | DESC] }, ... ] | IN <Nombre_base_datos_origen>
<[Cadena_de_conexin_origen]>
[WITH OWNERACCESS OPTION];
Ejemplo:
Para crear una nueva tabla que resuma todas las ventas por libro y por mes, introduciremos lo
siguiente:
SELECT TbLibros.NumeroISBN, TbLibros.Titulo, Format([FechaPedido], mmm yyyy) AS

MesVentas, Sum(Round(CCur(([Cantidad]*[PrecioSug])*(1-[Descuento])), 2)) AS TotalVentas
INTO zTbVentasMensuales
FROM TbPedidos INNER JOIN (TbLibros INNER JOIN TbDetallesPedido ON
TbLibros.NumeroISBN = TBDetallesPedido.NumeroISBN) ON tbPedidos.IDPedido =
TbDetallesPedido. Impedido
WHERE (((TbLibros.FueraDeImpr) = False))
GROUP BY TbLibros.NumeroISBN, TbLibros.Titulo, Format([FechaPedido], mmm yyyy );
Sentencia UPDATE
La utilizaremos para actualizar las columnas seleccionas de todos los registros que satisfacen los
criterios de bsqueda. Sino se introduce una clusula WHERE, se vern afectados todos los
registros de la tabla o consulta especificada.
Sintaxis:
UPDATE { {nombre_de_tabla [ [AS] nombre_de_correlacion ] |

nombre_de_consulta_de_seleccion [ [AS] nombre_de_correlacion ] <tabla_combinada>}, ...
[IN <especificacin_del_origen>] }
SET {Nombre_columna = {<expresin> | NULL }}, ...
[WHERE <condicion_de_busqueda>]
Ejemplo:
Para incrementar el precio de todos los libros sobre Visual Basic en un 10%, introduciramos lo
siguiente:
UPDATE TbLibros
SET tbLibros.precioSug = Round(CCur([PrecioSug]*1.1), 2)
WHERE (((TbLibros.NumeroISBN) IN (SELECT tbCategoriasLbiro.NumeroISBN FROM
TbCategorias INNER JOIN TbCategoriasLibro ON tbCategorias.IDCategoria =
TbCategoriasLbiro.IDCategoria
WHERE TbCategorias.Categoria = Visual Basic)));
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9. LOS FORMULARIOS
Los formularios son los objetos de la base de datos que nos permiten insertar, modificar,
visualizar o eliminar datos de una tabla o consulta de una forma ms atractiva y cmoda para el
usuario. Podremos disear formularios para muchos propsitos, presentar y editar datos,
formularios que den acceso a otros objetos, introduccin de datos, presentacin de mensajes,
imprimir informacin, etc.
Los formularios tienen la ventaja de poder:
Mostrar datos de varias tablas o consultas a la vez
Realizar clculos en campos
Crear y utilizar grficos
Utilizar diferentes tipos de fuentes, colores, y cualquier otro formato
Encabezados, secciones de detalle y pies

Normalmente, colocaremos la informacin de la tabla o consulta que deseamos presentar, en la
seccin de detalle en el centro de la ventana Formulario. Podemos aadir un encabezado en la
parta superior de la ventana o un pie en la parte inferior de la misma para visualizar la
informacin o los controles que no es necesario cambiar cada registro diferente.
Los Autoformularios
Estos son la forma ms rpida y sencilla de crear un formulario para introducir datos en una
tabla. Para crearlo, desde la ventana principal de la base de datos, haremos un clic en nuevo.
Aparecer el cuadro de dilogo que nos permitir escoger el tipo de formulario que queremos
crear, as como la tabla o consulta en que se tienen que recoger los datos.
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Figura 9.1. Cuadro Nuevo formulario
Podremos crear cinco tipos de autoformularios:
En columnas 1 registro por pantalla
En tabla Varios registros por pantalla (formularios continuos)
Hoja de datos Parecidos al estilo de las tablas
Tablas dinmicas
Grficos dinmicos
Desplazamiento a travs de un formulario y tratamiento de los

datos
Introducir y modificar datos
Probablemente la mayor parte de los formularios que diseemos permitir insertar nuevos
registros, cambiar los valores de los campos o eliminar registros en vista Formulario o en Vista
Hoja de datos.
Para introducir un nuevo registro, podremos hacerlo utilizando las diferentes opciones que nos
proporciona Access. Desde el men Insertar Nuevo registro
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Figura 9.2. Insertar Nuevo registro
Utilizando el botn nuevo registro de la barra de herramientas:
A travs del botn nuevo registro de los botones de desplazamiento del propio formulario:
Figura 9.3. Nuevo registro Botones de desplazamiento
Estos botones, al igual que en las tablas o consultas, nos servirn para poder desplazarnos por
los diferentes registros de un formulario.
Figura 9.4. Botones de desplazamiento
En alguna ocasin, estaremos utilizando un formulario de introduccin de datos, por lo que al

abrir el formulario, aparecera preparado para la insercin de un nuevo registro.
Si un formulario permite realizar actualizaciones, podremos cambiar o eliminar fcilmente los
datos existentes en las tablas o consultas de donde proceden los datos del formulario. Si el
formulario ha sido diseado en Vista hoja de datos, podremos hacerlo exactamente igual que
cuando trabajamos con una tabla.
Al igual que en las hojas de datos, para modificar, tendremos que situarnos en el registro que
queramos cambiar y a partir de ah utilizar las tcnicas como si se tratara de un procesador de
texto. Teniendo en cuenta que para saltar de campo, podremos utilizar la tecla TAB o para ir al
campo anterior Myus TAB.
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Diseo de formularios
Un formulario podremos realizarlo desde cero utilizando la vista diseo o bien modificar su
diseo, utilizando la misma vista.
Para crear un formulario desde cero, podremos utilizar la opcin Crear un formulario en Vista
diseo de la ventana principal de la base de datos o bien acceder al botn Nuevo y a
continuacin escoger Vista diseo y la tabla o consulta de la que se quieren mostrar los datos.
Desde la ventana de vista diseo, podremos controlar cualquier control que aparece en un
formulario. Colocar etiquetas adicionales, botones de accin, listas desplegables (cuadros
combinados), etc.
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Figura 9.5. Vista diseo de formulario
El cuadro de herramientas
Es el cuadro que nos proporciona todos los objetos posibles que podemos colocar en un
formulario. Tambin contiene un botn denominado ms controles que permite el acceso a
todos los controles ActiveX. Para colocar un determinado control en el formulario solo
pulsaremos el botn correspondiente a ese control en el cuadro de herramientas. Cuando
desplacemos
el
puntero
del
ratn
sobre
el
formulario,
ste
cambiar
su
apariencia
convirtindose en un icono que representa la herramienta que se ha seleccionado. Situamos el

punteo del ratn el lugar donde queremos colocar el control y pulsamos el botn izquierdo para
colocar el control sobre el formulario. Si queremos cambiar el tamao del control en el momento
de su colocacin en el formulario, haremos clic y arrastraremos el puntero del ratn hasta
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alcanzar el tamao deseado (Tambin podemos cambiar el tamao de un control una vez
colocado arrastrando los ajustadores de tamao de sus bordes o esquinas).
Figura 9.6. Cuadro de herramientas
Herramienta seleccionar objetos: Es la herramienta predeterminada. Utilizaremos esta

herramienta para seleccionar, cambiar el tamao y editar los controles existentes.
Botn Asistente para controles: Si este botn est activado, cuando pulsemos un
control que tenga asignado un asistente, podremos ir siguiendo una serie de pasos para
configurar el control.
Herramienta etiqueta: Utilizaremos esta herramienta para crear controles de etiqueta

que contengan un texto fijo en el formulario. Por omisin, la mayor parte de los controles
poseen un control de etiqueta asociado a los mismos. Podemos utilizar esta herramienta
para crear etiquetas independientes en los encabezados o para colocar instrucciones en el
formulario.
Cuadro de texto: Para crear controles de cuadro de texto para la visualizacin de campos
de las tablas o para realizar clculos entre campos.
Grupo de opciones: Utilizaremos este para crear un grupo de opciones que contenga uno
o ms botones de alternar, botones de opcin o casillas de verificacin. Podemos asignar un
valor numrico independiente para cada botn o casilla de verificacin que se incluya en el
grupo. Cuando tengamos ms de un botn o casilla de verificacin en un grupo, slo uno de
ellos podr estar seleccionado en un momento dado y el valor de ese botn se convertir en
el valor del grupo de opciones.
Botn
de
alternar:
Servir
para
crear
un
control
que
contenga
un
valor
Activado/desactivado, verdadero/falso o S/No. Si se asocia el control a un campo de tabla
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o consulta, podremos cambiar el valor del campo a travs de este control.
Botn de opcin: Tambin se le puede llamar botn de radio. Estos sern parecidos a los
botones de alternar en cuanto al valor que guardan. Si se encuentra en un grupo de
opciones, nicamente podremos pulsar uno de ellos, desactivndose el otro al marcar la
opcin que deseemos.
Casilla de verificacin: Al igual que las anteriores, ser para controlar valores
Verdadero/Falso, S/No, Activado/Desactivado.
Cuadro combinado: utilizaremos esta herramienta para crear un cuadro desplegable que
contenga una lista de posibles valores para el control y un cuadro de texto que puede ser
editado manualmente. Podremos cambiar los valores del cuadro, utilizando una tabla o
consulta o una lista de valores previamente definida.
Cuadro de lista: Parecida a la anterior, pero mostrara varios valores a la vez,

dependiendo de lo grande que confeccionramos nuestro cuadro. Podremos seleccionar
varios valores en la lista a la vez.
Botn de comando: Podremos utilizarlo para activar una macro o procedimiento de

evento que realice una determinada accin.
Imagen: La utilizaremos para aadir una imagen esttica en el formulario.
Marco de objeto independiente: Servir para aadir un objeto procedente de otra

aplicacin que soporte la incrustacin y vinculacin de objetos. El objeto pasar a formar
parte del formulario, no de los datos de la tabla o consulta subyacente. Podremos aadir
imgenes, sonidos, grficos o diapositivas para mejorar la apariencia del formulario.
Marco de objeto dependiente: Lo utilizaremos para mostrar los objetos OLE de una tabla
o consulta.
Salto de pgina: Podremos utilizarlo cuando nuestro formulario contenga tantos datos que
no quepan correctamente. Podremos montar un formulario de varias pginas.
- 57 -
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Control ficha: Utilizaremos esta herramienta para crear una serie de pginas de fichas en
un formulario. Cada pgina puede contener un nmero de otros controles que visualicen
informacin. El control ficha funciona de forma similar a muchas de las ventanas de cuadros
de dilogo u hoja de propiedades de Access.
Subformulario/subinforme: Esta herramienta ser para incrustar otro formulario en el

formulario actual. Podemos utilizar un subformulario para mostrar datos procedentes de
una tabla o consulta que estn relacionados con los datos del formulario principal. Access
mantiene el enlace entre los dos formularios de forma automtica.
Lnea: Utilizaremos esta herramienta para aadir lnea al formulario y mejorar su

apariencia.
Rectngulo: Utilizaremos esta herramienta para aadir rectngulos al formulario y mejorar

su apariencia.
Ms controles: Al pulsar este botn mostrar un men que contendr todos los controles
ActiveX que han sido instalados en el sistema. No todos los controles ActiveX pueden
funcionar correctamente en Access.
La lista de campos
La lista de campos se utiliza en combinacin con el cuadro de herramientas para colocar
controles dependientes (controles vinculados a campos de una tabla o consulta) en el
formulario. Para hacerlo simplemente ser necesario arrastrar los campos de la lista hacia la
zona del formulario que deseemos colocarlo.
La hoja de propiedades
El formulario, cada seccin del formulario (encabezado, detalle y pie) y cada control del
formulario poseen una lista de propiedades asociadas, que pueden ser definidas haciendo uso
de la hoja de propiedades:
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Figura 9.7. Cuadro de Propiedades
El tipo de propiedades que se puedan especificar varan dependiendo del control que se tenga
seleccionado.
Desplazamiento y cambio de tamao de los controles

Por omisin, Access crea cuadros de texto de tres centmetros de ancho con una etiqueta
situada dos centmetros a la izquierda del cuadro de texto. Para algunos de los campos, tres
centmetros es ms que suficiente para visualizar el valor del campo, pero para otros, el cuadro
de texto no ser suficiente o podra ser demasiado grande para el contenido del mismo.
Para cambiar la posicin y el tamao de un control, en primer lugar ser necesario que
seleccionemos el control, tendremos que asegurarnos que tenemos presionado el botn de la
herramienta seleccionar objetos. Cuando hagamos clic sobre el objeto, aparecern los
ajustadores de tamao del mismo.
Figura 9.8. Ajustadores de tamao.
Para cambiar el tamao, nos situaremos sobre los ajustadores de tamao y aparecern unas
flechas de doble punta, a travs de ellas, clicando y arrastrando cambiaremos el tamao del
objeto.
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Figura 9.9. Cambiar tamao de un objeto
Si quisiramos mover el objeto, buscaramos encima del contorno del mismo, el cursor en forma
de mano, con este podramos mover el objeto y adems la etiqueta que tenga asociada.
Figura 9.10. Mover objeto y etiqueta asociada
Si slo quisiramos mover el objeto, se puede apreciar que en la parte superior izquierda del
control seleccionado hay un cuadrado ms grande desde donde podramos hacerlo. Aparecer
un smbolo con un dedo apuntando hacia arriba.
Figura 9.11. Mover solo objeto sin etiqueta.
Simplificacin de la introduccin de datos con un formulario

Un inconveniente que se presenta al trabajar con una base de datos relacional es que a menudo
trabajamos con informacin almacenada en varias tablas. Esto no supone un problema cuando
estamos utilizando una consulta para unir los datos, aunque el trabajo con varias tablas puede
crear confusin si lo que estamos haciendo es introducir nuevos datos. Access proporciona
algunas formas de mostrar la informacin procedente de varias tablas relacionadas, para
facilitar la introduccin de los datos.
Cuadros combinados
Cuando creamos un cuadro combinado desde el cuadro de herramientas y tenemos activado el
botn Asistente para controles, aparece un asistente desde el que podremos configurar
nuestro cuadro combinado segn deseemos.
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Figura 9.12. Asistente para cuadros combinados
El primer paso, segn se muestra la figura 9.12., anterior, podremos escoger que valores
aparecern en el cuadro combinado y para que se utilizarn los mismos.
Si escogemos la primera opcin Deseo que el cuadro combinado busque los valores en
una tabla o consulta, previamente tendremos que tener creada la tabla o consulta que
necesitamos. La opcin siguiente Escribir los valores que desee, ser apropiada para
utilizarla cuando tengamos pocos valores en una lista y no sea necesario aadir ms valores
posteriormente.
La ltima opcin Buscar un registro en el formulario segn el valor que he seleccionado
en el cuadro combinado, solo aparecer cuando el cuadro combinado lo coloquemos en un
formulario y ser precisamente para buscar un valor en el formulario donde lo estemos
colocando.
Dependiendo de la opcin que escojamos, el asistente se comportar de diferentes formas, si
escogemos la primera, nos preguntar de qu tabla o consulta queremos mostrar los valores. La
segunda, nos mostrar escribir a nosotros los valores y la ltima nos preguntar qu campo
ser el que contendr la informacin que queremos buscar en el cuadro combinado.
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Figura 9.13. Asistente para cuadros combinados. Segundo paso (depende de la opcin seleccionada en el primero)
Una vez colocado el cuadro combinado en nuestro formulario, podremos modificar su aspecto
desde la ventana de propiedades de dicho cuadro.
Figura 9.14. Pestaa Formato de las propiedades del cuadro combinado
Nmero de columnas: Nmero de columnas que contendr el cuadro combinado y que

dependiendo de la propiedad Ancho de columna, aparecern cuando despleguemos el cuadro
combinado. Como hay un cuatro aparecern cuatro columnas, siempre y cuando en el Ancho de
columna no exista ningn cero en la anchura de las columnas.
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Figura 9.15. Cuadro combinado poblacin con cuatro columnas
Encabezados de columna: Por si queremos que en las columnas visibles aparezca el nombre del
campo.
Ancho de columnas: El ancho que se le dar a cada una de las columnas, en el ejemplo se
especifica como:
Figura 9.16. Ancho de columnas
Filas en lista: La cantidad de filas (poblaciones) que se vern cuando despleguemos el cuadro
combinado.
Ancho de la lista: El ancho total del cuadro combinado. Si se coloca la palabra Auto la lista
desplegable se adaptar al ancho del cuadro combinado (podran no verse todos los campos
correctamente), normalmente el ancho de la lista es la suma de todos los anchos de las columnas.
En este caso 10cm.
En la pestaa Datos de la ventana de propiedades del cuadro combinado, tendremos aquellas

propiedades referentes a los datos que aparecen dentro del cuadro.
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Figura 9.17. Ventana propiedades de cuadro combinado Pestaa Datos
Tipo de origen de la fila: De donde sern los datos mostrados en el cuadro combinado. Si de una
tabla o consulta o bien de una lista de valores que escribiremos nosotros.
Origen de la fila: Si hemos escogido en la propiedad Tipo de origen de la fila Tabla/Consulta, en

este momento marcaremos la tabla o consulta de donde procedern los datos. Si por el contrario
hubiramos marcado Lista de valores, ahora colocaramos los valores que necesitamos separados
por punto y coma (;)
Ejemplo: Barcelona;Tarragona;LLeida;Girona
Columna dependiente: Ser la columna que contendr el valor que guardaremos en el campo de
la tabla si este control lo tuviramos asociado con alguno o bien el valor que utilizar
posteriormente para realizar la bsqueda que necesitemos.
Limitar a la lista: Si establecemos este valor a S, no podremos colocar valores que no se

encuentren dentro de la lista.
Cuadros de lista
Un cuadro de lista, es prcticamente lo mismo que un cuadro combinado, con la diferencia que
en lugar de aparecer una flecha para poder desplegar el cuadro, aparecer directamente la lista
para poder escoger el valor o valores que se desee
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Figura 9.18. Cuadro de lista
Dependiendo si la propiedad Seleccin mltiple que se encuentra en la ventana de propiedades

en la pestaa Otras, est en ninguna, simple o extendida, la forma de las posibles selecciones
ser diferente.
Ninguna: No se permiten selecciones mltiples, nicamente permite escoger un valor.
Simple: Los elementos mltiples se seleccionan o deseleccionan eligindolos con el ratn o

presionando la barra espaciadora.
Extendida: Los elementos mltiples se seleccionan manteniendo presionada la tecla MAYS y

eligindolos con el ratn o manteniendo presionada MAYS y presionando una tecla de direccin
para extender la seleccin desde el elemento seleccionado previamente al elemento actual.
Tambin puede seleccionar elementos arrastrando el ratn. Manteniendo presionada CTRL y
haciendo clic en un elemento, selecciona o deselecciona ese elemento.
Propiedad column de los cuadros de lista o cuadros combinados

Si deseamos que uno de los valores de cualquiera de las columnas nos aparezca en otro cuadro
de texto, por ejemplo que al seleccionar la poblacin, al lado nos coloque el nombre de la
poblacin, el cdigo postal y la provincia, utilizaremos la propiedad column. Teniendo en cuenta
que la primera columna ser la nmero 0, su sintaxis ser la siguiente:
NombreControl.column(NmeroColumna)
Ejemplo:
=NumPoblacion.column(1) & " - " & NumPoblacion.column(2) & " (" &
NumPoblacion.column(3) & ")"
Aparecer como la imagen siguiente:
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Crear una plantilla con Access

Podremos crear un formulario o informe de Access y despus hacer que sea la plantilla
predeterminada para la base de datos. Para hacerlo, una vez tengamos creado el objeto iremos
al men Herramientas Opciones y en la pestaa Formularios / Informes, asignaremos el
formulario e informe que nosotros queremos como predeterminado.
Figura 9.19. Plantilla para formularios o informes
Crear un autoformato en Access

Al igual que la opcin anterior, primero crearemos el formulario o informe que necesitamos y a
continuacin si queremos guardarlo como Autoformato para que aparezca cada vez que
utilicemos el asistente en la lista de los autoformatos:
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Figura 9.20. Estilos a aplicar en Asistente para formularios
Iremos, con el formulario abierto en vista diseo al men Formato Autoformato:
Figura 9.21. Formato Autoformatos
Escogeremos la opcin Personalizar... y a partir de all escogeremos si queremos crear un nuevo

autoformato, modificar uno existente o bien eliminar uno que ya no queremos volver a utilizar.
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Figura 9.22. Cuadro de dilogo de Personalizar autoformato
Crear nuestro formulario/informe de autoformato con las caractersticas del que tengamos
abierto en ese momento.
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10. INFORMES
Los informes constituyen la mejor manera de crear una copia impresa de la informacin
extrada o calculada a partir de los datos de la base de datos. Aunque cualquier otro objeto se
puede imprimir, e incluso los formularios se pueden preparar para la impresin, los informes
poseen dos ventajas principales sobre otros mtodos de impresin de datos.
Los informes pueden comparar, resumir y calcular subtotales a partir de grandes cantidades de
datos.
Los informes pueden ser creados para generar facturas, pedidos de compra, etiquetas postales,
elementos de presentacin y otros tipos de documentos de salida que podran ser necesarios para
dirigir un negocio de manera eficiente.
Los informes estn diseados para agrupar datos, presentar cada grupo de manera
independiente y efectuar clculos. Los informes funcionan de la siguiente manera:
Podemos definir hasta un mximo de 10 criterios de agrupacin para independizar los diferentes
niveles de detalle.
Podemos definir encabezados y pies independientes para cada grupo.
Podemos efectuar clculos complejos, no slo dentro de un grupo o de un conjunto de filas sino
tambin a travs de los grupos.
Adems de los encabezados y pies de pgina, podemos definir un encabezado y un pie para todo el
informe.
Al igual que en los formularios, podemos incluir imgenes y grficos en cualquier seccin de un
informe. Tambin podemos incluir subinformes o subformularios dentro de las secciones de un
informe.
Origen de los datos en un informe

La mayor parte de la informacin en un informe procede de los datos guardados en una tabla o
bien de una consulta que se ha realizado con los datos de estas tablas. Por lo tanto, cuando
creamos un informe necesariamente lo primero que tenemos que hacer es establecer el origen
de los mismos.
Para ello, tendremos que actuar prcticamente igual que en los formularios. Cuando creemos un
Informe en Vista diseo, desde el cuadro de dilogo Nuevo, escogeremos la tabla o consulta en
que necesitamos basar nuestros datos.
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Figura 10.1. Cuadro de dilogo Nuevo Informe.
O bien desde las propiedades del informe en la pestaa datos y en la propiedad origen del
registro.
Figura 10.2. Propiedades de informe Origen del registro
Creacin de informes utilizando el asistente

Una forma rpida y fcil de crear un informe es utilizar el asistente para informes que incorpora
Access. Esta funcin es parecida a la que se incorporaba para la creacin de los formularios.
Para crear un informe utilizando el asistente, podremos acceder al mismo a travs de la opcin
Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos
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Figura 10.3. Asistente para informes
o bien a travs de la opcin Asistente para informes del cuadro de dilogo de nuevo informe que
se accede a travs del botn Nuevo.
Figura 10.4. Nuevo informe Asistente para informes
Una vez hemos hecho la eleccin del asistente, aparecer el cuadro de dilogo del asistente, en
el primer paso nos dejar escoger la tabla o tablas / consulta o consultas que tienen que
contendrn los campos que formarn nuestro informe.
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@profesionalscat
Figura 10.5. Asistente para informes campos del informe
A travs de los botones centrales, igual que hacamos con el asistente para formularios,
podremos seleccionar los campos necesarios.
Dependiendo de si escogemos una tabla o consulta o ms de una tabla o consulta, aparecer en
el siguiente paso un cuadro diferente.
Figura 10.6. Aparecer si escogemos una sola tabla
Figura 10.7. Aparecer si escogemos ms de una tabla
La figura 10.6 ser la que aparecer cuando escojamos una sola tabla o consulta y nos ayudar
a colocar algn nivel de agrupamiento de los datos en nuestro informe.
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@profesionalscat
La figura 10.7 ser algo parecido pero el nivel de agrupamiento principal se podr hacer por la
tabla principal o bien que aparezcan todos los datos juntos por la tabla secundaria. En el
ejemplo, la tabla principal, o sea la que tiene la clave principal nica, ser Tb_Clientes y la
secundaria, es decir la que el campo relacionado no es clave principal ser Tb_Articulos.
Al hacer siguiente si hemos escogido una sola tabla o consulta, aparecer directamente la
opcin que nos permitir ordenar los datos (Figura 10.8) y si hemos escogido ms de un objeto,
aparecer el cuadro del nivel de agrupamiento, es decir, la figura 10.6. y a continuacin el paso
siguiente ya nos mostrar el cuadro para ordenar los datos (Figura 10.8).
Figura 10.8. Paso del asistente para informes Ordenacin de los datos
Al hacer siguiente podremos indicarle a Access, como queremos que distribuya los campos
dentro del informe y adems que orientacin le queremos dar a nuestra pgina.
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Figura 10.9. distribucin de los datos y orientacin de la pgina
En el paso siguiente nos dar a elegir entre los modelos de formato que tiene el Access
incorporados.
Figura 10.10. Formato del informe
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Al final en el ltimo paso solo solicitar el nombre de nuestro informe, que adems le servir para
utilizado como ttulo del informe al imprimir.
Figura 10.11. Ttulo del informe
Encabezados, secciones de detalle, pies y grupos

Un informe dispondr de diferentes partes segn lo necesitemos. Posibles partes de un informe:
Encabezado del informe: Solo se imprimir en la primera pgina del informe
Encabezado de pgina: Se visualizar en todas las pginas del informe
Encabezado de grupo: Aparecer cuando hayamos realizado una agrupacin. Existirn tantos
encabezados de grupo como agrupaciones necesitemos.
Detalle: Un informe no tendra sentido sin la seccin detalle pues ser la zona donde se ubicarn
los datos. Es la nica zona que no se puede desactivar.
Pie de grupo: Podremos activarla o no si necesitamos que cuando finalice el grupo en cuestin,
aparezca algn tipo de informacin o realice algn tipo de operacin matemtica.
Pie de pgina: Aparecer en todas las pginas del informe.
Pie del informe: Slo se imprimir en la ltima pgina del informe.
- 75 -
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Figura 10.12. Secciones de un informe
Si necesitamos realizar algn tipo de ordenacin o agrupacin en un informe, accederemos a

travs de la opcin Ver Ordenar y agrupar
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Figura 10.13. Cuadro de Ordenar y agrupar
Desde este cuadro, podremos indicarle si queremos ordenar o bien agrupar. Si marcamos la
opcin S, en las propiedad Encabezado del grupo de un campo, automticamente estaremos
agrupando por este campo, si no, nicamente podremos indicarle un tipo de ordenacin a
travs de la columna Orden.
Configuracin de la impresin
Desde la opcin Configurar pgina del men Archivo en la vista diseo del informe,
podremos configurar los mrgenes del documento y su orientacin, as como las columnas en
las que queremos que se distribuyan los datos
Figura 10.14. Cuadro de dilogo configurar pgina
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11. MACROS
En Microsoft Access, podemos definir una macro para que realice cualquier tarea que pudiese
ser iniciada con el teclado o con el ratn. La verdadera potencia de las macros de Access es su
habilidad para automatizar la respuesta a muchos tipos de eventos sin que sea necesario
aprender un lenguaje de programacin. Un evento puede ser un cambio en los datos, la
apertura o cierre de un formulario o informe, o incluso un cambio de seleccin de un control a
otro. Dentro de una macro, podemos incluir varias acciones y definir condiciones de
comprobacin de tal como que se lleven a cabo diferentes acciones dependiendo de los valores
de los formularios o informes.
La creacin de macros para que los usuarios lleven a cabo varias rdenes del men pulsando un
botn, garantiza que las tareas se realicen del mismo modo.
Creacin de una macro

Desde la ventana de la base de datos, accederemos al apartado macros y desde esta zona,
pulsaremos el botn Nuevo, al hacerlo, Access, nos mostrar la ventana de creacin de
macros.
Figura 11.1. Ventana de macros
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Esta ventana se divide principalmente en dos apartados, las acciones configuradas que ser la
parte superior y los argumentos de la accin, que los encontraremos en la parte inferior de la
ventana y que mostrar unas u otras opciones dependiendo de la macro que escojamos.
Para seleccionar una accin desplegaremos la flecha que hay en el apartado Accin y
seleccionaremos la accin ms adecuada para nuestro caso.
Figura 11.2. Escoger una accin
Imaginemos que seleccionamos la accin Abrir Formulario, a continuacin en la parte inferior

tendremos que indicarle qu formulario y como queremos abrirlo.
Figura 11.3. Argumentos de la accin
Podremos ir colocando tantas acciones como necesitemos que se efecten cuando se realice un
evento (por ejemplo un clic en algn botn)
Guardar una macro

Para guardar la macro podremos simplemente cerrarla y nos preguntar si queremos guardar
los cambios realizados o bien pulsando el botn guardar de la barra de herramientas.
- 79 -
@profesionalscat
Asignacin de una macro

Una vez hemos creado la macro, podremos asignrsela a algn evento, estos existen en los
formularios e informes y los asignaremos a travs de las propiedades de los objetos de los
mismos.
Un ejemplo sera, en el momento de pulsar un botn en el formulario de clientes, queremos que
nos muestre un informe de todos los clientes, para ello primero crearemos un macro para abrir
el informe, que previamente tambin tendremos que haber creado. A continuacin crearemos
un botn en el formulario, situado, por ejemplo, en el pie del formulario.
Figura 11.4. Botn para listar clientes
Y le asignaremos la macro a travs del evento Al hacer clic del botn, para ello entramos a las
propiedades del botn y nos situamos en la pestaa Eventos, hacemos un clic en el evento
mencionado y desde el desplegable, escogemos la macro que previamente habamos creado, si
no lo hubiramos hecho, siempre podremos crearlo en ese momento desde el botn con los tres
puntitos
Figura 11.5. Asignacin de la macro al evento Al hacer clic
- 80 -
@profesionalscat
Conversin de las macros a Visual Basic

Si habamos creado alguna macro y con posterioridad pensamos que sera conveniente ejecutar
las acciones de nuestra base de datos a travs de la programacin, utilizando Visual Basic para
Aplicaciones, podremos convertir nuestras macros a cdigo VBA, sin muchas dificultades.
Imaginemos que hemos creado la macro del ejemplo anterior y la queremos pasar a cdigo,
abriremos el formulario o informe donde se encuentren asignadas las macros e iremos al men
Herramientas Macro Convertir macros del formulario a Visual Basic. Al hacerlo,
Access convertir la macro a cdigo y la asignar al mismo evento como Procedimiento de
Evento, slo nos quedar deshacernos de la macro, borrndola.
Figura 11.6. Ventana de Visual Basic para aplicaciones Macro convertida
Tambin podramos convertirla directamente desde la ventana de la base de datos en la zona de

las
macros,
seleccionaramos
la
macro
que
nos
interesa
convertir
continuacin
Herramientas Macro Convertir macros a Visual Basic, nos crear un mdulo nuevo con
la macro convertida.
Figura 11.7. Mdulo de macro convertida
- 81 -
@profesionalscat
12. MDULOS
Los mdulos, ms potentes que las macros, son programas de Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de programacin de alto nivel desarrollado por Microsoft
cuya finalidad es la de crear un conjunto comn de instrucciones VBA, adems de su propio
conjunto. Mientras las macros permiten automatizar cuatro o cinco docenas de acciones, VBA
incluye cientos de rdenes. Este nmero puede ser aplicado de manera indefinida con otros
muchos complementos. Utilizaremos VBA para llevar a cabo tareas que son demasiado
complejas como para ser tratadas con macros, como la apertura de una hoja de clculo de Excel
y recuperacin de cierta informacin.
Todos el cdigo escrito en Visual Basic de la base de datos se almacenar en mdulos. Access
proporciona dos formas de crear mdulos: como un objeto mdulo o como parte de un objeto
formulario o informe.
Objetos de mdulo
Los objetos de mdulo de una base de datos son visualizados al pulsar el botn mdulos de la
ventana de la base de datos. Sera necesario utilizar este tipo de objeto para definir los
procedimientos que sern utilizados desde varios formularios o informes de la aplicacin. Seran
los llamados procedimientos pblicos que pueden ser llamados desde cualquier parte de la
aplicacin.
Para crear un nuevo mdulo desde esta zona, pulsaremos el botn Nuevo situado sobre la lista
de mdulos, en la ventana de la base de datos.
Mdulos de formulario e informe

Para facilitar la creacin de procedimientos en Visual Basic que respondan a eventos en
formularios e informes, Access proporciona un mdulo asociado con cada formulario e informe.
Dentro de un mdulo de este tipo, podemos crear procedimientos de evento privados para
responder a eventos, que slo pueden ser llamados desde dentro del formulario o informe
donde se encuentran situados.
La ventana del editor de Visual Basic

Cuando abrimos un mdulo en vista Diseo, Access abre el editor de Visual Basic y solicita al
editor la visualizacin del cdigo.
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@profesionalscat
Figura 12.1. Ventana Editor de Visual Basic
Variables y constantes
Adems de poder utilizar cdigo Visual Basic para trabajar con los controles de cualquier
formulario o informe abierto, podemos declarar y utilizar las variables situadas en nuestro
cdigo para almacenar valores de forma temporal, calcular un resultado, o tratar cualquiera de
los objetos de nuestra base de datos. De este modo, en lugar de definir controles ocultos en
los formularios para mantener los datos que deseamos pasar de una rutina a otra, podemos
definir una variable global para que guarde ese valor.
La diferencia entre una variable y una constante es que esta ltima tiene un valor fijo que no
puede ser alterado mientras la aplicacin est siendo ejecutada.
- 83 -
@profesionalscat
mbito de una constante y de una variable

El alcance de una variable o de una constante determina si la variable o constante ser conocida
slo por un procedimiento, por todos los procedimientos de un mdulo o por todos los
procedimientos de la base de datos. Se pueden crear variables o constantes que pueden ser
utilizadas por cualquier procedimiento de la base de datos (alcance global). Adems podemos
crear variables o constantes que solamente se apliquen a los procedimientos de un mdulo o a
un nico procedimiento (alcance local)
Figura 12.2. Variable de procedimiento
La variable creada en la figura anterior ser visible desde cualquier procedimiento del objeto
donde se ubica, en este caso FO_Albaranes, dado que se encuentra en la parte superior fuera
de cualquier subrutina privada.
Figura 12.3. Variable local
Las variables creadas en la figura anterior, Numero y varCuentaReg, solo sern ledas desde la
rutina donde se encuentran, en este caso la rutina Form_Current (Variables locales)
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@profesionalscat
Figura 12.4. Variables globales
La de la figura anterior, como est definida en un mdulo como variable pblica, podr ser leida
desde cualquier procedimiento de la base de datos.
- 85 -
@profesionalscat
BIBLIOGRAFA:
- Ayuda de Microsoft Access 2003
- Running Microsoft Access 2000 Gua Completa. Autor: John Viescas. Editorial:
McGraw Hill
- Paso a Paso Access 2003 Editorial: McGraw Hill
- 86 -

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1. Las bases de datos ________________________________________________________ 5

2. Primeros pasos con Access ________________________________________________ 10

3. Creacin de una base de datos _____________________________________________ 11

5. Claves principales y relaciones _____________________________________________ 23

6. Consultas de seleccin ____________________________________________________ 28

Creacin de consultas __________________________________________________________ 28

7. Consultas de accin ______________________________________________________ 41

8. Diseo de consultas avanzadas SQL _______________________________________ 46

9. Los formularios _________________________________________________________ 51

Propiedad column de los cuadros de lista o cuadros combinados _______________________ 65

10. Informes ______________________________________________________________ 69

11. Macros _______________________________________________________________ 78

12. Mdulos ______________________________________________________________ 82

1. LAS BASES DE DATOS

Tipos de Bases de datos

Objetos de una base de datos

2. PRIMEROS PASOS CON ACCESS

3. CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

consultas, formularios, etc.

Figura 4.1. Cuadro de dilogo Nueva tabla

Figura 4.2. Crear una tabla utilizando el asistente

De cualquier forma, aparecer el asistente para la creacin de nuestra tabla

Figura 4.3. Asistente para tablas

Figura 4.4. Botones opcin asistente

Figura 4.5. Ventana Vista diseo tabla

Figura 4.6. Cuadro Guardar como de las tablas

Definicin de los campos

Figura 4.7. Tipos de datos

Texto: Datos alfanumricos hasta 255 caracteres

Introducir, eliminar y modificar registros en las tablas

Figura 4.8. Ventana principal Base de datos

Figura 4.9. Botn vista hoja de datos

Aparecer la ventana de introduccin de registros

Figura 4.10. Ventana de la tabla en Vista hoja de datos

Figura 4.11. Registro no guardado

Figura 4.12. Botones de desplazamiento

Figura 4.13. Eliminar registro

Podramos hacerlo a travs de la opcin eliminar registro del men Edicin

Figura 4.14. Selector de registro

O Haciendo un clic en el selector de registro y pulsando la tecla Supr.

Figura 4.15. Confirmacin de eliminacin

Modificacin del diseo de una tabla

Figura 4.16. Diseo de tabla

Figura 4.17. Botn Vista diseo

Manipulacin de columnas desde la vista hoja de datos

Cambiar el ancho de las columnas

Figura 4.18. Ancho de columna

Figura 4.19. Cuadro ancho de columna

Ocultar y mostrar columnas

Mover una columna

5. CLAVES PRINCIPALES Y RELACIONES

Definicin de una clave principal

Figura 5.1. Clave principal

Figura 5.2. Botn relaciones

Figura 5.3. Cuadro de dilogo Mostrar tabla

Figura 5.4. Tabla de relaciones

Figura 5.5. Modificar relaciones

Figura 5.6 Relaciones varios a varios

Figura 6.1. Crear consulta nueva

Figura 6.2. Ventana diseo de consulta

Figura 6.3. Diseo de nuestra consulta

Introducir criterios de seleccin