Gestin Documental Eficaz

Documentos en la organizacin
Existen
diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organizacin,
algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la
prestacin del servicio.
A continuacin vamos a ver algunos de los documentos ms importantes que se
utilizan en las organizaciones, as como sus normas para la creacin, sus usos, y
su distribucin:
a) Circular.
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a
todos o aparte de sus subalternos simultneamente para darle a conocer
disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad
Usos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Cambios de horario.
Rotacin de jefes.
Nombramiento de comisin reorganizadora.
Ascensos del personal.
Aplicacin de encuesta.
Acuerdos y decisiones del directorio

b) Notificacin.
Es una comunicacin o un aviso formalizado de una empresa, una
organizacin o una persona que pretende dejar asentada determinada
resolucin que se ha tomado o que se tomar en un futuro.
Usos:
1.
2.
3.
4.

Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.

Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.
Noticias e informaciones de inters para la Organizacin.
Aspectos de carcter preventivo sobre asuntos administrativos,
operativos, legales.
5. Nombramientos de funcionarios.
c) Manuales, procedimientos e instructivos.
Sern producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa
autorizacin del Personal Directivo. Cada supervisor que reciba un
Manual, Instructivo o Procedimiento, deber dar a conocer y comentar
con su personal asignado el contenido de dicho instrumento.
Usos:
1. Procedimientos, normas, relacionadas con el rea de prestacin de
servicios de la Organizacin, los cuales deben formar parte de la
documentacin de la misma.
2. Resaltar aspectos de carcter preventivo, correctivo sobre asuntos
administrativos, operativos, legales y otros del rea en cuestin.
d) Memorando.

El memorando es un escrito breve por el que se intercambia informacin

entre diferentes departamentos de una organizacin para comunicar
alguna indicacin, recomendacin, instruccin o disposicin.
Usos:
1. Instruir o informar dentro del rea de actividades de cada funcionario
sobre actividades especficas, de acuerdo a las atribuciones.
2. Llamar la atencin o poner sobre aviso al personal en las diferentes
materias originadas por las actividades normales.
3. Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las partes
interesadas.
4. Cualquier informacin de la que se desee dejar constancia escrita.

Elementos esenciales de un documento.

Vamos en este apartado a enumerar el mnimo de elementos que debe contener
un documento, ya sea para registrar la parte administrativa, como lo referente a
la prestacin del servicio:
1. ndice o Sumario.
Contenido del documento a presentar expresado en trminos de
descripcin -ttulos- y nmero de la pgina.
2. Introduccin.
Breve descripcin sobre el contenido del documento. Debe indicar
claramente el tema a tratar (objetivo), as como tambin, a quien est
dirigido y en qu forma est estructurado.
3. Fuentes bibliogrficas o Referencias.
Contenido de todas aquellas citas bibliogrficas las cuales sustentaron la
elaboracin del documento. Debe mencionar: autor, ttulo, lugar, ao.
4. Desarrollo.
Desarrollo del documento.
5. Conclusin.
Resultado al cual se pudo llegar con el desarrollo del tema presentado.
6. Anexos.
Contendrn todos aquellos instrumentos, grficos, cuadros, actividades,
etc., los cuales sustentaron la elaboracin del documento y que ilustran
el mismo.

Requisitos que deben Cumplir las Bibliotecas

Los diez mandamientos de Harry Faulkner-Brown
Todo edificio que albergue una documentacin o archivo tiene que reunir los
siguientes principios bsicos:
1. Flexible. Procurar que las instalaciones, que todo el edificio sean
adaptable a cambios de nuevas necesidades que vayan surgiendo.
2. Compacto. El edificio es un todo compuesto de distintas secciones, esto
permite una mayor facilidad en la circulacin tanto de los usuarios como
del personal y de los libros.

3. Accesible. Debe asegurar la accesibilidad y facilidad de movimiento

tanto del exterior como en el interior, eliminando las barreras
arquitectnicas. La accesibilidad interior supone claridad, tanto en la
distribucin de espacios como orientacin interior por medio de seales
adecuadas.
4. Extensible. Prever la posibilidad de crecimiento de forma ms o menos
limitada y continua.
5. Variado en su oferta de espacios. El edificio debe permitir la
instalacin de distintas secciones dentro de l, (salas de lectura, de
consulta, depsitos, saln de actos).
6. Organizado. El edificio ha de permitir el acercamiento entre libros y
lectores.
7. Confortable. La biblioteca debe ser cmoda.
8. Seguro. Cuando se habla de seguridad se refiere a varias vertientes:
hacia el usuario, hacia el personal, hacia el equipamiento y hacia la
coleccin.
9. Constante. La inalterabilidad en las condiciones fsicas dentro del
edificio que favorece el trabajo cmodo de usuarios y personal. Y adems
es necesario para la conservacin de los materiales bibliotecarios.
10.Econmico. La necesidad de que el edificio debe construirse y
mantenerse con el mnimo de recursos y personal.