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ADMINISTRATIVO FERRUM
ndice de contenido
TECLAS IMPORTANTES EN SISTEMA FERRUM..........................2
MENU PRINCIPAL DE FERRUM......................................................3
CONFIGURACION............................................................................11
PARA CAPTURAR UN DOCUMENTO...........................................12
ALTA DE ARTICULOS......................................................................13
DAR DE ALTA NUEVOS CLIENTES..............................................20
DAR DE ALTA NUEVOS PROVEEDORES.....................................24
PARA CAPTURAR UNA COMPRA.................................................25
CAPTURA DE VENTAS...................................................................27
MODULO DE CRDITO Y COBRANZA........................................29
PEDIDOS AUTOMTICOS..............................................................34
CREACIN Y EJECUCIN DE FILTROS Y REPORTES...............35
CAJA...................................................................................................41
INVENTARIO.....................................................................................43
CHEQUES POS-FECHADOS............................................................47
CAMBIO DE PRECIOS.....................................................................48
MENSAJES.........................................................................................49
RELOJ CHECADOR..........................................................................51
RESPALDOS Y REORGANIZACION DE DATOS..........................52
BANCOS.............................................................................................53
COMISIONES....................................................................................58
MERMAS............................................................................................59
SERVICIOS.........................................................................................63
NOTAS DE CREDITO.......................................................................65
ALTA DE USUARIOS Y/O PERMISOS...........................................69
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INSERT
TABULADOR
BARRA ESPACIADORA
F1
F2
F9
desde cualquier catalogo muestra los reportes y filtros disponibles segn sea
el catalogo y tambin se pueden crear nuevos reportes.
F12
Alt + U
Alt + I
Alt + F
F11
F3
Alt + 6
Alt + 7
Muestra un men de ayuda en la parte inferior de cada catalogo y se activa con la tecla que este
tenue y al mismo tiempo pulsar la tecla Alt.
Tecla Alt y tecla D hace clonacion (copia de un documento, cliente o articulo)
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Se puede accesar a travs de las flechas de cursor o digitando el numero que aparece al inicio del
men
Ya que accesamos a un men principal, tenemos los sub mens, y tambin podemos accesar con las
teclas de cursor o con el numero que se muestra al inicio del sub men.
Nota: si estamos en men principal y deseamos salir (solo pulsar tecla 0) cero,
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INV. FISICO (se utiliza para hacer inventario de los artculos, ajusta la existencia)
(se utiliza para vender artculos con diferente cdigo y agrupados en uno)
estn todos los artculos que se venden con dos cdigos.
Men Ventas
VENTAS
Se capturan los artculos y las cantidades y despus se define que tipo de documento se
Va ha crear, puede ser (factura, remisin, cotizacin)
FACTURAS
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REMISIONES
Se almacenan todas las notas o facturas que estn a crdito (pendientes de cobro)
Referencia muestra el tipo de documento (not o fac), movimiento y folio del documento
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NCR CLIENTE
Se almacenan todas las notas de crdito de clientes que se han creado en el sistema
Son para devoluciones de material de una venta o para descuentos por pronto pago o
diferencia en precio.
INFORMACION POR CLIENTE
Se almacenan todos los documentos creados por clientes y por proveedores en el sistema
Cada que se genera una compra a crdito mostrara el monto del cargo
Forma de pago enla que se realiza el pago (E=efectivo, C=cheque, T=tarjeta etc)
Se almacenan todas las notas de crdito de proveedor que se han creado en el sistema
Son para devoluciones de material de una compra o para descuentos por pronto pago o
diferencia en precio.
COMPRAS
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Muestra todos los detalles de cuentas de banco (saldo, saldo sbc. Etc)
Aqu se almacenan todas las partidas de todos los documentos creados en el sistema
(mermas, traspasos, remisiones, facturas, compras, notas de crdito cliente y proveedor)
Aqu se almacenan todas las partidas de remisiones o facturas que no han sido
entregadas en el sistema
Desglosa cada rengln o partida que contiene el documento de venta (factura o remisin)
Aqu se almacenan todas las partidas de compras pendientes por recibir en el sistema
Aqu se almacenan todas las partidas de notas de crdito cliente o proveedor creadas en
el sistema
Desglosa cada rengln o partida que contienen los documentos de notas de crdito
cliente o proveedor
Aqu se almacenan todas las partidas de traspasos que estn en accin entregar
Por ejemplo (aqu se indica el cliente predeterminado, utilizacin de mximos para los
artculos, se asocian los formatos de impresin como facturas de crdito o de contado,
tickets etc)
PERSONAL
Aqu se actualiza el sistema ferrum a la versin mas reciente que se tiene, a travs de
internet.
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LICENCIA
Permite visualizar en pantalla los archivos de registro del sistema (cambio de precios,
ventas con existencias negativas, cambios drsticos a costo)
RESPALDOS
Crea este men para guardar la informacin que ya no deseamos que sea visible en los
catlogos del sistema.
Permite entrar al sistema para registrar la hora de entrada o salida del sistema.
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Men SALIR
SALIR
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CONFIGURACION
Configuracin bsica del sistema, para hacer cambios es necesario que nadie este usando el
sistema. Si hay mas equipos todos deben estar fuera, excepto la maquina en la que realizara los
cambios. Una vez realizado los cambios es necesario salir del sistema y volver a ingresar para que
los cambios tengan efecto.
Men principal configura y V. sistema o 7 1
La estructura de este modulo es:
Categora: en las categoras estn todos los permisos que involucran a cada modulo (artculos,
clientes, documentos etc)
Nombre: es el nombre de cada configuracin
Valor: es el parmetro por el cual se esta basando el sistema para operar.
Alcance: Indica que el cambio que realicemos en este parmetro har afectacin a nivel (empresa,
global, local) local significa que solo sera para ese equipo, global significa que para todas
las empresas del sistema y empresa solo a la empresa que realiza el cambio)
Referencia: cada rengln de este modulo tiene un numero que lo identifica.
Para realizar cambio a las configuraciones por default del sistema, se puede buscar con tecla F3 y
escribir el nombre de la configuracin o el numero de la referencia y el sistema colocara rengln
en la referencia indicada, pulsar tabulador para modificar y escribir el valor o elegir la opcin
deseada pulsando barra espaciadora y confirmando el cambio con enter
Ejemplo: el sistema en configuracin bsica trae tres listas de precios si solo se usara una y
queremos modificar a que solo sea una.
Desde men principal 7 1, despus F3 escribir 417 y pulsar enter, escribir el dato y enter termina.
Otras referencias bsicas para cambiar son:
R219 : Asignar el cliente predeterminado (venta mostrador) para que cada venta por default se la
asigne a este cliente u si deseamos cambiarlo, se puede hacer.
R157 numero de almacenes
R158 nombre de almacenes
R186 Nombre de las clasificaciones de artculos
R037 Tasa de impuesto
R185 nombres de las clasificaciones
R020 Fondo de pantalla (puede ser el nombre de su negocio)
R500 Empresa a entrar predeterminada
R402 Direccin 1
R403 Direccin 2
R405 fax
R400 Nombre de la empresa
R406 R.f.c de la empresa
R404 Telfono
R018 Protector de pantalla (el tiempo esta establecido en segundos) valor 300 es para 5 minutos.
R144, R145, R147 Para asociar el reporte de impresin de tickets o remisiones
R137-R138-R140-R141 Para asociar el reporte de impresin de facturas
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Precio automtico
precio publico
precio medio mayoreo
precio mayorista
Precio especial
Precio costo mas utilidad
Smbolo
/A
/A
*S
-S
EE
UU
Nota 1: Si en el momento de la venta no se cambian los precios, todos los precios sern
automticos, y la venta se realizara el primer precio asignado al articulo, siempre y cuando el
cliente no tenga asignada lista de precios y se visualizan con smbolo /A.
Nota 2: Si en el momento de la venta no se cambian los precios, todos los precios sern
automticos, pero si el cliente tienen asignada lista de precios, entonces todos los precios se
recalculan al tipo de precio que tenga asignado el cliente y se visualizara con el smbolo que
corresponda por ejemplo *A o -A. (significa precios medio mayoreo o mayoreo)
Nota 3: Si en el momento de la venta se cambian los precios, ya sea que se edite (costo mas
utilidad o precio especial) o se asigne una lista de precios diferente a la partida de venta,
(precios menudeo, mayoreo o menudeo), invalidan a la lista de precios que tenga asignada el
cliente. Y se visualizara con el smbolo que corresponda y la letra S (*S o -S)
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ALTA DE ARTICULOS
Estar en catalogo artculos
Pulsar tecla Insert
Pestaa 1 (general de articulos)
4 Tipos de CLAVES: (FORMATEADA: formato especial xxx xx xx (3-2-2)
Automtica: arma la clave con proveedor y tipo de producto
Libre: permite capturar la clave que se quiera
Foleada (asigna folio consecutivo)
DESCRIPCION (muestra el detalle de la clave)
CODIGO DE BARRAS (para leer los artculos por el cdigo de barras)
SIMILAR (para asociar otro articulo que sea similar)
5 TIPOS DE CLASIFICACIONES (para realizar distribuciones o clasificaciones de los artculos)
Opciones de uso: Marca-proveedor-familia-divisin-rotacin, linea de producto)
8 FORMAS DE VENTA (normal-kit-seriado-produccin-servicio-importados-caduca-blesexplosivo) kit es para armar paquetes y se vendan, el explosivo es similar
al kit la diferencia esta en que el explosivo detalla en la venta los artculos que integran el paquete y
el kit no detalla solo muestra la linea de venta como articulo kit. Artculos tipo servicio son aquellos
que no llevan control de inventario y sirven de auxiliar solo como concepto para que salga impreso,
por ejemplo si deseamos cobrar gastos de maniobra, este seria un articulo tipo servicio.
Importados, son para compras por lotes, pedimentos y aduanas, tener el control de cada pedimento
Produccin son para maquilar e indicar las cantidades de materia prima que lleva el armar un
articulo o que sea un producto terminado.
4 MODOS DE VENTA (enteros,decimales, pesado,mltiplo de lotes)
5 TIPOS DE CATALOGOS (separacin de artculos)
COLOR (Asociar valores numricos para definir colores (01-20) y se visualiza en el catalogo)
DIBUJO: (para asociar una imagen, colocar nombre del archivo (archivo jpg))
Pestaa 2 (Especial)
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Pestaa 3 (costos)
$ Proveedor (aqu se digita el precio de lista del proveedor)
Desc. Proveedor (se indica el descuento que otorga el proveedor para el articulo)
Costo sin Iva (aqu el sistema hace el calculo de precio de lista de proveedor-descuento)
Moneda (si se maneja en pesos o m.n.)
Impuesto (impuesto 1, si el articulo causa Iva, 0 si el articulo es excento)se determina en
valores del sistema, el porcentaje de Iva.
El campo ultimo cambio de precio (es un campo informativo)
Pestaa 4 (unidades)
Familia de precios (agiliza el cambio de precios se define un articulo cabeza de familia y ese
es el que deber cambiarse para que en automtico se cambien todos los
artculos que pertenecen a la familia de precios.)
Unidad A (es la unidad de venta por default el articulo (mt=metro, rl=rollo, Cj=caja)
Unidad B (es la unidad de venta del articulo si existen dos presentaciones) para un solo
articulo
Unidad C (es la unidad de venta del articulo si existen tres presentaciones) para un solo
articulo
Pz X es el campo equivalencia (Si la unidad base es pz, y al segunda unidad caja (se deber
indicar cuantas piezas contiene la caja) para la segunda y tercera unidad.
Unidad de Compra (aqu se indica la unidad por default en la que se compra ese articulo)Cj
Unidad de venta (aqu se indica la unidad por default en la que se vende ese articulo)Pz
Oferta (aqu se indica el porcentaje de oferta que tendr el articulo si asi lo deseamos, y
aplica al precio establecido en pestaa precios) del precio de venta menos la oferta.
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El tipo de Oferta (solo para inventario excedido, inventario antiguo, o por horario)
Fecha en la que inicia la oferta y fecha en la que terminara la oferta
** Si solo existe una unidad de venta, sera la misma para compra y para venta **
Pestaa 5 (precios)
Escala de precios mayoreo (indica cuantas piezas tendr que comprar el cliente para que
se le otorge el precio de venta de mayoreo)
Escala de precios Mayoreo ( indica cuantas piezas tendr que comprar el cliente para que
se le otorge el precio de venta de mayoreo)
Tipo de precio para el articulo
Precio Fijo=se cambia hasta que el usuario indique
Precio Porcentaje=se genera del costo del articulo mas el porcentaje de ganancia
que se quiera para el articulo (100+50%=150)
Margen de ganancia= es el porcentaje que se le quiere ganar pero al 100% del precio
de venta (ejemplo: costo 100 y deseo venderlo en 200, el margen de ganancia es el
50%).
Utilidad fija= 100+50=150, 100+100=200, 100+25=125 precio de lista mas
porcentaje= Etc.)
Pz Menudeo
Pz Menudeo final
(es el precio de venta real del articulo, en la presentacin base) sern los
mismos parmetros si hay mas de una presentacin del articulo
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Pz Mayoreo final
Pz Mayoreo final
Pestaa 6 (existencias)
Esta pantalla muestra las existencias del articulo.
Aqu se puede editar la cantidad que se desea tener como mnimo o mximo, para el articulo
en el almacn que se desea.
Muestra la fecha del ultimo movimiento, promedio de venta diaria.
Pestaa 7 (pedidos)
En esta pestaa se indica el cdigo del proveedor o fabricante (el cdigo con el que el
proveedor conoce este articulo)
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Almacn por defecto (es para cuando deseamos que los movimientos que se generen con el
articulo solo hagan referencia a un almacn, entonces todos los movimientos harn
afectacin a este almacn)
Lote (es la cantidad mnima que le podemos comprar a el fabricante o proveedor)
Tiempo de entrega (das en que el proveedor o fabricante tarda en surtir ese producto)
Peso en kg (sirve para saber el peso total de la venta, para saber a que tipo de vehculo se le
cargara esas ventas.)
Pantalla 8 (proveedores)
aqu se asigna el proveedor que deseamos quede de base para el articulo, y se irn
agregando los proveedores a los que se les compre el articulo, el costo al que se le compro y
la fecha en la que se le compro (nos da un comparativo de compras) para saber que
proveedor nos dio mejor precio de ese producto.
Pestaa 9 (kit)
Esta pestaa solo se habilita para ser editada cuando el articulo es tipo (kit, explosivo,
produccin) y es para indicar los artculos que integran el kit o producto terminado.
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Numero de cliente
Clasificacin 1 -2 -3- 4- 5)
Cuenta de Banco
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Permite dar de alta mas domicilios para el mismo cliente y/o otros datos de
facturacin.
Esta pestaa es muy importante para determinar las condiciones con las que se le
vendern a el cliente.
Tipo (es la forma en la que se le vender al cliente y puede ser crdito o contado)
Das de crdito ((si el tipo es Crdito)) (Tiempo para pagar ese documento de
venta)
Limite de crdito ((Si el tipo es Crdito)) (importe del crdito que se dar durante
los das de crdito)
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Lista de Precios Contado (Es para asignar una lista de precios al cliente y cada
venta de contado que se realice sera con los precios establecidos)
Lista de precios Crdito (Es para asignar una lista de precios al cliente y cada
venta de crdito que se realice sera con los precios establecidos)
Da de Cobro (Sirve para hacer reporte de cobranza por da) da en que el cliente
pagara o se tendr que ir a cobrar.
Saldo Salvo Buen Cobro (Es la cantidad que el cliente tiene pagada con cheques
pos-fechados)
Fecha de Ultima Compra, Fecha del prximo vencimiento y fecha de pago salvo
buen cobro, no son campos para editar solo son informativos)
Sirve para indicar que a ese cliente se le vender con alguna poltica o con
precios diferentes a los establecidos en las listas de precios (por ejemplo vender todos
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los productos a precio costo mas el porcentaje que se quiera, o ciertos productos a un
precio muy diferente al establecido en las lista de precios y puede tener una vigencia si
as se indica)
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CAPTURA DE VENTAS
Entrar a men ventas
Digitar la clave si la conocemos se digita
sino se conoce la clave puede escribir parte de la descripcin y pulsar enter, para ir al
catalogo de los artculos y ahi elegir el articulo deseado.
Digitar el numero de piezas que compra
El sistema dar la unidad de venta por defecto que tenga el articulo (Pz=piezas, Rl=rollo,
Mt=metro, Cj=caja, Bl=bolsa o PQ=paquete) si deseamos tambin se puede cambiar.
Y as se repiten los artculos que deseamos vender
Para terminar el documento se coloca cursor abajo de la clave o de la descripcin del ultimo
articulo y pulsar enter
El sistema nos muestra la pantalla para ingresar el nombre o numero de cliente, por default
saldr el cliente que nosotros indiquemos como predeterminado (venta mostrador o publico
en general)
Men del sistema para rea de ventas.
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Para Remisionar o facturar una cotizacin colocar cursor sobre la cotizacin y pulsar tecla Supr.
Elegir la opcin Re misionar o facturar, pulsar enter y nos mostrara el documento creado, se indica
la impresin.
Para facturar una remisin es el mismo procedimiento, colocarse sobre la remisin, pulsar tecla supr
y elegir opcin facturar mostrara la factura y se indicara si se imprime.
Para capturar los pagos que realiza un cliente de crdito
1.- Puede hacerse desde el catalogo de Remisines o notas, o desde catalogo de facturas.
2.- Colocarse sobre el documento a pagar
3.- Pulsar F7 y muestra pantalla de cobro
4.- Identificar forma de pago (efectivo-cheque-tarjeta-deposito-transferencia etc.)
5.- Observacin del documento (si no se ocupa lo podemos usar para comentarios de pago)
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Otra forma de realizar pagos es si el cliente paga varias facturas con un solo cheque.
Entonces lo conveniente es entrar al catalogo de clientes
1.- Colocarse sobre el cliente que va ha pagar
2.- Pulsar tecla F5 (muestra todos los documentos de crdito que ya se emitieron)
3.- Pulsar tecla F7 y muestra pantalla de cobro (se captura importe del cheque o deposito)
Pulsamos enter y muestra este mensaje
Al pagar las facturas que adeudaba el cliente, el estado de cuenta del cliente reflejara de la
siguiente manera columna cargos son las facturas de compra y columna abono es el pago realizado.
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En este momento el sistema muestra las facturas que el cliente debe y nosotros debemos de
seleccionar cuales son las facturas a las que se les va aplicar el pago, solo coloca cursor sobre la
factura que va ha pagar y pulsar enter y en la pantalla del lado derecho va mostrando la cantidad
que se va descontando del cheque y mostrando el saldo que queda del cheque.
el cursor esta colocado sobre la factura con un importe de $ 167.33 y pulso enter
muestra la cantidad a abonar, si deseamos abonar un importe menor solo lo digitamos y enter
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El modulo de cobranza mostrara solo los documentos pendientes de pago de todos los clientes,
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Detalles de pago, muestra la fecha en que se realiza el movimiento, fecha de captura, cada que se
emite un cobro se genera un numero de folio de pago, cada que se genera otra factura a crdito se
genera un cargo, cada que se realiza un pago o cancela se emite un abono, referencia de pago
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PEDIDOS AUTOMTICOS
Los pedidos automticos agilizan el trabajo, genera el pedido del material que hace falta comprar
para tener bien surtido el almacn.
Mximos: sirven para no exceder y comprar mercanca de mas y tener un sobre inventario.
Mnimos: Sirven para nunca falta en nuestro almacn los productos que mas se venden.
1.- Se debe asignar el proveedor determinado al articulo
2.- Se debe establecer al articulo la cantidad que se desea tener como mximo o como mnimo
Seleccionar los artculos (por tipo de producto, por linea o por proveedor)
pulsar F7, opcin Pedidos, calcula mnimos, valor especificado si nosotros vamos a asignar
la cantidad que se desea y si queremos que el sistema lo calcule de acuerdo a lo que se tiene
en el historial de venta del sistema ferrum, entonces elegir el tiempo
Para hacer el pedido en el sistema
Seleccionar los artculos (por linea, por proveedor, por tipo de producto o todos)
Pulsar F7, opcin pedidos, elabora pedido a proveedor
Para Cubrir mnimos, mximos, uno de cada articulo, por tiempo de entrega)
Pedir en base a la existencia de que almacn.
Criterio del pedido (accin pedir, accin pedir en fecha especificada, los seleccionados
Descontar del nuevo pedido los artculos por recibir del almacn o de todos los almacenes o
no descontar ninguno.
Agregar artculos al pedido de las cotizaciones aprobadas o ninguno
El sistema genera el pedido de acuerdo a las opciones que se elijan y puede ser modificado, eliminar
o agregar partidas, cambiar cantidades del pedido.
El pedido que se genere automticamente el sistema lo guardara en men compras.
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Aqu debemos insertar todos los campos que deseamos que aparezcan en el reporte, Pulsar Insert
dos veces y mostrara los campos que podemos usar para el reporte (puede ser que desee ver la
fecha de creacin del documento, el folio del documento, el total del documento y el nombre del
cliente al que se le vendi) ubicar el campo deseado y con enter se elije el campo, se repite
nuevamente pulsar tecla insert elegir otro campo y as hasta terminar
9.- Ya que se terminaron de ingresar los campos en el reporte, debemos pulsar tecla enter y despus
tecla Av. Pag.
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exportacin dbf. (enviara la informacin del reporte a un archivo y podr ser visualizado
con excel.
Nivel y Grupos de reportes, es para tener un orden y restriccin hacia los usuarios, que ellos
solo puedan ver y ejecutar los reportes que pertenecen a su grupo o a su nivel.
Si creamos el reporte en los siguientes catlogos (inf. venta, inf. todos, inf. ncr, I. mer, tras. I. Inf.
compras, p. detalles, p. ventas, p. compras, p. entregar, p. recibir) al ejecutar el reporte del sistema
nos pregunta la fecha si en el tipo de limites del reporte le indicamos preguntar ambos.
Si creamos el reporte en los siguientes catlogos (facturas, notas, compras, cotizaciones) al ejecutar
el reporte el sistema preguntara desde que folio de documento, hasta que folio de documento.
Para crear un reporte tipo texto, seguimos las mismas instrucciones del numero 1 al 8, para
ingresar los campos sera con tecla F10, opcin campo, se elije el campo deseado, con enter
el sistema mostrara al insertar cada campo el ancho para la informacin que contenga ese
campo si se deja el valor por default 0, significa que nop tiene un ancho fijo, el dato que lea
es el dato que mostrara, si se le define un ancho, entonces estamos limitando la informacin
a que no exceda del ancho que ya se le especifico
DISEO Y COMPUTADORAS
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Para crear un reporte tipo formato, seguimos las mismas instrucciones del numero 1 al 8,
para ingresar los campos sera pulsar tecla insert, campo, muestra los campos a los que se
tiene acceso de acuerdo al catalogo, se elije el campo deseado, con enter y en este tipo de
reportes hay que indicar en que rengln empieza la impresin, en que rengln termina, en
que columna empieza y en que columna termina.
Para saber en que posicin se debe empezar a imprimir, se recomienda imprimir la hoja que
llamamos gua de impresin pulsar F5 y aparece una pantalla donde indica el numero de
lineas que deseamos imprimir por default indica 60 que es el equivalente a una hoja tamao
carta, se cambia de acuerdo al tamao del formato por ejemplo 30 seria media carta y en la
impresora se coloca el formato preimpreso para el que deseamos la gua y se manda a
imprimir la gua
DISEO Y COMPUTADORAS
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Los filtro son registros que cumplen con una o mas condiciones (por ejemplo vamos a crear un
filtro desde el catalogo de artculos y que solo seleccione los artculos que tengan en su descripcin
la palabra cobre.
Entonces tenemos que hacer referencia al campo descripcin, el operador a utilizar puede ser
cumpla con, dato a comparar sera la palabra cobre y ah termina la creacin de un filtro
Para crear un filtro se puede hacer desde cualquier catalogo, se pulsa tecla F12, se elije el campo a
comparar, el operador y el dato a comparar, pulsar enter en terminar o si se desea un filtro con mas
de una condicin se da enter en operador y/o segn sea el filtro que desee.
Una vez que se termina el filtro el sistema muestra los registros que cumplen con la condicin
seleccionados o resaltados, para grabar ese filtro pulsar f9 insertar, filtro muestra pantalla de
nombre y categora de filtro, se le indica el nombre y la categora se puede crear una categora que
se llame filtros y ah se almacenaran todos los filtros creados en el sistema y se pulsa tecla av. Pag.
Hasta salir y este filtro ya quedo guardado y si se desea se puede asociar a un reporte como lo indica
el numero 7 de filtros y reportes.
DISEO Y COMPUTADORAS
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CAJA
La caja se puede configurar en valores del sistema referencias:
R026 poner el valor Referencia
R027 poner CON %PR %TD %FL %FP
R028 poner COD %PR %TD %FL %FP
R029 poner COB %PR %TD %FL %FP
R225 poner NCR %PR %TD %FL %FP
R274 poner el valor E (forma de pago efectivo) Por default el sistema tiene C
(COD=
CREDITO A CERO
DIAS),
(COB=
COBRANZA DE
(CON=DOCUMENTOS DE CONTADO), (NCR-NOTA DE CREDITO).
CREDITO),
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INVENTARIO
El proceso de toma de inventarios es un proceso que involucra mas operaciones que el simple
conteo.
En Ferrum64 el proceso puede resumirse en:
1.-Marcar los artculos por inventariar
2,-Realizar el conteo
2.-Capturar los conteos
3.-Aplicar los conteos
4.-Poner en 0 los artculos no encontrados
5.-Terminar el proceso de inventario
Vamos a detallar estos procesos.
En el catalogo de artculos
Desde aqu se hace cuando es un inventario total o cuando nosotros elegimos que inventariar
Se seleccionan los artculos que vamos a inventariar, ya sea con un filtro creado con F12 o un rango
seleccionado con INICIO-FIN
Se presiona F7->INVENTARIOS->MARCAR ARTICULOS PARA INVENTARIAR
Realizar el conteo
Es recomendable crear un reporte con los artculos que se van a contar, si se tiene incluida la
ubicacin del articulo nos va a facilitar mucho nuestro proceso de toma de inventarios. El reporte
DISEO Y COMPUTADORAS
40
debe indicar la mayor cantidad de informacin del articulo como claves de fabricante o cdigos,
para evitar confundir el articulo por otro similar, debe incluir un espacio para poner la cantidad y
otro para poner la hora de conteo.
En caso de hacer un inventario a puertas abiertas (es decir, mientras se compra o se vende) es
necesario anotar en la hoja la hora exacta en que se realizo el conteo, para que el sistema pueda
aplicar los movimientos realizados entre la toma de inventario y el momento en que se aplica.
DISEO Y COMPUTADORAS
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conteo, por lo que es necesario que se escriba la fecha y hora en que fue inventariado para saber que
movimientos descontar despus del conteo.
Esta tabla tambin nos indica cuantos artculos estn pendientes por entregar, para asegurarse de
que no hubo un error en el conteo que los haya incluido.
La columna de SUM nos indica si este articulo ya haba sido inventariado (desde que comenzamos
en este inventario), en caso de ser SI, la existencia se sumara, no se reemplazara.
4.-Los pasos que el sistema sigue al aplicar un documento son:
a) Mueve cualquier documento retenido a una fecha posterior al rango de fechas del conteo, para
evitar que interfiera con el inventario.
b) Recalcula los inventarios hasta el momento en que se realizo el inventario para asegurarse de que
todos los movimientos se encuentran aplicados.
c) Si el articulo no haba sido inventariado (sin accin o en COM.INV), calcula la diferencia entre
lo que recalculo y lo que se capturo y lo pone en el documento, si el articulo ya haba sido
inventariado (con accin INVENTARIANDO), suma a la existencia lo capturado.
d) Marca el articulo como INVENTARIANDO para que las capturas posteriores de este articulo se
sumen, no se ajusten.
e) Aplica el resto de los movimientos
f) Pregunta si se desea terminar el inventario, debe responder SI si ya es el ultimo conteo de estos
artculos, para que en conteos posteriores se ajusten y no se sumen las cantidades.
Si hay documentos retenidos con el articulo inventariado, la cantidad capturada no es la que queda
finalmente en existencia, ya que un documento retenido APARTA la mercanca, por ejemplo,
supongamos que capturamos 100 de un articulo y tenemos un documento retenido con 10, entonces
la existencia del articulo quedara en 90, para que si eliminamos el documento retenido, la
existencia regrese a 100 o si se vende, la existencia quede en 90.
DISEO Y COMPUTADORAS
42
Ejemplos
Un articulo con conteo en bodega y en mostrador en 2 documentos separados
Movimient Accin
o
Cantidad Existenci
a
COM.INV.
100
Existencia inicial
100
INV
COM.INV.
90
100
INV
TER.INV.
-10
90
Aplicar inventario
INV
TER.INV.
90
INV
TER.INV.
-8
98
98
Terminar inventario
Cantidad Existenci
a
COM.INV.
100
Existencia inicial
100
INV
COM.INV.
100
INV
TER.INV.
100
Aplica inventario
Terminar inventario
Cantidad Existenci
a
10
COM.INV.
INV
COM.INV.
100
TER.INV.
100
Existencia inicial
90
90
90
Captura inventario
100
INV
TER.INV.
100
Aplica el inventario
FAC
TER.INV.
10
90
90
Terminar inventario
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CHEQUES POS-FECHADOS
Estar en men principal y pulsar 3 8
El men Principal de cheques pos-fechados almacena todos los cheques que se han recibido para
ser cobrados posteriormente y se puede crear el reporte para saber que cheques hay que depositar.
Cuando se realiza el pago (desde el documento, desde el cliente o desde la cobranza) ah se define
la fecha de pago si la fecha de pago es posterior a la actual enva a cheques pos-fechados.
Al consultar el cliente, pestaa 4 crdito, en el rengln saldo salvo buen cobro, muestra el importe
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CAMBIO DE PRECIOS
Men principal 1 1
Existen varias formas de cambiar precios a los artculos
Una es seleccionar los artculos a los cuales deseamos cambiar los precios, pulsar f8 y
opcin cambiar precios, en esa pantalla podemos sumar una cantidad al precio actualmente
establecido, podemos aumentarle un porcentaje, poner un valor fijo o multiplicar.
Por ejemplo
10 porcentaje
55
Tipo de precio fijo
10 sumar
65
10 Multiplicar
650
50.00
10 Valor fijo
10
Otra forma es hacer un archivo de importacin para ferrum, si contamos con los precios en
un archivo de excel, lo que requerimos es tener (la clave o la descripcin, o el cdigo de
barras, o la clave de proveedor) igual en el archivo de excel y en el sistema ferrum, para
poder solo asociar los campos del archivo de excel con los campos de ferrum y contar con
los precios, guardarlo como archivo de excel y despus volver a guardarlo como tipo de
archivo dbf.
Pulsar F8, Importar precios, Archivo dbf, elegir el archivo y empezar hacer la asociacin de
los campos, por ejemplo la clave que el archivo de excel tiene, contra la clave de el sistema
ferrum y asociar que columna es la del precio que le corresponde.
Una forma mas es asignar familia de precios a los artculos, de esta manera de agiliza el
cambio de precios (si los precios son tipo porcentaje, se seleccionan los artculos que tienen
el mismo porcentaje de utilidad y se pulsa alt + p ) y se asigna un articulo que sea cabeza de
familia y cuando cambiemos el porcentaje de ganancia a ese precio cabeza de familia en
automtico aplicara el cambio del porcentaje a los dems artculos que pertenecen a la
familia.
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MENSAJES
Desde men principal 8 9
Y pulsar tecla Insert
Para enviar mensajes desde ferrum a otro usuario, estando desde cualquier catalogo, pulsar tecla Alt
+ numero 8 y aparecer la siguiente pantalla.
Colocar los usuarios a los que se les enviara el mensaje, la fecha y la hora en la que se desea que
los usuarios reciban el mensaje.
El asunto del mensaje y el mensaje de una manera breve.
Si deseamos asociar algn dato al mensaje (por ejemplo una nueva cotizacin, una factura, una
compra o un cliente, articulo o proveedor) que este en el sistema lo primero sera colocarse en el
dato que deseamos asociar y pulsar tecla alt +8
Cuando el usuario entra al sistema le muestra el mensaje que indica que tiene un mensaje sin leer
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Opcin Ir al dato asociado, el sistema colocara el cursor en el dato que hace referencia al mensaje,
si se indico asociar el dato (puede ser un cliente, proveedor o documentos)
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RELOJ CHECADOR
Se debe dar de alta a los usuarios en el rea de personal, (ver indice 23 pag. xx)
Colocar cursor sobre usuario para asignar una contrasea para el reloj checador (puede ser igual o
diferente a la de entada al sistema)
Presionar Alt + T
Muestra la pantalla para asignar una contrasea con el teclado o para usar banda magntica.
Para registrar la entrada o la salida del sistema ferrum en el reloj checador Alt + A
Ingresa la contrasea asignada y muestra
En personal queda registrada cada da con su hora de entrada y salida del sistema, con esto podemos
crear un reporte para ver los retardos del personal o el tiempo extra que trabajo.
Para ver los accesos globales de todo el personal que registro su entrada
Men principal 7 2 pulsar tecla Alt + G y desde aqu se puede crear un reporte (ver indice men
Ejecucin y creacin de reportes xx)
Para ver los accesos de un solo usuario desde men principal 7 2 colocar cursor sobre el usuario a
consultar sus acceso y pulsar Alt + R
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cuando el sistema muestra esta pantalla solo se da enter (ah esta confirmando el nombre el archivo
a descomprimir y del cual va a pegar la informacin a ferrum) solo pulsar enter.
BANCOS
Se deben de dar de alta en el sistema las cuentas de bancos que se van ha utilizar en el sistema
ferrum y se tendr que realizar los movimientos en el sistema (depsitos por ejemplo de inters
generado por la cuenta), los cargos que el banco nos haga por manejo de cuenta o cheques
expedidos etc.
Para crear las cuentas de banco se recomienda que sean letras a diferencia de crear las cajas, se
recomienda sean nmeros.
Al entrar a una cuenta de banco el sistema muestra el catalogo.
Accin= Modificar, aplicar, aplicar y cambiar fecha)
Fecha= fecha en la que se crea el movimiento
Numero= numero consecutivo de cheques
Si o No = esta en firme.(aplicado o sin aplicar)
Fecha de aplicacin del movimiento en el banco (cheques emitidos y pos-fechados)
Importe de cargo
Importe de Abono
Saldo en el banco (se calcula pulsando la tecla F8)
Tipo de Movimiento= letra con la cual se identifica el tipo de movimiento u operacin realizada.
Referencia= concepto por el cual describe el tipo de movimiento que se realizo
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Saldo al= es el saldo total que se tiene a la fecha (considerando lo que este por aplicar o sbc)
Saldo en bancos= Es el saldo real que se tiene, saldo en firme.
Saldos Proyectados=
Saldo anterior=Es el saldo en firme que se tuvo anteriormente
Cargo x aplicar= Retiro de dinero salvo buen cobro
Abono x aplicar=Deposito de dinero salvo buen cobro
Cuando se aplican un movimiento cambia el color del rengln del movimiento se pasa a negro y ya
no podr ser modificado.
Para visualizar con que cheques se le ha pagado a un proveedor (colocar cursor sobre el proveedor y
pulsar tecla Alt + B, indicamos el banco que deseamos ver y muestra listado de cheques que se le
han emitido a ese proveedor.
Queda sin accin, si en el campo clave se le asigna un dato al campo clave, queda con la accin sin
dato cuando no se asigna dato en el campo clave.
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COMISIONES
El manejo de las comisiones en el sistema, puede ser tan complejo como se desee, en este caso
vamos a explicarlo de dos maneras muy sencillas:
1.- Pagar comisin por los artculos vendidos (puede ser un porcentaje diferente por articulo)
2.- Pagar comisin por documento (por el importe de venta) puede ser un porcentaje o un importe
fijo si llega al importe que el usuario tenga como poltica de empresa o negocio.
Para ambas maneras de define en valores del sistema referencias (R445 por articulo y R371 por
documento)
De ah pueden surgir las variantes que se requieran (por ejemplo no pagar comisin si la factura no
esta pagada, pagar comisin solo por el monto pagado y no por el facturado o excluir facturas de
venta de ciertos clientes, solo pagar comisin por lo remisionado, solo pagar comisin por lo
facturado etc.) esto se lleva a cabo con reportes y con filtros que cumplan la condicin deseada.
Para mas detalles ver (indice 9.- ejecucin y creacin de reportes)
Si la comisin es por documento se activa en el men principal de ferrum en ventas, comisiones.
En valores del sistema en la referencias R390, se define los documentos que no cumplan con el
pago de comisin
referencia R389 aqu podemos asociar el filtro con el se pueda identificar los documentos para
definir el pago de la comisin.
Referencia R388 en este modulo se asocia el filtro que cumpla las condiciones para pago de
comisin y en el men comisiones cada documento aparecer con la accin (pagar, definir, o
cancelar)
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MERMAS
Las mermas son documentos que se pueden crear en el sistema y que sirven para aumentar la
cantidad que hay de inventario de artculos o para disminuir el inventario, no genera deuda con
proveedores, solo afecta directamente las existencias y operan a costo, se indica el almacn a afectar
y el motivo de dicha merma.
Ejemplos de cuando utilizar una merma: (merma de salida)
1.- Si en el sistema tengo 10 piezas de existencia y se toma un articulo para uso interno, pues para
justificar que ahora en existencia o disponibles a la venta solo hay 9 se crea un documento de
merma se captura la clave y se indica la cantidad que va ha salir.
2.- Si un proveedor lleva de obsequio algn regalo en especie de los productos que vendemos por
motivo de premio de compra entonces ese material ingresa como una merma de entrada, no
podemos ingresarlo por compra porque nos llego a destiempo de la captura de una compra y ademas
nos genera una cuenta por pagar al proveedor y esto no es real, entonces se entra a mermas, insertar,
se captura la clave y la cantidad se deber indicar con el signo ( -) menos si vamos a ingresar 3
piezas se captura al cantidad como -3, esto para el modulo de merma significa entrada de material.
Y con esto aumentamos la existencia, sin afectar saldo o cuentas por pagar de proveedores.
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TRASPASOS
La utilizacin de los traspasos en el sistema es el envi de mercanca entre almacenes, los
movimientos operan a costo.
Para crear el traspaso estar en el men traspasos, insertar, muestra almacn origen (de donde sale el
material) y destino (a donde va el material), deben ser distintos los almacenes.
Sino se manda a imprimir el traspaso queda en accin aprobar y puede ser modificado
(agregar o eliminar partidas, cambiar cantidades)
El traspaso aparecer en el catalogo almacn origen y almacn destino el especificado.
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Una vez impreso el traspaso y no entregado el traspaso queda con accin recibir
Para que el almacn origen ingrese el material a su almacn pulsar enter en la accin del
traspaso a recibir
El sistema muestra la pantalla de entrada de material con la tecla :
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Cuando en el catalogo aparece como almacn destino multiple, indica que el traspaso
contiene partidas de material para mas de un almacn destino.
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SERVICIOS
Este modulo es para controlar los artculos que recibimos para algn servicio y tener el control de
los artculos y saber a que proveedor se le entrego, o que proceso se va ha realizar con el articulo.
Pestaa 1 (Articulo)
Numero de servicio: Este folio lo da el sistema automticamente,
Cliente: asignar el nombre de quien recibimos el articulo
Descripcin: Asignar el articulo que estamos asignando
Serie: Numero de serie del articulo que se lleva o recibe en garanta.
Pestaa 2 (Condicin)
Fecha de ingreso: Fecha en la que se recibe o entrega el producto para servicio
Fecha esperada de entrega: Fecha estimada de entrega
Estado actual: (En espera, reparacin, garanta, diagnostico, entregado)
Prioridad (Baja, normal, importante)
ubicacin: Nombre del proveedor al que se le entrega el producto.
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Pestaa 3 (Motivo)
Costo del servicio en mano de obra
Costo del servicio: puede utilizarse como costo en refacciones
Motivo del servicio o de la garanta.
Pestaa 4 (Especial)
Es para hacer alguna adecuacin en el sistema y solo para su negocio
Tambin se pueden crear los reportes necesarios.
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NOTAS DE CREDITO
Hay tres tipos de notas de crdito (por devolucin de material, por diferencia en precio y por
descuento de pronto pago)
Uso de las notas de crdito:
PRIMER CASO:
Cuando se genera una factura o remisin, el cliente paga el importe del
documento y despus devuelve algn articulo de los que ya se le haban
vendido.
Se le genera una nota de crdito por concepto devolucin de material
Colocar cursor sobre el folio de la remisin o la factura que dar origen a la devolucin.
Pulsar tecla suprimir y elegir la opcin devolver con nota de crdito
En el sistema muestra las partidas de los artculos que se remisionaron o facturaron, solo de indica
la cantidad que se va ha devolver al articulo o partida que corresponde.
Se termina el documento y se genera la nota de crdito.
ALTERNATIVA 1:
Seria devolver el dinero al cliente, entonces se tiene que colocar sobre la nota de
crdito que se le creo, la accin del documento dir aplicar, al pulsar enter
elegimos la opcin cancelacin por reembolso.
El efecto en caja sera, el importe de la nota de crdito aparecer en columna
cargo y en columna abono y en tipo de movimiento N, columna numero dir
NCR.
ALTERNATIVA 2:
Seria si el cliente compra algo de mayor valor al importe de la nota de crdito, entonces se coloca
sobre la nota de crdito que se le creo, y tendr la accin aplicar, despus pulsa enter y elige la
opcin aplicar importe y el sistema mostrara los documentos que tiene pendientes de pago el
cliente, y solo seleccionara el documento al que se le har la aplicacin de la nota de crdito.
En caja la nota de crdito aparecer como forma de pago y el importe estar en la
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Para las notas de crdito por descuento de pronto son por porcentaje osea que se basan a una
cantidad en porcentaje si ponemos 20 como en el caso anterior aqu el sistema creara una nota de
crdito por un importe del 20% del total del documento, que esta dando origen a la nota.
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Nota: cuando se genera una nota de crdito de una factura o remisin de das anteriores a la
fecha de aplicacin de la nota de crdito en caja el tipo de movimiento que identifica no es
N sino una O.
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Terminales permitidas es para asignar en que maquinas puede accesar al sistema o usar su
clave de usuario, solo hay que colocar el numero de la terminal..
Esta pestaa es para personalizar los detalles que vera en cada catalogo el usuario deseado
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Pestaa 3 (Especiales)
Es para hacer una adecuacin exclusivamente a su negocio
Pestaa 4 (Horario)
Primer horario: Es para indicar el horario de entrada del empleado
Segundo horario: Es para indicar el horario de salida del empleado
Das : aqu se indican los das de la semana (lun-1, mar-2 etc)
Tolerancia: Expresa el tiempo en minutos que tiene de tolerancia de la hora establecida
Entrada y salida:es para indicar el horario de entrada y de salida del empleado.
Pestaa 5 (Correo)
Se configura el correo de respuesta, estas configuraciones son para el envo de reportes a
correo electrnico. Esta muy relacionado con la configuracin en valores del sistema
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Pestaa 6 (Generales)
Direccin: Datos personales del empleado, colonia, ciudad, cp. etc:
Al llevar a cabo este proceso el usuario quedo registrado en el sistema, ahora falta indicar en
el usuario los permisos que tendr dentro del sistema,para realizar las actividades que
corresponde.
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Permisos de usuarios
Colocar cursor sobre usuario, pulsar F4 (nuestra todas las referencias) y para buscar una referencia
en especifico pulsar F3
Habilitando en S las referencias (2155-2157-2022)
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ref. 2145 activa men (reorganiza, revisa, archivos, registros, actualizar, licencia (solo si es el
servidor), bloquear, entra hist.)
Ref. 2118 activa men (ncr cliente y ncr proveedor)
Ref 2142 activa menu (I.mer,tras.inv,inf todos, comisiones,inf.n.nota de crdito,inf.venta,inf. Por
cliente, inf.compras,p.detalles, p.ventas,p.compras, p.entregar,p.recibir,p.ncr y ncp, p.cotizacion,
p.transito).
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siguientes permisos 2001 (da acceso a men artculos), ref. 2003 (permite modificar artculos ya
existentes y crear nuevos) con esto ya podra modificar el articulo, si es que ese articulo fue creado
por el mismo usuario.
Pero si el articulo fue creado por otro usuario, entonces requiere agregar el permiso de ref. 2207.
Para buscar un permiso tambin se puede hacer, con tecla f3 y escribir la palabra o referencia a
buscar, por ejemplo Imprimir, el sistema mostrara todos los permisos que en su descripcin tenga la
palabra imprimir y as ya podemos habilitar o des-habilitar el permiso.
Nota: Cuando un usuario ya existe y vamos a crear otro usuario con los mismos permisos de un
usuario existente, colocar cursor sobre el usuario que contiene los permisos, pulsar F6 y el sistema
nos pregunta a que usuario se los vamos a copiar.
Ejemplo: usuario que existe (A1) y usuario nuevo (MM)
El cursor debe estar sobre A1 despus pulsar F6 y despus escribir MM
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