Planeacin

Una filosofa de la planeacin

La planeacin es una parte esencial de la administracin de proyectos. Sin un
plan efectivo, la posibilidad de fracaso aumenta mucho para cualquier proyecto.
Una de las sugerencias que hace l para mejorar los planes de proyectos, es
hacer participar ntimamente al equipo en el proceso de planeacin al hacer
que los trabajadores estimen la duracin de su propio trabajo, por que ellos
son los que lo conocen mejor. Otra sugerencia es aceptar que en ocasiones se
tienen que revisar los planes y que no deben ser "fijados en concreto", puesto
que eso no refleja el mundo real.
En conclusin, Mar afirma que los planes de los proyectos se deben estructurar
ms bien como una lista de verificacin de logros que como una acumulacin
de gastos.
La planeacin es la disposicin sistemtica de tareas para el logro de un
objetivo. El plan establece lo que se necesita lograr y cmo se de lograr. El plan
establece en un punto de referencia contra el cual se puede comparar el
avance real; despus, si ocurren desviaciones, es posible llevar a cabo la
accin correctiva.
El primer paso en el proceso de planeacin es definir el objetivo del proyecto
-el resultado esperado o el producto final.
Idealmente el objetivo del proyecto debe ser claro y conciso al inicio del
proyecto. Sin embargo, en ocasiones es necesario modificarlo segn se
avanza.
El gerente del proyecto y el cliente tienen que estar de acuerdo con todos los
cambios al objetivo inicial. Cualquiera de estos cambios puede afectar el
alcance del trabajo, la fecha de terminacin y el costo final.
Estructura en la divisin de trabajo (EDT)
Una vez que se ha decidido el objetivo del proyecto, el paso siguiente es
determinar qu elementos o actividades del trabajo son necesarias de realizar
para lograrlo. Esto requiere elaborar la relacin de todas las actividades. La
EDT divide un proyecto en piezas o partidas manejables para ayudar a
asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesiten para
completar el alcance del trabajo del proyecto.
Matriz de responsabilidades.
La matriz de responsabilidades es un mtodo utilizado para mostrar, en un
formato tabular, las personas que tienen la responsabilidad de realizar las
partidas de trabajo en una EDT. Es una herramienta til que adems muestra
el papel de cada persona en respaldar el proyecto global.

Definicin de actividades.
Como se observ antes, mediante la tormenta de ideas del equipo se puede
elaborar una relacin de actividades especficas, detalladas, necesarias para
realizar el proyecto global, en particular en proyectos pequeos. Sin embargo,
para aquellos en los que se usa una estructura de divisin del trabajo, la
persona o el equipo responsable de cada tarea puede definir las actividades
individuales. Una actividad es una pieza de trabajo establecida que requiere de
tiempo.
En el caso del paquete de trabajo, se pueden identificar las ocho siguientes
actividades:
Disear los puestos.
Especificar los materiales.
Comprar los materiales.
Construir los puestos.
Pintar los puestos.
Desmontar los puestos.
Llevar los puestos hasta la ubicacin del festival y volver a montarlos.
Desmontar los puestos y guardarlos en el almacn.
Desarrollo de la red del plan.
La planeacin en redes es una tcnica til para la planeacin, programacin y
el control de proyectos, que consiste en muchas actividades interrelacionadas.
Actividades ficticias.
En el formato de actividad en la flecha, hay un tipo especial de actividad
conocido como actividad ficticia, con tiempo cero y representada por una flecha
discontinua en el diagrama de red. stas se usan slo con el formato de
actividad en la flecha y son necesarias por dos razones: para ayudar en la
identificacin nica de actividades y para mostrar ciertas relaciones de
precedencias, que de lo contrario no se podran presentar.
Planeacin para el desarrollo de sistemas de informacin.
Debido al rpido aumento en el nmero de proyectos relacionados con la
tecnologa de la informacin que se estn llevando a cabo, es apropiado incluir
una seccin en cada uno de los prximos captulos sobre las prcticas de
desarrollo de sistemas de informacin para la administracin de proyectos. Un
sistema de informacin (SI) es un sistema basado en computadoras que

acepta datos como entrada, procesa los datos y produce informacin til para
los usuarios. Los sistemas de informacin incluyen sistemas computarizados
de entrada de pedidos, mquinas de cajeros automticos y sistemas de
facturacin, nminas e inventarios.
E1 desarrollo de un SI es un proceso retador que requiere de amplia
planeacin y control para asegurar que el sistema cumpla con los requisitos del
usuario y que se termine a tiempo y dentro del presupuesto.
Con frecuencia se usa una herramienta o metodologa, para la planeacin de la
administracin del proyecto, denominada ciclo de vida para desarrollo de
sitemas (CVDS) para ayudar a planear, ejecutar y controlar los proyectos de
desarrollo de SI. El CVDS consiste en un grupo de fases o pasos que es
necesario completar durante el transcurso de un proyecto de desarrollo.
Muchos contemplan el CVDS como un enfoque clsico a la solucin de
problemas. Consiste en los pasos siguientes:
1 . Definicin del problema. Se recopila y analiza informacin y se definen con
claridad los problemas y las oportunidades. Se definen y estudian los factores
tcnicos, econmicos, de operacin y otros de factibilidad para determinar, al
menos inicialmente, si el SI se puede desarrollar y utilizar con xito.
2. Anlisis del sistema. El equipo de desarrollo define el alcance del sistema a
desarrollar, entrevista a los posibles usuarios, estudia el sistema ya existente
(que pudiera ser manual) y define las necesidades del usuario.
3. Diseo del sistema. Se elaboran varios diseos conceptuales alternativos
que describen las entradas, el procesamiento, las salidas, los equipos, los
programas y la base de datos a un nivel alto. Despus se evala cada una de
estas alternativas y se selecciona la mejor para un diseo y desarrollo
adicional.
4. Desarrollo del sistema. Se lleva a la prctica el sistema real. Se compran
equipos; los programas se compran, se hacen a la medida, o se desarrollan,
tambin se desarrollan las bases de datos, las pantallas para captura de datos.
5. Prueba del sistema. Una vez que se han desarrollado mdulos individuales
dentro del sistema se pueden comenzar las pruebas.
6. Puesta en marcha del sistema. El sistema existente se reemplaza por nuevo,
mejorado, y se capacita a los usuarios.
Programas de computacin para la administracin de proyectos.
Se puede comprar una amplia variedad de paquetes de programas de
computacin para la administracin de proyectos a precios accesibles. Estos
paquetes le permiten al gerente del proyecto y al equipo planear y controlar los
proyectos en una forma completamente interactiva. Para un estudio detallado
de los programas
Se puede comprar una amplia variedad de paquetes de programas de
computacin para la administracin de proyectos a precios accesibles.

Las caractersticas comunes de los programas de computacin para la

administracin de proyectos le permiten al usuario:

Crear relaciones de tareas con sus duraciones estimadas.

Establecer las interdependencias entre tareas.
Trabajar con diversas escalas de tiempo, incluyendo horas, das,
semanas, meses y aos.
Manejar ciertas limitantes -por ejemplo, una tarea no se puede iniciar
antes de una cierta fecha, otra tarea se tiene que iniciar para tal da, los
sindicatos no permiten que ms de dos personas trabajen los fines de
semana.
Dar seguimiznto a los miembros del equipo, incluyendo sus tasas de
remuneracin, horas trabajadas hasta ahora en el proyecto y fechas
prximas de vacaciones.
Incluir los das de fiesta, fines de semana y das de vacaciones de los
miembros en los sistemas de calendarios de la compaa.
Manejar los turnos de los trabajadores (diurno, vespertino y nocturno).
Supervisar y pronosticar presupuestos.
Detectar conflictos -por ejemplo, recursos asignados en exceso y
conflictos de tiempo.
Elaborar una amplia variedad de informes.
La interfase con otros paquetes de programas de computacin, como
hojas de clculo y bases de datos.
Clasificar la informacin en varias formas -por ejemplo, por proyectos,
por miembros del equipo o por paquetes de trabajo.
Manejar mltiples proyectos.
Trabajar en lnea y responder rpidamente a cambios en el programa, el
presupuesto o el personal.
Comparar los costos reales con los presupuestados.
Mostrar la informacin en diversas formas incluyendo grficas de Gantt y
diagramas de red.