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ORGANIZACIONAL SGI
Objetivo General
Suministrar herramientas para fortalecer a los
procesos en la generacin de acciones
correctivas y preventivas eficaces, que permitan
incentivar el mejoramiento continuo al interior
de la institucin.
Objetivos Especficos
Fortalecer los conceptos asociados con la Accin Correctiva y
la Accin Preventiva.
Implementar eficazmente el procedimiento establecido dentro
del SGI para la formulacin de Acciones Correctivas y
Preventivas, apoyados en la aplicacin de buenas prcticas.
Identificar y generar Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas para los procesos del SGI.
Contenido
1
Acciones Correctivas:
Conceptos Bsicos
Procedimiento de Accin Correctiva y buenas prcticas para su
implementacin eficaz.
Tcnica para anlisis de causas (Tres Por qu?)
Ejercicios Prcticos
Contenido
2
Acciones Correctivas
Conceptos Bsicos
NO
CONFORMIDAD
Incumplimiento de
un requisito
ACCION
CORRECTIVA
Accin tomada para
eliminar la causa de
una no conformidad
detectada
u
otra
situacin indeseable.
Puede
implicar:
capacitacin,
establecer un control,
crear un procedimiento
o un formato, entre
otros.
CORRECCION
Accin
tomada
para eliminar una
no
conformidad
detectada
Tcnicas de
Anlisis de
Problemas
3.
Tcnicas de
Anlisis de
Problemas
8. Cierre de la accin
Planteada
(*)
Donde?
Personal
Registros
Lideres
Proveedor
Observacin
de hechos
Beneficiarios
Resultados
indicadores
Partes Interesadas
Por Qu?
Quin?
Cundo?
Cmo?
Dnde? Cuntos?
1.1
Quejas y Reclamos
Desempeo
de Procesos
(indicadores).
Control
Procesos
de
Control
de
Producto/ Servicio
no conforme
Identificacin del
Problema
Servicios y suministros.
Reporte de accidentes /
incidentes.
Reporte de inspeccin
Monitoreos
ambientales, entre
otros.
Evaluacin satisfaccin
del beneficiario
Planes de Accin
Normatividad
ISO 9001, ISO 14001,
OHSAS 18001, entre
otros.
Mtodos de Trabajo
Auditoras
Requisitos legales
y otros suscritos.
Reporte
de
condiciones
inseguras
de
trabajo,
entre
otros.
No conformidad
Redaccin de la No Conformidad
Describe el incumplimiento
Componentes de la No Conformidad
Declaracin del hecho
Registro soporte
10
Ejemplos de no conformidades
Favor determinar si los siguientes enunciados cuentan con los componentes de las
no conformidades:
No se evidencia que se cuente en el laboratorio con el KIT de atencin de derrames de sustancias
qumicas, considerando que se encuentran los reactivos y residuos lquidos en recipientes de
vidrio, lo que puede aumentar el riesgo de generar un derrame, incumpliendo con 4.4.7 de NTCISO 14001:2004.
Evidencia:
No se dispone en el laboratorio de Lodos y Cementos del KIT de derrames para atender una
situacin de emergencia ambiental por este tipo de eventos.
No se dispone del KIT de derrames para atender una situacin de emergencia ambiental por
este tipo de eventos en los siguientes procesos: escuela de Biologa, laboratorio de Plasma,
laboratorio de Entomologa, laboratorio de Preparacin de Muestras, laboratorio de Suelos y
Pavimentos, laboratorio Toxicologa Asistencial, taller Tecnologa de Maderas, Salas de
Preparacin de Cadveres, Morgue, laboratorio de Cromatografa.
Ejemplos de no conformidades
Favor determinar si los siguientes enunciados cuentan con los componentes de las
no conformidades:
La universidad no asegura la comunicacin interna entre los diferentes niveles y funciones de la
organizacin. Numeral 4.4.3 NTC OHSAS 18001:2007
Evidencia:
En el Manual de Gestin Integrado MDI.01 Versin 07, se establece como uno de los Programas del
Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, el de Cultura en SYSO PGTH.08, el cual no se
encontr disponible el da de la auditoria, porque est en proceso de construccin, incumpliendo con el
4.3.3 de la NTC OHSAS 18001:2007.
11
Metodologa:
1. Organizar equipos de trabajo
2. Identificar y registrar claramente las no conformidades presentadas en
el proceso.
3. Retroalimentacin entre grupos.
Anlisis de causas
1.Definicin
Problema
2.Identificar
Responsables
3. Estudio de
Los sntomas
Responder:
Por qu
Cmo
Cundo
Dnde
Quien
4. Responder
1er Porque
5. Responder
2do Porque
6. Responder
3er Porque
12
Cuadro 2. Diligenciar por el Lder del Proceso/Subproceso, Director de Laboratorio y/o Grupo Primario
el cuadro de anlisis de causas.
ANLISIS DE CAUSAS
VARIABLE
Aplica
Si
No
1. Por qu?
2. Por
qu?
3. Por qu?
1. Talento Humano:
Fallas presentadas por el personal involucrado:
funcionarios, estudiantes, contratistas, visitantes y
comunidad en general. Ej.: desconocimiento,
desempeo, falta de toma de conciencia.
2. Servicios y Suministros:
Incumplimiento de especificaciones de los insumos,
productos y/o servicios solicitados para el
desarrollo de las actividades en la Universidad. Ej.:
Materia prima, informacin.
VARIABLE
Aplica
Si
No
1. Por qu?
2. Por
qu?
3. Por qu?
3. Medicin:
Fallas
en
los
mecanismos
de
control
establecidos en el proceso o subproceso. Ej.:
Indicadores HSEQ, registros, encuestas, comits,
grupos
primarios, Monitoreos ambientales,
mediciones en seguridad y salud ocupacional.
4. Metodologa:
Fallas que se presentan en la documentacin, los
controles
operacionales,
respuesta
a
emergencias, investigacin de incidentes entre
otros; en cuanto a su nivel de cumplimiento y
conformidad
con
los
requisitos
de
la
organizacin, legales y de las normas.
13
1. Por qu?
Si
2. Por qu?
3. Por qu?
No
5. Infraestructura/Equipos:
Fallas respecto a la adecuacin de infraestructura,
desempeo de los equipos que se utilizan durante la
realizacin del producto o la prestacin del servicio.
Ej.: Cumplimiento del mantenimiento preventivo,
correctivo.
6. Factores Externos:
Hace referencia a todos los agentes generadores del
medio que inciden directamente en la conformidad
de los requisitos establecidos en el S.G.I.
Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia de
actos del gobierno, actos de desorden civil, leyes.
Notas:
1. Recuerde que no es necesario que apliquen las seis (6) variables definidas, la aplicacin de una u otra depende de las causas que generan la no
conformidad analizada.
2. Recuerde que para una variable analizada, no es necesario que apliquen los tres porqus , es decir, puede aplicar uno o dos por qu?
solamente (esto de pende de la situacin analizada).
3. Recuerde que el 1. Por qu?, 2. Por qu ? y 3 Por qu? estn relacionados, es decir, el siguiente es consecuente con el anterior.
4. Recuerde que para una variable pueden haber varias causas independientes cada una con sus respectivos por qus? por analizar, por ejemplo:
Ver Variable 1. Talento Humano (2 filas
)
Metodologa:
1. Organizar equipos de trabajo
2. Realizar el anlisis de causas para la no conformidad detectada, en el
formato FSE.07 Acciones Preventivas / Correctivas.
3. Retroalimentacin entre grupos.
14
Para cada causa analizada debe existir una accin correctiva, en algunos casos
una accin apunta a varias causas.
Asignar responsable (cargo), en caso de que el mismo cargo sea ocupado por
varias personas, registrar adicionalmente al cargo el nombre.
15
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
FECHA LMITE
FECHA
REPROGRAMADA
(SI APLICA)
VERIFICACIN
FECHA REAL
FINALIZACIN
EVIDENCIA / OBSERVACIONES
1.
PLAN DE ACCIN
Nota: La ltima actividad del Plan de Accin debe corresponder al seguimiento de la eficacia de la AP/AC..
N
1.
ACTIVIDAD
Revisar
la
RESPONSABLE
matriz
de
comunicacin
2.
VERIFICACIN
FECHA REAL
FINALIZACIN
EVIDENCIA / OBSERVACIONES
2012
Diciembre 15
comunicacin en todos
de 2012
niveles
FECHA
REPROGRAMADA
(SI APLICA)
Mayo 30 de
Implementar la matriz de
los
FECHA LMITE
de
la
organizacin
3.
Verificar la existencia de
Febrero 28 de
2012
el
procedimiento
de
comunicacin
ANALISIS DE RIESGO EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL No se generan o modifican nuevos peligros y/o controles.
No se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamiento
tratamiento de la No Conformidad.
RESPONSABLE
RESPONSABLE DE VERIFICACIN: JUAN DAVID PIZANO OCHOA LDER PROCESO TALENTO HUMANO
16
1.5
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
FECHA LMITE
FECHA
REPROGRAMADA
(SI APLICA)
VERIFICACIN
FECHA REAL
FINALIZACIN
EVIDENCIA / OBSERVACIONES
1.
PLAN DE ACCIN
Nota: La ltima actividad del Plan de Accin debe corresponder al seguimiento de la eficacia de la AP/AC..
N
1.
ACTIVIDAD
Revisar
la
RESPONSABLE
matriz
de
comunicacin
2.
VERIFICACIN
FECHA REAL
FINALIZACIN
EVIDENCIA / OBSERVACIONES
2012
Diciembre 15
comunicacin en todos
de 2012
niveles
FECHA
REPROGRAMADA
(SI APLICA)
Mayo 30 de
Implementar la matriz de
los
FECHA LMITE
de
la
organizacin
3.
Verificar la existencia de
Febrero 28 de
2012
el
procedimiento
de
comunicacin
ANALISIS DE RIESGO EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL No se generan o modifican nuevos peligros y/o controles.
tratamiento
nto de la No Conformidad.
No se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamie
RESPONSABLE
RESPONSABLE DE VERIFICACIN: JUAN DAVID PIZANO OCHOA LDER PROCESO TALENTO HUMANO
17
Cuadro 4. Para las actividades planteadas que no fueron cumplidas, diligenciar las razones por
las cuales no se llevaron a cabo o se reprogramaron.
JUSTIFICACIN
1.6
Fecha de
Justificacin
Cuadro 5. Este cuadro debe ser diligenciado nicamente por el equipo auditor, como evidencia
del seguimiento a las acciones correctivas resultado de Auditoras de los Sistemas de Gestin.
SEGUIMIENTO
N
FECHA
OBSERVACIONES
VoBo Proceso SE
18
y cierre de la misma
De acuerdo a la no conformidad presentada efectuar el monitoreo de la eficacia, es
decir asegurar que el problema no se ha repetido (teniendo en cuenta la ltima
accin consignada en el plan de accin).
La evidencia del monitoreo de la eficacia se registra, as:
Se evidenci que se ha dado tratamiento a las quejas y reclamos presentadas
durante los meses de enero, febrero y marzo de 2012, segn comunicaciones
enviadas al beneficiario de febrero 5, marzo 10 de 2012 y el formato FSE.10
Quejas y Reclamos de los meses en mencin.
Se evidencia el desarrollo y eficacia de la accin.
En algunos casos se puede observar la eficacia de la accin de forma simultnea
con la verificacin del cumplimiento del plan de accin, en otros casos, se requiere
efectuar monitoreo peridico.
Cerrar la accin correctiva una vez se ha evidenciado su eficacia.
NO
FECHA
CIERRE
DD
MM
AA
Firma:
(Firma de quien realiza el cierre de la Accin)
19
Metodologa:
1. Organizar equipos de trabajo
2. Generar la accin correctiva para la no conformidad detectada, en el
formato FSE.07 Acciones Preventivas / Correctivas.
3. Retroalimentacin entre grupos.
As lo orden Ventas
As lo envo Suministros
As lo diseo Fabricacin
As lo hizo Produccin
As lleg a Gerencia
As lo quera el Cliente
20
Reflexin...
Si usted cree lo que siempre
ha credo...
entonces siempre pensar
en lo que siempre ha
pensado y...
siempre actuar como
siempre ha actuado y...
...Cambie su creencia y
cambiar su pensar.
Cambie su pensar y
Cambiar su resultado...
GRACIAS POR SU
ATENCION
21