UNIVERSIDAD NACIONAL DE PILAR

Ley N 529 del 28 de Diciembre de 1994

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FACULTAD DE CIENCIAS APLICADAS

Resolucin N 80/95 del 30 de Junio de 1995

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ORGANIZACIN SISTEMAS Y METODOS

Definicin de O y M: es un campo especializado de la Ciencia de la Administracin que tiene como

objetivo lograr la excelencia en la organizacin y gestin empresarial mediante la definicin clara y
precisa dela visin, misin, filosofa, objetivos, polticas y estrategias empresariales; y, en base a estos, el
diseo, desarrollo e implementacin de estructuras organizacionales, y de sistemas y procesos
operacionales, de acuerdo con las caractersticas y exigencias de las condiciones del entorno empresarial
y a los recursos disponibles, de manera a consolidar las ventajas competitivas y la satisfaccin plena de
los clientes internos y externos de las organizaciones.
Importancia de O y M:

La globalizacin y las variables externas a las empresas que incluyen diversos factores (econmicos,
tecnolgicos, polticos, legales, sociales, culturales, demogrficos, ecolgicos y ticos), los proveedores,
los competidores y los clientes conforman un entorno complejo y cambiante. Este entorno exige a las
empresas a modificar o cambiar frecuentemente sus polticas, estrategias, estructura organizacional, sus
mtodos y procesos operacionales para racionalizar los costos operativos, adaptar el funcionamiento de
la organizacin a las exigencias del mercado y a las contingencias, a los efectos de consolidar las
ventajas competitivas y lograr la excelencia en la gestin empresarial.
Funciones de O y M:
El servicio de los profesionales en Organizacin y Procesos Empresariales comprende bsicamente en
diagnosticar problemas, proponer las opciones de solucin y asesorar a los directivos, gerentes, jefes y
empleados para el logro de una administracin eficiente, eficaz y efectiva. Existen varias funciones que
podemos clasificar de la siguiente manera: 1.3 Funciones referente a Mtodos.

ORGANIZACION
Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtencin de eficiencia solo es posible a
travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos
(lo que se quiere hacer) a travs de la planeacin, ser necesario determinar qu medidas utilizar para
lograrlos (como hacerlo).
"Organizacin es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO.
Estructura: La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar
el grupo social, ya que establece la disposicin y correlacin de las funciones, jerarquas y actividades
necesarias para lograr los objetivos.
Sistematizacin: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin
de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades: Organizar, implica la necesidad de
agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin.
Jerarqua: La organizacin como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos
ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

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Importancia de la organizacin:

Es de carcter continuo; jams se pude decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.).
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un
mnimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la
productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades.

Paridad de autoridad y responsabilidad.

A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad.
Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un
slo jefe, y que los subordinados no debern reportarse ms que a un slo jefe.
Difusin. La obligacin de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse
por escrito a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relacin con el mismo.
Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportarse
a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
Coordinacin. Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse en equilibrio
(mercadotecnia, finanzas, produccin, recursos humanos).
Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse,
mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Organizacin formal e informal
Organizacin formal:

La organizacin formal : de una empresa o institucin comprende la estructura

organizacional, o sea la divisin del trabajo, los distintos niveles dentro de la misma y la
autoridad y responsabilidad de los diferentes niveles jerrquicos, representados grficamente
mediante un organigrama.

La organizacin formal de cualquier tipo de empresa o institucin puede ser definida en los
manuales, ya sea de polticas, de organizacin y funciones, de proceso o procedimientos etc.
Organizacin informal:
Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en
la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen entre s como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales
que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas
situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organizacin formal para el desempeo
de los cargos.

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La organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados,
pero que surgen espontneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones
innovadoras no previstas por la organizacin formal.

La Planificacin

Qu se entiende por Planificacin?

La Planificacin es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar
y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin.
Cul es la importancia de la Planificacin?
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al mximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
El autor Jos Antonio Fernndez Arena afirmaba que "Planear es funcin del administrador, aunque el
carcter y la amplitud de la planeacin varan con su autoridad y con la naturaleza de las polticas y
planes delineados por su superior".
El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos
estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las guas para pensar en la
toma de decisiones) y la administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor.
Un administrador, a causa de su delegacin de autoridad o posicin en la organizacin, puede mejorar la
planeacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una mayor proporcin de la empresa que la
planeacin de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o
supervisores, planean lo que les corresponde.
Cmo se clasifica la Planificacin?
Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:
Misin: es la razn de ser de la empresa. Tambin se dice que es la labor, el encargo o servicio
especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misin de una
universidad es la formacin superior, enseanza y la investigacin.
Visin: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dnde deseamos
estar de aqu a cinco aos. Por ejemplo, un Banco puede tener como visin "ser la empresa lder
en la prestacin de servicios financieros en toda Europa".
Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos
conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas
del ao 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un
ao), mediano plazo (de 1 a 3 aos) y largo plazo (ms de 3 aos).
Metas: los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son
fines ms especficos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa
comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podra ser capacitar al equipo de
vendedores durante los primeros dos meses del ao 2004, con lo que se busca alcanzar el
objetivo planteado.
Polticas: son guas o lineamientos de carcter general, que indican el marco dentro del cual
empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por
ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

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Reglas: son normas precisas que regulan una situacin en particular. Ac se exponen acciones
u omisiones especficas, y no dan libertad de accin. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no
ingerir alimentos en este sitio", etc.

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Estrategias: la accin de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y

hacer que el futuro de la organizacin se comporte como se determin. Se puede decir entonces
que estrategias son los cursos de accin, preparados para enfrentarse a las situaciones
cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una
estrategia podra ser "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de
eficiente informacin al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".
Programas: son planes que comprenden objetivos, polticas, estrategias, procedimientos,
reglas, asignacin de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecucin de cada una de las etapas de
operacin.
Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un perodo futuro, expresados
en trminos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los
presupuestos pueden ser de Operacin (ventas, produccin, inventarios, etc.) y Financieros (de
efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).
Procedimientos: son planes que sealan una serie de labores concatenadas que deben
realizarse de acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de
sueldo a los empleados.
El proceso de la Planificacin
Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificacin, a saber:
a) Deteccin de una oportunidad.
b) Establecimiento de objetivos.
c) Consideracin de las premisas de planificacin.
d) Identificacin de las alternativas.
e) Comparacin de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.
f) Eleccin de una alternativa.
g) Elaboracin de los planes de apoyo.
h) Elaboracin del presupuesto.
Entre las ventajas ms relevantes de la planificacin tenemos: ayuda a mejorar la coordinacin
entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visin interna y del entorno empresarial; y
ayuda a la administracin a adaptarse rpidamente al medio cambiante.
La planificacin puede ser estratgica y operativa. Analicemos ms adelante stos conceptos.
Planificacin Estratgica: permite la toma de decisiones a largo plazo. Ac se deben tomar en
cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional. Tienen
como propsito establecer o actualizar la misin y los objetivos generales de la empresa. Es muy
til para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el
futuro.
Entre las etapas formales de la planificacin estratgica se encuentran:
a) Identificacin de las estrategias actuales.
b) Identificacin de las metas estratgicas potenciales.
c) Seleccin de metas estratgicas.
d) Evaluacin y ejecucin de las estrategias.
Planificacin Tctica: Es un proceso anual que gua hacia el logro de los objetivos propuestos
en los programas de la empresa.
Algunas diferencias entre los planes estratgicos y tcticos son:
1. El plazo, los planes estratgicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tcticos son
de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.

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2. El alcance, ya que los planes estratgicos son ms generales, en tanto que los tcticos son
especficos.
3. Independencia, ya que los planes tcticos tienden a reflejar las metas y los planes
estratgicos la misin de la empresa.

El Sr. Harold Koontz comenz su carrera como analista de costos para el New York, New Haven
y Hartford ferrocarril en 1936, un ao despus de haber recibido un doctorado de la Universidad
de Yale.
Haba sido un consultor de la Oficina Federal de Administracin de Precios en la Segunda
Guerra Mundial, un ejecutivo de Trans World Airlines, un ayudante de investigacin para la
Asociacin de Ferrocarriles Americanos y director de muchas otras empresas.
Harold Koontz es co-autor del libro Principios de la gestin con Cirilo J. O'Donnell, que ha
vendido alrededor de dos millones de copias y ha sido traducido a 15 idiomas. Muri a la edad
de 75 aos el 11 de Feb de 1984, despus de sufrir de artritis.

PRESUPUESTO
1. Qu es un presupuesto
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros
que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica
a cada centro de responsabilidad de la organizacin.
Se le llama presupuesto al clculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econmica
(personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general
en forma anual. Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas,
este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. El presupuesto es el
instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan
por trmino de un ao.
2. Funciones de los presupuestos
1. La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la
organizacin.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo,
comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los
logros o remediar las diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la
organizacin.
3. Importancia de los presupuestos
1. Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de negocios), noutilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas
empresas
2. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la
organizacin.
3. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos
lmites razonables.
4. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas
hacia lo que verdaderamente se busca.
5. Facilitan que los miembros de la organizacin cuantifiquen en trminos financieros los diversos
componentes de su plan total de accin.

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6. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal
en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se
hayan completado los planes y programas.
7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales
de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios
componentes y alternativas la importancia necesaria
8. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se
filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis.
9. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en
que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del
presupuesto.
4. Objetivos de los presupuestos
1. Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un
periodo determinado.
2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las
diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
5. Finalidades de los presupuestos
1. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en
forma integral.
2. Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes.
3. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
4. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin.
5. Lograr los resultados de las operaciones peridicas.
6. Clasificacin de los presupuestos
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Segn la flexibilidad 2)
Segn el periodo de tiempo que cubren, 3) Segn el campo de aplicabilidad de la empresa 4) Segn el
sector en el cual se utilicen.

1. Segn la flexibilidad
a) Rgidos, estticos, fijos o asignados
Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios
por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico,
cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.

b) Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias
cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo presupuestario moderno. Son dinmicos
adaptativos, pero complicados y costosos.

2. Segn el periodo de tiempo

a) A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao.
Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias.
b) A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los
estados y grandes empresas.

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3. Segn el campo de aplicacin en la empresa

a) De operacin o econmicos
Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente
al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos
presupuestos se pueden destacar:
Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y
productos.

Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin

necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades
econmicas a producir y disponibilidad de los materiales.
Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o
mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y
costos.

Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el

presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra
si los mrgenes de utilidad son adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado

luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo
muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa.

Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido
como el "presupuesto de presupuestos".

4. Segn el sector en el cual se utilicen

a. Presupuestos del Sector Pblico
Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son
el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de
asignacin de recursos para gastos e inversiones.
b. Presupuestos del Sector Privado
Son los usados por las empresas particulares, Se conocen tambin como presupuestos empresariales.
Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
El manual administrativo, tanto en papel como en forma electrnica, es un documento que contiene un
conjunto de informaciones e instrucciones sobre objetivos, polticas, estructura organizacional, tareas y
responsabilidades, etc., de una organizacin, de manera que sirva como instrumento de referencia y
consulta de los usuarios, para proporcionar servicios eficientes y de alta calidad a los clientes externos e
internos de la empresa.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Establece la organizacin formal de una empresa. Contiene el organigrama y la descripcin de las tareas
y responsabilidades de los distintos puestos o cargos, as como las relaciones entre los mismos.
Clasificacin de Manuales Administrativos

1. El manual de organizacin: describe la organizacin formal, mencionado, para cada

puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

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2. El manual de polticas: contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los
ejecutivos en la toma de decisiones.
3. El manual de procedimientos y normas: describe en detalle las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir
por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
4. El manual para especialistas: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a
determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.
5. El manual del empleado: contiene aquella informacin que resulta de inters para los
empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la
misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a
objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de
carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
6. El manual de propsitos mltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de
actividades no justifique su confeccin y mantenimiento.
a) En este manual se incluyen:

Qu se debe hacer (las tareas y responsabilidades de los distintos puestos o cargos),

Con quin o quienes debe hacer (coordinacin, trabajo en equipo),
Dnde se debe hacer (lugar de trabajo), y
Cundo (tiempo) debe hacer alguna cosa el titular de un determinado sector o cargo,
con indicacin de la frecuencia de cada accin.
b) Parte General

La clasificacin de los temas, el ndice y la numeracin de pginas del contenido del

manual.
Puede incluir tambin, el ndice de grficos y cuadros como: cronogramas sectoriales,
cuadros comparativos de la situacin actual y de la organizacin propuesta, etc.
La presentacin del manual.
La introduccin.
El organigrama general de la empresa u organizacin