MANUAL DO CLIENTE CONTABILIDADE EXPRESS

Rio de Janeiro - 2014

APRESENTAO
O presente manual tem como fim bsico auxiliar o empresrio e seus
colaboradores diretos em assuntos de natureza contbil e correlata,
propiciando desta maneira uma melhor interao entre cliente e escritrio
contbil, onde ambos sero grandemente beneficiados, pois o cliente
assegurar ao contador informaes precisas que proporcionaro a
construo de demonstraes exatas, que por sua vez geram economia para
a empresa que evita multas e outros prejuzos previstos em legislao
nacional e internacional.
Por este motivo salientamos a importncia de se estar familiarizado
com o presente manual que pretende auxiliar no dia a dia da gesto
empresarial. Antes de ser exaustivo, ele elaborado em linguagem simples e
de fcil compreenso. Evitamos termos tcnicos que poderiam gerar
interpretaes equivocadas, e quando no foi possvel evitar tais termos,
fizemos esforo de transcrever em linguagem clara e atual.
Ainda neste respeito enfocamos o objetivo central do presente manual
facilitar a comunicao entre cliente e escritrio, onde mostramos os meios
mais rpidos de comunicao, e os procedimentos padro adotados por nosso
Escritrio com objeto de garantir ao cliente a certeza de um bom servio.
E ainda temos:
Conceituar a importncia da correta emisso de Notas Fiscais, uma vez
que tais servem de parmetro para a escriturao fiscal e contbil.
Orientar ao cliente sobre o envio regular de documentos de natureza
contbil para o escritrio, com o objetivo de atualizao da escrita.
Como controlar as informaes de Pessoal.
Boa Leitura!

NOSSA EMPRESA
Desde 1987 a Contabilidade Express buscando insessantemente atender com
eficincia a seus clientes, vem se dedicando exaustivamente na busca de
solues que agregam valor e proporcionam maior tranqilidade tanto aos
clientes, bem como a seus funcionrios e acionistas. Com este manual, o
empresrio ter em mente todas as facetas ligadas a burocracia em vigor e
evitar assim custos desnecessrios.
PROFISSIONAIS E MEIOS DE COMUNICAO
Abaixo apresentamos relao de nossos profissionais, e outros meios de
comunicao, especializaes e assuntos tratados em cada departamento.
Vicente Tosta Pedagogo, Professor e Contabilista Responsvel pela
gesto administrativa da Contabilidade Express e scio fundador. Especialista
na rea educacional, departamento pessoal e direito administrativo.
Alair Maquinez Advogado, Contabilista e Secretrio Escolar Responsvel
pelo Assessoramento Tcnico aos Departamentos e Clientes da Contabilidade
Express e scio fundador. Especialista nas reas contbil, fiscal e jurdica.
O cliente pode se comunicar com nosso escritrio atravs dos seguintes
meios:
Telefone:
Dispomos de trs linhas telefnicas para atendimento do cliente a 2416-0656 /
3502-8147 e 2415-3637.
FAX:
Fica a disposio do cliente um nmero (2416-0709) que recebe fax de 8:00h.
s 17:00h. De segunda a sexta.
E-mail:
Possumos e-mails especficos para cada departamento do escritrio. No
entanto
em
um
simples
clique
em
nosso
site
(www.contabilidadeexpress.com.br) no respectivo cone fale conosco, voc
poder enviar e-mails diretamente ao Escritrio, que se incumbir de direcionlo a pessoa ou departamento competente. No entanto possvel direcionar sua
mensagem ao departamento desejado ou ainda a determinado funcionrio, e
por este motivo listamos todos os e-mails do escritrio, conforme abaixo
indicados:
Chat:

Todos podem utilizar a ferramenta CHAT disponiblizada em nosso site

onde ser direcionado a um operador ativo. bem simples e rpido.
Escritrio Virtual:
Atravs do escritrio virtual o cliente abre chamados, faz consultas, tem acesso
a circulares e instrues, bem como tem acesso a todos os documentos
produzidos para sua empresa, tendo total controle de suas obrigaes.
Pessoalmente:
O cliente pode agendar um horrio para atendimento personalizado junto ao
escritrio, com os especialistas. No entanto caso no seja possvel agendar
com os especialistas, poder ser atendido por um departamento especfico,
sem necessidade de agendamento.
COMPETNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO
Identificamos a seguir os assuntos tratados e servios executados em cada
departamento, para facilitar-lhe o contato:
Depto Pessoal:
Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e apurao de encargos
trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como DCTF, RAIS, Informe de
Rendimentos e demais assuntos previdencirios e trabalhistas.
Depto Fiscal:
Notas Fiscais (Entrada/Sada/Servios), apurao de impostos (federais,
estaduais e municipais), registro e apurao de livros e demais obrigaes
mensais e anuais do ICMS, IPI e ISS e demais tributos.
Departamento Contbil:
Balancetes, balanos, documentos contbeis, livros Dirio/Razo/Correo
Monetria/Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica e demais
assuntos contbeis.
Legalizaes:
Alteraes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas, certides
negativas e fichas cadastrais.
Recepo/Expedio:
Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de fax em geral, alm da
retirada e entrega de documentos aos clientes.
Assessoria/Consultoria:

Orientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista e jurdica, atendimento a

cliente em geral.
Dvidas sobre preenchimento de notas, clculo de guias em atraso, informao
sobre vencimento de impostos e contribuies, dvidas sobre folha de
pagamento, e informaes de toda rotina operacional vinculada aos servios
contratados com nossa empresa.
DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS NOSSA ORGANIZAO
CONTBIL
Com a finalidade de orientar V.Sas., elaboramos alguns procedimentos
dirigidos aos documentos fiscais e contbeis, a fim de que possamos atendlos com maior rapidez e cumprir os prazos legais.
DEPARTAMENTO FISCAL:
As notas fiscais de compras de mercadorias, matrias primas, ativo
imobilizado, e as de vendas e prestao de servios, devem ser ordenadas e
enviadas ou sero retiradas no incio de cada ms, para registro e/ou
classificao e posterior contabilizao.

Todos devem cuidar de armanezar corretamente os arquivos

XML de notas fiscais de compras e vendas. A multa pode
chegar a mais de 5.000,00 por nota. Alm disso cada item
gera multa que pode chegar a R$ 90,00 por erro ou omisso.
Ns recomendamos a adoo de um sistema que copie,
armazene e verifique a idoneidade do arquivo XML. As
empresas que possuem ECF tambm tem a obrigao de
enviar o arquivo MFD regularmente ao Contador e ao Fisco.
Mantenha-se
atualizado.
Participe
dos
treinamentos
oferecidos pela Contabilidade Express e leia sempre nossos
Informativos e Circulares.
Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos devero ser
enviados por xerox, na qual seja legvel a autenticao bancria, ou deve ser
anotada a data de pagamento.
Esses documentos devem ser remetidos de forma eletrnica.
Ns disponiblizamos o sistema DB-Cash. Nele o cliente tem um
gerenciador de documentos e financeiro que se comunica com
o nosso sistema, proporcionando mais firmeza no trato dos
registros contbeis.
DEPARTAMENTO PESSOAL:

Rescises contratuais, recibos de frias , comprovantes e folhas de

pagamento, planilhas de comisses e variveis de salrios, documentos para
registro de empregados, etc., devem ser encaminhados sempre em tempo
hbil para que se possa proceder ao processamento das rotinas, conforme
prazos mencionados no item 4 deste.
DEPARTAMENTO CONTBIL:
Para que se possa efetuar os registros contbeis de uma empresa segundo as
normas exigidas pela legislao em vigor, alguns documentos se fazem
imprescindveis, tais como:
Extrato bancrio da empresa: mensal, juntamente com os respectivos avisos
de dbito e crdito (extra-caixa, so avisos de lanamento que servem para
orientar o funcionrio da classificao a fim de enquadrar corretamente cada
despesa em sua correta conta do Razo), depsitos, cpias de cheques,
contratos de financiamentos, leasing, cobrana simples e duplicatas
descontadas, com extrato;
Extratos Bancrios: verificar a seqncia da movimentao da conta; na falta
de algum extrato solicitar imediatamente o perodo faltante, ou solicitar um
extrato mensal (pelo computador). O extrato deve ser remetido em formato
eletrnico, dentre os quais OFC, OFX, TXT;
Depsito Bancrio: anexar cpia do comprovante da origem. Por exemplo,
recebimento de duplicata, anexar cpia desta;
Avisos de Cobrana: anexar cpias das duplicatas;
Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias,
aplicaes, dbitos, crditos, etc.;
Contratos de seguros, emprstimos, financiamentos, etc., enviar uma cpia do
contrato e do pagamento das parcelas;
Comprovantes de Despesas: luz, gua, telefone, fax, aluguel, consrcios,
contratos de aluguel, gastos com veculos de uso da empresa, notas de
combustveis, lubrificantes, consertos, despesas com alimentao de
funcionrios, caso possua o PAT, despesas com planos de sade de
funcionrios (Ex. Unimed, DIX, APPAI, entre outros), recibos de pagamentos a
autnomos, demais documentos que representam transaes em nome da
empresa;
Despesas com conduo e correio: usar o vale despesas para cada item;
Despesas com refeies, gasolina, lcool, material de limpeza, brindes,
conservao, manuteno, e outras pequenas despesas somente podero ser
contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal consumidor ou nota
fiscal de servios;

Os recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cpia da mesma ao depsito

ou anotar a data do recebimento no verso;
Despesas Relacionadas Folha de Pagamento e Contracheques: quanto
folha de pagamento, dever se ter o cuidado de pagar os salrios at no
mximo o 5 dia til do ms seguinte, devendo os funcionrios datar e assinar
os recibos, conforme orientao fornecida pelo escritrio.
OBSERVAES:
Ticket de mquinas registradoras (supermercados) notas de pedidos, notas de
controle interno, despesas particulares (scios) no devem ser enviadas, pois
no possuem valor contbil.
O escritrio tem a responsabilidade de gerar relatrios legais que visualizem a
real situao de cada empresa. Para este fim dependemos de cada cliente em
especial.
Cada empresrio deve enviar de forma regular e continuada, comprovantes de
despesas, extratos bancrios, recibos de vale transporte, guias legais pagas,
recibos de aluguel, gastos com telefonia, veculos e outros comprovantes de
receitas e despesas para que a sua escrita seja regular, evitando assim
relatrios inexatos e sujeitos a pesadas multas.
Alguns de nossos clientes tem adotado o seguinte procedimento: Reservam
uma pasta especfica denominada Pasta do CONTADOR e ali guardam os
documentos a serem enviados para o escritrio. No momento em que o boi do
escritrio passa em sua empresa, ele(a) entrega a pasta ao boi. Tal
procedimento tem-se mostrado extremamente eficaz. Sugerimos assim que
todos adotem esse mecanismo simples para o envio de documentos
Manuteno da conta corrente da empresa:
Devero ser depositados somente os valores originrios de vendas vista e/ou
recebimentos de duplicatas. Os cheques devero ser emitidos somente para
pagamentos com documentos hbeis e comprobatrios da empresa, nunca
devero ser utilizados cheques da empresa para pagamento de despesas de
scios e ou funcionrios;
Controle de contas a receber:
Este controle de mxima importncia, pois se relaciona diretamente com o
fluxo de caixa, possibilitando uma programao antecipada quanto aos valores
a receber e aos prazos destes recebimentos. Se eu sei quanto tenho para
receber, saberei quanto posso pagar. imprescindvel que ao se enviar notas
fiscais de compras parceladas, sejam entregues os comprovantes de
pagamento onde conste o n da nota fiscal de compra.
A empresa dever manter um Livro Registro de Duplicatas, onde as mesmas
devero ser registradas e controladas, ou manter um sistema de contas a

receber informatizado que permita a emisso de um relatrio analtico por

cliente. Este relatrio dever ser enviado ao escritrio que providenciar a sua
escrita.
Controle de contas a pagar:
Igualmente, trata-se de um controle muito importante. Muitas vezes, pagam-se
impostos excessivos, simplesmente por no haver um controle efetivo sobre
essas contas. Atravs delas, pode-se prever as necessidades e
disponibilidades de caixa para saldar compromissos.

NOTA: Esses documentos ACIMA mencionados devem

ser remetidos de forma eletrnica. Ns disponiblizamos
o sistema DB-Cash. Nele o cliente tem um gerenciador
de documentos e financeiro que se comunica com o
nosso sistema, proporcionando mais firmeza no trato
dos registros contbeis.
DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser
guardados em pastas prprias, disposio da fiscalizao ou para utilizao
no cumprimento de obrigaes acessrias, so os seguintes:
PRINCIPAIS
Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social;
Alteraes Contratuais e Atas de Assemblias Gerais;
DUCAD Declarao Cadastral Secretaria da Fazenda;
Carto do CNPJ;
Carto de Inscrio na Prefeitura;
Matrcula no INSS;
ACESSRIOS
Ficha de Cadastro Nacional de Empresas Junta Comercial;
Ficha de Inscrio no CNPJ;
Fichas de Alterao no CNPJ;
Fichas de Alterao do DUCAD;
Ficha de Inscrio na Prefeitura Municipal;

Guias de Alterao na Prefeitura;

Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos;
Termo de Opo pelo SIMPLES;
Alvars de Funcionamento;
DE AFIXAO OBRIGATRIA
LEGISLAO FEDERAL - TRIBUTRIA:
PLACA INDICATIVA DA OPO PELO SIMPLES
Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do simples federal
LEGISLAO FEDERAL - SADE PBLICA:
PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS PARA
MENORES
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comerciam cigarros
LEGISLAO FEDERAL - TRABALHISTA
DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS MENORES
Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores.
ESCALA DE REVEZAMENTO
Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias
destinados ao repouso.
AVISO DE REEMBOLSO CRECHE
Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.
QUADRO DE HORRIO
Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas
empresas, que no adotarem registros manuais, mecnicos ou eletrnicos
individualizados de controle de horrio.
SEGURANA DO TRABALHO
Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de
materiais; materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de
uso; construo civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de
equipamentos e caldeiras.

LEGISLAO FEDERAL - DEFESA DO CONSUMIDOR

CONDIES DE VENDA PRAZO (preo vista; taxa de juros ao ms,
quando prefixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado,
quando ps-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que no
poder exceder a 2%.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de
servios.
LEGISLAO ESTADUAL - TRIBUTRIA
CARTAZ SONEGAR CRIME
Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota-fiscal.
LEGISLAO ESTADUAL - DEFESA DO CONSUMIDOR
CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL,
PROCON e IPEM)
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de
servios.
LEGISLAO ESTADUAL - FISCALIZAO SANITRIA
CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros
alimentcios, abertos presena do pblico, fiscalizados pela Secretaria de
Estado da Sade, diretamente ou por rgo delegado.
OBSERVAES:
1 - Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento
devem ter seus preos obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma
visvel ao consumidor.
2 - Consulte a Contabilidade Express sobre outras especificaes dos
mencionados cartazes e documentos que devem ser afixados.
3 - Consulte a Contabilidade Express sobre os cartazes e outros documentos
de afixao obrigatria no mbito da legislao municipal.
RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL
Toda empresa possu em geral funcionrios que em via de regra so o maior
patrimnio de cada empresa.
Pensando assim nosso escritrio desenvolveu um departamento de pessoal
altamente desembaraado e atento as mudanas na legislao a fim de

assegurar a nossos clientes a correta manuteno das obrigaes trabalhistas

e previdencirias.
Nosso escritrio elaborou um conjunto de regras que visa a prestao de um
servio com excelncia de qualidade, dentre as quais destacamos: Prazo para
admisso de funcionrios, prazo para informao de variveis e outras
informaes pertinentes.
Admisso de Funcionrios
A legislao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao registro
do funcionrio. Deve-se evitar, sempre que possvel, a contratao ou
demisso no perodo em que a folha de pagamento esteja sendo processada,
ou seja, aps o dia 20 de cada ms.
Antes
de
admitir
um
funcionrio,
baixe
em
nosso
site (www.contabilidadeexpress.com.br) um modelo da ficha de admisso,
onde se encontra instrues acerca da documentao, prazo e procedimentos
para a admisso de seus funcionrios. O registro deve ser feito antes do incio
das atividades do empregado, remetendo-nos: os documentos abaixo listados,
bem como, data de admisso, salrio, horas a serem trabalhadas por dia).
No efetuamos admisses sem a entrega da ficha e documentao anexa.
importante destacar que a ficha deve ser preenchida via Escritrio Virtual e a
documentao enviada posteriormente em um prazo no superior a 5 dias da
remessa eletrnica da ficha.
Nota: Caso o empregado no esteja registrado, a empresa corre srios riscos
quando da ocorrncia de acidentes de trabalho graves, pois o empregador
compromete-se com a indenizao, alm de acarretar diversos problemas
judiciais e atuaes pelo Ministrio do Trabalho.
Documentos Para a Admisso
CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdncia Social (original)
Ficha de Admisso
Atestado do Exame Mdico Admissional
1 Foto 3X4
Cpia da Cdula de Identidade (RG)
Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF)
Cpia do Ttulo de Eleitor
Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH)- para os motoristas

Cpia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista

Cpia da Certido de Casamento
Cpia das Certides de Nascimento dos filhos e dependentes
Cpia do Carto da Criana dos filhos menores de 14 anos e
Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade.
Na Ficha de Admisso devero constar no mnimo os principais dados do
funcionrio, tais como: Nome, Endereo, Estado Civil, Funo, Salrio (por
ms, hora ou tarefa) e horrio de trabalho.
As cpias de documentos fornecidas devero ser devolvidas ao empregado,
aps sua utilizao, no prazo mximo de 5 (cinco) dias, tendo em vista ser
crime a reteno de documentos, ainda que sob a forma de cpia (Lei
5553/68). A nica exceo quanto cpia do Carto da Criana, que dever
permanecer anexa Ficha de Salrio Famlia, para eventual prova junto
fiscalizao. A CTPS deve ser devolvida em, no mximo, 48 horas.
Contrato de Experincia
Quando da contratao, o procedimento indicado o de que o contrato de
experincia seja firmado por escrito. A sua falta torna o contrato por prazo
indeterminado, com o nus da necessidade de concesso do aviso-prvio para
dispensa do empregado e da multa de 40% do FGTS, se houver interesse na
extino do contrato de trabalho.
O contrato de experincia pode ser prorrogado uma nica vez. O prazo mximo
considerado como experimental de noventa dias. O mais comum que se
contrate por quarenta e cinco dias, renovando-se o perodo de experincia por
outro, de mais quarenta e cinco dias.
Alerte-se que se no houver interesse na continuidade do funcionrio, o
contrato de experincia no pode superar a data limite, sob pena de passar a
ser considerado um contrato por prazo indeterminado, surgindo novamente a
necessidade da concesso de aviso-prvio e do pagamento da multa de 40%
do FGTS para a resciso contratual.
Resciso do Contrato de Trabalho
No que diz respeito a rescises, pedimos aos clientes que sempre leiam
nossos informativos que trazem informaes especficas acerca dos prazos e
forma de rescises assegurando ao empresrio que no ir sofrer prejuzos
com multas por atraso e ou datas inadequadas para resciso. As rescises
podem ser solicitadas no escritrio virtual.
Nota: A baixa do empregado tem prazo para pagamento. Portanto, as
empresas devero comunicar imediatamente ao Escritrio, atravs de

Solicitao de Resciso para que sejam tomadas as devidas providncias.

Ressaltamos quanto a obrigatoriedade do exame mdico demissional em caso
de dispensa.
a) Se a empresa indeniza o aviso prvio, ela ter 10 dias para pagar a resciso
e a multa de 50% FGTS;
b) Se o empregado demite-se e indeniza o aviso prvio, o prazo tambm de
10 dias;
c) Se a empresa dispensa o funcionrio, e ele trabalha os 30 dias, a resciso
ter que ser paga no dia posterior data da mesma;
d) Se o empregado demite-se e trabalha os 30 dias, o prazo tambm de um
dia.
Aviso Prvio
O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso do
contrato de trabalho e tem a durao de 30 dias.
Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo
empregador, o horrio normal do empregado ser reduzido de duas horas
dirias, podendo a reduo ser convertida em ausncias de sete dias corridos.
Se a resciso for promovida pelo empregado e o mesmo no conceder o aviso
prvio ao empregador, este poder descontar os salrios correspondentes ao
prazo respectivo.
O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o trmino do
aviso prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a
ser o dcimo dia, contado a partir da data da dispensa. Nos casos de
empregados com mais de 1 ano de servio na empresa haver necessidade de
homologao no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no
Ministrio do Trabalho.
Documentos Necessrios
Empregados com menos de 1 ano:
Termo de Resciso de Contrato;
CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
Aviso Prvio;
CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego;
Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador);

Atestado Mdico Demissional.

Empregados com mais de 1 ano:
Termo de Resciso de Contrato;
Cheque administrativo nominal ao ex-funcionrio no valor das verbas
rescisrias; ou dinheiro, no caso de analfabeto; ou depsito bancrio.
CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
Comprovante de Aviso Prvio;
CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego;
Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador).
Atestado Mdico Demissional;
06 ltimas guias do FGTS GFIP;
GRFP paga.
GRs das contribuies sindical, assistencial e confederativa do empregado
referentes ao exerccio;
Carta de Preposto.
Cuidados Especiais na Dispensa
Convm lembrar que nos casos em que a resciso de contrato se opere nos
trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma
indenizao adicional correspondente ao valor de um ms do salrio do
empregado.
Da mesma forma, necessrio sempre consultar a Conveno Coletiva
aplicvel, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais
como situaes especiais de estabilidade (funcionrio em fase de alistamento,
com determinada idade e/ou tempo de servio, gestantes, etc.).
Frias
As frias tero que ser concedida para os funcionrios at o 11 ms
subseqente ao do perodo aquisitivo. Caso ultrapasse esse perodo, as frias
tero que ser pagas dobradas. O escritrio avisa sobre frias vencidas e a
vencer a todos os clientes.
Elas sero concedidas com 30 dias, podendo ser convertido 10 dias em abono,
desde que solicitado pelo funcionrio, para emisso dos recibos. As empresas

devero comunicar com 30 dias de antecedncia, solicitado atravs da planilha

de frias, juntamente com a carteira de trabalho.
Frias Normais e Coletivas
A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de
frias, sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de 1988 assegura o
pagamento de 1/3 a mais do que o salrio normal, a ttulo de frias. Alm disso,
o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas frias em abono pecunirio.
Concesso
A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o
empregador. Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o empregado faz
jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro.
Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de
50 anos de idade, as frias podero ser concedidas em 2 perodos, um dos
quais no poder ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com
menos de dezoito anos, ter direito a frias coincidentes com as frias
escolares.
Frias Coletivas
Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um setor ou
a um estabelecimento especfico da empresa. Neste caso, dever ser feita
comunicao com no mnimo 15 dias de antecedncia ao Ministrio do
Trabalho e aos sindicatos que representem os empregados, alm da afixao
de avisos nos locais de trabalho.
Comunicao e Anotao
As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com
antecedncia mnima de trinta dias. A concesso das frias deve ser anotada
na CTPS do empregado, antes que este entre em gozo das mesmas.
Perda do Direito
No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo aquisitivo
permanecer em licena remunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado
pela Previdncia Social por mais de 6 meses, ainda que descontnuos.
No pode ser procedido desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo, haver
reduo do perodo de gozo, sempre que o funcionrio tiver mais de 5 faltas
injustificadas durante o perodo aquisitivo.
Pagamento
O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do
respectivo perodo.

INSS (Empresa)
Os recolhimentos devero ser efetuados at o dia 2 do ms subsequente, ou
na impossibilidade deste, no primeiro dia til imediatamente posterior. Aps
esta data, haver acrscimo de multa, juros e competncias anteriores 1995,
acrescido tambm de correo monetria.
INSS Sobre nota fiscal:
Ocorre a reteno do INSS na prestao de servio da pessoa jurdica para
pessoa jurdica. A reteno ocorre independente do servio prestado e da
empresa prestadora for optante do SIMPLES ou sem fim lucrativo.
Contribuio sindical:
a) Empregado: descontado um dia de salrio por ano no ms de maro, com
recolhimento no dia 30 de abril ou no primeiro ms de registro em carteira.
b) Empresa: pagamento em janeiro, conforme o valor do capital social.
Imposto de renda na fonte:
Calculado sobre a folha de salrios, pr-labore, recibo de pagamento de
autnomos (RPA), nota fiscal de pessoa jurdica, recibo de aluguel, conforme
tabela fornecida pela Receita Federal, com vencimento no terceiro dia til da
semana subseqente ao fato gerador.
FGTS:
A partir da competncia 11/93, a Caixa Econmica Federal no aceita mais os
depsitos do FGTS em formulrios contnuos. O escritrio enviar as guias
para os clientes, para o pagamento at dia 07 do ms subseqente ao da folha
de pagamento. Caso no seja dia til o pagamento deve ser antecipado. O
escritrio fica encarregado de fazer a transmisso de dados referente FGTS,
atravs da Internet, emitindo o protocolo do mesmo. Caso a empresa no
efetuar o recolhimento do FGTS no dia, dever ser informado a Gfip
declaratria at o final do ms, para Caixa Econmica Federal. O no
cumprimento desta obrigao, geram pesadas multas por parte da previdncia.
Nota: A partir de 01/1999, a caixa desenvolveu uma nova sistemtica de
recolhimento (Conectividade Social), onde ter todas as informaes
previdencirias, facilitando a fiscalizao.
Folha de pagamento:
Emite contra-cheques, relatrios da folha para a contabilizao e encargos
(INSS, FGTS, IR, PIS, etc) via processamento de dados. Para isso a empresa
dever passar as informaes de horas extras, comisses, faltas, admisses,
demisses, acidentes, etc, at o dia (Vide nosso Calendrio de Obrigaes) de
cada ms disponibilizado diretamente no site. Todos os documentos aqui

mencionados ficaro a disposio dos clientes em sua conta no Escritrio

Virtual em um ambiente seguro.
Cuidados Especiais
O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos encargos
sociais requer especial ateno, seja pela peculiar condio da relao entre a
empresa e seus empregados ou pela exigidade de prazos para a execuo
das muitas rotinas envolvidas, aliados s severas multas quando de sua no
observncia.
Outra questo de enorme importncia quanto ao aspecto das vrias fontes da
legislao que norteiam a matria. Alm da prpria CLT e de vrios outros
Regulamentos especficos, sempre dever ser verificada a Conveno Coletiva
de Trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Isto
porque, no mais das vezes, so assegurados direitos e vantagens, muitas
vezes enormemente variveis de uma para outra categoria de trabalhadores.
Evidentemente, por tudo isto, as consideraes aqui expressas no esgotam o
assunto. Sempre que surgirem dvidas, recomendamos entrar em contato com
o nosso departamento de pessoal. Abaixo listamos as ocorrncias e prazos
mais comuns dentro dessa rea de atividade:
Horrio de Trabalho
Durao
A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8 horas
dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se
houver acordo para prorrogao ou compensao.
Trabalho Noturno
O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte
considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno computada com 52
minutos e 30 segundos. A hora noturna remunerada com adicional de 20%
sobre a hora normal.
Trabalho aos Domingos
O trabalho aos domingos, exceto algumas atividades especficas, requer
autorizao prvia dos rgos do Ministrio do Trabalho e o cumprimento das
demais posturas da legislao local. A remunerao das horas trabalhadas aos
domingos no mnimo 100% superior s horas normais.
Horas Extras
A jornada poder ser aumentada em at 2 horas por dia, mediante acordo
escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a remunerao mnima das horas

extras 50% superior da hora normal. Contudo, muitas das convenes

coletivas tm fixado este percentual em patamares superiores.
Controle de Ponto
As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de
freqncia atravs de livro ou registro de ponto, que demonstre a hora de
entrada e sada dos funcionrios. Dever ainda conter pr-assinalado o horrio
de almoo e portar a assinatura do empregado. Lembramos que h
Convenes Coletivas que exigem a anotao do ponto para qualquer nmero
de empregados, o que, alis, um procedimento recomendvel.
Intervalo para repouso e alimentao
Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contnuas dever ser
concedido um intervalo mnimo de 1 hora para repouso e alimentao. Este
intervalo no computado na durao do trabalho e no dever ser superior a
2 horas, exceto se houver acordo escrito que traga a previso dessa
possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horas e inferiores a seis, dever ser
observado intervalo mnimo de 15 minutos. H, ainda, situaes especiais de
intervalo, como no caso dos digitadores e de atividades consideradas
insalubres e/ou perigosas.
Intervalo entre jornadas
O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11 horas.
Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas
Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres so iguais
em direitos e deveres, pela prpria diferena natural existente, a legislao
estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, como, por exemplo, o
perodo para amamentao. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo
o estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT, quanto por
acordos e convenes coletivas. Igualmente, as chamadas categorias
diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos e
jornadas especficas, at pelas condies prprias de determinadas atividades
e tarefas.
Remunerao
Pagamento dos salrios
A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1 ms,
devendo ser efetuado at o 5a dia til do ms subsequente ao vencido.
Adiantamento Salarial
A quase totalidade das convenes coletivas e os prprios usos e costumes do
mercado determinam a concesso de adiantamento salarial, cuja data varia de

empresa para empresa e de acordo com a data em que efetuado o

pagamento mencionado no item 4.6.1.
Itens que integram os salrios
Alm do valor fixo estipulado, devero ser considerados para efeito de
remunerao tambm as comisses, percentagens, gratificaes, dirias para
viagens quando excedentes a 50% do salrio do empregado, e abonos.
Garantias
A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma, no
pode haver desigualdade de salrios entre dois funcionrios com diferena de
tempo de servio na mesma funo inferior a dois anos, que realizem trabalho
com igual produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade. o
chamado paradigma.
VALE-TRANSPORTE
O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e parte do custeio das
despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento ao local de
trabalho. devido aos trabalhadores em geral. custeado pelo empregador
na parcela que excede a 6% do salrio do empregado. Sua aquisio deve ser
comprovada atravs de recibo emitido pelas empresas autorizadas venda
deste.
OUTRAS VANTAGENS E BENEFCIOS
Se por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa, ou ainda por
determinao de acordo individual ou acordo ou conveno coletiva forem
concedidos benefcios in natura, os mesmos no podem ser suprimidos, exceto
pelo surgimento de fato novo que justifique a supresso. Os exemplos mais
usuais de benefcios e vantagens adicionais so:
Ticket Refeio
Cesta Bsica
Assistncia Mdica
13 Salrio
Normas Gerais
A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20
de dezembro de cada ano. Trata-se do 13a Salrio. O dcimo terceiro salrio
devido razo de 1/12 da remunerao do ms de dezembro, por ms de
servio, do ano correspondente. Para este efeito, so considerados como ms
completo as fraes iguais ou superiores a quinze dias.

Antecipado por ocasio da concesso de frias

A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por ocasio da
concesso das frias, sempre que o empregado assim o solicitar at 31 de
janeiro do ano a que se refere.
Prazo para Pagamento
Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das frias,
a mesma dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano correspondente.
O saldo, ou seja, a segunda parcela dever ser paga at o dia 20 de dezembro
do respectivo ano.
OBRIGAES LEGAIS EM GERAL
Livros que devem permanecer no local de trabalho
A legislao estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeo do Trabalho
que deve ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham
empregados, para verificao e eventuais anotaes dos autos de infrao e
dos termos de ocorrncia. Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de
Empregados devero ser apresentados fiscalizao, sempre que solicitados.
Normas Regulamentadoras
Com o fim de criar regulamentos de Segurana , Higiene e Medicina do
Trabalho, foram institudas as NR - Normas Regulamentadoras. As mesmas
dispem sobre vrios aspectos voltados a diminuir os riscos de insalubridade e
periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre os principais aspectos que
as NR abordam, ressaltamos:
PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional
PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais
CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes
EPI Equipamentos de Proteo Individual
Estojo de Primeiros Socorros
O empregador dever manter em cada um de seus estabelecimentos o
material necessrio prestao de primeiros socorros, de acordo com o risco
da atividade. Este material deve ser guardado em local adequado e aos
cuidados de pessoa treinada para esse fim.
INSCRIO DOS SCIOS OU DIRETORES NA PREVIDNCIA SOCIAL
So segurados obrigatrios da previdncia social, na qualidade de
contribuintes individuais, as seguintes pessoas fsicas: diretor no empregado e

o membro de conselho de administrao na sociedade annima; todos os

scios, nas sociedades em nome coletivo e de capital e indstria; o scio
gerente e o scio cotista que recebam remunerao decorrente de seu trabalho
na sociedade por cotas de responsabilidade limitada, urbana ou rural.
Para tais segurados filiados at 28.11.99, a contribuio previdenciria ser
correspondente a 20% (vinte por cento) dos valores constantes de uma escala
de salrios-base, dividida em classes variveis entre R$ 151,00 e R$ 1.328,25,
cuja progresso decorre do tempo de contribuio em cada uma delas.
O contribuinte individual inscrito aps 28.11.99, dever contribuir
obrigatoriamente sobre o valor total da remunerao percebida decorrente do
trabalho (pr-labore).
Penalidades
As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar
entre 7,5657 e 7.565,6943 UFIR, dependendo da Infrao. Consulte sempre
nossa organizao contbil.
SERVIOS DE TERCEIROS
Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados
de terceiros, a saber:
Pessoas Fsicas
Pessoas Fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como autnomas
nas Prefeituras Municipais, e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo
de pagamento a autnomos), Nota Fiscal de Servios ou Recibos.
Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes:
Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a
autnomo), descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os
dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF, endereo
completo, pois essas informaes sero necessrias no eventual
preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de
rendimentos obrigatrios;
Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda Devido,
quando couber, de acordo com a tabela de incidncia desse tributo e exigir a
declarao de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o
exigirem;
O valor bruto dos servios prestados deve ser includo na base de clculo do
INSS a fim de garantir o recolhimento da quota previdenciria.
Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no
tocante s legislaes previdencirias e trabalhista:

A legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o pagamento com

habitualidade como sendo decorrente de vnculo empregatcio, se a relao
apresentar as caractersticas prprias para tanto, implicando em srios riscos
de aes trabalhistas ou autuaes administrativas, sendo necessrios
cuidados especiais na administrao desses casos.
Pessoas Jurdicas
A empresa que se utilizar da contratao de servios prestados por pessoas
jurdicas deve atentar para os seguintes detalhes:
Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as
condies bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais
envolvidas, alm das demais situaes;
Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil;
Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados;
Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de
Renda na Fonte, de 1,5 % pela lista das 40 atividades , bem como das
atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de auto-reteno;
Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos
previstos em lei, que de 11% , e em caso afirmativo descontar o valor desse
imposto
DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA
Um bom controle da documentao que envolve as movimentaes e
operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom trabalho de
contabilidade, uma vez que estas operaes representam a quase totalidade
da movimentao contbil e financeira das empresas.
Essas operaes so as seguintes:
Pagamentos;
Recebimentos;
Emprstimos Bancrios;
Descontos de Ttulos;
Cobrana Bancria;
Leasing;
Despesas Bancrias;
Outras operaes.

Pagamentos
Estas operaes compreendem todas as formas de efetuarmos pagamentos de
qualquer natureza, atravs da rede bancria, prtica absolutamente usual nos
dias de hoje, com alternativas que vo desde um cheque at procedimentos via
Internet e os chamados home banking.
Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda
empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cpia do documento
de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc..) anexando todos os
comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, ttulo, depsito, guias de
recolhimento de impostos e contribuies, etc..).
Recebimentos
Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos valores de
qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de
bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros.
Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser
documentados de forma a permitir a clara identificao do valor recebido, da
sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota
fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..).
Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento
apartado, de todas informaes necessrias ao seu bom controle.
Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos,
adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo
departamento financeiro e os eventuais valores a identificar devem ser objeto
de controles internos que definam em curto espao de tempo como trat-los
nos registros financeiros e contbeis.
Emprstimos Bancrios
Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que podem
ser obtidos junto ao mercado financeiro.
O departamento financeiro deve documentar de maneira sumria as
principais caractersticas de cada contrato, a fim de dar cincia a todos os
envolvidos, tais como:
Tipo e natureza do contrato;
Valor do emprstimo;
Prazos de vencimento;
Prazos de carncia;

Encargos (juros, spread, etc..);

Garantias;
Outras que julgar conveniente.
Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser encaminhado
nossa empresa para que tenhamos subsdios adequados ao registro correto
das operaes.
DESPESAS E CUSTOS
Este tpico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a contabilizao
das despesas/custos, e como document-la perante a legislao fiscal .
As despesas/custos realizadas devero estar OBRIGATORIAMENTE
relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio
de documentao idnea, notas fiscais ou recibos , emitidas sempre em nome
da empresa, com data do evento, valor, discriminao dos itens ou servios e
sua devida quitao. Ex.: Nunca deveremos lanar despesas de manuteno
de veculos, se a empresa no possui absolutamente nenhum veculo.
Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte
pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil nossa
organizao contbil para clculo dos mesmos. Ex: Recibo de aluguel, RPA
recibo de pagamento autnomos, etc..
As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz
e telefone nossa organizao contbil juntamente com as notas fiscais de
compra e de venda para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS.
A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como
documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo
ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos
diversos so reconhecidos pela legislao .
Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagas com cheque
nominal.
Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios
ou manuteno em seus clientes, permitido a elaborao de relatrio
peridico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele
perodo (clientes visitados, distncia em Km se for no mesmo municpio ou
prximo, txi, refeies, gorjetas, passagens areas quando utilizadas, etc.),
sempre com todos os comprovantes anexos.
Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica, exigir
contrato das empresas que as realizam. Ex.: Manuteno dos computadores,
dos aparelhos de ar condicionado, etc..

OBSERVAO:
Qualquer dvida que eventualmente aparea na apresentao dos documentos
para serem lanados em despesas/custos, etc., consulte sempre o nosso
Depto. Contbil.
ESTOQUES
CONCEITO
O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas, produtos em
fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem,
nas indstrias; e pelas mercadorias nas empresas comerciais.
INVENTRIO
Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens
em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no
fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do
contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens:
quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total.
Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio,
obrigatrio pela legislao federal e estadual, e necessrio para a apurao do
resultado do exerccio (lucro ou prejuzo).
Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral,
utiliza-se o custo mdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a
Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela legislao, bem como outras
formas de avaliao praticadas em situaes especificas. Consulte nosso
departamento contbil no caso de dvida sobre o melhor mtodo.
A legislao do Estado de So Paulo concede prazo de 60 dias para a
escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a
legislao federal vaga quando determina que o o inventrio ser escriturado
no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de Registro de
Inventrio e do livro de Controle da Produo e do Estoque , sujeitam o
contribuinte a multa elevada .
O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve
coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo,
menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis
diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo fisco. Alguns
percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao,
variando em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razo de
situaes especiais. Consulte nosso departamento contbil para maiores
esclarecimentos.

A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados,

obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os
impostos creditados por ocasio da compra, devero ser estornados.
As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado
nas obras no exerccio seguinte, bem como, os imveis prontos e ainda no
vendidos, devero tambm ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio,
para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio .
Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis,
veculos, etc., no precisam ser relacionados no Livro de Registro de
Inventrio.
COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS
E PRODUTOS .
As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro
gerar para as empresas crditos tributrios passveis de compensao, de
acordo com o tipo e ramo de atividade .
As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais
contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao,
dados do adquirente, condies de pagamento, descrio dos produtos e
destaques dos impostos incidentes, no esquecendo de anotar a data de
recebimento da mercadoria .
vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas
registradores e notas fiscais simplificadas.
ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS
As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios. Para
tanto faz-se necessrio o envio peridico da primeira via, organizao
contbil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no
contrato de prestao de servios.
CLASSIFICAO
A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida, realizada
pelo prprio comprador, pois este sabe para que e porqu a fez. Assim sendo,
recomenda-se a utilizao de um carimbo prprio para este fim .
CONTROLE FINANCEIRO DAS COMPRAS
Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras
devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo .
As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado
para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao
de dinheiro no referido pagamento, e sempre vir acompanhadas da respectiva

duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de um carimbo prprio,

esclarecendo quanto sua quitao. Salientamos que a simples referncia de
venda vista, no quita a nota fiscal .
TRANSFERNCIAS E REMESSAS
Os recebimentos de mercadorias em transferncias de depsitos ou filiais, e os
recebimentos por remessas de ou para conserto ou industrializao, previstos
na legislao vigente devero receber uma orientao especial de nossa
organizao contbil.
DEVOLUES DE COMPRAS
As devolues de compras devem receber um tratamento prprio, nos termos
da legislao fiscal, devendo receber uma orientao especial de nossa
organizao contbil .
IMOBILIZADO - AQUISIO E VENDA
CONCEITO
Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para
funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes),
maquinas, computadores, moveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de
direitos: marcas, patentes e direito de uso.
AQUISIO
Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota fiscal,
escritura, recibo, etc.).
O original ou uma cpia dever ser enviada nossa organizao contbil para
registro fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte
um dos nossos scios.
Na compra de veculo de pessoa jurdica , tire uma cpia da nota fiscal, e na
compra de particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento
de transferncia aps o reconhecimento da firma e antes de envia-lo para
efetivar a transferncia.
Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing),
exija, tambm, a nota fiscal correspondente.
No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante
de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada
para sua segurana.
Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina, etc.,
consulte um dos nossos scios sobre as implicaes legais e tributrias e

sobre as diversas modalidades de aquisio:a vista, a prazo, financiada,

leasing, etc., antes de efetivar o negcio.
Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois alm de
diversas exigncias burocrticas h incidncia de tributos e contribuies
(INSS, FGTS, ISS etc.).
No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma,
ampliao), consulte-nos sobre as implicaes relacionadas com esse tipo
especial de imobilizao.
VENDA
Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo.
Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser
vendido pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e
depreciaes.
Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime tributrio
escolhido pelo contribuinte.
Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do
documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de
entreg-lo ao comprador.
Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como:
contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis
e direitos, alm de outros especficos para determinadas operaes.
No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de
seguro , enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido.
recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o
ativo imobilizado.
VENDAS E CIRCULAO
PRESTAO DE SERVIOS

DE

PRODUTOS

MERCADORIAS,

Toda empresa precisa emitir notas fiscais para cada servio prestado e ou
venda realizada, mesmo que no tenha recebido o valor em dinheiro, isto est
em conformidade com a legislao brasileira em vigor, onde o fato gerador a
prestao do servio e ou venda realizada, e no o recebimento do numerrio
em si. Devido a este fato a contabilidade registra dois momentos no que diz
respeito a Receitas, em primeiro lugar registramos os valores a Receber, ou
seja, os servios prestados ou vendas realizadas, e em segundo lugar os
valores recebidos, que servem para a cobertura do caixa da empresa. Por este
motivo nosso escritrio elaborou dois formulrios de uso contnuo em sua
empresa. O primeiro registra o fato gerador do direito, ou seja a receita a
realizar (com base neste formulrio, calculamos os impostos pertinentes a sua

empresa). O Segundo registra os efetivos recebimentos, ou seja valores

creditados em conta bancria e ou numerrios na tesouraria de sua empresa.
Com base neste ltimo acobertamos o caixa de sua empresa.
Os dois formulrios mencionados acima de uso de nossos clientes que so o
de Controle de Faturamento, onde so informadas as notas fiscais emitidas
durante o ms e o Controle de Receitas onde se informa ao escritrio todos os
pagamentos efetivados, encontram-se disponibilizamos para Download em
nosso site (www.contabilidadeexpress.com.br), ou podem tais dados serem
remetidos diretamente pelo Escritrio Virtual.
OBSERVAES
a) Todos os blocos de notas fiscais, usados ou no, devero ser guardados em
lugar seco e seguro. Os blocos usados no podero ser jogados fora, pois por
um perodo de 5 anos esto sujeitos exibio ao Fisco, podendo o
contribuinte ser penalizado com multas pelo extravio do bloco.
b) As notas fiscais devero ser emitidas em ordem cronolgica numrica
crescente, sendo vedado pelo Fisco a utilizao de mais de um bloco
simultaneamente.
c) Quando da emisso de notas fiscais, verificar se existe carbono em todas as
vias, evitando constrangimentos futuros.
d) Trocar com certa freqncia os carbonos utilizados na emisso de notas
fiscais, para que todas as vias saiam legveis.
e) Sempre que se fizer necessria a utilizao simultnea de mais de um bloco
de notas fiscais, deve-se utilizar sub-sries.
As vendas de produtos, mercadorias e servios prestados iro gerar para as
empresas, a obrigao de pagamento de vrios impostos , tais como IPI, ICMS,
ISS, PIS E CONFINS ; e ,
Se optante pela modalidade do lucro presumido , as vendas comporo a base
de clculo para a apurao do IRPJ ( imposto de renda da pessoa jurdica ) e
da CSLL ( contribuio social sobre o lucro lquido ) ; e
Se optante pelo Simples, as ME ou EPP, pagaro esse imposto com base nas
suas vendas, e ou servios prestados.
As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao
vigente, em modelos prprios, destacando-se principalmente o tipo de
operao, os dados do adquirente, as condies de pagamento, os produtos
comercializados e os impostos incidentes na referida operao .
O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento especfico.
Consulte o nosso departamento fiscal. obrigatria a guarda da via fixa da
nota fiscal em ordem numrica seqencial .

Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser efetuado no

momento da sada das mercadorias, sendo necessrio a assinatura do
recebedor no respectivo canhoto.
As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de
recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pr-datados, cobrana
bancria, carto de crdito, etc. .
PRESTADORAS DE SERVIOS
Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de Renda e/ou o
INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de servios , nos
termos de legislaes especficas, consulte nosso departamento fiscal.
As empresas dispensadas da emisso da nota fiscal devero emitir o recibo ou
documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando uma cpia para nossa
organizao contbil para o devido registro contbil.
TRANSFERNCIAS E REMESSAS
As transferncias para depsitos ou filiais, bem como as remessas para
beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas anteriormente,
ficam obrigadas situaes especficas, devendo ser consultada a organizao
contbil, sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais.
DEVOLUES DE VENDAS
A legislao prev condies e especificaes legais prprias s devolues
de vendas, devendo ser consultada a organizao contbil, sobre os aspectos
tributrios e consideraes especiais .
RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS
Este tpico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais so os
principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidao e
guarda desses documentos.
Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure
pag-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se no o fizer fique ciente de
que incidir multa, juros de mora e correo a ser aplicado na efetiva liquidao
do tributo, bem como de eventuais notificaes e fiscalizaes que podero
ocorrer em funo do no pagamento do mesmo.
Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no ms
imediatamente anterior, para que se efetue o lanamento de baixa das
mesmas.
QUALQUER
DVIDA
QUE
EVENTUALMENTE
APAREA,
NA
CONFERNCIA DAS GUIAS PARA PAGAMENTO, ETC.., CONSULTE

SEMPRE A CONTABILIDADE EXPRESS. NUNCA PAGUE NADA COM

DVIDA.
ARQUIVO
Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos :
Documentos Contbeis e Documentos Legais :
DOCUMENTOS CONTBEIS
Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de
data , em alguns casos em ordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais
, separados e arquivados por ms , por trimestre ou por ano , de conformidade
com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contbeis so :
notas de compra/servios
notas de vendas/servios
extratos bancrios
duplicatas pagas
comprovantes de despesas/custos
cpias de cheques
comprovantes de dbitos/crditos bancrios
outros documentos contabilizados
DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
100 - FEDERAL
200 - ESTADUAL
300 - MUNICIPAL
400 - MINISTRIO DO TRABALHO
500 - CONTRATOS
600 - INSS
700 - SINDICAL

800 - DIVERSOS
Por sua vez, cada setor dividido em:
100 - FEDERAL
101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 - Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica
103 - Ficha de Alterao do CNPJ
104 - Certido Negativa do Imposto de Renda e CRJF
105 - Comunicaes de Aumento de Capital
106 - Comunicaes de IPI e IRPJ
107 - DIRF
108 - Carto do CNPJ
109 - Notificaes - Auto de Infraes
110 - Programa de Alimentao ao Trabalhador
111 - Defesas
112 - Utilidade Pblica
113 - Parcelamentos
114 - Termo de Opo - Simples
200 - ESTADUAL
201 - Declarao Cadastral (DUCAD)
202 - Declan
203 - Gia
204 - Gia-ST
205 - Certido Negativa do ICM
206 - Autorizao para Confeco de Notas Fiscais
207 - Auto de infrao
208 - Parcelamento do ICM

209 - Notificaes
210 - Alvar de Utilizao - Secr. Sade
211 - Modelos de Notas Fiscais
212 - Conselho Regional de Educao
213 - IBAMA
214 - Defesas
215 - Licena da Diviso do Exerccio Profissional
216 - Utilidade Pblica
217 - Declarao de Microempresa
218 - Laudos Tcnicos
219 - Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados
220 - Vigilncia Sanitria
300 - MUNICIPAL
301 - Guia de Inscrio ou Atualizao
302 - Ficha de Inscrio no CCM
303 - Taxas de Licena
304 - Certido Negativa do ISS
305 - DIEF
306 - Cadastramento de Publicidade
307 - Pedido de Vistoria
308 - Comunicados
309 - Imposto Predial
310 - Auto de Infrao e Intimao
311 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais
312 - Habite-se / Auto Vistoria
313 - Alvar de Funcionamento

314 - Defesas
315 - Utilidade Pblica
316 - Declarao de Microempresa
317 - Parcelamentos
318 - Cancelamentos
319 - Regime Especial
400 - MINISTRIO DO TRABALHO
401 - Cadastro de Empresas
402 - Relao de Empregados Menores
403 - RAIS / DCPIS
404 - CIPA
405 - Certificados de Aprendizagem SENAI
406 - Reclamaes Trabalhistas - Defesas Judiciais
407 - Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao
408 - Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI
409 - Defesas Administrativas
410 - Acordo de Compensao
411 - Laudos Tcnicos
500 - CONTRATOS
501 - Contrato Social - Ata de Constituio
502 - Alteraes de Contrato
503 - Contrato de Locao
504 - Contrato de Uso de Veculos
505 - Cadastro da JUCERJA / RCPJ
506 - Contrato de Assessoria Jurdica e Contbil
507 - Contrato de Prestao de Servios Diversos

508 - Reunies
509 - Publicaes em Jornais
510 - Atas
511 - Contratos Diversos
512 - Comprovante de Cauo de Locao
513 - Certido Breve Relato - JUCERJA/ RCPJ
514 - Xerox das Exigncias - JUCERJA / RCPJ
515 - Declarao de Alienao de Participaes Societrias
516 - Baixa de Firma Individual p/ Transformao em LTDA.
517 - Notificaes
518 - Defesas
600 - INSS
601 - Certificado de Regularidade de Situao
602 - Alteraes: Nome, Endereo, CGC
603 - Comprovante Inscrio Contribuio Individual
604 - Autos de Infrao
605 - Defesas
606 - Termo Ao Fiscal TAF
607 - Parcelamentos
700 SINDICAL
701 - Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador
702 - Dissdios Coletivos
703 - Acordos
704 - Certides e Registros
705 - Correspondncia Sindicato Patronal
706 - Certido Negativa de Dbito Salarial

707 - EMBRATUR
800 DIVERSOS
801 - Procuraes / Declaraes
802 - Balanos e Balancetes
803 - Documentos dos Scios ( xerox )
804 - Marcas e Patentes
805 - Correspondncias
806 - Consultas
807 - Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS
808 - Escrituras
809 - Laudo de Avaliao
810 - Relatrios
811 - Inventrio
812 - Cadastro de Fornecedores e Associaes
813 - Convocaes
814 - Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica
815 - Cadastro de Bancos
816 - Alvars
817 - Seguros
818 - Carta de Fiana
819 - Consrcio
As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros
documentos esto divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
PASTA A/1
1- Guias de Recolhimento do INSS
2- Guias de Recolhimento e Relao dos Empregados do FGTS
3- Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurdica e Contribuio Social

4- Guias de Recolhimento do ISS

5- Cadastro de Admisso e Demisso dos Empregados
6- Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS
7- Guias de Recolhimento e Relao dos Funcionrios de Contribuio Sindical
e Assistencial
8- Folhas e Envelopes de Pagamento
PASTA B/2
09 - Guias de Apurao e Recolhimento do ICM
10 - Guias de Apurao e Recolhimento do IPI
11 - Orientaes e Comunicados
12 - Memos Empresa Contbil
13 14 PASTA C/3
15- Balanos
16- Balancetes
17- Cadastros e Declaraes
18- IBGE
19- DCTF
202122PASTA D/4
21 Autnomos Contratos
22 Comprovantes de Pagamento Autnomos
PASTA E/5
23 Funcionrios

23.01 Por nome em ordem de registro

23.02 24 Empregados Desligados
24.01 - Por nome em ordem de registro
24.02 PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS
A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de
documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situaes em que um mesmo
documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das vrias
normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista,
previdencirio, etc.).
DO NOSSO INFORMATIVO
Nosso escritrio emite mensalmente um informativo que tem como objetivo a
educao continuada de nossos clientes. A leitura regular do mesmo assegura
ao nosso cliente, a tranqilidade necessria na ora da deciso. Por ficar em dia
com nosso informativo (disponvel em meio eletrnico (site) o cliente evita erros
comuns que podem ocasionar grandes transtornos e prejuzos. Por esse
motivo leia e oriente a seus funcionrios da parte administrativa a lerem o
referido boletim com o fim de estarem atualizados e aptos para as atividades
inerentes a administrao de sua empresa.