Luis Enrique Martnez Ornelas

Emiliano Escobedo
Juan Gaspar Gallardo
Sergio Jimnez Miranda

Document Management System

SAP DM
Funcionalidad
La calidad y disponibilidad de la documentacin se est convirtiendo cada vez ms
importante. La gestin de documentos (DM) en el sistema SAP ofrece las
siguientes ventajas:
Si vincula la gestin de documentos a los sistemas de desarrollo y
produccin computarizados, se evita la redundancia de datos, mantener la
consistencia de los datos, y reducir al mnimo la carga de trabajo en
ingresar y actualizar sus datos.
Para utilizar grandes bases de datos al mximo, tiene que ser capaz de
intercambiar datos de forma rpida y segura. Usted puede acceder a sus
datos directamente a travs de herramientas de bsqueda electrnicos, o
encontrar documentos usando parmetros conocidos. Tambin puede
buscar y mostrar documentos (archivos de aplicacin originales) a travs de
Internet / Intranet. Al reducir el tiempo de acceso y la carga de trabajo que
participan en las tareas de rutina, usted puede reducir sus costos
considerablemente.
Puede utilizar la distribucin de documentos para distribuir documentos que
se gestionan mediante la gestin documental funciones (DM) de forma
manual o automticamente de acuerdo a los procesos especficos de la
empresa. Esto asegura que los socios de los empleados responsables o
externos pueden ver o procesar la informacin actualizada al minuto.
Ms estrictas leyes de responsabilidad de productos significa que cada vez
es ms importante para archivar documentos durante el ciclo de vida de un
producto. La calidad de un producto incluye el proceso de produccin y todo
el entorno de la organizacin, as como el propio producto. Una empresa
que desea ser certificado de gestin de calidad (ISO 9000 a 9006) slo
puede cumplir con estrictos requisitos de calidad mediante el uso de las
funciones de gestin de documentos de alto rendimiento.
La gestin de documentos en el sistema SAP cumple con todos estos
requisitos complejos. Adems de la gestin de documentos, que tambin
coordina documento de procesamiento. Puede automatizar todo el ciclo de
vida de un documento: desde la creacin de un documento a otro de
almacenamiento, desde el acceso a actualizar. Cada documento se puede
acceder de inmediato desde cualquier ordenador de la red.

Caractersticas

Gestin documental le ofrece una amplia gama de funciones para la gestin

de la documentacin del producto y garantizar el intercambio de datos sin
problemas entre las diferentes aplicaciones.
La integracin de la gestin de documentos en muchas aplicaciones de
SAP, y sus funciones para interfaces con sistemas externos, significa que
usted tiene muchas maneras diferentes de procesamiento de documentos.
Debido a esta integracin profunda, gestin de documentos es una de las
funciones centrales dentro de la Logstica.
El siguiente grfico muestra la integracin de la gestin de documentos en
el sistema SAP:

Este grfico es explicado en el texto respectivo.

La integracin profunda en el sistema SAP ofrece una amplia gama de
funciones y muchas opciones estn abiertas para usted para configurar su
sistema para satisfacer las necesidades especficas de su empresa. La
gestin de documentos se puede adaptar para satisfacer las necesidades
de los diferentes grupos de usuarios y sectores de la industria.
Mejorar el cumplimiento y la gobernanza con Content Management de SAP
para Microsoft SharePoint por OpenText
Tome la colaboracin en Microsoft SharePoint al siguiente nivel. Nuestro
software de gestin de contenidos hace que sea ms fcil para que usted
pueda controlar los crecientes volmenes de contenido de Microsoft
SharePoint y los sitios - y conectarse a sus procesos de negocio. Utilice las
herramientas de archivo y gestin de registros robustos para reducir los
costes operativos y asegurar su cumplimiento.
Mejorar la productividad de su equipo y la eficacia general
Retire los silos de informacin para eliminar el contenido duplicado y reducir
los volmenes de datos
Hacer cumplir la gobernabilidad de la informacin y las polticas de
cumplimiento legal para el contenido de Microsoft SharePoint

Reducir al mnimo los retrasos y las interrupciones causadas por falta de

documentacin o inaccesibles
Reducir el almacenamiento de documentos y los costos de descubrimiento
de informacin
Cerrar la brecha entre el contenido de Microsoft SharePoint y el software de
SAP con SAP Extended ECM
Incrementar la colaboracin y la productividad en
Microsoft SharePoint con el contenido SAP
Gestin de la aplicacin de Microsoft SharePoint
por OpenText. Ejecutar SAP en software
procesos de negocios impulsados dentro de Microsoft
SharePoint mientras se controla el crecimiento rpido
de contenidos y sitios de SharePoint Microsoft.
Utilice el archivo integral del software
y la funcionalidad de gestin de registros de
reducir los costes operativos durante su estancia plenamente
compatible con la normativa aplicable.
Objetivos
Reducir el crecimiento y los costos de contenido
y sitios
Conecte Microsoft SharePoint y su
El software de SAP desplegado
Mejorar la ejecucin del negocio dentro de Microsoft
SharePoint
Garantizar la plena gobernabilidad y el cumplimiento de
Contenido de Microsoft SharePoint
Solucin
Consolidacin de contenido de Microsoft SharePoint,
SAP datos de la transaccin, y el documento
control
Contenido Enriquecido con metadatos contextuales
para la gestin de contenidos empresariales
plantillas de sitio avanzadas, archivo del sitio y
funcionalidad eliminacin y usuarios autoservicios
para reducir la dependencia de TI
Beneficios
Mejorar la eficiencia de la colaboracin y
productividad
Retire los silos de datos y reducir el crecimiento de los datos
Ayudar a hacer cumplir la gobernabilidad y el cumplimiento
polticas dentro de Microsoft SharePoint

minimizar las interrupciones causadas por inaccesibles

documentacin
Reducir el almacenamiento de datos y los costos de descubrimiento

Disponibilidad para grandes, pequeas y medianas empresas (menos de 500

y ms de 1,000 usuarios)
Disponible para pymes
Soluciones Cloud
Basado en SharePoint Online
Precios comparativos
No es otorgado hasta que ingresas todos los datos de la empresa, ya que
no hay tarifas ya establecidas.
Compatibilidad para dispositivos mviles
Todo lo de SharePoint es compatible las funciones extra no es compatible
directamente por medio de apps en dispositivos mviles pero se puede
acceder a travs del navegador de estos. Te permite crear tus aplicaciones
especficas para la empresa
Tipo de licenciamiento
No est la informacin disponible hasta solicitar cotizacin

Microsoft DMS: Share Point

Funcionalidad
SharePoint Online proporciona las caractersticas eficaces de SharePoint sin la
sobrecarga asociada que supone administrar la infraestructura por s mismo. Las
opciones de administracin flexibles garantizan que siga teniendo el control
requerido para satisfacer las necesidades de cumplimiento de la organizacin.
Puede adquirir SharePoint en la nube como una oferta independiente o como
parte de un conjunto de aplicaciones de Office 365, donde tambin puede tener
acceso a Exchange, Skype Empresarial, los clientes de Office y aplicaciones web.
Disponibilidad entre dispositivos
Tenga acceso fcilmente a su suministro de noticias de SharePoint e interacte
con l all donde vaya, con las aplicaciones mviles de SharePoint disponibles en
diversos dispositivos.
Fcil de administrar
Puede realizar la configuracin en muy poco tiempo. La eficaz consola de
administracin permite que la organizacin administre fcilmente capacidades,
directivas y seguridad para todo el contenido y caractersticas en SharePoint. El
mantenimiento automatizado de los servidores garantiza que siempre est al da
con las caractersticas ms recientes y con un tiempo de inactividad mnimo.

Estndares y fiabilidad empresarial

Proteja sus datos mediante el hospedaje en centros de datos distribuidos
geogrficamente con las principales capacidades de recuperacin ante desastres
y un equipo de expertos que supervisan en todo momento los servidores.
Mdulos que incluyen
Compartir
OneDrive para la Empresa
Mantenga sincronizados sus documentos, tenga acceso a estos y
comprtalos all donde vaya
Sitios
Sitios
Cree una sola ubicacin para que su equipo organice contenido,
comparta ideas y administre un proyecto
Descubrir
Bsqueda de cosas
La bsqueda de SharePoint es como Bing para cualquier informacin
dentro de su empresa
Crear
Tienda de aplicaciones SharePoint
Descubra y descargue aplicaciones
Administrar
Actualizacin simplificada
Un proceso de actualizacin de varios pasos permite actualizar
servidores sin afectar a los usuarios
Disponibilidad para grandes, pequeas y medianas empresas
Es un Software disponible para pequeas, medianas y grandes empresas
Soluciones Cloud
SharePoint Online basado en Cloud as como Office 365
Precios
SharePoint Server
Estndar
Enterprise

SharePoint Online
Plan 1
Plan 2
$
89.00
$
142.00

Precios sin IVA

Compatibilidad para dispositivos mviles
Es compatible con todos los dispositivos mviles (iOS, Android, Windows Phone)
es compatible con muchos navegadores distintos (Safari, Chrome, Internet
Explorer, el explorador nativo de Android, etc.)
Tipo de licenciamiento

SharePoint Online requiere una licencia por usuario. Puede adquirir

SharePoint Online como un plan independiente o incluido como parte de los
planes de Office 365.

Para la versin local, los sitios de Intranet requieren una licencia con un
modelo Server/CAL (Licencia de acceso de cliente). Se necesita SharePoint
Server 2013 para cada instancia en ejecucin del software y las CAL para cada
persona o dispositivo que tenga acceso a SharePoint Server.

SharePoint Standard CAL: la CAL estndar ofrece las principales

capacidades de SharePoint
Sitios: una sola infraestructura para todos los sitios web empresariales
Comunidades: una plataforma de colaboracin integrada
Contenido: Administracin de Contenido Empresarial (ECM) para las masas
Bsqueda: bsqueda experta de personas, vistas previas y opciones
visuales ms probables
SharePoint Enterprise CAL: la CAL empresarial ofrece las capacidades
completas de SharePoint
Sitios: una sola infraestructura para todos los sitios web empresariales
Comunidades: una plataforma de colaboracin integrada
Contenido: Administracin de Contenido Empresarial (ECM) para las masas
Bsqueda: caractersticas de bsqueda estndar, adems de la extraccin
de entidades, bsqueda de vdeos, recomendaciones de elementos
Soluciones de negocios (incluyen Servicios de Access y Servicios de
InfoPath)
Inteligencia empresarial para todo el mundo (incluye Power View,
PerformancePoint Services, Servicios de Excel y Servicios de Visio)

M Files DMS
M files es usado por pequeas y medianas empresas. Solo hay una versin y tiene
un
M-Files DMS ofrece las siguientes caractersticas:

Co-autora
Filtros y funciones de clasificacin
Compatibilidad con Active Directory de Windows
M-Files abierta API
Registro y seguimiento de auditora
Salida y check-in caractersticas
"Texto completo" y bsqueda de metadatos
Nombramiento versin automtica y numeracin
gestin de versiones
Industria cumplimiento regulacin
la automatizacin del flujo de trabajo
Los permisos de acceso
Acceso mvil a distancia
Digitalizacin de archivos y captura
CRM , Contabilidad e integraciones de ERP
enlaces compartibles
Notificaciones de Correo Electrnico
Hipervnculos M -Files y acceso directo
La integracin con Windows aplicaciones
Notificaciones de Correo Electrnico

Soluciones cloud
Documentos y gestin de contenido empresarial basado en la nube ofrece
flexibilidad SaaS asociado con la concesin de licencias y la escalabilidad (como
la capacidad de ampliar fcilmente el almacenamiento, o para agregar o disminuir
licencias de usuario como sea necesario) - y sin inversin de capital y los recursos
incrementales para apoyarlo. Adems, las soluciones basadas en la nube ofrecen
acceso remoto inherente a los documentos de la empresa, y la facturacin
mensual flexible. Desarrollado por la plataforma en la nube Microsoft Azure, MFiles Nube de Vault ofrece redundancia adicional y copia de seguridad automtica
de otro fabricante que ofrece una mayor proteccin contra la prdida de datos o
robo.
Compatibilidad mvil
Las aplicaciones mviles de M-Files soportan iOS , Android y Windows Phone.
Licenciamiento
Los usuarios con nombre pueden iniciar sesin en el sistema en cualquier
momento. Adems, otros usuarios pueden acceder siempre que no se exceda el
nmero de licencias de usuario simultneas comprados para estos usuarios.

Una licencia de usuario concurrente est reservado cuando un usuario se conecta

a una bveda de documentos en el equipo M-Files servidor (por ejemplo, los
navegadores a la carpeta del almacn de documentos en su unidad M-Files). La
licencia se libera cuando el usuario cierra la sesin seleccionando el comando
Cerrar sesin en el men M-Files. Si el usuario cierra la sesin de Windows o se
apaga la computadora, cierre de sesin se produce automticamente.
Ofrecemos tambin leemos de slo licencias y conector externo de licencia para la
publicacin en Internet.
Los administradores pueden controlar usuarios registrados en de M-Files
administracin y con fuerza la sesin los usuarios que han olvidado de cerrar la
sesin, por ejemplo.
En general, lo mejor es comprar licencias de usuario con nombre para todos los
usuarios que necesitan M-Files todos los das. Adems de esto, usted debe
comprar una o ms licencias de usuarios concurrentes para que habilite a los
usuarios ocasionales de usar M-Files tambin. Usted puede agregar ms adelante
fcilmente licencias de usuario con nombre o ms licencias de usuarios
simultneos al sistema.

DMS eFile Cabinet

Funcionalidad
Escritorio v5.0 le premite capturar sus archivos y datos en cualquiera de las
siguientes maneras

Document scanner eFile scanner utility

Drag and drop
Store option
Print to eFileCabinet 5 printer
eFilecabinet 5 integration with Microsoft Office
eFileCabinet 5 integration with QuickBooks
Nuestros productos de gestin de documentos electrnicos, incluyendo
nuestra lnea y versiones de escritorio, ayudan a las empresas a reducir su
dependencia del papel y les permiten gestionar todos los archivos y
documentos por va electrnica. Nuestro software de gestin documental
rica en caractersticas ayuda a nuestros clientes a maximizar su
productividad en la oficina. eFileCabinet es el DMS de eleccin para,
oficinas sin papel rentables, racionalizado.
eFileCabinet ofrece dos productos DMS diferentes, as como consultora y
formacin a medida. Nuestros precios competitivos est diseado para
adaptarse a la mayora de los presupuestos.

Ayudamos a nuestros clientes a establecer sistemas de gestin de

documentos que son totalmente compatibles con todas las normas de
FINRA, HIPAA, SEC y NASD. Nuestros clientes suelen ser empresas que
tienen interaccin con los clientes frecuentes, requieren altos niveles de la
documentacin, y tienen oficinas en las que el cumplimiento y la regulacin
exigen el mantenimiento de registros a fondo. Nuestro sistema de
presentacin electrnica funciona bien con los contadores, asesores
financieros, los departamentos de recursos humanos, oficinas de seguros,
de salud y consultorios mdicos, empresas de fabricacin (con altas
concentraciones de mantenimiento de registros), oficinas dentales y
mdicos, escuelas y colegios, oficinas de bienes races, bancos
comunitarios y cooperativas de crdito, concesionarios de automviles,
empresas de transporte, y las pequeas oficinas de la ciudad de gobierno.
eFileCabinet se centra en ayudar a las empresas a ser ms rentable. Con
ms de 11.000 clientes, ms de 155.000 usuarios, y ms de 14 aos en el
negocio, nuestro sistema de gestin electrnica de documentos ayudar a
tener xito.

Mdulos que incluyen

Ahorrar recursos mediante el almacenamiento de documentos y archivos
digitalmente
Reducir los archivos de papel y archivadores fsicos, experimentar el ahorro de
tiempo, cuando los datos se comparten de un programa CS Suite Profesional a
otra, y consolarse con las opciones avanzadas de seguridad que protegen sus
datos.
Administrar archivos escaneados sin esfuerzo
Escanear y organizar los documentos en carpetas para que estn listos cuando
los necesite y al instante navegar entre ubicaciones y archivos de datos mediante
la seleccin de una lista desplegable para acceder al archivo deseado.
Seguir el contenido de los cajones de archivos seleccionados
Contenidos de pista y ver las estadsticas para determinar el tamao de sus
lugares de datos o cuntos documentos se encuentran presentes en una carpeta.
Automticamente copias de todos los archivos de datos creados por el software de
cliente de CS Suite Profesional para mayor seguridad
Anotar Documentacin a incluir notas
Aadir anotaciones a documentos mediante la adicin de texto, destacando, sellos
o clips de audio y archivos de incrustar, como documentos Word u hojas de
clculo Excel, para la edicin rpida despus.

Disponibilidad
Tamao de negocios: Negocio-Pequea Mediana, Gran Empresa
Plataforma: Online, On Premise, Mvil
Soluciones Cloud
Actuacin
$ 40per usuario / mes
250 GB de almacenamiento de datos gratuita
Cuota Implementacin: $ 500 hasta 3 usuarios ($ 100 cada usuario
adicional)
Bsqueda de texto completo
Cifrado de datos
Arrastre y suelte el almacenamiento de archivos
Plantillas de carpetas y bibliotecas perfil predefinido
El cifrado de datos en trnsito y en reposo
Soporte y actualizaciones Cliente
Utilidad del Escner
Bundle Rendimiento
Flujo de trabajo
Aplicacin mvil
La integracin de MS Office
Integracin SecureDrawer
Integracin QuickBook
Integracin firma electrnica
Profesional
$ 55per usuario / mes
500 GB de almacenamiento de datos gratuita
Cuota Implementacin: $ 750 hasta 3 usuarios ($ 150 cada usuario
adicional)
Caractersticas del Plan Rendimiento

Haz Cumplimiento de normativas

Permisos de seguridad basadas en funciones
Seguimiento de los usuarios de Auditora
De versiones de archivos Sistemtica
Acceso auditor Invitado
Sincronizacin de archivos
La integracin de Salesforce
Compartir archivos cliente SecureDrawer
Seguro de almacenamiento de archivos en lnea y compartir con los clientes
Custom marca portales cliente
Notificaciones automatizadas
En cualquier momento el acceso a los archivos
Vista previa en el navegador
Aplicaciones mviles
Nmero ilimitado de visitantes SecureDrawer
Una licencia de administracin para cada licencia de usuario eFileCabinet
25 GB de almacenamiento SecureDrawer
Empresa
Caractersticas profesionales del Plan
Empresa Bundle
El pleno acceso API para integraciones personalizadas
Integracin Enterprise Access
50 GB de almacenamiento SecureDrawer
Compatibilidad para dispositivos mviles

Android
iOS
Mobile Website

Licenciamiento

El software propietario es bajo licencia de derecho legal exclusivo del titular de los
derechos de autor con la intencin de que el licenciatario utilizar el software slo
bajo ciertas condiciones y restricciones para otros usos, como la modificacin, el
compartir, el estudio, la redistribucin o la ingeniera inversa.
Software de cdigo abierto es software con su cdigo fuente a disposicin y con
licencia con una licencia en la que el titular de los derechos de autor proporciona
el derecho a estudiar, cambiar y distribuir el software a cualquier persona y para
cualquier propsito.

IBM DMS
El DMS de IBM se divide en 4 diferentes softwares que tienen un diferente
propsito los cuales son:
Connections

Enterprise

Content

Edition

Combina

herramientas

de

colaboracin social con contenido slido y gestin de documentos.

Mdulos:
-Full content and document management: incorpora construcciones sociales, tales
como Me gusta, etiquetas y comentarios, lo que permite un rendimiento
colaboracin y empresarial contextual, escalabilidad y seguridad.
-Social collaboration capabilities: integrar estrechamente contenido social, como
wikis y blogs, con una gestin de contenidos empresariales mas tradicional (ECM)
en un entorno empresarial social.
-Content governance features: ayuda a manejar el riesgo y mejorar la seguridad
-An open standards approach: tiene capacidad para tecnologas como HTML5 y la
Web 2.0, lo que permite a las empresas a proteger las inversiones de contenido
existentes durante el uso de una experiencia de usuario moderna y familiar
independientemente de la plataforma o dispositivo.
-Desktop application support: ofrece una estrecha integracin con la oficina comn
y aplicaciones de colaboracin.

Navigator: Empodera a los usuarios con la colaboracin mvil y el contenido web,

incluyendo capacidades de vista previa del documento que permiten a los usuarios
comparar de manera eficiente e identificar los documentos y versiones.
Modulos:
-Habilitar la colaboracin mvil y contenido de la web, incluyendo ricas
capacidades de vista previa de documentos que permiten a los usuarios comparar
de manera eficiente e identificar los documentos y versiones.
-Ayuda a los usuarios buscar y actuar en el contenido ms fcilmente y con mayor
seguridad en un entorno administrado y auditable.
-Facilidad de uso que aprovecha la plataforma de experiencia ECM basado en
IBM Content Navigator

Content Navigator: Proporciona una experiencia de contenido colaborativo y mvil

para mejorar el conocimiento del negocio y el control.
Modulos:
-Deliver content on any device: con el fin de impulsar la toma de decisiones mejor
y ms rpidamente y proporcionar acceso a contenido en cualquier lugar donde se
trabaje.
-Secure collaboration: entre individuos, equipos, clientes y proveedores a travs
de espacios de equipo y el intercambio de contenidos
-Integrate Content intensive solutions: aplicaciones a travs de APIs abiertas para
promover la extensibilidad e integracin de datos
-Use with a variety of IBM products: para proporcionar una experiencia de
contenido mvil intuitiva

IBM Connections Content Manager: Proporciona una rica experiencia de trabajo

en red y la gestin de contenido social en el interior de IBM Connections
Comunities.
Modulos:
-Control content creation and access: utilizando un motor de gestin de contenido
controlado de seguridad para ayudar a acelerar la productividad y la eficiencia
empresarial.
-Discover expertise and content: el uso de anlisis sociales de apoyo a las
relaciones con clientes y socios ms profundas.
-Act on content: con tiempo real, vistas en contexto de la actividad crtica para el
negocio.
Caractersticas principales para grandes empresas

Creado para responder a la mayora de sus prioridades empresariales

fundamentales y complejas

Proporcione informacin til en el punto de impacto de forma ms rpida

con un diseo centrado en los datos

Procese big data en memoria con una memoria de hasta 16 Terabytes (TB)

Mejorar la rentabilidad de TI y prestar servicios empresariales de forma

eficiente con clouds abiertas, privadas e hbridas escalables

Minimice el riesgo con un suministro seguro y cifrado de datos y servicios

en una plataforma fiable y de amplio reconocimiento

Gestione las cambiantes exigencias empresariales con Capacity on

Demand (CoD) dinmica de cloud privada

Simplifique la gestin de las aplicaciones Linux utilizando las nuevas y

ms rpidas funciones de Power Integrated Facility for Linux (IFL).

Caractersticas para medianas empresas

Diseado con innovaciones que ponen los datos a trabajar

Proporcione informacin til en el punto de impacto de forma ms rpida

con un diseo centrado en los datos

Mejora la economa y acelera la rentabilidad para una infraestructura

escalable en horizontal

Minimiza el riesgo proporcionando datos y servicios de forma segura

Proporciona innovacin abierta mediante la transformacin del modo en

que la TI se desarrolla y realiza

IBM Cloud Computing est diseado para la empresa

Veinticuatro de las 25 empresas principales de la lista Fortune 500 utilizan IBM

Cloud Computing. Por qu? Con el cloud de IBM podr extraer ms valor de su
negocio y de la tecnologa que ya tiene. Es el cloud que se integra con los
servicios empresariales y que agiliza la innovacin.
IBM Cloud cuenta con ms de 100.000 asesores que le ayudarn a desarrollar y
ejecutar una estrategia de cloud completa a fin de impulsar no solo sus ahorros,
sino tambin sus ingresos y crecimiento.
Soluciones de cloud basadas en suscripciones, personalizadas de acuerdo con
sus requisitos especficos y ofrecidas como servicio.
Soluciones mviles hechas ms fciles por IBM
Movilidad significa poner el negocio en movimiento, gestionndolo con cualquiera,
en cualquier parte, en cualquier momento. Los lderes en movilidad empresarial de
hoy se encargan ms de integrar movilidad empresarial en la estructura de su
negocio. Nuestros servicios estn diseados para ayudar a los clientes a
establecer su estrategia mvil, a imaginar de nuevo sus interacciones con los
clientes, a integrar lamovilidad con sus puestos de trabajo tradicionales y a
manejar este entorno mvil de una manera optimizada y segura. De hecho, IBM

ha sido denominado el primer y nico lder en el Gartner Magic Quadrant Report

por sus servicios de movilidad empresarial gestionados.