Software Administrativo y de Gestin

Gua de Inicio
Activos Fijos

Activos Fijose Intangibles

vos
sFFijos
ijosee Intangible
Intangibles

vos Fijos
oseI
eI

Parmetros
Bsicos

tivos Fijos e Intangibles

ngibles Activos

ngibles

Fijos e Intangibles

Activos Fijos e Intangibles

Activos
os Fijos
ijos
os e Intangibles
Intangib

Definicin de cuentas
contables

Fijos e

Activos
Fijo
IIntangibles
ttangibles
gibles
ibl s
bles
s

Parametrizacin
Definicin de
parmetros

Activos FijoseI
Fijos e Intangibles
ntangib
Activos Fijos e Intan

tangibles
sA
Activos
At
i
Fijos e I
Activos Fijos e Intangible
tivos Fijose Intangibles

Creacin de listados
y definicin de rutas

vos FijI
Fijos
jg e Intangi
ntangi
t g

Activos Fijos e Intangibl

Activos Fijos e Intangibles Activos Fij

jos
e
Intangi
Activos Fijos
ActivosF
ijoseI
e Intangibles
ntangibles
les
Fijos e Intangibles

Activos Fijos e In

ActivosF ijose Inta

Siguiendo los mismos

pasos

Intangibles y Diferidos
Creacin de Documentos y registro de operaciones
Creacin de cartillas y listados
Creacin de hojas de vida de activos
Creacin de hojas de vida intangibles y diferidos
Elaboracin de consultas e informes, control y
administracin de activos

Parmetros
Bsicos

Parmetros
Bsicos
Definicin de cuentas contables
El primer paso que
se debe llevar a cabo
para poder dar inicio
al manejo del modulo
activos fijos, es el de
realizar la definicin
de cuentas contables
asociadas al modulo,
esto se debe realizar
en
Parmetros/

los activos de cada grupo buscando facilitar y agilizar

el proceso de creacin de las hojas de vida. Se debe
tener en cuenta que no ser necesario ni obligatorio la
parametrizacin de todos los grupos
que aparecen en este listado, este
proceso solo se debe hacer con los
grupos que la empresa considera
que va a manejar en el proceso de
administracin de sus activos.
Parmetros/particulares/activos
fijos intangibles y diferidos/activos
fijos/lista de grupos. Ver imagen 02

particulares/activos
fijos
intangibles
y
diferidos/activos
fijos/cuentas
de
activos. Ver imagen 01

Imagen 01

Imagen 02

Parametrizacin
Una vez definidas estas cuentas, en el
siguiente paso se deber realizar el proceso
de definicin y parametrizacin de los
grupos dentro de los cuales se clasificaran
los activos posedos por la empresa, en
esta opcin todo lo que se defina ser
utilizado para ser sugerido en el proceso
de creacin de las hojas de vida de activos,
ya que al momento de crear las hojas de
vida como primera medida se realizar la
seleccin del grupo al cual pertenece el
activo, una vez hecho esto y dependiendo
de la definicin de este parmetro, la
informacin ac definida se sugerir a

Parmetros
Bsicos

Parmetros
Bsicos
Definicin de Parmetros

Creacin de listados y definicin de rutas

Despus y ya finalizando el proceso de definicin de

parmetros necesarios para la administracin de activos
fijos, se puede realizar la definicin de los diferentes
conceptos por los cuales la empresa normalmente da de
baja sus activos excluyendo de estos, la baja por venta

Una vez definidos

los
parmetros
anteriores, ya se
puede continuar
con el proceso de
creacin de los
Imagen 04
diferentes listados
que se involucran
en el manejo del modulo, aunque estos no son los
nicos parmetros con los que cuenta el software, ya
que adems de estos se encuentra la opcin para definir
la forma como el software realizar la contabilizacin
de la depreciacin, resumida o detallada.
Parmetros/particulares/activos
fijos
intangibles y diferidos/activos fijos/mtodo de
contabilizacin de las depreciaciones. Ver imagen 04

Imagen 03

de activos, proceso que tiene su propio documento. Este

aunque no es un parmetro obligatorio para iniciar con
el manejo del modulo, es importante definirlo para que
al momento de tener que dar de baja un activo ya se
cuente con esta informacin. Parmetros/particulares/
activos fijos intangibles y diferidos/activos fijos/
conceptos de bajas. Ver imagen 03

Y la definicin de algunas rutas en las cuales se

relacionara y se almacenara informacin para cada
uno de los activos, como son ruta para manuales,
ruta de links de apoyo y ruta para el manual de
procedimiento.
En algunos casos esta ruta apuntara a una carpeta y
en otros a un archivo, en el caso de corresponder a un
archivo especifico, el usuario solo deber seleccionar
el archivo dentro del cual esta la informacin a la que
hace referencia la ruta, si se trata de una carpeta o
directorio, es porque dentro de esta ruta se encontrar
el archivo que le corresponde a cada uno de los activos,
por ejemplo si se trata de la ruta definida para el manual
de uso de cada activo, quiere decir que dentro de esta
ruta se deber encontrar el archivo que corresponda

Parmetros
Bsicos

Parmetros
Bsicos

Siguiendo los mismos pasos

Imagen 05

al manual de cada activo, la forma de identificar cada

archivo a que activo corresponde, ser mediante el
nombre del archivo, el cual deber corresponder a la
placa del activo al cual hace referencia el manual, por
ejemplo si existe un activo de placa 1, y este requiere y
cuenta con manual, dentro de la ruta que se defina con
este propsito deber existir un archivo cuyo nombre
debe ser 1.doc, aunque la extensin doc solo sirve
a manera de ejemplo, ya que la extensin de dicho
archivo puede corresponder a los diferentes tipos de
archivo en los cuales se encuentran almacenados los
manuales como .PDF; .TXT; .DOC; .PPS etc. De esta
forma el software asociara que documento corresponde
a que activo, brindando la posibilidad de consulta gil
de esta informacin por parte del usuario. Ver imagen 05

Hasta el momento se han definido los

parmetros bsicos para el tema de propiedad
planta y equipo en activos fijos, ahora se debe
seguir el mismo procedimiento para el tema
de intangibles y diferidos que es el otro tema
que compone la administracin de activos fijos
dentro de la empresa, por lo tanto como primera
medida se deben definir las cuentas contables
que estarn relacionadas con los intangibles y
diferidos de la empresa. Ver imagen 06

Parmetros/particulares/activos fijos intangibles

y diferidos/intangibles y diferidos/cuentas de
intangibles.

Parmetros/particulares/activos fijos intangibles

y diferidos/activos fijos/definicin de rutas.

Imagen 06

Parmetros
Bsicos

Imagen 07

Al igual que en el tema de activos fijos, en el manejo

de intangibles y diferidos tambin se cuenta con
parmetros que aunque no son obligatorios si sern de
gran ayuda dentro de la administracin de estos activos
en la empresa, estos parmetros son: mtodo de
contabilizacin de la amortizacin mediante el cual se
indicara al software
la manera como
se desea realizar
la
contabilizacin
de la amortizacin,
si se registrara en
forma resumida o
en forma detallada.

Parmetros
Bsicos

De la misma forma que para los activos, si se trata de

un directorio quiere decir que dentro de este deber
estar el archivo con la informacin correspondiente
para cada tipo de archivo y mediante el nombre se
relacionara que archivo corresponde al manual o
a los links de apoyo de cada intangible o de cada
activos diferido, en este caso el nombre del archivo,
adems del cdigo o numero de intangible o diferido
se deber acompaar por un prefijo que identificara
el tipo de activo al cual pertenece el archivo de la
siguiente manera: IS+cdigo para la imagen de
los seguros; IL+nmero, para la imagen de las
licencias, IC+numero, para la imagen de los contratos,
IO+Cdigo, para la imagen de los otros intangibles o
diferidos. Ver imagen 08

Ver imagen 07

Y la definicin de
rutas, opcin, al
igual que en activos
fijos
(propiedad
planta y equipo),
podr
ser
un
directorio o carpeta
o un archivo.

Imagen 08

Intangibles y
Diferidos

Intangibles y
Diferidos
Creacin de Documentos
y registro de operaciones
Una vez definidos los parmetros anteriores, el paso a
seguir es el de efectuar la creacin de los documentos
necesarios para registrar las operaciones que ocurren
dentro del proceso de administracin de activos fijos,
dentro de los documentos que pueden ser creados por
el usuarios se encuentran:
a.
Factura de compra: Este documento se
utilizara para registrar transacciones como compra
de activos, compra de intangibles y diferidos,
mejora de activos y adicin de intangibles y
diferidos, al registrar la compra de activos fijos

Imagen 10

con este documento, se crearan las hojas de vida

correspondientes y el movimiento se guardara
tanto a nivel de activos fijos como en contabilidad.
Lo mismo suceder con los intangibles y diferidos.
Ver imagen 09

b.
Mejora/desmejora de activos: Con
este documento se podrn registrar mejoras o
desmejoras de activos, en el primer caso la mejora
podr corresponder a un incremento al costo del
activo y a la vida til o solo al costo del activo,
mientras que al registrar una desmejora solo se
podr afectar el costo del activo. Al elaborar este
documento, la informacin quedara guardada tanto
en el modulo de activos fijos como en el modulo
contable. Ver imagen 10
Imagen 09

Intangibles y
Diferidos

Intangibles y
Diferidos

Imagen 11

c. T r a s l a d o
de activos: Con
este
documento
se
realizarn
los
registros
correspondientes
a
los
cambios
de
ubicacin
de los activos,
este
documento
no
generara
transaccin
contable alguna.

en el nuevo estado seleccionado.

iii. Si el estado actual del activo es en
trnsito, en montaje o en construccin y el
nuevo estado seleccionado es en uso, en
reparacin (con depreciacin), en reparacin
(sin depreciacin), en trnsito, en montaje o
en construccin teniendo en cuenta que no se
puede seleccionar el mismo estado actual como
nuevo estado, el software generara transaccin
contable, acreditando la cuenta que tiene el
activo definida en el estado actual y debitando
la cuenta definida para el activo en el nuevo
estado seleccionado. Ver imagen 12

Ver imagen 11

d.
Cambio de estado: Como su nombre lo
indica, la elaboracin de este documento registrara
un cambio al estado de los activos seleccionados,
cambio que pueden o no generar transaccin
contable, la generacin de la transaccin contable
depende del estado anterior y del nuevo estado
que se asigne a los activos de la siguiente manera:
i.
Si el estado actual del activo es en uso,
en reparacin (con depreciacin), en reparacin
(sin depreciacin) y el nuevo estado seleccionado
es en uso, en reparacin (con depreciacin), en
reparacin (sin depreciacin), el software no le
va a generar transaccin contable.
ii. Si el estado actual del activo es en
uso, en reparacin (con depreciacin), en
reparacin (sin depreciacin) y el nuevo estado
seleccionado es en trnsito, en montaje o en
construccin, el software generara transaccin
contable, acreditando la cuenta definida en los
parmetros como cuenta del activo y debitando
la cuenta que tiene el software parmetrizado

Imagen 12

e.
Baja de activos: Con este documento
se podr hacer el registro de la salida de activos
por conceptos como prdida, robo, dao etc.
Diferentes a la salida de activos por venta, la cual
tendr su propia clase de documento. Al elaborar

Intangibles y
Diferidos

Intangibles y
Diferidos

que implica la expedicin de la factura de venta.

Al igual que en el documento baja de activos, al
grabar el documento de venta se registrara la
salida de los activos del inventario de activos fijos
y los correspondientes valores de contabilidad.
g.
Unidades a depreciar: Este documento
permitir registrar la cantidad de unidades que
produjo o utilizo el activo durante el periodo para
poder calcular la depreciacin correspondiente,
este documento solo se registrara para los activos
cuyo mtodo de depreciacin sea el de unidades
producidas, controlando que la cantidad que se
ingresa no sea mayor a la cantidad que esta por
depreciar. Ver Imagen 13

Imagen 12

este documento se registrara la

salida del activo del inventario
de activos y se registrara
contablemente la salida del
valor del activo y la depreciacin
acumulada de las cuentas que
corresponda. Ver imagen 12
f. Factura de venta: Con el
uso de este documento se
registrara la salida del activo o
activos como consecuencia de
una operacin de venta, la nica
diferencia con la baja de activos
esta dada especialmente en los
trminos comerciales y legales

h.
Conteo fsico: El objetivo de este
documento es el de comparar la informacin
registrada dentro del inventario de activos fijos con
la informacin registrada en el proceso de toma de
inventario fsico elaborado previamente, y segn
los resultados, realizar los ajustes
correspondientes como por ejemplo
bajas o venta de activos si se tiene
un activo registrado en el software y
en el conteo no aparece registrado,
o un traslado si la ubicacin dentro
del software es diferente a la
ubicacin registrada en el conteo
fsico. Ver Imagen 14

Imagen 13

Intangibles y
Diferidos

Intangibles y
Diferidos

Imagen 14

Imagen 15

i. Depreciacin:
Con
este
documento
se
realizar el proceso de clculo y registro del valor
de la depreciacin de cada uno de los activos
depreciables que existen en la empresa, este
documento es totalmente automtico. A pesar que
este documento puede ser elaborado tantas veces
se requiera dentro del mismo periodo, el objetivo
es que sea el ultimo documento que se registre
dentro del periodo despus de realizar el registro
de las dems transacciones, ya que la gran mayora
de documentos pueden afectar el resultado de la
depreciacin. Ver imagen 15 y 16
j. Amortizacin: Con este documento se realiza
el calculo y registro del gasto por amortizacin de
intangibles y diferidos, al igual que en el caso de la
depreciacin el calculo y registro de la informacin
se realiza de forma automtica, el documento se
podr repetir tantas veces sea necesario aunque

Imagen 16

Intangibles y
Diferidos

Intangibles y
Diferidos

Creacin de cartillas
y listados

lo ideal es que este

documento sea el
ultimo que se registre
para los intangibles y
diferidos despus de
registrar las dems
operaciones.
Ver
imagen 17

k.
S a l d o s
iniciales:
Este
documento mas que
cumplir la funcin
de
cargar
saldos
iniciales, su funcin
realmente es la de
brindar al usuario
una herramienta para
modificar de forma
rpida
informacin
de la hoja de vida
de cada uno de los
activos,
teniendo
en cuenta que estas
modificaciones
se
pueden
realizar
para
aquellos
activos que una no
tienen
movimiento
registrado, ya que una
vez se ha registrado
movimiento
las
modificaciones
que
sean necesarias solo
se podrn registrar
mediante el uso de
los diferentes documentos con los que cuenta el
modulo. Ver imagen 18

Imagen 18

Una
vez
creados
los
documentos
requeridos para la
administracin
de
activos, se proceder
a realizar la creacin
de las cartillas o
listados
necesarios,
teniendo en cuenta
que
algunos
de
estos listados que
se requieren en el
modulo de activos
fijos corresponden a
listados creados en
otros mdulos como
Imagen 17
son;
cartilla
de
terceros, lista de funcionarios, cartilla de
impuestos, cartilla de cuentas, cartilla de
centros de costo. Como primera medida se
deber llevar a cabo el proceso de creacin de la
cartilla de ubicaciones, la cual dependiendo de
las necesidades de informacin y la organizacin
de la empresa puede corresponder a las diferentes
reas de la empresa, las cuales tienen bajo su
responsabilidad el manejo y custodia de activos
fijos. En el men principal ACTIVOS FIJOS,
INTANGIBLES Y DIFERIDOS/Propiedad,
Planta y Equipo/cartilla de ubicaciones.
En este listado deber existir al menos una
ubicacin, ya que es necesario para efectuar el
proceso de creacin de las hojas de vida de los
activos. Ver imagen 19

Intangibles y
Diferidos

Intangibles y
Diferidos

solo se incrementara el inventario de activos, este

proceso se dar cuando se deban registrar activos
u hojas de vida cuyo movimiento ya se encuentre
registrado a nivel contable, con el fin de administrar
el activo dentro del software a partir del momento
que se crea la hoja de vida y
c. Mediante proceso de importacin las hojas de
vida a partir de un archivo en el cual se tenga la
informacin de cada uno de los datos necesarios
para realizar la creacin de las hojas de vida con
este proceso, en este caso la creacin de estas
hojas de vida no generara registros de movimiento
en el modulo de activos fijos ni en contabilidad, el

Imagen 19

Creacin de hojas
de vida de activos
Una vez creada la cartilla de ubicaciones y definidos los
parmetros anteriores, el usuario ya esta en condiciones
de efectuar el proceso de creacin de las hojas de vida
de los activos que integran el inventario de activos de
la empresa, se debe tener en cuenta que este proceso
de creacin se puede dar:
a.
Con un documento de compra de activos,
caso en el cual se generara el registro en el modulo
de activos fijos y en contabilidad.
b.
Realizando la creacin de la hoja de vida
por la opcin correspondiente en el men principal,
ACTIVOS FIJOS, INTANGIBLES Y DIFERIDOS/
Propiedad, Planta y Equipo/Hoja de vida, en este
caso no se generara registro de movimiento ni
en el modulo de activos fijos ni en contabilidad,

Imagen 20

Intangibles y
Diferidos

Intangibles y
Diferidos

uso de esta opcin tambin corresponder a casos

en los cuales la informacin de los activos ya se
encuentra registrada en contabilidad pero se desea
continuar con la administracin de los activos en
el software a partir de la creacin de las hojas
de vida, pero cuyo proceso no se desea realizar
manualmente si no que se har uso de este proceso
para agilizar la creacin de los activos. Ver imagen 20
Una vez creadas las hojas de vida por cualquiera de estos
mtodos el usuario puede iniciar a realizar el registro
de las diferentes operaciones sucedidas con los activos
de la empresa, ventas, cambios de estado, traslados,
depreciacin etc. Vale la pena aclarar que la existencia
del inventario de activos fijos solo ser necesaria para la
elaboracin de los documentos diferentes a la factura de
compra, ya que con la factura de compra, al seleccionar
compra de activos, lo que se hace es registrar un activo
que no existe en este listado.

Creacin de hojas de vida

Intangibles y diferidos
En el caso de los intangibles y diferidos no se requiere la
existencia de una cartilla de ubicaciones, por lo tanto una
vez se hayan definido los parmetros correspondientes
al tema de intangibles y diferidos el usuario ya podr
realizar la creacin de las hojas de vida de estos activos
(seguros, licencias, contratos y otros), proceso de
creacin que se podr realizar mediante documento
de compra caso en el cual se realizar registro en el
movimiento de activos, Ver imagen 21 o mediante la opcin
de men en la cual se pueden crear las hojas de vida,
ACTIVOS FIJOS, INTANGIBLES Y DIFERIDOS/

Imagen 21

intangibles y diferidos/hoja de vida, caso en el cual

no se generara registro de movimiento ni en activos ni
en contabilidad, debido a que se requiere solo llevar a
cabo la creacin del intangible para que a partir de la
creacin de este, se pueda efectuar la administracin del
activo dentro del software, en este caso la informacin
contable del activo ya deber estar registrada a nivel
contable.
La creacin de estas hojas de vida se encuentra
separada segn el tipo de intangible o diferido que se
pretende crear, debido a las diferencias en cuanto a
caractersticas e informacin que maneja cada uno de
ellos. Ver imagen 22
A medida que se va realizando el proceso de creacin
de las hojas de vida de cada uno de los intangibles y

Intangibles y
Diferidos

Intangibles y
Diferidos
diferidos que se van a administrar dentro del software,
el usuario podr registrar las operaciones sucedidas con
cada uno.

Imagen 23

Imagen 22

Elaboracin de consultas e informes,

control y administracin de activos
Y finalmente el usuario con toda la informacin
registrada dentro del software podr obtener o elaborar
las consultas e informes necesarios para controlar y
administrar de la mejor manera los activos de la empresa
(tanto propiedad planta y equipo como intangibles y
diferidos). Ver Imgenes 23 a 26

Imagen 24

Intangibles y
Diferidos

Intangibles y
Diferidos

Esperamos que este Documento sea de gran ayuda para

el entendimiento y manejo del modulo de Activos fijos.

Imagen 26

Imagen 25

Activos Fijose Intangibles

vos
sFFijos
ijosee Intangible
Intangibles

vos Fijos
oseI
eI

tivos Fijos e Intangibles

ngibles Activos

ngibles

Fijos e Intangibles

Activos Fijos e Intangibles

Activos
os Fijos
ijos
os e Intangibles
Intangib

Fijos e

Activos
Fijo
IIntangibles
ttangibles
gibles
ibl s
bles
s

Activos FijoseI
Fijos e Intangibles
ntangib
Activos Fijos e Intan

tangibles
sA
Activos
At
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Fijos e I
Activos Fijos e Intangible
tivos Fijose Intangibles

vos FijI
Fijos
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ntangi
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Activos Fijos e Intangibl

Activos Fijos e Intangibles Activos Fij

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2012

jos
e
Intangi
Activos Fijos
ActivosF
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Fijos e Intangibles

Activos Fijos e In

ActivosF ijose Inta