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PLAN DE NEGOCIOS PARA EL

LANZAMIENTO DE UNA EMPRESA DE


ORGANIZACIN DE EVENTOS
CORPORATIVOS
Alessandra Mara Pomarino ngeles
Lima, 01 de abril de 2013

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES


Administracin de Servicios- Universidad de Piura, Campuslima

PLAN DE NEGOCIOS PARA EL LANZAMIENTO DE UNA EMPRESA DE ORGANIZACIN DE


EVENTOS CORPORATIVOS

Esta obra est bajo una licencia


Creative Commons AtribucinNoComercial-SinDerivadas 2.5 Per
Repositorio institucional PIRHUA Universidad de Piura

UNIVERSIDAD DE PIURA - CAMPUS LIMA


FACULTAD: CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES

PROGRAMA: ADMINISTRACIN DE SERVICIOS

TESIS DE LICENCIATURA
PLAN DE NEGOCIOS PARA EL LANZAMIENTO DE UNA
EMPRESA DE ORGANIZACIN DE EVENTOS CORPORATIVOS
PRESENTADA POR: ALESSANDRA MARA POMARINO ANGELES

ASESOR LUIS ARDITTO DAZ

Lima, 26 de Marzo de 2013

Alessandra Mara Pomarino ngeles

A mis seres queridos,


quienes me han apoyado a lo largo
de estos aos de estudios.

PLAN DE NEGOCIOS PARA EL LANZAMIENTO DE UNA EMPRESA DE


ORGANIZACIN DE EVENTOS CORPORATIVOS

NDICE

Captulos

Pginas

Resumen Ejecutivo ................................................................................... 8


La justificacin del tema de tesis ............................................................ 10
Las limitaciones ..................................................................................... 12
Marco Terico
1.

Situacin actual .............................................................. 13


1.1

Descripcin del mercado ...................................... 14


1.1.1

Definicin .................................................. 14

1.1.2

Historia ..................................................... 14

1.1.3

Empresas ................................................. 15

1.1.4

Turismo..................................................... 16

1.1.5

Per .......................................................... 16

1.1.6

Mercado de Eventos Corporativos: Demanda


Oferta ...................................................... 18

1.2

Anlisis sectorial ................................................. 19

1.3

Investigacin comercial del sector ........................ 23


1.3.1 Anlisis de datos secundarios ..................... 24
1.3.2 Anlisis cualitativo ...................................... 54
1.3.3 Anlisis cuantitativo .................................... 59
1.3.4 Conclusiones del anlisis ........................... 59

2.

Diseo del producto ......................................................... 61


2.1

FODA .................................................................. 62

2.2

Segmento mercado ............................................. 67

2.3

Posicionamiento ................................................... 68

2.4

Propuesta de valor y procesos de


prestacin de servicios ........................................ 68

3.

Objetivos ....................................................................... 111


3.1

Objetivos para el primer ao ............................. 112

3.2

Objetivos para el segundo ao .......................... 113

4.

Planes de contingencia .................................................. 114

5.

Presupuesto y programas de accin .............................. 126


5.1

Presupuesto ....................................................... 127


5.1.1

Presupuesto del Proyecto ....................... 127

5.1.2

Flujo de Caja Anual ................................ 137

5.1.3

Flujo de Caja Mensual ............................ 138

5.1.4

Estado de Ganancias y Prdidas ............ 138

5.1.5

Balance General ..................................... 138

5.1.6

Anlisis Financiero. VAN y TIR ............... 152

5.1.7

5.2
6.

Punto de Equilibrio.................................. 153

Programas de accin ......................................... 157

Controles ....................................................................... 160

Conclusiones............................................................................. 164
Bibliografa ................................................................................ 168
Glosario..................................................................................... 178
Anexos

NDICE DE GRFICOS

Grficos

Pginas

Grfico 1. Logo de Performance AD

69

Grfico 2. Proceso de Servicio

79

Grfico 3. Formulacin y Evaluacin del Proyecto

80

Grfico 4. Estructura de Descomposicin del Trabajo Aplicado a la Produccin de


Eventos

95

Grfico 5. Organigrama

96

Grfico 6. Diagrama de la Ruta Crtica

98

Grfico 7. Cronograma

99

Grfico 8. Costos y Grupos de Inters en el Desarrollo de un Proyecto

117

Grfico 9. Cuadro de Mando Interno Performance AD

163

NDICE DE TABLAS

Tablas

Pginas

Tabla 1. FODA

65

Tabla 2. Presupuesto y Fee

85

Tabla 3. Modelo de Presupuesto

87

Tabla 4.Contratos de Stimulus

128

Tabla 5. Clculo de Inters

136

Tabla 6. Flujo de Caja Anual

139

Tabla 7. Flujo de Caja Mensual

141

Tabla 8. Estados de Ganancias y Perdidas

146

Tabla 9. Balance General

147

Tabla 10. Clculo de VAN y TIR

152

Tabla 11. Programacin de Actividades

157

RESUMEN EJECUTIVO

Tanto en la vida de las personas como de las empresas, los eventos suponen hitos en el
camino que marcan, con letras maysculas, las etapas de nuestra evolucin. Se celebran
aniversarios, lanzamientos de nuevos productos, homenajes a un jefe de renombre,
inauguraciones de una nueva planta, etc. Las empresas invierten en eventos ya que as
se transmite de una manera ms eficaz un mensaje determinado a un pblico concreto
para generar una actitud o respuesta.
El panorama de este rubro confirma las oportunidades presentes

ya que un tpico

'business to business gasta entre 25 y 30 por ciento de su presupuesto de marketing en


una combinacin de eventos en vivo, ferias, congresos y eventos de cliente virtual 1.
Segn el Ministro de Economa y Finanzas, Luis Miguel Castilla, en el Per el crecimiento
econmico proyectado para el 2012 es de 5.7%, lo que predice un futuro favorable para
las empresas peruanas.

1 Which is Better for your marketing budget trade (2011), Disponible en la web: info.venderepartners.com/bid/53095/Which-is-Betterfor-your-Marketing-Budget-Trade-Shows-vs-Luncheons. [consulta: 20 de Marzo 2011].

Debido a que en el Per, no hay una carrera profesional de organizacin de eventos y los
competidores actuales tan solo compiten por el grado de experiencia que tienen en el
mercado, se puede lograr la diferenciacin de un negocio de organizacin de eventos a
travs del diseo de una propuesta de valor que implique la conceptualizacin de
estrategias de comunicacin donde la creatividad tendr un papel importante y en la cual
la produccin del evento tenga el soporte tecnolgico adecuado como los planificadores
de tareas y aplicaciones en dispositivos mviles para cumplir con los tiempos y lograr los
objetivos trazados.
Las ventas proyectadas a travs de los datos histricos de ventas de uno de nuestros
competidores, con ms de 10 aos de experiencia, han permitido el anlisis financiero.
Por lo cual se concluye que la inversin inicial ser a travs de recursos propios S/.
20,000 y al tercer ao, a travs de un financiamiento bancario de S/. 60,000. Como
resultado del anlisis financiero se ha obtenido el 90.51% de tasa interna de retorno a un
plazo de cinco aos.
El presente trabajo propone el lanzamiento de una empresa organizadora de eventos
corporativos cuyas estrategias y diseo del proceso de servicio son vitales para el logro
de objetivos.

10

JUSTIFICACIN DEL TEMA DE TESIS

El presente tema de tesis pretende desarrollar un plan de marketing para el


lanzamiento de una empresa de organizacin de eventos corporativos cuya misin ser
brindar servicios personalizados para diversas organizaciones. Los eventos pueden tener
fines motivacionales y/o relaciones pblicas, adecuados a la cultura organizacional de
cada organizacin.
La importancia del tema radica en que los eventos de empresas podran convertirse en
una de las ms eficaces herramientas para la comunicacin interna y externa de una
empresa si es que son utilizado de manera acertada.
Como lo afirma Raimond Torrents Fernndez2, los eventos de empresas son una eficaz
herramienta de marketing para la comunicacin empresarial. Su principal ventaja radica
en la forma en que se transmite el mensaje, en vivo, cara a cara. Su principal peligro,
tambin.

Raimond Torrents Fernndez, fundador de Torrents & Friends, inici su andadura en el mundo de los eventos de empresa tras cin co
aos de estudios empresariales (ESADE) y tres en el departamento de marketing de una multinacional norteamericana (CPC Espaa /
Best Foods). En 1987 entra en el mundo de la produccin de espectculos como gerente de Animacin del Ocio S.A., empresa dedi cada
a la gestin y programacin de espacios no convencionales dedicados al ocio y la cultura, desde donde inicia la creacin y pr oduccin
de eventos de empresa aunando su conocimiento del mundo empresarial y su experiencia en la produccin de espectculos

11

Estos eventos no tienen que ser necesariamente ostentosos, pero s deben alinearse con
los objetivos trazados, como el comunicar el xito o fracaso

de alguna accin o

simplemente para reforzar la identificacin del personal con la empresa (comunicacin


interna). Adems, puede transmitir a los inversionistas o clientes la cultura organizacional
de la empresa y exponer las fortalezas de esta (comunicacin externa).
Si bien es cierto, en el Per hay empresas de organizacin de eventos, la empresa
propuesta en el presente trabajo pretende comprometerse con su cliente proponiendo
una deteccin de necesidades del evento para ver la realidad: el ambiente laboral,
costumbres, polticas y cultura organizacional; de tal forma que con este anlisis
minucioso pueda dotar del espritu de la empresa a toda la planificacin del evento. Esto
se traduce en la preocupacin para que la decoracin, el catering, la animacin y la
msica calcen con la identidad de la empresa (marca, colores institucionales, cultura
organizacional, etc.) y den como resultado una experiencia inolvidable y til para el logro
de objetivos motivacionales o de negociacin. Ese, entonces, es el motivo por el cual esta
tesis trata de estudiar el sector servicios en el rubro de eventos que ser de suma
importancia para la elaboracin del plan de marketing de la empresa propuesta.
Los objetivos que se traza son los siguientes:
Objetivos Generales

Analizar el sector de servicios en el rubro de organizacin de eventos.

Crear una estrategia de diferenciacin para la nueva empresa.

Objetivos Especficos

12

Identificar a los competidores o sustitutos.

Identificar a los clientes potenciales.

Definir la propuesta de valor.

Disear la campaa de comunicacin.

Analizar la viabilidad financiera.

LIMITACIONES

Una de las limitaciones al momento de analizar a los competidores es el grado de


informalidad que existe en este sector, pues no nos permite ubicar a la totalidad de los
competidores para su correspondiente anlisis, los cuales son una fuente de amenaza
futura en la medida que las empresas informales tienden a provocar una guerra de
precios.
Sin embargo, a travs de medios publicitarios como la Gua Anual de Eventos 2010 y
pginas web, se ha logrado conocer a los ms grandes y reconocidos competidores.

13

Captulo 1
Situacin Actual

14

1. Situacin actual

1.1 Descripcin del mercado

1.1.1 Definicin
Para entender el mercado de los eventos, es necesario saber que significa
eventos. Epistemolgicamente, la palabra evento proviene del latn
"eventus" que significa acontecimiento, suceso o eventualidad.
Los eventos corporativos son reuniones que se realizan para proponer un
producto, servicio, negocio, relacin o sentimiento por encargo de una
empresa.

1.1.2 Historia
Para situarse bien en el mercado de los eventos, es necesario conocer
aquellos hechos en la historia que originaron las primeras formas de
organizacin y produccin de eventos.
No sabemos con certeza en qu momento exacto de la historia se originaron los eventos en el mundo,
solo podemos partir de la Grecia Clsica donde se daba gran importancia al ocio, y el tiempo libre se
dedicaba a la cultura, diversiones, religin y deporte. Los desplazamientos ms destacados eran los que
se realizaban con motivo de asistir a los Juegos Olmpicos de la Edad Antigua en la ciudad de Olimpia,
a las que acudan miles de personas y donde se mezclaban religin y deporte. Tambin existan
peregrinaciones religiosas, como las que se dirigan a los orculos de Delfos y de Ddana. Pero no todo
se inici ah; tambin a finales del siglo XVI surge la costumbre de mandar a los jvenes aristcratas

15
ingleses a hacer el 'Grand Tour' al finalizar sus estudios con el fin de complementar su formacin y
3
adquirir ciertas experiencias .

En el ao de 1681, en la ciudad de Roma, se llev a cabo el primer


Congreso Internacional de Medicina; este hecho, se dice, dio origen a las
convenciones y congresos, por ser el primer evento bien organizado y
estructurado. Sin embargo, lo que verdaderamente impuls los eventos fue
la Revolucin Industrial, pues con la invencin de la mquina a vapor se
iniciaron muchos desplazamientos para aprovechar el tiempo libre4.

1.1.3 Empresas

Este negocio se ha desarrollado a grande escala en Inglaterra, Francia y


Estados Unidos. Surge ante la necesidad de las empresas para poder
comunicarse mejor con sus clientes internos y externos. Si bien es cierto,
los primeros profesionales que asumieron el riesgo de organizar un evento
con fines de negociacin lo hicieron para poder recibir a un cliente
importante o mostrar un nuevo producto. Luego, se fue diversificando la
oferta de estas empresas organizadoras, ya que los mismos proveedores
de las agencias publicitarias (me refiero a los tcnicos de servicios
audiovisuales,

alimentos, decoracin, etc.) se integraron hacia atrs,

ofreciendo servicios ms especializados. Por lo tanto, una empresa de


organizacin de eventos, por lo general, es multidisciplinaria. Son
necesarios conocimientos de estrategia, marketing y propiamente tcnicos.

3 Morales, A., "Origen, evolucin y estadsticas de eventos en el mundo" (2011). Disponible en la web: andreameventos.blogia.com/
[consulta: 01 de Marzo 2011].
4 Morales, A., "Origen, evolucin y estadsticas de eventos en el mundo" (2011). Disponible en la web: andreameventos.blogia.com/
[consulta: 01 de Marzo 2011].

16

1.1.4 Turismo

Dentro del turismo se consideran los eventos internacionales que tambin


requieren mayor planificacin y organizacin debido a su complejidad y
nmero de participante, impactando positivamente en la economa del pas.

Cabe resaltar la competitividad que hay entre los pases por el ingreso de turistas que
asisten a eventos; entre los principales estn: Europa (33%), Canad (29%), Hawai (24%),
Mxico (15%), Bahamas (9%) y Alaska (6%).

Aunque en Amrica latina se debe destacar la gran acogida que tiene Mxico, pues 22,637
turistas ingresan para asistir a la gran oferta de eventos que este pas ofrece. Colombia
cuenta con importantes centros de convenciones y una infraestructura hotelera con altos
estndares de calidad, que adems incluye cadenas nacionales y extranjeras de gran
prestigio y tradicin para la realizacin de eventos empresariales.5

La cifra total de turistas en el Per por eventos no se conoce. Sin embargo,


un claro ejemplo de eventos que atraen a turistas es Per Moda ya que ha
previsto para el abril 2012 la llegada de ms de 2000 visitantes extranjeros y 450
compradores de 30 pases, las mayores delegaciones provienen de Brasil (130), Mxico (25)
y pases nrdicos (20) () Adems, se realizar tambin Per Gift Show en el cual
participarn 107 mypes y 130 compradores internacionales de 9 pases y PromPer ha
previsto negociaciones superiores a $4.8 millones.6

1.1.5 Per

En el Per, adems de existir las empresas organizadoras de eventos


formales, tambin hay que lidiar con un nivel de informalidad la cual puede
influir en la calidad del servicio. La tasa de informalidad llega al 60.9% del

5 Morales, A., "Origen, evolucin y estadsticas de eventos en el mundo" (2011). Disponible en la web: andreameventos.blogia.com/
[consulta: 01 de Marzo 2011].
6 Diario Gestin (2012), Per Moda negociar ms que Colombiamoda. Diario Gestin, pg. 20.

17

PBI y la evasin del Impuesto General a las Ventas (IGV) le cuesta al pas
S/.13,712 millones anuales.7

Como lo comenta, el gerente de una prestigiosa empresa de eventos:


Estos servicios informales le prometern todo tipo de cosas realizables e
irrealizables, precios por debajo del mercado, atencin personalizada,
seguimiento constante, etc. Luego, las cosas no resultaran como las haban
pintado en un principio () se presentarn una serie de improvisaciones y
alzas en los presupuestos acordados.8

Aun es necesario recordar que esta tesis se enfocar en los eventos


corporativos. Cuyo objetivo es agrupar un determinado grupo de personas
y proponer un mensaje, producto, servicios o sentimiento, y su realizacin
no es ocasional sino intencional. A diferencia de los eventos sociales que
son destinados principalmente a honrar y celebrar un determinado
acontecimiento a travs del protocolo, la camaradera y la diversin, no
institucional o corporativo con fines benficos o de ayuda social. Un evento
es similar a un proyecto ya que es nico e irrepetible, y por lo tanto hay que
manejarlo como tal.

Es necesario tomar en consideracin que () en la actualidad, aquellas


grandes empresas que estn enfocando su departamento de marketing a

7 Diario Per 21 (2012), Per es el sexto ms informal del mundo. Disponible en la web: http://peru21.pe/noticia/844299/peru-sextomas-informal-mundo [consulta: 27 de Abril 2012].
8 Barrios D. (2010), Eventos Empresariales: una inversin rentable. Eventos La gua 2010. pg. 201.

18

los eventos sectorizados o dirigidos a un pblico especfico, estn teniendo


grandes resultados9. Esto implica un trabajo conjunto entre el cliente (en
algunos casos el departamento encargado de eventos) y la productora de
eventos. Algunas estadsticas con respecto a este punto son:

Un tpico 'business to business' organizacin gastar entre 25 y 30


por ciento de su presupuesto de marketing en una combinacin de
eventos en vivo, ferias, congresos y eventos de cliente virtual10.

1.1.6 Mercado de eventos corporativos: Demanda y Oferta

El mercado de los eventos corporativos tiene como demanda a las


personas con un cargo especfico dentro de una organizacin, instituciones,
ONGs corporativos, gobierno, etc. Y su oferta est constituida por
organizadores de eventos, hoteles, locales, alquiler de audio y video,
transporte, coregrafos, casas, catering, realizadoras, escengrafos,
agencias, marketing btl, actores, agencias de turismo, directores musicales,
etc.

En resumen, la importancia de los eventos para las empresas radica en


que es un medio eficaz para la comunicacin tanto interna como externa.
Destinando entre 25 30% de su presupuesto anual del rea (marketing o

9 Barrios D. (2010), Eventos Empresariales: una inversin rentable. Eventos La gua 2010. pg. 201.
10 Vendere, Which is Better for your Marketing Budget?, 15 de Febrero 2011. Disponible en
http://info.venderepartners.com/bid/53095/Which-is-Better-for-your-Marketing-Budget-Trade-Shows-vs-Luncheons

la

web:

19

recursos humanos) para la realizacin de ferias, lanzamiento de productos,


congresos, etc. 11
La demanda est compuesta por responsables de eventos de marketing o
recursos humanos de organizaciones, quienes necesitan proveedores para
la conceptualizacin y/o produccin de sus eventos.
En el Per, la oferta se est diversificando cada vez ms. No obstante, la
informalidad influye en la calidad de servicio brindado.

1.2

Anlisis Sectorial

Este estudio permitir un anlisis externo que busque entender cmo


es el sector de organizacin de eventos corporativos en cuanto a
cules son los proveedores, compradores y competencia. Asimismo,
este anlisis ayudar a ver tendencias en el sector, identificar barreras
y, por lo tanto, descubrir oportunidades.

Las cinco fuerzas de Porter


Este modelo estratgico permite evaluar la rentabilidad del sector en
trminos de valor y proyeccin de empresas y unidades de negocio
futuras en el sector. (Vase en Anexo 1).

11 Which is Better for your marketing budget trade (2011), Disponible en la web: info.venderepartners.com/bid/53095/Which-isBetter-for-your-Marketing-Budget-Trade-Shows-vs-Luncheons. [consulta: 20 de Marzo 2011].

20

i.

Participantes potenciales

Existen empresas organizadoras de eventos especialistas que son de


talla mundial y que podran interesarse en el Per debido a su
estabilidad y crecimiento econmico.

ii.

Amenazas de productos o servicios sustitutos

Existen proveedores que se aventuran a ofrecer servicios


adicionales a los que actualmente prestan, estos son menos
especializados y con menor precio.
Asimismo, las propias reas de marketing y recursos humanos de
las organizaciones pueden disear, producir y dirigir sus propios
eventos. Otra amenaza es la relacionada con la innovacin
tecnolgica, en otros pases se est empezando a aplicar la web 3.0
a los eventos y tambin, sistemas tecnolgicos que optimizan la
produccin de eventos.

iii.

Proveedores

En este apartado se encuentran los proveedores que ofrecen


productos y servicios como estructuras, luces, catering, etc., los
cuales son de gran importancia porque influyen en la percepcin de
la calidad del servicio integral o parcial del evento. Por eso es

21

necesario contar con proveedores serios que garanticen estndares


de servicio relevantes para ofrecer un servicio de calidad al cliente.

iv.

Compradores

Es vital tener un contacto dentro de la empresa en la que se


realizar el evento. La persona con la que generalmente se negocia
son ejecutivos de las reas de marketing y/o recursos humanos.
Hay que proporcionarle informacin constante y ofrecer propuestas
creativas para fidelizarlo sino podran contratar a un competidor.
Un punto vital es el precio, suelen ser sensibles a los precios por
cuestiones de presupuesto, pero a la vez buscan el logro de
objetivos que influyan en su rentabilidad, que estara ligado al
servicio diferenciado que se le ofrece.

v.

Barreras de entrada

Una nueva empresa de organizacin de eventos puede encontrar


distintas barreras de entrada como:

La diferenciacin de productos ya que los competidores con


experiencia en el rubro tienen una identificacin de marca e
igualmente tienen la lealtad de sus clientes obtenida por
medio de la publicidad, servicio al cliente, las diferencias de
productos o simplemente por ser los primeros en la industria.

22

La necesidad de capital ya que se necesita capital para


cubrir el costo de capital y para financiar el evento de una
empresa grande ya que usualmente pagan a los 60 das
debido a un tema de tesorera.

Los costos cambiantes pueden ser una barrera al inicio, pero


se puede manejar encontrando proveedores que cumplan
con

nuestros estndares de calidad y precio, que se

necesita para cada evento en particular. Adems, los


competidores reciben un servicio o precio especial con los
canales con quienes trabaja debido al tiempo que trabajan
con ellos o debido a su reputacin

Desventajas de costos independientes de las economas de


escala como la curva de aprendizaje que implica tcnicas,
produccin, distribucin y logstica.

vi.

Barreras de salida

Entre las barreras de salida, que puede encontrar una empresa nueva
en este rubro, estn las emocionales que justifican la decisin de no
salir del negocio por motivos econmicos, identificacin con el grupo
humano con el que se trabaja o apego a su marca.

23

1.3 Investigacin comercial del sector

Para el presente anlisis se ha tomado como fuente de informacin la Gua


de Eventos de la empresa Md Group, ya que es una publicacin que se
edita en el Per desde el ao 2002 y que goza de un reconocido prestigio
en la comunidad de eventos local. Se trata de un directorio anual que pone
al alcance de los ejecutivos que toman decisiones sobre eventos en las
principales empresas e instituciones del pas, una completa base de datos
de proveedores especializados en diversos servicios para la realizacin de
eventos. Esta gua es la nica publicacin en el Per que llega al escritorio
de ms de los 6,000 ejecutivos que toman decisiones sobre eventos en las
principales empresas e instituciones12.

12 Gua de Eventos (2010) .Disponible en la web: www.mdgroup.com.pe/eventos.htm [consulta: 02 de Diciembre 2010].

24

1.3.1 Anlisis de datos secundarios

a) Primera fase: Anlisis de los 113 competidores.

El primer anlisis a realizar para la investigacin de mercado, es el de datos


secundarios, los cuales se obtendrn de las pginas web y publicidad
escrita de las competidores.
Segn la Gua de Eventos 2010, hay alrededor de 113 empresas de
organizacin de eventos.
Si bien es cierto hay 113 empresas formales de organizacin de eventos,
en la investigacin solo el 56% (63 empresas) tienen su pgina web
habilitada. Lo cual viene a ser una desventaja para las empresas que no
tienen una pgina web debido a la gran importancia que tiene la web en
estos tiempos, para facilitar la comunicacin con el cliente (Ver Anexo 2).

A continuacin, se presenta la informacin resumida de los competidores


de esta industria, en la primera fase de anlisis:

1.

Guru team: El lema de esta empresa es experiencias profundas que


inspiran a tu gente. Sus servicios estn enfocados a crear experiencias
que inspiren al personal de una empresa a dar lo mejor de s, ya que para
ellos el talento humano es una pieza clave para el xito de una empresa

2.

Gymkanas: Su lema es el corazn de una organizacin exitosa es un


equipo cuyos miembros se comprenden y confan plenamente entre s.
Los servicios que brinda son gymkanas y eventos deportivos, juegos de

25

improvisacin, carreras urbanas, dinmicas en grupo, talleres de coaching


para organizaciones, incentivos para empresas, y locaciones, catering y
organizacin de espectculos.
3.

Herz & Mino: Brinda soluciones eficaces, da respuesta a sus preguntas,


ayuda a conseguir sus objetivos, mejora su trabajo, tiene en cuenta a las
personas y establecen relaciones con sus clientes. Tiene experiencia
desde 1999. Sus servicios son diseo, produccin y logstica integral,
realizacin e informe final. Y sus clientes son APECOSE, Asociacin de
Grficos del Per, Clnica Tezza, Colegio de Abogados de Lima, CONAJO,
Despacho Primera Dama, Flora Tristn, Foro Salud, Fundacin Fulbright,
Instituto Materno Perinatal de Lima, Instituto Peruano del Deporte,
Ministerio de Energa y Minas, Pontificia Universidad Catlica del Per,
Sociedad Peruana de Biblioteclogas,Sociedad Peruana de Dermatologa,
Sociedad Latinoamericana de Medicina Social, Sociedad Peruana de
Pediatria, Universidad Marcelino Champagnat, Universidad Peruana
Cayetano Heredia y Universidad Tecnolgica del Per.

4.

Hologram Servicios: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una


empresa dedicada a la ejecucin y conceptualizacin de eventos
corporativos. No posee pgina web, est en construccin.

5.

Ignition BTL: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
brinda el servicio de desarrollo integral de eventos corporativos. No posee
pgina web, est en construccin.

6.

Imagen & Eventos: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una


empresa que brinda el desarrollo de campaas BTL, lanzamientos, ferias,

26

congresos y convenciones a nivel nacional. Esta organizadora de eventos


no posee pgina web, est en construccin.
7.

Imb Sports Eventos Deportivos: Es una empresa especializada en


organizacin e implementacin de eventos y servicios deportivos. Sus
servicios brindados

son

talleres deportivos,

programas de

salud,

consultora integral, planeamiento estratgico, comercializacin de eventos,


organizacin de eventos, campaas BTL, outdoor training, campeonatos
inter empresas o gremiales, campeonatos internos, olimpiadas, talleres
deportivos, gymkanas y family day. Sus clientes son: Nestl, Inca Sur, Asa
Alimentos, Pepsico, San Fernando, Grupo ING, GNC, UMBRO, Country
Club Villa, Club Germania, Municipalidad de Miraflores, Municipalidad de
San Isidro, Municipalidad de San Borja, Colegio Carmelitas, Colegio Hiram
Bingham, Colegio Santa Teresita y Jockey Club del Per.

8.

Hugo Salazar ms que umor: Es una empresa especializada en la


produccin general de eventos, elaboracin de libretos, comunicacin en
vivo, fiestas temticas, publicity, diseo e implementacin de promociones,
campaas de activacin, planeamiento estratgico, asesoramiento y
produccin. Sus clientes son: Invita, Seguros Pacfico, Pacfico Vida,
Pginas Amarillas, Banco de Crdito, Interbank, Farmaindustria, Glenmark,
Roche, Yobel, Mina Barrick, Purebiofuels, Parque del Recuerdo, Dyno
Nobel Samex, WWF Per, Bholer, Epensa, Essalud, Fertitec, Panasonic,
Cofide, Cordon Bleu, Instituto de Ingenieros de Minas del Per, Graa y
Montero e Indecopi.

27

9.

Imabri: Es una empresa especializada en producciones publicitarias en el


mercado peruano e internacional con 15 aos de experiencia. Sus servicios
son la produccin cinematogrfica (comerciales de TV, documentales y
cine, videos institucionales, etc.), produccin fotogrfica (catlogos,
revistas, etc.) y produccin de eventos (lanzamiento de productos, fiestas,
conciertos, acciones BTL, etc.).

10. Imago: Empresa especializada en eventos que combina arte, tecnologa y


entretenimiento para crear un vnculo asertivo que quede en la memoria de
todos los presentes. Su servicio prestado es

la produccin de evento

creativos. Sus clientes son Avon, Banco de Crdito del Per, Bellsouth,
Clidda, Compaq, El Comercio, Procter & Gamble, SPS S.A, Telefnica del
Per, Yellow, Estudio A, Graa y Montero, IBM, ITN S.A, Kraft, LG,
Profuturo, Telerep S.A, Tractebel, Mitsubishi, Mibanco, Nextel, Oracle,
Pacifico Peruano Suiza y Payless Shoes Center.
11. Impulso: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
ofrece servicios de desarrollo y realizacin de eventos. Esta organizadora
de eventos no posee pgina web, est en construccin.
12. Impacta: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
desarrolla eventos soportados por sistemas de gestin de inscripciones y
reservas va internet con acceso desde cualquier parte del mundo. Esta
organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
13. Inteligencia creativa: Inicia sus actividades el ao 2007 como una agencia
especializada en la publicidad no convencional, con la apuesta de tener
entre sus integrantes, reconocidos profesionales en el rubro BTL e

28

inmediatamente se empieza a trabajar con una selecta cartera de clientes.


Sus clientes son: Inniva, Sony, Philips, Natura, Grupo Editorial Norma,
TGP, Farmex, KFC, Pasquale, Sedisa, Prolife y Panadol.
14. Intgralo: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
brinda los servicios de activaciones de marca, produccin de eventos,
marketing

promocional,

marketing

deportivo,

trade

marketing

endomarketing. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est


en construccin.
15. Tallmay: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa de
produccin de eventos corporativos inspirados principalmente en la cultura
viva del Per. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est en
construccin.
16. Joy Corp: Realiza eventos de integracin con el fin de reforzar la
identificacin, el desempeo y la productividad de los empleados de forma
individual y grupos. Sus servicios son juegos de integracin, talleres full
day, olimpiadas, extreme day y talleres out door.
17. Jaus comunicaciones: Empresa dedicada al manejo de estrategias de
comunicacin,

publicidad

masiva,

comunicacin

BTL,

creacin,

organizacin y produccin de eventos corporativos, marketing interno, trade


marketing, arquitectura publicitaria y 3D. Esta organizadora de eventos no
posee pgina web, est en construccin y su medio publicitario ms
utilizado es la Gua de Eventos Anual.
18. Joe Quispe: Combina conocimientos de produccin, publicidad, teatro y
marketing. Tiene 10 aos de experiencia. Sus clientes son Lindley,

29

Telefnica, Medco, Mibanco, Biersaorf, HP, Endesa, Lan, Prom Per, El


Comercio, Roche, Fima, SiderPer, G Y M, Kimberly- Clark, Interbank,
Donofrio, Clidda, Mall Aventura Plaza, Nextel, Essalud, Coca Cola y
Nestl.
19. Keto Producciones: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, esta empresa
desarrolla talleres a travs de tcnicas de improvisacin con actores,
directores y dramaturgos nacionales e internacionales. Esta organizadora
de eventos no posee pgina web, est en construccin.
20. Jump: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que brinda
soluciones recreativas para la realizacin de eventos corporativos. Esta
organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
21. Koala Soluciones Creativas: Agencia dedicada al marketing, publicidad e
imagen que ofrece una gama de soluciones creativas para implementar
estrategias. Sus servicios son BTL, medios y diseo. Sus clientes son HG
Foods, Incas Restaurant, Ambrosoli, Campomar, Faber- Castell, De Oro
S.A y BG Logistics.
22. Key partner: Agencia de marketing y comunicacin integral que trabaja de
manera conjunta con sus clientes para lograr el posicionamiento deseado.
Con 10 aos de experiencia. Sus servicios con Bur creativo, empowering
business, eventos, outsourcing en marketing e e-marketing. Sus clientes
son Eko Biz, Jockey Plaza, Jeep, Chrysler, Aranza, Johnson, Touring,
Dodge, La vinoteca, Dando la mano, Divemotor, Xerox, Ron Cartavio,
Latinwest, Mercedes-Benz, Mitsubishi y Ron Cabo Blanco.

30

23. Kimba Fa: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, esta empresa ofrece
propuestas creativas con percusin, danzas y teatro para eventos
corporativos o talleres de integracin. Esta organizadora de eventos no
posee pgina web, est en construccin.
24. L-event: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa de
asesoramiento y organizacin de eventos. Esta organizadora de eventos
no posee pgina web, est en construccin.
25. Kron producciones: Empresa especializada en la realizacin y creacin
de campaas BTL, campaas promocionales y eventos corporativos. Sus
clientes son Sony Per, Powerade, Frugos, Kimberly-clark, Claro, Coca
Cola, Cristal, Sony Ericsson, Bayer, Inca Kola, Ripley, Rfresh, Burn,
Germanischer Lloyd y BIF.
26. Latinas Eventos: Empresa dedicada en sus inicios a los servicios de
anfitrionas. Diversific su oferta de servicios con ejecucin de campaas,
organizacin de eventos y volanteo. Sus clientes son Lan Per, Xerox,
Supermercados Peruanos, Banco Wiese Sudameris, Schwarzkopf y Atronic
Per.
27. Majo Producciones: Organizadora de eventos que brinda servicios como
programas de fidelizacin, creacin y actualizacin de base de datos,
diseo e implementacin de campaas BTL, aniversarios corporativos,
anfitrionas y promotoras, impulsacin y degustacin, seminarios y talleres,
eventos deportivos y ferias. Sus clientes son Federacin Peruana de Golf,
Plaza San Miguel, LAN, Medifarma, Naturale, Lindley, Mitsubishi Motors,
Oltursa, BIF, Lexmark, Krafts foods y Diageo.

31

28. La Mosca: Produccin creativa que brinda servicios como creacin y


ejecucin de eventos corporativos, sociales e institucionales, diseo y
ejecucin de estrategias de contacto directo y produccin de shows
internacionales y nacionales. Sus clientes son Esika, American Express,
Foro Educativo, Pacfico, CCPUCP, Intralot, Pesquera Diamante, Show
Bizz y Cyzone.
29. La Tarumba: Empresa que brinda servicios de espectculos fusionando el
circo, teatro y msica. Con 25 aos de experiencia.
30. La triple A producciones: Empresa que brinda servicios artsticos como
shows y danzas para eventos sociales y corporativos.
31. Ecor: Empresa que organiza seminarios, conferencias, congresos,
convenciones, lanzamiento de productos y servicios, y actividades sociales
y espectculos.
32. Escnica: Empresa que realiza creacin de conceptos, planeacin
estratgica, consultora de imagen, diseo, organizacin y produccin de
campaas publicitarias. Sus clientes son Lindley, Scotiabank, Donodrio y
Prom Per.
33. El circo imposible: Empresa que disea y produce todo tipo de
espectculos y eventos artsticos a medida, proporcionando soluciones de
negocios y entretenimientos. Sus clientes son Yamaha y Municipalidad de
San Borja.
34. Estragon: Empresa que brinda servicios como almuerzos, cenas,
aniversarios de empresas, recepcin de bodas y desarrollo de eventos

32

especiales. Sus clientes son DP World, ALLUS, Laboratorios Aventis S.A,


Mitsubishi, Embajada de Argentina, Colegio Mdico del Per, Presidencia
de la Repblica, Congreso de la Repblica, Tecnologa de alimentos,
DAMCO PERU, Naviera Maersk, Alconsa Callao, Direccin de hidrografa y
navegacin, Marina de Guerra del Per, Autotcnica Servicio, Colegio
Euroamericano, Colegio Villa Mara, Municipalidad de La Molina y
Academia Diplomtica del Per.
35. Escalera BTL: Empresa que realiza la creacin de campaas y la
implementacin, los lanzamientos de marca,

la activacin de tour e

imagen, las degustaciones e impulso, los mega eventos, los talleres de


liderazgo, los medios alternativos, los eventos internos y el full day de
integracin. Sus clientes son El Comercio, Pall Mall, Winston, Mintek,
Nanotek y Bat.
36. Eventtum: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
brinda servicio de anfitrionas y personal de servicio para eventos,
conferencias, desfiles, fotografas publicitarias y tour imagen. Esta
organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
37. Eventos Internacionales: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una
empresa dedicada a la produccin y organizacin de eventos corporativos
con ms de 10 aos de experiencia en el mercado. Esta organizadora de
eventos no posee pgina web, est en construccin.
38. Eventos MGT: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa de
organizacin integral de eventos corporativos, que brinda servicios de

33

promociones y lanzamiento de productos. Esta organizadora de eventos no


posee pgina web, est en construccin.
39. Eventrade: Esta empresa brinda servicios de anfitrionas, modelos,
organizacin de desfiles de moda, creacin y produccin de campaas de
marketing, diseo e implementacin de juegos y stands, organizacin de
eventos corporativos y lanzamiento de productos e imagen institucional.
40. Eventos Nolte: Empresa que organiza eventos sociales como bodas y
eventos corporativos. Sus clientes son Supera, Radio San Borja, Petro
Per S.A., Academia de la Magistratura,Telefnica del Per, Bayer, San
Ignacio de Loyola, Ripley, Pavco, Colegio Palestra, Colegio San Agustn,
Colegio Antonio Raymondi, Fuerza Area del Per, Universidad Catlica,
Escuela Militar Chorrillos, Clnica Essalud, Inter Travel, Asis TP S.A.C. y
York Internacional.
41. Evidencia Espacio Cultural: Empresa que nace con la intencin de
incentivar las artes en movimiento, abre un espacio multidisciplinario con el
fin de presentar nuevas propuestas escnicas. Realiza talleres para todo
tipo de pblico.
42. Expo Imagen: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, en esta empresa se
brinda los servicios de organizacin de eventos y propuestas de
espectculos. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est en
construccin.
43. Hologram: Empresa que disea espectculos para importantes eventos en
Lima, tanto para el sector pblico como privado. Sus servicios con la

34

creacin de conceptos, produccin de espectculos y diseo de


espectculos. Su cliente principal es Prom Per.
44. Fascinarte: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, esta empresa brinda
servicios artsticos para eventos como ilusionismo, animacin para nios y
adultos, decoracin integral, estatuas vivientes, etc. Esta organizadora de
eventos no posee pgina web, est en construccin.
45. Fabricios eventos especiales: Es una empresa peruana que lleva ms
de nueve aos de experiencia, brindando servicios de organizacin
de eventos, buffets y catering. Es una empresa especializada en la
atencin de todo tipo de eventos a nivel social y empresarial, ofrece una
asesora personalizada con las ltimas tendencias del mercado.
46. Facesso producciones: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una
empresa que crea eventos mediante una planificacin anticipada de
sucesos de acuerdo a las tendencias. Esta organizadora de eventos no
posee pgina web, est en construccin.
47. Fly Studio: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
ofrece la planificacin de eventos

como lanzamientos de productos y

activaciones con una dosis de creatividad e innovacin. Esta organizadora


de eventos no posee pgina web, est en construccin.
48. Forum Service: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa
que se especializa en lanzamientos, activaciones, videos institucionales,
celebraciones, etc. Esta organizadora de eventos no posee pgina web,
est en construccin.

35

49. Forward Marketing y Eventos: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es


una empresa que se dedica a la conceptualizacin y ejecucin de eventos
de forma integral tomando en cuenta los estndares ms exigentes del
mercado. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est en
construccin.
50. Full Concept: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
realiza eventos de lanzamiento, corporativos, de integracin y campaas
promocionales. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est
en construccin.
51. Gladys Otero Protocolo & Eventos: Segn la Gua de Eventos Anual
2010, es una empresa de protocolo empresarial internacional, organizacin
y administracin de eventos y catering gourmet. Esta organizadora de
eventos no posee pgina web, est en construccin.
52. Glenda Yaker: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, esta empresa
realiza eventos como campaas promocionales y diseo e implementacin
de actividades BTL, adems cuenta con staff de anfitrionas y promotoras.
Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
53. G & S Producciones: Empresa que ofrece un servicio profesional en la
supervisin de modelos top, A/1 anfitrionas, impulsadoras, degustadoras y
mercaderistas. Sus servicios son la produccin y realizacin de eventos,
campaas promocionales, marketing directo, BTL, vestuarios, ferias
corporativas, concurso de integracin empresarial, filmacin y fotografa.
Sus clientes son Suzuki, Metro, Plus Petrol, APTT, KPMG, Star Peru,
Johnson & Johnson y Oltursa.

36

54. Goma Eventos: Empresa que realiza el diseo e implementacin de


actividades BTL enfocadas al lanzamiento o posicionamiento de su
producto, desarrollando una estrategia de marketing directo, mediante la
cual interactan la marca y el grupo objetivo de la misma. Sus clientes son
Kimberly-Clark, Noel, Motorola, Renault, Samsung, Movistar, Mazda,
Nestl, Telefnica, Johnson y Alkosto.
55. Ibero Producciones: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una
empresa que brinda servicios de produccin de eventos corporativos,
lanzamientos, fiestas, juegos de integracin, exhibiciones, convenciones y
congresos. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est en
construccin.
56. Grey Group: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa
transnacional que ofrece el servicio de organizacin de eventos integral
tomando en cuenta las oportunidades de negocio, creatividad y gestin
efectiva. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est en
construccin.
57. Grupo Milenium: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa
que desarrolla eventos empresariales y acadmicos de alto nivel que
permiten transmitir conocimientos y compartir valiosas experiencias que
otorguen un importante valor agregado a los participantes. Esta
organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
58. Team Spirit: Empresa que utiliza El Team Spirit (Espritu de Equipo) que
es

una

tcnica

utilizada

por

grandes

corporaciones

agencias

gubernamentales en todo el mundo, cuya meta es estimular el espritu de

37

cooperacin y de armona dentro de la cultura de una empresa u


organizacin. Sus servicios son talleres y cursos fuera de Lima. Sus
clientes son Endesa, BCP, La Positiva, Interbank, Wyeth, DBM Per, Inca
Tops Incalpaca, TPX, Sandvik, BHP Billion, Exxon Mobil, Philps Dodge,
Scotiabank, Explorandes, Sika, Prima AFP, Swisstel, Prom Per, SN
Power, Buenaventura, Grupo Albis, Antamina, DHL, Clorox, Fleischman,
Casa Andina, Festo, Beiersdorf, Rimac Seguros, Grunenthal, Backus, Scaw
Metals Group, Maersk, Inversiones

la Cruz, Lacoste, Kimberly-Clark,

Herbalife, GTZ, Coca Cola, Braedt, P&G, Telefnica y 3M.


59. Tope Evento: Empresa que brinda asesora integral para el montaje de
eventos y estrategias de comunicacin y

construccin de marca. Sus

clientes son Plus Petrol y Nextel.


60. Producciones Tondero: Segn la Gua de Eventos Anual 2010,

Esta

organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin. Pero


su medio publicitario ms utilizado es la Gua de Eventos Anual.
61. Ultra ideas en accin: Empresa que da a sus clientes soluciones creativas
y pensamientos innovadores que empiezan desde una planificacin
estratgica para continuar el proceso hasta la exitosa conclusin. Sus
servicios son fiestas corporativas, team building, convenciones, diseo de
stands, lanzamientos y escenarios. Sus clientes son Citibank, Jeep,
Odebrecht, Claro, Chilis, KFC, Metso, Mc Donalds, Mercedes Benz,
Alliance, Burger King, Quimica Suiza, Pizza Hut, Divemotor, Rosen, Golf
Los Incas, Cisco, ABL y Atlas Copco.

38

62. Unika Producciones: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una


empresa que brinda servicios de armado de estructuras y escenarios,
decoracin y ambientacin de eventos. Esta organizadora de eventos no
posee pgina web, est en construccin.
63. Universal Media Per: Empresa que resuelve las necesidades de
comunicacin - publicidad, usando herramientas de medios que implique
eficiencia en los costos y eficacia en los efectos de cada campaa. Sus
servicios son circuito cerrado de TV, produccin y diseo de espacios,
radio mercados y merchandising. Sus clientes son ONPE, Mibanco,
Cineplanet, Madrid, Oxford University Press, Backus, TIN, Cmara de
Compensacin Electrnica S.A y Kimberly Clark.
64. Vanguardia: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa
especializada en marketing 360: lanzamientos, activaciones, sampling,
celebraciones, conciertos y convenciones. Esta organizadora de eventos
no posee pgina web, est en construccin.
65. VGG Producciones: Empresa que promociona marcas de sus clientes y
desarrolla soluciones audiovisuales innovadoras capaces de generar
ventaja competitiva a empresas e instituciones. Sus servicios son rea de
creatividad, diseo grfico y web, produccin audiovisual, produccin
fotogrfica y post produccin. Sus clientes son Aje Group, Coca Cola,
Telefnica, Gloria, Direct TV, El Comercio, Zeta, G4S, Loro, Molinos del
Per, KFC, Barena, Cusquea, Motorola, Claro y Milo.
66. Up design SAC: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa
que desarrolla campaas BTL, lanzamientos y sampling, desde la idea

39

creativa hasta la produccin del evento. Esta organizadora de eventos no


posee pgina web, est en construccin.
67. Vanessa Corcuera: Empresa de organizacin integral de eventos sociales
y corporativos. Sus servicios son aniversarios de empresa, desayunos y
almuerzos, coffee breaks, premiaciones y homenajes, cocteles y brindis, y
eventos especiales. Sus clientes son Mitsubishi, Minera Barrick, Gramobier,
Lacoste, TGP-COGA y diferentes centros de estudios de la capital.
68. Vodet Peru: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
brinda el servicio integral de organizacin de eventos como capacitaciones,
fiestas, congresos y talleres de integracin. Esta organizadora de eventos
no posee pgina web, est en construccin.
69. Q`Detalle: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que se
encarga de la produccin de eventos corporativos asegurando la
permanencia y crecimiento de las relaciones de la empresa con sus
clientes y una creciente participacin en el mercado. Esta organizadora de
eventos no posee pgina web, est en construccin.
70. Quimera: Empresa que brinda un servicio de alta calidad mediante
soluciones integrales de comunicacin, enfocndolos en el desarrollo y
xito de cada evento, a fin de lograr una experiencia gratificante. Sus
servicios son los lanzamientos y relanzamientos, los congresos y las ferias,
los eventos de integracin, las fiestas temticas y el diseo de stands. Sus
clientes son Kossodo, Zitax y ABL Farma.
71. Ruwana: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
desarrolla estrategias de comunicacin integral, eventos trascendentes,

40

team building, stands, ambientacin y escenografas y diseos 3D. Esta


organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
72. Radical Eventos: Empresa de organizacin de eventos a travs de la
comunicacin efectiva, la cual ofrece siempre soluciones y aplicaciones
para los eventos. Sus servicios son fuerza de ventas, lanzamiento,
convenciones, fidelizacin, celebraciones e inauguraciones. Sus clientes
son Aeromxico, Ambev, APAP, Autorex Peruana S.A, Banco del trabajo,
Beidrsdorf, Brystol Myers Squibb Per S.A, Cadena de Hoteles Orient
Express, CIRSA, Ca. Good Year del Per, Centro de Participacin
Ciudadana, Cetco, Commarket Group S.A.C, DERCO, DIAGEO Per S.A,
Distribuidora Petrox S.A, Epson Per, Henkel Peruana, Intralot del Per
S.A.C, INDICO S.A, Telefnica Pginas Amarillas,Interbank J.C.B, J. Walter
Thompson Peruana, Kraft Foods, LBel, Laboratorio Lilly, Leo Burnett, LG
Electronics Per, Mc Cann Erickson, MAPFRE Per Vida Compaa de
Seguros, MABE, ONG Ciudadanos al da, Pacfico Peruano Suiza, Park
Advertising & Direct Marketing S.A, Perfumeras Unidas, PRAGMA,
PRIMAX, Puratos, Rimac Seguros, Saga Falabella, Scotiabank Per S.A,
Sony Sucursal del Per, SODEXO, Telefnica Centro de Cobros S.A.C,
Telefnica del Per y VISANET.
73. Sciolli: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que ofrece
consultora

en

eventos

de

marketing

asegurando

creatividad

interactividad en todas sus creaciones. Esta organizadora de eventos no


posee pgina web, est en construccin.
74. Rompecabezas:

Empresa

que

ofrece

nuevos

procesos

creativos

integrales. Sus servicios son activaciones, marketing directo, eventos,

41

promociones, publicidad y medios, marketing digital y trade. Sus clientes


son Something Special y Taxi Direct.
75. South: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa de
organizacin de eventos como activaciones, desfiles y anfitrionaje. Esta
organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
76. Shock MKT: Segn la Gua de Eventos Anual 2010,

es una agencia

especializada en marketing promocional, pertenece a una red internacional


especializada, la cual eleva la productividad de sus clientes convirtiendo
ideas brillantes en xitos comerciales. Esta organizadora de eventos no
posee pgina web, est en construccin.
77. Sport Management Group: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una
empresa comercializadora y operadora de eventos deportivos. Esta
organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
78. Stimulus: Empresa que brinda servicios como desarrollo conceptual e
imagen

del

evento,

estrategia

de

consecucin

de

auspicios

autofinanciamiento, proyecto de exhibicin, implementacin, poblamiento y


actualizacin de base de datos, sistema de inscripciones y registros
computarizados, conferencias magistrales, identificacin y bsqueda de
conferencistas magistrales internacionales, seleccin y reclutamiento de
personal de apoyo, programas tursticos, actividades sociales, programa
para acompaante, negociacin con proveedores, reservas reas,
alojamiento y traslado, trmites y gestiones oficiales. Sus clientes son
Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperacin, Asociacin Cultural
Peruano Tibetana, Asociacin Femenina Auxiliar al Instituto Americano de

42

Ingenieros de Minas, Metalurgia y Petrleo, Seccin Per WAAIME,


Asociacin Nacional de Criadores y Propietarios de Caballos Peruanos de
Paso, Asociacin Peruana de Empresas Administradoras de Vales de
Alimentos, Asociacin Peruana de Empresas de Seguros APESEG,
Banco de Crdito del Per, Banco Interamericano de Desarrollo, Benites,
De las Casas, Forno & Ugaz Abogados, Bolsa de Valores de Lima, Buro de
Convenciones y Visitantes de Lima, Cmara Nacional de Turismo, Centro
de Innovacin Tecnolgica CITE Koriwasi, CISCO, ComexPeru, Compaa
de Minas Buenaventura, Compaa de Seguros Pacfico-Peruano Suiza,
Compaia Minera Milpo S.A.A., CONCIN IIRSA Norte, Confederacin
Nacional

de

Instituciones

Empresariales

Privadas

CONFIEP,

Construcciones A. Maggiolo, Corporacin Aceros Arequipa S.A., COSUDE,


Defensora del Pueblo del Per, Deutsche Bank (Per) S.A., DP World
Callao, Empresa Editora El Comercio, Enersur, Enterprise Galaxy S.A.C.,
Estudio Benites, De las Casas, Forno & Ugaz, Estudio Luis Echecopar
Garca,

Eurocopter Cono Sur S.A., Exxon Mobi, Ferreyros S.A.A.,

Ferrostaal, FiduPer, Fundacin EuroAmrica, Fundacin Telefnica,


Globeleq Per S.A., Gold Fields La Cima S.A., Graa y Montero S.A.A.,
Grupo Proyecto Gas de Camisea, Heinz Ferrand Glass, Hope Funds Peru,
HSBC Bank Peru, Hunt Oil Company of Per L.L.C. Sucursal del Per,
IIRSA Norte, Inmobiliaria Koricancha, Instituto de Ingenieros de Minas del
Per, Instituto Nacional de Derecho de Minera, Petrleo y Energa,
Instituto Nacional de Recursos Naturales, Instituto Peruano de Accin
Empresarial IPAE, International Bar Association, Internexa, Inversiones
Nacionales de Turismo INTURSA, JP Morgan Chase Bank, Kallpa
Generacin S.A., LAN Per, Lema, Solari & Santivez Abogados, Lima

43

Airport Partners, Macedonio de la Torre, MAN Ferrostaal S.A.C.,


Melchorita, Minera Aurfera Retamas S.A., Minera Yanacocha S.C.R.L.,
Ministerio de Comercio Exterior y Turismo, Ministerio de la Produccin,
Ministerio de Transporte y Comunicaciones, Mobil y Exxon Mobil Aviation,
Municipalidad de Lima, Municipalidad de San Isidro, Museo de Arte de
Lima, New York State Bar Association, Per LNG, Price Waterhouse
Coopers y Bursen, Primera Visita al Per de SS Dalai Lama, Pro Ecclesia
Santa, PROMPEX -Comisin para la Promocin de Exportaciones,
Promujer, Red de Energa del Per (antes ETECEN), Refractarios
Peruanos S.A., SDF Energa S.A.C., Sociedad Geolgica del Per,
Sociedad Nacional de Industrias, Sociedad Nacional de Minera, Petrleo y
Energa, Sociedad Nacional de Pesquera, Telefnica del Per, TLC Trade
and Legal Consulting Peru, Transportadora de Gas del Per, Unicef,
Universia, VISANET del Per y Xstrata Tintaya.
79. String Net: Empresa que brinda soluciones de comunicacin corporativa a
travs de los avances tecnolgicos, cuenta con ms de 6 aos de
experiencia revolucionando el mercado de marketing BTL. Los productos
que ofrece son pantallas hologrficas, escner interactivo, modulo
interactivo, votacin inalmbrica, animador virtual, marketing bluetooth,
simulador virtual, cubos interactivos. Sus clientes son Bioderma, Isil,
Vannair, Lipitor, Pilsen,Ienovo, Claro, Motorola y Abbott.
80. Tctica BTL: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, era una productora
de accin de BTL a nivel nacional que decide abrir un departamento de
comunicacin. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est en
construccin.

44

81. Tesoros del Per: Empresa que ofrece el desarrollo de actividades que
contribuyan a la mejora integral de las organizaciones y personas. Los
servicios que brinda son talleres de coaching, resolucin de problemas,
motivacin, competencias directivas, etc. Sus clientes son Unique,
Perfumerias Unidas, Diez talentos, Nova, Euroshop, Sunat y Gano Excel.
82. Successos: Empresa que crea, desarrolla y produce eventos sociales y
corporativos. Los servicios que brinda son organizacin de aniversarios,
fiestas de fin de ao, convenciones de ventas y ejecutivos, navidad de
nios, talleres y seminarios, lanzamiento y relanzamiento de productos,
congresos y conferencias, ferias, inauguraciones, diseo y montaje de
stands y actividades BTL. Sus clientes son Compaq, P & G, Subaru, IBM,
Field, Distribuidora Dinmica S.A, RANSA, BAT, LG Electronics, Nabisco
Peru S.A, Bellsouth, Kent, Honda, Petro Lube, Mibanco, Mazda, Free, AFP
Union Vida, WB tv, Auto corp, Milpo, Visanet, Panasonic, Mc Kinsey
Company, Oriflame, Americatel, Ace, Alwa, Repsol, G y M, Astra Zeneca,
Oster, Hyunday, Petrobras, Grunenthal, Omni sport, Carsa, Nickelodeon,
Royal, Sony, Avon, Fox, Primor, Banco del trabajo, National Geografic,
Channel, Pacifico Vida, El comercio, Fox Kids, Panasonic, Samsung,
Alicorp, Gremco, SAP y Ferreyros.
83. TCR Producciones: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, empresa que
elabora, desarrolla, organiza y produce eventos, especializada en
producciones musical y otros tipos de espectculos. Esta organizadora de
eventos no posee pgina web, est en construccin.
84. Makai Latin America: Empresa cuyo objetivo es construir una relacin
apasionada entre la marca de sus clientes y sus consumidores. Sus

45

servicios son campaas de marketing, eventos, sampling

de producto,

tecnologa, servicios de produccin, medios integrados y servicios


logsticos. Sus clientes son Adobe, T Mobile, Intel, At & t, Soyjoy, Suzuki,
Jolt, Da Vinci Gourmet, Mc Donalds, Nescafe, Nestle, Redbull, Bob`s Store,
Chick-fil, Oregon Chai y Fox College Sports.
85. Mandragora: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
brinda servicios de performance BTL, incursiones artsticas, talent night
corporativo y produccin de espectculos. Esta organizadora de eventos no
posee pgina web, est en construccin.
86. Malavarius Circo Gtico: Empresa que se dedica a la produccin de
eventos creativos. Los servicios que brinda son espectculos, shows
temticos, infraestructura, decoracin, catering, sistemas tecnolgicos,
audiovisuales y talleres de formacin.
87. Mara Pa Copello: Empresa que produce eventos con propuestas
creativas e innovadoras. Los servicios que brinda son la organizacin de
eventos corporativos in house, aniversarios, da de la madre, navidad
kermesse, gymkanas, da del trabajador, marketing, activaciones BTL, BTL
escnico y lanzamientos de productos. Sus clientes son Ladysoft, Rimac,
Sodimac y Peruplast.
88. Mayorca eventos: Empresa que brinda atencin de todo acontecimiento
social o privado, brinda el servicio integral de organizacin de eventos
grandes y masivos. Sus clientes son Los delfines, INC, Glenda Yaker,
MRE, Universidad Privada del Norte, Seminarum, Majo, Papillon, Maqui

46

Per, B &T Meetings, Natura, Novatronic, Save the children, Primer Acto,
Interseguros, Proplast Barrera, MegaPlaza Norte y Belcorp.
89. Marketing Tctico: Empresa con 10 aos de experiencia en la realizacin
de eventos. Los servicios que brinda son activaciones, lanzamientos,
invitaciones virtuales, realizacin de eventos internos y eventos de
integracin. Sus clientes son Fox, BCP, Honda, Philips, Pacasmayo, P&G,
Head & Shoulders, Red Bull, Interbank, Sony y Hermes.
90. MSG: Empresa que ofrece la mejor alternativa en produccin de medios
publicitarios y de imagen corporativa. Brinda servicios como el desarrollo
de estrategias publicitarias y de comunicacin, desarrollo de medios
publicitarios alternativos, diseo grfico publicitario, diseo y diagramacin
de material de prensa, producciones audiovisuales para capacitacin,
presentacin de proyectos y lanzamientos de productos, etc., diseo y
modelamiento de estructuras y mdulos publicitarios. Sus clientes son
Unin de Cerveceras Peruanas Backus S.A, Bayer S.A, Nestl Per S.A,
Norvatis Biocensis Per S.A, Trazos Marketing Per SAC, Dexer SRL,
Negocios El Condado, Master Food Per SRL, Dicopet SAC y Bang SA.
91. Mega

Show:

Empresa

que

organiza

eventos

multitudinarios

empresariales. Brinda servicios como el lanzamiento de productos y


servicios, road shows, congresos, conciertos privados, desfiles de moda y
shows rooms. Eventos institucionales, reuniones corporativas a fin de ao,
fiestas infantiles para compaas, actividades con la fuerza de venta y
clientes, cena de gala y fiestas especiales. Sus clientes son Nextel, El
Trome, Cervesur, Corporacin de radio y televisin, Corporacin Jos R.
Lindley S.A, Avon S.A, Telefnica del Per y Unique.

47

92. Mi evento: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa


productora de eventos que cuenta con la ms alta tecnologa en audio y
sonido digital. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est en
construccin.
93. Mila Acua Eventos: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una
empresa dedicada al servicio integral de nuestros clientes ofrecindoles
asesora personalizada en la planificacin, organizacin y ejecucin de
eventos incluyendo adems los servicios de alojamiento, traslados y
paquetes tursticos. Esta organizadora de eventos no posee pgina web,
est en construccin. Pero su medio publicitario ms utilizado es la Gua de
Eventos Anual.
94. Million Peru: Es una agencia de publicidad que labora desde el ao 2005.
Brinda servicios como ideas BTL, publicidad integral, fotografa, video,
equipo de sonido, impulsadoras y organizacin de eventos nacionales. Su
cliente es Mibanco.
95. Miracles`s Events: Empresa de organizacin y produccin de eventos
corporativos y sociales. Los servicios que presta son catering, toldos
arquitectnicos, alquiler de mesas, sillas y menaje, sonido profesional,
luces y efectos especiales, audiovisuales, maestros de ceremonia,
anfitrionas, orquestas, hora loca, personal de seguridad, decoracin de
ambientes, mimos, magos, zancos, arlequines, estatuas vivientes, tarjetas
de invitacin personalizadas, alquiler de limosinas, suvenires, escenarios,
monogramas para eventos, fotgrafos, filmacin y locales.

48

96. Mundo creativo: Una empresa que tiene ms de 11 aos, que se encarga
de la produccin de eventos y animacin. Sus clientes son Rimac Seguros,
Duke Energy, Atlas Copco, Cermica San Lorenzo, Instituto San Ignacio de
Loyola y Direct TV.
97. Miraflores Eventos: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una
empresa de desarrollo y produccin de eventos como congresos, fiestas,
aniversarios y capacitaciones. Esta organizadora de eventos no posee
pgina web, est en construccin.
98. MOP Eventos: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa
que produce eventos corporativos desde la organizacin de una fiesta
como el seguimiento integral para la realizacin de convenciones. Esta
organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
99. Multiaventura: Empresa que organizan eventos corporativos como fiestas
y actividades de integracin. Sus clientes son Banco Falabella, Clorox,
Bateas, Minka, Porta, Sinopsis, Avantica Technologies y Sheraton Lima.
100. Eventos estratgicos: Con 10 aos de experiencia, se encargan de la
administracin y logstica de eventos. Brinda servicios como organizacin
de congresos, seminarios

y conferencias, organizacin de eventos

especiales como desayunos, cenas, aniversarios, inauguraciones y


lanzamientos, personal para eventos y servicio de alquiler de equipos. Sus
clientes son Prom Per, CANATUR, CENTRUM, TQ3, R & W Galt, EMUSS
S.A, L & F Mangalji, Bayer S.A, M&M General Service, Colegio Mdico del
Per, Aspersud, British American, Tobacco, Phantasia, Holiday Inn,

49

Macromedia, CIP, IFF, J & F Resguardos, Cecoforma, Pepsico y Snacks


America Latina.
101. Pacific

Comunication

Estrategic:

Empresa

de

consultora

en

Comunicacin Estratgica y Gestin Social Corporativa, que se encarga de


la implementacin de planes corporativos. Brinda servicios como
comunicacin estratgica y gestin social.
102. Parr: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
organiza eventos como exhibiciones, espectculos y audiovisuales
basadas en una estrategia de comunicacin, Esta organizadora de eventos
no posee pgina web, est en construccin.
103. Orbe Producciones: Empresa de creacin y produccin de eventos con
12 aos de experiencia. Brinda servicios como por ejemplo eventos de
integracin, eventos deportivos, eventos corporativos, lanzamiento de
productos y congresos. Sus clientes son Grokasa Per, Corporacin
Drokasa, Drokasa Licores, Famindustria, Sony Per, Appleton, Jack
Daniels, Aiwa, Backus, Pardo's Chicken, Trilce, Profuturo AFP, Pearson
Per, Vopak, Microsoft, News Caf, Tommy Hilfiger, Pea De Rompe y
Raja, Discoteca Saquara, Restaurante Puro Per, Radio Corazn, Studio
92 y Planeta 107.7.
104. Party Time: Empresa importadora y fabricante de cotilln y artculos para
todo tipo de eventos y fiestas.
105. Plaza Eventos: Empresa de organizacin, planificacin, coordinacin y
produccin de eventos corporativos. Sus servicios son organizar reuniones
de

trabajo,

lanzamiento

de

productos,

eventos

de

camaradera,

50

inauguraciones y eventos culturales. Sus clientes son Produce, Adex,


BBVA,

USMP,

Bayer,

Alicorp,

Indecopi,

Sunat,

BTC,

Infarmasa,

Organizacin Panamericana de Salud, Minsa, Concytec, Besco, MRE y


MTPE.
106. People Marketing BTL: Expertos en la creacin e implementacin del
Action Marketing 360. Brinda servicios como campaas promocionales,
eventos, impulsadoras y merchandising. Sus clientes son Frugos,
Powerade, Huggies, Coca Cola, Dasani, Pringles, Carati, Burn, Kotex,
Florida, Plenitud, Rimac, Prima, Kleenex, Dayflu, Hershey`s, Fermodyl, San
Luis, Scott y Jockey Plaza.
107. Platinium Bus: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa
que brinda un servicio diferenciado a la industria publicitaria y de
realizacin audiovisual nacional. Esta organizadora de eventos no posee
pgina web, est en construccin.
108. Primer Acto: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
produce eventos corporativos como gymkanas, campaas BTL y
capacitaciones. Esta organizadora de eventos no posee pgina web, est
en construccin.
109. Pool BTL: Es una agencia que emplea medios no convencionales para
comunicar a travs de campaas las distintas necesidades de sus clientes,
desde la elaboracin del concepto hasta el desarrollo de todo aquello que
demanda la etapa de produccin.
110. Producciones y ms: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una
empresa dedicada a la produccin de eventos en forma integral,

51

potenciando la imagen del producto, transformando el espacio de acuerdo


a las exigencias del cliente con la tecnologa, creatividad y detalles. Esta
organizadora de eventos no posee pgina web, est en construccin.
111. Pum Publicidad Marketing: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es
una empresa que se encarga de la conceptualizacin de estrategias de
comunicacin y produccin de eventos para empresas. Esta organizadora
de eventos no posee pgina web, est en construccin.
112. Radical BTL: Segn la Gua de Eventos Anual 2010, es una empresa que
brinda el servicio de organizaciones de eventos corporativos mediante
acciones BTL creativas y dinmicas. Esta organizadora de eventos no
posee pgina web, est en construccin.
113. Proyekta: Empresa que se encarga del desarrollo integral de los eventos.
Sus servicios prestados son el diseo grfico, eventos, BTL, ATL,
produccin y emarketing. Sus clientes son Sur Plaza, Acero Deck,
Aurora, Motorola, Nextel, Calaminon, K`allma, Citi, Pacifico Vida, BTL,
Tandem, Colloky, Kia Motors, Bodega Per, Iskay y Guillermo Li S.A.C.
En resumen, los 63 competidores que poseen una pgina web (Vase en
Anexo 3)

52

b) Segunda Fase: Anlisis de los competidores y su cartera de


clientes.

Asimismo, despus de analizar la informacin obtenida por datos


secundarios de sus pginas web y brochures, fueron seleccionadas tan
solo 47 empresas (42% del total de competidores) ya que estos tienen su
pgina web habilitada y adems ofrecen informacin sobre su cartera de
clientes (Ver Anexo 4).
Estas 47 empresas han sido analizadas en base a la facturacin de sus
clientes (Estado de Ganancias y Prdidas de 01 de Enero

al 31 de

Diciembre 2010), los datos sobre sus ingresos fueron obtenidas de la


pgina web de la Superintendencia de Mercado de Valores (SMV). El
criterio base para definir a las empresas para la siguiente fase del anlisis
fue el cliente con mayor facturacin y en base a este criterio se ordenaron
las empresas en orden decreciente (Ver Anexo 5).
c) Tercera Fase: Anlisis de los competidores con clientes de mayor
facturacin

Tambin, se decidi escoger a las 11 empresas cuyos clientes tengan la


mayor facturacin. Esta informacin ha sido recolectada a travs de la SMV
y estados financieros publicados en el diario gestin.
Se procedi a un anlisis profundo de las empresas competidoras ms
importantes por su cartera de clientes. Estas son: Marketing Tctico,

53

Stimulus, Team Spirit, Imago, Hugo Salazar, Mega Show, Radical Eventos,
VGG Producciones, Goma Eventos, Eventos Nolte y Joe Quispe.
El siguiente grfico muestra los logos y lema de los principales
competidores (Vase en Anexo 6).

Estas 11 empresas constituyen los principales competidores en el sector de los eventos


corporativos en el Per y su cartera de clientes est conformada principalmente por
empresas que realizan actividades relacionadas con la venta de bienes como alimentos,
cementos, gas, petrleo y productos de retail; y la prestacin de servicios como
telecomunicaciones, banca, seguros y administradoras privadas de fondos de pensiones.
A continuacin, a manera de resumen, se presenta un cuadro comparativo de la
propuesta de valor y servicios ofrecidos que diferencian a los distintos competidores
(Vase en Anexo 7).

54

1.3.2 Anlisis cualitativo


Como parte del anlisis cualitativo se aplic la tcnica de entrevistas a profundidad a 5
expertos en organizacin de eventos corporativos (Vase en Anexo 8). Los entrevistados
son

clientes de nuestros mayores competidores, los cuales cuentan con aos de

experiencia subcontratando servicios especficos o integrales para los eventos, que tienen
bajo su responsabilidad. Estos profesionales trabajan en reas como marketing,
comunicaciones y recursos humanos, que son las reas que ms demandan este tipo de
servicios. (Vase en Anexo 9).
Los entrevistados fueron:
Itala Caillaux Analista de Servicios Adicionales (PROFUTURO AFP).
Maribel Palma Analista de Publicidad (MOVISTAR).
Eliana Landeo Analista de Comunicaciones Internas (TALMA).
Miguel ngel Balarezo Daz Jefe de Lnea de Molinera y Confitera (INKASUR).
David Lozano Chvez Analista de Gestin del Conocimiento (PROFUTURO
AFP).

Anlisis de las entrevistas de profundidad


Seguidamente se consolidan las respuestas a las preguntas de la entrevista a
profundidad aplicada a los cinco expertos:

1. Qu tipo de eventos organiza su empresa (olimpiadas, team building,


convenciones, conferencias, lanzamiento de productos, etc.)?

55

Conferencias para clientes y empresas, charlas informativas sobre el


sistema privado de pensiones y eventos exclusivos de fidelizacin para
clientes Premium, eventos de capacitacin para colaboradores y clientes,
eventos de esparcimiento e integracin para colaboradores y afiliados,
eventos en el mbito de responsabilidad social, conferencias de prensa,
eventos de surf en verano, conciertos en provincias, expo rock (eventos
que refuerzan la marca), adems ocasiones como el da de la madre, da
del padre, aniversario de la empresa, Eurocopa y aniversarios.

2. Usualmente terceriza servicios para la produccin de sus eventos?


qu

servicios

(equipos

de

sonido,

estructuras,

asistencia,

produccin, catering, etc.)?

El diseo grfico, la organizacin de eventos, la produccin de eventos


para la implementacin de marca, los toldos y estructuras, la logstica y
la recepcin, la impresin de manuales, la filmacin, el coffee break y
los expositores.

3. Qu caracterstica es valiosa a la hora de escoger a un proveedor?

La creatividad en propuesta, la disposicin de ser flexibles, el compromiso,


la calidad, los tiempos, las referencias de colegas, los trabajos previos, el
presupuesto, la experiencia que posee, la rapidez, la proactividad, la
puntualidad y el que se alinee con los objetivos buscados.

56

4. Qu caracterstica valora o aprecia de sus proveedores?

La flexibilidad, el hecho de cumplir con sus tiempos, la facilidad para


adaptarse a los cambios y la necesidad del cliente, la puntualidad y la
transparencia.

5. Cul de los siguientes atributos es ms crtico en el servicio que le


prestan sus proveedores: tiempo, costo, servicio y calidad? Por
qu?
La calidad implica todo (servicio, tiempo, costo) ya que el tiempo se puede
organizar y el costo es manejable, pero la calidad es fundamental ya que a
pesar del tiempo que puede ser corto debe buscarse un buen resultado
balanceado con el costo. Esta se entiende como el cumplimiento de un
proceso.

6. A travs de qu medios contact a sus proveedores (Gua Anual de


Eventos, recomendacin de conocidos, internet u otros medios
publicitarios) Especifique.

Por la recomendacin de conocidos, la experiencia en el mundo de los


eventos conozca proveedores confiables, la gua de eventos y el haber
apreciado un buen trabajo en algn evento.

57

7. Cmo calificara la relacin que tiene con sus proveedores, con qu


frecuencia se comunica con ellos independientemente de las fechas
programadas para eventos?

La comunicacin es bastante frecuente va mail (brochures) o va telefnica


y su fidelizacin es a travs de los resultados positivos que dan al ser
monitoreados. Asimismo cuando tienen la iniciativa de llamar para
preguntar si pueden innovar en algo o hacer algn cambio.

8. Qu atributo hay que mejorar en los servicios de su proveedor?

El aprender de lo anterior y el poner algo ms, el tener un plan de


contingencia adicional, el innovar, el ser ms creativos, el ser puntuales
con los tiempos, la calidad a lo largo de todo el evento, el precio por
evento es un atributo por mejorar y la toma de decisiones internas al
interior de estas empresas.

9. Qu razones ha tenido para cambiar de proveedor de algn servicio


para su evento?

El presupuesto que es sumamente importante, una mala experiencia, una


recomendacin de peso, el hecho de no cumplir con los tiempos previstos,
el psimo servicio dado, el no lograr los objetivos previstos y la innovacin
porque a veces son buenos pero siguen haciendo lo mismo.

58

10. Si conoce a alguna de las siguientes empresas. Podra especificar un


atributo que la identifica o posiciona en el mercado.

Stimulus: emocin, metdicos, detallistas ya que quienes brindan el


servicio son seoras mayores, especiales para eventos de lujo como
congresos. En que todo debe ser probado previamente y organizado

Imago: eventos grandes para provincias y Lima

Hugo Salazar ms que umor: humor de etiqueta

Mega Show: cumplen con lo que ofrecen.

Radical Eventos: creativos y asequibles, es decir, que reciben y proponen


ideas.

Eventos Nolte: expertos en matrimonios

Joe Quispe: innovador, creativos y multifacticos.

11. El logro de los objetivos esperados para cada evento se ven


reflejados en hechos concretos,

cmo mide

los resultados

obtenidos? Nos puede dar un ejemplo?

La propuesta de valor (clientes cautivos), la asistencia (cobertura) que se


espera, el cumplimiento de plazos o fechas, la excelencia (encuesta de
satisfaccin), el presupuesto por invitado, la captacin de nuevos clientes,
los comentarios de la prensa, los focus group, los testimonios, el tomar en
consideracin si se tomaron las previsiones necesarias, es decir, si no

59

faltaron materiales o cosas y el medir la brecha de aprendizaje de los


colaboradores capacitados con el objetivo por cumplir.
1.3.3 Anlisis cuantitativo

Dado que el sector de eventos es limitado, ha sido oportuno el anlisis


cualitativo. Es decir, no haremos encuestas ni otro tipo de estructuras
cuantitativas. En la Gua Anual de Eventos solo figuran 113 empresas
dedicadas a este rubro. Adicionalmente, las empresas clientes prefieren a
un grupo reducido de estas empresas, esta es otra razn por la que
tampoco no se realizan encuestas a los clientes.

1.3.4 Conclusiones del anlisis

La oferta de servicios de organizacin integral y/o parcial de eventos


corporativos est diversificada. Hay alrededor de 113 competidores
especializados que publicitan en la Gua de Eventos Anual que llega a ms
de 6,000 ejecutivos encargados de eventos13, de los cuales se analiz a las
11 que tienen la cartera de clientes ms grandes. Por lo tanto, se conoce
que su diferenciacin se basa en el grado de conceptualizacin, la
creatividad, el uso de tecnologas y el servicio.
Otra fuente relevante de informacin fueron las entrevistas a 5 ejecutivos
de eventos de prestigiosas empresas, que representan al cliente potencial.
Estos expusieron que el profesionalismo, la calidad, la creatividad, la
puntualidad y compromiso son muy importantes para
13

ser fidelizados.

Gua de Eventos (2010) .Disponible en la web: www.mdgroup.com.pe/eventos.htm [consulta: 02 de Diciembre 2010].

60

Asimismo es fundamental el impacto que tenga el evento en el pblico


objetivo que se refleja en indicadores positivos.

61

Captulo 2
Diseo del Producto

62

Diseo del producto

2.1

Anlisis Interno FODA

Es de mucha utilidad utilizar una herramienta analtica como es el FODA, con la


informacin de la propia empresa.

i. Fortalezas

F1) Innovacin al tener conocimiento de tecnologas de la informacin que


facilite la planificacin y comunicacin como un software planificador.
F2) Aplicar los conocimientos de herramientas de seguimiento y control de
proyectos a los eventos.
F3) Contar con personal calificado por cada rea a cubrir en un evento.

63

ii. Debilidades

D1) Nueva empresa en el mercado, hay que construir una marca.


D2) No tener aun un grupo proveedores de confianza, lo que reduce el poder
de negociacin de precios.
D3) No contar con un capital inicial propio suficiente para comprar un
software a la medida.

iii. Oportunidades

O1) Segn la Consultora Maximixe, el crecimiento de la economa peruana


en el 2011 fue de 6.92%, que permiti acumular 13 aos de crecimiento
consecutivo y super la tasa de 4.6% que en promedio registraron los pases
de Amrica Latina y el Caribe14.
O2) Segn la Consultora Maximixe, el crecimiento sector de servicios
prestados a empresas en el Per en el 2011 fue de 8.65%.15
O3) Las empresas destinan mayor porcentaje del presupuesto anual del rea
de marketing y recursos humanos para la realizacin de eventos pues la
consideran una herramienta de comunicacin ms efectiva que la publicidad.
O4) La aplicacin de tecnologa 2.0 a los eventos en otros pases.

14 Semana Econmica (2011), El crecimiento econmico del pas, Disponible en: scripts.semanaeconomica.com/articulos/77413-elcrecimiento-economico-del-pais-en-el-2011-supero-promedio-de-la-region-de-4-6 [consulta: 18 Febrero 2012].
15 Semana Econmica (2011), El crecimiento econmico del pas, Disponible en: scripts.semanaeconomica.com/articulos/77413-elcrecimiento-economico-del-pais-en-el-2011-supero-promedio-de-la-region-de-4-6 [consulta: 18 Febrero 2012].

64

iv. Amenazas

A1) Existencia de competidores informales en el mercado peruano.


A2) Empresas con amplia experiencia en la organizacin de eventos a nivel
mundial.
A3) Empresas que no quieran contratar a una empresa organizadora para
as reducir costos, asignando toda la organizacin del evento a sus reas
de marketing y recursos humanos.

El uso de esta herramienta permite desarrollar estrategias basadas en las relaciones


entre las fortalezas, las debilidades, las amenazas y las oportunidades.

Estrategia Debilidades vs Amenazas

E1) Estrategia de diferenciacin basada en el costo, el beneficio y la calidad de


servicio.
E2) Estrategia de diferenciacin basada en la propuesta de valor.

Estrategia Debilidades vs Oportunidades

E3) Estrategia de costos.


E4) Estrategia de promocin.

65

Estrategia Fortalezas vs Amenazas

E5) Estrategia de calidad de servicio.


E6) Estrategia de diferenciacin en tecnologa.
E7) Estrategia de diferenciacin basada en el uso de valor ganado.

Estrategia Fortalezas vs Oportunidades

E8) Estrategia de capacitacin de personal.


E9) Estrategia de adaptacin de nuevas tecnologas aplicadas a las necesidades.
E10) Estrategia de diferenciacin basada en el costo, el tiempo y la calidad.

En un grfico elaborado se muestra cmo se han formulado estrategias al relacionar


las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades (Ver Grfico 1).

Tabla 1.
FODA

Nota: FODA. Pomarino, A. (2012). Tesis no publicada. Cap.II, p.66

66

De las diez estrategias obtenidas del anlisis FODA solo se han seleccionado tan slo
dos: la estrategia de adaptacin de nuevas tecnologas aplicadas a las necesidades
(E9) y la estrategia de promocin (E4). Ya que a pesar que la empresa es nueva, las
oportunidades que ofrece el entorno deben ser aprovechadas tanto con las fortalezas
como con las debilidades que posee.
En el caso de la estrategia de nuevas tecnologas est fundamentada en el marketing
interactivo que describe la destreza de los empleados en su trato con los clientes. Los
clientes juzgan la calidad del servicio no solo por su calidad tcnica sino tambin por
su funcionalidad. () La tecnologa tiene un poder incalculable para hacer ms
productivos a los trabajadores del sector servicios () Sin embargo, las empresas
deben evitar presionar excesivamente para obtener mayor productividad en detrimento
de la calidad percibida16
En la actualidad, el soporte tecnolgico es fundamental para ser ms competitivos.
Las empresas de servicios deben ofrecer un alto contacto con el cliente junto con una
tecnologa moderna17
Asimismo la estrategia de promocin es importante ya que crear buenas relaciones
con los clientes implica ms que solo desarrollar un buen producto, fijarle un precio
atractivo, y hacerlo llegar a los consumidores meta. Las compaas tambin deben
comunicar ese valor a los clientes () es tambin un elemento crucial en los
esfuerzos de la compaa en crear relaciones redituables con sus clientes18. Adems,

16 Kotler P. (2006), Direccin del Marketing, Mxico: Pearson Educacion. pg. 411.
17 Kotler P. (2006), Direccin del Marketing, Mxico: Pearson Educacion. pg. 412.
18 Kotler, P y Armstrong, G. (2003), Fundamentos de Marketing, Mxico: Pearson Education. pg. 363.

67

la estrategia de comunicacin es de suma importancia ya que la empresa es nueva y


su propuesta de valor tambin.

2.2

Segmento mercado

Para definir el segmento de mercado realizaremos un anlisis desde lo


macroeconmico hacia el sector mismo.
Per alcanz, al cierre de 2010, entre 210.000 y 215.000 empresas formales, a las
que espera sumar otras 50.000 durante 2011, afirm el viceministro peruano de
Promocin de Empleo y Capacitacin Laboral, Javier Barreda.19
El viceministro dijo que el 88% de las nuevas empresas formales son
organizaciones privadas de tres a diez trabajadores, mientras que el 12% restante
corresponden a empresas de 11 a ms trabajadores.20
El segmento de mercado son instituciones, ONG, gobierno y empresas medianas y
grandes.
Con respecto al pblico objetivo al cual debemos llegar, este debe ser una persona
con un cargo especfico en el rea de marketing o recursos humanos dentro de
una organizacin, instituciones, ONG o gobierno, que sea responsable de la
organizacin de eventos. Los sectores que ms realizan eventos corporativos son
alimentos, laboratorios, telecomunicaciones, banca, seguros, administradoras
privadas de fondos de pensiones, minera, retail, gas, petrleo y cementos.

Por lo tanto, nuestro segmento de mercado se definira como:


19 Diario La repblica (2010), Economa, Diario La repblica, pg. 6.
20 Diario La repblica (2010), Economa, Diario La repblica, pg. 6.

68

Ejecutivos encargados de eventos en empresas de los rubros de alimentos,


laboratorios, telecomunicaciones, banca, seguros, administradoras privadas de
fondos de pensiones, minera, retail, gas, petrleo y cementos.

2.3

Posicionamiento

El posicionamiento de la empresa ser a travs de estos atributos: creatividad y


tecnologa. Los cuales son los ms importantes segn las necesidades expuestas
en las entrevistas realizadas a los expertos, esto har que los clientes reconozcan
nuestro trabajo como profesional y de calidad (Vase en Anexo 10).

2.4

Propuesta de valor

La propuesta de valor desarrollada est fundamentada en los atributos de


posicionamiento que son creatividad y tecnologa. Asimismo enfocada al perfil de
un encargado de eventos de una empresa prestigiosa.
Nuestra propuesta se define as:

Nosotros ayudamos a que las empresas incrementen la lealtad de sus clientes,


colaboradores y socios. Nuestros clientes saben que nos responsabilizamos de su
evento desde el origen de una idea hasta la medicin de indicadores, con la
trasparencia que ofrece nuestra tecnologa de planificacin ellos saben el avance
del proyecto (%) en tiempo real.

69

En cuanto a los indicadores, estos son aquellos que permitirn el control y


seguimiento de las actividades del evento en tiempo real. Los cuales se explicarn
con mayor detalle ms adelante.

a) Marca

El nombre de la empresa es Performance AD.


El logo es un reloj de nen que no solo da la idea del control a travs del tiempo
sino de la tecnologa y el AD que es la calificacin para logros destacados
complementa el logo afianzando la idea de calidad (Vase en Grfico No.1)

Grfico No. 1. Logo de Performance AD. Pomarino, A. de (2012) Tesis no publicada.

Cap. II, p.70.

El posicionamiento de marca se iniciar con el rumoreo, tcnica propia de las


relaciones pblicas.
Hay que construir con el tiempo no solo el nombre de la empresa, sino que cada
uno de los profesionales expertos sea reconocido. Que los clientes se identifiquen
con sus asesores de eventos y tcnicos especialistas por ejemplo en msica,

70

decoracin, catering, etc. Que entiendan el valor de cada detalle y de las personas
que estn detrs de cada actividad a cubrir para el correcto desarrollo del evento.

b) Prestacin de servicio

Su pilar fundamental sern las personas, los profesionales que conforman la


empresa y generan las ideas para la creacin de un evento nico y rentable para
el cliente. El grupo de profesionales en los cinco primeros aos estar conformado
por un administrador (director del evento) y un programador. Es un grupo pequeo
porque sern personas talentosas, giles e idneas para ese tipo de trabajo.
Los italianos tienen una expresin muy cierta pocchi ma buoni que traducida es
poco pero bueno. As ser el grupo de personas que concebir y ejecutar el
proyecto que se les asigne. De todas maneras, ser necesario personal temporal
para el servicio y monitoreo del proceso de servicio antes, durante y al trmino
dependiendo de la cantidad de invitados y cantidad de actividades a realizar.

Hay cualidades necesarias en las personas que forman parte de la produccin del
evento: imaginacin y creatividad para interpretar las necesidades del organizador,
capacidad de gestin para planificar con rigor, agilidad para reaccionar con rapidez
ante los imponderables, capacidad de trabajo bajo presin y ser consciente que se
dedica a la comunicacin. Resumiendo, diramos que se trata de una manera de
vivir: despierto, con ganas de hacer las cosas y una necesidad permanente de
aprender.21.

21

Torrents, R. (2005), Eventos de Empresa, Barcelona: Deusto

71

Para poder lograr nuestros objetivos, es de mucha utilidad considerar el marketing


interno con el personal ya que si se aplica el empowerment estar ms motivado,
se identificarn con la empresa y por lo tanto, mostrarn compromiso. Por lo tanto,
desde el proceso de seleccin e induccin hasta el sistema de compensaciones se
debe pensar en cmo se contribuir a logros de objetivos y cumplimiento de la
estrategia de marketing.
Segn, Ferrel y Hartline en el libro Estrategia de Marketing, existen los controles
formales que son actividades, mecanismos o procesos que la empresa disea
para ayudar a garantizar la implementacin exitosa de marketing como son los
procedimientos de reclutamiento y seleccin, programas de capacitacin, sistemas
de evaluacin y compensaciones, autoridad y otorgamiento de poder a los
empleados y la comunicacin interna.

Pero no solo los controles formales son determinantes sino tambin hay otros
controles informales como la motivacin intrnseca relacionada directamente con el
logro de metas al sentir que se reconoce o se ha realizado un buen trabajo, el
mismo clima organizacional generado por la tica y normas que comparte los
miembros del equipo de trabajo as como los valores compartidos que ayudan a la
consecucin de los objetivos trazados. Esto debe ser liderado por el organizador
de eventos y la cultura organizacional deber orientarse a los objetivos del plan de
marketing.
Otra forma de motivar al empleado es cuando se cumplen las condiciones
laborales como el horario de trabajo, cumpliendo las 48 horas semanales,
cuidando que no excedan y se compensen los das de trabajo de produccin el da
del evento con das libres en la semana.

72

Se considera que no se debe dejar de lado la capacitacin, ya que va a contribuir


al desarrollo de competencias, mejora del desempeo del personal y competividad
de la empresa. Por razones de presupuesto se realizar con formadores internos y
el planeamiento ser de acuerdo a la deteccin de necesidades coyunturales.

c) Prestacin tangible

Valindonos del pensamiento asociativo, as como hay restaurantes que muestran


a sus clientes su rea de cocina a travs de una vitrina, as se mostrar al cliente
el rea de produccin de eventos con sus respectivos avances en tiempo real a
travs de un software que permita una comunicacin ms gil entre Performance
AD y el cliente.
El uso de software planificador tiene como objetivo generar una mejor relacin con
el cliente, es decir, fidelizarlo al mostrar el profesionalismo con el que trabajamos,
la preocupacin y seguimiento constante de su proyecto y la transparencia al
mostrar en tiempo real el avance de las actividades para la produccin final de su
evento.
Con la ayuda de un software se lograr un mejor monitoreo del avance de
entregables en las distintas actividades (tiempo y costo), y avance del montaje del
evento. Este software es una innovacin, una manera ms sencilla de explicarlo es
definirlo como un tipo de red social, cuyos participantes son solo el equipo
organizador del evento y los clientes.
El desarrollo

de este software y sus distintas aplicaciones (web, smartphone,

iphone, etc.) permitir que la comunicacin sea tan gil como lo permiten las redes
sociales. Adems, brindar soporte a todo el equipo de trabajo ya que facilitar
herramientas para la planificacin de actividades y proporcionar contenidos como

73

archivos, videos y fotos. Existen dos opciones el comprar un software de


planificacin comercial o el fabricar uno propio. Cabe resaltar que si se compra un
software de planificacin este no tendr las restricciones y accesos que se han
planteado, y adems no tendra tanto detalle como los indicadores que creemos
necesarios para diferenciar nuestro servicio al tener un soporte tecnolgico
exclusivo.

En caso se pueda tener un esquema tecnolgico de acceso de datos en tiempo


real mediante una estructura de indicadores claves de desempeo (KPIs 22) se
puede hacer un monitoreo de actividades del negocio. Esto debe hacerse con
mucho cuidado y cuando es justificado por el negocio, pues implica un acceso a
las bases de datos operacionales. Por ejemplo, el cliente revisar en el aplicativo
instalado en su Smartphone, toda la informacin resumida del avance de cada
actividad en tiempo real (presupuesto estimado vs presupuesto real, % de avance
por actividad, n de servicios contratados, etc.), no mostrar detalles de
coordinaciones entre miembros del equipo o con los proveedores porque esto no
sera informacin de acorde con las necesidades del cliente sino tan solo son
comunicaciones internas dentro del equipo de trabajo.

22

Key Performance Indicators

74

La primera opcin es el software Leader Task que permite planificar actividades de


un proyecto y hacerle seguimiento. Ya que nos alerta cuando una tarea se ha
vencido y adems, genera informes inmediatos del avance del proyecto (Vase en
Anexo 11).

Ventajas

Permite la comunicacin entre los diferentes responsables del evento y el


director del proyecto, quien reparte las actividades.

Bajo costo de inversin.

Software administrado por la empresa fabricante.

Desventajas

El acceso a la informacin, en tiempo real por parte del cliente, no tendra


las suficientes restricciones y el cliente podra ver ms informacin de la
que le sera til.

No posee todas las herramientas de gestin de proyectos que se requieren


y tendra que hacerse manualmente o usando otros programas.

No tendra todos los indicadores necesarios, solo los bsicos.

Otra opcin es un software inhouse (hecho en casa) que no solo contara con el
planificador de tareas sino contara con herramientas de gestin de proyecto y
tambin se podran agregar contenidos como archivos comunes. Estas
herramientas de seguimiento y control de proyectos estaran basadas en el uso del
valor ganado, que mide la cantidad de trabajo realizado en comparacin con la
cantidad de trabajo programado a travs de la medicin de costos, plazos, logros y
alcance del evento. Por ejemplo: medir el progreso del trabajo en porcentajes,

75

analizar las tendencias, medir el valor de los estados del trabajo realizado
($/recursos), y conocer el rendimiento de costos asociados y horario de
rendimiento.
Este software facilitara el ndice, el proyecto completo (que permite la
comparacin de lo previsto con el resultado de la labor de produccin),
presupuesto completo con relacin de proveedores, calendario de produccin
(cronograma, diagrama de Gantt, diagrama de la ruta crtica, etc.), el plan general
de montaje, actos y desmontaje, guin de regidura, el directorio, informacin
sobre la localizacin, lista de invitados y dems informacin de utilidad como
distribucin de invitados, mens contratados, gua de espectculos, seleccin de
msica por ambiente, convocatorias remitidas a todos los proveedores con sus
rdenes de trabajo, etc.

Ventajas

El acceso del cliente al software de eventos como un miembro ms del


proyecto. Lo autorizar a verificar en tiempo real el avance del proyecto, es
decir, tendra las vistas y generacin de reportes ms acorde a su
necesidad. No es la misma vista que tiene un responsable de una actividad
dentro del proyecto donde ve mayor detalle. Por ejemplo, una de sus vistas
sera el plan general de montaje, acto y desmontaje.

Contara con soporte tcnico para poder administrar el software y se


podran hacer modificaciones de acuerdo a las necesidades especficas de
la empresa en el periodo de garanta.

El uso de valor ganado como herramientas de gestin ayuda a conseguir


menos y ms pequeos retrasos en los plazos y sobrecostos, menos

76

recortes

presupuestarios

evitando

gastos

innecesarios,

ptima

presentacin de informes de rendimiento y mejora de planes de ejecucin.

Desventajas

El costo de fabricacin del software es alto por lo que se requiere una


mayor inversin, alrededor de 20,000 dlares.

Hay que contratar a una persona permanente para que se encargue del
mantenimiento del mismo. Por lo tanto, el utilizarlo desde el inicio del
negocio, se definir a travs de un anlisis financiero.

Duracin del proyecto para su fabricacin, pruebas y ajustes.

d) Diseo

Una empresa organizadora de eventos ya no vende ms productos y servicios,


hoy vende experiencias y soluciones. Esto depender en gran parte de la calidad
de la experiencia que se proporcione. La organizadora debe arriesgarse a entrar
al negocio de los sueos, el negocio de las imaginaciones increbles (ir ms all de
lo que el cliente busca). Por lo tanto, ahora en vez de llamarle organizadora de
eventos llammosla organizadora de sueos. Un punto muy importante
relacionado con la creatividad es procurar tener diseos originales y exclusivos,
evitar las imitaciones y no repetir el mismo formato de presentacin para un cliente
distinto. Se debe ver a cada evento como si fuese un proyecto, es decir, la
creacin de algo nico e irrepetible.
Cabo resaltar esta frase un evento es como un collar de perlas, en donde el
productor profesional es el hilo conductor que une todas las perlas, dando forma y
sentido a la joya. Hay que saber que un evento es una suma de sensaciones y

77

pequeos detalles que van haciendo que su producto o mensaje se vaya


insertando en el invitado para que al final y los das posteriores recuerde el
mensaje y la marca23
Despus de firmado el contrato, se entiende

ya presupuestado el evento

incluyendo la negociacin con los proveedores. Se procede a acordar citas


semanales o quincenales con el cliente para ir realizando ajustes previos a la
realizacin del evento.
A continuacin, se presenta a detalle el proceso de servicio (Vase en grfico No.
2).

1) Contacto con el cliente mediante una llamada telefnica o personalmente


(primer contacto con el cliente).

2) Concretar una cita con el cliente, entrega del brief inicial y definicin del
tiempo en que estar lista la propuesta. (Vase en Anexo 12)
Es importante la definicin de brief pues este hace llegar a la organizadora de
eventos informacin bsica dependiendo del evento para que se pueda
presentar una propuesta: las caractersticas de los invitados o clientes o
pblico objetivo (los invitados son distintos al pblico objetivo), las
caractersticas del producto, antecedentes, qu tipo de campaa o evento se
quiere realizar, cul es el objetivo del evento, cul el posicionamiento de la
empresa, la razn para sustentar su posicionamiento, el presupuesto asignado,
requisitos de ejecucin y otros requerimientos.

3) Trabajo creativo o brief creativo


23

Barrios, D., Eventos Empresariales: una inversin rentable(2010) , La gua de eventos 2010, Lima: Mdgroup.

78

Este debe realizarse con los profesionales responsables de las distintas


actividades a cubrir en el evento.
Se propone utilizar un modelo de Direccin de Proyectos para la formulacin
del evento. Ya que este puede aportar al desarrollo del brief creativo, ya que
empieza con la definicin de objetivos y es precedido por un anlisis global
(anlisis de mercado, tcnico, socio- econmico y econmico- financiero) que
se puede trabajar previamente a la presentacin de la propuesta del evento al

79

1
CONTACTO
CON EL
CLIENTE

8
Montaje
(previo al
evento)

9
Coordinacin
el mismo da
del evento

2
Concretar
una cita

7
Coordinacin
con equipo
interno

10
Desmontaje

3
Trabajo
creativo

6
Firma de
contrato

11
Post Evento

4
Contactar
proveedores

5
Presentacin
de la
propuesta

12
CONTACTO
CONSTANT
E CON EL
CLIENTE

Grfico No. 2. Proceso de Servicio. Pomarino, A. de (2012) Tesis no publicada.

Cap. II, p.79.

cliente. Se presenta a travs de un grfico, a continuacin (Vase en grfico


No. 3).

80

Grfico No. 3. Formulacin y Evaluacin de Proyectos. Global Quality Business de

(2011) Diplomado de Direccin y Ejecucin de Proyectos

Asimismo es necesario tomar en consideracin el siguiente procedimiento para


poder cubrir en su totalidad el modelo antes expuesto:

a) Lectura del brief,

el brief es un documento que sirve para comunicar el

requerimiento de servicio del cliente.

b) Investigacin de la empresa y presentacin de lluvia de ideas para conocer


propuestas creativas por parte de los miembros del equipo. En este punto es

81

prudente considerar que cuando haya necesidad de profundizar en el brief


inicial, se pueda realizar una deteccin de necesidades a travs de entrevistas
con jefes de la empresa cliente, focus group o simplemente realizar una
observacin. Esto tambin depender en gran medida de la autorizacin del
cliente, es decir, si es que nos permite utilizar una de estas herramientas para
as poder afinar ms nuestro requerimiento y poder brindar un mejor servicio.

c) Descripcin del trabajo, el cual se resume en definir qu es lo que hay que


hacer y qu tipo de evento se va a desarrollar. Ejemplo: evento promocional,
lanzamiento de producto, show case, inauguracin, fiesta temtica, festival,
etc. Adems, de otros datos generales.

d) Pblico objetivo (target), es necesario definir a qu pblico no dirigimos para


poder

alcanzar

los

objetivos

trazados.

Ejemplo:

pblico

interesado,

consumidor, distribuidor, periodistas, gerentes, accionistas, amigos del dueo,


empleados, etc.

e) Racional creativo, se refiere a que todo concepto creativo tiene que tener un
fundamento racional, este ser el mensaje o reason why, la razn por la cual
creern el mensaje que se les enviar durante el evento. La razn unida a la
emocin genera recordacin, lo cual asegura que nuestro mensaje se quedar
en la mente de nuestro pblico objetivo, terminado el evento. 24

24

Inpres (2011), Seminario de Produccin de Eventos , Inpres. Lima: Inpres.

82

f) Objetivos, se concretan en que buscamos lograr con el evento, cmo ser


medido y entendido, y qu es lo que queremos que el target haga, piense y
sienta. Ejemplo, si el periodista es el cliente medirs resultados en base al
rebote periodstico que tenga el evento.

g) Tono de comunicacin, este est ligado al estilo y tendencias, es decir, las


formas que utilizaremos para lograr nuestros objetivos. Ejemplo: catering,
msica, shows, la decoracin e iluminacin, etc.

h) Imagen del evento, el evento no habla por s solo, siempre necesita de alguien
que lo conduzca y transmita las bondades de este. El vocero puede ser un
personaje reconocido para la organizacin que nos contrata o simplemente
reconocido artsticamente (pero en este caso en particular, hay que evaluar y
tener cuidado de que la presencia de este personaje no opaque el mensaje
que se intenta transmitir y al final del evento, el pblico objetivo recuerde solo
al personaje y no el mensaje).

i)

Relaciones pblicas - Campaa de prensa, en el caso de las relaciones


pblicas es necesario contar con alguien que consiga y conozca a un nmero
representativo de periodistas, es decir, un asesor de prensa.
Usualmente el rebote periodstico tiene como objetivo el ganar una imagen.

j)

Rollout process, este es el proceso de revelacin del producto en el evento o


programa detallado, en orden de los hechos, desde el diseo de la invitacin,

83

llegada de los invitados hasta la despedida de los mismos25. Incluyendo


tambin la interaccin con el pblico, protocolo, elemento sorpresa y
recuerdos.

k) Indicadores del logro de objetivos, estos dependen directamente del evento a


realizar:

Los 10 indicadores de la lista que se expondrn a continuacin sirven para medir el retorno de la
inversin de un evento. Estos se clasifican en orden de uso por profesionales de eventos. Las
clasificaciones provienen de 2011 mercado de eventos corporativos" estudio de la revista
Eventos Especiales. En este caso, Jim Cavanaugh, fundador de los nuevos eventos en vivo y
reuniones Agency Proscenium evala las ventajas y deficiencias de cada uno (Vase en Anexo
13).

Los cuales son: la respuesta de los asistentes, nuevo cliente, retencin del
cliente, la asistencia total, rentas, los resultados del estudio, calidad de los
asistentes, respuestas de la direccin, crecimiento de las ventas, medios de
comunicacin. Por lo tanto, sus fines son el compromiso de ganancia y el
rendimiento.

4) Contactar proveedores, es necesario para poder presupuestar el costo


estimado del presupuesto por cada actividad.

Nos hacemos responsables tanto de nuestro trabajo como del de los


proveedores contratados, de su profesionalidad y de la calidad de sus
25

Inpres (2011), Seminario de Produccin de Eventos, Inpres. Lima: Inpres.

84

servicios. Por lo tanto, la seleccin de proveedores debe hacerse partiendo


de aspectos que debemos valorar objetivamente como por ejemplo 26:
1. Experiencia: 8%
2. Cotizaciones y costes de servicios: 30%
3. Honorarios: 10%
4. Presentacin: 8%
5. Tiempo de respuesta: 8%
6. Referencias: 10%
7. Empata: 8%
8. Creatividad: 8%
9. Evaluacin general: 10%
Total : 100%

El Presupuesto es un punto crtico en el desarrollo del evento de inicio a fin. Es


importante conocer proveedores serios y preocupados por la calidad por cada
actividad a cubrir. Por cada rubro hay que contar con un 3% a 5% del
presupuesto para imprevistos.

Los organizadores de eventos cobran del 10 al 30% de comisin sobre total de


gastos del evento o cobran una tarifa fija (FEE mensual). (Vase en Tabla 2).
Dependiendo de la frecuencia con la que atienden eventos de una determinada
empresa (Vase en Tabla 3.)

26

Torrents R.(2005) , Eventos de Empresa , Barcelona: Deusto, pg. 150.

85

Tabla 2
Presupuesto y Fee

86

ACTIVIDAD
Anfitriones
Kit Tonero
Yarda Cervecera
Logistica y Servicios
Luces y Sonido
Baos Premiun
baos
tocadores
Personal
Grupo en vivo
DJ
Productor General
Supervisores
Seguridad
Movilidad Produccin
Ambulancia y Paramdicos
Subtotal Actividades
Total S/. (sin IGV)

CANT
2

UNIT
S/.
300

900
1

6000

13
2

174
150

1
1
1
3
10
1
1

5800
1000
3600
85
0
250
0

TOTAL
OBSERVACIONES
S/.
600.00 para animacin del show, sorteos, etc
0.00
0.00 segn diseo (el cliente). Costo unitario de yarda S/.5.00
0.00
6,000.00
0.00 decorados y con personal de limpieza
2,262.00
300.00
0.00
5,800.00 Orquesta La Picante (12 integrantes) 3 hrs. Show
1,000.00 con consola y msica
3,600.00
255.00 de campo
0.00 por definir
250.00 Van de 10 personas
0.00 por definir
75,923.00
7,592.30 Fee de Agencia (10%)
83,515.30 FORMA DE PAGO 30 DIAS

Nota: Presupuesto y Tarifa Fija (Fee). Pomarino, A. (2012). Tesis no publicada. Cap. II, p.86- 87.

87

Tabla 3
Modelo de presupuesto
PRESUPUESTO TIPO (POR PROVEEDORES)
PARTIDAS
1. ALOJAMIENTO Y SERVICIOS ASOCIADOS
Alojamiento asistentes evento
Servicios de check-in especial para el grupo
Servicios de entrega por habitaciones (regalos, etc)
Seguridad hotel
Otros servicios hotel
2. RESTAURACION /CATERING
Desayunos
Comidas de trabajo
Cenas y banquetes
Aperitivos y ccteles
Coffee breaks
3. VIAJES Y DESPLAZAMIENTOS
Pasajes asistentes origen - destino- origen(avin, tren, etc)
Desplazamientos aeropuerto - hoteles - aeropuerto
Transportes asistentes a los distintos espacios del evento
Transportes de VIP
Azafatas o guas de grupo en aeropuertos origen y/o destino
4. ESPACIOS E INFRAESTRUCTURAS
Alquileres de los espacios del evento (auditorios, salas, etc)
Gastos varios de acondicionamiento (aire acondicionado, etc)
Suministros (agua, gas, electricidad, telfonos, ADSL, etc)
Alquiler y montaje de carpa
Alquiler y montaje mobiliario
Conexiones elctricas
Tomas de agua
Permisos de montaje y desmontaje
Areas de servicios (guardarropa, barras)
Almacn /cocinas catering
Alquiler o reserva espacio aparcamiento
Seguro espacios e instalaciones
Seguridad espacios e instalaciones
Transporte, montaje y desmontaje
Otros costes de infraestructuras

Optimo Mximo Proveedor

88

PRESUPUESTO TIPO (POR PROVEEDORES)


PARTIDAS
5. DECORACION ESPACIOS EVENTO
Diseo decoracin
Construccin o alquiler de escenarios
Construccin o alquiler de elementos de decoracin
Ignifugado materiales
Atrezzo
Flores y ornamentos vegetales
Moquetas y forrado suelo, paredes y techos
Alquiler o fabricacin atril para ponencias
Seguros y embalajes decoracin
Transporte, montaje y desmontaje
Otros elementos de decoracin
6.ANIMACION Y ESPECTACULOS
Contratacin de actores /animadores
Vestuario actores/animadores
Atrezzo actores/animadores
Viajes, alojamiento, transportes y dietas actores/animadores
Material animacin (fungibles, etc)
Guiones de animacin
Local de ensayos
Coordinador /director de actors
Contratacin msicos
Viajes, alojamientos, transportes y dietas msicos
Contratacin shows evento
Viajes alojamiento y dietas artistas shows
Contratacin invitados de prestigio y/o presentador (IP)
Viajes, alojamiento, transportes y dietas IP
Necesidades tcnicas IP
Vestuario IP
Efectos especiales y/o fuegos artificiales
Servicio de bombero
Transporte, montaje y desmontaje
Personal tcnico efectos especiales
Regidor(es) de animacin y espectculos
Intercomunicacin equipo de produccin de espectculos
Transporte, montajes y desmontaje
Otros gastos relacionados (sala de prensa, photocall, etc)
8. SERVICIOS TURISTICOS
Contratacin visistas tursticas
Guas tursticos

Optimo Mximo Proveedor

89

PRESUPUESTO TIPO (POR PROVEEDORES)


PARTIDAS
9. EQUIPOS AUDIOVISUALES
Equipos audiovisuales espacios:
. Pantallas (frontal o retroproyeccin)
. Proyectores de video
. Magnestoscopios
. Ordenadores
. Monitores de televisin
. Puntero lser
. Otros equipos audiovisuales
Teleprompter (autocue)
. Alquiler
. Operador
. Instalacin y transporte
. Grabacin discursos
Regidor audiovisuales
Personal tcnico material audiovisual
Viajes, alojamiento y dietas personal tcnico audiovisuales
Transporte, montaje y desmontaje
10. EQUIPOS DE SONIDO
Microfona
Cajas acstica (P:A:)
Pletina CD
Equipos intercomunicacin produccin (walki talkie, etc)
Otros equipos de sonido
Viajes, alojamiento y dietas personal tcnico equipos de sonido
Traduccin simultnea
. Alquiler equipos (emisores y receptores)
. Alquiler cabinas
Transporte, montaje y desmontaje
11.EQUIPOS DE ILUMINACIN
Iluminacin decoracin e iluminacin espectacular
Caones de eguimiento
Estructuras metlicas de soporte
Iluminacin de emergencia
Otros equipos de iluminacin
Contratacin potencia elctrica necesaria
Contratacin equipos auxiliares (generadores)
Cableado general
Personal tcnico equipos de iluminacin
Viajes, alojamiento y dietas personal tcnico equipo iluminacin
Transporte, montaje y desmontaje

Optimo Mximo Proveedor

90

PRESUPUESTO TIPO (POR PROVEEDORES)


PARTIDAS
12. PRODUCCIN AUDIOVISUAL
Audiovisuales sesiones de trabajo:
. Audiovisuales animacin 2D/3D
. Producciones video
. Guin, edicin, doblaje, sonorizacin y copias
Produccin charts ponencias
Reportaje fotogrfico
. Contratacin fotgrafo
. Copias
. Tralados y dietas
Reportaje en video del evento
. Contratacin operador y ayudante
. Traslados y dietas
. Edicin reportaje
. Copiado, cartulas, manipulado y envio
13.PRODUCCIN GRAFICA
Diseo del logotipo
Sealtica general evento
. Seales y/o banderas
. Seale de direccin (sealizacin de los espacios)
. Sealizacin de reas especiales (seguridad, atencin mdica)
. Identificadores transportes
. Otras sealizaciones
Invitaciones
Diseo e impresin o programacin (web/ e-mail)
Papelera personalizada
Diseo e impresin del programa
Otros elementos personalizados
. Mens
. Posavasos, servilletas, etc
. Acreditaciones asistentes, identificadores equipajes, etc).
14. SERVICIOS VARIOS
Servicio de azafatas
Servicio de intrpretes
Servicio de traducciones
Servicio de seguridad
Servicios mdicos
Servicios de guardera
Servicios de limpieza
Personal de aparcamiento

Optimo Mximo Proveedor

91

PRESUPUESTO TIPO (POR PROVEEDORES)


PARTIDAS
15. OTROS COSTES E IMPREVISTOS
Costes del plan de lluvia (plan de contingencias)
. Pabellones adicionales
. Carpas, suelos y cubrimientos adicionales
. Seguro de lluvia
. Personal eventual adicional
. Paraguas , ponchos de lluvia, etc
Souvenirs, regalos y atenciones asistentes
Premios, diplomas, trofeos, medallas conmemorativas, etc.
Reserva para gastos imprevistos

Optimo Mximo Proveedor

16. ORGANIZACIN Y PRODUCCIN


Viajes, alojamiento, dietas y desplazamientos organizacin
Alojamiento organizacin
Alquiler sala organizacin
Gastos de contratacin de proveedores
Personal de produccin
. Productor ejecutivo
. Director de produccin
. Equipo de produccin
. Director de regidura
. Equipo de regidura
Transportes Varios y Mensajeros
Seguro general del evento
Seguros especiales
Costes de gestora y contratacin personal eventual
Otros costes imputables al evento (telfonos, etc)
TOTAL PRESUPUESTO

Nota: Modelo de Partidas del Presupuesto. Torrents, R. de (2005), Eventos de Empresa.

Barcelona: Deusto, pg. 222-226.

92

5) La presentacin al cliente
La presentacin de la propuesta se har a travs de diapositivas.
Es importante preparar la presentacin con imgenes y ejemplos, sin
perder el objetivo de nuestro cliente: que el evento resulte lucrativo.
Mostramos estadsticas y proyecciones, buscando generar confianza. Para
tener una idea clara del brief creativo, que es el documento que contiene la
propuesta para el cliente, ver el ejemplo del brief creativo en el que se
incluye el presupuesto (Vase en Anexo 14).

Adicionalmente, se recomienda para las tareas de decoracin y


distribucin del espacio la ayuda de un room planner que es un software
que permite el diseo del plano del lugar donde se desarrollar el evento
(grficos 3D). El nombre de este es The Modern Line Furniture. (Vase en
Anexo 15).

6) Firma del contrato


El contrato contendr clusulas especficas por actividad a desarrollarse,
nmero de profesionales involucrados en la produccin, fecha del evento,
detalles del evento, manejo del presupuesto y forma de pago.

7) Coordinacin con responsables de cada especialidad.


Hay distinto roles que deben cumplirse para poder producir un evento:

A) Productor ejecutivo: que es el director general del evento, el cual se


hace responsable de los resultados de este. Este administra y controla
el evento en totalidad desde inicio hasta su culminacin

93

B) Director de produccin: es el encargado en el campo y responsable del


equipo de produccin, es quien supervisa el cumplimiento de plazos y
recibe rdenes del productor ejecutivo.
C) Responsables de produccin: son los distintos responsables por rea,
en ellos recae la negociacin con los proveedores y el control de los
servicios que prestan.
Las reas de produccin habituales en eventos complejos son equipos
de iluminacin, equipos de sonido, tecnologa audiovisual, catering,
decorados, personalizacin de espacios y sealizacin general,
infraestructuras, espectculos y animacin, diseo y produccin grfica
y audiovisual, servicios mdicos y seguridad, transportes, relaciones
pblicas, y alojamiento y otros servicios tursticos.27

D) Equipo de regidura, es el encargado de ejecutar el evento, son los


que lo ponen en marcha en el momento que sucede. Ej. Colocar
determinada msica, ordenar servir la comida, etc.

Es necesario que se cuente con un plan de produccin para que los responsables
tengan toda la informacin til para la produccin y ejecucin del evento, que sea
claro y conciso, esto ser soportado por el software de planificacin.

27

Torrents, R.(2005), Eventos de Empresas, Lima: Deusto, pg., 177.

94

Es de utilidad valernos de un EDT (Estructura de Descomposicin del Trabajo)


para poder dividir el proyecto en partes ms pequeas y manejables. Este est
basado en Entregables (el primer nivel est compuesto por las fases del Evento
o los Principales Entregables).
Las piezas finales son llamadas Paquetes de Trabajo y sirve para ordenarse ya
que el trabajo que no se encuentra en el EDT no es parte del proyecto.

continuacin se muestra la aplicacin de un EDT para la realizacin de un evento


(Vase en el Anexo Grafico No.4)

En cuanto a la fase inicial se menciona al organigrama del evento, el diagrama de


la ruta crtica y el cronograma preliminar. Los cuales no han sido explicados con
anterioridad, ya que son herramientas para el seguimiento y control de proyectos,
que se aplican para repartir mejor la carga de trabajo y adems para facilitar la
toma de decisiones ante inconvenientes. Por lo tanto, se presentan a continuacin
una explicacin de cada uno de ellos:

95

Grfico No. 4. Estructura de Descomposicin del Trabajo Aplicado a la Produccin

de Eventos. Pomarino A. de (2012) Tesis no publicada. Cap. II, p.96.

96

Organigrama del evento,


Este representa la estructura de la empresa grficamente. La cual ayuda a
visualizar el grado de dependencia de los distintos puestos y la asignacin de
responsabilidades (Vase en el Grfico No.5).

PRODUCTOR
EJECUTIVO

DIRECTOR DE
PRODUCCIN

RESPONSABLE
DE MSICA

RESPONSABLE
DE SISTEMAS

RESPONSABLE
DE
DECORACIN

RESPONSABLE
DE ALIMENTOS
Y BEBIDAS

Grfico No. 5. Organigrama. Pomarino, A. de (2012) Tesis no publicada. Cap. II,

p.97

97

Diagrama de la ruta crtica

Se busca el control y la optimizacin de los costos mediante la planeacin y


programacin de las actividades del evento. Permite identificar la mayor duracin
entre las distintas actividades, estipulando el tiempo ms corto en el que es posible
completar el evento (Vase en el Grfico No. 6).

Cronograma

Este es una herramienta primordial para el control de las actividades del evento
por especialidad en un tiempo determinado. Adems, permite visualizar fcilmente
al responsable de dicha actividad, la duracin de esta y es fundamental para el uso
del valor ganado ya que la integracin de costos, cronograma y tcnica permiten
medir el rendimiento y realizar estimaciones reales de costo y cronograma final
(Vase en el Grfico No. 7).

98

Grfico No. 6. Diagrama de la Ruta Crtica. Pomarino A. de (2012)

Tesis no publicada. Cap.II, p.98.

8) Montaje del evento, das previos

Un plan general de montaje debe incluir el mximo nivel de detalle: horario de


convocatorias al personal y proveedores, horarios de entrega de materiales,
horarios de montajes y desmontajes de proveedores, horarios de los actos y
actividades, horarios de los movimientos de los invitados y designacin de
responsables de cada rea (Vase en Anexo 16).

CALENDARIO DE PRODUCCION
(CRONOGRAMA)

99

Acto:
Celebracin del 50 aniversario de un
laboratorio farmacutico
Contenidos: Exposicin retrospectiva, video motivacional y parlamentos, cena
de gala y baile
Nmero asistentes: 600
Fecha: mayo XXYY
ENE
RESPON
SABLE
PROYECTO
APROBACION
PROYECTO Y PRESUPUESTO

DIRECCI
ON

ELEMENTOS DECORACION
PRODUCTOS CORPOREOS GIGANTES
DEFINICION 10
ELEMENTOS VESTIBULO
DEFINICION 2 ELEMENTOS
FONDO ESCENARIO
INICIO
PRODUCCION CORPOREOS

AT
AT
AT

VITRINAS EXPOSICION
DEFINICION 10 ELEMENTOS

AT

ENTREGA A ORGANIZACIN DE
DESCRIPCION ELEM.VITRINAS

AT

ELABORACION TEXTO PLACAS

AT

PRODUCCION PLACAS

AT

AMPLIACIONES FOTOGRAFICAS:
DEFINICION 10 ELEMENTOS

AT

PRODUCCION

AT

AMPLIACIONES LOGOTIPO:
ENTREGA
LOGOTIPO TERMINADO

AT

ADAPTACIONES (20 ELEMENTOS)

AT

ESPECTACULO CONMEMORATIVO
MULTIMEDIA
GUIN:
BUSQUEDA
DE INFORMACION

BE/LB

ELABORACION GUION
PRESENTACION
GUION A DIRECCION
PRESENTACION IMGENES Y
MUSICA A DIRECCION
APROBACION
EDICION

BE
BE/DIRE
CC.
BE/DIRE
CC.
DIRECCI
ON
BE

FEB

MAR
S
S S S S S S S S S 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

S
1
1

S
1
2

ABR
S S
1 1
3 4

S
1
5

S
1
6

MA
Y
S
1
7

100
IMGENES Y DOBLAJE
MAESTRO DE CEREMONIAS
SELECCIN
Y CONTRATACION

BE

ENSAYOS

BE

INTERVENCIONES PERSONAL:
SELECCIN PONENTES
ELABORACION DISCURSOS
ENSAYOS

DIRECCI
ON
BE
BE/LB

CENA DE GALA
PRUEBA MENU
APROBACION MENU
APROBACION MINUTA Y
ELABORACION LISTADOS MESAS
APROBACION
LISTADOS MESAS

GC
DIRECCI
ON
GC
DIRECCI
ON

MATERIAL GRAFICO
INVITACION:
PRESENTACION MUESTRA
APROBACION INVITACION

ALE
DIRECCI
ON

IMPRESIN INVITACIONES

ALE

ENTREGA Y ENVIO

ALE

ADHESIVOS LOGOTIPO
MAQUETAS

ALE

APROBACION

ALE

IMPRESIN Y MANIPULADO

ALE

POSTERS LOGOTIPO (ENMARCADO)


MAQUETAS
APROBACION
IMPRESIN Y MANIPULADO

ALE
DIRECCI
ON
ALE

PAGINA WEB
DISEO
APROBACION

AG
DIRECCI
ON

PROGRAMACION Y
PUESTA EN MARCHA

AG

OBSEQUIO CONMEMORATIVO
DISEO Y
PRESENTACION ALTERNATIVAS

LB

DECISION

LB

PERSONALIZACION ROSAS:
ENTREGA
DE 450 ADHESIVOS

LB

MANIPULACION ROSAS

LB

101

LOGISTICA
HOTELES
CONFIRMACION RESERVA
CONFIRMACION ASISTENTES:
LISTADOS DEFINITIVOS
CONTRATACION AZAFATAS
BILLETES:
EMISION Y ENVIO

TINA
TINA
TINA

MONTAJE, ENSAYO GENERAL Y


EVENTO
MONTAJE

ALE

ENSAYO GENERAL

ALE
GC/AT/B
E/LB

EVENTO

Grfico No. 7. Cronograma. Torrents, R. (2005), Eventos de Empresa, Lima: Deusto, p.227

9) Coordinaciones de cada equipo de trabajo, el da de la ejecucin


del evento.

Segn Raimond Torrents, el equipo de trabajo debe seguir el plan de


produccin. La gua de regidura ayuda a saber en todo momento que va a
suceder en cada espacio, quin es el responsable y qu est haciendo cada
miembro del equipo en ese preciso instante (Vase en anexo 17).
Asimismo, contribuir a que se cumplan los pasos establecidos para la
produccin del evento, hora a hora, hasta la ejecucin final del evento y el
ltimo desmontaje. Es importante que tengan el directorio de sus compaeros
de trabajo y proveedores para poder resolver de inmediato los imprevistos que
se presenten.
En cuanto a la distribucin de responsabilidades, pueden existir dos
dependiendo del tipo de evento:

102

A) Distribucin vertical de responsabilidades: cada productor es el encargado de


la ejecucin del evento en un espacio. El resto del equipo prepara los dems
espacios o desempea labores de coordinacin de aquellos servicios no
asignables a un solo espacio, como desplazamientos o los servicios de
atencin al asistente. Esto es especialmente til en los que las actividades
previstas se desarrollan en espacios distintos y alejados fsicamente unos de
otros.
B) Distribucin horizontal de responsabilidades: por reas de especializacin cada
productor asume un rea de responsabilidad en funcin de su perfil profesional
(luz y sonido, equipos audiovisuales, animacin y espectculos, restaurantes y
catering, viajes y alojamiento, etc.). Esto es especialmente til para eventos
tcnicamente complejos que requieren un nivel de conocimiento muy profundo
de cada una de las reas de responsabilidad.
En un evento es imposible evitar los imprevistos, pero lo que si es de vital
importancia es no hacer notar que se han presentado. El 95% de los errores
que se producen en la ejecucin de un evento pasan desapercibidos a ojos del
asistente, no lo hagamos evidentes28.

28

Torrents, R.(2005) , Eventos de Empresa, Lima: Deusto, pg. 183.

103

10) Desmontaje
Es parte del proceso de servicio y para poder realizarse con orden y evitarse
equivocaciones u omisiones, debe llevarse a cabo con la gua de regidura.

11) Post Evento


Entrega de videos, filmaciones y reunin para evaluar el cumplimiento de los
objetivos a travs de indicadores y percepcin del cliente.
Y por supuesto, no olvidar el contacto constante con el cliente, mediante
recordatorios y material informativo (brochures).

e) Promocin
Se utilizar una estrategia de atraccin ya que las actividades de marketing
que se implementarn son la publicidad y relaciones pblicas, las cuales
estarn orientadas a los ejecutivos de eventos para as animarlos a comprar el
servicio

de

organizacin

de

eventos

incrementar

la

demanda

progresivamente.
Las relaciones pblicas entendidas como artculos noticiosos, patrocinios y
eventos crebles para los lectores de los anuncios son significativas ya que en
el mundo de los eventos las recomendaciones y la imagen de los proveedores
son muy importantes a la hora de escoger con quien se ver la produccin de
un evento corporativo.
Otra herramienta que se utilizar pero en menor medida es el marketing directo
entendido como correos directos ya que se dirigir a una persona especfica,
que es un contacto del rea de recursos humanos o marketing de una
empresa. Los cuales irn aumentando a medida se vayan incrementando la
cartera de clientes y redes de contacto.

104

Segn los objetivos de ventas trazados, la publicidad desarrollada tendr el fin


de persuadir debido a la diversidad de la oferta

de los competidores, es

necesario convencer al cliente de que nuestra marca ofrece mayor calidad por
su dinero. Adicionalmente, la publicidad tambin es informativa pues es
necesario introducir la propuesta de valor describiendo las ventajas del uso de
planificadores para el mayor control de la produccin de un evento influyendo
en la calidad ofrecida.
Los medios utilizados sern la publicacin en la Gua Anual de Eventos y
creacin de la pgina web. El mtodo utilizado para el presupuesto publicitario
es el de objetivo y tarea, que se desarrolla en base a la definicin de objetivos
especficos, definicin de tareas y estimacin de costos de estas.
El mensaje publicitario contendr los beneficios para el cliente que estn
directamente relacionados con los atributos de posicionamiento: creatividad y
tecnologa, y la propuesta de valor con el tono, el estilo y las palabras ms
adecuadas haciendo notar la habilidad tcnica que se posee al

producir

eventos.
Tambin es importante ver el alcance, la frecuencia e impacto de los medios
seleccionados. En el caso de publicidad en la Gua Anual de Eventos, se
asegura alta selectividad, credibilidad y prestigio, as como gran calidad de
reproduccin (6,000 ejemplares llegan a ejecutivos organizadores de eventos
de manera gratuita29). Lo que si hay que evaluar es el alto costo anual de este
medio.

29

Gua de Eventos (2010) .Disponible en la web: www.mdgroup.com.pe/eventos.htm [consulta: 02 de Diciembre 2010].

105

La pgina web permite alta selectividad, impacto inmediato y bajo costo. Se


proporciona informacin relevante de la propuesta de valor, datos del contacto
y demostracin de nuestros trabajos previos y equipo de trabajo.
El correo directo permite una alta selectividad del pblico objetivo, flexibilidad y
personalizacin del mensaje y ofertas.
Con respecto a la programacin de tiempos en el caso de la pgina web y gua
de eventos sera continuo ya que no se interrumpir a lo largo del ao, y en el
caso de correos directos sera por pulsacin dependiendo de las temporadas o
una nueva oferta de servicio.
La eficacia de la publicidad se puede medir comparando efectos de esta en
periodos de implementacin distintos o relacionando gastos de publicidad con
ventas de dos periodos distintos.
En cuanto a las relaciones pblicas el plan se desarrollar pagando al personal
que se encargue de desarrollar y difundir informacin, y gestionar eventos que
generen noticias y que atraigan la atencin hacia nuestro servicio. Adems,
proporcionar materiales escritos para influir en el mercado meta como informes
anuales, folletos, artculos y materiales de identidad corporativa (logotipos,
papel membretado y tarjetas de presentacin). Sin embargo, no hay que obviar
las campaas de marketing de boca a odo para generar recomendaciones
verbales favorables, hasta el sitio web es ideal para manejar relaciones
pblicas ya que se brinda informacin y tambin entretenimiento.
Adicionalmente en cuanto al tema de compensaciones para el personal a partir
del tercer ao se le dar un bono de S/. 2000 si consiguen algn contrato para
la empresa organizadora, con esto se estar aplicando la herramienta de
fuerza de ventas. Lo cual no solo motiva al personal sino que genera una
relacin ms estrecha con los clientes.

106

f) Precio
El precio es el nico elemento de la

mezcla de marketing que genera

ingresos, todos los dems generan costos () Adems, el precio comunica al


mercado el posicionamiento de valor que busca la empresa para su producto o
su marca. Un producto bien diseado y comercializado justifica un precio ms
alto y reporta ms utilidades30
Se trabajar con el presupuesto que el cliente nos d, siempre buscando la
rentabilidad y los resultados mayores, porque nuestro cliente busca invertir (no
realizar un gasto) y lograr un propsito.
El monto a cobrar por la asesora ser 8% del presupuesto del evento ya que
el rango que manejan los competidores est entre el 10 30%, pero la presente
empresa es nueva en el mercado por eso debe tener un precio introductorio
ms bajo, por lo menos el primer ao. Ejemplo: si se ha destinado S/95,000
para una fiesta de fin de ao para todos los trabajadores de la empresa, el
precio por ese servicio seria de s/7,600. Ms bien el presupuesto reflejar el
costo de nuestros proveedores, quienes deben pasar por un filtro de calidad,
en cuanto a seriedad, puntualidad y seguridad de sus empleados para prevenir
retrasos o accidentes. El presupuesto tendr un porcentaje de holgura para
cubrir imprevistos, este depender de las condiciones y tamao del evento.
Este porcentaje del 20% que es alto est fundamentado en la psicologa del
consumidor cuando existe informacin disponible sobre la calidad real del
producto, el precio es un indicador menos significativo de la calidad. Sin

30

Direccin de Marketing, Philip Kotler, pg. 431

107

embargo, cuando no se dispone de este tipo de informacin, el precio se


considera una seal de calidad31.
Las empresas consideran fases para determinar sus polticas de precios, as
que a manera de anlisis se desarrollarn estas seis fases: seleccin de los
objetivos del precio, clculo de la demanda, estimacin de costos, anlisis de
costos, precios y ofertas de la competencia, seleccin de un mtodo de fijacin
de precios y seleccin del precio final.
a) Seleccin de los objetivos del precio. Se puede trazar el objetivo de
liderazgo en calidad del producto, ya que la propuesta de valor en
servicios se caracteriza por niveles elevados de calidad, gusto y
estatus, pero con un precio no demasiado alto como para que est al
alcance del pblico objetivo.
b) Clculo de la demanda.
Las empresas necesitan comprender la sensibilidad al precio de sus
clientes reales y potenciales, as como la relacin que esperan los
compradores entre el precio y las caractersticas del producto32
Aquellos factores que favorecen una menor sensibilidad al precio seran
que nuestra propuesta de valor es exclusiva, el precio del servicio es
una cantidad inferior a los ingresos del comprador al cumplir con sus
objetivos trazados, y la calidad, prestigio y exclusividad del servicio
prestado. Por lo tanto, la demanda sera inelstica, ya que cambia
apenas con las variaciones de precio.

31

Direccin del marketing, Philip Kotler, pg. 435

32

Direccin del marketing, Philip Kotler, pg. 439

108

Segn datos obtenidos de la pgina web del competidor Stimulus, esta


es la distribucin de nmero

de contratos en eventos corporativos

anuales desde el ao 2004 hasta el presente. Se ha estimado para el


primer ao 2 contratos hasta llegar a 14 contratos en el quinto ao.
La estimacin de contratos por mes a los largo de los cinco aos
proyectados para los ratios financieros, se muestran con mayor detalle
en el captulo destinado al presupuesto.

c) Estimacin de costos
Al ser una nueva empresa y al tener costos relacionados a la asesora
que prestarn los empleados contratados, las remuneraciones serian
uno de los costos fijos ms representativos a cubrir por ao, ya que a
medida vaya creciendo la empresa se incorporarn ms empleados a la
planilla. Adems, hay costos fijos como el alquiler, la publicidad,
servicios pblicos e intereses que se irn incorporndose como costos
fijos a medida vaya creciendo la empresa.

d) Anlisis de costos, precios y ofertas de la competencia.


Hay que tomar en cuenta los precios que ofrece la competencia y
prever la reaccin de estos frente al precio que fijemos. Si la oferta de la
empresa tiene caractersticas que no ofrece el competidor principal, se
debe calcular su valor y sumarse al precio del producto rival. Pero en
este caso se iniciar con un precio menor (8%) ya que asi se permite la
introduccin de la propuesta de valor.
Cabe recordar que el rango de precios que maneja la competencia es
de 10 30% del presupuesto total.

109

e) Seleccin de una estrategia para la fijacin de precios


La fijacin de precios basada en la competencia, por ejemplo, se utiliza
cuando los costos son difciles de medir o la respuesta de los
competidores es incierta, las empresas recurren a este mtodo porque
refleja la sabidura colectiva del sector33

f) Seleccin del precio final


Finalmente, si el servicio prestado y la publicidad son de alta calidad,
comparando con los competidores. Los compradores estarn ms
dispuestos a pagar precios ms altos.

33

Kotler P. (2006), Direccin del Marketing, Mxico: Pearson Educacion, pg. 448

110

Conclusiones
La propuesta de valor de define as:

Nosotros ayudamos a que las empresas incrementen la lealtad de sus clientes,


colaboradores y socios. Nuestros clientes saben que nos responsabilizamos de su
evento desde el origen de una idea hasta la medicin de indicadores durante y
post evento, con la trasparencia que ofrece nuestra tecnologa de planificacin
ellos saben el avance del proyecto (%) en tiempo real.
Y para lograr el posicionamiento de la marca se llevarn a cabo estrategias de
diferenciacin y costos.

111

Captulo 3
Objetivos

112

3. Objetivos y cuestin clave

3.1 Objetivos para el primer ao


La proyeccin del crecimiento econmico del Per para el 2012 es ms
del 6%.34, esto muestra el escenario favorable para las actividades
econmicas, ya que este crecimiento tambin influye en el incremento
presupuestario de las empresas y organizaciones.
De acuerdo a investigaciones sobre el promedio de nmero de eventos
realizados por las organizadoras de eventos al ao y siendo esta una
nueva empresa, nuestros objetivos sern:

Conseguir 2 contratos el primer ao.

Obtener respuesta a la publicidad hecha en congresos de


marketing y recursos humanos.

Obtener respuesta de la publicidad contratada en la gua de


eventos cuyo tiraje es de 6,000 ejemplares y es distribuido a los
gerentes de imagen, marketing, relaciones pblicas, entre otros,
de las principales empresas del pas.

34

La economa peruana (2012). Disponible en la web: laeconomia.pe/pbi-peru-2011-2012.html [consulta: 06 de Julio 2012].

113

3.2 Objetivos para el segundo ao

Conseguir 5 contratos al ao.

Tener clientes representativos

por

su facturacin en los

sectores como banca, seguros, administracin de fondo de


pensiones, alimentacin, retail, telecomunicaciones, cemento,
gas y petrleo.

114

Captulo 4
Planes de Contingencia

115

Planes de Contingencia - Imprevistos

Se debe prever la ocurrencia de imprevistos que puedan afectar la correcta


realizacin de las actividades programadas para el evento.
Los imprevistos siempre existirn, por eso es indispensable el comportamiento
del organizador del evento para poder afrontarlos y solucionarlos rpidamente
y con buen estado de nimo, poniendo todo su talento para encontrar
soluciones creativas y rpidas, en especial cuando estos ocurren el mismo da
del evento.
Segn expertos es importante tomar en cuenta dos aspectos, en primer lugar,
establecer un adecuado organigrama, asignando una clara responsabilidad a
quienes estn a cargo de cada una de las reas all establecidas.
Posteriormente, antes de comenzar el montaje del evento realizar con ellos
una reunin de coordinacin. En ella debe analizarse cronolgicamente todas
las secuencias del emprendimiento () permitiendo as corregir o modificar en
detalle los aspectos oportunamente planificados 35
Hay etapas a considerar para poder prever imprevistos desde la concepcin de
una idea hasta el fin del evento.

35

Jijena R. (2004), Organizacin de Eventos, Buenos Aires: Ugerman Editor., pg. 72

116

RESUMEN DE LAS ETAPAS DEL ORGANIZADOR36

ETAPA 1: La creacin en s, la concepcin de la idea


En este momento puede darse una situacin delicada o ms peligrosa, que
podramos

decir

es

ilusionarse

con

ideas

brillantes,

seductoras,

enceguecedoras, que nos deslumbren; nos enamoramos de esa idea y no


medimos objetivamente los resultados. O peor an, nos desviamos del objetivo
prefijado o no pensamos eventuales fracasos por falta de algn eslabn que
con el entusiasmo no tuvimos en cuenta.

ETAPA 2: El anlisis de la viabilidad, de la posibilidad de llevarlo a cabo


Es el momento de la reflexin profunda. Debemos analizar: el tiempo de
preparacin, el tipo de evento, los recursos humanos, los recursos
tecnolgicos, los recursos financieros, la sede apropiada, el programa y la
eleccin de los proveedores. Ya que todo est en marcha, se acept la idea y
tenemos que estar ms cerebrales, ms receptivos, analticos, fros. Deseamos
tener todo bajo control y evaluamos la relacin humana: saber o poder
transmitir el entusiasmo es lo que ms fuerza tiene, el compartir un proyecto,
sumergirse en una idea.
Asimismo, se debe tener en cuenta que a medida que el proyecto avanza los
costos se incrementan debido a eventualidades o imprevistos que se presentan
y la influencia de los grupos de inters es decir clientes, competidores,
accionistas, empleados, medios de comunicacin, etc. disminuye con el

36

Jijena R. (2004), Organizacin de Eventos, Buenos Aires: Ugerman Editor., pag.79-82

117

tiempo, por eso hay que tener en cuenta que grupo de inters es al que
debemos tener ms contento y motivado dependiendo del evento para lograr
los objetivos del evento (Vase en el Grfico No.8).

Influencia de los grupos de inters

Grado

Alto

Bajo

Costos de
cambios

Tiempo del Proyecto

Grfico No. 8. Costos y Grupos de Inters en el Desarrollo de un Proyecto.

Pomarino A. de (2012) Tesis no publicada. Cap. IV, p.116

118

ETAPA 3: La concrecin de la idea


La personalidad del organizador, su forma de transmitir, su autodominio; el
autocontrol, la capacidad de reaccionar acertadamente y en el tiempo del que
se dispone ante las situaciones conflictivas, inesperadas o que lo descolocan
totalmente, tambin juegan el rol preponderante. Hay que saber discernir entre
lo importante, lo indispensable, lo urgente y lo necesario. Es una de las claves
del xito. Tengamos en cuenta que las ondas energticas influyen sobre todos
los que estn en ese mbito.

ETAPA 4: La evaluacin posterior


Hay dos evaluaciones que se pueden hacer para medir el efecto inmediato al
finalizar el evento, estas son para el cliente y el organizador.

Medidas correctivas a aplicar en las distintas actividades:


Las medidas correctivas que se desarrollarn a continuacin han sido tomadas
en parte del libro Organizacin de Eventos (2007) y complementadas con
observaciones propias (en base a la experiencia):

a) Logstica

La primera rea a cubrir es la logstica, una de las ms amplias ya que no


solo implica la gestin de compras sino tambin el transporte a lo largo de
la realizacin del evento.

La logstica permite optimizar recursos para llegar de la forma ms


oportuna y econmica al destino deseado. Esto incluye transporte,

119

software, equipamiento, operadores profesionales, almacenes. La mejor


logstica es la que mueve ms rpido, seguro y a costos acordes con la
dimensin de la tarea y responsabilidad en ese desarrollo 37

En cuanto al espacio donde se desarrollar el evento es importante tener


en claro que deben estar sealizado los accesos y salidas al igual que las
salidas de emergencia, y adems debe haber buena visibilidad para evitar
accidentes.

Problemas frecuentes

Personal de seguridad que se extralimita.

Salidas de emergencia bloqueadas

Telfonos con candados

Gradas que se caen o se desploman o rajan por la cantidad de peso


que no soportan.

Aglomeracin de personas en accesos.

Mala sealizacin

Escasez de sanitarios o mal cuidados.

Pocas salidas de emergencia, o con las puertas cerradas con llave,


candados, cadenas.

37

Poca iluminacin para las salidas de emergencia.

Insuficiente sealizacin

Mala visin

Jijena R. (2004), Organizacin de Eventos, Buenos Aires: Ugerman Editor, pg. 107.

120

Mala acstica

Retrasos en la programacin

Personal improvisado

Sugerencias
-

Solicitar los permisos correspondientes

Estructuras realizadas por profesionales que cuenten con seguro


mdico en caso de accidentes.

Control de las construcciones

Refuerzo sanitarios, agua y personal de limpieza y mantenimiento

Personal de seguridad

Prueba de equipos

Buena sealizacin: sectorizar por colores las entradas y accesos y


tambin a travs de la vestimenta del personal evitar preguntas y
prdida de tiempo.

Si hay elementos delicados, piezas de arte, etc. coloque carteles No


tocar y cordones que impidan acercarse.

121

b) Catering

Problemas
-

Con respecto a la comida, a veces se alarga mucho, no se cumplen con


los horarios y las personas tienen que retirarse

No se puede retirar la basura en el momento

Seguimiento al transporte para que la comida no llegue en mal estado.

Sugerencias
-

Indispensable cumplir con el horario

Se puede colocar

mesas de apoyo que tengan bandejas para la

basura.
-

Recorrer la sede en funcionamiento para evaluar el alcance de los


aromas y olores de la cocina y sanitarios.

Coloque aceites aromatizantes, velas perfumadas y desodorantes de


ambiente que puedan ayudar a neutralizar esos olores.

Exigir a nuestros proveedores el manejo de la cadena de fros.

Nuestros proveedores deben aplicar conocimientos de HACCP (Hazard


Analysis and Critical Control Points) que en espaol significa Anlisis de
Peligros y Puntos de Control Crticos, para evitar la contaminacin
cruzada y otros problemas ocasionados por la mala manipulacin de
alimentos.

122

c) Msica y espectculos

La msica ayuda a crear el ambiente adecuado para la conversacin,


entrenamiento o concentracin de los invitados, por lo tanto hay que saber
manejar los recursos musicales. Otro tipo de espectculos que no sean
puramente musicales ayudan a transmitir mensajes al publico por eso es
necesario que se desarrollen sin contratiempos.

Problemas
-

Tardanza de msicos y orquesta.

Falla de equipos de sonidos.

Falta de cableado.

Falta de bateras para equipo inalmbrico.

Mala Acstica

Horarios permitidos por la municipalidad para la realizacin del evento.

Sugerencias
-

Pruebe los equipos de msica

Trabaje con un tcnico que le indicara los lugares donde se producen o


no los acoples (trabajar con un sonidista no un disc-jockey).

Calcule los decibeles pensando en la persona que tiene el parlante a su


lado.

Respetar los horarios de llegada.

123

Prever, la cantidad de msicos contratados para calcular el espacio


suficiente para que coloquen todos sus instrumentos.

Proveer sillas para cada msico

Realizar prueba de sonido y vestuario con los artistas que realizarn el


show.

Realizar prueba de sonido con el ponente y locutor.

Iluminacin y atriles adecuados para los msicos.

Personal encargado de los msicos y dems artistas que les indique el


momento que deben salir al escenario y tambin los asista en lo que
sea necesario.

Equipamiento doble en aquellos recursos que sean vitales.

Generador de energa en caso de apagn.

Averiguar cul es el horario lmite para culminar el evento y no tener


impases como suprimir partes del guin del evento debido a la clausura
forzosa del evento por parte de la municipalidad.

d) Filmacin

Problemas
-

El fotgrafo que no llega a tiempo.

Las maquinas que se estropean.

Sugerencias
-

Aunque sea una sola empresa, contratar a dos personas, una puede
fallar. Adems, exija que trabajen con dos cmaras.

124

e) Servicio
Este se refiere al trato directo con los participantes del evento y lo
relacionado al personal que atender a los invitados.

Problemas
-

Asistentes que sufran un accidente

Personal que necesite apoyo o informacin para alguna tarea.

Malinterpretacin de rdenes.

Sugerencias

El personal encargado del evento debe contar con los datos de todos
los dems colaboradores para hacer la comunicacin ms fluida: pedir
autorizaciones y poder resolver dudas.

Es necesario que se cuente con un botiqun y que haya alguien que


asista a los invitados en caso de accidente. De acuerdo a la cantidad
de participantes o debido a la gravedad de algn caso es necesario
contar con una empresa que brinde asistencia en salud.

Ser claros y puntuales con las rdenes que se dan a los empleados.
Por ejemplo: no decir lleguen temprano sino lleguen a las 9am.

125

Conclusiones

Es necesario conocer cules son los principales problemas que se pueden


presentar de improviso para as dar solucin rpida y no interrumpir las
diferentes actividades a ejecutarse en el evento. Los temas principales son
catering, servicio, filmacin, msica y logstica.

126

Captulo 5
Presupuesto y
Programas de accin

127

Presupuestos y Programas de accin

5.1 Presupuestos

5.1.1 Presupuesto del Proyecto

Para realizar el flujo financiero de los primeros aos se han tomado datos histricos e
informacin presente de los competidores.

a) Presupuesto de Ventas
Segn datos obtenidos de la pgina web del competidor Stimulus, esta es la
distribucin de nmero de contratos en eventos corporativos anuales desde el ao
2004 hasta el presente (Vase en Tabla 4).
Por lo tanto, para el primer ao se ha estimado 2 contratos hasta llegar a 14
contratos en el quinto ao.
El primer ao tendra 2 contratos; el segundo, 4 contratos; el tercero, 7 contratos; el
cuarto, 11 contratos y el quinto, 14 contratos.
El margen de ganancia unitario de ventas considerado para el primer ao es de 8%
del presupuesto del evento. Que en este caso un ejemplo representativo para una

128

empresa de nuestro pblico objetivo es un evento como una fiesta de fin de ao o


una actividad de integracin para 700 personas cuyo presupuesto promedio es de
s/105,000. Adems, una empresa puede realizar durante el ao como mnimo 5
eventos que son los ms celebrados como da de la madre, da del padre,
aniversario de la empresa, fiestas patrias, da de integracin o deporte y fiesta de fin
de ao, sin contar las numerosas actividades de capacitacin o lanzamiento de
productos dependiendo del presupuesto de las reas de marketing y recursos
humanos, y estos pueden ser dirigidos a un grupo de la empresa, a todos los
colaboradores, a clientes, a socios, etc. (Vase en Anexo 18). A partir de tercer ao
se cobrar el 10% del presupuesto y desde el cuarto ao el 15% del presupuesto,
ya que la empresa propuesta es nueva en el mercado.

Tabla 4
Contratos de Stimulus

Nota: Resumen del nmero de contratos anuales del competidor Stimuls. Pomarino,

A. (2012). Tesis no publicada. Cap. V, p.126.

b) Presupuesto de cuentas por cobrar

129

Siendo nuestros clientes solo empresas, a la firma del contrato se debe emitir la
factura correspondiente y cancelar el 60% del precio venta del servicio.
Adicionalmente, el plazo de crdito de 30 das es para cancelar el 40% faltante.

c) Presupuesto de cuentas por pagar


Por polticas de la empresa a los proveedores se les pagar al contado el 40% del
monto total y en un plazo de 30 das el 60% de monto total.

d) Presupuesto de Costo de Ventas

El costo de ventas de este servicio de organizacin de eventos est conformado


por el personal que presta el servicio de organizacin de eventos y por las
existencias subcontratadas a nuestros proveedores.
El nmero de empleados ptimo depender del tamao y necesidades de cada
evento en particular. Las existencias proporcionadas por nuestros proveedores
sern las estructuras, decoracin, catering, luces y equipos de sonido, menaje,
mesas y sillas, servicios audiovisuales, etc. Ambos costos estn cubiertos dentro
del % destinado a todos los recursos adquiridos para el evento as que no
mermar en el margen de ganancias obtenido.

130

e) Presupuesto de Gastos Administrativos

Personal contratado
El nmero de empleados fijos empieza con una persona que sera el organizador;
al tercer ao, se ve la incorporacin de un programador.
Se entiende

como un organizador de eventos a la persona que tenga los

conocimientos de gestin y tcnicos ya sea en montajes, decoracin, msica,


alimentos y bebidas. Asimismo como programador a aquel que se encargue del
mantenimiento del software que soporta las operaciones del negocio. Estos
contarn con un contrato de trabajo por tiempo indeterminado, gozando de los
beneficios de ley correspondientes como CTS, gratificaciones, bono familiar, AFP o
SNP y Essalud.

Contribuciones del empleador


Los costos del empleador CTS, gratificacin y Essalud son obligatorios por ley, as
que tambin se incluyen el presupuesto.

Celulares
El uso de los celulares smartphone es fundamental para la correcta utilizacin del
software, ya que cuenta con un aplicativo para smartphone.
Los celulares pertenecern a un plan post pago y deben permitir la instalacin del
aplicativo del software para que cada responsable de una actividad pueda realizar
las coordinaciones necesarias.

Tecnologa

131

La inversin en Tecnologa como el software comercial Leader Task (software que


permite planificar actividades de un proyecto y hacerle seguimiento) es de S/.168.
Adicionalmente, se ha previsto el uso del software in house que se utilizar a partir
del tercer ao y tiene un costo de $20,000, el tiempo de entrega sera 3 meses y
contara con una garanta de 6 meses. Por lo tanto, se contratar a

un

programador encargado del mantenimiento. Cuya remuneracin bruta sera


S/.1500.

Otros gastos
Estos son el alquiler, los tiles de oficina y los servicios pblicos que se van
cargando mes a mes al presupuesto de gastos administrativos y otros que
incrementndose a razn del crecimiento de ventas de la empresa e incorporacin
de nuevo personal. Ejemplo, la movilidad.

f) Presupuesto de Gastos de Ventas

Las relaciones pblicas se desarrollarn a travs de patrocinios de congresos y


seminarios, eventos y otras actividades dirigidos a personal de marketing y
recursos humanos de diversas empresas de nuestro inters. Se destinar S/. 4000
en los 3 primeros aos y S/. 3000 para los siguientes aos, disminuye ya que se
habr fortalecido la imagen de la empresa. Adems, se publicar en la gua de
eventos 2012, media pgina en los 2 primeros aos cuyo costo es S/.2528 y en los
siguientes aos, pgina completa por un costo de S/.4262.
La creacin de una pgina web pequea y administrable, es decir, que cuente con
formularios para permitan cambiar el contenido, demorar 3 meses que incluye el
diseo, la programacin y finalmente, los detalles de gestin para culminar el

132

proyecto. Cada actividad tiene una duracin de un mes. El costo total es de s/


3000.
A partir del tercer ao ya que se ha incorporado ms personal, se incentivarn las
ventas con un bono de s/250 al empleado que consiga un nuevo contrato.

g) Presupuesto de Inversin (Activos Fijos y Bienes de Capital)

Es necesario contar con computadoras y muebles que faciliten el trabajo de los


empleados, por lo tanto se realizar la compra de estos.

Hardware
Las computadoras sern personales, cada miembro del equipo de trabajo deber
contar con una computadora para la realizacin de sus labores.

Muebles
Es necesario contador con escritorios o una mesa de trabajo para los miembros
del equipo.

Decoracin
En esta lnea tan solo se ha considerado gastos para la refaccin del local en
alquiler como pinturas, adornos, tomacorrientes, focos, etc.

133

h) Presupuesto Financiero

En el planteamiento del negocio se define el capital de trabajo como aquel que dota
del dinero suficiente para cubrir los gastos y costos necesarios para dar inicio a las
operaciones de la empresa. Este se define como el colchn que da alivio. Por lo
tanto, cuando hay poco se est ajustado en caja.
Los recursos financieros se pueden obtener a travs de tres vas como son los
proveedores, los bancos y los accionistas.
En el caso de esta empresa nueva, a partir del tercer ao se trabajar con dinero
de un prstamo bancario, ya que ha sido necesario para poder sostener la fuerte
inversin en nuevas tecnologas. Por lo tanto, la empresa en trminos financieros
tendr mayor apalancamiento.

Las opciones de prstamos comerciales para capital de trabajo de s/. 60,000, a un


plazo de 5 aos. Segn los principales bancos del pas, la TEA (tasa efectiva
anual) que nos dir el costo o valor del inters esperada en el plazo de un ao,
ofrecida es:
TEA : 25%

Scotiabank

TEA : 20.5% Banco de Crdito del Per


TEA : 40%

Banco Financiero

TEA : 30%

Interbank

Por lo tanto, se escoger el de menor TEA, que es el Banco de Crdito del Per.
El clculo de intereses y cuotas

realizado omite las comisiones y seguros de

desgravamen u otros que dependen de las polticas de cada entidad financiera, a

134

continuacin se puede ver las cifras que se utilizarn para los presupuestos, flujos y
estados financieros (Vase en la Tabla 5).
Se presentarn los estados financieros e indicadores de gestin de los dos
primeros aos para demostrar la solvencia del negocio y as conseguir el
financiamiento bancario.

i)

Tributacin

La conveniencia de constituir una empresa en lugar de prestar servicios


profesionales como independiente (honorarios), tiene diversas razones:
-

Disminuir renta 10% de ingresos brutos por comprobante de pago emitido


vs. 1.5% de los ingresos netos mensuales.

Emitir factura para utilizar crdito fiscal de las compras.

Simplificar el tratamiento de los contratos de tercerizacin.

Primer y Segundo Ao
La empresa se acoger al rgimen especial de renta (RER) que comprende a las
personas naturales y sociedades conyugales, sucesiones indivisas y personas
jurdicas domiciliadas en el pas, que obtengan rentas de Tercera Categora
provenientes de actividades de servicios o actividades de comercio y/o industria.
Pueden acogerse al RER, las personas y empresas que generen un monto de
ingreso neto anual o de adquisiones no mayor a S/. 525,000, que tengan valor de
activos fijos, con excepcin de predios y vehculos, no mayor a S/. 126,000 y cuya
cantidad de trabajadores no sea mayor a 10 personas por turno de trabajo.
Este permite la emisin de comprobantes de pago como factura (que en nuestro
caso es fundamental ya que nuestros clientes son empresas), boleta de venta,

135

ticket y guas de remisin. El cual obliga a llevar libros de contabilidad legalizados


como el registro de ventas y registro de compras y planilla de sueldos electrnica.
El Impuesto a la Renta (IR) que corresponde a este rgimen es equivalente al 1.5%
de ingresos netos mensuales.

Desde el Tercer Ao
La empresa cambiar de rgimen pasando al rgimen general ya que sus ingresos
anuales superan los lmites exigidos por el rgimen especial de renta. El Impuesto
a la Renta (IR) que corresponde a este rgimen es equivalente al 30% de las
ganancias netas anuales.

El Impuesto General a las Ventas (IGV)


Tiene una tasa 18% y como el IGV no grava a la empresa, este no afectar al flujo
de caja ya que el monto del ingreso por servicio presentado en las tablas no est
gravado por este impuesto.

Otras contribuciones
El empleador es responsable de los tributos laborales: EsSalud (9%) y ONP (13%).
No hay que olvidar que las retenciones del IGV y Renta se aplican a contribuyentes
no domiciliados y rentas de 2da. y 5ta. Categora.
A continuacin se mostrar el presupuesto general del proyecto con un detalle
mensual por ao y luego un consolidado anual del presupuesto para poder analizar
posteriormente el flujo de caja. Se ha elaborado en base a las proyecciones y
actividades programadas.

136

Tabla 5.
Clculo de inters
CLCULO DE INTERESES
Tanual
Tmes
n periodos

0.205
1.57%
60

-$1,549.63

AO1

AO 2

AO 3

P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7
P8
P9
P10
P11
P12
P13
P14
P15
P16
P17
P18
P19
P20
P21
P22
P23
P24
P25
P26
P27
P28
P29
P30
P31
P32
P33
P34
P35
P36

Deuda inicial
$60,000.00
$59,390.05
$58,770.55
$58,141.35
$57,502.30
$56,853.23
$56,194.00
$55,524.45
$54,844.41
$54,153.72
$53,452.21
$52,739.72
$52,016.07
$51,281.08
$50,534.58
$49,776.40
$49,006.33
$48,224.21
$47,429.84
$46,623.03
$45,803.58
$44,971.30
$44,125.98
$43,267.43
$42,395.42
$41,509.77
$40,610.24
$39,696.62
$38,768.70
$37,826.24
$36,869.02
$35,896.81
$34,909.38
$33,906.48
$32,887.87
$31,853.31

20.50%

(S/. 3,099.25)

Intereses
$939.68
$930.13
$920.43
$910.57
$900.56
$890.40
$880.07
$869.59
$858.94
$848.12
$837.13
$825.97
$814.64
$803.13
$791.44
$779.56
$767.50
$755.26
$742.81
$730.18
$717.35
$704.31
$691.07
$677.63
$663.97
$650.10
$636.01
$621.70
$607.17
$592.41
$577.42
$562.19
$546.73
$531.02
$515.07
$498.87

Principal
$609.95
$619.50
$629.20
$639.06
$649.06
$659.23
$669.55
$680.04
$690.69
$701.51
$712.49
$723.65
$734.99
$746.50
$758.19
$770.06
$782.12
$794.37
$806.81
$819.45
$832.28
$845.32
$858.56
$872.00
$885.66
$899.53
$913.62
$927.92
$942.46
$957.22
$972.21
$987.43
$1,002.90
$1,018.61
$1,034.56
$1,050.76

Cuota
Deuda final
$1,549.63
$59,390.05
$1,549.63
$58,770.55
$1,549.63
$58,141.35
$1,549.63
$57,502.30
$1,549.63
$56,853.23
$1,549.63
$56,194.00
$1,549.63
$55,524.45
$1,549.63
$54,844.41
$1,549.63
$54,153.72
$1,549.63
$53,452.21
$1,549.63
$52,739.72
$1,549.63
$52,016.07
$1,549.63
$51,281.08
$1,549.63
$50,534.58
$1,549.63
$49,776.40
$1,549.63
$49,006.33
$1,549.63
$48,224.21
$1,549.63
$47,429.84
$1,549.63
$46,623.03
$1,549.63
$45,803.58
$1,549.63
$44,971.30
$1,549.63
$44,125.98
$1,549.63
$43,267.43
$1,549.63
$42,395.42
$1,549.63
$41,509.77
$1,549.63
$40,610.24
$1,549.63
$39,696.62
$1,549.63
$38,768.70
$1,549.63
$37,826.24
$1,549.63
$36,869.02
$1,549.63
$35,896.81
$1,549.63
$34,909.38
$1,549.63
$33,906.48
$1,549.63
$32,887.87
$1,549.63
$31,853.31
$1,549.63
$30,802.55

137

AO 4

A0 5

P37
P38
P39
P40
P41
P42
P43
P44
P45
P46
P47
P48
P49
P50
P51
P52
P53
P54
P55
P56
P57
P58
P59
P60
TOTAL

$30,802.55
$29,735.33
$28,651.40
$27,550.49
$26,432.35
$25,296.68
$24,143.24
$22,971.73
$21,781.87
$20,573.37
$19,345.95
$18,099.31
$16,833.14
$15,547.14
$14,241.01
$12,914.41
$11,567.04
$10,198.57
$8,808.67
$7,396.99
$5,963.21
$4,506.98
$3,027.94
$1,525.73

$482.41
$465.70
$448.72
$431.48
$413.97
$396.18
$378.12
$359.77
$341.13
$322.21
$302.98
$283.46
$263.63
$243.49
$223.03
$202.26
$181.16
$159.72
$137.96
$115.85
$93.39
$70.59
$47.42
$23.90
$32,977.62

$1,067.22
$1,083.93
$1,100.91
$1,118.15
$1,135.66
$1,153.45
$1,171.51
$1,189.86
$1,208.49
$1,227.42
$1,246.64
$1,266.17
$1,286.00
$1,306.14
$1,326.59
$1,347.37
$1,368.47
$1,389.90
$1,411.67
$1,433.78
$1,456.24
$1,479.04
$1,502.21
$1,525.73
$60,000.00

$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$1,549.63
$92,977.62

$29,735.33
$28,651.40
$27,550.49
$26,432.35
$25,296.68
$24,143.24
$22,971.73
$21,781.87
$20,573.37
$19,345.95
$18,099.31
$16,833.14
$15,547.14
$14,241.01
$12,914.41
$11,567.04
$10,198.57
$8,808.67
$7,396.99
$5,963.21
$4,506.98
$3,027.94
$1,525.73
$0.00

Nota: Clculo de inters del prstamo bancario. Pomarino, A. (2012). Tesis no

publicada. Cap. V, p.134.

5.1.2 Flujo de Caja Anual


El flujo de caja es la acumulacin neta de activos lquidos en un periodo
determinado. Por lo tanto, constituye un indicador muy importante de la liquidez de
una empresa.
El estudio de los flujos de caja dentro de este proyecto sirve para analizar los
problemas de liquidez previendo los problemas de efectivo anticipando los saldos
en dinero y tambin para ver la viabilidad de la inversin y medir rentabilidad
(Vase en la Tabla 6).

5.1.3 Flujo de Caja Mensual

138

Para efectos del clculo del VAN (valor de un proyecto a una determinada tasa) y
TIR (tasa interna de retorno) del proyecto se desarrolla a continuacin el flujo de
caja mensual por los 5 aos (Vase en la Tabla 7).

5.1.4 Estado de Ganancias y Prdidas


Asimismo tambin se ha elaborado el Estado de Ganancias y Prdidas, que
muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del
ejercicio durante un periodo determinado (Vase en la Tabla 8).

5.1.5 Balance General


El balance general ayuda a tener una visin de todo lo que tiene la empresa, de lo
que debe y de lo que se le debe. Adems, el patrimonio que tiene a una fecha
determinada (Vase en la Tabla 9).

Tabla 6
Flujo de Caja Anual

139

FLUJO DE CAJA ANUAL


AO 1
ENTRADA
OPERATIVO
VENTAS (UNDS)
COBRADO

AO 2

2
210,000

AO 3

4
420,000

7
735,000

AO 4

AO 5

11
1,155,000

14
1,470,000

INVERSIN
FINANCIERO
CAPITAL DE TRABAJO

TOTAL ENTRADAS

20,000

60,000

230,000

420,000

795,000

1,155,000

1,470,000

193,200
12,000
500
1,099
4,080

386,400
12,000

661,500
26,400

981,750
26,400

1,249,500
26,400

4,080

300
828

400
828

8,976
1,200
500
1,656

8,976
1,200
500
1,656

1,200

1,200

42

200
2,000
0
2,528

400
2,000
0
2,528

12,000
1,000
300
42
14,000
1,100
3,000
5,000
4,262

12,000
1,000
300

42

8,976
1,200
500
1,656
2,000
12,000
500
300
42
14,000
700
3,000
3,000
4,262

3,150

6,300

24,852

39,541

SALIDA
OPERATIVO
EXISTENCIAS POR SERVICIOS EN PROCESO
PERSONAL FIJO
GASTOS EN CONSTITUCIN DE EMPRESA
GASTO POR REGISTRO DE MARCA
CONTRIBUCIONES DEL EMPLEADOR
SERVICIOS PBLICOS
MATERIALES DE OFICINA
CELULARES
MATERIALES PARA REFACCIN
ALQUILER LOCAL
DEPRECIACIN DE COMPUTO
DEPRECIACIN DE MUEBLES
AMORTIZACIN DEL SOFTWARE COMERCIAL
AMORTIZACIN DEL SOFTWARE IN HOUSE
TRANSPORTE
ACCIONES DE RELACIONES PBLICAS
COMISIN
PUBLICIDAD EN MD GUIAS
IMPUESTO A LA RENTA TERCERA
CATEGORIA

14,000
1,400
4,000
6,000
4,262

140

INVERSIN
SOFTWARE COMERCIAL
SOFTWARE IN HOUSE
COMPUTADORAS
MUEBLES
FINANCIERO
INTERESES
PRESTAMO BANCARIO CUOTAS
TOTAL SALIDAS
SUBTOTAL
(+)DEPRECIACIN
(+) AMORTIZACIN
CAJA INICIAL
TOTAL
*Las ventas no incluyen igv
*Las cuentas por pagar incluyen igv

168

221,295
8,705

416,178
3,822

42

42
8,747
12,611

8,747

56,000
2,000
3,000

2,000

10,612
7,984
819,632
-24,632
800
14,042
12,611
2,821

8,975
9,621
1,106,633
48,367
1,300
14,042
2,821
66,530

7,003
11,593
1,389,331
80,669
1,300
14,000
66,530
162,499

Nota: Flujo de caja anual de los primeros cinco aos. Pomarino, A. (2012). Tesis no

publicada. Cap. V, p.138

141

Tabla 7
Flujo de Caja Mensual

142

143

144

145

Nota: Flujo de Caja Mensual por cada Ao. Pomarino, A. (2012) Tesis no publicada. Cap. V, p.144.

146

Tabla 8.

Estado de Ganancias y Prdidas

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

INGRESOS POR SERVICIOS


COSTO DE SERVICIOS
UTILIDAD BRUTA

AO 1
AO 2
AO 3
AO 4
AO 5
210,000
420,000
735,000
1,155,000
1,470,000
193,200
386,400
661,500
981,750
1,249,500
16,800
33,600
73,500
173,250
220,500

GASTO ADMINISTRATIVO
GASTO DE VENTAS
OTROS GASTOS
UTILIDAD OPERATIVA
GASTOS FINANCIEROS
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO
IMPUESTO A LA RENTA
UTILIDAD NETA

20,249
4,528
168
-8,145

18,950
4,528
0
10,122

-8,145

10,122

3,150

6,300

-11,295

3,822

68,274
10,262
61,000
-66,036
10,612
-76,648

-76,648

67,174
12,262
2,000
91,814
8,975
82,839

67,432
14,262
0
138,806
7,003
131,803

24,852

39,541

57,987

92,262

Nota: Estado de Ganancias y Prdidas. Pomarino, A. (2012). Tesis no publicada. Cap. V, p.145.

147

Tabla 9.

Balance General

BALANCE GENERAL
PERFORMANCE AD
AL 31 DE DICIEMBRE DEL AO 1
EN NUEVOS SOLES
ACTIVO CORRIENTE
CAJA Y BANCOS

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE
11771 IGV POR PAGAR

11771 TOTAL PASIVO CORRIENTE

3024

3024

ACTIVO NO CORRIENTE
ACTIVO INTANGIBLE
SOFTWARE LEADER TASK

168

AMORTIZACIN

-42 PATRIMONIO

ACTIVO FIJO NETO

ACTIVOS TOTALES

126 CAPITAL

20168

UTILIDADES ACUMULADAS

-11295

TOTAL PATRIMONIO

8873
11897

11897 PASIVO + PATRIMONIO

148

BALANCE GENERAL
PERFORMANCE AD
AL 31 DE DICIEMBRE DEL AO 2
EN NUEVOS SOLES
ACTIVO CORRIENTE
CAJA Y BANCOS
TOTAL ACTIVO
CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE
18659 IGV POR PAGAR

18659 TOTAL PASIVO CORRIENTE

6048

6048

ACTIVO NO CORRIENTE
ACTIVO INTANGIBLE
SOFTWARE LEADER TASK

126

AMORTIZACIN

-42 PATRIMONIO

ACTIVO FIJO NETO

84 CAPITAL
UTILIDADES ACUMULADAS
TOTAL PATRIMONIO

ACTIVOS TOTALES

18743 PASIVO + PATRIMONIO

20168
-7473

12695
18743

149

BALANCE GENERAL
PERFORMANCE AD
AL 31 DE DICIEMBRE DEL AO 3
EN NUEVOS SOLES
ACTIVO CORRIENTE
CAJA Y BANCOS
TOTAL ACTIVO
CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE
16051 IGV POR PAGAR

16051 TOTAL PASIVO CORRIENTE

13230

13230

PASIVO CORRIENTE
ACTIVO NO CORRIENTE

PRESTAMO BANCARIO

ACTIVO INTANGIBLE
SOFTWARE LEADER TASK
AMORTIZACIN

SOFTWARE IN HOUSE
AMORTIZACIN

AMORTIZACIN
83 TOTAL PASIVO NO CORRIENTE
-42 PATRIMONIO

56000
-14000 CAPITAL

ACTIVO TANGIBLE
COMPUTADORA
DEPRECIACIN
MUEBLES
DEPRECIACIN

60000
-7984
52016

UTILIDADES ACUMULADAS

2000 TOTAL PATRIMONIO


-500
3000
-300

ACTIVO FIJO NETO

46241

ACTIVOS TOTALES

62292 PASIVO + PATRIMONIO

81168
-84121

-2953

62293

150

BALANCE GENERAL
PERFORMANCE AD
AL 31 DE DICIEMBRE DEL AO 4
EN NUEVOS SOLES
ACTIVO CORRIENTE
CAJA Y BANCOS
TOTAL ACTIVO
CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE
98480 IGV POR PAGAR

98480 TOTAL PASIVO CORRIENTE

31950

31950

PASIVO CORRIENTE
ACTIVO NO CORRIENTE

PRESTAMO BANCARIO

ACTIVO INTANGIBLE

AMORTIZACIN

SOFTWARE LEADER TASK


AMORTIZACIN

SOFTWARE IN HOUSE
AMORTIZACIN

42 TOTAL PASIVO NO CORRIENTE


-42 PATRIMONIO

42000
-14000 CAPITAL

ACTIVO TANGIBLE

UTILIDADES ACUMULADAS

DEPRECIACIN

3500 TOTAL PATRIMONIO


-1000
2700
-300

ACTIVO FIJO NETO

32900

COMPUTADORA
DEPRECIACIN
MUEBLES

ACTIVOS TOTALES

52016
-9621
42395

131380 PASIVO + PATRIMONIO

83168
-26134

57034

131379

151

BALANCE GENERAL
PERFORMANCE AD
AL 31 DE DICIEMBRE DEL AO 5
EN NUEVOS SOLES
ACTIVO CORRIENTE
CAJA Y BANCOS
TOTAL ACTIVO
CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE
202189 IGV POR PAGAR

202189 TOTAL PASIVO CORRIENTE

39690

39690

PASIVO CORRIENTE
ACTIVO NO CORRIENTE

PRESTAMO BANCARIO

ACTIVO INTANGIBLE
SOFTWARE LEADER TASK
AMORTIZACIN

SOFTWARE IN HOUSE

AMORTIZACIN
28000 TOTAL PASIVO NO CORRIENTE
-14000 PATRIMONIO

ACTIVO TANGIBLE

CAPITAL

83168

UTILIDADES ACUMULADAS

66128

DEPRECIACIN

2500 TOTAL PATRIMONIO


-1000
2400
-300

ACTIVO FIJO NETO

17600

COMPUTADORA
DEPRECIACIN
MUEBLES

ACTIVOS TOTALES

42395
-11593
30802

219789 PASIVO + PATRIMONIO

149296

219788

Nota: Balance General de los primeros aos. Pomarino, A. (2012). Tesis no publicada.
Cap. V, p.146-150.

152

5.1.6 Anlisis Financiero. TIR y VAN


Dos parmetros muy usados a la hora de calcular la viabilidad de un proyecto son el
VAN (Valor Actual Neto) y el TIR (Tasa Interna de Retorno). Ambos conceptos se
basan en lo mismo, y es la estimacin de los flujos de caja.
En la estimacin de los ingresos de nuestra empresa durante cinco aos, el VAN es
superior a cero, lo que significar que se recuperar la inversin inicial y tendremos
ms capital.
El TIR tambin es alto, estamos ante un proyecto empresarial rentable, que supone un
retorno de la inversin equiparable a unos tipos de inters altos que posiblemente no
se encuentren (Vase en Tabla 10).

Tabla 10.
Clculo de VAN y TIR
Perodo
Flujo de Fondos

-20000

8747

12611

2821

66530

162499

TIR

90.51%

VAN

$ 146,833.57

Nota: VAN y TIR del Proyecto. Pomarino, A. (2012). Tesis no publicada. Cap. V, p. 151.

153

5.1.7 Punto de Equilibrio


El punto de equilibrio a calcular en una empresa de servicios es muy distinto a una
industrial o comercial. Al igual que las empresas constructoras calculan el precio total
del proyecto y le aaden un margen de ganancias, el mtodo a utilizar consiste en
agregar un margen estndar al costo del servicio.
En el caso de la organizacin de eventos para poder mantener la calidad del servicio y
procesos de la empresa, se debe retener a los talentos, es decir, al personal experto a
travs de la estabilidad laboral y compensaciones. Este costo es conocido como lucro
cesante, por lo general este no se considera dentro de los costos fijos ya que los
contratados tienen un sueldo mensual que no necesariamente coincide con la
realizacin de un evento. Por lo tanto, no se considerar dentro de los costos del
evento.
Otro punto a considerar es el nmero de personal temporal que depende de la
asignacin de tareas y reas a cubrir a medida que la empresa se desarrolla y tambin
debido a tamao y clase de evento (lanzamientos, fiestas de fin de ao, actividades de
integracin, etc.). El presupuesto y flujo antes presentado proyecta ventas de eventos
grandes (con mayores recursos y/o mayor nmero de participantes) como actividades
en que los participantes sean colaboradores de todas las reas de la empresa y
adems, considera el presupuesto promedio que utilizan los clientes de nuestro grupo
objetivo.
Hay otro punto a esclarecer como son las existencias por servicios en proceso, que
son todos los recursos que se utilizarn para la puesta en escena del evento (por
ejemplo: toldos, catering, luces, animacin, etc.) y los costos de personal temporal se
cubrirn al 100% ya que forman parte del monto total presupuesto del cliente menos el
margen de ganancia.

154

Para aclarar porque se factura el monto total del presupuesto como parte del precio del
servicio y no solo el margen de ganancia por el servicio de organizacin, es porque la
gran mayora de los recursos se tercerizan y quien debe facturar ntegramente al
cliente es la organizadora.
A manera de ejemplo para el primer ao si tuviramos eventos pequeos como un
evento de capacitacin, los supuestos seran los siguientes:

PARTICIPANTES: 300 participantes

RECURSOS:

Personal: Organizador y asistente.

Materiales didcticos, diplomas y fotocopias

Local: instalaciones de la empresa.

PRESUPUESTO ASIGNADO: s/ 4,320

Costo variable del servicio: S/.300 (asistente)

+ S/. 2,100 (fotocopias) +

S/.1,500 (diplomas) + S/.100 (materiales didcticos).

Total Costo de ventas= S/.4,000


Margen de ganancia (8%) = S/.320
Precio de venta= S/. 4,320

Sin embargo, ese costo del personal fijo no se asigna al evento ya que este realiza
actividades administrativas mejorando los procesos y procedimientos durante todo el
ao as no hayan contratos, por lo tanto, ese sueldo fijo no se asignar como costo fijo

155

del evento. En conclusin, adems de los recursos materiales se considera como otro
costo del servicio el salario del personal temporal.
Sin embargo, el personal fijo es quien realiza la planificacin y produccin del evento,
es decir contribuye en la prestacin del servicio. A manera de meta anual deberamos
cubrir el sueldo anual del personal fijo con el margen de ganancia de los contratos.

Ao 1
Costos Fijos Anuales = S/.12,000
Margen de Ganancias Mnimo Anual = S/.12,000
Punto de equilibrio (S/.) = 150,000

Es decir, que el ingreso por servicio mnimo anual es S/.150,000, ya que con el 8%
sera S/. 12,000.

Ao 2
Costos Fijos Anuales = S/.12,000
Margen de Ganancias Mnimo Anual = S/.12,000
Punto de equilibrio (S/.) = 150,000

Es decir, que el ingreso por servicio mnimo anual es S/.150,000, ya que con el 8%
sera S/.12,000.

Ao 3
Costos Fijos Anuales = S/. 22,800

156

Margen de Ganancias Mnimo Anual = S/. 22,800


Punto de equilibrio (s/) = 228,000

Es decir, que el ingreso por servicio mnimo anual es S/. 228,000, ya que con el 10%
sera S/. 22,800.

Ao 4
Costos Fijos Anuales = S/. 26,400
Margen de Ganancias Mnimo Anual = S/. 26,400
Punto de equilibrio (s/) = 176,000

Es decir, que el ingreso por servicio mnimo anual es S/. 176,000, ya que con el 15%
sera S/. 26,400.

Ao 5
Costos Fijos Anuales = S/. 26,400
Margen de Ganancias Mnimo Anual = S/. 26,400
Punto de equilibrio (S/) = 176,000

Es decir, que el ingreso por servicio mnimo anual es S/. 176,000, ya que con el 15%
sera S/. 176,000.

5.2 Programas de accin


La implementacin exitosa requiere de se conozca las actividades especificas de las
que se es responsable. La programacin de actividades incluir actividades de

157

promocin, adquisicin de recursos financieros, trmites, implementacin de


tecnologas, etc. Los tiempos por actividad sern medidas por mes y ao, y si
requieren un periodo de planeacin o prueba tambin se ver. Estas actividades se
asignarn al personal fijo de la empresa a lo largo del desarrollo del proyecto (Vase
en Tabla 11).

TABLA 11.
Programa de Actividades.

158

159

Nota: Programacin de las actividades. Pomarino, A. (2012).Tesis no publicada. Cap.

V, p.156-157.

160

Captulo 6
Controles

161

Controles

Con la informacin que se obtendr de los indicadores generales de la nueva


empresa (indicadores financieros, de desarrollo, de cliente y de procesos) se
facilitar la toma de decisiones. En este caso en particular se ha previsto el uso
del balance scorecard ya que es una herramienta que permite controlar el
seguimiento de los procesos del negocio y hacer de conocimiento a todos los
niveles de una organizacin cual es el nivel de avance en el logro de los
objetivos trazados. En este caso la empresa es nueva por lo tanto el nmero
de indicadores se ajustar a sus necesidades, permitiendo reflejar la estrategia
de la empresa.
No debemos confundir estos indicadores internos que sirven para el manejo de
la empresa con los indicadores que miden el logro de objetivos de cada evento
que se organiza para un cliente en particular.
El balance scorecard permite tener una visin estratgica integral de la marcha
del negocio por lo tanto no solo hay que enfocarnos en los resultados
financieros de corto plazo pues estos, no identifican

en su totalidad las

oportunidades del negocio a futuro. Tambin hay que tomar en cuenta la


informacin sobre la percepcin de los clientes sobre los servicios brindados, la
informacin sobre la marcha de los procesos internos e informacin sobre las

162

capacidades y condiciones de la estructura. A continuacin se presentan los


indicadores propuestos:

a) En la perspectiva financiera es necesario medir el retorno sobre la inversin ya que


la inversin en tecnologa de la informacin y promocin es representativa.
Adicionalmente, para un anlisis ms fino son necesarios ratios de liquidez y
endeudamiento.

b) En la perspectiva de renovacin y desarrollo, medir la satisfaccin y motivacin del


trabajador a travs de una encuesta, la retencin del trabajador, la rotacin del
personal e ingresos del trabajador. En este caso, no se utilizarn todos los
indicadores desde el inicio del negocio, ya que como se observa en el presupuesto
de los primeros aos, al inicio habrn ms trabajadores temporales que contratados
por tiempo indeterminado.

c) En la perspectiva del cliente, se medir la satisfaccin del cliente, la retencin de


clientes, la captacin de clientes y ventas anuales por cliente.

d) En la perspectiva de procesos internos se medir la innovacin, la calidad, eficacia


en el cumplimiento de tiempos, cumplimiento de presupuesto y porcentaje del
presupuesto asignado a imprevistos (Vase en el Grfico No. 9).

163

Grfico No. 9. Cuadro de Mando Interno Performance AD. Pomarino, A. de (2012) Tesis no publicada. Cap. V, p.161.

164

Conclusiones

165

Conclusiones

El desarrollo de esta investigacin ha permitido cumplir con los objetivos trazados y adems, realizar el planeamiento necesario
para definir estrategias y controles para la nueva empresa de organizacin de eventos corporativos, las principales conclusiones
son:

Anlisis Situacional

166

La oferta de servicios de organizacin integral y/o parcial de eventos corporativos est diversificada. Hay alrededor de 113
competidores especializados que publicitan en la Gua de Eventos Anual que llega a ms de 6,000 ejecutivos encargados de
eventos38, de los cuales se analiz a las 11 que tienen la cartera de clientes ms grandes. Por lo tanto, se conoce que su
diferenciacin se basa en el grado de conceptualizacin, la creatividad, el uso de tecnologas y el servicio.
Otra fuente relevante de informacin fueron las entrevistas a 5 ejecutivos de eventos de prestigiosas empresas, que
representan al cliente potencial. Estos expusieron que el profesionalismo, la calidad, la creatividad, la puntualidad y
compromiso son muy importantes para ser fidelizados. Asimismo es fundamental el impacto que tenga el evento en el
pblico objetivo que se refleja en indicadores positivos.

Propuesta de valor

El mercado de los eventos corporativos en el Per est en crecimiento, lo que hace percibir muchas oportunidades de negocio.
Sin embargo, el gran grado de informalidad de empresas competidoras, es un riesgo que debe contrarrestarse con la calidad de
servicio ofrecida a los clientes.
38

Gua de Eventos (2010) .Disponible en la web: www.mdgroup.com.pe/eventos.htm [consulta: 02 de Diciembre 2010].

167

Un proveedor de eventos corporativos no debe trabajar al igual que un proveedor de eventos sociales. Este debe contar como
herramientas de planificacin mas especializadas debido a la responsabilidad que tiene con el cumplimiento de objetivos
econmicos y de gestin como aumentar ingresos, reducir tiempos en procesos, mejor rendimiento de los empleados, mejorar el
clima laboral, etc. Ya que la empresa invierte dinero y tiempo en la realizacin de un evento. Hay cosas que no se pueden tolerar
como la impuntualidad, incumplimiento de tareas de un cronograma y desajustes de ltimo momento que afectan la imagen de
la empresa (el cliente).
En otros pases, el rubro de los eventos est muy desarrollado y se estn aplicando herramientas tecnolgicas. Las cuales
representan una oportunidad para ofrecer un servicio ms eficiente y eficaz.

Imprevistos

Es necesario conocer cules son los principales problemas que se pueden presentar de improviso para as dar solucin rpida y
no interrumpir las diferentes actividades a ejecutarse en el evento. Los temas principales son catering, servicio, filmacin, msica
y logstica.

Viabilidad financiera

168

El capital de trabajo requerido es por lo menos de 80,000 soles. Para poder iniciar el negocio se necesita S/. 20,000 y al tercer
ao, se necesita S/.60,000 ya que se soportaran los procesos a travs de nuevas tecnologas. As tambin, segn el anlisis
financiero, el retorno de la inversin es bastante atractivo a 5 aos, ya que supera el 80%. Se propone el financiamiento a t ravs
de recursos propios y de terceros como sera un prstamo de capital de trabajo.

169

Bibliografa

170

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180

Glosario

181

Glosario

Activaciones: acciones estratgicas, memorables, de alto impacto y efectividad que generen una experiencia de marca
inolvidable y positiva interactuando de manera directa con el consumidor. Ej. Premiar al consumidor fiel.

COCAL: Federacin de Entidades Organizadoras de Eventos y Congresos en Amrica Latina.

182

Eventos promocionales: son producto de las tcticas del marketing promocional. Ej.

son lanzamientos de productos,

inauguraciones y conferencia de prensa.

Eventos cognitivos: son los relacionados con la adquisicin de conocimientos como charlas, capacitaciones e intercambio de
experiencia.

Eventos relacionales: son eventos tanto para clientes internos como externos que contribuyen a fortalecer la integracin e
identificacin. Ej. Convenciones, team building, outdoor training y empowerment.

Marketing BTL: Es una tcnica de marketing que se realiza a travs de formas de comunicacin no masivas. Es salida de lo
convencional ya que se interacta con el cliente actual o consumidor potencial, en la cual se impulsa un producto y/o
servicios a travs de altas dosis de creatividad.

Marketing promocional: son acciones del marketing como sorteos, rifas, muestreos, raspaditos y todo lo que tenga como
objetivo incrementar las ventas de un producto en un tiempo determinado.

OPC: Asociacin Peruana de Organizadores Profesionales de Congresos y Eventos Internacional.

Pensamiento asociativo: es un enfoque disciplinado para tratar temas de cognicin humana, que se sirve de la comparacin
de cosas que no nos son familiares con otras que ya hemos experimentado y clasificado en nuestra memoria de largo plazo.

183

ANEXOS

184

ANEXO 1. LAS CINCO FUERZAS DE PORTER EN EL MERCADO DE LOS EVENTOS CORPORATIVOS DEL PER

CINCO FUERZAS DE
PORTER EN EL
MERCADO DE
EVENTOS
CORPORATIVOS DEL
PER

BARRERAS DE
ENTRADA

PARTICIPANTES POTENCIALES
Empresas extranjeras y lderes
mundiales.

Diferenciacin de productos,
necesidades de capital, costos
cambiantes, canales de distribucin,
desventajas de costos de
independientes de economa de
escalas.

Riesgo de nuevas empresas

PROVEEDORES
Equipo de sonido y luces
Estructura y toldos,
menaje.
Espectculos, shows y
actuaciones.
Catering
Maestra de ceremonia
Fotografa y filmacin
Diseo e imprenta
Transporte
Poder de negociacin de proveedores

COMPETIDORES
113 empresas de servicios
profesionales en el mercado
nacional.

COMPRADORES
reas de marketing y
recursos humanos de
empresas u organizaciones
que tercerizan partes de su
evento.

Principales por cartera de clientes (11): MKT Tctico,


Stimulus, Team Spirit, Imago, Hugo Salazar mas que
umor, Mega Show, Radical Eventos, VGG
Producciones, Goma Eventos, Eventos Nolte y Joe
Quispe.

Poder de negociacin de compradores


Amenaza de productos o servicios sustitutos

AMENAZAS DE PRODUCTOS O SERVICIOS


SUSTITUTOS
BARRERAS
DE SALIDA
Barreras
emocionales

Proveedores con servicios menos especializados


rea de marketing o recursos humanos de una
organizacin.
Sistemas tecnolgicos que optimicen la produccin de
eventos

Alesandra Pomarino
(2012)

185

ANEXO 2. COMPETIDORES CON PGINA WEB

Alessandra Pomarino
(2012)

186

ANEXO 3. LOS 63 COMPETIDORES CON PGINA WEB

Alessandra Pomarino
(2012)

187

ANEXO 4. COMPETIDORES CON INFORMACIN DE CARTERA DE CLIENTES

COMPETIDORES CON INFORMACIN DE CARTERA DE CLIENTES

Alessandra Pomarino
(2012)

188

ANEXO 5. CUADRO DE ANALISIS DE CLIENTES ( EN MILES DE SOLES)


CUADRO DE ANALISIS DE CLIENTES ( EN MILES DE SOLES)
ANEXO 1. CUADRO ANLISIS DE CLIENTES (EN MILES DE SOLES)
CLIENTE 1

Marketing Tctico

BANCO DE CREDITO
DEL PERU

Stimulus

BANCO DE CREDITO
DEL PERU
BANCO DE CREDITO
DEL PERU

Team Spirit
Imago
Hugo Salazar
umor

ms

Mega Show

Radical Eventos
VGG Producciones
Goma Eventos
Eventos Nolte
Joe Quispe
Plaza Eventos
Successos

BANCO DE CREDITO
DEL PERU

FACTURACIN

COMPAA
GOODYEAR
DEL
PERU S.A
CORPORACION
LINDLEY SA
TELEFONICA
DEL
PERU S.A.A
TELEFONICA
DEL
PERU S.A.A
CORPORACION
LINDLEY SA
BAYER
RANSA COMERCIAL
S.A

FACTURACIN

CEMENTOS

3970977 PACASMAYO S.A.A


3970977

3970977
3970977

que INVITA SEGUROS DE


VIDA
CORPORACION
CERVESUR S.A.A

CLIENTE 2

149196
24497

623677

BANCO
INTERAMERICANO DE
FINANZAS
LA
POSITIVA
SEGUROS
Y
REASEGUROS S.A
TELEFONICA
DEL
PERU S.A.A
EL PACIFICO VIDA
COMPAA
DE
SEGUROS
Y
REASEGUROS
CORPORACION
LINDLEY SA

TELEFONICA

1496562

TELEFONICA
PERU S.A.A

COMPAA

403689
3809498

FACTURACIN

1975195

3970977

BANCO
INTERNACIONAL DEL
PERU
S.A.A
(INTERBANK)
GRAA Y MONTERO
S.A.

383669

3970977

1975195

3970977

36054

3970977

3970977

3970977

3809498

3809498

1975195

3809498

2287593

3809498

BANCO DE CREDITO

446305 DEL PERU


1496562

3809498

TELEFONICA
DEL
PERU S.A.A
BANCO
INTERNACIONAL DEL
PERU
S.A.A
(INTERBANK)

DEL

3809498 GLORIA S.A

3809498
3809498

3809498
BANCO RIPLEY PERU
S.A
TELEFONICA

335790

DEL

1496562 PERU S.A.A


314684 ALICORP
356963

(+)FACTURACIN

MINERA

279073 MILPO S.A.A

DEL

400473 PERU S.A.A

CLIENTE 3
BANCO
INTERNACIONAL DEL
PERU
S.A.A
(INTERBANK)

MIBANCO BANCO DE
LA MICROEMPRESA
S.A

3809498
3221839

3809498
MIBANCO BANCO DE
LA
MICROEMPRESA
S.A

COMPAA

936828 MILPO S.A.A

936828

3809498
3221839

383669

3221839

MINERA

189

CUADRO ANLISIS DE CLIENTES (EN MILES DE SOLES)


CLIENTE 1

Orbe Producciones

MSG

String Net

Universal Media Peru

Latinas Eventos

Kron producciones
Escenica

UNION
DE
CERVECERIAS
PERUANAS BACKUS
Y JOHNSTON S.A.A
UNION
DE
CERVECERIAS
PERUANAS BACKUS
Y JOHNSTON S.A.A
UNION
DE
CERVECERIAS
PERUANAS BACKUS
Y JOHNSTON S.A.A
MIBANCO BANCO DE
LA MICROEMPRESA
S.A

SUPERMERCADOS
PERUANOS S.A
UNION
DE
CERVECERIAS
PERUANAS BACKUS
Y JOHNSTON S.A.A
CORPORACION
LINDLEY SA

FACTURACIN

Vanessa Corcuera

MINERA
BARRICK
MISQUICHILCA S.A

FACTURACIN

CLIENTE 3

FACTURACIN

(+)FACTURACIN

2676723 PROFUTURO AFP

153653

2676723

2676723 BAYER S.A

314684

2676723

2676723

936828

2398530

2676723
UNION
DE
CERVECERIAS
PERUANAS BACKUS Y
JOHNSTON S.A.A
UNION
DE
CERVECERIAS
PERUANAS BACKUS Y
JOHNSTON S.A.A

2676723

2676723

2676723

2676723
BANCO RIPLEY PERU

2676723 BAYER S.A


1496562

CORPORACION

Majo Producciones
LINDLEY SA
Imb
Sports
Eventos
Deportivos
SAN FERNANDO S.A

CLIENTE 2

1496562

SCOTIABANK
PERU
S.A.A
BANCO
INTERAMERICANO DE
FINANZAS

314684 S.A

335790

2676723

1779542

1779542

279073

1496562

1319328

1319328

1199966

1199966

190

CUADRO ANLISIS DE CLIENTES (EN MILES DE SOLES)


CLIENTE 1

People Marketing BTL

Mundo creativo

Mara Pa Copello
Million Peru
Proyekta
La mosca.
creativa

Produccin

Ultra ideas en accin


Tope Evento
G & S Producciones
Multiaventura

NG Eventos Estratgicos
Mayorca eventos

CORPORACION
LINDLEY SA
RIMAC
INTERNACIONAL
COMPAA
DE
SEGUROS
Y
REASEGUROS
RIMAC
INTERNACIONAL
COMPAA
DE
SEGUROS
Y
REASEGUROS
MIBANCO BANCO DE
LA MICROEMPRESA
S.A
Citibank
EL PACIFICO VIDA
COMPAA
DE
SEGUROS
Y
REASEGUROS
CITIBANK DEL PERU
S.A
PLUSPETROL
CAMISEA S.A
PLUSPETROL
CAMISEA S.A
FALABELLA
PERU
S.A.A

BAYER S.A
NINGUNO DE SUS
CLIENTES
COTIZA
EN BOLSA

FACTURACIN

CLIENTE 2

FACTURACIN

1496562

RIMAC
INTERNACIONAL
COMPAA
SEGUROS
REASEGUROS

1059228

DUKE
ENERGY
EGENOR SOCIEDAD
EN COMANDITA POR
ACCIONES

CLIENTE 3

FACTURACIN

(+)FACTURACIN

DE
Y

1059228

1059228

311523

1059228

1059228

1059228

936828
362448 Pacifico Vida

446305

936828
446305

446305

446305

362448

362448

360448

360448

360448

360448

348893

314684

348893
BRITISH
AMERICAN
TOBACCO DEL PERU
HOLDINGS
S.A.A
(ANTES TAB

290204

314684

191

CUADRO ANLISIS DE CLIENTES (EN MILES DE SOLES)


CLIENTE 1
Makai Latin America
Tesoros del Peru
Rompecabezas
Quimera
Hologram
Escalera BTL
Estragon
El circo imposible
Key partner
Koala Soluciones Creativas
Inteligencia creativa
Herz & Mino

NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA
NINGUNO
CLIENTES
EN BOLSA

FACTURACIN

CLIENTE 2

FACTURACIN

DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA
DE SUS
COTIZA

Alessandra Pomarino (2012)

CLIENTE 3

FACTURACIN

(+)FACTURACIN

192

ANEXO 6. LOS ONCE COMPETIDORES CON LA MEJOR CARTERA DE CLIENTES


LOS ONCE COMPETIDORES CON LA MEJOR CARTERA DE CLIENTES
MARKETING TCTICO

MEGA SHOW

RADICAL

VGG PRODUCCIONES

STIMULUS

TEAM SPIRIT

IMAGO

EVENTOS NOLTE

HUGO SALAZAR

GOMA EVENTOS

JOE QUISPE

Alessandra Pomarino
(2012)

193

ANEXO 7. COMPARATIVO DE LOS PRINCIPALES

CUADRO COMPARATIVO DE LOS PRINCIPALES COMPETIDORES


EMPRESA

MARKETING TCTICO

STIMULUS

TEAM SPIRIT

IMAGO

HUGO SALAZAR

MEGA SHOW

RADICAL

VGG PRODUCCIONES

GOMA EVENTOS

EVENTOS NOLTE
JOE QUISPE

PROPUESTA DE VALOR - SERVICIOS


Activaciones, lanzamientos, invitaciones virtuales, realizacin de
eventos internos y eventos de integracin.
Conferencias magistrales, seleccin y reclutamiento de personal de
apoyo, programas tursticos, actividades sociales, programa para
acompaante, negociacin con proveedores, reservas reas,
alojamiento y traslado, trmites y gestiones oficiales.
Talleres y cursos fuera de Lima. Utilizando la tcnica team spirit cuya
meta es estimular el espritu de cooperacin y de armona dentro de la
cultura de una empresa u organizacin.
Combina arte, tecnologa y entretenimiento para crear un vnculo
asertivo que quede en la memoria de todos los presentes. Produccin
de evento creativos.
Elabora de libretos, comunicacin en vivo, fiestas temticas, publicity,
diseo e implementacin de promociones, campaas de activacin,
planeamiento estratgico, asesoramiento y produccin.
Especialista en eventos multitudinarios y empresariales. Lanzamiento
de productos y servicios, road shows, congresos, conciertos privados,
desfiles de moda y shows rooms. Eventos institucionales, reuniones
corporativas a fin de ao, fiestas infantiles para compaas,
actividades con la fuerza de venta y clientes, cena de gala y fiestas
especiales.
Organiza eventos a travs de la comunicacin efectiva, la cual ofrece
siempre soluciones y aplicaciones para los eventos. Fuerza de ventas,
lanzamiento,
convenciones,
fidelizacin,
celebraciones
e
inaguraciones.
Promociona marcas de sus clientes y desarrollan soluciones
audiovisuales innovadoras capaces de generar ventaja competitiva a
empresas e instituciones. Cuenta con rea de creatividad, diseo
grfico y web, produccin audiovisual, produccin fotogrfica y post
produccin.
Realiza el diseo e implementacin de actividades BTL. Lanzamiento o
posicionamiento de su producto, desarrollando una estrategia de
marketing directo, mediante la cual interactan la marca y el grupo
objetivo de la misma.
Brinda asesora integral personalizada para la realizacin de
eventos.Organizacin de eventos sociales como bodas y eventos
corporativos.
Combina conocimientos de produccin, publicidad, teatro y
marketing.

Alessandra Pomarino (2012)

194

ANEXO 8. MODELO DE ENTREVISTA

Cul es el cargo que desempea en su empresa y a qu rea pertenece?


A qu sector pertenece su empresa?
Cul es la funcin principal que desempea en la empresa?
---------------------------------------------------------------------------------

12. Qu tipo de eventos organiza su empresa (olimpiadas, team building,


convenciones, conferencias, lanzamiento de productos, etc.)?
13. Usualmente terceriza servicios para la produccin de sus eventos?qu
servicios (equipos de sonido, estructuras, asistencia, produccin, catering,
etc.)?
14. Qu caracterstica es valiosa a la hora de escoger a un proveedor?
15. Qu caracterstica valora o aprecia de sus proveedores?
16. Cul de los siguientes atributos es ms crtico en el servicio que le
prestan sus proveedores: tiempo, costo, servicio y calidad?Por qu?
17. A travs de qu medios contact a sus proveedores (agenda anual de
eventos, recomendacin de conocidos, internet u otros medios
publicitarios) Especifique.
18. Cmo calificara la relacin que tiene con sus proveedores, con qu
frecuencia se comunica con ellos independientemente de las fechas
programadas para eventos?
19. Qu es atributo hay que mejorar en los servicios de su proveedor?
20. Qu razones ha tenido para cambiar de proveedor de algn servicio para
su evento?
21. Si conoce a alguna de las siguientes empresas. Podra especificar un
atributo que la identifica o posiciona en el mercado.

Marketing Tctico
Stimulus
Team Spirit
Imago
Hugo Salazar ms que umor
Mega Show
Radical Eventos
VGG Producciones
Goma Eventos
Eventos Nolte
Joe Quispe

_______________
_______________
_______________
_______________
_______________
________________
________________
________________
________________
________________
________________

22. El logro de los objetivos esperados para cada evento se ven reflejados en
hechos concretos cmo mide los resultados obtenidos?. Nos puede dar
un ejemplo.

195

ANEXO 9. ENTREVISTAS A PROFUNDIDAD


Entrevista I
ENTREVISTADO: Itala Caillaux
CARGO

: Analista de Servicios Adicionales

REA

: Experiencia de clientes MKT

SECTOR

: Financiero

EMPRESA

: Profuturo AFP

FUNCION PRINCIPAL QUE DESEMPEA


Planificar, definir, disear y ejecutar todas las atenciones y momentos especiales de los
afiliados, empleadores y pensionistas a nivel nacional.

1. Qu tipo de eventos organiza su empresa (olimpiadas, team


building, convenciones, conferencias, lanzamiento de productos,
etc.)?

Organiza conferencias para clientes y empresas, charlas informativas sobre


el sistema privado de pensiones y eventos exclusivos de fidelizacin para
clientes Premium.
2. Usualmente terceriza servicios para la produccin de sus
eventos?qu

servicios

(equipos

de

sonido,

estructuras,

asistencia, produccin, catering, etc.)?

S, el diseo grfico y organizacin de eventos con el proveedor Altura 20.


3. Qu

caracterstica es valiosa a la hora de escoger a un

proveedor?
La creatividad en propuesta, la disposicin de ser flexibles y el compromiso
(reflejado en la puntualidad y ser exactos con los tiempos).

196

4. Qu caracterstica valora o aprecia de sus proveedores?

La flexibilidad, por ejemplo, para poder adaptarse rpidamente a eventos


no programados.
5. Cul de los siguientes atributos es ms crtico en el servicio que
le prestan sus proveedores: tiempo, costo, servicio y calidad?Por
qu?

La pasin por los detalles que se va a hacer notar en la recordacin en el


pblico objetivo.
6. A travs de qu medios contact a sus proveedores (agenda
anual de eventos, recomendacin de conocidos, internet u otros
medios publicitarios) Especifique.

Por recomendacin de conocidos. Por ejemplo nosotros trabajamos con


una agencia desde hace 10 aos.

7. Cmo calificara la relacin que tiene con sus proveedores, con


qu frecuencia se comunica con ellos independientemente de las
fechas programadas para eventos?

Yo no calificara que ellos me fidelizan sino que a veces se siente que la


curva de aprendizaje est en su cima, es decir, que siento que yo soy
quienes los est empujando o motivando para que hagan cosas nuevas,
8. Qu atributo hay que mejorar en los servicios de su proveedor?

Aprender de lo anterior y poner algo ms. Como un plan de contingencia


adicional, innovar, ser ms creativos.

197

9. Qu razones ha tenido para cambiar de proveedor de algn


servicio para su evento?

En realidad, por el presupuesto que es sumamente importante o por una


mala experiencia. Tambin por una recomendacin de peso, que no
depende directamente de mi.
10. Si conoce a alguna de las siguientes empresas. Podra especificar
un atributo que la identifica o posiciona en el mercado.

Marketing Tctico

_______________

Stimulus

(emocin)

Team Spirit

_______________

Imago

Hugo Salazar ms que umor

Mega Show

________________

Radical Eventos

________________

VGG Producciones

________________

Goma Eventos

________________

Eventos Nolte

________________

Joe Quispe

(eventos grandes para provincias y Lima)


_______________

(innovador, estamos viendo una campaa para

estudiantes)
11. El logro de los objetivos esperados para cada evento se ven
reflejados en hechos concretos cmo mide los resultados
obtenidos?. Nos puede dar un ejemplo.

Indicadores: la propuesta de valor (clientes cautivos), la asistencia


(cobertura) que esperamos que sea mnimo 30%, cumplimiento de plazos o
fechas, excelencia (encuesta de satisfaccin), presupuesto por afiliado y la
captacin (cuantas nuevas afiliaciones).

198

Entrevista II

ENTREVISTADO: Maribel Palma


CARGO

: Analista de Publicidad

REA

: Direccin de Marketing

SECTOR

: Telecomunicaciones

EMPRESA

: Movistar

FUNCION PRINCIPAL QUE DESEMPEA


La organizacin de eventos para clientes externos.

1. Qu tipo de eventos organiza su empresa (olimpiadas, team building,


convenciones, conferencias, lanzamiento de productos, etc.)?

Organizamos conferencias de prensa, eventos de surf en verano, conciertos en


provincias y expo rock (eventos que refuerzan la marca).
2. Usualmente terceriza servicios para la produccin de sus eventos?qu
servicios (equipos de sonido, estructuras, asistencia, produccin,
catering, etc.)?

Depende del productor, si el evento es chico, lo coordino todo yo sola. SI es


muy grande si contrato a un productor para que vea la implementacin de
marca (es decir, de acorde con los objetivos trazados).
3. Qu caracterstica es valiosa a la hora de escoger a un proveedor?

Calidad y tiempos (ser puntuales).


4. Qu caracterstica valora o aprecia de sus proveedores?

199

El hecho de cumplir con sus tiempos (en sonido, estructuras, etc.)

5. Cul de los siguientes atributos es ms crtico en el servicio que le


prestan sus proveedores: tiempo, costo, servicio y calidad?Por qu?

El tiempo, ya que si algo debe estar a las 3pm y se empieza a colocar 4:30pm
hay cierta sensacin de intranquilidad. Sin embargo, yo estoy segura que para
las 6pm que inicia el evento, ya estar listo.
6. A travs de qu medios contact a sus proveedores (agenda anual de
eventos,

recomendacin de

conocidos,

internet u otros

medios

publicitarios) Especifique.

A travs de mi experiencia en el mundo de los eventos (10 aos), ya tengo


proveedores conocidos.
7. Cmo calificara la relacin que tiene con sus proveedores, con qu
frecuencia se comunica con ellos independientemente de las fechas
programadas para eventos?

Debido a la cantidad de eventos, la comunicacin es bastante frecuente. Con


quien ms me comunico es con el proveedor de anfitrionas.
8. Qu atributo hay que mejorar en los servicios de su proveedor?

Ser puntuales con los tiempos.


9. Qu razones ha tenido para cambiar de proveedor de algn servicio
para su evento?

El hecho de no cumplir con los tiempos previstos.

200

10. Si conoce a alguna de las siguientes empresas. Podra especificar un


atributo que la identifica o posiciona en el mercado.

Marketing Tctico

Stimulus

_______________
(metdicos, detallistas ya que quienes brindan

el servicio son seoras mayores, especiales para eventos de lujo como


congresos. En que todo debe ser probado previamente. Nosotros los
contratamos para un evento en que vena el Gerente de Telefnica a nivel
mundial)

Team Spirit

Imago

Hugo Salazar ms que umor

Mega Show

_______________
_______________
_______________
(cumplen con lo que ofrecen. Ej. Concierto de

Alejandro Sanz)

Radical Eventos

________________

VGG Producciones

________________

Goma Eventos

________________

Eventos Nolte

________________

Joe Quispe

(creativos. Ej. Evento de cartograma en Asia para

activaciones y el tour de Carlos Alcntara en provincia)

11. El logro de los objetivos esperados para cada evento se ven reflejados en
hechos concretos cmo mide los resultados obtenidos?. Nos puede dar
un ejemplo.

Medimos el retorno a travs de dos indicadores: en el caso de las fiestas con


los comentarios y en caso de los campeonatos, a travs de los comentarios de
la prensa. Ya que se contratan todos los servicios a travs de proveedores.

201

Entrevista III
ENTREVISTADO: Eliana Landeo
CARGO

: Analista de Comunicaciones internas

REA

: Asuntos Corporativos

SECTOR

: Alternativos para almacenamiento

EMPRESA

: Talma

FUNCION PRINCIPAL QUE DESEMPEA


Diseo de plan de comunicaciones interna anual y diseo de piezas de publicidad.
Adems, el apoyo para el rea de recursos humanos, en la supervisin de eventos.
________________________________________________________________________

Egresada de la Universidad San Martn de Porres en Ciencias de la Comunicaciones.


Realiz practicas de locucin en Radio A y llev cursos de organizacin de eventos el
cual culmin con un desfile de modas titulado PER 100 AOS DE MODA el cual fue
organizado por un compaero y ella.
Trabaja en Talma hace 11 aos en lo que es comunicacin interna y eventos.

1. Qu tipo de eventos organiza su empresa (olimpiadas, team building,


convenciones, conferencias, lanzamiento de productos, etc.)?

Ocasiones como el da de la madre, da del padre, aniversario de la


empresa, Eurocopa y navidad.
2. Usualmente

terceriza

servicios

para

la

produccin

de

sus

eventos?qu servicios (equipos de sonido, estructuras, asistencia,


produccin, catering, etc.)?

202

S, por ejemplo toldos y estructuras, y a veces la organizadora de eventos


que brinda todos los servicios. Me conviene trabajar con un solo proveedor
porque as se paga una sola factura, usualmente los pagos son a 30 das.
3. Qu caracterstica es valiosa a la hora de escoger a un proveedor?

La experiencia que posee, la rapidez, proactividad y la puntualidad.


4. Qu caracterstica valora o aprecia de sus proveedores?

Su facilidad para adaptarse a los cambios y necesidad del cliente.


5. Cul de los siguientes atributos es ms crtico en el servicio que le
prestan sus proveedores: tiempo, costo, servicio y calidad?Por qu?

Creo que la calidad ya que implica todo (servicio, tiempo, costo).


Ya que el tiempo se puede organizar y el costo es manejable. Pero la
calidad es fundamental.
6. A travs de qu medios contact a sus proveedores (agenda anual
de eventos, recomendacin de conocidos, internet u otros medios
publicitarios) Especifique.

La agenda de eventos y contactos. Sin embargo, le doy mayor peso a las


recomendaciones de colegas o amigos dedicados a la organizacin de
eventos.
7. Cmo calificara la relacin que tiene con sus proveedores, con qu
frecuencia se comunica con ellos independientemente de las fechas
programadas para eventos?

Ellos me fidelizan a travs de los resultados positivos que me dan al


monitorearlos. Es decir, seguir llamando para preguntar si pueden innovar
en algo o hacer algn cambio. Ejemplo: en la reunin por navidad, me

203

ofrecieron que los actores que interpretan a los duendes como extra
bajaran a bailar con los hijos de los trabajadores.

8. Qu atributo hay que mejorar en los servicios de su proveedor?

La calidad y el tiempo que son necesarios a lo largo de todo el evento.


9. Qu razones ha tenido para cambiar de proveedor de algn servicio
para su evento?

El psimo servicio dado. Por ejemplo: el da anterior al evento todo deba


estar listo, sin embargo al ltimo momento y en frente de los invitados,
estaban moviendo sillas y dems.
10. Si conoce a alguna de las siguientes empresas. Podra especificar un
atributo que la identifica o posiciona en el mercado.

Marketing Tctico

_______________

Stimulus

_______________

Team Spirit

_______________

Imago

Hugo Salazar ms que umor

Mega Show

________________

Radical Eventos

________________

VGG Producciones

________________

Goma Eventos

________________

Eventos Nolte

(experiencia en matrimonios)

Joe Quispe

(multifacticos, se adaptan rpidamente a los

requerimientos)

_______________
(humor de etiqueta)

204

11. El logro de los objetivos esperados para cada evento se ven


reflejados

en

hechos

concretos

cmo

mide

los

resultados

obtenidos?. Nos puede dar un ejemplo.

Las encuestas de satisfaccin, focus group, testimonios. Adems, la lista


de asistencia y en base a esta ltima el costo por persona.

205

Entrevista IV
ENTREVISTADO: Miguel Angel Balarezo Diaz
CARGO

: Jefe de Lnea de Molineria y Confiteria

REA

: Marketing

SECTOR

: Agroindustrial. Alimentos de Consumo Masivo

EMPRESA

: Inkasur

FUNCION PRINCIPAL QUE DESEMPEA


Desarrollo de planes de actividades, monitorear actividades promocionales de lneas,
ventas y marcas.

Egresado de la USIL en Publicidad y Comunicaciones. En la actualidad, est estudiando


su segunda carrera en marketing. Con experiencia en reas de marketing y comercial.
Tiene 3 aos trabajando en Inkasur y 3 aos de experiencia en organizacin de eventos.

1. Qu tipo de eventos organiza su empresa (olimpiadas, team building,


convenciones, conferencias, lanzamiento de productos, etc.)?

Eventos de lanzamiento de productos e institucionales como aniversarios.


Las celebraciones como navidad que son ms pequeas tan solo se
desarrollan con una reunin y brindis.

2. Usualmente

terceriza

servicios

para

la

produccin

de

sus

eventos?qu servicios (equipos de sonido, estructuras, asistencia,


produccin, catering, etc.)?

Para los eventos grandes si se terceriza la organizacin total o parcial


como darle los objetivos por alcanzar y ellos se encargaran de la logstica,
es decir, la produccin del evento.

206

Por ejemplo: hacemos un evento grande como el da de Santa Rosa de


Lima que es la patrona de la fbrica.

3. Qu caracterstica es valiosa a la hora de escoger a un proveedor?

Lo ms valioso, son las referencias de colegas, tambin los trabajos


previos y presupuesto (la manera en cmo lo manejan).
4. Qu caracterstica valora o aprecia de sus proveedores?

La puntualidad (si prometen que algo va a estar para las 5pm, no lo


terminen a las 8pm) y proactividad.
Cuando he tenido una mala experiencia relacionada a la impuntualidad, los
he tenido que castigar devolviendo productos o castigar la tarifa. Hay veces
que tambin hay que empujarlos.
5. Cul de los siguientes atributos es ms crtico en el servicio que le
prestan sus proveedores: tiempo, costo, servicio y calidad?Por qu?

El tiempo que es muy importante en un evento y la calidad ya que a pesar


del tiempo que puede ser corto debe buscarse un buen resultado
balanceado con el costo. Porque a veces la calidad se relaciona
directamente con el costo ( a mayor costo mayor calidad)
6. A travs de qu medios contact a sus proveedores (agenda anual
de eventos, recomendacin de conocidos, internet u otros medios
publicitarios) Especifique.

La recomendacin de conocidos y tambin las guas de marketing.

7. Cmo calificara la relacin que tiene con sus proveedores, con qu


frecuencia se comunica con ellos independientemente de las fechas
programadas para eventos?

207

Yo califico la relacin con ellos a travs de los resultados previos.


Usualmente la comunicacin es cada 2 meses, depende directamente del
cronograma de eventos que previamente le hago llegar, ellos me llaman de
acuerdo a este.

8. Qu atributo hay que mejorar en los servicios de su proveedor?

El precio por evento es un atributo por mejorar.

9. Qu razones ha tenido para cambiar de proveedor de algn servicio


para su evento?

Bsicamente, resultados. Si no se lograron los objetivos previstos.


10. Si conoce a alguna de las siguientes empresas. Podra especificar un
atributo que la identifica o posiciona en el mercado.

Marketing Tctico

_______________

Stimulus

(organizado)

Team Spirit

_______________

Imago

Hugo Salazar ms que umor

Mega Show

________________

Radical Eventos

(creativos y asequibles, es decir, que reciben

_______________
------------------------------

y proponen ideas)

VGG Producciones

________________

Goma Eventos

________________

Eventos Nolte

Joe Quispe

--------------------------------------------

208

11. El logro de los objetivos esperados para cada evento se ven


reflejados

en

hechos

concretos

cmo

mide

los

resultados

obtenidos?. Nos puede dar un ejemplo.

Indicadores de asistencia del perfil de asistente (por ejemplo en el evento


de los productos en base al chocolate en Machu Picchu, el objetivo era que
asistieran chefs reconocidos y personajes conocedores de la gastronoma)
y el porcentaje de asistencia (la captacin).
En cuanto a eventos institucionales usualmente se pregunta a los
asistentes sobre la percepcin del evento y tambin, se toma en
consideracin si se tomaron las previsiones necesarias, es decir, si no
faltaron materiales o cosas.

209

Entrevista V
ENTREVISTADO: David Lozano Chvez
CARGO

: Analista de Gestin del Conocimiento

REA

: Desarrollo Humano y Organizacional

SECTOR

: Banca

EMPRESA

: Profuturo AFP

FUNCION PRINCIPAL QUE DESEMPEA


Preparar o disear, coordinar y ejecutar los eventos de capacitacin.

1. Qu tipo de eventos organiza su empresa (olimpiadas, team building,


convenciones, conferencias, lanzamiento de productos, etc.)?

Eventos de capacitacin para colaboradores y clientes, eventos de


esparcimiento e integracin para colaboradores y afiliados y eventos en el
mbito de responsabilidad social.
2. Usualmente

terceriza

servicios

para

la

produccin

de

sus

eventos?qu servicios (equipos de sonido, estructuras, asistencia,


produccin, catering, etc.)?

En los eventos de clientes: la logstica y la recepcin), en los que son para


los colaboradores: la impresin de manuales, la filmacin, el coffee break y
a veces expositores.
3. Qu caracterstica es valiosa a la hora de escoger a un proveedor?

Que se alinee con los objetivos buscados y la experiencia que tenga.

210

4. Qu caracterstica valora o aprecia de sus proveedores?

La transparencia en el sentido que se digan si lo pueden hacer y que


limitantes tienen. En algunos casos el ser puntuales.
5. Cul de los siguientes atributos es ms crtico en el servicio que le
prestan sus proveedores: tiempo, costo, servicio y calidad?Por qu?

El tiempo y el servicio o el servicio y la calidad (ya que la calidad la


entiendo como el cumplimiento de un proceso. Ej. El priorizar el
aprendizaje, en vez del tiempo, cuando uno dicta una induccin es
relevante).
6. A travs de qu medios contact a sus proveedores (agenda anual
de eventos, recomendacin de conocidos, internet u otros medios
publicitarios) Especifique.

Por recomendacin de algunos contactos y haber apreciado su trabajo en


algn taller.

7. Cmo calificara la relacin que tiene con sus proveedores, con qu


frecuencia se comunica con ellos independientemente de las fechas
programadas para eventos?

Generalmente la comunicacin es va mail (brochures) y telefnicamente,


aunque es bastante difcil que me ubiquen a travs de ese medio.
8. Qu atributo hay que mejorar en los servicios de su proveedor?

Pocos en realidad, creo que la toma de decisiones internas al interior de


estas empresas. Por ejemplo, tengo un contacto dentro de la imprenta y si
se va de viaje, no me ofrecen un servicio al igual de rpido que

211

conversando directamente con el contacto. Por ejemplo: Tcopia, Kimsa que


son pequeas empresas. Yo las prefiero porque al ser pequeas son ms
flexibles ya que las grandes como empresas de capacitacin en servicios
internacionales tienen estndares).

9. Qu razones ha tenido para cambiar de proveedor de algn servicio


para su evento?

La innovacin porque a veces son buenos pero siguen haciendo lo mismo,


y los asistentes al saber que trabajaran con nosotros ya tiene una idea de
cmo ser todo (manuales, diseo, filmacin, etc).
Se vuelven predecibles sus dinmicas y pierde el encanto de la sorpresa,
es difcil generar el cambio.

10. Si conoce a alguna de las siguientes empresas. Podra especificar un


atributo que la identifica o posiciona en el mercado.

Marketing Tctico

_______________

Stimulus

_______________

Team Spirit

_______________

Imago

Hugo Salazar ms que umor ________________

Mega Show

________________

Radical Eventos

_________________

VGG Producciones

________________

Goma Eventos

________________

Eventos Nolte

________________

Joe Quispe

________________

_________________

11. El logro de los objetivos esperados para cada evento se ven


reflejados

en

hechos

concretos

cmo

obtenidos?. Nos puede dar un ejemplo.

mide

los

resultados

212

De acuerdo, a los objetivos deben ser medibles. Los indicadores que por lo
general se ven son:

a) Los que generan un cambio


-

La percepcin del cliente: mediante encuestas. Ejemplo: conseguir


cambiar la imagen que tenia Profuturo al inicio como la tpica AFP
chicha.

La percepcin del asesor: con los conocimientos impartidos en la


capacitacin como aterriza la informacin para que el cliente la entienda
mejor.

b) Los que miden la brecha de aprendizaje con el objetivo de cumplir


Ej. Preguntar en que se ha errado y si hay incidencia en ese tema en
cuestin. Si no qued algo claro, a travs de exmenes y se corrige.

213

ANEX0 10. POSICIONAMIENTO

Cabe recordar la definicin de posicionamiento, segn Kotler el posicionamiento es el


acto de desarrollar la oferta y la imagen de la empresa, de forma que ocupen un lugar
distinto y valorado en las mentes de los consumidores objetivo

Asimismo los beneficios del servicio de organizacin de eventos que se ofrece al cliente,
son:

El uso de tecnologa de planificacin en la ejecucin del servicio.


La medicin de indicadores a lo largo del proceso de servicio para alcanzar los
objetivos trazados.
Un precio asequible y acorde con el mercado.

214

ANEXO 11. PANTALLAS DE SOFTWARE LEADER TASK

Explicacin
En esta vista podemos observar la generacin de informes, se muestra el avance de las actividades.

215

Explicacin
Esta vista nos permite ver el calendario y el cronograma de actividades a manera de resumen y al detalle.

216

Explicacin
Esta vista nos permite ver el detalle del nombre del responsable por actividad y adems, proporciona un directorio.

217

Explicacin
En esta vista se ven las diferentes pestaas que se manejan para distinguir diferentes proyectos que se estn desarrollando en
simultneo, a travs de colores.

218

Explicacin
Esta vista permite observar el recurso de mensajera que facilita la comunicacin entre los miembros del equipo y el cliente a travs
de correos electrnicos internos.

219

Explicacin
Esta vista muestra otros recursos como son el backup, los recordatorios, las notas y la sincronizacin.

220

ANEXO 12. MODELO DE BRIEF INICIAL


Modelo del Brief Inicial
BRIEF CLIENTE

CLIENTE:

AOC Per

PRODUCTO:

TV y Monitores de alta definicin

CAMPAA :

Campaa Cct- Dic 2010 (Navidad)

FECHA:

ltimo Q del ao

CARACTERISTICAS DEL CLIENTE


AOC es un fabricante de productos electrnicos especializados como
pantallas de alta definicin para televisores y monitores.
Pertenece al grupo chino Top Victory Electronics (TPV Technology Limited)
el mayor fabricante de pantallas a nivel mundial que fue fundado en Taiwn
en 1987. Tambin produce pantallas para marcas como Toshiba, Dell, IBM
y Lenovo; y en aos recientes ha incursionado en la fabricacin de
televisores de pantallas LCD y plasma.
ltimamente ha lanzado a la produccin monitores lED con un contraste de
2.000.000:1 y un tiempo de respuesta de 5 ms.
AOC a travs de su propietaria TPV cuenta con 9 fbricas alrededor del
mundo 5 en China (Pekn, Wuhan, Fuqing, Ningbo y Su Zhau); dos en
Brasil (Manaos, Sao Paulo); una en Mxico (Tijuana) y una en Polonia
(Gorzow).
TPV Technology Limited (TPV) es un proveedor lder de soluciones de
visualizacin, que se especializa en el diseo y la produccin de una amplia
gama de monitores de escritorio y televisores LCD.
Cotiza tanto en la de Hong Kong y Singapur el intercambio de valores en
octubre de 1999, se han convertido en el mayor fabricante de monitores en
el mundo.
La garanta de los productos y servicios de calidad se ha ganado la
confianza de los fabricantes de PC de renombre y cooperacin a largo

221

plazo. Atiende a negocios en ODM, as como marcas propias AOC y


Envision.
En septiembre de 2005, adquiri una parte del negocio de monitores y
televisores de pantalla plana de negocios de Philips Electronics NV
Koninklijike. Esta adquisicin ha reforzado la posicin de liderazgo en el
mercado de pantallas mundiales y acelerar el desarrollo del Grupo.
CARACTERISTICAS DEL PRODUCTO
Ventaja diferencial: precio justo (debajo de marcas lderes y encima de
marcas blancas como Miray p. eje), garanta superior al promedio del
mercado , respaldo en calidad de la fbrica TPV, calidad esperada por el
valor monetario del producto, se adapta a estilos de vida.
Estrategia: precio bajos, ms enfoque a funcionalidad, menor enfoque al
diseo, delimitado portafolio de productos, no estamos en 3D por ahor. Se
necesita ampliar portafolio para acceder al nivel socioeconmico A2.
Tipos de TV

LCD: Liquid Cristal Display pantallas con iluminacin CCFL (Cold


cathode fluorescent lamps).
LED: Light Emitting Diode, 60% a 70% menor consumo que las
pantallas con iluminacin CCFL.
Comparativo:
LCD
vs.
LED

Iluminacin del
panel
Grosor del panel

Contraste del panel


Ahorro de Energia

Precios

Lmparas Florecentes

Delgado

Buen Contraste
(Entre 20,000 a 40,000)
Buen Manejo, pero no
Libres de mercurio

Se han venido
volviendo mas
asequibles para todos.

Emisin de luz por


diodos
Muy Delgado

Excelente
(2000,000 a mas)
Excelente Manejo,
0 mercurio 100%
Ecolgicos
Aun precios altos
comparados a los
LCDs pero
acercndoseles

OLED: Organic Light-emitting dioses: es un diodo que se baa en


una capa electroluminiscente formada por una pelcula de
componentes orgnicos que reaccionan, a una determinada
estimulacin elctrica, generando y emitiendo luz por s mismos.

Accesorios (portafolio nuevo de accesorios):


- Pocket TV: tv porttil
- Cables HDMI : High

222

- VGA
- Video componente;
- Video Compuesto
- RCA
- S-VIDEO
- COAXIAL:
Factores clave en la seleccin de un Tv:
1. Resolucin
2. Contaste
3. Entradas , salidas, conectores
ANTECEDENTES
Canjes y prstamos de equipos a cambio de publicidad en establecimientos de
entretenimiento, medios de comunicacin y presencia de marca en eventos. No
ha habido inversin en ATL.
Markets Highlights
-

Problemas en la correcta pronunciacin de la marca


Generar recordacin y posicionamiento de marca
Acciones de pull no de push. La compra se decide en el POS por el
poder de convencimiento del promotor.
No ha habido ATL solo BTL
Pocas o nulas acciones de PR en medios audiovisuales, solo
prensa escrita y on line
Investigar los pro y contras de ser una marca China para el
consumidor

Muestra
-

No se ha realizado aun investigacin de mercados que permita definir


el perfil del consumidor ni identidad percibida vs la deseada por la
marca.
Se tiene pendiente realizar una investigacin de estudio base y de
percepciones y posicionamiento
Consumer insights, principales findings (an no hay resultados, 1ro
realizar investigacin)
Hiptesis: El hombre busca un equipo que pueda disfrutar en u hogar,
con los amigos, ver futbol, pelculas. Mientras ms pulgadas tenga en
equipo mejor, incrementa la sensacin de poder, experiencia
audiovisual y status.
Las mujeres lo compran en menores pulgadas para lugares utilitarios
como la cocina, cuarto de servicio, Las pymes la compran para
compensar o acompaarse en la jornada laboral.

223

Beneficios adjudicados al producto, mitos y creencias


Que al ser Chino puede ser de mala calidad o no tiene repuestos
Marca alternativa de precio bajo el promedio de las marcas lderes
LG, Samsung)
TIPO DE CAMPAA REALIZADA (Promocin, Sampling, Sorteo, Impulso,
Degustacin, imagen demarca, etc)
-

Se realizaron estas acciones:

Sorteo para el mundial con Nivea, Radio Ovacin, Scotiabank,


Centros autorizados de repuestos Hyundai.
Imagen de marca con convenios , canjes, prestamos
Prueba de productos para artculos periodsticos como parte de
acciones de PR

OBJETIVO DE LA CAMPAA (Qu queremos lograr? Colocar slo un objetivo,


el ms importante. Por lo general inicia con un verbo: informar, persuadir, crear,
etc. Ej.: Posicionar el nuevo Ferrari FXX como el auto ms veloz).
Intencin del Proyecto
Inaugurar la pantalla LED gigante de 101 mt2 y permetro led de 18.5 mts o 25
mt2
A corto plazo vender ms, alcanzar participacin de mercado de 17%
A mediano plazo construir imagen de marca
A largo plazo ser una love mark
OBJETIVO DEL EVENTO: Posicionar a AOC como el especialista en Tv de alta
definicin que est aliado con el equipo que mayor arraigo tiene en el sentimiento
e historia del pueblo
TARGET
Factor Demogrfico: sexo, edad, nivel socioeconmico, estado civil y lugar
donde residen.
PUBLICO OBJETIVO AL QUE DIRIGIMOS LA CAMPAA: No solo Aliancistas
sino ampliarlo al target de AOC.
PUBLICO OBJETIVO GENERAL DE AOC: Tv para hombres entre 25 y 65 aos,
residentes principalmente de Lima y provincias como Piura, Chiclayo, Arequipa,
Trujillo, Huancayo, Cusco, Iquitos, NSE BC (cautivo) y A2 (no cautivo), status
civil todos, correspondientes a los segmentos bajo superior, medio tpico y medio
alto.

224

(No usar monitores. Es enfocado SOLO a LCD/LED TV)


Factor Psicogrfico: costumbres, estilo de vida, personalidad, actividades
que suelen realizar, lugares a donde suelen ir, etc.)
Principalmente socios e hinchas de Alianza Lima y pblico en general que guste
del futbol y se vea atrado por presenciar el clsico.
POSICIONAMIENTO
AOC es el especialista en televisores de alta definicin que ofrece la ms amplia
garanta
Brand Strategic

Posicionarse como el especialista en televisores de alta definicin


(usuario de casa canal retail)

Es: un televisor de alta definicin


Que: cobra un precio justo, ofrece una garanta superior y modelos modernos
Porque: cuenta con el respaldo de pertenecer a la fbrica TPV China que fabrica
para varias marcas y cre su propia marca
REASON WHY
Se especializa en pantallas de tv y monitores y cuenta con el respaldo de
pertenecer al grupo de empresas de la Fabrica TPV en China.
PRESUPUESTO
No definido.
REQUISITOS EJECUCIONALES
El tono de la campaa debe ser dinmico, moderno, innovador, de super high
technology.
Debe considerar las costumbres y cdigos y cdigos del target pertenecientes a
la hinchada del futbol para la elaboracin de la propuesta. Debe transmitir,
demostrar con los efectos e interaccin de las actividades las bondades del
producto high definition y super high definition.
REQUERIMIENTOS DE PIEZAS
EVENTO: Invitacin, mailing, banner, afiches, flyer, etc.
Invitaciones a personajes claves del mbito periodstico y lderes de opinin del
target de AOC

225

Generar una campaa previa de intriga


Marketing viral
Redes sociales
Acciones de PR (medios ATL)
Acciones BTL para la venta de entrada en Alianza Lima y un Puntos de venta
retail.
After party para socio y directiva de Alianza Lima.
* OTROS REQUERIMIENTOS
La contraprestacin asumida por EL CLUB frente a TECHNOLOGY ENVISION
deber ejecutarse en todos los partidos que dispute el primer equipo de
ALIANZA LIMA durante los torneos de la Asociacin de Ftbol Profesional
(ADFP) 2010, 2011,2012, y hasta el mes de junio del torneo correspondiente al
ao 2013, incluyendo los partidos regulares, los de definicin de campeonato y/o
los de descenso, los de torneos internacionales, as como los partidos amistosos
nacionales e internacionales.
A.L. debe difundir publicidad de TECHNOLOGY ENVISION, en rgimen de
exclusividad, en el Permetro LED, as como en la Pantalla Gigante LED
(marcador electrnico) por los aos 2010, 2011, 2012, 2013 y hasta junio de
2014. Y en otros puntos del Estadio Alejandro Villanueva, los cuales sern
sealados de mutuo acuerdo:
a) Permetro LED de 101.72: durante el partido siempre habra publicidad de AOC
en cada vuelta del reel.
b) Pantalla gigante LED de 23.60 m2: antes y despus de los partidos en el reel
publicitario el comercial de AOC pasar una vez por cada vuelta que ste d.

Las presentaciones acumulativamente comprometidas por EL CLUB frente a


TECHNOLOGY ENVISION son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Publicidad esttica en el estadio


Publicidad en circuito cerrado
Publicidad en conferencia de prensa
Actividades BTL
Participacin de jugadores en actividades
Publicidad en revista de ALIANZA LIMA
Logo de AOC en frontis del estadio
Material HD en todos los partidos

226

EL CLUB se obliga, asimismo a no publicitar en las camiseta oficiales y/o


alternas del uniforme del primer equipo de ALIANZA LIMA ni en ningn lugar
del Estadio Alejandro Villanueva ubicado en el distrito de La Victoria, ninguna
marca o signo distintivo que identifique a productos o empresas competidoras de
TECHNOLOGY ENVISION, ni a contratar a dichas empresas como
auspiciadoras durante la vigencia del Contrato.
El desarrollo de la publicidad que se transmitir en los equipos colocados en Sala
de prensa y dems ambientes estar a cargo de TECHNOLOGY ENVISION por
la duracin del convenio y esta tendr un mnimo de 30% a favor de
TECHNOLOGY ENVISION.
EL CLUB ALIANZA LIMA, esta representado por su Presidente Guillermo
Alarcn Menndez, con domicilio en Isabel la Catlica 821 La Victoria.

227

ANEXO 13. INDICADORES DE LOGROS DE OBJETIVOS

N1 La respuesta de los asistentes: a pesar de que este es el ms


rpido ya que es la forma ms inmediata para reunir una respuesta,
es sin duda uno de los mtodos menos cientficos tambin. Nos
encontramos con que, si bien es muy importante, la respuesta de
los asistentes puede ser inconsistente ya que las personas no
siempre son tan honestas en sus comentarios en este entorno y,
ms importante, que puede ser la respuesta basada en criterios que
no estn alineados con los objetivos del programa.
N2 Nuevo cliente: cuando la captacin de un nuevo cliente puede
estar vinculada directamente a un evento, esta es una manera muy
eficaz de medir el retorno de inversin. La magia, por supuesto,
radica en la calidad de la captacin que se genera. El nmero de
clientes potenciales por s solo no es un verdadero barmetro,
simplemente el conseguir los nombres y datos de contacto no es
relevante si estas captaciones no son verdaderos prospectos de
compra.
N3 Retencin de cliente: mientras que la retencin de clientes es
un factor clave para todas las organizaciones, el objetivo del evento
para socios de negocios debe ser ms que una simple retencin de
clientes, debe ser el crecimiento de los clientes. Al poner en un
evento contenido relevante y el compromiso para sus socios
comerciales, usted mejorar (e idealmente aumentar) la relacin
con el cliente y conducir las ganancias hacia su objetivo. El
compromiso de sus clientes conducir el rendimiento para ambos.
N 4 La asistencia total: es otro indicador de que usted est
haciendo algo bien. Sin embargo, el nmero de asistentes por s
solos no cuentan toda la historia. Por ejemplo, una reunin nacional
de ventas, es muy probable que la asistencia sea obligatoria. As
que en ese caso los nmeros no son un indicador real. Por otro

228

lado, si usted est llevando a cabo un evento para socios de


negocio, el nmero de asistentes es ciertamente significativo.

N5 Rentas: cuando a los eventos de generacin de ingresos se


refiere, esto es claramente un indicador importante de retorno de la
inversin. Suponiendo que la obtencin de los ingresos es un
objetivo principal por la cual no se producira el evento. Entonces la
medicin de sus ingresos en contra de su objetivo a de recorrer un
largo camino para determinar el xito de su evento desde una
perspectiva de retorno de la inversin.
N6 Los resultados del estudio: encontramos que los resultados
de una encuesta pueden ser un indicador de la enorme rentabilidad
de la inversin si se hace correctamente. Lo ideal sera que las
preguntas del cuestionario, se crearn en base a una lista clara de
los objetivos del programa para determinar si los objetivos se
cumplieron. El otro factor importante en la creacin de una encuesta
para medir

el retorno de inversin es que la encuesta debe

englobar eventos de pre y post. La nica forma real de medir la


cantidad de influencia que un evento ha tenido en la mente de una
audiencia es comparar sus respuestas antes y despus del evento a
las mismas preguntas. Tambin es importante que las opciones de
respuesta den una amplitud suficiente como para hacer que se
diferencien. Mientras que las respuestas tradicionales de calificacin
son eficaces, nos encontramos con que somos capaces de ganar
an una mayor comprensin cuando se incluyen "verbatims"
(respuestas escritas que permitan la retroalimentacin especfica y
ampliada). Esto nos ayuda y a nuestros clientes a formar una hoja
de ruta para los acontecimientos posteriores.
N7 Calidad de los asistentes, llegar al pblico adecuado es la
clave para el xito de cualquier evento. Ms que la "cantidad", la
calidad de los asistentes a un evento puede dar lugar a un
importante retorno de inversin. Si usted est llevando a cabo una

229

reunin en la que los socios comerciales constituyen la mayora de


la audiencia, la calidad de los clientes actuales y potenciales pueden
conducir a un crecimiento orgnico dentro de las relaciones
existentes y nuevos negocios, donde las perspectivas se refiere. El
viejo adagio de que sea "slo un juego de nmeros" no es cierto hoy
en da. Es cada vez ms sobre un pblico objetivo que se alinea con
los objetivos de su programa, la marca y empresa.
N8 Respuesta de la direccin, siempre importante conseguir una
respuesta positiva de aquellos que tienen una voz fuerte en los
eventos futuros y muchas veces la suya. Debido a que es cada vez
ms importante que los hechos demuestran un discernible retorno
de inversin, un fuerte respaldo de la direccin puede de una
manera larga ayudar a mantener el impulso interno y buy-in para un
evento o una serie de programas.
N9 Crecimiento de las ventas, la vinculacin de ventas
directamente a un evento ha sido el santo grial de nuestra industria
durante aos. Debido a que hay tantos puntos de contacto en un
ciclo determinado de ventas, es muy difcil vincular las ventas a un
solo evento. Dicho esto, una experiencia positiva en un caso puede
ayudar de alguna manera a contribuir a una eventual venta, ya sea
de un cliente satisfecho o una comprometida y motivada perspectiva
interna de audiencia de venta. Por otro lado, un caso mal concebido
y ejecutado puede tener un efecto negativo sobre las ventas.
N10 Prensa / Medios de comunicacin, donde la cobertura de los
programas de los consumidores estn interesados de la prensa
positiva y los medios de comunicacin es usualmente el objetivo
primordial, para estos eventos se convierte en un fuerte indicador
de retorno de inversin. Una vez ms, la prensa positiva y cobertura
de los medios suele ser un objetivo primordial porque da lugar a una
mayor conciencia y rendimiento.

ANEXO 14. PRESENTACIN DE BRIEF CREATIVO

CENTRO COMERCIAL

Relacionar la
consumidor :

marca

ABC

con

el

Disear y establecer la personalidad de


marca de ABC.
Diferenciar a ABC de sus competidores.
Hacer de la marca ABC Norte una marca
nica y relevante.

Entendimos en profundidad el brief y analizamos


con detenimiento sus estudios cualitativos/
cuantitativos.
Realizamos una inmersin directa en el AREA D,
con entrevistas a pobladores.
Accedimos a la informacin estadstica del Grupo
GB (Niveles Socio Econmicos de la Gran Lima,
2002).

El Entorno (fuerzas involucradas)


rea D

Plaza
Geogrficamente

Lejano

Barrios

pujantes

Socialmente Cercano
Entretenido

emergentes y

Creciente poblacin

joven y adulto/joven

Precios accesibles

Pocos centros de

MMM

esparcimiento

ABC

Percepcin de CC

Alternativas de

entretenimiento
dispersas y
geogrficamente lejanas

Geogrficamente

Cercano

Entretenimiento

Limitado

Ambiente

Variedad Limitada
RP

de Negociis

Economa debilitada

Pequeo

Centro Comercial

Disminucin de Ventas

Geogrficamente Cercano

CARGA

Entretenimiento Limitado

Desconocimiento del

Variedad Limitada

Necesidad de un ncleo de nuevos

establecimientos comerciales

Concepto CC

Relacionado con gasto

Determinamos dos tipos de consumidor.


Ambos son potenciales clientes de ABC.

Grupo Objetivo Secundario

Grupo Objetivo Primario

Grupal: Familias, parejas,

adolescentes, nios que viven

en la zona.

Disponen de tiempo: para paseo,

compras. etc. los fines de semana


y eventualmente en la semana.

Busca entretenimiento, variedad.

Individual: Universitarios,
personal administrativo, viajeros,
que trabajan en la zona de Lunes a
Viernes.
No dispone de mucho tiempo:
almuerzo, compras, descanso.
Tiene una vida agitada, stress.
Busca funcionalidad: satisfaccin
de necesidad vs. Ahorro de tiempo.

Nuestro

Target hoy vive en un medio


ambiente difcil y agresivo.
Estn
permanentemente rodeados de
violencia e inseguridad.
No
tienen
espacios
reales
de
esparcimiento y recreacin.
Ni fsicos
Ni mentales.

Buscan

lugares cercanos y seguros en


donde se sientan a gusto.
No existe un concepto claro de lo que es
un real Centro Comercial.

Insight del Consumidor:


Cuando voy a buscar entretenimiento
tengo que ir lejos, fuera de mi zona.
Generalmente, me siento marginado.
Quisiera sentirme cmodo y que haya
igualdad

Insight del Cliente:


ABC ha sido
creado para que sus
clientes se sientan a
gusto, aceptados y
bien recibidos. Pueden
encontrar gran variedad
de lugares seguros para
entretenerse, adems de
variedad de productos
de calidad a
buenos precios.
Est hecho a la medida de
sus necesidades y las de
su familia

Insight del
Consumidor

Insight del

Insight de la

Cliente

Competencia

Insight de la Competencia:
MMM es un lugar cercano,
donde encuentro algo de
variedad y entretenimiento
para mi familia.
Plaza es mucho ms
completo. Sin embargo, se
encuentra lejos de mi zona.

Dos Conceptos

Por fin existe un lugar para m,


cercano a mi hogar.
Se nota que pensaron en m
y en los mos.

PERTENENCIA

Un lugar donde puedo encontrar


el entretenimiento que quera
y la variedad de productos
y servicios
a los que puedo acceder.

DISFRUTE

VISUAL
DE CAMPAA
Visual de
Campaa
MEGA PLAZA

MEDIO

OCTUBRE
14
21
28

NOVIEMBRE
11
18
25

DICIEMBRE
9
16
23

30

PRE-INAUGURACION
MOVIL 2 (VOLANTEO,PERIFONEO)
VALLAS
INAUGURACION
MICROONDA
ENCARTE
LANZAMIENTO
TORRES
VALLAS
MOVIL (VOLANTEO/PERIFONEO)
AVIONETA
PAREDES
MANTENIMIENTO
TORRES
VALLAS
MOVIL (VOLANTEO/PERIFONEO)

Estrategia de Comunicacin y
Relaciones Pblicas
Pre - Lanzamiento

Reuniones
individuales con
directivos de Medios.

Conferencia de prensa
institucional
Conferencias de
prensa focalizadas (2)
Notas de Prensa /
Reportajes

Conexin

Inauguracin

Eventos con efectos


noticiosos
Ceremonia de
Inauguracin formal
Corso de
inauguracin
Evento de
inauguracin
Cctel / show

Exploracin

Alessandra Pomarino (2012)

Post Inauguracin

Manejo de Crisis

Notas de Prensa
y/o Ruedas de
Prensa
Visitas
programadas.

Manejo y Control
de Crisis

Eventos artsticos
y recreacionales

Exploracin

Vnculo

ANEXO 15. DISEO DE DISTRIBUCIN DE MUEBLES Y DECORACIN DE UN


EVENTO.

Fuente: site.modernfurniture.com (2012)

ANEXO 16. PLAN GENERAL DE MONTAJE


PLAN GENERAL DE MONTAJE,
ACTO Y DESMONTAJE

Cena de Gala y espectculo para 970 personas


HORA

ACCION

LUGAR

PROVEEDORES

OBSERVACIONES

RESP.

06:00

EQUIPO PRODUCCION EN AEROPUERTO BCN

AEROPUERTO BCN ORGANIZACIN PROD. 1 VIAJA CON MATERIAL

TODOS

06:45

SALIDA VUELO BCN-MADRID

AEROPUERTO BCN ORGANIZACIN

TODOS

07:45

LLEGADA MADRID TRASLADO PALACIO CONGRESOS AEROPUERTO MAD ORGANIZACIN

TODOS

08:45

LLEGADA PALACIO CONGRESOS

P. CONGRESOS

ORGANIZACIN

TODOS

CONVOCATORIA PROVEEORES

P- CONGRESOS

P. CONGRESOS CONTACTO PALACIO JUAN LOPEZ

P1

DECORADOS

P1

SONIDO Y LUZ

P2

AUDIOVISUALES

09:00

P2

REUNION REPASO COORDINACION

SALA A

TODOS

VER PLANO SALA

P1

INICIO DESCARGA

SALA A

TODOS

CUIDADO CON EL SUELO

P3

Ojo: orden descarga de camiones no todos a la vez


09:45

FIN REUNION COORDINACION

P. CONGRESOS

P1

FIN DESCARGA

P CONGRESOS

P3

INICIO MONTAJE DECORACION

SALA A

DECORADOS

INICIO MONTAJE LUZ Y SONIDO

SALA A

LUZ Y SONIDOS PRIMERO SONIDO PERIMETRAL

P2

INICIO MONTAJE AUDIOVISUALES

SALA A

AUDIOVISUALES

P2

10:30

CHEQUEAR SERVICIOS Y SALIDAS EMERGENCIA

P. CONGRESOS

12:00

FIN MONTAJE ESCENARIO INICIO RESTO SALA

SALA A

DECORADOS

INICIO MONTAJE LUZ Y SONIDO ESCENARIO

SALA A

LUZ Y SONIDO

13:30

ALMUERZO EN CANTINA

CANTINA

TODOS

MENUS CONCERTADOS

P3

15:00

FIN ALMUERZO

CANTINA

TODOS

PAGAR MENUS

P3

REINICIO MONTAJE

SALA A

TODOS

RECEPCION MENUS PROGRAMAS, REGALOS

P. CONGRESOS

CONVOCATORIA ARTISTAS SHOW NOCHE

SALA A

CONVOCATORIA CATERING

10:00

16:00

16:15

PRIMERO ESTRUCTURA LUZ

P1

P3
ALTURA ESCENARIO 1.20 M

P1
P2

P1-P2
3 CAJAS Y 1 SOBRE

P3

MANAGER

MOSTRAR CAMERINOS

P1

COCINAS

CATERING

MOSTRAR CAMERINOS

P3

REPASO TIMING CATERING

COCINAS

CATERING

INICIO MONTAJE CATERING

SALA A

CATERING

CHEQUEOS CENTROS FLORALES

P3

HORA
17:00

ACCION

LUGAR

PROVEEDORES

OBSERVACIONES

RESP.

FIN MONTAJE LUZ Y SONIDO

SALA A

LUZ Y SONIDO

P2

FIN MONTAJE AUDIOVISUALES

SALA A

AUDIOVISUALESCHEQUEO AJUSTE IMAGEN

P2

FIN MONTAJE DECORACION

SALA A

DECORADOS

P1

INICIO PRUEBAS SONIDO Y LUZ

SALA A

LUZ Y SONIDOS

P2

INICIO ENSAYOS ACTUACION NOCHE

SALA A

MANAGER

P1

FIN ENSAYOS Y PRUEBA SONIDO

SALA A

LUZ/MANAGER

P2/P1

REPASAR TIMING LUZ Y SONIDO Y ARTISTAS

SALA A

LUZ/MANAGER RECORDAR CONVOCATORIA

P2/P1

REPASAR TIMING CON AUDIOVISUALES

SALA A

AUDIOVISUALES

FIN MONTAJE CATERING

SALA A

CATERING

120 MESAS DE 8 COMENSALES

SALA A

CATERING

1 MESA DE 10 COMENALES

SALA A

CATERING

18:45

DISTRIBUIR MATERIAL POR LAS MESAS

SALA A

18:50

INICIO LIMPIEZA SALA

SALA A

17:30

18:30

19:00

19:30

19:40

20:00

20:15

P2
CHEQUEO VISIBILIDAD MESAS

P3
P3

CHEQUEO MESA PRESIDENCIAL

P3

MENUS, PROGRAMA

P3

LIMPIEZA

RESTOS MATERIAL A BACKSTAGE

P3

AZAFATAS (10) EN RECEPCION/REPASO PROGRAMA RECEPCION

AZAFATAS

MOSTRAR CAMERINOS

P1

MAGOS (6) EN RECEPCION/REPASAR PROGRAMA

RECEPCION

MANAGER

MOSTRAR CAMERINOS

P1

FIN LIMPIEZA SALA

SALA A

LIMPIEZA

3 PERS SE QUEDAN EN GUARDIA

P3

AZAFATAS (5) A ACCESO PALACIO

RECEPCION

AZAFATAS

ENTREGAR LISTA INVITADOS

P2

AZAFATAS (3) A GUARDARROPIA

RECEPCION

AZAFATAS

P2

AZAFATAS (2) A SALA A

SALA A

AZAFATAS

P2

FIN LIMPIEZA SALA

SALA A

LIMPIEZA

3 PERS. SE QUEDAN DE GUARDIA

P3

AZAFATAS (5) A ACCESOS PALACIO

RECEPCION

AZAFATAS

ENTREGAR LISTA INVITADOS

P2

AZAFATAS (3) A GUARDARROPIA

RECEPCION

AZAFATAS

P2

AZAFATAS (2) A SALA A

SALA A

AZAFATAS

P2

TODO LISTO

SOLO LOS TECNICOS EN SALA

P2

MUSICA AMBIENTE E ILUMINACION CALIDA

SALA A

LUZ Y SONIDO

P2

LLEGADA PROGRESIVA INVITADOS

RECEPCION

CLIENTE

IDENTIFICACION, GUARDARROPIA Y GUIA A SALA

RECEPCION

AZAFATAS

P2

CAMAREROS SIRVEN COCTEL BIENVENIDA

SALA A

CATERING

P3

INICIO APERITIVO

SALA A

CATERING

P3

LLEGAN EN AUTOCARES

P2

HORA

ACCION

LUGAR

PROVEEDORES

OBSERVACIONES

RESP.

CENA ARTISTAS

SALA B

CATERING

P1

20:30

2 AZAFATA SUBEN A SALA

SALA A

AZAFATAS

P2

20:45

AZAFATA CONDUCEN A LA GENTE A LAS MESAS

SALA A

AZAFATAS

P2

FIN APERITIVO

SALA A

CATERING

21:00

INICIO CENA

SALA A

CATERING

21:15

CENA EQUIPO PRODUCCION Y AZAFATAS

SALA B

CATERING

MAGOS PREPARADOS

SALA B

MANAGER

21:30

CON EL 2 PLATO SERVIDO ENTRAN MAGOS

SALA A

MANAGER

22:15

SERVICIO CAFES Y LICORES

SALA A

CATERING

LOS MAGOS SE RETIRAN

SALA A

MANAGER

INICIO PARLAMENTOS

SALA A

LUZ Y SONIDO MICRO INALAMBRICO (AZAFATA)

P2

AUDIOVISUALESVIDEO LISTO

P2

CLIENTE

P2

22:30

22:45

22:56

23:45

01:00

01:30

DESMONTAR SIN RUIDO

P3
P3

P3 Y 3 AZAFATAS

P3
P1

MAGIA DE CERCA POR MESAS

P1
P3

VAN AL CAMERINO

HABLA SOLO EL PRESIDENTE

AUDIOVISUALES DURACION 10'34"

P1

PROYECCION AUDIOVISUAL

SALA A

P2

BAJAR LUZ Y QUITAR MUSICA AMBIENTE

SALA A

ORQUESTA PREPARADA

BACKSTAGE

FIN VIDEO

SALA A

ENTRADA ORQUESTA

SALA A

MANAGER

P1

INICIO BAILE

SALA A

LUZ Y SONIDO

P1

CAMAREROS SIRVEN COPAS POR LAS MESAS

SALA A

CATERING

P3

CENA P3 Y 3 AZAFATAS

SALA B

CATERING

P3

AZAFATAS (5) PREPARADASEN GUARDARROPIA

RECEPCION

AZAFATAS

P2

AZAFATAS (5) PREPARAN

RECEPCION

AZAFATAS

P2/P3

FIN ORQUESTA

SALA A

MANAGER

P1

SALIDA PROGRESIVA INVITADOS

RECEPCION

AZAFATAS

ENTREGA REGALOS EN ACCESOS

RECEPCION

AZAFATAS

INICIO DESMONTAJES

SALA A/RECEPCION

LUZ Y SONIDO

P2

MANAGER

P1

AUDIOVISUALES P2 AVISA A P1

TODOS

CHEQUEAR QUE NO QUEDE NADIE

P1

P2
P2

OJO ORDEN CARGA CAMIONES

P3

FIN CONVOCATORIAS ARTISTAS

MANAGER

FELICITAR

P1

FIN CONVOCATORIA AZAFATAS

MANAGER

FELICITAR

P2

HORA
04:00

ACCION
FIN DESMONTAJES

LUGAR

PROVEEDORES

SALA A/RECEPCION

TODOS

FIN CONVOCATORIA LUZ Y SON/DECOR/AUDIOV.

05:00

LLEGADA BRIGADA LIMPIEZA

SALA A/RECEPCIONLIMPIEZA

FIN LIMPIEZA

SALA A/RECEPCION

FIN CONVOCATORIA LIMPIEZA


05:30

FIN EVENTO

Fuente: Torrents, R. Eventos de Empresa (2005).

OBSERVACIONES

RESP.

CHEQUEAR

P3

FELICITAR

P1/P2/P3
P3

CHEQUEAR

P3

FELICITAR

P3

ANEXO 17. PLAN DE REGIDURA

GUIN DE REGIDURA
Nombre acto: Compaa de bebidas Convencin de ventas
Lugar :
Montaje:
Fecha acto:

Saln principal hotel X


30 de septiembre y 1 de octubre
2 de octubre

No. SEC

HORA

10:29

Inicio sesin plenaria

SHOW GOBOS R. STEWART LOGO CONVENCION NEGRO

10:30

VIDEO PRES.LOGO 3D (V1)

NEGRO

3
4

ACCION

PONENTE

LUZ

SONIDO

VIDEO

VIDEO PRES. INICIO (V2)


10:31

1 ENTRADA PRESENTADOR

PANTALLA

VIDEO LOGO 3D
VIDEO CASA BLANCA

Sr. JLP

CAON

ATRIL

LOGO CONVENCION

Sr. JS

ESCENARIO

ATRIL

LOGO CONVENCION

ATRIL

LOGO CONVENCION

ATRIL

GRAFICOS AT (15)

ATRIL

LOGO CONVENCION

ATRIL

GRAFICOS FC (15)

Introduce a JS
5

10:35

10:50

Se dirige al atril
APERTURA Y BIENVENIDA

ATRIL

Presenta a 4 directivos

CAON

2 ENTRADA PRESENTADOR

Sr. JLP

Presenta la ponencia de AT
7

10:51

Se dirige al atril

ATRIL
Sra. AT

PRESENTACION AT
8

11:30

3ENTRADA PRESENTADOR

11:31

ESCENARIO
ATRIL

Sr. JLP

Preenta a FC
9

ESCENARIO

ESCENARIO
ATRIL

Se dirige al atril
PRESENTA. EL GRUPO & EL

Sr. FC

ESCENARIO

MUNDO

ATRIL

10

12:00

VIDEO DESCANSO (V3)

NEGRO

VIDEO

VIDEO DELICATES

11

12:01

DESCANSO

LUZ SALA

Musica Cine

LOGO CONVENCION

No.2 y 3
12

12:14

REINICIO SESION

NEGRO

VIDEO

VIDEO EASTWOOD

ESCENARIO

ATRIL

LOGO CONVENCION

ATRIL

LOGO CONVENCION

VIDEO FIN DESCANSO (V4)


13

12:16

4 ENTRADA PRESENTADOR

Sr. JLP

Presenta a MA
14

12:17

Se dirige al atril

ATRIL
Sra. MA

ESTRATEGIA COMERCIAL

ESCENARIO
ATRIL

GRAFICOS MA 13
LOGO CONVENCION

15

12:40

5 ENTRADA PREENTADOR

Sr. JLP

Presenta a MB
16

12:41

Se dirige al atril

ESCENARIO

ATRIL

LOGO CONVENCION

ATRIL

GRAFICOS MB (1-4)

ATRIL
Sra. MB

ESCENARIO
ATRIL

FOTOS MB (1-3)
GRAFICOS MB (5-12)

No. SEC

HORA

17

12:48

18

ACCION

PONENTE

VIDEO1 MB (V5)
PRESENTACION PROD. 1

Sra. MB

LUZ

SONIDO

PANTALLA

NEGRO

VIDEO

VIDEO CALLE

ATRIL

ATRIL

GRAFICOS MB (13-15)

NEGRO

VIDEO

VIDEO HOSTELERIA

ATRIL

ATRIL

GRAFICO MB 16

NEGRO

VIDEO

VIDEO VUELTA

ATRIL

ATRIL

GRAFICO MB 17

NEGRO

VIDEO

VIDEO MAKING OFF

ATRIL

ATRIL

GRAFICO MB 18

NEGRO

ATRIL

VIDEO PUBLICIDAD

ATRIL

ATRIL

GRAFICO MB 19

NEGRO

VIDEO

VIDEO INDIANA

(CONT)
19

VIDEO2 MB (V6)

20

PRESENTACION PROD.1

Sra. MB

(CONT)
21

VIDEO3 MB (V7)

22

PRESENTACION PROD. 1

Sra. MB

(CONT)
23

VIDEO4 MB (V8)

24

PRESENTACION PROD. 1

Sra. MB

(CONT)
25

VIDEO5 MB(V9)

26

PRESENTACION PROD. 1

Sra. MB

(CONT)
27

13:30 VIDEO ALMUERZO


(V10)

28

13:31 SALIDA A ALMUERZO

LUZ/SALA

R.Stew art #6 LOGO CONVENCION

29

15:14 REINICIO CONVENCION

LUZ/SALA

Queen # 16

LOGO CONVENCION

30

15:15 VIDEO FIN ALMUERZO

NEGRO

VIDEO

VIDEO BAILANDO

CAON

ATRIL

LOGO CONVENCION

ATRIL

ATRIL

LOGO CONVENCION

NEGRO

VIDEO

VIDEO MORPHING

ATRIL

ATRIL

GRAFICOS GM (1-6)

NEGRO

VIDEO

VIDEO VALLA 1

ATRIL

ATRIL

GRAFICOS GM (7-10)

NEGRO

VIDEO

VIDEO HOSTELERIA

ATRIL

ATRIL

GRAFICOS GM 11

NEGRO

VIDEO

VIDEO PROMOCION

(V11)
31

15:16 6ENTRADA PRESENTADOR

Sr, JLP

Presenta a GM
32

15:17 PRESENTACION PROD. 2

33

VIDEO1 GM (V12)
PRESENTACION PROD.2

ATRIL
Sr. GM

Sr. GM

(CONT)
34

VIDEO 2 GM (V13)

35

PRESENTACION PROD. 2

Sr.GM

(CONT)
36

VIDEO 3 GM (V14)

37

PRESENTACION PROD. 2

Sr, GM

(CONT)
38

VIDEO 5 GM (V15)

No. SEC
39

HORA

ACCION
PRESENTACION PROD. 2

PONENTE
Sr. GM

LUZ

SONIDO

PANTALLA

ATRIL

ATRIL

GRAFICOS GM (12-15)

NEGRO

VIDEO

VIDEO NOCHE

ESCENARIO

ATRIL

LOGO CONVENCION

(CONT)
40
41

VIDEO 5 GM (V16)
16:15 7ENTRADA PRESENTADOR

Sr. JLP

Presentacin final convencin

ATRIL

Presenta Video Institucional y


Sr, JS
42

16:16 VIDEO INSTITUCIONAL (V17)

Sr. JS

NEGRO

VIDEO

VIDEO INSTITUCIONAL

Sr. JS

ESCENARIO

ATRIL

LOGO CONVENCION

Se dirige al atril
43

16:20 DISCURSO CONCLUSIONES


Introduce a RT

44

16:50 Se dirige al atril

ATRIL

Sr. RT

DISCURSO CLAUSURA

(no hay graficos)

ESCENARIO

ATRIL

ATRIL

TRADUCTORES(no hay graficos)

Introduce Video Motivacional

LOGO CONVENCION

(Traducc.
consecutiva)

45

17:05 VIDEO MOTIVACIONAL (V18)

46

17:10 8ENTRADA PRESENTADOR

Sr.JLP

NEGRO

VIDEO

VIDEO EMOTIVO

ATRIL

ATRIL

LOGO CONVENCION

Despedida y convocatoria cena


47

17:11 FIN SESION DE TRABAJO

Fuente: Torrents, R. Eventos de Empresa (2005).

ANUNCIO CENA
LUZ/SALA

Queen # 17

LOGO CONVENCION

ANEXO 18. CONTRATOS


Es necesario recordar que el clculo de costos en una empresa de servicios es distinto al de una
empresa manufacturera o comercial.
Por lo tanto, cabe sealar que cada evento se maneja como una unidad de costos independiente.
Por ejemplo: se puede ganar en un evento grande el monto de S/.20,000 como en un evento
pequeo o servicio parcial un monto menor de S/.1,000. Adems, no se debe olvidar que las
utilidades obtenidas sern repartidas entre los trabajadores y dueo.