Las organizaciones como sistemas

Una organizacin es una estructura en la que sus componentes trabajan

conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen
de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos estn
dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relacin
reciproca entre ellos.
Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas
cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado, que
opera con un muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Los sistemas
abiertos son aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y
salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente, adaptndose a este como medio
para sobrevivir.

Desde el punto de vista de la teora de sistemas, se puede considerar a las empresas

como un sistema abierto que pertenece a otro sistema mayor, del que recibe los insumos en
forma de demandas y al que entrega las salidas en forma de productos o servicios y est
formado por varios subsistemas abiertos interactuantes que afectan su desarrollo, integrados
a su vez por procesos ejecutados a travs de la realizacin de determinadas actividades y
entre los que se encuentran el sistema de informacin administrativo; el sistema Logstico;
el de Planificacin; el Sistema Contable; el sistema de Produccin; el de Comercializacin
o Distribucin; y el sistema Financiero, entre otros.
1.- El sistema de informacin administrativo puede ser considerado como uno de los
subsistemas de cuyo buen funcionamiento depende el xito de la organizacin a la que
pertenece, ya que ste pone al servicio de los gerentes datos internos y externos que se
convierten en informacin para la toma de decisiones, para que planifiquen, controlen y
dirijan los correspondientes grupos de trabajo en la empresa a la que pertenecen y tomen
decisiones a largo plazo con un mayor alcance.
Las entradas de este sistema son los datos e informacin interna de la empresa a la
que pertenece y del ambiente que la rodea, controla y admite como tal; luego, de toda esta
informacin identifica la que se desve de las metas; interpreta la requerida dndole un
formato til para la gerencia, permitindole a esta interactuar con la base de datos y la base
de modelos de la empresa, mediante un proceso de consulta. Y la salida de ste sistema es
el conjunto de informes peridicos, anlisis especiales, respuestas a preguntas concretas y
apoyo a las decisiones de los gerentes que interactan con l para resolver los problemas de
la empresa.

2.- Los Sistemas Logsticos son los constituidos por el conjunto de elementos que dan
respuesta a los problemas que tienen que ver con las entradas de materias primas en las
empresas y las salidas de productos terminados, as como tambin comprende del estudio
de todo lo relativo al transporte o distribucin de los productos, desde el proveedor hasta la
empresa y desde aqu al consumidor final. Por lo tanto, estos sitemas comprenden, en la
empresa, desde el pronstico de ventas, la compra y el procesamiento de las materias
primas y su control en los inventarios, hasta el embarque de los productos hacia los
almacenes correspondientes, para la venta respectiva.
3.- El Sistema de Planificacin permite decidir por adelantado que hacer; como;
cuando y quien ha de hacerlo, en los distintos aspectos de la actividad econmica de la
empresa, incluye la seleccin de los objetivos empresariales; las metas departamentales y
las formas de alcanzarlos entre los diversos cursos de accin, de acuerdo a medidas
proyectadas y conforme a un plan o programa con objetivos definidos de manera ordenada
e integral, cubriendo la brecha que va desde: Donde estamos? hasta Donde queremos ir?.
4.- El Sistema Contable es el constituido por sistemas cuantitativos por medio de los
que se realizan el registro histrico, el anlisis y la comunicacin de los datos econmicos.
Acumula datos y provee de procedimientos para procesar tal informacin. En otras
palabras, es el sistema que permite registrar; clasificar; resumir e interpretar la informacin
necesaria para suministrar en momentos determinados y en base a registros tcnicos,
informacin de las actividades econmicas realizadas por la empresa.
Cabe destacar que este sistema es de gran importancia para la administracin de la
empresa, debido a que provee a sus gerentes de toda la informacin razonada relacionada
con su gestin de toma de decisiones, en forma tcnica, razonada y eficiente.
5.- El sistema de Produccin esta conformado por el conjunto de operaciones por
medio de las cuales se transforman las materias primas en productos terminados,
empleando para ello fuerza de trabajo y medios de produccin. Es decir que, este sistema
tiene como objetivo la elaboracin de productos (bienes o servicios), en condiciones
prefijadas de cantidad; calidad; costos; plazo de entrega y nivel de servicio, sin incluir los
procesos de embarque y distribucin. Esta dividido en tres (03) grandes componentes: El
sistema de aprovisionamiento; el sistema de transformacin propiamente dicho y la
infraestructura.
El sistema de aprovisionamiento tiene por funcin proveer a los sistemas
productivos de la serie de materiales que los mismos requieren obtener del exterior, sin los
cuales no pueden comenzar a realizar las actividades de transformacin que darn lugar a
los productos que posteriormente se colocarn en el mercado. Y la infraestructura, apoya al
sistema de aprovisionamiento y al sistema de transformacin propiamente dicho y
comprende de procesos tales como los de: planificacin; programacin; control de calidad;

control de tiempos; control de consumos; diseo de las tareas y el mantenimiento, entre

otros.
6.- El sistema de Comercializacin o Distribucin es el conjunto de actividades
interdependientes que permiten coordinar las personas; tareas; los materiales y las
maquinarias para poner a la disposicin del usuario o consumidor los productos y servicios
y abarca desde la produccin hasta la llegada del producto al sitio de uso o consumo,
incluyendo los intermediarios;los canales de distribucin (transporte y sistemas de
almacenamiento), y la manipulacin y manejo de los productos a lo largo de su recorrido.
7.- El sistema Financiero es el dirigido al logro de los fondos y recursos necesarios
para el desenvolvimiento de las actividades de la empresa entre cuyas principales funciones
se encuentran:
a. La evaluacin de las necesidades de empleo de los recursos en las distintas
partidas del Activo, de acuerdo con los objetivos de la empresa a la que
pertenece.
b. Formulacin de balances a determinadas fechas futuras a partir de las cuentas
de ingresos previstas para los periodos comprendidos entre las mismas.
c. Establecimiento de las polticas sobre el manejo de los Activos.
d. Estimacin de los movimientos de caja y establecimiento de las previsiones
respecto a los mismos.
e. Control del movimiento de caja.
f. Anlisis de las distintas fuentes para la obtencin de los recursos y eleccin de
las ms adecuadas.
g. Negociacin para la efectiva obtencin de recursos desde fuentes externas:
Bancos y Bolsas de Valores, entre otros.
h. Anlisis de las cuentas de ingresos y Balances de ejercicios cerrados, con
atencin en la determinacin del beneficio real de la empresa.
i. Fijacin de polticas de aplicacin de beneficios en orden al
autofinanciamiento y a la negociacin futura de recursos.
j. Control de la funcin contable en general, por ser la base de los anlisis y
decisiones financieras.

Procesamientos de datos que se realizan

El procesamiento de datos consiste en transformar un conjunto de datos de entrada en
informacin de salida y almacenar tales datos para uso posterior. El procesamiento de
datos posee dos actividades que estn relacionadas

1. Procesamiento de transaccin: es el procesamiento de un evento o

acontecimiento que ocurre dentro o en el entorno donde se desenvuelve la
organizacin. Encontramos este procesamiento cuando registramos datos de
clientes nuevos o buscamos clientes, tambin cuando se est anexando
informacin de mercanca recibida por proveedores. Decimos esto porque se
captura los datos necesarios segn sea el caso, para luego clasificar y ordenar
estos datos, generando clculos cmo lo es en el caso del inventario de
mercanca donde se refleja cuanto es la cantidad de productos que se
encuentra en existencia. Se dice que genera un resumen debido a que la
informacin que se requiere esta condensada.
2. Procesamiento de informacin: procesamiento de datos con la
finalidad de producir informacin a individuos que deban tomar decisiones en
un momento dado. En cuanto al procesamiento de informacin lo
encontramos cuando se hace la facturacin, debido a que esta funcin
selecciona un cliente para realizar una forma donde se muestra todo la
informacin de clientes y mercanca despachada en la factura que sera la
presentacin y distribucin del procesamiento de la informacin.

Herramientas que se usan en el procesamiento de datos

Segn el tipo de procesamiento encontramos:
a. Proceso Manual:
Este es el proceso ms antiguo e involucra el uso de los recursos humanos, tales
como realizar clculos mentales, registrar datos con lpiz y papel, ordenar y clasificar
manualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto a generar errores a lo
largo de todas las etapas o actividades del ciclo de procesamiento. Finalmente los
resultados se expresan de manera escrita, creando grandes volmenes de informacin
escrita almacenada. Como ejemplo podemos tener la evaluacin acadmica en un colegio,
en donde el profesor registra en forma manual, a lapicero, las notas de evaluacin de los
alumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios mediante clculos
aritmticos manuales, quedando toda esta informacin almacenada en su registro.
b. Proceso Mecnico
Considera el uso de mquinas registradoras y calculadoras, como el baco y las
reglas de clculo, reemplazando en cierto grado el proceso de clculo manual. Esto trae
como lgica consecuencia el aligeramiento del trabajo en relacin al proceso y la reduccin
de errores, pero mantiene la desventaja del proceso de almacenamiento de toda la
informacin resultante. Ejemplo: Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un

aparato mecnico, que interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentran
debidamente coordinados entre s y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial
y proporcional al tiempo.
c. Proceso Electromecnico
En este tipo de proceso, el enlace de informacin entre los diferentes elementos del
tratamiento de informacin, de almacenamiento y de comunicacin, sigue realizndose de
una forma manual, pero para realizar cada una de estas tareas se emplean mquinas
electromecnicas, con las cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo tenemos las
actividades que se realizan con las mquinas perforadoras, que mediante el uso de la
energa elctrica, activar un motor, y el eje de este motor con su adaptador respectivo,
permitir perforar suelos a distintas profundidades. Otros ejemplos: cmara de video,
cmara fotogrfica, calculadoras, etc.
d. Procesos Electrnicos
En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la intervencin
humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresados los datos, el computador efecta
los procesos requeridos automticamente y emite el resultado deseado. Los procesos son
realizados a velocidades increblemente altas, obteniendo informacin confiable. Un
ejemplo prctico lo tenemos en el empleo de las computadoras personales que se usan en el
hogar, para llevar los gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros. En el trabajo,
donde gracias a la PC (Computadora Personal) permite la redaccin de documentos, y en la
recreacin, con el uso de los video juegos, bingos y otros.

Uso del computador en la resolucin de problemas administrativos.

El Procesamiento de datos en la administracin se aplica en operaciones de
supervisin, planificacin y control de proyectos, seguridad y control de proyectos,
seguridad general de las instalaciones y equipos, gestin financiera y gestin de los propios
recursos humanos. Las operaciones de una supervisin nos ayuda a identificar las
transacciones diaria de una empresa y el resultado de dicha operacin nos mostrar si
podemos seguir realizando una actividad en comn. Y si los resultados fueron positivos la
empresa seguir disfrutando de su planificacin, siempre aplicando la seguridad del
proyecto y su operatividad para mejorar la parte financiera y humana.

la computadora ayuda en el diseo y manufactura de productos, a dar forma

en las campaas de mercadeo y a dar seguimiento y procesar inventarios,
cuentas a cobrar y a pagar, y nminas.

La recepcionista utiliza la computadora para grabar mensajes, localizar

empleados y para tareas administrativas.
El departamento de ventas coteja la disponibilidad del producto y el crdito
del cliente. Recomienda materiales para complementar el producto ordenado.
El departamento de mercadeo utiliza la computadora para producir el material
de promocin, utilizan programas de grficas, dibujos y Desktop publishing.
Utilizan calendarios electrnicos para planificar las promociones.
En envo y recibo utilizan la computadora para entrar transacciones
manteniendo actualizados los record de inventario y venta.
En el rea de manufactura la utilizan para hacer el itinerario de produccin y
registrar los costos de los artculos producidos.
El departamento de contabilidad resume las transacciones financieras.
El departamento de recursos humanos mantiene la pista de los empleados
pasados o actuales, adems de los adiestramientos y destrezas de los
empleados.

Determinacin de problemas de manejo de informacin dentro de la

organizacin.
El manejo de la informacin es fundamental para cualquier empresa, con ello puede
lograr un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de capacidad
de desarrollo. El manejo de informacin nos permite identificar cules son nuestras
fortalezas con las que contamos y cules son nuestras debilidades y sectores vulnerables
como organizacin. Teniendo en cuenta que se sabe con certeza cuales son nuestras
debilidades y fortalezas se puede tener una planeacin ms alcanzable y factible, podemos
identificar donde se tiene que trabajar ms y que parte de nuestra empresa necesita mayor
atencin. Esto nos ayudara a tener un control ms amplio sobre el funcionamiento de todas
las actividades de la organizacin.
La disponibilidad del acceso a la Informacin se ha convertido en un requerimiento
clave para el xito y hasta supervivencia de las organizaciones. Cada da ms, las empresas
usan su Informacin como un medio para generar mayores ingresos, reducir costos y lograr
ventajas competitivas. Sin embargo, el crecimiento explosivo en la cantidad de datos ha
generado problemas graves relacionados con el manejo y administracin de la
infraestructura tecnolgica requerida para garantizar un acceso seguro y confiable a la
informacin en el momento en que la misma sea solicitada por los usuarios.

Una empresa se vuelve ms competitiva cuando se destaca con la explotacin de la

informacin que obtiene de su entorno. La importancia de la informacin radica en que
genere un aumento del conocimiento del usuario, o en reducir incertidumbres. En este
sentido la informacin permitir que los individuos puedan tomar decisiones que los lleven
a lograr los objetivos y metas propuestas dentro de la organizacin.
La informacin dentro de la empresa puede ser vista de tal forma que cumpla las
siguientes caractersticas:
Debe de cumplir con su principal funcin, esta es aumentar el conocimiento de
usuario o disminuir las incertidumbres que existan. En este caso la informacin es medida
en relacin con la ayuda que genera a los individuos para que puedan tomar decisiones
dentro de la empresa, en relacin a los objetivos o metas establecidos.
Debe generar factores de competitividad, es decir, la competitividad no depende solo
de la capacidad con la que cuenta la empresa para producir algn producto, sino que
tambin depende del mercado externo, de los clientes, de sus gustos y preferencias, por eso
es relevante conocer informacin proveniente del ambiente externo.
Para mejorar la competitividad es necesario obtener la informacin antes que los
competidores lo que precisa una buena recoleccin, captura y procesamiento de los datos
para que pueda ser analizada la informacin obtenida.
Donde la informacin se reconoce como:

Crtica, indispensable para garantizar la continuidad operativa de la

organizacin.
Valiosa, es un activo corporativo que tiene valor en s mismo.
Sensitiva, debe ser conocida por las personas que necesitan los datos

Donde identificar los riesgos de la informacin es de vital importancia. La seguridad

informtica debe garantizar:

La Disponibilidad de los sistemas de informacin.

El Recupero rpido y completo de los sistemas de informacin
La Integridad de la informacin.
La Confidencialidad de la informacin

Tcnicas para anlisis y diseos de sistemas.

El anlisis y diseo de sistemas es una gua que permite estructurar el proceso de
desarrollo de sistemas de informacin.
Tal proceso siempre representar un esfuerzo, inversin de tiempo y recursos por
parte de la organizacin. Acometer tal esfuerzo de manera casual, presenta un alto grado de
riesgo al no garantizar la culminacin del proyecto con xito. Este procedimiento permite
reducir al mnimo el riesgo de fracaso de nuevos proyectos, pues es comn que muchos
errores surjan al utilizar nuevos sistemas de informacin, bien por no adaptarse
correctamente a las necesidades reales o por desempearse de forma inadecuada.
Ciclo de vida del desarrollo de sistemas
Antes de dar detalles sobre este proceso, se define lo que es un sistema. De manera
sencilla, un sistema puede ser definido como un conjunto de actividades y elementos
organizados para alcanzar un fin. Un sistema de informacin se compone de elementos
como hardware, software, personas, procedimientos y datos que interactan unos con otros
para generar la informacin primordial en el desempeo de la organizacin.
La informacin es un recurso valioso que permite a la organizacin llevar a cabo la
prestacin de servicios o elaboracin de productos. Es comn que las organizaciones deban
cambiar sus sistemas de informacin, motivado al crecimiento de la misma, cambio en
regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnologa, y otros. Es decir, siempre habrn
factores que modifiquen el ambiente donde se desempea la organizacin y sta debe
cambiar para afrontarlos, lo cual se ver reflejado en los sistemas que la conforman.
El anlisis y diseo de sistemas es un procedimiento para la resolucin de problemas.
Cuando se trata del diseo de sistemas de informacin, busca analizar sistemticamente la
entrada o flujo de datos, la transformacin de los datos, el almacenamiento de datos y la
salida de informacin en el contexto de una organizacin particular. Tambin es usado para
analizar, disear e implementar mejoras que puedan incorporarse a la organizacin y
puedan ser alcanzadas al usar un sistema de informacin computarizado.
Este procedimiento se lleva a cabo, en el llamado ciclo de vida de desarrollo de
sistemas, el cual consta de seis pasos que permiten el diagnstico y optimizacin de un
sistema de informacin. Este ciclo puede repetirse indefinidamente, porque como ya se
seal, las organizaciones siempre se ven sometidas a cambios, y sus sistemas deben
renovarse peridicamente. Los pasos del ciclo de vida de desarrollo son los que se
encuentran en la imagen. Se suele llamar analistas de sistemas a quienes se encargan de
realizar en las empresas, el proceso de anlisis y diseo de sistemas, definiendo los

lineamientos a seguir y la manera en que debe incorporarse la tecnologa de la computacin

para adecuar y actualizar sus sistemas de informacin.

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas de seis fases

Los usuarios juegan un papel crtico al momento de cambiar o desarrollar exitosamente un

sistema de informacin, porque son quienes conocen los problemas de su rea de trabajo,
pudiendo suministrar informacin valiosa y atinada sobre las necesidades que debera
resolver tal sistema. El desarrollo acertado de sistemas de informacin automatizados
requiere del trabajo conjunto de usuarios finales y de los analistas de sistemas (ver Tabla 1).

Tabla 1.- Resumen del ciclo de vida de desarrollo de sistemas

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas
Fase

Tareas asociadas

Investigacin
1
preliminar

Definir el problema Sugerir

alternativas Presentar reporte breve

Anlisis

Recopilar datos Analizar datos

Documentar resultado

Diseo

Disear alternativas Escoger la

mejor alternativa Reportar resultado

Desarrollo

Desarrollar o adquirir software

Adquirir hardware Probar Sistema

Implementacin

Instalacin
usuarios

Mantenimiento

Auditar nuevo sistema Evaluar

eridicamente

Capacitacin

de

Fases
del
ciclo
de
vida
del
desarrollo
de
sistemas
A continuacin se trata con ms detalle cada una de las fases de la metodologa con la
finalidad
de
aclarar
de
qu
se
trata
cada
una
de
ellas.
1. Investigacin Preliminar: La primera fase tiene que ver con la identificacin de
problemas, oportunidades y objetivos. Es muy valiosa y debe ser asumida con prudencia y
atencin, porque de ella depende el resto del proyecto. La definicin correcta del problema
evitar desperdiciar el tiempo en un problema equivocado. Requiere de la observacin
minuciosa del funcionamiento de la organizacin, usando las sugerencias de los usuarios
potenciales del sistema y de los dems miembros de la organizacin, para resaltar los
problemas que ellos probablemente ya han detectado.
Esta fase regularmente obedece a la solicitud planteada por un usuario final o
encargado de algn rea operativa, como un gerente, que no ve resuelto sus necesidades de
informacin en la situacin actual. Estos nuevos requerimientos dan origen a un estudio que
estar constituido por tres tareas sucesivas: Una breve definicin del problema; sugerencia
de posibles soluciones; elaboracin de un reporte breve. Este ltimo permite a quien dirija
la organizacin tomar la decisin de asumir o no el proyecto.
La definicin del problema conlleva el estudio del sistema de informacin que se
encuentra en uso. Se trata de determinar qu informacin se requiere y quines, cundo y
por qu la necesitan llevando a cabo entrevistas con los involucrados y realizando
observaciones. As, la propuesta de posibles soluciones consiste en sugerir planes
alternativos de solucin en base a la informacin recabada. Esto puede ir, desde proponer
una nueva organizacin de trabajo, hasta hacer cambios al sistema computarizado que
existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un nuevo software comercial
que se adapte a las necesidades encontradas.
Entonces, se procede a la redaccin de un reporte que resuma los resultados de la
investigacin previa, que sugiera las posibles soluciones o indique si se detecta que es
innecesario continuar con el proyecto. Podra incluir incluso un plan de trabajo en caso de

que el proyecto continuara. En base a este documento, los directivos tomarn su decisin de
continuar o no.
2. Anlisis: Esta fase se ocupa de la reunin y estudio a detalle de los datos del
sistema en operacin y la especificacin de los nuevos requerimientos del sistema a
desarrollar. Concluye en general con un documento que recoge el resultado del anlisis.
Con la recopilacin de datos se complementan los datos resultantes de la fase 1, aadiendo
detalles sobre el sistema actual. Son medios comunes para acometer tal recopilacin: las
entrevistas, cuestionarios, encuestas a usuarios finales, as como tambin, las consultas a
documentos y manuales que contengan lineamientos de funcionamiento o normas de
procedimientos de operacin.
Ya recopilados, los datos son analizados para establecer cmo es el flujo de
informacin y detectar la posible causa de que este flujo sea defectuoso. Se trata de evaluar
el flujo de informacin en la organizacin para determinar si es realmente el adecuado. Es
frecuente que el funcionamiento inadecuado tenga su origen en no llevar a cabo los
procedimientos correctamente. Si este es el caso, bastara entonces con entrenar al personal
para ceirse apropiadamente a las normas y a los procedimientos, siendo innecesario
redisear o crear un nuevo sistema.
Existen varias tcnicas y herramientas tiles para el anlisis de datos. Una de stas es
el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las
funciones de la organizacin de manera grfica. Estos diagramas sirven para desarrollar el
llamado diccionario de datos, el cual contiene la definicin de los datos usados en el
sistema, as como sus caractersticas de tipo, tamao, limitaciones o especificaciones
especiales. La documentacin de la etapa de anlisis recoge la descripcin del sistema de
informacin en uso, los requerimientos para el nuevo sistema y un probable plan de
desarrollo en un reporte dirigido a la gerencia. Este reporte permite tomar la decisin de
proseguir o no con el proyecto.
3.- Diseo: En esta fase se delinea el nuevo sistema de informacin. Se compone de
tres tareas que son: diseo de sistemas alternativos, seleccin del mejor sistema, y la
consiguiente redaccin del reporte del diseo. Casi siempre podr desarrollarse ms
de un diseo que cubra las necesidades de informacin. Debe ser determinada la
factibilidad de cada una de las alternativas. La factibilidad aqu referida tiene que ver
con tres aspectos:
Factibilidad econmica: Verificar si los costos del nuevo sistema son
justificados por los beneficios que ofrecer.
Factibilidad tcnica: Establecer si se va a contar con el hardware, software y
personal necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Factibilidad operativa: Determinar si el nuevo sistema podr operar en la

organizacin, siendo aceptado por los usuarios de todo nivel, o si por el
contrario habr una resistencia insuperable al cambio.
Para elegir el diseo adecuado, los directivos van a evaluar bsicamente si el sistema
cumple con los siguientes aspectos:
a) Se adaptar al sistema general de informacin de la organizacin.
b) Tendr flexibilidad para aceptar modificaciones futuras.
c) Ofrece seguridad contra el uso no autorizado.
d) Los beneficios obtenidos valen ms que los costos.
El reporte correspondiente a esta fase describe los diseos alternativos, comparando
sus costos y beneficios y un esbozo de sus efectos en la organizacin. Es conveniente
recomendar una de las alternativas, la ms adecuada, basndose en las comparaciones de
los mismos.
4.- Desarrollo: Durante esta fase los programadores pueden jugar un papel de
importancia al crear o personalizar el software que formar el sistema. Esta fase consiste de
las tareas de desarrollo del software, adquisicin de hardware y prueba del nuevo sistema.
En realidad el software de aplicacin para el nuevo sistema de informacin puede
conseguirse de dos formas alternativas. Es posible adquirir un paquete comercial que
cumpla las expectativas o que incluso pueda ser modificado o adaptado. Si no es posible
conseguirlo, se har necesario elaborar uno a la medida.
Si se opta por desarrollar un sistema a la medida, seguramente adems del analista se
encontrarn involucrados un grupo de programadores. El analista comunica a los
programadores lo que requiere ser programado, entonces estos disean, codifican y depuran
los componentes de software del sistema. El trabajo del analista tambin involucra a los
usuarios, para quienes deber desarrollar y suministrar documentacin, como los manuales
de procedimientos. Tal documentacin explica al usuario cmo usar el software
desarrollado y qu hacer en caso de que se presenten problemas.
La adquisicin de hardware o nuevos equipos no siempre es requerida, si los equipos
con los que se cuenta son adecuados. En otro caso, debe preverse las caractersticas de los
mismos y el lugar donde sern instalados. El cambio de equipos puede representar un gran
costo, por lo que se debe pensar cuidadosamente en cuestiones como: si el mismo ser til
al crecer la organizacin; en el caso de las redes, si podrn ampliarse sin problemas; si se
requerir someter al personal a capacitacin costosa para poder usarlo.
Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el hardware
usando datos de muestra. La informacin que se obtiene tras procesar los datos en el

sistema, se evala para acreditar que los resultados son correctos. En el perodo de prueba
los usuarios que lo utilizan pueden hacer observaciones valiosas para afinar el sistema
haciendo las correcciones pertinentes.
5.- Implementacin: En la fase de implementacin se instala el nuevo sistema de
informacin para que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan
utilizarlo. Pero la instalacin puede realizarse segn cuatro mtodos: Directo, paralelo,
piloto y en fases. Veamos en qu se diferencian estos mtodos:

Mtodo directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el

nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible
volver al sistema anterior, las correcciones debern hacerse bajo la marcha.
Regularmente con un sistema nuevo suelen surgir problemas de pequea y gran
escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema puede
significar una
catstrofe, perjudicando o retrazando el desempeo entero de la organizacin.
Mtodo paralelo: Los sistemas de informacin antiguo y nuevo operan juntos hasta
que el nuevo demuestra ser confiable. Este mtodo es de bajo riesgo. Si el sistema
nuevo falla, la organizacin puede mantener sus actividades con el sistema antiguo.
Pero puede representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo para
laborar con los dos sistemas, por lo que este mtodo se reserva especficamente
para casos en los que el costo de una falla sera considerable.
Mtodo piloto: Pone a prueba el nuevo sistema slo en una parte de la organizacin.
Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organizacin. El
mtodo es menos costoso que el paralelo, aunque ms riesgoso. Pero en este caso el
riesgo es controlable al limitarse a ciertas reas, sin afectar toda la empresa.
Mtodo en fases: La implementacin del sistema se divide en partes o fases, que se
van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada
la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con
xito. As se contina hasta que se finaliza con la ltima fase. Es costoso porque se
hace ms lenta la implementacin, pero sin duda tiene el menor riesgo.

Los mtodos piloto y en fases suelen ser los ms practicados puesto que tienen menor
riesgo. Como se puede observar la decisin de adoptar cualquiera de los mtodos estar
influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de recursos. Otro aspecto importante de
esta fase es la capacitacin del personal, que cobra especial importancia para asegurar el
uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al capacitar personal, antes incluso de
contar con los equipos nuevos, para que el usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el
sistema es sencillo y el usuario tiene cierta experiencia, la capacitacin formal no se hace
necesaria y bastarn algunas instrucciones para ponerle al tanto.

Mtodos de implementacin
6.- Mantenimiento: Al finalizar la fase de implementacin comienza la fase de
mantenimiento. Es la fase final, de gran importancia como se demostrar a continuacin, y
es una fase permanente en lo que le resta de vida al sistema. El mantenimiento se inicia con
una auditoria del sistema y luego contina con evaluaciones peridicas. Al realizar la
auditoria del nuevo sistema, se verifica que su desempeo sea acorde a las especificaciones
planteadas en la fase de diseo, para comprobar que los procesos que han sido integrados,
efectivamente son los adecuados. En caso contrario, se hace necesario un nuevo diseo para
ajustar los inconvenientes detectados.
Las evaluaciones peridicas permiten determinar, si el sistema contina vigente
respecto a su capacidad para realizar los procesos adecuadamente. En caso contrario, se
requiere de nuevos ajustes, cambios o modificaciones que le permitan al sistema adaptarse
a nuevas situaciones de las que pueda ser objeto la organizacin. En este punto es bueno
resaltar, que las organizaciones son entes cambiantes, as mismo sus sistemas componentes
y especficamente los sistemas de informacin, los cuales debern ser sensibles a estos
cambios, mediante evaluacin, para adecuarlos a responder efectivamente a las situaciones
emergentes.

Formas electrnicas de servicios E-Comerce E-Bussines E-Services.

E-Comerce: El comercio electrnico, tambin conocido como e-commerce
(electronic commerce en ingls), consiste en la compra y venta de productos o de servicios
a travs de medios electrnicos, tales como Internet y otras redes informticas.
Originalmente el trmino se aplicaba a la realizacin de transacciones mediante medios
electrnicos tales como el Intercambio electrnico de datos, sin embargo con el
advenimiento de la Internet y la World Wide Web a mediados de los aos 90 comenz a
referirse principalmente a la venta de bienes y servicios a travs de Internet, usando como
forma de pago medios electrnicos, tales como las tarjetas de crdito.

Ventajas del comercio electrnico para las empresas:

El comercio electrnico realizado entre empresas es llamado en ingls Business-tobusiness o B2B. El B2B puede estar abierto a cualquiera que est interesado (como el
intercambio de mercancas o materias primas), o estar limitado a participantes especficos
pre-calificados (mercado electrnico privado). Algunas de sus virtudes son:
Mejoras en la distribucin: La Web ofrece a ciertos tipos de proveedores (industria
del libro, servicios de informacin, productos digitales) la posibilidad de participar en un
mercado interactivo, en el que los costos de distribucin o ventas tienden a cero, como por
ejemplo en la industria del software, en la que los productos pueden entregarse de
inmediato, reduciendo de manera progresiva la necesidad de intermediarios.
Comunicaciones comerciales por va electrnica: Actualmente, la mayora de las
empresas utiliza la Web para informar a los clientes sobre la compaa, aparte de sus
productos o servicios, tanto mediante comunicaciones internas como con otras empresas y
clientes; esto facilita las relaciones comerciales, as como el soporte al cliente, ya que al
estar disponible las 24 horas del da, las empresas pueden fidelizar a sus clientes mediante
un dilogo asincrnico que sucede a la conveniencia de ambas partes.
Beneficios operacionales: El uso empresarial de la Web reduce errores, tiempo y
sobrecostos en el tratamiento de la informacin. Los proveedores disminuyen sus costos al
acceder de manera interactiva a las bases de datos de oportunidades de ofertas, enviar stas
por el mismo medio, y por ltimo, revisar de igual forma las concesiones; adems, se
facilita la creacin de mercados y segmentos nuevos, el incremento en la generacin de
ventajas en las ventas, la mayor facilidad para entrar en mercados nuevos, especialmente en
los geogrficamente remotos, y alcanzarlos con mayor rapidez.

Facilidad para fidelizar clientes: Mediante la aplicacin de protocolos y estrategias

de comunicacin efectivas que le permitan al usuario final del portal web de la compaa
plantear inquietudes, levantar requerimientos o simplemente hacer comentarios con
relacin a los productos o servicios de la misma, y si y solo si estos comentarios son
debidamente procesados se puede crear un elemento importante para lograr la fidelizacin
de los clientes, y en consecuencia aumentar la re-compra de productos y servicios, as como
tambin la ampliacin del rango de cobertura en el mercado.
Caractersticas nicas de su tecnologa
Ubicuidad: la tecnologa de internet/ web est disponible en todos lados, en el
trabajo, en el hogar y en cualquier otro lado a travs de los dispositivos mviles, en
cualquier momento. El mercado se extiende ms all de los lmites tradicionales y se
elimina de una ubicacin temporal y geogrfica. Se crea el Marketspace; se pueden
realizar compras en cualquier parte. Se mejora la conveniencia para el cliente y se reducen
los costos de compra.
Alcance global: la tecnologa se extiende ms all de los lmites nacionales,
alrededor de la tierra. Se habilita el comercio a travs de los lmites culturales y nacionales
sin problemas ni modificaciones. El Marketspace incluye potencialmente miles de
millones de clientes y millones de negocios en todo el mundo.
Estndares universales: hay un conjunto de estndares de tecnologa, a saber
estndares de internet. Hay un conjunto de estndares de medios tcnicos en todo el mundo.
Riqueza: es posible transmitir mensajes de video, audio y texto. Los mensajes de
comercializacin de video, audio y texto se integran en una sola experiencia de consumo y
mensaje de comercializacin.
Interactividad: la tecnologa funciona a travs de la interaccin con el usuario. Los
consumidores entablan un dilogo que ajusta en forma dinmica la experiencia para el
individuo, y hace del consumidor un coparticipante en el proceso de entrega de bienes en el
mercado.
Densidad de la informacin: la tecnologa reduce los costos de la informacin y
eleva la calidad. Los costos de comunicacin, procesamiento y almacenamiento de la
informacin se reducen en forma dramtica, mientras que la prevalencia, precisin y
actualidad se incrementan de manera considerable. La informacin es abundante,
econmica y precisa.
Personalizacin/adecuacin: la tecnologa permite entregar mensajes personalizados
a individuos y grupos. La personalizacin de los mensajes de comercializacin y la
adecuacin de productos y servicios se basan en las caractersticas individuales.
Tecnologa social: generacin de contenido por parte del usuario y redes sociales.
Los nuevos modelos social y de negocios de internet permiten que el usuario cree y
distribuya su propio contenido, y soportan las redes sociales.

E-Bussines
El ebusiness, que textualmente quiere decir electronic business, o en espaol
comercio electrnico, es una actividad relativamente nueva. Ya que su rea de accin, est
vinculada de manera ntima con la Internet. El ciberespacio, es el ambiente natural, en el
cual el ebusiness se desarrolla. La idea central del ebusiness, es la venta de productos por
Internet. Aunque no se limita a aquello nicamente. Para muchos el ebusiness es mucho
ms que la simple venta de productos por la red. Tiene que ver tambin, con un trabajo ms
cercano con los consumidores. Ya que estos, pueden manifestar de manera ms instantnea,
sus convicciones con respecto a la venta en s y al producto.
Asimismo, con el ebusiness la venta como tal, es mucho menos burocrtica. Ya que
las transacciones se realizan en lnea. Con lo cual, se automatiza mucho ms el proceso
como tal, a diferencia del que se puede realizar en una tienda o almacn.
El ebusiness nace, con la llegada de Internet, en la dcada de los 90`. Las empresas se
dieron cuenta, que Internet, poda funcionar, como una gran vitrina, para mostrar sus
productos. De la misma manera, es en aquella poca, que nacen los catlogos de productos,
por medio de Internet. La idea era bastante simple, que los potenciales consumidores,
visitaran la pgina de la empresa y se enteraran de lo que se estaba ofreciendo. Fue una
herramienta ms, para el marketing corporativo. Posteriormente, el ebusiness fue
evolucionando, a lo que es hoy. Con la posibilidad de efectuar transacciones en lnea, el
ebusiness deriv al comercio electrnico.
Hoy en da, el ebusiness abarca todo el espectro de venta del mercado. Cada vez ms
personas, realizan sus compras por medio de Internet. Sobre todo en los pases
desarrollados. En los en vas en desarrollo y los tercermundistas, el ebusiness no se ha
desarrollado en plenitud. Ya que todava, existen restricciones tecnolgicas y miedo
fundados, con respecto a la transparencia de la venta.
Por medio del ebusiness, se ha mejorado todo lo concerniente al servicio del cliente.
Al igual que la etapa consultiva del mismo. De igual manera, las cadenas de suministro, se
refuerzan y agilizan, por medio de la tratativa de la venta, utilizando Internet.
Dentro del ebusiness hay dos categoras, la dirigida al cliente, business to consumer
(B2C) y el dirigido a otras empresas, business to business (B2B). La primera, es la ms
desarrollada de las dos. Desde ya hace un tiempo, que las empresas colocan sus productos
en lnea. Pero la segunda forma de ebusiness ha ido evolucionando de manera vertiginosa.
Una de las maneras de atrae consumidores, por medio del ebusiness, es colocando precios
alternativos y ms atractivos, para quien compra por Internet. Ya que si la persona, compara
el precio en la tienda, este por lo general, es ms elevado que si se compra por la red. No se

debe olvidar, que todava existen diversos reparos por parte de la poblacin, a realizar sus
compras en el ciberespacio. Pero no se puede llegar a negar, que el ebusiness mejor todo
lo conocido, con respecto a la preventa, venta y posventa. Por medio de la utilizacin, de la
pgina corporativa y el correo electrnico, con el cual, la empresa puede llegar a crear una
comunicacin en lnea, con los consumidores finales. Ya sean estos, personas naturales u
organismos estatales y privados. Claro, ya que el ebusiness tambin a derivado a lo que es
el comercio con el Estado.
Es la manera actual, en que los proveedores de los gobiernos, se relacionan con sus
diferentes organismos. Principalmente, para evitar la enorme burocracia, de todo gobierno.

E-Services El concepto de E-service (abreviatura de servicio electrnico),

representa una aplicacin importante de la utilizacin de la utilizacin de tecnologas de la
informacin y la comunicacin (TIC) en las diferentes reas. Sin embargo, proporcionar
una definicin exacta de e-servicio es difcil de conseguir ya que los investigadores han
estado utilizando diferentes definiciones para describir e-servicio. A pesar de estas
diferentes definiciones, se puede afirmar que todos ellos estn de acuerdo sobre el papel de
la tecnologa para facilitar la prestacin de los servicios que las hacen ms de los servicios
electrnicos.
E-Service constituye los servicios en lnea disponibles en Internet, mediante el cual es
posible una transaccin vlida de compra y venta (compra), a diferencia de los sitios web
tradicionales, por lo que slo la informacin descriptiva estn disponibles, y no hay
ninguna transaccin en lnea es posible

Beneficios E-servicios

Algunos de estos son:

Acceso a una mayor base de clientes
Ampliar el alcance del mercado
La reduccin de barreras de entrada a nuevos mercados y el coste de adquisicin de
nuevos clientes
Canal de comunicacin alternativa a los clientes
El aumento de los servicios a los clientes
Mejorar la imagen de la empresa percibida
Obtener ventajas competitivas
Potencial para aumentar el conocimiento del cliente

E-Servicio de calidad
Medicin de la calidad del servicio y la excelencia en el servicio son importantes en
un entorno organizativo competitivo. El SERVQUAL - modelo de calidad del servicio es
uno de los instrumentos utilizados para medir la calidad del servicio en varios aspectos. Los
cinco atributos de este modelo son: fiabilidad, capacidad de respuesta, seguridad, tangibles,
y la empata.
Ejemplos prcticos de los servicios electrnicos en el mundo en desarrollo
Tecnologa de la Informacin es una herramienta de gran alcance para acelerar el
desarrollo econmico. Los pases en desarrollo se han centrado en el desarrollo de las TIC
durante las dos ltimas dcadas y, como resultado, se ha reconocido que las TIC es crtico
para la economa y es como un catalizador del desarrollo econmico. As, en los ltimos
aos parece que ha habido esfuerzos para la prestacin de diversos servicios electrnicos en
muchos pases en desarrollo ya que se cree que las TIC ofrecen grandes posibilidades para
el desarrollo sostenible de la administracin electrnica y, como resultado, los e-servicios.
Muchas agencias gubernamentales de pases desarrollados han adoptado medidas
progresivas hacia la web y el uso de TIC, sumando coherencia a todas las actividades
locales en Internet, la ampliacin del acceso y las habilidades locales, la apertura de los
servicios interactivos para los debates locales, y el aumento de la participacin de los
ciudadanos en la promocin y gestin del territorio

Monitoreo del nivel del servicio prestado.

http://conceptosgerencialesiunics.blogspot.com/2012/06/la-organizacion-comosistema.html
http://www.ucla.edu.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/documentos/
PROCESAMIENTO%20DE%20DATOS.htm
http://www.monografias.com/trabajos28/computadora/computadora.shtml#ixzz2gDH
ACpgz
http://jcvalda.wordpress.com/2012/06/19/comunicacion-y-manejo-de-informaciondifusa/
http://www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema11.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Negocio_electr%C3%B3nico
http://www.misrespuestas.com/que-es-el-ebusiness/
http://en.wikipedia.org/wiki/E-Services