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Kit de herramientas para procesos educativos del Instituto de Estudios del Ministerio Pblico

Cartilla 3.
Manual para la deteccin y diagnstico
de necesidades de capacitacin

Kit de herramientas para procesos educativos del Instituto de Estudios del Ministerio Pblico
Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
ISBN: 978-958-8438-15-3
Cartilla 3. Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin
Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
Primera edicin: septiembre de 2008
ISBN: 978-958-8438-18-4
Coordinacin editorial
Rita Kotov

Deutsche Gesellschaft fr
Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
Barbara Hess
Directora Agencia GTZ en Bogot

Proyecto Fortalecimiento del Estado de Derecho FortalEsDerRita Kotov


Coordinadora principal del Proyecto
Hugo Peresson Tonelli
Asesor GTZ
Autor de la cartilla

Procuradura General
de la Nacin
Edgardo Jos Maya Villazn
Procurador General de la Nacin

Instituto de Estudios del Ministerio Pblico


Elsa Barn de Rayo
Directora del I.E.M.P.
Carlos Humberto Garca Orrego
Jefe de la Divisin de Capacitacin del I.E.M.P.
Equipo tcnico I.E.M.P.
Roland Oswaldo Snchez Ojeda
Diana Sulma Pardo Ibarra
Sandra Rojas Barrero
Csar Augusto Nieto Rojas

Diseo editorial de la Coleccin


Diseo de portada, correccin de estilo y diagramacin para la Cartilla 3:
LYO Comunicaciones
Alba Luca Forero
Alfonso Ortega Soto
Cel: 316 335 4712 / 316 335 4701
e-mail: lyocomunicaciones@cable.net.co
Fotografas en la cartilla:
www.morguefile.com
Impresin
Grficas Ducal

Tabla de contenido
Introduccin
Mapa conceptual

Captulo 1. Orientaciones programticas









La deteccin de necesidades de capacitacin: desde la perspectiva del servidor (centrada en el sujeto)


o desde la perspectiva de la institucin (centrada en la misin)
Las necesidades de capacitacin como brechas funcionales
Las necesidades de capacitacin como desarrollo de potencialidades estratgicas
Utilidad de la deteccin de necesidades de capacitacin
Criterios que orientan la deteccin de necesidades de capacitacin
mbitos para la exploracin de necesidades de capacitacin
Requerimientos para el desarrollo del proceso de deteccin de necesidades como prctica institucional

6
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Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

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Metodologa 1: deteccin de necesidades a partir de los objetivos estratgicos institucionales


Metodologa 2: deteccin de necesidades a partir de los procesos de un rea
Metodologa 3: deteccin de necesidades centrada en la actuacin de los funcionarios

26
30
39

Captulo 3. El diagnstico de necesidades de capacitacin







Qu es un diagnstico de necesidades de capacitacin?


Para qu sirve realizar el diagnstico a partir de las necesidades de capacitacin?
Cules son los insumos para realizar el diagnstico?
Qu criterios deben orientar la formulacin de un diagnstico a partir de las necesidades detectadas?
Qu parmetros han de tenerse en cuenta para la formulacin
de un diagnstico a partir de las necesidades detectadas?

Captul 4 Anexos
Anexo 1: caracterizacin de necesidades de capacitacin del rea
Anexo 2: modelo de formulario para deteccin de necesidades a partir de las funciones de puestos de trabajo

48
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Bibliografa consultada

64

Flujo del Proceso de Capacitacin

66

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Introduccin
La deteccin de necesidades de
capacitacin en el ciclo de la gestin de
los aprendizajes
El modelo de gestin del Instituto de Estudios del Ministerio
Pblico (I.E.M.P.), formulado desde la perspectiva aprendizaje
organizacional para la construccin del conocimiento y la
visin desde la cual se concibe el desarrollo humano, impulsan
al Instituto a examinar, crear o innovar sus estrategias,
procedimientos o instrumentos de trabajo. No se trata de
adaptaciones que garanticen el mantenimiento de la organizacin
sino de transformaciones que desarrollen su capacidad para ser
competitiva frente a las demandas del entorno y brindar un
servicio cada vez ms adecuado, gil y oportuno.
La oferta educativa propuesta por el I.E.M.P. est impregnada
por un objetivo claro: facilitar procesos de aprendizaje
organizacional que contribuyan al logro de los objetivos
estratgicos de las entidades que conforman el Ministerio
Pblico. Significa esto que los procesos de capacitacin/
formacin que impulsa el Instituto se enmarcan dentro de
una perspectiva estratgica; es decir, que estn directamente
relacionadas con el servicio especfico de cada una de las reas
o dependencias y, en ltima instancia, que incidan en los logros
misionales de las instituciones del Ministerio Pblico.
1

Ver Cartilla 2. Plataforma pedaggica y Plataforma


de Investigacin del Instituto de Estudios del
Ministerio Pblico, GTZ, 2008, incluida en esta
misma coleccin.

La gestin del proceso de aprendizaje1 se desarrolla a travs de


un ciclo o un proceso integrado por cinco componentes bsicos,
algunos de los cuales involucran otros elementos.

Introduccin

El primer componente, desde donde se avizora una forma de


intervencin acorde con el modelo planteado por el I.E.M.P.,
se desarrolla a travs de la deteccin y el diagnstico de
necesidades de capacitacin. Todas las metodologas que se
apliquen para este fin deben tener un norte claro: determinar
necesidades estratgicas. Dentro de este marco, el manual
ofrece a los responsables de realizar la deteccin y el diagnstico
de necesidades de capacitacin una serie de conceptos,
metodologas y diferentes herramientas aplicables para y en
diferentes escenarios.

El manual: descripcin y finalidad


Desde la perspectiva didctica un manual es la presentacin
sistematizada de cmo, a partir de unos fundamentos y
orientaciones conceptuales, se desarrolla un conjunto de
actividades aplicando unos criterios, unas metodologas y unos
instrumentos que marcan el derrotero a seguir para construir,
desarrollar o aplicar un proceso o un producto.
En el Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de
capacitacin se plantea una diferenciacin clara entre deteccin
y diagnstico, proponiendo los objetivos de cada uno de ellos; se
establecen los principios que deben iluminar el desarrollo de cada
uno de estos elementos y que se deben aplicar en su desarrollo.
Igualmente, el manual presenta cuatro metodologas de deteccin
de necesidades y los instrumentos utilizables de acuerdo con los
objetivos que se planteen, los grupos de destinatarios que se
elijan y el mbito en donde se quieran aplicar.

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Utilidad del manual


La deteccin de necesidades de capacitacin pasa,
con frecuencia, por una serie de situaciones que la
hacen agobiante e infructuosa: hay improvisacin;
se aplican tcnicas rutinarias; se realiza de manera
generalizada e impersonal; se obtiene informacin
dispersa, mltiple y centrada ms en los intereses

individuales que en las necesidades prioritarias de la


institucin, en fin, intervienen mltiples contextos
y escenarios.
El Manual de deteccin y diagnstico de necesidades
de capacitacin tiene como propsito dotar al
I.E.M.P. de metodologas y recursos didcticos
prcticos, pertinentes y aplicables que le permitan

Proceso de Gestin de la Capacitacin/Formacin


Diagnstico de necesidades
de Capacitacin

Planificacin
acadmica

Construccin
del Plan Trienal

Mantenimiento
del Plan

Construccin
del Plan Anual

Diseo curricular de
eventos de capacitacin

Introduccin

realizar diagnsticos acertados y hacer una oferta


educativa acorde con su modelo de gestin y con el
desarrollo integral de los servidores y servidoras del
Ministerio Pblico.

Realizar la deteccin y el posterior diagnstico


de necesidades de capacitacin de manera ms
tcnica, aplicando metodologas e instrumentos
acordes con el Modelo de Gestin del I.E.M.P.

Con la aplicacin del manual se pretende:

Sistematizar y estandarizar los modelos para el


diagnstico de forma que existan parmetros
histricos de comparacin, seguimiento y
anlisis.

Hacer ms armnico, ms coherente, ms eficaz


e integral el proceso de diagnstico.

Ejecucin del Plan Operativo


anual de capacitacin

Evaluacin de la
capacitacin

Contratacin

De reaccin

Seguimiento

De aprendizajes

De impacto:
Cuantitativa
Cualitativa

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

10

Mapa

conceptual para el manual de

deteccin de necesidades de capacitacin

En donde se presentan

El manual

Orientaciones
programticas

La deteccin de necesidades
de capacitacin en el
ciclo de la gestin de los
aprendizajes.

La Deteccin de Necesidades
de Capacitacin

que plantea y propone


El Manual: descripcin y
finalidad
La D.N.C. desde la
perspectiva del servidor

Utilidad de la
D.N.C.

Criterios que orientan


la D.N.C.

Utilidad del Manual

mbitos para la exploracin


de necesidades de
capacitacin

Requerimientos para el
desarrollo del proceso
de DNC como prctica
institucional.

Mapa conceptual

El Diagnstico de Necesidades
de Capacitacin

A partir de los objetivos


estratgicos institucionales

Qu es
el D.N.C

A partir de los procesos


del rea

Para qu sirve el diagnstico a


partir de las N.C

Centrada en la actuacin
de los funcionarios

Cules son los insumos


para realizar el diagnstico

A) A partir de la evaluacin
del desempeo

B) A partir de las funciones


de puestos de trabajo

Qu criterios deben orientar


la formulacin de un
diagnstico a partir de las
necesidades detectadas

Anexos

En donde se presentan

En donde se desarrollan los pasos

Metodologas e instrumentos
para la DNC

UNO: modelo de formato


para deteccin de
necesidades de
capacitacin proyectivas.

DOS: modelo de formulario


para deteccin de
necesidades a partir de las
funciones de puestos
de trabajo.

11

Captulo 1

La deteccin de necesidades de capacitacin


Las necesidades de capacitacin como brechas
funcionales

Orientaciones
programticas

Las necesidades de capacitacin como desarrollo de


potencialidades estratgicas
Utilidad de la deteccin de necesidades de capacitacin
Criterios que orientan la deteccin de necesidades de
capacitacin
mbitos para la exploracin de necesidades de
capacitacin
Requerimientos para el desarrollo del proceso de
deteccin de necesidades como prctica institucional

El concepto de diseo curricular reemplaza la clsica expresin


plan de estudios. Mientras sta enunciaba la finalidad de la
formacin en trminos genricos y a travs de un ordenamiento
temporal y secuencial de las materias que se deba ensear, el
diseo curricular involucra los diversos elementos de la propuesta
formativa con la finalidad de orientar la prctica educativa dirigida,
en el caso del I.E.M.P., a la continua formacin de servidores y
ciudadanos.

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

14

La

deteccin de necesidades de capacitacin: desde

la perspectiva del servidor (centrada en el sujeto)


o desde la perspectiva de la institucin (centrada
en la misin)
Toda necesidad es una carencia. Y las carencias, entre otros
parmetros, estn referidas en nuestros contextos culturales
a bienestar, prestigio, eficiencia y eficacia, calidad de vida. Las
necesidades no se dan en abstracto. Son concretas, sentidas,
capaces de ser expresadas y satisfechas.
Cada vez hay una mayor claridad en torno al tema de la capacitacin
en los mbitos laborales. Para el I.E.M.P. la capacitacin laboral
es una herramienta estratgica que impulsa y apoya el desarrollo
y la proyeccin de las entidades que conforman el Ministerio
Pblico. Por tanto los programas y las acciones educativas
deben tener una clara orientacin hacia los logros misionales.
Existe una clara diferencia entre la capacitacin como impulsora
del desarrollo de capacidades personales encaminadas al
bienestar y progreso del individuo y la capacitacin institucional
pensada como estrategia de desarrollo institucional. Lo que los
funcionarios aprehendan en sus conocimientos o desarrollen en
sus habilidades ha de relacionarse y manifestarse en su diario
quehacer institucional.

Captulo 1. Orientaciones programticas

Las necesidades de capacitacin


como brechas funcionales
Existe una tendencia a afirmar que la capacitacin
brindada por las empresas y las organizaciones a
sus empleados tiene por objeto proporcionar o
complementar los conocimientos o habilidades que
los trabajadores o funcionarios requieren para poder
realizar su trabajo de mejor manera.
Desde esta perspectiva la capacitacin se centra, de
manera prioritaria, en el desarrollo de capacidades
del individuo, recurriendo al argumento de que
los estudios formales (bachillerato, de pregrado o
postgrado) dan elementos genricos o acadmicos
no suficientemente ajustados a las actividades
peculiares que el funcionario o trabajador debe
acometer en su diario quehacer.
La deteccin de necesidades de capacitacin desde la
identificacin de brechas funcionales concentra
su atencin en la indagacin de aquellas fisuras
existentes entre lo que se supone deben conocer
y saber hacer los funcionarios (conocimientos y
habilidades) y lo que realmente conocen o hacen
para desarrollar su trabajo de manera adecuada
dentro de la organizacin.
Se habla en este caso de las necesidades del
individuo, es decir son subjetivas, propias del sujeto

(funcionarios, servidores) que percibe requerirlas


para poder cumplir (desde su perspectiva) con sus
funciones y responsabilidades o satisfacer deseos de
mejoramiento en aspectos poco relacionados con el
puesto de trabajo.
Este prototipo de deteccin de necesidades de
capacitacin ha incidido en muchos procesos
y desarrollos de programas de capacitacin. Al
centrarse en la satisfaccin de carencias personales
o individuales y en programas prioritariamente
instrumentales, dificulta a la institucin valorar el
efecto de impacto y retorno de la capacitacin,
por cuanto este tipo de capacitaciones tienen poca
incidencia tanto en la eficiencia como la eficacia
operacionales y las instituciones y organizaciones se
preguntan si, por caso, la capacitacin es un mal
necesario y un gasto operacional.
Las necesidades as especificadas se centran en el
servidor o empleado como elemento productivo
dentro de la organizacin. Descuidan o tienen poca
cuenta de las necesidades del contexto en el cual
se desarrollan o aplican dichos conocimientos o
habilidades; tampoco indagan sobre las necesidades
estratgicas de capacitacin tendientes a fortalecer
e impulsar el trabajo institucional.

15

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

16

Las necesidades de capacitacin


como desarrollo de potencialidades estratgicas
Un nuevo enfoque respecto a la capacitacin, asumido y
desarrollado por el I.E.M.P. en su documento Modelo gerencial
del I.E.M.P.: aprendizaje organizacional para la gestin del
conocimiento2, afronta los procesos de capacitacin desde la
dimensin del aprendizaje organizacional.
Por esta razn el I.E.M.P. lidera procesos para gestionar el
aprendizaje organizacional fortaleciendo as los conocimientos,
las habilidades y las actitudes y valores del grupo humano
que hace parte de las entidades del Ministerio Pblico. Dichos
procesos estn orientados para que las personas desarrollen
sus capacidades y de esta manera participen activamente en
el logro de los objetivos institucionales. Las capacidades que
los servidores y servidoras del Ministerio Pblico adquieren,
construyen, comparten y aplican no son cualquier conocimiento
sino aqul que contribuya para habilitarlos directamente en su
papel de constructores del futuro deseado institucional.

Ver Cartilla 1. Modelo gerencial del I.E.M.P.:


aprendizaje organizacional para la gestin del
conocimiento, GTZ, 2008, incluida en esta misma
coleccin.
3
Castaeda, Delio Ignacio, Modelo de aprendizaje
organizacional I.E.M.P.
2

Esta comprensin y apropiacin del proceso de aprendizaje


organizacional debe iluminar y nutrir los principios, los objetivos,
las metodologas y las herramientas aplicables en la deteccin
de necesidades de capacitacin en clave de aprendizaje
organizacional, entendido no slo como la supresin de
las carencias individuales sino como el desarrollo de las
potencialidades tanto individuales como grupales direccionadas
hacia un conocimiento organizacional institucionalizado,
el desarrollo de habilidades institucionales y los cambios de
actitudes y comportamientos institucionales3.

Captulo 1. Orientaciones programticas

Utilidad de la deteccin
de necesidades de capacitacin
Una deteccin de necesidades de capacitacin, con objetivos,
metodologas e instrumentos claros y apropiados es til en
diversos aspectos:

Para la institucin
Dimensiona la capacitacin como una
herramienta estratgica de desarrollo
institucional.

Es el insumo para elaborar planes estra


tgicos de la capacitacin.
Centra su atencin y sus esfuerzos humanos,
financieros y logsticos en acciones de
incidencia institucional.

Identifica y proyecta las necesidades de


capacitacin para fortalecer e impulsar la
gestin estratgica de cada una de las reas
y, por ende, de toda la institucin.

Le permite focalizar las evaluaciones de


transferencia y de impacto de manera
precisa y efectiva.

Para el Instituto de Estudios del Ministerio


Pblico

Para los participantes en el proceso de


deteccin

Conduce a la identificacin de los


requerimientos especficos de capacitacin
exigidos para el cumplimiento de los
objetivos vitales institucionales.

Propicia la motivacin de los servidores por


cuanto se ven partcipes en los procesos y
responsabilidades concretas.

17

18

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Criterios que orientan


la deteccin de necesidades de capacitacin
Para que el proceso de deteccin de necesidades de capacitacin
sea efectivo, debe atender a varias caractersticas que hagan de
l un elemento valioso para los fines que se proponen.

... la aplicacin del proceso, en su conjunto, debe garantizar


que los resultados que se obtengan ofrezcan un alto grado de
certidumbre.

... la sencillez, combinada con la solidez y la practicidad,


deben permitir que todo el proceso, con las metodologas y sus
instrumentos, sean fciles de aplicar. Modelos e instrumentos
complicados que requieran sofisticadas herramientas y frmulas
lo hacen tericamente atractivo, pero inaplicable e intil para
efectos prcticos.

Captulo 1. Orientaciones programticas

... para que las necesidades expresadas por el individuo, el rea o la


institucin estn direccionadas, de manera intencionada y no por accidente o
soslayadamente, a la indagacin de las carencias o potencialidades concretas,
relacionadas con el quehacer estratgico del rea o la institucin, obviando
aquellas necesidades que respondan ms a intereses particulares o necesidades
ajenas al desarrollo profesional o humano dentro de los mbitos laborales.
Cuando los instrumentos aplicados son encuestas o entrevistas (en donde
prima una buena dosis de subjetividad y direccionamiento), las orientaciones,
las preguntas y los escenarios propuestos deben estar relacionados con datos
observables que manifiesten carencias relacionadas con las competencias
institucionales, con las misiones u objetivos estratgicos de cada una de las
entidades involucradas en el proceso.

Adicionalmente...
Debe implicar diversos niveles de participacin: la
deteccin de necesidades, segn la metodologa que se vaya
a desarrollar debe promover, en mayor o menor grado, la
participacin de los funcionarios o servidores en el mbito en
donde se ha decidido efectuar la deteccin de necesidades.
Lo anterior propicia la discusin, concertacin y el sentido de
pertenencia de los involucrados.
Debe realizarse peridicamente: es recomendable realizar
la deteccin de necesidades cada tres aos. Esto permitir
elaborar un diagnstico estratgico y no puntual.

19

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

20


Vergara Reyes4 anota:

Desvirta el propsito de tener una programacin ms


sostenible y sistemtica.

La acuciosidad con que se realice


esta recoleccin de antecedentes
contribuir a establecer programas
de capacitacin que trasciendan el
horizonte del ao presupuestario
y, por lo mismo, permitir ir
monitoreando el cierre de las
brechas a lo largo del tiempo, en una
perspectiva estratgica.
El principio implcito es que la
capacitacin es ms valiosa en la
medida que se inserta en procesos de
mediano plazo que, si bien tienen un
referente anual, se pueden entender
y explicar en una mirada de mayor
tiempo y de mayor integralidad.

Una deteccin de necesidades realizada anualmente:

Desmotiva a los funcionarios por cuanto, ao tras ao,


se les requieren sus falencias o expectativas y muy
frecuentemente no se les puede tener en cuenta en todos
los aspectos.
Hace rutinarios los instrumentos y vacuna a las personas
y los grupos.
Debe ser dinmica: es importante aplicar mecanismos de
mantenimiento que faciliten la validacin y actualizacin
de las necesidades detectadas para reformular el rumbo, las
prioridades, la intensidad de las necesidades identificadas.

La institucin cambia; el entorno es permanentemente


desafiante; las exigencias estratgicas adquieren relevancia
de acuerdo con las situaciones socio-poltico-culturales;
el conocimiento es dinmico y creativo, se expiden nuevas
normas, se establecen procedimientos ms actualizados.

Debe tener una amplia cobertura: por cuanto la deteccin


de necesidades de capacitacin debe aplicarse para detectar
un espectro no slo del nivel central y los funcionarios
o servidores all adscritos, sino que involucre a todos los
servidores y funcionarios del nivel nacional o regional.

Vergara Reyes, Hugo. Gua metodolgica


deteccin de necesidades de capacitacin (DNC).
En: https://www.sispubli.cl/docs/Modelo_de_DNC.
doc

Captulo 1. Orientaciones programticas

mbitos para la exploracin


de necesidades de capacitacin
Diversos son los mbitos que el I.E.M.P. debe explorar para
identificar necesidades de capacitacin en los servidores de la
Institucin.

La Direccin y su equipo de colabora


dores: la Alta Direccin y su equipo directivo
son quienes dinamizan e impulsan la misin y
la visin estratgica institucional. Compete a
ellos identificar los temas que son estratgicos
sea por la importancia, el mbito, la temtica,
los destinatarios o la coyuntura para el logro
de la misin de la entidad.
Cambio o nueva normatividad: que,
por su aplicacin e implicaciones para la
institucin, hace imperiosa la necesidad de
capacitar a los servidores como un todo, o a
grupos especficos para quienes la norma es
pertinente.
Cambio o nuevos procedimientos: lo
cual implica el conocimiento y aplicacin de
los instrumentos diseados en los mbitos
especficos en donde deben ser utilizados.

Identificacin de debilidades institu


cionales: para potenciar el trabajo de los
servidores en aras a mejorar su capacidad de
dar respuestas efectivas y tomar decisiones
acertadas en su mbito laboral y fortalecer el
quehacer de las reas o dependencias para el
mejoramiento de las funciones misionales.
Hay mbitos en donde la necesidad es puntual
y manifiesta. En otros es pertinente aplicar
metodologas para hacer visibles las necesidades
de capacitacin. Este manual propone enfoques,
metodologas e instrumentos para investigar
las necesidades de capacitacin relacionadas
con aquellos conocimientos y habilidades
estratgicos, es decir, que apoyan el desarrollo
institucional.

21

22

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Requerimientos para el desarrollo


del proceso de deteccin de necesidades
como prctica institucional
La puesta en marcha de un proceso de deteccin de necesidades
demanda un conjunto de elementos tcnicos y logsticos:
Una disciplina institucional para que el diagnstico de
necesidades se cumpla en los tiempos programados, con los
actores requeridos, con la dedicacin exigida. La deteccin de
necesidades no puede ser una actividad permanente que se
desarrolle durante todo el ao.
Una estandarizacin de los procesos y procedimientos
que hagan del diagnstico de necesidades un dinamismo
institucional con las modalidades, los instrumentos y
frecuencias precisas.
Un actualizado sistema estadstico para almacenar
oportunamente la informacin, hacer cruces de la misma y
obtener resultados de frecuencia en relacin con poblacin,
temtica, etc.
Personal del I.E.M.P. dedicado a la captura oportuna de
informacin y al manejo de las bases de datos.

Captulo 1. Orientaciones programticas

Anotaciones

23

Captulo 2

Metodologas e instrumentos
para la deteccin de
necesidades de capacitacin

Metodologa 1: Deteccin de necesidades a partir de los


objetivos estratgicos institucionales
Metodologa 2: Deteccin de necesidades a partir de los
procesos de un rea
Metodologa 3: Deteccin de necesidades centrada en
la actuacin de los funcionarios

Por metodologa entendemos, en este caso, el conjunto


de estrategias y actividades intencionadas, organizadas,
secuenciadas e integradas, que permiten el logro de un objetivo
prefijado. Este manual propone tres metodologas para realizar
una deteccin de necesidades con criterios tcnicos:
1. A partir de objetivos estratgicos institucionales
2. A partir de los procesos de un rea
3. A partir de la actuacin de los funcionarios
Con respecto de la primera, en una institucin como la
Procuradura General de la Nacin que desarrolla su gestin con
base en una planeacin estratgica, detectar en forma proyectiva
las necesidades de capacitacin es fundamental. El I.E.M.P. debe
asumir esta responsabilidad y desarrollarla con todo el equipo
directivo. A su vez, es la alta gerencia la que proyecta a la
institucin y traza la ruta a seguir en un lapso determinado.
La segunda metodologa afirma igualmente la deteccin
de necesidades estratgicas relacionadas con el quehacer
institucional. En efecto, se trabaja a partir de los procesos que
desarrolla un rea para propiciar o promover sus servicios o
productos. El proceso, para ser realizado y cumplido de forma
efectiva, requiere conocimientos y habilidades especficas,
centradas en el trabajo que se debe llevar a cabo.
La tercera metodologa, centrada en la identificacin de las
necesidades de capacitacin de cada uno de los funcionarios,
puede utilizarse para identificar carencias muy particulares,
tambin se puede aplicar para realizar cruces de informacin o
mantenimiento con las necesidades estratgicas trazadas por
la alta direccin.

26

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Metodologa 1: Deteccin de necesidades a partir


de los objetivos estratgicos institucionales
Tipificacin de la metodologa

mbitos de aplicacin

Desde cualquier ngulo que se la mire (el de


la planeacin estratgica, el de la gestin
institucional, el pedaggico) la aplicacin de esta
metodologa reviste caractersticas importantes
para las instituciones del Ministerio Pblico:

Los invitados a participar en la aplicacin de


esta metodologa son todos los directivos de
la institucin, por cuanto son ellos los que,
de manera integral, dinamizan y enfocan las
actuaciones de cada uno de los miembros de
la institucin y de sus reas hacia la realizacin
de un plan estratgico de cuya operatividad son
responsables.

Identifica necesidades estratgicas, es decir,


aquellas que tienen relacin directa con el
quehacer institucional;

Requerimientos para su aplicacin


por lo mismo, dichas necesidades se
relacionan con el aprendizaje organizacional,
por cuanto dando respuesta a ellas se
proyecta el mejoramiento de la institucin;

Una clara directriz de la alta direccin


que invite a un alineamiento de todos los
directivos con la metodologa propuesta.

y por ltimo, no se centra y agota solamente


en el aprendizaje y en el desarrollo individual
de sus funcionarios.

Compromiso de los directivos para


implicarse en el proceso de identificacin de
necesidades estratgicas de capacitacin.

Resultado esperado
El Instituto cuenta con informacin amplia y
precisa sobre las necesidades de capacitacin que
los directivos consideran bsicas e importantes
para potenciar sus delegadas, las reas y la
institucin en un lapso determinado, con miras al
cumplimiento de la misin y del Plan Estratgico
Institucional trazado.

Una decidida actuacin del Instituto para


apoyar y dinamizar esta metodologa con la
mejor calidad humana y tcnica.
El proceso
Cualquiera que sean los instrumentos que
se utilicen para aplicar esta metodologa, es
claro que la lnea central y gua del proceso

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

se desarrolla escalonadamente al resolver las


siguientes preguntas:
Cules son las grandes metas institucionales
para los prximos xxx aos?
Qu queremos lograr?
En qu queremos avanzar?
Para ello:
En qu debe contribuir mi Delegada o mi
dependencia para lograr lo que la Procuradura
se ha propuesto?

Por consiguiente:
Cules son los conocimientos esenciales y
concretos y las habilidades principales (formas
de hacer las cosas) en que deben capacitarse
mis colaboradores para apoyar e impulsar el
logro de esta meta?
Se plantean dos opciones para implementar esta
metodologa:
A nivel grupal
A nivel individual

A) A nivel grupal
Celebrando reuniones con los directivos de cada rea (Preventiva,
Disciplinaria, de Intervencin, las de Apoyo) para identificar las
lneas fundamentales y las temticas que consideran necesario
impulsar.
Para ello la Divisin de Capacitacin del Instituto recorre los
siguientes pasos:
Presenta a la Alta Direccin la propuesta y solicita su apoyo,
mediante la firma de una convocatoria a los directivos de la
institucin.
Convoca a una sesin de trabajo para identificar, mediante la
discusin y la concertacin, las temticas que se proponen.
Es oportuno que para esta reunin se cuente con el apoyo
de un asesor externo, experto en manejo de grupos y

27

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

28

en tcnicas de visualizacin5 apoyadas en


Metapln.

Preparacin de la entrevista: para presentar


con claridad al entrevistado los motivos y
objetivos de la misma.

Sistematiza la informacin obtenida y la


circula entre los participantes como referente
de informacin.

Solicitud de cita de la entrevista:


expresando al entrevistado el motivo, el
tiempo que se tardara, los resultados
esperados, la importancia para el Instituto
de Estudios del Ministerio Pblico a fin de
responder de forma pertinente e integral6
a los requerimientos de capacitacin.

Realiza el diagnstico aplicando las directrices


del captulo tercero de este manual.
Cruza la informacin obtenida con otras
fuentes de deteccin de necesidades.

B) A nivel individual: realizando


entrevistas o aplicando encuestas a cada
directivo

Realizacin de la entrevista: propiciando


un clima de confianza neutra y tranquilidad,
presentando las preguntas y contrapreguntas
de manera clara y serena, sin abusar del
tiempo del entrevistado. Es necesario un
espacio adecuado. Si va a utilizar grabadora
solicite la autorizacin al entrevistado.

Entrevistas. La realizacin de la entrevista parece


ser ms eficaz por el contexto interpersonal que
se crea (rapport); la claridad y detenimiento
con que el entrevistador puede expresar sus
motivaciones y por los dilogos e intercambio de
preguntas-respuestas que se establecen.

Es aconsejable una entrevista no estructurada por


cuanto es ms flexible aunque es ms exigente y
requiere ms tiempo y preparacin.

La visualizacin es un mtodo de trabajo que permite tener


presente, de forma visual y permanente, el desarrollo de la
discusin, facilitando el proceso de bsqueda de consensos en el
grupo. Se aconseja esta tcnica por cuanto facilita la participacin
y agiliza la sistematizacin.

Los pasos que se recorren son:

Resumen por escrito de la entrevista:


de acuerdo con el objetivo y motivo de la
entrevista, se elabora una memoria de los
datos obtenidos. Por cortesa y en seal
de agradecimiento, es oportuno que el
entrevistador la enve al Delegado o Directivo
entrevistado solicitndole que haga las
correcciones y adiciones que crea oportuno.

Plan Estratgico Institucional: misin del Instituto de Estudios del


Ministerio Pblico.

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

La encuesta. La alternativa para trabajar la


deteccin de necesidades, a nivel individual y
desde la perspectiva de los directivos, es mediante
la aplicacin de una encuesta.

Con todo, tiene la ventaja de que los directivos


pueden responderla ms rpidamente y la
sistematizacin es ms concreta. Los pasos son
similares a los que se recorren para la entrevista.

En el Anexo 1 se presenta un modelo de encuesta


que puede servir de gua para la aplicacin dentro
de esta metodologa.

Esta tcnica o instrumento es gil en su aplicacin


y sistematizacin, aunque reduce las perspectivas
de indagacin en mayor profundidad, lo que s se
logra con la entrevista y las reuniones grupales.

Anotaciones

29

30

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Metodologa 2: Deteccin de necesidades


a partir de los procesos de un rea
Descripcin

Objetivo

El diagnstico de necesidades de capacitacin


centrado en los procesos, parte del anlisis de
los diversos pasos que se recorren en un rea o
dependencia para cumplir con los compromisos
institucionales tendientes al logro de la misin.
A partir de all se determinan los conocimientos
requeridos y las habilidades exigidas para
realizar el proceso de manera competente.
Estos conocimientos y habilidades son los que
el servidor o funcionario debe poseer o adquirir
mediante los servicios de capacitacin.

Mediante la aplicacin de esta metodologa


se busca construir colectivamente, a partir
de los procesos de un rea o dependencia,
una propuesta estructurada de capacidades
institucionales compartidas del rea, que
se pueden fortalecer o ampliar mediante la
capacitacin/formacin.

El fundamento de esta metodologa es que los


procesos que se ejecutan en un rea forman
parte de un sistema de trabajo en donde todos
son responsables del xito de la labor, como
grupo. Se puede comparar a un equipo deportivo
en donde todos contribuyen a los logros, desde
luego desde responsabilidades y funciones
diferentes o complementarias. Al identificar las
necesidades de capacitacin se indagan aquellas
que son inherentes al proceso.

mbitos de aplicacin
De preferencia esta metodologa se aplica
para grupos de trabajo focalizados que,
desde funciones complementarias, colaboran
conjuntamente al logro del objetivo fundamental
del rea y que por lo tanto son responsables del
desarrollo de procesos de trabajo comunes.
Participantes
Para el desarrollo adecuado de esta metodologa
es oportuno que los participantes puedan
disponer de un da de trabajo, con dedicacin
total. Es conveniente que el grupo no sea

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

superior a 25 personas, a fin de obtener una


amplia integracin y participacin que facilite la
dinmica propuesta.
Se debe contar con la participacin del directivo
responsable, acompaado de un grupo de
colaboradores con un conocimiento amplio
de sus procesos y procedimientos, para que
se identifique colectivamente el panorama de
necesidades desde las experiencias, perspectivas
e intereses individuales y los de la dependencia.
Logstica
Disponer de un saln amplio y con el material
necesario para aplicar la tcnica de visualizacin
con tarjetas.

El proceso
Esta metodologa se desarrolla en un taller7 en el
que se recorren tres etapas:
Identificacin del servicio que presta el rea o
dependencia y determinacin de los procesos
que se surten para alcanzar el servicio
determinado.
Caracterizacin de los conocimientos y
habilidades que los funcionarios del rea
deben poseer o manejar para ejecutar,
de manera competente, cada uno de los
procesos.
Agrupacin y priorizacin de los temas.

Para profundizar en el tema de talleres, ver: GTZ, PROYECTO


PROEQUIDAD (Direccin nacional de equidad para las
mujeres). Herramientas para construir equidad entre mujeres
y hombres, (Captulo Gua metodolgica: Cmo armar un
taller). Bogot.

31

32

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Primera etapa. Qu hace el rea y cmo lo hace?


Identificacin del servicio que presta el rea o dependencia
y determinacin de los procesos que se surten
para alcanzar el servicio determinado

Resultados de la etapa
Con bastante frecuencia se encuentra que los
integrantes de un rea tienen concepciones muy
dispares y desiguales en torno a para qu existe el
rea en donde trabajan. Por ello esta primera etapa
est encaminada a obtener dos resultados:
el grupo formule el servicio que el rea en
cuestin presta o brinda dentro de la institucin a
la que pertenece.

Que

el grupo identifique los principales procesos


que se proveen para la consecucin de dicho
servicio.

Que

Desarrollo de la etapa
Realizados los pasos protocolarios de presentacin
y fijacin de objetivos y reglas de juego del
taller, el coordinador enuncia la metodologa que
se va a aplicar y las diversas fases y pasos que se
incluyen. Igualmente, instruye a los participantes
en la tcnica de visualizacin apoyada en Metapln
y las reglas que deben tenerse en cuenta para la

utilizacin de este instrumento a fin de que los


integrantes puedan intercambiar opiniones y
construir conjuntamente, a partir de las diversas
perspectivas que tiene cada uno.

Primer paso: identificacin del servicio


o producto y de los procesos necesarios
para obtenerlo
El coordinador divide al grupo en subgrupos de no
ms de seis personas y les solicita que describan cul
es el propsito del rea8, para qu existe, servicios,
productos o acciones que realiza. Es pertinente que
el coordinador aclare con ejemplos el concepto de
servicio. Tmese como prototipos una panadera,
un restaurante, una bomba de gasolina..., qu
servicio prestan a la comunidad? En otras palabras:
qu es lo que los identifica?, cul es el servicio que
el rea o dependencia presta de manera especfica
dentro de la institucin? Cada subgrupo se ubica
en un espacio adecuado en donde pueda trabajar
con comodidad y disponga de todos los materiales
necesarios para aplicar la tcnica de visualizacin.

Drucker, Peter. Gerencia en tiempos difciles. Editorial Ateneo,


Buenos Aires, 1991.

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

Una vez que los subgrupos han agrupado sus


tarjetas y han plasmado una definicin conjunta del
servicio que presta el rea, se realiza un plenario de
socializacin a fin de consolidar una enunciacin
comn aceptada y compartida por todo el grupo
de trabajo. El coordinador consulta a todos los
asistentes si estn de acuerdo con lo expresado y,
de ser necesario, se hacen las modificaciones hasta
lograr un consenso grupal.

Segundo paso: identificacin de los


diversos procesos que han de realizarse
para cumplir con el propsito formulado
En forma similar a como se procedi para
ejemplificar lo que es un servicio, se debe ilustrar
lo que es un proceso. Se debe evitar que el grupo
caiga en discusiones tericas y acadmicas. Los
ejemplos deben hacer claridad en el concepto de

proceso y qu es lo que se quiere en el ejercicio.


El coordinador recuerda y clarifica el concepto para
que los asistentes manejen una definicin comn
antes de iniciar el trabajo.
Un proceso es: la secuencia lgica de acciones
requeridas para ofrecer un servicio o desarrollar un
producto. O bien: un conjunto de fases o etapas
secuenciales e interdependientes que agregan valor
a unos elementos de entrada para suministrar un
resultado a un usuario externo o interno. De nuevo
se invita a los participantes a que regresen a sus
subgrupos de trabajo para identificar, en consenso,
los procesos que se trabajan al interior del rea
para el logro del servicio. Se hace un plenario con
los mismos propsitos descritos en el primer paso.
El panel final en donde se sistematiza el trabajo de
los dos pasos anteriores, de manera sinttica, se
visualizar de la siguiente forma.

El servicio que presta nuestra rea es:


Lo alcanzamos recorriendo los siguientes procesos:
Proceso 1

Proceso 1

Proceso 1

Proceso 1

Proceso 1

Proceso 1

Proceso 1

Proceso 1

Proceso 1

33

34

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Segunda etapa. Caracterizacin de los


conocimientos y habilidades que se requieren
para realizar, de manera competente,
cada uno de los procesos

Resultado de la etapa
A partir de los procesos reconocidos,
se pretende que el grupo identifique
los conocimientos y las habilidades
que los integrantes del rea deben
desarrollar para contribuir al logro de
su propsito estratgico o misional.

Desarrollo de la etapa
Primer paso: trabajo personal
El coordinador explica a los participantes cul es el resultado
esperado de esta etapa y formula los criterios para identificar
los conocimientos y habilidades requeridas de acuerdo con
las necesidades exigidas por cada proceso o subproceso:
congruentes, estratgicos y especficos.
El coordinador debe ser claro en las instrucciones que da al
grupo para que ste pueda trabajar con seguridad y centrado
en el trabajo, de manera que los resultados sean concretos y
especficos.
Adicionalmente indica qu debe entenderse por conocimientos
y qu por habilidades.
Conocimientos: debe responderse a la pregunta qu se
necesita saber de manera especfica para desarrollar cada
etapa de los procesos identificados? Por ejemplo: legislacin,
conceptos, etc.

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

Habilidades: Qu se necesita saber hacer


para desarrollar los procesos definidos? Por
ejemplo: manejo de herramientas e instrumentos,
instructivos, etc.
Finalmente, los invita a aplicar de nuevo la tcnica
de visualizacin con tarjetas, identificando con un
color de tarjetas los conocimientos necesarios y con
otro color las habilidades.
Los talleristas escriben sus tarjetas y las ubican en los
pneles respectivos.

Segundo paso: concertacin en subgrupos


Cada subgrupo construye un panel con las tarjetas
en donde se plasman los acuerdos en torno a los
conocimientos requeridos. De forma concertada
todas las tarjetas que expresan ideas similares
se agrupan bajo un ttulo o tema integrador.
Igual ejercicio se realiza con las habilidades
identificadas.

Tercer paso: plenario de informacin


Cada subgrupo presentar al plenario, a travs de
un relator, las conclusiones de sus trabajos.

Anotaciones

35

36

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Tercera etapa. Agrupacin y


priorizacin de temticas
Agrupacin de necesidades con criterios de complementacin
(temas que se complementan entre s), inclusin o subsidariedad
(temas que deben ser ubicados en un contexto ms amplio)
Propsito de la etapa
Integrar los enunciados propuestos
en la etapa dos para conformar
ncleos temticos y establecer, desde
la perspectiva de los participantes,
las prioridades de cada temtica para
la posterior formulacin del plan de
estudios.

Desarrollo de la etapa
Primer paso: agrupacin temtica
A partir de los tableros presentados por cada subgrupo se inicia
una plenaria de integracin temtica.
Es muy posible que los subgrupos planteen diversos tipos de
agrupacin de necesidades. Es oportuno que, bajo la gua del
coordinador, se concerte en el plenario una propuesta nica
de necesidades de conocimientos y habilidades, depurando
la informacin, de forma que los temas no pertinentes o no
convenidos por todos sean incluidos en las memorias del evento,
pero no en el anlisis y diagnstico.
La agrupacin se realiza teniendo en cuenta los siguientes
criterios:
1. Convergencia. Se identifican todas las temticas que, por su
repeticin y reiteracin en el cuadro general de necesidades
identificadas, tienen el mismo nombre o expresan la misma
necesidad, manifestada de manera genrica.
2. Integralidad. Se agrupan las temticas que, ubicadas en
un contexto especfico, adquieren un sentido ms propio y

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

pertinente. (Por ejemplo: la materia o temtica


ortografa y redaccin es un elemento que
desarrollado de manera aislada, adquiere visos
de ser genrica y repetitiva. Al integrarse dentro
de un contexto ms amplio como parte de un
tema integrador, como podra ser el caso de
una materia denominada Redaccin de textos
jurdicos, adquiere una dimensin mucho ms
aplicada y pertinente).

3. Complementariedad. Se pueden encontrar


temas que son parte de uno ms incluyente, en
cuyo caso se habla de complementariedad: en
el tema principal se incluye un subtema que se
desprende o complementa el principal.
El esquema siguiente visualiza el resultado de este
paso.

Tablero 1

Tablero 2

Tema 1

Tema 2

Tema 1

Tema 2

Tema 3

Tema 4

Tema 3

Tema 4

Tema 5

Tema 6

Tema 5

Tema 6

Agrupacin de conocimientos

Tablero 3
Tema 1

Tema 2

Tema

Tema

Tema 3

Tema 4

Tema

Tema

Tema 5

Tema 6

Tema

Tema

Igual trabajo se realizar con las necesidades detectadas para el desarrollo de habilidades.

37

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

38

Segundo paso: priorizacin de temticas


Sin duda el agrupamiento de temas y subtemas
puede presentar un espectro muy amplio y
ambicioso. Es necesario que el grupo, de acuerdo
con sus vivencias y carencias, establezca una posible
prioridad y secuencia del desarrollo de las temticas
identificadas con visin estratgica para que, desde
la perspectiva del I.E.M.P., se pueda dar respuesta
a todas las necesidades planteadas. Es preciso por
tanto hacer priorizaciones y establecer estrategias:
Qu temticas, por la profundidad y especificidad
de los conocimientos o habilidades exigidos, por
la organizacin requerida, por las caractersticas
del grupo de participantes que integran el
cuerpo discente, por la intensidad horaria y el
cuerpo de docentes y otras variables ms, deben
ser indefectiblemente organizadas por el I.E.M.P.
ya sea con docentes internos de la institucin
o a travs de convenios o contrataciones con
universidades o instituciones.
Qu temticas, por su focalizacin, por contar con
expertos dentro de la misma rea o dependencia,
por la extensin e intensidad necesarias, pueden
ser organizadas a manera de crculos de estudio
u otra modalidad al interior mismo de cada
grupo de interesados en crear espacios de
conocimiento grupal o an institucional9.
9

Ver Cartilla 1. Modelo gerencial del I.E.M.P.: aprendizaje


organizacional para la gestin del conocimiento, GTZ, 2008,
incluida en esta misma coleccin.

Finalizado este paso, el coordinador invita a que el


grupo exprese sus apreciaciones sobre los alcances y
logros del taller; la valoracin que tiene cada uno de
los participantes sobre el proceso y su utilidad; las
expectativas y recomendaciones que se propongan
para la realizacin de lo planteado en la sesin de
trabajo.
Para ello podr utilizar tcnicas de corrillo,
visualizacin apoyada en tarjetas, manifestaciones
espontneas de cada participante, encuestas de
evaluacin de reaccin o satisfaccin, etc.
No es lo ms aconsejable aplicar encuestas de
respuesta cerrada por cuanto constrie la dinmica
participativa y de anlisis que se ha propiciado
dentro del evento.
Por ltimo, el coordinador expone una enumeracin
de los compromisos que surgen a partir del taller.
Por parte del equipo coordinador:

Enviar, en determinado plazo, las memorias del


evento a todos los participantes.

Por parte de los participantes:


Revisar y hacer anotaciones a las memorias en los


lapsos previstos y reenviarlas al Coordinador del
taller para su edicin final.

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

Metodologa 3: Deteccin de necesidades


centrada en la actuacin de los funcionarios
A. A partir de la evaluacin de desempeo
Descripcin

Objetivos

La evaluacin de desempeo es el proceso a


travs del cual se obtiene informacin sobre
la manera cmo un funcionario o servidor ha
ejecutado las tareas y funciones respecto a su
puesto de trabajo.

Con
alguna
frecuencia
la
evaluacin
de
desempeo
identifica
falencias
u
oportunidades de desarrollo en mbitos de
habilidades comunicativas, procedimentales y
comportamentales o actitudinales.

Esta informacin debe caracterizarse por su


veracidad y confiabilidad, lo que implica, por
un lado, una cultura institucional respecto a los
alcances, oportunidades y credibilidad que debe
tener la evaluacin de desempeo y, por otro,
la validez de los mecanismos e instrumentos
utilizados para realizar tal evaluacin.

La Oficina de Seleccin y Carrera tiene bajo su


responsabilidad la aplicacin del proceso de
evaluacin de desempeo. Corresponde a la
Divisin de Capacitacin del I.E.M.P. descubrir
los temas que, por su recurrencia en un rea
o en grupos similares de servidores, pueden
ser objeto de capacitacin en conocimientos
o habilidades (manejo de procesos, proce
dimientos, herramientas) en aras al mejora
miento de su desempeo laboral.

El procedimiento para la determinacin


del Sistema de Evaluacin de Desempeo
se basa en la metodologa de fijacin de
objetivos, la cual establece que al final de
la entrevista o reunin para fijar las metas,
se deben establecer compromisos de ambas
partes: directivos y personal operativo;
incluyendo los requerimientos en materia de
capacitacin y desarrollo de personal10.
10

Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT).


Diagnstico de necesidades, Material de Autoestudio, impreso.
Sin referencia de ao.

mbitos de aplicacin
La Divisin de Capacitacin puede decidir
la aplicacin de esta metodologa en dos
escenarios:
Aprovechar la evaluacin de desempeo
en una dependencia especfica para

39

40

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

obtener una panormica global de las


necesidades que se deben atender y as
mejorar la efectividad de la dependencia, a
travs del desarrollo de capacidades en sus
integrantes.

Carrera los mecanismos, pocas, periodicidad y


modalidades en que van a utilizar los resultados
arrojados por la evaluacin de desempeo.

Hacer una investigacin de necesidades


de capacitacin por categora de puestos
similares en diferentes reas.

Para aplicar esta metodologa se recorren los


siguientes pasos:

La deteccin de necesidades de capacitacin


a partir de la evaluacin de desempeo es un
excelente instrumento que complementa la
deteccin de necesidades obtenida mediante
la aplicacin de metodologas expresamente
diseadas para el efecto. Especficamente, la
proyectiva y la centrada en los procesos del rea.
Metodologa

El proceso

Primer paso: concertacin con la Oficina de


Seleccin y Carrera.
Segundo paso: captura de la informacin,
segn escenario elegido.
Tercer paso: anlisis de resultados con el o los
jefes involucrados.
Cuarto paso: anlisis y diagnstico de las
necesidades.

La Divisin de Capacitacin es la responsable


de concertar con la Oficina de Seleccin y

Primer paso: concertacin con la


Oficina de Seleccin y Carrera
De acuerdo con criterios de oportunidad, viabilidad
y pertinencia, la Divisin de Capacitacin acuerda
con la Oficina de Seleccin y Carrera la conveniencia
de apoyar a dicha Oficina con actividades de
sensibilizacin y entrenamiento a los jefes para

una adecuada realizacin de la evaluacin de


desempeo. Igualmente, acuerdan los mecanismos
para recabar la informacin que arroje la evaluacin
de desempeo, en relacin con necesidades de
capacitacin.
Para ello determinar el escenario en donde
pretende realizar el estudio: toda un rea (preventiva,
disciplinar, intervencin o de apoyo) o, de manera

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

transversal, en puestos similares en diversas reas. (oficinistas,


tcnicos, grupo secretarial, a manera de ejemplo).

Segundo paso: captura de la informacin, segn


escenario elegido
La Divisin de Capacitacin acuerda con la Oficina de Seleccin
y Carrera sobre las formas y mecanismos para realizar la captura
de la informacin respectiva, los parmetros de agrupacin y
anlisis de la misma, y hacen una programacin conjunta para la
obtencin y estudio de resultados.
Es pertinente que la Divisin de Capacitacin cuente con
una amplia base de datos en donde pueda almacenar esta
informacin.

Tercer paso: anlisis de resultados con el o los jefes


involucrados
La Divisin de Capacitacin presenta a los jefes la consolidacin
de resultados de las necesidades detectadas y estudia con ellos
las posibilidades de poner en marcha actividades educativas al
interior de la misma dependencia y aquellas que sern atendidas
por el I.E.M.P.

Cuarto paso: anlisis y diagnstico de las


necesidades
Toda esta informacin es un insumo para que la Divisin de
Capacitacin realice el diagnstico de las necesidades de acuerdo
con el Captulo 3 de este manual.

41

42

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Metodologa 3: Deteccin de necesidades


centrada en la actuacin de los funcionarios.
B. A partir de las funciones de puestos de trabajo
Descripcin
Esta metodologa se dirige a averiguar las
necesidades de capacitacin que el sujeto, es decir,
el funcionario o servidor manifiesta necesitar no slo
para el desarrollo de su trabajo, sino aquellas que l
percibe importantes para potenciarlo. En tal sentido
la necesidad es subjetiva, es decir, es inherente a
la persona, quien por su carencia de formacin
especfica anterior o por las nuevas dimensiones de
sus responsabilidades (nuevo puesto de trabajo o
nuevas perspectivas del mismo) requiere aprender o
profundizar sus conocimientos o habilidades.

Objetivo
Al aplicar esta metodologa se busca construir ncleos
temticos de capacitacin que respondan a las
falencias de conocimientos o habilidades especficos
que los funcionarios o servidores identifican en relacin
con las tareas que desempean o con las exigencias
establecidas para un puesto determinado.
Adicionalmente, la metodologa permite:
1. Detectar las debilidades primordiales que impiden
o afectan la calidad de las actividades a partir
de la identificacin de las principales tareas que
realizan los funcionarios.

2. Involucrar a las diferentes jefaturas para articular


los conocimientos y habilidades especficas
requeridas por cada funcionario con la visin o
resultados actuales de sus equipos de trabajo y,
adicionalmente, identificar las nuevas materias o
mtodos de trabajo que se consideran necesarios
para potenciar el trabajo en el grupo humano de
la Delegada u Oficina.
3. Propiciar la identificacin de todos los funcionarios
con los anlisis que se efecten, de manera
que se vean partcipes de los resultados que se
obtengan. As, a ms de estimular su motivacin
por perfeccionar sus competencias laborales,
percibirn que las capacitaciones ofrecidas
obedecen a criterios de objetividad, pertinencia e
integralidad.
4. Tener elementos objetivos de juicio para valorar
los impactos logrados a travs de las evaluaciones
realizadas, puesto que se parte de situaciones
reales que se detectan en forma sistemtica y
organizada, y se acompaan por un proceso de
anlisis. De esta manera, tanto la organizacin
como los funcionarios comprendern y visualizarn
que la capacitacin es una buena inversin.

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

mbitos de aplicacin
Hay varias opciones:
En toda un rea: tiene la ventaja de que cubre
todo el espectro de servidores y funcionarios y
permite obtener, dada la diversidad de puestos
que all se congregan, una panormica global de
las necesidades de los funcionarios y desarrollar
programas de capacitacin integrales para cada
rea.
En puestos afines: con descripcin de funciones
transversales precisas que agrupan puestos de
diversas reas o dependencias.
Los requerimientos
De tipo tcnico-administrativo
1. La aplicacin de este tipo de diagnstico
requiere:
a. El conocimiento de la planta del personal a fin de
identificar grupos homogneos de funcionarios.
b. El manejo del manual de funciones y las
competencias tipo diseadas para la entidad.
En muchos casos hay que partir del conocimiento
concreto que los funcionarios tienen sobre su
puesto de trabajo, que se ha logrado como
resultado del ejercicio de las funciones.
Si bien este tipo de identificaciones puede
conllevar algunos errores, permite al menos lograr
una aproximacin respecto de las carencias del

talento humano institucional y la distancia con


los requerimientos necesarios para desempear
de manera integral y eficiente una determinada
funcin laboral.
2. Un buen programa de software que facilite la
captura y cruce de informacin de los instrumentos
que se apliquen.
De tipo humano

a. Apoyo de los jefes para la aplicacin de las


encuestas.
b. Motivacin de los grupos y personas
participantes. La indiferencia es el ms grande
riesgo que tiene el diagnstico de necesidades a
travs de encuestas.
c. Una persona encargada de la aplicacin de este
modelo, capaz de disear indicadores, elaborar,
aplicar, tabular e interpretar estadsticas.
d. Un funcionario responsable de actualizar la base
de datos y de la emisin de los reportes que el
coordinador solicite.
El proceso
El proceso, que pretende involucrar a mayor nmero
de participantes, se desenvuelve a travs de las
siguientes etapas:

Seleccin y/o adaptacin del instrumento que


se va a aplicar
Aplicacin del instrumento
Sistematizacin y anlisis de la informacin
captada.

43

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

44

Primera etapa: Seleccin y/o adaptacin


del instrumento que se va a aplicar
Primer paso: escogencia
o construccin de un instrumento
Si bien se puede echar mano de diversos
instrumentos, tales como foros, mesas redondas o
crculos de estudio, para efectos de la aplicacin de
esta metodologa, el instrumento que se sugiere es
la encuesta.
En efecto:
La encuesta se adapta a todo tipo de informacin
y a cualquier poblacin.
La encuesta permite homogeneizar y estandarizar
los tems y los datos obtenidos para un anlisis
posterior.
La encuesta recoge una amplia variedad de datos
en un perodo de tiempo corto y a costos bajos.

11

En el Anexo 2 se ofrece un modelo de formulario11


aplicable a la deteccin de necesidades de
capacitacin a partir de las funciones del puesto.
Adaptacin de formulario de Vergara Reyes, Hugo. Gua
Metodolgica Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC).

En esta etapa es conveniente contar con el apoyo


de estadsticos, de algunos jefes y de servidores que
apoyen la precisin conceptual y de redaccin de los
tems con miras a los objetivos que se persiguen.
Segundo paso: aplicacin
de una prueba piloto
y ajustes del instrumento
Una vez construido o ajustado el instrumento,
es pertinente efectuar una prueba piloto con la
participacin de un grupo heterogneo de personas
y analizar con ellas la prueba, su efectividad, sus
alcances, la comprensin de los tems, y detectar los
vacos que puedan existir.
Con todos los elementos anteriores se hace la
redaccin final el instrumento.

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

Segunda etapa: Aplicacin


de la encuesta en el mbito seleccionado
Primer paso: identificacin
del mbito en donde se aplica la prueba
La Divisin de Capacitacin decide el mbito en
dnde quiere aplicar la encuesta que, como se dijo
anteriormente, puede ser en un rea, cubriendo
todo el espectro de puestos y funciones o en puestos
afines de varias reas.
Segundo paso: concertacin con jefaturas
La Divisin de Capacitacin convoca a todos los
Delegados y Jefes de Divisin a una reunin en
donde se va a aplicar la encuesta, a fin de explicarles
la propuesta, los pasos que se seguirn y solicitar su
compromiso con el ejercicio que se va a realizar.
Tercer paso: caracterizacin
de necesidades de capacitacin
Los jefes de cada dependencia distribuyen entre
sus colaboradores el formulario diseado y, una vez
diligenciado, lo remite a la Divisin de Capacitacin
del I.E.M.P. dentro de los lapsos fijados.

Es pertinente que los jefes, a su vez, presenten


su percepcin en torno a las necesidades de
capacitacin de sus colaboradores.
Para ello se propone aplicar un instrumento
especfico (Ver Anexo 2) para los Delegados o
jefaturas de Oficina.
Con este instrumento se pretende identificar, de
manera ms global e integral, las deficiencias o
potencialidades, susceptibles de resolver mediante
acciones de capacitacin, que el jefe de cada unidad
de trabajo identifica en relacin con su equipo.

45

46

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Tercera etapa: Sistematizacin


de los resultados
Recolectados los formularios, tanto de la jefatura como de
los colaboradores de cada unidad, se procede a la tabulacin,
sistematizacin y presentacin de los informes consolidados.
El material resultante debe permitir la realizacin de cruces de
informacin para obtener, entre otros aspectos:
a) Frecuencia de temas (conocimientos y habilidades)
identificados por funcionarios o servidores del mismo grado,
ya sea que la encuesta se haya aplicado en un rea especfica
o para servidores de diversas reas pero con el mismo perfil
y/o grado.
b) Agrupacin de temticas (conocimientos y habilidades)
solicitadas por toda el rea, segn niveles de puestos,
frecuencias, etc.
c) Solicitudes de capacitacin por frecuencia y segn fechas
de ingreso de los encuestados. Esto permite visualizar si hay
deficiencias respecto a la capacitacin de ingreso.
Este material, as depurado y estructurado, es el insumo para
realizar un acertado diagnstico de necesidades a partir de las
funciones que desarrollan los servidores.

Captulo 2. Metodologas e instrumentos para la deteccin de necesidades de capacitacin

Anotaciones

47

Captulo 3

Qu es un diagnstico de necesidades de
capacitacin?

El diagnstico de
necesidades de
capacitacin

Para qu sirve realizar el diagnstico a partir de las


necesidades de capacitacin?
Cules son los insumos para realizar el diagnstico?
Qu criterios deben orientar la formulacin de un
diagnstico a partir de las necesidades detectadas?
Qu parmetros han de tenerse en cuenta para
la formulacin de un diagnstico a partir de las
necesidades detectadas?

El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin es el proceso


que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas
para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos,
habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin,
a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma12

12

Nstor Fernndez Snchez, Monserrat Gamboa Mndez. Identificacin o


Deteccin de necesidades de capacitacin y Educacin Continua (DNC),
www.monografas.com

50

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Qu es un diagnstico
de necesidades de capacitacin?

Hay una clara diferencia entre


deteccin y diagnstico de necesidades
de capacitacin. Confundir estos
dos trminos conlleva a complicar el
desarrollo y la aplicacin de mtodos
y herramientas.
Para hacer un buen diagnstico
se requiere haber identificado
tcnicamente las necesidades. La
claridad del diagnstico depende,
en buena medida, de la calidad del
proceso de deteccin de necesidades.
De su comprensin se desprenden los
momentos y las metodologas que
deben aplicarse.

Mientras que la deteccin tiene por objetivo


identificar las brechas existentes en confrontacin
con unos parmetros determinados, el diagnstico
proyecta, a partir del anlisis de los resultados
obtenidos en la deteccin, la relacin existente
entre esas carencias, los objetivos estratgicos y la
misin institucionales para establecer la pertinencia,
la prioridad y la secuencialidad de la necesidad
manifestada.

Captulo 3. El diagnstico de necesidades de capacitacin

Se resaltan tres puntos en esta definicin:

El diagnstico de necesidades de capacitacin es un


medio, no un fin en s mismo: la finalidad es orientar
la estructuracin y desarrollo de planes y programas.

El diagnstico de necesidades debe enfocarse a la


caracterizacin de aquellos conocimientos o habilidades
estratgicos: que contribuyan al logro de los objetivos
de la organizacin.

El diagnstico de necesidades debe ser integral:


desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes.

As entendido el proceso, el foco de atencin se concentra en


aquellos saberes que, por una parte, fortalecen a la institucin,
y por otra posibilitan adaptarse de manera activa a un proceso
de cambio permanente13.
13

Catalano, A.M.; Avolio de Colls, S.; Sladogna,


M. Diseo curricular basado en normas
de competencia laboral. Cintefor, Banco
Interamericano de Desarrollo y otros, Buenos
Aires, 2004.

51

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

52

Para qu sirve realizar el diagnstico


a partir de las necesidades de capacitacin?

Trazar planes de capacitacin a mediano plazo, propiciando as


una dimensin ms estructural que coyuntural.

Disear el Plan Institucional de Capacitacin y el Plan Operativo,


transformando cada necesidad o conjunto de ellas en propuestas
programticas encaminadas a alcanzar esos objetivos.

Desarrollar diseos curriculares apropiados y pertinentes a los


participantes y a las reas14.

14

Manual para el diseo curricular de actividades


educativas. Proyecto FostalEsDer 2007.

Captulo 3. El diagnstico de necesidades de capacitacin

Cules son los insumos


para realizar el diagnstico?
Justamente los resultados que arrojan las tres metodologas
propuestas deben considerarse como los insumos ms pertinentes
y objetivos para hacer diagnsticos acertados.
Como se ha indicado en repetidas oportunidades, las
metodologas propician, de manera tcnica e intencionada,
la identificacin de necesidades de capacitacin. Aplicadas
con propiedad, ofrecen una panormica clara de insumos y
elementos a tener en cuenta para hacer los diagnsticos.
Compete a la Divisin de Capacitacin y sus funcionarios
diagnosticar, es decir analizar, comparar, seleccionar y decidir,
con base en unos criterios y parmetros, qu temticas
deben ser consideradas para conformar un adecuado plan de
capacitacin.

53

54

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Qu criterios deben orientar la formulacin de un


diagnstico a partir de las necesidades detectadas?
El diagnstico de las necesidades de capacitacin
debe ajustarse a lo largo de su desarrollo a una
serie de criterios que promuevan la adecuada y
oportuna determinacin de contenidos temticos
para la construccin de programas institucionales
de estudio. Los conocimientos y las habilidades
adquiridos estarn encaminados al logro de los

Criterio

Se refiere a:

objetivos institucionales mediante el mejoramiento


del desempeo personal.
Este manual propone tres criterios para que el
diagnstico cumpla con su cometido descrito. El
anlisis con la aplicacin de un slo criterio puede
distorsionar o falsear el diagnstico.

Responde a la pregunta:

Congruencia

La pertinencia del tema en relacin


con el contexto laboral.

Qu relacin se puede establecer entre la


necesidad detectada y las capacidades requeridas
para los servidores del rea o de la institucin?

Estrategia

La relacin intrnseca y de causalidad


del tema con el servicio que presta el
rea, la dependencia o la institucin.

Qu le aporta a la dependencia, al rea o a la


institucin el desarrollo del tema propuesto?

Especificidad

La formulacin de un tema o
necesidad cuyo desarrollo apunta
concretamente al logro de un
desempeo mucho ms efectivo y
orientado al mejoramiento continuo
de un rea o dependencia concreta.

Se trata de una necesidad puntual o est expresada


en trminos ambiguos o genricos?
La necesidad detectada suple conocimientos
previos que el funcionario debe tener o desarrolla
conocimientos o habilidades exigidos para el buen
progreso personal y del rea?

Captulo 3. El diagnstico de necesidades de capacitacin

Qu parmetros han de tenerse en cuenta para formular


un diagnstico a partir de las necesidades detectadas?
Prioridad. Atendiendo la frecuencia en el caso de las encuestas
aplicadas, o a la expresa solicitud del grupo directivo, o a la
concertacin de los actores en el caso de deteccin por procesos,
se decidir la prioridad y secuencialidad de los temas solicitados
o identificados.

Profundidad con que se debe abordar el tema. Definir


qu tipo de accin capacitadora es: si se trata de una
capacitacin puntual o si se requiere una intervencin mucho
ms intensa y sistemtica (capacitacin o formacin).

Intensidad horaria vs carga laboral. Un funcionario o


servidor tendr posibilidades de participar en capacitacin
institucional dentro de parmetros que no rebasen en un 10%
de su tiempo laboral. Los clculos que se han hecho establecen
que no es oportuno que se tenga una intensidad global superior
a las 120 horas de trabajo a lo largo del ao.

55

Captulo 4

Anexo 1. Caracterizacin de necesidades de


capacitacin del rea

Anexos

Anexo 2. Modelo de formulario para deteccin


de necesidades a partir de las funciones de
puestos de trabajo

58

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Anexo 1. Caracterizacin
de necesidades de capacitacin del rea
Formato para ser contestado slo por la jefatura directa de cada Delegada u Oficina

1. Nombre del directivo del rea


_______________________________________________________________________________________________
2. Nombre de la Delegada u Oficina que dirige
_______________________________________________________________________________________________
Paso 1. Escriba los 4 principales objetivos estratgicos del rea que usted dirige:
1.
2.
3.
4.

Paso 2. Frente a cada objetivo estratgico seale los principales requerimientos de conocimientos
especficos y habilidades puntuales, que usted considera deben adquirir o fortalecer sus colaboradores
para apoyar el logro de cada uno de los objetivos estratgicos planteados.
Conocimientos: lo que se necesita saber. Aspectos centrados en el manejo de temticas, conceptualizaciones,
legislacin, etc.
Habilidades: saber hacer. Se refiere al desarrollo de capacidades psicomotoras, instrumentales que se desarrollan
con la prctica.

Captulo 4. Anexos

Para lograr una identificacin ms precisa de las necesidades que usted desea proponer, tenga en cuenta las
definiciones de niveles de profundidad avanzado, medio y bsico en el siguiente cuadro:
Nivel de profundidad
Avanzado

Se requieren conocimientos actualizados de alto nivel, con la


finalidad de dominar plena e integralmente el tema.

Medio

Se requiere un dominio global de los principales contenidos


del tema, sin que se precise acceder a los aspectos de uso
experto.

Bsico

Se requiere conocer el tema en sus aspectos primarios, para


entender de qu se trata y establecer requerimientos que
corresponde que sean resueltos por otras personas.

a) Principales necesidades de conocimientos especficos que usted considera importantes para cumplir
los objetivos estratgicos.

Profundidad
Avanzado

Medio

Bsico

Para Objetivo No. 1


Para Objetivo No. 2
Para Objetivo No. 3
Para Objetivo No. 4

b) Seale las habilidades que deben fortalecerse en el equipo a su cargo para cumplir los objetivos
estratgicos.
1.
2.
3.
4.

Muchas gracias.

59

60

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Anexo 2: Modelo de formulario para deteccin


de necesidades a partir de las funciones
de puestos de trabajo
DETECCIN INDIVIDUAL DE REQUERIMIENTOS DE CAPACITACIN
Apreciado (a) Servidor (a):
Gracias Los programas de capacitacin/formacin que desarrolla el I.E.M.P., estn enmarcados dentro de una
ptica estratgica que se fundamenta en el desarrollo de las capacidades de nuestros servidores y funcionarios no
slo para realizar de forma competente sus actividades, sino para impulsar, con sus aportes, el logro de la misin
institucional.
A fin de brindar una oferta de capacitacin ms especfica de acuerdo con las necesidades de capacitacin
aplicables al desempeo de sus labores, le solicitamos, muy comedidamente, diligenciar el siguiente formulario
que est diseado para que usted priorice las cuatro tareas o funciones importantes dentro de sus labores. De esta
manera se centra la atencin en aquellos aspectos que son estratgicos para la ejecucin de su trabajo.
La encuesta tiene tres pasos: por favor dilignciela en el orden en que se indican.
Paso 1: describa, en las casillas de la izquierda, las cuatro principales tareas que desempea en su puesto de
trabajo.
Paso 2: frente a cada tarea seale los principales requerimientos de conocimientos especficos y habilidades
puntuales, que usted considera debe adquirir o fortalecer para desarrollar mayores niveles de competencia en
cada una de las tareas mencionadas en el paso anterior.
Paso 3: indique los temas que estima se deben desarrollar en su rea de trabajo o en toda la institucin a travs
de actividades de capacitacin.

Captulo 4. Anexos

INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PBLICO


NOMBRE: _________________________________________________________________________________________
DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE: _________________________________________________________________
FUNCIN O CARGO DENTRO DE LA PROCURADURA: ___________________________________________________
UBICACIN GEOGRFICA EN DONDE DESARROLLA SUS ACTIVIDADES: ____________________________________

Paso 1. Describa, en las casillas de la izquierda, las cuatro principales tareas que desempea en su puesto
de trabajo

B
Tarea 1.

Qu conocimientos puntuales necesita saber o profundizar para desarrollar


mejor esta tarea:
Qu habilidad (saber hacer) necesita usted perfeccionar para facilitar su
trabajo en esta tarea:

Tarea 2.

Qu conocimientos puntuales necesita saber o profundizar para desarrollar


mejor esta tarea:
Qu habilidad (saber hacer) necesita usted perfeccionar para facilitar su
trabajo en esta tarea:

Tarea 3.

Qu conocimientos puntuales necesita saber o profundizar para desarrollar


mejor esta tarea:
Qu habilidad (saber hacer) necesita usted perfeccionar para facilitar su
trabajo en esta tarea:

Tarea 4.

Qu conocimientos puntuales necesita saber o profundizar para desarrollar


mejor esta tarea:
Qu habilidad (saber hacer) necesita usted perfeccionar para facilitar su
trabajo en esta tarea:

61

62

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Paso 2: frente a cada tarea seale los principales requerimientos de conocimientos especficos y
habilidades puntuales, que usted considera debe adquirir o fortalecer para lograr ser competente en
cada una de las tareas mencionadas en el punto anterior.
Conocimientos: lo que se necesita saber. Aspectos centrados en el manejo de temticas, conceptualizaciones,
legislacin, etc.
Habilidades: saber hacer. Se refiere al desarrollo de capacidades psicomotoras, instrumentales que se desarrollan
con la prctica.
Para lograr una identificacin ms precisa de las necesidades que usted desea proponer, tenga en cuenta las
definiciones de niveles de profundidad avanzado, medio y bsico en el siguiente cuadro:
Nivel de profundidad
Avanzado

Se requieren conocimientos actualizados de alto nivel, con la finalidad de dominar plena e


integralmente el tema.

Medio

Se requiere un dominio global de los principales contenidos del tema, sin que se precise acceder a
los aspectos de uso experto.

Bsico

Se requiere conocer el tema en sus aspectos primarios, para entender de qu se trata y establecer
requerimientos que corresponde que sean resueltos por otras personas.

Recuerde que: todo conocimiento es bueno, pero no todo conocimiento es til. Determine aqul que usted
considera le dar mejores herramientas para perfeccionar su trabajo. Analice sus prioridades y determine el grado
de profundidad requerido evitando la tendencia de marcar avanzado para todos los conocimientos.
Paso 3: en el espacio siguiente, por favor indique los temas que estima se deben desarrollar en su rea
de trabajo o en toda la institucin a travs de actividades de Capacitacin.
En su rea de trabajo
1.
2.
En la institucin
1.
2.

Captulo 4. Anexos

En el siguiente cuadro enumere las actividades de capacitacin ofrecidas por el I.E.M.P., en las cuales
particip durante el ao ___. Si durante este ao no particip en ninguna actividad, le agradeceramos
especificar la razn.
Actividades de capacitacin

Horas

No particip por las siguientes razones:


__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

Muchas gracias.

63

64

Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin

Bibliografa consultada
Antons, Klaus. Prctica de la dinmica de grupos. Biblioteca de
psicosociologa. Editorial Herder. 1981.
Castaeda, Delio Ignacio. Modelo de aprendizaje organizacional
I.E.M.P.
Catalana Ana, et all. Diseo curricular basado en normas
de competencia laboral. Cintefor, Banco Interamericano de
Desarrollo y otros.
Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT).
Diagnstico de Necesidades, Material de Autoestudio, impreso.
Sin referencia de ao.
Druckert, Peter. Gerencia en tiempos difciles, 1991. Cul es
nuestro negocio?
Glosario salesiano, monogrfico, 2003.
GTZ, Proyecto Proequidad, Direccin nacional de equidad para
las mujeres. Gua metodolgica: Cmo armar un taller.
Howard C., Warren. Diccionario de Psicologa. Fondo de la
Cultura Econmica, Mxico, 1996.

65

Mendoza Nez, Alejandro. Manual para determinar necesidades


de capacitacin y desarrollo. Mxico. Trillas. Reimpresin 2003.
Peresson Tonelli, Hugo. Manual para el diseo curricular de
actividades educativas. GTZ, 2008.
Peresson Tonelli, Hugo y Castao, Carlos. Plataforma Pedaggica
y Plataforma de Investigacin del Instituto de Estudios del
Ministerio Pblico. GTZ, 2008.
Programa de Calidad de la Secretara de Relaciones ExterioresMxico.
Vergara Reyes, Hugo. Gua metodolgica deteccin de
necesidades de capacitacin (DNC).
Visin Grupo Consultores. Proyecto diseo de la metodologa y
estrategia para el manejo del cambio cultural aplicable al proceso
de modernizacin de la PGN. Entregable 4.
www.monografias.com/trabajos14/capacitacion/capacitacion

66
DIAGNSTICO DE
NECESIDADES

Inicio

Inicio

DISEO CURRICULAR

PLANEACIN

Inicio

Inicio

Causas que generan


solicitudes
Por reas
Por niveles
Cobertura (central,
territorial
Poblacin
Presupuesto
Definir modalidades

Cambios
normativos

Programar la deteccin
de necesidades de
capacitacin

Recibir solicitudes de
capacitacin

Asignar coordinador
acadmico

Realizar diagnstico

Seleccionar metodologa
de deteccin de
necesidades de
capacitacin

Se realiza
la capacitacin
solicitada?

Realizar la deteccin de
necesidades de
capacitacin

No
S

Informar al solicitante

Realizar diagnstico

Presentar proyeccin de
actividades

Identificacin
de debilidades
institucionales

Estudiar ofertas
acadmicas

Reprogramar plan de
capacitacin

Definir para el programa


acadmico

Evolucin de
un programa
que requiere
avances

Asignar recursos del


Presupuesto

Identificar contenidos

Decisin
Gerencial
(coyuntura
pas)

Ajustar el Plan Trienal


de Capacitacin

Organizar contenidos

No
Evolucin en
desarrollo de
funciones
misionales

Formular POA de la
Divisin de Capacitacin

Se aprueba
la estructura?

Asignar coordinador
Pertinencia estratgica
Carga de capacitacin de
la gente
Poblacin objeto (cantidad,
cargo, ubicacin)
Priorizacin
Anlisis de antecedente
Propsito
Frecuencia de solicitud

El Consejo
Acadmico aprob el
POA?

Construir objetivos
especificos

No

Planeaci[on
Ajustar el POA

Identificar competencias

Determinar perfil de los


docentes

Divulgar y ejecutar el
POA

Divulgar y ejecutar el
POA

Justificacin
Propsito
Plan de estudios
Poblacin sujeto
Metodologa
No. de eventos
Cronograma

Registrar programas en
el modulo de registro y
control

PRODUCTO
SABANA DEPURADA
(Solo listado)

PRODUCTO
POA
PLAN TRIENAL

Diseo
Curricular

Desarrollar Gua de
Aprendizaje

Seleccionar
participantes

PRODUCTO
PROGRAMA: logstico
administrativo
CURRCULO: parte acadmica
(propuesta)
Gua Didctica
Visin Panormica del evento

Visin de utilidad
Objetivo
Indicadores

ALISTAMIENTO

EJECUCIN

Seleccionar formadores

Inicio

Existen
funcionarios que
puedan
participar como
docentes?

Organizar logstica
del evento

Realizar
Externamente

Inicio

Contextualizar docente
solicitar desarrollo de
la Gua Didctica

Convenios

Contratacin

S
Acordar disponibilidad
Si quieren
Si pueden
Si los dejan

dad

Contratacin Directa

Se requieren
desplazamientos
o viticos?

No

Hubo acuerdo con


los
funcionarios?

Verificar la ausencia de
experto en la Entidad.
Evaluar hoja de vida de
al menos 3 expertos:
Experiencia docente.
Experiencia profesional
especfica
Estudios (pregrado -
postgrado)
Publicaciones
Gestionar entrega de
documentos por parte
de contratistas.

S
No

No

Solicitar comisin para


docentes, cooperadores y/o
participantes

Verificar ausencia de
experto en la entidad
S

Enviar comunicacin a
ciudad sede de la actividad

2
1

Verificar
cumplimiento

Ejecucin
Solicitar material a
docentes

Alistar material para


participantes

Realizar estudio de
mercado
Evaluar trayectoria
(temtica, grado de
profundizacin de la
oferta en el tema
especfico)
Ajuste del programa con
base en el presupuesto
disponible y el resultado
del estudio de mercado
(ajuste al POA)
Realizar estudio previo
por parte de cada
coordinador acadmico
(anlisis de oportunidad
y convivencia)

Elaborar acta de
compromiso
Objetivo general
Programas
Presupuesto
Solicitar CDP
Elaborar regitro
presupuestal
Elaborar acta de
programacin

INTERNAMENTE
Determinar factores de
evaluacin de oferentes
(desde lo tcnico y lo
econmico) dentro de
los pliegos de
condiciones
(metodologa, evaluacin
de la capacitacin
propuesta).

Ajustar contenidos

No

Hacer estudio previo

Licitacin pblica

Informa actividad
Hace requerimientos
(lugar, ayuda, logstica,
etc.)
Solicita hacer la
convocatoria

Objetivo general
Objetivos especficos
Programas

Se aprueba la
Gua Didctica?

No
S
Ajustar la
Gua Didctica

Hacer la convocatoria

INICIO DEL CURSO

Realizar sesin introduct


(aplicar evaluacin
diagnstica)

Solicitar polizs

Desarrollar actividade
programadas

Estudio previo
PRODUCTO:
Estudio Previo
Prepliego
Pliego definitivo

Concretar con docentes


tiempos espacios y
responsabilidades

Efectuar pago
anticipado

Seguimiento y Evaluaci

Apertura y cierre

Notificar participacin
del docente

Comit:
Financiera
Jurdica
Tcnica

Evaluacin de
propuestas
PRODUCTO:
Informe
Adjudicacin del
contrato

Alistamiento
PRODUCTO:
Convenios
Contratos

PRODUCTO:
Auto comisorio
Viticos y tiquete

PRODUCTO
Gua didctica aproba

SEGUIMIENTO

EJECUCIN

Inicio

EVALUACIN

Inicio

B
6 meses despes

Contextualizar docentes y
solicitar desarrollo de
la Gua Didctica

Hacer seguimiento
acadmico

Se aprueba la
Gua Didctica?

Elaborar cumplido a
satisfaccin

Presentar resultados

Verificar pago final

Incluir informacin
en el sistema

Aplicar evaluacin de
transferencia

La Gua
Didctica requiere
ajustes?
Elaborar acta
final

No

Ajustar la
Gua Didctica

Verificar el
cumplimiento del
currculo en objetivo,
contenido,
metodologa
Mediante:
Evaluacin de
aprendizaje
Evaluacin de reaccin
Reuniones
Entrevistas

No

El programa acadmico
se repite y requiere
modificaciones?

Solicitar al docente
ajustar la Gua de
Aprendizaje
Archivo

S
Hacer la convocatoria

Aplicar evaluacin final


de reaccin a docentes
y particiapntes

(Ajustar el currculo)
Diseo Curricular

INICIO DEL CURSO

Realizar sesin introductoria


(aplicar evaluacin
diagnstica)

Desarrollar actividades
programadas

Se requiere
seguimiento
administrativo
externo?

No

Verificar el
cumplimiento de las
obligaciones del
contrato en sus
aspectos administrativos
y financieros.

Hacer seguimiento
administrativo externo

Hacer seguimiento
administrativo interno

Verificar:
Desplazamientos
Pago de viticos
Asistencia (listados)
Logstica

Preparar certificaciones

Elaborar informe
de gestin anual

Fin

Suscribir diplomas

Seguimiento y Evaluacin
Se han cumplido
las obligaciones?

Aplicar evaluacin
final de reaccin

No
Hacer llamados
de atencin

PRODUCTO
Gua didctica aprobada

Aplicar evaluacin de
aprendizaje

Elaborar informe
parcial

Solicitar informacin
financiera

Elaborar cumplido
parcial

Elaborar informe final

PRODUCTO
Informe final
Cumplido a satisfaccivn
Acta de liquidacin
del contrato

No