Unidad 3.

Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional

Descripcin: Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la

unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano,
misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.
CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:
Coordinador de Gestin Documental
Lder de Compras
MEMORANDO
FECHA: Septiembre 15 de 2015
DE:
GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL y LIDER DE COMPRAS
REF: AUDITORIA PROCESO DE COMPRAS
La Gerencia de Calidad realizar Auditoria Interna de Observacin al proceso de
la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se estn aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y
accin de las COMRAS, al suministrar materiales, insumos y servicios, dentro
de los estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia
del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de
calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de
calidad implementado en la empresa.

La visita ser realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser
atendida por el Coordinador de Gestin Documental, el Lder de Compras, el 30
de septiembre del presente ao a las 8:00 a.m. con una duracin de 6 horas, en
las instalaciones de la empresa
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de septiembre prximo.
Atentamente,
Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA
Gerencia de Calidad
Representante de
Calidad:
Auditor Lder:
Equipo Auditor:
SECTOR

COMPRAS

Objetivo.

Determinacin del grado de conformidad del sistema de

gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008
Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para lograr los objetivos especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin de calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las COMPRAS dentro de los
estndares establecidos como modelo, al suministrar
materiales, insumos y servicios.

 Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad

implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
.Suministrar oportunamente los repuestos y/o insumos
necesarios para mantener el buen funcionamiento de los
equipos y herramientas de trabajo.
Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
ISO 9001/2008
Criterio
SGC de Formatos y Registros
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
Metodologa
alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Septiembre prximo.
Evaluacin de proveedores
Volumen de compra:
Indicadores
Compras generadas
Ventas totales
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO

FIRMA

Representante de Calidad
Auditor Lder
Equipo Auditor
Equipo Auditor
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en idioma
Espaol.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail xxxxxxx Cualquier duda comunicarse
al celualr: xxxxxx. Durante la auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

Documento revisado

1
Manual de Calidad
2

4
5

Observaciones del documento

Procedimiento
de
Compras
para
garantizar la integridad, autenticidad,
fidelidad y confidencialidad de la
informacin.

Horario de apertura del servicio.

Sealizacin y exhibicin del proceso a
auditar
en
lugar
visible.
Procedimientos
Tiempos de atencin paso a paso
dentro
del
proceso.

Registro
de
cada
servicio
con
Instrucciones de trabajo paso a
observaciones
y/o
hallazgos
paso
Procedimiento de de Compras.

Procedimiento
de
entrega
y
Formatos y registros.
transferencia compras, de insumos y
respuestos.

Se comentan los hallazgos

Documentacin completa
encontrados al Coordinador de Gestin
Documental.

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin queusardurante la auditora.
El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de direccin y a la alta
gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestin de los riesgos y el control.
Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estndares de
comunicacin y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama
amplia de partes interesadas a desarrollar.
d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora(ejemplo:
lista de Chequeo).
Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y
escritas.

LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin:
Manual de Calidad
Procedimientos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Formatos y registros
Documentacin completa
Horario de apertura del servicio
Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.
Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso.

SI
X
X
X
X
X
X
X
X
X

NO

e. Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha: Fecha: 30 de Septiembre de 2015
Proceso auditado: compras
N

1
2

Evidencia de
auditora

Evaluacin
proveedores
incompletos

Auditor(es):
Auditado(s): Lider de Compras

Criterios de la
auditora

de

Nueva
capacitacin

Hallazgos de la
auditora

Falta evaluacin de
algunos proveedores

En
algunos
proveedores no se
Formato
de
tiene en cuenta el
Cap. Compras y
Inspeccion, Manual
formato
de
logstica
de procedimientos
inspeccion para el
recibo de mercanca
en el procedimiento
Falta la reevaluacion
Reevaluacin del Cap. Compras y del proveedor ya que
proeveedor
logstica
no esta la evaluacion
primera.
OBSERVACIONES

C NCM

NCm

La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No

conformidades encontradas.
C: Conformidad NCM: No Conformidad MayorNCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

INFORME AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

ACTIVIDADES
DESARROLLADAS

ASPECTOS
RELEVANTES

ASPECTOS POR
MEJORAR

Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz

del Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con los
requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de
auditora, el da 30 de Septiembre de 2015 en las
instalaciones
de
la
empresa,
Verificacin de la capacidad de la organizacin para
cumplir
aspectos
reglamentarios
Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron
cuatro (3) no conformidades relacionadas con el
procedimiento de compras. La empresa present las
acciones correctivas para dar respuesta a las No
conformidades encontradas.
El liderazgo del Lider de Compras, por interiorizar en todo
el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la
coordinacin y participacin activa en el desarrollo de los
procesos
del
sistema.
El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por
interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestin
de calidad bajo parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a
travs de la coordinacin y participacin activa en el
desarrollo
de
los
procesos
del
sistema.
Se destaca el compromiso del personal del rea, quienes
se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de
productividad y eficiencia para el logro de los objetivos
propuestos.
La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de
Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin
de los procesos, realizadas a partir del anlisis de los
resultados de los indicadores de seguimiento y medicin,
con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar
la gestin de los procesos por el personal responsable.

 La planificacin de los cambios que puedan afectar la

integridad del Sistema de Gestin de la Calidad,
considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la
reglamentacin aplicable al objeto del negocio de la
empresa.
La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de
RESPONSABILIDAD
plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de
DE LA DIRECCION
los objetivos previstos, respecto tanto a la prevencin de los
problemas como a la eliminacin de sus causas. La
metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de
plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de
los objetivos previstos, respecto tanto a la prevencin de los
problemas como a la eliminacin de sus causas.
La empresa cuenta con personal calificado para la
realizacin de auditoras internas de calidad. Para cada
auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se
registran los hallazgos, se analizan las causas de las No
conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y
CONFIABILIDAD DE
seguimiento del cumplimiento de las actividades
LA AUDITORIA
relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal.
INTERNA
En la planificacin y realizacin de las auditoras es
importante asegurar que se cubren todos los procesos del
Sistema de Gestin de la Calidad y se evale con la
profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno
de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los
diferentes procesos.
Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la
RESULTADO DEL
empresa para eliminar las causas de 3 No conformidades
SEGUIMIENTO DE
pendientes, de 5 que haban sido detectadas en la auditora
LAS ACCIONES
anterior.
CORRECTIVAS DE LA Los planes de accin implicaron revisin de aspectos
AUDITORA
especficos en algunos procedimientos y capacitacin y
ANTERIOR.
sensibilizacin al personal, principalmente del equipo de
funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas.
Fecha de ejecucin:
30 de Septiembre de 2014
Reunin de apertura:
Archivo Central
Lugar: 8:00 a.m.
Reunin de cierre:
Archivo Central
Lugar: 3:00 p.m.

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).
REUNION DE CIERRE
Gerencia de Calidad

Fecha: Septiembre 30 de 2015

Representante de
Calidad:
Auditor Lder:
Equipo Auditor:
SECTOR

Objetivo.

Alcance:
Criterio

Determinacin del grado de conformidad del sistema de

gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008
Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para lograr los objetivos especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin de calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las COMPRAS dentro de los
estndares establecidos como modelo, al suministrar
materiales, insumos y servicios.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
.Suministrar oportunamente los repuestos y/o insumos
necesarios para mantener el buen funcionamiento de los
equipos y herramientas de trabajo.
Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
ISO 9001/2008
SGC de Formatos y Registros

Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC

empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
Metodologa
alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Septiembre prximo.
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO

FIRMA

Representante de Calidad
Auditor Lder
Equipo Auditor
Equipo Auditor
OBSERVACIONES: La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta
a las No conformidades encontradas.
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisin
de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organizacin.
Auditora interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o
incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los procesos que
la conforman
La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para
obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con una frecuencia
adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos, garantizando as
la calidad de la labor que desempea en su campo econmico.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3/Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.

No olvide realizar elaporte al foro temtico, la actividad interactivay la evaluacin

de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades/ Actividades
unidad 3.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin deverificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de
observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un
proceso de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y
obtencin de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.