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CONTABILIDAD II

LECCIN 05
EFECTIVO EN CAJA CHICA

Licenciado Renny Espinoza

Contenido

Efectivo en caja Chica


Creacin del fondo fijo de caja chica
Reembolso del fondo fijo de caja chica
Aumentos, disminuciones y eliminacin del
fondo fijo de caja chica

Licenciado Renny J. Espinoza L.

Caja Chica
Los fondos fijos estn constituidos por la
disponibilidad en moneda nacional o extranjera,
que se encuentran segregados o asignados para
desembolsos especficos y recurrentes que se
tengan en razn a diferentes necesidades. Los
fondos fijos normalmente se encuentran asignados
a personas responsables de su custodia, por lo cual
los controles deben ser estrictos a fin de que no se
desve el fin ltimo de su constitucin.
Licenciado Renny J. Espinoza L.

Caja Chica
Los fondos fijos, conocidos como Caja Chica,
son creados a travs de la emisin de un
cheque a nombre del custodio del fondo fijo,
quien es responsable de manejar ese dinero en
efectivo. El objetivo de la creacin de la caja
chica es cancelar pagos menores por conceptos
y montos previamente establecidos.

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Caja Chica
La caja chica es una cuenta que se presenta dentro
del efectivo en caja y los procedimientos
contables relacionados con ella son:
Creacin de la caja chica
Rembolso o reposicin de la caja chica
Aumento o disminucin de la caja chica
Eliminacin o cierre de la caja chica
Normalmente estos procesos estn reglamentados
y se encuentran, de manera escrita, en un manual
de procedimientos.
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Creacin de la caja chica


Al crear la caja chica, se debita la cuenta caja
chica por el importe del fondo establecido y se
acredita a la cuenta de banco, ya que debe
hacerse a travs de un cheque emitido a
nombre del empleado responsable o custodio.

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Reembolso
Durante el lapso que se establezca, el
custodio del fondo realiza los pagos por los
gastos efectuados, solicitando para ello los
comprobantes (facturas) de dichos gastos.

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Reembolso
En algunos casos el custodio le entrega
dinero a otro empleado para realizar un
gasto, en esos casos se debe elaborar un
vale de caja que refleje el importe que el
cajero le entrego al empleado.
Posteriormente cuando el empleado regrese
con el comprobante del gasto, se sustituye el
vale por el comprobante y dicho vale se
entrega al empleado para que lo destruya.
Licenciado Renny J. Espinoza L.

Reembolso
El custodio debe observar que todos los
documentos que le presenten para su pago
cumplan con los requisitos de forma
establecidos en las normas tributarias, realizar
las retenciones correspondientes al impuesto al
valor agregado y al impuesto sobre la renta, en
los casos que sea procedente e inutilizar con el
sello de PAGADO todos los documentos
soportes de los gastos pagados.
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Reembolso
La realizacin de cada pago no genera ningn
registro contable de manera individual,
debido a que su registro se realiza de manera
peridica en el proceso de reembolso o
reposicin de la caja chica.

Licenciado Renny J. Espinoza L.

Reembolso
Al finalizar el lapso establecido, el custodio
prepara una relacin de los gastos pagados y
las retenciones de impuesto al valor agregado
e impuesto sobre la renta, de ser
procedentes
Esta relacin se debe acompaar con los
comprobantes de gastos (facturas) originales,
sirviendo este informe de solicitud de
reintegro del dinero gastado.
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Reembolso
En el departamento de tesorera o
administracin revisan la relacin y los
comprobantes de gastos y si todo esta
conforme emiten la orden de pago para que
preparen el cheque correspondiente al
reembolso.

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Reembolso
Con la orden de pago se procede a registrar
contablemente los gastos realizados para que
sean reconocidos en el perodo
correspondiente.
El registro se realiza debitando las cuentas de
gastos respectivas y acreditando las cuentas
de obligaciones tributarias por las
retenciones efectuadas y la cuenta temporal
de Caja chica por reembolsar.
Licenciado Renny J. Espinoza L.

Reembolso
En la fecha en la cual se prepare el cheque
del respectivo reembolso se debita la cuenta
temporal caja chica por reembolsar, para
cerrarla y se acredita la cuenta bancaria
correspondiente.

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Aumentos
La unidad administrativa que tiene asignado un
fondo fijo de caja chica puede necesitar
incrementar dicho fondo debido a que la
frecuencia con la cual se realizan los gastos se
ha incrementado o se han incorporado otros
conceptos de gastos para ser pagados a travs
del fondo fijo de caja chica.

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Aumentos
En cualquiera de los casos descritos
anteriormente el custodio deber preparar el
formulario correspondiente a la solicitud de
aumento del fondo e incluir la justificacin del
mismo.
Al igual que la constitucin, un aumento del
fondo fijo de caja chica se realiza preparando un
cheque a nombre del custodio y se registra con
un cargo a la cuenta caja chica y un abono a la
cuenta bancos.

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Disminuciones
Las disminuciones de los fondos fijos de caja chica
normalmente ocurren debido a que se restrinja el
pago de algunos conceptos que en la creacin o
constitucin del fondo fijo fueron planteados.
En este caso el custodio del fondo debe realizar un
depsito en la cuenta bancaria de la entidad, por el
monto en el cual se est disminuyendo el fondo fijo
de caja chica.
El registro de la disminucin del fondo fijo de caja
chica se realiza haciendo un dbito o cargo a la cuenta
banco y un crdito o abono a la cuenta de caja chica.

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Eliminacin o cierre
Los fondos fijos de caja chica, normalmente se cierran
cuando la unidad administrativa que lo tiene asignado
cierra sus operaciones. Si se decide cerrar el fondo fijo
de caja chica el custodio preparar un rembolso del
fondo, pero indicando que se trata del cierre del fondo,
al cual le debe anexar el depsito del efectivo que no se
hubiera gastado a la fecha de la preparacin del
rembolso de cierre. El registro del cierre del fondo fijo
de caja chica se debe realizar con cargo a las cuentas de
gasto por los gastos realizados, cargo a la cuenta banco
por el depsito del efectivo no gastado y abono a la
cuenta de caja chica

Licenciado Renny J. Espinoza L.

CAJA CHICA
EJEMPLO

Creacin de la caja chica


01 de marzo: se crea una caja chica de Bs 3.000,00, con
cheque nmero 2323 a favor del Sr. Andrs Molina.
Comprobante: 10301
Fecha:
01/03/X1
Cdigo
1.1.1-102
1.1.1-103

Ref.
CH-2323
CH-2323

Concepto:
Creacin del fondo fijo de caja chica del rea de produccin
CUENTA
DEBE
HABER
Caja Chica Administracin
3.000,00
Banco Nacional
3.000,00
3.000,00 3.000,00

Licenciado Renny J. Espinoza L.

Rembolso de la caja chica


REALIZACION Y PAGO DE LOS GASTOS
03-mar: Cambio de aceite por Bs 1.250,00
Traslado de personal:
04-mar: Bs 60,00
06-mar: Bs 80,00
09-mar: Bs 75,00

09-mar: Pago de peridicos Bs 250,00


08-mar: Paga encomienda por Bs 190,00

Licenciado Renny J. Espinoza L.

Rembolso de la caja chica

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1.2.3 Rembolso de la caja chica


CONCILIACIN
TOTAL A REMBOLSAR (+)
REMBOLSOS PENDIENTES (+)
TOTAL EFECTIVO (+)
TOTAL DEL FONDO FIJO (-)
SOBRANTE (FALTANTE)
PREPARADO

REVISADO

Licenciado Renny J. Espinoza L.

2.049,00
951,00
(3.000,00)
-

APROBADO

Rembolso de la caja chica


Comprobante: 10317
Fecha:
Cdigo

15/03/X1
Ref.
112332
112332
112332
111111
111111
111111
S/N
39868
6066
98776
CH-2343

Concepto:
Reembolso del fondo fijo de caja chica del rea de
produccin
CUENTA
DEBE
HABER
Mantenimiento Montacargas
1.250,00
IVA Crdito Fiscal
150,00
Retencin ISLR
25,00
Servicios de encomiendas
190,00
IVA Crdito Fiscal
22,80
Retencin ISLR
3,80
Servicios de taxis
60,00
Servicios de taxis
80,00
Servicios de taxis
75,00
Libros, Peridicos y revistas
250,00
Banco Nacional
2.049,00
2.077,80 2.077,80

Licenciado Renny J. Espinoza L.

Rembolso de la caja chica


SOBRANTES:
Se depositan en las cuentas bancarias de la entidad
Comprobante:
Fecha:
Cdigo
1.1.1-103
4.3.7-699

10302
01/03/X1
Ref.
DP-2211
DP-2211

Concepto:
Registro de sobrante de caja
CUENTA
Banco Nacional
Sobrantes de caja

DEBE
50,00
50,00

HABER
50,00
50,00

FALTANTES:
El custodio debe reponer la cantidad faltante
En el rembolso se debita una cuenta por cobrar al
empleado
Licenciado Renny J. Espinoza L.

Aumento de la caja chica


01 de abril: se incrementa la caja chica a Bs 3.500,00, con
cheque nmero 2352 a favor del Sr. Andrs Molina.
Comprobante:
Fecha:
Cdigo
111.102
111-103

10302
01/03/X1
Ref.
Ch-2352
Ch-2352

Concepto:
Registro de sobrante de caja
CUENTA
Caja Chica
Banco Nacional

DEBE
500,00
500,00

Licenciado Renny J. Espinoza L.

HABER
500,00
500,00

Disminucin de la caja chica


04 de mayo: se disminuye la caja chica a Bs 2.500,00,
depositndose el dinero en banco.
Comprobante:
Fecha:
Cdigo
111.103
111-102

10302
01/03/X1
Ref.
DP-09876
DP-09876

Concepto:
Registro de sobrante de caja
CUENTA
Banco Nacional
Caja Chica

DEBE
1.000,00
1.000,00

Licenciado Renny J. Espinoza L.

HABER
1.000,00
1.000,00