ESTAR E PARTICIPAR

A ORGANIZAO DE EVENTOS

Os eventos no so, na sua maioria, devidamente planeados. Uma sondagem

realizada pela Spectrum Communications, uma empresa organizadora de
eventos, sobre o mercado de conferncias, indica que as empresas, quase
sempre falham ao preparar, elas prprias, as suas reunies. Verificou-se que o
tempo para as planear e organizar frequentemente insuficiente, assim, como o
tempo de preparao e ensaio dos apresentadores. Por outro lado, os objectivos
nem so, na maioria das vezes, identificados.

Um evento bem preparado meio caminho andado para garantir que nele se
possa vir a desenvolver um bom trabalho, ou seja, alcanar os objectivos
propostos para os vrios temas da agenda ou programa.

O primeiro passo para a organizao de qualquer evento responder s cinco

questes bsicas que esto subjacentes a qualquer organizao. Todo o plano do
acontecimento, o seu estilo, tipo, durao, contedo e possvel valor assenta nas
respostas a cinco questes fundamentais.
Porqu a necessidade de realizar uma conferncia?
O que que se pretende alcanar?
Quem deve assistir?
Quando se deve realizar o acontecimento?
Onde se deve realizar?

AS 5 QUESTES DA ORGANIZAO
PORQU?

Porque se pretende realizar uma reunio? Esta uma questo fundamental

que muitas vezes nem se pe.

Frequentemente, decide-se em 1 lugar que se tem que organizar uma

reunio s depois que se decide como que o tempo vai ser ocupado. Este
facto prende-se, muitas vezes, com o facto de as reunies serem feitas mais
com base na tradio (Todos os anos por esta altura fazemos uma reunio)
do que num objectivo claro e preciso.

As reunies so caras. Absorvem tempo e dinheiro preciosos. Tendo de

enfrentar tais custos, sensato perguntar se mesmo necessria uma
reunio. Poder a informao ser transmitida de outro modo um folheto
informativo, um vdeo...?

A maioria das empresas apercebe-se de que, apesar do custo financeiro das

suas conferncias, lanamentos de produtos e reunies da administrao, o
valor em termos humanos e intrnsecos pode ultrapassar em muito o custo e
as desvantagens administrativas.

No entanto, prudente analisar se os lucros que sero conseguidos a longo

prazo no vo compensar essas "perdas".

Depois de estabelecido o motivo, a questo seguinte o que se pretende

alcanar com a reunio.
O QU?
Esta questo tem a ver com os objectivos da reunio e a maneira como
estes podem ser concretizados.

 O objectivo est, muitas vezes, implcito na questo anterior. Ser mais fcil
elaborar o objectivo depois de descobrirmos por que razo necessrio o
acontecimento.
O objectivo do acontecimento deve ser curto, concreto e conciso. Muitas
vezes formulvel numa s frase: Apresentar o produto x ..., Informar os
participantes de ..., Ensinar..., Modificar ..., Explicar ..., Sugerir ..., etc.
Podem ser formulados objectivos subsidirios, no entanto, o objectivo
principal deve ser formulado de forma curta e concisa de modo a no deixar
quaisquer dvidas.
Uma vez estabelecido o objectivo, possvel decidir o que tem de ser feito
para o concretizar. A durao, o estilo e o contedo do acontecimento, so
impostos tendo em considerao este facto.
Os objectivos ajudam a decidir em primeiro lugar o tipo de acontecimento:
ser um seminrio, uma conferncia ou apenas uma reunio? Por outro lado,
decide-se a quantidade de informao a ser transmitida, consequentemente,
o nmero de sesses formais e informais, e de um modo mais geral, o
programa do acontecimento.
A partir dos objectivos pode elaborar-se partida o programa do evento.
O estabelecimento do programa acarreta um sem nmero de pormenores
importantes que podem desde logo ser pensados: apoios audiovisuais,
demonstraes, exposies necessrias, oradores, etc.
QUEM?

Quem deve assistir ao acontecimento? Esta outra das questes que est
subjacente aos objectivos.

Por vezes, a resposta evidente. Poder ser fcil decidir que todos os
vendedores se devem reunir para o lanamento de um novo produto, mas
torna-se muitas vezes mais difcil planear quem deve assistir a outros
acontecimentos como colquios, conferncias... necessrio ter uma

ateno especial ao responder a questes como: ser que todos os membros

do organismo precisam de assistir? Devero ter todos acesso quelas
informaes? Quantos membros da associao iro estar presentes?
Devero ser convidados rgos de comunicao social? Quais?
QUANDO?

Nem sempre fcil decidir quando se deve realizar o acontecimento. Os

factores principais a considerar na escolha da data so essencialmente trs:
-

Tempo de planeamento e preparao:

Este um factor muitas vezes ignorado, mas de extrema importncia. Quanto

maior for o acontecimento, mais tempo levar a planear e a preparar.
Pequenas reunies ou conferncias podem precisar de vrios meses de
antecedncia para serem devidamente preparadas. H muitas razes para
isso. Tudo leva mais tempo do que o calculado. Se o planeamento tiver de
ser apressado, cometem-se erros, a qualidade reduzida e os custos
aumentam.

Por exemplo, a escolha e reserva do local tm que ser feitas com o mnimo
de seis meses de antecedncia, de contrrio, podemos arriscar-nos a no
conseguir nenhum local, ou um com menos qualidade. Outros factores que
afectam o tempo de programao incluem a determinao dos oradores,
impresso das brochuras, preparao de apoios audiovisuais...
-

Disponibilidades

Quer estejamos a comercializar um seminrio ou a preparar uma conferncia,

ou reunio da empresa, necessrio determinar a data do acontecimento de
modo a que as pessoas estejam livres para assistir ao acontecimento.

Em primeiro lugar, necessrio fazer os convites o mais rapidamente

possvel (de contrrio corremos o risco de estarmos a ser indelicados ou da
pessoa j ter compromissos e no poder comparecer). Devem ser escolhidas
datas que no coincidam com frias ou pocas de feriados. importante

verificar se h outros acontecimentos dentro ou fora da organizao

programados para essa data.

Por fim, necessrio verificar a disponibilidade dos oradores e do

equipamento, condies vitais para o acontecimento.
-

Interesses do organismo

Por vezes, a data do acontecimento pode ser marcada por uma questo de
estratgia do organismo ou empresa. A realizao de uma reunio de grande
impacto, num momento em que a opinio pblica est mobilizada para a
discusso de um escndalo pblico que envolva a entidade anfitri, pode
servir para desviar as atenes de um assunto incmodo e relanar a
imagem, eventualmente desgastada dessa instituio. Por outro lado, uma
reunio na altura certa pode motivar aqueles investidores que estavam
desmotivados. Enfim, um acontecimento pode ser usado como arma na
poltica do organismo ou empresa anfitri.
ONDE?

A escolha do local a ltima questo a ser respondida, na medida em que,

sem determinar o motivo, os objectivos, os participantes e a data do
acontecimento no poderemos escolher devidamente o local. A escolha do
recinto uma das funes mais importantes e difceis com que se depara um
organizador de eventos.

A escolha do local faz parte da organizao propriamente dita, nesta etapa o

acontecimento j no est apenas a ser planeado, est j em fase de
preparao.

TIPOS DE ACONTECIMENTO: ALGUMAS DEFINIES

Reunio (re + unio) , geralmente, um acontecimento de pouca dimenso,

envolvendo muitas vezes alguns executivos que discutem um determinado assunto
mesa da sala da direco. , geralmente, convocada para se discutirem assuntos
e chegar a decises colectivas. De acordo com o seu objectivo bsico, pode ser
classificada em quatro tipos:
-

Informativa: a deciso j foi tomada e as pessoas esto reunidas apenas para

serem informadas a respeito;

colectora de informaes: antes de tomar a deciso, o responsvel ou lder

rene os participantes, expe o problema e colhe todas as opinies existentes,
a deciso ser tomada posteriormente pelo lder;

explicativa-persuasiva: apesar da deciso j ter sido tomada, o lder explica

aos participantes qual a soluo lhe parece a melhor, porque chegou a tal
concluso e tenta convencer todos os demais de que a melhor;

opinativa-deliberativa: o tema exposto pelo lder, todas as opinies so

consideradas e o grupo, atravs da anlise conjunta, decide qual a alternativa
vivel.

Conferncia (do latim conferentia, conferir, reunir) este , geralmente, o

acontecimento de maior dimenso, talvez para centenas ou at milhares de
pessoas. Muitas das conferncias de maior dimenso tm audincias internacionais
e so acontecimentos de interesse nacional e internacional.

Seminrio (do latim seminario viveiro de plantas) o termo utilizado para definir
encontros de pequena ou mdia dimenso. Tm, em geral, a durao de um ou
dois dias e so concebidos para formar ou informar os delegados. So
considerados grupos de estudo onde o fluxo de informao se d a partir da
tribuna do orador em direco aos delegados.

Simpsio / Colquio (do latim symposiu: banquete, reunio) semelhante a um

seminrio, s que a ocasio geralmente menos formal, uma vez que o fluxo das
informaes se faz nos dois sentidos.

Workshop (estrangeirismo ingls) semelhante ao simpsio e envolve poucas

pessoas que discutem tpicos especficos, trocam ideias ou resolvem determinados
problemas.

Programas ou Aces de formao: tipicamente, um programa de formao

envolver 15 a 20 executivos e ter a durao de 5 dias teis. O grande objectivo,
como o prprio nome indica, formar ensinar e aprender.

Congresso: o termo utilizado para definir encontros de grande dimenso quer no

que respeita sua durao, nmero de participantes e oradores. Tm, em geral,
uma durao superior a dois dias, envolvem quase sempre mais do que 200
participantes e so concebidos para form-los ou inform-los. So considerados
grupos de estudo onde o fluxo de informao se d a partir da tribuna do orador
em direco aos delegados, no entanto, marcado sempre por uma troca de
opinies em perodos de debate.

O PROGRAMA

O programa o meio pelo qual se concretizam os objectivos do

acontecimento.
Os objectivos determinam o fluxo de informao que se
pretende transmitir, determinando deste modo o tipo de
acontecimento, o contedo e a extenso do programa.
Ao elaborar o programa importante pensar pelos delegados
que vo para a reunio contrafeitos, receosos que esta reunio
seja to aborrecida como todas as outras a que esto habituados
a assistir. Tudo ser em vo se o programa e mtodo de
apresentao no conseguirem captar a ateno do pblico.
A apresentao deve ser ritmada e variada de forma a distrair,
intrigar, divertir, surpreender e at mesmo, se necessrio,
chocar o pblico.

DURAO E ORGANIZAO DAS SESSES

Hora do incio dos trabalhos

Esta uma deciso que depende de numerosos factores: a distncia

que os delegados tm que percorrer para chegar ao local, o trnsito, a
facilidade de estacionamento...

No deve comear demasiado cedo

Atrasos

No deve comear demasiado tarde

Perodos inteis

Ter em ateno problemas com alojamento.

Alguns truques:
-

Alguns programas comeam na tarde anterior ao incio

dos trabalhos, onde oferecido um jantar mais ou menos
formal.

Outra excelente ideia comear s 10 e oferecer um

pequeno almoo aos que chegam mais cedo.

Durao
trabalho

organizao

das

sesses

de

 Actividades ou assuntos, que exigem mais ateno e

concentrao, tero mais sucesso se se seguirem a um
intervalo.

Pensar na atitude do pblico perante cada assunto (cansao,

relao entre os assuntos do programa, recursos necessrios
para as sesses e nos mtodos e tipos de sesso escolhidos).

No prudente prolongar por tempo demasiado os trabalhos:

os delegados chegam ao fim do dia cansados no se
lembrando de metade da informao transmitida.

Intervalos para refeies e movimentao

importante conceder intervalos durante os quais os delegados

(desentorpecer as pernas, ir aos lavabos, e utilizar o telefone para
assuntos urgentes, intervalos para cafs e refeies).

As horas das refeies e os intervalos para caf e ch, os tipos

de comida e bebidas servidas e a eficincia do servio afectam
a disposio, prazer e conforto dos participantes.

Deve-se ter em ateno o timing dos intervalos

deve

estar de acordo com a organizao dos trabalhos.

Os tipos de comidas e bebidas servidas, assim como a

quantidade devem ser meticulosamente cuidadas.

A organizao de exposies pode ser um bom complemento.

Participao da assistncia

A interaco social da conferncia ou reunio um dos benefcios

mais importantes para o participante e para a organizao.

O perodo de perguntas e respostas no deve ser programado

para o perodo que precede o almoo

A sesso de perguntas e respostas deve ser precedida de um

intervalo para os delegados terem tempo de se preparar e
descansar um pouco para assimilar toda a informao.

A assistncia deve ser antecipadamente prevenida quanto

programao de um perodo de questes.

PERODO DE DESCANSO, DIVERTIMENTO E

ACOMPANHANTES

A conferncia residencial de maior extenso pode incluir descanso e

divertimentos no programa. Os delegados esto, muitas vezes, fora
de casa e podem no estar familiarizados com a regio ou at
mesmo com o pas. O elemento social de algumas conferncias,
especialmente do ponto de vista do incentivo, de primeira
importncia para os delegados.

 O organizador do acontecimento residencial deve esforar-se

por proporcionar oportunidades para uma variedade de
actividades.

Excurses e visitas guiadas a atraces locais so, muitas

vezes, uma parte vital do programa da conferncia.

Muitos organizadores optam por incluir no programa jantares e

bailes de gala, cocktails, etc.

Acompanhantes

A deciso de convidar acompanhantes no deve ser tomada de nimo

leve. A questo que se houver acompanhantes, estes devem
tambm ter um programa e ser to bem tratados como os prprios
delegados da conferncia.

Actividades simples podem ser includas no programa para os

acompanhantes:
-

actividades recreativas e desportivas,

visitas guiadas,

palestras e reunies paralelas...

OS ORADORES

Nem sempre fcil encontrar bons oradores. Geralmente, os bons

comunicadores, capazes de paralisar a assistncia no so
especialistas nos assuntos que queremos ver tratados; por outro lado,
os especialistas so pssimos comunicadores, chatos e montonos;

os poucos que so ao mesmo tempo bons comunicadores e

especialistas

so

muito

requisitados

ou

pedem

quantias

excessivamente altas, capazes de arruinar o oramento.

necessrio saber ao certo o que se pretende para se

encontrar a pessoa certa.

Antes de procurar a pessoa indicada aconselhvel elaborar

um pequeno sumrio resumindo:
-

os objectivos do acontecimento em si,

o nmero de pessoas esperadas e o seu perfil,

os requisitos exactos para a sesso em questo.

A abordagem inicial deve ser feita por telefone, em seguida,

pode ser enviado um convite escrito se o orador indicar que
est disposto a colaborar.

Atributos dos oradores

O requisito mais importante de um orador o conhecimento

profundo do assunto que vai tratar, naturalmente.

A capacidade de comunicao igualmente importante.

tambm vantajoso que o orador seja ousado e bemhumorado.

Quanto mais conhecido for o orador melhor.

Por fim, importante encontrar um orador que mantenha com a
audincia uma relao de simpatia e vice-versa.

necessrio ter conhecimento do estilo e personalidade dos

oradores para evitar certos dissabores.