You are on page 1of 15

OpenPPM permite gestionar proyectos nicos, abarcando todo el ciclo de vida del

proyecto:

desde el inicio (antes de la aprobacin, cuando slo hay ideas o posibles


inversiones)
hasta que sean proyectos cerrados.

Se trata de una herramienta destinada a facilitar el trabajo de los Jefes de Proyecto


(PM Project Managers) en el primer lugar, pero como almacena todos los datos
relevantes de cada proyecto resulta que tambin mejora dramticamente la
productividad de otras funciones relacionadas con el proyecto, tales como:

los miembros del equipo (TM Team Members)


Gerente de inversiones (IM Investment Manager)
administradores de recursos (RM Resource Managers)
Oficina de Gestin de Proyectos (PMO Project Management Office): establece
el marco de trabajo adecuado para medir y monitorizar el rendimiento de los
proyectos, ayudando a mantener el servicio de TI y aprovechando la
innovacin)
Los principales beneficios de la oficina de gestin de proyectos:
-

Supervisin y control efectivos de proyectos.


Minimizacin de las tareas no efectivas de los proyectos a las vez que
un mayor porcentaje de xito en los mismos.
Alineamiento entre los objetivos de negocio y los objetivos de TI.
Prevenir el fracaso de grandes proyectos.
Enfoca la ejecucin de proyectos para: cubrir el mbito del mismo, en
presupuesto y dentro del plazo requerido con el grado de calidad
exigida por el cliente.
Creacin de estndares y procedimientos comunes.

Responsabilidades
-

Las responsabilidades de una oficina de direccin de proyectos pueden


abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la direccin
de proyectos hasta la responsabilidad de la direccin directa de un
proyecto. La PMO puede ser un interesado si tiene alguna
responsabilidad directa o indirecta en el resultado del proyecto. Entre
sus funciones, la PMO puede proporcionar:
Servicios de apoyo administrativo, tales como polticas,
metodologas y plantillas.
Capacitacin, mentora y asesora a los directores del proyecto.
Apoyo al proyecto, lineamientos y capacitacin sobre la
direccin de proyectos y el uso de herramientas.
Alineacin de los recursos de personal del proyecto.
Centralizacin de la comunicacin entre directores del proyecto,
patrocinadores, directores y otros interesados.
Actualizar la aplicacin de gestin de proyectos

Gestores de Programa (PgM Program Managers)


Gestores de cartera (PfM Portfolio Managers)
Gerentes funcionales (FM Functional Managers)
patrocinadores (Sponsors)
etc

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o


resultado.
Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados gestionados de
forma coordinada para obtener beneficios y no controla a disposicin de la gestin de
ellos individualmente. Pueden incluir el alcance de trabajo de proyectos fuera '(por
ejemplo, operaciones).
Alcance de los OBJETIVOS ESTRATTICOS DE NEGOCIO:
Una cartera se refiere a un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se
agrupan para facilitar la gestin eficaz de ese trabajo para alcanzar los objetivos
estratgicos del negocio.
Los proyectos o programas de la cartera no necesariamente pueden ser
interdependientes o directamente relacionada.
En cada caso, los objetivos de gestin son muy diferentes:

En los proyectos el objetivo es hacer lo correcto (sin variacin en la


planificacin, los costes, o el alcance).
En los programas y gestin de la cartera, tu objetivo es hacer lo correcto en
trminos de:
- estrategia (strategy)
- rentabilidad (profitability)
- valor aadido (added value)
- nuevas capacidades (new capabilities)

El Portfolio Manager se encarga de la direccin ejecutiva (executive management) y el


gobierno (governance)
El Program Manager de la gestin tctica (tactic management)

Conceptos:

PM
o

Project Charter (document de apertura de proyecto): a project charter,


project definition, or project statement is a statement of the scope,
objectives, and participants in a project. It provides a preliminary
delineation of roles and responsibilities, outlines the project objectives,
identifies the main stakeholders, and defines the authority of the project
manager. It serves as a reference of authority for the future of the
project.

Program and portfolio features have a bottom-up design approach.


Project Managers (PM) are responsible of publishing truthful information about
projects. Investment Managers (IM) are responsible of publishing information about
investments. The information coming from PM and IM could be sufficient to Program
and Portfolio Managers to take their own decisions, being them capable of drilling down
from programs to components (projects or investments).

Los Jefes de Proyecto (PM) son responsables de la publicacin de informacin veraz


sobre los proyectos.
Gestores de inversiones (IM) son responsables de la publicacin de informacin sobre
las inversiones.
La informacin procedente de los PM y de los IM podra ser suficiente para los PgM y
los PfM para tomar sus propias decisiones.
Por ejemplo, en la prctica:

El IM podr proponer que una determinada inversin sea parte de un portfolio.


El Gerente del Programa (PgM) y el Portfolio Manager (PfM) pueden revisar su
alineamiento con el negocio a travs de la priorizacin objetivos de negocio
(business drivers) para este componente:
o El PgM puede comparar este nuevo componente con los otros en el
programa.
o El PfM puede aprobar o rechazar este componente, teniendo en cuenta
el presupuesto informado por el IM y la prioridad comunicada por el
PgM.

Por el lado del PM, la elaboracin del Project Charter, el Anlisis de Riesgos y otras
tareas de planificacin pueden comenzar en la fase de iniciacin, mientras que el IM
realiza el anlisis go/no-go. Las actividades de planificacin del PM se pueden por el
PgM y el IM.
El espritu del diseo de la herramienta se basa en la suposicin de que el Project
Manager acta de una manera profesional, defendiendo cdigo PMI de la tica y los
valores de conducta profesional de la responsabilidad, el respeto, la equidad y la
honestidad.
Se supone que el Project Manager siempre registrar la informacin de manera veraz
y oportuna, siendo honesto y responsable.
OpenPPM permite realizar distintos ciclos de planificacin (elaboracin de una
planificacin progresiva y de forma continua, cada vez que se descubra nueva
informacin relativa al presupuesto, planificacin, etc). Por ejemplo, se permiten
cambios respecto al presupuesto o al horario.

OpenPPM no es un producto de flujo de trabajo. La filosofa del diseo es hacer ms


eficiente el trabajo de los jefes de proyecto y otras partes interesadas. OpenPPM
muestra informacin sobre la gestin de una manera intuitiva, accesible. Los flujos de
trabajo se han reducido al mnimo para proyectar las aprobaciones, los recursos de
asignacin / liberacin, el tiempo y los gastos de seguimiento y acuerdos de KPI.
OpenPPM no es un sistema de gestin de contenidos. Sin embargo, la ruta del
directorio de documentacin de proyecto o URL se pueden almacenar. La mayora de
los cuadros y grficos son exportables a CSV o PDF.
OpenPPM no est dirigido a sustituir las herramientas de planificacin detalladas como
Microsoft Project.
OpenPPM puede importar un archivo de Microsoft Projec para cargar la informacin
inicial d tiempo, coste y alcance, o para actualizar los costes reales y las fechas si el
seguimiento del proyecto se realiza con Microsoft Project.
OpenPPM es una herramienta muti-usuario. Hay 8 funciones bsicas que operan a
nivel de la Organizacin y un rol superior, capaz de ver los diferentes proyectos de las
organizaciones que se estn realizando a la vez.

Un proyecto es algo que nunca se ha hecho antes, que se hace con un equipo de
personas que trabajan juntas por primera vez, y tiene unas fuertes limitaciones de
alcance, cronograma y coste. Por otra parte, en un proyecto hay mucho en juego. Hay
muchos grupos de inters, las personas afectadas que ganan o pierden con el
proyecto. Hay muchas posibilidades de que un proyecto sea un xito, pero hay
muchas posibilidades de que sea un gran fracaso, y que afectan a la imagen de la
empresa, o incluso llegar a afectar al valor de la accin. Seguramente no hay disciplina
tan orientada a resultados, como la gestin de proyectos. Puede parecer injusto, pero
si un proyecto termina bien, nadie se pregunta qu cmo de bien se logr, o quin
compona el equipo. Por el contrario, si el proyecto termina mal, el director de proyecto
por lo general tiene toda la culpa y todo el mundo habla de los riesgos obvios no
gestionados, los procesos obligatorios no aplicados, las herramientas corporativas no
utilizadas, su falta de "habilidades blandas", etc.
Si su empresa le ha puesto al frente de un proyecto, esperan mucho de ti. Pueden
suponer que usted tiene buenos fundamentos del proyecto y muchas experiencias
aprendidas a lo largo de su carrera. Qu se necesita para hacer que el proyecto sea
un xito? En primer lugar, usted necesita un buen equipo. Un gerente de proyecto no
hace el trabajo sino el equipo de proyecto asignado. El rendimiento de los Project
Managers depende enteramente de su equipo. Un equipo cuyos miembros no se
entienden entre s, o no funcionan bien juntos, nunca va a entregar un proyecto
exitoso. Por el contrario, un equipo cohesivo tiene una sinergia que hace que el todo
sea mayor que la suma de sus partes.

Por desgracia, hay muchos gestores de proyectos buenos con una buena experiencia
y fundamentos de gestin de proyectos, y con buenos profesionales en sus equipos,

pero sufren el problema de que no hay muchas buenas herramientas para usar sus
conocimientos de manera efectiva.
Es como tener una licencia de conducir y luego darse cuenta de que slo se puede ir a
pie. A veces, lo que es peor, la organizacin ejecutante te obliga a ir en autobs,
mediante la imposicin de ciertas herramientas contrarias a la buena gestin y que
suponen una sobrecarga extrema.
Un gerente de proyecto debe gestionar el proyecto, no la herramienta. En concreto, es
necesario manejar las expectativas de todas las partes interesadas, con la
comunicacin efectiva y eficiente, proporcionando la informacin en el formato
adecuado y en el momento adecuado, con el impacto adecuado y slo la informacin
necesaria.
OpenPPM ya proporciona unos beneficios importantes iniciales, incluyendo:

Corta curva de aprendizaje para las personas certificadas PM, o para que se
familiaricen con la gua PMBOK. Para aquellos que no conocen a esta norma,
pueden aprender en el trabajo, simplemente mediante el uso de la herramienta.
Monitoreo cuantitativo de las ventas de proyectos. Puede utilizar KPIs y medir
el progreso y rendimiento de ventas con criterios y objetivos acordados
previamente.
Niveles de gestin distintos para Jefes de Proyecto (PM) y los directores de
programas (PgM).
Cada organizacin puede agrupar ciertos conjuntos de proyectos (programas)
para que las personas responsables asignadas puedan llevar a cabo la gestin
ejecutiva (executive management) (PgM, directores de programa).
Los Gerentes de Programas y de Proyectos dedicarn sus esfuerzos
exclusivamente a su nivel de gestin, sin solapamiento.
Los Program Manager podrn controlar a sus Project Managers que estn
debajo de ellos.
Los gerentes funcionales (FM Functional Managers) podrn controlar los
directores de programa (PgM) y jefes de proyectos (PM).

Algunos beneficios adicionales cuando OpenPPM est institucionalizada en las


organizaciones:

Seguimiento de proyectos multilaterales: Cuando varias partes de una


organizacin estn colaborando o cuando est presente una relacin entre el
cliente y el vendedor, cada parte pueden controlar su propio proyecto teniendo
en cuenta las dependencias entre proyectos.
Seguimiento de abajo hacia arriba: el Project Manager (PM) publica su
informacin y la misma informacin se agrega a nivel de programa.
Control cuantitativo: OpenPPM utiliza el estndar EVM (ANSI 748) para medir
las variaciones reales y previsiones.
Informacin histrica: base de datos de riesgos con la informacin de los
proyectos anteriores que se puede reutilizar (los problemas de ayer son los
riesgos de la actualidad).
Plantillas: WBS (EDT) y plantillas de planificacin que pueden ser reutilizadas
para planificar nuevos proyectos similares.

OpenPPM es un producto multi-empresa. Eso significa que una nica instancia del
producto puede albergar la informacin para diferentes empresas, manteniendo la
informacin privada. Cada empresa ser la unidad de administracin principal, y cada
empresa tiene varias unidades capaces de gestionar proyectos, llamadas
organizaciones de gestin/realizacin (Performing Organizations PO).
Cualquier PO es una unidad de negocio dentro de una empresa, con los recursos y la
capacidad para llevar a cabo proyectos. Cada usuario accede a OpenPPM con un
perfil determinado, que es una funcin determinada dentro de una PO de una
empresa.
Por ejemplo, un usuario puede conectarse a una PO con el rol de Gerente de Proyecto
(PM) (ya que l maneja varios proyectos de esa PO) o con el rol de miembro del
equipo (para informar a los gastos reales o las horas trabajadas).
Otro usuario puede conectarse a la misma PO con el rol de Gerente del Programa o
Administrador de recursos, o Gestor de Inversiones, etc. En cada caso, OpenPPM
presenta diferentes puntos de vista de la misma informacin, de una manera
coherente, eficiente y efectiva.

OpenPPM es una herramienta multi-usuario. Hay 8 funciones bsicas que operan a


nivel de PO y un rol superior, capaz de ver todo el conjunto de los proyectos de cada
PO de la empresa a la vez.

Roles que define OpenPPM.

Nota: direct reports (Subordinados).

Por diseo, OpenPPM evita, en la medida en que sea posible, los flujos de trabajo
obligatorios. Los flujos de trabajo obligatorios implican burocracia y hace que la gestin
gil de los PM sea imposible. Los PMs son para gestionar proyectos, no las
herramientas.
Sin embargo, OpenPPM incluye 3 inevitables flujos de trabajo, con el fin de modelar
ciclo de vida del proyecto, la asignacin de recursos y la aprobacin de costes.

Segn PMI, la gestin de proyectos se inicia antes de la aprobacin, cuando an no


se ha decidido si se va a realizar.
En esta etapa inicial, los proyectos podran ser nombrados tambin inversiones.
La PMO y el IM son los nicos roles capaces de crear un nuevo proyecto. En
OpenPPM, "inversin" y "proyecto" son dos vistas del mismo objeto. Al crear una
inversin, el IM lo ver en el estado <<en proceso>>. Si un PM es nominado a
continuacin (es una buena prctica introducir PM tan pronto como sea posible),
entonces cuando el PM acceda a OpenPPM, ver este nuevo proyecto en la lista de

proyectos, en el estado de iniciacin, por lo que muchas de las actividades de gestin


de proyectos pueden comenzar (planificacin, riesgo, adquisiciones).
El rol del IM es el encargado de registrar y actualizar la informacin sobre la inversin
(presupuesto, probabilidad de ser llevado a cabo, la duracin, las fechas de inicio y fin,
etc.). Cualquier inversin en el estado <<en proceso>> puede evolucionar de 3 formas
diferentes:

Aprobado: se aprueba la inversin, la probabilidad de aprobacin se establece


en el 100%, y el estado del proyecto cambia a <<planificacin>>.
Rechazado: La inversin es rechazada, es decir, la unidad (Performing
Organization PO) decide no llevar a cabo este proyecto. La inversin y el
estado del proyecto cambia a <<cerrado>>.
Inactivo: La inversin se decide que se aplaza para un momento posterior ms
oportunista. En cualquier momento, cualquier papel otorgado (IM, PMO, PGM,
FM, PFM) podra recuperar esta inversin y cambiar su estado a <<en
proceso>> de nuevo, o por el contrario decidir establecer su cierre.

Una vez aprobado un proyecto, el progreso del proyecto se mantiene por el PM.
Cuando el PM termina la planificacin, el estado del proyecto cambia a <<ejecucin>>;
lo que significa que a partir de ese momento, los TM pueden registrar las horas de
trabajo y los gastos reales. Cuando finalice el proyecto, el PM cambiar el estado a
<<cerrado>> (lo mismo ocurre con la inversin, de forma automtica por el sistema).

Workflow de asignacin de recursos

Al planificar los recursos, el PM puede pre-asignar un recurso determinado a una o


ms actividades.
Los recursos solicitados pueden pertenecer o no a la unidad (PO) encargada de
realizar el proyecto, ya que el PM puede buscar recursos en todas las partes de la
empresa.
Cuando el RM accede a OpenPPM, si est a cargo del fondo de recursos solicitados,
ver los recursos preasignados junto con las otras solicitudes pendientes.
El RM tiene 3 alternativas:

El RM puede aceptar las condiciones solicitadas por el PM. Despus el PM


comprobar los recursos de su lista que estn asignados y cules son en
firme).
El RM puede rechazar la solicitud, y luego el PM comprobar que los recursos
afectados se caen de su lista y el PM tendr que liberar ese recurso.
El RM puede proponer otro recurso. El PM comprobar la nueva asignacin
propuesta en su lista y con las nuevas condiciones propuestas por el RM:
Otro candidato, o el mismo candidato, pero con otra carga de trabajo, las
fechas de inicio y fin, etc. El PM podr cambiar el estado del recurso a
preasignado, con el fin de obtenerlo en firme por el RM.

Cuando un recurso est asignado a un proyecto, si accede como TM a OpenPPM,


ver a qu proyecto est asignado y en qu condiciones. Una vez que la asignacin es
firme, cualquier contingencia sobre las condiciones deben ser tratados con el PM.

Un recurso puede ser liberado en 4 casos. En cualquier caso, el RM ver el recurso


del pool de recursos, como <<liberado>>, por lo que el RM es consciente de que el
recurso est disponible:

Estado <<asignado>>: entonces el PM decide sobre su liberacin en base a su


razonamiento.
Estado <<pre-asignado>>: entonces el PM puede acabar liberndolo en lugar
de cogerlo, normalmente porque encuentra alguien mejor.
Estado <<propuesto por el RM>>: entonces el PM puede decidir liberarlo si no
est de acuerdo con la propuesta.
Estado <<preasignado>>: entonces el RM pude rechazar su asignacin y el
PM debe liberarlo.

Flujo de aprobacin del coste real (Actual cost approbation workflow)


Los miembros del equipo (TM) pueden registrar las horas y los gastos para ser
controlados por el que sea designado.

Una vez que la hoja semanal se ha completado, cada PM afectado tiene que aprobar
su parte (estableciendo el nivel de aprobacin APP2) y luego los FM afectados o la
PMO tiene que hacer lo mismo (estableciendo el nivel de aprobacin APP3).
La aprobacin de la PMO o del FM es necesaria para cerrar los libros de contabilidad.
Tenga en cuenta que un TM dado puede trabajar en diferentes proyectos a la vez, y
estos proyectos pueden pertenecer a diferentes PO (y cada FM designado debe
aprobar sus costos).

Otras Caractersticas de OpenPPM


Listas de Proyectos y Dashboards
Cuando un usuario (que no sea un TM o un RM) accede, ve la lista de los proyectos o
inversiones asignados. En OpenPPM, la PMO es el nico rol capaz de crear / eliminar
proyectos o inversiones. El IM puede crear inversiones.
Debajo de l listado aparece informacin relacionada:

Informacin temporal
Dashboard con un diagrama de burbujas con cada proyecto o inversin con
indicadores sobre el rendimiento, el valor del negocio y el riesgo.
Informe de situacin resumido (una fila por cada proyecto, con informacin
ejecutiva del estado de cada proyecto o inversin) .

Indicadores de rendimiento clave (KPI)


OpenPPM permite al PM y al PGM (que realizan el proyecto) monitorizar y
controlar cuantitativamente el proyecto, mediante indicadores clave de rendimiento
acordados.

Control de Costes con Earned Value Management (EVM)


El PM puede controlar los costes del proyecto con el estndar EVM.

El PGM, el FM, el PFM, la PMO, el IM y el Patrocinador pueden acceder a esta


informacin en modo de lectura.
Control del beneficio del proyecto
El PM puede representar grficamente y controlar los ingresos y gastos,
planificados vs. real.

Reportes ejecutivos de estado


El PM puede proporcionar informacin resumida sobre el estado del proyecto, con
indicadores de color rojo-mbar-verde, de la manera los altos directivos estn
acostumbrados. Los altos directivos pueden profundizar para obtener informacin
detallada que necesitan para analizar la informacin especfica sobre los riesgos,
costos, plazos, compras, etc.

Gestin del Riesgo


El PM puede planificar y controlar cada riesgo, cuestin y suposicin.

Gestin de Compras
El PM puede realizar la planificacin y gestin de las contrataciones para cada
vendedor/suministrador en su proyecto, mediante el registro de la informacin sobre el
programa de cumplimiento y pago.

Gestin de Recursos
El RM y el PM pueden representar a la informacin sobre planificacin de la capacidad
y el uso real de los recursos.

Integracin con Project


El PM puede importar la planificacin y seguimiento de la informacin de los archivos
de Microsoft Project.
Por otra parte, el PM, PGM, FM, PMO, IM, el Patrocinador y PFM puede exportar
proyectos y listas de inversin a Microsoft Project.