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EL DOCUEMENTO

DOCUMENTOS
Es el instrumento, escritura, escrito con que se prueba, confirma o justifica alguna
cosa o, al menos, se aduce con tal propsito. En la acepcin ms amplia, cuanto
consta por escrito o grficamente.
DOCUMENTOS PRIVADOS
Son los documentos elaborados y firmados por las partes a quienes puede obligar
o no.
DOCUMENTOS PRIVADOS
Elaborados y firmados por un funcionario en el ejercicio de su cargo, o por un
notario, aunque este ltimo es ms conocido como instrumento pblico.

EL INSTRUMENTO PBLICO
ETIMOLOGA
Del latn instruere, instruir. En sentido general, escritura documento.
DEFINICIN
Documento pblico, autorizado por Notario a instancia de parte, producido para
probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurdicos y asegurar la
eficacia de sus efectos jurdicos.
FINES
Principalmente son cuatro los fines que llena el instrumento pblico:
1.- Perpetuar los hechos y las manifestaciones de voluntad;
2.- Servir de prueba en juicio y fuera de el;
3.- Ser prueba pre constituida;
4.- dar forma legal y eficacia al negocio jurdico.

TEORA DE LA PRUEBA PRE-CONSTITUIDA


El instrumento pblico es prueba pre constituida ya preparada con anterioridad al
pleito futuro. Prueba escrita que est en ese instrumento y que si alguna vez la
necesitamos, la presentaremos de inmediato para hacer valer nuestros derechos.
CARACTERES
Rasgos con que una cosa se da a conocer distinguindose de las dems.
a) Fecha cierta: Se tiene la certeza de que la fecha de ella esrigurosamente exacta
y los efectos que de esta virtud excepcional pueden producirse, son numerosos;
b) Garanta: El instrumento autorizado por notario tiene el respaldo estatal, en
nuestra legislacin produce fe y hace plena prueba;
c) Credibilidad: El instrumento por ser autorizado por quien posee fe pblica es
creble para todos y contra todos;
d) Firmeza, irrevocabilidad e inapelabilidad: Mientras el instrumento no sea
redarguido de nulidad es firme; al no existir un superior jerrquico al notario, no es
apelable ni revocable;
e) Ejecutoriedad: Virtud por la cual el instrumento pblico puede ser utilizado como
ttulo ejecutivo; y
f) Seguridad: Fundamentada en la coleccin de los instrumentos en el protocolo,
pues el instrumento original queda en l.
VALOR
El Instrumento Pblico tiene valor formal y probatorio:
a) Formal: Cuando se refiere al cumplimiento de las formalidades esenciales y no
esenciales que la ley dispone; y,
b) Probatorio: En cuanto al negocio que contiene internamente.

CLASES
La primera clasificacin es de Principales y Secundarias; y la segunda es Dentro
del Protocolo y Fuera del Protocolo.

a) Principales y Secundarias:
a.1. Principales: Las que van dentro del protocolo, como condicin esencial de
validez;
a.2. Secundarias: Los que van fuera del protocolo.
b) Dentro del Protocolo y Fuera del Protocolo:
b.1. Dentro del Protocolo: En Guatemala la Escritura Pblica, el Acta de
Protocolizacin y las Razones de Legalizacin;
b.2. Fuera del Protocolo:Actas Notariales, Actas de legalizacin de firmas y Actas
de copias de documentos.
Los asuntos de Jurisdiccin Voluntaria en sede notarial y resoluciones notariales.
ESCRITURAS PBLICAS
Definicin: Es la autorizada por Notario en el protocolo a su cargo, a requerimiento
de parte, en la que se hacen constar negocios jurdicos y declaraciones de
voluntad, obligndose sus otorgantes en los trminos pactos.

Clasificacin:
En todo documento encontramos: 1.- El acto documentado (negocio); 2.- El acto
documentador (el escribirlo); y, 3.- El documento como cosa, el resultado de lo
escrito (el instrumento).
Cuando estos tres hechos en s distintos se unen, estamos ante el primer caso in
continenti, ya que por la unidad del acto, el documento constituye una identidad
con su contenido. En el segundo caso, Ex intervallo, los tres hechos pueden estar
dispersos: 1) el acto documentado, puede ser previo contrato verbal; 2) su
redaccin por escrito, el documento, incluso con firma, puede adveneir
ulteriormente, y mucho despus; y, 3) el acto legal de documentacin, el
reconocimiento legal de la firma, en este caso el documento representa la
declaracin de voluntad primaria, pero no lo es.
En Guatemala, se conocen tres clases de escrituras: Principales,
Complementarias y Canceladas;

a) Principales: Son aquellas que se perfeccionan en un mismo acto e


independientes de cualquier otra escritura para tener validez.
b) Complementarias: estas vienen a complementar una escritura anterior, que por
alguna circunstancia no seperfeccion, entre ellas estn las de aclaracin,
ampliacin y aceptacin.
c) Canceladas: Son aquellas que no nacen a la vida jurdica, pero que ocupan un
lugar y numero en el protocolo, por lo que deben de se canceladas y dar el aviso
respectivo al Archivo General del Protocolos.
Estructura: En Guatemala hemos seguido el siguiente sistema para estructurar la
Escritura Pblica:
a) La Introduccin: Que se subdivide en Encabezamiento y Comparecencia.
El encabezamiento contiene: numero de la escritura, lugar y fecha, hora si se trata
de testamento o donacin por causa de muerte, las palabras ante mi, nombre del
notario autorizante y su calidad: Notario.
La comparecencia contiene: los nombres completos de los otorgantes, edad,
estado civil, nacionalidad, profesin, ocupacin u oficio y domicilio. La fe de
conocimiento de las personas que intervienen o su identificacin. Razn de haber
tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten la representacin en
nombre de otro, si fuere el caso. La intervencin de interprete y testigos de ser
necesario; la declaracin de los otorgantes de encontrarse en el libre ejercicio de
sus derechos civiles; y la nominacin del acto o contrato.
b) El Cuerpo: que se subdivide en antecedentes o exposicin y estipulaciones:
En los antecedentes o exposicin se consigna la descripcin del objeto que va a
ser causa del negocio jurdico, elementos indispensables para la contratacin.
Por su parte en la estipulacin o parte dispositiva, se formula la declaracin de
voluntad delos otorgantes que da vida al acto o negocio jurdico que desean
celebrar, reconocer, modificar o extinguir.
Finaliza el cuerpo con la aceptacin del acto o contrato.
c) Conclusin: Es cuando se da el cierre del instrumento y no debe de aparecer en
clusulas, el notario debe de dar fe de todo lo expuesto y de todos los documentos
que se han mencionado, tambin se procede a advertir de los efectos legales y de
la obligacin que tienen el sujeto activo de presentar el testimonio al respectivo
registro. En el otorgamiento, parte de la conclusin, debe de darse lectura de
instrumento, en caso de tratarse de donacin por causa de muerte o testamento,

esta debe de hacerla el testador o quien l designe, dentro de los testigos y se


concluye con la aceptacin, ratificacin y firma del instrumento. Las palabras
ANTE MI, luego la firma del notario.

Tcnica Notarial: Son los procedimientos y recursos a utilizar al redactar una


escritura pblica, entre los que tenemos:
a) La rogacin: El notario no puede actuar de oficio;
b) La competencia: El notario puede actuar en cualquier lugar de la repblica y
fuera de ella si el acto o contrato que documenta va a surtir efectos en Guatemala;
c) La claridad: Se debe de usa el lenguaje que permita la mejor interpretacin de
lo escrito;
d) La observancia de la ley: La redaccin de la escritura debe ajustarse en todo a
la ley;
e) Los fines de la escritura: La escritura debe de ser fiel a los fines que la
originaron;
f) Los impedimentos del notario:El notario debe de ser evitar actuar cuando tenga
impedimento;
g) Conservacin y reproduccin de la escritura: Es porque el notario guarda en su
protocolo la escritura matriz y procede a reproducirla por los medios adecuados; y,
h) El registro: Esto radica en la obligacin que tiene el notario de informar a las
partes de la necesidad registrar en donde corresponde la escritura.
Requisitos y formalidades: los que seala la ley en los artculos 29, 30, 31, 42, 44,
46, 47, 48, 49 y 50 del Cdigo de Notariado.
ACTAS DE PROTOCOLIZACIN
Definicin de El Acta de Protocolizacin: Es la incorporacin material y jurdica que
hace un notario en el protocolo a su cargo de un documento pblico o privado, por
mandato de legal, a solicitud de parte interesada o por orden de un tribunal
competente.
Documentos que se protocolizan: Artculo 63 del Cdigo de Notariado.
a) Los documentos o diligencias cuya protocolizacin este ordenada por la ley o
por tribunal competente, la cual hace el notario por s y ante s;

b) Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas,


con la comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribi el documento;
c) Los documentos privados sin reconocimiento o legalizacin de firmas, por lo
que es indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento.
Requisitos para la protocolizacin de documentos:
a) el numero de orden del instrumento;
b) el lugar y la fecha;
c) los nombres de los solicitantes, o transcripcin en su caso, del mandatojudicial;
d) mencin del documento o diligencia, indicando el nmero de hojas que contiene
y el protocolo, segn la foliacin, y los nmeros que correspondan a la primera y
ltima hojas; y
e) la firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario.
Cuando el mismo notario es el otorgante, su firma debe ir procedida de las
palabras POR MI Y ANTE MI; y si firmare l y los solicitantes nicamente de las
palabras ANTE MI.
A lo anterior debe de agregarse un caso especial, el cual se da cuando en un
contrato se acuerda protocolizar documentos concernientes al mismo, por lo que
se procede a protocolizarlos en una clusula del contrato en mencin (el contrato
de obra).
Efectos jurdicos de El Acta de Protocolizacin:
a) Si el documento a protocolizar se trata de un ata notarial autorizada por el
notario (la de matrimonio), sus efectos son plenos. Igualmente si estamos
protocolizando un documento pblico emanado de un tribunal.
b) Si se trata de un documento privado, con o sin legalizacin de firmas, el nico
efecto jurdico que produce es la fecha de cuando fue protocolizado, adems de
garantizar su perdurabilidad y reproduccin.
RAZONES DE LEGALIZACIN
De las razones de legalizacin de firmas, se debe extender testimonio especial
para el Archivo General de Protocolos, como de toda escritura que se redacta y
autorice en el protocolo. Adems puede extenderse un testimonio para el
interesado, si lo requiriera.

Modelos de la razn.

SEIS (6) En la Ciudad de Guatemala, el veintinueve de octubre de dos miluno, YO:


MARIO RENE MENDEZ VASQUEZ, Notario, tomo razn que el da de hoy.
Legalice la firma del seor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA, quien si identific con la
cdula de vecindad nmero de orden A guin uno y de registro un milln,
extendida por el Alcalde Municipal de Guatemala, puesta en mi presencia en un
Memorial de Desistimiento, a presentarse ante el Juez Cuarto de Primera
Instancia Penal, Narcoactividad y Delitos Contra el Ambiente de esta Ciudad,
dentro del proceso cinco guin dos mil uno a cargo del oficial segundo. La firma
que legalic estaba puesta en una solo hoja del memorial.

POR MI Y ANTE MI: firma y Sello del Notario

SECUNDARIOS O FUERA DEL PROTOCOLO

Actas Notariales, Actas de legalizacin de firmas y Actas de copias de


documentos. Los asuntos de Jurisdiccin Voluntaria en sede notarial y
resoluciones notariales.

ACTAS DE LEGALIZACIN DE FIRMA


Definicin: Es por medio de la cual, el notario, da fe que una firma que ha sido
puesta o reconocida en su presencia es autentica, y que l reconoce al signatario
o bien que lo identific por los medios legales, siendo el responsable el profesional
de la firma y fecha de la legalizacin.
Requisitos: Que la firma o firmas sean puestas en presencia del Notario o sean
reconocidas ante l.
Contenido y formalidades: Si la firma es puesta por una persona a ruego de otra
que no supiere o no pudiere firmar, ambas deben comparecer en el acto, en este

caso se legaliza la firma de quien firm a ruego y la persona que no ha podido o


sabido firmar estampar nuevamente suimpresin digital. El acta de legalizacin
se redacta a continuacin de la firma que se legaliza, no importando el tipo de
papel en que est el documento. Las formalidades para esta acta son las
siguientes:
a) Lugar y fecha.
b) El nombre o nombres de los signatarios.
c) La identificacin legal de los comparecientes, sino fueren conocidos del notario.
d) Fe de que la o las firmas son autenticas.
e) Las firmas de los signatario y testigos si los hubiera.
f) La firma y sello del notario, precedida de las palabras ANTE MI.
Validez:
Tiene plena prueba en cuanto al signatario del documento y la fecha de
legalizacin de la firma. El notario no es responsable del contenido del documento,
ni de la capacidad o personera de los signatarios. El notario no debe de legalizar
firmas en documentos que sean contrarios a la Ley o la moral o que por error,
ignorancia o dolo el documento contenga un acto que por su naturaleza debe de
hacerse constar en escritura pblica.

La forma notarial:
a) Firma puesta ante Notario.
b) Firma reconocida ente Notario.
c) Firma puesta a ruego de otra persona que no sabe o que no puede firmar. Y
d) Firma puesta en hoja independiente.
Impuestos: Por cada acta de legalizacin, deben de cubrirse cinco quetzales en
timbres fiscales, adhirindolos en estampillas; y en timbres notariales, por cada
legalizacin deben cubrirse diez quetzales.

Obligaciones Posteriores: La nica obligacin posterior que se deriva del acta de


legalizacin de firmas esla razn, que el notario debe tomar en el protocolo a su
cargo dentro de los ocho das siguientes.

ACTAS DE LEGALIZACIN DE COPIAS DE DOCUMENTOS


Antecedentes: Este acto jurdico fue regulado en Guatemala hasta el ao de 1987,
por medio de los artculos 1 y 2 del Decreto Legislativo 28-87, que reformaron los
artculos 54 y 55 del Cdigo de Notariado, es decir que no haba sido contemplado
el avance tecnolgico de las formas de reproduccin de documentos.
El Decreto 28-87 del Congreso de la Repblica: En sus artculos 1 y 2,
reformaron los artculos 54 y 55 del Cdigo de Notariado para permitir la
legalizacin de copias de documentos.
Definicin: Es el acta que redacta el notario en el mismo documento, o en hoja
adicional si fuere necesario, en la cual da fe que la misma es copia fiel de su
original por haberse reproducido en su presencia.
Requisitos: Para legalizar fotocopias, fotostticas y cualquier otra reproduccin, es
necesario que: a) La copia sea procesada, copiada o reproducida del original; y, b)
Que la reproduccin se haga en presencia del notario.
Formalidades:
a) Lugar y fecha.
b) Fe de que las reproducciones son autenticas.
c) Cuando materialmente sea imposible redactar el acta en el propio documento,
debe de hacerse una breve relacin de los datos que consten en las hojas
anteriores a aquella en se consigne el acta o de todo el documento legalizado. En
cualquier caso hay que indicar el nmero de hojas de que conste el documento del
cual se ha legalizado la copia o copias.
d) Lafirma, numeracin y sello del notario en todas las hojas anteriores a la ltima.
e) Al final, la firma y sello del Notario precedidas de las palabras POR MI Y ANTE
MI.
Validez: Las reproducciones legalizadas tienen plena validez y las leyes comunes
les reconocen plena prueba.

La forma notaria de la legalizacin: En el mismo documento y en hoja


independiente.
Impuestos: Esta acta est gravada con un impuesto de cinco quetzales por acta
de legalizacin de documentos, esto en timbres fiscales, adems hay que cubrir el
impuesto del timbre notarial que es de diez quetzales tambin por cada acta.
Modelo

En la Ciudad de Guatemala, el veintinueve de octubre de dos mil uno, como


Notario DOY FE: Que la fotocopia que antecede es autentica, por haber sido
reproducida el da de hoy en mi presencia de su documento original; reproduce la
constancia de carencia de antecedentes penales del seor JORGE LUIS LPEZ
MEDINA, extendida por el Registro de Estadstica Judicial, de fecha veintinueve
de octubre de dos mil uno. Que firmo y sello la hoja de fotocopia que legalizo y la
presente.

ACTAS NOTARIALES
Definicin: Es el instrumento autorizado, a instancia de parte, por un notario o
escribano, donde se consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos que
presencian y les constan, de los cuales dan fe y que, por su naturaleza, no sean
materia de contrato.
Clasificacin que se aplica a Guatemala: No tenemos una clasificacin legal de las
actas notariales, pero en la practica encontramos las siguientes:
a) Actas dePresencia: Acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su
autorizacin. En ellas puede recogerse cualquier hecho que el notario perciba con
sus sentidos.
b) Actas de Referencia: Son para la recepcin de informaciones testificales
voluntarias, en que el notario no afirma la veracidad del contenido, sino el hecho
de que los testigos pronunciaron las palabras consignadas.
c) Actas de Requerimiento: Sirven para hacer constar la solicitud del cumplimiento
de una obligacin, o bien que se haga o deje de hacer algo. Es una forma de
requerir el cumplimiento de una obligacin.
d) Acta de Notificacin: Es prueba autentica de haber puesto en conocimiento de
otra persona determinada noticia o resolucin judicial.

e) Acta de Notoriedad: Su objeto es la comprobacin de hechos notorios, sobre los


cuales se fundarn y declararn derechos y cualidades de trascendencia jurdica.
Estructura del Acta Notarial:
a) Rogacin: Es un acto de impulso, puesto que el notario no puede actuar sino a
instancia de parte, la rogatio es las actas siempre se expresa a diferencia de las
escrituras pblicas en que rara vez lo es.

b) Objeto de la Rogacin: Debe de expresarse cuanto se desea que haga el


notario, pues ste tendr que limitarse a dejar constancia del hecho principal que
el rogante desee que se certifique y de todo cuanto sea complemento necesario
para su descripcin o narracin.

c) Narracin del Hecho: Se considera la parte principal y se incluye en ella la


relacin de hechos que consten alnotario por haberlos investigado (caso de
notoriedad), o que presencie o realice l mismo a instancia del requirente (la
notificacin).

d) Autorizacin Notarial: Consiste en las firmas de quienes intervinieron en el acta,


salvo disposicin en contrario de la ley (como en el matrimonio), los requirentes o
los que intervengan en el acta se pueden oponer a firmar, y el notario slo debe de
dejar constancia de tal circunstancia y el acta notarial tiene validez. Al final el
notario firma y sella antecediendo las palabras ANTE MI.

Requisitos y formalidades: En las actas notariales se har constar: el lugar, la


fecha y la hora de la diligencia; el nombre de la persona que lo ha requerido; los
nombres de las personas que adems intervengan en el acto; la relacin
circunstanciada de la diligencia. En los protestos, inventarios y diligencias
judiciales, observar las disposiciones especiales determinadas por la ley en cada
caso, sin que sea obligatoria la concurrencia de testigos. El notario numerar,
sellar y firmar todas las hojas del acta notarial.

Principales actas notariales:

Sobrevivencia,
Nombramiento,
Matrimonio,
Notificacin,
Protesto e
Inventario.

Modelo

En la ciudad de Guatemala, a las dieciocho horas, del veintisis de agosto de dos


mil, situado en la quinta calle uno guin sesenta y uno de la zona siete de la
Colonia Landivar de esta Ciudad Capital, Yo MARIO RENE MENDEZ VASQUEZ,
Notario, me constituyo a requerimiento del seor JOSE RUBEN MUOZ REYES;
de diecinueve aos.