Manual de Procedimiento y Control Organizacion de Expedientes

2011
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO,
CONTROL Y ORGANIZACIN
DE EXPEDIENTES
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA FISCALIA
(SINAF)
DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION PROCESAL
Sistema de Gestin Documental

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y

ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES
Fecha de
elaboracin
Agosto 28 de
2008
Elaborado por
Fecha de
Revisin
/Actualizacin
Mayo 23 de 2011
Revisado por
Departamento
de Gestin de la
Informacin y
Estudios
Dr. Gustavo
Proao Pozo.
Responsable del
Archivo Central
de Pichincha
Dr. Freddy
Gonzlez
Quelal
Jefe del
Departamento de
Gestin de la
Informacin y
Estudios
Jefe del
Departamento de
Evaluacin y
Quejas
Versin 01
Aprobado por
Dr. Telmo Molina
Cceres
Director de
Actuacin y
Gestin Procesal
Dr. Julio Cesar

Molina
Dra. Lourdes
Pinos
Los derechos de propiedad intelectual del presente Manual

pertenecen a la Fiscala General del Estado. De acuerdo a la
Ley de Propiedad Intelectual se prohbe su reproduccin total
o parcial.

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FISCALIA GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTO,
CONTROL Y ORGANIZACIN
DE EXPEDIENTES
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA

FISCALIA (SINAF)

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FISCALIA GENERAL
NDICE
CONTENIDO
AUTORIZACION...........................................................................................6
PRESENTACION...........................................................................................9
INTRODUCCIN.........................................................................................10
1.
DEFINICION......................................................................................14
2.
OBJETIVOS........................................................................................14
3.
MISIN............................................................................................ 14
4.
VISIN............................................................................................. 15
5.
ALCANCE.........................................................................................15
6.
ORGANOS DE DIRECCION ...............................................................15
7.
MOBILIARIO DEL ARCHIVO ............................................................15
8.
MATERIAL DE ARCHIVO.................................................................17
9.
DOCUMENTOS DEL ARCHIVO ........................................................19
10.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE FISCALIAS (SINAF) ..........21
11.
ESTRUCTURA DEL SINAF...............................................................21
12.
ARCHIVO DEL FISCAL GENERAL....................................................22
13
ARCHIVO DEL FISCAL PROVINCIAL ................................................22
14
ARCHIVO DEL FISCAL.....................................................................22
15
FUNCIONES DEL SECRETARIO DE FISCAL .....................................23
16
FUNCIONES DEL ASISTENTE DE FISCAL .....................................24
17
CLASIFICACION DEL ARCHIVO DE FISCAL ..................................25
18
PROCEDIMIENTO EN F. ADOLESCENTES INFRACTORES. ............27
19
PROCEDIMIENTO EN LA FISCALIA ESPECIALIZADA DE TRANSITO

28

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FISCALIA GENERAL
20
PROCEDIMIENTO EN LA UNIDAD DE ACT. ADMINISTRATIVAS . . .28
21
TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO CENTRAL .......28
21.1
REQUISITOS................................................................................29
22
ARCHIVO CENTRAL .....................................................................30
23
FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO CENTRAL ............31
24
INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD EN EL ARCHIVO CENTRAL ......32
25
QU DEBE UTILIZAR EL PERSONAL DE ARCHIVO CENTRAL .......33
26
CONDICIONES AMBIENTALES DEL ARCHIVO CENTRAL ..............33
27
PROCESO INTERMEDIO EN EL ARCHIVO CENTRAL.- .....................36
28
ARCHIVO PASIVO...........................................................................37
29
CODIFICACION DE ESTANTERIAS ...................................................38
30
SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO CENTRAL ........................38
31
PROCEDIMIENTO PARA PRESTAMO, REAPERTURA O CONSULTA
DE EXPEDIENTES....................................................................................39
31.1 PRESTAMO.-...................................................................................39
31.2 REAPERTURA..................................................................................39
31.3 CONSULTA......................................................................................40
32
DE LA DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION PROCESAL .........40
32.1 FUNCIONES....................................................................................40
32.2 DE LA EVALUACIN........................................................................41
33
DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES ................................................42
34
PROCESO DE DIGITALIZACION .......................................................43
35
GLOSARIO DE TERMINOS...............................................................45
36
ANEXOS..........................................................................................54
37
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.........................................................62

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FISCALIA GENERAL
AUTORIZACION

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FISCALIA GENERAL

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FISCALIA GENERAL

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PRESENTACION
La Direccin de Actuacin y Gestin Procesal, consciente de la necesidad

de instruir sobre los procedimientos para organizar y archivar los
expedientes que generan las Fiscalas y Unidades del Pas, coloca al
alcance de los encargados de los archivos y dems funcionarios de la
Fiscala General del Estado, el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS,
CONTROL Y ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES, documento tcnico
normativo de la gestin institucional que describe la estructura,
objetivos y procedimientos a seguir en la organizacin de los
expedientes y documentos de Archivo.
Este Manual explica paso a paso el manejo de los expedientes, siendo
una herramienta normativa que se utiliza para garantizar la integridad
de los documentos de archivo y de su conjunto, durante la aplicacin de
procesos tcnicos de archivo y actividades investigativas que se realizan
en el mismo. El manual establece principios, responsabilidades,
elementos de control y normas que deben ser respetadas en el manejo
de los expedientes y documentos de archivo de la institucin y del uso
de las instalaciones que los resguardan.
DOCUMENTACION PROCESAL
DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION PROCESAL
FISCALA GENERAL DEL ESTADO
QUITO ECUADOR
2011

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FISCALIA GENERAL
INTRODUCCIN
El presente Manual es de observancia general y pretende dinamizar las

funciones, actividades y tareas especficas que compete a los
encargados
de
los
archivos
determinando
sus
deberes,
responsabilidades y obligaciones para las que han sido designados, ya
que es indispensable que se utilice un mtodo ordenado y lgico para
conservar, custodiar y buscar con facilidad la documentacin existente.
Este manual servir como instrumento de informacin y consulta, el cual
ha sido elaborado de acuerdo con los lineamientos sealados por la
Secretara General y por la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal.
Este documento estar sujeto a una actualizacin permanente, por lo
cual no constituye un documento final, sino un instrumento de apoyo
cuya vigencia quedar determinada por medio de revisiones peridicas.
La informacin que contiene el mismo fue producto del anlisis de
documentos, estudios y entrevistas directas realizadas a los funcionarios
encargados de los archivos. Su implementacin y seguimiento ser
responsabilidad del Departamento de Gestin de la Informacin y
Estudios de la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal. Este manual
presenta una visin general de la estructura de los archivos, precisa el
objetivo y las funciones de cada una de las secciones que la integran, lo
cual permite conocer y delimitar las responsabilidades asignadas a cada
seccin.
Se ha conformado el Sistema Nacional de Archivos de Fiscalas (SINAF),
que establece las etapas y procesos por los cuales pasan los
expedientes en cada archivo, asegurando el mantenimiento adecuado
de sus documentos, garantizando su integridad fsica y funcional, a fin
de planificar la poltica archivstica y poder coordinar la red de Archivos
Provinciales integrados en el Sistema, logrando modernizar la gestin
documental en la institucin.

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FISCALIA GENERAL
El desarrollo de este Manual es el resultado de la colaboracin y

participacin de los diferentes funcionarios encargados de los Archivos
Centrales de las Fiscalas Provinciales y de manera especfica de un
equipo de trabajo integrado por el Departamento de Gestin de la
Informacin y Estudios, quienes participaron en la elaboracin del
mismo. Esto implic la realizacin de constantes reuniones de trabajo en
los diferentes archivos de las Fiscalas Provinciales, as como el esfuerzo
coordinado y el intercambio de ideas y propuestas entre los
participantes.
El contenido del manual, los ejemplos y las ilustraciones recalcan los
procedimientos y conocimientos bsicos de archivo que todo funcionario
necesita conocer a fondo, aunque el propsito fundamental del mismo
es servir como gua y fuente de consulta para cualquier persona que lo
requiera.
No dudamos que la correcta aplicacin de esta normativa tcnica
ayudara en el registro, trmite, organizacin y depuracin de los
expedientes y dems documentos.
Su permanente seguimiento,
permitir contar con una herramienta til de trabajo para el desarrollo
de nuestra Institucin.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO,
CONTROL Y ORGANIZACIN DE
EXPEDIENTES

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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA

FISCALIA (SINAF)
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1. DEFINICION
Una de las teoras sobre la evolucin de la palabra archivo establece
su origen en el vocablo latn archivium que derivara, a su vez, del griego
arkein (residencia del arconte) y que designaban, tanto el lugar donde
se custodian los documentos, como el conjunto de documentos all
conservados. Como vemos, ya desde un principio, la idea de "archivo"
va ligada a la de Administracin.
De entre las definiciones tcnicas, cabe destacar la definicin de Mara
Antonia Heredia Herrera que define como ... uno o ms conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma, soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica
o privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel
orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o
institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente
para la Historia
Archivar significa guardar de forma ordenada los documentos o
expedientes, de forma lgica y eficaz que permita su posterior ubicacin
de la forma ms rpida posible cuando sea necesario.
2.
OBJETIVOS
Establecer normas, procesos y responsabilidades para el manejo,

resguardo y custodia de los expedientes y documentos que generan las
diferentes Fiscalas del pas, asegurando el mantenimiento y
conservacin adecuado de los mismos, garantizando su integridad fsica
y funcional, y las relativas a otros aspectos del tratamiento
automatizado de la documentacin y la informacin.
a)
Proporcionar al personal de la Fiscala General del Estado una
herramienta administrativa que contenga en forma ordenada, secuencial
y detallada, los procedimientos administrativos de cada archivo, dotando
de esta manera a la institucin de un proceso de gestin documental de
aplicacin general
3.
MISIN

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FISCALIA GENERAL
Administrar, custodiar y conservar los expedientes y dems documentos

de manera eficaz, estableciendo polticas de organizacin para los
archivos de la institucin, con el fin de ofrecer a los funcionarios y a la
sociedad en general, un servicio ptimo de informacin; estandarizando
procesos de gestin, transferencia y guarda documental a travs de
instrumentos y procedimientos adecuados.
4.
VISIN
La visin del archivo es constituirse en una fuente de informacin

confiable y altamente calificada en el manejo de la documentacin con
un sistema moderno de registro de un archivo, de conformidad a los
requerimientos de la Secretaria General y a los lineamientos que en la
materia expida la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal, con el fin
de transformar y superar el esquema del archivo tradicional para
convertirse en un Archivo moderno, caracterizado por una efectiva
gestin documental.
5.
ALCANCE
Lo establecido en el presente Manual, es de aplicacin obligatoria y de

estricto cumplimiento para todo el personal a cargo de los expedientes y
documentos en los archivos de la Institucin.
6.
ORGANOS DE DIRECCION
Los rganos de Direccin son:
7.
Secretaria General
Direccin de Actuacin y Gestin Procesal
Jefatura de Gestin de la Informacin y Estudios
Encargados de los Archivos Centrales
MOBILIARIO DEL ARCHIVO
Las condiciones de mantenimiento de los expedientes y documentos en

los diferentes Archivos, tanto en lo referente a materiales y accesorios
para archivado, como el mobiliario que se utilice para ubicar los
expedientes, son elementos importantes para una buena organizacin.
Es importante conocer los tipos de mobiliario y materiales que se van
adquirir para la conformacin del archivo. En cuanto a muebles, es

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imprescindible la adquisicin de escritorios, mesas de trabajo, escaleras,

computadoras, impresoras, scanner, armarios, estanteras, anaqueles,
etc., para almacenar y guardar en forma prctica, funcional y eficaz los
diferentes expedientes y documentos.
Entre el mobiliario ms utilizado tenemos:
1.-ARCHIVADORES: Consiste en
un mdulo formado por dos o ms
cajones, en donde se colocan los
expedientes uno detrs del otro,
organizados secuencialmente en
carpetas colgantes. Su principal
ventaja es la posibilidad de colocar
los visores horizontalmente, lo que
facilita su localizacin logrando
identificar los expedientes de cada
serie documental. Son tiles para
guardar las indagaciones previas y
las
instrucciones
fiscales
en
trmite y se utilizan para hacer
una primera ordenacin de los
expedientes. Este mtodo prev
evitar la fragmentacin y la mezcla
de las series, brindando mayor
visibilidad, exactitud y facilidad
para archivar o encontrar los
expedientes, adems de ocupar
menos espacio. Este tipo de
archivadores es el ms utilizado
por el archivo de Fiscal.
2.- ESTANTERAS: Estas deben estar construidas en lminas metlicas
slidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y
recubrimiento horneado qumicamente. La estantera no debe ir apoyada
sobre los muros, se debe dejar un espacio de 20 cm entre estos y el
estante. La estantera debe identificar la documentacin que contiene.
En este mtodo las cajas que contienen los expedientes se van
colocando una junto a la otra y cada caja llevara su respectivo
membrete con los datos respectivos. Este mueble de archivo permite el
acceso directo, tanto visual como manualmente. Si bien son muy
adecuadas para guardar las cajas de cartn, no lo son para los
expedientes, este mobiliario es utilizado por el Archivo Central.

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FISCALIA GENERAL
3.- ESCALERAS: Las escaleras de aluminio resultan ser herramientas

muy tiles, debido a que es un material muy liviano, por su practicidad y
comodidad para transportarlas hacia cualquier lugar. En su mayora, el
diseo de las escaleras de aluminio no suele tener una medida de ms
de un metro, debido a que precisamente, son destinadas a tareas
sencillas; sin embargo existen aquellas escaleras de aluminio que son
extensibles y resultan muy tiles. La mayora de las escaleras de
aluminio poseen sus escalones revestidos con PVC y plsticos
antideslizantes, las cuales son muy convenientes por la seguridad que
brindan al manejar las cajas de archivo.
En el caso de que se trate de una escalera de aluminio extensible y se
est trabajando a ms de cuatro metros de altura, siempre es
recomendable el uso de un arns de sujecin para brindar mayor
seguridad. Este sistema es utilizado esencialmente en el rea de Archivo
Central.
A parte del mobiliario indicado anteriormente, el Archivo Central deber

obligatoriamente poseer como artculos de uso frecuente, grapadoras y
perforadoras industriales, guillotinas de papel y de ser factible una
copiadora.
De igual manera con el objeto de dejar constancia de la recepcin de los
documentos y expedientes, el encargado del Archivo Central deber
contar con sellos, como: recibido, devuelto, digitalizado y dems que

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requiera esta rea de acuerdo con sus funciones, en todos los sellos
constara el logotipo de la Fiscala General del Estado.
8.
MATERIAL DE ARCHIVO
Un sistema de archivo est conformado por todos los materiales

necesarios para conservar, retirar y usar la informacin que se necesite,
existe una amplia gama de materiales, suministros y elementos
auxiliares que son tiles de acuerdo con las caractersticas de la
documentacin.
Entre los ms utilizados tenemos:
1. CARPETAS DE CARTULINA (FOLDER): El

uso de una unidad de conservacin o de
almacenamiento
(carpeta)
adaptada
al
volumen y tamao de los documentos,
garantiza la adecuada proteccin de los bordes
y la unidad del expediente. Reciben este
nombre las cartulinas dobladas en dos, que
poseen una pestaa fija, que sobresale en la
parte superior; en dicha pestaa se indica el
contenido de la carpeta. Estas se utilizarn
para guardar y ordenar los documentos los cuales estarn asegurados
con binchas plsticas para una mayor duracin y proteccin del roce y la
humedad.
Se recomienda que una carpeta no exceda el volumen de 100 folios para
un adecuado manejo del expediente y una mayor durabilidad de la
unidad de conservacin.
2. CARPETA COLGANTE O SUSPENSIN:
Es el mtodo especialmente recomendado
para el archivo de Fiscal, se instalaran los
expedientes de consulta frecuente en
carpetas suspendidas. En este caso, los
expedientes se introducirn en las carpetas
suspendidas. Estas carpetas poseen un
sistema interior de sujecin y se ubicaran en
los archivadores metlicos de gavetas o cajones.

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3. CAJA DE ARCHIVO: Los expedientes cuyo trmite hayan finalizado

se guardaran en cajas de cartn hasta su transferencia al archivo
central. El uso de cajas de archivo para almacenar las carpetas es el
sistema ms adecuado para conservar los expedientes, estas cajas son
fabricadas en cartn corrugado, las cuales vienen desmontadas y se
arman al momento de su utilizacin, su
tamao debe ser de 27cm de alto, 40cm
de ancho y 12.5cm de profundidad. El
nmero de carpetas que contenga cada
caja debe ser proporcional a su capacidad
de manera que se puedan extraer sin
dificultad. En cada una de las cajas de
archivo se colocara, por fuera, una
etiqueta en la cual se describir los datos
de los expedientes que contenga la caja,
unidad
productora
(Fiscal),
serie
documental, Fiscala o Unidad, ao,
nmero de carpetas, nmero de caja,
adems de cualquier observacin importante, esto permite su eficiente
ubicacin y recuperacin. Las ventajas que ofrece este sistema son: la
proteccin y conservacin de los expedientes y su fcil almacenaje.
4. LOS BIBLIORATOS: Son
carpetas de cartn, de lomo
ancho con anillas metlicas, que
servirn
para
archivar
secuencialmente
los
expedientes o documentos que
estn
siendo
utilizados
diariamente. Existen diferentes
modelos, colores y sistemas de
visor, por lo que habr que elegir los que ms se adecuen a la
documentacin que se ha de guardar.
5. ELEMENTOS AUXILIARES:
ETIQUETAS ADHESIVAS MVILES: Servirn como ndices o

marcadores. Se utilizara slo para la ordenacin provisional de los
documentos.
ETIQUETAS ADHESIVAS FIJAS DE DIFERENTES TAMAOS Y

COLORES: Estn hechas para ir colocadas en las cajas y carpetas

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FISCALIA GENERAL
de archivo como indicadores de contenido. La utilizacin de

diferentes colores permite diferenciar las series.
9.
GANCHOS METLICOS (CLIPS, GRAPAS, BINCHAS): Si bien son

materiales de oficina tiles, se oxidan en el corto plazo en presencia
de humedad y generan manchas irreversibles en los documentos y
rasgaduras por roce o extraccin inadecuada, por lo general se
utilizara grapas solamente cuando se deban juntar menos de diez
hojas, cuando se supere este nmero se les juntara con binchas
preferentemente plsticas.
DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
Para organizar un Archivo es necesario distinguir claramente los distintos

grupos de documentos de archivo, que a continuacin se detallan:
LIBROS DE REGISTRO: El registro es el instrumento que presenta los
resultados obtenidos y proporciona evidencia de las actividades
desempeadas, su finalidad es conseguir un sistema de control y de
garanta externa e interna de los documentos que se presentan y de los
expedientes que se reciban o envan. Estos registros tienen un valor
jurdico gracias al cual podr certificarse la existencia de un documento
o expediente aunque este no se haya conservado. En la actualidad en
las Fiscalas ya no se los utiliza porque el registro ahora se lo realiza en
el sistema informtico, por lo que estos libros pasan a formar parte del
Archivo histrico del Archivo Central.
EXPEDIENTES: Se entiende por expediente a la una unidad documental

formada por un conjunto de documentos producidos por los sujetos
intervinientes en el proceso y dems actuaciones realizadas en la
investigacin, organizadas y agrupados bajo un mismo nmero,
ordenados secuencialmente, debidamente foliadas y provistas de una
caratula destinada a su individualizacin. De todo proceso se formar un
expediente en el que se registrar las actuaciones emanadas por la
Fiscala, que van desde la recepcin de documentos, hasta el armado y
conformacin del expediente.
ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE: La estructura del expediente debe
ser lgica, coherente y secuencial, ordenndose los documentos de
acuerdo con el procedimiento. Los criterios de formacin del expediente

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FISCALIA GENERAL
debern ser uniformes, lgicos, funcionales y conocidos por todo el

personal involucrado en dicha tarea. Cada expediente debe estar
contenido en una carpeta o folder con su respectiva caratula, en donde
se asentarn todos los datos que identifiquen dicho expediente, en el
que constara:
El nombre de la Fiscala o de la Unidad

El nmero nico de identificacin del expediente
Identificar si se encuentra en Indagacin Previa o en Instruccin Fiscal
Tipo de delito
Fecha de Inicio
Nombres y apellidos del denunciante
Nombres y apellidos del ofendido o victima
Nombres y apellidos del sospechoso o procesado
Nombres y apellido del Fiscal que conoce la causa
Nombres y apellido del Secretario de Fiscal
Nombres y apellidos del Asistente de Fiscal
Nombres y apellidos de los abogados defensores
Numero de casilleros judiciales de las partes involucradas.
Se debe integrar cada documento en el expediente desde el primer

momento, ya que transcurrido un tiempo resulta ms difcil hacerlo con
acierto, pues la secuencia que se debe conservar en los folios ser ms
difcil de mantener. La foliacin es imprescindible en los procesos de
organizacin archivstica. Tiene dos finalidades principales: controlar la
cantidad de folios de una unidad de conservacin (carpeta) y controlar la
calidad, entendida esta ltima como respeto al principio de orden
original y la conservacin de la integridad de la unidad documental o
unidad archivstica. El proceso de foliacin se lo realizara en lo posible
con numerador automtico, caso contrario se debe numerar con
esferogrfico las hojas y/o documentos que integran el expediente de
acuerdo al orden que aparecen en el mismo. Esta indicacin se realiza
en el ngulo superior derecho, primero se pone el nmero
correspondiente y debajo, entre parntesis con letras se aclara el
nmero. Si fuera necesario extraer un documento original del
expediente, previa autorizacin del Fiscal se proceder al desglose del
documento solicitado, para lo cual se dejaran copias debidamente
certificadas del mismo, previo recibo en autos. Estos originales
normalmente son entregados a los abogados de las partes que
previamente solicitaron por escrito. De igual manera cuando se adjunte
un documento al expediente se debe anular el espacio en blanco que

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
pudiera haber en el ltimo folio del expediente ya formado, previo a la

incorporacin de los documentos, esto se realiza trazando una lnea en
diagonal cruzando el espacio libre. Este mismo procedimiento se realiza
en las carillas de los documentos adjuntos que se incorporan, si stas
estn en blanco.
ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES: Para organizar los expedientes se
colocaran en los archivadores o estanteras segn sea el caso, para su
adecuado resguardo y conservacin, a partir de sus elementos bsicos
de identificacin.
Los elementos bsicos de identificacin son:
Serie Documental
Fondo documental
Seccin Documental
Nmero de expediente
Ao
10. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE

FISCALIAS (SINAF)
Es el conjunto ordenado de etapas y procesos por los cuales pasan los
expedientes a cada archivo, asegurando el mantenimiento adecuado de
sus documentos, garantizando su integridad fsica y funcional, a fin de
lograr planificar la poltica archivstica y poder coordinar la red de
archivos provinciales integrados en el sistema.
11. ESTRUCTURA DEL SINAF

Por su manejo o uso los archivos de la Institucin se clasifican en.
Archivo
Archivo
Archivo
Archivo
del Fiscal General.

del Fiscal Provincial
de Fiscal
Central

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FISCALIA GENERAL
12. ARCHIVO DEL FISCAL GENERAL

Este Archivo estar conformado por los expedientes y procesos que
investiga el Fiscal General de la Nacin, como titular de la accin penal
publica en los delitos de fuero de Corte Nacional de Justicia.
Estos expedientes estarn a cargo de la Secretaria General y una vez
concluidos se conservaran y custodiarn en el rea designada para el
efecto en el mismo edificio donde funciona el despacho del Fiscal
General.
13
ARCHIVO DEL FISCAL PROVINCIAL
Este Archivo estar conformado por los expedientes y documentos a

cargo de los Fiscales Provinciales, como titulares de la accin penal en
los delitos de accin pblica respecto de personas con fuero de Corte
Superior. De igual forma manejara un archivo de los expedientes que se
encuentren en Consulta.
Estos expedientes estarn bajo la custodia del Secretario Provincial,
quien ordenar y clasificar los expedientes y documentos en todo lo
que dispone el presente manual.
Una vez concluidos se remitirn al Archivo Central y estarn organizados
en un rea designada especficamente para su custodia.
14
ARCHIVO DEL FISCAL
Se entiende por Archivo de Fiscal, aquel en los que se conservan y

custodian los expedientes activos mientras dura su trmite, desde que
son recibidos hasta su conclusin, siendo el propsito su ubicacin y
conservacin de forma segura, organizada tcnicamente, lo que facilita
el acceso ordenado y la consiguiente agilizacin de las actuaciones.
Estos archivos debern contar con los materiales y mobiliario necesario,
que permitan un adecuado resguardo de los documentos y expedientes.
Se entiende como documentacin propia de los expedientes, a las
actuaciones procesales, los escritos o documentos aportados por las
partes o terceros en cualquier soporte material y dems diligencias que

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FISCALIA GENERAL
se practiquen en el proceso. Los expedientes se conservaran bajo la

custodia del Secretario/a y no podrn ser sacados del despacho sino es
por orden del Fiscal. Una vez concluida su tramitacin se transferirn al
Archivo Central bajo la responsabilidad del Secretario.
15
FUNCIONES DEL SECRETARIO DE FISCAL
El Secretario de Fiscal es aquel que da fe de las actuaciones de los

Fiscales, con la finalidad de dotar de seguridad jurdica a los actos
procesales que se realizan en la investigacin pre-procesal y procesal
penal. En el ejercicio de esta funcin, dejarn constancia fehaciente de
la realizacin de actos procesales en la Fiscala o ante ste y, de la
realizacin de hechos con trascendencia procesal mediante las
oportunas actas y diligencias.
El Secretario que incumpliera sus deberes legales, podra incurrir en
responsabilidad civil o penal, segn la intensidad del quebrantamiento
del deber de probidad que requiere el ejercicio de la potestad que se le
confa. Es deber moral de los Secretarios ejercitar sus funciones y
atribuciones con probidad, imparcialidad e independencia, demostrando
ejemplo de honestidad, como condicin fundamental de respetabilidad,
proyectando una imagen de incorruptibilidad y seriedad.
El Secretario dentro de sus principales funciones debe:
a) Administrar, conservar y custodiar los expedientes y documentos que
ingresan o salen de la Fiscala.
b) Controla el ingreso, transferencia, consulta y prstamo de
expedientes.
c) Autorizar a peticin escrita o verbal de una de las partes procesales
o de sus abogados, la salida del expediente por el tiempo
estrictamente necesario para fotocopiarlo, siempre y cuando el
expediente se encuentre en etapa de Instruccin Fiscal, para lo cual
acompaar al solicitante el empleado que administrativamente se
comisione para el efecto.
d) Dirige y controla el correcto desempeo de las funciones asignadas a
los asistentes del Fiscal;

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
e) Recepta todos los escritos y documentos que se presenten al Fiscal,

para lo cual, pondr la respectiva fe de presentacin, indicando, lugar
fecha y hora, adems de detallar los documentos que se anexen.
f) Dara la informacin necesaria solicitada por los usuarios o abogados,
demostrando buena predisposicin, eficiencia, cortesa y celeridad;
g) Las relaciones personales y funcionales entre los Secretarios de Fiscal
y de stos con los asistentes, deben ser de respeto, colaboracin y
ayuda mutua, sin descuidar la jerarqua y principio de autoridad en la
conduccin de sus despachos.
h) Solicitar y guardara los materiales y tiles de oficina, los mismos
que quedarn bajo su responsabilidad, y de ser el caso realizara los
pedidos de faltantes oportunamente;
i) Sugerir al Fiscal las medidas que considere necesarias para la mejor
organizacin y funcionamiento de su Seccin o Archivo.
j) Las dems establecidas en las directrices y disposiciones internas.
La ausencia del Secretario, con motivo justificado, ser suplida por el
Asistente de Fiscal, designacin que la realizara el Fiscal y quedara
constancia de esta designacin por escrito.
Queda prohibido a los Secretarios retener los expedientes por ms
tiempo del estrictamente necesario para la prctica de notificaciones o
diligencias
ordenadas.
Realizada
la
notificacin
o
diligencia
correspondiente los Secretarios debern devolver el expediente al
archivo de Fiscal, el mismo da si el horario de labores de este no ha
concluido y si ya concluy, al iniciarse las labores del da hbil siguiente.
16
FUNCIONES DEL ASISTENTE DE FISCAL
Se atribuye a los Asistentes de Fiscal, la tarea de impulsar el

procedimiento por medio de la ordenacin formal y material del
expediente, para lo cual se le ha designado como funciones principales
las siguientes:
a) Desempea las funciones que el Fiscal le delegue y encomiende,
adems deber mantenerle informado sobre el cumplimiento de las
mismas; as como cumplir con todas las actividades que le asigne el
Secretario de Fiscal.
b) Registra los expedientes en el sistema informtico conforme a las
directrices.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
c) Organiza y clasifica los expedientes conforme lo establecido en este

manual.
d) Facilita a los interesados o partes procesales los expedientes que
soliciten para informarse de los mismos o para cualquier otro efecto
legal, en los casos en que la Ley lo permita;
e) El Asistente de Fiscal tramita y cuida que los expedientes a su cargo
estn debidamente encarpetados, debidamente foliados en nmeros
y letras, pudiendo formar cuerpos auxiliares cuando por su volumen
el manejo de aquellos se dificulte.
f) El asistente de fiscal atender a los usuarios, promoviendo la calidad
y eficiencia en el servicio, con imparcialidad, legalidad y rectitud.
g) Cada funcionario/a deber velar por el cuidado y la adecuada
utilizacin del equipo y material asignados al despacho.
h) El asistente de Fiscal deber revisar cuestiones de forma y fondo de
los expedientes; adems est en la obligacin de tener a disposicin
del Fiscal o de los Secretarios, los expedientes que estn bajo su
responsabilidad por haberlos recibido.
i) Comunica con regularidad a su superior inmediato (Fiscal o
Coordinador/a), lo relacionado con el desempeo cotidiano del
despacho fiscal.
j) Tramita los expedientes desde el inicio hasta su conclusin (incluye
recibir pruebas testimoniales, despacho de peticiones, oficios, etc.)
Para la debida identificacin y control de los expedientes, llevara el
sistema en un solo orden numrico.
k) Las dems establecidas en las directrices y disposiciones internas.
17
CLASIFICACION DEL ARCHIVO DE FISCAL
NOTICIAS DE DELITO.- Esta rea del archivo contiene todas las

noticias de delito, (denuncias, partes policiales, recortes de prensa, etc.)
independientemente de que se haya iniciado o no la fase de Indagacin
Previa.
Todas las noticias de delito, previa depuracin de copias, y que
contengan hasta 20 fojas tiles, se archivarn en los biblioratos (carpeta
grande), en orden numrico secuencial. Si una noticia de delito supera
las 20 fojas y no se ha iniciado Indagacin Previa permanecer en el
bibliorato.
Los biblioratos se identificarn con un membrete en el lomo, ver
(formato No. 1.)

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
Los expedientes en Indagacin Previa que superen las 20 fojas, se

guardarn, previa depuracin de copias, en carpetas de cartulina y, se
identificaran con el nmero nico en la pestaa. Estarn ordenadas en
forma numrica secuencial y se ubicarn en los archivadores metlicos
de cajones; en lo posible y, a fin de brindar facilidad y agilidad al manejo
del expediente, se utilizarn adicionalmente carpetas colgantes.
INSTRUCCIONES FISCALES.- Las Instrucciones Fiscales debern llevar
la carpeta preestablecida por la Institucin. Se conservarn en los
archivadores metlicos de cajn, dentro de una carpeta colgante, que
llevar el nmero nico del expediente en la pestaa. Estarn ordenados
secuencialmente de adelante hacia atrs. De existir varios cuerpos se
indicar en la pestaa el nmero de cuerpo.
DESESTIMACIONES.- Si la denuncia fue desestimada, no es necesario
quedarse con copias del expediente, ya que el original volver a la
Fiscala una vez que el Juez disponga su archivo. Los oficios con los que
se remiten las desestimaciones y el respectivo sorteo, debern
guardarse en biblioratos con su respectivo membrete (formato No. 1),
modificando la serie documental, en orden numrico; a los mismos se
anexaran las boletas correspondientes. Se ubicaran en la respectiva
estantera o anaquel.
Una vez que el expediente desestimado sea restituido a la Fiscala, ste
se guardara en las cajas de archivo que se identificarn con el
membrete predefinido (formato No. 2), las mismas se remitirn con el
acta respectiva al Archivo Central de cada Fiscala Provincial.
CONVERSIONES.- Procede en los delitos que aceptan la conversin de
la accin penal pblica a privada. Una vez que el juez de garantas
penales apruebe la conversin, el Fiscal proceder a enviar
inmediatamente el expediente original, dejando las respectivas copias
de respaldo, las mismas que sern remitidas al archivo central, con el
acta respectiva.
ACUERDOS DE REPARACIN.- Una vez que se haya aprobado por
parte del Juez de Garantas Penales, quien de aceptarlo, ordenar el
archivo temporal o provisional de la causa hasta que se cumpla el
acuerdo de reparacin, y una vez que el Juez conozca el cumplimiento

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
ntegro del acuerdo, ordenar el archivo definitivo, para inmediatamente

ser remitido al Archivo Central con la respectiva Acta de Entrega.
SUSPENSIN CONDICIONAL DEL PROCEDIMIENTO.- En estos
procesos se resuelven en audiencia pblica, en la cual, el Juez deber
necesariamente imponer una o ms medidas condicionales al
procesado. Estas medidas no pueden exceder de 2 aos en su plazo de
cumplimiento. Durante la suspensin, se congelan los plazos de
prescripcin de la accin y la preclusin de las etapas del proceso penal.
Si se cumple tanto con las medidas y su plazo, el juez declara extinguida
la accin penal. Una vez concedida la suspensin condicional del
proceso, se suministra una copia de esta decisin al ofendido y a la
Polica, para que intervenga cuando no se cumplan las medidas. La
revocatoria se har en audiencia, para comprobar que no se cumplido
con las medidas o los plazos de las mismas. La audiencia ser
convocada por el Juez a peticin del fiscal o del ofendido. Si se la revoca,
no se la podr pedir, ni mucho menor otorgar otra vez. Una vez
concluido se proceder a enviar al Archivo Central con el acta
respectiva.
ARCHIVO PROVISIONAL.- Procede en todos los casos que lleguen a
conocimiento del Fiscal, sea por denuncia, parte policial o cualquier otra
va, siempre y cuando no se haya iniciado instruccin fiscal. Los
expedientes donde el Fiscal hubiese dispuesto el Archivo Provisional de
una investigacin, se remitir al Archivo Central en las cajas pertinentes
y con el acta respectiva. En caso de encontrar nuevos elementos de
conviccin, el Fiscal podr reabrir la investigacin, para lo cual mediante
oficio solicitara al encargado del Archivo central el expediente para la
reapertura y continuacin del trmite. En los casos en que el expediente
encontrndose en el Archivo Central y una vez que se ha cumplido los
plazos establecidos para ordenar el Archivo definitivo, se proceder a
devolver el expediente al Fiscal que conoca la causa, para que solicite el
Archivo definitivo del mismo.
ARCHIVO DEFINITIVO DEL PROCESO.- En los expedientes donde se
disponga que la investigacin sea archivada definitivamente, sern
remitidos en cajas de cartn al Archivo Central con la respectiva acta.
PROCEDIMIENTO ABREVIADO.- Se lo propone desde el inicio de la
instruccin fiscal hasta antes de la audiencia de juicio. El procesado
debe admitir el hecho y el sometimiento al procedimiento. La funcin del
Tribunal de Garantas Penales es la de avocar conocimiento y resolver la

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
adopcin o no de la pena, que no podr ser mayor a la propuesta por el

Fiscal. Una vez que se encuentre concluido este procedimiento se
remitir al Archivo Central cumpliendo con los mismos requerimientos
enunciados anteriormente.
PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO.- Procede en los delitos cuya pena
mxima es de 5 aos de privacin de la libertad. El Juez de Garantas
Penales debe consentir en el procedimiento; si no lo hace, se regresa a
la va ordinaria. Si consiente, lo remite al Tribunal de Garantas Penales
para que lo resuelva y sustancie en audiencia oral. El Tribunal deber
convocar a la audiencia en 24 horas, si la persona est privada de su
libertad, caso contrario, en 5 das. En su sentencia, el Tribunal podr
aplicar una pena mayor a la pedida por el Fiscal.
En los dos procedimientos anteriores se proceder a remitir al Archivo
Central cumpliendo los requerimientos establecidos en este manual.
18
PROCEDIMIENTO EN F. ADOLESCENTES
INFRACTORES.
En esta Fiscala se aplicar el mismo sistema de clasificacin y
ordenamiento de expedientes, con la excepcin de que se estar a lo
dispuesto en el inciso tercero del Art. 317 del Cdigo de la Niez y
Adolescencia en lo referente a la destruccin de los mismos.
Por tal razn, se proceder a destruir los expedientes en los cuales el
adolescente haya quedado en libertad, y tal informacin deber
registrarse solamente en el respectivo sistema informtico.
De la misma forma, se deber tener muy en cuenta el Art. 374 del
mismo cuerpo legal que seala: Tratndose de delitos comunes la
accin prescribe en dos aos. En las contravenciones prescribe en
treinta das, por tanto, no es procedente guardarlos por ms tiempo
del sealado.
En lo que respecta a la organizacin y clasificacin de expedientes en la
Etapa de Instruccin Fiscal, en la fase de Indagacin Previa,
Desestimacin, etc., se estar a lo ms aplicable en este manual. Estos
archivos estarn bajo la responsabilidad y custodia del Secretario/a de
Fiscal.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
PROCEDIMIENTO EN LA FISCALIA
ESPECIALIZADA DE TRANSITO
19
Esta Fiscala estar a lo dispuesto en este Manual en lo referente al

ordenamiento, clasificacin y transferencia de los expedientes hacia el
Archivo Central.
En el local donde funcione el Archivo Central se designara un rea
especfica para su clasificacin y custodia. Los mismos se remitirn en
cajas de archivo por ao y por nmero de Fiscala.
20
PROCEDIMIENTO EN LA UNIDAD DE ACT.
ADMINISTRATIVAS
Toda actuacin administrativa, conformara un expediente debidamente
ordenado. Para ello es necesario que cumpla todas las formalidades
descritas en este Manual. Por lo mencionado anteriormente toda
actuacin administrativa tendr una ubicacin fsica en el Archivo
Central. Los expedientes se ordenaran por ao y Nmero de expediente.
TRANSFERENCIA
DEL FISCAL AL
DE
EXPEDIENTES
DEL
ARCHIVO
21 TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES AL
ARCHIVO CENTRAL
Se entiende por transferencia el procedimiento
mediante el cual los expedientes de forma
organizada pasan de los archivos de la Fiscala
Provincial o del archivo del Fiscal al Archivo
Central.
Sus objetivos principales son:
Optimizar el aprovechamiento del espacio,
evitando la aglomeracin de expedientes en las
oficinas liberndolos de aquellos cuyo trmite
se encuentra concluido.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
Antes de realizar una transferencia, la persona responsable se pondr en

contacto con el funcionario encargado del Archivo Central, informando
acerca de la documentacin que quiere transferir y de su volumen, a fin
de que el Archivo pueda valorar la disponibilidad de espacio y cualquiera
otra circunstancia que pueda afectar a la transferencia, acordando
conjuntamente los detalles y la fecha de la operacin.
21.1 REQUISITOS
La Transferencia de expedientes correr a cargo de las Unidades y
Fiscalas Especializadas.
El remitente deber asegurarse que la documentacin a transferir se
encuentre en las condiciones adecuadas de conservacin, comprobando
los siguientes aspectos:
a) Los expedientes debern estar completos, foliados y debidamente
organizados, sin que falte ningn documento.
b) Debern estar libres de clips metlicos, grapas, anillas, carpetas de
plstico, carpetas colgantes o cualquier otro elemento que pudiera
afectar su conservacin. Cada expediente deber tener su caratula o
su carpeta de cartulina.
c) El Secretario o funcionario encargado de la remisin de los
expedientes se encargar de preparar los expedientes para enviarlos
al Archivo Central de acuerdo a los procedimientos estipulados al
efecto. Caso contrario en el Archivo Central, se depurara si no se ha
hecho con anterioridad, eliminando todas las copias, duplicados,
borradores y todos los documentos que no estn relacionados
directamente con el asunto o actividad para el cual se ha constituido
el expediente.
d) Las carpetas colgantes sern sustituidas por carpetas de cartulina.
Seguidamente los expedientes se guardarn en cajas de cartn
debidamente identificadas, que no debern llenarse totalmente para
permitir intercalar alguno que falte en la serie secuencial, evitando
tambin dejar cajas semivacas.
e) Cada caja incluir solamente los expedientes relativos a una misma
serie documental, no debiendo mezclarse en una misma caja
expedientes pertenecientes a series documentales distintas. Se Debe
indicar que ningn expediente podr quedar dividido en dos o ms
cajas.
f) Los expedientes se guardarn siguiendo un orden numrico
ascendente y secuencial, el Archivo Central no admitir

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
documentacin suelta ni guardada en contenedores que no sean las

cajas normalizadas. En los casos de documentacin que, por su
tamao o caractersticas, no pueda ser introducida en las cajas
normalizadas, se utilizar el formato ms conveniente, de acuerdo
con las normas del Archivo Central. Finalmente se enviaran las cajas
con su respectiva rotulacin y con los datos establecidos en el
(formato No 2) con el propsito de que el encargado del Archivo
Central pueda identificarlos dentro de la transferencia y cotejar el
contenido de los mismos con los datos constantes en el acta
respectiva.
g) Los expedientes transferidos utilizaran el Formulario de Registro de
Transferencia de Archivos (Formato No. 3), con dos ejemplares, y la
recibir el encargado del Archivo Central, quien verificar su
contenido; de faltar fsicamente algn expediente que conste en el
formulario, el encargado dejar constancia de aquello.
h) Es responsabilidad del encargado del archivo remitente la integridad
de los expedientes y la documentacin contenida en las cajas.
i) Los encargados de los archivos llevaran un registro de las actas de
transferencias.
22
ARCHIVO CENTRAL
Es la Unidad administrativa donde se guardan los expedientes

transferidos por los diferentes archivos de la Institucin. El mismo est
conformado por el Archivo Intermedio y el Pasivo. Se excluyen de este
archivo los registros y cualquier otro documento que no se encuentre
agregado a un expediente. Este Archivo estar bajo la direccin de la
persona designada por la Institucin. El mismo funcionar en la capital
de cada Fiscala Provincial. La misin del Archivo Central es administrar
los expedientes de toda la Institucin conservando y custodiando
adecuadamente los procesos a su cargo, facilitando y agilitando su uso,
mediante la incorporacin de nuevas
tecnologas.
TRANSFE
RENCIA
SECUNDA
FISCALIA GENERAL
RIA
TRANSFE
RENCIA
PRIMARIA
Sistema de Gestin
Documental
DEL ESTADO
PROCESO
PROCESO
23 FUNCIONES DEL RESPONSABLE
DE ARCHIVO
ARCHIVO
INTERMED
CENTRAL
ARCHIVO
INTERMED
ARCHIVO
ARCHIVO
DE FISCAL
IO
IO
CENTRAL
CENTRAL
FISCAL
El DE
funcionario
encargado de la Administracin del Archivo Central, como
(Pasivo)
(Semi(Pasivo)
(Semi(Activo)
responsable
de
Institucional, es quien
debe dirigir
(Activo)un Sistema de Archivo
cada paso que se de en toda
actividad archivstica, debe poseer
Activo)
Activo)
conocimientos en gestin documental, organizacin y mtodos de
archivo, as como formacin bsica en derecho penal; se regir y dar
estricto cumplimiento a las disposiciones y procedimientos que
establece el presente Manual.
El Archivo Central est a cargo de un funcionario altamente calificado,
capaz de administrar y desempearse en las reas archivsticas. Se debe
establecer la cantidad de funcionarios que se requiere para las labores
propias de esta dependencia, teniendo en cuenta variables como
servicios, estado de organizacin y volumen de la masa documental. El
personal vinculado debe tener vocacin hacia el trabajo archivstico,
poseer conducta intachable y seguir los ms rigurosos principios de
tica.
Entre las principales funciones destacamos las siguientes:
a) Asume bajo su responsabilidad el Archivo Central Provincial.
b) Recibe, clasifica e identifica las series documentales de los
expedientes que recibe de las Unidades operativas y de las Fiscalas
especializadas.
c) Custodia, resguarda y conserva los expedientes provenientes de los
diferentes archivos.
d) Est sujeto a lo dispuesto en el Reglamentos de Rgimen Disciplinario
de la Institucin, sin perjuicio de las sanciones civiles y penales por
prdida, sustraccin o deterioro, que comprometa la integridad de la
informacin contenida en los expedientes.
e) Establece los mecanismos necesarios para que las dependencias del
Archivo Central cuenten con las instalaciones, equipos y materiales
necesarios.
f) Vigila la correcta aplicacin de las polticas archivsticas que emita la
Direccin Nacional de Actuacin y Gestin Procesal y la Secretaria
General.
g) Cuida y resguarda los bienes muebles y materiales de oficina que
estn bajo su responsabilidad, as mismo solicita oportunamente el
material faltante para el desempeo cabal de sus funciones.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
h) Dirige, asesora y capacita tcnicamente al personal que labora en el

Archivo Central, y que est bajo su cargo y responsabilidad.
i) Proporciona a los usuarios y funcionarios de la Institucin, la
informacin que requieran en forma oportuna, eficaz y eficiente.
j) Lleva registros ordenados y actualizados, entre otros, los siguientes:
1) Carpeta de Registro de Transferencia de Archivos.
2) Carpeta de Registro de Reapertura de causas.
3) Carpeta de Registro de Prstamo y Consultas.
k) Elabora y organiza el cronograma de transferencia de archivos.
l) Registra en el Sistema informtico los datos necesarios de los
expedientes que ingresan en el Archivo Central.
m)
Realiza informes mensuales, trimestrales o anuales segn solicite

la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal o la Secretaria General,
de las labores y evolucin archivstica de la Institucin.
n) Propone a la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal sugerencias

de cambios debidamente justificados, en base a un informe que
analice las fallas detectadas y las recomendaciones del caso.
o) Cumple
estrictamente
las
disposiciones
y
procedimientos
establecidos en las diferentes directrices que se impartan sobre esta
materia.
p) Ingresa y digitaliza los expedientes que se encuentran actualmente
en el Archivo, as como los que vayan ingresando diariamente.
q) Realizar las dems funciones que le encomiende directamente la
Direccin de Actuacin y Gestin Procesal.
En lo que respecta a los Archivos de las Fiscalas Cantonales, estos
organizaran su propio Archivo segn las normas establecidas en este
Manual, esto, con el objeto de brindar una atencin oportuna al usuario,
evitando el traslado innecesario a las Capitales Provinciales.
Estos Archivos estarn bajo la supervisin y direccin del encargado del
Archivo Central de cada Fiscala Provincial.
24 INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD EN EL
ARCHIVO CENTRAL

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
En materia de infraestructura, se proveer de espacios adecuados para

la conservacin y custodia de los expedientes. Por tal razn, cada
Fiscala Provincial contar con su propia rea de Archivo Central que
funcionara en el mismo edificio donde laboran las Fiscalas y Unidades
productoras de expedientes.
El rea del Archivo Central debe disponer de suficiente espacio fsico,
fcil acceso para los funcionarios, estar dotado de medidas de seguridad
apropiadas, encontrarse lejos de fuentes de calor, combustin, gas o
humedad.
Las estanteras, anaqueles y dems mobiliario deben ser metlicos e
incombustibles y los ambientes se dotarn de sistemas de deteccin y
extincin de incendios que garanticen su correcto funcionamiento,
adems se deber realizar mantenimientos preventivos por lo menos
dos veces al ao. Los sistemas de extincin deben ser capaces de
preservar la integridad de la documentacin, por lo que se excluir el
empleo de agua o espuma.
Se debe prever la posible ocurrencia de situaciones de emergencia
(incendios, inundaciones, terremotos, etc.) y estructurar un plan de
atencin en situaciones de desastre. El accidente ms frecuente es el
incendio, dada la combustibilidad de los soportes. Por tal razn los
Archivos Centrales a ms de los sistemas mencionados anteriormente
debern estar equipados con extinguidores de incendio.
Se instalarn sistemas de seguridad con la finalidad de detectar la
presencia de intrusos, rejas en las ventanas, y las puertas irn dotadas
con cerraduras. Los pisos, muros, techos y puertas debern tener alta
resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin, y estar
construidos en material incombustible. No se recomienda el uso de
alfombras o similares porque son materiales inflamables y albergan con
facilidad polvo y microorganismos nocivos para el archivo y los usuarios;
para esto se realizaran fumigaciones permanentes, con el fin de prevenir
la proliferacin de microorganismos que pongan en riesgo los
documentos depositados y especialmente la salud de quienes laboran
en los Archivos Centrales.
25
QU DEBE UTILIZAR EL PERSONAL DE
ARCHIVO CENTRAL

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
El personal que labora en el Archivo Central debe contar con el material

necesario para la proteccin de su salud fsica, para lo cual se le
destinara los implementos de proteccin personal necesarios para
desempear correctamente sus funciones, para que le proteja de uno o
varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o su salud en el
trabajo.
26
CONDICIONES AMBIENTALES DEL ARCHIVO
CENTRAL
Los expedientes de archivo requieren el tratamiento y las condiciones de
conservacin que garanticen la perdurabilidad de sus soportes y la
legibilidad de la informacin contenida en los mismos. Continuamente
los documentos de los expedientes son sometidos a diversas
circunstancias que afectan su preservacin, manipulacin indebida,
condiciones ambientales inapropiadas, deterioro microbiolgico,
inseguridad y cualquier otro factor que atente contra la integridad del
expediente.
Las condiciones ambientales y los mtodos de almacenamiento ejercen
una gran influencia en la preservacin de documentos y expedientes.
Las condiciones climticas en los archivos de la Regin Costa y Oriente
no son de las mejores para la conservacin del papel, por lo que el
control ambiental y las buenas condiciones de almacenamiento
constituyen la primera de todas las medidas preventivas.
La primera medida, cuando se reciben los expedientes en el rea de
admisin y registro, es revisarlos, para comprobar su estado fsico,
estado de contaminacin o deterioro.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
Si los expedientes estn en mal estado, se debe analizar el tipo de dao

que
muestran,
estos pueden producirse por la accin de: Humedad, hongos,
microorganismos, roedores, bacterias, incorrecta manipulacin, etc.
Para conseguir buenas condiciones de almacenamiento, se recomienda:
a) Almacenar los expedientes cajas de archivo en estanteras de metal.
b) Separarlos del suelo, por lo menos 15 20 centmetros.
c) No se debe colocar las cajas directamente contra las paredes, sino
separadas de ellas por lo menos 7,5 cm. para facilitar el flujo de aire
a su alrededor y evitar que se produzcan bolsas de aire hmedo. En
general, se debe mantener una buena circulacin de aire en los
depsitos.
d) No almacenar los libros, biblioratos u otros de manera horizontal. Se
recomienda la posicin vertical, no deben quedar inclinados hacia
un lado u otro, porque as se deforman. La inclinacin puede
evitarse procurando que los estantes queden llenos, pero sin apretar
tanto los biblioratos o libros porque pueden daarse al ser retirados.
Entre los factores externos
expedientes se encuentran:
que
afectan
frecuentemente
los
TEMPERATURA
La temperatura es la medida de una propiedad fsica que, en s misma,
no puede causar daos directos a los materiales. El dao a los
documentos o expedientes se produce por la exposicin a temperaturas
incorrectas.
La temperatura promedio para el cuidado y conservacin del papel es
entre 16 C y 21 C. con una fluctuacin de 4 grados. Para los
documentos en formato electrnico (CD-ROM, casetes de video, etc.):
entre 18 C y 20 C.
HUMEDAD
De igual forma la humedad relativa aceptable oscila entre 45 % y 50 %
con una fluctuacin diaria del 5 %.
La humedad se clasifica en:

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
Humedad excesiva (superior al 75%): Puede provocar crecimiento de

moho.
Humedad permisible: Para los documentos impresos en papel: 45% a
55%; para el papiro, pergamino y piel: entre el 50% y el 60%; para los
documentos en formato electrnico (disquetes, CD-ROM, casetes de
video, etc.): de un 30% a un 40%.
Se ha comprobado cientficamente que cuanto menor sea la
temperatura y la humedad relativa de los depsitos, mejor conservar el
papel su resistencia fsica y su apariencia. Al reducir los niveles de
temperatura y humedad relativa se frena tambin el desarrollo de
plagas biolgicas.
Se deben evitar las fluctuaciones importantes y frecuentes de las
condiciones ambientales. Cualquier cambio de las condiciones del
ambiente ms all de los niveles de temperatura y humedad
aconsejados, debe ser ligero y gradual. Las fluctuaciones de la humedad
pueden provocar cambios dimensionales en algunos documentos. Estos
cambios pueden producir tensiones, as como provocar grietas o
deformidades.
Las condiciones ambientales de todas las reas deben ser vigiladas
adecuadamente con equipos fiables. Los instrumentos se deben colocar
por encima del nivel del suelo, lejos de los respiraderos y de los equipos
de calefaccin, enfriamiento y humidificacin, as como de las puertas y
las ventanas.
Es de vital importancia recordar que la temperatura y la humedad estn
ntimamente ligadas y que la correccin de un factor puede alterar el
equilibrio de otros elementos importantes - por ejemplo, un extractor de
humedad puede generar suficiente calor como para que se requiera un
enfriamiento adicional.
En los Archivos Centrales de las Fiscalas de la Regin Costa y Oriente se
procurara adquirir un extractor de humedad, a fin de que con estos
equipos se pueda extraer diariamente la humedad del ambiente.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
27 PROCESO INTERMEDIO EN EL ARCHIVO

CENTRAL.El proceso intermedio de Archivo se cre como un
paso de lnea del Archivo Central, al que se
transfieren los expedientes de los diferentes
archivos; en el que permanecen hasta su
depuracin, ordenacin, clasificacin, descripcin y
seleccin, para ser transferidos al Archivo Pasivo.
Para la depuracin de los expedientes se realizaran
los siguientes pasos:
a) Se recibe la caja de Archivo con los expedientes y con la hoja de
trasferencia.
b) Se verifica por parte del encargado del Archivo Central el contenido y
el nmero de expedientes que se han remitido conforme al acta.
c) Se ubica la caja de archivo con los expedientes o documentos en el
rea donde se realice el proceso intermedio, empezando por quitar
las grapas, clips, binchas, piolas, etc., para continuar extrayendo las
copias repetidas o sobrantes, igualmente se verificara que el
expediente o documentos estn debidamente foliados, finalmente se
proceder a igualar las hojas con la guillotina de papel.
d) Finalmente una vez que estn depurados los expedientes se
clasificara los expedientes para inmediatamente guardarlos en las
cajas de archivo para que sean ubicadas en la estantera
correspondiente.
El Archivo intermedio estar conformado por reas organizadas de la
siguiente manera:
REA DE INDAGACIONES PREVIAS.- Por nmero de caso, en forma
cronolgica, por mes, ao y se guardarn en biblioratos.
REA DE SOBRESEIMIENTOS.- Por tipo de sobreseimientos:
provisionales y definitivos. Cada tipo de sobreseimiento se separar y
ordenar por nmero de Juzgado, nmero de juicio y ao de resolucin.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
REA DE DESESTIMACIONES.- Por Juzgado, Nmero de sorteo del

juzgado, ao de desestimacin.
REA DE PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICADOS.- Por nmero de
juzgado o tribunal, nmero de juicio y ao de resolucin.
REA DE PROCEDIMIENTOS ABREVIADOS.- Por nmero de Juzgado o
Tribunal, nmero de juicio y ao de resolucin.
REA DE ACUERDOS REPARATORIOS.- Por nmero de juzgado o
tribunal, numero de juicio y ao de resolucin.
REA DE CONVERSIONES.- Por nmero de Juzgado, nmero de juicio,
y ao de conversin.
REA DE EXPEDIENTES CON SUSPENSIN CONDICIONAL DEL
PROCEDIMIENTO.- (Extincin de la accin) Por nmero de Juzgado,
numero de juicio y ao de disposicin de la suspensin condicional.
REA DE EXPEDIENTES CON ARCHIVO PROVISIONAL Y
DEFINITIVO DE LA INVESTIGACIN.- Por nmero de juzgado, nmero
de juicio y ao del archivo provisional o definitivo segn sea el caso.
De igual forma se organizaran las reas de los Archivos de Transito,
Adolescentes Infractores y todas las dems reas que se requieran.
28
ARCHIVO PASIVO
Al Archivo Pasivo se trasfieren

los expedientes luego del
proceso intermedio, los cuales
han perdido vigencia o vida
operativa, cuya consulta por
parte de los funcionarios y
usuarios es menos frecuente.
Sern ordenados, clasificados
y
seleccionados,
y
permanecern archivados en
esta
rea,
hasta
su
digitalizacin.
Estarn

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
protegidos en cajas de archivo, que se ubicarn en las estanteras con su

respectiva codificacin.
29
CODIFICACION DE ESTANTERIAS
CDIGO DE ESTANTERIAS
SERIE DOCUMENTAL
ABREVIATU
RA
AO
NMERO
INDAGACIONES PREVIAS
IP.
00
De la 01 a la 99
SOBRESEIMIETOS
PROVISIONALES
SP.
00
De la 01 a la 99
SOBRESEIMIENTOS DEFINITIVOS
SD.
00
De la 01 a la 99
DESESTIMACIONES
DT.
00
De la 01 a la 99
PROCEDIMIENTOS
SIMPLIFICADOS
PS.
00
De la 01 a la 99
PROCEDIMIENTOS ABREVIADOS
PA.
00
De la 01 a la 99
ACUERDOS REPARATORIOS
AR.
00
De la 01 a la 99
CONVERSIONES
CV.
00
De la 01 a la 99
SUSPENSIN CONDICIONAL
PROCED.
SCP.
00
De la 01 a la 99
SENTENCIAS
ST.
00
De la 01 a la 99

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
ARCHIVO PROVISIONAL
AP.
00
De la 01 a la 99
ARCHIVO DEFINITIVO
AD.
00
De la 01 a la 99
30 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO CENTRAL

Este servicio permite que el pblico en general pueda consultar los
expedientes, siempre que la ley lo permita en forma gratuita. Con esto
se quiere ofrecer a los usuarios del Archivo Central la informacin de una
manera directa de los casos concluidos de las Fiscalas especializadas y
Unidades administrativas, para que sirva como fuente de investigacin y
consulta.
As mismo ponemos en conocimiento a nuestros usuarios que el Archivo
Central ofrece el servicio de prstamo y reapertura de expedientes para
los usuarios internos y el servicio de consulta y expedicin de copias
para los usuarios externos a travs de la sala de revisin de expedientes
de los procesos concluidos.
31 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAMO,

REAPERTURA O CONSULTA DE EXPEDIENTES
31.1
PRESTAMO.-
El encargado del Archivo Central podr autorizar bajo su

responsabilidad, el prstamo de los expedientes que estn bajo su
cargo, nicamente a los funcionarios de la Institucin o a otro tipo de
autoridades que lo soliciten por escrito y debidamente fundado y
motivado. Se llevar un inventario de prstamo de documentos para lo
cual se utilizara el (Formato No 3) en el cual se identificara los datos del
solicitante, as como la descripcin de los documentos o expedientes
que sean requeridos, el libro tendr una secuencia en sus registros de
manera cronolgica y estar debidamente foliado.
El servicio de prstamo se realizara de la siguiente manera:
1. El funcionario o autoridad solicitante remitir oficio al encargado
del Archivo Central, precisando los datos de identificacin del
expediente y el motivo de su solicitud. Solo podr solicitarse un

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
expediente por oficio, en caso de requerir el prstamo de ms de

un expediente, deber solicitarse en oficios separados.
2. Recibida la solicitud, se proceder a la localizacin del expediente
de que se trate, procediendo a llenar la hoja de control de
documentos, en la cual deber estamparse la firma del funcionario
o autoridad solicitante.
3. El funcionario o autoridad que haya recibido el expediente en
prstamo queda en la obligacin de devolver el expediente, en el
plazo de cinco das o comunicara los motivos por los cuales continua
con la utilizacin del mismo. Durante el tiempo que el expediente
permanezca en consulta o utilizacin por el funcionario o autoridad,
este tendr el resguardo de los mismos y ser responsable de su
deterioro o destruccin.
4. Con el objeto de llevar un control adecuado, de la caja que se
sustraiga el expediente en prstamo se dejara una copia del acta,
hasta su devolucin.
31.2
REAPERTURA
En el caso de que un Fiscal considere necesario la reapertura de una

causa que reposa en el archivo Central, solicitar el expediente
mediante oficio al encargado del Archivo Central, el mismo que
registrar este traspaso en el Formulario de Registro de la Reapertura
(Formato No.5).
31.3
CONSULTA
La personas que son parte procesal dentro de cualquier expediente, los

investigadores o cualquier persona que tenga inters o necesidad de
informacin contenida en los expedientes que se encuentran en custodia
del Archivo Central, con fines personales, profesionales o acadmicos
podrn tener acceso a los mismos, previa la presentacin de una
solicitud por escrito donde se harn constar los nombres y dems
generales de ley del solicitante y el motivo del mismo, lo cual quedara
constancia en el formulario Registro de Consultas, (Formato No.6).
La consulta de los expedientes se realizar exclusivamente en las
dependencias del Archivo Central, no se permitir la entrada a persona no
autorizada a los depsitos donde se guarden los expedientes, quedando
esta labor reservada nicamente al personal del Archivo Central.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
La personas interesadas en obtener copias fotostticas de documentos o

del expediente del archivo, deber acreditar su inters legtimo en el
mismo, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 215 del C.P.P que se refiere a
la reserva de la informacin contenida en los expedientes. Pudiendo el
encargado del archivo conceder o negar el permiso que se pretenda,
teniendo en cuenta la naturaleza y carcter del expediente que se desea
fotocopiar.
Los expedientes o documentacin en consulta no saldrn del Archivo
Central, por razones obvias de seguridad y de conservacin.
Se prestara un servicio de atencin ininterrumpida a los usuarios y
funcionarios de 08H00 a 12H00 y de 14H00 a 17H00.
32 DE LA DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION

PROCESAL
La Direccin de Actuacin y Gestin Procesal coordinara y supervisara las
actividades de los funcionarios de las fiscalas, a fin de que se apliquen las
directrices y reglamentos sobre el manejo de expedientes y documentos;
elabora los formatos unificados de los documentos que aplicara la
institucin. Dirigir la aplicacin de la poltica de administracin de los
documentos.
De igual forma se encargara del manejo, soporte integral, efectivo y
oportuno de los archivos Centrales.
32.1
FUNCIONES
a) Elabora los formatos unificados de los documentos generados por las

Fiscalas, tendiente a la simplificacin de los tramites;
b) Propone la utilizacin de los materiales y herramientas adecuadas,
para la uniformidad y eficiencia en el manejo de expedientes; as
como de la tecnologa para la desmaterializacin de los mismos;
c) Establece los contactos y la correspondencia con personas y/o
instituciones pblicas o privadas
afines o similares al campo
funcional de la unidad;
d) Mantiene actualizado los registros, datos y estadsticas de todos y
cada uno de los archivos;

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
e) Se encarga de la organizacin, control, asesoramiento y evaluacin

de la red de Archivos Centrales del Pas, buscando modernizar y
tecnificar la conservacin y administracin de los expedientes.
f)
A efectos de asegurar el buen funcionamiento de los diferentes

archivos, organizara actividades de capacitacin tales como cursos,
talleres, seminarios, etc. Tambin asesorara en forma permanente a
los responsables del manejo de expedientes.
32.2
DE LA EVALUACIN
Una vez al ao, una comisin conformada por funcionarios de la

Direccin de Actuacin y Gestin Procesal en coordinacin con el
Analista Provincial encargado del Control de los Archivos, efectuarn una
evaluacin a los responsables del manejo de los expedientes existentes
en los Archivos Provinciales, Archivos de Fiscal y Archivo Central, con el
objeto de establecer recomendaciones y verificar el cumplimiento de la
organizacin, conservacin y custodia de los expedientes bajo las
normas establecidas en este manual; en caso de incumplimiento, la
comisin tendr la facultad de solicitar se inicien los procesos
administrativos a que tuvieren lugar en caso de omisin, destruccin o
prdida de expedientes.
33 DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES
Se define a la digitalizacin como el mecanismo
mediante el cual se realiza la conversin de
documentos en papel (expedientes) a imgenes
electrnicas por medio de un scanner, que
pueden ser almacenados en un servidor o en
otros medios como (CD, DVD, discos duros,

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FISCALIA GENERAL
cintas magnticas). Una vez almacenadas en el servidor estas pueden

ser localizadas en segundos. La seguridad en la informacin es algo que
tambin est garantizado en el Archivo digital, para lo cual la
informacin almacenada no ser factible de ser adulterada por ningn
mecanismo.
DESVENTAJAS DEL ARCHIVO EN PAPEL
Elaboracin de ndices
Gastos de almacenaje
Depuracin de expedientes
Localizacin
Prdida de tiempo en la bsqueda de expedientes
Elevados costos
Extravo de expedientes y documentos
Exceso en fotocopias
Archivos duplicados
Falta de seguridad y confiabilidad
Ecologa
Seguimiento y control de documentos.
VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIN DE EXPEDIENTES
Elimina el extravo de expedientes y documentos

Permite un rpido y fcil acceso a la informacin
Resguarda la informacin en mltiples formatos electrnicos
Controla el acceso a la informacin por niveles de seguridad
Mejora los tiempos de acceso para la bsqueda de documentos
Permite almacenar todo tipo de documentos (tamao, formato, color,
etc.)
Optimiza el espacio fsico convirtiendo pilas de papel en un simple
CD-ROM o almacenando en un servidor
Protege la informacin teniendo varios respaldos de la informacin

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FISCALIA GENERAL
Agiliza el servicio al usuario y al funcionario

Ordena de manera lgica los expedientes
Permite una fcil distribucin de documentos va Internet o intranet
Protege los expedientes contra la accin de agentes externos y
deterioro de los mismos.
Reduce costos de operacin
Incrementa la productividad
Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento
Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos
digitales
Bajo costo de almacenamiento
Elimina costos de impresin, fotocopiado de documentos
Contribuye a la conservacin del medio ambiente.
La Direccin de Actuacin y Gestin Procesal en el proceso de

modernizacin de la institucin, ha visto la necesidad de emprender
polticas de Gestin documental slidas y eficientes, con la
implementacin de un sistema de gestin documental de informacin
digitalizada, para lo cual ha iniciado el proceso de digitalizacin de
expedientes de archivo, debido a que uno de los principales factores
para iniciar este proceso es que existe gran cantidad de causas en los
depsitos de Archivo Central, a pesar que estos en su gran mayora
tienen reas adecuadas para el acopio de los expedientes, tambin es
verdad, que las mismas estn al tope de su capacidad, por tal razn se
ha empezado a implementar este sistema, para lo cual se dotar a todos
los Archivos Centrales de Scanner de alta velocidad, que permitirn
capturar imgenes estticas, para digitalizarlas y almacenarlas en los
servidores, garantizando su conservacin, es decir, este proceso
produce una imagen digital a partir de una imagen analgica, lo que
permitir un mejor acceso al expediente y mayor celeridad del proceso
de consulta. Este nuevo sistema dotara a la Institucin, de eficacia a la
hora de informar y ayudara a preservar nuestro patrimonio documental,
al tiempo de generar un importante ahorro de papel.
La seguridad en la informacin es algo que tambin est garantizado en
el Archivo Digital, se ha previsto para ello que la informacin procesada
y almacenada no sea factible de ser adulterada por ningn mecanismo,

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
habindose garantizado tambin el uso de diferentes niveles de

seguridad y el acceso a la informacin por parte de usuarios autorizados.
34 PROCESO DE DIGITALIZACION
En este proceso se deben cubrir dos fases diferentes pero
estrechamente ligadas entre s: 1. Fase de organizacin de expedientes:
Preparacin y conduccin de la digitalizacin de expedientes segn lo
dispuesto por la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal. 2. Fase
tecnolgica: Identificacin y aplicacin de un cierto nmero de reglas
directamente ligadas a la tecnologa de la digitalizacin.
1. FASE DE ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES.- Si se digitalizan los
expedientes sin una preparacin adecuada, es decir, sin orden, mtodo
y sin una descripcin precisa para recuperar la informacin, lo que se
obtendr como resultado es un caos electrnico costoso y peligroso. La
digitalizacin propiamente dicha es un asunto de segundos, pero la
preparacin de los expedientes, la puesta en marcha del proceso y el
control de calidad de los resultados requiere de tiempo. Partiendo del
costo que implica digitalizar un expediente se debe tener en cuenta que
un proceso debe estar debidamente ordenado y foliado, tener una
continuidad cronolgica entre un documento y otro. As mismo se debe
llevar un control estricto de los expedientes que se van digitalizando.
Cuando se guarde los originales que se van a conservar
permanentemente estos se depositaran en cajas adecuadas para su
conservacin. Antes de proceder a la digitalizacin, los expedientes se
deben inventariar utilizando el formulario respectivo. Si el archivo posee
un inventario de los expedientes que se quieren digitalizar, se debe
verificar antes de iniciar la digitalizacin que la descripcin hecha
corresponde a cada expediente. Una adecuada gestin documental con
la ayuda tecnolgica exige rigor en los procedimientos y, como
consecuencia, la uniformidad de criterios.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
2. FASE TECNOLOGICA.En
materia informtica se deben tener
en cuenta los siguientes aspectos: La
seleccin del sistema adecuado, los
objetivos del sistema, los estndares
tecnolgicos,
el
acceso
a
las
imgenes y a los ndices de datos, la
calidad
de
las
imgenes,
la
funcionalidad
del
sistema,
la
proteccin
de
la
informacin
digitalizada, el control del acceso, la
evolucin de las tecnologas de la
informacin. Una vez culminado el
proceso
de
digitalizacin
de
expedientes, los funcionarios que
deseen efectuar una consulta sobre
algn proceso que se encuentre en el
Archivo Central, podr acceder a este desde su propio despacho u
oficina y de manera inmediata. La informacin estar catalogada por
serie documental, Fiscala y nmero de causa, adems podr ser
revisada por varios usuarios a la vez, lo que har ms fcil el acceso a la
informacin.
La seguridad en la informacin es algo que tambin est garantizado en
el Archivo digital, para lo cual la informacin almacenada no ser
factible de ser adulterada por ningn mecanismo.
35 GLOSARIO DE TERMINOS
A efecto de que el presente manual, facilite su comprensin,
interpretacin y aplicacin, se incorporan las definiciones de mayor uso,
para que el personal que tiene a su resguardo el acervo documental,
conozca el lenguaje tcnico del manejo de los archivos.
A
Acervo: Caudal de documentos que conforman un archivo.
Acta: Documento final como resultado de una actividad especfica
donde quedan consignadas decisiones importantes. La palabra "acta"

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FISCALIA GENERAL
viene del latn y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es ms que

un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia.
Administracin de archivos.- Es un conjunto de principios, mtodos y
procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacin y
funcionamiento de los Archivos. Es funcin archivstica la gestin de
expedientes o documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o
conservacin permanente de acuerdo a su ciclo vital.
Almacenamiento
de
documentos:
Accin
de
guardar
sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y
unidades de conservacin apropiadas.
Archivstica: Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y
tcnicos de los archivos.
Archivadores: Consiste en un mdulo formado por dos o ms cajones
en donde se colocan las carpetas colgantes o las fichas, unidos al puesto
de trabajo o como unidades independientes. Su principal ventaja es la
posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la
localizacin de las carpetas.
Archivo: Se define archivo al acervo o conjunto de documentos
generados o reunidos y guardados por una persona o una entidad
pblica o privada. Los documentos que constituyen un archivo pueden
estar en cualquier medio o soporte de registro de la informacin, como
el papel, las cintas magnetofnicas o discos pticos, entre otros, que
forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo archivos audiovisuales,
flmicos, sonoros, fotogrficos o informticos. As mismo, pueden tener
diferentes fechas y formas.
Los archivos se deben conservar respetando su orden natural de
generacin de manera que sirvan de informacin y testimonio efectivo
para la persona o institucin que los produce y para los ciudadanos
interesados en ellos. Se entiende tambin por archivo al rgano o
institucin que por su naturaleza y funciones tiene a su cargo la
administracin documental y est al servicio de la informacin, de la
gestin administrativa, la cultura y la investigacin.
Archivo de Expedientes: Es el conjunto de expedientes organizados
conforme a un mtodo o mtodos que integran una fuente de

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
informacin til para la planeacin de acciones, toma de decisiones,

consulta e investigaciones.
Archivo Central: Unidad administrativa donde
se agrupan los expedientes transferidos por los
distintos archivos de la entidad, una vez
finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes
y objeto de consulta por los funcionarios y los
particulares en general.
Archivo de fiscal: Aquel en el que se renen los expedientes en
trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a
continua utilizacin y consulta.
rea de archivo: Espacio fsico que se ocupa de recibir, conservar y
custodiar los expedientes o documentos que le transfieren las distintas
Fiscalas o Unidades.
B
BINCHA: Sujetador o gancho para papeles, existen metlicas y
plsticas.
C
Cartula: Es la portada o cubierta que se pone sobre una carpeta
(expediente) en la que consta toda la informacin tendiente a su
individualizacin, dependencia, nombres del funcionario asignado a la
investigacin, etc.
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservacin (folder).
Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin, en la cual
se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo,
seccin, series y/o asuntos).
Ciclo vital de los expedientes: Sucesin de etapas en la vida de un
expediente, desde su creacin hasta su destruccin o transferencia a
archivos.

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Codificacin: Es el proceso por el cual la informacin de una fuente es

convertida en smbolos para ser comunicada. En otras palabras, es la
aplicacin de las reglas de un cdigo.
Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a
las unidades productoras de documentos y a las series respectivas y que
debe responder al sistema de clasificacin documental establecido en la
entidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o expediente con
el fin de conocer la informacin que contienen.
Copia: Reproduccin exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproduccin de un documento, expedida y
autorizada por el funcionario competente y que tendr el mismo valor
probatorio del original.
Cuerpo: Es cada una de las carpetas o legajos de cien fojas que
conforman el expediente.
Custodia de documentos: Responsabilidad jurdica que implica por
parte de la institucin archivstica la adecuada conservacin y
administracin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los
mismos.
D
Depsito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para
el almacenamiento y la conservacin de los documentos de archivo.
Depuracin: Es la tcnica de seleccin documental que consiste en
identificar y separar de los expedientes los documentos que pueden
eliminarse por su irrelevancia, los cuales no tienen valores primarios ni
secundarios (duplicados, constancias, etc.).
Descripcin documental: Es una fase del
proceso de organizacin documental que consiste
en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos
que permitan conocer, localizar y controlar las
series documentales.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en toda

transferencia documental donde se registran las series documentales
producidas y recibidas por cada unidad orgnica en cumplimiento de sus
funciones
Desglose: Desde una ptica jurdica desglosar significa retirar alguna
pieza del expediente a peticin de parte de algn documento, dejando
testimonio del mismo. (copia certificada)
Deterioro: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas,
qumicas y/o mecnicas de un material, causada por envejecimiento
natural u otros factores.
Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que
se encuentra guardada de manera analgica (Soportes: papel, video,
casetes, cinta, pelcula, microfilm y otros) en una que slo puede leerse
o interpretarse por computador.
Documento: De una forma genrica se pueden definir un documento
como informacin fijada en un soporte. Esta definicin, aunque muy
general, incluye los dos elementos constitutivos de cualquier
documento: uno interno, la informacin, el contenido del documento, y
el otro, el soporte, el medio por el que se transmite y fija ese contenido.
Lo constituye la informacin inscrita en cualquier medio material (papel,
cintas magnticas, entre otros) y forma (imgenes, texto, diagramas,
dibujos, figuras). Un documento lo es tanto un acta como un gravado,
una carta, un mapa o un mensaje electrnico, con independencia de su
lenguaje y soporte material.
Cuando los documentos se usan habitualmente con fines administrativos
y legales se denominan activos y cuanto han dejado de emplearse con
stos fines se conocen como inactivos, lo cual en modo alguno
significa que dejen de ser tiles, dado que la necesidad de un
documento para la gestin disminuye con el tiempo una vez ha cumplido
su trmite, sin embargo por sus caractersticas y valores adquiere
importancia para otros usuarios, como los investigadores.
Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida
por una entidad o persona en razn de sus actividades o funciones, que
tienen valor administrativo o legal, cientfico, histrico, cultural y debe
ser objeto de conservacin.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin

generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos,
que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivsticos.
Documento Activo:
administrativos.
Es aquel utilizado habitualmente con fines
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al

concluir sus valores primarios.
Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los
rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
Duplicado. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el
primero. Puede ser simple o autenticado.
E
Eliminacin: Consiste en apartar para dar de baja, con las debidas
formalidades, los expedientes o documentos de asuntos concluidos, sin
perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Estantera: Mueble con entrepaos para almacenar documentos en sus
respectivas unidades de conservacin. Permiten el acceso directo a los
documentos o expedientes tanto visual como manualmente.
Evaluacin: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de
eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos
destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la
determinacin de las posibles desviaciones y la adopcin de medidas
correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas
presupuestadas.
Expediente: Conjunto de documentos, actas, informes, diligencias
producidas por los sujetos intervinientes en el proceso y dems
actuaciones procesales realizadas en la investigacin, organizadas y
agrupados bajo un mismo nmero, ordenados secuencialmente,

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
debidamente foliadas y provistas de una caratula destinada a su

individualizacin.
F
Folio: Se define como la hoja de libro, cuaderno o expediente, al que
corresponden dos pginas. La hoja o folio se divide en dos caras: folio
recto o primera cara (anterior) y a la cual se aplica exclusivamente la
numeracin, y folio verso o vuelto (posterior) o segunda cara, que no se
numera. Si el expediente contiene documentos que por su tamao se
encuentren doblados, como planos, a stos se asigna un solo nmero de
folio. Los folios que no contengan informacin en ninguna de sus caras,
es decir completamente en blanco y que estn sueltos deben extraerse
del expediente. Los que estn cosidos o adheridos al legajo, no deben
separarse ni foliarse.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Foliacin: La foliacin es el procedimiento por el cual se numeran los
documentos que componen un expediente organizado de acuerdo con el
orden original (cronolgico) con el fin de facilitar su control, consulta,
ordenacin y transferencia. El expediente se debe numerar de (1 Uno)
en adelante, en nmeros y letras en la esquina superior derecha de la
hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
Fondo documental.- Conjunto total de documentos o archivos reunidos
por una institucin en el ejercicio de sus actividades y funciones.
Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivstico que comprenden desde la elaboracin del
documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
G
Gavetas: Cajn corredizo de un mueble.
Gestin documental: La gestin documental comprende el conjunto
de actividades tanto administrativas como tcnicas, orientadas al
eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin
que la entidad genera o recibe, en desarrollo de su misin y funciones,
desde el momento en el que se origina para efectos de trmite de algn
asunto hasta su destino final (conservacin, eliminacin o seleccin y

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
reproduccin), todo esto con el fin de facilitar la consulta, uso y

conservacin de los documentos de archivo.
Grapa: Pinza de metal cuyos extremos se incrustan para unir papeles o
sujetarlos, (engrapar) accin de sujetar papeles con grapas.
I
Inventario: Registro que sirve para indicar la cantidad de los
expedientes o documentos que existen en un archivo. Los inventarios
tambin se utilizan en los archivos de fiscal para realizar las
transferencias al Archivo Central, facilitando al funcionario responsable
del archivo su entrega oportuna y organizada. Los inventarios son
obligatorios para los funcionarios cuando estos se desvinculan de sus
funciones titulares, con ello se asegura el control de los expedientes en
las diferentes fases del archivo.
Inventario documental: El inventario documental es el instrumento
archivstico que siguiendo la organizacin de las series documentales
describe de manera sistemtica y detallada de las unidades
documentales de un fondo. Los inventarios pueden ser esquemticos,
generales, analticos o preliminares. Constituyen una herramienta
fundamental para acceder a la informacin del archivo de una Entidad,
son de rpida y fcil elaboracin y dan cuenta de la totalidad del archivo
en sus aspectos esenciales: fuentes documentales, unidades de
conservacin, nmero de folios, soporte documental, elementos del
expediente, ubicacin de los expedientes en el depsito de archivo,
nmero total de unidades documentales de una serie, una dependencia
o un asunto y estado de conservacin de los documentos.
Los
inventarios se utilizan en los archivos de gestin para realizar las
transferencias al Archivo Central.
L
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulacin.
M
Manual de archivo: Instrumento que seala los lineamientos
administrativos y tcnicos que regulan la funcin archivstica en una
entidad.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
Microfilmacin: Tcnica que permite registrar fotogrficamente

documentos como pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.
N
Normalizacin archivstica: Actividad colectiva encaminada a unificar
criterios en la aplicacin de la prctica archivstica.
O
Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos o
expedientes dentro de las respectivas series en el orden previamente
acordado.
Organizacin de archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada
en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.
Organizacin documental.- Junto con el organismo nacen los
archivos. "Donde quiera que comenz a
gestarse una organizacin administrativa, sta
trajo consigo la creacin de documentos y el
archivo los recogi".
La organizacin de documentos archivsticos,
consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones o procedimientos orientados a la clasificacin, la ordenacin y
la signatura o codificacin de los documentos, teniendo en cuenta los
principios
de
procedencia
y
de
orden
original.
Es la forma como se disponen los documentos para su localizacin y
recuperacin inmediata de la informacin.
La Organizacin Documental comprende: La Clasificacin, el
Ordenamiento
y
la
Signatura
En la clasificacin se identificarn las series documentales y se
establecern
criterios
uniformes.
Entindase por serie documental al conjunto de documentos que tienen
caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados

como unidad.
El ordenamiento de las series documentales se efectuar aplicando el
sistema ms conveniente para la institucin (numrico, cronolgico,
alfabtico o una combinacin de ellos).
Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser
copia.
P
Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su
valor sustantivo, histrico o cultural.
Pestaa: Proyeccin que sobre sale de los bordes superiores de las
carpetas.
R
Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y
control que una institucin debe realizar para la admisin de los
documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el
ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada, de
documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas
naturales.
S
Seccin documental.- Conjunto de documentos procedente de una
unidad orgnica o divisin administrativa importante, que tiene una
estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las
series documentales.
Seleccin documental: Disposicin final sealada en las tablas de
retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central
con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
representativo para su conservacin permanente. sense tambin

depuracin y expurgo.
Serie documental.- Est constituida por los documentos producidos o
recibidos de una oficina o unidad orgnica en cumplimiento en sus
funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un
mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados,
transferidos o eliminados como unidad.
Signacin.- Signar un documento es un procedimiento en la que se
determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las
secciones (unidades orgnicas) y las series documentales. La Signatura
consiste en asignar smbolos particulares a los documentos para su
identificacin. Dichos smbolos reemplazan a los nombres o ttulos,
representndolos, lo que permite su inmediata localizacin.
El cdigo se estructura en base a letras, nmeros o la combinacin de
ambos. De esta manera se tiene una identificacin alfabtica, numrica
o alfa-numrica.
Soporte: Material fsico, contenedor o portador en el que se registra
informacin (es decir, papel, pelcula, cinta magntica).
T
Transferencia documental: Remisin de los expedientes del archivo
de Fiscal al Archivo Central.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una
actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categora diplomtica.
U.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de
documentos de tal forma que garantice su preservacin e identificacin.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las

carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de
identificacin y caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando
est constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen varios, formando un expediente.
V
Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de
informacin.
Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y
obligaciones legales, regulados por el derecho comn y que sirven de
testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos
documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural,
deben conservarse en un archivo.
Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan
los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
36 ANEXOS
Los anexos constituyen una seccin adicional al manual de trabajo. Su
finalidad es proporcionar los formatos y documentos que utilizaran los
responsables de los Archivos y dems funcionarios.
A continuacin anexamos los formatos ms utilizados en cada fase del
archivo, a fin de que conforme a las necesidades se cambie el texto y se
los utilice para facilitar la visualizacin del contenido de las cajas o
biblioratos, lo cual permitir ubicar lo requerido sin que se deba mover
de las estanteras el paquete completo, sino una vez que se tenga la
seguridad de que se encuentra en una u otra caja.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
FORMATO No 1 (IDENTIFICACION DE
BIBLIORATO)
FISCALIA
(PROVINCIA)
FONDO DOCUMENTAL
NOTICIAS DE
DELITO
SERIE DOCUMENTAL
FISCALIA
ESPECIALIZADA
DE
FISCALIA No
..
CANTN ()
AO 2.00
CARPETA NO
1
SECCIN DOCUMENTAL

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
FORMATO No 2 (IDENTIFICACION DE CAJA DE

ARCHIVO)
FGE- DPICHINCHA
UNIDAD:
ARCHIVO
CENTRAL DE
PICHINCHA
CONTENIDO:
Sentencia
Serie:
De:
AO CAJA
:
:
001
A:
2045
2.00
3
No 2
OBSERVACIONES: .

DEL ESTADO
condenatoria.
FISCALIA GENERAL
FORMATO No 3 (PRESTAMO DE DOCUMENTOS)
FISCALIA
DE
PRESTAMO DE DOCUMENTOS
ARCHIVO CENTRAL

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
Fecha:
A:
.
Nombre de la persona que retira
Unidad Administrativa
Telfono No
Descripcin
de
documentos:
Firma del Solicitante

Fecha
de
..
Devolucin:
Nota: Se recomienda buen trato y pronta devolucin de los

Documentos.
FORMATO No. 4 (REGISTRO DE TRANSFERENCIA

DE ARCHIVOS)

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA FISCALA GENERAL DEL

ESTADO
REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
PROVINCIA:
CANTN:
FISCALIA / UNIDAD:
SECRETARIO/A:
SERIE DOCUMENTAL:
AO:
TRANSFIERE DE ARCHIVO DE
FISCAL
TRANSFIERE AL ARCHIVO CENTRAL
ENTREGADO POR:
FECHA:
RECIBIDO POR:
HOJA No:
N
EXPEDIENTE
DENUNCIANTE
DELITO
N
FOJAS
N
JUZGAD
O
N
JUICIO
N
TRIBUN
AL
ESTADO
DE LA
CAUSA
OBSERVACIONES:
..
FIRMA DE ENTREGA
FIRMA DE RECEPCIN
AREA DE USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL

HOJA No.
AO.

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
FORMATO No. 5 (REGISTRO DE REAPERTURA DE

CAUSA)

ESTADO
REGISTRO DE LA REAPERTURA DE CAUSA
PROVINCIA:
CANTN:
FECHA:
HORA:
FISCAL QUE SOLICITA / UNIDAD:
SERIE DOCUMENTAL:
DELITO:
OFENDIDO:
IMPUTADO:
No de expediente
No de fojas
No. Juzgado
No. Juicio
No. Estantera
No de Caja
No. Bibliorato
No. Oficio /
Solicitud
Entregado por:
Recibido por:
Cargo:
Cargo:
FIRMA DE ENTREGA
FIRMA DE RECEPCIN

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
AREA DE USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL

HOJA No.
AO.
FORMATO No. 6 (REGISTRO DE CONSULTAS)

ESTADO
REGISTRO DE CONSULTAS
FECHA:
No
HOJA No:
Nombres y
Apellidos
No. de
Expedien
te
Serie
Documenta
l
No.
Fojas
Firma
Observacio
nes

DEL ESTADO
Encargado de Archivo Central
37
FISCALIA GENERAL
Fecha:
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.
CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL ECUATORIANO. Corporacin de

Estudios y Publicaciones, actualizado a Julio 2010.
ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE EDUCACION. Conceptos

bsicos de Archivstica. Lima Per.
HEREDIA HERRERA, Mara A., "Archivstica General". Teora y prctica.

Sevilla, 1991.
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS

ADMINISTRATIVOS. Quito-Ecuador. 2005
INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE

GESTION. Direccin Ejecutiva de Administracin Judicial. BogotColombia. 2005.
MANUAL DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE OFICINA. Universidad

de Alicante. 2003
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Universidad
Pontificia Bolivariana. Departamento Administracin de Documentos. 2006
MANUAL DE PROCEDDIMIENTOS OPERACIONALES PARA EL RECIBO,

CONTROL Y SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL.
Universidad de Puerto Rico de Humacao. Decanato de Administracin.
2008
MANUAL DE ARCHIVO DE GESTIN O ARCHIVO DE OFICINA.

Universidad del Pas Vasco. 2006

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
NORMAS BASICAS DE ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE

OFICINA O GESTION DE LA UCA.
NORMAS PARA EL USO DE LOS SERVICIOS. Archivo Central de la

Universidad de la Rioja.
REGLAMENTO DE ARCHIVO DE PROCESOS DE LA FISCALIA.

Resolucin 1798-2006. Colombia
REGLAMENTO DEL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE CADIZ.

Andaluca-Espaa. 2002
REGLAMENTO A LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. 1983

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
HOJA DE CAMBIOS MENORES

Descripcin general de
cambios realizados
Fecha de cambio
Numeral 1
Se agrega al documento
definicin de Archivo.
la
Mayo 2011
Numeral 5
Se suprime en el texto: rea de

Documentacin Procesal; por:
Jefatura de Gestin de la
Informacin y Estudios
Mayo 2011
Numeral 5
Se
aumenta
Direccin
Actuacin y Gestin Procesal
de
Mayo 2011
Numeral 9.5 literal a)
Se agrega en el texto: Caratulas:

Todo
expediente
tiene
una
tapa
Mayo 2011
Numeral 12
Se cambia el texto y se agrega:

Archivo
del
Fiscal
General,
Archivo de Fiscal Provincial,
Archivo de Fiscal y Archivo
Central.
Mayo 2011
Numeral 15
Se
agrega
al
texto
el
procedimiento en la Fiscala
Especializada de Transito.
Mayo 2011
Numeral 16
Se
agrega
al
texto
el
procedimiento en la Unidad de
Actuaciones Administrativas.
Mayo 2011
Numeral 23
Se cambia el texto
por el
siguiente: De la Direccin de
Actuacin
y
Gestin
Procesal
Mayo 2011
Numeral 22 y 22.1
Se suprime el texto: Proyecto de
Mayo 2011

DEL ESTADO
FISCALIA GENERAL
eliminacin de expedientes y su
procedimiento
Glosario de trminos
Se agreg la definicin: Archivo

de expedientes, Bincha,
Documento Activo, foliar,
gavetas, grapa, inventario
documental, Patrimonio
documental, trasferencia
documental,
Mayo 2011
Glosario de trminos
Se agrega el texto que

comprende la definicin de
Documento
Mayo 2011
Anexos
Se suprime los formatos de

Registro y Acta de Eliminacin
fsica de expedientes.
Mayo 2011

Manual de Procedimiento y Control Organizacion de Expedientes

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2011

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ORGANOS DE DIRECCION ...............................................................15

MOBILIARIO DEL ARCHIVO ............................................................15

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO ........................................................19

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE FISCALIAS (SINAF) ..........21

ESTRUCTURA DEL SINAF...............................................................21

ARCHIVO DEL FISCAL GENERAL....................................................22

ARCHIVO DEL FISCAL PROVINCIAL ................................................22

ARCHIVO DEL FISCAL.....................................................................22

FUNCIONES DEL SECRETARIO DE FISCAL .....................................23

FUNCIONES DEL ASISTENTE DE FISCAL .....................................24

CLASIFICACION DEL ARCHIVO DE FISCAL ..................................25

PROCEDIMIENTO EN F. ADOLESCENTES INFRACTORES. ............27

PROCEDIMIENTO EN LA FISCALIA ESPECIALIZADA DE TRANSITO

Sistema de Gestin Documental

PROCEDIMIENTO EN LA UNIDAD DE ACT. ADMINISTRATIVAS . . .28

TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO CENTRAL .......28

ARCHIVO CENTRAL .....................................................................30

FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO CENTRAL ............31

INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD EN EL ARCHIVO CENTRAL ......32

QU DEBE UTILIZAR EL PERSONAL DE ARCHIVO CENTRAL .......33

CONDICIONES AMBIENTALES DEL ARCHIVO CENTRAL ..............33

PROCESO INTERMEDIO EN EL ARCHIVO CENTRAL.- .....................36

CODIFICACION DE ESTANTERIAS ...................................................38

SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO CENTRAL ........................38

DE LA DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION PROCESAL .........40

DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES ................................................42

PROCESO DE DIGITALIZACION .......................................................43

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