Guia Sistema Integrado de Gestion

Saludo
1
1
Teniendo en cuenta que actualmente, en el Ejrcito Nacional se aplican los sistemas: modelo estndar de control interno (MECI),
sistema gestin de calidad (SGC) y sistema de desarrollo administrativo (SISTEDA), en forma paralela, para la definicin de objetivos
estratgicos, el desarrollo de los procesos, procedimientos, el control y seguimiento para asegurar su cumplimiento, actividades que se
realizan aisladamente, se emite la presente cartilla gua para facilitar la comprensin e integracin de estos sistemas en todos los
niveles de la organizacin.
Esta gua tiene como finalidad, facilitar el cumplimiento de los subsistemas, componentes y elementos del MECI, los requisitos del SGC
y las polticas del SISTEDA, en forma sencilla y unificada, mediante la ejecucin eficiente de los procesos, procedimientos y actividades
de acuerdo con las normas establecidas, por cuanto estos sistemas son complementarios y se fundamentan en el ciclo de Planear,
Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), por lo tanto, no se puede concebir el control, la calidad y el desarrollo administrativo, como sistemas
independientes, dado que su adecuado funcionamiento busca la optimizacin de los recursos, el cabal cumplimiento de la misin
asignada y la satisfaccin del cliente.
Es imperioso entender que todo sistema de gestin tiene factores claves de xito, como son las acciones y/o conductas de cada
miembro de la organizacin y que stas inciden sustancialmente en la capacidad de cada dependencia, jefatura o unidad a todo nivel,
para lograr las metas y objetivos propuestos.
El control interno y la calidad no son una carga adicional para las personas, por el contrario, son herramientas que facilitan el desarrollo
de los procesos, procedimientos y que ayudan a la acertada toma de decisiones para cumplir con los deberes, funciones y
responsabilidades, acorde con la constitucin y las normas legales vigentes.
Es as como cada uno de los miembros del Ejrcito Nacional somos parte activa e importante de los sistemas de control interno, gestin
de calidad y desarrollo administrativo, donde todos debemos participar, a travs de la ejecucin de nuestras actividades diarias con
eficacia, eficiencia, y efectividad, orientadas al cumplimiento de la misin institucional, plan estratgico, plan de accin y polticas de
comando, para fortalecer la imagen de la Fuerza, aportando de esta forma al progreso y desarrollo de la Nacin.
General SERGIO MANTILLA SANMIGUEL

Comandante del Ejrcito Nacional
Gua SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
SALUDO
Por lo anterior, se requiere que los Comandantes en los diferentes niveles del mando, fomenten el empleo y funcionamiento integral de
los sistemas de control interno, gestin de calidad y desarrollo administrativo, dado que stos son complementarios y no se deben
percibir solo como requerimientos legales y documentales, por cuanto son sistemas activos que debidamente articulados, facilitan la
construccin de una cultura de transparencia, integridad y mejoramiento continuo, que garantiza el logro de los objetivos
institucionales.
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de Contenido
Saludo
Tabla de contenido
Objetivos
Marco Normativo
Conceptualizacin
Interrelacin MECI-SGC-SISTEDA
16
Funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin en el Ejrcito
28
Casustica
57
Beneficios
61
INSPECCIN GENERAL DEL EJRCITO
Objetivos
Brindar una herramienta de sensibilizacin para la

aplicacin integral de los sistemas de gestin y
control existentes en la fuerza.
Fortalecer la comprensin del Sistema Integrado de

Gestin SIG, para facilitar su aplicacin.
Definir los elementos fundamentales del

Sistema Integrado de Gestin (MECI - SGCSISTEDA).
Conocer la interrelacin del MECI - SGC - SISTEDA.
OBJETIVOS
Contribuir a la toma de decisiones mediante el

adecuado funcionamiento del SIG
Marco Normativo
CONSTITUCIN POLTICA
MARCO NORMATIVO
Art. 209
SCI-MECI
Ley 87 de 1993
Sistema de
Control
Interno
Art. 269
Art. 78
SGC
Ley 872 de 2003
Sistema de Gestin
de la Calidad
Art. 189
SISTEDA
Ley 489 de 1998
Captulo IV
Sistema de Desarrollo
Administrativo
Decreto 1599 de 2005

adopta el Modelo
Estndar de Control
Interno - MECI

Por el cual se reglamenta
la Ley 872/2003 y se
adopta la Norma Tcnica
de Calidad en la Gestin
Pblica

Por medio del cual se
adopta la actualizacin de
la Norma Tcnica de
Calidad en la gestin
Pblica.

Por medio del cual se
adoptan las polticas de
desarrollo administrativo.
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
N
RI
S SGC NTCG
IPIO
Principios
P 1
00
0
a) Enfoque hacia
el cliente
j) Transparencia
b) Liderazgo
AUTO
GESTIN
AUTO
CONTROL
AUTO
REGULACIN
h) Relaciones
mutuamente
beneficiosas
g) Enfoque basado
en hechos y datos
para la toma de
decisiones
d) Enfoque
basado en
procesos
e) Enfoque del
sistema para la
gestin
f) Mejora continua
MARCO NORMATIVO
c) Participacin
activa de los
servidores
pblicos
i) Coordinacin,
cooperacin y
articulacin.
P I OS
CI
M
E
IN
Marco Conceptual
Definicin
de un
Sistema
Integrado
Estructura del
Modelo
Estndar de
Control
interno (MECI)
Relacin del
SIG con
el quehacer
institucional
SIG
CONCEPTUALIZACIN
Sistema Integrado
de Gestin
Interrelacin
del
MECI,SGC Y
SISTEDA
Estructura del
Sistema de
desarrollo
administrativo
(SISTEDA)
Estructura del
Sistema de
Gestin de
Calidad (SGC)
La Entidad como Sistema de Gestin
POLTICAS
PLANES,
PROGRAMAS
Y PROYECTOS
DESARROLLO
TECNOLGICO
Cumplimiento de
los objetivos de la
entidad
SISTEMA DE
GESTIN
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVOS
ESTRUCTURA
ORGNICA
ESTRATEGIAS
El enfoque sistmico, analiza a las organizaciones como sistemas sociales que

interactan entre s, cuya dinmica y constante movimiento permiten su interrelacin; su
funcionamiento se fundamenta en la realizacin y control de actividades coordinadas que
incluyen diversos elementos .
CONCEPTUALIZACIN
Satisfaccin del
Cliente y partes
interesadas
Conceptualizacin
SISTEMA
Interaccin mutua que
se establece entre los
elementos que
componen un todo y
conducen al logro de
objetivos
GESTIN
Conjunto de acciones
que permiten
interrelacionar cada uno
de los elementos, con el
fin de dirigir las
organizaciones
CONCEPTUALIZACIN
SISTEMA DE GESTIN
Conjunto de actividades que,
interrelacionadas y a travs de
acciones especficas, permiten
definir e implementar los
lineamientos generales y de
operacin de las entidades
pblicas.
Sistema Integrado de Gestin

El Sistema Integrado de Gestin
es un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas que
tiene por objetivo orientar y
fortalecer la gestin, dar direccin,
articular y alinear conjuntamente
los requisitos de los subsistemas
que lo componen (Modelo
Estndar de Control Interno,
Gestin de calidad, Gestin de
Desarrollo Administrativo, entre
otros). (Fuente: MANUAL DE CALIDAD
MECI
Modelo Estndar
de Control Interno
SIG
DEL EJRCITO).
SGC
Sistema de Gestin
de Calidad
El SIG lo conforman los sistemas

implementados en el sector
pblico, para procurar que la
Administracin Pblica sea ms
cercana al ciudadano y cumpla los
fines propuestos, con eficacia,
eficiencia y efectividad.
CONCEPTUALIZACIN
SISTEDA
Sistema de Desarrollo
Administrativo
Sistema Integrado
de Gestin
10
Definicin de los Sistemas de Gestin
MECI
Modelo o herramienta de control que permite establecer,

determinar, implementar y mantener un Sistema de Control
Interno - SCI en las entidades y agentes obligados para lograr
el cumplimiento de la funcin administrativa y objetivos
institucionales.
CONCEPTUALIZACIN
SGC
Modelo o herramienta de gestin sistemtica y transparente

que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en
trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los
servicios a cargo de las entidades y agentes obligados,
enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo en
las entidades.
SISTEDA
Conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y

mecanismos de carcter administrativo y organizacional para la
gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales,
fsicos y financieros de las entidades de la administracin
pblica, orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeo institucional.
Finalidad General de los Sistemas de Gestin
FINALIDAD INTEGRADA:
SGC
SISTEDA
Se enfoca en la
administracin y
definicin de acciones
para mejorar el
desempeo de las
entidades, en trminos
de calidad y satisfaccin
social en la prestacin
de los servicios.
Centra su propsito en la
planeacin de la gestin
estatal del orden
nacional, como un
proceso de mejoramiento
permanente y planeado
para la buena gestin y
uso de los recursos
CONCEPTUALIZACIN
MECI
Orientado al cumplimiento
de los objetivos
institucionales y
contribucin a los fines
esenciales del Estado, con
base en una estructura
para el control de la
estrategia, la gestin y la
evaluacin
11
12
Roles y Responsabilidades
Informa los inconvenientes detectados
COMIT DE COORDINACION
DE CONTROL INTERNO
Evaluador
Independiente
REPRESENTANTE
LEGAL
Establecer, Desarrollar y Mantener
CONCEPTUALIZACIN
NIVEL
DIRECTIVO
Responsabilidad
de Implementar
MECI-SGC-SISTEDA
JEFE DE CONTROL
INTERNO
Disear Mtodos y Procedimientos

para la implementacin de los sistemas
(MECI-SGC-SISTEDA)
SERVIDORES
PUBLICOS
Aplicarlos
Mide el Grado de Avance y Desarrollo del SCI
MECI
Tres (3) Subsistemas

Nueve (9) Componentes
Veintinueve (29) elementos
SGC
NTCGP 1000
Doscientos cuarenta y dos (242) requisitos normativos, divididos en:
Ocho (8) captulos
Tres primeros captulos (3) generales
Cinco (5) captulos especficos
SISTEDA
POLTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO:

1. Desarrollo del talento humano estatal
2. Gestin de la calidad
3. Democratizacin de la administracin pblica
4. Moralizacin y transparencia en la administracin pblica
5. Rediseos organizacionales
La estructura de estos sistemas, se enmarca en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar),
facilitando su implementacin integral y armonizada para fortalecer la capacidad administrativa, el
desempeo institucional y la gestin de los recursos mediante la aplicacin compatible y
complementaria de estas herramientas gerenciales.
13
CONCEPTUALIZACIN
Estructura MECI-SGC-SISTEDA
14
Interrelacin de los sistemas
CONCEPTUALIZACIN
MECI
SGC
NTCGP 1000
SISTEDA
1.1.2 Desarrollo del

talento humano
6.2 Talento humano

6.2.2 Competencia, toma de
conciencia y formacin
1. Desarrollo del talento

humano estatal.
1.2.1 Planes y programas

1.2.2 Modelo de operacin
por procesos.
4. Sistema de gestin de
la calidad
4.1 Requisitos generales
4.2 Gestin documental
2.3.2 Comunicacin
informativa
2.3.3 Medios de
comunicacin
7.2.3 Comunicacin con el

cliente
d) Mecanismos de
participacin.
3. Democratizacin de la
administracin pblica.
1.1.1 Acuerdos, compromisos

y protocolos ticos.
1.3 Admn. de riesgos
6.2.2 Competencia, toma

de conciencia y
formacin.
8.5.3 Acciones preventivas
1.2.3 Estructura
organizacional
2.1.1 Polticas de operacin
7.1 Planificacin de la
realizacin del producto
y/o prestacin del servicio.
SIG
Sistema Integrado
de Gestin
4. Moralizacin y
transparencia en la
administracin pblica.
5.
Rediseos
organizacionales
Las polticas del SISTEDA se encuentran inmersas en forma general en los diferentes
subsistemas, componentes y elementos del MECI y en el SGC.
Funcionamiento
SIG
MECI
Sistema Integrado
de Gestin
MECI
S GC
SGC
SISTEDA
El funcionamiento integrado permite optimizar

recursos y simplificar trmites, para lograr
mayor eficacia, eficiencia y efectividad.
ARTICULACIN
SISTEMAS DE GESTIN
Y CONTROL
CONCEPTUALIZACIN
SISTEDA
El funcionamiento aislado de estos sistemas,

genera desgaste de recursos, duplicidad de
actividades y dificultades en su desarrollo.
15
16
Estructura del MECI
V
A
2. SUBSISTEMA DE
CONTROL DE GESTIN
3. SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
EVALUACIN
INTERRELACIN MECI-SGC-SISTEDA
1. SUBSISTEMA DE
CONTROL
ESTRATEGICO
COMPONENTES
ELEMENTOS
1.1 AMBIENTE DE
CONTROL
1.1.1
1.1.2
1.1.3
Acuerdos, compromisos o protocolos ticos

Desarrollo del talento humano
Estilo de direccion
1.2 DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
1.2.1
1.2.2
1.2.3
Planes y programas
Modelo de operacin por procesos
Estructura organizacional
1.3 ADMINISTRACIN
DE RIESGOS
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
Contexto estratgico
Identificacin de riesgos
Anlisis de riesgos
Valoracin de riesgos
Polticas de administracin de riesgos
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
Polticas de operacin
Procedimientos
Controles
Indicadores
Manual de procedimientos
2.2 INFORMACIN
2.2.1 Informacin primaria

2.2.2 Informacin secundaria
2.2.3 Sistemas de informacin
2.3 COMUNICACIN PBLICA
2.3.1 Comunicacin organizacional

2.3.2 Comunicacin informativa
2.3.3 Medios de comunicacin
3.1 AUTOEVALUACIN
3.1.1 Autoevaluacin del control

3.1.2 Autoevaluacin de gestin
3.2 EVALUACIN
INDEPENDIENTE
3.3 PLANES DE
MEJORAMIENTO
3.2.2
Evaluacin independiente
al sistema de control interno
Auditoria interna
3.3.1
3.3.2
3.3.3
Institucional
Por procesos
Individual
3.2.1
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000
2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

2.1 Objeto
2.2 Aplicacin
3.
TRMINOS Y DEFINICIONES
4.
SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
5.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIN
5.1 Compromiso de la direccin
5.2 Enfoque al cliente
5.3 Poltica de calidad
5.4 Planificacin
5.5 Responsabilidad, autoridad y
comunicacin
5.6 Revisin por la direccin
6.
6.1
6.2
6.3
6.4
GESTIN DE LOS RECURSOS

Provisin de recursos
Talento humano
Infraestructura
Ambiente de trabajo
7.
REALIZACIN DEL PRODUCTO O

PRESTACIN DEL SERVICIO
Planificacin de la realizacin del
producto o prestacin del servicio
Procesos relacionados con el cliente
Diseo y Desarrollo
Adquisicin de Bienes y Servicios
Produccin y prestacin del servicio
Control de los equipos de seguimiento
y medicin
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
8.
8.1
8.2
8.3
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

Generalidades
Seguimiento y medicin
Control del producto y/o servicio no
conforme
8.4 Anlisis de datos
8.5 Mejora
Se presenta la interrelacin del MECI-SGC-SISTEDA, de acuerdo con la NTCGP 1000,

la cual especfica los requisitos del SGC.
1. INTRODUCCIN
1.1 Generalidades
1.2 Principios de gestin de la calidad
para la rama ejecutiva del poder
pblico y otras entidades prestadoras
de servicios.
1.3 Compatibilidad con otros sistemas de
gestin, de control, normas y polticas.
1.4 Aclaraciones relativas a la primera
actualizacin de la Norma Tcnica de
Calidad en la Gestin Pblica.
17
Ciclo PHVA
MECI-SGC- SISTEDA
1.1A
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Realizar seguimiento
y medicin de planes,
programas, proyectos,
procesos,
procedimientos,
productos y/o
servicios.
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Establecer polticas,
objetivos, procesos,
productos, controles,
autoridades,
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1.3 Ad riesgos
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Tomar Acciones con
base en los
resultados de la
verificacin para
lograr la mejora
continua.
AN
18
SISTEDA
MECI-SUBSISTEMAS
MECI- COMPONENTES
SGC - NTCGP 1000 - CAPTULOS
H
Ejecutar los planes,
programas, proyectos,
procesos,
procedimientos,
productos y/o servicios,
de acuerdo con lo
planeado.
Interrelacin SGC-MECI
SGC
MECI
COMPONENTES
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
Requisitos Generales
Gestin documental
Generalidades
Manual de calidad
Control de documentos
Control de registros
ELEMENTOS
1.2 Direccionamiento Estratgico

1.2.2 Modelo de operacin por
procesos
1.2.3 Estructura organizacional
1.3 Administracin de riesgos
1.3.4 Valoracin de riesgos
2.2 Informacin
2.2.1 Informacin primaria.

2.1 Actividades de control
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.2 Informacin
2.2.1 Informacin primaria.

Procedimientos
Controles
Indicadores
NTCGP 1000
REQUISITOS
19
20
SGC
MECI
NTCGP 1000
REQUISITOS
COMPONENTES
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1
5.2
5.3
Compromiso de la direccin
Enfoque al cliente
Poltica de la calidad
5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de calidad
5.4.2 Planificacin del Sistema de
Gestin de la Calidad
ELEMENTOS
1.1 Ambiente de control
1.1.3 Estilo de direccin
1.2 Direccionamiento estratgico
2.3 Comunicacin pblica

procesos
1.1.1 Acuerdos, compromisos y

protocolos ticos.

procesos
SGC
MECI
5.5
COMPONENTES
ELEMENTOS
Responsabilidad, autoridad
y comunicacin.
5.5.1 Responsabilidad y autoridad.
5.5.2 Representante de la direccin
1.1.3 Estilo de direccin
1.2.3
5.5.3 Comunicacin interna
1.3 Administracin del riesgo
5.6 Revisin por la direccin

5.6.2 Informacin para la revisin.
3.1 Autoevaluacin
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
Contexto estratgico
Identificacin de riesgos
Anlisis de riesgos
Valoracin de riesgos
Polticas de administracin de
riesgos
3.1.1
3.1.2
Autoevaluacin del control

Autoevaluacin de la gestin
3.2.1
3.2.2
Evaluacin independiente al
Sistema de Control Interno
Auditora Interna
3.3.1
3.3.2
3.3.3
Institucional
Por procesos
Individual
3.2 Evaluacin independiente
5.6.3 Resultados de la revisin.
3.3 Planes de mejoramiento
Estructura organizacional
NTCGP 1000
REQUISITOS
21
22
SGC
MECI
NTCGP 1000
REQUISITOS
COMPONENTES
ELEMENTOS
6. GESTIN DE LOS RECURSOS
6.2 Talento humano

6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia, toma de
conciencia y formacin.
1.1.2 Desarrollo del talento humano
6.3
Infraestructura
2.2 Informacin
6.4
Ambiente
6.1
Provisin de los recursos
de trabajo
SGC
MECI
COMPONENTES
ELEMENTOS
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O

PRESTACIN DEL SERVICIO
7.1
Planificacin de la realizacin
del producto y/o prestacin
del servicio

1.2.2 Modelo de operacin por procesos
7.2
Procesos relacionados con el

cliente.
7.2.1 Determinacin
de
los
requisitos relacionados con
el producto y/o servicio.
2.2 Informacin
7.2.2 Revisin de los requisitos

relacionados con el
producto y/o servicio.
2.2 Informacin

7.2.3 Comunicacin con el cliente
NTCGP 1000
REQUISITOS
23
24
SGC
MECI
NTCGP 1000
REQUISITOS
7.3 Diseo y desarrollo

7.3.1 Planificacin del diseo y
desarrollo
7.3.2 Elementos de entrada para el
diseo y desarrollo.
7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo
7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo.
7.3.5 Verificacin del diseo y
desarrollo.
7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo.
7.3.7 Control de los cambios del diseo
y desarrollo.
7.4
Adquisicin
de
bienes
y
servicios
7.4.1 Proceso de adquisicin de bienes
y servicios.
7.4.2 Informacin de la adquisicin de
bienes y servicios.
7.4.3 Verificacin de los productos y/o
servicios contratados.
COMPONENTES
ELEMENTOS

procesos
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
Procedimientos
Controles
Indicadores
2.1.3 Controles
SGC
MECI
7.5
7.5.1
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
7.6
Produccin y prestacin del

servicio.
Control de la produccin y
prestacin del servicio.
Validacin de los procesos de
produccin y de la prestacin
del servicio.
Identificacin y trazabilidad.
Propiedad del cliente
Preservacin del producto.
Control de los equipos de

seguimiento y medicin.
COMPONENTES
ELEMENTOS
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
3.1 Autoevaluacin

2.1.3 Controles
Procedimientos
Controles
Indicadores
NTCGP 1000
REQUISITOS
25
26
SGC
MECI
NTCGP 1000
REQUISITOS
COMPONENTES
ELEMENTOS
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
8.2
Seguimiento y medicin
8.2.1
Satisfaccin del cliente
2.2 Informacin
8.2.2
Auditora interna
3.2 Evaluacin independiente
3.2.2 Auditora interna
2.1.4 Indicadores

3.1 Autoevaluacin

3.1 Autoevaluacin
8.2.3
8.2.4
Seguimiento y medicin de
los procesos.
Seguimiento y medicin del

producto y/o servicio.
SGC
MECI
COMPONENTES
ELEMENTOS
8.3
Control del producto y/o

servicio no conforme.
2.1.3 Controles
8.4
Anlisis de datos
2.2 Informacin
8.5
Mejora
3.3.1 Institucional
3.3.2 Por procesos
3.3.3 Individual
2.1.3 Controles
3.3.1 Institucional
3.3.2 Por procesos
3.3.3 Individual
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Accin correctiva

8.5.3 Accin preventiva
NTCGP 1000
REQUISITOS
27
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL EJRCITO
28
El Planear SIG
En el MECI, el subsistema de control

estratgico con sus componentes y elementos, en
especial el componente de direccionamiento
estratgico, define la ruta que la entidad debe seguir
para el logro de los objetivos institucionales.
PLANEAR
Proyectar y establecer
los objetivos y
procesos necesarios
para conseguir
resultados de acuerdo
con los requisitos del
cliente y las polticas
de la entidad.
Se establecen los objetivos estratgicos

Se fijan las condiciones en que se
desarrollarn los procesos, bajo
parmetros de eficacia, eficiencia y
efectividad.
En el SGC, se realiza la planeacin a travs
de:
Identificacin de las necesidades del
usuario
Establecimiento de directrices de calidad
Configuracin de la poltica de calidad
Definicin de objetivos de calidad
Definicin de indicadores y planes de
accin
Se presentan algunos productos relacionados con el PLANEAR
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO
SGC
MECI
PRODUCTO
NTCGP 1000
Principios
1.1 AMBIENTE DE CONTROL
1.2
j) Principio de
transparencia
6.2 Talento humano
1.1.1
Acuerdos,
compromisos o
protocolos ticos
Declaraciones explcitas en
relacin con las conductas de
los
servidores
pblicos,
acordadas
en
forma
participativa
para
la
consecucin de los propsitos
de la Institucin, manteniendo
la coherencia de la gestin con
los principios Constitucionales.
6.2.2 Competencia,
toma de conciencia y
formacin
Valores
?
Respeto por los Derechos
Humanos y
acatamiento del DIH
?
Respeto por la Constitucin y
la Ley
?
Honor Militar
?
Disciplina
?
tica en todas las
actuaciones
?
Compromiso
?
Respeto
?
Honestidad
?
Lealtad
?
Valor
?
Prudencia
?
Constancia
?
Solidaridad
Declogo de la disciplina
1. Ser un lder para mi Institucin, mi familia y la sociedad.
2. Obedecer y acatar leyes y normas que nos rigen.
3. Actuar correctamente haciendo respetar los derechos del
ciudadano.
4. Cumplir las rdenes de mis superiores siempre que sean
legtimas.
5. Cumplir en forma puntual mis obligaciones y mis deberes.
6. Portar correctamente y con orgullo las insignias militares.
7. Tratar correctamente a la poblacin y el enemigo rendido,
a mis superiores y subalternos.
8. Ser ejemplo de conducta en el cumplimiento del deber.
9. Obrar con tica militar, principios y valores que nos rigen.
10. Ser siempre un soldado defensor y sostn de la
democracia.
29
El Planear SIG
El Planear SIG
SGC
MECI
PRODUCTO
NTCGP 1000
6.2
Talento humano
?
Planeacin de recursos Humanos
?
Seleccin de personal
30
?
Induccin (Directiva de induccin)
?
Capacitacin (Directiva de capacitacin)
Folios de Vida. Evaluacin del desempeo, de acuerdo
?
con la Reglamentacin Institucional para la evaluacin
del personal militar y civil
1.1.2
Desarrollo del
talento humano
Compromiso de la Institucin con
el desarrollo de las competencias,
habilidades, aptitudes e idoneidad
del personal. Procesos y prcticas
de Talento Humano en forma
articulada a los dems procesos de
gestin, de tal forma que exista
coherencia entre el desempeo
del personal y las estrategias de la
Institucin.
?
Polticas, procesos y procedimientos para la administracin
de personal, establecidos en reglamentos, directivas y
circulares .
?
Manual especfico de funciones y de competencias
laborales para asignacin de cargos con base en los
perfiles y requisitos establecidos.
6.2.2 Competencia, toma

de conciencia y
formacin
?
Programas debidamente aprobados para el personal militar,
en las escuelas de formacin y capacitacin.
?
Directrices plande moral y bienestar
SGC
MECI
PRODUCTO
NTCGP 1000
?
Organizacin piramidal y jerarquizada
5.1
Compromiso de la
direccin
?
Programas radiales del Comandante del Ejrcito
con los Comandantes de Unidad Operativa Mayor y
as en todos los niveles del mando, para impartir
normas, rdenes e instrucciones.
1.1.3
Estilo de direccin
Constituye la forma adoptada por el

nivel directivo para guiar u orientar
las acciones de la Institucin,
generando autoridad, confianza,
demostrando
capacidad,
conocimiento, compromiso con el
CONTROL y el cumplimiento de la
misin, visin, planes y programas,
buen
trato
y
utilizacin
transparente y eficiente de los
recursos.
?
Reuniones peridicas de Comandantes, con un
cubrimiento total de la Organizacin, para
retroalimentar el cumplimiento de los planes de
accin y tomar decisiones en forma oportuna.
?
Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor, para
coordinar, planear , impartir instrucciones y tomar
decisiones.
5.5.1 Responsabilidad y
autoridad
?
Formaciones con el personal presididas por la alta
Direccin.
(Comandantes
y
Segundos
Comandantes).
?
Subcomit Central, Regional y Local de Control
Interno.
31
El Planear SIG
El Planear SIG
SGC
MECI
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
32
1.2.1
Planes y
Programas
Elemento de Control, que

permite
modelar
la
proyeccin de la Entidad
Pblica a corto, mediano
y largo plazo e impulsar y
guiar sus actividades
hacia las metas y los
resultados previstos .
PRODUCTO
NTCGP 1000
5.2
Enfoque al cliente
5.3
Poltica de calidad
5.4
Planificacin
5.4.1 Objetivos de calidad
5.4.2 Planificacin
del
sistema de gestin
de la calidad
6.1
Provisin de recursos
6.4
Ambiente de trabajo
7.1
Planificacin de la
realizacin del
producto y/o
prestacin del
servicio.
7.4
Adquisicin de bienes
y servicios
A NIVEL INSTITUCIONAL
Poltica de calidad del Ejrcito
Objetivos de calidad del Ejrcito
Gua de Planeamiento Estratgico
Plan de Campaa
Plan de Moral y Bienestar.
Plan de Compras
NIVEL UNIDADES OPERATIVAS MAYORES,

MENORES, TCTICAS Y EQUIVALENTES
Plan de accin anual

Plan de moral y bienestar
Plan de licenciamientos
Plan pastoral
Plan de incorporaciones
Plan de bsqueda
de
informacin (Inteligencia)
Plan de evacuacin
Plan
de
reaccin y
contraataque
Plan de instruccin
y
entrenamiento
Plan de campaa (misiones
tcticas)
Plan de seguridad (cuartel)
Plan
coraza (seguridad
instalaciones).
Plan ruta (seguridad
de
personajes)
Plan
gema
(Control
localidades)
Plan candado (cierres viales)
Plan radar (pistas areas)
Plan edil (centros energticos)
Plan democracia (seguridad
electoral)
Plan administrativo anual
Plan de mantenimiento anual
Plan de compras
Plan de adquisiciones y
abastecimientos
Plan de inversin de fondo
interno
Plan de inversin partidas
especiales
Plan de siniestros y desastres
naturales.
Plan
de
actividades
ocasionales
(visitas,
ceremonias, entre otros)
MECI
SGC
PRODUCTO
NTCGP 1000
?
Mapa de macroprocesos :
Estratgicos : fijan polticas, estrategias,
objetivos y comunicacin de la organizacin
Misionales: proporcionan el resultado, son la
razn de ser de la organizacin.
1.2.2
Modelo de
operacin por
procesos
Estndar
organizacional
que
soporta la operacin de la Entidad
Pblica, armonizando con enfoque
sistmico la Misin y Visin
Institucional, orientndola hacia
una Organizacin por Procesos, los
cuales
en
su
interaccin,
interdependencia y relacin causaefecto garantizan una ejecucin
eficiente y el cumplimiento de los
objetivos de la Entidad.
De apoyo: son el soporte de los procesos,

estratgicos, misionales y de evaluacin.
De evaluacin : permiten medir, analizar la
eficacia y eficiencia y efectividad.
?
Mapa despliegue macroprocesos, muestra los
procesos que se desprenden de cada
macroproceso
?
Caracterizacin de procesos: documentos
donde se relaciona las actividades, entradas,
salidas,clientes, entre otros, de un proceso.
33
El Planear SIG
El Planear SIG
MECI
34
SGC
PRODUCTO
NTCGP 1000
5.1 Compromiso
direccin
de la
1.2.3
Estructura
organizacional
?
Tablas de organizacin y equipo - TOE
Muestran la forma como se encuentran constituidas
las Unidades y Dependencias en general que forman
parte del Ejrcito Nacional, en cuanto a su misin,
organizacin, capacidades y dotaciones .
?
Organizacin del Ejrcito:
Comando del Ejrcito
Unidades Operativas Mayores - Divisiones
Unidades Operativas Menores Brigadas
Unidades Tcticas Batallones
Unidades especiales
Escuelas de formacin y capacitacin
?
Estructura orgnica Comando del Ejrcito:
Jefaturas, direcciones, secciones.
Elemento de Control, que

configura
integral
y
articuladamente los cargos, las
funciones, las relaciones y los
niveles de responsabilidad y
autoridad en la Entidad Pblica,
permitiendo dirigir y ejecutar los
procesos y actividades de
conformidad con la Misin.
?
Estructura orgnica Unidades
5.5 Responsabilidad,
autoridad y
comunicacin
Estado Mayor
Plana Mayor
Compaas, pelotones, secciones y escuadras
?
Lneas de autoridad, niveles de responsabilidad y
conducto regular claramente definidos en todos los
niveles.
?
Planta de personal
?
Manual especfico de funciones y competencias
laborales.
SGC
MECI
1.3 ADMINISTRACIN DE RIESGOS
4.1
Requisitos generales.
g) Establecer controles
sobre los riesgos
identificados y valorados
1.3.1 Contexto estratgico

1.3.2 Identificacin de
riesgos
1.3.3 Anlisis de riesgos
1.3.4 Valoracin de riesgos
1.3.5 Polticas de
administracin de
riesgos
Elementos que permiten
evaluar aquellos eventos
negativos,
internos
y
externos,
que
pueden
afectar el logro de los
objetivos institucionales.
PRODUCTO
NTCGP 1000
5.6.2 I n f o r m a c i n p a r a
la revisin.
h) Los resultados de la
gestin realizada sobre
los riesgos identificados.
7.5.1 Control de la produccin y

de la prestacin del
servicio
g) Los riesgos de mayor
probabilidad e impacto
?
Directiva Administracin de riesgos del Ejrcito, bajo
la metodologa del Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica - DAFP
?
Mapas de riesgos donde se determinan:
Causas: factores internos y externos generadores de
riesgo.
Identificacin de riesgos : informacin relacionada
con la definicin del riesgo, descripcin y efecto
(consecuencia).
Anlisis de riesgos: probabilidad de ocurrencia e
impacto de los riesgos identificados, calificndolos y
evalundolos para establecer el nivel de riesgo (zona
de riesgo baja, moderada alta o extrema).
Valoracin de riesgos: identificacin de los controles
existentes, confrontndolos con la evaluacin del
riesgo realizada, para establecer los de mayor
impacto.
Manejo de los riesgos: con base en la valoracin de
los riesgos se establecen las opciones de manejo,
acciones preventivas, responsables , cronograma e
indicadores.
?
Poltica de administracin del riesgo: identifica las
opciones para tratar y manejar los riesgos, tomar
decisiones adecuadas y fijar lineamientos de la
administracin del riesgo.
35
El Planear SIG
36
El Hacer SIG
En el MECI, el hacer parte del subsistema de

control estratgico con sus diferentes
componentes y elementos en especial el modelo
de operacin por procesos, plantendose formas
de trabajo evolutivo.
HACER
Implementar
los
p r o c e s o s y
procedimientos
establecidos y
ejecutar los planes,
programas y
proyectos definidos.
En esta etapa, se materializan y se controlan los

p r o c e s o s , g e n e r a n d o n u e v o
conocimiento, a travs de los componentes:
actividades de control, informacin y
comunicacin.
El hacer en el SGC, se refleja en la
medida en
que se cumplan los requisitos
de calidad establecidos en la NTCGP
1000 y se controle adecuadamente la
operacin de la entidad durante la
realizacin del producto y/o prestacin del
servicio.
Se presentan algunos productos relacionados con el HACER

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
SGC
MECI
4.2.2 Manual de calidad
PRODUCTO
NTCGP 1000
?
Gua de planeamiento que emite el Comandante
del Ejrcito, donde se incluyen entre otras, polticas
de:
Personal
Inteligencia
2.1.1
Polticas de
operacin
Operaciones
Instruccin y entrenamiento
5.3
Poltica de calidad
Logstica
Accin Integral
Guas de accin para la

implementacin de las estrategias
de ejecucin de la Entidad
Pblica; define los lmites y
parmetros necesarios para
ejecutar
los
procesos
y
actividades en cumplimiento de
la funcin, los planes, los
programas, proyectos y polticas
de administracin del riesgo
previamente definidos por la
Entidad.
Derechos Humanos y DIH

Control Interno y Sistema de Gestin de calidad.
7.2.2 R e v i s i n d e l o s
requisitos relacionados
con el producto y/o
servicio
?
Sumario de rdenes permanentes SOP
?
Poltica de Calidad
?
Poltica de administracin de riesgos
?
Poltica de comunicacin
?
Manual de calidad del Ejrcito
?
Polticas de Comando en las Unidades
37
El Hacer SIG
El Hacer SIG
SGC
MECI
38
PRODUCTO
NTCGP 1000
4.
Gestin de calidad
?
Procedimientos documentados con base en los
procesos
?
Reglamentos, Manuales Operacionales
Administrativos del Ejrcito.
?
Directivas de cada rea como:
2.1.2
Procedimientos
Conjunto
de
especificaciones,
relaciones y ordenamiento de las
tareas requeridas para cumplir con
las actividades de un proceso,
controlando las acciones que
requiere la operacin de la Entidad
Pblica. Establecen los mtodos
para realizar las tareas, la
asignacin de responsabilidad y la
autoridad en la ejecucin de las
actividades.
4.2.1 Generalidades
c) Los procedimientos
documentados
4.2.2 Manual de la calidad.

b) Los procedimientos
documentados
establecidos para el
SGC...
Personal
Inteligencia
Operaciones
Administracin y Logstica
Accin Integral
Directivas Tcnicas: armamento, transportes,
intendencia, entre otras.
Derechos Humanos
Ingenieros
?
Procedimientos obligatorios NTCGP 1000:
Control de documentos
Control de registros
Producto y/o servicio no conforme
Auditora interna
Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
SGC
MECI
4.1
Requisitos generales
g) Establecer controles
sobre los riesgos
identificados y valorados...

4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
2.1.3
Controles
Conjunto de acciones o
mecanismos definidos para
prevenir o reducir el impacto
de los eventos que ponen en
riesgo la adecuada ejecucin
de los procesos, requeridos
para el logro de los objetivos
de la Entidad Pblica.
PRODUCTO
NTCGP 1000
7.3
Diseo y desarrollo
7.4.3 V e r i f i c a c i n d e l o s
productos y/o servicios
adquiridos
7.5
Produccin y
prestacin del servicio
7.6
Control de los equipos

de seguimiento y
medicin
8.3
Control del producto y/o

servicio no conforme
Actividades tendientes a verificar, revisar, proteger, vigilar,

supervisar, inspeccionar y confrontar. Ejemplos:
Orden del da
Actas de entrega y recibo por rotacin del personal.
Actas de revisin de la nmina
Informe de novedades de personal INPER
Planillas de pasajes y viticos
Diario de informaciones.
Registro cooperantes
Misiones de trabajo
Informe de situacin de tropas
Diario de operaciones
Horarios y cronogramas de instruccin
Libros control de vehculos, combustible, repuestos, oficial de
inspeccin, oficial de servicio, minuta comandante de guardia,
entre otros.
Control cargos unidades fundamentales
rdenes de suministro
Legalizacin prstamos de municin
Actas de reintegro de repuestos
Tablas de abordo
Folio de vida vehculos
Arqueos de caja menor y de tesorera
Conciliaciones bancarias
Verificaciones contables selectivas : depreciacin activos
fijos, clasificacin contable y presupuestal, acreedores
varios, cuenta responsabilidades
Pruebas selectivas almacenes .
8.5.2 Accin correctiva

39
El Hacer SIG
El Hacer SIG
SGC
MECI
40
PRODUCTO
NTCGP 1000
8.2.3 Seguimiento
y
medicin de los procesos
Indicadores estratgicos en el BSC

Tableros de control
Indicadores para la medicin del plan de
accin
2.1.4
Indicadores
Indicadores, seguimiento a las acciones para

el manejo de riesgos
Indicadores
Conjunto
de
variables
cuantitativas y/o cualitativas
sujetas a la medicin, que
permiten observar la situacin
y las tendencias de cambio
generadas en la Entidad, en
relacin con el logro de los
objetivos y metas previstas.
de desempeo de los procesos
Informes de gestin y resultados
8.4
Anlisis de datos
Resultados de evaluaciones internas y externas
MECI
SGC
PRODUCTO
NTCGP 1000
4.2.1 Generalidades
c) Los procedimientos
documentados
?
Procedimientos
2.1.5
Manual de
procedimientos
?
Directivas
?
Reglamentos
?
Manuales
Elemento
de
Control, de
autorregulacin interna que
contiene y regula la forma de
llevar a cabo los procedimientos
de
la
Entidad
Pblica,
convirtindose en una gua de uso
individual y colectivo propiciando
la realizacin del trabajo bajo un
lenguaje comn a todos los
servidores pblicos.
4.2.2 Manual de la calidad

b) Los procedimientos
documentados
establecidos para el SGC
41
El Hacer SIG
El Hacer SIG
SGC
MECI
2.2.1
Informacin
primaria
Conjunto de datos de fuentes

externas provenientes de las
instancias con las cuales la
organizacin
est
en
permanente contacto, as como
de las variables que no estn en
relacin directa con la Entidad,
pero que afectan su desempeo .
PRODUCTO
NTCGP 1000
4.1
2.2 INFORMACIN
42
Requisitos generales
d) Asegurarse de
la
disponibilidad
de
recursos e informacin
necesarios para apoyar
la
operacin
y el
seguimiento
de
los
procesos
7.2.1 Determinacin de los

requisitos relacionados
con el producto y/o
servicios
?
Necesidades y requerimientos del cliente externo
?
Peticiones, quejas y reclamos de la ciudadana,
tutelas y derechos de peticin
?
Requerimientos de la Contralora General de la
Repblica, Procuradura General de la Nacin,
Fiscala General de la Nacin, Contadura General
de la Nacin.
?
Informacin del Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico
?
Requerimientos de Transparencia por Colombia
?
Informacin requerida por la Direccin de
Aduanas e Impuestos Nacionales DIAN.

cliente
8.2.1 Satisfaccin
cliente
del
?
Informes solicitados por el
Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica.
MECI
SGC
PRODUCTO
NTCGP 1000
Ejemplos
?
Registros ejecucin presupuestal
2.2 INFORMACIN
?
Estados financieros
?
Inventarios, boletines, reportes
?
Nmina
2.2.2
Informacin
secundaria
?
Informe de novedades de personal INPER
?
Informe de situacin de tropas INSITOP
?
Informe resultados operacionales
Datos que se originan y/o procesan

al interior de la Entidad Pblica.
Toma como base la informacin
primaria y la relacionada con los
hechos financieros, econmicos y
sociales, provenientes del ejercicio de
su funcin. Se obtienen de los
diferentes sistemas de informacin
que soportan lagestin de la Entidad.
?
Informe de operaciones de inteligencia
?
Datos red de cooperantes
?
Informes jornadas de apoyo al desarrollo
8.4 Anlisis de datos
?
Informes de gestin y resultados con base en el
plande accin
?
Informacin estadstica de las diferentes reas
43
El Hacer SIG
El Hacer SIG
MECI
2.2 INFORMACIN
44
2.2.3
Sistemas de
informacin
Conjunto de recursos humanos
y tecnolgicos utilizados para
la generacin de informacin,
orientada a soportar de manera
ms eficiente la gestin de
operaciones en la Entidad
Pblica.
SGC
PRODUCTO
NTCGP 1000
4.1 Requisitos generales.

d) Asegurarse de la
disponibilidad
de
recursos e informacin
necesarios para apoyar
la operacin
y el
seguimiento
de
los
procesos
?
Sistema Integrado de Informacin Financiera
SIIF
?
Sistema SAP- SILOG (Sistema de informacin
Logstica
?
Sistema de informacin de administracin de
talento Humano SIATH .
?
Bases de Datos
?
Sistema de informacin Centro de operaciones
Ejrcito SICOE
6.3 Infraestructura
b) Herramientas, equipos
y
sistemas
de
informacin (hardware
software) para la gestin
de los procesos
?
Archivo Operacional
?
Sistema de informacin jurdica - SIJUR
?
Tablero de Mando BSC
MECI
SGC
PRODUCTO
NTCGP 1000
5.1 Compromiso de la
direccin
a) La comunicacin a los
servidores pblicos
2.3.1
Comunicacin
organizacional
?
Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor
?
Programas radiales
?
Formaciones
?
Academias de difusin polticas de comando y
ordenes permanentes a nivel Central y de las
Unidades.
?
Reunin de Comandantes
?
Informacin de inters institucional incluida en la
INTRANET.
Orientar
la difusin de
polticas y la informacin
generada al interior de la
Entidad para una clara
identificacin de
objetivos,
estrategias, planes,programas,
proyectos y la gestin de
operaciones, hacia los cuales se
enfoca el accionar de la Entidad.
5.5.3 Comunicacin
interna
?
Comunicacin interna a travs del Correo, dirigida
a todos los usuarios o en forma individual de
acuerdo con el rea interesada.
?
Informes de gestin peridicos, donde se
relacionan
los
resultados operacionales
y administrativos.
45
El Hacer SIG
El Hacer SIG
SGC
MECI
46
PRODUCTO
NTCGP 1000

cliente
?
Publicacin en pgina web:
2.3.2
Comunicacin
informativa
7.4
Adquisicin de bienes
y servicios
Informacin institucional
Informes y noticias
Trmites y servicios
Atencin al ciudadano
?
Reuniones con comunidades y gremios
Elemento que garantiza la

difusin de informacin de la
Entidad Pblica sobre su
funcionamiento, gestin y
resultados en forma amplia y
transparente
hacia
los
diferentes grupos de inters y
externos .
?
Publicacin procesos de contratacin .
?
Rendicin de cuentas
?
Cumplimiento de metas de gobierno.
8.2.3 Seguimiento
y
MECI
SGC
PRODUCTO
NTCGP 1000
MEDIOS DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

?
Correo electrnico - OUTLOOK
?
INTRANET
7.2.3 Comunicacin con

el cliente
?
Mensajera electrnica
?
Cancillera
?
Academias
?
Boletines
?
Radiogramas
2.3.3
Medios de
comunicacin
?
Carteleras
MEDIOS DE COMUNICACIN INFORMATIVA

?
Pgina web
Conjunto de procedimientos,
mtodos,
recursos
e
instrumentos utilizados por la
Entidad
Pblica,
para
garantizar la divulgacin,
circulacin amplia y focalizada
de la informacin y de su
sentido, hacia los diferentes
grupos de inters.
8.2.3 Seguimiento
y
?
Emisoras
?
Programas de televisin : Insignia, En Contacto.
?
Agencia de noticias.
?
Revista de Ejrcito
?
Peridico de Ejrcito
?
Portal nico de contratacin
47
El Hacer SIG
48
El Verificar SIG
VERIFICAR
Realizar el seguimiento y la
medicin de los
procesos y los productos
y/o servicios respecto a
las polticas, los objetivos
y los requisitos
establecidos para el
producto y/o servicio, e
informar sobre los
resultados.
En el MECI, La verificacin se concentra en el

subsistema de control de evaluacin que tiene
como finalidad adelantar las actividades para
determinar el estado de un elemento, frente a un
parmetro previamente establecido, de tal modo
que se puedan establecer acciones que
permitan el cierre de las diferencias
presentadas.
En el SGC, se aplica el captulo 8, relacionado con
la medicin, anlisis y mejora.
El seguimiento, la medicin y la verificacin, son
las formas que permiten la evaluacin de un
sistema, estableciendo el grado de cumplimiento
y conformidad de requisitos y elementos,
convirtiendo la evaluacin en una actividad
transversal de gestin y control.
Se presentan algunos productos relacionados con el VERIFICAR

El Verificar SIG
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
SGC
MECI
PRODUCTO
NTCGP 1000
3.1 AUTOEVALUACIN
?
Aplicacin de listas de verificacin por parte del
5.6.2 Informacin para la

revisin
personal en cada rea.

?
Revisiones
internas
para
determinar
el
funcionamiento de los controles establecidos.
7.5
3.1.1
Autoevaluacin
del control
Elemento de Control que basado

en un conjunto de mecanismos de
verificacin
y
evaluacin,
determina la calidad y efectividad
de los controles internos a nivel de
los procesos y de cada rea
organizacional
responsable,
permitiendo
emprender
las
acciones de mejoramiento del
control requeridas.
Produccin
y
prestacin del servicio.
(Actas informes Comisiones administrativas, Actas

Reuniones administrativas).
?
Asuntos tratados en las reuniones de Estado Mayor
y Plana Mayor, sobre el funcionamiento de las
8.2. 3 Seguimiento y
medicin de los
procesos.
8.2.4 Seguimiento
y
medicin del producto
y/o servicio.
diferentes dependencias .
?
Responsabilidad de los Jefes de dependencia sobre
el funcionamiento y aplicacin de los procesos
y mecanismos de control establecidos.
?
Acciones de mejoramiento con
base en la
AUTOEVALUACIN realizada.
49
El Verificar SIG
SGC
MECI
PRODUCTO
NTCGP 1000
?
Informes peridicos de evaluacin de gestin y
resultados, con base en las metas propuestas en el
Plan de Accin.
3.1 AUTOEVALUACIN
50
5.6.2 Informacin para

la revisin
3.1.2
Autoevaluacin
de gestin
7.5
Elemento de Control, que basado en
un conjunto de indicadores de
gestin diseados en los Planes y
Programas y en los Procesos de la
Entidad, permite una visin clara e
integral de su comportamiento, la
obtencin de las metas y de los
resultados previstos e identificar las
desviaciones sobre las cuales se
deben tomar los correctivos que
garanticen mantener la orientacin de
la Entidad hacia el cumplimiento de
sus objetivos institucionales
Produccin y
prestacin
del servicio
?
Aplicacin de Indicadores definidos en los planes de
accin, para medir los resultados alcanzados de
acuerdo con las metas planteadas. (Deben ser
conducentes, razonables, entendibles).
?
Entrega Acta de informe de gestin, de los asuntos y
recursos asignados, por separacin del cargo o al
finalizar la administracin, a quienes lo sustituyan
legalmente en sus funciones. (Ley 951/05 y Resolucin
No.5674/2005 de la Contralora General de la
Repblica).
?
Medicin del desempeo de los procesos con base en
los indicadores diseados para evaluar el
cumplimiento de los objetivos establecidos en cada
proceso.
8.2.3 Seguimiento y
medicin de los
procesos
?
Seguimiento y evaluacin a los mapas de riesgos, en
cada una de las reas y determinar la efectividad de las
acciones de manejo, definidas por los responsables
de cada proceso.
?
Informes de actividades por dependencia, como
soporte de la gestin adelantada en un lapso
de tiempo determinado.
.
3.2 EVALUACIN INDEPENDIENTE
MECI
SGC
3.2.1
Evaluacin
independiente al
sistema de
control interno
Elemento de Control, cuyo objetivo
es verificar la existencia, nivel de
desarrollo y el grado de efectividad
del Control Interno en el
cumplimiento de los objetivos
institucionales.
3.2.2
Auditora interna
Elemento de Control, que permite
realizar un examen sistemtico,
objetivo e independiente de los
procesos, actividades, operaciones y
resultados de una Entidad Pblica.
PRODUCTO
NTCGP 1000
Internamente:
?
Inspecciones en los
niveles realizadas por:
diferentes
Inspeccin General del Ejrcito

Divisiones y Brigadas
?
Informes con los resultados de las inspecciones
realizadas
8.2.2 Auditora interna
Externamente:
?
Auditorias realizadas por
General de la Repblica.
la
Contralora
?
Auditoras internas de calidad
?
Auditora de certificacin, seguimiento y
renovacin, por parte de una entidad
certificadora.
?
Informes de los resultados de las auditoras
51
El Verificar SIG
52
El Actuar SIG
El ACTUAR corresponde al Subsistema de control

de evaluacin del MECI, concretamente al
componente de planes de mejoramiento y en el SGC a
las acciones preventivas, correctivas y de mejora,
contenidas en la NTCGP 1000.
ACTUAR
Tomar acciones para
mejorar continuamente
el desempeo de los
procesos y asegurar el
cumplimiento de los
planes, programas y
proyectos.
Las acciones para corregir desviaciones encontradas

en el desarrollo de los subsistemas de control
estratgico y control de gestin, estn enfocadas al
mejoramiento continuo y al cumplimiento de los
objetivos institucionales a travs de la toma de
acciones correctivas, preventivas y de mejora.
El ACTUAR tiene como finalidad la mejora en la
satisfaccin de las necesidades y expectativas de los
usuarios, as como la optimizacin en el
funcionamiento institucional.
El mejoramiento continuo se centra en elevar los
niveles de eficacia, eficiencia y efectividad y genera
una cultura de autocontrol, que permita a los
servidores pblicos planear las correcciones y
mejorar en los procesos a su cargo, de acuerdo con
las diferencias encontradas entre lo planeado y
ejecutado.
Se presentan algunos productos relacionados con el ACTUAR

SGC
MECI
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
3.3.1
Institucional
Plan de mejoramiento consolidado, con base en

?
los planes suscritos por las dependencias y
unidades auditadas por la Contralora General de
la Repblica.
Integra las acciones de mejoramiento que

debe aplicar la entidad para fortalecer
integralmente su desempeo, cumplir con su
funcin, misin y objetivos, teniendo en
cuenta los compromisos adquiridos con los
organismos de control fiscal, control poltico y
los diferentes grupos de inters.
3.3.2
Por procesos
Acciones de mejoramiento que a nivel de
los procesos y reas responsables, deben
adelantarse para fortalecer su desempeo
y funcionamiento, en procura de las metas
y
resultados
que
garantizan
el
cumplimiento
de
los
objetivos
Institucionales.
3.3.3
Individual
Acciones y compromisos del servidor
pblico para superar las brechas
presentadas entre su desempeo real y el
esperado, de acuerdo con el cargo,
funciones y evaluacin del desempeo.
PRODUCTO
NTCGP 1000
8.5
8.5.1
8.5.2
8.53
Mejora
Mejora continua
Accin correctiva
Accin preventiva
?
Planes de mejoramiento elaborados por
las unidades inspeccionadas, con base en
los informes de revista generados por las
instancias evaluadoras.
?
Acciones correctivas, preventivas y de
mejora formuladas con fundamento en los
informes de auditoras de calidad .
?
Acciones adoptadas por el servidor pblico,
para mejorar el desempeo y cumplir con los
objetivos individuales, como:
Capacitacin de acuerdo con el cargo
Actualizacin permanente
Mejorar la actitud y compromiso
53
El Actuar SIG
DOCUMENTOS DE
Y DE
APLICACIN
GEMERAL
FUNCIONAMIENTO
DELCONOCIMIENTO
SISTEMA INTEGRADO
GESTIN EN EL
EJRCITO
54
Ejemplo de integracin del SIG
MECI
1.1.2 Desarrollo del talento
humano
ACTIVIDAD:
Elaboracin de
Orden
Administrativa
de Personal
(OAP)
Para la elaboracin
de este documento,
se aplican algunos
e l e m e n t o s ,
requisitos y polticas
de los sistemas que
forman parte del SIG.
SIG
SISTEDA
Poltica:
1. Desarrollo del talento
humano estatal
Sistema Integrado
de Gestin
SGC
6.2 Talento humano
MECI
1.3
2.1
2.3.1
Administracin de
Riesgos
Actividades de
control:
Comunicacin
organizacional
ACTIVIDAD
Planeacin
de una operacin
en una Unidad
En el desarrollo de esta
actividad se debe
cumplir lo establecido
en los manuales y
re g l a m e n to s
correspondientes, por
parte del personal que
participa en el
proceso.
SIG
SISTEDA
Polticas:
2. Gestin de la
calidad
4. Moralizacin y
transparencia
Sistema Integrado
de Gestin
4.2
7.1
7.2
7.3
7.5.1
SGC
Gestin documental
Planificacin de la
Procesos relacionados
con el cliente
Diseo y desarrollo
C o n t r o l d e l a
Produccin y de la
55
FUNCIONAMIENTO
CASUSTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL EJRCITO
Ejemplo integracin
CASUSTICA
56
Informacin que se debe conocer, comprender y aplicar

Estructura
Organizacional del
Ejrcito
Misin
Visin Ejrcito
Objetivos de Calidad
Poltica de Calidad
Documentos de conocimiento y
aplicacin general
en todos los niveles de la
organizacin.
Mapa de
Macroprocesos
Mapa de despliegue
de procesos
Procedimientos
obligatorios
del Sistema de
Gestin de Calidad
Manual de Calidad
Insuficiente material tcnico
57
MECI
1.3 Administracin del
Riesgo
CONSECUENCIAS
SITUACIN:
El material tcnico
asignado a las
diferentes secciones
S-2 y S-7, es
insuficiente para el
cumplimiento de la
misin.
SGC
6.1 Provisin de recursos
6.3 Infraestructura
7.5 Produccin y prestacin
del servicio
1.
SIG
2.
3.
SISTEDA
Afecta el desarrollo
de las actividades
por falta de
recursos.
No hay oportunidad
en la informacin
que apoya el
desarrollo de las
operaciones.
Incide en la
efectividad de los
resultados
esperados.
Esta situacin afecta diferentes elementos, requisitos y polticas de los sistemas que conforman el SIG, lo que
permite realizar un anlisis integral que facilita la comprensin del SIG y su aplicacin en las actividades y
hechos que se presentan en la institucin.
CASUSTICA
Poltica 2:
Gestin de la calidad
58
Deterioro de sacos y muros de conexin
MECI
Riesgo
2.1.2 Controles
2.3.1 Comunicacin
organizacional
SITUACIN:
Los sacos terreros y los
muros de conexin se
encuentran deteriorados
por el paso del tiempo, lo
que impide una adecuada
proteccin al personal de
soldados en caso de una
reaccin.
CONSECUENCIAS
SGC
6.3 Infraestructura
7.5.1 Control de la produccin
y prestacin del servicio
SISTEDA
SIG
1. Se pone en riesgo
la integridad de los
soldados, por falta
de proteccin en
caso de un ataque
del enemigo.
2. Vulnerabilidad de
reas claves para
la seguridad de la
Unidad, por falta
de mantenimiento.
CASUSTICA
Poltica 2:
Gestin de la calidad
En este caso la seguridad de las instalaciones de una Unidad se ve comprometida por la falta de
planeacin, identificacin y manejo de riesgos, as como el control para determinar necesidades, que
permita realizar un mantenimiento oportuno.
Conflagracin almacn
59
MECI
1.3 administracin del riesgo
CONSECUENCIAS
SITUACIN:
Se present una
conflagracin en un
almacn de intendencia,
con prdidas de
material, documentacin
y afectacin de las
instalaciones
SGC
4.1.g Establecer controles

sobre los riesgos
identificados y
valorados
4.2.4 Control de registros
SIG
1. Insuficiente
dotacin y
suministro de
elementos para las
tropas.
2. Perdida de
recursos.
3. Investigaciones
para establecer
responsabilidades.
SISTEDA
En este caso la seguridad de las instalaciones de una Unidad se ve comprometida por la falta de prevencin
y control, respecto al cumplimiento de las normas de seguridad.
CASUSTICA
Poltica 1:
Desarrollo del talento
humano estatal
60
Incumplimiento contrato
MECI

riesgo
2.3.1 Comunicacin
organizacional
3.1 Autoevaluacin
SITUACIN:
Incumplimiento en la entrega
de elementos pactados en el
contrato sin justificacin; no
existen informes de
supervisin comunicando el
hecho presentado, ni se
evidencia la toma de
acciones por parte de los
responsables.
SGC
4.1.g Establecer controles sobre

los riesgos identificados
y valorados
7.4 Adquisicin de bienes y
servicios
8.2.3 Seguimiento y medicin
de los procesos
8.5.2 Acciones correctivas
SIG
CONSECUENCIAS
1. Afecta el suministro
de bienes, de
acuerdo con las
necesidades.
2. Prdida de recursos.
3. Investigaciones.
SISTEDA
CASUSTICA
Poltica :
4. Moralizacin y
transparencia
En este caso se presentan deficiencias en el control y seguimiento por parte de los responsables, que impidieron que
se tomaran las acciones oportunas, as mismo, se evidencia el incumplimiento de las funciones y responsabilidades
del supervisor del contrato.
Beneficios SIG
EL EXTERNO
A NIV
Permite que los clientes / usuarios y

partes interesadas perciban que la
entidad cumple con su funcin social
EL INTERNO
A NIV
Optimiza y racionaliza los recursos.
Fortalece la cultura organizacional
orientada a la mejora continua.
Mejora la satisfaccin del cliente /

usuario (alta percepcin de calidad
por parte del cliente hacia la entidad)
Facilita la comunicacin interna y

externa.
Fortalecimiento de la imagen y
credibilidad institucional
Mejora la atencin al cliente y partes

interesadas.
Fortalecimiento de la coordinacin,
cooperacin y articulacin con otras
entidades
Incrementa la productividad y
competencia de los servidores.
Reconocimiento regional, nacional e

internacional.
Armoniza el manejo de
documentacin.
la
Fortalece el enfoque por procesos
BENEFICIOS
61
62
Osbtculos SIG
63
Quiero cambiar el mundo,

pero el mundo es
inmenso
Empezar por mi pas, pero
es tan
grande
Hablando de
Calidad
tu decides
hasta donde
quieres
llegar.
Entonces intentar con mi

Entidad, pero no puedo
llegarle a todos
Ya s: empezar por mi
mismo.
Weisel
64
Documentos de Referencia
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA DAFP:
Manual de implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano

MECI 1000:2005. Segunda versin Diciembre de 2008.
Gua de administracin del riesgo. Cuarta edicin Diciembre de 2009
Armonizacin Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, Sistema de Gestin de la

Calidad NTCGP 1000:2004, Entidades Pblicas. 2007
Norma Tcnica de Calidad en la gestin Pblica NTCGP 1000:2009
Norma internacional ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad - Requisitos.

Guia Sistema Integrado de Gestion

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Saludo

General SERGIO MANTILLA SANMIGUEL

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INSPECCIN GENERAL DEL EJRCITO

Brindar una herramienta de sensibilizacin para la

Fortalecer la comprensin del Sistema Integrado de

Definir los elementos fundamentales del

Conocer la interrelacin del MECI - SGC - SISTEDA.

Contribuir a la toma de decisiones mediante el

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Decreto 1599 de 2005

Decreto 4110 de 2004

Decreto 4485 de 2009

Decreto 3622 de 2005

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Tres (3) Subsistemas

POLTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO:

Interrelacin de los sistemas

1.1.2 Desarrollo del

6.2 Talento humano

1. Desarrollo del talento

1.2.1 Planes y programas

7.2.3 Comunicacin con el

1.1.1 Acuerdos, compromisos

6.2.2 Competencia, toma

El funcionamiento integrado permite optimizar

El funcionamiento aislado de estos sistemas,

Estructura del MECI

INSPECCIN GENERAL DEL EJRCITO

Acuerdos, compromisos o protocolos ticos

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

2.2.1 Informacin primaria

2.3 COMUNICACIN PBLICA

2.3.1 Comunicacin organizacional

3.1.1 Autoevaluacin del control

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000

2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

GESTIN DE LOS RECURSOS

REALIZACIN DEL PRODUCTO O

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

Se presenta la interrelacin del MECI-SGC-SISTEDA, de acuerdo con la NTCGP 1000,

INSPECCIN GENERAL DEL EJRCITO

4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

1.2 Direccionamiento Estratgico

1.2.1 Planes y programas

1.3 Administracin de riesgos