UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CARRERA: ABOGACA Y NOTARIADO

FACULTAD DE CIENCIAS JURDICAS Y SOCIALES
CURSO: DERECHO NOTARIAL II
CENTRO UNIVERSITARIO DE CHIMALTENANGO
OCTAVO SEMESTRE 2015
CATEDRTICO: Lic. ANGEL ROBERTO TEPZ GMEZ
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OBLIGACIONES NOTARIALES
I.

OBLIGACIONES DEONTOLGICAS

Son las obligaciones que el notario debiera cumplir en el desempeo de su actividad profesional. A decir verdad, el
verdadero profesional del derecho, tiene la obligacin de observar una conducta intachable en cada momento de su
vida, pues es considerado un ejemplo en la comunidad. Por lo tanto no se puede pensar que se va a comportar de
manera diferente al hacer su trabajo y otra al estar con su familia.
Estas obligaciones las encontramos contenidas en el Cdigo de tica profesional, que no son ms que normas
establecidas por el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala, con la esperanza de que todos sus agremiados
las cumplan. PROBIDAD, DECORO, PRUDENCIA, LEALTAD, INDEPENDENCIA, VERACIDAD, JURIDICIDAD,
EFICIENCIA, SOLIDARIDAD, BUENA FE, FIDELIDAD.
Considero en forma personal, que con las facilidades de los tiempos modernos, y la comercializacin de la
educacin, cualquiera puede ser Abogado y Notario, pero no cualquiera puede llamarse PROFESIONAL.
II. OBLIGACIONES NOTARIALES DE HABILITACION, IDONEIDAD Y PERMANENCIA
INTRODUCCION
Estn conformadas por las circunstancias personales que deben residir en el candidato a ejercer el ministerio
notarial, as como las obligadas acciones que se deben ejecutar para estar en la posibilidad de recibir del Estado, la
sabr que remozada y con fuerte vitalidad circula y se transmite en el momento sublime en que se le otorga todo
poder fedatario, para lanzarse a la noble, alta y gravsima responsabilidad de conferir certeza superior a todo
cuanto autoriza, mediante la imposicin de la firma notarial -y el sello en algunos supuestos concretos-, para que
sepan todos que de la ingeniera notarial, se erigen los documentos edificados en tierra firme y sostenidos por los
pilares fundamentales que sostienen toda la ingeniera notarial que con sobriedad y pulcritud se yergue slida y
desafiante ante toda accin que pretenda conculcarla, contradecirla o desmoronarla.
ENUMERACIN:
A) Ser guatemalteco de origen;
B) Ser mayor de edad;
C) Ser del estado seglar;
D) Estar domiciliado en la Repblica,
E) Haber obtenido el ttulo facultativo en la Universidad o la incorporacin correspondiente;
F) Registrar en el Registro Electrnico de Notarios creado por acuerdo O41-002 del Presidente del Organismo
Judicial del Archivo General de Protocolos-, la firma y sello correspondientes;
G) Ser notoriamente honrado;
H) Carecer de impedimentos para ejercer;
l) Carecer de incompatibilidades e inhabilitaciones para ejercer.
III. OBLIGACIONES ESCRITURARIAS
INTRODUCCIN
La funcin notarial debe prodigar fe inquebrantable en el tenedor del documento notarial, quien debe gozar de ese
patrimonio comn, cual es et tesoro de la fe pblica, formado por el valor inagotable de la investidura jurdica del
notario, que hace posible que todo cuanto redacta en ejercicio de su ministerio, sea cierto y verdadero. El notario
debe procurar de no apartarse jams ni perder de vista que su ejercicio profesional es un bien de suprema utilidad,
del cual, provienen efectos inmediatos, mediatos y de futuro alcance, que ahuyentan toda clase de discordias y de
esa consecuencia, el notario se convierte en dispensador de los procesos de pacificacin. Basta un buen consejo y
una acertada y sabia inmediacin, para impedir, evitar, suspender y extinguir debates judiciales, que muchas veces
se originan en una defectuosa intervencin notarial en los documentos Por l autorizados. El notario latino de cuyo
sistema Guatemala forma parte no agota su cometido con redactar documentos y cobrar honorarios, gastos y
tributos. En la ingeniera notarial escrituraria -escrituracin-, el notario guatemalteco anticipa su funcin mucho
antes de proceder a la redaccin de la escritura pblica, remontndose al momento aquel en que recibe la fe
pblica mediante el registro de firma y sello en el Archivo General de Protocolos, dependencia de la Presidencia del
Organismo Judicial.
Por disposicin legal, antes de escriturar el notario debe tener aptitud, competencia y legitimacin para cartular, que
se recoge en el Cdigo de Notariado Artos: 2,3 y 4. La clasificacin que se presenta en el siguiente numeral, tiene
aplicacin para la mayora de escrituras pblicas, por supuesto que existen algunas escrituras, en que su aplicacin
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FUENTE: El presente material ha sido elaborado por el Licenciado BONERGE AMLCAR MEJIA ORELLANA, Catedrtico y ex Decano
la Facultad de Ciencias Jurdicas y Sociales de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
El presente trabajo es exclusivamente para uso didctico, prohibida su reproduccin total o parcial, sin autorizacin del autor
Lic. ANGEL ROBERTO TEPZ GMEZ Copyright, Chimaltenango, 2015

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OCTAVO SEMESTRE 2015
CATEDRTICO: Lic. ANGEL ROBERTO TEPZ GMEZ
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es mnima, tal el caso de las razones de legalizacin de firmas, protocolizaciones, transcripcin de actas notariales
de otorgamiento de testamentos cerrados.
CLASIFICACIN:
Para su comprensin, estudiaremos el tema de las obligaciones notariales escriturarias, mediante la clasificacin
de: a) pre-escriturarias, anteriores, preliminares o previas; b) simultneas, presentes o coetneas y c) pos
escriturarias, posteriores, finales o de gestin.
IV. OBLIGACIONES NOTARIALES PREESCRITURARIAS, ANTERIORES, PRELIMINARES O PREVIAS
Constituyen todas las exigencias legales que el notario debe observar ANTES DE ESCRITURAR, es decir, los
deberes que Ia ley impone al notario para que pueda proceder, con competencial, legitimacin y validacin
jurdicas, a la escrituracin, sin cuya observancia se acomete gravemente contra la seguridad jurdica y fe pblica
documental, en desmedro de los intereses protegidos por los usuarios del- servicio notarial y en perjuicio de la
sociedad en general.
ENUMERACIN:
A) PAGAR derecho de apertura de protocolo. en la Tesorera del Organismo -Arto. 11 del Cdigo de
Notariado- Por el monto de Q56.00 (se incluye el IVA)
B) ESCUCHAR al usuario, recibiendo atentamente la voluntad querida.
C) INTERPRETAR, apropiadamente la voluntad del usuario y Tamizar la misma con el ordenamiento jurdico
aplicable.
D) IDENTIFICAR a los otorgantes cuando no son conocidos del notario, por los medios legales: Documento
Personal de Identificacin, cdula de vecindad (mientras legalmente se permita), pasaporte, dos testigos de
E) conocimiento conocido, por el notario o por ambos medios, cuando lo considere conveniente. Art. 29,
numeral 4 del cdigo de Notariado.
F) LEGITIMAR LAS CONDICIONES DE PROCEBILIDAD del acto o contrato, mediante la confrontacin de
los documentos de identificacin y los ttulos segn la naturaleza del acto o contrato, resolviendo las
irregularidades que resultaren y proponiendo los modos alternos de solucin.
G) ACONSEJAR al usuario de las formas legales ms convenientes para instrumentar su voluntad expresada,
a fin de que la escritura pblica contentiva de esa voluntad goce de la fuerza, ejecutoriedad y eficacia,
semejante a la de una sentencia pasada en autoridad de cosa juzgada.
Mediante el cumplimiento de esta obligacin preliminar, el notario comunica al usuario que si
lamentablemente el litigio aconteciera por cualquier razn, quien deba resolverlo, no debe apelar a ms
medios probatorios, sino al nico y exclusivo que dimana de la escritura pblica producido bajo tierra firme y
portentosa columna y pilares construidos con materia prima de fe pblica.
H) ASESORAR con imparcialidad y ADVERTIR los efectos de la voluntad a instrumentar en la con
fundamento en la ley, en los criterios registrales, administrativos y notariales vigentes a la fecha del
otorgamiento. Arto. 29, numeral 11 del Cdigo de Notariado-.
I)

EXAMINAR Y CALIFICAR LA REPRESENTACIN en las hiptesis correspondientes, requiriendo la

documentacin fehaciente que acredite la representacin que Se pretenda hacer valer, emitiendo un juicio
de calificacin -Art .29, numeral 5 del Cdigo de Notariado.

J) INFORMAR MONTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y SU DESGLOCE EN SUBTOTALES en las que

se incluyen impuestos timbres fiscales, lVA, impuesto notarial-, tasas -aranceles de los Registros: de la
Propiedad, civil, Mercantil, de Poderes- y contribuciones especiales -agua, luz.
Cabe recordar que en el Diario de Centro Amrica especficamente el 22 de mayo de 2002, fue publicado el
Acuerdo 12-2002 de la Corte suprema de Justicia, por medio del cual se regulan las TARIFAS ESPECCAS
que el Archivo General de Protocolos, cobra por los servicios que en el artculo 1 se especifican.
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FUENTE: El presente material ha sido elaborado por el Licenciado BONERGE AMLCAR MEJIA ORELLANA, Catedrtico y ex Decano
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K) PACTAR HONORARIOS libremente con el usuario y Oe un Porcentaje, reservando el cobro total de

honorarios para cuando est finalizada la funcin notarial.

V. OBLIGACIONES NOTARIALES SIMULTNEAS, PRESENTES O COETANEAS

Se aglutinan en este grupo, los diferentes compromisos que el notario debe observar durante la elaboracin de la
escritura pblica, a partir del nmero de orden del instrumento hasta escribir la ltima palabra de la misma.
ENUMERACIN:
A) REDACTAR en los conceptos regulados en el Art. 29, Numeral 7 del Cdigo de Notariado; La redaccin
fiel, concisa y clara del acto o contrato.
B) VERIFICAR LA LICITUD DEL ACTO O CONTRATO. Hasta antes de firmar la escritura pblica, el notario
est obligado a reexaminar la procedencia de la misma, en atencin a la revisin de la ley de modo que si
en ese momento previo a la escrituracin auscultara la ms mnima duda, est a tiempo de negar su
actuacin notaria.
C) TRANSCRIBIR ACTUACIONES en los trminos regulados en el Art. 29 del Cdigo de Notariado.
D) LEER LA ESCRITURA PBLICA, As lo ordena el Arto. 29 del Cdigo de Notariado numeral 10: La fe de
haber ledo el instrumento a los interesados y su ratificacin y aceptacin.
Se trata de una lectura clara, pausada, Capaz de garantizar el cien por ciento de comprensin de parte del
usuario, confirmando de manera permanente y mediante el lenguaje oral corporal, confirmando la
correspondencia entre lo redactado y la voluntad del usuario.
E) UNIDAD DEL ACTO: En la legislacin patria, nicamente es exigible para la instrumentacin de
testamentos y donaciones por causa de muerte, as se colige del texto legal del Art. 42, numeral B del
Cdigo de Notariado: "Que el testador, los testigos, Ios intrpretes en su caso y el notario, firmen el
testamento en el mismo acto." sin embargo, es deber notarial, que las firmas de cualesquiera escrituras
pblicas se produzcan en un solo momento, con el propsito de alejar toda embestida de falsearos que
atente gravemente contra la pureza, certeza y seguridad jurdicas que devienen de la escritura pblica.

VI. OBLIGACIONES NOTARIALES POSTESCRITURARIAS, POSTERIORES, FINALES O DE GESTIN

Conforman este grupo todas aquellas obligaciones que nacen con ocasin de haber autorizado la escritura
pblica, corno actividades post escriturarias consistentes en testimonios, avisos, endosos y la gestin del
documento, que finalizan con la entrega del testimonio y copia de avisos, en su caso, al interesado. Como
se coligen, son obligaciones de cumplimiento posterior a la autorizacin de la Escritura.
ENUMERACIN
A) RAZONAR "los ttulos y documentos que tenga a la vista y cuyo contenido sufra, modificacin, en virtud de
los instrumentos que hubiere autorizada." -Art.36 del Cdigo de Notariado, parte conducente.
B) PAGAR LOS TRIBUTOS respectivos, a que estuviere afecto el acto o contrato escriturado y cuyo dinero ha
sido recibido ce parte del usuario o sus representantes para ese exclusivo fin. Caso contrario, el notario
estara invadiendo la esfera de la accin del derecho penal, incurriendo en la comisin de delitos.
C) EXTENDER O COMPULSAR COPIA SIMPLE LEGALIZADA al usuario, con las formalidades que para el
efecto ordena la ley.
D) EXTENDER O COMPULSAR TESTIMONIO con la observancia de los requisitos exigidos por la ley,
mediante fotocopias de la Escritura pblica, completndola con una hoja de papel bond, en la que se
asiente la razn final o engrose o bien, mediante la transcripcin de la Escritura pblica en hojas de papel
bond.

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E) REMITIR TESTIMONIO ESPECIAL de La escritura pblica dentro de los veinticinco das hbiles siguientes
al otorgamiento, al ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS o a los JUECES DE PRIMERA INSTANCIA
CIVIL, EN LOS DEPARTAMENTOS.
F) PRESENTAR EL TESTIMONIO A LOS REGISTROS, cuando as proceda, previo el pago de los tributos a
que haya lugar.
G) AVISAR a la Administracin Tributaria del Estado, a las oficinas catastrales, municipales, entidades
administrativas y entidades privadas, en cuanto tengan relacin con el acto o contrato documentado, con
fies diversos: tributarios, cobros, actualizacin de bases de datos.
H) ENTREGAR TESTIMONIO REGISTRADO Y DEMS DOCUMENTACIN al usuario, en los que consten
las operaciones registrales y administrativas correspondientes.

VII. OBLIGACIONES FRENTE AL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

Art. 78 del cdigo de Notariado: "Al Archivo General de Protocolos, dependencia de !a presidencia del
organismo Judicial, le corresponde registrar ros mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes
extrajudiciales de jurisdiccin voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras pblicas autorizadas
por los notarios del pas y los protocolos que en l se depositen por fallecimiento, impedimento o ausencia
del notario respectivo... ."
ENUMERACIN
A) Registrar en el Registro Electrnico de Notarios creado por Acuerdo 041/2002 del Presidente del
organismo Judicial-, Del Archivo General de protocolos-, la firma y sello correspondientes, para recibir todo
poder fedatario para ejercer el ministerio notarial -Art. 26;
B) Contribuir a la conservacin de los protocolos y encuadernacin de los testimoniales especiales obran en el
Archivo -Art. 11C) Entregar el protocolo en los casos de inhabilitacin -Art. 26-;
D) Entregar el protocolo en los supuestos de ausencia de la Repblica, por ms de un ao -Art. 27-;
E)

Dar aviso firmado por el notario que se ausentar y el notario depositario, en las hiptesis de ausencia de
la Repblica por menos de un ao -Art. 27-

F) Remitir testimonio especial de cada escritura pblica, dentro de los 25 das hbiles siguientes al
otorgamiento Arts.37,literal a), 66, 70,71 y 100-;
G) Avisar de los instrumentos pblicos cancelados -Art. 37, literal b)-;
H) Remitir aviso trimestral -Art. 37,literal c)-;
I)

Remitir la totalidad de los testimonios especiales con los timbres notariales respectivos -Art. 37-;

J) Avisar las modificaciones que sufran los instrumentos, a fin de que el Archivo ponga la anotacin marginal
respectiva -Art. 81, numeral g-;
K) Presentar el protocolo y sus comprobantes para su inspeccin y revisin- Arts. 85 y 86;
L) Evacuar las audiencias que en materia de sanciones, le fueren conferidas -Art. 100-;
M) Modificar firmar, sello o firma y sello en el Registro Electrnico de Notarios -creado por Acuerdo 041/002 del
Presidente del organismo Judicial del Archivo General de Protocolos-, la firma y sello correspondientes,
para recibir todo poder fedatario para ejercer el ministerio notarial - Arts.:: 2y 77,numeral 5-;
N) Pagar Q1 17.60: "Por el registro de poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de los
mismos y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones;" -Arts.:: 78, 81, numeral B del
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Cdigo de Notariado; 1704 del Cdigo Civil y 1, literal f), 3 y 5 del Acuerdo 12-2002 de la corte suprema de
Justicia-.
) Pagar las tarifas especficas por los servicios gravados -Arts.:: 1, 3 y 5 del
Acuerdo 12- 2002 de La corte suprema de Justicia-.

O) Avisar de cada protocolizacin de documentos provenientes del extranjero -Art. 40 de la Ley del Organismo
Judicial-;
P) Pagar multas por avisos extemporneos de traspaso -Art. 38 del Cdigo de Notariado-.
Q) Enviar los expedientes concluidos tramitados en sede notarial -Art. 7 del o. 54-77 del Congreso-.
R) Enviar los expedientes concluidos de rectificacin de rea de bienes inmueble urbanos- Art. 1 5 del Dto.
12s-83 del Jefe de Estado-.
S) Enviar los expedientes concluidos de rectificacin de rea de bienes inmueble urbanos- Art. 15 del Dto.
125-83 del Jefe de EstadoT) Remitir el expediente de identificacin de tercero concluido. -Art. 498 del cdigo Procesar civil y Mercantil-;
U) Remitir el expediente de proceso sucesorio, salvo que Ios herederos decidieren hacer la particin -A 422
del Cdigo Procesal Civil y Mercantil-;

VIII. OBLIGACIONES DIFUSAS

Bajo esta denominacin se aglutinan Ios deberes formales del notario, que debe cumplir ante el soporte
fsico documental, o ante propio documento notarial, otras veces como obligaciones notariales provocadas
por ciertas actuaciones y finalmente, frente a la administracin pblica en general. Por ahora, refirmonos
nicamente a las ms importantes que regula el cdigo de Notario, sin perjuicio que obligaciones notariales
se encuentran diseminadas en las diferentes leyes que integran el ordenamiento jurdico guatemalteco -Ver
Ley del Organismo Judicial, Cdigo Civil, Ley de Armas y Municiones, etc.-.
a. ABRIR y CERRAR PROTOCOLO -Art. 12 del cdigo de Notariado-.
b. OBSERVAR las formalidades que deben llenarse en el Protocolo- Art. 13 del Cdigo de Notariado-.
c. SALVAR los testados y entrerrenglonaduras al final del documento y antes de las firmas -Art. 14 del
Cdigo de Notariado-.
d. ELABORAR EL NDICE DEL PROTOCOLO -Art. 15 del Cdigo de Notariado-.
e. AGREGAR AL FINAL del tomo respe4ctivo del Protocolo, los ATESTADOS respectivos -Art. 17 del
Cdigo de Notariado.
f.

EMPASTAR EL PROTOCCLO dentro de los treinta das siguientes al cierre -Art. 1 B del Cdigo de
Notariado-.

g. FACILITAR LA CONI3ULTA de las escrituras matrices por cualquier persona que tenga inters,
salvo las excepciones de rigor -Art. 22 del Cdigo de Notariado-.
h. EXTENDER TESTIMONICS y SUMINISTRAR INFORMACIN a los solicitantes, de los Protocolos
que tuviere en su poder por las razones legales -Art.27 del Cdigo de Notariadoi.

PRESENTAR COPIA del aviso sellado por el Archivo, al funcionario de la Direccin General de
Migracin, para que le permitan salir del pas -Art. 27 del Cdigo de Notariado-.

j.

PAGAR MULTA de Q5.00 A Q50.00 por omisin de las formalidades no esenciales de los
instrumentos pblicos -Art. 33 del cdigo de Notariado-.

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k. PONER RAZON AL MARGEN DE LA ESCRITURA MATRIZ, razn de haber autorizado otras que
la adicionen, aclaren, modifiquen o rescindan. -Art. 35 del Cdigo de Notariado-.
l.

COMUNICAR al Registrador General de la propiedad, dentro de los quince das siguientes a la

autorizacin de testamentos -Art. 4s del cdigo de Notariado-.

m. TOMAR RAZON EN EL PROTOCOLO de cada acta de autntica de firmas, dentro de un trmino

de ocho das -Art. 59 del cdigo de Notariado-.
i.

EXPEDIR TESTIMONIO O COPIA SIMPLE LEGALIZADA a los otorgantes, sus herederos o

cesionarios o a cualquier persona que lo solicite, excepto los casos regulados en Ia ley -Art. T3 del
cdigo de Notariado-.

n. NUMERAR, FIRMAR y SELLO previamente registrados -Art. 77, numeral 5 del Cdigo de
Notariado-.
o. DAR AVISO AL JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA DEL DOMICILIO para los efectos de reposicin
de protocolo -Art. 90 del Cdigo de Notariado-.
p. ACUDIR AL JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA CIVIL, para los efectos de enmienda de protocolo Art. 96 del Cdigo de Notariado-.

ID Y ENSEAD A TODOS

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