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Metodologia de Playbacks
Cmo hacer exitoso un proyecto de BPM
16 y 17 de Julio de 2015
Ciudad de Quito
Republica del Ecuador
Qu es BPM
Se llama Gestin o Administracin por Procesos de
Negocio (Business Process Management o BPM en
ingls) a la metodologa corporativa cuyo objetivo es
mejorar el desempeo de la organizacin a travs de la
gestin de los procesos de negocio, que se deben
disear, modelar, organizar, documentar y optimizar
de forma continua.
BPM est basado en la observacin de que cada
producto que una empresa provee al mercado es el
resultado de la ejecucin de una serie de actividades.
BPM es un instrumento para organizar estas actividades
y mejorar la compresin de sus relaciones.
La visin de BPM establece que es un medio a partir del
cul las organizaciones pueden mejorar sus
operaciones aprovechando la experiencia interna en el
negocio. Esto se lograr participando a los usuarios de
negocio en el diseo, definicin y creacin de las
aplicaciones de proceso.El ciclo de vida de BPM se
puede explicar en cuatro fases: diseo, modelado,
ejecucin y optimizacin.
Diseo
Modelado
Ejecucin
Optimizacin
Valor al negocio
Visibilidad
Para gestionar los procesos de la
compaa de manera inteligente.,
aprovechando los recursos y las
oportunidades de negocios
Colaboracin
Buscando mejorar la automatizacin
de los procesos y la cooperacin
entre las diferentes areas del
negocio en pos de los resultados.
Gobierno
Para tomar mejores decisiones, en
menor tiempo y mas rpido que la
competencia.
4
Con BPM
Finance
and Ops
Risk Management
Teams
Account
Administration
Executive
Management
Customer
Service
RULES
PROCESS
Del modelado a la
implementacin sin involucrar
programadores
Reglas de negocios
externalizadas
Proyectos dirigidos por la
Metodologa
Aceleradores por industria
Mayor participacin de las
areas de negocio
Pratrn
Workflow
Monitoreo de
la actividad
del Negocio
Fron-End
Unificado
Visibilidad de la productividad
Identificar Oportunidades de Mejora
Manejo de
Excepciones
Desarrollo de
Aplicaciones
Reduce el re-trabajo
Reduce el efuerzo incrementando la
flexibilidad
Mejora la reactividad de IT
Reduce el retraso
Proceso de Negocio
Introduccin
No todos los proyectos de BPM son exitosos y existen muchas causas por las
cuales un proyecto de este tipo puede fracasar.
Muchas de las causas que terminan por definir el xito de este tipo de proyecto
se encuentran en la fase inicial de los mismos:
su organizacin inicial
Evaluacin inicial
Sobre la organizacin
Considera que su organizacin se encuentra orientada a procesos?
Su organizacin posee procesos certificados bajo ISO 9000 u otras normas?
Su organizacin implementa prcticas de mejora continua?
Existen indicadores o mtricas de los procesos implementados en su organizacin?
Se pretende en este proyecto implementar alguna de las prcticas mencionadas anteriormente?
El equipo asignado al proyectos se encuentra familiarizado con las prcticas mencionadas en las
preguntas anteriores?
Sobre el proceso seleccionado
Es el primer proceso que se implementar en la herramienta de BPM?
El proceso a automatizar se encuentra en ejecucin?
Cuntos usuarios trabajarn en este proceso?
La empresa tiene el proceso relevado?
Se encuentran identificadas las dolencias que posee el proceso?
La empresa tiene aplicaciones de workflow?
Considera que el proceso es altamente dependiente de la comunicacin con sistemas externos?
Posee servicios o interfaces de integracin reutilizables?
Evaluacin Inicial
Las personas
Las personas involucradas al proyecto recibieron o recibirn capacitacin en el uso de la
herramienta?
Las personas involucradas a la implementacin de la infraestructura recibieron o recibirn
capacitacin en el uso de la herramienta?
Los usuarios estarn involucrados en el proyecto desde el comienzo?
Se encuentran identificadas las personas responsables del proceso y la aplicacin?
Las herramientas
Ha seleccionado la herramienta para la implementacin del proyecto?
Se validaron las capacidades de la herramienta con respecto a las necesidades de la organizacin
(a nivel funcional, de usabilidad y capacidad de integracin)?
Existe conocimiento en la organizacin sobre la herramienta seleccionada?
Sobre la metodologa
Utiliza una metodologa de relevamiento de requisitos / desarrollo de casos de prueba?
Utiliza procesos iterativos para el desarrollo de aplicaciones?
Conoce la metodologa de playbacks recomendada por IBM?
Cuenta con polticas definidas para el manejo de los despliegues y pases a produccin?
Por tal motivo no es recomendable aprender con la implementacin de un proceso crtico, incluso,
aunque haya sido la mejora de este proceso el origen de la iniciativa de adopcin de BPM.
Estimacin
Existe una serie de cuestiones que deben ser consideradas al momento de realizar la estimacin del
proyecto.
A saber:
Complejidad del proceso:
Cantidad y complejidad de las actividades y reglas del proceso.
Servicios externos:
Cantidad y complejidad de las interfaces de integracin.
Interfaces de usuario:
Cantidad y complejidad de las interfaces requeridas por los usuarios
(por ejemplo, ante la necesidades de consolidacin de informacin).
Requisitos no funcionales
Lo fundamental es remarcar la importancia de realizar una revisin peridica de las estimaciones con
el fin de ajustar los tiempos planteados inicialmente, como mnimo al inicio de cada una de las
etapas / fases / playbacks del proyecto.
Este grfico, llamado cono de incertidumbre, indica que la estimacin en una etapa de
identificacin del proceso puede estar hasta 4 veces por encima o por debajo del valor
real, y que la revisin de la misma a medida que avance el proyecto y la aplicacin madure
permitir aumentar la precisin.
Debe destacarse la importancia de realizar una revisin peridica de las estimaciones con
el fin de ajustar los tiempos planteados inicialmente, como mnimo al inicio de cada etapa.
Gestin de requisitos
No se debe confundir la utilizacin de una metodologa iterativa de ejecucin del proyecto con falta
de necesidad de gestin de requisitos.
La etapa de gestin de requisitos debe permitir definir los lmites de la aplicacin y contar con una
medida objetiva de las expectativas del usuario.
Por ello, es necesario que los requisitos sean formalizados en la etapa inicial, poniendo el foco en:
TIP
La definicin de puestos y perfiles de las personas involucradas en el proceso puede ser til para
detectar funcionalidades a implementar en la aplicacin en un proyecto de BPM, ya que all
encontraremos las actividades que realiza y los procesos en los que se encuentran involucradas.
Desarrollo de
la Metodologa
Metodologa de Playbacks
Entre las ventajas del desarrollo aplicando este tipo de metodologa se puede
mencionar:
1.- Reduccin del riesgo general del proyecto
2.- Los cambios en el proyecto generarn menor esfuerzo de re-trabajo dado que
estarn siendo evaluados en forma regular antes de completar el desarrollo
3.- Como consecuencia de los puntos anteriores, se puede esperar un menor tiempo de
puesta en marcha de la solucin
Metodologa de Playbacks
1.- Es conveniente transmitir el objetivo del playback a los usuarios que vayan a estar
presentes
2.- Se puede realizar un ensayo de la presentacin del playback antes de llevarlo a cabo
con los usuarios
3.- El playback debera ser dirigido por el sponsor o dueo del proceso en la medida de lo
posible, el playback debe ser ejecutado desde el portal
4.- Es importante tomar nota de las observaciones que se realicen, las discusiones se
pueden dejar para un momento posterior al de la demostracin
Playbacks
Playback 0
Objetivo
En este playback se definen las bases sobre las cuales, a travs del
proceso de implementacin, se construir la solucin.
Playback 0 Anlisis
Entradas
Salidas
Pre-condiciones
Post-condiciones
Excepciones
Caminos alternativos
Formularios relacionados
Notificaciones
Participante
Entradas
Salidas
Se
definen
las
actividades
humanas, de servicio y los subprocesos. En esta etapa lo
importante
es
realizar
la
identificacin de las actividades, no
es necesario hacer foco en la
secuencia lgica en la que se
ejecutan.
Playback 0 Modelado
Se crea y se trabaja con los siguientes elementos:
Diagrama de procesos
Procesos y sub-procesos
Carriles (o lanes)
Transiciones
Compuertas (Gateways)
Timers
Playback 0 - Demostracin
Playback 1a
Objetivo
En este playback se agregan los elementos necesarios para convertir el modelo
de proceso esttico en uno ejecutable.
Playback 1a Actividades
Definicin de Datos
Creacin de los objetos de negocio que representen el modelo de datos manejado por el
proceso.
Re-utilizar objetos de negocio existentes. Detectar nuevos objetos de negocio que se
considere necesario implementar para que sean re-utilizados en el futuro.
Finalmente, se crearn las variables globales o locales en cada proceso, sub-proceso y
actividad.
Definicin de variables de flujo y configuracin de gateways
Creacin de variables para el control y demostracin del flujo del proceso.
Implementacin de gateways a partir de la evaluacin de las variables de flujo.
Configuracin de condiciones a travs de expresiones o tablas de decisin.
Implementacin de timers, grupos y asignacin (routing)
Implementacin de timer events para el control del flujo del proceso, por ejemplo, ante
escalaciones luego de pasado cierto tiempo.
Creacin de grupos de participantes y configuracin (asignacin de grupos relacionados).
Asignacin de grupos de participantes a los carriles (lanes). Implementacin de selectores
y filtros de actores.
Configuracin de actividades multi-instancia.
Playback 1a Demostracin
Playback 1b
Objetivo
Este playback est enfocado en la construccin y personalizacin de las interfaces de
usuario de la aplicacin.
Playback 1b Actividades
Adecuaciones
El objetivo de esta actividad es implementar aquellas adecuaciones aceptadas que
pudieran surgir de las observaciones anotadas durante la demostracin del playback
anterior.
Es importante que se revise luego del playback cul es el impacto de las modificaciones
solicitadas y que, en funcin de esto, se determine (en la medidad de lo posible en
conjunto con el usuario para que entienda el impacto sobre el proyecto) cuales sern
llevadas a cabo.
Implementacin de formularios
En esta actividad se implementarn los formularios bsicos para que el usuario realice la
carga de los datos en cada etapa del proceso y estos sean asignados correctamente a las
variables del proceso.
Se disear las interacciones entre los formularios que compondrn cada una de las
tareas humanas. Se agregar los campos necesarios a cada formulario. Se
implementarn las validaciones de los campos requeridos.
Se seleccionar el template de look & feel para la aplicacin en caso de que exista. El
desarrollo, o ajuste, de un template no formar parte del foco en esta etapa.
Playback 1b Demostracin
La evaluacin del playback implica, nuevamente, que se lleven a cabo dos actividades:
Pruebas del equipo de desarrollo
Presentacin al usuario
En esta etapa es conveniente registrar todas las mejoras solicitadas a las pantallas, de
modo que se puedan llevar a cabo durante la ejecucin del playaback 3.
Playback 2
Objetivo
Este playback est enfocado en la construccin y personalizacin de las interfaces de
usuario de la aplicacin.
Playback 2 Actividades
Adecuaciones
Implementacin de adecuaciones al playback 1b
Aplican las mismas consideraciones mencionadas en la tarea del playback anterior.
Implementacin de servicios de decisin
El objectivo de esta actividad es implementacin la evaluacin de reglas de negocio como
servicios. El resultado de la evaluacin de las reglas generalmente tendr incidencia en el
valor de las variables de control del flujo del proceso (flow_).
Implementacin de controladores para eventos externos
Se debe implementar aquellos controladores para los eventos externos que pudieran
modificar el flujo del proceso. Por ejemplo, eventos que generen la finalizacin del proceso
o esperas de sucesos para la continuacin del flujo del proceso.
Implementacin de integraciones
Implementacin de servicios de integracin con sistemas externos. Re-utilizacin de
servicios de integracin existentes.
Playback 2 Demostracin
La evaluacin del playback implica, nuevamente, que se lleven a cabo dos actividades:
Pruebas del equipo de desarrollo
Presentacin al usuario
Playback 3
Objetivo
Este playback est enfocado en la mejora de las interfaces de usuario, la definicin de
reportes que permitan monitorear el proceso y la implementacin de un correcto manejo
de errores
Playback 3 Actividades
Adecuaciones
Implementacin de adecuaciones al playback 2
Aplican las mismas consideraciones mencionadas en la tarea del playback anterior.
Implementacin de mejoras a los formularios
El objetivo de esta actividad es implementar mejoras que ayuden mejorar la usabilidad de
las pantallas. Por ejemplo, reorganizacin de los datos en las pantallas, aplicacin de
estilos, implementacin de controles ms adecuados para la visualizacin de los datos,
utilizacin de AJAX para hacer ms dinmicas las pantallas, entre otras.
Implementacin de reportes
Implementacin de los reportes en la herramienta en funcin de los indicadores definidos.
Implementacin de manejo de errores
Identificacin de actividades con mayor probabilidad de falla. Definicin de acciones ante
la ocurrencia de estos errores.
Implementacin de eventos para lanzar y atrapar excepciones en las actividades
seleccionadas.
Playback 3 Demostracin
La evaluacin del playback implica, nuevamente, que se lleven a cabo dos actividades:
Pruebas del equipo de desarrollo
Presentacin al usuario
Demostracin de reportes
Playbacks
Ciclo de Madurez
Etapa del
recorrido
Objetivo y
contexto del
cliente
Identificacin del
valor y los desafios
del negocio
Primer proyecto
exitoso
Definir la
oportunidad
Incrementar el
valor al negocio
Capacidad para
ampliar los
Proyectos
Aumento del
impacto en el
negocio
.- Enfoque en la Lnea de
negocio / empresa
.- Alinear la estrategia y las
metas de ejecucin.
.- Habilidades y disciplina
maduras sobre la plataforma
Madurez
Cmo podemos
empezar a trabajar
en nuestro primer
proyecto?
Adopcin
del
Negocio
Crear un
programa
RIESGO
Tiempo
;-) Gracias!
Fuentes:
Autores: