INSTITUCIN EDUCATIVA

CONCEJO MUNICIPAL DE ITAG

Ser Mejores un Compromiso de Todos

TCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

CLASES DE DOCUMENTO SEGN SU CONTENIDO

Documento Electrnico: Es la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada

por medios electrnicos, pticos o similares.
Documento Electrnico de Archivo: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada
y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a
los principios y procesos archivsticos.
Clases
Los documentos electrnicos se pueden clasificar de acuerdo con ciertos criterios, por ejemplo:
Por su forma de creacin, que se divide en documentos nativos electrnicos, cuando han sido
elaborados desde un principio en medios electrnicos y permanecen en estos durante toda su
vida o documentos electrnicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes
tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilizacin en medios
electrnicos.
Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administracin pblica o presentados por los
ciudadanos, empresas u organizaciones.
Por su forma y formato, ya que encontramos documentos omticos, cartogrcos, correos
electrnicos, imgenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios
electrnicos, bases de datos, entre otros.
Respecto a estos formatos se presentan a continuacin una serie de recomendaciones para su
buen manejo:
CLASIFICACIN
Documentos
omticos

DESCRIPCIN

RECOMENDACIN

Documentos de procesadores de
texto, hojas de clculo, grficos,
etctera, que son producidos con
distintos programas o paquetes
de software y en diferentes
versiones de un mismo software.

Definir
polticas para su
conversin a formatos y lenguajes
estables, de tal manera que no se
corrompa la informacin.

Mapas y planos, algunos de ellos

con valores
histricos y en

Definir polticas para garantizar

su lectura a mediano y largo plazo

Cartogrcos

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Correos
electrnicos
(comunicaciones
oficiales)

Imagen, videos y
audio digital

Mensajes de
datos generados
mediante redes
sociales

muchos casos artstico.

Estos documentos, debido a su
naturaleza y origen, deben ser
tratados de manera especca
(utilizar un escner especial,
metadatos particulares, entre
otros)
El correo electrnico (e-mail) es
uno de los servicios ms usados
en Internet que permite el
intercambio de mensajes entre
las personas conectadas a la red,
de manera similar a como
funcionaba el correo tradicional.
Bsicamente es un servicio que
nos permite enviar mensajes a
otras personas de una forma
rpida y econmica, facilitando el
intercambio de todo tipo de
archivos, dando clic en el link
adjuntar que aparece en
pantalla. Los documentos que se
adjuntan comienzan a ser
nombrados como documentos
electrnicos de archivo, debido a
que incorporan informacin de
alto valor que sirve de soporte y
evidencia para las entidades.
Constituye un tipo de documento
en el que con mayor frecuencia se
incluyen datos de gran valor
documental.
Los archivos creados en estos
tipos de formatos se admiten
como pruebas en el sistema
judicial colombiano.

Formatos que pueden ser

diligenciados por los ciudadanos
para realizar trmites en lnea.
Por ejemplo: Formularios de
contacto o Formularios para
peticiones, quejas y reclamos.

de manera que no estn sujetos a

la evolucin del software con el
que se produjeron, es decir, que
la versin siguiente del programa
permita
ver
los
archivos
generados en la versin anterior.
Cumplir
con
todas
las
propiedades de un documento
electrnico destacando que se
garantice su autenticidad, fecha y
hora en que se produjo y se
recibi, as como su procedencia,
garantizando que el autor de este
documento es la persona que
dice ser y que tiene la
competencia para
Firmarlo.

Cumplir con las normas que

establezcan el gobierno nacional
y la entidad en sus normas
internas, para garantizar su
preservacin y valor como prueba
aceptada.
Tratarlos como herramientas que
los usuarios pueden utilizar, que
se integran a la informacin que
se maneja electrnicamente, sin
olvidar que su almacenamiento y
gestin debe ser llevada a cabo
por el programa que procesa la
entrada al Sistema de Gestin de

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Bases de datos

Coleccin
datos
anes,
relacionados
entre
s
y
estructurados de forma tal que
permiten el rpido acceso,
manipulacin y extraccin de
ciertos subconjuntos de esos
datos por parte de programas
creados para tal efecto o
lenguajes de bsqueda rpida.

Pginas web

Una pgina web est compuesta

principalmente
por informacin (texto y/o
mdulos multimedia), as
como por hipervnculos. Adems,
puede contener
o asociar datos sobre el estilo que
debe tener y
cmo debe visualizarse y tambin
aplicaciones
embebidas con las que se
puede interactuar
para hacerlas dinmicas

Documentos Electrnicos. Emitir

las polticas para establecer los
procedimientos vlidos para la
toma de los datos necesarios y su
transformacin a formatos que
no alteren la validez de los
documentos.
Establecer cortes de informacin
para seleccionar de ellos la que
deba conservarse a largo plazo o
de
forma
permanente
y
transferirlos al Sistema de
Gestin
de
Documentos
Electrnicos de Archivo. Los
criterios a seguir para el
establecimiento de los cortes
variarn de acuerdo al contenido
de la base de datos y de la
informacin
que
deba
conservarse.
Deben definir
polticas para
establecer el tipo de contenido
que se publica, la periodicidad de
su actualizacin, y el responsable
de producir y aprobar la
publicacin. As mismo, se debe
tener en cuenta la conservacin
de
informacin,
datos
y
documentos
de
archivo
publicado, de forma que se
cuente con un historial de
publicaciones en el sitio web.

CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRNICO

De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestin de las entidades
y puedan servir de prueba, los documentos electrnicos deben poseer ciertas caractersticas:
Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado
o enviado por la persona que y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma. Para
garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y documentar
polticas y procedimientos para el control de la creacin, recepcin, transmisin, mantenimiento

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y disposicin de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos
estn autorizados e identificados y que los documentos estn protegidos frente a cualquier
adicin, supresin, modificacin, utilizacin u ocultacin no autorizadas.
Integridad. Hace referencia al carcter completo e inalterado del documento electrnico. Es
necesario que un documento est protegido contra modificaciones no autorizadas. Las polticas y
los procedimientos de gestin de documentos deben decir qu posibles anotaciones o adiciones
se pueden realizar sobre el mismo despus de su creacin y en qu circunstancias se pueden
realizar. No obstante, cualquier modificacin que se realiza debe dejar constancia para hacerle su
seguimiento.
Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en l. Es una
representacin completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a l para
demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco despus en
que tiene lugar la operacin o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un
conocimiento directo de los hechos o automticamente por los instrumentos que se usen
habitualmente para realizar las operaciones.
Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentacin debe
mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser suficientemente claro
y contener la informacin necesaria para la comprensin de las operaciones que los crearon y
usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organizacin. Se deben mantener los vnculos existentes entre los documentos que
reflejan una secuencia de actividades
Los documentos que poseen estas caractersticas tendrn el contenido, la estructura y el contexto
suficiente para ofrecer una visin completa de las actividades y las operaciones a las que se
refieren, y tambin reflejarn las decisiones, acciones y competencias, Si tales documentos se
mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables, podrn servir de apoyo a la
gestin y utilizarse a efectos de justificar alguna decisin a lo largo del tiempo.
ESTRUCTURA LGICA
El concepto de estructura est relacionado con la forma en que se registra el documento, lo que
incluye la utilizacin de signos, el diseo, el formato, el soporte, etc. En el caso de los
documentos electrnicos, se distingue entre una estructura fsica y una estructura lgica, la
estructura fsica de un documento electrnico es variable y depende del hardware y del software,
es decir del equipo que se utiliz y el programa en el que se cre; su estructura lgica (es decir, la
relacin entre las partes que lo componen) lo hace inteligible.

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Firma del documento electrnico: El artculo 7 de la Ley 527 de 1999 establece que cuando
cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de
la misma, en relacin con un mensaje de datos, se entender satisfecho dicho requerimiento si a)
Se ha utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para
indicar que el contenido cuenta con su aprobacin; b) Que el mtodo sea tanto confiable como
apropiado para el propsito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. En Colombia se
han reglamentado dos mecanismos de firma: la firma electrnica y la firma digital.
La firma electrnica: corresponde a mtodos tales como cdigos, contraseas, datos biomtricos
o claves criptogrcas privadas, que permitan identificar a una persona en relacin con un
mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que
se utiliza la firma, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso, as como cualquier
acuerdo pertinente De conformidad con el principio de equivalencia funcional, en los casos que se
Exija firma manuscrita en los documentos elaborados en fsico, es decir, en papel, los documentos
electrnicos deben satisfacer el mismo requisito.
La firma digital es un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un
procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto
que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave
iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin.
Esta firma digital est basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo
seguro de creacin. La firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma
electrnica, el mismo valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados en papel.
De conformidad con el principio de equivalencia funcional, en los casos que se exija firma
manuscrita en los documentos elaborados en fsico, es decir, en papel, los documentos
electrnicos deben satisfacer el mismo requisito.
METADATOS DEL DOCUMENTO ELECTRNICO
Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos del archivo y su gestin a lo largo del tiempo.
CLASES DE METADATOS: Los metadatos se pueden clasificar segn su finalidad, en las siguientes
categoras:
Metadatos de informacin que ofrecen informacin til para la identificacin de la entidad o del
documento, como puede ser el procedimiento al que pertenece o el organismo asociado.
Metadatos de gestin con informacin sobre el documento que facilita la gestin del mismo,
tanto del expediente administrativo como de forma independiente. Dentro de este grupo est la
informacin de la radicacin, el tipo de documento o los datos del interesado.
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Metadatos de seguridad que permiten definir todos los parmetros del documento que tengan
relacin con el control, seguridad y acceso del documento. Entre estos metadatos estn los de
control de acceso y podran encontrarse los relativos a la futura ley de proteccin de datos.
Metadatos de trazabilidad que informan acerca de todas las acciones que se han realizado sobre
el documento. Tambin permiten la localizacin fsica del documento.
Metadatos de firmas se encuentran los metadatos que guardan la informacin relativa a las
diferentes firmas que se han realizado sobre el documento. A su vez, se guarda la identificacin
de cada firmante, la fecha en la se firm y la propia firma electrnica.
Metadatos de estampado cronolgico que son los encargados de guardar toda la informacin
relacionada con el estampado cronolgico aplicado al documento. La identificacin del firmante,
el tipo de estampado o de la fecha exacta del estampado son algunos de los metadatos de esta
categora.
ESCENARIOS DE USO
Los principales escenarios de uso de los documentos electrnicos en el Gobierno de Colombia
pueden ser los siguientes:
Documentos electrnicos presentados por ciudadanos a las entidades.
Documentos electrnicos generados y utilizados por las entidades.
Documentos electrnicos enviados por las entidades, considerados como finales, a los ciudadanos.
Documentos electrnicos almacenados en un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de
Archivo.
Documentos electrnicos generados a partir de un soporte fsico para su almacenamiento y/o
envo a los ciudadanos.
Documentos electrnicos puestos a disposicin de la ciudadana a travs del portal institucional de
las entidades.

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