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Retencin en la fuente sobre salarios

2011

Introduccin
Esta publicacin Retencin en la Fuente sobre Salarios hace parte nuestra nueva
coleccin Compilaciones de actualidad en la que hemos reunido informacin
fundamental sobre temas de inters e inquietudes formuladas por nuestros usuarios en
los consultorios online, de nuestro portal actualicese.com.
En este caso Retencin en la Fuente sobre salarios, consiste en una recopilacin de
informacin alrededor de este tema, proveniente de los artculos generados por
nuestros investigadores y extrados de las secciones de nuestro portal Normatividad,
"Actualidad", "Relacionados", "Modelos y Formatos", y "Respuestas.
Aqu encontrar un conjunto de cifras y tablas que contienen informacin de fechas
anteriores, pero que en la actualidad, la frmula y la teora, siguen en uso para poder
hacer la Retencin en la Fuente sobre salarios. Es por esto que le recomendamos estar
pendiente del valor vigente del UVT y del SLMV.
actualicese.com Retencin en la Fuente sobre salarios 8 | a c t u a l i c e s e . c om

Captulo 1

ABC de la retencin en la fuente sobre pagos


laborales
Quines deben actuar como agentes de retencin sobre pagos laborales?
Segn el Artculo 383 del Estatuto Tributario, la retencin en la fuente sobre pagos
laborales debe ser efectuada por toda persona natural, sucesiones ilquidas, personas
jurdicas (de derecho privado o pblico), sociedades de hecho y comunidad
organizadas que llegue a efectuar dicha clase de pagos.
Hay que aclarar que cuando el pago sea efectuado por una persona natural, no importa
que dicha sea o no comerciante, ni tampoco el nivel de activos o de ingresos que haya
posedo en el ao anterior. Lo anterior por cuanto la disposicin contenida en el artculo
368-2 del Estatuto solo exige que la persona natural sea comerciante y con
determinados niveles de ingresos y patrimonio para poder actuar como agente de
retencin en los pagos o abonos en cuenta mencionados en los artculos 392
(honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos), 395 (rendimientos financieros) y
401 (Compras en General). Y es que cuando se leen estos artculos, solo se
mencionaba como agente de retencin a las personas jurdicas y sociedades de hecho,
por lo cual el artculo 368-2 fue adicionado al Estatuto Tributario para que las personas
naturales que cumplen los requisitos en l mencionado tambin actuaran como
agentes de retencin sobre esos conceptos. Pero en el artculo 383 sobre retencin por
pagos labores s se menciona desde el comienzo como agentes de retencin a las
personas naturales, que seran personas naturales de todo tipo.

La Retencin sobre pagos laborales se aplica en el momento del pago y no de


su causacin
A diferencia de los dems pagos a terceros que se realicen en las empresas del sector
privado, los que se realizan por concepto de salarios son erogaciones en los cuales la
retencin en la fuente a ttulo del impuesto de renta se debe practicar solamente en el
momento de su pago y no en el momento de su causacin.
As lo establecen las normas contenidas en los Art.383, 385 y 386 del ET. Por ejemplo
en el inciso primero del Art.383 del ET se lee lo siguiente:
ARTCULO 383.. TARIFA. La retencin en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados
por las personas naturales o jurdicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y
las sucesiones ilquidas, originados en la relacin laboral, o legal y reglamentaria, ser la que
resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retencin en la fuente (los subrayados

son nuestros)
Se debe aclarar que fue hasta junio de 1992 cuando esas normas contemplaban que la
retencin en la fuente sobre pagos labores s se practicara en los pagos o abonos en
cuenta. Pero el Art.140 de la ley 6 de 1992 derog la expresin abonos en cuenta
que estaban contenidas en tales normas.
En consecuencia, cuando cada mes en una empresa se tenga que causar el gasto por
los salarios de un trabajador y tal salario es uno de los que arrojara base gravable para
que se le practiquen retenciones en la fuente, es necesario asegurar si ese salario va a
ser o no pagado en ese mismo mes. Solo cuando haya de ser pagado se contabiliza,
declara y paga a la DIAN tal retencin.
Adems, aun cuando no se hayan practicado retencin en la fuente sobre salarios
causados (y no pagados), estos seran deducibles en la renta del empleador siempre y
cuando tal empleador haya pagado los respectivos aportes de seguridad social y
parafiscales antes de la presentacin de la declaracin inicial de renta (ver Art. 108 y
664 del ET; tambin el concepto DIAN 17312 de marzo 24 de 2004).
Es de entender que esa medida se estableci en razn a que los asalariados son
contribuyentes que frente al impuesto de renta solo denuncian sus ingresos en el
momento en que los reciban efectivamente, ya que son contribuyentes no obligados a
llevar contabilidad (ver Art.27 del ET).

En consecuencia, lo ms lgico es que en el ao en que el trabajador deba denunciar


en su declaracin de renta su ingreso por salarios (porque se los pagaron
efectivamente) y liquide impuesto de renta sobre tales ingresos, tambin debera poder
usar la retencin en la fuente que le habr practicado su empleador.
Sin embargo, hay que aclarar que cuando en una empresa se hayan acumulado varias
mensualidades de los salarios de un trabajador y llegue el momento de hacer los pagos
de esos salarios acumulados (o por ejemplo, cuando se haba despedido injustamente a
un trabajador y tiempo despus un juez ordena reintegrarlo y cancelarle los sueldos
atrasados), la retencin en la fuente no se practica sobre el monto total de los salarios
acumulados sino sobre el valor del salario mensual promedio que se calcule sobre esos
pagos acumulados.
As lo estableci la DIAN en su concepto 19120 de julio 26 de 1984 donde dijo:
El valor de la retencin en el caso de que al trabajador se le paguen salarios de meses
anteriores, deber corresponder a la sumatoria de las retenciones referentes al salario de un
mes, en lugar de aplicar la retencin que aparezca en la tabla frente al valor acumulado de todos
los salarios gravables y que corresponde a varios meses, pues esto ltimo resultara
inequitativo.

Para ms detalle de cmo se debe practicar esa retencin en los pagos de salarios
acumulados, la DIAN ha emitido varios conceptos. As, en el concepto 47441 de julio de
2005, tal entidad hace la siguiente cita tomada del concepto 57622 de septiembre de
2003:

la retencin en la fuente del impuesto sobre la renta debe liquidarse estableciendo qu

porcentaje del pago gravable retroactivo le corresponde a cada mes. Para el efecto el monto
total de los pagos retroactivos gravables se divide por el nmero de meses que corresponde a la
retroactividad; a este resultado se le restara el promedio mensual de los intereses y correccin
monetaria o de los gastos de salud y educacin, debidamente certificados y que legalmente
correspondan, segn el caso, y la diferencia ser la base para establecer la retencin en la
fuente.
El porcentaje que figure en la tabla de retencin en la fuente (vigente al momento del pago)
frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el prrafo anterior, se aplica a la totalidad
de los pagos gravables retroactivos. La cifra resultante ser el valor a retener debe tenerse en
cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 10 del artculo 206 del estatuto tributario
(modificado por el artculo 17 de la ley 788 de 2002) el veinticinco por ciento (25%) del valor
total de los pagos laborales es exento, limitado mensualmente a $ 4.000.000. En consecuencia el
valor correspondiente no forma parte de la sumatoria para calcular la base mensual de
retencin, como tampoco para aplicar el porcentaje a que nos hemos referido anteriormente..

La Retencin se practica sobre todo tipo de pago laboral, sean constitutivos o


no constitutivos de salario

Los pagos laborales que un empleador realiza a su trabajador (ya sea en dinero o en
especie) pueden catalogarse entre constitutivos de salario y no constitutivos de salario.
As lo establecen los artculos 127 y 128 del Cdigo sustantivo del Trabajo:
ARTICULO 127. ELEMENTOS INTEGRANTES. Constituye salario no slo la remuneracin ordinaria,
fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como
contraprestacin directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominacin que se adopte,
como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las
horas extras, valor del trabajo en das de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y
comisiones.
ARTICULO 128. PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS. <Artculo modificado por el artculo 15
de la Ley 50 de 1990. El nuevo texto es el siguiente:> No constituyen salario las sumas que
ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas,
bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participacin de utilidades, excedentes de las
empresas de economa solidaria y lo que recibe en diner o en especie no para su beneficio, ni
para enriquecer su patrimonio, sino para desempear a cabalidad sus funciones, como gastos de
representacin, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las
prestaciones sociales de que tratan los ttulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u
ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el
{empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en

dinero o en especie, tales como la alimentacin, habitacin o vestuario, las primas extralegales,
de vacaciones, de servicios o de navidad.

Ahora bien, para que los pagos labores (constitutivos y no constitutivos de salario)
puedan ser deducibles en la declaracin de renta del empleador, se requiere que todos
esos pagos sean involucrados dentro del proceso mensual de retenciones en la fuente
que el empleador ha de practicar cada mes en el momento en que cancele dichos
pagos laborales. Y solo se podrn detraer o restar aquellos que las normas sealen
expresamente como ingresos no gravados (ver artculo 126-1 y 126-4 del Estatuto
Tributario) o como rentas exentas (ver artculo 206 del E.T.)
As lo establece el artculo 87-1 del Estatuto Tributario donde leemos lo siguiente:
ARTCULO 87-1. OTROS GASTOS ORIGINADOS EN LA RELACIN LABORAL NO DEDUCIBLES.
<Artculo adicionado por el artculo 15 de la Ley 788 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:>
Los contribuyentes no podrn solicitar como costo o deduccin, los pagos cuya finalidad sea
remunerar de alguna forma y que no hayan formado parte de la base de retencin en la fuente
por ingresos laborales. Exceptense de la anterior disposicin los pagos no constitutivos de
ingreso gravable o exentos para el trabajador, de conformidad con las normas tributarias
incluidos los provistos en el artculo 387 del Estatuto Tributario.

Cmo se practica la retencin en la fuente sobre pagos Laborales distintos de


indemnizaciones?
Para los pagos laborales diferentes de indemnizaciones laborales (ver Art.401-3 del
E.T.), el empleador tomar los pagos laborales del mes y escoger entre aplicarles el
procedimiento 1 mencionado en el Art. 385 del E.T, o el procedimiento 2
mencionado en el Art. 386 del mismo Estatuto. En consecuencia, si tiene varios
trabajadores al mismo tiempo, el empleador puede aplicar a unos el procedimiento 1 y
a otros el procedimiento 2. Pero el procedimiento que se le aplique a un determinado
trabajador debe ser el mismo durante todo el ao fiscal (ver concepto DIAN 2340 enero
20/93).
Esos procedimientos se aplican solo si el trabajador es un residente en Colombia (ver
Art.9 y 10 del ET). Pero si es un trabajador no residente, entonces se le aplicara una
tarifa nica del 33% (ver Art.408 del E.T. y el concepto DIAN 35980 abril de 1997)
Las normas contenidas en esos artculos 385 y 386 del E.T. dicen lo siguiente:
ARTICULO 385. PRIMERA OPCIN FRENTE A LA RETENCIN. Para efectos de la retencin en la
fuente, el retenedor deber aplicar el procedimiento establecido en este artculo, o en el artculo
siguiente
Procedimiento 1.
Con relacin a los pagos gravables diferentes de la cesanta, los intereses sobre cesanta, y la
prima mnima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector pblico, el "valor a
retener" mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la
totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el
respectivo mes. Si tales pagos se realizan por perodos inferiores a treinta (30) das, su retencin
podr calcularse as:
a. El valor total de los pagos gravables, recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el
respectivo perodo, se divide por el nmero de das a que correspondan tales pagos y su
resultado se multiplica por 30;
b. Se determina el porcentaje de retencin que figure en la tabla frente al valor obtenido de
acuerdo con lo previsto en el literal anterior y dicho porcentaje se aplica a la totalidad de los
pagos gravables recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo perodo. La
cifra resultante ser el "valor a retener".
Cuando se trate de la prima mnima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector
pblico, el "valor a retener" es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva
prima.
ARTICULO 386. SEGUNDA OPCIN FRENTE A LA RETENCIN. El retenedor podr igualmente
aplicar el siguiente sistema:
Procedimiento 2
Cuando se trate de los pagos gravable <sic> distintos de la cesanta y de los intereses sobre las
cesantas, el "valor a retener" mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales
pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el

porcentaje fijo de retencin semestral que le corresponda al trabajador, calculado de


conformidad con las siguientes reglas:
Los retenedores calcularn en los meses de junio y diciembre de cada ao el porcentaje fijo de
retencin que deber aplicarse a los ingresos de cada trabajador durante los seis meses
siguientes a aqul en el cual se haya efectuado el clculo 1
De acuerdo con lo que indica esa parte de la norma, en combinacin con lo que dice el inciso siguiente, en
junio de cada ao el empleador tomar los pagos que el trabajador deveng en los 12 meses anteriores a
aquel en el que se efecta el clculo. Eso significara que tomar los que deveng entre junio del ao
inmediatamente anterior y mayo del ao presente. Y si se trata de hacer el clculo en diciembre, tomar
entonces los pagos que el trabajador deveng entre diciembre del ao inmediatamente anterior y noviembre
del ao presente. del ao inmediatamente anterior y mayo del ao presente. Y si se trata de hacer el clculo
en diciembre, tomar entonces los pagos que el trabajador deveng entre Diciembre del ao
inmediatamente anterior y noviembre del ao presente. deveng entre diciembre del ao inmediatamente
anterior y noviembre del ao presente.
1

El porcentaje fijo de retencin de que trata el inciso anterior ser el que figure en la tabla de
retencin Retencin en la Fuente sobre salarios a c t u a l i c e s e . c o m | 15

frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por 13 la sumatoria de todos los
pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante los 12 meses
anteriores a aqul en el cual se efecta el clculo, sin incluir los que correspondan a la cesanta y
a los intereses sobre cesantas.
Cuando el trabajador lleve laborando menos de 12 meses al servicio del patrono, el porcentaje
fijo de retencin ser el que figure en la tabla de retencin frente al intervalo al cual corresponda
el resultado de dividir por el nmero de meses de vinculacin laboral, la sumatoria de todos los
pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante dicho lapso, sin
incluir los que correspondan a la cesanta y a los intereses sobre cesantas.( 2)
Para entender esa parte de la norma, ntese que se usan dos palabras especiales que hemos subrayado, a
saber: laborando y vinculacin. Y es que aunque un trabajador s haya tenido vinculacin durante los 12
meses anteriores, puede suceder que por haberlo suspendido o por haber tenido licencias, etc., entonces ese
trabajador no haya laborado durante los 12 meses anteriores. Por tanto, como para aplicar el procedimiento
2 lo bsico es que s haya existido vinculacin en los 12 meses anteriores, cuando suceda este caso especial
de no haber laborado los 12 meses anteriores, se tomarn entonces solo los pagos de los meses en que s
haya laborado y con ellos se har el clculo del procedimiento 2.
3 Esta parte de la norma estara dejando claro que si el trabajador no tiene con la empresa los 12 meses de
vinculacin anteriores que se necesitan para poder aplicarle un procedimiento 2, entonces hasta cuando
complete esos primeros 12 meses al trabajador se le tendr que aplicar el procedimiento 1.
2

Cuando se trate de nuevos trabajadores y hasta tanto se efecte el primer clculo, el porcentaje
de retencin ser el que figure en la tabla frente al intervalo al cual corresponda la totalidad de
los pagos gravables que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo
mes.3

Y para poder aplicar lo que se indica como Procedimiento 2 en el artculo 386 del E.T.,
es necesario conocer lo que hoy da est incluido en el pargrafo del artculo 383,
donde se lee:
PARGRAFO. Para efectos de la aplicacin del Procedimiento 2 a que se refiere el artculo 386 de
este Estatuto, el valor del impuesto en UVT determinado de conformidad con la tabla incluida en
Retencin en la Fuente sobre salarios 16
salarios a c t u a l i c e s e . c o m |

| a c t u a l i c e s e . c om )
17

Retencin en la Fuente sobre

ARTICULO 206. RENTAS DE TRABAJO EXENTAS. Estn gravados con el impuesto sobre la renta y
complementarios la totalidad de los pagos o abonos en cuenta provenientes de la relacin
laboral o legal y reglamentaria, con excepcin de los siguientes:
1. Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad.
2. Las indemnizaciones que impliquen
3. Lo recibido por gastos de entierro del trabajador.
4. Ajuste de las cifras en valores absolutos en trminos de UVT por el artculo 51 de la Ley 1111
de 2006 (A partir del ao gravable 2007). El texto con el nuevo trmino es el siguiente: El auxilio
de cesanta y los intereses sobre cesantas, siempre y cuando sean recibidos por trabajadores
cuyo ingreso mensual promedio en los seis (6) ltimos meses de vinculacin laboral no exceda
de 350 UVT.
Cuando el salario mensual promedio a que se refiere este numeral exceda de 350 UVT la parte
no gravada se determinar as ( 5):
El artculo 135 de la Ley 100 de 1993, reglamentado con el artculo 22 del Decreto 841 de 1998, ha
establecido que en ningn caso los pagos efectuados por concepto de cesanta sern sujetos de retencin en
la fuente. Por tanto, aunque este numeral del artculo 206 del E.T. indique que s podra haber en algn
momento una parte de la cesanta que sera gravada, la realidad es que ninguna parte de las cesantas
puede quedar sometida a retencin en la fuente. Es decir, sern siempre 100% renta exenta
5

Salario mensual Parte


Promedio No gravada %
Entre 350 UVT Y 410 UVT el 90%
Entre 410 UVT Y 470 UVT el 80%
Entre 470 UVT Y 530 UVT el 60%
Entre 530 UVT Y 590 UVT el 40%
Entre 590 UVT Y 650 UVT el 20%
De 650 UVT el 0%
5. Ajuste de salarios mnimos en trminos de UVT por el artculo 51 de la Ley 1111 de 2006 (A
partir del ao gravable 2007). Numeral modificado por el artculo 96 de la Ley 223 de 1995. El
nuevo texto es el siguiente: Las pensiones de jubilacin, invalidez, Retencin en la Fuente sobre
salarios

18 | a c t u a l i c e s e . c om

vejez, de sobrevivientes y sobre Riesgos Profesionales, hasta el ao gravable de 1997. A partir


del 1 de Enero de 1998 estarn gravadas slo en la parte del pago mensual que exceda de 1.000
UVT.
El mismo tratamiento tendrn las Indemnizaciones Sustitutivas de las Pensiones o las
devoluciones de saldos de ahorro pensional. Para el efecto, el valor exonerado del impuesto ser
el que resulte de multiplicar la suma equivalente a 1.000 UVT, calculados al momento de recibir
la indemnizacin, por el nmero de meses a los cuales sta corresponda.
6. El seguro por muerte, y las compensaciones por muerte de los miembros de las Fuerzas
Militares y de la Polica Nacional.
7. Inciso 1 y 2 INEXEQUIBLES
En el caso de los Magistrados de los Tribunales y de sus Fiscales, se considerar como gastos de
representacin exentos un porcentaje equivalente al cincuenta por ciento (50%) de su salario.
Para los Jueces de la Repblica el porcentaje exento ser del veinticinco por ciento (25%) sobre
su salario.
En el caso de los rectores y profesores de universidades oficiales, los gastos de representacin
no podrn exceder del cincuenta por ciento (50%) de su salario.
8. El exceso del salario bsico percibido por los oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares y
de la Polica Nacional y de los agentes de sta ltima.
9. Para los ciudadanos colombianos que integran las reservas de oficiales de primera y segunda
clase de la fuerza area, mientras ejerzan actividades de piloto, navegante o ingeniero de vuelo,
en empresas areas nacionales de transporte pblico y de trabajos areos especiales, solamente
constituye renta gravable el sueldo que perciban de las respectivas empresas, con exclusin de
las primas, bonificaciones, horas extras y dems complementos salariales.
10. Ajuste de las cifras en valores absolutos en trminos de UVT
xxxxxxxx
por el artculo 51 de la Ley 1111 de 2006 (A partir del ao
gravable 2007). Numeral Retencin en la Fuente sobre salarios a c t
u a l i c e s e . c o m | 19 de la Ley 788 de 2002. El nuevo
texto es el siguiente: El veinticinco por ciento (25%) del valor
total de los pagos laborales, limitada mensualmente a 240 UVT.

20 | a c t u a l i c e s e . c
om Valor de los pagos totales recibidos por el trabajador en el
Retencin en la Fuente sobre salarios

mes
Menos: Ingresos no gravados (los expresamente sealados en
las normas como por ejemplo los indicados en el artculo 126-1 y
126-4 del E.T por aportes a fondos de pensiones y las cuentas de
Ahorro al Fomento de la Construccin. Tambin lo indicado en el
Art.387-1 por concepto de alimentacin.)
Subtotal 1
Menos: Rentas exentas mencionadas en los numerales 1 a 9 del
artculo 206 del E.T.
Subtotal 2
Menos: 25% del subtotal 2, el cual se puede tomar como Las
dems Rentas exentas a que se refiere el numeral 10 del
Art.206 del E.T.. Este valor que se calcule aqu no puede exceder
en todo caso de 240 UVT
Subtotal 3
Menos: Las deducciones especiales permitidas en el artculo 387
del ET. All se mencionan dos tipos de deducciones que son: a)
Los intereses pagados durante el ao anterior por el trabajador
en un crdito para adquisicin de su vivienda , b) Los pagos
hechos por salud prepagada y educacin en el ao anterior a
favor el trabajador, el cnyuge y hasta dos hijos. Los
trabajadores que hayan tenido en el ao anterior ingresos brutos
laborales superiores a 4.600 UVT solo pueden usar la opcin a,
y el valor que tomen no puede exceder mensualmente de 100
UVT (ver artculo 2 y 5 del Decreto 4713 de Diciembre de 2005).
Los que hayan obtenido ingresos brutos laborales en el ao
anterior por menos de 4.600 UVT, pueden escoger entre la
opcin a (guardando tambin el lmite de no poder retar cada
mes una cifra superior a los 100 UVT), o la opcin b (pero en
este ltimo caso el valor que pueden restar cada mes no puede

(xxxxxxx)

xxxxxxxx
(xxxxxxx)
xxxxxxx
(xxxxxxx)

Xxxxxx
(xxxxx)

exceder del 15% del Subtotal 3 y deben adems ceirse a lo


indicado en los artculos 1 y 2 del Decreto 2271 de junio de
2009). Adems, cuando empieza un nuevo ao fiscal, el
trabajador tiene tiempo hasta el 15 de abril para entregarle a su
empleador los certificados de lo que pag por esos conceptos
durante el ao anterior. En consecuencia, entre enero y abril, el
empleador podr hacer las depuraciones con el mismo dato que
us en el ao anterior. Y si despus del 15 de abril el trabajador
no trae el nuevo certificado, entonces el empleador ya no le

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