Definicin de Proceso de Negocio

Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lgicamente llevadas a

cabo para lograr un resultado de negocio definido. Cada proceso de negocio tiene
sus entradas, funciones y salidas. Las entradas son requisitos que deben tenerse antes
de que una funcin pueda ser aplicada. Cuando una funcin es aplicada a las
entradas de un mtodo, tendremos ciertas salidas resultantes.
Es una coleccin de actividades estructurales relacionadas que producen un valor
para la organizacin, sus inversores o sus clientes. Es, por ejemplo, el proceso a
travs del que una organizacin ofrece sus servicios a sus clientes.
Un proceso de negocio puede ser parte de un proceso mayor que lo abarque o bien
puede incluir otros procesos de negocio que deban ser incluidos en su funcin. En
este contexto un proceso de negocio puede ser visto a varios niveles de granularidad.
El enlace entre procesos de negocio y generacin de valor lleva a algunos
practicantes a ver los procesos de negocio como los flujos de trabajo que efectan
las tareas de una organizacin.
Los procesos poseen las siguientes caractersticas:
1. Pueden ser medidos y estn orientados al rendimiento
2. Tienen resultados especficos
3. Entregan resultados a clientes o stakeholders
4. Responden a alguna accin o evento especfico
5. Las actividades deben agregar valor a las entradas del proceso.
Los procesos de negocio pueden ser vistos como un recetario para hacer funcionar
un negocio y alcanzar las metas definidas en la estrategia de negocio de la empresa.
Las dos formas principales de visualizar una organizacin, son la vista funcional y la
vista de procesos.
Para qu sirve un modelado del negocio?
El modelado del negocio es la tcnica por excelencia para alinear los desarrollos con
las metas y objetivos de las empresas e instituciones. Si se realiza de tal forma en
que el modelo quede consensuado entre los grupos interesados (es decir, los
stakeholders), las posibilidades de xito del proyecto aumentarn en forma muy
importante. El modelado de negocios, y ms especficamente el modelado de

procesos de negocio, es la forma idnea para comunicarnos con los usuarios de

todos los niveles.
La gestin de los procesos de negocio, se entiende como la aplicacin de tcnicas
para modelar, gestionar y optimizar los procesos de negocio de la organizacin.
Partiendo de que el proceso es la forma natural de organizacin, el modelado de los
procesos permite establecer un flujo de trabajo dentro y entre funciones, para tratar
de conseguir que, con la suma de los esfuerzos funcionales, se capturen los
requerimientos del negocio para obtener un mejor entendimiento y facilitar la
comunicacin as como identificar las mejoras en los procesos con el objetivo de
conseguir los objetivos de la organizacin y las expectativas y requerimientos de los
clientes, de una forma eficaz y eficiente.
La mejora de procesos puede venir por dos vas complementarias: cambios en
ciertos aspectos del proceso existente, o un cambio radical del proceso
(reingeniera).
En el primer caso se trata de eliminar aquellas tareas que no estn aportando valor al
proceso desde el punto de vista del cliente, o bien modificar algunas de dichas
actividades de forma que aporten un mayor valor. La metodologa PDCA (plan, do,
check, act), proporciona una sistemtica en la resolucin de problemas o en la
mejora de procesos, ya que asegura que se atacan las causas de raz, proporcionando
en definitiva, el camino ms corto y seguro para la resolucin del problema o la
consecucin de la mejora pretendida. El proyecto de mejora PDCA, consta de 7
etapas: equipo de trabajo, seleccin de proyecto, comprensin de la situacin inicial,
anlisis, acciones correctivas, resultados, estandarizacin y control, y oportunidades
de mejora y planes futuros.
En la creacin o cambio radical del proceso se trata de cuestionar de nuevo y de raz
el diseo global del proceso de forma que se consigan alcanzar los nuevos objetivos
o generar considerablemente ms valor con l. Segn, Hammer y Champy, (1993) y
Hall et al., (1993), reingeniera es la revisin fundamental y el rediseo radical de
procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas
de rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez. Su metodologa se
divide en las siguientes fases: definir equipo de trabajo, anlisis de los
requerimientos de los clientes y del negocio, comprensin del funcionamiento del
proceso actual, anlisis y generacin de ideas creativas e innovadoras para el
rediseo del proceso, diseo e implantacin del nuevo proceso y seguimiento de los
resultados.

DESCRIPCIN DE LOS ELEMENTOS DE UN PROCESO DE NEGOCIOS

La siguiente figura describe elementos bsicos que permiten conocer y entender cul
es el rol de cada actividad dentro de un proceso de negocio:

Un tipo particular de RECURSO lo constituyen los sistemas informticos. Estos se

caracterizan por ser no-consumibles, reusables y compartibles.
Actor
Se le llama actor a toda entidad externa al sistema que guarda una relacin con ste
y que le demanda una funcionalidad. Esto incluye a los operadores humanos pero
tambin incluye a todos los sistemas externos, adems de entidades abstractas, como
el tiempo.
En el caso de los seres humanos se pueden ver a los actores como definiciones de
rol, por lo que un mismo individuo puede corresponder a uno o ms Actores. Suele
suceder sin embargo, que es el sistema quien va a tener inters en el tiempo. Es
frecuente encontrar que nuestros sistemas deben efectuar operaciones automticas
en determinados momentos; y siendo esto un requisito funcional obvio, resulta de
inters desarrollar alguna forma de capturar dicho requisito en el modelo de caso de
uso final.
Rol
Una definicin previa, es que un Actor es un rol que un usuario juega con respecto
al sistema. Es importante destacar el uso de la palabra rol, pues con esto se
especifica que un Actor no necesariamente representa a una persona en particular,
sino ms bien la labor que realiza frente al sistema.
Como ejemplo a la definicin anterior, tenemos el caso de un sistema de ventas en
que el rol de Vendedor con respecto al sistema puede ser realizado por un Vendedor
o bien por el Jefe de Local.

Actividad(es)
Representa el comportamiento interno de una operacin o de un caso de uso, bajo la
forma de un desarrollo por etapas, agrupadas secuencialmente.
El propsito de representar las actividades es modelar un flujo de tareas y de
modelar sus operaciones.
Interacciones
La interaccin, representa la forma en como un Cliente (Actor) u Objetos (Clases) se
comunican entre s en peticin a un evento. Esto implica recorrer toda la secuencia
de llamadas, de donde se obtienen las responsabilidades claramente.
Disparadores
Los casos de uso siempre deben comenzar por la accin de un actor o un evento
externo al propio sistema. El disparador (o trigger) es el nombre que recibe dicha
accin o evento. Cuando slo existe un nico disparador, no es necesario indicarlo
explcitamente en el caso de uso. En este caso, el primer paso de la secuencia
principal debe ser el disparador. Si existieran varios disparadores distintos (por
ejemplo una accin de un actor y un evento de tiempo), s deben aadirse
explcitamente.

Cules son los elementos de un Proceso de Negocio?

Para poder describir, investigar y mejorar un proceso, es primordial que
comprendamos algunos conceptos fundamentales, y que a pesar de ser bsicos,
muchos ingeniero de procesos no los entienden o se dejan llevar por definiciones
vagas y/o erradas. As que para comenzar diremos que un proceso se compone de:
Entidades Qu?
Actividades Cmo?
Roles Quin?
Clientes Para quin?
Proveedores Desde quin?
Veamos cada una de ellas por parte y en ms detalle.
Entidades Qu?
Elementos que son utilizados o generados durante la ejecucin del proceso.
Pueden fluir o ir transformndose a medida que avanzan en el proceso. Pueden ser
personas (empleados, clientes, pacientes), Objetos (documentos, etc.) o Datos
(rdenes, quejas).Es importante considerar dos cosas:
Las entidades se refieren al contenido no al medio: una orden de compra es una
entidad que puede venir en un medio que puede ser impresa, digital, verbal, etc.
Las entidades se pueden transformar y son distintas de la infraestructura la
cual no se transforma.
Las entidades pueden ser:
De entrada: se crean fuera del alcance del proceso y se utilizan dentro del mismo.
Ejemplo una orden de pedido que fue el resultado del proceso comercial y que es
input para el proceso operativo (el cual es el proceso en estudio).
De salida: se crean dentro del proceso y se utiliza fuera del alcance del mismo.
Ejemplo: Se crea una gua despacho en el proceso operativo (proceso en estudio)
para ser utilizado en el proceso de logstica para despacho del producto al cliente.
Internas: se crean y utilizan dentro del mismo proceso. Ejemplo: una orden de
trabajo que asigna las actividades a los trabajadores y que luego de concluir la
actividad se destruye.
Actividades Cmo?
Las actividades son los pasos que se requieren para transformar entidades, lo
cual requiere un esfuerzo para ser completadas.
Deben tener un nombre claro, que refleje la accin/trabajo realizado.: Verbo (Qu
se hace?) + Sustantivo (Sobre qu?). Ejemplo: Entregar Producto, Analizar
Reclamo, Entregar Cotizacin.
Observacin: se puede usar y es correcto utilizar el verbo como entregar o entrega.
Se recomienda en infinitivo por ser ms claro y denota intrnsecamente una accin.

Roles Quin?
Un rol es un nombre genrico para los recursos de la organizacin que realizan
las actividades del proceso. Pueden ser personas, sistemas o mquinas, donde su
capacidad es limitada, tienen un costo para la organizacin y se agrupan de acuerdo
con sus habilidades y competencias.
Observacin: dependiendo del contexto las personas, sistemas o mquinas pueden
desempear uno o ms roles dentro de un proceso.
Clientes Para Quin?
Los clientes son cualquier persona u organizacin que recibe salidas (productos,
informacin, etc.) generados como resultado del proceso.
Los clientes pueden ser:

Externos:
que
recibe
Internos: procesos aguas abajo

y/o

paga

el

producto

final

Observacin: quien recibe un elemento de una actividad para ejecutar otra del
mismo proceso, no es un cliente. Son roles dentro del mismo proceso. Si el
resultado de un proceso es utilizado por otra persona (por ejemplo) de otro proceso,
sera cliente.
Proveedores Desde Quin?
Proveedor es cualquier persona u organizacin que entrega las entradas
(productos, informacin, etc.) necesarias para la ejecucin del proceso.
Los proveedores pueden ser:
Externos: empresa externa que
Internos: un proceso anterior (aguas arriba)

entrega

insumos

servicios