UNIVERSIDAD NACIONAL DE UCAYALI

FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y

DE INGENIERIA CIVIL
ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS

CURSO: LOGISTICA

COMPRAS
Mg. Carlos Leveau Lujn
Ingeniero de Sistemas
Magster en Ingeniera de Sistemas
Magster en Administracin Estratgica de Empresas
Egresado de Doctorado en Administracin

AGENDA
1. Competencias del tema

2. Introduccin
3. Desarrollo de los temas

4. Referencias bibliogrficas

1. Competencias del tema

Competencia General:
Conoce los conceptos y actividades del departamento de

compras.
Competencias Especficas:
Conoce sobre la organizacin del departamento de

compras.
Conoce las actividades relevantes en el rea de compras.
Conoce y elabora la previsin de las necesidades
logsticas.

2. Introduccin
Antes de iniciar sus operaciones, una empresa requiere de

materiales, insumos, etc. Esta funcin de abastecer estos

materiales, es de responsabilidad de la logstica, y dentro de la
logstica
esta
funcin
est
encargada
al
APROVISIONAMIENTO
tambin
conocido
como
Abastecimiento.
Vemos entonces que el aprovisionamiento es una logstica de

entrada y por lo tanto la primera fase del proceso logstico.

En esta unidad didctica veremos como funciona el proceso del

aprovisionamiento; estudiaremos el proceso tcnico de las

compras, determinando el lote econmico de compra, y como
seleccionar y registrar a los proveedores.
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3. Desarrollo de los temas

1. APROVISIONAMIENTO
Conocido tambin como abastecimiento; es una funcin

bsica de la cadena logstica y est constituida por un

conjunto de actividades tcnico-administrativas cuya misin
consiste en asegurar a la empresa, las materias primas,
materiales y suministros que garanticen su operacin y
desarrollo.
Se inicia con la identificacin de las NECESIDADES de las

diferentes unidades y principalmente del rea de produccin;

concluye con el grado de SATISFACCIN de tales
necesidades.
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3. Desarrollo de los temas (cont.)

a. Planeamiento del abastecimiento o aprovisionamiento

a.1. Previsiones logsticas; mediante proyecciones acertadas

para adelantarse a las variaciones de las operaciones logsticas,
como consecuencia de la influencia de los factores internos y/o
externos a la empresa, esto permitir afrontar con los recursos
necesarios, situaciones de incertidumbre y riesgo; evitando as
sobrestocks o una rotura de stocks.
a.2.Logstica estratgica; es la planeacin enfocada como un
conjunto integrado en la que se definirn los objetivos para
periodos de mediano y largo plazo.

3. Desarrollo de los temas (cont.)

a.3. Logstica operativa; se encarga de los planes de las actividades
del soporte de abastecimiento con la finalidad de obtener resultados
de apoyo logstico en corto plazo, un mes, seis meses, hasta un ao,
son herramientas fundamentales para las operaciones logsticas.
b. Fijacin y evaluacin de necesidades
A fin de satisfacer las necesidades del subsistema productivo
de la empresa, requiere de investigacin en materia de productos y
materiales que el mercado ofrece, y que su incorporacin pueda
representar innovacin en los productos de nuestra empresa,
aportando ventajas comparativas que los posicionen mejor en el
mercado; esto implica fijar y evaluar las necesidades para el logro de
objetivos en trminos de calidad, cantidad, precio, oportunidad y
servicios.
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3. Desarrollo de los temas (cont.)

2. LA FUNCIN DE COMPRAS
Su objeto es la adquisicin de los bienes y servicios que la

empresa requiere para su funcionamiento, para este fin es

necesario establecer polticas de logstica adecuadas, por
ejemplo: en las limitaciones financieras, la gerencia de una
empresa adopta como poltica mantener stocks a 90 das, los
compradores sabrn que cualquier negociacin que realicen
deber estar dentro de esos lmites; como vemos se deben
establecer polticas sobre la calidad, cantidad, precio, tiempo
o plazos de entrega y forma de pago.

3. Desarrollo de los temas (cont.)

a)
b)
c)
d)
e)

f)
g)

3. ACTIVIDADES DE LA FUNCIN DE COMPRAS

Investigar e identificar fuentes de aprovisionamiento
(proveedores).
Formulacin del presupuesto y el programa anual de
adquisiciones.
Seleccionar proveedores.
Gestionar y negociar con proveedores: cantidad, calidad,
oportunidad, precios y condiciones generales.
Colocar las rdenes de compra o servicios.
Investigacin de nuevos productos que aparecen en el
mercado.
Disposicin final de los sobrantes y productos obsoletos.
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3. Desarrollo de los temas (cont.)

4. LA GESTIN DE COMPRAS
a. Proceso de compras y contrataciones
Conjunto de operaciones tcnico, administrativas y
jurdicas orientadas a la consecucin de la propiedad,
disponibilidad y facilidad de utilizacin de bienes y servicios en
forma permanente o parcial a cambio de un pago.

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

4. LA GESTIN DE COMPRAS
a. Proceso de compras y contrataciones (cont.)

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

b. Sistema de informacin del proceso de compras
Conjunto interrelacionado de hechos tendientes a las
recopilaciones, clasificacin, procesamiento, anlisis e
interpretacin de datos que sirven de instrumento bsico para la
provisin o suministro de recursos materiales y/o servicios no
personales de tal manera que satisfaga las necesidades del
usuario.
Un buen sistema de informacin permite:

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

c. Mtodos para comprar
En grandes cantidades para reserva.
En cantidades proporcionales a los planes de produccin.
En pequeas cantidades para consumo.
De suministro continuo.
1. En grandes cantidades para reserva, o especulacin: es
independiente del proceso industrial, se compra cuando los precios son
bajos y revender a mayor precio o para mantener un buen stock.
2. En cantidades segn planes de produccin: son compras realizadas
segn el avance de los planes de produccin.
3. Compras en pequeas cantidades para consumo: stas se efectan
cuando el producto es necesario, a veces dependen del hecho, de que la
empresa produce segn pedidos o en lotes de importancia limitada.
4. De suministro continuo: son las compras que pueden preverse
haciendo un anlisis de las estadsticas de los consumos donde se
observa la frecuencia del uso de algunos productos.
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3. Desarrollo de los temas (cont.)

d. Normas para realizar las compras
Existen cuatro aspectos bsicos a tener en cuenta en la
adquisicin:
Calidad

Cantidad
Momento en que hay que Comprar
Precio

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

1. Calidad

La calidad est definida por la utilizacin que se va a

dar al artculo que se requiere, las normas de calidad
deben estar en funcin de ello: la calidad debe
definirse; no debe medirse por el precio; debe ser la
ms conveniente; debe estar siempre disponible: Por
esa razn las compras deben disponer de las
especificaciones necesarias.

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

2. Cantidad

Estar seguro de que la cantidad que se adquiere es la correcta,

por que se debe estar capacitado para determinar si la
cantidad que le solicitan responde al consumo y al mismo
tiempo poder establecer la cantidad econmica; se debe
equilibrar tres aspectos al hacer una adquisicin: las
necesidades de consumo, las ventajas econmicas y la
seguridad de su almacenamiento. Por tanto, las normas para la
cantidad son: basarse en el control de existencias; estar
respaldada por una necesidad; no debe estar influenciada por
el precio; tener en cuenta el tiempo de demora; tener en
cuenta el tipo de transporte; y, tener en cuenta el espacio
disponible.
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3. Desarrollo de los temas (cont.)

3. Momento en que hay que comprar:

Esta determinacin evita gastos intiles y compras de ltimo

minuto; para ello hay que tener en cuenta el consumo, el
tiempo de demora, la va a utilizar, la cantidad por adquirir y
la distancia del proveedor. El momento en que hay que
comprar depende de un BUEN SISTEMA DE CONTROL DE
EXISTENCIAS.
4. Precio:

Se debe tener presente que el precio de adquisicin es un

elemento del precio de venta; debe relacionarse con la
cantidad y calidad; el precio no es solamente el valor de
compra, hay que tener presente el transporte, embalaje,
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recepcin, almacenamiento, etc.

3. Desarrollo de los temas (cont.)

e. El proceso tcnico de las compras
e.1. Seleccin y registro de proveedores: se debe iniciar con un
estudio del mercado de productos y de proveedores, lo cual
implica reunir informacin sobre la produccin, distribucin y
venta del o los productos; localizar a los proveedores potenciales,
para seleccionar de entre ellos al que rena las mejores
condiciones para nuestra poltica de compras. En la calificacin
de los proveedores podemos tener en cuenta los siguientes
factores: la calidad, plazos de entrega, seguridad de las entregas,
flexibilidad, continuidad, nivel tecnolgico, precios.

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

e. El proceso tcnico de las compras
e.2. Evaluacin de proveedores: se afirma que una compra ha
sido eficiente cuando se ha realizado una buena seleccin de
proveedores. Una buena evaluacin de proveedores aumenta las
ganancias de la empresa; con esta finalidad se emplean mtodos
estadsticos, modelos matemticos con ayuda de las
computadoras, por ejemplo: las grficas y evaluaciones
estadsticas. La medicin del proveedor y el comprador se basa en
la responsabilidad de: precio, tiempo, cantidad y calidad; veamos
algunos ndices ms usados:
Indice de precios = (precio ms bajo / precio promedio) x 100
Indice de calidad = (lotes aceptados / lotes servidos) x 100
Indice de servicio = (piezas entregadas / total piezas
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solicitadas) x 100

3. Desarrollo de los temas (cont.)

e. El proceso tcnico de las compras
e.2. Evaluacin de proveedores (cont.)
La evaluacin del mercado de proveedores consiste en
estudiar, evaluar, detectar, localizar y ayudar a desarrollar a
nuevas fuentes de abastecimiento, y actualizar los registros
de proveedores.

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

e. El proceso tcnico de las compras

e.2. Evaluacin de proveedores (cont.)

Aspectos importantes a estudiar:
Estudio y evaluacin de antecedentes comerciales e imagen del

proveedor.
Evaluacin de su constitucin, objetivos, capacidad productiva

y su fuerza laboral.
Estudio y evaluacin de su perfil financiero (conocer

detalladamente la capacidad y respaldo financiero del futuro

proveedor), la evaluacin financiera consiste en analizar las
capacidades de endeudamiento, de liquidez y de rentabilidad
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del manejo operativo y administrativo de su(s) empresas.

3. Desarrollo de los temas (cont.)

e.3. Solicitud de cotizacin:
Conocidas las necesidades, tanto cualitativas como
cuantitativas y su distribucin en el tiempo, y espacio; y
efectuada la seleccin de proveedores, ser preciso efectuar
la oportuna solicitud de cotizacin, con el fin de que aquellos
proveedores potenciales, indiquen las condiciones de precio,
cantidad, plazos y medios de entrega en los que estn
dispuestos a efectuar la venta. La peticin debe ser clara, con
todos los datos precisos, en especial las especificaciones
cualitativas, las cantidades y los plazos de entrega, para que
cada proveedor potencial formule sus ofertas de precio y
condiciones de pago.
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3. Desarrollo de los temas (cont.)

e.3. Solicitud de cotizacin (cont.)
En todos los casos que sea posible, es aconsejable solicitar
muestras; recibidas las ofertas (cotizaciones) se podrn efectuar
comparaciones entre ellas respecto a:
Calidades ofertadas
Plazos de entrega
Precios
Condiciones de Pago
Puntos de envo o recepcin
Mtodos de envo o fijacin de condiciones de porte y seguros
Impuestos y gravmenes

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

f. Clculo del lote econmico de compras (Q)
Mediante este clculo, se minimiza los costos totales que
genera una operacin de compra (costos de preparacin de
pedidos mas los costos de mantenimiento de los stocks).

f.1. Costos de preparacin:

Son los costos que generan las actividades desde la solicitud
de pedido por el usuario hasta que el producto est
fsicamente en el almacn (trmite del pedido, elaboracin de
la orden de compra, transportes, seguros, manipulacin,
control de calidad, recepcin, ubicacin en el almacn).

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

f.2. Costo de mantenimiento de stocks:
Est definido como un porcentaje del precio de compra,
determinado de los diferentes costos que se incurren por tener
el producto en el almacn (espacio ocupado, control stocks,
registro, obsolescencia, seguro, costo de oportunidad, etc.).

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

Ejemplo:
Se desea determinar las cantidades econmicas a pedir del
artculo X3; cuya demanda anual es de 3,600, los costos de
preparacin (ordenar) es de S/.60 por cada orden; el costo de
posesin se calcula en 30% del valor del inventario promedio; y
el precio del artculo en el mercado es de S/. 4.00 por unidad.
Solucin:

Q=?
A = 3,600
S = S/. 60
P = S/. 4
K=30% = 0.30

2(3600)(60)
Q
(4)(0.3)
Q 600 unidades
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3. Desarrollo de los temas (cont.)

g. La distribucin de las copias de la orden de compra u
orden de servicio
Para evitar implicancias negativas, como duplicacin de pagos

o falta de fondos para el pago a proveedores, doble recepcin

por parte del almacn, etc., veremos que es necesario que las
copias de las rdenes de compra u rdenes de servicio se
distribuyan:
Copia al almacn; para que puedan con anticipacin preparar un

espacio fsico para recibir el material, la pre-asignacin de

cdigos de ubicacin, coordinar el apoyo de control de calidad
cuando sea necesario.
Copia a finanzas; para que pueda efectuar la provisin de fondos

para el pago oportuno al proveedor, etc.

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3. Desarrollo de los temas (cont.)

Caso: ALSA VS: TYRO

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4. Referencias Bibliogrficas
Libro:
ANAYA, Julio. (2011) Logstica Integral, La gestin operativa de la
empresa. Editorial Esic. Madrid. Espaa.