HOJA TCNICA

CMO COMUNICARSE

INTRODUCCIN

Todo adulto debe estar muy consciente de que su comunicacin es vital para el xito de su
trabajo, bien sea que lo desempee dentro del hogar, que lo efecte en un centro de enseanza,
que se desempee en una empresa o que ejerza alguna labor voluntaria.
La comunicacin permite que lo que pensemos se lo hagamos conocer a los dems y que lo que
los dems piensan nos lo den a conocer a nosotros, por lo que es muy importante tener claro no
slo la idea que queremos dar a conocer si no la capacidad de comprensin que tiene el
interlocutor. Tambin es necesario saber el estilo en el cual es necesario comunicarse.
Si se trata de un adulto hablando con un nio sus palabras debern ser ms sencillas que si se
trata de un adulto hablando con otro adulto. Si se va a enviar una comunicacin a una persona
nueva en el Escultismo deber cuidarse de no utilizar demasiados trminos que slo
comprendern quienes ya tengan tiempo en contacto con Scouts.
No ser lo mismo anexar una pequea nota a un documento para hacerlo llegar a un amigo que
enviar una solicitud de un servicio a una empresa, ni comunicar a mucha gente un mismo
mensaje que tramitar un envo. En cada caso el estilo y el vocabulario debern ser
cuidadosamente escogidos.
Igual suceder con la comunicacin verbal, la que adicionalmente tiene la caracterstica que a
veces se podr pedir aclaratoria inmediata, pero en otras no habr la oportunidad y ser necesario
que en la primera vez en que se recibe el mensaje se deba entenderlo.
TIPOS DE COMUNICACIN

Los tipos de comunicacin de mayor uso son la escrita y la verbal. En los scouts se pueden llegar
a utilizar otros como puede ser el morse, el semforo, las seales de pista, pero que son utilizadas
slo por los jvenes y como parte de sus actividades.
La comunicacin escrita consta bsicamente de palabras, nmeros, smbolos y dibujos, mientras
la comunicacin verbal utiliza palabras, gestos, tono e inflexin de la voz. El uso de dibujos y
smbolos ayuda a la comprensin del mensaje escrito, y el buen uso del tono, la inflexin y los
gestos sern una gran ayuda durante la comunicacin verbal.
La comunicacin escrita slo impactar a quienes puedan leerla, mientras que la comunicacin
verbal impactar tanto a quien vaya dirigida como a las dems personas que estn alrededor de
quienes conversan.
L A C O M U N I C A C I N E S C R I TA

Existen varios formatos de comunicacin escrita, desde la ms informal como es una nota o una
tarjeta de felicitacin hasta la mas formal como es una carta a un dignatario. Desde la ms simple,
al hacer referencia a un mensaje a dar, hasta la ms compleja como puede ser la presentacin de
un proyecto. En todos los casos hay que tener claro que el escribir es un proceso y por tanto debe
responder a ciertas condiciones para que logre su propsito y lo logre con calidad.

En la comunicacin escrita se han ido imponiendo ciertas reglas que buscan facilitar la
transmisin del mensaje. Entre ellas se tiene:

ser conciso, o sea ir directo al grano y no adornar el texto con palabras altisonantes:
"Los hallazgos fueron tiles para proveer ...", puede decirse "los hallazgos ayudaron a
proveer...". En vez de escribir "la invalorable ayuda desinteresada de los voluntarios
comprometidos con el Escultismo...", se puede expresar "la gran ayuda de los voluntarios
Scouts..."
En este caso es muy til observar cada palabra de ms de tres slabas y ver si puede ser
eliminada o cambiada por un sinnimo ms corto, sin que cambie el sentido de la frase.

redactar prrafos cortos, prefiriendo dividir un prrafo cuando est demasiado largo:
Todo prrafo que tenga ms de cuatro o cinco lineas debera ser estudiado para considerar la
posibilidad de dividirlo en dos. Estudiar la posibilidad de sustituir el punto y seguido por
punto y aparte, y la coma por punto.

evitar expresiones largas y redundantes:

En lugar de:
"El Movimiento Scout fue creado por Lord
Baden-Powell, quien era de origen ingls y
de una familia clase media de Londres,
como producto de sus experiencias en la
actividad militar desempeada en las
campaas en ultramar como General del
Ejercito ingls".

Se puede decir:
"El Movimiento Scout fue creado por el
general ingls Lord Baden Powell
producto de sus experiencias militares en
ultramar"

evitar el lenguaje especializado o de jergas:

Difcilmente los padres entendern un mensaje como este: "Producto de la decisin del
Consejo de Grupo en relacin a la finalizacin del mdulo a distancia por parte de el Viejo
Lobo Martn Gonzlez, la Asociacin de Scouts de Venezuela decidi hacerle entrega de la
Insignia de Madera."
En ese caso es preferible comunicarle a los padres: "El Dirigente de Manada Martn Gonzlez
recibi la certificacin de haber finalizado el nivel avanzado de la capacitacin scout,
conocido como Insignia de Madera "

evitar los estereotipos y clichs:

"Maracaibo, ciudad caliente, baada por el sol, con alta temperaturas durante todo el da ...",
puede ser expresado "La clida ciudad de Maracaibo ..."
"La comunicacin trasparente, difana y directa beneficia a todos los interlocutores inmersos
en el proceso." es una expresin que puede ser mejorada al decir "La comunicacin cuando es
honesta beneficia a todos los interlocutores."

LA COMUNICACIN VERBAL

Al igual que la comunicacin escrita, la verbal debe puede ser tan sencilla y rutinaria como
saludar, tan elaborada y poco frecuente como tener que dar un discurso a un gran grupo de
personas. En cada caso debern cumplirse ciertas reglas para asegurar que el mensaje llegue en
forma clara.
Entre las condiciones estn:
pronunciar cada palabra en forma completa, o sea que en vez de decir "fforo" decir "fsforo"

mirar a la cara a la otra persona o dirigir la voz hacia donde ella se encuentra

utilizar el tono y la inflexin de la voz para enfatizar, preguntar, afirmar, etc., de forma que el
texto est acompaado de otros recursos para ayudar en la comunicacin. El hablar montono
cansa y hace perder el inters en el tema.

evitar todas las muletillas "esteee...", "mmmm...", "tu sabes", etc.

utilizar los gestos en forma moderada. El gesto puede facilitar la comprensin de las ideas,
pero utilizado excesivamente puede producir interferencia con el mensaje. La sonrisa siempre
implica agrado, bienvenida, aceptacin. Un ceo fruncido denota preocupacin o desagrado.
Pero el constante movimiento de los ojos en todas direcciones, el tocarse constantemente el
pelo, pueden llegar a ser una distraccin. Esto es particularmente importante cuando se habla
a personas con dificultades auditivas.

utilizar el volumen de la voz de forma que los interlocutores pueden escuchar claramente, a la
vez que no se sientan molestos por considerar que se les est gritando

PA S O S A D A R PA R A LO G R A R U N A B U E N A C O M U N I C A C I N

Si bien no es necesario preparar con detalle lo que debe decirse para saludar o para dejar una nota
sobre la hora de una cita, el preocuparse por aplicar los pasos para una buena comunicacin en
cada correspondencia o presentacin formal, terminar por transformarse en una rutina que se
sigue en todos los casos.
Por ejemplo, no es lo mismo escribir a un profesional joven que lo esperan a las 6 de la tarde en
X lugar, que dejar esa misma nota a una persona mayor cuyo nivel de instruccin es bajo. En el
primer caso podr ser manuscrito, en letra pequea y slo expresando la idea en forma breve,
mientas que en el segundo caso deber escribirse preferiblemente a mquina, las lineas separadas,
dejando el mensaje lo ms claro posible tanto para la persona mayor como para quien se lo deba
leer en caso de requerir ayuda.
Los pasos a seguir para lograr una buena comunicacin son:

Establecer el propsito u objetivo de la comunicacin

Plantearse qu se desea obtener o lograr con esa comunicacin

Determinar quines son los lectores o interlocutores

Tener claro quienes son los principales lectores o interlocutores, y quienes son los
secundarios. Estos ltimos pueden ser menos obvios pero muy importantes porque influyen
sobre los primeros.
Tener clara cul es la relacin que se tiene con ellos (jefe, subordinado, no se le conoce, una
amigo)
Pensar en qu saben sobre el tema, nivel de profundidad con que puede hablrsele
Cules son las expectativas que tiene el lector o interlocutor en cuanto a la presentacin de la
comunicacin
La actitud del lector o interlocutor hacia usted y hacia el tema

Tomar notas, leer, repasar comunicaciones anteriores, y escribir un borrador, hacer una lista,
grabar el mensaje, son algunas de las herramientas disponibles.
Una forma muy prctica de generar las ideas es escribir sobre el tema durante unos 15 a 20
minutos sin parar, y luego revisarlo subrayando las ideas principales, eliminando lo que es
obvio para el lector o interlocutor, lo que carece de base y lo redundante. Agregar lo que falte.

Organizar el contenido
Una vez que se tienen claras las ideas a comunicar, es necesario presentarlas de forma de
interesar a los dems. Para ello es til utilizar la frmula:
- Establecer una buena relacin o rapport
Darle una razn por la cual ocupar tiempo en la comunicacin, en forma breve y clara.
La gente que le ha escrito o va a escucharlo est interesada en algo concreto de usted, por
lo tanto inicie la carta o presentacin con una frase corta que exponga la razn de la
comunicacin o que plantee un tema de mutuo inters. Para obtener la atencin de los
dems es muy til hacer referencia a los beneficios que obtendrn.
- Influir el pensamiento
Escribir en orden lgico. Vale decir, ir de lo general a lo particular, o presentar el
problema, luego mencionar las soluciones y pasar a la razn de la escogencia de una en
particular
- Motivar la accin y la actitud
Antes de finalizar la comunicacin deber expresarse la accin que se desea y los
beneficios que obtendrn los dems al llevar a cabo las acciones, y por ltimo deber
agradecerse la atencin y mantener las relaciones abiertas para el futuro.

Escribir el borrador
Hacer una primera redaccin de cmo se desea sea la comunicacin escrita o verbal.

Revisar, pulir y verificar

Para ello se podr hacer una o varias de las siguientes cosas: releer lo escrito, drselo a otra
persona para que lo revise, practicar frente a un espejo, dejarlo unos das antes de pulirlo, y
finalmente hacer los ajustes que sean necesarios.

L A S C O M U N I C A C I O N E S F O R M A L E S E N E L E S C U LT I S M O

Aqu slo se hace mencin de algunos ejemplos de comunicaciones formales que deben darse
dentro de la actividad scout, a partir del cargo o relacin que se tiene.
QUIEN
Jefe de Unidad

CON QUIEN
Jefe de Grupo

Consejo de
Grupo

Padres

Jvenes

PARA QU
Informar acciones a
realizar

CMO
Verbal va telefnica o personalmente (frente a
frente)

Solicitar recursos o
apoyo

Por escrito, especificando en qu ser utilizado y a

cules objetivos o metas van a beneficiar

Resultados de la labor

Informe escrito preferiblemente con grficos o

cuadros, apoyado por una presentacin verbal

Informar uso de los

recursos asignados

Informe escrito, soportado con todos los

comprobantes

Informar o conversar
sobre una situacin de
un joven en particular

Verbal, en la casa del joven o en el local de

reuniones, en forma reservada si es una llamada de
atencin o referirse a hechos no gratos. En pblico
si es para felicitar o notificar logros

Proyectos de la Unidad

Presentacin verbal, apoyada con informacin

escrita. Simultneamente a todos los padres

Instrucciones de rutina

Verbalmente, verificando la comprensin exacta de

lo dicho

Padres

QUIEN
Jefe de Grupo

Promocin de una
actividad

Por escrito, en forma esquemtica, mencionando lo

que obtendrn, dando toda la informacin necesaria

Conocer la evolucin
del Grupo y de las
Unidades
Dar a conocer su
opinin sobre el
desempeo de los
Dirigentes de las
Unidades

Verbal. Pedir informacin sobre todos los temas

que le llamen la atencin

Ofrecer su colaboracin

Verbalmente, mencionando los aspectos que cree

que puede asumir dentro de la labor de la Unidad o
del Grupo

Jefe de Unidad

Informar algn aspecto

relacionado con su hijo

Por escrito cuanto se trate de impedimentos, dietas,

medicinas
Verbalmente si se trata de aspectos relacionados
con su conducta, intereses, expectativas

Otros padres

Intercambiar opiniones

Verbalmente va telefnica o frente a frente

Jefe de Grupo

CON QUIEN
PARA QU
Jefes de Unidad Transmitir informacin
del Distrito, Regin,
Nacional

CMO
Verbalmente con apoyo de los documentos
enviados por los otros niveles, en una presentacin
dentro del Consejo de Grupo

Evaluacin del
desempeo

Verbalmente en reunin individual, con apoyo de

anotaciones, grficos y cifras

Padres

Resultados de la labor
del Grupo

Informe escrito con apoyo de una presentacin

verbal donde se analicen los puntos resaltantes

Comisionado
de Distrito

Rendir informe

Por escrito con apoyo de grficos, cuadros y cifras

Solicitar apoyo

Para labores de rutina (visita, evaluacin,

capacitacin, charla, etc.) verbalmente
Dar las gracias por escrito, en carta amena y breve
Para problemas graves, por escrito relatando en
forma sucinta la situacin y el papel que se espera
del Comisionado

Solicitar donativos

Por escrito, en carta formal donde se exponga qu

se requiere, en qu ser utilizado, y los beneficios
que obtendr la empresa. Deber agradecerse por
escrito todo apoyo recibido

Otros padres

Integrarlos a la labor

Pedirles su colaboracin. Mejor personalmente en

visitas a sus casas o en el local del Grupo. Tener
claro qu requiere el Grupo y no slo la Unidad
donde est el hijo o representado

Grupos Scouts

Informar eventos o
acciones donde se invita
a participar a todos

Por escrito, en una circular donde figuren todos los

datos del evento, requisitos, fechas lmites, costos,
etc.
Adicionalmente para los eventos novedosos o ms
importantes se deber visitar cada Grupo y motivar
a todos los que deban integrarse

Representante al Empresas de la
Consejo de
comunidad
Grupo

Comisionado de
Distrito

Verbal, si se trata de comentarios que no impliquen

mayores consecuencias. En privado si es para
expresar una crtica, y en pblico si es par dar
reconocimiento al buen desempeo.
Escrita si se trata de temas importantes,
expresndose en forma objetiva y concreta

Empresas de la
comunidad

Divulgar la labor del

Escultismo

Por escrito, utilizando folletera oficial de la

Asociacin ms una carta personalizada. Dirigirla a
la mxima autoridad, asegurando se escribe
correctamente el nombre y el cargo

Instituciones Obtencin de apoyo Definicin clara de qu apoyo se va a pedir

de la
Envo de una carta explicativa.
comunidad
Solicitud telefnica o personal de una
entrevista
Exposicin verbal de la solicitud con
apoyo de material escrito con grficos y
cifras donde se mencionen las metas y los
logros. Describir los beneficios para la
comunidad

TA R E A A E F E C T UA R
Una vez ledo del contenido del material precedente ms cualquier publicacin que usted
considere interesante sobre el tema, deber efectuar las dos tareas que se le indican:
1. Revisar el texto que se da a continuacin y llenar el formulario que sigue eliminando lo que
no sea importante. Lo que usted escriba deber servir para comprender de qu se habla,
condiciones que deben darse, asistentes, etc. No redacte la circular.
2. Redactar una carta o una circular. Tome en cuenta una situacin de su inters en el Escultismo
y cualquier aspecto hipottico o real que le parezca interesante. No deber exceder de una
pgina escrita a mquina y deber seguir las indicaciones que se le han dado en el material
ledo.
TEXTO A CORREGIR:

(No se trata de que usted redacte la circular, si no que organice estas notas para que le sean de
utilidad, utilice el formulario que est a continuacin)
El Consejo de Grupo, en pleno, con asistencia de todos sus miembros discuti lo que deber ser
el Campamento de Fin de Ao del Grupo y se me pidi que plasme por escrito el propsito, la
programacin y el apoyo que se requiere, a fin de divulgarlo entre todos los padres y exmiembros
para pedirles su apoyo antes y durante el evento, as como para asegurar la visita el da sbado
para celebrar la Navidad.
Esta comunicacin est destinada a ser leda por un gran grupo de personas, siendo sus lectores
primarios los padres y exmiembros del Grupo, y sus lectores secundarios todos los jvenes del
Grupo Scout. Los padres son gente joven entre los 28 y 40 aos en su mayora, algunos
comprenden claramente lo que es el Escultismo mientras otros estn teniendo sus primeros
contactos. Los exmiembros del Grupo tienen completo conocimiento del tema.
Para algunos padres es una preocupacin los costos y el tipo de apoyo que deban dar, ya que
consideran que no conocen del tema y podran hacer el ridculo o que no van a poder afrontar los
gastos. Tambin los hay que prefieren no tener que hacer nada ya que el campamento es un medio
para tener unos das sin ocuparse de sus hijos.
Los jvenes del Grupo tienen muchas expectativas sobre el evento y quieren estar informados de
todo. Algunos de ellos por su edad tienen dificultades para comprender palabras muy rebuscadas,
pero si dominan el lenguaje Scout. El evento ser ambientado en Beln, se tratar de decorar el
lugar como el pesebre donde naci Jess, y se tratar de revivir algunas de las cosas que
sucedieron los das previos a la Natividad, finalizando con la celebracin del nacimiento de Jess.
Se pretende que sin dar charlas ni decirle a los jvenes cmo deben comportarse, vivan un
momento de reflexin sobre la obra de Dios, disfruten al cercana de sus Hermanos Scouts y se
planteen cmo quieren mejorar su comportamiento y el comportamiento de todo el Grupo Scout.
Por cuanto el local a utilizar est cerca de la ciudad, tiene buenas vas de acceso y el transporte
pblico pasa cerca, pareciera que el transporte no ser difcil ni costoso. El local ser cedido por
los padres de unos jvenes del Grupo, y cuenta con un cobertizo amplio y ventilado, terreno para
acampar y hacer actividades, y una zona llena de rboles grandes. El agua no es problema.
El da sbado los jvenes recibirn a sus familiares disfrazados, por lo que desde ahora cada
Unidad debe motivar a sus miembros para que se preparen. San Jos, La Virgen y el Nio Jess
sern representados por exmiembros del Grupo. Las Unidades menores sern pastores, las
Unidades intermedias sern agricultores y comerciantes, las Unidades mayores sern guerreros y
gobernantes. Los dirigentes se integrarn a la labor de sus Unidades. Los padres debern traer
ofrendas y regalos, que se les indicar en su oportunidad.

1 a . PA RT E D E L A
N O TA S A N T E R I O R E S

TA R E A:

ORGANIZACIN

Su nombre: ____________________________________________
Objetivo de la circular:

A quin va dirigida la comunicacin:

Ideas principales a exponer

Beneficios que reporta al lector lo expresado en la comunicacin:

DE

LAS

2 a . PA RT E D E L A TA R E A: P R E PA RAC I N D E L A C A RTA O
CIRCU L AR
Su nombre:
Tipo de comunicacin:

carta o

Tema:
Destinatarios:

Objetivo:

Ahora redacte su comunicacin en una hoja aparte.

circular o