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EVENTOS EMPRESARIALES

SIMPOSIO

Es simposio es una tcnica de participacin en la cual un equipo de expertos


desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante un
grupo o auditorio.

Los expertos no deben pasar de 4 5 personas. Deben ponerse previamente de


acuerdo para no repetirse. Luego el coordinador o moderador los presenta ante el
grupo, expone el tema brevemente y explica el procedimiento que se va a seguir.
Despus cede la palabra a los expositores por orden, asignndoles unos 10
minutos a cada uno. Al final del Simposio, el coordinador o moderador har un
breve resumen y dirigir la plenaria.

Esta tcnica se utiliza en reuniones de

carcter formal, aunque dinmico. Requiere que los expositores sean verdaderos
expertos y dominen el tema.

MESA REDONDA

La mesa redonda es una tcnica de participacin en la cual un equipo de


expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un
mismo tema, exponen ante el auditorio en forma sucesiva. Es sumamente til
para aclarar posiciones, para inquietar al grupo en torno a diferentes
doctrinas o corrientes, permitiendo profundizar.

Lo fundamental es que los puntos de vista de los expertos sean divergentes.


Los que van a exponer el tema se pueden dividir individualmente o por
parejas, sin que pasen de 4 y que tengan dominio sobre el tema en mencin.
Previamente se pondrn de acuerdo con el coordinador o moderador sobre el
mtodo a seguir y sobre el orden en que hablarn y el tiempo que gastarn.

El coordinador o moderador se sentar en el centro y a su lado los


controversistas.

Los presentar primero y enfocar el tema brevemente.

Luego ir dando la palabra durante unos 10 minutos a los expositores,


procurando se turnen las distintas posiciones.

Despus sintetizar los

diversos puntos de vista expuestos y dar oportunidad a una segunda vuelta


para aclarar los puntos de vista que quedaron oscuros. En seguida dar la
palabra a los asistentes no para entablar discusin, sino para pedir
aclaraciones o informacin.

El buen tino, la mesura y paciencia del

moderador son indispensables para un buen desarrollo, no debe dejarse


llevar por simpatas y antipatas, deber ser lo ms objetivo posible para
cumplir su rol dinamizador en el debate, no debe terminar en polmica.

PANEL

El panel es un evento donde interviene un grupo de expertos cada uno en


su materia. No exponen, sino que dialogan desde el principio.
Esta es la gran diferencia que hay con la mesa redonda.

Aunque su

desarrollo es aparentemente espontneo, debe seguir una secuencia


coherente y ordenada. Todo esto exige una preparacin cuidadosa.

El coordinador o moderador selecciona a los participantes y prepara con


ellos las lneas del dilogo. Aunque cabe la improvisacin en la hora, debe
seguirse las lneas generales preparadas de antemano.

Cada uno de los panelistas podr tener encima de la mesa apuntes con el
desarrollo general del dilogo, all estarn indicados los momentos en que
cada uno tendr que intervenir y las ideas que deber exponer,
respondiendo o preguntando, cortando frases de los otros.
Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierta chispa de
humor para amenizar la conversacin.
Algunos pasos que pueden darse:
El coordinar comienza el tema, presenta a los miembros y formula una
pregunta o abre simplemente la sesin.
Comienza el dilogo.
El coordinador deber estar atento para encaminar la conversacin, si ve
que sta se sale del orden lgico preparado, o para evitar eventuales
tensiones y animar el dilogo. Puede, de cuando en cuando, hacer un
breve resumen de lo expuesto e iniciar otro tema con alguna otra
pregunta.
Unos minutos antes del final invitar a cada participante a que haga
un breve

FORO

El frum o foro es una tcnica de participacin en la cual todos los


participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un
tema determinado, bajo la direccin de un coordinador o moderador.

Difiere sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de


oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de
sorteo para decidir la participacin.

Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo


tema.

Tambin, existen otros eventos que debemos tomarlos en cuenta para su uso
eventual. Tal es el caso de los eventos que a continuacin explicaremos,

CONGRESO

Es por excelencia el evento mximo o pleno; pues busca congregar a lo ms


selecto de una comunidad, colectividad o rama a fin para evaluar, discutir y
acordar en forma conjunta sobre un tema o hecho. Por ello, se dice que el
congreso es deliberativo y resolutivo, pues a diferencia de otros eventos, en
los cuales prima el intercambio y la propuesta; en el congreso, aparte de
estas caractersticas, se adoptan acuerdos y se toma posicin sobre temas
controvertidos o en discusin.
Su preparacin requiere del mayor esmero, para saber disponer de la ms
amplia comodidad y tranquilidad de los congresistas, quienes debern
deliberar con el mayor desasosiego para concretar los mejores acuerdos.

Cuando, previamente se hayan hecho eventos menores como seminarios o


foros sobre un tema, y se concrete acuerdos para llevar sus ponencias a un
evento ms amplio que pueda resolver las dificultades a discernir es hora de
organizar el Congreso.

CONFERENCIA

Se trata de una reunin a alto nivel, mas restringida que el Congreso,


tradicionalmente limitada a un solo tema y convocada por invitacin. La
Conferencia es en principio una reunin de ndole gubernamental u oficial, en
la

que

formalmente

se

abordan

problemas

diplomticos,

polticos,

econmicos.

SEMINARIO

El Seminario es, por naturaleza

una reunin o serie de reuniones de

especialistas con diferentes habilidades pero que comparten un inters


comn y que se renen con propsitos de entrenamiento o aprendizaje

El programa de trabajo de un seminario apunta a enriquecer la capacidad de


los participantes. Est dividido en tres fases: fase de exposicin, cuando
alguien previamente designado realiza una investigacin y lleva su aporte al
grupo; fase de discusin, cuando el asunto en cuestin es debatido y
analizado en todos sus aspectos en pequeos grupos o colectivamente; y
fase de conclusin, cuando el coordinador, polarizando las opiniones
dominantes, propone a la aprobacin del grupo las recomendaciones finales
del seminario.

A menudo las personas que toman parte en el Seminario vienen de distintas


ciudades o pases y durante el evento viven en una especie de rgimen
comunitario o por lo menos concentrados en idnticos lugares y sometidos a
un severo programa de trabajo.

Aunque al principio estas manifestaciones se circunscriban a asociaciones


filosficas, religiosas, etc, hoy en da esferas comerciales y tcnicas recurren
al Seminario como eficaz medio de comunicacin.

COLOQUIO

Este vocablo de races romanas significa en si mismo, dilogo. Se emplea


frecuentemente

para

designar

reuniones

especializadas

de

carcter

interdisciplinario que tienen el propsito de discutir sobre temas acadmicos


o de investigacin y apoyar reas de inters mutuo mediante el intercambio
de ideas. Trata de evitar en principio, toda clase de publicidad, se rene
preferentemente en un lugar tranquilo y se rodea de un ambiente propicio a
las tareas intelectuales.

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CONVENCIN

Reunin de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya


sean comerciales, industriales, profesionales, polticos, privados, particulares,
religiosos o de otra ndole, y que convergen en una fecha y un lugar
determinados previamente para intercambiar experiencias, tratar asuntos de
inters comn y tomar decisiones al respecto, as como establecer consenso
sobre determinadas polticas, etc., con un marcado objetivo promocional.

Puede afirmarse segn estadsticas y estudios solventes que, en la


actualidad, han llegado a contribuir el principal factor de turismo de congresos

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TALLER

Reunin de un limitado nmero de personas para intercambiar conocimientos


o experiencias en temas especficos y su aplicacin prctica.

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ASAMBLEA

Como rgano supremo de las asociaciones, la asamblea consiste en una


magna reunin en el curso de la cual se expone una situacin determinada,
se debaten problemas internos y se establecen directrices para una situacin
ulterior. Est exenta de motivaciones comerciales y se caracteriza por su
espritu ejecutivo y funcional. Sin embargo, en la prctica se celebran
asambleas profesionales cuyos trabajos se vinculan a los negocios o
coyunturas particulares de un sector.

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COMIT

El Comit es un rgano generalmente nombrado durante una sesin plenaria


y cuyo mandato se limita a la asistencia de dicha reunin superior, salvo
excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos
inscritos en el Orden del Da o Agenda de Trabajo y puede, a su vez,
designar sub comits o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de
materias especficas.

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COMISIN

Con una vida ms efmera pero con un radio de accin ms amplio que el
Comit, la Comisin es un rgano de consulta que se ocupa de sectores de
actividades de la asociacin u organizacin. Las entidades pueden tener
varias comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas
regulares, de acuerdo a Estatutos.

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MART

De

origen

norteamericano,

esta

clase

de

acontecimientos

acredita

autorizadamente en los pases ms desarrollados, compaginando las


vertientes de la Convencin y Exposicin, a veces con nombres, formas y
contenidos que varan ligeramente. Un MART en resumen, es una frmula
comercial realizada por una organizacin profesional, cuyo objetivo es facilitar
los medios de contacto, compra y venta de servicios entre las partes
interesadas. Los participantes, oferta y demanda, pueden exponer y apreciar
los respectivos productos del turismo y congresismo, asistir a conferencias o
seminarios profesionales, contratar tcnicas y pulsar la competencia.

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WORKSHOP

Llamada tambin bolsa de Trabajo, en donde las grandes organizaciones


ofrecen sus servicios o productos a los pequeos minoristas a fin de que ellos
puedan ofrecerlos a sus clientes.

En esta actividad se necesitan tener Stand de exhibicin y mucha folletera,


adems se puede contar con algunos artculos de merchandising para mejor
recordacin.

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VISITA GUIADA

Cuando nuestra empresa o institucin

por sus caractersticas tcnicas,

profesionales o econmicas, haya adquirido un determinado prestigio, el


medio local y la opinin pblica se siente atrado por conocer nuestro proceso
productivo o de entrega de servicio; para ello el departamento de RR.PP,
debe prever y organizar visitas guiadas a nuestras instalaciones de pblico o
grupos determinados (universitarios, etc.); de tal manera, que podamos
brindar y resaltar nuestra imagen institucional.

En la visita hay que mostrar lo ms resaltante de nuestras instalaciones,


destacando el aporte a la economa nacional.

Estas visitas deben ser

guiadas por un tcnico y un miembro del Departamento de Relaciones


Pblicas, se debe mostrar la cordialidad de nuestro personal y resaltar la
armona que existe entre todos los componentes de la institucin.

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FESTIVIDADES

Nuestro calendario nacional, est sealado con varios das festivos de gran
importancia, que no debemos descuidar, y ms bien deberamos tomarlos en
cuenta para una programacin adecuada entre nuestras actividades. As, por
ejemplo est las fiestas patriticas, entre la que cabe destacar las Fiestas
Patrias (28 de julio), que debe constituir todo un acontecimiento, que no
deber ser una baja de produccin, sino que debe servir para que nuestro
personal se compenetre de una idea de nacionalidad y colectividad, que
requiere de mucho esfuerzo, sacrificio y voluntad de trabajo para el bienestar
de nuestras respectivas familias. Otras festividades como para citar como
ejemplo, el Da del Trabajo (1 de Mayo), deben ser tomadas en cuenta y la
institucin debe tomar la iniciativa, para de acuerdo a las circunstancias saber
estimular y reconocer el gran aporte de los trabajadores a la consolidacin de
la empresa o institucin. Todas estas fechas deber ser programadas en un
Calendario de Eventos, para que se preparen las medidas adecuadas para
cada caso.

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EVENTOS DEPORTIVOS

En nuestro medio social, el deporte, el esparcimiento y entretenimiento son elementos


muy importantes, como estrategias de integracin entre los trabajadores y la empresa.
Por ello, tambin es necesario incorporar dentro del programa de actividades los eventos
deportivos, que requiriendo una preparacin singular necesitan que las personas
enteradas y con mayores conocimientos se comprometan en estas actividades. Es bien
cierto, que en mente sana, cuerpo sano, como decan los griegos; por ello para mejorar
la produccin tambin se necesita trabajadores anmica y fsicamente preparados.

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