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MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS

EVALUACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL


AMBIENTAL
IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE
SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALES

MPO-02-I-20-1
FECHA
07/07/10

VERSIN
1

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y


DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSIN

07/07/10

RAZN DEL CAMBIO


Versin Original

ELABOR:
Milena Quiroga Hernndez
Profesional Especializado

REVIS:
APROB:
Hilda Cristina Torres Castellanos
Jos Gabriel Romn Medina
Profesional especializado Subd. de Subdirector Desarrollo Sectorial
Planeacin y Fronteras
Sostenible

1.

OBJETIVO: Establecer un conjunto de criterios para identificar los aspectos ambientales y realizar su
valoracin para determinar su significancia y sobre esta base establecer las prioridades para su control y
gestin dentro del alcance del Sistema de Gestin de la Corporacin.

2.

METODOLOGA: La identificacin y calificacin de los aspectos e impactos ambientales permite valorar el


nivel de significancia de los aspectos ambientales y sus impactos asociados, teniendo en cuenta la
importancia prctica de la relacin causa-efecto existente entre el aspecto y el impacto ambiental, la cual
radica en que actuando sobre la causa (aspecto) se puede influir sobre el efecto (impacto) reduciendo o
mitigando el mismo, con el fin de establecer y evaluar los controles que permitan mitigar los impactos
ambientales:
Ver Formato MPO-02-F-20-1 Matriz de Identificacin de aspectos y valoracin impactos ambientales

3.

DILIGENCIAMIENTO MATRIZ DE IDENTIFICACIN


AMBIENTALES

DE ASPECTOS Y VALORACIN IMPACTOS

3.1 DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD: Los responsables designados para el levantamiento de la informacin


sobre los aspectos e impactos en la Corporacin, debern iniciar conociendo:
Proceso: Seleccionar el proceso correspondiente y diligenciarlo en la columna 1.
Procedimiento: Diligenciar los procedimientos asociados al proceso en la columna 2.
Tipo de Actividad: Se evaluarn todas las actividades asociadas a cada procedimiento, diligenciando
esta informacin en la columna 3.
Tabla 1. Tipo de Actividad
Tipo de Actividad
Administrativas
Operativas
Tcnicas

Descripcin
Generacin
de
documentos
de
archivo
y
correspondencia,
solicitud
y procesamiento
de
informacin.
Visitas, auditorias, eventos de capacitacin, atencin de
notificaciones.
Procesamiento y anlisis de muestras, investigaciones
tcnicas, toma de muestras.

Descripcin de la Actividad (Columna 4): Se realiza de manera global la descripcin de la actividad


segn el tipo de Actividad.

Toda versin impresa de este documento se considera documento o copia no controlada

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AMBIENTAL
IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE
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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y


DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
Ejemplo:
1.Proceso
2.Procedimiento
3.Tipo de Actividad
4.Descripcin de la Actividad

Control, Evaluacin y mejora del SGC


Auditoras Integrales de Gestin
Administrativa
Planificacin, Ejecucin, Informe y Seguimiento de Auditoras

Continuidad de la actividad (Columna 5). Se deben definir para cada una de las actividades descritas si
son generados en actividades rutinarias o no rutinarias que para efectos de este documento y para la
calificacin de la matriz se utilizaran las iniciales: R (Rutinarias) para las actividades rutinarias y NR (No
rutinarias) para las actividades no rutinarias, igualmente se deben definir con las iniciales EE (Estado de
Emergencia) para todos aquellos Aspectos e Impactos existentes en la actividad que puedan generar
una emergencia de cualquier tipo.

La asignacin de esta condicin ser colocando el nmero uno (1) en la que corresponda a la actividad.
1. Proceso

2. Procedimiento

3. Actividad

Control, Evaluacin y
mejora del SGC

Auditoras Integrales de
Gestin

ADMINISTR
ATIVA

4. Descripcin de la
Actividad
Planificacin, Ejecucin,
Informe y Seguimiento de
Auditoras

5. Continuidad
de la actividad
R
NR
EE
1

Luego de haber realizado las identificaciones de los procesos y actividades es necesario formular las siguientes
preguntas, pensando siempre de qu forma las actividades que se desarrollan pueden afectar al medio
ambiente. Tenga en cuenta el Grfico 1 Esquema del proceso de levantamiento de la informacin, para la
identificacin, revise las posibilidades presentadas en las Tablas No.1 Consumos y No.2 Generacin de este
documento.
Entradas. Que se consume durante el proceso?
Salidas. Que se genera o que podra causar?
Grfico 1. Esquema del proceso de levantamiento de la informacin.
Consumo de:
Generacin
Aspectos
E
N
T
R
A
D
A
S

Materias Primas
Material de
Empaque
Insumos
Recursos Naturales

Actividad
(Normal y
Emergencia)

Agotamiento de
Recursos

Impactos

Vertimientos
Emisiones
Residuos

Contaminacin
Residuos a tratar
Afectacin

S
A
L
I
D
A
S

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DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
3.2. IDENTIFICACION DE ASPECTOS Y VALORACION DE IMPACTOS AMBIENTALES
3.2.1.

Definicin de Tipo de Aspectos Ambientales (Columna 6). Definidas las entradas y salidas de su(s)
actividad(es) y los datos potenciales, tome como base los cuadros anexos y determine los Aspectos
Ambientales.

3.2.2.

Descripcin de los Aspectos Ambientales (Columna 7). Seleccione la descripcin ms adecuada al


Aspecto detectado.
Tabla No.2. Consumos
ENTRADAS (CONSUMO) Y SALIDAS (GENERACION)
Tipo de aspecto

Consumo de insumos

Consumo de insumos especiales


Consumo de recursos

Descripcin
Cartones
Papelera
Artculos de oficina
Tonners (impresoras, fotocopiadoras, etc)
Detergentes y artculos de limpieza
Uso de plaguicidas, fertilizantes y desinfectantes,
qumicos, aceites y lubricantes
Agua potable, agua de pozo
Combustible, gas
Energa elctrica

reactivos,

Tabla No.3. Generacin


ENTRADAS (CONSUMO) Y SALIDAS (GENERACION)
Tipo de aspecto
Generacin
de
residuos
slidos
reciclables
Generacin de residuos ordinarios y
comunes
Generacin de residuos biodegradables
Generacin de residuos inertes
Generacin de residuos peligrosos

Generacin de emisiones y vertimientos


Alteracin de paisaje

Descripcin
Papel reciclable, cartn, vidrio, plstico, chatarra, peridico, tonners
Basuras, utensilios plsticos desechables (vasos, platos, cucharas,
agitadores desechables, entre otros), material de empaque no reciclable.
Comida, material vegetal, residuos orgnicos
Escombros, elementos de oficina (marcadores, esferos, papel
autocopiante, papel carbn, papel trmico)
Bateras, pilas, aceites y lubricantes usados, sobrantes de anlisis de
laboratorios, residuos de mantenimiento de equipos, guantes, tapabocas,
tonners. Materiales de empaque de sustancias qumicas peligrosas,
incluye canecas plsticas y metlicas, frascos, semillas y material vegetal
contaminado, insumos agropecuario.
Aguas residuales domesticas, aguas servidas, ruido, vapor, gases, olores
Utilizacin de vallas

3.2.3.

Determinacin del Tipo de Impacto Ambiental (Columna 8). Seleccione el Impacto correspondiente
al Aspecto identificado de acuerdo con la Tabla No. 3. Lista de Impactos Ambientales. Analice y
valide la informacin con el responsable del rea. Remita la informacin al Grupo SIGESCOR para la
valoracin de significancia.

3.2.4.

Descripcin del Impacto Ambiental (Columna 9). Una vez seleccionado el impacto ambiental se
proceda a realizar una pequea descripcin del mismo.

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DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
Tabla No. 4. Lista de Impactos Ambientales
LISTA DE IMPACTOS AMBIENTALES
Tipo de impacto
Agotamiento de los recursos naturales
Alteracin de las caractersticas fsicas qumicas
y biolgicas de los recursos naturales
Impacto social
Contaminacin visual y auditiva

Descripcin
Agotamiento de agua, suelo, flora, fauna
Contaminacin de agua, suelo, aire, fauna, flora
Quejas de la comunidad
Alteracin de paisajes y ruidos

Ejemplo:
1.Proceso
2.Procedimiento
3.Tipo de Actividad
4.Descripcin de la Actividad
5. Continuidad de la Actividad
6.Tipo de Aspecto
7.Descripcin del Aspecto
8.Tipo de Impacto Ambiental
9.Descripcin del Impacto

Control, Evaluacin y Mejora del SGC


Auditoras Integrales de Gestin
Administrativa
Planificacin, Ejecucin, Informe y Seguimiento de Auditoras
Rutinaria
Consumo de Insumos
Consumo de papel, Esferos, elementos de oficina
Agotamiento de los Recursos Naturales
Agotamiento del Agua requerida para producir papel.

3.3. VALORACIN DEL IMPACTO AMBIENTAL


Se procede a valorar la significancia de los impactos ambientales de acuerdo a los siguientes criterios:
3.3.1.

Frecuencia (Columna 10): Se determina segn el nmero de veces que sucede la actividad en el
periodo de tiempo determinado y se calcula de la siguiente manera:
Tabla No.5. Frecuencia
FRECUENCIA
No.

Rango

Formula

Alta

Mayor ( > ) 0,5

Media

Entre <= 0,5 y >0,2

Bajo

Menor o Igual (<=)0,2

250 das hbiles


# de Veces que ocurre la actividad/# das hbiles del
ao

Para la Organizacin se define que la frecuencia tiene una valoracin del 20% sobre el total de los
criterios utilizados:
Ejemplo: Para las Auditoras Integrales de Gestin se realizaron aproximadamente 20 en el ao, lo cual
aplicando la formula quedara de la siguiente manera
20 Auditorias / 250 das hbiles = 0,08
Es decir la frecuencia para esta actividad corresponde a Bajo (1) que es menor o igual a 0,2

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DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
3.3.2. Severidad (Columna 11): Se determina segn el impacto que pueda generar al medio ambiente
relacionado con las disposiciones de ley o partes interesadas y se calcula de la siguiente manera:
Tabla No.6. Severidad
SEVERIDAD
No.

Rango

Frmula

Severo

No cumple con los rangos permitido por los requisitos establecidos (Normatividad Legal Acuerdos - Disposiciones establecidas por la entidad), (Ejemplo : No cumple con los
programas de ahorro o metas de plan de Accin o no se tienen metas de consumo ni
programas de control establecidos).

Moderado

Se encuentra dentro de los rangos o parmetros establecidos (Normatividad Legal - Acuerdos


- Disposiciones establecidas por la entidad) (Ejemplo cumple con los programas de ahorro o
metas de plan de Accin)

Leve

Supera las expectativas de los rangos o parmetros establecidos (supera las expectativas de
la Normatividad Legal - Acuerdos - Disposiciones establecidas por la entidad) - (Ejemplo
supera los programas de ahorro o metas de plan de Accin)

Para la Organizacin se define que la Severidad tiene una valoracin del 50% sobre el total de los criterios
utilizados.
Ejemplo: Para el consumo de papel requerido en las Auditoras Integrales de Gestin no existen programas de
ahorro de papel, lo cual aplicando el criterio la severidad es Alta (3).
3.3.3. Alcance (Columna 12): Se determina segn el impacto que se pueda generar al medio ambiente en
trminos de rea de influencia y se determina de la siguiente manera:
Tabla No.7. Alcance

ALCANCE
No.

Rango

Frmula
Eventos que Superan los lmites del rea donde se ejecutan las
actividades propias de la entidad y que puede afectar a la
comunidad.

Global

Local

Eventos que estn dentro de los lmites donde se ejecutan las


actividades propias de la entidad y que afectan a ms de un
proceso, pero no afecta a la comunidad.

Puntual

Eventos que suceden puntualmente y que se pueden tratar dentro


de los lmites donde se ejecutan las actividades propias de la
entidad

Para la Organizacin se define que el Alcance tiene una valoracin del 30% sobre el total de los criterios
utilizados.
Ejemplo: Para el consumo de papel requerido en las Auditoras Integrales de Gestin es un tema que afecta y
es responsabilidad de la entidad sin que ello signifique que el impacto pueda afectar a los usuarios o partes
interesadas, como es un tema donde estn involucrados todos los procesos no existen programas de ahorro de
papel, lo cual aplicando el criterio de Alcance es Local (2).

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DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
3.3.4. Total Criterio Impacto Ambiental (Columna 13): El total del Criterio del Impacto Ambiental se calcula
utilizando la siguiente frmula:
Frecuencia (20%)

(+)

Severidad (50%)

(+)

Alcance (30%)

Frecuencia (20%)

(+)

Severidad (50%)

(+)

Alcance (30%)

(1*20%)

(+)

(3*50%)

(+)

(2*30%)

Para el Ejemplo sera:

0,2

1,5

0,6

Total Criterio Ambiental (2,3)

3.3.5. Valoracin del Impacto Ambiental (Columna 14)


La Priorizacin de los Aspectos e Impactos Ambientales se realiza de acuerdo a los resultados del total del
Criterio del Impacto Ambiental y se interpreta de la siguiente manera:
Tabla No.8. Valoracin del Impacto Ambiental
VALORACION DEL IMPACTO AMBIENTAL
No.

Rango

Descripcin

> = 2,5

ALTO

El Impacto Ambiental supera los lmites establecidos afectando las actividades que
realiza la entidad para lo cual se deben implementar o establecer controles adicionales

> 2,0 a < 2,5

MEDIO

El Impacto Ambiental se encuentra en los lmites permisibles, para lo cual se debe


evitar que se materialice implementando los controles adecuados

Determinacin de Controles
BAJO
< = 2,0

El Impacto Ambiental se encuentra dentro de los rangos establecidos por la entidad o la


legislacin permitiendo asumir el control del mismo.

Para el ejemplo la valoracin del impacto es Medio (>2,0 a <2,5).


3.4. IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE CONTROLES.
Una vez identificado y valorado el impacto ambiental asociado es necesario verificar si la entidad cuenta con
controles operacionales asociados al impacto, para ello se registra la siguiente informacin:
3.4.1. Acciones de Control (Columna 15): se describe de manera general las acciones con las que
actualmente cuenta la entidad.
3.4.2. Evidencias del Control (Columna 16): se escriben las evidencias relacionadas con el control.

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DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
Ejemplo:
1.Proceso
2.Procedimiento
3.Tipo de Actividad
4.Descripcin de la Actividad
5. Continuidad de la Actividad
6.Tipo de Aspecto
7.Descripcin del Aspecto
8.Tipo de Impacto Ambiental
9.Descripcin del Impacto
10. Frecuencia
11.Severidad
12.Alcance
13.Total Criterio Impacto Ambiental
14. Valoracin del Impacto Ambiental
15. Acciones de Control
16. Evidencias del control

Control, Evaluacin y Mejora del SGC


Auditoras Integrales de Gestin
Administrativa
Planificacin, Ejecucin, Informe y Seguimiento de Auditoras
Rutinaria
Consumo de Insumos
Consumo de papel, Esferos, elementos de oficina
Agotamiento de los Recursos Naturales
Agotamiento del Agua requerida para producir papel.
Baja (1)
Alta (3)
Local (2)
2,3
MEDIO
Actualmente la Entidad no cuenta con un programa de ahorro y
uso eficiente de papel
Ninguna

Una vez identificadas las acciones de control e identificadas las evidencias del control de procede a realizar la
valoracin del control.
3.4.3. Valoracin del Control (Columna 17): Para la Valoracin del Control de tendrn en cuenta los
siguientes criterios:
Tabla No.9. Valoracin del Control
VALORACION DEL CONTROL
Descripcin

No.

Rango

INEFECTIVO

El control no existe, o existe pero no se aplica o existe y se aplica pero no es efectivo.

ADECUADO

El control existe y est en implementacin pero an no se evidencia su efectividad

EFECTIVO

El control existe y se aplica de manera efectiva, evitando la materializacin del Impacto.

3.4.4. Impacto Vs. Control (Columna 18): Para la Valoracin del Impacto Vs. el Control se procede a
multiplicar el total del criterio del impacto ambiental por la valoracin del control y as se determina la
significancia del Impacto.
3.4.5. Significancia del Impacto Ambiental (Columna 19): Se har de acuerdo a la interpretacin de la
Valoracin del Impacto Ambiental multiplicado por la valoracin del Control para lo cual se tendr presente la
siguiente tabla:
Tabla No.10. Valoracin del Impacto
VALORACION DEL IMPACTO
No.

Rango

>=6

SIGNIFICATIVO

>3 y <6

MODERADO

<=3

ACEPTABLE

Descripcin
El control con el que actualmente se cuenta para la mitigacin del Impacto no asegura que
la materializacin del mismo no se presente, por lo cual la entidad debe adelantar las
acciones inmediatas con el fin de asegurar la efectividad del control (establecer el control,
reevaluarlo, establecer unos nuevos, entre otros).
El Control existente debe evaluarse mediante auditorias o seguimiento permanente con el fin de
garantizar el resultado satisfactorio del proceso mediante la mitigacin del riesgo.
Ya la entidad evalu el control y se est asegurando el resultado del proceso, el Impacto no se ha
materializado y mediante la aplicacin de estos controles se puede asegurar que el Impacto es
aceptable y se controlar a travs de seguimiento de auditoras de gestin.

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DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
Para el Ejemplo:
1.Proceso
2.Procedimiento
3.Tipo de Actividad
4.Descripcin de la Actividad
5. Continuidad de la Actividad
6.Tipo de Aspecto
7.Descripcin del Aspecto
8.Tipo de Impacto Ambiental
9.Descripcin del Impacto
10. Frecuencia
11.Severidad
12.Alcance
13.Total Criterio Impacto Ambiental
14. Valoracin del Impacto Ambiental
15. Acciones de Control
16. Evidencias del control
17.Valoracin del Control
18.Impacto Vs. Control
19.Significancia del Impacto

Control, Evaluacin y Mejora del SGC


Auditoras Integrales de Gestin
Administrativa
Planificacin, Ejecucin, Informe y Seguimiento de Auditoras
Rutinaria
Consumo de Insumos
Consumo de papel, esferos, elementos de oficina
Agotamiento de los Recursos Naturales
Agotamiento del Agua requerida para producir papel.
Baja (1)
Alta (3)
Local (2)
2,3
MEDIO
Actualmente la Entidad no cuenta con un programa de ahorro y uso
eficiente de papel
Ninguna
Inefectivo (3)
6,9
Significativo.

De acuerdo a los aspectos identificados y valorados, se determinan los controles que se deben contemplar para
la mitigacin de los mismos segn la siguiente clasificacin de la metodologa ERRRIA:
E: Eliminar (Verificar si el impacto o la actividad que lo genera se puede eliminar).
R: Reducir (Verificar si el impacto o la actividad que lo genera se puede Reducir).
R: Reutilizar (Verificar si en el impacto o la actividad que lo genera se pueden realizar actividades de
reutilizacin).
R: Reciclar (Verificar si en el impacto o la actividad que lo genera se pueden realizar actividades de reciclaje)
I: Controles de ingeniera (Verificar si en el impacto o la actividad que lo genera se pueden realizar
adecuaciones o modificaciones a las mquinas o equipos con el fin de mitigar el impacto)
A: Advertencias o Controles administrativos o ambos. (Verificar si en el impacto o la actividad que lo genera
se pueden realizar capacitaciones, sealizacin, campaas, entre otros, con el fin de mitigar el impacto)
El registro de la seleccin de los controles se realiza en la matriz en las casillas de Controles metodologa
ERRRIA. La manera de registrar dichos controles ser utilizar el cdigo binario en donde 0 significa que no se
puede definir un control al tem de la metodologa y 1 que si puede definir un control.
3.4. GESTIN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
3.6.1. Gestin de los impactos significativos o moderados
Para los Aspectos e Impactos que presenten una valoracin de Significativo o Moderado la Entidad debe
generar acciones inmediatas para su control, esta calificacin dar origen a su consideracin para objetivos,
metas y programas ambientales, independientemente de la aplicacin de los controles operacionales que
aseguren las actividades en su ejecucin, (ejemplo: Manejo de residuos slidos, programa de ahorro y uso
eficiente de Agua y energa, evaluacin de Aspectos e Impactos etc ), monitoreo y medicin.
3.6.2. Gestin de los aspectos y los impactos aceptables.

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SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS
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DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
Cuando los Aspectos y los impactos son calificados como Aceptables o no significativos, debe controlarse su
gestin mediante los controles operativos, en las actividades rutinarias y no rutinarias, de proveedores,
contratistas y visitantes, deben alinearse con los planes de emergencia o contingencia.
3.6.3. Modificaciones y actualizaciones
De no ocurrir circunstancias cambiantes, anualmente los lderes de los procesos con su equipo de trabajo,
revisan y actualizan la matriz de aspectos e impactos ambientales, para asegurarse que es pertinente a las
actividades desarrolladas por la Corporacin.
Como circunstancias cambiantes para la actualizacin de las matrices, se entienden entre otras, cuando:
Se identifiquen cambios en la legislacin ambiental y que sea aplicable, se evaluara su aplicabilidad de
acuerdo con el procedimiento de identificacin de requisitos legales.
Se reciban comunicaciones de partes interesadas sobre aspectos ambientales.
Existan cambios en los servicios ofrecidos o en la estructura de los procesos de la organizacin.
De acuerdo con estos resultados, se deben considerar los impactos ambientales significativos, en el momento
de la definicin de los objetivos y metas, los cuales son acordes con el cumplimiento de las directrices
ambientales y de las polticas de Gestin de la Corporacin.

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