8.

Metodologa de trabajo para abordar la solucin y/o desarrollo

del Tema de estada.

Resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se

presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo
causar un fuerte impacto sobre las utilidades.
Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos:
son los productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la
empresa, es decir no sern colocados a la venta, hacen posible las operaciones
productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias, repuestos,
artculos de oficinas, etc.
Deteccin de necesidades de abastecimiento
Toda empresa habr de tener su origen al reconocer la existencia definitiva de una
necesidad dentro de la organizacin. La persona responsable de alguna actividad
en particular deber saber cules son las necesidades individuales de dicha
unidad: qu necesita, cunto necesita y cundo se tendr la necesidad. Es aqu
donde se inicia el ciclo logstico y se justifica su funcionamiento, si un artculo no
cumpliera con un uso planeado, su compra ser totalmente intil y constituir una
prdida de tiempo, dinero y esfuerzo.
El reconocer una necesidad de materiales, insumos, partes, etc., se refiere a listar
cada uno de los elementos que requerir la organizacin para su funcionamiento.

Requerimiento de materiales
Con la emisin de la requisicin de material se inicia el proceso de solicitud de
compra de los artculos que son requeridos por las diferentes dependencias de la
empresa, para mantener las operaciones.
Una vez elaborada la requisicin de los materiales, sta es enviada al jefe del
almacn, quien la revisa y determina si hay disponibilidad del artculo, si el artculo
no est en existencia, es entonces remitida a la unidad de logstica para autorizar
la requisicin. De all, la requisicin de material, pasa a la unidad de compra,
donde se abre el expediente respectivo archivando la requisicin de material.

En el presente contexto, entendemos que el objetivo fundamental de los

almacenes de repuestos es dar soporte a las tareas de mantenimiento, tanto a
aquellas tareas planeadas como aquellas no planeadas. Esta definicin pone el
nfasis a las polticas de inventario en el entendimiento del origen de la necesidad
de repuestos: mantenimiento y operaciones. Muchas tcnicas, tradicionalmente
utilizadas para optimizar las tenencias de inventarios de repuestos fracasan
justamente por olvidar al mantenimiento y las operaciones, origen de la demanda
de repuestos.
Esto no es extrao dado que justamente muchas de estas tcnicas tradicionales,
como el EOQ (Lote econmica de compra), se desarrollaron no para el manejo de
inventarios de repuestos de ingeniera, sino para el manejo de stocks de
produccin. El error de tratar de optimizar los inventarios, de repuestos con
herramientas derivadas de los inventarios de produccin puede no ser tan grave si
nuestra empresa viviera en el contexto de 1950. Hoy la realidad es otra,
necesitamos tener de refacciones disponibles para una eventual necesidad.
La siguiente es una metodologa escrita por Steve Jackman y Todd Bjorklund
para tomar control del inventario de refacciones en una fbrica. ste culmina en la
implementacin de un sistema de gestin integrada (ERP), pero cada paso se
puede seguir manualmente con la ayuda de hojas de datos, diarios de operacin,
etctera

1. Establecer un control punto de pedido (ROP reorder point) para todas las
piezas de stock.
Las refacciones se categorizan generalmente como piezas stock y piezas no
stock. Las piezas stock suelen ser mayores en trminos de volumen pero las
piezas no stock pueden ser crticas para una reparacin importante. El control de
piezas stock inicia al establecer un ROP y una cantidad por pedido (ROQ). La
planificacin ROP es un nivel de inventario fijo que dispara una orden de compra.
Si el total del inventario iguala o cae debajo del ROP, una orden de compra se
genera automticamente para reemplazar el inventario.
Ahora bien, cmo se define un ROP correcto para miles de repuestos? Al inicio,
la experiencia nos dar una idea general, pero despus de un perodo corto de
tiempo se requerirn clculos para sugerir el ROP ptimo que considere consumo,
precio de entrega, cantidades establecidas por el proveedor, plazo de entrega,
precio de inventario, seguro, etctera.
La prxima consideracin es el nivel de servicio. El balance del nivel de servicio es
fcil de definir pero difcil de calcular: si se mantiene demasiado bajo se cae en

riesgo de faltas en inventario y paros de produccin innecesarios y costosos. Si es

demasiado alto se terminarn pagando los costos por exceso de inventario.
Nuevamente, se requiere un clculo para sugerir un ROP para cada refaccin
2. Revisar las compras histricas de piezas no stock para determinar si
deben ser piezas stock y establecer niveles kanban para las piezas stock
abierto.
Cuando las piezas no stock son especiales se requiere una administracin
cuidadosa. Cules han sido adquiridas esta semana, este mes, este ao? Esta
informacin debe estar disponible fcilmente. Si una pieza no stock se compra con
frecuencia, hay que considerar recalificarla como pieza stock y, por tanto, estar
sujeta a los controles predefinidos.
Las piezas stock abierto requieren de poco o nulo control. Estos son artculos de
valor bajo tales como pernos, tuercas y sujetadores, en los cuales los planes
formales de administracin no valen su costo. El remplazo del inventario de piezas
stock abierto generalmente se hace visualmente o por un simple kanban. En
muchos casos el proveedor ofrece este inventario bajo el formato de consignacin.
3. Identificar las piezas de refaccin mayor (PRM) y negociar su precio y
plazo de entrega.
Las PRM son un tipo excepcional de piezas stock. El mtodo de planificacin para
estas piezas es por pedido. Tpicamente, stas son piezas de alto valor cuya
tenencia en inventario representa una inversin significativa o cuyo almacenaje se
hace difcil por su tamao o condiciones especiales requeridas. Tal como las
piezas ROP, las refacciones por pedido deben ser identificadas previamente para
las tareas de mantenimiento, sin embargo, no deben ser adquiridas hasta que la
orden de trabajo haya sido emitida y aprobada.
Un aspecto crtico de las PRM es el manejo del plazo de entrega. Es probable que
los proveedores las fabriquen bajo pedido. As que la planificacin previa de PRM
es imprescindible para cumplir una reparacin grande a tiempo. Las PRM deben
ser identificadas al momento de comprar la maquinaria y es cuando se deben
negociar precio y plazo de entrega para stas.
4. Establecer procedimientos para pedir y recibir piezas.
La administracin de piezas stock es planificacin y control. El manejo de piezas
no stock es rapidez y eficiencia. El mantenimiento de una fbrica puede presentar
sorpresas (no importa qu tan diligente sea uno). Una sorpresa tpica es descubrir
que no se tiene inventario de un repuesto durante una reparacin inesperada.

La coordinacin de este esfuerzo requiere un procedimiento establecido con

antelacin. El personal de mantenimiento debe pedir la refaccin rpidamente,
aunque sea una pieza no stock. El comprador debe encontrar al proveedor, hacer
la compra, e informar de inmediato el plazo de entrega. El equipo de recepcin del
almacn debe saber que la pieza es urgente y notificar automticamente cuando
sta llegue.
5. Establecer procedimientos para repasar requerimientos de piezas al
momento de planificar acciones de mantenimiento.
El mantenimiento planificado debe contar con un programa para controlar la
disponibilidad de recursos, ambos en trminos de personal y de refacciones de
recambio. Al programar una tarea se debe definir el consumo de repuestos
requeridos.
6. Determinar ubicaciones para inventario y explorar la posibilidad de contar
con un depsito central
Una corporacin que tenga varias fbricas casi siempre controla centralmente sus
piezas de refaccin. El establecimiento de un depsito central de piezas de
refaccin permite economas de escala en compras y distribucin, as como
reducir el nivel de inversin total requerida.
Aun en una empresa que cuente con una sola fbrica, la existencia de un
procedimiento formal de inventario y ubicacin puede aprovechar varias unidades
escondidas de inventario en las instalaciones. No es raro encontrar algunos miles
de pesos en refacciones dentro del escritorio o la oficina de un supervisor de
produccin.
7. Evaluar e implementar la integracin de esta metodologa en un solo
sistema de gestin integrada (ERP).
La empresa lechera escandinava Sknemejerier, por ejemplo, redujo de manera
importante sus inventarios de piezas de refaccin: Previamente tenamos un nivel
de inventario con valor de 2.29 millones de dlares. Usando un ERP, redujimos el
valor de nuestro inventario por 40 por ciento a un valor de 1.37 millones. (Claes
Hansson, gerente de de sistemas de mantenimiento y compras e inventario en
Sknemejerier.
Los sistemas ERP pueden automatizar y sistematizar gran parte del proceso de
compra y manejo de refacciones. La integracin de mantenimiento con
planificacin de materiales y recursos (MRP) les permite a los planificadores
asegurar que las piezas y los tcnicos para instalarlos estn disponibles de la
misma manera que planean las materias primas y los recursos para la produccin.

Tambin se puede mejorar el anlisis de fallas en la lnea de produccin, as como

darle acceso al personal de produccin y mantenimiento de mayores datos para
tomar mejores decisiones y elevar la calidad en la fbrica. En muchos casos, el
ahorro obtenido al eliminar las entregas urgentes por paquetera casi paga la
inversin en un ERP