JUNIO 2011

INFORME DE REVISION POR

LA DIRECCION

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

1. Resumen ejecutivo de las Auditoras Internas Integrales realizadas

PARTICIPANTES

Gestin Talento Humano

PROCESOS
Gerenciamiento Elctrico

Gestin Documental
Plan Vial de Caldas

Gestin Financiera
Gestin Compras

Anlisis y Planeacin de Negocios

Control de Gestin (Control Interno)

Comercializacin de Energa ZNI-SIN

Gestin Jurdica y de Contratacin

Control de Gestin (SGC)

Cable Villamara
Accin Social

Gestin de la Alta Direccin

AOM Maquinaria Pesada
Gestin Informtica

Gestin Ambiental

AOM (Mit, Baha Solano, Inrida,

Guapi)

Generacin de Energa

Gerenciales: DAL-GPE-GING
COPASO

AOM Maquinaria Pesada

Gestin Informtica

Gestin de Compras

Responsabilidad de la Alta Direccin

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Comercializacin de Energa

G. Proyectos Especiales

RESULTADOS
ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 OHSAS
18001:2007

APOYO

PROCESO
Aspectos x
resaltar

Aspectos x
mejorar

No
conformidades

Gestin Ambiental

13

Gestin Compras

Gestin Documental

Gestin Informtica

15

Gestin Jurdica y de
Contratacin

17

Gestin Financiera

Gestin Talento Humano

18

ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 OHSAS

18001:2007

GERENCIALES

PROCESO

Aspectos
x resaltar

Aspectos x
mejorar

No
conformidades

Gerencia de Proyectos Especiales

25

Gerencia de Ingeniera

10

Direccin Administrativa y de
Logstica

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ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 OHSAS

18001:2007

MISIONALES

PROCESO

Aspectos
x resaltar

Aspectos
x mejorar

No
conformidades

AOM Baha Solano

10

18

AOM Guapi

13

AOM Inrida

17

17

AOM Mit

13

10

Gerenciamiento Elctrico

18

AOM Maquinaria Pesada

Comercializacin de Energa
ZNI - SIN
Generacin de Energa Elctrica

21

18

Cable Villamara

15

Accin Social

15

10

10

Plan Vial

13

10

ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 OHSAS

18001:2007

ESTRATGICOS

PROCESO
Aspectos
x resaltar

Aspectos
x mejorar

No
conformidades

Anlisis y Planeacin de
Negocios

22

Alta Direccin

10

Control de Gestin (SIG)

20

Control de Gestin (Control

Interno)

CRITERIO
PROYECTOS y/o PROCESOS
A. MEJORAR
N. CONFORMIDADES
A. RESALTAR

2006*

2010

2011

12
47
63
22

20
77
27
108

26
154
39
348

En el ao 2006 slo se auditaba cumplimiento de requisitos inherentes a la ISO 9001:2000

Del ao 2010 a la fecha los procesos y/o proyectos se incrementaron en un 30%
Las N.C. Subieron un 14% de un periodo a otro
Los A. por Resaltar se triplicaron de un periodo a otro
Los A. por Mejorar que se incrementaron 100% demuestran el compromiso con el M. Continuo

Comportamiento del SIG 2006 - 2010 2011

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COMPORTAMIENTO DEL SISTEMA
2006-2010-2011
350
300
250
200
150
100
50
0

2006
Series1

2010
Series2

2011
Series3

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PRINCIPIOS DESTACADOS
Aspectos por resaltar
Liderazgo - Participacin del Personal - Mejoramiento Continuo
Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin de la organizacin. Crean y
mantienen un ambiente interno, en el cual el personal llega a involucrarse en el logro de los
objetivos de la organizacin. Se han promovido acciones para medirse, el proceso busca
alternativas para hacer las cosas mejor y dar cumplimiento a las necesidades o
requerimientos de clientes o grupos de inters.

Aspectos por mejorar y No conformidades

Enfoque sistmico - Enfoque Basado en Procesos
Identificar, entender y gestionar los diversos procesos en forma interrelacionada como un
sistema de tal manera que los logros obtenidos contribuyen a la eficiencia, eficacia y
efectividad de toda la organizacin.

LO NUEVO DE ESTE CICLO

Por primera vez en la organizacin se realiza las AUDITORIAS GERENCIALES las

cuales promueven la integracin y participacin activa en la actividad de mejora
Las auditoras para el proceso AOM de Infraestructura Energtica fueron realizadas
en campo
A partir de este ciclo las auditoras involucrarn a todos los integrantes de los
diversos procesos.
Se diseo por parte de D. Control Interno categorizacin del grupo auditor para
optimizar el papel de estos en el proceso de auditora
La no conformidades halladas en los procesos y que sean derivadas de otro, sern
compartidas
La evaluacin de los Auditores Senior y el Lder de Auditora ser a travs de
Intragensa

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

PROCESO

ESTRATGICOS

Anlisis y Planeacin
de Negocios

Alta Direccin

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Este proceso cuenta con los recursos necesarios para garantizar el
cumplimiento y adecuada prestacin del servicio, se evidencia el seguimiento
y el resultado del proceso por medio de comunicacin interna, realizacin de
reuniones, reuniones peridicas de trabajo, informes mensuales para hacer
efectivo el desarrollo del proceso
N/A

Control de Gestin
(SIG)

Se debe avanzar en la interiorizacin del sistema, toda vez que no se debe

trabajar para el sistema, sino con el sistema

Control de Gestin
(Control Interno)

N/A

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MISIONALES

AOM Baha Solano

N/A

AOM Guapi

Aumentar la frecuencia de auditoras en sitio al menos dos veces al ao.

Capacitar al menos una persona de la central como auditor interno.

AOM Inrida

Solucionar los inconvenientes que se presentan con la entrega de

desprendibles de pago.
Actualizar equipos obsoletos.
Manejo de las canecas de respel, por posible derrames de sustancias
peligrosas, lugar para animales rastreros y la emisn de gases.
Recibir capacitaciones en el campo aplicable.
Recibir los certificados de SURA como evidencia del conocimiento adquirido.
Destinar un espacio apropiado para la bodega.
Identificar a los colaboradores carns, que sirven al momento de una
emergencias

AOM Mit

Nueva capacitacin al personal de la central respecto a temas relacionados

con el Direccionamiento Estratgico y el Sistema Integrado de Gestin de la
Organizacin.

Gerenciamiento
Elctrico

Este proceso cuenta con los recursos necesarios para garantizar el

cumplimiento y adecuada prestacin del servicio, se evidencia el seguimiento
y el resultado del proceso por medio de comunicacin interna, realizacin de
reuniones, reuniones peridicas de trabajo, informes mensuales para hacer
efectivo el desarrollo del proceso

AOM Maquinaria
Pesada

Para la valoracin por competencias 360 se deben elegir de manera

pertinente que personas van a ser los evaluadores y el nivel de interaccin
que tengan con el evaluado, con el fin de disminuir las ambigedades as
como motivar la objetividad en estas evaluaciones.
Las rutas de evacuacin deben ser la primera informacin que debe recibir el
visitante cuando llega a la recepcin de la sede administrativa.
Dentro de la planeacin de las auditoras debe revisarse y definirse el alcance
de cada proceso con el fin de que el auditor pueda realizar un seguimiento
acorde a las necesidades.

Comercializacin de
Energa ZNI - SIN
Generacin de
Energa Elctrica

N/A

Tener una persona de S&SO que supervise y verifique en campo el correcto

uso de los EPPs y el diligenciamiento de los permisos para trabajos especiales
asi como disponer para la operacin de la planta el acompaamiento de un
viga de seguridad en el turno de noche.
Realizar actividades para dinamizar la presencia de la brigada en la Central.
Establecer formato para la identificacin de peligros y riesgos por parte del
personal.
Hacer seguimiento a casos detectados en los exmenes realizados por ARP
cuando estn cerca de los lmites mximos permitidos con acompaamiento
de un mdico especialista en Salud Ocupacional.
En el diligenciamiento del formato FTP-016 (solicitud de pedido) se
recomienda detallar todas las especificaciones tcnicas requeridas para la
adquisicin del bien o servicio, teniendo en cuenta la actualizacin tcnica.
Consultar y estudiar la norma ISO 22301 Sistema de Control de Riesgos, tema
que fue tratado en seminario operadores del sistema elctrico XM.

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

Cable Villamara

No existe un acompaamiento del SIG cuando un proyecto es nuevo, en la

medida en que sirva de gua a los colaboradores en la implementacin de las
normas y su aplicabilidad a las actividades de dicho proyecto especfico.
La informacin que cada colaborador debe saber para ser auditado, debe ser
anteriormente socializada con el fin de tener las herramientas de juicio para
responder.

Accin Social

Se contina presentado la misma recomendacin de la auditoria pasada

con respecto que en la poltica del sistema integrado no se menciona o se
identifica el proceso de gerenciamiento civil requiere ms apoyo y
capacitacin por parte del SIG hacia el proceso.
Al preguntar como controlan los diseos de los diferentes proyectos que
manejan, ellos manifiestan que validan estn informacin, pero no se hace
control por falta de conocimiento y recomiendan que el SIG consiga un
asesor especfico para este tema ya que es crtico y no se tiene mucho
conocimiento de este.
Buscar la simplificacin de los formatos para facilitar el da da del proceso.
El SIG debe apuntar hacer una herramienta en el proceso, para ser ms
efectivos.

Plan Vial

Publicar el reglamento de Higiene y Seguridad en el piso 5.

En lo posible programar las capacitaciones de SYSO en los das en los que la
mayora de integrantes del Plan Vial de Caldas se encuentren en las oficinas,
con el fin de que puedan asistir.
Revisar el control de acceso y seguridad a las oficinas del piso 5.

Gestin Ambiental
Cuando los integrantes de un proceso realicen una actualizacin o
modificacin a sus procedimientos internos de trabajo, es necesario que la
profesional del SIG, de respuesta oportuna en la publicacin y difusin de los
mismos para no entorpecer el funcionamiento de dicho proceso.
Existe muy buen acompaamiento en la divulgacin a travs de los
programas de seguridad industrial y salud ocupacional implementados por la
unidad S&SO de la organizacin. Es necesario hacer mayor nfasis de la
norma a los diferentes proveedores de la empresa.

Gestin Documental

Es importante que a la asistente e manejo de informacin del proyecto de

accin social se le asigne manual de autoridades y responsabilidades.
Es necesario que en la base de datos del proceso, la cual es controlada por el
asistente de manejo de informacin, se tenga registro de todos los
documentos que salen de la organizacin para ser reubicados en el archivo
de Data 3000, ya que esta labor se est haciendo a travs de Bienes y
Servicios y el rea directamente implicada (archivo) no est participando en
esta gestin.
Las instalaciones donde se encuentra ubicado el archivo no cumple a
cabalidad con los requisitos establecidos por la norma, lo cual sera
importante tener en cuenta. (Ley 594/2000)

Gestin Infomtica

Acompaamiento por parte del SIG, en los procesos donde no hay personal
auditor.
Socializar informacin del SIG (Ej. Comits Organizacionales) a travs de
Intragensa.
Garantizar la asistencia a las capacitaciones brindadas por la Organizacin,
filtrando a travs del uso de las herramientas organizacionales.

APOYO

Gestin Compras

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Gestin Jurdica y de
Contratacin

Se requiere ms apoyo y capacitacin por parte del SIG hacia el proceso.

Gestin Financiera

El proceso sugiere al SIG mayor acompaamiento para conocer una mejor

utilizacin de las herramientas, as como, un proceso de retroalimentacin
constante a todos los procesos que permita un crecimiento y mejoramiento
por procesos.

Gestin Talento
Humano

Se debe integrar la poltica y objetivos del SIG donde se incluyan las

diferentes certificaciones, logrando as un sistema integrado que permite
una identificacin rpida de la poltica, para esta observaciones aplica la
creacin de la poltica de ISO 14000.
Mayor acompaamiento del SIG a los procesos, ya que algunos procesos solo
se preparan para el momento de la auditora y no tienen una asesora
permanente.
Replantear la matriz de mejoramiento, ya que es dispendiosa.

Gerencia de
Proyectos Especiales

Recomiendan al sistema que apunte a estar dentro del proceso como una
herramienta de trabajo para ser ms efectivos y dinmicos.
Se debe hacer una revisin de formatos para mejorar el proceso.
Revisin de principios de calidad para mejorar el proceso y que se rescate
como una herramienta de trabajo.
Hacer una retroalimentacin de las normas para tener conciencia del sistema
integrado de gestin para cumplir con los objetivos de los procesos.

Gerencia de
Ingeniera

Se deben tener ms personas que apoyen al SIG, especialmente en cada

rea o proyecto, pues en el momento solo cuentan con esta ayuda los
proyectos grandes y por lo tanto hay mucho desgaste de otros cargos
tcnicos del grupo, en esta tarea.
La bsqueda de documentos en Intragensa es dispendiosa por la gran
cantidad de documentos que se tienen, debe buscarse simplificacin del
aplicativo.
Debe buscarse ms simplificacin en los procedimientos administrativos
actuales, pues hay pasos muy complejos y dispendiosos, que generan
repeticin de actividades. La optimizacin de los procesos operativos est
contemplada en el Direccionamiento Estratgico (Objetivo 13)
Las reas tcnicas deben tener una apoyo mas real de las reas de apoyo.

Direccin
Administrativa y de
Logstica

Debido a que esta es la primera vez que este grupo de trabajo fue auditado
existen muchos vacos en cuanto la informacin esto debido a que trabajo no
les permite ausentarse por tiempos prolongados para capacitarse lo que
hace baja su participacin en las actividades organizacionales.

El 12 de abril la Direccin de Control Interno en unin con Planeacin realiz capacitacin para el
grupo auditor en temas generales del SIG y Tcnicas de Auditora.
Para el segundo semestre del ao el grupo de auditores internos iniciar formacin en la ISO 14001,
labor que soportar las auditoras internas de fin de ao con mirar a la certificacin de esta norma en
el ao 2012.
Es revisada la poltica del SIG, la cual se considera que se sigue ajustando a los objetivos
organizacionales y que sta aplica igualmente para el nuevo plan estratgico de la organizacin.

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

Durante del mes de abril se llev a cabo la actividad que ha cobrado importancia en la organizacin y
que busca el mejoramiento continuo organizacional, la misma fue denominada CULTIVO DE IDEAS y
con ella se promueva una participacin general de la organizacin generando ideas que mejoren los
procesos ya den valor a la organizacin (Ver anexo 1. CULTIVO DE IDEAS)

Las alineaciones estratgicas que deban realizar los diferentes procesos se llevaron a cabo entre
enero y mayo de 2011, labor que ser oficializada a la organizacin en el segundo semestre del ao.
Los mecanismos de comunicacin organizacional han venido en crecimiento y han motivado una
cultura de comunicacin oficial y oportuna, esta tarea ligada a la gestin de la unidad de
comunicaciones presenta acciones como:
A travs de la Unidad de S&SO la organizacin ha realizado actividades de sensibilizacin,
promocin y prevencin las cuales estn encaminadas a fortalecer los ambientes de trabajo seguros y
saludables, la participacin de la organizacin fue de alto nivel y el impacto ha sido medido como muy
positivo. (Ver listas de asistencia y medicin de satisfaccin Divisin Gestin Humana).

Actividades realizadas para el fortalecimiento de la comunicacin organizacional

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

Durante el 2011 la Unidad de Comunicaciones ha fortalecido sus canales de

comunicacin con el propsito de mantener informados a todos sus grupos de
inters.

AL CORRIENTE RADIO 2011

EDICIN

TEMAS

FECHA

Preparacin para auditoria externa.

Implementacin de apoteosys.

15 de enero

10

Estado actual de la Central de

Generacin de Guap, responsabilidad
fiscal, ampliacin y repotencializaccin
de la unidades 1 y 3 de termopaipa.

31 de enero

Especial

Entrate Pte, divulgacin temas rueda

de prensa.

8 de febrero

11

informe de gestin, colaborador

saludable, entrega de la maquinas en
Puerto Carreo, visita de la
aseguradora de la central de
termopaipa, homenaje que el club lite
rinde a termopaipa

15 de febrero

12

Alineacin estratgica, actualidad en la

Central de Inrida, Termopaipa.

02 de marzo

13

Plan Vial de Caldas, Central de Inrida

funcionando 100%, termopaipa

15 de marzo

Extra

Entrevista Alcalde de Manizales

24 de marzo

14

Pausas activas, Estado actual de las

centrales, RSE, termopaipa

30 de marzo

Especial

Temporada de lluvia en el pas

15

Situacin invernal en las zonas ni

interconectadas, proyectos elctricos
en atlntico.

16

Conozca quien es el representante de

la Presidencia ante el SIG. Entrese de
los nuevos proyectos en los que
GENSA participara en el 2011. Ponga
16 de mayo
atencin porque el cultivo de ideas esta
por terminar. Termopaipa es noticia en
Al Corriente radio.

17

Programa en Directo. Cual es el estado

actual de la Empresa, responde el
Presidente de GENSA. Acompenos
por el habitual recorrido por las sedes.
Invitacin a Gestionando (direccion
de plantacin). Termopaipa es noticia
en Al Corriente Radio.

15 de mayo

30 de mayo

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

BOLETINES AL CORRIENTE VIRTUAL 2011

BOLETN No.

Boletn No 172

Boletn No 173

Boletn No 174

Boletn No 175

Boletn No 176

Boletn No 177

Boletn No 178

TEMAS

FECHA

Para
consulta
de
todos
(documentos
S&SO),
GENSA
como sujeto de control, Deportes
en Paipa, horario de la sede de
Manizales vuelve a la normalidad.

7 de enero

Llega nuevo estratega a GENSA,

Listos para materializar proyectos,
Inversin Plan vial
2 aos siendo ejemplo nacional
(AOM), cifras salud ocupacional,
pruebas de control en Termopaipa,
sganos en la radio.
Usted
tambin
tiene
responsabilidad. (responsabilidad
fiscal) jornada de capacitacin
AOM maquinara, opine en el foro
Especial Rueda de Prensa, gestion
2010.
GENSA una red para el desarrollo
(proyectos de la costa), lucida,
continua campaa ambiental, datos
unidad informtica, presentacin
equipo auditor, empresarios de
visita de GENSA.
Termopaipa recibe visita de
Concejales, Tommonos un tinto
en Manizales, Capacitacin de
ALSTON, buzn de sugerencias

13 de enero

21 de enero

27 de enero

4 de febrero

8 de febrero

11 de febrero

15 de febrero
Boletn No 179

Boletn No 180

Boletn No 181

Boletn No 182

Boletn No 183

Boletn No 184

Boletn No 185

Boletn No 186

Especial Plan Vial de Caldas

Frenados por el paro, "marcando
un hito en la regin", con nuevos
sistemas de cmaras
Un polo para el desarrollo, una
tarea bien hecha, ellos opinan, la
base est en la tica.
Conciencia de las pausa activas,
caldense conocen avances del plan
vial, reconocimientos para GENSA,
permita que sus ideas generen
eco.
Reunin con la comunidad, ANDI
destaca labor de GENSA, permita
que sus ideas generen ECO.
Preparados
para
atender
emergencias, un homenaje para
ellas.
Preparando el SUB 20, porque
sabemos que su tiempo es valioso,
+ avances en el plan vial, 1, 2,3
recuerde el cierre financiero.
Asamblea ordinaria de accionistas,
presidente
+
cercano
a
administradores, obras con mucho
tinte social, de visita en GENSA.

18 de febrero

22 de febrero

25 de febrero

04 de marzo

15 de marzo

24 de marzo

29 demarzo

1 de abril
Boletn No 187

Especial COPASO

Boletn No 188

En el engranaje del sub. 20! listos

auditoras internas!, jornada con el
pte, un campen del deporte
blanco, buzn de sugerencias,

8 de abril

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

contralor de visita en GENSA.

Boletn No 189

Torneo interno de Voleibol, un club

para la lectura, campeones en la
regin.

Boletn No 190

informe
Paipa

Boletn No 191

especial

inundaciones

situacin actual en Paipa (invierno),

se discute paso de volquetas por
Manzanares, auditoras internas,
consulte certificado de de ingresos

Boletn No 192

Un
giro
para
la
internacionalizacin,
reconocimiento
por
gestin
ambiental de Paipa, listos y en
auditoras
internas.
consulte
certificado

Boletn No 193

Una
oportunidad
para
la
comunidad, jornada con el pte,
GENSA promoviendo la gestin del
cambio, + satisfaccin con el plan
vial
de
caldas.
Novedades
campaa control interno.

Boletn No 194

Pruebas
exitosas en
Paipa,
GENSA comprometida de verdad
con la RSE, botn caso de
emergencia, enfocados en la
capacitacin, GENSA promueve
pausas activas.,

14 de abril

19 de abril

27 de abril

4 de mayo

11 de mayo

16 de mayo

27 de mayo
Boletn No 195
Especial inundacin Termopaipa

Boletn No 196

Boletn No 197

Boletn No 198

GENSA administra la Planta ms

segura de Colombia, la mejor
jugada
(Estadio
Palogrande),
promoviendo la gestin del cambio,
un logro ms en Termopaipa

En pro de los colaboradores

(Termopaipa),jornada
con
el
presidente(Direccin
financiera),
quien hace que: carolina Jaramillo

Visionando una nueva Unidad para

Termopaipa, toda una estrategia
para usted (COPASO), M + A3,
Una celebracin muy ambiental,
nueva sede en Barranquilla.

31 de mayo

08 de junio

15 de junio

22 de junio
Boletn No 199

Especial Presidente de Gensa 2

aos en la Empresa
24 de junio

Boletn No 200
Cambio de Imagen Boletn Virtual
30 de junio
Boletn No 201
Especial Mesoamerica

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

Buzn de sugerencias
11 sugerencias en el buzn virtual
11 sugerencias direccionadas
11 sugerencias con 100% de seguimiento

Gestinando

GESTINANDO
VERSIN
TEMAS
FECHA
1
Balance del presidente
abril 27 de 2010
2
Participacin ciudadana
noviembre 11 de 2010
3
Proyecto estadio Palogrande
mayo 12 de 2011

Taller de Comunicaciones
Se realiz la primera versin del taller de comunicaciones en el que se pretende
afianzar la competencia de comunicacin entre los colaboradores de GENSA.
En Manizales se desarroll la jornada con cerca de 25 personas y esta misma
temtica se replicar en Bogot y Paipa,
Protocolo de Comunicacin en tiempo de Crisis

Se cre un documento con el fin des establecer parmetros para que la

comunicacin fluya en un momento de crisis. Actualmente la Unidad est en
proceso de socializacin y capacitacin.
Boletn Virtual Externo
Se implement un boletn externo en el que se informar de las novedades a
nuestro pblico objetivo.

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

CARTELERAS 2011
TEMA
FECHA
Nuevo aoplanear
3 de enero
Lo que debemos saber.
17 de enero
Direccionamiento estratgico
las 5 plagas de un equipo
31 de enero
4 consejos para aprovechar las
07 de febrero
reuniones de trabajo
Empresas exitosas que le
14 de febrero
apuntan al mejoramiento
Empresas exitosas que le
21 de febrero
apuntan al mejoramiento
Vista adecuadamente al
hombre y la mujer para un da
28 de febrero
en la oficina
TIPS para vestirse bien en el
7 de marzo
trabajo
Tips para vestirse bien en el
14 de marzo
trabajo
Mayor capacidad de
22 de marzo
concentracin. pausas activas.
Los indicadores de gestin,
como base para la toma de
28 de marzo
decisiones
logre que aprueben su idea
4 de abril
Usted tiene la solucin en sus
11 de abril
manos. Informtica
Usted tiene la solucin en sus
18 de abril
manos. Informtica
no se abrume
25 de abril
no se abrume
02 de mayo
Poltica de RSE
09 de mayo
Poltica de RSE
16 de mayo
Una verdadera responsabilidad
23 de mayo
RSE
10 recomendaciones para tener
30 de mayo
una conversacin
Preprese para las auditorias
07-Jun
Poltica de calidad
20-Jun

2. Desempeo de cada uno de los procesos:

Los diferentes procesos han venido participando activamente en el reporte de indicadores a travs de
la herramienta interna BSC en la cual con un reporte trimestral se de seguimiento al desempeo de
los procesos y al cumplimiento del Plan Estratgico 2010-2014 que la organizacin se ha trazado. El
Anexo 2 muestra el comportamiento de los diferentes procesos con corte a Junio de 2011.

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

3. Retroalimentacin del Cliente

Durante el primer semestre del ao se recibieron 34 solicitudes las cuales en su totalidad fueron
respondidas dentro del plazo establecido, es de anotar que la retroalimentacin con los clientes que
se mide a travs del indicador de tiempos de respuesta a terceros vienen optimizndose bajndose
cada vez ms los das que requiere el proceso como tal.
Los mecanismos de participacin al cliente se han ampliado, existen diferentes mecanismos para la
retroalimentacin y participacin de los mismos.

Comportamiento por ao
14,00
12,00
10,00
COMPORTAMIENTO TIEMPO DE RESPUESTA
POR AO

8,00
6,00

Lineal (COMPORTAMIENTO TIEMPO DE

RESPUESTA POR AO)

4,00

2,00
0,00
2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

4. Estado de acciones correctivas y preventivas (Junio 2011)

Con el nimo de fortalecer y fomentar la cultura de autocontrol y optimizar el papel de los auditores
internos, se ha promovido que el seguimiento a acciones correctivas y preventivas sea realizado por
stos, los cuales han evidenciado que los procesos realizan las acciones planteadas frente a causas
potenciales o no conformidades reales.
Contando actualmente con la matriz de mejoramiento herramienta que busca evidencia las acciones
preventivas se evidencia que la cultura se ha fortalecido y que este mecanismo ha servido para dar
una luz en la previsin de posibles hallazgos lo cual genera autocontrol y autovaloracin en la
organizacin.
A la fecha los procesos han registrado las acciones correctivas arrojadas de las auditoras las cuales y
se encuentran en la realizacin de acciones encaminadas a levantar las no conformidades, de igual
manera el F-053 contiene los aspectos por mejorar y se vienen desarrollando acciones preventivas
para mitigar posibles hallazgos.

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

5.

Estado de las investigaciones de incidentes y accidentes

ACCIDENTES DE TRABAJO
fecha del
Accidente

Nombre ( a quin le ocurrio)

11/01/2011 Diego Guitoto Caizamo

Sede

Descripcion del accidente

PCH Mutat

Accin correctivas

Dejar de trasportar baterias de

Dio un paso en falso el cual origino
plomo acido desde la casa de
que se resbalara y realizara un
maquinas hasta la repetidora, para
movimiento brusco hacia delante
lo cual se llevar energa elctrica
generndole un agudo dolor lumbar
hasta ese punto.
Memorando a Diego Guaitoto y
Edinson Reneria

18/03/2011

Diego Guitoto Caizamo

PCH Mutat

Adquirir cascos con barbuquejos

para tabajar en alturas
Cada naves del techo de la casa de
Refuerzo procedimiento seguro para
maquinas otros traumatismo de la
trabajar en alturas
cabeza, especificados
Articulo de sencibilizacin en
alcorriete informando el caso
Correo informativo a los lideres de la
centrales sobre trabajo en alturas

27/04/2011 Jhon Franklin Rivas Roa

23/05/2011

PCH Mutat

Marcela Aristizabal Quintero

Manizales

Golpe con palanca de canoa

La colaboradora Marcela Aristizabal se

encontraba en las canchas auxiliares
en entrenamiento del equipo de
baloncesto de Gensa, iba a coger el
balon y le cayo en el dedo indice
derecho

Sencibilizacin al personal sobre la

precaucin durante el transporte
fluvial

Envar correo haciendo observacin

en la limitacin de prctica deportiva

Suministro de informacin a travs

del correo interno sobre
fundamentacin para la prctica del
baloncesto

INCIDENTES
fecha del
Incidente

Nombre ( a quin le
ocurrio)

sede

21/05/2010 Andrea Osorio Escobar

Manizales

24/05/2010 Lozano Badillo Alberto

Bahia Solano

26/10/2010

Mauricio Mejia ArangoContratista

Manizales

23/02/2011

Manuela Gmez
Gonzalez

Manizales

05/07/2011

Luisa Fernanda
Escobar Garcia

Manizales

Descripcion del incidente

Accin correctivas

Realizar Una jornada de vacunacin en las

La Ing. Andrea Osorio, el 21 de octubre de 2010 siente una picazon en sus personas que viajan de comisin
pies, al da siguiente le aparecen unas ampollas y enrojecimiento debido a Correo y cartelera promoviendo el
una reaccin alrgica o una posible infeccin por condiciones del trabajo
autocuidado
Entregar botas dielectricas de seguridad
El 24 de mayo el seor Alberto Lozano termin su turno de trabajo y
procedio a ducharse en las instaciones de la central, en la cual el hace
Llevar un fontanero para revisar las fugas
permanencia, saliendo de las duchas se resbal y se propin un fuerte
golpe causando dolor
Comprar tapetes antideslizantes
Realizar frecuentemente aseo y limpieza en
los baos

Suprimir la base metlica

El contratista Mauricio Mejia Arango que se disponia a levantarse de la silla
en su puesto de trabajo y se golpeo la cabeza con la punta metalica de la
repisa, rompiendose el cuero cabelludo y ocasionandose una pequea Envar correo a Bienes y Servicios para que
herida.
cuando se ubiquen nuevos puestos de
trabajo se tenga en cuenta el diseo, el
espacio y la distribucin de los elementos de
oficina para asi poder brindar condiciones
apropiadas y seguras.
Manuela Gonzlez paracticante de la unidad de juridica hace manipulacin Organizar periodicamente el archivo
de carpetas en el archivo de la secretaria general, al introducir la mano se
Hacer solicitud de separadores metlicos
hace un leve corte con un gancho legajador
Memorando a Bienes y servicios solicitando
ganchos legajadores de plastico y
separadores metlicos
El martes 5 de de julio de 2011, Luisa Fernanda Escobar Garcia se Recomendar
en la mesa de servicios de
encontraba sacando un contrato del archivador de la secretaria general y Bienes y Servicios la adquisicin de ganchos
con un gancho legajador se hizo una pequea cortada en la primera falange legajadores de plastico
del dedo pulgar de la mano derecha
Suministrar a la Secretaria General guantes
de PVC para la extraccin de las carpetas

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

6. Administracin del Riesgo Segn Nivel de Exposicin

Para el primer semestre de 2011, GENSA asumi el reto de medir el riesgo empresarial de forma
integral, esto implica el anlisis de aquellos factores que pueden afectar la salud o la vida de las
personas, el cumplimiento del objetivo estratgico y/o el medio ambiente. (Normas Tcnicas NTCGP
1000 2009, OSHAS 18001 2007, ISO 14001).
De esta manera cada proceso integr en un solo instrumento sus principales riesgos, hecho que
permitir una administracin ms efectiva y facilidades en la consulta y conocimiento de ellos por los
diferentes procesos.
La unificacin del instrumento se realiz gracias a la participacin de equipos de trabajo de los
procesos de la Divisin de Gestin Humana (Unidad S&SO), Gestin Ambiental y Control de Gestin
(Unidad SIG y DCI), con el objetivo de que la aplicacin sea efectiva al momento de identificar de
peligros, riesgos e impactos ambientales, logr que se demuestra en cada una de mas matrices de
procesos y proyectos.
Durante el proceso de actualizacin, adems de la integracin realizada se evidencian otros aspectos
positivos que hacen mrito los cuales deben ser resaltados, esto es la discriminacin de los riesgos
por cada una de las centrales de generacin de las Zonas No Interconectadas ZNI y Paipa, al igual
que en proyectos de gerenciamiento tales como Plan Vial, AOM Combos de Maquinaria y Accin
Social, lo cul seguramente permitir una gestin del riesgo mas afectiva conforme a las
particularidades de cada negocio.
Finalmente, el mejoramiento continuo del proceso se refleja en los resultados cuantitativos de la
medicin de los indicadores, respecto de lo cul se encuentran las siguientes conclusiones:
En los procesos estratgicos en la medicin del riesgo se presenta una disminucin de 4 puntos;
hecho que los clasifica en criticidad administrable con respecto a la vigencia anterior, el grado de
exposicin es moderado.
COMPARATIVO CRITICIDAD DEL RIESGO
12
11

11

10

10
9

8
7

6
4
2
0

Estrategicos

Apoyo

Misionales

Empresarial

2010

11

11

10

2011

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

Por su parte los procesos de apoyo en promedio se mantuvieron en la categora de administrable (7).
Finalmente, la actividad misional de la empresa pasa de una exposicin moderada (11) a
administrable (9).
De lo expuesto, se puede concluir que el riesgo empresarial para el 2011 nuevamente se ubica en la
categora de administrable con una disminucin numrica de 2 puntos dentro del promedio general de
los procesos. Lo s resultados positivos de la administracin del riesgo empresarial han sido
materializados no slo en la valoracin expuesta si no en la gestin del mismo, cuando ante la
ocurrencia de algunos eventos la empresa ha tenido acciones oportunas tendientes a evitar la
expansin de sus efectos negativos y a la implementacin eficiente de controles para evitarlos
nuevamente o disminuir sus impactos negativos, razn por la cual esta Direccin se permite felicitar a
todos aquellos que participaron activamente de este proceso.
Actualmente el sistema de administracin de riesgos se encuentra en la etapa de valoracin
econmica, esto se traduce en conocer a travs de escenarios simulados el Cmo impactara la
ocurrencia de un evento negativo los estados financieros de la empresa?, proceso que a la fecha se
ha realizado con los proceso de comercializacin y generacin de energa y en el que se destaca la
participacin de los Lderes de cada proceso, las Direcciones Financiera y de Control Interno con el
acompaamiento de los corredores de seguros JLT.
7. Verificacin cumplimiento de requisitos legales
Mediante el comit de normas conformado para el estudio y divulgacin del marco legal aplicable a la
organizacin y en forma especfica a los diferentes procesos, se realiza un anlisis sobre la
pertinencia de la normatividad, la cual reposa en los respectivos normogramas de proceso (Actas
Comit) . De igual manera mediante la actividad de auditoras internas se realiza la evaluacin del
cumplimiento legal.
8. Acciones de seguimiento de revisiones para la presidencia previas.

Actividades a Realizar
Responsable
Seguir promoviendo acciones Profesional Unidad SGC
de mejora que transversen la
organizacin

Aumentar
e
intensificar
mecanismos de comunicacin
eficaces y de participacin
nacional

Seguir consolidando el grupo

auditor el cual con las
reinducciones y capacitaciones
mejorara su competencia y por
ende la gestin de los procesos

Seguimiento
Lo que va corrido del ao se han
realizado actividades tendientes a
incrementar
el
mejoramiento
continuo, las mismas han sido
registradas en los boletines al
corriente, mediante capacitaciones
de sensibilizacin y difusin
Unidad de Comunicaciones La unidad de Comunicaciones ha
intensificado las herramientas,
medios y periodicidad de sus
campaas informativas, las mismas
van en fortalecimiento del
mejoramiento en la eficacia de la
comunicacin y la participacin
Direccin de Planeacin- Durante todo el ao los auditores
Direccin Control Interno
internos han contado con el recurso
Divisin Gestin Humana
de capacitacin y mejoramiento de
competencias.
En el segundo
semestre
se
iniciarn
capacitaciones de ISO 14001

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

Actividades a Realizar
Responsable
Continuar con el respaldo de la Director Planeacin
Alta
Direccin
para
el
sostenimiento de las normas
certificadas, labor que se logra
con
la
realizacin
de
actividades, acompaamiento y
seguimiento permanente y
sensibilizaciones frente al tema.

Seguimiento
En el mes de abril se llev a cabo
el Cultivo de Ideas.

Revisar peridicamente y a Direccin de Planeacin

La revisin se ha realizado con
nivel gerencial el estado de Profesional Unidad de base en la Alienacin estratgica
cumplimiento
del plan Planeacin Estratgica
de los procesos misionales y de
estratgico organizacional
apoyo que desarrollo durante todo
el semestre, para el segundo
semestre se pretender oficializar la
alineacin y el desarrollo de la
misma.
Realizar permanente campaas Profesional Unidad
.La Direccin Ambiental realiza
de implementacin norma ISO SGC
permanentemente campaas de
14001
Direccin Ambiental
sensibilizacin, frente a la norma
ISO, ya se cuenta con una matriz
integrada de riesgos e impactos.

9. Cambios que podran afectar el Sistema Integrado de Gestin

La ampliacin del Alcance que se pretende certificar GERENCIAMIENTO DE
PROYECTOS
DE
INFRAESTRUCTURA
TECNOLGICA
Y
DE
TELECOMUNICACIONES
El ingreso permanente de personal nuevo a la organizacin
Disminucin del presupuesto organizacional para este ao

10. Recomendaciones para la mejora

*Continuar con los acompaamientos por parte de la Unidad del SGC a todos los procesos de la
organizacin.
*Promover mecanismos de participacin que fortalezcan la cultura de mejoramiento continuo
*Hacer partcipes a todos los integrantes de Gensa de las actividades tendientes a
implementacin de ISO 14001 y la importancia de su involucramiento.

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION-JUNIO 2011

Elaborado por: Claudia C. Gmez Arias, Profesional Unidad del Sistema de Gestin de la
Calidad
Revisado por: Henry William Cruz Casas, Director Planeacin