UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

Proyecto: Implementacin de la Metodologa BPM a los

procesos de la gestin de inventarios de la empresa Selva
Industrial S.A

CURSO:

ADMINISTRACION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

ALUMNO:

MORAN SARAVIA JOSE MARIA

PROFESOR:

ING. FELIPE HIROMOTO HIROMOTO

SABADO 03 DE OCTUBRE DEL 2015

CONTROL DE VERSIONES
Versi

Hecha por

Revisada

Aprobada

Fecha

Motivo

n
1.0

por

por

DB

GE

JM

03-102015

PROJECT CHARTER
NOMBRE DEL PROYECTO
IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA BPM A LOS
PROCESOS DE LA GESTIN DE INVENTARIOS DE LA
EMPRESA SELVA INDUSTRIAL S.A.
NECESIDAD DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

IBPMGS

La empresa Selva Industrial S.A presenta problemas en su gestin de inventarios,

teniendo serios problemas de descuadre de stocks. La empresa cuenta con un sistema
ERP en donde tiene un registro de todos los tems, sin embargo existe diferencias
significativas entre la informacin del sistema y el inventario fsico que se tiene en los
almacenes. Estos desajustes representan altos costos a la empresa (inventario
perdido), as como tambin problemas de confusin, ya que la informacin que se
encuentra en el sistema no es la correcta en muchos casos, provocando compras
innecesarias y paradas en produccin por falta de materiales.
DEFINICIN DEL PROYECTO: Qu, quin, cmo, cundo y dnde?
El proyecto consiste en aplicar la metodologa de BPM a los procesos de la gestin de
inventarios, realizando un mapeo de los procesos que intervienen, modelarlos a travs
de una herramienta BPMS logrando su estandarizacin y mejor control en el desarrollo
de las actividades del proceso, finalmente integrarlos con el sistema ERP para tener
informacin exacta en tiempo real, adems de generar informacin til para los dems
procesos interesados.
El desarrollo del proyecto estar liderado por las siguientes personas :
Jos Mara Morn: Encargado de la Gestin del Proyecto
Luis Noa: Jefe de Produccin
Manuel Vega: Jefe de Almacn
Christian Rodrguez: Jefe de Sistemas
El Proyecto ser realizado desde el 25 de setiembre hasta el 11 de diciembre, La
gestin del proyecto se realizar en las instalaciones de SELVA INDUSTRIAL S.A.
DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: Descripcin del producto o

servicio.
E l producto del proyecto consiste en la aplicacin de la metodologa BPM a los
procesos de la gestin de inventarios de la empresa, es decir modelado en una
herramienta BPMS e integrado con el sistema ERP que manejan para tener una
informacin exacta y en tiempo real sobre el desarrollo de los procesos para tener un
mayor control de las actividades que se estn realizando en la gestin de inventarios.

DEFINICIN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

Gonzalo Ezeta - Sponsor (Gerente general de Selva Industrial S.A) tiene los siguientes
requisitos:
Cumplir con los acuerdos
presentados en la propuesta , y respetar los
requerimientos del cliente
Cliente(rea de almacn) tiene los siguientes requisitos:
El proyecto debe concluir en un plazo no mayor a 3 meses segn lo pactado
Entregar un informe mensual sobre las actividades y avances del proyecto el
cual ser aprobado por la oficina comercial de Selva Industrial S.A.
Entregar un documento final, que contenga la memoria de las actividades
realizadas y los resultados alcanzados.
FINALIDAD DEL PROYECTO
Incrementar la rentabilidad de la empresa mediante la reduccin de costos realizando
una buena gestin de los inventarios y del desarrollo de los procesos que involucran,
as como el ahorro de dinero por compras innecesarias. Adems se incrementa las
ventas al evitar las paradas de produccin innecesarias por falta de stocks para
producir.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
CONCEPT
O
ALCANCE

OBJETIVOS

CRITERIO DE XITO

Cumplimiento con la elaboracin

de los siguientes entregables
Mapeo de procesos

Aprobacin del 100% de entregables

por parte del cliente.

Modelado en herramienta
BPMS
Integracin con sistema ERP

TIEMPO

COSTO

Prueba piloto de la nueva

ejecucin de los procesos
Concluir con el proyecto en el
plazo solicitado.
Cumplir con el presupuesto
estimado al inicio del proyecto de
S/. 50 000

Concluir con el proyecto en 14

semanas, desde el 25 de setiembre
hasta el 11 de diciembre.
No exceder con el presupuesto del
proyecto.

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

La justificacin del proyecto se centra en la necesidad de una mejor gestin de
inventarios, el ahorro estimado con la implementacin del proyecto, el cual es
significativo para los intereses de la empresa y en la agilizacin de los procesos
productivos.
DESIGNACIN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO
NOMBRE

Jos Mara Morn

NIVELES DE AUTORIDAD

REPORTA
A
SUPERVIS
AA

rea de Almacn

Exigir el cumplimiento de los entregables

del proyecto.

rea de almacn/rea de
produccin/ rea de
sistemas.

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO

FECHA PROGRAMADA

Inicio del proyecto

25 de setiembre

Mapeo de procesos
28 de setiembre
Modelado en herramienta BPMS
19 de octubre
Integracin con sistema ERP
9 de noviembre
Prueba piloto
2 de diciembre
RESTRICCIONES DEL PROYECTO: Factores que limitan el rendimiento del
producto, el rendimiento de un proceso del proyecto, o las opciones de
planificacin del proyecto. Pueden aplicar a los objetivos del proyecto o a los
recursos que se emplean en el proyecto.
INTERNOS A LA ORGANIZACIN
AMBIENTALES O EXTERNOS A LA
ORGANIZACIN
Que el costo del proyecto supere el
presupuesto pactado.
Que el tiempo planificado del proyecto no
supere lo establecido.
PRINCIPALES RIESGOS DEL PROYECTO
Que el personal inmerso en el proyecto renuncie.
Falta de colaboracin de algunas reas o personas en la realizacin del proyecto.
Recursos asignados al proyecto pueden ser requeridos para otros proyectos.
Subestimar el impacto de las actividades desconocidas
Consumo de recursos no planificados ocasionados por retrasos del proyecto.
Entregables del proyecto no adecuados.
PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO

Conocimientos en el uso de las nuevas tecnologas de informacin emergentes.

Conocimientos en el uso de nuevas metodologas de gestin.
El logro del proyecto permitir incrementar la rentabilidad de la empresa.
Mayor agilizacin en las operaciones del rea de almacn y produccin de la empresa.
PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO
CONCEPTO

MONTO

Personal del proyecto

Herramienta BPMS
Otros costos
Materiales directos
Materiales indirectos

S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
TOTAL

20000
15000
5000
7000
3000

S/. 50000

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO

Nombre
Gonzalo Ezeta

Empresa
Selva Industrial S.A

Cargo

Fecha

Gerente General

25-09-2015

Mediante la presente Acta damos conformidad de los acuerdos

registrados.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------Auspiciador del proyecto
de Operaciones
Gerente General

-------------------------------------------------------------------------------------------------------Jefe de almacn
de produccin

Gerente

Jefe

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Jefe de sistemas
Gerente del proyecto

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)

Implementacin de la
metodologa BPM a los procesos
de la gestin de inventarios de la
empresa Selva Industrial

1. Gestin del
Proyecto

2. Levantamiento
de informacin

3.
Implementacin

4. Integracin

1.1 Inicio

2.1. Informes de
entrevistas con
involucrados

3.1. Capacitacin
en BPM

4.1. BPMS -ERP

1.2. Planificacin

2.2. Informe de
data histrica

3.2 Modelado de
procesos en BPMS

4.2. Indicadores
de gestin

1.3. Ejecucin

2.3. Mapeo de
procesos

4.3. Prueba Piloto

1.4. Control

1.5 Cierre

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

ESTRUCTURA DE COSTOS
PROYEC
FASE
TO
1. Gestin del
proyecto

RECURSO

MONTO (S/.)

Personal
Materiales
Horas-hombre

S/. 1,000.00
S/. 500.00
S/. 500.00
S/.
2,000.00

TOTAL FASE
2. Levantamie
nto de
informacin
TOTAL FASE
3. Implementa
cin

Personal

S/. 3,000.00

Materiales
Horas-hombre

S/. 500.00
S/ 1,500.00
S/.5,000.00

Personal
Materiales
Horas-hombre

S/. 6,000.00
S/.
15,000.00
S/. 2,500.00

S/.
23,500.00

TOTAL FASE

A LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE

INVENTARIOS DE LA EMPRESA SELVA INDUSTRAL

IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA DE BPM

4. Integracin

Personal
Materiales
Horas-hombre

S/. 4,000.00
S/. 5,000.00
S/. 1,500.00

S/.
10,500.00
S/.
41,000.00
S/.
5,000.00
S/.
46,000.00
S/.
1,000.00
S/.3,000.00
S/.50,000.0
0

TOTAL FASE

TOTAL FASES
OTROS COSTOS
SUBTOTAL DEL PROYECTO
Reserva de Contingencia
Reserva de gestin
PRESUPUESTO TOTAL DEL PROYECTO
DETALLE DEL PRESUPUESTO POR RECURSO

TIPO DE RECURSO
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS MATERIALES
HORAS HOMBRE
OTROS COSTOS
SUBTOTAL DEL PROYECTO
Reserva de Contingencia
Reserva de Gestin
PRESUPUESTO TOTAL DEL
PROYECTO

MONTO
(S/.)
S/.
14,000.00
S/.
21,000.00
S/.
6,000.00
S/.
5,000.00
S/.
46,000.00
S/.
1,000.00
S/.3,000.00
8
S/.50,000.0
0

% DEL
SUBTOT
AL
30%

% DEL
PRESUPUES
TO
28%

47%

42%

13%

12%

10%

10%

100%

92%
2%
6%
100%

PRESUPUESTO DEL PROYECTO POR FASE Y ENTREGABLES

IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA DE BPM A LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA

SELVA INDUSTRAL

PROYEC
FASE
TO

1. Gestin del
proyecto

ENTREGABLE
1.1 PLAN DE
PROYECTO
ACTUALIZADO.
1.2.INFORME DE
MONITOREO Y
CONTROL.
1.2.1. Requerimientos
del Cambios.
1.2.2. Informe de
Desempeo
1.2.3. Informe de
Control de Cambios.
1.2.4. Informe de
Control de Tiempos.
1.2.5. Informe de
Control de Riesgos.
1.3.INFORMES DE
CIERRE
1.3.1.Acta de
Aceptacin Final
1.3.2. Documentacin
de lecciones
aprendidas.

MONTO (S/.)

S/. 200,00
S/. 300,00
S/.150,00
S/.200,00
S/. 150,00
S/.200,00
S/. 200,00
S/. 100,00
S/. 150,00
S/. 350.00
S/.
2000.00

TOTAL FASE
2.1. Entrevistas con
involucrados (almacn S/. 2,000.00
2. Levantamiento y produccin)
de informacin
2.2. Data Histrica
S/. 500.00
2.3. Mapeo de
S/. 2500.00
procesos

S/.
5,000.00

TOTAL FASE

3.
Implementacin

3.1 Compra de
herramienta BPMS
3.2 Modelado de los
procesos
3.3Capacitaciones en
BPM

TOTAL FASE

S/.
15,000.00
S/. 5,500.00
S/. 3,000,00
S/.
23,500.00

Integracin BPM ERP S/. 3,000.00

Indicadores de
S/. 2,000.00
gestin
Prueba Piloto
S/. 5,500,00

4. Integracin

S/.
10,500.00
S/.
41,000.00
S/.
5,000.00
S/.
46,000.00
S/.
1,000.00
S/.3,000.0
0
S/.50,000.
00

TOTAL FASE
TOTAL FASES
OTROS COSTOS
SUBTOTAL DEL PROYECTO
Reserva de Contingencia
Reserva de gestin
PRESUPUESTO TOTAL DEL PROYECTO

PLAN DE GESTIN DE COSTOS

TIPOS DE ESTIMACIN DEL PROYECTO
TIPO DE ESTIMACIN

MODO DE FORMULACIN

Orden de Magnitud

Anlisis de Reserva

Presupuesto

Bottom Up

NIVEL DE
PRECISIN
-50% al
+100%
-15% al +25%

UNIDADES DE MEDIDA
TIPO DE RECURSO

UNIDADES DE MEDIDA

Recurso Personal

Costo / hora

Recurso Material

Unidades

Horas hombre

Costo/hora-hombre

UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGAB
LE

VARIACIN
PERMITIDA

10

ACCIN A TOMAR
SI VARIACIN
EXCEDE LO
PERMITIDO

Proyecto Completo

+/- 5% costo
planificado

MTODOS DE MEDICIN DE VALOR GANADO

ALCANCE:
MTODO DE
PROYECTO / FASE /
MEDICIN
ENTREGABLE
Proyecto Completo

Valor acumulado
Curva S

Se tomarn
medidas a partir
de las reuniones
entre el equipo y
con juicio de
expertos
MODO DE
MEDICIN
Reporte del
performance
Semanal del
Proyecto

FORMULAS DE PRONSTICO DEL VALOR GANADO

TIPO DE
PRONSTICO

FRMULA

MODO: QUIN, CMO,

CUNDO, DNDE

EAC variaciones
tpicas

AC + (BACEV)/CPI

Informes del Performance

del proyecto.

PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS

PROCESO DE
GESTIN DE
COSTOS
Estimacin de
Costes
Preparacin de
su
Prepuesto de
Costes

Control de
Costes

DESCRIPCIN
Se estima los costes del proyecto en base al tipo de
estimacin por presupuesto.
Se elabora el presupuesto del proyecto y las
reservas de gestin del proyecto. Este documento
es elaborado por el Gerente de del proyecto
Se evaluar el impacto de cualquier posible cambio
del costo, informando al auspiciador los efectos en
el proyecto, en especial las consecuencias en los
objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y
costo).
El anlisis de impacto deber ser presentado al

11

auspiciador y evaluar distintos escenarios posibles,

cada uno de los cuales corresponder alternativas
de intercambio de triple restriccin.
Toda variacin final dentro del +/- 5% del
presupuesto ser considerada como normal.
Toda variacin final fuera del +/- 5% del
presupuesto ser considerada como causa
asignable y deber ser auditada. Se presentar un
informe de auditora, y de ser el caso se generar
una leccin aprendida.
FORMATOS DE GESTIN DE COSTOS
FORMATO DE
GESTIN DE
COSTOS
Plan de Gestin
de
Costos
Costeo del
Proyecto
Presupuesto por
Fase y
Entregable
Presupuesto por
Fase y
por Tipo de
Recurso
Presupuesto por
Semana

DESCRIPCIN
Documento que informa la planificacin para la
gestin del costo del proyecto.
Este informe detalla los costos a nivel de las
actividades de cada entregable, segn el tipo de
recurso que participe.
El formato de Presupuesto por Fase y Entregable
informa los costos del proyecto, divididos por
Fases, y cada fase dividido en entregables.
El formato de Presupuesto por Fase y por Tipo de
Recurso informe los costos del proyecto divididos
por fases, y cada fase en los 3 tipos de recursos
(personal, materiales, horas hombre).
El formato Presupuesto por Semana informa los
costes del proyecto por semana y los costes
acumulados por semana.

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS

DESCRIPCIN
Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal
informando los entregables realizados y el porcentaje de avance.. De
esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se emite el
Informe Semanal del Performance del Proyecto.

12

El coste del proyecto puede tener una variacin de +/- 5 % del total
planeado, si como resultado de la re-planificacin del proyecto estos
mrgenes son superados se necesitar emitir una solicitud de
cambio, la cual deber ser revisada y aprobada por el Jefe del
Proyecto y el Sponsor.
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS
El Sponsor y el Jefe del Proyecto son los responsables de evaluar,
aprobar o rechazar las propuestas de cambios.
Todos los cambios de costos debern ser evaluados integralmente,
teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto y los
intercambios de la triple restriccin.
Los documentos que sern afectados o utilizados en el Control de
Cambios de Costos son:
-Solicitud de Cambios.
-Acta de reunin de coordinacin del proyecto.
-Plan del Proyecto (re-planificacin de todos los planes que sean
afectados)
En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier
disputa relativa al tema es el Jefe del Proyecto, si est no puede ser
resuelta por el, es el Sponsor que asume la responsabilidad.
Una solicitud de cambio sobre el coste del proyecto que no exceda el
+/- 5% del presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Jefe
del Proyecto, un requerimiento de cambio superior ser resuelta por
el Sponsor.
FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
Entre las fuentes de financiamiento que se utilizaron para financiar el
proyecto fue: Fuentes Internas que es el uso de recursos propios o
autogenerados, as tenemos; el aporte de miembros del proyecto,
para la compra de materiales que se utilizaran en todo el proyecto.

13

BENEFICIO

14

Conceptos

mar-15

1,000

FLUJO NETO

TIR =

VAN =

TOTAL COSTOS

Y CONTROL

22%

52,608.77

29,50-0

29,500

COSTOS DE MANTENIMIENTO, REGULARIZACIN

6,000
-

6,000
-

1,000

333-

Costos de contingencia
Costos de gestion

333-

1,667
-

Otros costos

8,500
-

8,500
-

1,000

333

1,667

2,000

Gestin del proyecto

1,667
-

5,500

Prueba piloto

2,000

Capacitaciones BPM

3,000

3,000

Modelado de procesos

5,500

Herramienta BPMS

15,000

Mapeo de procesos

Indicadores de gestin

500
2,500

Integracion BPM - ERP

2,000

Data histrica

Entrevistas con involucrados

COSTOS

TOTAL INGRESOS

produccin

Incremento en ventas por paradas innecesarias de

2,000

2,000
-

2,000
-

5,000
2,500

2,500

2,500

5,000

may-15 jun-15

5,000

abr-15

2,500

5,000

jul-15

2,500

5,000

ago-15

2,5

5,0

sep-1

2,000
-

2,000
-

2,000
2,000
-

2,000
2,000
-

2,000
-

2,000
-

2,000
-

2,000
-

2,000
-

2,000
-

2,0

2,0

20,500 20,500 20,500 20,500 20,500 20,500 20,500 20,5

2,000
-

2,000
-

22,500 22,500 22,500 22,500 22,500 22,500 22,500 22,5

15,000 15,000 15,000 15,000 15,000 15,000 15,000 15,0

2,500

feb-15

5,000

ene-15

2,500

dic-15

5,000

nov-15

Ahorro en compras innecesarias

oct-15

Ahorro por buena gestin de inventarios

INGRESOS

COSTOS

Los costos considerados han sido especificados en la estructura de

costos antes detallada. Se ha adicionado un costo de
mantenimiento, regulacin y control el cual consta en el soporte al
sistema BPMS, al ERP, y a la regularizacin en los controles del
inventario con el sistema.
En relacin con las proyecciones de los ingresos calculados, las
reas de almacn, compras y produccin, han realizado un
diagnstico de la situacin en el supuesto que mejorara la gestin
de inventarios segn lo establecido en los parmetros del proyecto
a realizar. La informacin brindada es la que cada rea cada mes
identifica como prdida, mala gestin o paradas innecesarias (en
el caso de produccin) de los inventarios.

15

La empresa ha exigido un horizonte de 1 ao para evaluar el

costo-beneficio del proyecto a implementar.
La tasa utilizada para el clculo del VAN, ha sido de 7.5% que es el
valor del CPPC de la empresa, que es el costo de pedir dinero a
terceros, valor que se utiliza para calcular el EVA de una empresa.
Este valor ha sido establecido por la Gerencia Financiera.
El valor del VAN es de S/. 52,608 y una TIR de 22%. Lo cual indica
que el proyecto es provecho para la empresa, dando resultados
positivos para sus intereses financieros.

16