Manual de usuarios KEOPS mERP

MANUAL DE USUARIO SISTEMA

KEOPS

Keops Software de Negocios

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MANUAL DE USUARIO SISTEMA KEOPS

1.- Ingreso al sistema Keops
Para ingresar al sistema Keops, se debe dar clic en el icono de acceso al sistema, que
encontrara en el escritorio de Windows.

La pantalla que a continuacin se le muestra es donde cada usuario deber digitar su

nombre de usuario y clave.

Para ingresar al sistema haga lo siguiente:

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1. Seleccione la empresa a la que quiere ingresar
2. En el campo Usuario, escriba el nombre de usuario asignado.
3. Puede pasar al siguiente campo con la tecla TAB, o a su vez posicionndose con
el Mouse en el campo de clave.
4. Ingrese su clave
5. Pulsar la tecla Enter, o dar un clic sobre el botn Aceptar
El sistema validar esta informacin y dependiendo de que tipo de usuario es se
desplegar la pantalla principal o la pantalla de eleccin de local y caja.

Esta pantalla aparecer si el usuario es un usuario de punto de venta.

1.- Pantalla Principal

El usuario tendr acceso a los mdulos designados por el administrador

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CAPITULO I
PARMETROS

PARAMETROS GENERALES
En Parmetros Generales se definen por nica vez distintos factores que utilizaremos en las
operaciones y registro de datos en el sistema, en forma muy sencilla para los
usuarios.
Los parmetros del sistema, se los puede encontrar en todos los mdulos en el men
principal.

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IVA
Se ingresa los porcentajes del Impuesto al Valor Agregado asociado a un cdigo.
Utilice el ratn botn derecho, para agregar un nuevo valor.
Ejemplo:

Los cdigos del porcentaje del IVA pueden enlazarse con una cuenta contable.
UNIDADES
Se definen las unidades que la empresa utiliza en la compra/venta de los artculos.
Ejemplo:

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MONEDAS
Se ingresan los distintos tipos de moneda que utilizaremos en nuestras
transacciones.
Ejemplo:

CENTRO DE COSTOS
Se definen los departamentos, secciones, reas por la que asociaremos nuestros
centros de costos.
Ejemplo:

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COTIZACIONES
Ingresamos las cotizaciones diarias de las divisas extranjeras con respecto al dlar.
Ejemplo:

BANCOS
Definimos todos los Bancos que utilizaremos en nuestras operaciones contables.
Ejemplo:

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TARJETAS DE CRDITO
Definimos todas las tarjetas de crdito que utiliza nuestra empresa en sus
transacciones.
Ejemplo:

TIPOS DE DOCUMENTOS
Se definen los distintos tipos documentos que utilizamos en nuestras transacciones.
Ejemplo:

TIPOS DE TRANSACCIONES
Son los distintos documentos que utilizamos en nuestras transacciones
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bancarias, estas vienen predefinidas en el sistema.
Ejemplo:

FORMA PAGO CUENTAS POR COBRAR

Se definen las cuentas o bancos en las que realizamos nuestros ingresos
provocadas en cuentas por cobrar, seleccionando si lo registramos en cuenta
corriente o no. Ejemplo:

TIPO DE FORMA PAGO CUENTAS POR PAGAR

Se definen las cuentas o bancos de la que salen los recursos parar cancelar
nuestras cuentas por pagar, seleccionando si lo registramos en cuenta corriente o
no. Ejemplo:

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CAPITULO 2
ADMINISTRACION Y ACCESOS

ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

En la prctica es aqu donde iniciamos a definir el sistema con los primeros datos
como la definicin de la empresa o empresas con sus datos generales de ubicacin, la
creacin de usuarios, cerrar periodos, saldos kardex, saldos cuentas por pagar,
saldos cuentas por cobrar, diario inicial.

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EMPRESA

Primero
Defina el Cdigo de la empresa, para facilidad ser numrico. Escriba el Ao del
periodo contable, el Nombre o razn social de la empresa y el nmero del RUC
registro nico de contribuyentes, todos estos en sus respectivos campos.
Segundo
Escribir los datos de ubicacin de la empresa como, Direccin, Provincia, Ciudad,
Telfono, Fax, y en especial los Das de Duracin de la Clave que servirn para dar
acceso al sistema, esta por lo general es de 365.
Tercero
Periodo ingrese la fecha inicial y fecha final del periodo contable.
Mascara contable es la secuencia del cdigo que utilizaremos en nuestro plan de
cuentas.
Ejemplo:

X.XX.XXX.XX.XXX
1.
1.01.
1.01.001.
1.01.001.01.
1.01.001.01.001

mascara contable

x.xx.xxx.xx.xxx

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Despus de cada nmero, en el cdigo va un punto ( ) si la cuenta es de grupo o

cuenta de mayor.
Ejemplo:
1. ACTIVO
2. PASIVO
3. PATRIMONIO
Luego de cada nmero en el cdigo va sin punto si la cuenta es de movimiento o
cuentas menores, las mismas que utilizamos en nuestras transacciones en los diarios.
Ejemplo:
1.1 Bancos
1.2 Cuentas por cobrar
1.3 Documentos por cobrar
Ingrese el cdigo o cdigos de las Cuentas de Resultados, Cuentas de
Ingreso, Cuentas de Gasto, Cuenta de Activo, Cuenta de Pasivo y Cuenta de
Patrimonio, si son varias cuentas como en nuestro ejemplo entre el cdigo de
cada cuenta deber existir un espacio en blanco.
Escriba la Fecha del ltimo Cierre efectuado en el sistema o fecha de corte
de nuestro periodo contable, el mismo que tambin sirve como restriccin
para ingresar datos antes de esta fecha, es decir no se puede realizar ingresos,
cambios, borrar antes de esta fecha.
Seleccione, si necesita Balances Consolidados o caso contrario no.
Ingrese el Cdigo de la Actividad, que nos relaciona con el Rol de Pago.
Por ltimo para terminar con la creacin de la empresa tenemos que ingresar los datos
para rentas, estos datos son necesarios para generar el archivo de anexo transaccional,
estos datos son:

CREAR USUARIOS
En la creacin de usuarios se registran todas las personas de la empresa que tienen
acceso al sistema y es en esta parte donde se especifica los permisos y las claves de
los usuarios.
Definir Usuario
Primero
Escriba el nombre de Usuario el mismo que por lo general se refiere al
cargo que ocupa el usuario o cualquier otro.
En el caso de la empresa se tomo el apellido y la inicial del primer nombre de
cada usuario.
Ejemplo:

Segundo
Ingrese la Clave que vaya a utilizar el usuario, hasta un mximo de 10 caracteres,
la misma que tendr que recordar siempre para poder tener acceso al Sistema.
Ingrese otra vez la clave en Verificar Clave, como medida de seguridad.
Tercero
Escriba la Fecha de Caducidad o la fecha que deseamos que termine el acceso de
nuestra clave, esta informacin no es obligatoria.
Cuarto
Seleccione el tipo de Acceso que tendr nuestra clave esta puede ser:
Total acceso a todos los mdulos del sistema.
Parcial acceso a determinados mdulos y partes de los mdulos. Quinto
Si el usuario que estamos creando es un usuario de punto de venta (vendedor),
tenemos que asignar Documento de Venta, Centro de Costo, Bodega y se debe
especificar Vendedor debemos tambin especificar en la ficha de cada usuario si
este es un usuario de punto de venta.

DEFINIR ACCESOS
Si un usuario tiene acceso a total, quiere decir que no tiene restricciones para el
ingreso al sistema tiene acceso a todos los mdulos y todas las opciones de los
mdulos.
Para definir los accesos de un usuario que tiene acceso parcial se debe hacer lo
siguiente en la misma ventana de usuario:
Primero:
Seleccione primero los mdulos a los que daremos acceso a nuestros usuarios
dependiendo del perfil de cada uno de ellos o el cargo que ocupe en la empresa.
Ejemplo:

Segundo:
Se habilita a las tareas simplemente dando clic en las que se desea asignar, quedaran
marcadas y estarn habilitadas.
De esta manera se dan o quitan accesos a los usuarios del sistema.
DIARIO INICIAL
AUDITAR TRANSACCIONES
CONSULTAR BASE DE DATOS

CAPITULO 3
CUENTAS POR PAGAR

Cuentas por Pagar

FACTURAS COMPRA
Se ingresan las facturas de compra emitidas por nuestros proveedores:

La pantalla anterior es para el ingreso de las facturas de compra de nuestros

proveedores.
Para ingresar los datos de la factura primero deber ingresar la cabecera de la
factura de la siguiente manera:
Cabecera Factura
Registramos los datos de nuestro proveedor para poder en lo futuro
ubicar este documento y saber en donde, cuando y a quin se compr.
Primero

Nmero: Con el que se identificar a este documento, es secuencial y

generado automticamente.
N Factura Proveedor.- es el nmero del documento con el que el
proveedor entrega su producto.
Fecha, deber ir la fecha de ingreso de mercadera.
N Documento.- Se utiliza siempre en (DIARIOS) porque nos permite
realizar el asiento contable directamente desde el mdulo.
Segundo
Seleccionamos el Cdigo del Proveedor, (PV TAB) la Bodega a la que
afectaremos nuestro inventario, el tipo de Moneda que estamos
utilizando y su Cotizacin para monedas extranjeras, y las
Observaciones o comentarios.
Los dems datos que se encuentran en la cabecera se llenaran
automticamente al momento en que la factura este terminada y la
grabemos ( Total neto, Base imponible, Total de la factura
Detalle Factura
Registramos la lista de productos o artculos comprados, al costo del
producto.
Primero
Registramos el CeCo Centro de Costos al cul ingresar nuestros
productos, y que ya fue definido en la cabecera de factura como
Bodega. Este aparece automticamente, no hay que cambiarlo.
Segundo
Ingresamos uno a uno los artculos con el Cdigo, se puede seleccionar
el producto, digitando lo primeros nmeros del cdigo o letras del
nombre, damos enter y el sistema filtra automticamente los productos o
producto que empiezan con el nmero o letras. Seleccionamos el
producto de la lista.
Tercero
Digitamos
Cantidad

el nmero de unidades compradas en el campo

Cuarto
Registramos el precio de compra de nuestros productos en el campo de
Costo.
Ingresamos el descuento en el caso que hubiera descuento para el
producto si no hay ningn descuento no modificamos este campo.

FORMA DE PAGO
PRIMERO
Definimos la forma en que vamos a cancelar la factura de
compra, pudiendo ser al contado o a crdito.
SEGUNDO
En la factura a crdito, se debe indicar el nmero de pagos en el
campo N de pagos, el plazo o el tiempo que nuestro proveedor
nos otorga entre pago y pago, en el campo Plazo entre pagos.

CAPITULO 4
CUENTAS POR COBRAR /
CLIENTES

GESTIONES
Para empezar con las operaciones de punto de venta se debe tener en cuenta
que en el sistema deben estar ingresados los siguientes datos:

CLIENTES
Se definen todas las personas o empresas a las que entregamos nuestros
productos o servicios.
Para el ingreso de clientes tenemos dos opciones para los clientes que son a
crdito y el ingreso de los clientes de punto de venta.
Si el cliente es a crdito, primero deber cumplir los requisitos que la empresa
necesita para ingresar en el sistema. Y este cliente lo deber ingresar el jefe
del local o el departamento de tesorera desde la matriz.
El ingreso de un cliente a crdito se lo deber hacer desde la opcin de
Gestin de Clientes, Al seleccionar esta opcin se le abrir la siguiente
ventana.

El cdigo del cliente ser el nmero de Cdula o RUC del cliente, que saldr
automticamente al ingresar el campo de Ruc/C.I.
Ingresar el nombre del cliente y los datos ms importantes del cliente como
son:
- Nombre
- El grupo al que pertenece
- Direccin
- Telfono
- Contacto
- Lista de precios
- Forma de pago
Forma de Pago: La forma de pago es la manera como el cliente cancelar sus
facturas y dependiendo de esta es como se elegir la lista de precios
Si un cliente es contribuyente especial y no paga IVA, es en esta ventana
donde se desactivar la opcin de I.V.A.
Cuando tenga todos los datos ingresados correctamente, puede grabar los
datos en el icono para grabar, si no hay ningn problema el sistema le informa
en la parte inferior izquierda que los datos han sido grabados correctamente.

Ingreso clientes de punto de venta DONDE VAN???????

Clientes de punto de venta, quiere decir clientes que pagan en efectivo, que
necesitamos los datos para generar la Factura o Nota de Venta.
Los clientes de punto de venta se los ingresa desde la ventana de Facturas de
Venta, en el icono de clientes que se encuentra en la parte superior derecha.

La ventana para ingresar los clientes de punto de venta es la siguiente:

En esta ventana se ingresa los clientes para punto de venta, el cdigo del
cliente es el Ruc/CI del cliente, ingresar el nombre del cliente, la direccin el
telfono la forma de pago para el cliente de punto de venta podr ser solo en
efectivo o en tarjeta y se podr tomar el precio 1 o 3 segn la forma de pago.
Despus de ingresar todos los datos correctamente puede grabar la
informacin del cliente.
Eliminar un Cliente
Se podr eliminar el cliente siempre y cuando no se haya hecho ninguna
transaccin con ese cliente.
El procedimiento para eliminar un cliente es el siguiente:
a. Ingresar en el men principal, al men Gestin de Clientes
b. Del men que se encuentra a la izquierda seleccionar el icono de
bsqueda
.
c. Le aparecer la ventana de bsqueda, donde podr seleccionar el
cliente que desea eliminar, una vez seleccionado el cliente dar clic en el
botn aceptar.
d. Los datos del cliente se mostrarn en la ficha de cliente, para eliminar
el registro del cliente, se debe dar clic en el icono de eliminacin que
se encuentra en la barra de herramientas de la parte izquierda.
e. Si no existe ninguna transaccin relacionada con el cliente, el sistema
lo eliminar correctamente, de lo contrario el sistema le informar de
esto y no le dejar eliminar

Modificar un cliente:
Si el usuario desea cambiar algn dato de un cliente que ya esta registrado en
el sistema, debe hacer lo siguiente:
a. Ingresar en el men principal, al men Gestiones de Clientes.
b. Del men que se encuentra a la izquierda seleccionar el icono de
bsqueda
.
c. Le aparecer la ventana de bsqueda, donde podr seleccionar el
cliente que desea eliminar, una vez seleccionado el cliente dar clic en el
botn aceptar.
d. Cambiar los datos del cliente y guardar los cambios

PROCESO FACTURA DE VENTA

Es el proceso que se sigue para hacer una factura de venta en las distintas
formas de pago que se maneja en la empresa.
El proceso de factura de venta empieza desde la autenticacin del usuario en
el sistema, un usuario de punto de venta al iniciar el sistema tiene que
seleccionar la bodega y la caja en la que va a trabajar.

Estos datos saldrn automticamente en la facturacin en el campo de

vendedor, cajero y el campo de bodega.
Proceso de facturacin
Para realizar una factura en el sistema Keops, debe seguir los siguientes
pasos:
1. Ingresar en el Men principal del mdulo de Cuentas por
Cobrar/Clientes,
2. En el men principal, ingresar a Facturas de Venta, la pantalla que se
le presentar es la siguiente:

3. Para comenzar a facturar, primero tiene que ingresar el encabezado del

documento.
- Seleccionar que tipo de documento va a generar Nota de Venta o
Factura Local.

Ingresar la forma de pago

La fecha que aparece en la
El ingreso del N de documento se lo debe hacer siguiendo el formato
siguiente:
Facturas: Primer carcter la letra L seguido por el nmero de local y 7 dgitos
nmero de la factura, de la siguiente manera:
L10056809

Para seleccionar el cliente, comenzamos a escribir el nombre del cliente

y damos enter, el sistema automticamente filtrar los clientes que
comiencen con los caracteres escritos.
Por ejemplo: si comienzo a escribir Lpez el sistema me mostrar todos
a todos los clientes con el apellido Lpez.

Moverse con las teclas de direccin para seleccionar el cliente al que se

le va a facturar.

Pulsar la tecla enter o dar clic sobre el botn Aceptar, para que se
cargue los datos en la factura.
Los datos de cajero y bodega salen automticamente.

4. Ingresar los artculos solicitados por el cliente, los artculos se ingresan

de la siguiente manera:
- Existen 2 formas para buscar un producto en la lista de artculos
a) Digitando el grupo o los primeros dgitos del cdigo del producto
por ejemplo:

Digito el grupo del producto, doy enter

entonces el sistema me presenta todos los productos que
pertenecen a ese grupo, como se puede ver en la ventana
que se presenta a continuacin.

Selecciono el producto con las teclas de movimiento y doy enter o

pulso el botn Aceptar para facturar el producto seleccionado.

b)

Otra manera de hacer una bsqueda de los

productos en la ventana de facturacin es escribiendo la
descripcin del producto y dando enter. El sistema filtrar los
productos que comienzan con esa descripcin y le presentar en
pantalla todos los productos que empiecen con la palabra
seleccionada.

Seleccione el producto que desea facturar pulsando la tecla enter o

dando clic en el botn Aceptar.

5. El siguiente paso despus de haber ingresado los artculos es revisar si

todos los artculos estn correctos.
6. Si los artculos estn correctamente ingresados, antes de cancelar la
factura, se debe ingresar las retenciones si es que existe.
a) Si la factura tiene retencin lo que debe hacer es lo siguiente:
1. Dar clic en el botn retencin que se encuentra en la parte
superior derecha de la pantalla:
2.
E
ntonce
s se le

mostrar la pantalla de retenciones donde podr seleccionar la

retencin y el nmero de retencin que va aplicar.
3. Seleccione la retencin, ingrese el nmero de retencin,
comprobar, que la base y la retencin son las correctas.
Concepto de la retencin

N de retencin

Base imponible

Total de retenciones
4. Una vez hecha la retencin, se puede proceder con la forma
de pago.

7. Si la factura esta correctamente ingresada lo siguiente es la forma de

pago.
Formas de Pago
a) Efectivo
b) Cheque
c) Tarjeta
d) Crdito
e) Nota de Crdito
f) Anticipos
a) Para cancelar una factura en Efectivo, debe pulsar la tecla ESC y le
aparecer la ventana de Forma de pago.

En esta ventana el usuario podr visualizar el total de la transaccin, la base

imponible, el IVA.
Si la factura lleva gua de remisin es en esta ventana donde se debe
seleccionar dando clic sobre el cuadro de retencin o pulsando la barra
espaciadora entonces se seleccionar el campo de gua de remisin.

Si el pago se hace en efectivo, entonces hay que seleccionar el campo de

efectivo, el sistema tomar automticamente el valor de la factura.

b) Cancelar una factura con cheque

Para cancelar una factura con cheque, en la pantalla de forma de pago, se
debe seleccionar el recuadro de cheque.
- Si el pago se lo realiza con un solo cheque, el nmero del cheque y el
banco se lo debe ingresar de la siguiente manera.
-

Despus, podr cancelar la factura de la misma manera que en efectivo

dando enter hasta que la factura sea guardada e impresa.
- Si el pago se lo realiza con ms de un cheque, siga los siguientes pasos:
i)

Seleccione la casilla de cheque

ii)

Pulse el botn
donde se podr ingresar los cheques con
los que la factura va a ser cancelada.

iii)

Can
celar
la

factura, si el valor de los cheques no es suficiente para

cancelar la factura se puede hacer cruce de formas de pago
con efectivo, de la siguiente manera.

c) Cancelar una factura con tarjeta

Para facturar con tarjeta de crdito, haga lo siguiente:
-

Seleccionar en la cabecera de la factura la forma de pago TARJETA.

Verificar el cambio automtico de los precios, todos los artculos deben
tener el precio C.
Pulsar la tecla ESC para visualizar la ventana de forma de pago.
Activar la casilla de tarjeta de crdito.
Ingresar los datos de la forma de pago como son: el nmero de la tarjeta
de crdito, la autorizacin, el nombre de la tarjeta
Adicionalmente ingrese los datos de la persona duea de la tarjeta,
como Nombre, telfono, CI en caso de alguna novedad.

d) Cancelar una factura a crdito

Para cancelar una factura a crdito, primero el cliente debe estar
debidamente autorizado para el crdito.
El proceso que se sigue para hacer una factura a crdito es el siguiente:
-

Seleccionar en la forma de pago Crdito.

Al momento de seleccionar la forma de pago pulsando la tecla ESC en la
pantalla de forma de pago debe seleccionar los das de pago y los das
entre pagos.

Una vez llenos estos datos deber ingresar al botn de cuentas por
cobrar y se le mostrar la siguiente ventana:
Concepto, nmero
de couta

Fechas de cobro

Banco al que pertenece

el cheque

En esta ventana se podrn visualizar los montos y en las fechas que se

harn los pagos.
Se debe ingresar el concepto, si el cheque es posfechado, el nmero de
cheque y el Banco al que pertenece.
Cuando ya este ingresada esta informacin dar clic en el botn Cerrar y se
podr ver la pantalla de forma de pago, donde debe seguir dando enter
hasta la cancelacin de la factura y le muestre los mensajes para grabar el
documento y de impresin.

e) Cancelar una factura con Nota de Crdito

Esta opcin se puede dar cuando un cliente X tiene a favor un saldo
generado desde una Nota de Crdito al hacer una devolucin de artculos.
Los pasos para hacer la cancelacin de una factura con Nota de Crdito
son los siguientes:
- Primero el usuario, deber hacer la devolucin de artculos (este
proceso se explicar ms adelante).
- Cuando la factura este lista para la cancelacin, se debe dar clic en el

botn
-

, entonces le aparecer la siguiente ventana:

En esta ventana deber ingresar el nmero de la devolucin y el sistema

automticamente le presenta la fecha que fue hecha la Nota de Crdito y el
valor de la misma.

Si usted da clic en el botn aceptar, entonces quiere decir que se va a

cruzar la factura que se est haciendo actualmente con la Nota de
Crdito seleccionada.
Pulsar la tecla ESC y le aparecer en la forma de pago el valor de la
Nota de Crdito, en Depsitos.

Si la factura tiene gua de remisin, entonces seleccionar la opcin. Dar

enter hasta que se grabe la factura.
f) Cancelar una factura con Anticipos
Para cancelar una factura con anticipos, el cliente deber tener ingresados
anticipos, estos anticipos debern ser ingresados
8. Si el valor de la factura y la forma de pago son correctos entonces se
sigue dando enter hasta la cancelacin de la factura.
9. El sistema le informar el nmero de factura que grabar y si desea o no
imprimir este documento.

La Factura o Nota de Venta es grabada en el sistema.

PROCESO DEVOLUCION
El proceso de devolucin, se lo hace para generar una Nota de Crdito, cuando
el cliente hace una devolucin o cambio de mercadera.
Para hacer una devolucin en el sistema Keops debe hacer lo siguiente:
1. Solicitar al cliente el documento original (Nota de Venta o Factura), para
hacer el proceso de devolucin
2. En el sistema ingresar al Mdulo de Cuentas por Cobrar/Clientes,
seleccionar en Gestiones la opcin Devoluciones.
3. Se le presentar la ventana de devoluciones

4. Seleccionar el documento del que se va hacer la devolucin, Factura o

Nota de Venta.
5. Ingresar la referencia, el nmero de la Factura o Nota de Venta de la
cual se va hacer la devolucin.
6. El sistema le mostrar automticamente el detalle de la factura, para
hacer la devolucin.
7. Si la nota de crdito es de una factura al contado y va a servir para
cruzar con otra factura, seleccionar la casilla de cruce con factura.???
8. Seleccionar los productos a devolver, ingresar la cantidad.

9. Revisar el valor total para la devolucin.

10. La Forma de pago, para la devolucin depende de cmo fue cancelada
la Factura o Nota de Venta.
- Si una factura fue cancelada en efectivo, en forma de pago de la
devolucin se debe seleccionar el recuadro de efectivo.

Si la factura fue cancelada a Crdito entonces la devolucin

tambin deber ser a crdito. Selecciono la opcin crdito y
selecciono la pestaa Cuentas por cobrar

11. Grabo la devolucin, pulsando el botn

que se encuentra en la
barra de herramientas de la ventana del sistema.

PROCESO COBROS A CLIENTES

El proceso de cobros a clientes, se lo hace cuando un cliente va a cancelar o
abonar un crdito.
Se puede tambin hacer una retencin de las facturas ingresadas a crdito sin
retencin.
Se pueden hacer cobros a clientes de la siguiente manera:
1. Ingresar al mdulo de Cuentas por cobrar/Clientes
2. Seleccionar la opcin Cobros a Clientes
3. Se le presentar la siguiente pantalla, donde se podrn ingresar cobros a
clientes.

4. Seleccionar el tipo de cobro que se va a hacer al cliente:

a) Abono/Cancelaciones
b) Anticipos.
c) Factura a Crdito
d) Nota de Crdito
e) Nota de Dbito
f) Recibos de Cobro (Ventas de Campo)
g) Retenciones

a) Abono/Cancelaciones
Un Abono/Cancelaciones se hace cuando un cliente paga una parte o la totalidad de la
cuenta por cobrar (Factura a crdito).

1.

En la ventana de Cobros a clientes, seleccionar el tipo de

cancelacin Abono/Cancelaciones.
2.
Ingresar el nmero de Recibo de cobro, en el formato
establecido que es el siguiente:
Recibos de Cobro: en los recibos de cobro el primer dgito identificar el local
seguido por 8 dgitos correspondientes al nmero de recibo de cobro.
100004578
3.
Verificar la fecha que esta correcta.
4.
Ingresar el cliente que va a ser la cancelacin o el abono.
5.
El ingreso del concepto no es obligatorio, pero es alguna nota
o aclaracin que se lo ingresara a criterio del usuario.

6.

En la parte superior le aparecer una ventana con todas las

facturas pendientes del cliente.

7.
Seleccionar la factura o cuota que el cliente va a cancelar,
seleccionando en el recuadro a la derecha del detalle de la factura o la
cuota.

8.

Dar clic en el botn aceptar que se encuentra en la parte

inferior izquierda, entonces le aparecer una nueva pantalla, donde podr
ver el detalle de la cancelacin, el valor a cancelar, de la siguiente manera:

9.
Si todos los datos estn correctos, entonces grabamos los
datos y la cancelacin se ejecuta.
Se puede hacer varios pagos en un mismo comprobante de cobro, de la siguiente
manera:
- En la ventana de cuentas por cobrar, seleccionar las facturas para hacer las
cancelaciones de la siguiente manera, como se muestra en la siguiente
ventana:

Dar clic en el botn aceptar, todos las facturas seleccionadas aparecern, para
ser canceladas. De la siguiente manera.

Si seleccion ms de 2 facturas para ser canceladas, entonces para ver las

siguientes facturas a ser canceladas debe buscarlas con la barra de
movimiento que se encuentra en el lado derecho de la ventana.
Ingresar y revisar los valores a cancelar.
Grabar los cobros realizados.

b) Anticipos
Anticipos se hace cuando el cliente, va a cancelar una parte del valor adeudado, esto
se hace de la siguiente manera:
1. Seleccionar el tipo de Cancelacin Anticipos
2. Ingresar el Nmero de recibo de cobro.
3. Verificar la fecha del anticipo
4. Ingresar el cliente para el que se va a ser el anticipo
5. En el detalle de los cobros, dar clic derecho y seleccionar la opcin Insertar
Registro.

6. Aparecer el detalle de los anticipos donde debe ingresar el valor del

anticipo.

7. Dar clic en el botn de guardar y el anticipo se guardar.

Estos anticipos sirven para bajar las cuentas por cobrar, se los puede cruzar con una
factura a crdito de la siguiente manera:
- Ingresar en el proceso de cobros a clientes.
- Definir la cabecera del documento.
- Abrir las cuentas por cobrar del cliente, los anticipos se le presentaran de la
siguiente forma:

En N de documento estar precedido por las letras AN en el saldo el valor saldr

con signo negativo.
- Seleccionar el anticipo y la factura con la cual se cruzar entonces verifico los
valores y doy clic en el botn aceptar. No se como hacereso

Aparece el detalle del anticipo y la factura con la cual se cruzar.

SI todos los valores estn correctos, entonces guardar la cancelacin.

c) Retenciones
La opcin de retenciones, sirve para hacer las retenciones de facturas a crdito que no
se ha hecho la retencin al momento de generar la factura.
1. Seleccionar en el tipo Retenciones
2. Ingresar el nmero de recibo de cobro.
3. Verificar la fecha que se esta haciendo la retencin
4. Ingresar el cliente al que se le va a generar la retencin
5. Seleccionar la factura a la que se le va hacer la retencin, pulsando el botn
de Cuentas por Cobrar.
6. Le aparecer la ventana, donde puede seleccionar la retencin que se va
aplicar.
7. Puede ingresar cobros de varias retenciones en un mismo recibo de cobro.

Control de Inventarios
Cuentas por pagar /Proveedores

Cuentas por cobrar /Clientes

En el sistema Keops se repite la misma barra de herramientas en todos los mdulos, las
opciones o procesos de cada men varia en relacin al mdulo.
Encabezado
Men principal
Accesos rpidos

En el encabezado se puede ver en qu mdulo se est trabajando, la empresa y el

usuario con el que se ha ingresado al sistema.
En la segunda fila esta el men principal, posicionndose sobre cualquier opcin esta le
desplegar un submen.
La tercera fila contiene iconos de acceso rpido por los que se podr ingresar con solo
un clic a los procesos ms importantes del mdulo.
Una barra de herramientas que tambin la ver con frecuencia es la siguiente:

Nuevo.- Opcin para crear un nuevo registro

Bsqueda.- Consultar registros ingresados en el sistema
Guardar.- Almacena la informacin del proceso

Cancelar los cambios.- Deja sin efecto los cambios que se han hecho en un
procedimiento
Eliminar.- Borra un registro existente en el sistema.

Vista Preliminar.- Permite visualizar el formato de impresin.

Imprimir.- Imprime la informacin ingresada en la ventana
Salir.- Cierra la ventana o el mdulo

MODULO 5
TABLAS DE Keops

ALMACENES:
Esta opcin permite al usuario ingresar las bodegas con las que cuenta la empresa, de
esta forma los accesorios que entran y salen constaran en la bodega correspondiente.

En esta pantalla se puede ingresar o eliminar bodegas.

Para ingresar bodegas se da clic derecho y posteriormente en insertar registro,
aparecer un regln en blanco donde manualmente se ingresa el cdigo, el
nombre de la bodega, el orden y si cuenta con inventario o no.
Para eliminar una bodega con clic derecho sobre la bodega que desea borrar
aparece la opcin borrar registro, posteriormente se confirma la eliminacin y
esta borrada la bodega.
UNIDADES DE MEDIDA
QUE ES ESTO

QUE ES ESTO???

TRANSPORTISTAS
Nos permite ingresar transportistas con los que cuenta la empresa.

En esta pantalla con solo dar clic derecho y luego insertar registro nos saldr un regln en
blanco, mismo que llevara los datos del conductor o empresa de transporte.
GRUPO DE CLIENTES
Se definen los grupos de clientes, agrupndolos por caractersticas en comn
que tengan nuestros clientes por ejemplo:
Clientes de Ferretera, Clientes de Cerrajera, etc.
Para ingresar los grupos de clientes siga los siguientes pasos:
Seleccione Grupo de clientes, la ventana que le aparecer es donde se
ingresar los grupos.

Ingresar un nuevo Grupo de Clientes:

Para ingresar un nuevo grupo de clientes, de clic derecho sobre la tabla le
aparecer insertar registro y llenar los datos que le pide.
Eliminar un Grupo de Clientes:
Para eliminar un grupo de clientes del sistema debe dar clic derecho sobre el

grupo que desea eliminar.

-

El sistema le pedir la confirmacin para

eliminar el registro de la tabla.
Si esta seguro de eliminar pulse el botn Si,
de lo contraro No.

El sistema eliminar el registro sin ninguna novedad si a este no pertenece

ningn cliente. De lo contrario el sistema le informar que no puede borrar el
registro ya que tiene movimientos relacionados.
Modificar un Grupo de Clientes:
Para modificar un grupo de clientes abra la ventana de grupos de clientes,
seleccione el campo que desea modificar, cambie los datos y guarde los
cambios realizados pulsando el botn
herramientas a la izquierda de la ventana.

que se encuentra en la barra de

GRUPO DE PROVEEDORES
Se definen todos los grupos de: empresas o personas de acuerdo a las clases
de productos o servicios que entregan a nuestra empresa.
Primero
Defina el cdigo de grupo de nuestros proveedores.
Segundo
Escriba el nombre de grupo de nuestro proveedor.
Tercero
Seleccione el cdigo de la cuenta contable ( plan de cuentas) asociada a
proveedores.
Cuarto
Las pestaas de Cuentas de Impuesto y Cuentas de Descuento no se utilizan
Quinto
Grabar y salir

REGISTRO DE IMPORTACIONES

TIPO DE COMPROBANTE
Aqu podemos ingresar los tipos de comprobantes con los que la empresa trabajara.

Dando clic derecho y dando clic en insertar registro se podrn crear los diferentes tipos de
comprobante.
VENDEDORES/ COBRADORES
Definimos a los vendedores o cobradores que tenga la empresa, escribimos
un cdigo y el nombre del vendedor o cobrador.
Ingreso de Vendedores
Para ingresar vendedores, debe hacer lo siguiente:
a. Ingresar en el men principal, seleccionar
Keops y seleccionar la opcin Vendedores.

el

men

Tablas

b.

Ingresar los datos del vendedor y guardar, los datos de los

vendedores son los siguientes:

Cdigo: el cdigo est compuesto de la primera letra del nombre y la

primera letra del apellido.
Nombre: el nombre y apellido del vendedor.
Los datos restantes como los de Ciudad, Ruc/Cdula:, Sector, Telfono,
Estado, Zona, no son obligatorios queda a criterio del usuario el ingreso o no
de estos campos.
Que mas pongo aki de tablas de Keops

MODULO 6
INVENTARIOS

En el mdulo de inventario se encuentra toda la informacin relacionada, con

los artculos, bodegas, inventarios.

INGRESOS DE BODEGA

QUE SE PONE NO ME SALE NADA EN INSERTAR REGISTRO

EGRESO DE BODEGA

1.- Ingresar los datos para el proceso de egreso de bodega.

El nmero de egreso de bodega, el primer carcter es la B seguido por el nmero de

local y 6 dgitos.
La fecha aparecer automticamente, si quiere puede cambiar la fecha de la transaccin.
El tipo de egreso siempre deber seleccionar dependiendo del tipo de egreso.
Para transferencias entre locales el cliente es siempre CLIENTE INTERNO
La bodega origen se pondr por defecto la bodega del local a la que pertenece el usuario
y es la bodega de la que se sacara los artculos.
La bodega destino es la bodega a la que ingresaran los artculos.
En Responsable se deber poner el nombre de la persona que esta haciendo la
transferencia.
Una vez lleno los datos del encabezado se puede continuar con el detalle de la
transferencia.

Para llenar el detalle de la transferencia tiene que dar clic en el cdigo de

producto, empezar a escribir el nombre del producto que desea hacer la
transferencia, seleccionar el producto de la lista haciendo doble clic sobre el
producto, ingresar la cantidad el costo del producto le dar automticamente el
sistema.
Para ingresar un nuevo producto tiene que dar enter hasta el final y
automticamente se abrir un nuevo campo donde podr ingresar un nuevo
artculo.
Una vez terminado de ingresar los productos para hacer la transferencia, se debe
guardar el proceso, esto lo hace dando clic en el icono
, si todos los datos
estn correctos en la esquina inferior izquierda el sistema le informar: Datos
grabados correctamente.

Consultas / Informes.- En esta opcin de consultas e informes, se puede tener un

reporte de las gestiones y procesos que se hacen en este mdulo, por ejemplo se puede
tener un reporte de artculos, de clases de artculos, artculos compuestas, precios, etc.
Uno de los informes ms importantes es el de Resumen de Existencias.

Este informe presenta a cada artculo con el cdigo y la existencia total, el costo y el
costo total del inventario.
Si desea sacar un reporte de una bodega especfica, o si el reporte lo necesita a una
fecha en especial o si lo que necesita es de un rango de productos, lo que debe hacer es
llenar los filtros que se le presentan en la ventana.

En este caso el reporte que se desea es de la bodega del Centro de la Clase Cerrajera
2000 y Sub Clase Electrodos 2400 y el informe que se obtiene es el siguiente:

CLASES DE ARTICULOS
Aqu se puede ingresar las clases de artculos, dando clic derecho e insertar registro, se
ingresara el cdigo, el nombre del artculo.

Si el articulo tiene una sub clase, se dar clic en el artculo con sub clases y posteriormente
en sub clase para ingresar con clic derecho e insertar registro la sub clase del artculoy por
ultimo

y salir.

ARTICULOS DEL INVENTARIO