1.

- Definicin del proceso

Proceso: Solicitud de Pago a Proveedores
Inicio: Recepcin de Factura
Final: Pago de Cheque a Proveedor
Dueo del proceso: Analista de Capacitacin
Frecuencia
En promedio se reciben 3 facturas diarias.
Ms que intervienen y comportamiento del proceso
Mano de obra
Recursos Humanos
Analista de Capacitacin
Analista de Capacitacin
Coordinador de Capacitacin
Gerente de Recursos Humanos
Analista de Capacitacin

Recibe la Factura
Emite la Solicitud de Pago
Firma la solicitud de Pago
Firma la Solicitud de Pago
Transporta la solicitud de Pago a Finanzas

Direccin Administrativa & Financiera (DAF):

Secretaria
Director Financiero
Director Financiero
Secretaria
Analista de Presupuesto

Coordinador de Presupuesto
Gerente de Tesorera
Analista de Compras
Auxiliar de Compras
Coordinadora Administrativa

Gerente de Logstica y Compras

Recibe la Solicitud de Pago y la transporta al

despacho del Director Financiero
Autoriza la Solicitud de Pago
Devuelve la solicitud a la Secretaria
Lo deposita en presupuesto
Revisa si el rea tiene fondos (Si tiene
Fondos emite una carta de certificacin sino
tiene fondos devuelve al rea que requiere)
Firma la Certificacin de Fondos y la enva a
Tesorera
Certifica que hay fondos disponibles en la
cuenta de la institucin y enva a Compras
Realiza la entrada al sistema (Pedido) y pasa
a la Auxiliar de Compras
Escanea el expediente y sube al sistema y
archiva y enva a la Coord. Administrativa
Verifica los expedientes, si estn completos
los pasa al Gerente de Logstica y Compras
sino estn completos los devuelve al usuario
que requiere
Firma el expediente para validar que es un
Proveedor del Estado y pasa al Coordinador

Coordinador de Pagos
Secretaria
Director Financiero

de Pagos
Realiza las retenciones y registra en los
libros y pasa a la Secretaria
Realiza la Carta de Pagos y pasa a la firma
del Director Financiero
Firma la Carta de Pagos y lo remite a
Contralora

Contralora
Auxiliar de Contralora
Analista de Contralora o Activo Fijo

Coordinador de Revisin y Control

Recibe y registra el expediente en el sistema

y pasa al Analista del rea
Verifica que el expediente cumple con todos
los controles internos si est bien lo remite al
rea financiera sino est bien lo devuelve al
proceso anterior
Firma al Expediente y pasa a la firma del
Contralor

Direccin Administrativa & Financiera (DAF):

Secretaria Financiera
Director Financiero
Secretaria Financiera
Coordinador de Cuentas por Pagar
Analista de Tesorera

Pasa el expediente al Director Financiero

Aprueba el Expediente para pagos y pasa a
la Secretaria
Pasa el Expediente a Cuentas por Pagar
Realiza el pago en el sistema y pasa el
expediente a Tesorera
Elabora el cheque

Contralora
Auxiliar de Contralora
Analista de Contralora o Activo Fijo

Recibe y Digita el cheque en el sistema y lo

pasa al Analista del rea
Audita el cheque sino est bien lo devuelve
al proceso anterior y lo pasa a la Direccin
Financiera a la Secretaria.

Direccin Administrativa & Financiera (DAF):

Secretaria Financiera
Director Financiero
Secretaria Financiera

Recibe el expediente y lo pasa al Director

Financiero
Firma el Cheque
Recibe el cheque y pasa a la Secretaria del
Administrador

Administracin General
Secretaria Administracin General
Administrador General
Secretaria Administracin General

Recibe el expediente y lo pasa

Administrador para la Firma
Firma el Cheque
Recibe el cheque y lo pasa a Tesorera

al

Direccin Administrativa & Financiera (DAF):

Coordinadora de Tesorera
Cajero
Cajero

Recibe el expediente y lo pasa al Cajero

Llama al Suplidor para que pase a cobrar
Paga el cheque

Materiales
Facturas, Carta certificacin de fondos, cheques, sellos, contrato, carta de intencin, propuesta
del proveedor, lapiceros, tinta.
Maquinarias
PC, SAP, Sumadora, Pagina Web DGI, Pag. Web Compras Dominicanas, Impresin, Sistema
Financiero Interno.
Mtodo
Manual
Medioambiente
Recursos Humanos, Segundo Piso
Direccin Administrativa y Financiera, Primer piso

Contralora, Tercer Piso

Cliente proceso
Proveedores de capacitacin
Proveedores del proceso
Proveedores de capacitacin, Recursos Humanos
Objetivo del proceso
Reducir el tiempo de pago a proveedores de capacitacin de 20 das laborales a 10 das
laborales.
Problemas y/o causas del proceso
Detectamos que el Director Administrativo financiero revisa el expediente 4 veces lo que hace
que el expediente permanezca mucho tiempo en esta rea, esto se debe a las constantes
reuniones que asiste el Director, y problemas recurrentes con el sistema SAP, la gran cantidad
de transporte y de revisin/verificacin, al igual que la burocracia que existe.
Que persigue el mejoramiento
Eliminar revisin/ Inspeccin
Eliminar reproceso
Reducir demoras
Disminuir Ms del proceso

2.- Caractersticas medibles

Tiempo
Horas-hombre
Exactitud

Recomendaciones para el Rediseo del Proceso

Eliminar la revisin que hace el Director Financiero a la Solicitud del expediente

al inicio del proceso, con esto se logra reducir un estimado de 2.5 das.

El analista de presupuesto revisa si el rea tiene fondos (Si tiene fondos sella y
firma y sino tiene fondos devuelve al rea que requiere), luego enva a Tesorera,
en el proceso inicial realizar una carta de certificacin de fondos y debe pasar a
la firma del Coordinador de Presupuesto, al realizar este cambio logramos
reducir alrededor de 2 a 4 horas.

Se elimina la revisin del expediente por parte del Gerente de Logstica y

Compras, su proceso queda cubierto con la revisin que hace la Coordinadora
Administrativa. Este cambio reduce el proceso en 1.5 das aproximadamente.

Se elimina la revisin del expediente por parte del Director Financiero en donde
aprueba que el expediente pase a pago, ya que este proceso queda cubierto
cuando pasa por las reas de Presupuesto y Tesorera, ya que estas reas
aseguran que el rea tenga presupuestado el gasto y que hayan fondos
disponibles en la cuenta de la institucin, al eliminar esta revisin se elimina en
aproximadamente 3 das el proceso.

El Coordinador de Pagos realiza las retenciones, registra en los libros y

confecciona la carta de pagos, la carta pasa a la firma de la Gerente de
Contabilidad en donde se autoriza el pago del expediente.

Movilizar el rea de Contralora al primer piso para evitar demoras, en la

actualidad el rea de Finanzas queda en el primer piso y rea de Contralora
queda en el Tercer Piso, lo que provoca retrasos en la movilizacin del
expediente.