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Gestin de Inventarios - Mantenimiento de registros exactos

La gestin del inventario incluye dos cuestiones fundamentales: cmo se clasifican los artculos del
inventario y cmo se mantiene con precisin los registros de inventario.
Mantenimiento de registros exactos de inventario

Los registros de inventario son documentos impresos en papel o en formato electrnico que reflejan cunto
y qu tipos de inventario posee una compaa, ya sea disponible, comprometido, en proceso y
ordenado. (Brooks and Wilson, 2007,1)

La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de concordancia entre los registros de inventario y el conteo
fsico real. Su importancia reside en el hecho que nicamente cuando una empresa sabe exactamente de lo
que dispone, puede tomar decisiones acertadas en el corto, mediano y largo plazo. (Heizer y Render,
2001)

Como nos mencionan Gonzlez (2009) y Lee (2006), existen mltiples factores que afectan la exactitud de
inventarios. A continuacin se mencionarn los principales factores:
a) Falta de conocimiento del personal
Errores cometidos por desconocimiento de los procedimientos, conversin de unidades y nomenclatura
de los materiales.
b) Falta de atencin del personal
Errores en la recepcin, despacho, ubicacin y registro de los materiales.
Transacciones no registradas en el sistema en cuanto a ingresos y salidas de los materiales.
c) Proveedores
Errores en la entrega de los materiales: cantidad diferente a la cantidad solicitada.
d)

Empresa y otros departamentos


Falta de poltica y procedimientos para las actividades de recepcin, almacenamiento y despacho.
Falta de condiciones que faciliten el almacenamiento y control de los materiales.
Errores del software en el registro de las transacciones.
Errores relacionados con el proceso y volumen de transacciones.

Afortunadamente, existen diferentes polticas que garantizan la exactitud de los registros de inventarios. Las
principales polticas se detallarn a continuacin:

Asignar a personal especfico las responsabilidades de recepcin, despacho y registro de los materiales.
Mantener el almacn bajo control.
Concientizar al personal sobre la importancia de su participacin en la exactitud de los registros.
Aplicar un sistema de control y seguimiento de inventario.

En cuanto a la medicin de la exactitud de registros de inventarios se utiliza el indicador ERI como medida
de la confiabilidad del almacn. Este indicador cuyas siglas significan exactitud de registro de inventario se
puede calcular en unidades monetarias o cantidades.
a) Clculo en unidades monetarias
Mide el costo de las mercancas registradas versus el inventario fsico valorizado con el objetivo de asegurar
que el registro en libros y declaraciones de impuesto sea el mismo.
b) Clculo en cantidades

Mide la cantidad de inventario registrado versus el inventario fsico con el objetivo de asegurar que
la cantidad que figura en el sistema y fsica es exactamente la misma.

En la actualidad, el porcentaje de error tolerable entre el inventario fsico y los registros vara de una
empresa a otra, esto debido a que algunas compaas se esfuerzan por lograr una exactitud de 100%,
mientras que otras aceptan un 1%, 2% o 3% de error. El nivel de exactitud recomendado por American
Production and Inventory Control Society (APICS) es 0.2% para los artculos clase A, 1% para los artculos
clase B y 5% para los artculos clase C.

Para finalizar, la importancia de la exactitud de inventarios tiene mltiples razones, entre las que destacan:
a) Razones financieras
Los impuestos dependen a menudo del valor del inventario, por tanto, se podran dar pagos en exceso o en
defecto.
b) Razones operativas
Entre las principales tenemos:

Puede originar desabastecimiento, lo cual incrementa los costos, interrumpe la produccin y retrasa las
entregas.
Requisito para los sistemas Material Requirements Planning (MRP) y Enterprise Resource Planning (ERP).

Reduce la necesidad de realizar inventarios fsicos anuales.

http://logistica-grafica-empresarial.blogspot.com/2011/10/gestion-de-inventarios-mantenimiento-de.html

CONTEO CCLICO Y EXACTITUD DE INVENTARIOS parte 2

3) Exactitud de Inventarios
Cuando nos referimos a la exactitud de inventarios, en realidad nos estamos refiriendo a un ndice que mide la exactitud
de los registros de inventarios. Como ya conocemos, en algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que sealan
los registros y la existencia que en realidad fsicamente se encuentra en almacn, esto derivado por errores humanos
cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el manejo fsico de los productos, entre otras causas.
Para determinar que tan bien reflejan nuestros registros la situacin real de las existencias, se ha creado un ndice
denominado exactitud de inventarios. Este ndice no es ms que dividir el nmero de renglones que definimos como
renglones exactos durante el proceso de conteo cclico, entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese
conteo, multiplicado por cien. As, la frmula es la siguiente:
No. de Renglones Exactos
EI=------------------------------- x 100
No de Renglones Contados
Como puede observarse, entonces, el clculo de la exactitud de inventarios, est asociada a la realizacin de un conteo
cclico. De est forma tenemos una manera de medir que tan efectivos, son las medidas correctivas que tomamos despus
de efectuar un conteo cclico, al comparar los valores que obtenemos con el ndice.
4) Procedimiento de clculo de la Exactitud de Inventarios
Tal como mencionamos anteriormente, determinar la exactitud de inventarios, no es ms que dividir el nmero de
renglones que definimos como renglones exactos durante el proceso de conteo cclico entre la cantidad de renglones
que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina
rengln exacto, y este en un concepto arbitrario, ya que un rengln que denominamos exacto durante el conteo
cclico, no es slo un rengln en el que existe total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino
tambin es aquel que se encuentra en un rango determinado que denominamos tolerancia.
En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en existencia real se encuentra dentro del
rango dado de valores de registro. Este rango es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada

rengln.
As, mientras mas importante es un tem para la organizacin, menor debe ser la tolerancia permitida. La tolerancia es un
valor que se determina normalmente entre el 0% y el 5%.
Veamos un ejemplo:
Suponga que el registro del sistema de informacin seala que hay en existencia 500 unidades de un producto, suponga
tambin que la tolerancia para este tem es del 3% y que durante un conteo cclico se determin que en realidad hay en
existencia 490 unidades del producto. Veamos si este rengln se considera exacto.
Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este rengln es exacto. Esto se realiza
aplicando el valor de la tolerancia al valor que sealan los registros, as, para este caso debemos hallar el 3% de 500
unidades (valor en registro). Este valor es 15 unidades, el rango se conforma, sumando 15 unidades al valor del registro
para obtener el lmite superior del rango (500+15=515) y restando 15 unidades al valor del registro para obtener el lmite
inferior del rango (500-15=485)
Para el rengln en cuestin debemos entonces catalogarlo como un rengln exacto, ya que el valor de 490 se encuentra
en dentro del rango determinado.
Veamos otro ejemplo:
Suponga que el registro del sistema de informacin seala que hay en existencia 300 unidades de un producto, suponga
tambin que la tolerancia para este tem es del 2% y que durante un conteo cclico se determin que en realidad hay en
existencia 290 unidades del producto. Veamos si este rengln se considera exacto.
Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este rengln es exacto. Esto se realiza
aplicando el valor de la tolerancia al valor que sealan los registros, as, para este caso debemos hallar el 2% de 300
unidades (valor en registro). Este valor es 6 unidades, el rango se conforma, sumando 6 unidades al valor del registro para
obtener el lmite superior del rango (300+6=306) y restando 6 unidades al valor del registro para obtener el lmite inferior
del rango (300-6=294)
Para el rengln en cuestin debemos entonces catalogarlo como un rengln inexacto, ya que el valor de 290 se encuentra
en fuera del rango determinado.
As, entonces procedemos de la misma forma a determinar para todos los tems evaluados en el conteo cclico si son
exactos (I) o inexactos (E) y aplicar la frmula dada anteriormente.

Exactitud de registros de inventario (eri)


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1. EXACTITUD DE REGISTRO DE INVENTARIOS (ERI) Taller Por Cecilia Palacios D.


2. Fases de implementacin I. Diseo y preparacin: - Revisar y asegurar el sistema de inventario. Revisar y asegurar el sistema de ordenamiento del almacn. II. Saldos iniciales. III. Conteo Cclico: - Grupo
de Control - Mtodo de Conteo Cclico - Conteo Cclico Por Cecilia Palacios D.
3. I. Diseo y preparacin - Revisar y asegurar el sistema de inventario El sistema de inventario debe
identificar cada movimiento y el resultado que mostrar en los libros contables. Por tanto debe verificarse:
1. Los movimientos estn identificados? 2. Cada movimiento tiene asociada la cuenta contable que se
modificar cundo se registre? 3. Quin es responsable de administrar y crear los nuevos movimientos
que se efectan en un almacn? Por Cecilia Palacios D.
4. I. Diseo y preparacin Definiendo movimientos REC - Recepcin ISS - Salida STS - Transferencia Stock
to Stock RTS - Retorno al Stock SCR - Scrap SA - Ajuste de Inventario SW - Scrap (desde Proceso- WIP)
Revisar y asegurar el sistema de inventario Por Cecilia Palacios D.
5. I. Diseo y preparacin Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, esta frase es la major
representacin de lo que debe ser el ordenamiento en un almacn. A ella, solo faltara agregar: cada
material con su identificacin Revisar y asegurar el sistema de ordenamiento del almacn Por Cecilia
Palacios D.

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6. I. Diseo y preparacin - Revisar y asegurar el sistema de ordenamiento del almacn Qu dimensiones


tiene el almacn y cul es el mejor Layout? Tenemos los equipos idneos y suficientes para manipular los
materiales y tenerlos ordenados? Por Cecilia Palacios D.
7. II. Saldos iniciales Preparacin Fsica Mantenimiento y Limpieza Pre - marcar Pre - empacar Pre contar Preparacin de Procedimiento Rutas Conteo / Chequeo Referencias / Ayudas Auditoria
Preparacin del Personal Seleccin Entrenamiento Por Cecilia Palacios D.
8. - Grupo de control III. Conteo cclico Establecer un grupo de materiales que sern la muestra en la que
se practicar el Conteo Cclico, analizando cules son los materiales mas importantes del almacn,
tomando criterios como: valor monetario, dificultad de abastecimiento, de uso comn para todos los
usuarios del almacn, y otros que nos ayuden. Puede incluso, combinarse los criterios para seleccionar el
grupo de muestra IMPORTANTE: que la seleccin se revise con los clientes y proveedores del almacn
para estar seguros que estamos escogiendo los principales materiales. Por Cecilia Palacios D.
9. - Mtodo de Conteo III. Conteo cclico Ahora debemos decidir cmo escogemos la muestra que
contaremos peridicamente: Debe ser aleatoria porque considero que todos los materiales que estn en
el almacn son prioritarios? Formo grupos de materiales y de cada uno establezco un tamao especfico
de muestra que sumados me den, por ejemplo, 50 materiales? Los materiales del almacn son muy
variados, entonces defino que para el conteo de los mas pesados, espero que el lote se acabe para
incluirlos en el conteo, qu implicara eso? El conteo ser diario, interdiario, semanal o el encargado
define el da? Por Cecilia Palacios D.
10. - Conteo Cclico III. Conteo cclico Ahora manos a la obra: Entrego los materiales a cada participante:
calculadora, hojas de conteo, lapiceros, indumentaria y equipo de seguridad personal y si fuera necesario,
equipos de movimiento de materiales. Esto ltimo normalmente es manejado por personal especializado no
por quienes hacen el Conteo. Por Cecilia Palacios D.
11. - Conteo Cclico III. Conteo cclico Una vez que termina de contarse, se compara con los saldos que
nos da el sistema que controla los inventarios, puede ser desde un Excel hasta un reporte del sistema
informtico de la empresa. Por Cecilia Palacios D.
12. - Conteo Cclico III. Conteo cclico Si existe diferencia de vuelve a contar, si se encuentra lo que faltaba
o se encuentra que un movimiento no se registr o se trat de un mal conteo, NO se considera como
diferencia. Se suelen hacer tres conteo antes de considerar si efectivamente es un ERROR. ACIERTO:
Cantidad fsica igual a cantidad en sistema ERROR: Cantidad fsica diferente a cantidad en sistema POR
CADA MATERIAL CONTADO Por Cecilia Palacios D.
13. - Conteo Cclico III. Conteo cclico La frmula para encontrar el porcentaje de Exactitud de Registro de
Inventarios (ERI) suele ser: ERI = Nmero de conteos errados x 100 Nmero de conteos efectuados
Resultado esperado: ERI > = a 95% Por Cecilia Palacios D. Saldos de inventario cuadrados!
14. Por Cecilia Palacios D.

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