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Maestra en Direccin de

Proyectos
Arquitectura de Proyectos
INTRODUCCIN A LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Katherine Anglica Rafael Chuquimango

Mtro. Julio Hctor Rico Negrn

14 de Octubre del 2015

NDICE

INTRODUCCIN............................................................................................................................... 2
1.1

Propsito del entregable..................................................................................................... 2

1.2

Definicin de enfoque......................................................................................................... 2

DESARROLLO.................................................................................................................................. 3
2.1 Exposicin del tema................................................................................................................. 3
2.2 Comparacin y contraste.......................................................................................................... 6

CONCLUSIN................................................................................................................................... 7
3.1 Resumen general..................................................................................................................... 7
3.2 Conclusiones personales......................................................................................................... 8

BIBLIOGRAFA................................................................................................................................. 9

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INTRODUCCIN

1.1 Propsito del entregable


En este entregable buscamos conocer ms a profundidad el tema de la Direccin de Proyectos y
aprender qu enfoque debemos usar para gestionar cualquier proyecto ya sea grande o pequeo,
complejo o muy simple o si dura poco o mucho, pero antes que nada debemos saber los conceptos
bsicos de un proyecto y todo lo que conlleva a ello, es por eso, que a continuacin presentar un
ensayo donde se tratar de explicar de manera breve y concisa los captulos 1 y 2 de la Gua del
PMBOK que es la gua que nos ayudar a ver como evoluciona un proyecto en sus etapas y del
cmo llevar a cabo las tareas que se deben realizar para cumplir los objetivos.
Del primer captulo se hablar de lo que es la Gua del PMBOK, el significado de Proyecto, la
Direccin de Proyectos, Direccin de Portafolios, Direccin de Programas, la Gestin de
Operaciones, la Estructura Organizacional, el rol que tiene un Project Manager ya que depende de
su capacidad y de sus habilidades para llevar a cabo un proyecto con xito. Del segundo captulo
se hablar de la Influencia que tiene la Organizacin en la Direccin de Proyectos y el Ciclo de
Vida/Fases de un Proyecto. A continuacin se har una comparacin/contraste de estos temas con
otros y con situaciones de la vida real.
Por ltimo se har un breve resumen general de ambos captulos y de cmo manejar la Direccin
de Proyectos en nuestra vida profesional y as adquirir todos los conocimientos y habilidades
aprendidos para ponerlos en prctica.
1.2 Definicin de enfoque
La Direccin de Proyectos es un rea que tiene una gran potencia dentro del entorno empresarial y
consiste en la aplicacin de todos los conocimientos, habilidades, metodologas, herramientas y
tcnicas para cumplir los requisitos que exige un proyecto y que, uno como Lder tiene que definir,
planificar y realizar todas las actividades o procesos con el fin de transformar todo esto en ideas u
objetivos en realidad. Un Lder de Proyecto no slo debe conocer las herramientas o las tcnicas
en la Direccin de Proyectos, sino que tambin debe usar sus habilidades propias para ver los
intereses del equipo del proyecto, analizarlos y juntos conseguir un camino para realizar el objetivo
del proyecto.
El enfoque de este entregable es desarrollar una amplia visin de los conocimientos de la Gua del
PMBOK con respecto al tema de Direccin de Proyectos y ejercer una capacidad de anlisis para
identificar los factores que afectan a un proyecto, su entorno y como llevarlo a cabo para evitar
fracasos y lograr ms xitos.

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DESARROLLO
2.1 Exposicin del tema
Para empezar a hablar de nuestros temas tenemos que saber que nos basaremos en la Gua del
PMBOK, que es quien define las tcnicas y las habilidades que se usan en los proyectos y el cual
puede garantizar un buen desarrollo y xito en los proyectos. Esta gua se toma como marco de
referencia en la Direccin de Proyectos, pero no obstante, los responsables de establecer lo
correcto o lo apropiado para el proyecto es la organizacin, el lder y el equipo de trabajo.
Antes de entrar ms a fondo, primero debemos saber lo que es un proyecto. Un proyecto es un
esfuerzo temporal que se realiza para crear un bien, servicio o simplemente un resultado en
especfico. Siempre tendr un inicio y un final, el inicio es cuando se plasman los requerimientos y
se plantean los objetivos a cometer y el final cuando stos se cumplen o cuando no se cumplen, o
simplemente cuando el proyecto termina por alguna razn en especial. Un proyecto puede tener
una duracin larga, media o corta dependiendo del tamao de ste. Ejemplos de proyectos puede
ser el crear un nuevo producto de alguna marca, hacer el cambio de una estructura o modernizarlo,
desarrollar un nuevo sistema de informacin en el rea de TI, etc.
En definitiva, podemos decir que la Direccin de Proyectos es la aplicacin de todos estos
conocimientos, tcnicas, herramientas (que nos puede dar el PMBOK) y habilidades (que un lder
nato los tiene) para cumplir las necesidades del mismo. Para que un proyecto se lleve de manera
organizada, en tiempo y en forma se aplican 47 procesos de la Direccin de Proyectos, los cuales
a su vez se dividen en 5 grandes grupos: Inicio, Planificacin, Ejecucin, Monitoreo/Control y
Cierre. Estos grupos tambin se les pueden llamar como Fases del Proyecto. Un proyecto implica
identificar los requisitos del cliente y las necesidades de los interesados, as mismo, equilibrar las
restricciones como el alcance, el presupuesto, los recursos, la calidad, crear un cronograma y
establecerlo y conocer los riesgos por los que puede pasar. Todos estos factores se relacionan
entre s y es aqu la importancia de cumplirlos porque basta con que uno cambie y los otros
factores se vean afectados de alguna manera. Es por ello que un proyecto debe ser elaborado de
manera gradual y monitoreado de tal manera que se puedan ver ciertos detalles o ciertos cambios
a tiempo y corregirlos.
Tambin hemos escuchado dos conceptos ligados a un proyecto que es el de un portafolio y el de
un programa. Estos tres conceptos se relacionan entre s porque, un Programa es un grupo de
proyectos relacionados, manejados y coordinados de tal forma que se obtienen beneficios no
disponibles si se manejan de forma independiente. Un Portafolio es el conjunto de programas y
proyectos que pueden estar relacionados o no. La Direccin de estos tres son impulsadas por las
estrategias organizacionales, pero cada organizacin la maneja de manera diferente de acuerdo a
sus propios objetivos estratgicos. La Direccin de Portafolios selecciona los programas o
proyectos de acuerdo a prioridades y la provisin de recursos mientras que la Direccin de
Programas busca a travs de un proyecto un medio para alcanzar las metas u objetivos propuestos
de acuerdo a un plan estratgico. La Direccin de Proyectos desarrolla y ejecuta planes para lograr
un alcance dado. En cuanto a la entidad que da apoyo para la Direccin de Proyectos (estructura
de Apoyo), o se hace responsable de dirigir un proyecto directamente (estructura de Directiva) o
quien proporciona el soporte y exigen que se cumplan marcos o metodologas (estructura de
Control) es la Oficina de Direccin de Proyectos (PMO), stos proyectos pueden recibir apoyo
estn o no relacionados. Los directores del proyecto y las oficinas de gestin de proyectos

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persiguen objetivos diferentes y, por lo tanto, responden a necesidades diferentes. Un ejemplo es


que el Director de Proyectos se encarga de la gestin del alcance, cronograma, costo, calidad, etc.,
mientras que la PMO de gestionar las metodologas, normas, riesgos, etc.
La importancia de la PMO dentro de una organizacin radica en que no slo da las herramientas
para administrar un proyecto sino que establece un estndar de trabajo dentro del equipo de
trabajo, es decir, se har proyectos ms alineados y acertados, en tiempo, con bajo presupuesto y
aprovechamiento mximo de los recursos, satisfaciendo as las necesidades reales ya sea del
cliente o de los interesados de la organizacin.
Por otro lado, existe una gran relacin entre la Direccin de Proyectos, la Gestin de las
Operaciones y la Estrategia Organizacional. Estas 3 reas tienen el propsito de alcanzar muchos
objetivos, pero se debe dejar en claro que los proyectos son temporales y las operaciones son
continuas y constantes y se sostienen a lo largo del tiempo. Lo que une la Direccin de Proyectos a
la Gestin de Operaciones es por ejemplo en el cierre de cada fase, cuando se desarrolla un nuevo
producto, el cambio o la mejora de un producto, en el proceso de monitoreo y control de procesos o
hasta el final del ciclo de un producto. La relacin de la Direccin de Proyectos y la Estrategia
Organizacional, es que ste ltimo establece los objetivos, el propsito y las acciones necesarias
para guiar todo ciclo y desarrollo del proyecto. Como se mencion anteriormente, mientras un
proyecto est alineado a las normas, metodologas o a un plan estratgico desde un inicio, las
posibilidades de xito aumentan.
Otro punto central es en la persona que dirigir un proyecto hasta alcanzar sus objetivos, un Lder,
Project Manager o Director de Proyecto. sta persona tiene un rol importante dentro de una
organizacin y dentro del proceso de un proyecto. Es sta persona la que tiene las habilidades
necesarias para competir y sacar adelante un proyecto junto con la aplicacin de metodologas
adecuadas. El Director de Proyecto tiene un rol diferente de un Gerente de Operacin o de un
Gerente Funcional ya que trabaja de la mano con un Director de Programa o de Portafolio. Las
caractersticas que debe poseer es tener conocimiento de lo que hace, tener un alto desempeo
dentro del equipo de trabajo y como persona para que al momento de ejecutar el proyecto
muestren confianza, liderazgo, comunicacin con los interesados y motiven a los otros alcanzar los
objetivos de la organizacin y del proyecto.

Ya mencionados los conceptos anteriores, podemos hablar detalladamente todo lo que lleva un
proyecto. En un proyecto no slo trabajan el Lder y el equipo, tambin influyen muchas cosas en
su ejecucin como:
Culturas y Estilos de la Organizacin, que influyen en el alcance de los objetivos. Cada
organizacin tienen sus propias visiones, normas, valores, tica laboral, polticas, etc.
Comunicaciones, que debe ser efectiva en sus diferentes formas (presencial o electrnica) ya que
con ello se facilita la toma de decisiones.
Estructura de la Organizacin, donde estn las jerarquas donde cada empleado tiene un superior
claramente definido. Se dividen en Matriciales Dbiles donde el rol de un Director de Proyecto es
ms como de un coordinador, las Matriciales Fuertes donde el Director de Proyecto trabaja en
tiempo completo y la Matricial Equilibrada donde se necesita un Director de Proyecto pero no su
autoridad plena en el proyecto.
Activos de los Procesos, que son los planes, procesos, polticas, procedimientos y bases de
conocimiento que una organizacin ejecuta y utiliza. A su vez se dividen en dos grupos:
Procesos/Procedimientos para realizar el trabajo del proyecto y las Bases de Conocimiento para
almacenar y recuperar informacin.

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Factores Ambientales, son cuestiones que no estn bajo el control del equipo de trabajo pero que
influyen de cierta manera o restringen el proyecto. Un ejemplo puede ser el impacto ecolgico o las
condiciones del mercado.
Otro aspecto importante son los Interesados que tienen una gran influencia al inicio del proyecto.
Son personas u organizaciones que tienen un rol activo en el proyecto y cuyos intereses pueden
verse afectados de manera positiva o negativamente de acuerdo al desarrollo del proyecto. Entre
ellos estn:
Clientes/Usuarios, personas u organizaciones que usaran el bien o servicio y que pueden ser
internos o externos a la organizacin.
Patrocinador, la persona o grupo que proporciona los recursos a la organizacin. Tambin pueden
verse involucrados en la autorizacin de algn cambio o de alguna revisin hasta el final de un
proyecto.
Directores del Portafolio, revisan cada proyecto desde el punto de vista financiero, del valor que
tiene el proyecto y los riesgos en su ejecucin.
Directores de Programa, responsables de la gestin de los proyectos relacionados para obtener
beneficios ya que por s solos no son posibles.
Oficina de Direccin de Proyectos (PMO), que es la organizacin que ayuda o maneja
directamente los proyectos, ofrece funciones como de capacitacin, mentora y asesora.
Directores del Proyecto, que son designados por la organizacin para alcanzar los objetivos del
proyecto.
Equipo de Proyecto, son las personas que desarrollan el trabajo pero que no necesariamente
participan en la Direccin del Proyecto.
Gerentes Funcionales, que manejan la parte de la Gestin del Proyecto dentro del rea
administrativa o funcional de la organizacin.
Gerentes de Operaciones, que manejan la parte de la Gestin del Proyecto dentro del rea
medular de la empresa (desarrollo, diseo, pruebas o mantenimiento).
Toda esta relacin de Interesados, el Equipo de Proyecto y el Lder de Proyecto en conjunto y en
constante trabajo hace depender de ellos y de sus conocimientos el xito de un proyecto.
Por ltimo, es indispensable saber acerca de las fases o etapas de un ciclo de un proyecto ya que
as prevenimos futuros riesgos, reducimos incertidumbres, saber en qu etapas hay que poner
mayor fuerza de trabajo, controlar mejor todas las fases del proyecto y en sntesis buscar en qu
etapa del proyecto es clave para poder hacer una gestin eficaz .
El ciclo de vida de un proyecto es un conjunto de fases o etapas de procesos secuenciales y que
se adaptan a las necesidades de gestin y control de la organizacin. El ciclo de vida del proyecto
es un marco de referencia para la Direccin de Proyectos. Dentro de las caractersticas de un
proyecto tenemos que:
- Los niveles de costo y de personal son bajos al inicio del proyecto y a medida que avanza llegan
a su punto mximo.
- Los interesados, riesgos e incertidumbre son mayores al inicio del proyecto.
Con respecto a las fases de un proyecto es cierto que pueden dividirse en cualquier nmero de
fases pero depende de cada organizacin y de cada Project Manager cuales y cuntas fases usar
de acuerdo a las necesidades del cliente. Generalmente estas fases se basan en los 5 grandes
Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos: Inicio, Planificacin, Ejecucin,
Seguimiento/Control y Cierre.

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2.2 Comparacin y contraste


Una de las comparaciones que pueden existir es la del Proyecto y el Trabajo Operativo, ya que
muchas organizaciones hacen trabajos con la intencin de alcanzar un objetivo y en muchas
ocasiones el trabajo puede verse como un proyecto o una operacin. Los proyectos y las
operaciones tienen diferencias en cuanto a que un proyecto es temporal al igual que la gente
involucrada y sus recursos, y un trabajo es ms operativo por ser algo continuo y por un periodo de
tiempo mucho ms largo y constante. Las operaciones hacen el ambiente donde se realizan los
proyectos.
Un ejemplo puede ser en la realizacin de un proyecto donde se tiene que crear un producto
nuevo. El Project Manager junto con otros Directores Operativos tendra ver cuestiones de
produccin para la fabricacin del nuevo producto y establecer sobre todo el momento ms
adecuado.
Otro punto es sobre el Proyecto y la Planificacin Estratgica, como bien sabemos, el objetivo de
un proyecto es cumplir con un plan estratgico. Un ejemplo puede ser un fin ecolgico, donde una
empresa de paales para bebs busca concretar un proyecto para crear un producto nuevo que
seran paales biodegradables, que costaran un poco ms pero su duracin sera ms larga y
aportara mucho al medio ambiente.
Por lo tanto, las organizaciones gestionan los portafolios junto a un plan estratgico donde se
priorizan los portafolios, programas o proyectos involucrados. Aqu la importancia de que un plan
estratgico debe estar bien establecido porque es quien gua las inversiones en los proyectos.
Otros puntos que se relacionan son el ciclo de vida de un Producto y el ciclo de vida de un
Proyecto. Son similares porque dentro de la creacin o modificacin de un producto pueden
llevarse uno o muchos proyectos, no obstante, si ambos van por el mismo camino se puede lograr
el incremento de xito del proyecto.
Para finalizar, puedo decir que hay ms relacin entre todos los conceptos que diferencias, ya que
todos estos elementos en conjunto logran que un proyecto sea centralizado y ms poderoso y por
ende, ms exitoso.

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CONCLUSIN

3.1 Resumen general


La Direccin de Proyectos es la aplicacin de todos los conocimientos, habilidades y tcnicas para
realizar los proyectos de manera eficaz. Como ayuda para la Gestin existe la Oficina de Direccin
de Proyectos (PMO) que es quien da las normas y lineamientos, como tambin existen muchos
marcos de referencia que nos ayudarn a entender y a mejorar en esta rea. Uno de estos marcos
es la Gua del PMBOK que es quien define las tcnicas y las habilidades y el cual nos puede
garantizar (si se practica) un buen desarrollo y xito en los proyectos.
Un buen lder de proyecto debe ser ntegro en habilidades y conocimientos. Deber ser una persona
que motive al resto del equipo de trabajo, que inspire esa confianza, que mantenga comunicacin
constantemente, entre otras habilidades. Dentro del proyecto debe saber definir el alcance, tener
los objetivos tanto del proyecto como de la organizacin muy planteadas, saber planificar, integrar,
desarrollar, evaluar y dirigir un proyecto.
Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear o cambiar un producto, servicio o simplemente un
resultado en especfico. Tiene un inicio y un final. Un proyecto tiene fases o etapas que
generalmente son el Ciclo de Vida de un Proyecto que son: Inicio, Planificacin, Ejecucin,
Seguimiento/Control y Cierre. Hay elementos que influyen dentro o fuera de l que pueden ser las
Culturas y Estilos de la Organizacin, las Comunicaciones, la Estructura, los Activos y los Factores
Ambientales. Los Interesados son parte fundamental dentro de un Proyecto ya que son las
personas o las organizaciones que tendrn un rol activo y cuyos intereses pueden afectarse
positivamente o negativamente de acuerdo a como se gestione el proyecto con el tiempo. Entre
ellos estn los Clientes/Usuarios, Patrocinadores, Directores de Portafolio, de Proyecto y de
Programa, la PMO, el Equipo de Proyecto, Gerentes Funcionales y de Operaciones, entre otros
interesados como Vendedores, etc.
Finalmente, las etapas o fases de un proyecto son de gran importancia porque estn tan
relacionados que si uno se retrasa o se pierde puede afectar a las otras fases y as afectar al
proyecto totalmente. Si vemos a detalle cada fase podremos encontrar los riesgos que puedan
surgir y prevenirlos, reducir las incertidumbres, ver en donde tenemos que invertir ms presupuesto
o minimizar, donde organizar nuestros costos, valorar la calidad, etc., y as dividiendo en fases
podemos identificar las tareas, establecer un cronograma de acuerdo a ello y tener la secuencia de
lo que se har da a da. Una mala decisin puede no satisfacer las necesidades del cliente, tener
excesos de costos y retrasos durante el proyecto. Es responsabilidad del Project Manager evitar
esos errores planeando desde un principio posibles prevenciones y soluciones.

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3.2 Conclusiones personales


La importancia de la Direccin de Proyectos es fundamental para administrar procesos tanto
internos como externos del proyecto. A veces, cuando un proyecto es pequeo ignoramos que se
requieran habilidades para desarrollarlo, y es as cuando surgen los problemas y las prdidas. Ante
todas estas situaciones es indispensable contar con una persona que gestione todo esto para
lograr un control total de los recursos y as optimizarlos para obtener un rendimiento en el menor
tiempo posible y con un costo reducido.
Como estudiantes de la maestra en Direccin de Proyectos creo que vamos por un buen camino,
en la primera materia aprendimos lo bsico de los Fundamentos con la Gua del PMBOK y ahora
en esta nueva materia por comenzar s que aprenderemos todo acerca de los Proyectos y como
dirigirlos al xito. Un proyecto sin ser administrado o gestionado no sirve y sera un fracaso total, y
como dicen por ah: Lo barato sale caro, y si tenemos que invertir en todo lo que un proyecto
contiene (invertir tanto en un Project Manager, un buen equipo de trabajo e interesados) valdr la
pena porque ante cualquier situacin crtica sabremos afrontarlas y obtener resultados de
inmediato.
En lo personal, el comienzo de esta maestra me ha servido para exmenes de conocimientos
sobre Proyectos o la Administracin de stos en las entrevistas de trabajo a las que he asistido ya
que es un rea (y ms an si existe una certificacin de por medio) de gran competencia por su
gran grado de complejidad y de importancia en una organizacin.

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BIBLIOGRAFA

Project Management Institute, Inc. (2013). Gua de los Fundamentos para la Direccin de
Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta Edicin. 14 Campus Boulevard Newton Square,
Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.

Adriano Coronel (2012) Introduccin a la Gestin de Proyectos en Gestin de Proyectos 2, Wiki


Eoi.
Fecha
de
consulta:
14
de
Octubre
del
2015.
Recuperado
de:
http://www.eoi.es/wiki/index.php/INTRODUCCI%C3%93N_A_LA_GESTI
%C3%93N_DE_PROYECTOS_en_Gesti
%C3%B3n_de_proyectos_2#Direcci.C3.B3n_de_Proyectos_vs_Direcci.C3.B3n_Estrat.C3.A9gica_
y_de_Operaciones

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