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Organizacin y Gestin de Pedido para

Almacn
Recepcin, almacenamiento y de
materiales e insumos
Gestin de Control en el Almacn

Crditos
Esta es una publicacin de la Escuela Nacional de Hotelera, Dentro del proyecto NIC/018,
financiado conjuntamente por los gobiernos de la Republica de Nicaragua
y el Gran Ducado de Luxemburgo.

Compilacin y Adecuacin de Contenido:

Rosa Amelia Potosme


Revisin y Aprobacin:

Miriam Espinoza

Se permite la reproduccin total o parcial de la presente obra,


haciendo referencia a la fuente.

Managua, Nicaragua
Diciembre 2008.

Organizacin y Gestin de
Pedido para Almacn

Unidad I:

Necesidades de Abastecimiento del Almacn


Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de:
Identificar las necesidades de abastecimiento del almacn de acuerdo al tipo de
servicio ha realizar.

Unidad II:

Solicitud de abastecimiento.
Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de:
Elaborar la solicitud de abastecimiento de acuerdo a los procedimientos establecidos

Unidad I: Necesidades de Abastecimiento del Almacn


El Almacn.

El abastecimiento o aprovisionamiento. El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica


mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto
es sinnimo de provisin o suministro.
Importancia: La funcin del aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe
ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:
Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento
de la organizacin.
Mantener los suministros en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel mnimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.
Mantener la posicin competitiva de la organizacin.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los ms bajos
posibles.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la funcin que cumple un elemento
de compra para realizar una compra adecuada. Otro aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y
para ello es recomendable contar con polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien
podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.
Finalmente, est claro que el rea de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y que,
sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios tambin,
lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El xito de una empresa,
creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinacin
razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.
Existen muchos conceptos sobre almacn, aqu mencionamos algunos de ellos:
Edificio o local donde se depositan gneros de cualquier especie, generalmente mercancas.
Local donde los gneros en l existentes se venden, por lo comn, al por mayor.
Establecimiento comercial donde se venden gneros al por menor.
Gneros. Se entiende por gnero cualquier mercanca de un comercio.
Otro sinnimo de almacn es el trmino ECONOMATO: Es el almacn general del hotel. En este departamento
se realizan todos los pedidos a los proveedores, se reciben todas las mercancas compradas por el hotel y desde
el mismo se distribuyen a los dems departamentos. Las existencias se almacenan en el economato hasta que
algn departamento las reclama. El economato nunca consume nada.
El almacn o economato, distribuye las existencias a: departamento de pisos, cocina, cafetera bar, servicios

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Organizacin y Gestin de Pedido para Almacn

Para iniciar esta unidad, haremos referencia a los conceptos de Aprovisionamiento.

Organizacin y Gestin de Pedido para Almacn

tcnicos, etc. Una vez hecho el pedido realizaremos una ficha de proveedor (si es la primera vez que trabaja
con nosotros) y una ficha de productos (si es la primera vez que los pedimos).

Principios bsicos del Almacn:


El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los
bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la produccin o
la venta de artculos, mercancas o servicios.
Todo almacn puede considerarse redituable (es decir que rinde peridicamente utilidad o beneficio) para
un negocio segn el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas. Es
importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de entrada y salida, o sea
una rpida rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final
sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de
faltantes y al menor costo posible de operacin.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad
de una solo persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento,
registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido
control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas
y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras,
control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes,
espacios marcados para facilitar su ubicacin.
Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas
existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida
al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes
con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser
tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.

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materiales Del Departamento

Organizacin y control del almacn

Entre las diferentes disposiciones dentro de un organigrama, la gestin del almacn suele colgar de los
departamentos de Compras, Produccin o Logstica, y siempre en los niveles inferiores, a excepcin de las
organizaciones o centros de trabajo entre cuyas actividades principales est el almacenamiento.
El Responsable de Almacn es el encargado de que las actividades que se llevan a cabo en el almacn se
ejecuten de acuerdo a la planificacin y organizacin.

ORGANIZACIN DE UN ALMACEN.
Gerente o
Contralor

Jefe de
Compras
Encargado de Almacn/
Economato
Alimentos
Bebidas
Productos de Limpieza

Material
Oficina
Otras compras

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Organizacin y Gestin de Pedido para Almacn

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. En cuanto a la conformacin interna, los
almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o por una serie de locales separados o secciones
comunicadas. La disponibilidad de un local nico obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su
control se hace mas difcil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanteras
que dificultan la visibilidad.

Organizacin y Gestin de Pedido para Almacn

Las cuatro funciones del almacn: Recepcin, Almacenamiento y sistemas de almacenamiento, Preparacin
de pedidos, Despacho.
El departamento de compras es el responsable de conseguir los equipos, materiales, y servicios necesarios
para todo el hotel. Se encarga de tramitar la compra, conseguir presupuestos, seleccionar el proveedor,
confirmar el pedido y hacerle el seguimiento.
En un hotel bien administrado y controlado, todos los suministros de mercancas sern revisados por el
Receptor de mercancas, que controlar la correspondencia del producto recibido con lo solicitado, comprobar
que no existen faltantes ni roturas, y confirmar la recepcin del gnero reflejado en el albarn.
En la mayora de los hoteles internacionales se utiliza un sistema de clasificacin contable de los ingresos y
gastos basado en el Sistema Uniforme de Cuentas para Hoteles (Uniform Systen of Accounts), publicado por la
principal organizacin de contables de los Estados Unidos.
Las principales cuentas de gastos correspondientes al departamento de la Gobernanta o Ama de Llaves son
las siguientes:

Reposicin de Lencera: Para calcular el costo de reposicin anual de la ropa (lencera), se hace un estimado
mensual. Se suele fijar una cantidad por cada habitacin ocupada realmente, en base a datos de aos
anteriores. La previsin mensual se abona a una cuenta de reserva. El gasto es ajustado al conocerse el
costo de la compra de reposicin del ao.
Los artculos incluidos en la reposicin de lencera para habitaciones son: Ropa de bao, cama, protectores
de colchn, cobertores y mantas, cortinas de bao, etc.
Suministros de Limpieza: Incluye el costo de los suministros de limpieza usados en el departamento de
Habitaciones: Accesorios para aspiradoras, insecticidas, jabn en polvo, amonaco, leja o cloro, bayetas,
limpiadores de alfombras, limpiadores de metales, cera para pisos, desinfectantes, desodorantes, equipo
para limpieza de ventanas, recogedores de basura, escobas, Sosa, Estropajos, fumigadores, etc.
Suministros de Huspedes: El valor de los artculos de papelera y amenidades colocados en las habitaciones
de los clientes y en los escritorios pblicos del hall debe cargarse a esta cuenta. Algunos pueden ser:
Limpiador de calzado, perchas, gorros de bao, jabn de bao para habitaciones, artculos para bao,
pauelos de papel, cartas, sobres, blocs de notas, etc. De acuerdo a la dotacin estndar definida por las
normas del hotel.
Papelera y Artculos de escritorio: Esta cuenta incluye el costo de los impresos, formularios, papelera y
artculos de escritorio usados en la administracin del departamento.
Suministros de Lavandera: Aqu se incluye el costo de los siguientes artculos: Alfileres, ail (tinte para
ropa), bandas de papel, etiquetas, cajas, papel de envolver, cartn, productos qumicos, etc.

Vales de mercancas
Vale. El vale es un documento interno que se utiliza para la retirada de gneros del economato o
almacn. Existe original y copia, el original ir al encargado del economato y la copia la tendr el jefe del
departamento.

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En el vale aparecern:
Departamento que solicita el gnero.
Relacin de los gneros que se solicitan.
Nmeros de unidades que se solicitan.
Fecha.
Firma del responsable del departamento.

El pedido de material debe hacerse siempre mediante el vale de pedido (o vale de mercancas, tambin
conocido como requisicin de almacn). Cuando el pedido de material de limpieza se efecta previa nota o
vale de pedido (o bien con el vale complementario en caso de que algn producto falte o se acabe antes de lo
previsto) y este pedido es hecho en forma peridica y regular la ama de llaves puede controlar mucho mejor
el consumo (o en su caso el despilfarro), e incluso puede prevenir con tiempo las cantidades necesarias en la
temporada alta y en la baja temporada del hotel.
Como hemos dicho anteriormente, la camarera para hacer el pedido de material, contar primero lo que
tiene en el armario. Despus restar lo que tiene en el armario de la cantidad reflejada en la lista del stock.
La diferencia existente constituye la hoja de pedido, ya que sta slo puede pedir lo que le falte de la lista
del stock, con lo cual, una vez recibido el pedido, volver a haber el armario la cantidad que refleja la citada
lista. La camarera no olvidar poner en la hoja de pedido de material: el piso, la fecha y su firma.
A continuacin presentamos algunos modelos de hoja de pedido de material y de vale complementario que
hace el encargado del almacn al proveedor.

Pedidos de Suministro a Almacen.

N 123..
Fecha: D/M/A.
De:_____________________

Cantidad
Pedida

Unidades

Descripcion

Cantidad
Despachada

OK

Observaciones

Pedido Por: VoBo:


Despachado Por:
Recibido:
____________
_____________
_______________
__________

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Organizacin y Gestin de Pedido para Almacn

Vales de devolucin

Organizacin y Gestin de Pedido para Almacn

Devoluciones.
La devolucin de los gneros no utilizados y siempre que sta sea posible, se realizar adjuntando un vale
de Devolucin, incluyendo en la ficha de existencia la palabra DEVOLUCION sumndose seguidamente a las
existencias actuales.
Devolucin a proveedores. Es muy frecuente que por diversas circunstancias nos veamos precisados a
realizar devoluciones a los proveedores; aunque este hecho es bastante comn, no deja de, adems de ser
desagradable, conllevar un trmite administrativo asociado, lo cual siempre se procurar evitar.
Por qu se devuelve un producto? Evidentemente porque no corresponde a lo solicitado, o sencillamente
por no haberse servido en las condiciones ptimas, lo que significa que al hacer un pedido se han de especificar
con todo detalle las caractersticas, tipo, marca que necesitemos.
En ocasiones, cuando este producto se cree tener y luego resulta que el proveedor repara en su carencia,
se suele enviar otro de caractersticas parecidas. Aunque sea un gesto de buena voluntad por servir, no deja
de ser contraproducente en la mayora de los casos siendo pues aconsejable estipular una confirmacin previa
antes de suministrar. De esta forma se evitan perjuicios ambas partes, puesto que a niveles administrativos
supone la anulacin de facturas o remodelacin de las mismas, a nivel de Economato o Almacn tener la
obligacin de rectificar las fichas correspondientes, en resumen, trabajo innecesario que puede evitarse en
gran parte con una buena gestin en la recepcin de mercancas.

Vales de cambio de ropa.


Los cambios de ropa son generalmente por la maana, dado que es cuando ms ropa se necesita.
En la mayora de los hoteles se hace un cambio a media maana y otro hacia las tres o las cuatro de la tarde,
al terminar el turno de trabajo. Este segundo cambio de ropa, cuando el piso est prcticamente hecho,
permite a la camarera que hace el turno de la tarde encontrarse con toda la ropa limpia en el armario del
office. Naturalmente, esto depender del horario impuesto por el ama de llaves de acuerdo con Lencera.
Las hojas o vales de cambio de ropa se hacen por duplicado: el original va a lavandera con la ropa sucia y
la copia se queda la camarera con ella para comprobar si la ropa limpia que le mandan concuerda con la ropa
sucia que ella envi a lavandera.
El ama de llaves debe vigilar que las camareras hagan correctamente el recuento de la ropa sucia y el vale
de cambio de ropa. Para ello han de sujetarse a las siguientes normas:
Clasificar la ropa en montones por tamaos y clases.
Contar la ropa de cada montn y anotar la cantidad existente en la casilla correspondiente en el impreso
de cambio de ropa.
Hacer siempre el vale por duplicado (o con las copias que el hotel estime conveniente).
Hacer constar siempre en el vale de cambio de ropa: la fecha, el piso y la firma de la camarera.
Que el traslado de la ropa sucia hasta lavandera sea hecho con el mayor cuidado para evitar roturas o
desgastes innecesarios, usando siempre el carro, lona o saco.

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Ejemplo:
Formato de Cambio de Ropa.

Clase

Entregada
Limpia

Entregada
Sucia

Alfombra
Bolsas de ropa sucia
Colchas de Da
Colchas de noche
Cortina
Delantales maana
Delantales tarde
Fundas almohadas
Fundas almohada
Sabanas bajeras M
Sabanas bajeras
Sabanas encimeras M
Sabanas encimeras
Toalla M
Toallas
Toallas felpas
Visillos
Recibi conforme
La Camarera:

Conforme Lencera:

Observaciones:

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6. No poner nunca la ropa en una sbana y atar los cuatro picos, ya que esto produce un desgaste de las
sbanas y manchas y roces muy difciles de quitar.
Llevar a lavandera la ropa juntamente con el original de la hoja de cambio (en el caso de que haya valet,
llevar dos copias.
No olvidar de pedir siempre en lencera el vale justificativo de la ropa sucia entregada, en el caso de que
por cualquier circunstancia no hubiese existencias de ropa limpia de alguna de las prendas entregadas, ya
que sin este vale no le entregarn la ropa limpia cuando la haya.
La ropa sucia se contar siempre en el office, nunca en los pasillos, ya que en estos no debe haber nada.

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Fichas de Registro
Una vez colocada la mercanca recibida en sus lugares correspondientes, se proceder a abrir ficha de cada
gnero, tipo o clase que se haya recibido, considerando que un mismo producto puede adquirirse de diferente
forma. Esto significa que cada variante tendr su ficha correspondiente; Ej. Detergentes. Pueden ser en polvo
o lquido, lo que significa que ambos tendrn precios y utilidad diferentes, obligando a hacer fichas distintas
para cada uno.
En estas fichas debe reflejarse el da de recepcin, cantidad y concepto, precio unitario, precio medio
ponderado, total en moneda local, total existencias.
Luego utilizando el espacio de da de recepcin se utiliza como ENTRADA o SALIDA, que corresponder a
los espacios inferiores continuados. Luego cada ficha es utilizada para entradas y salidas, segn proceda.
Ahora vamos al encabezamiento de cada ficha. En l debe figurar el nombre o casa proveedora y la
identificacin que corresponda. Si los productos los vamos a codificar se marcar el espacio para ello.
Por ltimo, el control de mximo y mnimo, que es el dato necesario para mantener un producto siempre
en existencia; quiere decir que una vez recepcionado un gnero tendremos que una cantidad de existencia de
sta se ir gastando paulatinamente, y cuando la existencia llegue a la cantidad mnima establecida ya sabr
el encargado del Almacn o Economato, que debe hacer un nuevo pedido antes de que se acabe y sin necesidad
previa de consulta, por lo que debe mantener siempre una atencin para reponer los gneros.
A continuacin presentamos el procedimiento para elaborar una lista de faltantes identificando sus
especificaciones tcnicas.

Se debe verificar las cantidades de cada uno de los productos, segn la necesidad del rea (lavandera,
reas pblicas, habitaciones). Esto se realiza con el objetivo de comprar producto en exceso, esto ayuda
a reducir los costos, aumento del inventario en productos de poca rotacin.
Segn la frecuencia de despacho o compra, de eso depender muchas veces la cantidad a solicitar.
Ejemplo: Para el lavado de pisos, se necesita utilizar un producto llamado ENVIRO TERRA.
Al momento de elaborar la lista de faltantes se deber realizar las especificaciones tcnicas como:
unidad de medida: galones. As como el Proveedor: KEM de Nicaragua, cantidades solicitadas (5galones).
Otro aspecto importante al momento de solicitar un producto, es tener en cuenta el tiempo de
anticipacin con el que se requiere. Y no solicitarlo hasta el momento de utilizarse.
Lo anterior, se hace referencia, puesto que cada empresa tiene su procedimiento de compras, que
deber cumplirse.
Al momento de elaborar las listas de faltantes, se deber tener mucho cuidado, puesto que un detalle
de estos, podra resultar en la compra de un producto que no llene las necesidades del departamento. Lo
que significa un gasto sin ningn beneficio.

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Ejemplo ficha de Faltantes.

Cantidad

001

05

U/M

Galones

Descripcin

Organizacin y Gestin de Pedido para Almacn

Cdigo

Proveedor

Enviro Terra, envase tamao


grande

Kem de
Nicaragua.

Observaciones:
Elaborado por:_________________Revisado por:_________________

A continuacin presentamos un ejemplo de ficha de registro, a este sistema se le conoce como krdex. En
las siguientes unidades hablaremos un poco ms de la funcin de esta tarjeta de krdex.

Codigo

Nombre del
Articulo

U/M

Entradas

Elaborado Por:

Salidas

Existencia

Revisado Por:

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Elaboracin de Pedidos

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Gestin de Pedidos
Son muchos los gneros de salida diaria, por ello, cuando al final de la jornada haya terminado de pasar los
vales de pedido habr confeccionado al mismo tiempo un listado de necesidades a reponer.
Reposicin: El encargado del Almacn unificar el listado que l mismo haya confeccionado y aquellos otros
que le hayan facilitado los distintos jefes de departamento, clasificndolos por proveedores, guardando la
relacin de los gneros pedidos hasta que la mercanca sea suministrada y se haya comprobado que se ajusta
en cantidad y peso, as como cerciorarse que no falta ningn producto, por lo que habr de cotejar la lista de
pedido con la mercanca y albarn. Siempre que se reciba mercanca se realizarn las mismas comprobaciones
especificadas en la recepcin de la mercanca recibida.
Procedimientos para la elaboracin de pedidos.
Una vez creadas las fichas de los proveedores y de los artculos, el siguiente paso es la generacin de
pedidos. Este documento bsicamente consta de la fecha de pedido, descripcin del artculo, cantidad que
se pide, nombre del proveedor al cual realizamos el pedido. Se hace un pedido para cada proveedor. Ha esta
ficha se le llama solicitud de compra.
Dentro de la estructura organizativa del departamento de ama de llaves, la gestin de pedidos al almacn
estar de acuerdo a la estructura administrativa del hotel, veamos el ejemplo: La generacin de pedidos es
realizada por lo supervisores, luego el asistente de la gobernanta o la gobernanta o ama de llaves es quien
verifica y firma el vale de mercanca o requisicin.

Gerente General o Propietario


Gerente de Habitaciones
Gobernanta o Ama de Llaves
Jefe (a) de Lavandera.
Supervisora de Ama de Llaves
Supervisor de reas Pblicas

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En algunos hoteles es el ama de llaves quien entrega estos artculos de limpieza ya que dispone de un
pequeo almacn y ella hace, a su vez, peridicamente, el pedio directamente al economato o almacn.

Repetimos una vez ms que, en algunas ocasiones, bien por limpiezas especiales, por mayor nmero de
salidas, bloqueos, etc., puede gastarse ms de lo previsto. Para estos casos existe el vale complementario, el
cual cuando es el economato el que hace directamente el suministro, debe ir tambin con el V O B O .del
ama de llaves. (Vase en el ejemplo).

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Organizacin y Gestin de Pedido para Almacn

En otros hoteles es el economato quien los suministra directamente a las camareras. En este ltimo caso,
para que la camarera pueda retirar del economato el pedido, es necesario que la gobernanta o ama de llaves
le ponga el V O B O (visto bueno) o firma de la gobernanta.

Recepcin, almacenamiento y de
materiales e insumos

Unidad I:

Recepcin de materiales e insumos.


Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de:
Realizar la recepcin de materiales e insumos.

Unidad II:

Almacenamiento de materiales e insumos.


Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de:
Almacenar los materiales e insumos recibidos.

Unidad I: Recepcin de materiales e insumos.


Sistema de Planificacin y control de mercancas.
En todo proceso de almacenamiento, la funcin de recepcin juega un papel importante. Un efectivo y
rpido proceso de recepcin solamente puede lograrse si existe un sistema racional de trabajo.
Para ello deber considerarse, como mnimo:
El sistema de informacin sobre los pedidos a recibir.
La documentacin que debe acompaar, como norma, la mercanca a recepcionar, que de conformidad con
las disposiciones legales vigentes. (facturas, recibos, etc.)
Los mtodos de clasificacin, inspeccin y verificacin.
Las claves, cdigos o sistema de identificacin.
El personal del almacn debe estar informado con anticipacin del lugar, fecha de entrega, cantidad y
caractersticas de los bienes a recibir, preferiblemente por escrito.
Como mnimo se recomienda:

Lo importante es que se determine cual es el documento oficial que debe amparar la entrada al almacn.

Control de mercancas.
Al recepcionar los gneros se realizara el siguiente procedimiento:
Una vez efectuada la inspeccin y verificacin de la cantidad y especificaciones de los artculos recibidos,
se procede a la elaboracin de la nota de entrada al almacn (Entrada a bodega, o recepcin de mercadera o
recepcin de bodega). En los casos que es entregado al departamento de pisos, el ama de llaves o gobernanta,
deber ingresarlo al inventario como entrada para as actualizar el inventario.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

Programar la recepcin de bienes, esto deber realizarse en conjunto con el ama de llaves o responsable
del departamento.
Preparar el espacio suficiente para la recepcin y almacenamiento, en caso que los gneros queden bajo
la custodia del almacn general o en el caso de que estos sean entregados al departamento en el mismo
momento de la recepcin. Ejemplo: Si se recepcionan toallas, en algunos casos se entregarn directamente
al departamento para su almacenamiento, segn la organizacin del hotel.
Si los bienes son adquiridos a travs de compras, deben estar acompaados de la factura, orden de compra
o solicitud de compra, debidamente autorizada u otro documento de la entidad considerado como soporte
de la recepcin de los bienes.

Flujo De Control.

Cotejar fsicamente la
entrega de cada bien
con la documentacin
requerida: facturas

Revisar
que
la
cantidad
recibida
corresponda a la que
ampara el pedido, en
cantidades mayores se
realizar un muestreo

En los casos de
mercadera
de
embarque,
cotejar
que los sellos no
hayan sido violados,
peso,
condiciones
del envi.

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

En casos de
daos
o
prdidas, deber
hacerse
una
descripcin
detallada de lo
ocurrido y las
posibles causas.
Para reclamo a
la compaa de
seguros.

En el caso de
artculos peligrosos
o
de
manejo
delicado, se indicar
para
tomar
las
medidas
de
precaucin.

Cuando la cantidad
total de artculos no sea
igual a la cantidad
descrita en el pedido, el
verificador
deber
hacer una inspeccin
de todos, indicando
cualquier anomala.

Caracteristicas del Area de Almacenamiento.


Principios para el almacenamiento.
El almacenamiento, guarda o custodia de los bienes, consiste en asegurar la buena conservacin y proteccin
de los bienes, su fcil y segura identificacin, su rpido manejo y el mximo aprovechamiento del espacio.
Los mtodos y procedimientos para el almacenamiento varan segn la cantidad y caractersticas de los
bienes, espacio disponible, el tipo de equipo y el nmero y calificacin del personal.

Distribucin y espacios en el almacn.


La distribucin en planta la podemos considerar como la ordenacin de los espacios necesarios para el
movimiento del material y traspasadores, almacenamiento y correcta realizacin de todas las dems actividades
y servicios, con el fin de que los procesos se lleven a cabo al mas bajo costo.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Una distribucin es importante porque:





Mejora las condiciones de trabajo del personal (comodidad y seguridad).


Reduce y simplifica los desplazamientos de las personas y las manutenciones de materiales.
Utiliza racionalmente sin desperdicios el rea disponible.
Facilita las modificaciones a futuro, sobre todo en el sentido de la extensin.

No existen reglas estrictas que permiten en cada uno de los casos lograr la mejor distribucin. Cada empresa
tiene sus caractersticas particulares, sin embargo se deben respetar algunos principios para la organizacin
del mismo.
Las instalaciones que precisa una bodega son:

Zona de carga y descarga: Deber tener acceso directo a la calle, o


en su defecto zonas de entrada lo suficientemente anchas para poder
recorrerlo con carretillas.

Zona de registro y entrada: Zona ubicada lo ms prxima posible a


la calle, para el almacenaje y retirada de cascos vacos.

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

Registro informatizado o no, para el control de entradas y salidas


de gneros.

Zona de Almacenaje: De acuerdo al tipo de producto, se podrn


apilar para su almacenamiento.

Zona de Cmaras de refrigeracin: Para el abastecimiento de


bebidas fras, pueden ser de diferentes tamaos o modelos.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Equipamientos, maquinaria y otros recursos.


No existen reglas estrictas que permiten en cada uno de los casos lograr la mejor distribucin. Cada empresa
tiene sus caractersticas particulares, sin embargo se deben respetar algunos principios para la organizacin
del mismo.








Si los locales son demasiados amplios, no utilizar de repente toda el rea.


Evitar lo definitivo (es decir, evitaremos fijar estanteras, para ser removidas en el futuro, ya sea por
remodelacin del almacn, etc.)
Tener en cuenta el proceso de operaciones.
Tener en cuenta la frecuencia de ir y venir entre las mquinas o puestos de trabajo.
Escoger los trayectos ms cortos, evitando los cruces.
Reservar zonas bien alumbradas para los trabajos permanentes y delicados.
No olvidar la existencia de elementos fijos (escaleras, columnas, etc.)
Respetar las prescripciones legales de higiene y seguridad.
Hallar una relacin entre costo propio de la nueva instalacin y su incidencia sobre el costo de
produccin.

Medios para el transporte dentro de la empresa: la manipulacin de los materiales y piezas almacenadas
presenta a muchos problemas que afectan a la eficiencia y la economa del almacn y al servicio que ste
presta a los departamentos de la empresa

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

Clases de aparatos o equipos para la manipulacin de materiales y que sean adecuados para mover y
almacenar los materiales respectivos.
Amplitud del servicio necesario de elevadores o montacargas, esto aplica a hoteles cuya estructura es
vertical y de varios pisos.
Capacidades de los aparatos de manipulacin.
Grado en que se podrn utilizar las carretillas de levantamiento para entrar y sacar materiales.
Posibilidad de aplicar los sistemas a base de transportadores.
Medios para cargar y descargar los materiales. Problemas de trfico relacionados con las carretillas
industriales y las carretillas de motor.

Equipo de Bodega
SOPORTES
PARA
BARRAS
Y TUBOS

Las barras y tubos pueden almacenarse en bastidores


de los cuales salen varios brazos donde se colocan
las barras. Son muy tiles cuando no existe mucha
cantidad de material.
Cuando es mucha la cantidad de puede hacer una
estructura tipo estantera.

AUXILIARES DE RECUENTO
Y MEDIDAS

Constituyen este grupo las balanzas automticas con


que se debe contar a fin de eliminar posibilidades
de error en los materiales que se controlan por
peso, adems se gana tiempo cuando se trata de
afinar fracciones relativamente pequeas.
Cuando los materiales son grandes y pesados se
deber disponer de bsculas.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Equipo de bodega:
Constituyen el elemento generalizado para la
organizacin de materiales en una bodega. El empleo
de estas tienen las siguientes ventajas.

ESTANTERAS

En la eleccin de las estanteras es necesario


establecer ante todo si deben preferirse, metlicas
o de madera.
CAJAS
APILABLES

Este elemento se est difundiendo mucho y ampliando


su campo de aplicacin. Es el momento que permite
una mayor flexibilidad en los almacenamientos.
Son cajas de forma rectangular provistas de una
abertura en uno de sus lados frontales, abiertas
completamente por su parte superior y con un encaje
que permite ponerlas una sobre otras.
Pueden construirse en madera, metal o plstico. Se
utilizan para materiales ligeros y pequeos dado su
tamao, precio y vistosidad.

Escaleras

Toda bodega con estanteria de 2 metros o mayor


debe posser una escalera, de preferencia de materia liviano y desplegable.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

Mejor y mas segura colocacin de los


materiales en los almacenes
Mejor aprovechamiento del espacio en
altura
Subdivisin racional de los materiales
menudos que no pueden ser supuestos.
Facilidad de acceso a los materiales.
Control ms fcil del estado de conservacin
de los materiales.
Facilidad de los controles (en cuanto a
precisin y rapidez)
A pesar de todas las ventajas tambin hay
desventajas.
Su costo es elevado
La reduccin de la capacidad de los
almacenes.
Requieren
gastos
adicionales
de
mantenimiento
Hacen obligadamente la disposicin de los
materiales.
Constituyen un sistema rgido no siempre
suficientemente apropiado para el empleo
de elementos mviles.

Limpieza y desinfeccin del almacn.


El mantenimiento de las edificaciones, equipos, estanteras y utensilios de una bodega o almacn, es
parte muy importante en la organizacin del mismo, por lo que el responsable de bodega debe vigilar que
se conserven en ptimas condiciones, para lo cual debe velar por el cumplimiento de las siguientes normas
generales:



Revisin peridica del sistema elctrico.


Revisin del funcionamiento de los equipos con la periodicidad requerida.
Revisin peridica de la estantera y arreglo de la misma.
Revisin de paredes, techos, ventanas, puertas, pisos e instalaciones sanitarias, realizando las
reparaciones necesarias.
Revisar los extintores contra incendios con la periodicidad requeridos por los mismos y recargarlos
inmediatamente despus de usarlos.
El exterior de la bodega o almacn debe mantenerse en buen estado.
Los pasillos de la bodega o almacn y los de acceso deben mantenerse en buen estado.
Una bodega o almacn limpio y bien cuidado produce un buen efecto sobre la moral de los compaeros.
La suciedad y el desorden es muestra de descuido y apata y no existe excusa para tolerarlo en el almacn.
Si existen reflejan directamente el carcter del responsable.
Por lo anterior se desprende que es l a quien corresponde el fijar un plan definido y un horario para el
trabajo de limpieza, en lugar de depender de mtodos ocasionales.

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

A continuacin se presentan las recomendaciones para la limpieza del almacn:


Las bodegas deben barrerse diariamente, se debe establecer los mtodos necesarios para el lavado y
fregado de los pisos, estantes y ventanas peridicamente.
Las puertas, paredes, ventanas y techos se ensucian con el trabajo diario por lo que deben lavarse o
retocarse con pintura cada determinado tiempo.
Las paredes no deben utilizarse para colgar alambre, sogas, trapos de limpieza, ropa, etc.
Las tablillas, letreros, etc., que no sea necesario deben ser retirados.
No deben almacenarse materiales colgando del techo.
Las mesas o mostradores deben mantenerse libres de obstculos, adems de limpiarlos
peridicamente.
No deben colgarse de los estantes ropas, trapos, bolsas, sacos, etc.
Los desperdicios y basuras deben depositarse en los cestos o barriles.
Efectuar peridicamente limpieza del alumbrado, alambres, bombillos, etc.
Desechar materiales deteriorados o inservibles, previa inspeccin tcnica.
Mantener limpias las instalaciones sanitarias.
Los utensilios de limpieza deben guardarse en un solo lugar.
Todos los dispositivos contra incendios deben limpiarse, pulirse o pintarse peridicamente.
Mantener las esquinas o rincones limpios.
Los pasillos deben mantenerse limpios.
Debe fumigarse peridicamente contra insectos y roedores.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Almacenamiento segn el tipo de producto.


La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la siguiente:




Almacn de materia prima y partes componentes: Este almacn tiene como funcin principal el
abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin.
Almacn de Materiales Auxiliares: Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos
aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren envasarlo o empacarlo. Ejemplos:
lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
Almacn de Productos en Proceso: Si los materiales o artculos semi-terminados son guardados bajo
custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un
almacn de materiales en proceso.
Almacn de Productos Terminados: El almacn de productos terminados presta servicio al departamento
de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los
clientes.
Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado
especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos
departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas
de esmeril, etc.
Almacn de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento
de control de calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este
quedar por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.
Almacn de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en
la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse
vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los
materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
Almacn de Devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los

Requerimiento de almacenamiento segn el tipo de producto.


La lista de localizacin corresponde a listado de todos los materiales que deben localizarse en la bodega o
almacn al igual que la tarjeta de localizacin tiene la siguiente informacin: Nombre del artculo (ordenado
alfabticamente); cdigo del artculo; unidad, localizacin.

Formas de almacenamiento:
Segn del material que se trate, debe utilizarse una forma u otra para el mejor aprovechamiento del
espacio disponible.
Materiales de formas regulares y dimensiones considerables: pueden estibarse (apilarse) partiendo del
suelo, utilizando casi toda la altura disponible. Si el material no es muy regular en sus formas o es de poco
peso, el peligro de derrumbamiento de las estibas es muy elevado.
Producto de movimiento rpido: Es importante considerar si los productos puestos en la parte inferior
de la estiba pueden soportar sin deterioros el peso de la dems carga.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.

Materiales de forma irregular y a granel: Deben utilizarse cestones, cajones o gavetas especiales situadas
en estanteras o directamente estibados en el suelo.
Lquidos: Deber disponerse de depsitos adecuados ya sean fijos o transportables. Debe tratarse de
colocar estos en las partes inferiores de las estanteras para evitar posibles derrames.
Materiales Perecederos: Se entiende por material perecedero aquel que se envejece o deteriora con el
paso del tiempo. Usualmente aquellos materiales que estn debajo de las estibas o en el fondo de los cajones
cumplen estas caractersticas.

Racionamiento, empaque y rotulacin del producto.


Existe una relacin muy importante entre el tamao de las piezas, frecuencia del pedido y su ubicacin en
el almacn.

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

A la hora de ubicar los materiales, es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

Tamao de los piezas

Movimiento

Ubicacin en el almacn.

Grandes

Menor

Parte central y trasera

Pequeas

Mayor

En los anaqueles entre la altura


de los ojos y el nivel de las
rodillas, cerca del mostrador o
puerta de entrada.

Regular

Grande

Partes altas del anaquel, cerca


del mostrador o puerta de
entrada.

Grande

Alto o grande

Cerca de la rampa de embarque,


en el suelo o en los estantes.

Principios bsicos del empaque:


El empaque de artculos para ser despachados, incluyendo el envasado y marcacin, constituye un elemento
esencial para la conservacin y proteccin de los mismos.
Un empaque deficiente o inadecuado es costoso, las perdidas que de el resultan, ocasionan en muchos casos,
tanto la reparacin o el reemplazo de los artculos daados, como gastos adicionales de transporte, discusiones
con la empresa de transportes, con la persona que entrega o con l propio destinatario, aadindose a todo
esto la inevitable perdida de tiempo.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Empacar quiere decir preparar un artculo para ser embarcado. El empaque comprende el flete, cuando
sea necesario, la envoltura, el amortiguamiento, el amarre, la colocacin en el envase de embarque y la
marcacin. Todas estas operaciones van destinadas a proteger los artculos contra daos, prevenir perdidas o
averas, a facilitar su manejo e identificacin.
Por sobre-empaques, se entiende colocar para fines de despacho, un envase empacado para embarque
dentro de otro.
Los artculos que se adquieran deben ser comprados con envase y de preferencia con empaque uniformes,
debidamente marcados e identificados.
Esta prctica facilitar las operaciones de empaque y marcacin.
Los principios bsicos de la tcnica del empaque son los siguientes:





Eleccin del envase y/o material de empaque.


Empleo del mtodo de empaque ms adecuado
Conocimiento del tiempo o duracin del viaje, desde el almacn hasta el lugar de su utilizacin.
Conocimiento de las prcticas observadas en las maniobras de carga y descarga.
Previsin de las condiciones climatolgicas en las que viajar el artculo.
Conocimiento de las caractersticas fsicas del artculo.
Determinacin del tipo de transporte que se debe utilizar.

Control y rotacin de producto en el almacn

Los gneros se encuentran ubicados de acuerdo al orden de llegada y a los cdigos de productos.
Los gneros se encuentra identificada en los mdulos y en los palets y/ o estantes de acuerdo a la experiencia
en el manejo de almacn.
Las salidas de los gneros se realiza de acuerdo al formato interno para los de mayor vencimiento y la
siguiente secuencia:
Primero el producto con fecha de vencimiento mas cercana a la fecha actual.
Se prosigue con las identificadas con la siguiente fecha hasta agotarlas. Del mismo modo se debe proceder
para los productos con menor vencimiento. Concluido este ciclo, se identificarn nuevamente con el
formato interno las rumas con las fechas de vencimiento.
Para la rotacin de productos, en el departamento de pisos, deber tenerse especial cuidado en el control
de los gneros como: aguas embotelladas, bebidas enlatadas, galletas, comestibles, que se disponen de los
minibares en la habitacin. Para la rotacin de los dems productos en general se controlar de acuerdo a los
procedimientos antes descritos. Primeros en llegar, primeros en salir.
Identificacin de almacenaje o rotulacin del producto.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

Rotacin del producto:

Una forma de identificar o rotular el almacn es dividirlo en secciones, de acuerdo con los pasillos principales,
asignndoles un nmero romano, lo mas grande posible, que deber colocarse en un lugar visible para ser
rpidamente y fcilmente identificado.
Tambin en los estantes debe colocarse en un lugar visible una letra la cual puede ser mayscula, tipo
imprenta, a los anaqueles se les identifica con una letra minscula o de otro tipo y a los casilleros un nmero
cardinal.
Otro modelo para rotulacin es el siguiente; Dividir el almacn en bateras (estantes colocados en forma
sencilla o en forma doble, es decir, empalmadas por sus cubiertas posteriores), colocndoles un nmero en
un lugar visible, procurando que queden separadas por un pasillo central que sirva de punto de referencia y
la divida en dos. Las bateras colocadas a la derecha pueden ser identificadas con un nmero par y las de la
izquierda con impar.

Recepcin, almacenamiento y control de


materiales e insumos

Cada batera debe dividirse en forma horizontal mediante entre paos o hileras, enumeradas de abajo hacia
arriba o viceversa, iniciar la numeracin seriada, progresiva y con nmeros impares hasta llenar la batera.
Despus se proceder a dividir la batera en forma vertical, es decir en columnas numeradas en forma seriada,
progresiva y con nmeros pares.

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Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Gestin de Control en
el Almacn

Unidad I:

Control en los productos y insumos.


Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de:
Realizar el control diario de productos e insumos utilizados

Unidad I: Necesidades de abastecimiento


El Inventario

Gestin de Control en el Almacn

Un inventario es el registro de la existencia de bienes que tiene un hotel para realizar su operacin.
Llevar un inventario manual as como en formato digital, nos permite contar con informacin oportuna y
adecuada de nuestros bienes para:




Realizar procesos de compra ms eficientes


Evitar desperdicios
Llevar un mejor control de los costos.
Verificar la existencia de productos.
Producir insumos confiables para la elaboracin del presupuesto.

La Gestin de inventarios
La importancia del control del inventario es fundamental para el funcionamiento de la produccin de la
produccin de los diferentes departamentos que componen una empresa hotelera, pero el inventario como tal
no solamente controla las existencias de almacn. Cada departamento deber llevar sus propios inventarios,
tanto de gneros como de material, utensilios y mobiliario.
De esta manera todos los departamentos sabrn en todo momento las existencias que tienen con un simple
vistazo al inventario.
Se suele hacer los inventarios separados por gneros y material, ya que los inventarios de material son
inventarios ms estancos, se suelen actualizar una o dos veces al ao, puesto que son productos cuya reposicin
es ms largo, mientras que los gneros para el servicio diario tienen un movimiento de entradas y salidas
contino. Podemos clasificarlos como artculos de larga y corta duracin para los inventarios:
Artculos de larga duracin: (inventario inmovilizado) este inventario nacer en momento en el que el
comercio empieza su actividad y efecte las compras de material para los diferentes departamentos, estos
productos se inventariarn en el departamento donde vaya dirigido.
Los artculos de larga duracin son aquellos que se necesitan para la elaboracin del trabajo como son las
maquinarias, utensilios y mobiliarios. Artculos que estn dentro del inmovilizado material de la empresa.
Artculos de corta duracin de almacn y bodega: (inventario de existencias) este es un inventario detallado
de todos los artculos que componen la oferta del establecimiento, el recuento se realiza mensualmente,
dependiendo del volumen del establecimiento. Gracias a l se puede obtener la realidad de beneficios o
prdidas de la empresa.
Los artculos que lo componen van codificados, este cdigo ser el que se usar para la Cumplimentacin
de cualquier registro documental de la empresa como pueden ser: Fichas de gneros, inventario permanente,
partes de consumo y propuestas de pedido entre otros.
A travs de este inventario se marcan los porcentajes de stocks mximos y mnimos, informa sobre precios
de adquisicin y ayuda a la obtencin del precio final del producto.

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Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Los inventarios del Departamento de Pisos o Ama de Llaves, corresponden principalmente a los productos
que se necesitan en las habitaciones, tales como: jabones, toallas, ceniceros, almohadas, cobijas, etc.
Estos productos por lo general estn en bodegas pequeas, donde fcilmente se podran perder algunos por
falta de control.

Inventarios de amenidades (jabones, champs, cajas de fsforos, etc.) y objetos propios de cada tipo de
habitacin (ceniceros, floreros, porta amenidades, canastillas, etc.)
Inventarios de blancos (sabanas, fundas, muletones, edredones, cobijas, almohadas, toallas, etc.)
Inventarios de uniformes (cocina, seguridad, lavandera, mantenimiento, administracin, meseros,
camareros (as), etc.)
Inventarios de mantelera (servilletas, cubre mantel, mantel cuadrado, redondo, faldones, cubre sillas,
etc.)
Para ambos controles puede funcionar el mismo reporte. Aunque, si lo desea, puede utilizar uno para cada
grupo.

Tipos de Inventarios
El perfecto control de los inventarios ayuda a la empresa a realizar anlisis de beneficios y resultados, con
la ventaja de poder implantar las medidas de correccin necesarias.
El inventario es un listado de todos los artculos con los que trabajamos, dndonos informacin. De esta
forma se pueden determinar con ms seguridad los movimientos contables de los productos.
El inventario se complementa con el resto de documentos que hemos analizado con anterioridad como
son:




Inventario permanente.
Ficha de valoracin
Vale de consumo
Entradas y salidas.
Relev.

Una vez analizado el objetivo principal del inventario y sus componentes, vamos a analizar las diferentes
variedades que podemos encontrar, dependiendo de su condicin o forma de aplicacin.
Tipos de inventarios:
Movilizado: Hace referencia a aquellos productos de consumo diario, que la empresa necesita reponer
diariamente.
Fsico: Es el recuento fsico que se realiza a intervalos peridicos en el cual se cerciora y verifica las
cantidades con una inspeccin de la calidad y conformidad de los gneros segn su estndar.
Permanente: Es aquel que se realiza da a da y movimiento a movimiento, es decir, en l se anotan todas
las entradas y salidas que se producen, nos ayuda a detectar sobre la marcha la necesidad de realizar un
pedido de algn producto, controlando los gneros de mayor o menor consumo.
Inmovilizado: ste hace referencia a todos esos artculos que necesitamos para realizar el servicio al

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

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Gestin de Control en el Almacn

Para llevar el inventario de los recursos que maneja el departamento de pisos se propone la siguiente
divisin:

cliente, como son maquinarias, cubertera, vajilla, mobiliario, etc.; la finalidad de este inventario es la de
valorar el capital inmovilizado del que dispone la empresa.

Gestin de Control en el Almacn

Ventajas del control de los inventarios.


Su estudio nos ayudar a concretar las necesidades de stockaje marcando los mnimos, mximo adems
de:

Ajusta el nmero de las existencias de cada artculo.


Ayuda a efectuar el estudio de rotacin mediante la divisin de las salidas mensuales entre el promedio
mensual de inventarios.
Ayuda a ver la fluidez de los artculos mediante las entradas y salidas.
Evita la compra al azar, que conlleva posibles prdidas.

El Inventario Fsico
Lo podemos entender desde dos mbitos, en primer lugar para corroborar ciertamente que los datos anotados
en los documentos de control son reales, este control se deber realizar al cierre de cada mes o perodo de
ejecucin del inventario para comprobar que verdaderamente los artculos anotados en el inventario son
reales, si no fuese as, sera ndice de fraude de algn responsable de dichos gneros, adems es aconsejable
que dicha comprobacin sea realizada por personal ajeno al departamento.
En segundo lugar, como acto final del perodo marcado simplemente como valoracin de las existencias
reales que se poseen, en este caso si no se lleva un control diario de las salidas y entradas, los posibles fraudes
no seran detectados, por tanto es aconsejable trabajar con la mayor documentacin posible.
La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:
El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario,
conforme la legislacin.
El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y
la aproximacin del consumo real.
La forma de realizar este inventario debe ser con dos personas, una que va contando los artculos de las
estanteras y otro que anota en un listado, se aconseja que los listados de artculos se realicen por el mismo
orden que se colocan en las estanteras, para evitar prdidas de tiempo y confusiones al ir buscando los
artculos por varias hojas.
Para poder realizar el levantamiento es necesario preparar instrumentaciones escritas completas con
suficiente anticipacin para que todas las personas se familiaricen con el plan.

Estas instrucciones deben abarcar.






Fecha del inventario y duracin.


Personal que lo realizar y sus respectivos deberes.
Procedimientos generales a seguir para realizar el inventario
Clases de gneros e instrucciones relativas a cada uno.
Impreso a usar e instrucciones sobre los mismos.

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Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Procedimiento para el control diario de productos y materiales.


A continuacin un ejemplo real de la organizacin y preparacin requerida para la toma de inventario de
ropa de un hotel, que se podr adaptar a las caractersticas en concreto.

Normas Recomendadas.

Alimentacin y bebida

La noche anterior al inventario devolvern a Lencera el mximo de ropa


sobrante en sus armarios.
La ropa sucia del da se har llegar sin demora a Lavandera. Procurar que no quede nada pendiente al final
del turno de maana.
Organizar, clasificar, apilar y contar las piezas restantes en los armarios de reserva. Las mesas y aparadores
quedarn completos con sus par stocks comprobados.

Pisos y habitaciones

Vestir con ropa limpia y completar todas las habitaciones. Retirar las piezas adicionales y las camas extras
sin uso.
Completar el par stock en todas las lenceras de los oficios de planta.
Mandar cuanto antes a lavandera la ropa sucia.
Repasar todos los pisos, pasillos, etc., recogiendo cualquier pieza suelta dispersa, remitindolas a
lencera.

Lencera

Una vez completados los stocks en pisos y restaurantes, no se recibir ni se entregar ropa alguna hasta
finalizar el inventario, o preferiblemente hasta el da siguiente.
Las existencias en almacn de lencera habrn sido apiladas por lotes de igual cantidad, tamao y color.
La ropa limpia que vaya llegando de lavandera se ir aadiendo a todas las pilas en la misma forma.
Procurar que se vaya lavando todas las prendas de un mismo tipo, para ir cerrando cantidades totales.

Recuento

Preparar impresos y distribuir a los equipos de trabajo segn las zonas asignadas.
Revisar las lenceras de los oficios de planta, anotar los totales e irlos cerrando con llave.
Calcular la ropa en habitaciones de cada piso. (Debe concordar con el stock preestablecido, ms las piezas
adicionales conocidas y controladas.)
Revisar los armarios de reserva de los restaurantes, anotar y cerrar.
Calcular cantidades en mesas y aparadores.
Cuando la lavandera haya terminado, con toda la ropa limpia en los almacenes de lencera, proceder el
recuento definitivo.
Recopilar todas las notas de inventarios parciales, revisarlas y totalizarlas provisionalmente en el
impreso.

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

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Gestin de Control en el Almacn

Para iniciar con los procedimientos para la toma de inventarios, se recomienda seleccionar con cuidado
la fecha ms conveniente. Una con poca o mnima actividad. Informar anticipadamente a los departamentos
interesados. As como el horario adecuado segn la operacin misma del departamento.

Gestin de Control en el Almacn

Comprobar las cantidades resultantes con los inventarios anteriores e investigar las diferencias destacadas
o inusuales.
Efectuar un recorrido y repaso general por TODO el hotel, oficinas, office, banquetes, lavandera, costura,
etc. Para recolectar las piezas sueltas que puedan haber escapado a los primeros repasos. Clasificarlas,
contarlas y aadirlas a las cifras anteriores

Control de entradas y salidas de productos.


Uno de los controles ms utilizados en algunas empresas para el control de entradas y salidas, es el
kardex.
El kardex tiene su origen en el antiguo registro llamado Libro de almacn, que consista en un libro de
hojas cosidas. En el se hacan las anotaciones de las entradas y salidas de los artculos o materiales de un
almacn, con el objeto de controlar el movimiento de existencias.
Segn el diccionario de la Real academia de la Lengua espaol, significa inspeccin, fiscalizacin, verificacin,
comprobacin y vigilancia. En la prctica, control es el fundamento de cualquier organizacin.
Ejemplo: Descripcin del Procedimiento para salidas de almacn.

Secuencia de Etapas

Actividad

1. Bodega

La camarista checa los utensilios Camarista


y productos de acondicionamiento
de los cuartos.
Semanal

2. Reporte

Se reporta a la supervisora de Camarista


pisos los utensilios y productos de
acondicionamiento faltantes.
Semanal

3. Formato de Requisicin

La supervisora de pisos entrega Camarista


un formato de requisicin a las
camarista

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Responsable

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

Las camaristas elaboraran el formato Camarista


de requisicin, asegurndose de
que este completo.
Semanal.

5. Entrega

Se le entrega el formato a la Camarista


supervisora de pisos o ama de
llaves
Semanal.

6. Requisicin

El ama de llaves lleva el formato Ama de llaves o Supervisora de


al almacn y se asegura que le pisos
entreguen completo el pedido
Semanal

7. Acomodar

El almacenista, entrega todo Camarista


el pedido en la bodega de
acondicionamiento y limpieza y las
camaristas lo acomodan todo en la
bodega

8. Revisin

La supervisora de pisos, revisa la Ama de llaves o Supervisora de


bodega y supervisa el acomodo de pisos
la bodega

Aprovisionamiento y control de productos y


materiales Del Departamento

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Gestin de Control en el Almacn

4.Elaboracin