DOCUMENTACIN MERCANTIL

COMPROBANTES DE
PAGO
ORDEN DE PEDIDO
ORDEN DE COMPRA
NOTA DE PEDIDO
GUA DE REMISIN
ACOSTA ARROYO, Melanie
BRAVO PREZ, Dorely
CHACALIAZA MENDOZA, Mara Alejandra
CHAPOAN MENDOZA, Lesly del Pilar
HUGO QUISPE, Jannet Mabel
MANRIQUE REYES, Sharon Kimberly
QUISPE SOTO, Marisol

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Agradecemos a todas aquellas

personas y entidades que nos
brindaron

su

ayuda

en

la

suministracin de datos, dichos

datos

permitieron

obtener

los

objetivos propuestos en nuestro

trabajo y los cuales sin su apoyo
hubiese sido difcil de lograr.

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INTRODUCCIN
Los Comprobantes de Pago son todos los
documentos extendidos por escrito en los
que se deja constancia de las operaciones
que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley.
Estos son de vital importancia para mantener
un apropiado control de todas las acciones
que se realizan en una compaa o
empresas.
Su misin es importante ya que en ellos
queda precisada la relacin jurdica entre las
partes que intervienen en una determinada
operacin. Tambin ayudan a demostrar la
realizacin de alguna accin comercial y por
ende son el elemento fundamental para la
contabilizacin de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten
controlar las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante y la comprobacin
de los asientos de contabilidad.

ORDEN DE PEDIDO

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Concepto
La orden de pedido es el documento escrito por el cual el vendedor y el
consumidor manifiestan estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la
venta, en aquellos casos en los que el objeto comprado no puede entregarse
inmediatamente. Un acuerdo sobre estos dos elementos, el objeto y el precio
de la venta, es suficiente para que una venta exista en el sentido jurdico. El
hecho de que el pago y la entrega se produzcan ms tarde no cambia nada.
Por lo tanto, el documento en el que consta la orden de pedido es una prueba
de la venta realizada. Ahora bien, la legislacin no prev la posibilidad de
cancelar la orden de pedido, salvo algunas excepciones: por ejemplo, si se
lleva a cabo a distancia o fuera de los establecimientos comerciales (por
ejemplo, en una feria, un saln o una exposicin). En consecuencia, una vez
firmada la orden de pedido, la venta existe y ambas partes quedan sometidas a
este contrato.

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ORDEN DE COMPRA
Suele llamarse tambin en algunas empresas nota de pedido, esto depende de
cada una, aunque en el Per la definicin ms comn es la primera .Una orden
de compra es el documento por medio del cual se lleva a cabo una peticin o
una solicitud, pero de forma escrita, de tal manera que sea ms formal la
presentacin
de
este
documento
a
un
proveedor.
Dicha peticin, es realizada con la finalidad de poder solicitar o reclamar
artculos, los cuales ya tienen un precio antes convenido, con las condiciones y
reglas que se tengan dependiendo del tipo de negocio que se posea o de
acuerdo al tipo de negocio con el que se hagan los tratos, dentro de esta
solicitud deben de tratar en lo posible estar especificados tanto el da y monto
de
pago,
como
lo
relacionado
a
la
entrega.
A travs y gracias a la orden de compra es posible autorizar al proveedor el
poder hacer la entrega de los artculos solicitados, pero esto siempre exigiendo
la
respectiva
factura
por
el
concepto
de
la
compra.
Por lo general cuando una empresa procede a adquirir artculos, debe de
hacerlo por medio de una orden de compra, estas rdenes de compra deben
de encontrarse necesaria y obligatoriamente enumeradas en forma correlativa
y en serie, debido a que esto ayuda a llevar el mejor control de su uso.
Requisitos:
Siempre dentro de la orden de compra deben incluirse los campos siguientes:

Lugar y fecha de emisin.

Nombre y nmero de orden del comprobante.

Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.

Detalle de las mercaderas solicitadas.

Condicin de pago y entrega.

Firma del comprador o encargado de compras.

Datos de la empresa que imprime el documento, habilitacin municipal,

fecha de impresin y numeracin de los documentos impresos.

Generalmente se procede a enviar una solicitud original al proveedor, y se

guarda una copia la cual ser llevada al rea de contabilidad de la empresa o

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entidad que hace el envi, esto para que el envi pueda ser registrado, una
copia extra es enviada al rea de compras o almacn.
Formas de emisin

Original: Para el vendedor.

Duplicado: Para el comprador.

Importancia

Al comprador le sirve como constancia de las mercaderas que solicit,

pero casi no se utiliza de esa forma. Es ms utilizado para saber el tipo de
gasto y cuanto gasto

Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturacin

en caso de ser aceptado.

Modelo de Orden de Compra

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NOTA DE PEDIDO

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Concepto
Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a travs de
l los clientes soliciten las mercaderas deseadas. Se extiende por
duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la
copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y
condiciones en que se solicita las mercaderas en calidad de compra.

Rayado
El rayado de la nota de pedido no es uniforme, depende de cada
empresa o de las necesidades que tienen las mismas, sin embargo el
rayado tradicional tiene las siguientes partes:
1. Membrete (Nombre o razn social de la empresa seguida de
direccin y telfono)
2. Numeracin correlativa
3. Lugar y fecha en que se hace el pedido
4. Nombre o razn social del cliente
5. Direccin del cliente
6. Condiciones del pedido
7. Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)
8. Clase, calidad o tipo de artculo o mercanca
9. Precio unitario de la mercanca
10. Firma del solicitante o empresa que hace el pedido

Formas de emisin
Debern extenderse cmo mnimo dos ejemplares: uno que queda en
poder del que lo suscribi (comprador) y otro, que es el que se entrega o
en va al vendedor.

Uso
Se extiende por duplicado o triplicado el original queda para la empresa
proveedora y las copias se entrega al cliente para que pueda controlar
su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y
condiciones en que se solicitan las mercaderas en calidad de venta.

Modelo

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GUIA DE REMISIN
1. Qu es?
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderas
solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y este se encuentra impreso
y membretado, segn necesidad de la Empresa sirve para que el comercio
tenga testimonio de los artculos que han entregado en las condiciones
solicitadas y aprobado por el departamento de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la
empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con 3 copias una
queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al
cliente junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta con la firma de
conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

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2. Requisitos de una Gua de Remisin

Los requisitos son los siguientes:
1. Membrete o razn social de la casa vendedora
2. Numeracin correlativa
3. Lugar y fecha
4. Nombre o razn social de comprador
5. Direccin del cliente
6. Detalle de los artculos
7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
8. Precio unitario y total
9. Firma del vendedor
10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artculos.
3. Importancia
Con la gua de remisin se materializa el derecho del vendedor y la obligacin
del comprador, justifica la salida de las mercaderas del depsito, entonces
constituye un elemento importante.
GUA DE REMISIN REMITENTE
1. Definicin
Es el documento que emite el Remitente para sustentar el traslado de bienes
con motivo de su compra o venta, y la prestacin de servicios que involucran o
no la transformacin de bienes, cesin en uso, consignaciones y remisiones
entre establecimientos de una misma empresa y otros. Cada gua de remisin
de remitente consta de un original y dos copias: para el remitente y otra copia
para la SUNAT.
2. Quin emite la gua de remisin del remitente?
El propietario o poseedor de los bienes al inicio del traslado, con ocasin de su
transferencia, prestacin de servicios que involucra o no transformacin del
bien, cesin en uso, remisin entre establecimientos de una misma empresa y
otros.
El consignador, en la entrega al consignatario de los bienes dados en
consignacin y en la devolucin de los bienes no vendidos por el consignatario.
El prestador de servicios en casos tales como: mantenimiento, reparacin de
bienes, servicios de maquila, etc.; slo si las condiciones contractuales del
servicio incluyen el recojo o la entrega de los bienes en los almacenes o en el
lugar designado por el propietario o poseedor de los mismos.

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3. Requisitos de la gua de remisin remitente

Informacin impresa de la gua de remisin remitente:
1. Datos de identificacin del remitente:
Apellidos y nombres, o denominacin o razn social.
Direccin del domicilio fiscal y del establecimiento donde est
localizado el punto de emisin.
Nmero de RUC
2. Denominacin del documento: GUA DE REMISIN DEL REMITENTE.
3. Numeracin: Serie y nmero correlativo.
4. Motivo del traslado: SE DEBE MARCAR UNA DE LAS OPCIONES SGTES:
Venta
Venta sujeta a confirmacin del comprador Compra
Consignacin
Devolucin.
Traslado entre establecimientos de la misma empresa
Traslado de bienes para transformacin
Recojo de bienes.
Traslado por emisor itinerante de comprobantes de pago
Traslado zona primaria
Importacin
Exportacin
Venta con entrega a terceros.
Otros: DEBE INDICARSE EXPRESAMENTE EL MOTIVO DEL
TRASLADO.
Datos de la imprenta.
Nmero de autorizacin de impresin otorgado por la SUNAT, el cual
ser consignado junto a los datos de la imprenta o empresa grfica.
Destino del original y copias
Direccin del punto de partida, excepto si el mismo coincide con el
punto de emisin del documento.
Direccin del punto de llegada.
Datos de identificacin del destinatario:
Apellidos y nombres o denominacin o razn social.
Nmero de RUC, salvo que no est obligado a tenerlo, en cuyo
caso se deber consignar el tipo y nmero de documento de
identidad.
Datos de identificacin de la unidad de transporte y del conductor: N
de placa y de la licencia de conducir.
Cuando se trate de transporte pblico, basta consignar el nombre o
razn social y el ruc del transportista.

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Datos del bien transportado:

Descripcin detallada del bien, indicando el nombre y caractersticas
tales como la marca del mismo; cantidad, peso total y unidad de
medida.
Fecha de inicio del traslado.

4. Ejemplo
Una fbrica de muebles ha efectuado una venta de mesas y sillas a un
restaurante y debe enviar dichos bienes en su propio camin o contratando a
un camionero, entonces debe emitir una gua de remisin de remitente antes
de iniciar el traslado. Entregar al transportista el original (en este caso el
restaurante) y la copia para SUNAT y se quedar con la copia que le
corresponde como remitente.
Durante el traslado de los bienes, el transportista debe llevar consigo el original
y la copia para SUNAT, de la gua de remisin que el remitente ha emitido (en
este caso la fbrica de muebles). Cada vez que las unidades mviles de
SUNAT se lo requieran, deber mostrar la documentacin y entregar la copia
para SUNAT si as se lo indican. Cuando llega a su destino entregara el original
y la copia para SUNAT al destinatario, es decir, al encargado del restaurante
que recibir las mesas y sillas. En el caso que no cumpla con emitir o llevar la
gua de remisin ser multada por la SUNAT o se le podr comisar la
mercadera.

GUA DE REMISIN TRANSPORTISTA

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1. Qu es una gua de remisin de transportista?

Es el documento que emite el transportista para sustentar el traslado de bienes
a solicitud de terceros, es decir, cuando se realiza el servicio bajo la modalidad
de transporte pblico.
2. Quin
y
transportista?

cundo

se

emite

la

gua

de

remisin

del

El transportista es quien emite la gua de remisin antes de iniciar el traslado

de bienes, por cada remitente y por cada unidad de transporte, inclusive
cuando se subcontrate el servicio, para lo cual debe sealarse los datos de la
empresa sub-contratante.
3. Con qu documentos se sustenta el traslado de los bienes?
El traslado de bienes, bajo la modalidad de transporte pblico, se sustenta con
los siguientes documentos:
El original Destinatario y copia SUNAT, de la Gua de remisin del remitente
o Copia Destinatario y copia SUNAT de la Gua de remisin del transportista.
Dichos documentos debern portarse durante el traslado de los bienes, y
deben quedar en poder del destinatario al trmino del viaje, salvo que la copia
para la SUNAT hubiera sido solicitada y retirada por sta durante el traslado.
4. Cundo el transportista no debe solicitar la gua de remisin del
remitente?
Slo cuando se trate de bienes pertenecientes a:
Consumidores finales.
Contribuyentes del Nuevo RUS.
Personas obligadas a emitir recibos por honorarios.
Personas naturales que no posean RUC pero realizan transacciones con
adquirientes que emiten liquidaciones de compra.
5. Qu sanciones se aplican al transportista si incurre en alguna
infraccin relacionada con el traslado de bienes?
Las sanciones aplicables son multas o internamiento temporal de su vehculo.
6. Modelo de gua de transportista

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CONCLUSIN

Todas las personas debemos tomar conciencia de la importancia que resulta

exigir comprobantes de pago cuando no son entregados, tenemos que
acostumbrarse y ensear a los menores a solicitar en cada compra de bienes
que realicen. Y as formar una mejor cultura tributaria. Es esta una forma tan
sencilla de ayudar a reducir la evasin de impuestos en nuestro pas.
Es tarea de todos nosotros contribuir con el Estado, reclamando nuestros
comprobantes de pago, para que con los impuestos que se paguen, el Estado
tenga mayores recursos para financiar los servicios de salud, educacin y
seguridad.
Al realizar una compra o adquirir un servicio, debemos tomarse unos minutos
para reclamar nuestros comprobantes de pago, ya que muchas veces no lo
haces por el tiempo, con esta accin tan sencilla estamos contribuyendo al
desarrollo de nuestro pas.
Exigir los comprobantes de pago es una obligacin formal, pero es ms
importante la responsabilidad social y el compromiso con el bienestar general
de todos los que conformamos nuestra sociedad.

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Todos los ciudadanos podemos participar en esta tarea.

INDICE

Introduccin.......................................................................................................... 3
Orden de pedido...................................................................................................4
Orden de compra..................................................................................................5
Nota de pedido......................................................................................................7
Gua de remisin...................................................................................................8
Gua de remisin remitente........................................................................8
Gua de remisin transportista.................................................................11