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Trabalho Realizado por:

Nuno Silva n7 12S

Escola Secundria de Paos de Ferreira


ESPF

ndice
Introduo ..................................................................................................................................... 6
Organizaes de Inventos ............................................................................................................. 7
Definio de evento .................................................................................................................. 7
Definio de organizador de evento ......................................................................................... 8
Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos ..................................................................... 8
Tipos de inventos .......................................................................................................................... 8
Conferncias, reunies e aces de formao.......................................................................... 9
De carcter acadmico .......................................................................................................... 9
De carcter comercial ......................................................................................................... 10
De carcter governamental................................................................................................. 10
Exposies / feiras ................................................................................................................... 10
De carcter pblico ............................................................................................................. 10
De carcter comercial ......................................................................................................... 10
Eventos de incentivo ............................................................................................................... 11
Outros eventos ........................................................................................................................ 11
Espectculos temticos, festivais e concertos .................................................................... 11
Espectculos de fogo-de-artifcio ........................................................................................ 11
Eventos desportivos ............................................................................................................ 11
Eventos privados ................................................................................................................. 11
Os vrios tipos de organizadores ................................................................................................ 12
Organizadores internos ........................................................................................................... 12
Funes e responsabilidades .............................................................................................. 12
Estabelecimento de relaes .............................................................................................. 12
Organizadores externos .......................................................................................................... 12
Agncias .............................................................................................................................. 12
Organizadores independentes ............................................................................................ 12
Servios especializados ....................................................................................................... 12
Funes e responsabilidades de um OPC............................................................................ 12
Estabelecimento de relaes .............................................................................................. 13
Questes culturais....................................................................................................................... 13
Tipos de questes culturais ..................................................................................................... 13
Socializao ......................................................................................................................... 13
Receber e cumprimentar .................................................................................................... 13

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Refeies ............................................................................................................................. 14
Vesturio ............................................................................................................................. 14
Religio ................................................................................................................................ 14
Idioma.................................................................................................................................. 14
Impacte das questes culturais e as diferenas lingusticas ................................................... 15
tica profissional ......................................................................................................................... 15
Tipos de tica profissional ....................................................................................................... 15
Regras profissionais e de concorrncia ............................................................................... 15
Acordo de cavalheiros ......................................................................................................... 15
Vesturio e comportamento dos funcionrios ................................................................... 16
Contratos ............................................................................................................................. 16
Impacte da tica profissional .................................................................................................. 17
Regras das relaes profissionais ............................................................................................ 18
Questes ambientais................................................................................................................... 18
Tipos de questes ambientais ................................................................................................. 18
Minimizao do consumo ................................................................................................... 18
Reciclagem .......................................................................................................................... 18
Utilizao de correio electrnico interno............................................................................ 18
Local do evento ................................................................................................................... 18
Medidas eficientes .............................................................................................................. 19
Impacte das questes ambientais........................................................................................... 19
Questes culturais, ambientais e de tica profissional............................................................... 19
Identificar questes................................................................................................................. 19
Os requisitos dos clientes e a forma de os identificar ........................................................ 19
As expectativas dos clientes e a forma de as identificar..................................................... 19
As restries e a forma de as identificar ............................................................................. 20
Que informao necessria? ............................................................................................ 20
Utilizando informaes do mercado ................................................................................... 20
Caderno de Encargos............................................................................................................... 20
Avaliar at que ponto estas questes podem ser tomadas em considerao ....................... 20
Os 10 Principais Erros Cometidos pelas Organizaes no Desenvolvimento de Programas de
tica Globais ................................................................................................................................ 21
Regulamentao, cdigos e standards que afectam os Projectos de organizao de eventos.. 21
A importncia da regulamentao, cdigos e standards ........................................................ 21

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Efeitos dos diferentes tipos de regulamentao, cdigos e Standards ...................................... 21


Efeito das leis .......................................................................................................................... 21
O planeamento de projectos de eventos .................................................................................... 22
A importncia do planeamento .............................................................................................. 22
Quem est envolvido .............................................................................................................. 22
As cinco etapas do planeamento de projectos de eventos ........................................................ 22
Conceptualizao .................................................................................................................... 22
Desenvolver conceitos ........................................................................................................ 22
Estudo de viabilidade .......................................................................................................... 22
Aperfeioar conceitos ......................................................................................................... 23
Planeamento geral .................................................................................................................. 23
Planeamento detalhado .......................................................................................................... 24
Gesto do evento .................................................................................................................... 25
Avaliao dos resultados ......................................................................................................... 25
Descrio geral do planeamento de projectos de eventos......................................................... 25
Objectivo de cada etapa.......................................................................................................... 25
Actividades envolvidas em cada etapa ................................................................................... 26
A relao entre as etapas ........................................................................................................ 27
Consequncias de um mau planeamento ................................................................................... 27
Consequncias para o evento ................................................................................................. 27
Consequncias para os organizadores .................................................................................... 28
Liderar comits e equipas de projecto / trabalhar eficazmente com os colegas ....................... 28
As caractersticas especiais dos projectos de organizao de eventos .................................. 28
A organizao de projectos como uma forma de organizao de eventos ............................ 28
A gesto de projectos como o mtodo adequado de gesto de eventos .............................. 29
Requisitos para a criao de relaes de trabalho produtivas na organizao de projectos . 29
Equipas de projecto................................................................................................................. 30
Os comits critrios de coordenao ............................................................................... 30
Trabalhar de forma eficaz com contactos externos.................................................................... 30
Trabalhar com pessoas exteriores organizao ................................................................... 30
A estrutura dos projectos de organizao de eventos................................................................ 31
A gesto de projecto nos eventos ........................................................................................... 31
Mtodos de gesto profissional .............................................................................................. 31
Modelo de cinco fases............................................................................................................. 31

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O planeamento fundamental .................................................................................................. 32


Definir os objectivos ............................................................................................................ 33
Identificar o pblico-alvo .................................................................................................... 33
Definir o enfoque do evento ............................................................................................... 33
Estruturar as linhas gerais do programa do evento ............................................................ 33
Definir o design do evento .................................................................................................. 33
Definir a equipa do projecto ............................................................................................... 33
Anlise da viabilidade do evento ........................................................................................ 33
Obter aprovao para avanar ............................................................................................ 33
Planeamento organizacional ................................................................................................... 34
Planeamento estrutural ...................................................................................................... 34
Planeamento das actividades.............................................................................................. 34
Planeamento de recursos.................................................................................................... 34
Planeamento financeiro ...................................................................................................... 34
A preparao do evento .......................................................................................................... 34
A realizao do evento ............................................................................................................ 35
A avaliao do evento ............................................................................................................. 35
Definio dos objectivos do evento ............................................................................................ 35
Definio de objectivos ........................................................................................................... 35
Como os objectivos precisos ajudam o organizador ............................................................... 35
Realizar pesquisa adequada ........................................................................................................ 36
Identificar a procura de mercado potencial de um evento .................................................... 36
O pblico-alvo ............................................................................................................................. 37
Identificar o pblico-alvo de um evento ................................................................................. 37
O design do evento ..................................................................................................................... 37
Viso geral ............................................................................................................................... 37
Objectivos do evento e diferentes formas de eventos ........................................................... 37
Mtodos e tcnicas ............................................................................................................. 38
Ambiente ................................................................................................................................. 38
Identificar o que necessrio fazer ............................................................................................ 38
Identificar os requisitos ........................................................................................................... 38
Requisitos Contratuais ........................................................................................................ 38
Expectativas dos clientes..................................................................................................... 39
Imagem organizacional ....................................................................................................... 39

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As consequncias das restries ......................................................................................... 39


Consultar as pessoas adequadas............................................................................................. 39
Indivduos ............................................................................................................................ 39
Autoridades ......................................................................................................................... 40
Organizaes ....................................................................................................................... 41
Delinear as aces necessrias ............................................................................................... 41
Satisfazer as necessidades .................................................................................................. 41
Tomar em considerao os requisitos dos outros .............................................................. 41
Melhorar o evento .............................................................................................................. 42
O timing e o encadeamento das actividades .............................................................................. 42
Promover as actividades ......................................................................................................... 42
Tirar o maior partido dos recursos.......................................................................................... 42
Como o encadeamento das actividades ................................................................................. 42
Monitorizao do Planeamento .............................................................................................. 43
ATRIBUIR RESPONSABILIDADES .................................................................................................. 43
Identificar funes e responsabilidades.................................................................................. 43
Elaborar um plano geral .............................................................................................................. 43
Pormenores do plano .............................................................................................................. 43
Nvel de pormenor requerido ............................................................................................. 43
Fornecer pormenores para permitir aos outros cumprirem os requisitos ......................... 43
Interaco entre os diferentes aspectos do evento ............................................................... 43
Consequncias de planos inadequados ou incompletos ........................................................ 43
Parte prtica ................................................................................................................................ 44
Concluso .................................................................................................................................... 48
Bibliografia .................................................................................................................................. 49

Introduo
Nesse trabalho irei abordar a organizao de eventos, irei demonstrar tudo e
como se organiza um invento.
Os cuidados a ter para o realizar, as etapas necessrias para no decorrerem
problemas.

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Tambm ter uma parte pratica, que incluir tudo o que a parte terica tem.

Organizaes de Inventos
Definio de evento
Um evento pode ser definido da seguinte forma:
um acontecimento com incio e fim definidos, que concebido para responder
a uma necessidade especfica numa determinada altura.

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Deste modo, para que algo seja considerado como sendo um evento necessrio
que tenha um incio e um fim definido, embora a sua durao possa variar entre algumas
alg
horas e vrias semanas. Os eventos podem ser quer isolados, como o caso de um
evento especial destinado a reconhecer ou a comemorar um acontecimento ou um
feito excepcionais, como o caso de uma empresa que celebre o seu 50 aniversrio,
quer assduos,
duos, como o caso de conferncias, exposies e feiras anuais ou
competies desportivas. Um evento no algo j existente, mas sim algo que acontece
e cuja concretizao implica a realizao de determinadas tarefas por parte de um
indivduo ou de um grupo.

Definio de organizador de evento


Os diversos pases europeus tm designaes prprias para descrever a pessoa
responsvel pela coordenao de um evento. Por exemplo, na Alemanha o termo
veranstalter utilizado para designar a pessoa ou organizao que globalmente
responsvel pelo evento. Por seu lado, o veranstalter ir contratar a organizao do
evento quer a um OPC (organizador profissional de conferncias) quer a uma agncia
de organizao de eventos.

Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos


Existem inmeros motivos para a realizao de eventos. Podero ter como
objectivo a obteno de lucros ou no ter qualquer fim lucrativo, ou seja, podero ser
totalmente financiados pelos organizadores ou destinar-se
destinar se a suportar apenas os custos de
produo.

Tipos de inventos
Embora exista uma grande diversidade de tipos de eventos, em geral estes
podem ser classificados em vrias categorias diferentes.

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(Figura 2 Exemplos de vrios tipos de eventos adaptado da obra de Getz, D. (1997) Event
Management and Event
Tourism. Cognizant Communication Corporation, New York)

Conferncias, reunies e aces de formao


De carcter acadmico
As conferncias, congressos e reunies de carcter acadmico, como o caso
dos eventos cientficos e mdicos, so realizadas para partilhar informaes ou para
divulgar os avanos nas reas em questo.
Estes eventos so realizados em benefcio dos membros, para transmitir conhecimentos
educativos sobre a rea em questo e, normalmente, no tm fins lucrativos.
Por vezes so organizadas por funcionrios das prprias associaes
profissionais, mas tambm podem ser contratados agncias de organizao de eventos
para as realizar.

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De carcter comercial
As conferncias com fins comerciais podem ser organizadas por associaes
comerciais ou por uma nica empresa e, dependendo do objectivo, podem ter ou no
fins lucrativos.
No entanto, as associaes comerciais que realizam reunies e aces de
formao comerciais podero faz-lo com o intuito de transmitir informaes e tambm
de gerar rendimentos.
Os eventos de carcter comercial podem ser organizados quer por funcionrios
internos querem externos, dependendo do nmero de eventos a organizar e de se
justificar que a empresa disponha de um funcionrio ou de um departamento especficos
para desempenhar essa funo.
De carcter governamental
As conferncias e reunies de carcter governamental so eventos sem fins
lucrativos. O seu objectivo consiste em divulgar informaes, partilhar experincias e
formular polticas.
Estes eventos podem ser organizados por funcionrios internos especficos ou
por agncias externas.

Exposies / feiras
De carcter pblico
Normalmente, as exposies de carcter pblico baseiam-se em interesses
comuns ou tm uma funo de entretenimento. Os eventos baseados em interesses
comuns so realizados em prol de pessoas com um interesse especfico no tema em
questo, como o caso das exposies de arte visitadas por entusiastas dessa rea.
As exposies de carcter pblico podem ser organizadas por funcionrios
internos ou externos.
De carcter comercial
As exposies de carcter comercial, como o caso da EIBTM (European
Incentive, Business Travel & Meetings Exhibition), proporcionam oportunidades de
promoo de bens ou servios de um determinado sector industrial. Podem incluir
lanamentos, demonstraes e oportunidades de venda de produtos, bem como
proporcionar informaes e aconselhamento aos participantes.
provvel que este tipo de eventos seja organizado por funcionrios internos.

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Eventos de incentivo
Existe uma grande variedade de eventos de incentivo, que podem incluir viagens
para destinos longnquos ou ser realizados a nvel local. frequente servirem como
forma de recompensar os funcionrios por desempenhos excepcionais, em particular na
rea das vendas, por vezes estes eventos podem ter actividades ldicas como passeios,
etc.
Normalmente

estes

tipos

de

eventos

so

organizados

por

agncias

especializadas, visto que em grande parte das empresas no h pessoas especializadas


no mesmo.

Outros eventos
Espectculos temticos, festivais e concertos
Os espectculos temticos, festivais e concertos so eventos pblicos realizados
com o objectivo de entreter os habitantes e os visitantes dos locais onde tm lugar.
Espectculos de fogo-de-artifcio
frequente os espectculos de fogo-de-artifcio serem realizados como
complemento de outro evento e, normalmente, decorrem aquando do seu encerramento.
Como este tipo de eventos atraem muitas pessoas, podem ocorre problemas,
visto que tem muitos riscos.
Eventos desportivos
Os eventos desportivos, como o caso dos Jogos Olmpicos, so extremamente
diversificados no que se refere natureza dos recursos necessrios e cuja
disponibilizao tem de ser assegurada pelos organizadores.
Eventos privados
Tornou-se prtica comum os eventos privados de grande dimenso serem
organizados por organizadores especializados, por ex.: servios de organizao de
casamentos e de festas, que organizam os eventos em nome dos clientes.

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Os vrios tipos de organizadores


Organizadores internos
Funes e responsabilidades
Um organizador interno responsvel pela gesto de eventos organizados em
nome dos funcionrios ou membros da prpria empresa.
A necessidade de organizao do evento ser claramente identificada pela
empresa, o mesmo se aplicando ao perfil dos participantes pretendidos, e o organizador
utilizar recursos internos para pesquisar as potenciais necessidades dos participantes.
Deste modo, as responsabilidades do organizador, definidas na respectiva
descrio de funes, destinam-se especificamente a colmatar as necessidades da
empresa e devem ser realizadas de forma a manter a imagem da mesma.
Estabelecimento de relaes
Ao realizar as funes de gesto de eventos, os organizadores internos
estabelecem relaes estveis e imediatas com os seus colegas, directores e
subordinados.

Organizadores externos
Agncias
frequente as empresas que no dispem de funcionrios internos de gesto de
eventos recorrerem aos servios de agncias externas, que se encarregam de realizar o
trabalho em seu nome.
Organizadores independentes
Os organizadores independentes podem assumir a gesto da totalidade do evento
em nome de um cliente ou contrat-la externamente, tal como uma agncia, podendo
tambm desempenhar as suas funes no seio das empresas que os contrataram e
utilizando os sistemas de apoio destas.
Servios especializados
As empresas que recorrem a servios de organizao de eventos nem sempre contratam
a prestao de um servio completo de gesto de eventos.
Esse papel poder ser assumido por um funcionrio interno como parte integrante das
suas funes
Funes e responsabilidades de um OPC
A funo do organizador externo consiste em gerir os eventos em nome de
vrios clientes diferentes.

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Isso significa que as tarefas que tem de desempenhar variam consoante o cliente
em questo, dependendo do tipo de evento, da respectiva natureza, do mercado alvo, do
oramento disponvel e das necessidades ou objectivos especficos do cliente.
Estabelecimento de relaes
imperativo que os organizadores externos estabeleam um boa relao com o
seu cliente.
Tm de compreender integralmente os objectivos e requisitos do cliente e
partilhar do conceito de evento pretendido por este. Provavelmente, os organizadores
externos tero de estabelecer novas relaes com empreiteiros, fornecedores,
funcionrios de instalaes e patrocinadores de eventos, dado que normalmente estes
sero diferentes em cada evento, dependendo da localidade, do tipo de evento e das
especificaes do cliente.

Questes culturais
Tipos de questes culturais
Os comportamentos e os costumes, que podem ser iguais ou muito diferentes de
uns para os outros, so as questes culturais mais importantes.
Num s invento podem estar pessoas de pontos diferentes do mundo, e a
organizao dever fazer com que se sintam bem-vindos e seguros.
Socializao
A socializao um aspecto importante e habitual nos eventos. Em eventos
internacionais, os acontecimentos sociais permitem s pessoas de todas as
nacionalidades encontrarem-se e conversarem num ambiente mais informal e
descontrado. Isto pode incluir um espectculo, teatro, etc, uma oportunidade para as
pessoas socializarem.
Receber e cumprimentar
Os organizadores de eventos tm de saber receber e cumprimentar algum de acordo
com os seus hbitos culturais.

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Refeies
As refeies so muitas vezes um dos aspectos mais importantes de um evento.
Elas garantem que os delegados esto confortveis e satisfeitos, mas tambm
proporcionam oportunidades de socializao. A incluso de refeies durante um evento
depende geralmente do oramento disponvel, podero estar includas no programa ou
ser pagas parte.
Ao escolher a ementa de uma refeio importante tomar em considerao os
diferentes hbitos alimentares dos participantes.
Em muitas ocasies so oferecidas bebidas e entradas logo no inicio do mesmo.
Vesturio
As formas de vestir de algumas culturas podem ser muito diferentes do que
hbito no Ocidente. Qualquer que seja o tipo de vesturio escolhido pelos delegados
internacionais, de acordo com a sua cultura, este deve ser sempre respeitado.
Certos pases como os rabes, as mulheres no podem mostrar as pernas e os
braos, e necessrio ter isso em conta.
Religio
Para muitas pessoas a religio uma questo muito importante e deve, por isso,
ser respeitada.
Idioma
O idioma um dos aspectos mais importantes a considerar em eventos
internacionais. Nos ltimos anos a tendncia tem sido a de adoptar o ingls como lngua
oficial neste tipo de eventos, disponibilizando-se em alguns casos servios de traduo
simultnea para permitir h diferentes nacionalidades acompanharem o evento na sua
prpria lngua.
Porm, mesmo quando o evento tem uma nica lngua oficial, como o ingls,
importante que os organizadores tomem em considerao os significados das palavras
usadas em diferentes culturas.

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Impacte das questes culturais e as diferenas lingusticas

Os participantes de eventos internacionais so geralmente pessoas de vrias


nacionalidades que tm conscincia das diferenas que iro encontrar noutros pases.
Eles sabem que alguns artigos e servios que seriam disponibilizados nos seus
pases durante o evento, podero no estar imediatamente acessveis noutros pases.
Para alm de determinados alimentos e bebidas, isto pode incluir perodos para a prtica
de actividades religiosas, diferentes tipos de voltagem e tomadas elctricas, etc. Os
organizadores devem tentar antecipar e tomar em considerao o maior nmero de
requisitos possvel. Infelizmente, frequente oferecerem uma alternativa vegetariana
durante as refeies e nada mais.
Em muitos pases h gestos, palavras, cores que so pecados, mesmo na
maneira de ler.

tica profissional
Tipos de tica profissional
Regras profissionais e de concorrncia
No existem regras profissionais especficas que os organizadores possam
seguir. Eles devem seguir os cdigos de conduta profissionais adequados no seu pas e
identificar as regras aplicveis ao seu evento para cumprir essas regras e evitar
problemas futuros.
Acordo de cavalheiros
Os acordos de cavalheiros so muitas vezes usados nas relaes comerciais.
Nalguns pases eles tm um estatuto legal, enquanto noutros essencial que existam
acordos escritos, assinados e testemunhados para que tenham fora legal.
Os responsveis do local actuam, por vezes, de forma menos escrupulosa,
aceitando a reserva mais lucrativa, mas isto pode destruir a sua imagem e as relaes
profissionais futuras com o primeiro organizador.

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Vesturio e comportamento dos funcionrios


O vesturio, o comportamento e a imagem dos funcionrios so muito
importantes, porque fazem parte da imagem profissional da equipa de organizao do
evento. Os funcionrios devem ter sempre uma atitude aberta e disponvel para resolver
quaisquer problemas levantados pelos delegados de forma rpida, serena e eficiente.
O seu vesturio dever ser adequada e facilmente identificvel pelo uniforme.
Contratos
Forma e especificaes
importante definir em todos os contratos:
 As reas de responsabilidade e as funes do agente ou principal;
 Comisses e pagamentos;
 Montante total previsto no caso de cancelamento;
 Os termos do caderno de encargos, incluindo prazos e actividades previstas.
Em funo das reas de negcio podem existir os seguintes tipos de contratos:
 O contrato do organizador com o cliente, que pode ser de trs tipos:
 Contratos formais (relativamente caros e habitualmente escritos por
advogados que no esto envolvidos em eventos);
 Contratos padro (cobrem os requisitos legais e baseiam-se na proposta
de acordo com os termos da IAPCO International Association of
Professional Congress Organizers);
 Troca de correspondncia ligeiramente mais seguro que um acordo de
cavalheiros, embora no possa ser usado como prova em tribunal.
 O contrato do organizador com o fornecedor, que pode ser de trs tipos:
 Contratos formais com fornecedores (por exemplo o contrato entre o
cliente e o centro de congressos);
 Contratos com fornecedores regulares;
 Contratos com novos fornecedores
 Estes podem ser celebrados de diversas formas:

Atravs de um contrato formal escrito e assinado;

Atravs de uma troca formal de correspondncia;

Atravs de um entendimento baseado em discusses;

Atravs de um acordo verbal.

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 O contrato do organizador com o local do evento


A contratao de um Hotel para alojamento dos participantes um dos aspectos
mais difceis.
A grande questo conseguir determinar da forma mais rigorosa possvel as
necessidades em termos de quartos. Muitas vezes so reservados uma grande quantidade
de quartos e depois a reserva cancelado no ltimo minuto devido a overbooking.
 O contrato entre o organizador e os expositores
O prprio prospecto da exposio constitui um contrato que est dividido em
trs seces: informao sobre o evento, regras e forma de reserva.
 O contrato entre o organizador e os delegados
Os contratos de uma conferncia no tm uma natureza to vinculativa.
Condies
importante que ambas as partes tenham condies idnticas (direitos e
deveres), mas o mais importante so os preos e as condies de cancelamento, que
devem ser claras, simples e acordadas entre as partes.
Igualdade
Uma poltica de preos transparente muito importante para manter boas
relaes comerciais. No h nada mais negativo para a credibilidade de uma empresa do
que no ter uma poltica de preos transparente. As empresas mais profissionais na
indstria de eventos tm uma atitude de transparncia para com os clientes, estando
dispostas a apresentar os seus contratos com os fornecedores e a acordar os preos e
condies, antecipadamente e de forma transparente, respeitando depois as condies
acordadas. Se um organizador celebrar um contrato com os responsveis do local do
evento trs anos antes deste ocorrer, natural que a inflao ou variaes cambiais
faam subir os preos durante este perodo.

Impacte da tica profissional


O efeito da tica profissional nos eventos muito importante. Ela pode
influenciar o planeamento, a contratao, os termos e condies, bem como a poltica de
cancelamento.
Por mais perfeita que seja a preparao de um evento, muito provvel que nem
todos os aspectos sejam antecipados.

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Regras das relaes profissionais


As principais regras de relacionamento profissional so geralmente indicadas
nos Cdigos
Comerciais de cada pas e, por isso, hbito utilizar-se como referncia o
Cdigo do pas em que decorre o evento. recomendvel que conhea e siga as regras
nacionais para evitar o embarao de violar uma regra que desconhecia.

Questes ambientais
Tipos de questes ambientais
Minimizao do consumo
Na indstria de eventos existem diversos tipos de consumos que podem ser
facilmente controlados e mantidos a nveis reduzidos.
Reciclagem
Existem muitas coisas que o organizador pode fazer para garantir a reciclagem
dos materiais e os clientes devem tambm ser informados sobre as medidas adoptadas
para contriburem tambm para este objectivo.
Utilizao de correio electrnico interno
O correio electrnico interno muito mais econmico do que o correio
tradicional em papel.
Local do evento
Servios oferecido pelo local do evento
A escolha do local do evento um aspecto importante do ponto de vista
ambiental. H que ponderar se ele dispe de um sistema de aquecimento e de ar
condicionado econmico e eficaz; se os percursos de transporte so curtos e funcionais.
Transporte
Existem muitos meios de transporte alternativos, mas alguns so preferveis a
outros do ponto de vista ambiental.
Tratamento de lixos
Durante um evento normal gerar-se uma grande quantidade de lixo.
O lixo mais complicado geralmente produzido na preparao de uma
exposio (nomeadamente, com as embalagens dos materiais utilizados), no decorrer da
prpria exposio e durante a desmontagem.

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Medidas eficientes
As medidas mais eficientes so:
 Escolha do local do evento;
 Meios de transporte eficazes;
 Inscries via Internet;
 Correio electrnico interno;
 Crachs de plstico reciclados;
 Papel reciclado;
 Limites ao nmero de materiais impressos/Internet;
 Reduo da preparao que exija materiais;
 Utilizao do sistema de orientao local;
 Sistema de tratamento de lixo eficaz;
 Montagem e desmontagem eficaz.

Impacte das questes ambientais


Os efeitos mais evidentes so: a utilizao de menor quantidade de papel;
circulao de anncios do evento; convites apresentao de comunicaes e sistema
de inscrio atravs da Internet; menor nmero de funcionrios necessrios para fazer
cpias e assegurar a respectiva distribuio, etc. O organizador dever estar ciente de
que a preocupao com o meio ambiente dar os seus frutos.

Questes culturais, ambientais e de tica profissional


Identificar questes
Os requisitos dos clientes e a forma de os identificar
Os clientes querem geralmente poder escolher entre hotis de diferentes preos,
prximos do local do evento, o que nem sempre fcil. Se os hotis esto relativamente
distantes do local onde se realiza o evento necessrio considerar os meios de
transporte existentes como, por exemplo, o metropolitano ou o autocarro.
O alojamento um aspecto muito importante para os delegados: eles esperam
conseguir um bom preo, elevada qualidade e bons servios de catering.
As expectativas dos clientes e a forma de as identificar
muito importante identificar as expectativas dos clientes relativamente ao
alojamento alguns eventos so de tal forma prestigiados que apenas utilizam hotis de

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cinco estrelas, enquanto outros recorrem a alojamento barato, como residenciais


universitrias e pousadas de juventude. importante fazer uma visita s alternativas de
alojamento antes de escolher, para que a escolha que feita satisfaa as exigncias dos
clientes.
As restries e a forma de as identificar
Podem no existir bons hotis na proximidade do evento. Neste caso,
necessrio oferecer transporte de e para o local do evento ou, em alternativa, alterar o
local do evento para satisfazer as necessidades dos clientes.
Que informao necessria?
A informao mais importante :
 Quantos delegados/dormidas so necessrias?
 Qual o nvel do hotel que procura?
 Prefere um alojamento no prprio local do evento?
 Considera a hiptese de transportar os delegados para o local do evento?

Utilizando informaes do mercado


Existe muita informao disponvel na Internet para apoiar os organizadores de eventos.

Tomar em considerao estas questes


Caderno de Encargos
Ao considerar as questes ambientais, muito til elaborar uma lista daquilo que
voc pretende cumprir para que os fornecedores estejam informados e possam fazer os
possveis por satisfazer os seus desejos.

Avaliar at que ponto estas questes podem ser tomadas em


considerao
Nem sempre possvel tomar em considerao todas as questes ambientais que voc
gostaria.

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Os 10 Principais Erros Cometidos pelas Organizaes no


Desenvolvimento de Programas de tica Globais
1. No conseguem obter consensos sobre os objectivos para a globalizao
2. No integram funcionrios estrangeiros no processo de desenvolvimento
3. Subestimam a importncia de promover o programa como uma vantagem
competitiva
4. Baseiam as polticas organizacionais nos requisitos legais do mercado domstico
5. No instalam gabinetes de tica ou recursos em localizaes internacionais
6. Nomeiam funcionrios da sede ou expatriados (isto , funcionrios no
estrangeiros) para preencher cargos de tica
7. Preparam materiais de formao apenas em lngua inglesa
8. Utilizam extensivamente a palavra "tica" nos materiais do programa
9. Traduzem o cdigo sem traduzir efectivamente o cdigo
10. Centram-se no pequeno nmero de diferenas culturais existentes em vez de
reconhecerem as inmeras semelhanas culturais.

Regulamentao, cdigos e standards que afectam os


Projectos de organizao de eventos
A importncia da regulamentao, cdigos e standards
Um Organizador de Eventos Internacionais tem de tomar em considerao as
diferentes leis, regulamentao e standards do pas em que ir decorrer o evento.
Durante todas as etapas do planeamento, execuo e avaliao do evento, o organizador
tem de cumprir estes requisitos.
Isto significa que todos os contractos de fornecimento de bens ou prestao de
servios, tm de cumprir a regulamentao, cdigos e standards nacionais e
internacionais.

Efeitos dos diferentes tipos de regulamentao, cdigos e


Standards
Efeito das leis
Todas as actividades num projecto de organizao de eventos so afectadas pelas
leis. Os membros desta equipa e o seu trabalho sero regulados pelas leis do trabalho,

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pelas leis que regulam os contratos, pelas que regulam as responsabilidades das
entidades patronais, etc.

O planeamento de projectos de eventos


A importncia do planeamento
A razo pela qual o planeamento to essencial para assegurar que o processo
de gesto do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada deixado
ao acaso.
O planeamento o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de
as atingir. As coisas no acontecem simplesmente, tm de ser produzidas atravs de um
raciocnio cuidadoso e de um planeamento eficaz.

Quem est envolvido


Todas as entidades interessadas no evento estaro envolvidas nas diversas etapas
do processo de planeamento. As principais entidades interessadas, que incluem os
organizadores, os clientes e patrocinadores, estaro provavelmente envolvidas em todas
as etapas da organizao do evento.

As cinco etapas do planeamento de projectos de eventos


Conceptualizao
Desenvolver conceitos
Esta a parte de discusso do planeamento.
Estudo de viabilidade
Uma vez chegado a acordo no que respeita ideia, essencial realizar um estudo
de viabilidade.
O estudo de viabilidade procura dar respostas a questes relacionadas com o
evento, tais como:
 Porqu realizar o evento?
 Qual ser a natureza do evento?
 Onde ser realizado?
 Qual a logstica necessria?
 Quanto ir custar?
 Que recursos sero necessrios?
 Poder ser realizado no prazo pretendido?

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 Que pesquisa de mercado ser necessria?


 Existir mercado para o evento?
 Quem ir participar?
 Como ser publicitado?
 Existem eventos similares?
 Quem ir organiz-lo?
 Sero as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da
organizao?
 Quanto tempo demorar a organizar?
 Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar?
Aperfeioar conceitos
O estudo de viabilidade permite determinar se o evento ou no vivel e, em
caso afirmativo, quais as alteraes tero ser introduzidas nas ideias originais para
garantir que ele ser bem sucedido.

Planeamento geral
Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado vivel e
de introduzidos eventuais melhoramentos, pode iniciar-se o planeamento geral.
Ele dever identificar:
 Quem sero os participantes
 Os recursos especficos necessrios
 Um prazo para as tarefas a ser executadas
 Quem ir dirigir o evento
 Quem ir tomar decises
 Funes chave e responsabilidades
 Estrutura do pessoal
 Servios de apoio necessrios
 Aces e tarefas necessrias
 Financiamento necessrio
 Estimativas de custos
 Oramento
 Instalaes necessrias
 Transportes necessrios
 Actividades de marketing necessrias

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 Pessoal/voluntrios necessrios
 Quando ter lugar o evento (hora / dia / ms mais apropriados)
 Onde ter lugar o evento (localizao
(localiza geogrfica e edifcio)
 Logstica, tal como acesso ao edifcio, interfaces, etc.
 Quem sero os clientes
 Especialistas necessrios (ex. planeamento de emergncia, assistentes,
empreiteiros)
 Efeitos e consequncias da anlise SWOT
 Metas e objectivos claros
 Polticas e regras
 Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alteraes medida que a
organizao do evento progride).

Planeamento detalhado
O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura
organizacional para a gesto de operaes do evento.

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Alm de definir as funes e tarefas necessrias, o planeamento detalhado


atribui essas funes ao pessoal individualmente, em conjunto com os prazos nos quais

as tarefas devem ser concludas.


Exemplo de como as tarefas chave podem ser representados no plano com
prazos.

Gesto do evento
Os planeamentos geral e detalhado acima discutidos, do-lhe a orientao para
obter e organizar os recursos e solues necessrios para o evento a ser realizado.

Avaliao dos resultados


Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se
atingiu os objectivos.

Descrio geral do planeamento de projectos de eventos


Objectivo de cada etapa
A etapa de conceptualizao a etapa das ideias em que vrios pensamentos
so apresentados e discutidos. O seu objectivo proporcionar uma base para o incio do
desenvolvimento do evento e tambm a altura em que se decide realizar ou no o
evento.
A etapa do planeamento geral proporciona a oportunidade para organizar os
pensamentos e coloc-los numa sequncia lgica. O seu objectivo definir para onde
vai e o que ir necessitar ao longo do caminho para o seu destino.

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A etapa do planeamento detalhado descreve as operaes a serem levadas a


cabo para produzir o evento. O seu objectivo
objectivo descrever como ir atingir os seus
objectivos, isto , os mtodos, procedimentos e processos que devem ser realizados por
cada indivduo envolvido, de forma a conseguir o resultado desejado.
A etapa da gesto do evento o culminar de meses de rduo
r
trabalho de
preparao e realizao de tarefas para permitir a realizao do evento. O seu objectivo
monitorizar o que necessrio que acontea durante o evento, para que este decorra
sem problemas e com sucesso, e para que se consiga agir de imediato
imediato caso algo corra
mal.
A etapa de avaliao dos resultados a etapa final e, apesar dos resultados finais
serem importantes, a avaliao no acontece apenas no fim do evento. Os resultados
devem ser monitorizados ao longo das cinco etapas do projecto, para que se possam
introduzir alteraes no seu planeamento se necessrio. O objectivo desta etapa final
confrontar os resultados reais do evento com os critrios de sucesso previamente
estabelecidos, bem como identificar reas a melhorar em eventos semelhantes
semelhantes no futuro.

Actividades envolvidas em cada etapa

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A relao entre as etapas


Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona
uma ligao etapa seguinte. O planeamento detalhado no pode ser realizado enquanto

o plano geral e o rumo estratgico para o evento no tenham sido definidos.

Consequncias de um mau planeamento


Consequncias para o evento
Um mau planeamento pode ter graves consequncias, resultar em rupturas, num
evento de fraca qualidade, num nmero reduzido de participantes e em clientes e
patrocinadores insatisfeitos.
As consequncias mais graves podero resultar de negligncia no planeamento
da sade e segurana do pessoal e dos participantes no evento, o que pode resultar em
danos fsicos ou mortes.

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Consequncias para os organizadores


Para alm da perda de reputao e da m imagem, um acidente que ocorra no
evento seu poder resultar em aces legais, m publicidade, perda de futuros negcios
e no pagamento de compensaes financeiras s vtimas do acidente, o que poder levar
o seu negcio falncia.

Liderar comits e equipas de projecto / trabalhar eficazmente


com os colegas
As caractersticas especiais dos projectos de organizao de eventos
Os projectos de organizao de eventos tm caractersticas idnticas,
nomeadamente:
 Decorrem num determinado perodo de tempo (com incio e fim definidos);
 Existe uma definio clara de funes e responsabilidades em relao ao
resultado final;
 Cada projecto nico;
 So definidas tarefas com riscos conhecidos;
 Os recursos disponveis so limitados;
 Existem tarefas interdependentes;
 A organizao depende do plano.

A organizao de projectos como uma forma de organizao de


eventos
As caractersticas tpicas de uma organizao de projectos no sector de eventos so
as seguintes:
 Um reduzido nmero de nveis hierrquicos;
 Diversos projectos em simultneo;
 Um elevado grau de autonomia dentro dos projectos em relao ao seu contedo
e gesto financeira;
 Flexibilidade na composio das equipas de projecto e na liderana das equipas;
 Criao de grupos de trabalho transversais no funcionamento dos servios
(recursos humanos, gesto financeira, equipamento tcnico, etc.);
 Liderana orientada para as equipas

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A gesto de projectos como o mtodo adequado de gesto de eventos


Embora diferentes eventos possam partilhar funcionrios e recursos, cada evento
individual um projecto independente.

Requisitos para a criao de relaes de trabalho produtivas na


organizao de projectos
Os membros de um pequeno grupo de trabalho com funes limitadas tm de
ter:
 Objectivos comuns;
 Slidas relaes de trabalho;
 Um compromisso com o trabalho em equipa;
 Um esprito de comunidade extraordinrio;
 Uma capacidade para desenvolver uma forte coeso de grupo.
O sucesso do trabalho em equipa baseado na integrao:
 Das pessoas numa equipa de trabalho;
 Das funes das diferentes pessoas numa funo de equipa;
 Dos diferentes pontos de vista numa maior unidade.
O trabalho em equipa constitui a base de uma relao de trabalho produtiva, uma
vez que promove:
 Uma conscincia das funes e responsabilidades de cada indivduo e tambm
as funes e responsabilidades dos outros colegas de equipa;
 O estabelecimento de relaes construtivas;
 O fornecimento, procura e troca de informao;
 Uma resoluo construtiva dos desacordos e conflitos;
 A utilizao de mtodos de comunicao adequados s necessidades individuais;
 A motivao dos membros da equipa.
Para a liderana de projectos de organizao de eventos, isto implica:
 Uma elevada aceitao pessoal por parte dos outros membros da equipa;
 Uma capacidade para representar a equipa e as suas funes a outras pessoas
fora da equipa;
 Uma autoconfiana e competncia social elevadas;

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 Uma elevada competncia pessoal na gesto de eventos;


 Uma confiana nas capacidades e competncias dos colegas;
 Uma confiana na motivao dos membros da equipa para produzirem o
mximo de resultados;
 Na medida do possvel, actividades limitadas a funes de gesto (tornar
recursos disponveis, organizao ptima do ambiente, manuteno do
entusiasmo, evitar e resolver conflitos, identificar problemas e introduzir
solues, etc.);
 Delegao de tarefas para que os outros as executem;
 Identificar pontos fracos e problemas com a devida antecedncia;
 Utilizar tcnicas de interveno adequadas;
 Motivar outros membros da equipa;
 Ser honesto e aberto com os membros da equipa;
 Mostrar respeito pelos outros membros da equipa;
 Proteger informao sensvel sobre os colegas;
 Identificar factores psicolgicos, sociais, organizacionais e econmicos que
podem afectar o funcionamento da equipa e tomar medidas para garantir que
estes factores no prejudicam o cumprimento dos seus objectivos;
 Pensar e actuar de forma global;
 Tomar medidas decisivas e adequadas logo que seja necessrio.

Equipas de projecto
Organizaes em que existe uma nica equipa de projecto, que trabalha
simultaneamente em diferentes projectos.
Os comits critrios de coordenao
Para alm da perspectiva econmica, a coordenao dos comits tem que se basear em
aspectos orientados para o trabalho de equipa.

Trabalhar de forma eficaz com contactos externos


Trabalhar com pessoas exteriores organizao
Faz parte de qualquer projecto trabalhar em conjunto com contactos externos.
Estes podem incluir contactos que fornecem ou que procuram servios.

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A estrutura dos projectos de organizao de eventos


A gesto de projecto nos eventos
Quando nos referimos a projectos de organizao de eventos, surge
automaticamente a ideia da gesto destes projectos.
O sector dos eventos est sujeito s seguintes presses:
 Necessidade de sucesso;
 Aumento da concorrncia no mercado;
 Requisitos de qualidade mais exigentes;
 Oramentos mais reduzidos;
 Maior profissionalismo.
Ser possvel gerir eventos utilizando estes mtodos de gesto profissional? A
gesto
 Profissional significa neste caso:
 A utilizao de mtodos e ferramentas de organizacionais eficazes;
 Uma liderana e organizao eficazes das pessoas e recursos envolvidos;
 O desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objectivos.

Mtodos de gesto profissional


 A utilizao de mtodos e ferramentas de organizao eficazes;
 Liderana e organizao eficazes das pessoas e recursos envolvidos;
 Desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objectivos.

Modelo de cinco fases


1. Identificao da ideia (tema, slogan, etc.);
2. Planeamento oramental;
3. Aquisio de recursos;
4. Planeamento do processo;
5. Liderar a equipa do projecto.

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O planeamento fundamental
1. Definir os objectivos;
2. Identificar o pblico-alvo;
pblico
3. Definir o enfoque do evento;
4. Estruturar as linhas gerais do programa do evento;
5. Definir o design do evento;
6. Definir a equipa de projecto;
7. Analisar a viabilidade do evento;
8. Obter aprovao para avanar.

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Definir os objectivos
Muitas vezes estes objectivos no so muito claros ou precisos, e necessrio
definir os objectivos do evento de forma mais rigorosa, quer em termos do seu contedo
quer da forma como o evento ser realizado, para que a abordagem utilizada seja
consistente com os objectivos e estilo da organizao anfitri.
Identificar o pblico-alvo
A definio precisa do pblico-alvo tem uma influncia muito importante no
contedo e programa do evento, na escolha do local, data e design do evento e ainda nas
medidas de marketing, que devem ser adequadas natureza do pblico-alvo.
Definir o enfoque do evento
Os principais temas e muitas vezes o slogan do evento so definidos durante a
fase do planeamento fundamental. Numa fase posterior so analisados o contedo do
programa detalhado e os mtodos de transmisso.
Estruturar as linhas gerais do programa do evento
O contedo do evento seu elemento "central" e deve ser definido na fase do
planeamento fundamental. Em torno deste elemento central podero ser organizados
outros eventos.
Definir o design do evento
Na definio do design do evento estabelece-se o contedo e a respectiva forma
de transmisso. Mais uma vez importante no esquecer os objectivos do evento.
Definir a equipa do projecto
A gesto e as principais funes e responsabilidades so definidas durante a fase
de planeamento fundamental. A escolha da estrutura da equipa e da gesto
influenciada pela natureza das diferentes actividades necessrias para atingir os
objectivos do evento.
Anlise da viabilidade do evento
Depois de concludas as outras tarefas do planeamento fundamental, possvel
tomar uma deciso quanto viabilidade do evento. Se no for vivel, o evento deve ser
abandonado nesta fase ou dever regressar-se fase de conceptualizao e analisar a
possibilidade de introduzir alteraes no conceito do evento que o tornem vivel.
Obter aprovao para avanar
nesta fase que, se for necessrio, dever obter-se aprovao para avanar com
o evento. S depois de um evento ser considerado vivel e ter sido aprovado que se
deve avanar para a fase seguinte o planeamento organizacional.

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Planeamento organizacional
1. Planeamento estrutural;
2. Planeamento das actividades;
3. Planeamento dos recursos;
4. Planeamento financeiro.

Planeamento estrutural
O planeamento estrutural define a interdependncia entre as diferentes pessoas,
equipas, especialidades e reas de toda a organizao.
Planeamento das actividades
No planeamento das actividades, semelhana de um puzzle, todas as
actividades e responsabilidades tm de ser programadas.
Planeamento de recursos
A identificao dos recursos necessrios para o funcionamento do evento um
aspecto essencial da fase de planeamento organizacional, uma vez que ela serve de base
para a identificao dos custos.
Planeamento financeiro
O planeamento financeiro envolve a identificao de todos os custos e de todas
as receitas previstos do evento para determinar depois o equilbrio entre os dois.

A preparao do evento
1. Inscrio dos participantes;
2. Marketing;
3. Encomendar materiais impressos;
4. Encomendar o equipamento tcnico necessrio;
5. Um convite para apresentao de comunicaes;
6. Assinatura de contratos;
7. Cooperao com outros servios;
8. Reunies dos comits organizadores;
9. Escolha e convite de oradores;
10. Monitorizao do oramento.

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A realizao do evento
Na fase de realizao do evento necessrio ainda empreender as seguintes
tarefas:
1. Liderar a equipa;
2. Estar preparado para uma "crise";
3. Servir de "ponto de contacto" do evento;
4. Representar a equipa de organizao.

A avaliao do evento
A ltima fase do projecto envolve a avaliao do sucesso ou insucesso do evento.

Definio dos objectivos do evento


Definio de objectivos
Uma das aces bsicas e, por isso, muito importante na preparao de um
evento a definio e explicao precisa do que o organizador pretende atingir
relativamente ao pblico-alvo do evento.
Os participantes devero ser capazes de:
 Identificar a economia das centrais de energia solar;
 Identificar fontes de informao sobre a utilizao da energia solar;
 Indicar o nome dos fornecedores de centrais de energia solar mais importantes;
 Recomendar e planear centrais de energia solar para empresas de arquitectura e
construo.

Como os objectivos precisos ajudam o organizador


A definio precisa dos objectivos ajuda assim os organizadores do evento a:
 Concentrarem-se nos assuntos e contedos mais relevantes para o pblico-alvo;
 Escolherem os mtodos e meios mais eficazes de transmitir os temas e
contedos;
 Utilizarem locais para a realizao do evento adequados aos objectivos e onde o
ambiente e o equipamento sejam apropriados mensagem que se pretende
transmitir;
 Escolherem oradores capazes de captar o interesse dos participantes, pela sua
personalidade e/ou competncia;

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 Desenvolverem uma hierarquia do evento, obtendo dessa forma a estrutura do


evento mais adequada;
 Manterem-se concentrados nas necessidades dos participantes durante a
elaborao do programa;
 Utilizarem medidas de marketing e de relaes pblicas adequadas ao pblicoalvo;
 Escolher um slogan que traduza a essncia do evento;
 Desenvolverem um programa social que apoie e reforce os objectivos do evento;
 Definirem as tarefas de cada funcionrio de forma objectiva;
 Promoverem a colaborao entre o promotor e o organizador, garantindo que
ambas as partes trabalhem para os mesmos objectivos.

Realizar pesquisa adequada


Identificar a procura de mercado potencial de um evento
No incio da fase de planeamento fundamental, a anlise das posies iniciais
muito importante para o planeamento de um evento.
Para o realizar deve considerar:
Existe procura pelo evento?
 Qual o pblico-alvo?
 Quais so as suas necessidades?
 Existem eventos concorrentes?
 Que produtos, fundos, mtodos, custos e preos permitiro realizar um evento
bem sucedido?
Todos os eventos para serem estudados devem ter os seguintes elementos
relativos a esses eventos:
 Os guias dos programas;
 Os planos do evento;
 Os relatrios de avaliao.
Com isto o realizador ir perceber:
 Os hbitos do evento;
 As datas adequadas para a sua realizao;

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 A durao do evento;
 A capacidade do espao do evento;
 O nmero de salas necessrias;
 As condies e preo dos bilhetes para os participantes.

O pblico-alvo
Identificar o pblico-alvo de um evento
O pblico-alvo influencia decisivamente:
 O contedo e curso do evento;
 A escolha do local e data do evento;
 A escolha das medidas de marketing.

O pblico-alvo identificado durante a fase de planeamento fundamental.


Porm, necessrio posteriormente fazer uma anlise detalhada dos interesses,
necessidades e atitudes do pblico-alvo seleccionado.
O planeamento muito mais fcil se o organizador conhecer bastante bem o
pblico-alvo.

O design do evento
Viso geral
Durante o processo de design, toda a estrutura do evento analisada, por
exemplo:
 De que tipo de evento se trata?
 Quais os mtodos de comunicao usados?
 Qual o ambiente?
 Quais so as possibilidades experimentais?

Objectivos do evento e diferentes formas de eventos


Para alm de planear o evento, o organizador responsvel por realizar o evento.
O objectivo de um evento dever servir de base escolha dos mtodos sociais e
de comunicao.

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A definio precisa do objectivo contribui substancialmente para uma


preparao e realizao bem sucedidas.
Mtodos e tcnicas
Os mtodos de atingir os objectivos so uma rea muito importante para o
organizador.
A escolha de mtodos possveis quase interminvel e apenas limitada pelas
capacidades individuais e pelo talento dos oradores, formadores, criadores de bancas de
exposio, designers, apresentadores, etc.

Ambiente
Os eventos no decorrem de forma isolada. Os participantes percorrem muitas
vezes longas distncias para l chegar, podero ter de pernoitar diversas noites e tm de
se orientar em ambientes que no lhes so familiares, quer no local do evento quer na
cidade em que este decorre.

Identificar o que necessrio fazer


Identificar os requisitos
Requisitos Contratuais
Um contrato um acordo escrito sobre a organizao do evento, assinado por
duas ou mais partes e vinculativo para todas. Existem acordos verbais, embora a
utilizao deste tipo de acordos no seja recomendada. A existncia de contratos
escritos devidamente assinados e datados so uma base essencial para uma organizao
bem sucedida e sem incidentes.
O contrato deve incluir:
 Dados dos outorgantes (denominao social, endereo, representao);
 Dados das pessoas que de acordo com o contrato tenham poderes de deciso;
 O corpo do contrato, que inclui o objecto, as instalaes, os servios, etc.;
 Termos e condies de pagamento e obrigaes contratuais.

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Expectativas dos clientes


As expectativas dos clientes devem ser clara e rigorosamente identificadas, para
que seja possvel gerir a organizao do evento de acordo com as suas necessidades.
As expectativas so geralmente:
 A troca de experincias;
 As intervenes dos especialistas;
 A resoluo de problemas;
 A transferncia de conhecimentos;
 A troca de resultados;
 Os contactos sociais;
 Encontrar-se com outros participantes para realizar trocas.
Imagem organizacional
Todas as organizaes no sector dos eventos devem ter uma boa reputao.
As consequncias das restries
H restries que podem afectar a organizao de um evento, exigindo por
exemplo que o organizador altere as prticas de trabalho normais.

Consultar as pessoas adequadas


Indivduos
Clientes
O cliente deve ser o centro de todas as atenes. A chave do sucesso no sector
dos eventos compreender as necessidades do cliente, satisfazer essas necessidades e
orientar o cliente rumo ao sucesso do evento, o que pode, por vezes, implicar recusar
de forma delicada uma sugesto irrealista do cliente.
Especialistas
Os especialistas tm uma funo crucial na realizao do congresso.
Estes podem apoiar o sucesso do evento dando sugestes acerca do tipo de
comida que se pode oferecer bem como da forma de fornecer a comida, em funo dos
requisitos do evento.

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Outros colaboradores
H muitos outros colaboradores envolvidos no evento, nomeadamente
funcionrios de apoio, assistentes, mensageiros, pessoal da segurana, da informao,
etc.
Estas pessoas contribuem para o evento prestando servios de apoio.
Autoridades
Companhias de Seguros
Os seguros representam um requisito muito importante para a organizao de
eventos, e necessrio identificar quais as reas de risco e que aspectos especficos
devero ser cobertos por seguros.
Servios de Emergncia
No caso de surgir uma emergncia, deve ser seguido um plano de emergncia.
Os organizadores devem estar especialmente cientes de:
 A localizao das sadas de emergncia;
 Os meios de anunciar as emergncias;
 Os pontos de encontro em caso de evacuao de um edifcio devido a um
incndio;
 As responsabilidades delegadas e procedimentos de reporte;
 Como ter acesso aos servios de assistncia mdica;
 A lista de nmeros de telefone para aceder rapidamente aos servios relevantes.

Autoridades Locais
O sector de eventos necessita muitas vezes do apoio das autoridades locais para
a organizao dos eventos. A importncia de garantir o cumprimento dos requisitos das
autoridades locais no deve nunca ser subestimada.
As Autoridades de Licenciamento
necessrio trabalhar em conformidade com a legislao local, regional e
nacional relativamente a licenas necessrias para um evento.

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Organizaes
Fornecedores
A escolha de bons fornecedores, que ofeream produtos e servios de qualidade
a um bom preo, um factor decisivo para o sucesso de um evento.
Organizaes especializadas
necessrio por vezes recorrer durante o evento a organizaes especializadas.

Delinear as aces necessrias


Satisfazer as necessidades
As necessidades dos Clientes
O cliente o centro de toda a actividade organizacional. Sem o cliente e as suas
necessidades no haveria evento.
Necessidades organizacionais
Por vezes o organizador de eventos pode ser responsvel pela organizao de
mais do que um evento em simultneo, devendo, neste caso, tentar equilibrar as
necessidades do cliente com as necessidades da sua prpria organizao.
Requisitos legais
A maior parte dos eventos so realizados em pases desenvolvidos pelo que os
requisitos legais so geralmente semelhantes, ou mesmo idnticos.
Tomar em considerao os requisitos dos outros
Resultados das consultas
Durante a organizao de eventos necessrio realizar reunies pessoais,
consultas, recolha de informao, negociar e procurar solues para os problemas e
definir a melhor forma de atingir os resultados desejados.
Requisitos das autoridades
Dada a necessidade de cumprir toda a legislao relevante, aconselhvel
procurar um consultor local que possa aconselh-lo sobre regras das autoridades com as
quais no esteja familiarizado.

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A importncia de tomar em considerao estes requisitos


Um planeamento inadequado das aces necessrias para identificar e tomar em
considerao as recomendaes resultantes das suas consultas, bem como dos requisitos
das autoridades, pode ter consequncias graves no seu evento.
Melhorar o evento
Sade e segurana
Para garantir a sade e segurana dos participantes e funcionrios do evento, o
organizador deve antes de mais cumprir todos os critrios legislativos relevantes no que
respeita s questes da sade e segurana, bem como qualquer legislao local que
possa afectar o evento.
Segurana
Os organizadores devem tambm planear todas as aces necessrias para
garantir uma segurana adequada durante o evento.

O timing e o encadeamento das actividades


Promover as actividades
necessrio reservar tempo suficiente para realizar todas as actividades de uma
forma eficiente e eficaz. Isto significa que os organizadores devem calcular quanto
tempo dever levar cada actividade e definir um prazo para a sua realizao.

Tirar o maior partido dos recursos


Uma das competncias que um organizador de eventos deve desenvolver a
capacidade de tirar o maior partido dos recursos disponveis, mesmo que estes sejam
limitados em termos de oramento, de funcionrios e de tempo.
Para o realizar o organizador devera conseguir negociar.

Como o encadeamento das actividades


Com a experincia, o organizador vai desenvolvendo a percepo de quanto
tempo necessrio atribuir a cada actividade, mas, em geral, ele deve permitir realizar a
actividade e ainda verificar se esta foi concluda correctamente e em conformidade com
os necessrios padres de qualidade.

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Monitorizao do Planeamento
Ao definir datas para a realizao de tarefas, possvel determinar se estas
foram ou no concludas no prazo definido.

ATRIBUIR RESPONSABILIDADES
Identificar funes e responsabilidades
A identificao das funes e responsabilidades o passo mais importante do
processo do planeamento.
O Director do projecto define as funes que devem ser realizadas pelos outros
colaboradores ou por organizaes externas que assumam responsabilidades na
implementao de determinados aspectos do evento.

Elaborar um plano geral


Pormenores do plano
Nvel de pormenor requerido
essencial elaborar um plano geral que cumpra os objectivos nele definidos.
Fornecer pormenores para permitir aos outros cumprirem os requisitos
O plano deve tambm permitir que os departamentos e organizaes externas
possam elaborar planos mais detalhados de acordo com as suas prprias prticas de
trabalho.

Interaco entre os diferentes aspectos do evento


Os funcionrios mais importantes devem ter acesso aos pormenores do trabalho
desenvolvido por outras pessoas que possam ter impacto sobre as suas prprias
actividades.

Consequncias de planos inadequados ou incompletos


As consequncias de um planeamento no rigoroso ou incompleto podem ser
muito graves.

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Parte prtica
Lanamento de um sistema operativo
Lista de Convidados
Convidados VIP
Ana Paula Neto Martins
Pedro Miguel Moreira da Silva
Maria de Belm Moreira Machado
Manuel Fernando da Silva Torres
Miguel ngelo Viera Machado
Paulo Jorge Pacheco Martins
Filipe Andr Leal Bessa Cabral
Jorge Andr Pacheco Martins
Convidados
Beel Gates
Andr Costa
Manuel Costa
Vtor Fonseca
Fernando Fernandes
Nuno Reis
Filipe Castro
Antnio Machado
Tnia Silva
Joana Costa
Bill Steve
Lara Croft
Manuel Augusto
Tiago Marcelo

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Jorge Nuno
Ricardo Frederico
Carolina Beatriz
Rosa Armanda
Ctia Casimira
Nuno Pinto
Carlos Machado
Funcionrios da Microsoft (150 Pessoas)
VIPS
Os VIPS tero uma recesso com um tapete vermelho, e estaro sentados na
nica mesa rectangular, que se situara muito perto do apresentador
Requisitos para o local de lanamento:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Lotao para 179 pessoas;


O local deve ser uma Quinta;
Local bonito e de qualidade exorbitante;
Decorao com a cor predominante azul claro;
Local Espaoso;
Ar condicionado;
Entradas leves, pratos e sobremesas variados (um Prato de Carne e Outro de
Peixe)
8. Boa iluminao;
9. Musica de fundo;
10. Mesas redondas;
11. Fogo de Artificio.

Necessidades:
1.
2.
3.
4.
5.

Projector led 1280X800 HD;


Tela;
Computador com o Windows Vista e outro com o Seven;
Sistema de som 7.1 de elevada qualidade;
Lembranas.

Quinta Plaza 25000


1. Tudo includo;
2. Cheto a musica de fundo.

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Quinta Solar do Burgus - 15000


1. Tudo Includo, com recepo aos VIPs
2. Oferecem lembranas.

Convite
V ex esta convidada par o lanamento do sistema
operativo WINDOWS 7, a realizar-se no dia 30 de
Janeiro de 2010. O lanamento est marcado para as
15:30 da tarde.

Agradecemos confirmao
255891658

Convite normal
Vimos por este meio convidar Vex Ana Martins
para o lanamento do sistema operativo WINDOWS 7, a
realizar-se no dia 30 de Janeiro de 2010. O lanamento
est marcado para as 15:30 da tarde.

VIP
Agradecemos confirmao
255891658

Convite VIP

Programao
11:00
12:00
13:30
16:00
17:30
19:00
20:00

Recepo
Entradas
Almoo
O novo Sistema operativo
Palestra
Lembranas
Fogo de Artificio

Sujeito a alterao ou atraso

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Ementa
Entradas
1Prato
2Parto
3Prato
Sobremesa
Lembranas

Rissis, bolinhos, enchidos, croquetes.


Sopa, Canja
Bacalhau a Gomes de S
Leito
Gelado, bolo
Crach Microsoft

Oramento
Quinta Solar do Burgues

15.000,00

Projector led 1280X800 HD;

1.200,00

Tela;

60,00

Computador com o Windows Vista e outro com o Seven;

1.500,00

Sistema de som 7.1 de elevada qualidade.

1.100,00

Lenbranas

100,00

Total

18.960,00

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Concluso
Neste trabalho abordei a organizao de eventos bem como uma parte pratica
que o demonstra organizei um invento que e o lanamento de um produto.
Para realizar um evento temos de ter vrios aspectos em conta como a ementa,
visto que em certas culturas as pessoas no comem certos alimentos, mas como este
exemplo poderia mostrar outros como as roupas.
Para que o evento decorra sem problemas, devera ser tudo pensado.

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Bibliografia
Mdulo E Gesto de Eventos.
Mdulo D9 Elaborao de planos para a manuteno da sade e segurana em
eventos.
Mdulo D10 Elaborao de planos para lidar com situaes de emergncia em
eventos.
Mdulo E Gesto de eventos.
Mdulo F Avaliar e reportar os resultados dos projectos de eventos.
Sesso de formao atravs da Internet intitulada A gesto de projectos em reunies e
congressos a preparao de eventos.
Mdulo C1 Estruturao de equipas e comisses de projectos de organizao de
eventos.
Mdulo D8 Elaborao de planos para a gesto da segurana em eventos (ver Anexo
A Recursos Apndice 1 Gesto de Conflitos).
Mdulo A5 O processo e as etapas da gesto de projectos de organizao de eventos.
Mdulo C1 Estruturao de equipas e comits para a elaborao de projectos de
organizao de eventos.
Mdulo D2 Elaborao de programas de eventos detalhados Introduo.
Mdulo D2A Elaborao de programas de eventos detalhados para reunies,
conferncias e congressos.
Mdulo D2B Elaborao de programas de eventos detalhados para exposies e
feiras.
Mdulo D3 Planeamento e implementao de actividades promocionais, de marketing
e vendas em eventos.
Mdulo D6 Elaborao de planos para a montagem, realizao e desmontagem de
eventos.
Mdulo F Avaliar e reportar os resultados dos projectos de eventos.
Sesso de formao atravs da Internet intitulada "Viso geral e introduo"
Sesso de formao atravs da Internet intitulada "Mtodos sociais e de comunicao
em conferncias e congressos".
Mdulo A6 Liderana de Equipas de Projecto e de Comits de Eventos
Seco de aprendizagem electrnica Gesto de Projectos de Convenes e Congressos
Plano de Organizao.

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Mdulo D6 Elaborao de planos para a montagem, funcionamento e desmontagem


de eventos
Mdulo D10 Elaborao de planos para emergncias em eventos
Mdulo E Gesto de eventos

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