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Normas para la Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas

de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes
Descentralizados
(Gaceta Oficial N 40.492 del 8 de septiembre de 2014)
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
204 Y 155
Caracas, 20 de Agosto de 2014
RESOLUCIN
N 01-00-000167
ADELINA GONZLEZ
Contralora General de la Repblica (E)
En ejercicio de la atribucin que le confieren los artculos 3, 51 y 55 de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del sistema Nacional de Control Fiscal, dicta las siguientes:
NORMAS PARA LA FORMACIN, PARTICIPACIN RENDICIN, EXAMEN Y CALIFICACIN
DE LAS CUENTAS DE LOS RGANOS DEL PODER PBLICO NACIONAL, ESTADAL,
DISTRITAL, MUNICIPAL Y SUS ENTES DESCENTRALIZADOS
Captulo I
Disposiciones Generales
Artculo 1
Objeto:
Las presentes Normas tienen por objeto regular la formacin, participacin, rendicin, examen,
calificacin y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de los rganos a los que incumbe el
ejercicio del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados.
Artculo 2
mbito subjetivo de aplicacin
Estn sujetos a las presentes Normas, los rganos y entes a que se refieren los numerales 1 al 11
del artculo 9 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional
de Control Fiscal.
Artculo 3
Definiciones
A los fines de estas Normas se entiende por:
Calificacin: Declaracin, mediante la cual el rgano de control fiscal que realiz el examen de la
cuenta la califica conforme u objetada.
Cuenta: Conjunto de libros, registros, comprobantes, estados financieros y dems documentos
que demuestren formal y materialmente los actos de administracin, manejo o custodia de los
recursos en un ejercicio econmico financiero o perodo determinado, segn corresponda, as
como la informacin sobre la programacin de las metas y objetivos a alcanzar y los resultados de
su ejecucin.
Cuentadante: Responsable de la administracin, manejo o custodia de recursos de los rganos y
entes a que se refiere el artculo 2 de las presentes Normas.

Examen de Cuenta: Consiste en comprobar la legalidad, sinceridad,


operaciones realizadas por los cuentadantes de los rganos y entes a
numerales 1 al 11 del artculo 9 de la Ley Orgnica de la Contralora General
Sistema Nacional de Control Fiscal, mediante la revisin y anlisis
correspondientes a la cuenta.

y exactitud de las
que se refieren los
de la Repblica y del
de los documentos

Formacin: Consiste en organizar los soportes correspondientes a la cuenta, a los fines de su


examen.
Fenecimiento: Pronunciamiento efectuado por el rgano de control fiscal correspondiente, con
motivo de la calificacin conforme de las operaciones y de los resultados de la planificacin,
programacin y ejecucin, vinculados con la cuenta.
Participacin: Acto mediante el cual, el cuentadante notifica al rgano de control fiscal
correspondiente, que la cuenta se encuentra formada y lista para su examen.
Recursos: Comprenden los ingresos, fondos y bienes pblicos que administra, maneja o custodia
el cuentadante.
Rendicin de Cuenta: Obligacin que tiene el cuentadante de demostrar formal y materialmente,
a travs de libros, registros, comprobantes, estados financieros y dems documentos, la correccin
de la administracin, manejo o custodia de los recursos; as como la presentacin de los resultados
de la planificacin, programacin y ejecucin vinculados con la cuenta.
Artculo 4
rganos de Control Fiscal competentes para realizar el examen de las cuentas
A los fines de estas normas son rganos competentes para realizar el examen de las cuentas y
dems actuaciones derivadas del mismo, la Contralora General de la Repblica, las Contraloras
de los Estados, de los Distritos, Distritos Metropolitanos y de los Municipios, la Contralora General
de la Fuerza Armada Nacional y las Unidades de Auditora Interna de los rganos y entes a que se
refieren los numerales 1 al 11 del artculo 9 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control fiscal.
Artculo 5.
Atribuciones de los titulares de los rganos de control fiscal
Corresponde a los titulares de los rganos de control fiscal mencionados en el artculo 4 de las
presentes Normas:
1).Recibir y contestar la Participacin efectuada por el cuentadante de haber formado la cuenta.
2).Informar por escrito al cuentadante acerca de la oportunidad en que se realizar el examen de la
cuenta.
3).Designar a los funcionarios que examinarn la cuenta.
4).Suscribir el informe correspondiente a los resultados del examen de la cuenta.
5).Calificar la cuenta y declarar o no su fenecimiento.
Artculo 6.
Examen de la cuenta por la Contralora General de la Repblica.
La Contralora General de la Repblica, podr asumir en cualquier momento, el examen de las
cuentas de los rganos y entes sujetos a las presentes Normas. La decisin se notificar al
cuentadante y al titular del rgano de control fiscal a quin corresponda realizar el examen de la
cuenta.

Artculo 7.
Resguardo de los documentos.
Los libros, registros, comprobantes, estados financieros y dems documentos que sustenten la
cuenta, debern resguardarse en la dependencia a que pertenece la cuenta objeto de examen y
quedarn a disposicin de los rganos de control fiscal mencionados en el artculo 4 de estas
Normas. La Contralora General de la Repblica, los podr solicitar, examinar, evaluar o consultar
en cualquier momento.
Artculo 8.
De los gastos de seguridad y defensa del Estado
El examen de la cuenta de gastos destinados a la seguridad y defensa del estado, corresponder
exclusivamente a la Contralora General de la Repblica.
Artculo 9.
Sujecin del examen de la cuenta a las Normas Generales de Auditora de Estado
El examen de la cuenta deber ajustarse, en cuanto sea aplicable, a las Normas Generales de
Auditora de Estado dictadas por la Contralora General de la Repblica.
Artculo 10.
Planificacin anual del examen de las cuentas.
El examen de las cuentas estar sujeto a una planificacin anual que deber considerar como
mnimo, la naturaleza de las operaciones que las conforman, el monto de los recursos manejados,
la ubicacin geogrfica de las dependencias objeto de examen y las observaciones contenidas en
informes anteriores, a los fines de estimar los recursos humanos, financieros, y tiempo requerido
para el examen.
Captulo II
De la formacin y participacin de la cuenta
Artculo 12.
Formacin de la cuenta
A los fines de la formacin de la cuenta, los cuentadantes mantendrn organizados, enumerados y
clasificados, los libros, registros, comprobantes, estados financieros y dems documentos que
demuestren las transacciones realizadas, de acuerdo con las instrucciones contenidas en los
sistemas de contabilidad vigentes.
Artculo 13.
Participacin de la cuenta formada.
El cuentadante participar por escrito al rgano de control fiscal correspondiente que la cuenta se
encuentra formada y lista para su examen, dentro de los noventa (90) das continuos a su cierre.
Artculo 14.
Cese del cuentadante antes del cierre de la cuenta
En caso que el cuentadante cesare en sus funciones antes de la oportunidad fijada para el cierre
de la cuenta, previo a la separacin del cargo, deber consignar al sustituto un corte de los
movimientos habidos en la cuenta hasta la fecha del cese, el cual deber anexar al acta de entrega
de la respectiva Unidad. Una vez suscrita el acta en referencia, se remitir copia con sus anexos
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes, al rgano de control fiscal correspondiente.
Artculo 15.
Formacin de la cuenta por personas distintas al cuentadante
Cuando por cualquier causa el cuentadante no rinda la cuenta, el titular del rgano de control fiscal
correspondiente ordenar la formacin de la misma a los funcionarios o empleados de la respectiva
dependencia administrativa.
Captulo III

De la rendicin y examen de la cuenta


Artculo 16.
Rendicin de la cuenta
Efectuada la participacin prevista en el artculo 13 de las presentes Normas, el rgano de control
fiscal correspondiente, dentro de los sesenta (60) das hbiles siguientes, proceder a realizar la
revisin preliminar de la cuenta para verificar su correcta formacin, en cuyo caso, emitir
constancia de su recepcin, con lo cual se considerara rendida. Cuando se detecten deficiencias
en su formacin, se levantar un acta para dejar constancia de dichas circunstancias y se fijar un
lapso, que no exceder de veinte (20) das hbiles, contados a partir de la fecha de suscripcin de
la misma, para que stas sean subsanadas,
Rendida la cuenta, el funcionario designado para la verificacin estampar en los documentos y
comprobantes, un sello que indicar que estos forman parte de la cuenta objeto de examen.
Artculo 17.
Verificacin de la correcta formacin de la cuenta
A los fines de la revisin preliminar a que alude el artculo anterior, el funcionario designado deber
constatar lo siguiente:
1)- El cumplimiento de las instrucciones contenidas en los sistemas de contabilidad vigentes en
materia de formacin de la cuenta.
2)- Estado fsico de los documentos que conforman la cuenta.
3)- Los cambios de cuentadantes durante el ejercicio econmico financiero o perodo de la cuenta,
si es el caso.
4)-Cualquier otro aspecto, vinculado con la formacin de la cuenta, necesario para establecer que
la misma se encuentra lista para el examen.
Artculo 18.
Designacin de los funcionarios para examinar la cuenta
El titular del rgano de control fiscal correspondiente designar por escrito a los funcionarios
competentes para practicar el examen de la cuenta.
La designacin deber contener lo siguiente:
1)- Identificacin de los funcionarios a quienes corresponder supervisar, coordinar y realizar el
examen de la cuenta.
2)- Ubicacin administrativa detallada de la dependencia donde se realizar el examen.
3)- Perodo a examinar.
4)- Orientaciones generales y particulares para el trabajo.
5)- Tiempo estimado para la ejecucin del examen.
Artculo 19.
Comunicacin a la dependencia objeto de examen
El rgano de control fiscal correspondiente mediante comunicacin dirigida a la dependencia objeto
de examen, le indicar lo relativo al alcance del examen; los funcionarios designados para
realizarlo y solicitar la colaboracin que fuere necesaria.

Artculo 20.
Oportunidad para el examen
En atencin al principio de la oportunidad del control, el examen de la cuenta deber iniciarse
dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de emisin de la constancia a que se refiere el
artculo 16 de las presentes normas.
Artculo 21.
Actuaciones de control para el examen de la cuenta
Para realizar el examen de la cuenta en los rganos y entes a que se refieren los numerales 1 al 11
del artculo 9 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, se realizarn las actuaciones de control necesarias en el marco de los artculos
41 y 46 de la citada Ley, segn corresponda.
Artculo 22.
Objeto del examen de la cuenta
1)- comprobar la exactitud, sinceridad y correccin de las operaciones en la administracin, manejo
o custodia de los recursos, as como la existencia del soporte documental.
2)- Determinar si se han cumplido las disposiciones constitucionales, legales y sublegales
correspondientes, incluido el plan de la organizacin, las polticas, normas as como los mtodos y
procedimientos de control interno.
3)- Determinar si se han cumplido las metas y objetivos vinculados a la cuenta.
4)- Determinar los errores u omisiones que pudieren existir en dichas cuentas.
5) Calificar la cuenta y declarar o no su fenecimiento.
6)- Determinar si los estados financieros, contables y presupuestarios presentan la informacin de
conformidad con las normas y principios de general aceptacin aplicables segn corresponda.
Artculo 23.
Seleccin de la muestra a examinar
El examen de los comprobantes se har con base en una muestra representativa de la cuenta
rendida, la cual se seleccionar conforme a mtodos y tcnicas estadsticas aplicables a tales
fines, considerando el nmero de operaciones de la cuenta, el monto o valor de esas operaciones,
relevancia de las operaciones para la gestin del cuentadante, solicitudes de investigacin o
denuncias durante el perodo a evaluar y antecedentes sobre el funcionamiento de la dependencia
segn informes anteriores.
Artculo 24
Sello que debe estamparse en los documentos
En los comprobantes y documentos que conformen la muestra seleccionada a los fines del examen
de la cuenta, deber estamparse un sello que denote tal condicin y el nombre y apellido del
funcionario designado por el rgano de control fiscal correspondiente, quien los firmara.
Artculo 25.
Deteccin de presuntas irregularidades
Cuando el examen de la muestra seleccionada arroje resultados que hagan presumir la existencia
de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal, daos al patrimonio
pblico, as como la procedencia de acciones fiscales, se examinar exhaustivamente el rubro en
el cual se hubieren detectado las irregularidades y de ser necesario, se ampliar el tamao de la
muestra a otros rubros.
Artculo 26
Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo constituirn el respaldo del informe del examen de la cuenta, y debern
contener las evidencias de los hallazgos y las observaciones; as como los anlisis, comprobantes,
verificaciones e interpretaciones que los sustentan.
Artculo 27
Examen de la cuenta en caso de fallecimiento del cuentadante
Cuando la rendicin de la cuenta se haga por funcionarios o empleados distintos del obligado, por
fallecimiento del cuentadante, el rgano de control fiscal correspondiente notificar a sus herederos
y garantes la oportunidad en que proceder a realizar el examen de la cuenta as como los
resultados obtenidos.
Captulo IV
De la Calificacin y Fenecimiento de la Cuenta
Artculo 28.
Calificacin de la cuenta
El resultado del examen de la cuenta se reflejar en un Informe Definitivo en el que se Expresar la
calificacin: de conforme, cuando cumpla los extremos de legalidad, sinceridad, exactitud numrica
y con las metas y Objetivos vinculados a la cuenta; u objetada en caso de incumplimiento de tales
extremos.
Artculo 29.
Auto de Fenecimiento
Toda cuenta debidamente examinada y calificada como conforme ser declarada fenecida y se
ordenar su archivo. El fenecimiento ser otorgado por el titular de rgano de control fiscal
correspondiente y contendr como mnimo lo siguiente:
1)- Identificacin del rgano de control fiscal que otorga el fenecimiento, as como del organismo o
ente a que pertenece.
2)- Nombre, cargo y firma del funcionario, con la identificacin de la titularidad con que acta.
3)- Identificacin del rgano o ente al cual pertenece la cuenta examinada.
4)- Identificacin de la dependencia examinada.
5)- Ejercicio econmico financiero o periodo al que corresponde la cuenta examinada.
6)- Motivos de hecho y de derecho que lo fundamentan.
7)- Nmero y fecha de emisin.
8) Mencin expresa que el fenecimiento se otorga sin perjuicio de las acciones fiscales, que
pudieran derivarse de otras actuaciones de control.
Artculo 30
Resultados Preliminares
Cuando del resultado del examen de la cuenta se determinen elementos que pudieran dar lugar a
la objecin de la misma, el titular del rgano de control fiscal correspondiente remitir un Informe
Preliminar a la dependencia objeto del examen, a los fines de que el cuentadante formule los
alegatos correspondientes, dentro de un lapso de diez (10) das hbiles, contados a partir de la
fecha de recepcin del referido informe.
En caso de no responder en dicho lapso, los resultados se considerarn definitivos.
Artculo 31

Informe Preliminar
El informe preliminar deber contener la informacin siguiente:
1) Lugar y fecha del informe.
2) Denominacin de la dependencia donde se realiz el examen.
3) Identificacin de la cuenta examinada.
4) Alcance del examen donde se indique el ejercicio econmico financiero o perodo al cual
corresponde la cuenta examinada, tipo de anlisis realizado (selectivo o exhaustivo) y criterios
utilizados en la seleccin de la muestra.
5) Procedimientos y tcnicas utilizados para el examen.
6. Observaciones derivadas del anlisis, producto de razonamientos fundamentados en las
evidencias obtenidas en concordancia con el objetivo del examen.
7) Relacin de anexos (actas, evidencias documentales, y otros elementos de sustentacin del
informe).
Artculo 32
Informe Definitivo
Cuando el resultado del examen de la cuenta resultare conforme, o se hayan valorado los alegatos
o transcurrido el lapso a que se refiere el artculo 30; los titulares de los rganos de control fiscal
correspondientes, elaborarn un informe definitivo, el cual deber contener, adems de la
informacin sealada en el artculo anterior, lo siguiente:
1.- Conclusiones derivadas del anlisis de las observaciones formuladas y su incidencia sobre la
situacin contable, presupuestaria y financiera, as como en los resultados de la gestin
examinada.
2. Recomendaciones.
3) Calificacin de la cuenta como conforme u objetada.
El informe Definitivo se notificar al cuentadante, a la mxima autoridad jerrquica del rgano o
ente a que corresponde la cuenta y al rgano de control fiscal externo competente.
Artculo 33
Fenecimiento de la cuenta objetada
La cuenta objetaba podr declararse fenecida cuando sean desestimadas de manera
definitivamente firme las acciones sancionatorias o resarcitorias ejercidas con ocasin de las
operaciones a que se refiere la cuenta o cuando se evidencie el pago del monto de los daos que
se hubieren ocasionado.
Artculo 34
Relacin de cuentas examinadas
El titular del rgano de control fiscal correspondiente, remitir antes del treinta (30) de enero de
cada ao a la mxima autoridad jerrquica del rgano o ente y a la Contralora General de la
Repblica, una relacin de las cuentas examinadas, con indicacin expresa de la calificacin de las
mismas y el motivo de la objecin, si fuere el caso.
Captulo V
De las Competencias
Artculo 35
rganos del Poder Pblico Nacional y la Contralora General de la Fuerza Armada Nacional
Corresponder a las Unidades de Auditora Interna de los rganos del Poder Pblico Nacional y a
la Contralora General de la Fuerza Armada Nacional, cada una en el mbito de sus competencias,
realizar el examen de la cuenta, a partir de la entrada en vigencia de las presentes Normas.

Las cuentas correspondientes a los ejercicios econmicos financieros anteriores a la vigencia de


las presentes Normas, sern, examinadas conforme a lo Establecido en las Normas para la
Formacin, Rendicin y Examen de las Cuentas de los rganos del Poder Pblico Nacional,
dictadas mediante Resolucin N 01.00.000237 de fecha 08-08-2006, publicada en la Gaceta
Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.496 de fecha 09-08-2006.
Artculo 36
Entes Descentralizados del Poder Pblico Nacional
Corresponder a las Unidades de Auditora Interna de los entes descentralizados del Poder Pblico
Nacional, realizar el examen de la cuenta, a partir del ejercicio econmico financiero del ao 2014,
inclusive.
Artculo 37
rganos y Entes del Poder Pblico Estadal, Distrital y Municipal
Corresponder a las Contraloras de los Estados, Los Distrito, Distritos Metropolitanos y de los
Municipio, cada una en el mbito de sus competencias, realizar el examen de la cuenta a los
rganos y entes del Poder Pblico Estadal, Distrital y Municipal a partir del ejercicio econmico
financiero del ao 2014, inclusive.
Previa evaluacin de la Contralora General de la Repblica y tomando en consideracin la opinin
del rgano de Control Fiscal Externo correspondiente, la Contralora podr transferir a la Unidad
de Auditora Interna del caso, el examen de la cuenta.
Artculo 38
Banco Central de Venezuela y Universidades Pblicas
Corresponder a las Unidades de Auditora Interna del Banco Central de Venezuela y de las
Universidades Pblicas, cada una en el mbito de sus competencias, realizar el examen de la
cuenta a partir del ejercicio econmico financiero del ao 2014, inclusive.
Artculo 39
Examen de la cuenta por la unidad de Auditora interna del rgano de Adscripcin o Tutela
En aquellos casos en los que las Unidades de Auditora Interna manifiesten deficiencias que no les
permita asumir eficaz y eficientemente el examen de la cuenta a su rgano o ente, la contralora
General de la Repblica, previa evaluacin y considerando la opinin del rgano de Control Fiscal
Externo correspondiente, podr autorizar que el examen de la cuenta lo realice la Unidad de
Auditora Interna del rgano de adscripcin o tutela.
Artculo 40
Capacitacin en Materia del Examen de la Cuenta
Corresponder a la Contralora General de la Repblica en el mbito de su competencia y a la
Superintendencia Nacional de Auditora Interna en los organismos que integran la administracin
central y descentralizada funcionalmente, preparar a las unidades de Auditora interna y
capacitarlas en materia del examen de la cuenta.
Disposicin Derogatoria
nica
Se derogan las Normas para la formacin, Rendicin y Examen de las Cuentas de los rganos del
Poder Pblico nacional, dictadas mediante Resolucin N 01-00-000237 de fecha 08-08-2006,
publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.496 de fecha 09-082006.
Disposiciones Finales
Primera

A los fines de dar cumplimiento a las presentes normas, las mximas autoridades jerrquicas de
los rganos y entes debern dotar a las Unidades de Auditora Interna, de recursos humanos
materiales y financieros, razonables y suficientes.
Segunda
Los documentos y comprobantes que sustenta las cuentas, en los cuales no consten derechos o
acciones a favor de los rganos y entes sujetos a las presentes Normas o hayan quedado
desprovistos de efectos jurdicos, podrn desincorporarse o destruirse despus de diez (10) aos
de incorporados a los archivos.
Tercera
Las situaciones no previstas en las presentes Normas y las dudas que surgieren en su aplicacin,
sern resueltas por el Contralor o Contralora General de la Repblica.
Cuarta
Las presentes Normas entrarn en vigencia a partir de su publicacin en la Gaceta Oficial de la
Repblica Bolivariana de Venezuela.
Comunquese y Publquese,
ADELINA GONZLEZ
Contralora General de la Repblica (E)