2. Rangos dinmicos: funcin desref.

(III)
No podemos pasar por alto una de las utilidades ms empleadas a la hora de trabajar en Excel: los 'rangos
dinmicos'.
Definiremos primero qu entendemos por rango dinmico en Excel; sabemos que podemos nombrar los
rangos que utilizamos, pero lo habitual es que estos rangos no sean fijos, es decir, no tenga siempre (a lo largo de
nuestro trabajo con la Base de datos en cuestin) la misma dimensin, i.e., el mismo nmero de registros. Es en este
punto cuando Excel nos proporciona la posibilidad de crear un rango dinmico. Y lo haremos desarrollando la funcin
DESREF, anidando otra funcin importante como CONTARA en ella.
Para visualizar el resultado que obtendremos combinando ambas funciones, ejercitaremos otra herramienta de
Excel como es la validacin (se explicar en su momento). Supongamos un listado de pases, que no tenemos an
finalizado, i.e., se incrementa (o decrece) con el tiempo. Lo primero que tenemos que realizar es el crear un nombre,
al que asignaremos la caracterstica de dinmico mediante la funcin:
Para crear el rango dinmico hemos hecho uso de la funcin Desref, cuya sintaxis es la siguiente:

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
Ref
es la referencia a una celda o a un conjunto de celdas a partir de la(s) cual(es) nos desplazaremos (supongo que de
ah el nombre de la funcin DesRef: Desplazar referencia).
Filas
es el nmero de filas que nos desplazaremos, hacia arriba o hacia abajo, a partir de la referencia original (Ref).
Columnas
es el nmero de columnas que nos desplazaremos, hacia la izquierda o hacia la derecha, a partir de la referencia
original.
Estos dos primeros argumentos pueden ser tanto positivos como negativos. Si nuestra celda de referencia es la
C5 y nos queremos desplazar a la celda B2, entonces podramos usar algo as:

Frmula

Descripcin

=DESREF(C
Muestra el valor en la
5;-3;-1)
celda B2

Los dos ltimos argumentos (Alto y Ancho) son opcionales y si se omiten devolvern el alto o el ancho del
rango de referencia:
Alto
es el alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
Ancho
es el ancho, en nmero de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
Tanto el alto como el ancho debe ser un nmero positivo.
=DESREF(Hoja1!$A$2;;;CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1;1)

3. Los datos Validacin

Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sea literales como frmulas. En
este tema nos vamos a centrar en algunas de las operaciones tpicas que se pueden realizar sobre ellos.

3.1. Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de informacin o recopilamos datos desde varios
orgenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idnticas. A menos que lo que nos interese sea
estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayora de las veces no nos interesar
tener duplicados, porque no aportan informacin adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las
estadsticas basadas en los datos.
Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el clculo se
vera comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.
Para eliminar filas duplicadas:
- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si
existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cul nos referimos. Visualizars un marco
alrededor de todos los registros que se vern afectados por la comprobacin.

- En la pestaa Datos pulsamos Quitar duplicados

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas
manualmente antes de pulsar el botn.

3.2. La validacin de datos

La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los
adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en
una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas,
limitar las opciones con una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos.
En este artculo se describe el funcionamiento de la validacin de datos en Excel y las diferentes tcnicas de
validacin de datos existentes. No analiza la proteccin de celdas que es una caracterstica que permite
"bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de clculo para que no se puedan editar ni sobrescribir.
Para aplicar una validacin a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. En l podremos escoger
remarcar los errores con crculos o borrar estos crculos de validacin. Pero nos vamos a
centrar en la opcin Validacin de datos....

Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos
elegir entre varios tipos de validaciones.

En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el dato sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora,
Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros
enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se producir un error.
Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos, donde, por ejemplo, podemos
indicar que los valores estn entre 2 y 8.
Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda
escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los
distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este
mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.
En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario
cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

3.3. Aplicar validacin de datos a celdas

La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por
ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con
una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos.

En este artculo se describe el funcionamiento de la validacin de datos en Excel y las diferentes tcnicas de validacin de
datos existentes. No analiza la proteccin de celdas que es una caracterstica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas
de una hoja de clculo para que no se puedan editar ni sobrescribir.

QU ES LA VALIDACIN DE DATOS?
La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o
se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no
vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten
hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir nicamente nmeros de cuenta de tres
caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la celda, como un nmero de dos o de cinco
dgitos, puede mostrarles un mensaje de error especfico.

En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para calcular el valor mximo permitido en una
celda segn un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dlares en
la celda E7, lo cual supera el lmite mximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo permitido en E7 tambin aumentara o se reducira

automticamente.

3.4. PASOS PARA VALIDAR

Las opciones de validacin de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.

La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.

3.5. Cundo es til la validacin de datos?

La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organizacin y desea
que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.

Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de
departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de
valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por ejemplo, puede especificar un
lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de hijos en una celda especfica.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede
especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes.
Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico

Por ejemplo, puede

especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas
despus.

Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10
caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especfica de un campo de nombre completo
(C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), ms 10 caracteres.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para
establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina
proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un mensaje
de validacin.

3.6. Mensajes de validacin de datos

Lo que los usuarios vean al escribir datos no vlidos en una celda depende de cmo se haya configurado la validacin de
datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen
usarse para ofrecer a los usuarios orientacin acerca del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo de
mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra
celda o presione ESC.

Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecer cuando el usuario escriba datos no vlidos.

3.7. Tipos de mensajes de error:

Icono

Tipo

Se usa para

Detener

Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones:
Reintentar o Cancelar.

Advertencia

Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece
un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.

Informacin

Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de
mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic
en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios vern un mensaje
predeterminado.

Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en
los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido.
Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el
lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no vlidos en la celda.

3.8. Sugerencias para trabajar con la validacin de datos

En la siguiente lista, encontrar sugerencias para trabajar con la validacin de datos en Excel.

Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de clculo o un libro para impedir que los usuarios puedan
ver o tener acceso a los elementos de la hoja o del libro especificado.) la hoja de clculo o el libro, hgalo despus
de haber terminado de configurar la validacin. Asegrese de desbloquear cualquier celda validada antes de
proteger la hoja de clculo. De lo contrario, los usuarios no podrn escribir en las celdas.
Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber configurado la validacin y la proteccin
de datos. Despus de compartir un libro, no podr cambiar la configuracin de validacin a menos que deje de
compartirlo pero Excel continuar validando las celdas que haya designado mientras el libro est compartido.
Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificar
automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos. En este escenario, puede resaltar los datos

no vlidos indicando a Excel que los marque con un crculo en la hoja de clculo. Una vez que haya identificado los
datos no vlidos, puede ocultar los crculos nuevamente. Si corrige una entrada no vlida, el crculo desaparecer
automticamente.

Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda y a continuacin abra el cuadro de
dilogo Validacin de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuracin, haga clic en
Borrar todos.
Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la ficha Inicio en el grupo
Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuacin en Validacin de datos. Una vez que haya
encontrado las celdas que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuracin de validacin.
Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Frmulas, grupo Nombres
definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Despus de crear la lista en otra hoja de
clculo, puede ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan
acceso a la lista.

3.9. Si la validacin de datos no funciona, asegrese de que:

Los usuarios no estn copiando datos ni rellenando celdas.

La validacin de datos est diseada para

mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas slo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una
celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien
datos y rellenen celdas mediante la operacin de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificacin Permitir
arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categora Avanzadas del cuadro de dilogo
Opciones de Excel (pestaa Archivo, comando Opciones) y, a continuacin, proteja la hoja de clculo.

La actualizacin manual est desactivada. Si la actualizacin manual est activada, las celdas no calculadas
pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualizacin manual, en la ficha
Frmulas, en el grupo Clculo, haga clic en Opciones para el clculo y a continuacin haga clic en Automtico.

Las frmulas no contienen errores. Asegrese de que las frmulas de las celdas validadas no causen errores,
como #REF! o #DIV/0!. Excel pasar por alto la validacin de datos hasta que se corrija el error.

Las celdas a las que se hace referencia en las frmulas son correctas.

Si una celda a la que se hace

referencia se cambia de forma tal que una frmula de una celda validada calcula un resultado no vlido, no
aparecer el mensaje de validacin de la celda.

3.10. Manejar una alerta de validacin de datos

Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se
utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de
clculo se almacena siempre en un libro.), se muestra un mensaje de error de validacin de datos. Este mensaje de error
significa que el propietario del libro aplic la validacin de datos (validacin de datos: funcin de Excel que se puede utilizar
para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una celda, y para mostrar mensajes que insten a los
usuarios a especificar entradas correctas y les notifiquen las entradas incorrectas.) A la celda para impedir que los usuarios
escriban datos no vlidos e implement el mensaje de error para indicarle que los datos que escribi no son vlidos.
Solo puede escribir datos vlidos en las celdas que tienen la validacin de datos aplicada. Si desconoce la validez de
los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con el propietario del libro.
Si hered el libro, puede modificar o quitar la validacin de datos a menos que la hoja de clculo est protegida con una
contrasea que no conoce. Si es posible, puede ponerse en contacto con el propietario anterior para que lo ayude a
desproteger la hoja de clculo. Tambin puede copiar los datos en otra hoja de clculo y, a continuacin, quitar la validacin
de datos.

4. TIPOS DE VALIDACIN DE DATOS A UNA CELDA O RANGO

En las siguientes secciones, aprender las diferentes tcnicas para agregar validacin de datos a las celdas de una hoja de
clculo.

1. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A VALORES DE UNA LISTA DESPLEGABLE

No es posible cambiar la fuente o el tamao de la fuente de los elementos de una lista.

1.

Seleccione las celdas que desea validar.

2.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

La hoja de clculo podra estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuracin de validacin
de datos si el libro es un libro compartido o est protegido.

3.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

4.

En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

5.

Haga clic en el cuadro Origen y, a continuacin, escriba los valores de la lista separados por el carcter separador
de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

POR EJEMPLO:

Para limitar la entrada a una pregunta, como "Tiene hijos?", a dos opciones, escriba S, No.

Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media,
Alta.

Tambin puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en
otra parte del libro.

Nota El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda que tiene la validacin de datos.
Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas vlidas que
son mayores que el ancho de la lista desplegable.

6.

Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista desplegable.

7.

Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin
Omitir blancos.

Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en
blanco en cualquier lugar del rango, cuando se activa la casilla de verificacin Omitir blancos, se puede escribir
cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante
frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, cuando se activa la casilla de
verificacin Omitir blancos se puede escribir cualquier valor en la celda validada.

8.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

1.

Haga clic en la pestaa Mensaje de entrada.

2.

Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda est
activada.

3.
9.

Rellene el ttulo y el texto del mensaje.

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

Especificar una respuesta para los datos no vlidos

0.

Haga clic en la pestaa Mensaje de error y asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de
error si se escriben datos no vlidos est activada.

Nota Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la casilla de
verificacin Mostrar mensaje de error si se escriben datos no vlidos.

1.

Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione
Informacin.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione
Advertencia.

2.

Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.

Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).

Nota Si no escribe un ttulo o un texto, el ttulo usar la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el
mensaje ser (de forma predeterminada): "El valor escrito no es vlido. Los valores que el usuario puede
escribir en esta celda estn restringidos".

10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona como
pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar los
cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de dilogo
Validacin de datos y luego active la casilla de verificacin Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma
configuracin en la ficha Configuracin.

2. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UN NMERO ENTERO DENTRO DE LMITES

1.

Seleccione las celdas que desea validar.

2.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

3.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

4.

En el cuadro Permitir, seleccione Nmero entero.

5.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e
inferior, seleccione entre.

6.

Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que
devuelva un valor de nmero.

POR EJEMPLO,
Para definir un lmite mnimo de deducciones a dos veces el nmero de hijos en la celda F1, seleccione
mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =2*F1, en el cuadro Mnimo.

7.

Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin
Omitir blancos.

8.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda configurar.

9.

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

Especificar una respuesta para los datos no vlidos

10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

3. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UN NMERO DECIMAL DENTRO DE LMITES

1.

Seleccione las celdas que desea validar.

2.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

3.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

4.

En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.

5.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e
inferior, seleccione entre.

6.

Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que
devuelva un valor de nmero.

POR EJEMPLO
Para definir un lmite mximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda
E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =E1*6%, en el cuadro Mximo.

NOTA Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro
Permitir, seleccione el tipo de restriccin que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mnimo, mximo o
especfico como decimal, por ejemplo, ,2 y a continuacin muestre la celda de validacin de datos como porcentaje
seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual en el grupo Nmero de la ficha Inicio.

7.

Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin
Omitir blancos.

8.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

9.

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

4. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UNA FECHA DENTRO DE UN PERODO DE TIEMPO

1.

Seleccione las celdas que desea validar.

2.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

3.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

4.

En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.

5.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a
un da determinado, seleccione mayor que.

6.

Escriba la fecha de inicio, de finalizacin o la fecha especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una
frmula que devuelva una fecha.

POR EJEMPLO
Para definir un perodo de tiempo entre la fecha actual y 3 das desde la fecha actual, seleccione entre en el
cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mnimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Mximo.

7.

Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin
Omitir blancos.

8.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

9.

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

5. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UNA HORA DENTRO DE UN PERODO DE TIEMPO

1.

Seleccione las celdas que desea validar.

2.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

3.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

4.

En el cuadro Permitir, seleccione Hora.

5.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora
determinada del da, seleccione menor que.

6.

Escriba la hora de inicio, de finalizacin o la hora especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una
frmula que devuelva una hora.

POR EJEMPLO
Para definir un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el
valor en la celda H1) y cinco horas despus de abierto, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en
el cuadro Hora de inicio y a continuacin, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Hora de finalizacin.

7.

Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin
Omitir blancos.

8.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

9.

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

6. RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A TEXTO DE UNA LONGITUD ESPECFICA

1.

Seleccione las celdas que desea validar.

2.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

3.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

4.

En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.

5.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir un nmero mximo de
caracteres, seleccione menor que o igual a.

6.

Escriba la duracin del texto mnima, mxima o especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula
que devuelva un valor de nmero.

POR EJEMPLO
Para definir que la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un
campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) ms 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro
Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Mximo.

7.

Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin
Omitir blancos.

8.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

9.

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la

7. CALCULAR QU SE PERMITE SEGN EL CONTENIDO DE OTRA CELDA

1.

Seleccione las celdas que desea validar.

2.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

3.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

4.

En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.

5.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee.

6.

En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar
qu se permite.

POR EJEMPLO
Si desea permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superar el presupuesto de la celda E4,
seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Mximo, escriba =E4.

7.

Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin
Omitir blancos.

8.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

1.

9.

Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

8. USAR UNA FRMULA PARA CALCULAR QU SE PERMITE

1.

Seleccione las celdas que desea validar.

2.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

3.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

4.

En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.

5.

En el cuadro Frmula, escriba una frmula que calcule un valor lgico (VERDADERO para las entradas vlidas o
FALSO para las no vlidas). Por ejemplo:
Para asegurarse de que

Escriba esta frmula

La celda para la cuenta del picnic (B1) solo se puede actualizar si no

se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el
presupuesto total (D2) es menor que los 40.000 dlares asignados.

=Y(D1=0;D2<40000)

La celda que contiene una descripcin de producto (B2) slo

contiene texto.

=ESTEXTO(B2)

Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad proyectado

(B3), el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor
que o igual a 800 dlares y el importe del presupuesto total (E2)
debe ser menor que o igual a 97.000 dlares.

=Y(E1<=800;E2<=97000)

La celda que contiene una antigedad de empleado (B4) es siempre

mayor que el nmero de aos completos de empleo (F1) ms 18 (la
antigedad mnima de empleo).

=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)

Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen valores

nicos.

=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1
Debe escribir la frmula en la validacin de datos para la celda A1 y,
a continuacin, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la
validacin de datos para cada celda del rango tenga una frmula
similar, pero el segundo argumento para la funcin CONTAR.SI
coincidir con la celda actual.

La celda que contiene un nombre de cdigo de producto (B5)

=Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)

comienza siempre con el prefijo estndar de ID- y tiene al menos 10

caracteres de longitud.

6.

Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin
Omitir blancos.

7.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

8.

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

9.

Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.