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[SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA]

UNIVERSIDAD DEL NORTE

CAPITULO 2: EL ROL ESTRATGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.


OBJETIVOS

Cules son los principales tipos de sistemas en un negocio? Qu


papel juegan?

Cmo los sistemas de informacin soportan las principales funciones


del negocio?

Por qu deberan los gerentes poner atencin a los procesos del


negocio?

Cules son los beneficios y los retos de usar sistemas empresariales?

Cules son los beneficios de usar sistemas para soportar el manejo de


la cadena de abastecimiento y el comercio colaborativo?

Cules son los beneficios de usar sistemas de informacin para el


manejo de las relaciones con el cliente (CRM) y el manejo del
conocimiento (KM)?

Hoy en da, la tecnologa es un factor crtico en el xito o fracaso de un negocio.


Compaas que incorporan nuevo software y sistemas exitosamente en su
infraestructura de informacin se posicionan para lograr ventajas competitivas
sostenidas.
En el mbito de negocios de hoy, eso significa implementar sistemas que proveen
operaciones simplificadas y de bajo costo. Otras capacidades crticas, incluyen la
habilidad de comunicar informacin a tiempo y certeramente a la creciente fuerza
de trabajo ambulante, mejorando continuamente la productividad del empleado y
la capacidad de proteger la integridad de los sistemas y la propiedad intelectual.
A medida que los gerentes de negocio crecen en nmero en busca de una
reingeniera en los procesos de negocio (Business Process Reenginering) como
una medida de aplicar las Tecnologas de Informacin a sus negocios, crece
tambin la creencia de que una mejora en los procesos la cual incluye algn
componente de TI, permitir darle a la compaa ventajas competitivas adems de
proveer de productos de calidad y servicios a sus clientes.
Alineando primeramente una compaa a sus estrategias en sus procesos de
negocio, en busca de mejorar la eficiencia a travs de la gestin sistemtica de
stos (BPR), mediante el modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de
forma contnua, crear el entorno perfecto para entonces, aplicar las tecnologas
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Maestra en Administracin de Negocios | Ing. Pablo Chapa Cortez, M.A.N.

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de informacin actualizadas y acorde a las necesidades, para automatizar estas


tareas.
De ninguna manera podemos pensar implementar en un primer plano, una
tecnologa de informacin, sin antes saber perfectamente, cuales son los procesos
de negocio que afectan a una empresa en sus personas, polticas, procedimientos,
produccin y producto, de lo contrario, estaramos cayendo en el error de alinear
la empresa a la tecnologa y no las tecnologas a los procesos clave de negocio.
Qu son los procesos de negocio?
Thompson, R.J y Redstone, L (1997) definen un proceso como una serie de
actividades interconectadas en busca de un propsito. En un contexto de
negocios, el propsito de los procesos ser proveer a sus clientes internos con sus
requerimientos de una manera oportuna.
Un proceso de negocio es un completo y dinmicamente coordinado conjunto de
actividades transaccionales y de colaboracin que entrega valor a los clientes o se
encarga de cumplir otras metas estratgicas de la compaa (Christoph F Strnadl,
2006).
A medida que los gerentes de negocio crecen en nmero en busca de una
reingeniera (Business Process Reenginering) como una medida de aplicar las
Tecnologas de Informacin a sus negocios, crece tambin la creencia de que una
mejora en los procesos la cual incluye algn componente de TI permitir darle a la
compaa ventajas competitivas adems de proveer de productos de calidad y
servicios a sus clientes (Vishanth Weerakkody, C. Matthew Hinton, 1999).
PROCESOS DEL NEGOCIO

Forma en que se organiza, coordina y enfoca el trabajo para producir un


producto o servicio.

Flujos concretos de material, informacin y conocimientos grupos de


actividades.

Formas nicas para coordinar trabajo, informacin y conocimiento.

Caminos que escoge la gerencia para coordinar el trabajo.

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APLICACIONES DE SISTEMAS CLAVE EN LA ORGANIZACIN.


Hay diferentes clases de sistemas. Se crean sistemas para atender los diferentes
intereses de la organizacin.
DIFERENTES CLASES DE SISTEMAS.
Cuatro tipos principales de sistemas de informacin sirven a los diferentes niveles
de organizacin: sistemas en el nivel operativo, en el nivel de conocimiento, en el
nivel de administracin y en el nivel estratgico.

LOS SISTEMAS EN EL NIVEL OPERATIVO. Sistemas de


informacin que monitorean las actividades y transacciones
elementales de la organizacin. El propsito principal de los sistemas
en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de
transacciones a travs de la organizacin.
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DEL CONOCIMIENTO. Sistemas de
informacin que apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos
de una organizacin. El propsito de los sistemas en el nivel de
conocimiento es ayudar a la organizacin a controlar el flujo de
documentos.
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DE ADMINISTRACIN. Sistemas de
informacin que apoyan las actividades de seguimiento, control,
toma de decisiones y administracin de los administradores de nivel
medio. Los sistemas en el nivel de la administracin o direccin por
lo regular proporcionan informes peridicos, en lugar de informacin
instantnea acerca de las operaciones.
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL ESTRATGICO. Sistemas de
informacin que apoyan las actividades de planificacin a largo plazo
de los administradores de nivel superior. Una organizacin tpica
cuenta con sistemas en los niveles operativos, de administracin, de
conocimientos y estratgico, para cada rea funcional. Las distintas
organizaciones tienen diferentes sistemas de informacin para las
mismas reas funcionales. Los sistemas de informacin deben
crearse a la medida de las necesidades nicas de cada una. No
existe un sistema de informacin universal que encaje en todas las
organizaciones.

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TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

SISTEMAS DE VENTAS Y MERCADOTECNIA


Principales funciones de los sistemas:

Gerencia de ventas, investigacin de mercados, promociones, fijacin de


precios, nuevos productos

Principales aplicaciones:

Sistema de informacin de rdenes de ventas, sistema de investigacin de


mercado, sistema de fijacin de precios

SISTEMA DE MANUFACTURA Y PRODUCCIN


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Principales funciones de los sistemas:

Programacin, compras, envos, recepcin de materia prima, ingeniera,


operaciones

Principales aplicaciones:

Sistemas de planeacin de materiales (MRP), sistemas de control de


rdenes de compra, sistemas de ingeniera, sistemas de control de calidad

SISTEMAS FINANCIEROS Y CONTABLES


Principales funciones de los sistemas:

Presupuestos, Contabilidad general, facturacin, contabilidad de costos

Principales aplicaciones:

Sistema de Contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,


presupuestos, sistemas de administracin de fondos

SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS


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Principales funciones de los sistemas:

Registro de personal, beneficios, compensaciones, relaciones laborales,


entrenamiento

Principales aplicaciones:

Nmina, registros de empleados, sistemas de beneficios, sistemas de


trayectoria de carrera, sistemas de entrenamiento de personal

SEIS TIPOS PRINCIPALES DE SISTEMAS.

Sistemas de Soporte Ejecutivo


(ESS)

Sistemas de Soporte de
Decisiones (DSS)

Sistemas de Informacin
Gerencial (MIS)

Sistemas de Trabajo del


Conocimiento (KWS)

Sistemas de Automatizacin de
Oficina (OAS)

Sistemas de Procesamiento de
Transacciones (TPS)

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1) SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS). Sistemas


computarizados que efectan y registran las transacciones diarias rutinarias,
necesarias para la marcha del negocio; estos sistemas sirven al nivel operativo de
la organizacin.
TPS de nmina es un sistema tpico de procesamiento de transacciones contables
que se encuentran en casi todas las compaas. Rastrea el dinero que se paga a
los empleados. Los elementos del archivo maestro se combinan de diversas
formas para preparar informes de inters para la gerencia y dependencias del
gobierno, o para generar cheques de nmina que se envan a los empleados.
Estos TPS son capaces de generar otros informes combinando los elementos de
datos existentes. Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS.
SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTOS DE AUTOMATIZACIN DE
OFICINAS.
2) SISTEMA DE TRABAJO DE CONOCIMIENTO (KWS). Sistema de informacin
que ayuda a los trabajadores de conocimientos en la creacin e integracin de
nuevos conocimientos en la organizacin.
3) SISTEMA DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS. Sistema de computacin, por
ejemplo, procesador de textos, correo electrnico y calendarizacin, diseado para
aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina.
Tanto los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) como los sistemas de
automatizacin de oficinas (OAS) satisfacen las necesidades de informacin en el
nivel de conocimientos de la organizacin.
En general, los trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados
universitarios.
Un sistema de automatizacin de oficinas (OAS) es una aplicacin de tecnologa
de informacin diseada para aumentar la productividad de los trabajadores de
datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinacin y comunicacin de la
oficina tpica.
Los sistemas tpicos de automatizacin de oficinas manejas y controlan
documentos, programan actividades y comunican.

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PROCESAMIENTOS DE TEXTO. Tecnologa de la automatizacin de la oficina


que facilita la creacin de documentos mediante la edicin, el formateo, el
almacenamiento y la impresin computarizada de textos. Se refiere al software y
hardware que crea, edita, formatea, almacena e imprime documentos.
LA AUTOEDICIN. Tecnologa que produce documentos con calidad profesional,
combinando las salidas de procesadores de texto con diseo, grficos y funciones
especiales de formacin. Produce documentos con calidad profesional.
SISTEMAS DE IMGENES DE DOCUMENTOS. Sistemas que convierten
documentos e imgenes a una forma digital para poder almacenar y acceder a
ellos en una computadora. Los sistemas de imgenes de documentos convierten
documentos e imgenes a una forma digital para poder almacenarlos y acceder a
ellos en computadora.
4) SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL (MIS). Sistema de informacin en
el nivel de administracin de una organizacin que sirve a las funciones de
planificacin, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios
resumidos y excepciones. Los MIS resumen y preparan informes acerca de las
operaciones bsicas de la compaa.
Los MIS sirven a los administradores interesados en resultados semanales,
mensuales y anuales y suelen contestar a preguntas estructuradas que se
conocen con mucha antelacin. Estos sistemas son poco flexibles y tienen una
capacidad analtica reducida.
CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL.
1. Los MIS apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control
operativo y administrativo, pero tambin son tiles para las actividades
de planificacin de los administradores de nivel superior.
2. Los MIS generalmente estn orientados hacia los informes y el control;
estn diseados para informar acerca de las operaciones existentes y,
por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones.
3. Los MIS se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la
organizacin.
4. Los MIS tienen poca capacidad analtica.
5. Los MIS generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del
pasado y el presente.
6. Los MIS son relativamente inflexibles.
7. Los MIS tienen una orientacin interna, ms que externa.

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5) SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES (DSS). Sistema de informacin en el


nivel de administracin de una organizacin que combina datos y modelos
analticos avanzados o herramientas de anlisis de datos, para apoyar la toma de
decisiones semiestructurada y no estructurada.
Los DSS ayudan a los administradores a tomar decisiones que cambian
rpidamente. Los DSS tienen que responder con la suficiente rapidez como para
ejecutarse varias veces al da, cadA vez que cambian las condiciones.
Estn construidos explcitamente con diversos modelos para analizar datos, o
condensan grandes cantidades de datos en una forma que pueden analizar los
encargados de tomar decisiones.
Los DSS se disean de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos
directamente. Los DSS son iterativos: el usuario puede modificar supuestos, hacer
nuevas preguntas e incluir datos nuevos.
6) SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS (ESS). Sistemas de informacin en el
nivel estratgico de una organizacin, diseado para apoyar la toma de decisiones
no estructuradas, mediante grficos y comunicaciones avanzados.
Los ESS se disean de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos,
como nuevas leyes fiscales o nuevos competidores, y tambin obtienen
informacin resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas filtran,
comprimen y rastrean datos cruciales.
CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE APOYO DE DECISIONES.
1. Los DSS ofrecen a los usuarios flexibilidad, adaptabilidad y respuesta
rpida.
2. Los DSS operan con poca o ninguna ayuda de programadores
profesionales.
3. Los DSS apoyan decisiones y problemas cuyas soluciones no se pueden
especificar por adelantado.
4. Los DSS emplean anlisis de datos y herramientas de modelado
avanzado.
RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS: INTEGRACIN.
Un TPS es una fuente de datos importante para otros sistemas, en tanto que el
ESS es primordialemente un receptor de datos de sistemas de ms bjo nivel.
Adems, es posible intercambiar datos entre sistemas que sirven a diferentes ras
funcionales.
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En definitiva, es ventajoso tener cierto grado de integracin, a fin de que la


informacin fluya con facilidad entre las diferentes partes de la organizacin.

SISTEMAS QUE ABARCAN DE FORMA INTEGRAL LA EMPRESA


Aplicaciones Empresariales
Abarcar areas funcionales.
Ejecutar procesos del negocio a travs de la empresa.
Incluir todos los niveles de administracin
Cuatro aplicaciones empresariales principales:
Sistemas Empresariales
Sistemas de Administracin de la cadena de suministro
Sistemas de gestin de relaciones de cliente
Sistemas de Administracin del Conocimiento

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SISTEMAS EMPRESARIALES

Recopila datos de diferentes


funciones de la empresa y
almacena los datos en una
central
nica
de
almacenamiento.
Resuelve el problema de
conjuntos
de
datos
fragmentados, redundantes y
sistemas
Habilitan:
Coordinacin
de
las
actividades diarias.
Eficiente respuesta a
pedidos de los clientes
(produccin, inventario).
Proporcionar informacin
valiosa para mejorar la
toma de decisiones de la
administracin

1.- SISTEMAS DE GESTIN DE LA CADENA DE SUMINISTRO


Gestionar las relaciones de la empresa con los proveedores
Compartir informacin acerca:
Produccin, los niveles de inventario, pedidos, entrega de
productos y servicios
Meta: Cantidad de productos a destino con menor cantidad de
tiempo y el costo ms bajo
2.-SISTEMAS DE ADMINISTRACIN DE RELACIONES DE CLIENTE:
Proporcionar informacin para coordinar todos los procesos de
negocio que tratan con clientes en ventas, marketing y servicio para
optimizar los ingresos, la satisfaccin del cliente y la retencin de
clientes.
Integrar los procesos relacionados con el cliente de la empresa y
consolidar la informacin de cliente de mltiples canales de
comunicacin.

3.- SISTEMAS DE ADMINISTRACIN DEL CONOCIMIENTO


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Apoyar los procesos de adquisicin, creacin, almacenamiento,


distribucin, aplicacin, e integracin de conocimientos
Recoger conocimiento interno y enlazarlo al conocimiento externo
Incluir sistemas de toda la empresa:
Administracin de documentos, grficos y otros objetos de
conocimiento digital
Directorios de conocimiento corporativos de los empleados
que tengan experiencia en areas especiales.
INTRANETS:
Redes internas construidas con las mismas herramientas
y
estndares de Internet.
Utilizado para la distribucin interna de informacin a los empleados.
Por lo general utilizan un portal privado, proporcionando un punto
nico de acceso a varios sistemas.
Puede conectarse a los sistemas de transaccionales de la empresa.

EXTRANETS:
Intranet a los usuarios autorizados fuera de la empresa.
Acelerar el flujo de informacin entre la empresa y sus proveedores y
clientes.
Puede ser utilizado para permitir a diferentes empresas colaborar en
el diseo de productos, su comercializacin y produccin.
E-BUSINESS (Negocios Electrnicos):
Uso de la tecnologa digital e Internet para ejecutar los procesos de
negocios ms importantes de la empresa.
Incluye:
e-commerce (comercio electrnico):
Compra y venta de productos por Internet.
e-government:
La aplicacin de Internet y tecnologas de redes para
habilitar digitalmente las relaciones de los organismos de
Gobierno y del sector pblico con los ciudadanos,
empresas y otras ramas del Gobierno.

LA FUNCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA EMPRESA


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Departamento de Sistemas de Informacin:


Unidad organizativa formal responsable de tecnologa de la
informacin de servicios .
Incluye programadores, analistas de sistemas, jefes de proyectos.
Los administradores de sistemas de informacin a menudo
encabezados por chief information officer (CIO).
End-users:
Representantes de otros departamentos, para los cuales se
desarrollan aplicaciones.
La pequea empresa no puede tener un conjunto formal de sistemas de
informacin.
Las grandes empresas suelen tener un departamento que puede estar organizado
a lo largo de una o varias lneas:
Descentralizada (dentro de cada rea funcional)
Cada divisin tiene un grupo separado pero todos bajo un control
central.
Departamentos separados bajo un control central

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