COD:MPR-SST-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE

Versin 01

DOCUMENTOS Y REGISTROS

2012 -01- 12

Pg. 1 de 11

Control de Documento
Elaborado por
Jefe SSO&A
Ing. ngel Ambuludi

Revisado por
Gerente de Recursos Humanos
Ing. Fredi Reinoso

Aprobado por
Gerente Administrativo
Lic. Jos Estrella

Fecha de
aprobacin

1. OBJETIVO:
Establecer, documentar, controlar y mantener los documentos del Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos por MALCA
2. ALCANCE
Es de aplicacin para todos los niveles de la organizacin que formen parte del
Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo en MALCA
3. RESPONSABILIDADES
Representante de la Direccin:
Cumplir y hacer cumplir el presente
implementacin y control respectivo.

procedimiento

asegurando

su

Miembros de la organizacin:
Cumplir lo establecido en el presente procedimiento, mantener sus registros
actualizados y garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros,
con el fin de evitar su deterioro.
4.

DEFINICIONES
Documento interno: Es aquel documento elaborado por la Empresa
Ejemplo: Procedimientos, Instructivos, Manual de Organizacin y Funciones, Perfil
de Puesto, Formatos y otros documentos.
Documento externo: Son aquellos documentos que se emplean en los
procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categora se considera
por ejemplo las leyes, normas, reglamentos o manuales.
Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organizacin.
Nota: Los Manuales del sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamao y
complejidad de cada organizacin en particular.

Procedimiento: Descripcin especfica para llevar a cabo una actividad o un

proceso indicando las responsabilidades y documentos involucrados.
Registro: Documento que proporcionan evidencia de la conformidad con los
requisitos o de actividades desempeadas.
Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarn datos como
resultado de una verificacin o control, convirtindose de esa manera en un registro.
Copia controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema de Gestin
de Seguridad y Salud en el Trabajo, identificados como tal y asignados a una
persona o proceso, para su uso y aplicacin correspondiente.
Copia no controlada: Copia de los documentos del Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud en el Trabajo, que son impresos con fines didcticos o de
revisin, identificados como tal.
Copia obsoleta: Documento que ha perdido vigencia y es guardado en forma
digital en la carpeta correspondiente de documentos obsoletos.
RED: Representante de la Direccin.
DM: Director(a)
GGP: Gerente General de la Empresa XXXXXX
CCSST: Coordinador (a) de Seguridad y Salud en el Trabajo

5.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.

Norma OHSAS 18001:2007

PROCEDIMIENTO:

A. Documentos Internos
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elaborar /
Modificar

Responsable de
Proceso/RED

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
La necesidad de elaborar o modificar un documento del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo,
puede generarse en cualquier proceso a iniciativa de cualquier integrante de la EMPRESA XXXXXX.
Para la elaboracin de un documento nuevo el Responsable del Proceso elabora un borrador del documento de
acuerdo a lo establecido en el Anexo N 3.
Los documentos elaborados sern revisados al menos una vez al ao y segn resultados de la revisin de
documentos de la auditoria interna sern actualizados.
Cuando sea necesaria la modificacin de un documento el Representante de la Direccin entrega una copia del
documento sin fecha ni versin al responsable de la modificacin.
Al momento de elaborar procedimientos e instructivos se debe considerar la estructura de acuerdo a lo sealado
en el anexo N 4. En caso de modificacin se debe respetar la estructura del documento.
Al modificarse un documento se identifica claramente cules son los cambios que se han producido, de la
siguiente manera:

REGISTRO

Los prrafos modificados, se deben colocar en letra cursiva y negrita, mantenindose as, hasta la
siguiente revisin.

Si el texto se anula se debe colocar corchetes, la informacin anulada se evidencia por comparacin con
la revisin anterior. Los corchetes se mantienen hasta la siguiente revisin.

Los cambios en los diagramas de flujo, se identifica de acuerdo a lo sealado anteriormente. En el caso
de los formatos, la modificacin se evidencia por comparacin con la revisin anterior.

Los cambios de los documentos que se encuentren en la categora de "Otros Documentos", se identifica de

acuerdo a lo sealado anteriormente o por comparacin con la versin anterior.

El Responsable de proceso debe entregar el borrador del documento (nuevo o modificado) al
Representante de la Direccin para que coordine la revisin y aprobacin respectiva por los
responsables.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Revisar y
aprobar

RED/ CC/ JPC/

DM/ GGP

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
La revisin y aprobacin de los documentos del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, se realiza en
diferentes niveles de la EMPRESA XXXXXX de acuerdo al tipo, al alcance del documento considerado y al nivel de uso.
Los niveles de revisin y aprobacin se ejecutan segn lo establecido en el Anexo N 1. Los documentos del Sistema
de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, deben ser revisados y aprobados por los responsables para asegurar
la claridad, exactitud, adecuacin y estructura apropiada. Los responsables de los procesos se encuentran definidos en

REGISTRO
Documento
firmado en
seal de
revisado y
aprobado

Corregir
Documento

Responsable de la
elaboracin o
modificacin
RED

Identificar
Responsables de
Proceso

Firmar
Documentos

Representante de
la Direccin

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Distribuir y
comunicar

Representante de
la Direccin

el Anexo 3
De no ser conforme el documento, se devuelve al responsable de la elaboracin o modificacin para su correccin.
Realizada la correccin la remite al Representante de la Direccin para que coordine la nueva revisin y/o aprobacin,
segn sea el caso; de acuerdo a lo establecido en el Anexo N 1.
Una vez aprobado el documento, el Representante de la Direccin debe identificar el documento, asignando el ttulo,
cdigo (si aplica), estado de revisin, fecha de aprobacin y dems informacin de carcter general. Se debe asegurar
que el documento sea legible y fcilmente accesible para el personal de la organizacin que le compete por su labor. La
codificacin es segn lo indicado en el Anexo N2. Para el caso de los procedimientos e instructivos debe sealar la
funcin de las personas responsables de la revisin y aprobacin. Los documentos que se encuentren en la categora
de "Otros documentos" se les asignan como mnimo el titulo y fecha de aprobacin. Para documentos modificados, el
Representante de la Direccin se asegura que se elimine las copias fsicas de los documentos obsoletos y mantiene
una copia electrnica o fsica de la revisin anterior en la carpeta correspondiente a los documentos "Obsoletos".
Identificado el documento, el Representante de la Direccin debe obtener las respectivas firmas de revisin y
aprobacin para dar conformidad a los documentos. Para el caso de los documentos que estn catalogados como
Otros Documentos, pueden tener la firma para demostrar la aprobacin de los mismos o, bastara con el correo
electrnico de aprobacin de parte del responsable segn Anexo 3. Los formatos son considerados un tipo
especial de documento, y solo lleva la firma de aprobacin.
Los documentos aprobados son incluidos por el Representante de la Direccin en la Lista Maestra de Documentos
Internos. Cada vez que se actualice la Lista maestra de documentos internos el Representante de la Direccin,
comunica sobre el mismo a todos los Responsables de Proceso mediante correo electrnico, memorndum o aviso,
indicando la ruta electrnica o su ubicacin fsica donde se encuentra el mismo y la versin anterior se debe eliminar.
Los documentos actualizados sern mantenidos por el Representante de la Direccin y estarn localizados segn se
convenga en cada caso.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
El Representante de la Direccin, de ser necesario, distribuye las nuevas revisiones de los documentos aprobados a los
responsables de los procesos correspondientes (en copia electrnica a travs del correo electrnico o en copia fsica),
asegurndose previamente que se haya efectuado la eliminacin de las copias de los documentos anteriores.
El Responsable de Proceso debe asegurarse de eliminar la revisin obsoleta. El responsable del proceso debe informar
al personal a su cargo de los nuevos documentos o de los cambios realizados en los antiguos.
Los documentos en electrnico como procedimientos, instructivos y cualquier otro documento que se crea conveniente
se protegen para acceso como formato PDF.
Para los documentos que son distribuidos en copia impresa, se identifican como Copia Controlada. La distribucin
fsica de los documentos identificados como "Copia Controlada" se controla a travs del formato "Distribucin de Copias

Lista Maestra
de
Documentos
Internos

REGISTRO

Distribucin
de Copias
Controladas
Correo
electrnico

Responsable de
Proceso

Controladas".
Toda copia impresa que no se identifique como copia controlada no forma parte de la documentacin del Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo . Cualquier trabajador puede solicitar al Representante de la Direccin una
copia controlada de los documentos justificando previamente el motivo de su solicitud.

B. Documentos Externos
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

Los Responsables de cada proceso (segn Anexo N 3) deben identificar los Documentos Externos relacionados a sus
procesos, los mismos que deben ser indicados al Representante de la Direccin para su registro en el formato Lista
Maestra de Documentos Externos.
El Representante de la Direccin distribuye los documentos externos a las personas involucradas. Las distribuciones de
copias fsicas se controlan con el formato Distribucin de Copias Controladas y se identifican como "Copia
Controlada". La publicacin en electrnico del documento externo se comunica va correo electrnico o de forma fsica a
las personas correspondientes.
Toda copia obsoleta que se requiera conservar se debe identificar como Documento Obsoleto y ser guardado en la
carpeta (fsica o digital) correspondiente a los documentos externos obsoletos. Los manuales sern identificados para
fines operativos Las nuevas versiones de las Normas Tcnicas sern identificadas por el RED.

Lista Maestra
de
Docum.Externos

Identificar

Responsable de
Proceso / RED

Distribuir

RED

Administrar
documentos
Obsoletos

RED

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

RED

En caso de eliminarse o adicionarse algn documento de origen externo el Representante de la Direccin actualiza la
Lista Maestra de Documentos Externos e informa el cambio a cada Responsable de proceso.

Lista Maestra
de
Docum.Externos

Actualizar lista
maestra

Distribucin
de Copias
Controladas
Lista Maestra
de
Docum.Externos

C. Registros
ACTIVIDAD
Identificar
registros
Controlar
Registros
Almacenar
Recuperar

RESPONSABLE
Responsable de
Proceso
Responsable de
Proceso

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Los registros generados en el proceso son declarados y controlados por el Representante de la Direccin en la Lista
Maestra de Registros, que se encarga de su mantenimiento. Los registros pueden clasificarse en fsicos (copia dura) o
electrnicos.
En la Lista Maestra de registros se definen todos los controles necesarios sobre la identificacin, almacenamiento,
proteccin, recuperacin, retencin y disposicin de los registros de cada proceso, consignando la siguiente
informacin:

Nombre del proceso donde se utilizan los registros.

La identificacin esta dada por el Titulo y/o cdigo.

REGISTRO
Lista Maestra
de Registros

Lista Maestra
de Registros

La recuperacin de los registros esta dado a travs de la designacin de una persona autorizada para acceso del
registro.
El almacenamiento y recuperacin es a travs de la designacin de:

Nombre del archivo: Es el nombre del archivo con que esta identificado el registro.

Retencin mnima: Tiempo que debe permanecer en archivo activo

Ubicacin fsica o ruta en el Sistema.

Retencin y disposicin es a travs de la designacin de:

Disposicin Final: Que se hace con el registro una vez transcurrido el tiempo de retencin mnima

El Responsable del proceso debe de mantener los registros segn a lo indicado en la Lista Maestra de Registros.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

Actualizar
Lista Maestra

Responsable de
Proceso

Cada vez que se identifique un registro, el Responsable de proceso debe actualizar la lista y envirsela al
Representante de la Direccin.

Lista Maestra
de Registros

7.

REGISTROS:
Lista Maestra de Documentos Internos, F-SGSST-01
Lista Maestra de Documentos Externos, F-SGSST-02
Lista Maestra de Registros, F-SGSST-03
Distribucin de Copias Controladas, F-SGSST-04

8.

ANEXOS
Anexo N 1: Niveles de Elaboracin, Revisin y Aprobacin de los Documentos del SGC
Anexo N 2: Codificacin de la Documentacin
Anexo N 3: Responsables de procesos
Anexo N 4: Estructura de los Documentos

ANEXO N 1
Documento

Elabora

Aprueba

Manual del Sistema

de Gestin de

Representante de
la Direccin o
Persona designada
por el RED

Representante de
la Direccin

Representante de
la Direccin o
Persona designada
por el RED

Representante de
la Direccin

Responsable del
proceso /
Coordinador de
Seguridad y Salud
en el Trabajo

Representante de
la Direccin

Seguridad y Salud
en el Trabajo
Poltica y Objetivos
de Seguridad y

Salud en el
Trabajo
Procedimiento y
Formatos SGSST

Revisa
Direccin y/o
Gerencia General de
EMPRESA XXXXXX
Direccin y/o
Gerencia General de
EMPRESA XXXXXX

Gerencia General de
EMPRESA XXXXXX

ANEXO N 2: Codificacin de la Documentacin

Cdigo

Significado

M
P
F
I
D

Manual
Procedimiento
Formato
Instructivo
Otros documentos (Organigrama,
Poltica, tablas, otros.)
Sistema de Gestin de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Almacn
Mantenimiento
Recursos Humanos
Sistemas
Nmero del Documento

SGSST
ALM
MAN
RRHH
SIS
XX

Quedando la codificacin de la siguiente manera:

P - SGSST - 01

ANEXO N 3: Responsables de Procesos

Proceso / rea
Gestin de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Almacn

Responsable de proceso
Representante de la Direccin (RED)

Mantenimiento

Supervisor de Mantenimiento (SMAN)

Jefe de Recursos Humanos (JRRHH)
Jefe de Sistemas (JSIS)

Recursos Humanos
Sistemas

Coordinador de Almacenes

Anexo N 4: Estructura que se debe considerar en la elaboracin de

documentos
Contenido para Procedimientos:
1.

OBJETIVO: Se menciona la finalidad del Documento

2. ALCANCE: Se refiere a que proceso y personal aplica el documento.

3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES: Se incluye trminos que estn siendo utilizados y que no es de
conocimiento de todos, en caso apliquen.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Documentos internos o externos asociados al
procedimiento. (procedimientos, manuales, normativa legal, otros)
6. PROCEDIMIENTO: Se explica la forma en cmo se lleva a cabo el proceso, se
presenta en cuatro columnas:

Actividad: Se presentan las diferentes etapas del procedimiento, siendo una opcin
presentarlo en diagrama de flujo.
Responsable: Cargo del responsable de la actividad.

Descripcin de la actividad: se describe la actividad a realizar (qu, cmo, cundo,

dnde y frecuencia).
Registros: Se indica el documento que se emite o utiliza en cada actividad.
Cuando no se asocie a ningn registro se coloca: un guin (-).
7. REGISTROS: Sealar los ttulos y cdigos (si aplica) de los registros generados.
8. ANEXOS: Informacin complementaria importante para el procedimiento. En caso
aplique.
NOTA 1: Cuando uno de los ttulos no se presente en el documento, se coloca debajo del
mismo: No Aplica.

1.- Responsable
2.- Desarrollo de actividad

3.- Referencias
4.- Registros (Sealar los ttulos y cdigos (si aplica) de los registros generados)

Los instructivos deben contener como mnimo los siguientes puntos, pudiendo establecer
otros puntos de acuerdo a la naturaleza de lo que se est documentando

Nota 2: La estructura de los dems documentos ser coordinada con el Responsable de

la Direccin.
Nota 3: Los documentos de los procesos de apoyo no necesariamente debern ajustarse
a esta estructura. Para el caso de documentos de Recursos Humanos, el
Jefe Corporativo de Recursos Humanos estar a cargo de las
modificaciones y el control de los mismos.