Los sistemas efectivos pueden ahorrarles tiempo y dinero a ti y a tu equipo. La regla
bsica para sistematizar es Sistematiza la rutina, humaniza la excepcin. Cualquier cosa que no pueda ser sistematizado necesita ser realizado por personas. Siempre busca implantar un sistema antes que emplear ms personal. Un sistema significa que las cosas se hacen consistentemente, independientemente del miembro del equipo que las realice. Recuerda Los sistemas hacen funcionar tu negocio La gente hace funcionar tus sistemas T lidereas a tu gente Hay cuatro pasos bsicos para la sistematizacin 1. Elabora diagramas de flujo de tus procesos. Esto te mostrar cmo se relacionan todos juntos. 2. Documenta cmo se realizan los procesos. Haz que el miembro del equipo que est haciendo actualmente el trabajo escriba cada paso para realizar una tarea. Luego trae a otra nueva persona para que realice la tarea con el procedimiento escrito. Si la persona que actualmente hace la tarea tiene que intervenir y explicar cualquier cosa a la persona nueva entonces agrega el paso, etc. Una vez completada inicia nuevamente con otra persona nueva hasta que cualquier persona pueda realizar esa tarea sin intervencin de l. 3. Mide utilizando indicadores clave de desempeo. Tpicamente, ellos sern las cinco principales mediciones que mostrarn el desempeo del sistema. Obtenlos de la persona que hace el trabajo. Por ejemplo en ventas puedes usar # de prospectos, % de conversin, monto de venta promedio, etc. 4. Permite crecer/cambiar al sistema. Asegura que el sistema se auto-corrija y pueda evolucionar por s mismo. Cuando pienses cundo empezar a sistematizar, pregntate a ti mismo 1. Qu ests haciendo regularmente que pudiera estar haciendo un miembro con menor sueldo de tu equipo si estuviera sistematizado? Sistematzalo, delgalo a un miembro con menor sueldo de tu equipo y dedica tu tiempo a actividades de ms alto nivel. 2. Hay algo que odies hacer que pudiera estar haciendo una persona de menor sueldo si estuviera sistematizado? Sistematzalo y delgalo. Algunas ideas finales
1. No compliques los sistemas o la gente no los seguir.
2. Usa muchas fotos, videos, cintas, etc. Esto puede ser tan simple como imprimir una pantalla de computadora o videograbar a alguien haciendo la tarea a mano. Esto har los sistemas mucho ms fciles de seguir. 3. Documenta tus sistemas en un manual de polticas y procedimientos o de operaciones, en un formato fcil de leer. Y asegrate que todos saben dnde est!
Lista de verificacin de tus sistemas
Sistemas de operacin diaria de oficina Contestando el telfono Recibiendo y abriendo el correo Comprando y manteniendo papelera y artculos de oficina Enviando Faxes y Correos electrnicos Atendiendo necesidades entrantes/salientes Guardando y archivando datos Sistemas de desarrollo de productos Desarrollando productos y protegindolos legalmente Desarrollando empaques y material colateral (ej. Catlogos) Desarrollando mtodos y procesos de manufactura Desarrollando procesos de costeo y seguimiento de manufactura Sistemas de inventario y manufactura Seleccin de vendedores Determinacin de garantas ofrecidas del producto o servicio Establecimiento del precio del producto o servicio (mayoreo y menudeo) Establecimiento del proceso de re-orden para la produccin de inventario Recepcin y almacenamiento de producto como inventario Reconciliacin fsica del inventario con los libros contables Sistemas de procesamiento y seguimiento de rdenes o pedidos Tomar y registrar las rdenes por correo, fax, telfono o en lnea Llenado y empacado de rdenes o pedidos Confirmacin de detalles antes de enviar el producto o servicio Envo de las rdenes o pedidos Sistema administrativo para fletes, envos y vehculos Sistemas de seguimiento a las rdenes o pedidos
Sistemas de facturacin y cuentas por cobrar
Facturacin a clientes por las rdenes o pedidos Recepcin de pagos por las rdenes y crditos a los clientes (sea en efectivo, cheque o tarjeta de crdito) Monitoreo y control del crdito y plazos de las cuentas Iniciar el proceso de cobranza de cuentas vencidas importantes Sistemas de Servicio al cliente Procedimiento de recibo en inventario y devolucin del pago al cliente Respuesta a quejas de clientes Remplazando producto defectuoso o realizando otro servicio de garanta Medicin de calidad y profesionalismo del servicio Sistemas de Cuentas por pagar Sistemas de compras y autorizaciones requeridas Procesos de pago por suministros e inventario Caja chica Sistemas de Ventas y Mercadotecnia Crea un plan de mercadotecnia global Diseando y produciendo materiales promocionales Desarrollando prospectos generales Creando un plan de publicidad Creando un plan de relaciones pblicas Creando un plan de correo directo Desarrollando y manteniendo una base de datos Desarrollando y manteniendo una pgina en internet Analizando y monitoreando estadsticas de ventas Midiendo continuamente el nmero y origen de todos los prospectos Midiendo la razn de conversin para cada vendedor Midiendo tu monto de venta promedio para cada miembro del equipo Mantener registro de tus mrgenes de utilidad Sistemas de Personal y Educacin Procedimientos de Reclutamiento Entrenamiento de empleados Proceso de Nmina Programa de Induccin Descripciones de puesto de los miembros del equipo Planeacin de carrera
Reglas del juego de la Compaa
Visin y misin de la Compaa Indicadores de desempeo y metas de la Compaa y de sus miembros individuales Resolucin de conflictos Planes de contingencia de personal Sistemas redundantes Sistemas de Contabilidad General Administracin del proceso contable con reportes diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales Presupuestos anuales y mensuales completos y actualizados Balance general mensual, Estado de Resultados, Estado del Flujo de Efectivo Administracin del efectivo con las necesidades futuras disponibles y aseguradas Presupuestos y Pronsticos Reportes de pagos de retenciones, jubilaciones e impuestos sobre nminas Reconciliacin bancaria semanal Tener un sistema bancario diario Mantener registro de activos incluyendo depreciacin Sistemas Corporativos Generales Negociar, redactar y ejecutar contratos Desarrollo y proteccin de propiedad intelectual Administracin de necesidades de seguros y coberturas Reporte y pago de impuestos federales, estatales y otros Planeacin para impuestos federales, estatales y otros Administracin y almacenaje de registros Mantenimiento del equipo Mantener relaciones con inversionistas/accionistas Procesos de flujo de informacin Asegurar seguridad legal Desarrollo de un Plan de Negocio para planear y administrar el crecimiento Sistemas de Administracin de Espacio Fsico Diseo y mantenimiento de sistemas telefnicos y elctricos Actualizacin de equipo de oficina Planeacin de permisos y tarifas Licencias/permisos Asegurar seguridad fsica