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DECAMERON
CARTAGENA
Plan de
mejoramiento
Servicio de Consultora
Administrativa
Proceso de Compras en Hoteles Decameron
Cartagena de
Departamento
Compras
INTRODUCCION
RESEA
Tratando de responder estas preguntas, primero vamos hacer un pequeo tour por la
empresa y sus procesos, para as de esta forma tener claro dnde estamos y para donde
recomendaramos ir.
Para poder obtener los resultados econmicos esperados, ofreciendo el programa
(producto) Todo Incluido, donde los huspedes pagan unas tarifas nicas que les incluye:
tiquetes areos ida y regreso, traslados aeropuerto-hotel-aeropuerto, tasas aeroportuarias,
alojamiento en confortables habitaciones. Incluye tambin alimentacin completa que
consta de: variados y abundantes desayunos y almuerzos estilo buffet donde el cliente
podr servirse cuantas veces lo desee. Adicionalmente Decamern le brinda snacks al
medio da, en la tarde y la noche. Durante la cena disfruta de diferentes platos a la carta
en restaurantes especializados, incluyendo el vino que desee tomar. Los planes tambin
contienen bares en la playa y la piscina con refrescos y licores ilimitados. Este sistema
Todo Incluido, es tambin sin lmites de consumo con impuestos incluidos. Programa
diario de actividades para nios y adultos. Deportes, clases de buceo, toallas y sillas para
playa y piscina, y shows nocturnos. Paseo en coche. Otros servicios con cargo adicional:
lavandera, masajes, buceo de profundidad, asistencia mdica y transfer in-out.
Es necesario comenzar desde las compras de los insumos utilizados en los costos y
gastos del hotel, en el caso del Hotel Decameron Cartagena, evaluamos el proceso de
compras y encontramos los siguientes puntos a identificar:
De ah pasa a Costos donde se revisan los precios, para luego ser autorizada la
compra por Gerencia y Contraloria General.
rbol de Problemas
QUEJAS Y RECLAMOS
BAJA RENTABILIDAD
POCA VARIEDAD
DE SERVICIOS
Precios Altos
insumos
LOS PROVEEDORES
SON
INTERMEDIARIOS
CLIENTES
FALTA PLAN DE
COMPRAS Y
ABASTECIMIENTO
FALTA DE
ORGANIZACIN
INTERNA
MALA GESTION
BAJA CALIDAD DE
PRODUCTOS
PERDIDAS DE
INVENTARIOS
DESCONOCIMIENTO
DE DEMANDA DE
PRODUCTOS
Encuestas al cliente
Este se realizo por medio de una encuesta al final de la estada del cliente con el fin de
identificar posibles falencias en todo lo prometido por el hotel.
Anexo 1: Formatos de encuestas
Anexo 2: Resultados encuestas
Encuestas a empleados
Este es un mtodo muy utilizado para el anlisis de cargos. El objetivo principal de la
encuesta fue de obtener informacin detallada de cada trabajador del proceso de
compras, de todas las actividades que este realiza en un mes normal de trabajo, con sus
respectivos tiempos y la frecuencia con la que las realiza.
Tambin se pidi el punto de vista del trabajador con respecto a las funciones que realiza y
estos fueron importantes para la realizacin de la investigacin.
Objetivos
Anlisis Porter
Amenaza
de
entrada
de
nuevos competidores
Estrategias
Con
el
plan
todo
Captar clientes
Fidelizar clientes
incluido no se genera
Rentabilizar clientes
un
hospedaje
genera
un
se
paquete
en
el
que
los
mercado
Amenaza
de
ingreso
productos sustitutos
de
Fidelidad de clientes
Buscamos
usuarios de nuestro
hotel se sientan a
gusto y no existan
limites con el fin de no
dejar espacio a la
competencia.
Poder de negociacin con
Bajar costos
los proveedores
los
distribuidores y buscar
productores
importadores
con
el
directos
fin
de
bajar
costos.
los compradores
medio
publicidad
Brindarle
una
de
al
experiencia
memorable
convenios
su
con cooperativas
cliente
durante
estada
en
el
hotel.
Registrar
toda
la
informacin formal y
no formal, resultante
de la interaccin con
clientes y ocupantes,
durante la estada.
Identificar y registrar
las preferencias del
ocupante
La
rivalidad
competidores
entre
incluido
tenemos
no
competidor
Entrevista personal
Encuestas
INTERVALOS
ESTADOS
0% - 7%
8% - 12%
Estado Normal
13% - 20%
20% en adelante
Desde el punto de vista de la salud ocupacional, para que una persona trabaje en
condiciones normales esta debe utilizar aproximadamente entre un 8% y un 10% de
su tiempo laboral en actividades de reposo; En este tiempo de reposo estn
incluidas todas las actividades improductivas que se enunciaron en el muestreo del
trabajo. Este tiempo improductivo (de reposo) es necesario para que el rendimiento
de la realizacin de las actividades laborales sea el adecuado y no se generen
consecuencias nocivas por el exceso de trabajo. Esto quiere decir a que por cada
hora laboral el trabajador tiene derecho a 5 o 6 minutos de descanso.
Adems de esto se utilizaron para este anlisis los cuadros de actividades de los
trabajadores del proceso de compras, ya que estos deben tener una relacin
cercana con los resultados arrojados por el muestreo del trabajo. Realizando una
comparacin entre cada uno de estos factores analizados se han establecido las
siguientes apreciaciones.
Jefe De Compras: Pedro Nel Suarez: Este cargo presenta una carga laboral
normal. Lo que ms llama la atencin de la distribucin del tiempo de sus
actividades es el tiempo que pasa trabajando fuera
que su telfono es una lnea directa la cual recibe muchas llamadas telefnicas. Al
ser un cargo sobrecargado se debe considerar la posibilidad de asignar algunas de
sus funciones a dems empleados de tal forma que la trabajadora pueda contar con
su tiempo mnimo de descanso.
Observaciones: Es una persona sumamente comprometida con la empresa. Muy
trabajadora (inactividad casi nula), prcticamente no para de trabajar, adems es
una persona sumamente amable y colaboradora.
Asistente De Compras: Jonattan Barrios: Este cargo hace notar una baja carga
laboral, ya que tiene un tiempo de improductividad del 41%, siendo la persona con
mayor tiempo improductivo en el departamento. Su elevado tiempo improductivo se
ve explicado en su mayora en tiempo inactivo en el puesto del trabajo, el cual el
trabajador emplea principalmente usando el msn Messenger para chatear y viendo
noticias, entre otras. Adems de la poca productividad hallada se observa un cuadro
de actividades con muy pocas responsabilidades por ende un bajo tiempo laborado
mensual. Se recomienda analizar esta situacin ya que su tiempo improductivo
puede indicar que no est cumpliendo eficientemente con sus responsabilidades y/o
ms funciones pueden ser aadidas a su cargo.
Observaciones: Es un empleado poco colaborador, entreg la encuesta despus de
mucho tiempo de haberla recibido diciendo q no tena tiempo para realizarla. Da la
impresin de que realiza sus funciones con displicencia.
En el bao- improductivo.
VARIABLE
TIEMPO
PRODUCTIVIDAD
DEFINICION
Tiempo medio que tarda en
realizarse cada actividad
Distribucin del tiempo de
trabajo con respecto a la
productividad
INDICADOR
Distribucin en horas
Mensuales
Porcentaje del tiempo
atendiendo a alguien.
Porcentaje del tiempo usando
el telfono.
Porcentaje del tiempo en
Capacitacin.
ACTIVIDADES
CARGA LABORAL
Organigrama actual
Organigrama propuesto
Grficas de la Organizacin.
falta de
procedimientos
de trabajo
inadecuada distribucin
carga laboral
Ausencia de
diagramas de
procesos
baja competitividad
y productividad
Escases de
producto
falencia en la produccin
y control de procesos
carencia de manual
de funciones
Aumento en los
costos de la No
Calidad.
Incorrecta planeacin
A corto mediano y
Largo plazo
reduccin de la
utilidad de la empresa
Reproceso en el rea
Metodologa inapropiado
Actividades y procesos
fuera de control
IMPLEMENTACIN
PLAN DE MEJORAMIENTO
La recoleccin y anlisis de la informacin de la situacin actual de la compaa permiti
identificar los problemas que afectan el departamento de compras. A partir de la
informacin recolectada y la aprobacin del gerente general de la compaa, se
implementara un plan de mejoramiento que involucre al Jefe de Compras y el Auxiliar de
compras y permita dar las soluciones adecuadas.
Para poder garantizar un mejor logro con el plan de mejoramiento se requiere una
campaa de culturizacin que permita a todos los involucrados con el rea de compras de
la compaa (proveedores, contralor de costos, asistente de compras, Jefe de Compras y
Auxiliar de costos) asimilar y apropiarse de la nueva propuesta.
SELECCIN DEL
PROVEEDOR
COLABORACION
(PARTICIPACION DE
PROVEEDORES)
EVALUACION Y
DESARROLLO
DEL
PROVEEDOR
MEJORA CONTINUA
RESUMEN
altos, porque es sabido que en la cadena de ventas, los distribuidores tienen precios
superiores a los productores.
CONCLUSION
Una vez realizada la consultora de operaciones en el Departamento de compras y costos
del Hotel Decamern Cartagena, se concluyo que se debe mantener la especializacin y
mejoramiento constante del departamento de costos y de su personal, al tiempo que se
concentre el costeo de todas las reas que generen ingresos para el hotel, con la
intencin de establecer los costos necesarios, haciendo uso para ello de las sofisticadas
herramientas contables computarizadas existentes en el mercado.
Fue posible comprobar que el departamento de Compras del Hotel en general tiene un
buen funcionamiento en trminos de productividad, sin dejar de reconocer casos
puntuales en los que se requiere la aplicacin de correctivos que permitan un
mejoramiento en los procedimientos, el aumento de la productividad y la agilizacin,
reflejando todo esto en el bienestar de los empleados reduciendo los niveles de estrs.
As mismo establecer procedimientos que permitan controlar las compras.
Se deben realizar sondeos, estudios de mercado, de la industria y de los productores
directos de los insumos, con el fin de acortar la cadena y obtener el mejor precio de todos,
convencidos que en la medida que tenemos buenos precios los costos se minimizan y se
maximizan las utilidades, para ello es necesario establecer negociaciones de compras por
volumen, prontos pagos, etc., que con el apoyo del rea financiera se pueden obtener
RECOMEDACIONES
BIBLIOGRAFIA
www.rincondelvago.com.co
www.buenastareas.com
Ingeniera Industrial- Mtodos, estndares y diseo de trabajo; NiebelFreivalds
www.monografias.com