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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

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Copyright 2006
CaseWare IDEA Inc.
145 King Street East, 2nd Floor
Toronto, Ontario
M5C 2Y8

Maio de 2006

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

NDICE

Introduo .............................................................................................................................................. 5
1.1
Apresentao do caso em estudo ................................................................................................... 9
1.2
Instalar o IDEA e preparar o computador...................................................................................... 9
1.3
Iniciar o IDEA.............................................................................................................................. 10
1.4
Como utilizar o Sistema de HELP ............................................................................................... 11
1.5
Exerccio ...................................................................................................................................... 12
2
Gesto dos Ficheiros ............................................................................................................................ 15
2.1
Como seleccionar o Working Folder ........................................................................................... 17
3
Como Obter os DADOS ...................................................................................................................... 23
3.1
Importar um ficheiro em EXCEL ................................................................................................ 26
4
Reconciliar os DADOS........................................................................................................................ 35
4.1
Reconciliar dados com o Control Total ....................................................................................... 37
4.2
Reconciliar com os Fields Statistics............................................................................................. 38
5
Examinar os DADOS........................................................................................................................... 43
5.1
Indexar um ficheiro atravs de um nico campo ......................................................................... 44
5.2
Indexar um ficheiro por campos mltiplos .................................................................................. 44
5.3
Agrupando registos ...................................................................................................................... 46
5.4
GoTo para um registo especfico ................................................................................................. 47
5.5
Find .............................................................................................................................................. 48
6
Seleccionar registos especficos........................................................................................................... 49
6.1
Visualizar os registos filtrados..................................................................................................... 50
6.2
Guardar os registos filtrados num ficheiro separado ................................................................... 52
6.3
Utilizar o Editor de Equaes ...................................................................................................... 58
6.4
Executar uma Extraco Directa.................................................................................................. 61
6.5
Extrair registos registados com data invlida .............................................................................. 64
6.6
Extrair valor de vendas no usuais............................................................................................... 66
6.7
Extrair Vendas no usuais do Produto 06 .................................................................................... 67
7
O Perfil dos dados ................................................................................................................................ 69
7.1
Estratificar o ficheiro das Vendas por Gross Sales ...................................................................... 71
7.2
As opes dos grficos da estratificao...................................................................................... 76
7.3
Estratificar um ficheiro por meses ............................................................................................... 77
7.4
Estratificar um ficheiro definindo um campo de grupo ............................................................... 79
7.5
Executar uma sumarizao como Resultado................................................................................ 81
7.6
Criar uma base de dados sumarizada ........................................................................................... 83
7.7
Criar uma Pivot Table .................................................................................................................. 85
8
Identificar Irregualridades.................................................................................................................... 91
8.1
Executar a deteco de chaves duplicadas................................................................................... 92
8.2
Pesquisar items no duplicados (Re-Run) ................................................................................... 94
8.3
Pesquisar items no duplicados (2).............................................................................................. 95
8.4
Executar a funo de deteco de falhas de sequncias............................................................... 96
9
Amostragens ........................................................................................................................................ 99
9.1
Extraco de uma amostra aleatria........................................................................................... 102
9.2
Extrair uma amostra sistemtica ................................................................................................ 102
9.3
Gerador de nmeros aleatrios .................................................................................................. 104
10
Manipulao e Introduo de novos Campos ................................................................................ 105

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10.1
10.2
10.3
10.4

Modificar o layout de um campo ............................................................................................... 106


Adicionar um campo virtual ...................................................................................................... 107
Adicionar um campo regular...................................................................................................... 109
Campos editveis ....................................................................................................................... 110
11
Equaes Complexas ..................................................................................................................... 113
11.1 Adicionar campos virtuais utilizando @funes ....................................................................... 114
11.2 Adicionar campos virtuais utilizando @funes (2).................................................................. 116
11.3 Impacto do arredondamento....................................................................................................... 116
11.4 Extrair registos utilizando campos virtuais................................................................................ 116
11.5 Extrair registos utilizando @funes ......................................................................................... 117
12
Auditoria aos gastos com as viagens.............................................................................................. 119
12.1 Importar o relatrio das despesas com viagens.......................................................................... 120
12.2 Aces de formao de custo elevado ....................................................................................... 121
12.3 Objectivos das viagens............................................................................................................... 122
12.4 Custos mdios das viagens......................................................................................................... 122
12.5 Possvel fraude ........................................................................................................................... 122
12.6 Outras anlises ........................................................................................................................... 123
12.7 Verificar a elegibilidade das viagens em Primeira Classe ......................................................... 123
13
Importar dados ............................................................................................................................... 125
14
Utilizar mltiplos ficheiros ............................................................................................................ 147
14.1 Adicionando bases de dados (Append)...................................................................................... 148
14.2 Cruzar dados de diferentes bases de dados ................................................................................ 153
14.3 Unmatched records .................................................................................................................... 155
14.4 Criar as relaes entre as bases de dados................................................................................... 158
14.5 Exercico para comparer duas bases de dados ............................................................................ 165
14.6 Anlise da comparao .............................................................................................................. 170
15
Output ............................................................................................................................................ 171
15.1 Ocultar Campos.......................................................................................................................... 172
15.2 Alterar a Largura das colunas .................................................................................................... 173
15.3 Alterar a ordem dos campos....................................................................................................... 173
15.4 Formatar os ajustes das colunas ................................................................................................. 174
15.5 Criar um relatrio....................................................................................................................... 179
15.6 Exerccio de exportao dos dados. ........................................................................................... 184
15.7 Resultados e relatrios output para pdf ou DOC ....................................................................... 185
15.8 Copiar......................................................................................................................................... 186
16
Exerccio de recapitulao ............................................................................................................. 187
17
Documentao standard ................................................................................................................. 197
17.1 Introduzir comentrios ............................................................................................................... 200

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1 Introduo

1OBJECTIVOS
O que o IDEA
Quando e onde utilizar o IDEA em auditoria
Como utilizar o IDEA
Introduo aco de formao
Instalar e iniciar a utilizao do IDEA

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O IDEA uma ferramenta de interrogao de ficheiros, baseada em PC, que pode ser usada por revisores
de contas, por auditores, por contabilistas, por investigadores, por tcnicos de tecnologias de informao,
etc. Analisa dados em um de mltiplas maneiras e permite que a extraco, a filtragem, a amostragem e a
manipulao dos dados a fim identificar erros, problemas, casos especficos e tendncias. Com IDEA,
podemos ler, visualizar, analisar, manipular, amostrar e obter os ficheiros de dados a partir de qualquer
fonte desde os mainframes aos PCs. O IDEA tem funes, funcionalidades e caractersticas no
encontradas em nenhum outro produto existente no mercado. As caractersticas do IDEA ajudam o
utilizador a trabalhar mais eficientemente e eficazmente e adicionam um valor imenso sua organizao e
aos seus projectos.
O IDEA pode ser comparado a uma folha de clculo como Excel ou Lotus 123. As diferenas entre o
IDEA e as folhas de clculo residem no facto do IDEA estar projectado especificamente para revisores
de contas, auditores e investigadores. Por essa razo, o IDEA tem as caractersticas que so desejadas e
adequadas para os ajudar a atingir os seus objectivos:
O IDEA gera um dirio com todas as alteraes efectuadas sobre um ficheiro (base de dados) e
mantm igualmente um registo de todas as operaes, incluindo a importao e sobre cada teste ou
anlise realizados na base de dados. Cada entrada identificada com o nome do utilizador da
sesso Windows.
O IDEA executa as seguintes funes; caractersticas que so teis para contabilistas, auditores,
revisores de contas, financeiros, analistas de sistemas:
o Compara, junta, adiciona e relaciona ficheiros de diferentes origens
o Extrai transaces especficas, identifica falhas de sequncias (por exemplo check
numbers) ou identifica duplicaes
o Determina o perfil de um universo de dados atravs de sumarizaes, estratificaes, ou
clculo da sua idade (aging)
o Gera automaticamente estatsticas sobre os ficheiros
o Apresenta os dados e seus resultados graficamente
o Cria amostras usando diversos mtodos de amostragem
O IDEA permite importar e exportar dados numa enorme variedade de formatos, incluindo
mainframes e programas de contabilidade.
O IDEA pode ler e processar milhes de registos em poucos segundos e sem qualquer limite no
que respeita ao nmero de registos
Tal como a maioria dos programas do tipo Office, o IDEA tem a sua linguagem de programao prpria,
IDEAScript. O IDEAScript compatvel com o MS Visual Basic for Applications. O IDEAScript
tambm desigando por macros. IDEAScripts criado pela gravao de uma srie das passos,
copias de outros scripts ou macros, copias do dirio das operaes, digitando cdigo numa janela de
edio de macros, ou por uma combinao de todos eles.
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O IDEA em tambm um Explorador de ficheiros. Permite criar pastas para cada projecto, e separar o
trabalho em subfolders, quando necessrio. Por exemplo, pode criar subfolders para cada um de
departamentos de um cliente.
As funcionalidades do IDEA podem crescer com as necessidades dos seus utilizadores.
Caseware IDEA fornecer o add-ins sem custos que realizam tarefas especiais para tipos diferentes
de utilizadores (por exemplo. Verificador do nmero da segurana social, Drive-Info). Alguns mdulos
adicionais podem ser comprados para usos especializados (por exemplo, importaes de programas de
contabilidade, CaseWare Examiner)
PLANEAR A UTILIZAO DO IDEA
A utilizao do IDEA varia com as circunstncias, mas os principais passo ou fases esto delineadas a
seguir:
o
o
o
o
o

Determinar se o IDEA apropriado para a auditoria


Definir os objectivos da auditoria e onde utilizar o IDEA
Determinar os dados necessrios e programar os downloads
Utilizar o IDEA e as suas funcionalidades
Rever e organizar o trabalho

DETERMINAR SE O IDEA APROPRIADO PARA A AUDITORIA


Os benefcios potenciais de utilizar o IDEA podem ser determinados atravs dos objectivos da auditoria e
dos problemas que se prev vir a encontrar, assim como, do volume e a da dimenso dos dados. Deve ser
dada especial ateno necessidade de anlises adicionais sobre os dados fornecidos pelo sistema e se
algum factor especial se aplica, tais como a deteco e investigao do fraudes, o Value for Monay audits
(obtendo estatsticas do desempenho) e outras anlises especiais.
QUANDO QUE DEVEMOS UTILIZAR O IDEA
O IDEA pode ser usado em diferentes reas com propsitos e objectivos distintos. O IDEA geralmente
utilizado para validar a exactido e a integridade dos dados, visualiz-los de diferentes formas, e gerar
anlises que de outra forma no estariam disponveis. O IDEA pode tambm ser de grande utilidade na
identificao de itens estranhos ou pouco usuais, na realizao de validaes atravs de cruzamentos de
dados e na validaes de clculos efectuados.
Embora, o IDEA permita aumentar o grau de cobertura investigando um grande nmero artigos e
potencialmente cobrir 100% das transaces, pode ainda querer extrair e analisar uma parcela da base de
dados usando as funes da amostragem do IDEA. Pode tambm usar o IDEA para examinar um

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

subconjunto de uma populao (uma amostra) e predizer o resultado financeiro dos erros ou avaliar a
frequncia de um evento particular ou um atributo, na populao como um todo.
Em auditoria o IDEA normalmente utilizado para testes substantivos.
Se houver necessidade de determinar itens com erros, quantificar um problema, ou identificar
determinados itens, ento o IDEA perfeitamente adequado. O IDEA no ser normalmente uma grande
ajuda para verificar procedimentos, embora, se possa inferir que se no houver nenhum erro ento os
procedimentos funcionam. O IDEA pode ser usado em testes de conformidade para verificar os controlos
realizados atravs de computador onde pode ser possvel re-executar verificaes, cruzamento de dados, e
outros procedimentos efectuados por computador.
A qualidade dos dados, o bom conhecimento da base de dados e a experincia do utilizador contribuir
para o sucesso da utilizao do IDEA. Com tempo, o utilizador ser capaz de aumentar ou alargar o
mbito das investigaes (isto . realizando testes que nunca poderiam ser feitos concretizados
manualmente) o grau de complexidade e utilidade das anlises, ou encontrar anomalias que de outra forma
seriam impraticveis.
Os benefcios potenciais em utilizar o IDEA podem ser determinados com base nos objectivos da
auditoria, na capacidade de antecipar problemas, bem como, na possibilidade de tratar grandes volumes de
dados. Especial ateno dever ser dada utilidade de novas anlises adicionais sobre os elementos do
sistema disponveis, se existem factores especiais onde se apliquem funes tais como a deteco e a
investigao da fraude, Value for Monay analisys (para obter estatsticas de desempenho), e investigaes
especiais. Tambm verdade que quanto mais itens excepcionais e novas questes so identificadas ao
usar o IDEA, quando comparados com a utilizao de outros mtodos, estes podem vir a requerer mais
tempo de follow-up. No entanto, o IDEA pode substituir outros testes e reduzir tempos no computo geral.
Claramente, o custo da utilizao do IDEA deve sempre ser balanceado face aos benefcios.
O DOWNLOAD DOS DADOS
Ao contrrio das folhas de clculo ou programas de gesto de base de dados, os utilizadores do IDEA no
introduzem ou criam dados, simplesmente lem ou analisam os dados de Clientes ou de outras fontes.
Devido natureza do trabalho dos utilizadores do IDEA o processo de download dos dados crucial e
algumas vezes mais trabalhoso e oneroso do que a prpria anlise.
O download dos dados o estgio mais tcnico do processo, frequentemente requerendo o auxlio e a
cooperao de especialistas em TI. Porm, com as ferramentas e as tcnicas avanadas disponibilizadas no
IDEA este processo est se tornando cada vez mais simples e haver somente alguns ficheiros que no
podero ser transferidos para o IDEA, embora o tempo e o custo envolvidos possam variar
consideravelmente.
Antes de fazer download ou analises, necessrio identificar os dados requeridos. Este frequentemente
um processo em dois sentidos, que os testes a ser realizados esto limitados aos dados que esto
disponveis. Os dados podem ser transferidos de mais do que um ficheiro ou mesmo de outros sistemas de
informao. importante nesta fase que o utilizador compreenda a disponibilidade e os detalhes das bases
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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

de dados. Pode ter que examinar o dicionrio dos dados, a estrutura do ficheiro e as relaes entre bases
de dados e tabelas.
Ao determinar que dados so necessrios, pode ser mais fcil pedir e importar todos os campos. Porm,
em alguns casos isto pode resultar em ficheiros de grandes dimenses e por isso exigir grande consumo de
tempo na definio de todos os campos do ficheiro a importar para o IDEA. Por isso, devemos ser
selectivos, ignorando os campos em branco, campos descritivos longos e informao que sabemos que em
caso algum ir ser necessria. Ao mesmo tempo, a informao chave no deve ser de todo omitida.
UTILIZAR AS FUNES DO IDEA, REVER E ORGANIZAR FICHEIROS
Nos captulos 2 ao 15 est explicado como utilizar o IDEA. O captulo 17 trata dos aspectos relacionados
com a documentao, reviso do trabalho realizado e organizao dos ficheiros gerados pelo IDEA.

INSTALAO DO CURSO IDEA


1.1

Apresentao do caso em estudo

Durante este curso, sero realizados muitos exerccios e estudos de caso usando vrias caractersticas e
funes do IDEA. A maioria dos exerccios e dos estudos de caso so baseados em ficheiro de dados de
uma companhia Bright IDEA, Inc. Antes de comear os exerccios, vamos admitir que todas as etapas do
planeamento na utilizao do IDEA foram concludas; foram solicitados companhia Bright IDEA,
Inc todos os ficheiros correctos e os procedimentos de download dos ficheiros do computador do Cliente
para o computador do auditor foram concludos com sucesso.
Bright IDEA, Inc

uma companhia que factura 44 milhes de euros. A companhia vende relgios no


mercado mundial atravs de uma rede de vendas internacional. O final de ano financeiro 31 de
Dezembro de 2006.
1.2

Instalar o IDEA e preparar o computador

1. Coloque o CD no leitor do computador.


2. Aparecer um menu no ecran; seleccione por favor a 2 opo install the Data files
3. Se no aparecer nenhum ecran, por favor siga as instrues seguintes:

Click no boto

Seleccione Run

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1.3

Digite D:\SETUP.EXE (D: ser a letra atribuda ao leitor de CDs)

Click no OK

Iniciar o IDEA

1. Click no boto
2. Seleccione Programas
3. Seleccione IDEA
4. Seleccione IDEA a partir do menu do IDEA

Ou simplesmente faa duplo click no icon

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no Ambiente de Trabalho

CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

O SISTEMA DE HELP DO IDEA


1.4

Como utilizar o Sistema de HELP

O help do IDEA similar ao usado noutras aplicaes Windows. muito detalhado e fornece a
informao til. Todas as funes principais so disponibilizadas numa filosofia step-by-step para uma
fcil instruo sobre as caractersticas e as funes do IDEA. No help ter tambm o acesso a exemplos,
dicas e a sugestes bem como ligaes para funes relacionadas com cada tarefa do IDEA. A ajuda do
IDEA est ligada tambm a outros componentes do IDEA, tais como o Report Reader, o IDEAScript e
ao Editor de Equaes. No total, o help do IDEA contem mais de 1300 pginas da informao. No
hesite em consultar o help do IDEA quando necessitar de auxlio.
Para aceder ao help do IDEA a qualquer momento seleccione Help e depois Contents no menu do
IDEA.

Podemos tambm aceder ao help do IDEA pressionando F1 no teclado. O help do IDEA sensvel
contexto, o que significa que quando pressionar F1 numa caixa de dilogo especfico, a ajuda relacionada
com o ambiente onde se encontra ser apresentada automaticamente. Por exemplo, se voc pressionar F1
quando a janela de Aging estiver aberta, o help do IDEA sobre o Aging ser apresentado.
O help do IDEA baseado numa tecnologia muito avanada e baseado em HTML- que permite executar
buscas por uma palavra ou por frase, viajar atravs de um ndice, ou visualiza contedos num formato
amigvel para o utilizador.

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1.5

Exerccio
1. Seleccione o Contents Tab e navegue atravs dos tpicos apresentados.

2. Click no boto Options e depois seleccione Home. Ir ser direccionado para a pgina
principal do help do IDEA.

3. De seguida click no Getting Started e depois click no Starting IDEA.


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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

4. Aparece uma breve descrio de como iniciar o IDEA, e onde os ficheiros so


carregadas para o execuo do tutorial

5. Click no boto Back

para regressar pgina anterior.

6. Quando concluir a explorao do Help, feche a janela clickando no boto Close


canto superior direito da janela.

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no

CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

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2 Gesto dos Ficheiros

1OBJECTIVOS
Perceber como guardar e organizar o trabalho
Utilizar o File Explorar para gesto dos ficheiro

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GESTO DO PROJECTO
A primeira vez que abrir o IDEA ter o seguinte ecran:

Quando instala o IDEA no computador este cria um directrio com ficheiros de exemplos. Como se pode
ver no canto inferior direito da janela do IDEA apresentado o caminho do projecto que est aberto.
Todos os ficheiros do IDEA so listados no File Explorer na janela do lado esquerdo.
O IDEA permite organizar o trabalho distribuindo o trabalho por directrios designados por Projectos.
recomendvel criar um projecto para cada um dos trabalhos em desenvolvimento.
Aps seleccionado o Working Folder este permanece activo at ser alterado mesmo quando interrompe o
trabalho ou desliga o computador. O IDEA armazenar todos os ficheiros de dados, equaes, definies
de registos e vistas (views) neste directrio. Isto permite realizar backup dos ficheiros de forma muito
simples.
Sua primeira tarefa neste curso criar um projecto. Se nunca usou o IDEA, ser apresentada uma janela
que pede o nome do projecto e o perodo. Por agora, click na tecla Cancel quando esta janela aparecer.

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SELECCIONAR O WORKING FOLDER


2.1

Como seleccionar o Working Folder

Altere o Working Folder com os seguintes passos:


1. A partir do menu File seleccione Set Working Folder ou click no boto
na barra de
tarefas do File Explorer e seleccione Set Working Folder. Ser apresentada a janela
specify Working Folder.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

2. Seleccione C:\IDEACOURSE para o working folder. O IDEA guarda toda a do projecto


no working folder especificado.

3. Click Open e a janela do Project Properties ser apresentada.


4. Na janela Project Properties introduza IDEA Introductory Course na caixa Project
name e December, 31, 2006 na caixa Period~
Click OK

Quando inicia uma nova auditoria ou um novo projecto, o directrio do Projecto normalmente est vazio.
O utilizador ter de importar os ficheiros para o IDEA antes de estes se tornarem visveis no File
Explorar. No nosso Working Folder j existe um directrio VisConnect o qualo ser utilizado mais
frente neste curso.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

O EXPLORADOR DE FICHEIROS
O File Explorer apresenta todos os ficheiros importados para o IDEA, e todas os ficheiros e base de
dados entretanto criadas durante o projecto. Permite visualizar os ficheiros e seus detalhes usando
diferentes opes de visualizao. Pode visualizar os ficheiros em estrutura tipo rvore como no seguinte
grfico

A apresentao em rvore Tree Order permite visualizar os ficheiros com uma relao tipo pai-filho
entre si (a fonte de uma extraco, uma sumarizao, etc... ). Click no n
filhos.

para ver os ficheiros

Pode mudar entre Tree Order e Sorted Order clickando o boto


na barra de ferramentas do File
Explorer , a Sorted Order apresentada num formato lista sem qualquer indicao da relao entre os
ficheiros.

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NOTA:

Na actual base de dados no s v diferenas entre as duas formas de


apresentar os ficheiros porque no h bases de dados Filho no working
folder.

O File Explorer uma janela flutuante. A sua dimenso pode ser alterada para mostrar a seguinte
informao sobre os ficheiros IDEA (nomedoficheiro.imd) contidos no working folder:

Nome do ficheiro
Nmero de registos
Dimenso do ficheiro (Kb)
Data e hora em que o ficheiro foi criado e da sua ltima modificao

A ORGANIZAO DAS BASES DE DADOS


O File Explorer tambm permite criar sub-directrios (nvel nico) no Working Folder para melhor
organizar os ficheiros em grandes projectos. Pode por exemplo criar um sub-directrio por perodo ou por
sub-projecto. Um novo directrio ser criado ao clickar no boto
Explorer e seleccionar Create Folder.

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na barra de ferramentas do File

CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

No File Explorer pode abrir, fechar, renomear ou apagar ficheiros IDEA. Podem tambm mover ou
copiar um ficheiro para outro Working Folder. Quando tem um ficheiro IDEA importante ao qual se
quer referir frequentemente o IDEA permite assinal-lo.
. Se o ficheiro assinalado um ficheiro filho,
Ao assinalar o ficheiro o seu icon ser alterado para
este no permanecer com ficheiro filho. O IDEA coloca todos os ficheiros assinalados, incluindo os
filhos, na raiz do Working Folder.
Todas as opes do File Explorer esto disponveis pressionando o boto adequado na barra de
ferramentas do File Explorer ou ao clickar com o boto direito sobre um ficheiro. Adicionalmente muitas
das tarefas do IDEA tais como, join e append esto tambm disponveis atravs do File Explorer.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

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3 Como Obter os DADOS

1OBJECTIVOS
Os componentes do IDEA
Importao directa
Visualizar os dados
Obter os dados e a informao necessria para a anlise
Os diferentes formatos de ficheiros
As definies de registos
Os diversos mtodos de importao dos dados
O Import Assistant como auxiliar do processo de importao
Importar um ficheiro com formato ou do tipo standard

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

ANTES DE COMEAR A UTILIZAR O IDEA


Neste curso, os dados necessrios j esto instalados no computador. Numa situao real, dever
identificar, pedir, e fazer download dos dados requeridos para o seu computador, antes de comear a usar
o IDEA. O guia para fazer download dos dados, Guide to downloading Data, cobre diversos mtodos
para realizar o download dos dados para os PCs com a finalidade de serem analisados com o IDEA. Este
manual fornece alguns indicadores e sugestes como tratar um conjunto de situaes e est baseados na
experincia prtica de mais de 5.000 downloads. Pode pode encontrar esta guia no nosso Web site em
www.caseware-idea.com na rea de suporte aos utilizadores na opo Download na seco da
documentao. Nesta seco tambm encontrar um documento sobre Guidelines for Requesting Data
from Computer Systems. Este fornece os directrizes que iro reduzir tempo e melhor as possibilidades
de obter e transferir os dados com sucesso obtendo para o computador

Planeamento
A fase de planeamento envolve reunies com os utilizadores e com a equipe da informtica sobre a forma
como os dados so mantidos e armazenados, e como podero ser transferidos. Destas reunies, sair sem
dvida o melhor mtodo disponvel para ser adoptado na transferncia de dados.

O pedido de dados
Uma vez planeada a transferncia, dever ser feito um pedido formal s partes envolvidas a solicitar a
permisso sobre a operao, quando necessrio, e descrevendo os dados necessrios, qual o formato,
como, e quando. O IDEA e os programas similares baseiam-se na transferncia dos dados do sistema
informtico fonte para o PC usado pelo revisor de contas ou auditor. O sistema fonte poder ser um
mainframe ou um minicomputer, um PC ou possivelmente algum ficheiro ou mapa distribudo sobre uma
rede de dados. Os dados podem estar num nico ficheiro, numa base de dados, ou distribudos atravs de
um nmero de sistemas. H diversos meios de transferir dados, muitas normas para os tipos de dados, e
uma mirade das estruturas para armazen-los

Executar a transferncia
Transferncia pode ser realizada atravs de uma ligao directa entre o computador fonte e o PC, via uma
rede com modem, via tapes ou CDs ou DVDs, etc. A transferncia pode ser efectuada numa nica aco,
ou atravs de vrias etapas intermdias.

Os diferentes tipos de ficheiros


Com a finalidade de interrogar dados usando o IDEA, os dados devem primeiramente ser importados.
Um assistente da importao, Import Assistant, fornecido para guiar o utilizador durante o processo de
importar os dados.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

Os tipos de ficheiros que podem ser lido pelo IDEA usando o assistente da importao so:

ASCII de comprimento fixo


EBCDIC de comprimento fixo
ASCII delimitado (incluindo os csv comma separated value)
Bbase III e IV
Ltus (.wk1, .wk3, .wk4)
Microsoft Excel
Microsoft Access
SAP/AIS
Programas de contabilidade (verificar os disponveis no site da Caseware)
ODBC
AS400
XML

Para o ASCII de comprimento fixo, EBCDIC de comprimento fixo e para o ASCII delimitado, os dados
devem ser definidos para IDEA em termos de tamanho, tipo e do nmero dos campos (a que se chama
frequentemente definio de registo). Definir os dados envolve criar uma definio registo que descreve
seu formato. O assistente da importao gui-lo- atravs do processo de definio do ficheiro e da
importao dos dados.
As definies de registos so armazenadas no directrio do projecto. Uma vez definido o registo de um
ficheiro (layout do ficheiro), mesmo atravs do assistente da importao, este pode ser reutilizado sempre
que necessrio.
Outros tipos de ficheiros tais como ficheiros do dBase, do Lotus, do Microsoft Excel e do Microsoft
Access podem ser lidos directamente. Porm, os formatos do LOTUS, SAP do Microsoft Excel devem
respeitar o seu respectivo formato de base de dados.
O IDEA liga-se a uma larga variedade de bases de dados tais como Oracle, Sybase, Informix, etc. atravs
do ODBC da Microsoft (Open Database Connectivity) para a importao dos dados.
Quando surgem os problemas na obteno de dados base, ou na sua extraco devido a problemas
tcnicos, ou na ausncia de apoio tcnico informtico especializado, ou ainda por falta de tempo, pode-se
sempre tentar obter os dados em formato Print File (ficheiro de impresso - relatrio) que um mtodo
simples e normalmente bem sucedido na obteno de dados e respectiva importao para o IDEA.
Os dados formatados como um relatrio so impressos num ficheiro e podem depois ser extrados e
convertidos para o IDEA usando o mdulo de importao Repor Reader do IDEA.

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3.1

Importar um ficheiro em EXCEL

O IDEA l dBase, ficheiros do Ltus (wk*), Microsoft EXCEL e Micrisoft ACCESS de forma directa,
porque a informao sobre os dados est detalhada no header do ficheiro.
Estes tipos de dados so os mais fceis de importar e so importados normalmente sempre da mesma
maneira. Vamos demonstrar como importar um ficheiro em EXCEL.

Regras para importao de Folhas de Clculo


NOTA:

Recomendamos fortemente que antes de iniciar o processo de importao de


uma qualquer folha de clculo (EXCEL/LOTUS) se faa uma verificao ao seu
contedo para garantir que esto de acordo com as seguintes regras:

Os dados a serem importados esto num formato tabela, num bloco


compacto de linhas e colunas

A primeira linha da tabela dever ter os nomes dos campos a serem


importados

Todas as colunas contendo nmeros e texto devero ser formatadas


como texto

Todas as colunas numricas devero conter um nmero fixo de casas


decimais

As linhas em branco, sub-totais, totais, separadores, etc devem ser


eliminados da zona de dados a importar

A rea de dados a importar dever estar seleccionada e ter um range


name assignado

Os passos acima devem ser realizados em todas as tabelas de dados


dentro da folha de clculo

Garantir que folha de clculo se encontra fechada durante o processo de


importao

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1. Clickar no boto Import Assistant

para apresentar a janela do Import Assistant

2. clickar no Microsoft EXCEL

que se encontra junto ao File name para seleccionar o


3. Clickar no boto de Browse
nome do ficheiro Excel a ser importado

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4. Na janela da caixa de dilogo Open navegue at encontrar e depois seleccione o seguinte


ficheiro:
C:\IDEACOURSE\Sales transactions.xls.
Clickar Open

5. A seguinte janela Excel apresenta uma inspeco prvia do ficheiro Excel. O IDEA
determina o tipo e a largura de cada campo fazendo a leitura de todas as colunas existentes
na folha de clculo. Durante a leitura, se algum caractere no numrico for encontrado num
campo numrico ou do tipo data, o campo ser importado para o IDEA como sendo do
tipo carcter. Os smbolos normalmente utilizados para formatar moedas e datas so uma
excepo a esta rgua e so aceites pelo IDEA porque este l os dados nos campos e no
seu o formato. Na janela de inspeco prvia, os campos do tipo data e do tipo carcter so
alinhados esquerda e os e os valores numricos so alinhados direita.

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Nesta janela faa as seguintes opes:

Se a primeira linha da folha de clculo contiver os nomes da coluna, assegure-se de


que a caixa First row is field names est checked. Se no, deixe-o unchecked e o
nome do campo por defeito (Col1, Col2, etc.) ser utilizado durante a importao.
Estes nomes dos campos podem ser alterados mais tarde usando o boto Field
Manipulation na barra de ferramentas do IDEA.

O IDEA pode importar uma nica ou vrias folhas de clculo simultaneamente.


Para importar vrias folhas assegure-se de que as folhas a serem importadas esto
seleccionadas nas caixas Select sheets to import: lista. Cada folha ser importada
como uma base de dados separada

O nome da base de dados resultante ser o do ficheiro mais o nome da folha


(worksheet). Pode mudar o nome do ficheiro de output para o IDEA na caixa
Output file name - neste exemplo vamos manter o nome sugerido por defeito.

6. O ficheiro ser importado para o IDEA e apresentado na janela da base de dados como
indicado abaixo.

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Veremos como importar outros tipos de ficheiros no captulo 13.


OS COMPONENTES DA JANELA DO IDEA
O ecran do IDEA composto por vrios componentes. Observe as diferentes seces na figura abaixo.

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VISUALIZAO DOS DADOS


Se fechou a base de dados Sales transactions-Database abra-o novamente fazendo duplo click no nome
do ficheiro pretendido no File Explorer, ou clickando na opo File do menu e seleccionando Open e
depois seleccionando o nome do ficheiro na janela Open.

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O IDEA apresenta o contedo do ficheiro na rea central do ecran. Navegue atravs dos campos (coluna)
e dos registros (linhas) da base de dados usando as teclas de navegao do teclado(setas), ou usando o rato
e as barras de deslizamento horizontais e verticais. O cabealho da linha representa o nmero do registo.
O nmero total dos registros existente na base de dados indicado no fundo da tela no lado direito

Na seco Database da janela das Properties cada uma das bases de dados IDEA tem 5 selectores base.

O Data que mostra todos os dados contidos na janela de dados do IDEA

O History que contm o dirio de todas as operaes e tarefas realizadas sobre o ficheiro

O Field Statstics que contm todas as estatsticas dos campos numricos e do tipo data existentes
na base de dados

O Control total mostra um totalizador rpido de campos numricos para efeitos de reconciliao

O Criteria acede ao Equation Editor e permite introduzir uma condio para filtrar e apresentar
todos os registos da base de dados que satisfazem essa mesma condio.

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Os outputs gerados pelas funcionalidades IDEA so colocados na seco Results na janela das
Properties . Os seguintes tipos de resultados so guardados na seco Results:

Estratificao
Sumarizao
Falhas em sequncias
Clculo de idades de saldos
Pivot Table
Benfords law
Nmeros aleatrios
Grficos
Mtodo das Unidades Monetrias

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4 Reconciliar os DADOS

1OBJECTIVOS
Entender os princpios da reconciliao dos dados
Utilizar o campo Control Total para reconciliar grandes totais
Utilizar o Fields Statistics para validar os dados

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INTRODUO ( OS PRINCPIOS DA RECONCILIAO )


Uma vez definidos os dados e importados para o IDEA, e antes de comear os testes e anlises,
imperativo que os dados sejam reconciliados atravs de indicadores obtidos junto da entidade fornecedora
dos dados. Podero ocorrer diversos erros durante o processo de transferncia, definio dos registos e
importao para o IDEA tais como:

Pedido incorrecto de dados

Serem fornecidos dados incorrectos ou referentes a perodos no solicitados, pelas mais variadas
razes

Erros na extraco dos dados nos ficheiros em produo

Problemas com os armazenamentos intermdios, tapes, CDs etc. dos ficheiros

Erros durante o processo de importao, incorreces nos tipos de dados, por exemplo, campos
numricos importados como texto, datas invlidas, etc.

Os dados devem ser reconciliados com os dados fonte atravs de:

Totais dos campos numricos

Nmero total de registos importados

Validade dos campos do tipo data

Uma amostra de registos importados comparada com um print do sistema origem

Outros indicadores que possam ser facilmente acessveis

importante que os relatrios de reconciliao e os totais de controle sejam pedidos junto com os dados e
que permaneam arquivados com a documentao do processo do download/importao.
H diferentes maneiras de reconciliar os dados. Determinadas funes do IDEA so particularmente teis
para reconciliar dados. Primeiramente, pode ser til e importante navegar atravs do ficheiro IDEA.
Utilizar o Field Statistics e Control Total para reconciliar os totais dos campos numricos e assegurar-se
de que as datas se enquadram com as solicitadas no incluindo transaces de um outro perodo. A funo
de Summarization pode ser usada para comparar transaces sumarizadas com os relatrios existentes do
projecto. Para dados financeiros, a funo de Summarization pode criar rapidamente um balancete
(sumarizado por conta). Pode tambm tirar uma amostra do ficheiro e verificar as transaces de encontro
com um relatrio ou com os dados existentes no computador origem de forma manual. Deve ser dada uma
ateno particular aos nmeros negativos, aos nmeros com decimais, aos valores zero, e s datas
invlidas ou em branco.

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Ter cuidado ao reconciliar dados com os relatrios gerados pelo cliente. Em determinados casos, os
relatrios do cliente podem ter imprecises e o seu ficheiro o que se encontra correcto. Tentar encontrar
alguma discrepncia entre o sistema origem e o ficheiro importado.
Antes de comear seu projeto com o IDEA, deve ter um bom conhecimento dos dados (significado dos
campos). Deve ser solicitado, quando disponvel, o dicionrio dos dados que explica o significado dos
campos, e os cdigos usados na base de dados.

CONTROL TOTAL
O Control Total um dos mtodos para reconciliar um ficheiro. Esta funcionalidade muito til para
ficheiros da rea financeira. Permite manter o total de um campo numrico sempre disponvel no ecran.
Uma vez activado o Control Total, este total do controle ser sempre apresentado para todos os ficheiro
subsequentes resultantes das operaes executadas sobre o ficheiro de dados do pai.

4.1

Reconciliar dados com o Control Total

O ficheiro Sales transaction-Database deve estar aberto. Se no estiver por favor abra-o. Clickar no
selector Control Total na janela das Properties. Ser apresentada a caixa de dilogo Select control total
mostrando a lista de campos numricos.

Seleccione o campo NET_SALE como o campo de Control Total.

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O total do NET_SALE dever ser 44.995.095,22. Garantir que tem exactamente o mesmo valor
apresentado na janelas das Properties.

UTILIZAR OS FIELDS STATISTICS PARA RECONCILIAR

4.2

Reconciliar com os Fields Statistics

Se no estiver a utilizar dados da rea financeira, o total do controle pde no ser apropriado para
reconciliar os dados. Tambm, o total do controle sozinho muito limitado, mesmo com dados
financeiros, j que no identifica datas invlidas, registos de perodos fora do pedido, ou outros erros da
converso de dados.
O Field Statistics fornece informao sobre todos os campos numricos e do tipo data e permite
reconciliar todos os campos numricos rapidamente. O Field Statistcs fornece tambm detalhes
adicionais em cada campo, tais como, o nmero dos artigos zero, o nmero de quantidades negativas, o
mnimo, e o mximo. Para campos do tipo data, pode verificar o nmero de items em branco, a data mais
cedo, a mais tarde e datas invlidas.
EXERCCIO
1. Para visualizar o Field Statistics clickar na selector do Field Statistics na janela das
Properties.

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2. Seleccionar Date no Field Type. Seleccionar INV_DATE e tomar boa nota dos intervalos
de datas dos registos.

3. Fields Statistics tambm fornece os totais de campos numricos. Seleccionar Numeric no


Field type. Seleccione o campo SALES_TAX e garanta que o Net Value igual a
4.090.489,97.
De notar que existe um registo com valor negativo no campo SALES_TAX. Num caso real
deveria aprofundar esta situao solicitando pormenores da transaco e verificando o
sistema procura de zero e negativos para garantir a no ocorrncia de erros de converso.
4. Clickar no link realado para aceder (drill down) a esta transaco.

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5. Clickar no boto Done para fechar a janela de preview.


6. Seleccionar o campo NET_SALE e visualizar as estatsticas do Net Value. O total dever
ser igual ao gerado no Control Total obtido no exerccio anterior.

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TENTE EXECUTE O SEGUINTE EXERCCIO


Recebeu um relatrio sumarizado das vendas para 2006. Nele vem indicado que as vendas brutas totais
eram 40.905.070,25, e que as vendas lquidas totais eram 44.995.095,22.
Utilizando o Field Statistics click em cada campo do relatrio e reconcilie os totais com o o valor lquido
de cada campo.
Agora que determinmos que o ficheiro que estamos usando vlido est correcto, podemos comear
examinar e analisar os dados.

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5 Examinar os DADOS

1OBJECTIVOS
Visualizar os registos ordenados por um campo (Indexar o ficheiro)
Aceder aos registos e a um registo em particular

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INDEXAR
A funo Index permite indicar qual a ordem pela qual o ficheiro dever ser visualizado. Ao contrrio da
funo da Sort, a funo Index no cria uma base de dados nova. O indexar cria uma vista diferente do
ficheiro corrente. Pode tambm ser usado criar quebras e totais na fase de criao de relatrios.
O campo usado para indexar um ficheiro chamado uma chave. O IDEA tambm indexa o ficheiro antes
de executar determinadas funes, tais como, Join, Summarization, Gap Detection, Duplicate key
detection, Aging, e Compare. Se a chave requerida para executar aquelas funes j existir como um
ndice, o IDEA no re-indexar o ficheiro, e usar o ndice existente.
5.1

Indexar um ficheiro atravs de um nico campo


1. Abrir o ficheiro Sales Transaction-Database.
2. Indexar o ficheiro pelo campo INV_DATE clickando duas vezes no cabealho da coluna
respectiva

O IDEA indexa o ficheiro pelo campo INV_DATE pela ordem ascendente. Se fizer duplo clickar
novamente no cabealho da coluna INV_DATE o IDEA indexa o ficheiro pelo referido campo mas pela
ordem descendente. O ndice activo est indicado e marcado (checked) na seco Indices da janela das
Properties. De igual modo, como mostrado acima, uma seta vermelha no cabealho da coluna informa
que o ficheiro est indexado por esse campo.

5.2

Indexar um ficheiro por campos mltiplos


1. clickar no boto dos ndices
abrir a janela dos ndices.

ou aceder ao menu Data e seleccionar ndices , para

2. Indexar o ficheiro Sales transactions-Database pelo seguinte ordem

PROD_CODE
QTY

ordem ascendente
ordem descendente

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3. Visualize o ficheiro com o ndice aplicado. O ficheiro est agora indexado pelos campos
PROD_CODE, e, dentro do mesmo PROD_CODE, est indexado por QTY.
Notar que a ordenao do ficheiro pode ser alterada seleccionando um ndice j existente na seco
ndices. Pode regressar ordenao original em qualquer momento seleccionando a opo No Index.

NOTA:

A opo de Sort usada para criar uma nova base de dados classificada
fisicamente com a ordenao especificada. Se pretender simplesmente uma
base de dados com uma nova ordenao, ou no desejar criar uma nova base
de dados, use a opo Index que cria um ndice que descreve a sequncia
lgica pela qual os registos devem ser lidos, apresentados, impressos ou
processados.

Os ndices que j no so necessrios podem ser eliminados atravs da opo Delete existente na janela do
Index. Da mesma janela pode tambm Re-Index um ficheiro. Em alguns casos, o ndice de uma base de
dados pode tornar-se invlido. Isto pode acontecer se o ndice for baseado numa ou mais equaes
baseadas em campos virtuais que sofreram alteraes. A opo Re-Index regenera o ndice existente,
evitando que seja necessrio eliminar e voltar a criar de novo o ndice.
Se um ficheiro, que foi importado/ligado para o IDEA, contiver uma ordenao que foi, especificada
quando este foi criado/downloaded no computador origem, podemos informar o IDEA dessa mesma
ordem usando a opo Describe Sorted Order disponvel no menu Data. A ordem descrita adicionada
lista de ndices disponveis para a base de dados sem a necessidade criar um ndice. Esta opo poder
poupar muito tempo, particularmente em bases de dados muito grandes ou com ndices compostos por
chaves muito longas.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

A opo Describe Sorted Order no classifica nem indexa o ficheiro. Esta


opo unicamente informa o IDEA sobre a ordem que o ficheiro j possui,
ATENO evitando deste modo realizar uma reclassificao se esta for requerida. Se no
estiver certo que o ficheiro j est na ordem indicada, NO TENTE ESTA
OPO

GROUP RECORDS
A funo Group Records pode ser usada para organizar registos num atravs de campos indexados,
colocando-os visveis ou invisveis dentro dos grupos de ordenao.
5.3

Agrupando registos
1. Click no boto Group Records
da barra de ferramentas do IDEA, ou seleccione
Data e Group Records no menu
2. Ir aparecer a janela Group Records. Escolha agrupar o ficheiro por SALESREP,
ascendente.
Clickar OK.

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3. A base de dados ser agrupada de acordo com o campo SALESREP. Poder expandir a base
de dados para visualizar quais os registos esto associados com cada cdigo de SALESREP.

4. Para regressar vista normal seleccione No Index na seco ndices of da janela das
Properties.
PESQUISAR REGISTOS - GO TO E FIND
A opo Go To utilizada para ir para um determinado nmero de registo dentro da base de dados activa,
o qual normalmente a forma mais rpida de o fazer em alternativa ao page down/up.
5.4

GoTo para um registo especfico


1. Abrir a funo Go To seleccionando Edit e Go To ou pressionando as teclas Ctrl+G.
Ser apresentada a janela de Go To Record
2. Introduza 150 e clickar OK. O registo nmero 150 ser apresentado como o registo activo.

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5.5

Find

A funo Find similar ao Go To mas o Find permite introduzir um qualquer critrio de seleco
baseado na informao existente a prpria base de dados
1. Para abrir a funo Find seleccionar Edit e Find, ou pressionar as teclas Ctrl+F.
2. Introduza o seguinte critrio: QTY = 200

O IDEA ir automaticamente seleccionar e apresentar no ecran o primeiro registo que satisfaz o critrio
imposto.
Se pressionar a tecla F3 o IDEA ir para o prximo registo que satisfaa o critrio aplicado.

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6 Seleccionar registos especficos

1OBJECTIVOS
Usar o Display Criteria para filtrar registos especficos
Guardar resultados em novos ficheiros
Utilizar o Equation Editor para introduzir critrios de seleco
Entender as regras para introduo de critrios
Guardar e reutilizar equaes
Entender a diferena entre entre Extraces e Display Criteria
Isolar os valores elevados ou pouco usuais utilizando os Critrios

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VISUALIZAR ITEMS CONTENDO CRITRIOS


A opo utilizando os critrios similar s funes de extraco (explicadas abaixo), que so usadas para
identificar os registos que satisfazem um determinado critrio definido pelo utilizador. Porm, a opo dos
critrios no gera uma base de dados como resultado, simplesmente mostra, na janela da base de dados,
aqueles registros que satisfazem o critrio. A barra de status mostra o nmero dos registros na base de
dados que satisfaz o critrio dado. Clickando na seleco Criteria na janela das Properties, o editor da
equao ser aberto para ajudar de forma manual na definio do critrio.
6.1

Visualizar os registos filtrados


1. Garantir que o selector No Index est seleccionado na seco do ndices
2. No 17 registo clickar no 05 no campo PROD_CODE e clickar com o boto direito.
Aparecer um menu. Seleccione Display all records containing 05

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3. clickar OK. Agora s os registos que tm o campo PROD_CODE = 05 sero


visualizados no ecran
Notar que qualquer critrio introduzido numa base de dados devolver sempre os resultados
na seco Data da janela das Properties.

4. Agora altere o nmero 05 do cdigo do produto para 02 clickando no Criteria na janela de


Properties, e abrindo o Equation Editor. Manualmente altere o nmero na equao.

5. Clickar no boto de validar


para aplicar o novo critrio. Note que a barra de status no
canto inferior direito do ecran mostra o nmero de registos na base de dados que satisfazem
o critrio: 14/3014

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6. Clickar com o boto direito do rato no Criteria, e seleccionar Clear para remover o
critrio aplicado e regressar visualizao normal da base de dados.

GUARDAR OS REGISTOS FILTRADOS


6.2

Guardar os registos filtrados num ficheiro separado


1. Refazer, se necessrio, o critrio PROD_CODE = 02
2. Para guardar estes registos filtrados num ficheiro separado seleccionar no menu as opes
File depois Save As

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3. Introduza o nome do ficheiro Product code 02 na caixa File name da janela Save
Database As e clickar OK.

Notar que um ficheiro chamado Product code 02 passou a estar visvel no File Explorer. O
novo ficheiro Product code 02 est gravado por debaixo do ficheiro Sales transactionsDatabase, o que significa que foi gerado a partir deste. A este tipo de relacionamento
designa-se do tipo Pai/Filho.

De notar tambm, que agora o ficheiro Product code 02 a base de dados activa.

O nome da base de dados activa est apresentada a seguir ao IDEA no topo do ecran.

4. Poder ter em simultneo tantos ficheiros abertos no IDEA quantos os necessrios para o
seu projecto, o que permite visualizar vrios ficheiros tambm em simultneo.
Para tal seleccione no menu Windows a opo New Horizontal Tab Group

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

5. Seleccionar o ficheiro Sales transactions-Database como base de dados activa clickando


sobre o ficheiro. O ttulo torna-se bold o que significa que passou a ser a base de dados
activa. Pode tambm colocar o ficheiro activo seleccionando-o no menu Window ou com
duplo click sobre o nome do ficheiro no File Explorer.
6. No menu Window seleccionar Move to Previous Tab Group para desfazer a repartio
do ecran.
7. Pode tambm visualizar os ficheiros lado a lado utilizando no menu Windowa opo New
Vertical Tab Group.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

8. No menu Window seleccione Move to Previous Tab Group para desfazer a apresentao
dos ficheiros lado a lado
9. Feche a janela Prod Code 02.

UITLIZAR O EDITOR DE EQUAES PARA CONSTRUIR OS CRITRIOS


O editor de equaes, Equation Editor ou calculadora pop-up, uma ferramenta de carcter geral que
auxilia o utilizador a criar critrios. Previamente, ns usamos a funcionalidade Display all records
containing para introduzir critrios. O Equation Editor pode tambm ser usado introduzir critrios. Esta
ferramenta muito til quando necessrio digitar equaes complexas. Existem muitas situaes no
IDEA pode ser necessrio escrever uma equao. Os critrios da extraco, pesquisa de registos, critrios
da importao, critrios da exportao, e ainda, os critrios para muitas testes e anlises que requerem o
escrever de uma equao.
Ir tambm usar o editor da equaes para incorporar novos campos na base de dados atravs do Field
Manpulation. Por exemplo, pode criar um campo chamado NEW_AMOUNT que pode ser igual a uma
QUANTIDADE multiplicada por 1.5. Falaremos na manipulao de campos virtuais l mais para a frente
neste curso.
Poder abrir o Equation Editor clickando no Criteriona janela de Properties ou no boto
em
qualquer funo onde se encontre disponvel. O editor de equaes no s ajuda na introduo de
equaes, mas tambm ajuda a validar a sintaxe das expresses inseridas. O utilizador no poder sair do
editor enquanto existirem erros de sintaxe. As equaes vlidas podem ser guardadas em ficheiro e
utilizadas posteriormente quando necessrio.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

As seguintes opes esto disponveis para serem utilizadas no Equation Editor:

Insert
DataBase
Field
@Functions

Apresenta a lista dos campos existentes no ficheiro, bem como, o tipo de


dados, parmetros e comprimentos dos campos
Existem mais de 100 @ Funes disponveis para executarem as mais
complexas operaes, tais como, manipulao de datas, aritmticas,
clculo estatstico e pesquisas de texto
Cada @funo requere um determinado nmero de parmetros. Por
exemplo, @date() que devolve a data do computador no precisa de
qualquer parmetro, enquanto que que @isin(string1, string2), que
utilizada para pesquisar texto dentro de um campo do tipo caractere,
precisa de duas cadeias de texto como parmetros.

Constants

Nota: Se o seu computador no est definido para EUA, IDEA no


utiliza a virgula como separador do parmetros, mas sim o smbolo que se
encontra no Regional Settings no Windows Control Panel. Se no
estiver utilizando estas definies o separador dever ser o ponto e vrgula
(;)
Constantes numricas, do tipo texto ou do tipo data nas equaes devem
ser digitadas manualmente utilizando o teclado.

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Operadores Os operadores matemticos so utilizados para realizarem clculos entre


Matemticos expresses. Eles so normalmente clculos aritmticos sobre campos
numricos mas podero tambm envolver funes.
/
diviso

Operadores
Lgicos

>

maior que

igual a

multiplicao

<

menor que

delimitador de cadeias de caracteres

subtraco

<=

menor ou igual a

abrir parntesis

adio

>=

maior ou igual a

fechar parntesis

<>

diferente de

==

igualdade exacto entre cadeias de caracteres

.AND. para juntar duas ou mais expresses. Todas tero de ser

verdadeiras para que a seleco seja verdadeira


.OR.

para juntar expresses opcionais. Basta uma das expresses ser


verdadeira para que a seleco seja verdadeira

.NOT. para negar uma expresso


MOD Devolve o resto da diviso de u nmero por outro

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

Verifica a sintaxe das expresses digitadas no editor de equaes


Valida e sai do editor de equaes
Apaga uma equao
Abre o IDEA Help
Insere uma campo da base de dados

Pressione Evaluate para testar os resultados. A


equao ser executada sobre o registo seleccionado e o resultado ser apresentado na caixa de texto.
A equao definida na caixa de edio de texto do Equation Editor.
Existem vrias caractersticas disponveis na barra de ferramentas tais como, Undo, Find, e Replace, Cut,
copy, Paste, Clear, Open Equation, Save Equation e Help.
6.3

Utilizar o Editor de Equaes

Verifique que o ficheiro Sales transactions-Database a base de dados activa. Utilize o Equation Editor
para introduzir o critrio, vamos executar o mesmo exemplo anteriormente realizado.
1. Clickar no Criteria na janela de Properties. A janela do Equation Editor ir aparecer.
2. Para digitar a equao, clickar no boto Insert Database. Clickar no campo PROD_CODE
e depois clickar no boto Insert Field. Clickar no boto Close. Clickar no smbolo = e
depois clickar no smbolo . Introduza o texto 02 entre as duplas aspas.

Nota:

PROD_CODE um campo no numrico por isso quando se


faz referncia a estes valores temos de os incluir entre duplas
aspas

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3. As equaes aps estarem validadas podem ser guardadas e reutilizadas quando necessrio.
Esta funcionalidade til se:

A equao tem de ser utilizada noutros projectos

A equao complexa e pode necessitar de edio futura

necessria uma equao semelhante e a uma j existente.

Uma equao no especfica de uma base de dados. Uma equao gravada pode ser
utilizada em qualquer base de dados desde que tenha os mesmos campos que se encontram
definidos na equao.
As equaes so guardadas num ficheiro com extenso .EQX pelo IDEA.
Estas podem ser guardadas em qualquer localizao da rede, diskete, CD, etc. Porm
recomendado que a os ficheiros das equaes sejam guardadas no working folder ou numa
biblioteca central de equaes.
4. Clickar no boto de Evaluate para garantir que a equao vlida. Ser devolvido 1
(verdadeiro) ou 0 (falso) se a equao vlida. Se no for vlida ser devolvida uma
mensagem de erro.

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5. Para guardar a equao clickar no boto Save


na janela do Equation Editor.
Aparecer a janela de Save As. Atribua um nome equao por exemplo Prod Code 02.

6. Pode abrir a equao clickando o boto Open Equation


Editor.

na janela do Equation

para validar e sair do Equation Editor. O Critrio


7. Clickar no boto Accept
introduzido visualizado na seco Data na janela Properties e os registos filtrados so
apresentados no ecran.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

EXTRACO DIRECTA (SELECCIONAR ITEMS COM VALORES ELEVADOS)


Previamente usamos os critrios para identificar registos especficos. Depois gravamos o resultado dos
critrios como um ficheiro. Enquanto a funo dos critrios til para prever os resultados dos seus
critrios, guardar os resultados num ficheiro um processo em duas fases. Porm usando a extrao
directa, pode identificar registos especficos e guard-los em ficheiro numa nica etapa. A funo Direct
Extraction permite que guardar o resultado dos critrios directamente num ficheiro.

6.4

Executar uma Extraco Directa

Assegure que a Sales Transaction-Database est activa e remova os critrios clickando no boto direito
no Criteria e seleccione Clear.
Neste caso, estamos interessados em extrair os artigos de elevado valor. Vamos extrair todas as
transaces que tm uma venda lquida Net Sale superior a 10.000,00 a partir do ficheiro Sales
Transaction-Database.
1. Aceder ao menu Data e seleccionar Extractions e depois Direct Extraction pode
tambm abrir a opo de Direct Extraction clickando no boto

Aparece a caixa de dilogo Extract to File(s). Notar que pode opcionalmente definir um
Range de registos sobre o qual ser aplicado o critrio. Pode tambm seleccionar a

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ordenao atravs de Database Order para os registos que sero armazenados na base de
dados destino baseado num ndice j existente.

2. Na coluna File name faa duplo click sobre EXTRACTION1 e introduza High Values
Items. Note que pode processar vrias extraces sobre o mesmo ficheiro num nico
passo.
3. Clickar no boto Equation Editor
4. Clickar no boto Insert Database field. Clickar no NET_SALE, clickar no boto Insert
Field. Clicker no boto Close.
5. Clickar no boto Greater Than
6. Introduzir 10000.
7. Clickar no boto Validate and Exit

para finalizar. Isto ir fechar o Equation Editor.

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8. Pode agora extrair os valores elevados do ficheiro Sales transactions-Database. Clickar


OK. O novo ficheiro High Value Items ser criado como filho do ficheiro Sales
transactions-Database.

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EXTRAIR ITENS NO USUAIS (EXTRACO DIRECTA)


6.5

Extrair registos registados com data invlida

Tente resolver o exerccio seguinte.


O escritrio esteve fechado no dia 3 de Abril de 2006 para renovao. Por isso nenhuma venda deveria ter
ocorrido. Usando a funo extraco, directa extraia eventuais vendas realizadas nessa data.
Assegure-se de que a base de dados activa a Sales transactions-Database e que nenhum critrio est
activo antes de seleccionar a funo Direct Extract.
Clickar no editor de equaes para introduzir o critrio.
Em primeiro lugar, vamos seleccionar o campo chave para basear a extraco. Necessitamos saber se
houve alguma factura emitida numa determinada data, assim usaremos o campo INV_DATE. Clickar no
Insert Database field e seleccione o campo INV_DATE. Clickar sobre Insert a Field.
Em seguida, diga ao editor de equaes que quer que as datas sejam iguais a uma determinada data
digitando manualmente = ou pressionando a tecla = no editor de equaes.
Finalmente, seleccionar a data. Note que as datas no editor de equaes so sempre introduzidas no
formato YYYYMMDD sem nenhum separador, e envolvidas em duplas aspas. Pode usar a funcionalidade
do calendrio para seleccionar uma data clickando no boto do calendrio

Avance at ao ano e ms que quer inserir usando as setas no topo do calendrio.


Avance at Abril de 2006. Faa duplo click sobre o dia do ms para introduzir a data na janela do editor
de equaes.

A equao dever parecer-se com a seguinte:

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Clickar no boto Validate and Exit.


Altere o nome de Extraction1 para Sales on April 3th e clickar OK. Ser criada uma nova base de dados
Sales on April 3th que um ficheiro filho do ficheiro original Sales transactions-Database.

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6.6

Extrair valor de vendas no usuais

Tente resolver o exerccio seguinte.


Bright IDEA, Inc. vende seis produtos. O Produto 05 o mais barato e no devemos esperar valores
muito elevados de vendas. Utilizando o Direct Extraction novamente extraia todas as vendas do Produto
05 que tenham um valor de venda bruto maior que 50.000,00.
Garantir que a base de dados Sales transactions-Database a activa. Utilizando o Equation Editor
introduza o critrio. Notar que temos duas condies: Product Code 05 e Gross Sales maior que
50.000,00. Quando tem condies mltiplas tem d junt-las utilizando um operador lgico. O IDEA tem
trs operadores lgicos. .and. , .not. e .or.
Neste caso queremos extrair todos os registos que tm o Product Code 05 .and. tm o Gross_sales
amount maior que 50.000,00. O operador .and. indica que transaco dever satisfazer ambas as
condies. Se utilizasse .or. a transaco seria seleccionada se pelos menos uma das condies fosse
verdadeira.
1. Introduza a primeira condio e click no boto
2. Introduza a segunda condio
Note: o campo PROD_CODE um campo do tipo caractere, por isso o valor constante dever
ser colocado entre aspas. O campo GROSS_SALE do tipo numrico, por isso o valor no
necessita de aspas e no dever conter qualquer separador dos milhares.
3. A equao dever ficar assim:

4. Renomeie a extraco para Sales over 50000

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6.7

Extrair Vendas no usuais do Produto 06

Bright IDEA, Inc. assinou um contracto de exclusividade com o Vendedor (SALESMAN) 108. Ele o
nico vendedor autorizado a vender produto 06 que o mais caro que a companhia vende.
Utilizando a Direct Extraction verifique se existem vendas que no esto em conformidade com este
contrato de exclusividade existe com o vendedor 108.
Note: Ter ainda de utilizar um operador lgico para construir este critrio porque temos duas condies.
Note que o smbolo de diferente representado por <> ou pelo boto

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O Control Total para o campo NET_SALES dever ser igual 12.188.417,47.

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7 O Perfil dos dados

1OBJECTIVOS
Usar a Stratification para distribuir os dados por bandas ou extractos
Guardar, Grficos ou Exportar a os resultados da Stratificaction
Visualizar, analisar ou guardar um extracto em particular
Usar a Summarization para totalizar campos numricos
Usar as Pivot Table para sumarizar os dados, criar subconjuntos e
visualizar

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ESTRATIFICAO DE DADOS (STRATIFICATION)


A Stratification til para classificar registos numa base de dados. A Stratification permite organizar os
registros em faixas. O uso mais comum da Stratification , por exemplo, em inquritos, onde a idade dos
inquiridos disbtibuda por estratos, tais como 20 a 25 anos de idade, 25 a 35, etc. A Stratification pode
tambm ser usada para obter um perfil dos dados. A Stratification guardada pelo IDEA sob a forma de
Result, inserido no ficheiro, e pode ser impresso. O Result pode incluir grficos dos resultados e
potencialidades drill-down. O Result pode tambm ser guardado numa grande variedade de formatos, e
armazenado em disco ou enviado por e-mail quando necessrio.
Em alternativa, pode produzir uma base de dados com os resultados da estratificao com opo de incluir
detalhes sobre a faixa em que cada registro cai. A base de dados pode ento ser usada para outras anlises
adicionais.

Estratificar um campo numrico


O IDEA permite estratificar campos numricos. A utilizao mais comum a estratificao de campos
com valores. Pode rapidamente visualizar, por exemplo, o numero de registos de vendas entre 0 e 1000 e
entre 1000 e 2000 e assim por diante.

Estratificar um campo de tipo data


O IDEA permite estratificar campos de data. Permite definir bandas por nmero de dias, nmero de
semanas, nmero de meses ou nmero de anos. Por exemplo, estratificar os dados por meses. Para cada
banda o IDEA mostra o nmero de registos em cada intervalo de datas. Pode escolher um ou vrios
campos numricos da base de dados para totalizar em cada estrato.

Estratificar por campos do tipo caractere


O IDEA permite estratificar por campos de texto. Pode usar este processo para estratificar uma base de
dados por regies se tiver um campos com o cdigo postal. Pode especificar as primeiras letras e o IDEA
far a distribuio dos registos na correspondente faixa ou estrato. Para cada faixa, o IDEA mostra o
nmero de registos existentes.
O processo de estratificao para cada tipo de dados exige que seja seleccionado pelo um campo numrico
para ser totalizado por estrato.
Opcionalmente, qualquer que seja o tipo da estratificao, pode definir um campo para agrupar os
resultados obtidos. Esta funcionalidade ir gerar uma anlise (estratificao) para cada ocorrncia nica do
campo seleccionado.
ESTRATIFICAR UM FICHEIRO

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7.1

Estratificar o ficheiro das Vendas por Gross Sales


1. Primeiro, abrir o ficheiro Sales transctions-Database e analisar as estatsticas do campo
GROSS_SALE. Verificar o valor mnimo, o mximo e a mdia.

2. Regressar seco Data e seleccionar no menu Analisys a opo Stratification ou


clickar no boto

da barra de ferramentas. Ir ser aberta a janela da estratificao.

3. Na janela da Stratification faa o seguinte

Seleccionar o campo GROSS_SALE na lista Fields to stratify

Defina o Increment : 1000

Duplo clickar no primeiro campo >= Upper Limit e introduza o valor : 0

Clickar em cada um das linhas do campo <Upper Limit na tabela at atingir a 10


linha

Verificar as check box das opes Create Database, Include stratum intervals, e
Create Result.

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Introduza Statified by Gross Sales quer no File name, quer no Result name.

No Fields to total on: assinalar o campo GROSS_SALE

Note que podemos totalizar por mais do que um campo em simultneo.


4. Est concluda a definio da estratificao numrica. Clickar OK

Ser aberta a base de dados Stratified by Gross Sales e criado o Result na sua base de dados activa Sales
transactions-Database.
Primeiro, clickar no separador no topo para aceder Sales transactions-Database e torn-la na base de
dados activa e visualizar o Result que foi criado.

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Pode verificar que a opo Result est activa na janela de Properties e ver que o Stratified by Gross
Sales est assinalado na seco dos Results.
5. Verificar cuidadosamente o resultado da estratificao e notar que existem 277 items no
Upper Limit exceptions. Este resultado indica que 277 registos excederam o limite
superior dos intervalos de 10000. Num cenrio real estas transaces deveriam ser
iinvestigadas
6. O IDEA tem uma caracterstica chamada de drill-down a qual permite visualizar os
registos detalhados de um resultado. Clickar no campo # Records na clula com 277 Upper
Limit exceptions e ser apresentado uma janela comas seguintes opes; Extract
Records, Display Records ou Display Fields Statstics para os 277 items.
7. Seleccione Display Records

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8. Pode imprimir ou guard-lo como um novo ficheiro. Clickar no boto Save e introduza
Exception Upper Limits como nome do ficheiro. O IDEA guardar este ficheiro contendo
os 277 registos como filho do ficheiro Sales transactions-Database.

9. Faa duplo clickar no ficheiro Sales transactions-Database e visualize o resultado


Stratified by Gross Sales novamente. Dever ter o Result activo ainda.

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10. O resultado pode ser exportado de diferentes maneiras ou formatos. Clickar no boto
para abrir a janela de Export. Clickar no Save as type drop down box e verifique as
opes disponveis.

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Note os diferentes formatos disponveis para exportar os resultados. Clickar Cancel.


11. O Result pode ser mostrado em forma de grfico. Clickar no boto
. Depois no menu
View pode aceder s propriedades do grfico. Pode adicionar um ttulo ao grfico e alterar
as cores. O menu Gallery permite seleccionar diferentes tipos de grficos.

7.2 As opes dos grficos da estratificao


Existem muitas opes no mdulo dos grficos. Pode guardar, copiar e descarregar grficos noutro
qualquer programa tais como um relatrio em Word. Pode alterar as fontes bem como muitas outras
opes disponveis quando faz clickar com o boto direito e acede janela Chart Properties. Explore
sem qualquer limitao as funcionalidades dos grficos.
Quando terminar a sua viagem pelos grficos, clickar no boto

para regressar grelha dos dados.

Solicitamos igualmente que fosse criada uma base de dados estratificada. No File Explorer abrir a base
de dados estratificada que designmos por Stratified by Gross Sales.

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Notar que o novo ficheiro tem o mesmo nmero de registos do que lhe deu origem mas tem trs novos
campos. O nmero do estrato STRATUM , o limite inferior e superior do estrato, STRAT_LOW e
STRAT_HIGH , foram adicionados a cada um dos registos.
Antes de continuar aceder ao menu Window e seleccionar Close All.

7.3 Estratificar um ficheiro por meses


O exerccio seguinte consiste em estratificar o ficheiro Sales transactions-Database por meses. Primeiro
abrir o ficheiro Sales transactions-Database . Depois aceder ao menu Analisys e seleccionar
Stratification

1. Seleccionar o campo INV_DATE no Fields to stratify:


2. Seleccionar o campo NET_SALE no Fields to total on:
3. Definir o incremento de 1 ms e introduzir 20060101 na coluna >=Lower Limit na
primeira linha
4. Clickar nas linhas seguintes e o IDEA ir preencher automaticamente a tabela
5. Preencha a tabela at 12 linha. No ltimo valor altere para 20061231.
6. Altere o nome do Result para Invoice Date Stratification.
7. clickar OK.

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Foi criado um novo Result. De imediato pode ver que o ms de Julho o de maior actividade e o Janeiro
o de menor. Por alguns momentos explore os resultados.

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7.4 Estratificar um ficheiro definindo um campo de grupo


Anteriormente foi estratificado o ficheiro Sales transactions-Database por GROSS_SALE.
Neste exerccio vamos estratificar por GROSS_SALE novamente, mas vamos definir o campo
PROD_CODE na opo Group by. O resultado criar uma estratificao por cada cdigo de produto
nico existente no ficheiro.
Primeiro garantir que o ficheiro Sales transactions-Database a base de dados activa e que se encontra
no ambiente Data.
1. Aceder ao menu Analisys e seleccionar Stratification
2. Seleccionar o campo GROSS_SALE no Fields to stratify:
3. Seleccionar os campos NET_SALE e GROSS_SALE no Fields to total on:
4. Aceitar o incremento por defeito de 10.000,00
5. Clickar em cada linha da coluna <Upper Limit at 11 linha
6. Clickar na caixa Group by no topo da janela e seleccionar PROD_CODE
7. Altere o nome do Result para Stratified product Code by Group.

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8. Clickar OK para iniciar a estratificao.


9. A vista do Result est activa clickar na caixa Totaled on e seleccionar NET_SALES. Altere
o o PROD_CODE = para 04 seleccionando o correspondente elemento da lista.

Notar que tem disponvel as anteriores estratificaes efectuadas neste ficheiro na janela das Properties
na seco dos Result.

SUMARIZAR CAMPOS
A Sumarization acumula os valores dos campos numricos por cada uma das chaves nicas existentes no
ficheiro.
Por exemplo, sumarizar um ficheiro de contas a pagar pelo nmero de conta (neste caso considerada a
chave) e totalizando o valor das facturas gera uma base de dados ou um resultado com os saldos por
fornecedor. A funcionalidade Summarization fornece:
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Uma lista de items (chave) nicos existentes na base de dados.

O nmero de registos para cada chave

Totaliza um ou mais campos numricos para cada chave

Pode seleccionar at 8 campos para sumarizar ou se utilizar um nico campo pode usar a opo Quick
Summarization. Se utilizar campos mltiplos a funo de Summarization funciona mais rapidamente e
mais eficiente numa base de dados ordenado pela chave de sumarizao.
Pode seleccionar qualquer nmero de campos numricos para totalizar. A base de dados resultante fornece
a lista de chaves nicas e o nmero de registos NO_OF_RECS para cada uma das chaves e a partir das
quais pode fazer drill down para visualizar os registos individuais de cada uma das chaves.
Pode seleccionar campos adicionais para serem apresentados seleccionando a partir da primeira ocorrncia
ou a partir da ltima.
A grelha de apresentao dos Resultados Result est limitada a 4000 linhas e por isso no mostra mais do
que 4000 linhas. Se espectvel existirem mais de 4000 linhas como resultado da sumarizao dever ser
sempre seleccionada a opo de criar base de dados, dado que esta opo no tem qualquer limitao.
A opo Quick Summarization executar a a sumarizao de forma mais rpida mas tem algumas
limitaes. Dever seleccionar a Quick Sumarization quando pretender sumarizar com uma nica chave
e garantidamente existem menos do que 32000 chaves nicas na base de dados.
A opo Quick Sumarization, no exige qualquer tipo de ordenao da base de dados e no necessita de
criar ndices durante o processo. Para alm disso, se utilizar Quick Summarization, os eventuais campos
adicionais seleccionados sero sempre preenchidos a partir da 1 ocorrncia e as estatsticas adicionais tais
como Mximo, Mnimo, Mdia, Varincia, e Desvio Padro no podero ser includos.

SUMARIZAO COMO RESULTADO

7.5 Executar uma sumarizao como Resultado


Utilizando a Summarization iremos criar um Result, sumarizado por vendedor.
1. Seleccionar do menu Analisys e depois seleccionar Summarization
2. Seleccionar SALESREP na caixa By na seco Fields do to summarize
3. Seleccione QTY, GROSS_SALE, SALES_TAX e NET_SALE no Numeric fields to total

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4. Pode escolher o tipo de output que desejar, Create Database e/ou Create Result. Aqui
vamos seleccionar Create Result. Desmarque a caixa Create Database e assinale a caixa
Create Result. Altere o nome Result name para summarization by SalesRep. Clickar OK.

Foi criado um relatrio por Vendedor.

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Pode fazer grficos, exportar gravar ou imprimir estes resultados utilizando os botes da barra de
ferramentas. Pode tambm visualizar os registos sublinhados e extrai-los para uma outra base de dados
clickando no campo azul (action fields) na coluna NO_OF_RECS.

7.6 Criar uma base de dados sumarizada


1. Verifique que est localizado na vista Data do ficheiro Sales transactions-Database.
Seleccione do menu Analisys a opo Summarization ou pode utilizar o boto
barra de ferramentas. A janela Summarization ser aberta.

na

2. Seleccione os campos PROD_CODE e depois SALESREP como os Fields to Summarize


3. Seleccionar NET_SALE como Numeric Fields to Total:
4. Altere o File name: para Summ by Prod_code and SalesRep
5. Clickar OK
Notar que o IDEA lista todas as combinaes dos vendedores e dos produtos existentes no
ficheiro Sales transactions-Database. Pode ver que vendedores vendem que produtos, e
visualizar o total das vendas lquidas e o nmero de transaces ( sob a forma do
NO_OF_RECS).

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

6. A nova base de dados resultante tambm contm dados a azul e sublinhados no campo
NO_OF_RECS. Estes campos so chamados action fields. Esta caracterstica do IDEA
permite fazer drill-down e visualizar a fonte dos registos que contriburam para aquele
resultado. Clickar no 7 no campo NO_OF_RECS para ver os 7 registos que tm o vendedor
111 e o cdigo de produto 01.

PIVOT TABLES
Uma Pivot Table uma ferramenta til para sumarizar e obter o perfil dados. Pode analisar rapidamente a
informao de diversos perspectivas diferentes criando uma tabela que contenha dados sumarizados. A
Pivot Table permite tambm que voc sumarize combinaes de muitos campos e permite colocar os
campos na tabela como colunas, como linhas ou como totais. Quando mais do que dois campos esto
numa coluna ou numa linha, pode agrupar e visualizar o total sumarizado do valor, ou expandir e
visualizar todos os detalhes.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

7.7 Criar uma Pivot Table


1. Verifique que o ficheiro Sales transactions-Database o ficheiro activo
No menu Analisys seleccione Pivot Table ou clickar no boto

2. Vamos criar uma tabela que contm a mdia do valor das vendas (lquido e bruto) por
produto e por vendedor para os vendedores 101 ao 110. Altere o nome Result name: para
Average Sales for Salesreps 101 to 110

3. Clickar OK
4. Arrastar o campo SALESREP da janela Pivot Table field list para a rea Drop Row Fields
Here.
5. Arrastar o campo PROD_CODE da janela Pivot Table field list para a rea Drop Column
Fields Here
6. Arrastar os campos NET_SALE e depois o GROSS_SALE para a rea Drop Data Items
Here.
7. Clickar Close na janela Pivot Table field list.
8. Como s pretendemos visualizar a informao dos vendedores 101 a 110, clickar na seta
para baixo junto ao SALESREP e desmarque os outros vendedores.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

Por defeito o IDEA mostra a Sum dos campos definidos na rea Data Items. Clickar com o boto direito
sobre qualquer valor Sum of GROSS_SALE. Ir aparecer a caixa de dilogo Pivot Table Field.
Pode visualizar diferentes tipos de estatsticas. Seleccione Average na caixa Summarize by:

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Repetir as mesmas operaes para Sum of NET_SALE, mas seleccione a funo Count em vez da
Average.

Pode ver que o valor da mdia das vendas brutas do vendedor 110 para o produto 05 de 5.537,60 . Faa
duplo clickar sobre 5.537,00 para previsualizar os registos que contribuem para este valor.

Clickar Done quando finalizar a previsualizao da base de dados.

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Pode tambm adicionar mais campos s colunas, linhas ou reas de dados existentes. Coloque o campo
CUSTOMER_NO no lado direito da coluna do SALESREP para apresentar a mdia das vendas por
vendedor para cada um dos clientes. Para abrir a Pivot Table field list clickar no boto

Pode colapsar ou expandir qualquer dos campos dos vendedores para visualizar totais ou os detalhes.

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Pode tambm ordenar os vendedores por ordem descendente, esconder o rodap, eliminar um campo da
tabela, ou colapsar os detalhes clickando com o boto direito no ttulo do campo SALESREP e escolher
Collapse all.

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8 Identificar Irregualridades

1OBJECTIVOS
Detectar facturas duplicadas
Detectar items no duplicados (nicos)
Detectar items em falta numa sequncia
Aprender a usar o Re-Run para agilizar as alteraes aos testes

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DETECTAR FACTURAS DUPLICADAS


O IDEA tem duas opes para a funcionalidade Duplicate Key:

Detection identifica todos os registos nos quais os campos que compem a chave so idnticos

Exclusion igual ao anterior, excepto que um capo adicional tem de ser diferente

A opo Duplicate Key Detection utilizada para identificar items duplicados num ficheiro. Pode ser
utilizada para detectar duplicados num nico campo, tal como nmeros de facturas duplicados, ou
duplicados numa combinao de 8 campos no mximo.
Duplicate Key Detection pode tambm ser usada para identificar chaves no duplicadas, isto , nicas,
seleccionando a opo Output Records Without Duplicates em alternativa a Output Duplicate
Records.
A opo Duplicate Key Exclusion utilizada para identificar items num ficheiro onde um outro campo
diferente, por exemplo, nmero de ordens de compra duplicadas de diferentes fornecedores.
Duplicate Key Exclusion pode ser utilizada para detectar duplicados num nico campo, tal como
nmeros de facturas duplicados, ou duplicados numa combinao de 8 campos no mximo.

DETECO DE CHAVES DUPLICADOS

8.1 Executar a deteco de chaves duplicadas


O director da contabilidade est preocupado porque vrias facturas podem ter sido emitidas mais do que
uma vez. Vamos verificar se ocorreram emisses de mltiplas de facturas.

1. Aceder ao ficheiro Sales transactions-Database, seleccionar Duplicate Key Detection


clickando no boto
ou atravs do menu Analisys e depois Duplicate Key e
Detection para abrir a janela do Duplicate Key Detection
2. clickar no boto
para abrir a janela Define Key e seleccionar o campo INV_NO
na ordem ascendente. Clickar OK

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3. Introduza no File name: Duplicate Invoices e clickar OK

4. Todas as transaces com nmero de factura duplicadas sero extradas para um novo
ficheiro.

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8.2 Pesquisar items no duplicados (Re-Run)


Enquanto que o Duplicate Key Detection permite pesquisar a existncia de mais do que uma ocorrncia
de um registo, o IDEA permite extrair registos que aparecem uma nica vez na base de dados. Reexecute
o exerccio, e extraia todas as facturas que so nicas na base de dados. Utilizar a opo Re-Run para
abrir a janela do Duplicate Key Detection .
1. clickar no boto Re-run,

ou no menu Edit, e depois Re-run Task

2. Altere a opo Output Duplicate Records para Output Records Without Duplicate
3. Enter no File name: Non-duplicate Invoices. Clickar OK.

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8.3 Pesquisar items no duplicados (2)


Execute o seguinte exerccio
Utilizar esta funcionalidade para extrair todos os clientes que s tm uma venda no ficheiro Sales
transactions-Database. Designe o ficheiro por One Sale Customers.

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DETECTAR FALHAS DE SEQUNCIAS


A opo Gap Detection pode ser usada num campo numrico para identificar falhas numa sequncia
numrica, tal como, faltar um nmero de um cheque num ficheiro de pagamentos.
A opo Gap Detection pode ser usada nm campo do tipo carcter para identificar falhas numa sequncia
numrica que seja um subconjunto de um campo do tipo caractere. Por exemplo, pode ser usado para
identificar falhas na sequncia do nmero de factura para cada loja onde o primeiro caractere do nmero
de factura identifica a loja (A123, A124, A127, B223, B225, etc.).
A opo Gap Detection pode ser usada num campo do tipo data para identificar falhas num intervalo de
datas. Fornece a opo para excluir fins de semana e/ou feriados, se necessrio. Por exemplo, pode
identificar os dias de descanso para os quais no dever haver nenhuma transaco de vendas.
A funo Gap Detection identifica a informao em falta numa base de dados. Por isso, nenhuma base
de dados da sada criada. Os resultados do teste so indicados na seco Result dos resultados na janela
Properties.

8.4 Executar a funo de deteco de falhas de sequncias


1. Seleccionar Gap Detection clickando no boto
da barra de ferramentas ou
seleccionando no menu Analisys a opo Gap Detection. Ir aparecer a janela do Gap
Detection.
Seleccionar o campo INV_NO na lista Field to use. Pode seleccionar um intervalo de
valores para anlise. Por defeito, todos os valores existentes no campo seleccionado sero
includos, e o mnimo e o mximo so apresentados no Starting Key value e no Ending
key value. Pode tambm alterar o Gap Increment: para um outro valor

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2. O resultado apresentado mostrar os intervalos dos nmeros em falta na base de dados.


Notar que cada linha mostra uma falha. Algumas das linhas podem conter mais do que um
nmero em falta.

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9 Amostragens

1OBJECTIVOS
Entenderas diferenas entre os diferentes mtodos
Criar uma amostra aleatria
Criar uma amostra sistemtica
Gerar nmeros aleatrios

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CONCEITOS SOBRE AMOSTRAGENS


A amostragem estatstica usada geralmente para testar a validade de forma a permitir a avaliao de uma
populao. Uns mtodos mais sofisticados, tais como a Amostragem por Unidades Monetarias, so
difceis de implementar manualmente. Para os testes que se referem a documentao fsica, ou a recursos
que no sejam registos de computador, uma tcnica apropriada de amostragem estatstica deve ser usada.

INTRODUO AOS DIFERENTES MTODOS

Systematic Record Samplig


Systematic record samplig um mtodo de extrair um nmero de registos de um ficheiro com intervalos
iguais. Por exemplo de 1000 em 1000 registos.
Existem dois mtodos para determinar a amostra:

Indicando a dimenso da amostra e o IDEA calcula o intervalo

Indicando o intervalo e o IDEA calcula a dimenso da amostra

Random Record Sampling


Random record sampling um meio comum de extraco de amostras. O tamanho de amostra
introduzido assim como o intervalo dos registros de onde a amostra deve ser extrada. Ento, usando uma
semente do nmero aleatrio, o IDEA gera uma lista de nmeros aleatrios e selecciona os registros
apropriados associados com estes nmeros.

Stratified Random Record


Stratified random record samplimg usado para extrair uma amostra aleatria com um nmero
determinado de registos de cada uma das bandas. Esta opo requer que a base de dados seja
primeiramente estratificada atravs de campos numricos, do tipo caractere ou do tipo data. O utilizador
tem depois de indicar numa tabela o nmero de registos da amostra que devero ser extrados de forma
aleatria de cada uma das bandas existentes.

Monetary Unit Sampling


Monetary unit sampling uma tcnica que deliberadamente orientada para seleccionar os itens com
valores mais elevados e tem uma funo de avaliao para prever o resultado financeiro dos erros. Ao
contrrio de outros mtodos de amostragem, o Mtodo das Unidade Monetrias no selecciona um
registro mas sim uma unidade monetria. Por exemplo, se o ficheiro de dados tiver 100.000 registros e o

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total do campo valor for 1.350.000, este mtodo calcular a amostra tomando como base 1.350.000
unidades. Os registos que contiverem a unidade seleccionada sero extrados. Baseado nos elementos
recolhidos, sero extrapolados os erros encontrados na amostra populao inteira (nota que a populao
no 100.000 mas 1.350.000). Este mtodo tem 3 fases:

1. Planeamento: Durante esta fase, ser necessrio introduzir parmetros, tais como o nvel
da confiana, o erro admissvel e o erro previsto. Pde necessitar do aconselhamento de
especialistas para atribuir os parmetros apropriados. Esta fase calcular o intervalo de
amostragem e estimar a dimenso da amostra.
2. Extraco: existem dois mtodos:

Intervalo Fixo: similar amostragem sistemtica, mas em vez de seleccionar a


amostra, por exemplo, cada 8 registos, seleccionar a amostra cada 8 dlares ou
euro (designado por intervalo de amostragem).

Cell Selection: divide a populao no intervalo de amostragem. Dentro de cada


intervalo, o IDEA selecciona um valor aleatrio dlar ou euro. O registro que
contem o valor seleccionado dlar ou a euro seleccionado na amostra.

3. Avaliao: Durante esta fase, sero introduzidos os dados recolhidos na amostra extrada
previamente. Os erros encontrados na amostra sero extrapolados para populao inteira,
calculando o limite superior do erro para os overstatements (ignorando understatements) e
para os understatements (ignorando overstatements). Estes resultados so combinados
ento (lquido) para atribuir os limites superiores do erro para overstatements e
understatements.

Attribute Sampling
Attribute sampling refere-se anlise de um subconjunto de uma populao (uma amostra), a fim calcular
com que frequncia um particular evento ou atributo ocorrem na totalidade da populao. Um atributo tem
somente dois valores possveis - verdadeiro ou falso. Em auditoria, os atributos tpicos so se um item
est errado ou no, se um determinado controle foi realizado quando deveria ter sido, ou se a entidade est
conforme com uma determinada regra ou legislao. A avaliao da amostra permite concluir, se a taxa
real de desvios na populao excede uma quantidade admissvel. Attribute sampling est extraindo a
amostra usando o mtodo de amostragem aleatria. A diferena entre os dois mtodos o planeamento, o
qual produz a dimenso da amostra requerida para extrapolar (na fase da avaliao) os erros encontrados
na amostra populao inteira.

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AMOSTRAGEM ALEATRIA

9.1 Extraco de uma amostra aleatria


Extrair 10 transaces aleatrias do ficheiro Sales transactions-Database.
1. No menu Sampling seleccione Random ou click no boto

na barra de ferramentas

2. clickar no boto Fields e inclua os seguintes campos na amostra: INV_NO, INV_DATE,


PROD_CODE, NET_SALE
3. No altere a populao ( do registo 1 at ao 3014)

4. clickar OK
Analise a base de dados resultante e note que um campo adicional designado por SAM_RECNO foi
inserido na base de dados. O valor deste campo corresponde ao nmero do registo na base de dados
original.

AMOSTRAGEM SISTEMTICA

9.2 Extrair uma amostra sistemtica


Extrair uma amostra sistemtica de 15 transaces do ficheiro Sales transactions-Database
seleccionando do menu Sampling a opo Systematic.
Altere o Number of records to select para 15 e clicker no boto Compute e note que o Select Interval:
foi alterado para 215.

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Clickar OK
Visualize a base de dados resultante e note que novamente foi criado um campo adicional designado por
SAM_RECNO na base de dados. O valor deste campo corresponde ao nmero do registo na base de dados
original.
Consulte o History da base de dados da amostra sistemtica clickando no History da seco Database da
janela das Properties.

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NMEROS ALEATRIOS

9.3 Gerador de nmeros aleatrios


Verifique que tem uma base de dados aberta. Seleccione do menu Sampling a opo Generate Random
Numbers.
Seleccione 6 nmeros de 1 a 50 sem duplicados na amostra. Aceitar a Random number seed atribuda
por defeito.
Os clculos detalhados so opcionais.
Clickar OK.

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10 Manipulao e Introduo de novos Campos

1OBJECTIVOS
Aceder s propriedades dos campos existentes
Alterar o nome, o tipo, a dimenso e descrio dos campos
Adicionar novos campos
Comprovar clculos atravs de campos virtuais

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O LAYOUT DA BASE DE DADOS

10.1 Modificar o layout de um campo


No menu Data seleccione Field Manipulaton para aceder ao layout do ficheiro Sales transactionsDatabase com a descrio dos campos existentes na base de dados. Pode tambm abrir a janela do Field
Manipulation clickando no boto
na barra de ferramentas, ou fazendo duplo clickar em qualquer
local da janela de Dados da base de dados.

Pode renomear um campo fazendo duplo clickar no nome do campo na coluna Field Name. Qualquer
alterao efectuada no nome do campo ser gravada no History.
O campo Type inserido durante a importao. Quatro typos de dados esto disponveis no IDEA :
caractere, numrico, data, e hora. Pode tambm ter campos virtuais e campos editveis, os quais sero
explicados mais frente neste captulo.
No pode alterar o comprimento de um campo ou o nmero de casas decimais a menos que tenha
modificado o tipo de campo (type)
Pode alterar a descrio de um campo fazendo duplo clickar na coluna Description.

Nota

Pode alterar o tipo de um campo desde que a converso seja suportada. Se


mudar um campo Numeric para um campo Date tem de garantir que o
campo numrico contm datas vlidas.

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EXERCCIO
Renomeie o campo CUSTOMER_NO para CLIENT_NO e adicione as seguintes descries:
Nome do Campo

Descrio

SALES_TAX

8%

INV_NO

Invoice number

ADICIONAR UM NOVO CAMPO AO FICHEIRO


O IDEA mantm a integridade dos dados aps a importao. Os dados no podem ser alterados. Em vez
disso, o IDEA permite a criao de campos virtuais e campos editveis. Por exemplo, pode inserir um
campo virtual ou editvel que contenha uma frmula na qual est envolvido um campo(s) original.
Campos Virtuais e Campos Editveis sero apresentados no ecran com cores diferentes.
Campos Virtuais so campos que so calculados on the fly. Os resultados no so guardados na base de
dados. Porm, qualquer ficheiro criado a partir de um ficheiro que contenha campos virtuais transformar
esse campo em campo calculado.
Os campos Virtuais podem ser do tipo caractere, numrico, ou do tipo data. Campos Editveis e campos
regulares so armazenados na base de dados e necessitam de tempo de processamento para serem
fisicamente adicionados na base de dados do IDEA..

10.2 Adicionar um campo virtual


Adicionar novos campos poder ser muito til para comprovar ou verificar clculos, criar novos campos
com valores calculados ou para transformar dados existentes.
Vamos agora criar um campo Virtual no ficheiro Sales transactions-Database designado por
GROSS_CHECK. Com este clculo vamos verificar se o valor do campo GROSS_SALE est correcto.
1. Para criar um campo virtual clickar no boto Append na janela do Field Manipulation e
introduza os seguintes valores:
Field Name: GROSS_CHECK
Description: calculated Gross Sales
Field Type: Virtual Numeric
Decimals: 2
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2. Na coluna Parameter, introduza a seguinte equao utilizando o Equation Editor: QTY


multiplicado pelo UNIT_PRICE

3. clickar OK e visualizar o campo resultante.


4. Introduza um Critrio que mostre unicamente os erros que existem no clculo do
FROSS_SALE

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5. Deveria obter 898/3014 registos.


6. Visualize o History da base de dados e verifique a entrada do dirio referente ao campo
Virtual.
7. Os resultados do Critrio podem ser guardados como uma nova base de dados atravs do
menu File e da opo Save As. O novo ficheiro ser guardado as filho do ficheiro Sales
transactions-Database.

10.3 Adicionar um campo regular


No IDEA pode tambm adicionar campos regulares numricos, do tipo caractere, e do tipo data atravs
do Field Manipulation. Estes campos aparecero como se tivessem sido adicionados durante a
importao. Tero a mesma cor que os outros campos, e no apresentaro quaisquer parmetros. Como
nos campos virtuais, todas as adies ou mudanas feitas com estes campos sero gravadas no History da
base de dados activa. O parmetro de um campo regular no pode ser mudado.
Adicione um campo regular do tipo numrico idntico ao virtual numrico GROSS_CHECK.
Field Name: NUM_GROSS_CHECK
Description: Calculated Gross Sales
Field Type: Numeric
Decimals: 2
Note a ausncia de parmetros na caixa Field Manipulation e a diferena na cor da coluna depois desta
ser criada.

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10.4 Campos editveis


O IDEA permite tambm a criao de campos editveis. Estes campos permitiro inserir notas, ou
introduzir manualmente um valor para adicionar a uma base de dados. A criao e a edio destes campos
editveis so gravadas no History da base de dados activa.
Adicione um campo editvel para adicionar notas no ficheiro Sales transactions-Database. Ser
necessrio adicionar um espao em branco entre duas aspas no Parameter para que o sistema saiba que
quer introduzir posteriormente informao naquele campo.
Field Name: NOTES
Description: Notas on line items
Field Type: Editable Character
Decimals: 50

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Note que o campo criado far o ajuste do texto dentro da largura do campo para permitir visualizar o seu
contedo enquanto introduz a informao.

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11 Equaes Complexas

1OBJECTIVOS
Construir critrios e equaes complexas com o Equation Editor
Utilizar funes do IDEA ou @Funes
Tornar familiar a utilizao das @Funes
Operadores lgicos em equaes com mais do que um critrio em
simultneo

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O EDITOR DE EQUAES
As @Functions so acedidas atravs do editor de equaes. A ajuda rpida incluindo a sintaxe, a
descrio e um exemplo do uso para cada uma das @Functions est disponvel sempre que a funo
seleccionada. A ajuda adicional e detalhada fornecida no sistema de ajuda do editor de equaes
clickando no boto
@Functions.

da barra de ferramentas. Ver o apndice A para uma lista completa das

Uma expresso numrica Numeric Expression refere-se a um nmero ou a uma equao que devolve um
nmero. Uma cadeia de caracteres String uma srie dos caracteres, tais como um nome ou um endereo.
Vamos apresentar trs @Functions simples. A primeira o @left que extrai um nmero de caracteres
esquerda de um campo do tipo caractere. A segunda o @round que arredonda um nmero ao inteiro o
mais prximo. A terceira o @precn que permite aceder a registos da base de dados atravs do seu
nmero de registo.

11.1 Adicionar campos virtuais utilizando @funes


Execute o seguinte exerccio
Adicionar um novo campo chamado GEO_REGION, baseado no CLIENT_NO. De acordo com a
informao de CLIENT_NO, os primeiros dois caracteres no CLIENT_NO representam a sua localizao
geogrfica.
Criar um campo virtual do tipo caractere que contenha os dois primeiros caracteres que utiliando a funo
do @left.
Para compreender como construir a equao, seleccione uma @Function clickando no nome da
@Function uma vez e leia a explanao da funo direita.

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11.2 Adicionar campos virtuais utilizando @funes (2)


Criar um outro campo virtual chamado ROUND_PRICE que ser o valor arredondado do UNIT_PRICE.

11.3 Impacto do arredondamento


Avaliar o impacto nas vendas brutas se o preo unitrio fosse arredondado.
Recalcular o GROSS_SALE multiplicando o QTY e o novo preo unitrio arredondado e compare o
resultado com o GROSS_SALE original. Concluir que o impacto igual a 439.691,75 ( positivo ou
negativo?)

11.4 Extrair registos utilizando campos virtuais


Usou equaes para criar campos virtuais. Pode usar o editor de equaes construir critrios para extrair
um subconjunto dos registros de uma base de dados. Usando um operador lgico, extrair as transaces
que tm um GEO_REGION igual a 20, mas tenham tambm um PROD_CODE igual a 03, a partir do
ficheiro Sales transactions-Database.

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Operadores Lgicos
.AND. liga duas ou mais expresses. Ambas devem ser verdadeiras para a seleco
ocorrer
.OR. liga expresses opcionais. Somente uma expresso deve ser verdadeira para a
seleco ocorrer.
.NOT. nega (ou inverso) a expresso que se lhe segue

11.5 Extrair registos utilizando @funes


Neste ltimo exerccio, vamos usar a @Function para extrair registos. H duas funes teis para extrair
registos especficos: @recno e @precno.
O @recno devolve o nmero do registo lgico (baseado no ndice) e o @precno devolve o nmero do
registro fsico, significando que o @precno devolve sempre o mesmo nmero, independentemente de qual
o ndice aplicado.
EXERCCIO
Usando o ficheiro Sales transactions-Database, extrair o registo 101. Assegure-se de que nenhum ndice
est aplicado e no existe nenhum critrio aplicado e pressione CTRL-G. Isto far abrir caixa de
dilogo Go To. Introduza 101. Se quiser isolar este registo especfico dever usar o @precno

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Poder usar o @precno () =234 .OR. @precno () = 289 .OR. @precno () =354 para extrair diversos registo
especficos.
A funo@list pode tambm ser usado para extrair vrios registos. Em vez de, repetir o operador .OR.
vrias vezes, poder usar a funo @list (@precno (), 234.289.354,).
Consultar a ajuda para mais detalhes sobre a funo @list.

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12 Auditoria aos gastos com as viagens

1OBJECTIVOS
Praticar os princpios e processos com um pequeno caso de estudo
Importar um ficheiro do tipo Dbase
Identificar no conformidades
Identificar prticas fraudulentas
Avaliar as regras do negcio atravs da investigao das despesas
Avaliar os dados para outras informaes (outros testes)

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CONTEXTO

Recebeu os detalhes das viagens feitas em Janeiro da agncia de viagens.


O ficheiro contm os seguintes campos:
-TRVL_CLAS
-PURPOSE
-EMPL_CLAS
-AIRMILES
-TOWN:
-DATE:
-PIN:

EC= Econmica FC= First Class


Razo da viagem
Classificao do Empregado
Distancia
Cidade Destino
Data da Partida
Nmero Pessoal (Personal Identification Number)

Poltica das Viagens elegibilidade para viajar em primeira classe (FC - First Class):
Somente as classificaes MX, DX e PX podem viajar em primeira classe (FC).
Outras classificaes podem viajar na primeira classe (FC) se a distncia da viagem for mais longa que
3001 milhas.

12.1 Importar o relatrio das despesas com viagens


Em primeiro lugar, importar o Travel.dbf utilizando do assistente da importao. Este ficheiro do tipo
dBase.
Clickar Next e avanar. Mudar o nome do ficheiro para Travel Report. O ficheiro foi importado para o
IDEA. Visualize o contedo do ficheiro e examine a informao.

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12.2 Aces de formao de custo elevado


Diz-se que ocorreram abusos nas frequncias de cursos de formao. Identifique as viagens que
excederam $3000 com finalidade de formao (training).

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12.3 Objectivos das viagens


Quais os custos por objectivos de viagem, conferncias, formao ou trabalho (conference, training,
work).?

12.4 Custos mdios das viagens


Calcular o custo mdio das viagens de formao.
O valor mdio ___________________

12.5 Possvel fraude


Identificar todos os empregados que viajaram mais do que uma vez no mesmo dia.

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12.6 Outras anlises


Visualizar o Travel Report novamente. Indique trs outras anlises que seriam teis para esta trabalho de
auditoria, baseado na informao que se encontra no ficheiro.

1.
_____________________________________________________________________
2.
_____________________________________________________________________
3.
_____________________________________________________________________

12.7 Verificar a elegibilidade das viagens em Primeira Classe


Extrair as viagens que no respeitam as regras estabelecidas para as viagens em primeira classe (FC) (ver
a poltica no incio do exerccio)

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13 Importar dados

1OBJECTIVOS
Importar ficheiros ASCII/EBCDIC
Entender a definio de um registo
Importar mapas com o Print Report

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IMPORTAR FICHEIROS ASCII, EBCDIC OU ASCII DELIMITADO


Ficheiros do tipo ASCII e EBCDIC so muito comuns.
ASCII American Standard Code for Information Interchange
Nota

Outros computadores de mdio porte e a maioria dos PCs armazenam os seus


dados no formato do ASCII
EBCDIC Extended Binary Coded Decimal Interchange Code
Este formato encontrado tipicamente em computadores mainframe e de
mdio porte

Ao contrrio do Excel, Access, Lotus e dBase, os ficheiro em ASCII e EBCDIC no contm padres ou
headers que definem a estrutura dos dados. Porque no existem tais informaes, ter de introduzir a
estrutura do ficheiro no IDEA. As seguintes figuras mostram o formato de ficheiro do tipo ASCII.

Deve-se indicar o comprimento do registo no IDEA para ser utilizado em cada registro.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

Uma vez que o comprimento do registo foi determinado, deve informar qual o comprimento de cada
campo. Finalmente, deve definir o tipo e o nome para cada campo. O Import Assistant orient-lo- ao
longo do processo de importao.

IMPORTAR FICHEIROS ASCII DE COMPRIMENTO FIXO


(FICHEIROS EBCDIC TER PROCEDIMENTO SEMELHANTE)
Foi fornecido o ficheiro ASCII de comprimento fixo ACCOUNT.ASC contendo os cdigos das contas e
descries. Foi dado tambm o seguinte layout do ficheiro pelo departamento de SI depois do ficheiro ter
sido criado.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

Utilizar o Import Assistant e seleccionar o ficheiro ACCOUNT.ASC.

1. clickar Next.
O Import Assistant determina que tipo de ficheiro . Neste caso o ficheiro de
comprimento fixo. Os dados sero agora apresentados.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

2. clickar Next.
O Import Assistant verifica o comprimento do registo no ficheiro. Neste caso ser 40.

3. clickar Next.
O assistente da importao mostra a janela Specify Field Delineators. Pode criar os
campos relacionados com este ficheiro nesta janela. O assistente da importao faz uma
previso sobre o local onde todos os potenciais campos podero estar situados. Na grande
maioria dos casos ter de fazer correces. Pode mudar as linhas de definio dos campo
usando as instrues para criar, remover, ou mover uma linha de campo. O IDEA
determinou o formato correcto do campo, assim no tem que muda nada.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

4. clickar Next.
A janela seguinte permite especificar os detalhes dos campos do ficheiro . A tabela abaixo
lista os detalhes relacionados com o ficheiro ACCOUNT.ASC. Introduza os detalhes da
definio do registo clickando no topo de cada um dos campos e mudando o nome, a
descrio e o tipo (se necessrio). De notar que os campos que no so para serem
importados esto destacados em cor cinzenta.

5. Quando concludo, clickar Next.

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O assistente da importao cria automaticamente uma definio de registo para este


ficheiro. A definio registo muito til quando necessitar de importar outros ficheiros que
tm a mesma definio de registo. A definio de registo gravada no directrio de
trabalho e tem o mesmo nome que o ficheiro original da importao, mas com uma
extenso. rdf.
6. A etapa para criar campos permite adicionar campos virtuais, editveis, booleanos ou
Multistate, se necessrio, para o ficheiro que est sendo importado.
Deixe os campos vazios porque no necessitamos de adicionar nenhuns campos a este
ficheiro, clickar Next para continuar para o passo final.
7. Introduzir na caixa Database name Account Descriptions

8. clickar Finnish para importar o ficheiro.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

Link (Ligar) o arquivo de dados ou Import (importar) o ficheiro de dados?


Note

Recomenda-se, existindo espao em disco suficiente, seleccionar a opo de


importar. Os benefcios principais so processamentos muito mais rpidos e as
tarefas de manuteno dos ficheiros sero muito mais simples.
Bad Data (Dados errados) no ficheiro ASCII?

Note

Se houver dados errados no ficheiro, por exemplo caracteres num campo


numrico, ou tipo de dados incorrectos (por exemplo, uma coluna definida
usando uma mscara de data DD/MM/YY mas a coluna contem dados tais
como 05/15/03, 31/02/03, 31122003, 07/07/2003), o IDEA gerar um
ficheiro de erros Bad Data file. Ser guardado e aparecer na janela do
explorador de ficheiros por debaixo da nova base de dados e ter o mesmo
nome da base de dados importada com o sufixo _BadData adicionado no
nome.

IMPORTAR FICHEIROS ASCII DELIMITADOS


Foi fornecido um ficheiro ASCII delimitad0: BANKCUST.CSV.
Os ficheiros ASCII delimitados so um formato comum de comprimento varivel. O formato ocupa pouco
espao em disco, especialmente com campos do texto tais como nomes, endereos, narrativas, etc.
Para que o programa IDEA possa ler ficheiros do tipo ASCII delimitados, deve haver um separador (um
caractere especial) no fim de cada um dos campos existentes no registo. Para alm disso, os campos de
texto devem estar limitados (encapsulados) com um outro caractere, normalmente as aspas ("").
O separador dos campos frequentemente a vrgula (,). No entanto, este pode ser um outro qualquer
caractere, por exemplo os dois pontos (:) ou o ponto e vrgula (;).
O fim de cada registo deve tambm ter um caractere delimitador de registo, normalmente o <CR> <LF>
(CARRIAGE RETURN e LINE FEED).
Ao importar o ficheiro para o IDEA, o delimitador de campo e o caractere encapsulador de texto so
definidos.
1. Usar o assistente da importao, e abrir o ficheiro BANKCUST (ou BANKCUST.CSV).
2.

Clickar Next para continuar.


O assistente da importao assinala o ficheiro como um ficheiro delimitado.

3. Clickar Next para continuar.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

O ecran seguinte permite seleccionar o caractere separador do campo e o encapsulador


de texto: O assistente da importao assinala geralmente os parmetros apropriados.

4. Clickar Next para continuar.


5. Introduza os detalhes dos campos da base de dados a partir da seguinte tabela.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

6. Clickar Next para continuar. Clickar Next novamente. No vamos adicionar nenhum novo
campo.
O assistente da importao especifica automaticamente uma definio de registo (record
definition .rdf) para este ficheiro . Ser muito til se necessitar de importar no futuro outros
ficheiros que tenham a mesma definio de registo (layout). Renomeie a base de dados para
Bank Customers. Clickar Finnish para concluir a importao do ficheiro.

IMPORTAR MAPAS OU RELATRIOS (PRINT REPORTS)


A informao que desejamos auditar est geralmente disponvel em formato impresso ou listagem. Na
maioria dos casos, a listagem pode ser direccionada ou colocada em lista de espera de impresso no disco
do computador, e a partir da ser transferida para o PC do revisor de contas ou auditor. Em algumas
ocasies, poder ser necessrio usar um programa que ir interceptar o ficheiro de impresso, e que ir
dirigi-lo para um novo ficheiro no disco do computador. As principais diferenas entre um ficheiro do tipo
ASCII, ou de texto, e um ficheiro do tipo mapa, ou relatrio, esto na maior parte das vezes no facto de
este ltimo ter cabealhos e rodaps, e nas eventuais linhas adicionais de sub-totais e totais que tero de

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

ser removidas para se tornar possvel importar o ficheiro para o IDEA. O Report Reader extrai dados de
relatrios de texto corrido guardados em disco ou de alguns ficheiros Adobe Acrobat do tipo pdf e
converte-os no formato de dados proprietrio e altamente especializado do IDEA.
A fim importar os dados para o IDEA, usar o assistente da importao e seleccionar a opo Print
Report.
1. Cickar no o assistente da importao.
2. Na janela do assistente da importao seleccionar Print Report and Adobe PDF.

3. Seleccionar o ficheiro report.prn.


4. Clickar Open para selecionar ficheiro. A janela Select File ser fechada.
5. O nome e o caminho do ficheiro seleccionado sero apresentados na caixa File name.
Clickar Next.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

6. O Report Reader ir ser aberto e o contedo do ficheiro report.prn ir ser apresentado


no ecran.

O Report Reader
O relatrio ser apresentado como no ecran abaixo. O faa scroll ao longo do relatrio, e aperceba-se do
seu formato, incluindo:
Informao geral (nome de companhia, nome do relatrio)
Os ttulos do relatrio (o intervalo dos clientes e o perodo)
A informao do cliente (descrio do nmero)
Linha de detalhe (contm a informao detalhado do relatrio)

Layer Base
O Report Reader utiliza um conjunto de camadas (layers) para definir quais os dados que devero ser
importados para o IDEA. A primeira camada a ser definida a camada base (Base Layer). Esta camada
dir ao Report Reader para escrever um registo para cada ocorrncia da informao definida por esta
camada. A camada base deve obrigatoriamente ser definida na linha de detalhe, ou ao nvel da
transaco. A linha de detalhe a linha ou linhas que contm a informao a ser identificada como uma

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

nica transaco ou registo no ficheiro IDEA resultante. A linha de detalhe do relatrio pode ser de linha
nica ou multi-linha. Neste caso, uma transaco (registo) ser definida para cada entrada multi-linha.
7. Seleccione as linhas da amostra do relatrio, arrastando o rato atravs das linhas que quer
seleccionar, assegure-se de que realou ambas as linhas de detalhe como mostrado abaixo.

8. Uma caixa de mensagem ser apresentada a perguntar o seguinte:

Criar uma camada standard (Create a standard Layer): Escolha esta opo quando o
relatrio est no formato columnar.

Criar uma camada flutuante (Create a floating Layer): Escolha esta opo se os dados
no estiverem dispostos em colunas.

Excluir do output (Exclude it from the output): Esta opo est disponvel s depois
da camada base ter sido criada. Esta opo permite excluir linhas de dados que no so
para serem importadas.

Seleccione a opo por defeito Create a standard Layer e clickar em Yes.


As linhas seleccionadas so copiadas para uma seco no topo da pgina designada por
editor de campos (Field Editor). O editor de campos a seco entre as duas linhas

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

amarelas com uma seta vermelha na margem esquerda. Num layer multi-linha, uma das
linhas deve ser a linha de ncora (Anchor Line). A linha de ncora est realada com
uma seta vermelha na margem esquerda. Por defeito a primeira linha, mas uma linha
diferente pode ser seleccionada clickando na margem esquerda da linha desejada. Para este
exerccio vamos deix-la na primeira linha.
A janela dos detalhes dos campos (Fields Details) desliza para a direita para fora da viso do utilizador.
Quando definimos um campo esta janela apresentar as propriedades e os atributos do campo.

9. Deve neste momento definir o que distingue esta linha de detalhe das outras linhas no
relatrio. Pode ser um texto do especfico (por exemplo: neste relatrio, se cada transaco
comear com uma data que a data ser definida como NN- onde N pode ser qualquer
numrico). No Report Reader chamamos a estes formatos armadilhas (Traps).
Neste relatrio, pode ver que a primeira linha de cada transaco tem uma data. Usando
esta informao, a armadilha pode ser definida na seco do editor de ncora que a
linha acima do editor de campos. Coloque o cursor, no editor de ncora directamente
acima do primeiro caractere da data, logo acima do nmero 3. Como pretende importar
todas as transaces (qualquer entrada com data), o clickar duas vezes na tecla numrica
da armadilha

seguida por -

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

Nota

Anote que todas as linhas no relatrio que coincidem com o critrio ou se


seguem o padro, esto realadas a azul.

As outras opes disponveis para armadilhar ( to trap) a informao so:


Armadilha do texto (Text Trap) ...................................
Armadilha do espao (Space Trap)..............................
Armadilha diferente de branco (Non-Blank Trap) ......

10. Pode navegar no relatrio para assegurar-se de que todas as linhas de detalhe e somente as
linhas de detalhe esto realadas. Depois de garantir que as linhas requeridas esto
seleccionadas, deve definir a informao que quer importar para o IDEA a partir das linhas
de detalhe. Esta informao ser importada para dentro do IDEA em campos separados.
11. No editor de campos, (que a linha com a seta vermelha), realce com o rato a informao
referente data. A cor do campo seleccionado passar a laranja e os campos data das
linhas de detalhe do relatrio ficaro realados.

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12. Na janela dos detalhes do campo (Field details) confirme o campo como sendo do tipo
Data. Na mscara introduza DD-MMM-YY. Na seco da informao do campo (Field
information) altere o nome do campo para DATA.
13. Em seguida, no editor de campos, realce a informao categoria deixando espao bastante
para os comprimentos maiores. Na janela dos detalhes do campo manter o tipo como o
caractere. Mude o nome do campo para CATEGORY. Em seguida realaremos o valor a
dbito do dirio, deixar bastante espao para um nmero maior e para os nmeros
negativos. Mude o nome do campo para DBITO. O tipo deve ser numrico com 2
decimais. Realce agora o valor a crdito do dirio, deixar bastante espao para um nmero
maior e para os nmeros negativos. Mude o nome de campo para CRDITO. O tipo
numrico com 2 decimais. Finalmente, defina o cliente ou vendedor realando VE-927
CORROSION LT na segunda linha do editor dos campos, deixar bastante espao para
dados maiores. Mude o nome do campo para VENDOR_CUST.
Quando concludos a definio dos campos estes devem coincidir com a seguinte tabela:

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14. Clickar no boto

(Save Layer) para guardar da camada.

Append Layer
Uma camada de adio (Append Layer ) captura a informao que est associada com a camada base
(Base Layer) e que pode ser partilhada por mais de que um registo. Os dados definidos nas camadas de
adio sero adicionados aos dados dos registos definidos na camada base. Por exemplo, no relatrio as
transaces so organizadas pelo nmero de conta, existe um nmero de conta que tem ser associado com
um grupo de transaces. Os dados individuais da transaco so capturados na camada base e a camada
de adio captura o nmero de conta que ir ser aplicado ao grupo das transaces que se lhe segue.
Se os dados na camada de adio forem detectados antes das transaces na camada base ele chamado
de Pr-Camada de Adio (Pr-Append Layer). Se os dados na camada de adio forem detectados
depois que das transaces na camada base ele chamado de Ps-Camada de Adio (Post-Append
Layer). No nosso relatrio vamos criar uma Pr-Camada de Adio porque o nmero de cliente est
situado antes das transaces na camada base e no depois.
15. Seleccionar a linha, imediatamente por debaixo dos ttulos de coluna do relatrio, que
contm o nmero de conta e criar uma nova camada standard. Introduza Account: no
editor de ncora logo acima onde este texto aparece no editor de campo.

Nota

No usmos a armadilha genrica neste caso porque queremos


seleccionar todas as linhas que tm Account. Isto diferente de usar as
teclas da armadilha onde pode especificar todos os nmeros ou
caracteres

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16. Destaque a informao do cliente. Na janela dos detalhes do campo o mudar o nome do
campo para ACCTNUMB. O tipo caractere. O campo que acabou de definir est situado
no cabealho o que significa que ter de repetir a informao nele contida em cada registo
(linha de detalhe) abaixo dele. Para indicar ao Report Reader que quer repetir a
informao, v opo Blank cells na seco dos Atributos e seleccione Use value from
previous record.
17. Clickar no boto

(Save Layer) para guardar da camada.

18. Pode pr-visionar a base de dados resultante no IDEA clickando no boto


Database .
O relatrio inteiro ser apresentado numa janela Preview Import.

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Preview

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19. Clickar Close para sair da janela. Se necessitar alterar a informao de um campo, clickar
sobre o campo e fazer as mudanas necessrias atravs do janela do detalhe do campo.
As alteraes podem tambm ser feitas reabrindo as camadas para edio atravs do Layer Manager.
Para aceder ao Layer Manager seleccionar Layers no menu e depois opo Layer Manager. Desta
janela pode editar, copiar ou apagar qualquer camada. Para mais informao sobre Layers por favor o
utilize o sistema de ajuda do IDEA.
20. Antes de importar o ficheiro para o IDEA, recomendvel que execute a opo Scan for
error clickando no boto

O Report Reader far uma verificao ao relatrio para detectar a existncia de algum caractere junto a
um campo definido que possa ter falhado. Por exemplo, se definir o campo DBITO com um
comprimento de 4 caracteres, mas existirem no relatrio alguns valores que excedem os 4 caracteres, o
scan dos erros identificar e indicar o registo com a opo de aumentar o comprimento do campo.

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Se no ocorrerem erros receber a seguinte mensagem:

21. Quando estiver satisfeito, clickar no boto


Import to IDEA. Ser pedido para prosseguir com a
importao. Clique Yes. Se no gravou seu Template ou mscara, o Report Reader pedir para grav-lo.
O Template similar a uma definio de registo. Contem toda a informao que foi definida no Report
Reader. Pode reutilizar o Template para importar um relatrio similar ou pode abrir o Template e fazer
alteraes.
22. Gravar o Template no directrio de C:\IDEACOURSE com o nome XYZ Finance.jpm.
23. O ltimo ecran permite indicar o nome do ficheiro no IDEA. Altere o nome da base de dados: para
finanas XYZ.

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24. A figura seguinte mostra o contedo da nova base de dados do IDEA que contem o relatrio num
formato organizado e manipulavel pelo IDIA.

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14 Utilizar mltiplos ficheiros

1OBJECTIVOS
Append ficheiros
Join de ficheiros com base num campo(s) comum
Os vrios tipos de Join
Usar o Join para determinar registos em falta e cruzar informao
A importncia de seleccionar o ficheiro primrio e secundrio
Comparar dois ficheiros
O visual connector
Criar uma base de dados relacional

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APPEND DE BASES DE DADOS


A opo de adio de bases de dados Append Databases usada adicionar ou concatenar dois ou mais
ficheiros numa nica base de dados. usado frequentemente reconstituir uma base de dados que tenha
sido separada em muitos fragmentos. No confunda esta funo com o Join. O Append coloca os registos
das base de dados uma aps as outras na base de dados resultante.
Por exemplo, o Append pode ser usado para adicionar 12 ficheiros mensais da folha de pagamento para
produzir uma base de dados com todas as transaces da folha de pagamento do ano. A base de dados
podia ento ser sumarizada por empregado para produzir remunerao bruta, lquida, o imposto, as
dedues, etc do ano.
Limitaes do Append.
O IDEA no adicionar os ficheiros que contiverem um ou mais campos com os mesmos nomes mas
com tipos de campo diferentes.
At 32.768 ficheiros podem ser adicionados numa nica base de dados.
Os ficheiros sero adicionados na ordem seleccionada.

14.1 Adicionando bases de dados (Append)


1. Importe o ficheiro chamado puch012006.dbf.
Atribua o nome de January 2006 Purchases
Este um ficheiro do tipo dBase que contm a informao das compras do ms de Janeiro de
2006. Uma vez o ficheiro importado, rever o contedo do mesmo.
2. Importe o ficheiro chamado purch022006.xls. Atribua o nome de February 2006 Purchases .
Este um ficheiro do Excel que contem a informao das compras do ms de Fevereiro 2006. Uma
vez o ficheiro importado, rever o contedo do mesmo.
3. Assegurar que o ficheiro February 2006 Purchases o ficheiro activo.
4. Seleccione do menu File, e depois Append Databases, ou clickar simplesmente sobre a tecla
na barra de ferramentas. Isto abrir a janela das bases de dados do Append.
5. Selecione o ficheiro January 2006 Purchases para adicionar base de dados activa e clique Add
para mov-lo para a coluna da direita.
6. Mude o nome do ficheiro: para January and February Purchases

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7. clickar OK
Examinar a base de dados resultante e note que tem agora as compras de Janeiro e de Fevereiro na mesma
base de dados. O nmero dos registros deve ser igual soma do nmero dos registos em ambos os
ficheiros adicionados.

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JOIN DE DUAS BASES DE DADOS


Os dados requeridos para auditoria esto frequentemente espalhados atravs de diversas base de dados e
talvez atravs de diferentes sistemas informticos. A fim realizar a maioria dos testes e das anlises, os
dados devem estar contidos dentro de um nico ficheiro. O IDEA fornece uma opo de juntar das bases
de dados Join Databases, que pode ser usada para:
Combinar campos de duas bases de dados numa nica base de dados para nalises. Por exemplo, para
realizar uma valorizao de inventrio, os dados so requeridos encontram-se no ficheiro mestre do
inventrio e nos ficheiros de preos.
Testar os dados, que os cruzam ou no cruzam entre sistemas. Por exemplo, no combine o ficheiro de
transaces mensais da folha de pagamento com o ficheiro mestre da folha de pagamento para assegurarse que no existe nenhum empregado ghost, ou que todos os que saram foram removidos da folha de
pagamento.
Os ficheiros podem ser cruzados ou combinados se contiverem uma ligao ou campo em comum
(referida como a chave), tais como o nmero do empregado, quando se cruza a folha de pagamento, e os
ficheiros mestres dos empregados. Os campos comuns no necessitam ter o mesmo nome, mas devem ser
do mesmo tipo. Usar o Field Manipultion, se necessrio, para modificar os tipos dos campos a fim
permitir ao IDEA cruz-los.
Somente dois ficheiros podem ser combinados de cada vez. Se mais de dois ficheiros necessitam de ser
cruzados, pode combinar dois, a seguir junta um terceiro ao ficheiro resultante e assim sucessivamente.
Deve tambm ter em considerao o Visual Conector para juntar mais de que duas bases de dados. Deve
ter cuidado para seleccionar na ordem correcta as bases de dados Primria e a Secundria.
O IDEA fornece cinco opes para o Join:
1. Matches only
Nesta opo o IDEA processa cada registo da base de dados primria (pela ordem da chave), e cruza
com a base de dados secundria atravs da chave. Se houver um match, o registo ser escrito na base de
dados resultante. Se no houver nenhum match, o registo primrio seguinte da base de dados ser
processado. A opo Matches only somente procurar pelas chaves no ficheiro secundrio para matches
de cada registo.
2. Records with no secondary match
Nesta opo, o IDEA processa cada registo da base de dados primria por sua vez, cruza com o ficheiro
secundrio atravs da chave. Escreve um registro na base de dados resultante se a chave existir
unicamente no ficheiro primrio.

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3. Records with no primary match


O IDEA processa cada registo na base de dados secundria por sua vez, e cruza a chave com o ficheiro
primrio. Escreve o registro na base de dados da sada se qualquer chave existir somente no ficheiro
secundrio.
4. All records in primary file
O IDEA processa cada registro na base de dados primria (na ordem da chave) por sua vez, cruza com
a base de dados secundria atravs da chave. Cada registo da base de dados primria ser escrito na base
de dados resultante incluindo os campos seleccionados da base de dados secundria se a chave existir.
5. All records in both files
Nesta opo do Join, o IDEA processa a base de dados na ordem chave, escrevendo um registo na base
de dados de resultante para cada registo existente em cada uma das base de dados que combinando os
registros atravs da chave sempre que ocorre um match.
Se houver mais de um registo para uma determinada chave nas bases de dados primria e secundria, cada
um dos registos primrios da base de dados ser combinado com o primeiro registro da chave na base de
dados secundria como na opo Matches only e All records in primary file.
Porm, todos os registos adicionais para a chave na base de dados secundria so tambm escritos na base
de dados resultante mas todos os campos primrios viro em branco para campos do caractere, 0000/00/00
para campos do tipo data e zero para campos do tipo numricos.
No exerccio precedente, adicionamos as compras de Janeiro e de Fevereiro.
Abrir o ficheiro resultante January and February Purchases e notar que existe um campo chamado
SUPPNO que contem o nmero do fornecedor. Pretende ter mais informao sobre cada fornecedor, tal
como seu nome e seu pas.
A informao que precisa est disponvel num ficheiro em separado chamado Suppliers
Details File.csv. Esse ficheiro um ficheiro do tipo ASCII delimitado, que signifique que os dados esto
armazenados num formato de texto com cada campo separado por um delimitador.
1. A fim importar este ficheiro, deve usar o assistente da importao. Escolha os seus ficheiro e
clique Next.
2. Automaticamente, o IDEA detecta que o ficheiro de detalhes dos fornecedores um ficheiro
ASCII delimitado. Clique Next.
3. Ento reconhece que o caractere separador de campo uma vrgula e permite que voc confirme
um caractere encapsulador do texto: se voc necessitar. Clique Next.

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4. A janela seguinte permite que voc d entrada do nome do campo: e do tipo: para cada campo.
Insira a seguinte informao:

5. clickar Next depois de definir todos os campos. Clickar Next ao passar pela janela do Import
Assistant-Create Fields

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6. A janela seguinte pedir o nome do ficheiro do IDEA e o nome do ficheiro da definio do


registo.
Aceite todos os valores propostos por defeito e clickar Finish.
Tem agora uma nova base de dados, Suppliers Details File, para usar na operao Join.

14.2 Cruzar dados de diferentes bases de dados


O ficheiro Suppliers Details File j est importado no IDEA. A fim ter as compras de Janeiro e de
Fevereiro juntamente com a informao do fornecedor, deve em primeiro lugar seleccionar o ficheiro
January and February Purchases.

1. Seleccione no menu File a opo Join Databases ou simplesmente clickar no boto


barra de ferramentas. Isto abrir a janela do Join Databases.

na

2. Clickar a tecla Select para seleccionar Suppliers Details File como a base de dados secundria.
3. Cickar a tecla Match e seleccionar o campo SUPPNO em ambos os ficheiros.
A chave do Match especifica os campos comuns atravs dos quais as bases de dados devem ser
cruzadas.
4. Nomeie o ficheiro resultante Purchases with details.
Finalmente, deve seleccionar a opo Join. Queremos adicionar a informao do fornecedor ao ficheiro
January and February Purchases. Isto significa que ns queremos manter os 203 registros do ficheiro
das compras e adicionar a informao, quando disponveis, obtida do ficheiro de detalhes do fornecedor.
Vamos seleccionar a opo All records in primary file .

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Examine o ficheiro resultante e note que trs campos foram adicionados ao ficheiro de compras. Note
tambm que determinados fornecedores no tm nome ou pas. Isto significa que determinados
fornecedores no ficheiro January and February Purchases no se encontravam no ficheiro Suppliers
Details File. Clickar no History na janela das Properties no ficheiro Purchases with details e expanda a
entrada Join Database.

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History tambm apresenta o nmero de registos unmatched. Esta compra unmatched pode ser um
pagamento feito a um fornecedor no autorizado. Em uma situao real, deveria investigar com maior
profundidade pedindo os documentos originais de suporte, tais como o factura, o cheque, ou a ordem de
compra. Em alguns casos, pde ter que examinar fisicamente os bens que foram comprados a este
fornecedor.

14.3 Unmatched records


Experimente fazer
Noutra ocasio, solicitado para determinar os fornecedores a quem no se comprou nenhuns bens
durante os meses de Janeiro e de Fevereiro.
1. Usando o JoinDatabases, abrir o ficheiro Suppliers Details File. Seleccionar o ficheiro January
and February Purchases como base de dados secundria.
2. Nomeio o ficheiro resultante como Supplier with no purchases.
3. Combine o SUPPNO e seleccione a opo o correcta do Join. Consulte descrio das opes do
Join no comeo desta sesso.

Join Databases permite que cruzar dois ficheiros de cada vez. Para cruzar muitos ficheiros ao mesmo
tempo (como num ambiente de base de dados relacional), dever ser utilizado o Visual Conector.

INTRODUO S RELAES ENTRE FICHEIROS


Muitas bases de dados criadas por sistemas grande porte, tais como SAP e Oracle, so compostas de
vrias tabelas. Quando usa ODBC para importar as tabelas, estas aparecero no IDEA como ficheiros
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separados (ou bases de dados do IDEA). A fim reconstruir as relaes entre as tabelas, pode usar o Visual
Conector.
O Visual Conector permite gerar uma nica base de dados IDEA a partir de diversas bases de dados
IDEA que partilham campos comuns ou chaves comuns. Pode criar uma ligao visual entre as bases de
dados e depois cruzar registos com outras bases de dados conectando-as atravs de um campo chave
comum.
A relao que o Visual Conector cria entre as bases de dados de um para muitos, significando que a
base de dados primria pode ter diversos matches nas bases de dados conectadas. Todos os registros nas
bases de dados conectadas que cruzam com a base de dados primria so includos na base de dados
resultante. Por exemplo, toda a informao pessoal dos empregados deve ser armazenada numa tabela
enquanto que a informao da folha de pagamentos deve ser armazenada noutra. A informao sobre o
salrio anual armazenada numa terceira tabela. Seleccionando a informao pessoal do empregado como
a base de dados primria, o Visual Conector permitir que a conecte com a folha de pagamento e com o
salrio anual. Um empregado pode ter recebido diversos pagamentos. O nmero do empregado a chave
comum entre as tabelas. O Visual Conector ir criar uma relao um para muitos o que significa que o
IDEA criar um registo para cada pagamento. A informao pessoal do empregado ser repetida para
cada pagamento.
COMPARAO ENTRE O JOIN E O VISUAL CONNECTOR
O Visual Conector similar opo Join Databases, mas tem algumas diferenas que os utilizadores
devem conhecer.
Join Databases:
S permite juntar dois ficheiros.
Pode extrair os unmatched registos (registos no existentes no primrio ou no secundrio).
Permita que cruzar bases de dados mantendo todos os registos da base de dados primria e preserva a
integridade do nmero dos registos. Os campos dos registos unmatched na base de dados secundrios
sero iguais a brancos ou iguais a zeros na base de dados resultante.
A opo Match only similar ao Visual Conector mas tem as seguintes limitaes:

Quando uma relao many-to-many existir, s o primeiro registo combinado da base de dados
secundria ser includo no resultado.

A base de dados resultante no pode exceder o nmero dos registos da base de dados primria. Por
exemplo, se um cliente (um registo da base de dados primria) tiver diversas transaces
(informao da base de dados secundria), s um registo estar includo na base de dados
resultante, e a base de dados resultante conter somente a informao na primeira transaco. Pode
definir o ficheiro de transaces como o ficheiro primrio para ver todas as transaces de cada

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cliente, mas no v todos os clientes para uma transaco (que supe que uma transaco pode ter
mais de um cliente).
As relaes muitos-para-muitos no so geralmente aceites nas bases de dados relacionais devido
necessidade destas manterem a integridade referential dos dados. As relaes muitos-para-muitos quer
significar frequentemente uma arquitectura pobre do sistema de informao. No entanto, como no
estamos a viver num mundo perfeito, o IDEA pode ajudar identificar relaes muitos-para-muitos e
manipular tais tabelas.
O Visual Conector usa relaes um-para-muitos, mas pode tambm processar relaes muitos-paramuitos tal como apresentado no diagrama abaixo:

Neste exemplo, a funo Join Databases criou apenas dois registos (os registos combinados do ficheiro
primrio). O Visual Conector criou seis (2 multiplicados por 3) registos para relacionar todas as
combinaes possveis de registos matched.

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VISUAL CONNECTOR

14.4 Criar as relaes entre as bases de dados


No seguinte exerccio, comearemos por examinar o ficheiro Detailed Sales no sib-directrio Visual Do
Conector. Criaremos ento uma base de dados que contenha todas as vendas para cada representante de
vendas (vendedor).
Examinar os ficheiros
1. Faa duplo clickar sobre o directrio VisConnect no explorador de ficheiros e abra o ficheiro
Sample-Sales Representatives.
2. Abrir ao ficheiro Sample-Detailed Sales.
3. Aceder ao menu Windows e depois opo New Horizontal Tab Group para apresentar ambos
os ficheiros em simultneo.

4. Sugira o campo chave comum que deve ser usado para conectar os dois ficheiros.

5. Com o ficheiro Sample-Detailed Sales como base de dados activa, abrir o ficheiro SampleInventory.

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Observe que o ficheiro Sample-Inventory aparece num separador agrupado com as vendas
Sample-Detailed Sales

6. Aceder ao menu Window e depois ao New Horizontal Tab Group. Isto ir dividir o ecran
contendo o grupo duas janelas, uma delas Sample-Detailed Sales and the Sample-Inventory files

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7. Voc pode ajustar a altura de cada tab clickando na linha entre os grupos e arrastando para cima ou
para baixo.
8. Examine todas as trs bases de dados
Para faz-los voltar para trs s suas posies originais, aceda ao grupo do meio, para fazer o ficheiro
Sample-Details Sales, como a base de dados activa, ir para Windows e depois para Move to
Previous Tab Group. Isto mov-lo- para cima e reagrupe com a base de dados acima. Depois,
seleccione a base de dados inferior, Sample-Inventory, e ir para Window e para Move to Previous
Tab Group. Agora, as trs bases de dados devem estar na vista normal do grupo.

Relacionar os ficheiros
1. Com a base de dados Sample-Details Sales activa abrir o Visual Connector clickando no boto
da barra de ferramentas ou aceder ao menu File e depois Visual Connector.
O Visual Connector: a janela Create/Edit Relation contem quatro reas: IDEA Files, Canvas,
Preview, and Fields.
A rea IDEA Files aparece na esquerda do ecran. Contem as bases de dados que pode usar.
A rea branca central grande Canvas, onde as ligaes entre bases de dados so definidas.
Uma rea de Preview aparece por de baixo de Canvas. Esta apresenta uma amostra da base de
dados com que est trabalhando.
A rea dos campos Fields direita do ecran mostra os campos includos da base de dados activa.
Pode seleccionar ou desmarcar nesta janela os campos que quer usar.

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2. O ficheiro Sample-Detailed Sales j est colocado no Canvas. Clickar duas vezes nos ficheiros
Sample-Inventory e no Sample-Sales Representative na janela do IDEA Files. Eles aparecero
agora na Canvas . Pode mover os ficheiros sobre a Canvas clickando no ttulo e arrastando com o
rato.

3. Criar uma ligao entre o campo SALESREP_NO do ficheiro Sample-Detailed Sales e o campo
SALESREP_NO no ficheiro Sample-Sales Representative.
Na Canvas, clickar e manter pressionado o n preto no lado direito do campo SALESREP no
ficheiro Sample-Detailed Sales. Uma linha aparecer no n.
Arrastar a linha at ao n branco no lado esquerdo do campo de SALSESREP_NO no SampleSales Representative.

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4. Criar uma outra ligao entre os registos de PROD_CODE Sample-Detailed Sales o ficheiro
Sample-Inventory. O Visual Connect permite seleccionar os campos que sero includos na base
de dados resultante.
5. Clickar no ficheiro Sample-Detailed Sales no Canvas e veja a rea de visualizao prvia no
fundo da tela.
6. Ao fazer esta vusualizao, foi decidido que o nmero do cliente no til na base de dados final.
Desmarque o campo de CUSTNO na rea direita do ecran. Notar que no Canvas, esse campo fica
a vermelho no ficheiro Sample-Detailed Sales.

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7. Agora, desmarque o campo COMMISSION na base de dados Sample-Sales Representatives.


Outras opes esto tambm disponveis para ajudar a construir as relaes. Estas opes so
especialmente teis quando tem muitas bases de dados a conectar e as bases de dados no cabem no ecran.

Icon
Zoom out

Descrio
Diminui em 10% as bases de dados apresentadas no Canvas.

Zoom in

Aumenta em 10% as bases de dados apresentadas na Canvas

Normal Size

Dimensiona as bases de dados indicadas na Canvas ao tamanho original

Auto Layout

Ajusta a posio das bases de dados na Canvas

Delete

Remove a base de dados destacada da Canvas.

Delete all

Remove todas as bases de dados da Canvas.

Help

Apresenta Informaes sobre o Visual Connector.

8. Clickar OK.
9. Altere o File name para Sales with detailed information
Pode adicionar o nome da base de dados ao nome do campo da base de dados resultante. Esta opo pode
ser til se existirem muitas bases de dados e quer manter o rasto da fonte dos campos. Neste exerccio, no
adicionaremos o nome da base de dados para evitar nomes de campo longos

10. Clickar OK

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

A base de dados resultante tem 900 registos (tal como ficheiro Sample-Detailed Sales) e cada venda tem
agora o nome do representante de vendas e a descrio do produto. Fique ciente que todas as vendas
foram escritas na base de dados resultante porque todos os representantes de vendas estavam includos no
ficheiro Sample-Sales Representative, e todos os cdigos de produto estavam includos no ficheiro
Sample-Inventory. Se o Visual Connector encontrasse uma venda de um produto que no estivesse no
ficheiro Sample-Inventory, essa venda no seria includa na base de dados resultante. Porque ns
aceitamos a opo Matches only os registros combinados so includos no resultado.

COMPARAO ENTRE DUAS BASES DE BADOS


A opo Compare Databases usada para identificar as diferenas existentes num campo numrico entre
dois ficheiros (referenciados como os ficheiros primrio e secundrio), para uma chave comum
especificada.
Compare Databases usado geralmente para comparar o mesmo ficheiro em dois momentos diferentes
no tempo, tais como a folha de pagamento no comeo e no fim do ms, para identificar mudanas no
salrio de cada empregado (a chave). Compare Databases pode tambm ser usado comparar um campo
numrico oriundo em sistemas diferentes (garantindo que a chave a mesma) tal como a quantidade de

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inventrio no ficheiro mestre contra a quantidade do inventrio no ficheiro de stock (a chave o nmero
do artigo).
Nem os campos chaves, nem os campos que esto sendo comparados, tm de ter o mesmo nome em
ambos os ficheiros, mas os campos chaves devem ser do mesmo tipo. Se necessrio, use o Field
Manipulation para mudar os tipos de campo para permitir ao IDEA combinar os campos.
Pode haver mais de um registo para cada chave em qualquer um ou em ambos os ficheiros, a opo
Compare Databases compara os totais dos campos numrico em cada uma das bases de dados (sumariza
e s ento compara as bases de dados).
Para alm a determinar as diferenas entre um campo numrico para uma chave, a opo Compare
Databases identifica tambm o nmero dos registos em cada base de dados para cada chave. Para
comparar mais de um campo numrico, o processo ter de ser repetido para cada campo em sua vez.

14.5 Exercico para comparer duas bases de dados


Recebeu um ficheiro das compra de Janeiro do ano passado. Durante este exerccio, comparar as
compras de Janeiro de 2005 com as compras de Janeiro 2006 (importadas previamente no comeo da
sesso). Est interessado na variao das compras por fornecedor, nos novos fornecedores e nos
fornecedores sem nenhumas transaces.
1. Usando o assistente da importao, seleccionar o ficheiro January 2005 Purchases.txt (em
formato ASCII). O IDEA detecta que o ficheiro um ficheiro ASCII de comprimento fixo, o que
signifique que os dados esto no formato de texto e cada registo tem o mesmo comprimento. O
comprimento do registo determinado automaticamente pelo IDEA (42 caracteres). J que nada
delimita os campos, ter que definir onde cada campo comea e termina. Geralmente, o
administrador da base de dados fornecer-lhe- essa informao. Esta informao chamada
definio de registo ou estrutura do ficheiro. A definio do registo a seguinte.

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2. A janela Import Assistant - Specify Field Delineators colocou as linhas dos campo no ficheiro.
Necessitar de remover e adicionar as linhas verticais para que os comprimentos dos campo que
foram dados coincidam com a definio do registo gerado.

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3. Clickar Next e defina cada nome de campo, tipo e nmero de decimais, de acordo com a definio
de registo que foi entregue.
Os ltimos dois carteres so delimitadores de registo (CARRIAGE RETURN e LINE FEED). Por
defeito, O IDEA no importar delimitadores de registo.

4. Clickar Next. Clickar Next outra vez.


5. Aceite o nome da base de dados apresentado por defeito e clickar Finish.

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Agora tem January 2005 Purchase no IDEA e pode executar uma comparao entre este ficheiro e
January 2006 Purchases importado previamente no comeo da sesso.
Queremos comparar o fornecedor em 2002 e em 2003 e de ter o valor total das compras por fornecedor.
Abra o ficheiro January 2006 Purchase.
1. Seleccionar File e depois Compare Databases
2. Seleccionar o ficheiro January 2005 Purchases como a base de dados secundria
3. Seleccionar AMOUNT no Total field: em ambos os casos.
4. Seleccionar SUPPNO para o campo Match.
5. Nomeie o ficheiro resultante com Compare 2006 and 2005 Purchases

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6. Clickar OK
Examine a base de dados e note que foram criados cinco novos campos. Usando a Help e a keyword
Compare Databases, pesquise o significado dos cinco novos campos.

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7. Usando a Direct Extraction, extraia todos os fornecedores que foram usados em 2005 mas que
no o foram em 2006.

14.6 Anlise da comparao


Usando o ficheiro resultante da tarefa da comparao, criar um novo ficheiro para indicar aqueles
fornecedores que tiveram uma variao do valor superior ou inferior a 25% (+ ou -). Mostrar apenas os
fornecedores que tiveram transaces em 2002 e em 2003

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15 Output

1OBJECTIVOS
Imprimir os dados ou os resultados de um teste
Aprender criar relatrios personalizados.
Exportar os dados seleccionando um formato comum de ficheiro.
Copiar e Colar dados e grficos para outro programa.
Arrastar e largar os dados noutro programa.
Para personalizar o display dos dados e gravar Vistas

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OCULTAR CAMPOS, ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS E ORDENAO DOS


CAMPOS
O IDEA permite ocultar campos de uma base de dados a fim de melhorar a apresentao dos dados. Pode
ocultar um nico campo ou vrios campos.
Pode seleccionar um nico campo clickando no nome do campo. Para seleccionar campos mltiplos em
um bloco, clickar o primeiro campo e manter pressionada a tecla Shift e o arrastar o rato at todos os
campos que quer esconder ficaram seleccionados. Para seleccionar campos mltiplos que no esto em
um bloco, mantenha pressionada a tecla de Ctrl enquanto selecciona os campos que sero ocultados.

15.1 Ocultar Campos


1. Seleccionar o campo QTY do ficheiro Sales transactions-Database.
2. Aceder ao View depois, Fields, e depois Hide Fields, ou clickar na tecla direita do rato com este
colocado sobre qualquer lugar dos nomes de campo para visualizar a caixa pop-up das opes.
Seleccionar Hide Fields.

Esconda o campo de UNIT_PRICE com o seguinte procedimento:


1. Clickar sobre o nome do campo UNIT_PRICE (ttulo da coluna)
2. Clickar com o boto direito quando o cursor ainda estiver localizado sobre o ttulo da coluna.
3. Seleccionar a opo Hide Fields da lista drop-down.
Pode voltar a mostrar um campo usando a tecla Column Settings

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15.2 Alterar a Largura das colunas


Uma outra opo de visualizao no IDEA a capacidade de alterar a largura das colunas.
1. Coloque o rato sobre o separador no ttulo da coluna que pretende mover.
2. Clique, sem liberar o boto do rato.
3. Arraste o cursor para a direita aumentar a coluna.
4. Arraste o cursor para a esquerda para reduzir a largura.
O IDEA tambm permite ajustar a largura de uma coluna automaticamente quando faz duplo-clique no
separador da direita no ttulo da coluna.

15.3 Alterar a ordem dos campos


1. Seleccionar os campos pretendidos clickando neles uma vez. Pode seleccionar mltiplos campos
mantendo pressionado o boto do rato e arrastando-o sobre os campos mltiplos, ou usando as opes do
Shift e clique ou do Ctrl e clique. Uma vez seleccionadas as colunas, clickar outra vez sobre um dos
ttulos das colunas seleccionadas e mantenha a tecla pressionada. Arraste as colunas seleccionadas para a
direita ou para a esquerda. Uma linha vermelha aparecer entre os campos para indicar aonde os campos
sero colocados quando libertar a tecla.
2. Arraste os campos para a nova posio usando a linha vermelha para indicar a coluna alvo.
3. Liberte a tecla do rato.
Experimente o seguinte
Tente mover o campo CLIENT_NO para antes do campo SALESREP.

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Note que para repor os campos a sua posio original, pode ir View, depois Views, e finalmente Reset.

AS OPES ADICIONAIS
As opes seguintes permitem a ambas modificar os dados apresentados no ecran sem afectar as
impresses ou relatrios:
- Freeze Column:
Esta opo permite congelar um campo ou um bloco de campos no ecran, mas permitindo fazer scroll
atravs dos campos restantes. Isto particularmente til quando h diversos campos dentro da base de
dados e muito importante ver os campos chaves, tais como o nmero de cliente ou o nome, enquanto faz
scroll atravs de outros campos da base de dados.
- Show Field Statistics
As estatsticas dos campos podem ser gerados para todos os campos numricos e do tipo data existentes
numa base de dados. Uma vez gerados, as estatsticas dos campos podem ser visualizadas clickando em
Field Statistics na seo Database na janela Properties. Porm, algumas ou todas as estatsticas podem
ser adicionadas no topo do ficheiro activo para todos os campos numricos e do tipo data. Estas linhas
com as Field Stat da janela do File sero congeladas, deixando as estatsticas como um header da janela
quando se faz sroll. Para apresentar as estatsticas do campo na janela Database, deve seleccionar a opo
Show Field Statistics do menu View.
- Highlight Spaces.
Activar a opo Highlight Spaces apresentar todos os espaos existentes no incio dos campos e no fim
campo como blocos.
- Stack and Unstack.
Empilhar campos pode criar Views e relatrios multiple-linha dos dados. Isto particularmente til para
os campos de endereos multi-linha que so frequentemente longos e limitam conseqentemente o
nmero dos campos que podem ser vistos ou impressos de uma s vez. Um ou mais campos podem ser
seleccionados e empilhado direita ou esquerda das seleces.

AJUSTES DAS COLUNAS.

15.4 Formatar os ajustes das colunas


1. Seleccionar Column Settings clickando a tecla

Column Settings na barra de ferramentas.

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ou seleccionar View depois Fields e Column Settings

ou clickar com a tecla direita do rato sobre um nome de campo e seleccionar Column
Settings.

Uma vez a opo seleccionada, a janela Column Settings ser apresentada.


2. Seleccionar os campos CLIENT_NO e PROD_CODE (se algum campo estiver realado antes da
opo Column Settings ser seleccionada, estes tambm sero realados) na lista dos campos. Para
seleccionar os campos pretendidos, mantenha pressionada a tecla Ctrl. (Os campos seleccionados
sero realados)

3. Seleccionar o alinhamento requerido ( esquerda, centro ou direita). Por defeito, os campos do tipo
caractere e do tipo data so alinhados esquerda, os campos numricos so alinhados direita.
Centrar o CLIENT_NO e o PROD_CODE.
4. Para os campos numricos, pode marcar a caixa Use currency symbol para apresentar os dados do
campo numrico com um smbolo de moeda (como se definido no International or Regional
settings do painel de controle do Windows). Use o smbolo de moeda para os campos de
GROSS_SALE, SALES_TAX e NET_SALES.
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5. Pode tambm usar Thousand's Separator para campos numricos. O separador que o computador
usar est definido no International or Regional settings do painel de controle do Windows. Se no
quiser apresentar os campos numricos seleccionados com o separador, pode desmarcar a caixa
Use 1000's separator.
6. Altere o Negative format: para os campos de GROSS_SALE, SALES_TAX e NET_SALES
clickando no Negative Format: e seleccionando (1.00) a vermelho.

7. Marque a caixa Hide Field para ocultar campos desta caixa de dilogo. Note que quando oculta um
campo no o remove da base de dados.
Os campos podem voltar a ser mostrados em qualquer altura, desmarcando a caixa Hide Field(s).
8. As datas so apresentadas no formato de data do IDEA, (isto . YYYY/MM/DD). Clickar no Date
Format e seleccione o formato pretendido da lista dos exemplos, para mostrar as datas num
formato diferente, (por exemplo. Outubro 2, 2003).
Altere o campo INV_DATE para mostrar o nome do ms. Redimensione o campo, se necessrio,
para mostrar toda a informao nele contida.

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9. Pode tambm mudar os tipos de letras, as cores e as cores do fundo dos campos. Seleccionar o
campo SALESREP e clickar na tecla Font para abrir a janela Font. Seleccionar o tipo de letra
Times New Roman, bold and size = 10
10. Para todos os campos numricos, seleccionar azul no Text color: cinzento no Backgroundcolor:.
Para seleccionar todos os campos numricos, seleccionar a opo Filter on Numeric fields na
janela Column Settings.

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11. Aplicar as seleces. Clickar OK para aplicar as alteraes efectuadas. Examine os resultados
obtidos no ficheiro.

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De agora em diante todos os ficheiros criados a partir do ficheiro Sales transactions-Database (tais como
Extractions, Duplicate Key Detection, etc.) mantero os parmetros Column Settings definidos. Se
quiser imprimir os dados ou criar um relatrio, as alteraes feitas na Column Settings sero reflectidas
tambm no relatrio.

VISTAS.
O IDEA permite que criar vistas diferentes de um ficheiro. Pode abrir e gravar vistas a fim mudar de uma
vista a outra. Quando ficar satisfeito com uma vista, pode grav-la num ficheiro seleccionando View
depois Views e depois Save View
Atribua-lhe o nome My View e clicker Save.
Pode sempre regressar vista original da base de dados seleccionando View depois Views e Reset.
A vista contm todas as definies da coluna, a ordem e a largura dos campos, o ndice, as definies do
relatrio e os campos virtuais. As vistas no so especficas a uma base de dados. Voc pode aplicar uma
vista a uma outra base de dados contanto que os mesmos campos existam na outra base de dados.

IMPRIMIR OS RESULTADOS
Muitas actividades no IDEA criam um resultado Result na janela das propriedades Properties. Muitos
resultados tm um Result toolbar que permite imprimir ou exportar o resultado.
Abrir o ficheiro Sales transactions-Database e seleccionar um Result Views (por exemplo:
Stratification).
A toolbar

permite imprimir

o resultado num formato predefinido, ou exportar

os dados contidos no resultado em qualquer um dos 5 formatos diferentes.

RELATRIOS

15.5 Criar um relatrio.


O IDEA permite imprimir a base de dados criando um relatrio. O relatrio usar todos as definies que
possam ter sido introduzidas na visualizao. Todas as mudanas feitas aos sero reflectidas no relatrio.
O assistente do relatrio permite personalizar outros parmetros especficos dos relatrios, tais como
quebras, ttulos, pgina de rosto, etc.
1. Seleccionar o ficheiro Sales transactions-Database. Note que as cores, a ordem dos campos, e
outras formataes foram alteradas no Column Settings.

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2. Seleccionar File depois Print e depois Create Report... A janela do Report Assistant abrir.
3. Seleccionar a opo Create New Report e clickar no boto Next.

4. No Report Assistant - Headings, clickar no boto Headings Font: e alterar o tipo de letra do
cabealho para:
Font: Times New Roman
Font Style: Bold
Size: 12 point.
Click OK.
5. Clickar Next.

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6. Seleccionar SALESREP/A no Base to break on: e clickar Next.

7. A janela seguinte, Report Assistant Report Breaks, apresentada se pelo menos um campo for
seleccionado para uma quebra na etapa precedente. Permite fazer as seleces apropriadas para
Break Keys, Count records in break, Show break line, Show leading break, Break spacing
and Fields to Total. Click Next.

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8. Na janela Report Assistant Grand Totals, verificar o GROSS_SALE e o NET_SALE no Select


the fields to total: Tambm, verificar Use the currency symbol para ambos os campos.
9. Clickar Next.

10. Assegurar que o checkbox Print cover page no esteja seleccionado.

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11. Clickar Finish.


12. Clickar Yes para pr-visualizar o relatrio.
Pode tambm pr-visualizar o relatrio com a funo Print Preview. Imprimir o relatrio
se necessrio. Se fechar o relatrio e o necessitar o ver outra vez, clickar no boto Print
Preview na barra de ferramentas.

GRFICOS
A opo IDEA Chart Data pode ser usada apresentar uma representao grfica dos dados. Pode ser
usada para fazer um grficos dos dados armazenados nas bases de dados ou fazer grficos dos resultados
das anlises. Os grficos so as mais eficientes para bases de dados com menos de 200 registos.
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Os seguintes tipos de grficos podem ser produzidos:


de barra
de linha
de curva
Scatter
Pie
rea
Um grfico criado pelo IDEA pode ser impresso, gravado como um ficheiro do tipo Bitmap ou ser
copiado para outras ferramentas.

EXPORTAR DADOS
Uma vez que terminou a anlise dos dados, pode querer transferir os dados para uma folha de clculo da
Microsoft Excel ou para a Microsoft Word.

15.6 Exerccio de exportao dos dados.


Neste exerccio, algum que no tem acesso ao IDEA, pede uma lista dos fornecedores a quem
comprmos em Janeiro 2005, mas no em Janeiro 2006. A fim executar esta tarefa, deve primeiramente
seleccionar o ficheiro Compare 2006 and 2005 Purchases e exportar para uma spreadsheet do Microsoft
Excel seleccionando File depois Export... Isto abrir a janela Export Database.
1. Na janela Export Database. Clickar na seta apontando para baixo na caixa Export as:: e seleccione o
Microsoft Excel 97-2002.

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2. Exporte o ficheiro com o nome sugerido:


Quando queremos exportar todos os registros, no necessrio seleccionar um intervalo ou critrios.
3. clickar OK para continuar.
O ficheiro ser conservado no directrio de defeito.

PUBLICAR DADOS.

15.7 Resultados e relatrios output para pdf ou DOC


Uma base de dados pode ser publicada para um ficheiro PDF (Portable Document Format) ou para um
documento da Microsoft Word. Publicar para um destes formatos gravar a base de dados como um
documento no formato seleccionado.

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Para gravar a base de dados como um PDF ou um documento Word, aceder File, Print, e seleccionar
Publish to PDF ou Publish to Microsoft Word, ou clickar nos boto
ferramentas.

ou

na barra de

Qualquer o resultado pode ser exportado para estes formatos.

COPY E PASTA.
As opes do Copy e Paste esto somente disponveis se aplicvel a uma operao particular e se o status
do Clipboard o permitir. Por exemplo, para assegurar que a integridade da base de dados no fique
comprometida, o IDEA no permite a adio (colar), suprimir (corte) ou a edio de dados dentro das
bases de dados. O Windows limita o tamanho do Clipboard . Em consequncia, somente quantidades
pequenas de dados podem ser cortadas, copiadas e colados. Quando no possvel alcanar os menus e os
toolbars, como quando uma caixa de dilogo aberta e activa, as funes da cpia, do corte e da pasta
podem ser executadas usando o shortcuts hotkeys, se aplicvel.

15.8 Copiar.
Para copiar uma seco dos dados, deve
1. Destacar a seco da mesma maneira que o faria numa folha de clculo do Microsoft Excel.
2. Seleccionar Edit e depois Copy, ou seleccionar o boto do Copy na barra de ferramentas.
3. Cole a informao em qualquer aplicao Windows. No Microsoft Excel, a informao copiada
manter o formato do IDEA.

ARRASTAR E LARGAR.
Voc pode mover ou copiar informao entre diferentes programas usando o arrastar-e-largar. Seleccione
a informao, e aponte ento beira da seleco antes de arrastar. Clickar na tecla direita do rato para
arrastar a seleco at nova localizao no outro programa.

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16 Exerccio de recapitulao

1OBJECTIVOS
Aplicar num caso de estudo as noes apreendidas durante os 2 dias
Use as tarefas apropriadas para resolver um problema
Veja como o IDEA pode ser usado para resolver problemas similares
Aprenda a cruzar informao entre ficheiros fontes de fontes diferentes

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CASE STUDY 2: DEPARTURES AND CONTRACTORS


O comit consultivo aprovou o plano da auditoria. A aproximao envolve usar o IDEA para analisar os
dados que foram obtidos da entidade auditada. Recebeu dois ficheiros do cliente. Um contm os dados
pessoais dos empregados que deixaram o departamento h mais de seis anos enquanto o segundo ficheiro
contm os pagamentos aos empreiteiros em 2005.
A seguir temos a descrio dos ficheiros fornecidos pelo cliente:
Departure database file:
Name: DEPARTURE.XLS (Database Worksheet)
Format: Excel file
# of Records: 1000
Contractor payments file:
Name: CONTRACT.FXD
Or CONTRACT.PRN (para o Report Reader version)
Format: ASCII fixed length file
Record length: 81
# of Records: 960

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EXERCCIO 1: PERFIL DA BASE DE DADOS


Vamos necessitar de ter um perfil das pessoas que deixaram o departamento desde 2000 a fim de suportar
os nossos findings. O nosso primeiro passo importar o ficheiro DEPARTURE.XLS. Depois ento
vamos executar vrias operaes sobre o ficheiro.
1.1 Importar o ficheiro
Em primeiro lugar, importar o DEPARTURE.XLS atravs do Import Assistant. Este ficheiro um
ficheiro do Excel. Para mais informaes sobre como importar um ficheiro do Excel, ver por favor a
sesso 3.1.
O ficheiro importado agora para o IDEA. Apresentar o contedo do ficheiro e examinar a informao.
1.2 A distribuio dos empregados que sairam por ano
Criar um Result que indique o ano de sada com o nmero dos empregados e o salrio mdio por ano.

Clickando na rea destacada mostrar uma pr-visualizao dos dados selecionados. Abaixo est um
exemplo da pr-visualizao do ano 2005.

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1.3 Distribuio por idade com grfico de barras


Criar um Result que contenha a distribuio pela idade dos empregados que saram do departamento.

para apresentar o grfico da distribuio por idade dos


Na vista do resultado, clickar sobre
empregados que sairam do departamento.

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Tpicos relacionados.
Pode tambm extrair as amostras baseadas na idade dos empregados usando amostragem Stratified
Random Sampling. O IDEA estratificar o ficheiro e perguntar-lhe- quantos registros quer extrair de
cada estrato.

1.4 Calcular a mdia, o mximo, e as idades mnimas.


Calcule para todas as sadas:
Mdia: ________________
o mais novo: ________________ (*)
o mais velho: o ________________
(*) esse registo provavelmente invalid ou tem um erro. Dever olh-lo com cuidado e pedir explocaes
sobre ele.
Repita o mesmo exerccio para cada um dos anos.

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1.5 Distribuio por Grupo.


(O campo EMPL_CLASS determina a classificao do empregado - o grupo e o nvel).
Criar um resultado Result com a distribuio dos empregados por grupo.

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EXERCCIO 2: OBTER EVIDNCIAS


As entrevistas revelaram que muitos empregados deixaram os departamentos para regressarem como
contratados. Usando dados do cliente, ter que obter a evidncia suficiente para assegurar a exatido desta
declarao.
O nosso objetivo aqui determinar se algum empregado que sau regressou ao trabalho como contratado.
Necessitar tambm de calcular a percentagem de pessoas que foram empregados com base num contrato
aps ter deixado o departamento.
2.1 Importao.
Importe o ficheiro dos pagamentos do empreiteiro usando a informao fornecida atravs do assistente de
importao baseado na definio fornecida no comeo da seo.
2.2 Isole os pagamentos feitos aos empregados que sairam.
Assegurar de que utiliza uma chave comum (deve ter o mesmo formato - o mesmo tipo, comprimento e
decimais). Tente evitar chaves como o NOME desde que o formato destes campos no sempre standard
de ficheiro para ficheiro (M. SMITH e Sr. SMITH).

Examine o novo ficheiro. Deve ter 376 registos. Tem assim um ficheiro de todas as pessoas que saram do
departamento e receberam um pagamento como um contratado. Neste ficheiro, tem agora dois campos da
data. A primeira a data da sada (DEPARTURE - database) e segunda a data do pagamento (do
CONTRACT).

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Lembre-se que estamos procurando os empregados que saram dos departamentos somente para
regressarem com um contrato. A data da sada deve ser anterior data do pagamento.
Criar uma extrao Extraction para remover os pagamentos feitos antes da sada.
Examine o ficheiro que acabou de criar. Dever obter 370 registos. Note que os 19 e o 20 registos so o
mesmo empregado.

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2.3 Empregados que receberam pagamentos do contrato aps a sua sada.


Ns estamos procurando os empregados que saram do departamento e que voltaram depois, como
contratados. Nesta fase temos pagamentos que ocorrem aps a data da partida mas no temos o nmero
dos empregados (apenas o nmero de partidas).

2.4 Os resultados so simples. Preencha os espaos em branco.


Dos _______ empregados que deixaram os departamentos, _____ receberam pagamentos como
contratados. Isto significa que _____ por cento dos empregados que saram do departamento regressaram
como contratados.

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17 Documentao standard

1OBJECTIVOS
Identificar a informao disponvel para rever uma auditoria
Rever o History de uma base de dados
Back-up dos ficheiros da auditoria
Documentar a auditoria para o ciclo seguinte de auditoria

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REVISO
Como com qualquer programa informtico, os utilizadores podem cometer erros ao usar o IDEA. Assim,
o trabalho deve ser revisto. Os procedimentos da reviso so frequentemente de conformidade,
verificando se a documentao est completa e que as reconciliaes foram concretizadas.Porm, o
History que regista todas as interrogaes efectuadas e a lgica utilizada devem tambm ser revistas.
Os erros os mais comuns so:

Frmulas incorretamente especificadas

Cruzamentos de informao (join) com os ficheiros primrios e secundrios na ordem incorreta.

Usado o mtodo incorreto no join (o join tem cinco mtodos).

Utilizados campos incorretos nas sumarizaes.

Trabalhos mais complexos, envolvendo diversas etapas, vrios joins, sumarizaes, e extraces
na ordem incorreta.

Estes potenciais erros podem ser revistos e checkados '' numa auditoria real numa cpia impressa (ou
electrnica) do dirio History.

THE HISTORY.
O History da janela Database mantm um registo (rasto) de todas as operaes realizadas numa base de
dados, incluindo a sua importao e cada um dos testes efectuados. Pode imprimir ou gravar o History
para justificar todos os relatrios e ou resultados que produziu. Pode tambm gravar o History como um
ficheiro do tipo .txt.
Cada seco do dirio regista um processo ou um teste ou anlise.
Abrir o ficheiro Compare 2006 and 2005 purchases, e clickar no History na seco Data da janela
Properties. Note que todas as etapas para construir este ficheiro esto listadas neste dirio.
Clickar sobre a tecla Expand All
para ver os detalhes de todas as tarefas. O History tambm grava o
cdigo de IDEAScript necessrio para re-executartornar todos od passos da auditoria.
O cdigo do IDEAScript pode ser copiado para uma janela do ambiente Macro, editado para generalizar
o seu funcionamento, adicionar ao menu ou barra de ferrramentas. Esta funcionalidade tratada num
outro curso.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

Pode tambm filtrar o History clickando sobre a barra de ferramentas do History. Isto permitir
classificar ou ordenar por detalhes, IDEAScript, campos modificados, alteraes em campos editaveis, ou
as somante alteraes realizadas nas bases de dados da filho.

Nota

Recomenda-se fortemente que o History seja impresso no fim da auditoria e revisto como
parte integrante do controle de qualidade da auditoria. Os registos da History fornecem
tambm documentao valiosa e pronta a ser mantida junto com outros papis de trabalho
da auditoria.

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17.1 Introduzir comentrios


Pode tambm adicionar um comentrio Comment no ficheiro activo. Adicionar uma nota pode ser til se
um outro revisor de contas executar o mesmo tipo de exame (tal como um exame financeiro) no ms ou
no ano seguinte. No ficheiro Sales transactions-Database, clickar Add Comments na seo Comments
da janela da Properties. Adicione a nota fonte e introduza-a recebido do Mike Nearham.

Quando se fecha a janela Database Comments, o Comment aparecer na seco dos Comments.

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BACKUP
O backup dos formatos dos ficheiros e um backup separado dos ficheiros devem ser executados
regularmente.
Os ficheiros relevantes devem ser guardados e protegidos contra eventuais perdas de trabalho. Os
ficheiros usados pelo IDEA devero ser mantidas no directrio de trabalhando selecionado e podem ser
backed-up em conjunto ou individualmente. Os ficheiros do IDEA tm extenso .imd e podem ser
copiados usando um utilitrio padro (por exemplo. Windows File Manager or Windows Explorer).
Isto inclui a dirio History , notas, e outras ficheiros associados. Note que as equaes, as vistas e os
ficheiros de script so conservados separadamente (*.eqx, *.vw2, *.iss, *.isc).
As definies Record tm a extenso *.rdf, e os templates que tm a extenso de *.jpm.

DOCUMENTAO
As instrues claras sobre como executar as extraes (para o ano seguinte) devem ser produzidas
incluindo ferramentas e contatos.
As instrues de operao com detalhes completos de como obter ficheiros, convert-los, e download
devem ser produzidos.
Os layouts dos ficheiros do cliente, juntamente com uma cpia dos ficheiros e com uma impresso dos
formatos do IDEA, so recomendados. Se necessrio, criar diagramas lgicos juntamente com as
impresses dos batch files com os comentrios explanatrios apropriados, de modo que um revisor de
contas diferente possa seguir o projeto no ano seguinte.
O controlo de tapes, anotando nmeros, datas recebidas, e datas emitidas, etc. deve tambm ser includo.
GESTO DO PROJECTO
Um oramento do tempo deve ser preparado e comparado com os tempos reais.

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

APPENDIX A: @Functions
O IDEA fornece mais de 90 @Functions executando operaes tais como os clculos aritmticos, data,
financeiros e estatsticos assim como buscas do texto.
As @Functions so acedidas atravs do editor de equaes. A ajuda rpida incluindo a sintaxe, a
descrio e um exemplo do uso para cada uma das @Functions est disponvel quando a funo
seleccionada. A ajuda adicional e detalhada fornecida no sistema de ajuda acessvel atravs da tecla da
ajuda no editor de equaes ou na barra de ferramentas.
D uma vista de olhos pelas nas definies abaixo para iniciar o contacto com as com as @Functions.
Uma Numeric Expression significa um nmero ou a uma equao que trata nmeros.
Uma String uma cadeia de caracteres, tais como um nome ou um endereo.
@abs
@afternoon
@age
@agedatetime
@agetime
@alltrim
@ascii
@between
@betweendate
@betweentime
@bit
@bitand
@bitor
@chr
@comparenocase
@compif
@ctod
@curform
@curval
@date
@day
@daystod
@db
@ddb
@delete
@dow
@dtoc
@dtodays
@dtoj
@exp
@findoneof
@finyear
@format12hourclock
@fv
@getat
@hours

Returns the absolute value of a numeric expression


Returns 0 if time is in the AM and 1 if time falls in the PM and-1 for an invalid time.
Calculates the number of days between two dates.
Returns the number of seconds between two dates and times
Returns the number of seconds between two times
Removes all leading and trailing spaces
Provides the ASCII value of a character
Determines if a numeric expression falls within a specific range
Returns a number indicating whether a date value falls within a specified range (1) or not (0)
Returns a number indicating whether a time value falls within a specified range (1) or not (0
Identifies a bit value
To mask out unwanted bits
To set required bit
Provides the character equivalent of a specified ASCII code
Ignores uppercase letters when comparing expressions
Determines if a record satisfies multiple criteria
Converts character dates to IDEA Date Format
Converts numeric value into a formatted text
Converts formatted character fields to numeric fields
Returns the present date
Returns the day in a date expression
Converts a number of days since Jan. 1, 1900 to date format
Calculates the fixed declining-balance depreciation for a specified period
Calculates double declining-balance depreciation
Deletes a specified number of characters from a string
Returns the day of the week
Converts date expressions to character
Reveals the number of days between Jan. 1, 1900 and a specified date
Converts dates to Julian format
Calculates the exponent of a numeric expression
Finds the position of the first matching character in 2 strings
Returns the financial year for a given date based on the year end
Returns a string representing time formatted as HH:MM:SS TT
Calculates the future value of an investment
Returns the character that appears in a specified numeric position
Returns the hours portion of a given time

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

@if
@insert
@int
@ipmt
@irr
@isblank
@isfielddatavalid
@isin
@isini
@jtod
@justletters
@justnumbers
@justnumbersleading
@justnumberstrailing
@lastdayofmonth
@left
@len
@list
@log
@log10
@lower
@ltrim
@match
@max
@mid
@min
@minutes
@mirr
@month
@nomatch
@npv
@ntod
@pmt
@ppmt
@precno
@proper
@pv
@qtr
@random
@rate
@recno
@regexp
@remove
@repeat
@replace
@reverse
@right
@round
@seconds
@seed
@sln
@soundex
@soundslike
@spacestoone
@spanexcluding
@spanincluding

Allows a choice of two results based on the evaluation of a condition


Inserts a string into an existing string
Returns the integer portion of a numeric value
Calculates the interest payment for a given period
Calculates internal rate of return
Tests if a character field is blank
Returns a 1 if the data in the field is valid, or a 0 if the data is invalid
Returns the starting position of a string within another string (case-sensitive
Returns the starting position of a string within another string (NOT case-sensitive
Converts Julian dates to IDEA Date Format
Returns a string with all the numeric characters removed
Returns all the numbers (leading and trailing
Returns the leading numbers
Returns the trailing numbers
Returns the last day for any given month and year combination
Returns the specified leftmost characters in a string
Returns the length of a string, including any trailing spaces
Determines which criteria in a list of values is met by an expression
Calculates natural logarithms
Calculates logarithm 10x
Converts all characters in a string to lower-case
Removes leading spaces from a string
Determines which criteria in a list of values are met by an expression
Returns the greater value of two numeric expressions
Extracts a portion of text from within a string
Returns the smallest value of two numeric expressions
Returns the minutes portion of a given time
Calculates modified internal rate of return
Returns the month in a date expression
Determines if an expression meets none of the criteria in a list of values
Calculates the net present value of an investment
Converts a numeric expression into an IDEA date format
Calculates a loan payment
Returns the Principal amount of a loan payment
Returns the physical record number
Capitalizes the first letter of each word in a string
Returns the present value of an investment
Returns 1-4 representing the quarter a given date falls in based on the specified year end
Generates a random number
Calculates the interest rate of an investment/loan
Returns the logical record number (index-sensitive
Matches character expressions using a complex set of rules
Eliminates all instances of a specified character
Repeats the first character of a string a specified number of times
Replaces a string or substring with another
Reverses the order of characters in a string
Isolates the specified rightmost characters in a string
Rounds to the nearest integer
Returns the seconds portion of a given time
Sets the random-number seed
Returns the straight-line depreciation of an asset
Returns the sound code for a word
Determines whether two words are phonetically alike
Strips spaces leaving only one space between words in a string
Returns the characters in a string that appear before any characters in a specified string
Returns the characters at the beginning of a string that match any character of a specified string

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CURSO - IDEA BASE - IDEA Verso 7

@split
@sqrt
@str
@stratum
@strip
@stripaccent
@syd
@time
@trim
@ttoc
@upper
@val
@workday
@year

Breaks a character string into segments separated by characters, such as spaces or commas,
and returns a specified segment.
Calculates a square root
Converts numeric expressions to strings
Groups records by interval
Removes all spaces, punctuation and control characters
Removes an accent from an accented character
Returns the sum-of-years digit depreciation for an asset
Returns the present time
Removes trailing spaces
Converts a time or number into a string with the HH:MM:SS format
Converts all characters in a string to upper-case
Converts a character expression to numeric
Returns 1 if a given date falls between Monday-Friday and 0 if the date falls on a Saturday or
Sunday.
Returns the year in a date expression

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